1с предприятие 8 управление автотранспортом проф инструкция

Ведение любого бизнеса неизменно подразумевает решение различных задач по оптимизации внешних и внутренних процессов. Для этого разработчики предлагают компаниям и частным предпринимателям соответствующее программное обеспечение. Чтобы грамотно организовать деятельность, необходимо разобраться, что это такое — программа «1С: Предприятие 8», и «1C: Управление автотранспортом УАТ Стандарт».

Какие возможности дает ПО

Целью разработки и внедрения данного продукта является необходимость автоматизировать учет (контроль всех операций и бизнес-процессов в непрерывном режиме) в транспортных организациях, их подразделениях. При этом, положение затрагивает не только функционирование логистических фирм. Современное программное решение обеспечивает четкую бесперебойную работу торговых, производственных и других типов бизнес-проектов. Программа представляет собой полностью самостоятельный веб-продукт. Дополнительных элементов для ее функционирования не требуется.

Представленное ниже изображение наглядно демонстрирует все подсистемы, из которых состоит интересующий нас объект ПО:

Диспетчерская

Она предназначена сразу для нескольких задач. О каждой из них следует рассказать подробно.

Прием заказов

В заказных документах отображается путь автотранспортировки, характерные особенности перемещаемых товарных позиций и требования, которые предъявляются непосредственно к транспорту. В дополнение удается отследить частично выполненные заявки. Принятие оформляется не только в отношении сторонних контрагентов, но и внутри самой организации.

Выписка разнарядки

Еще один немаловажный элемент, направленный на автоматизацию рабочих процессов. Осуществляется в соответствии с графиком запланированных выездов и нюансами функционирования ТС. Программа позволяет быстро проверить автомобиль на предмет пригодности к совершению рейса.

В момент проведения проверочных манипуляций можно определить, находится ли транспорт на ремонте, установлено ли для него техобслуживание на определенные даты. В дополнение имеется возможность мониторинга документов с истекшим сроком действия (например, страховка авто).

Такие разнарядки обычно применяются во время выписки листов-путевок:

Формирование маршрутных листов

Программный продукт допускает создание следующих разновидностей путевой документации для:

• частных предпринимателей;
• легковых машин по форме №3;
• автобусов ограниченного применения по спецформе №6;
• автомобилей строительного назначения;
• междугородних ТС;
• грузовиков.

Изучая инструкции и проф руководство для пользователей по «1С: УАТ Управление транспортом», следует запомнить — листы-путевки выписываются не только от руки, но и автоматически. Крупным компаниям и предприятиям лучше сделать выбор в пользу пакетной выписки. Так как, она дает возможность в кратчайшие сроки составить и перевести в бумажный формат требуемую документацию.

При составлении документа фиксируется остаточное количество топлива, данные измерительных приборов. После обработки информации посредством использования 1С-продукта определяются показатели выработки:

• фактическое время в пути (кол-во часов);
• из них в простое;
• непосредственно в работе;
• число выездов;
• весовые параметры перемещаемого груза;
• километраж с загрузкой и без.

На основании анализа предоставленных сведений программный продукт по автоматизации выдает итоговый отчет:

• полную характеристику положения ТС (отправлено в поездку, на ремонте, запланирован выезд);
• опись техпоказателей, учитываемых в процессе эксплуатации;
• рабочую карточку;
• журнал маршрутных документов;
• указание простоев;
• подсчет пробега;
• информацию по выработке машины.

При формировании разнарядки и листа-путевки состояние транспортного средства меняется самой программой без участия оператора.

Подсистема ПТО

Предусматривает возможность оперативного подбора автомобилей по колоннам, компаниям, модификациям. Что достигается благодаря удобной форме перечня, оснащенного пиктограммами. При необходимости можно отобрать ТС с истекающим периодом до планируемого техобслуживания, завершающимся сроком страховок ОСАГО, сертификационных документов и т. п. Также, в карточке отображаются сведения о технических характеристиках авто.

В дополнение можно осуществлять мониторинг по следующим позициям:

• время действия документации, прилагающейся к машинам;
• данные о сотрудниках, которые на них работают;
• наличие добавочного оснащения;
• допкомплектация (автошины, медаптечки, аккумулирующие устройства);
• пластиковые платежные средства.

Кроме того, программа позволяет вести учет дорожно-транспортных происшествий. В соответствующих пунктах отображается информация об экипаже, допустившем ДТП и непосредственно авто. Если требуется, фиксируется список других участников аварии, сведения о причиненном ущербе и компании-страховщике, с которой заключено соглашение ОСАГО.

Программный продукт дает возможность:

• проанализировать причины аварийности;
• изучить, насколько часто водители допускают нарушения;
• произвести расчет затрат на ремонтные мероприятия и соотнести их с величиной страховых выплат.

Система фиксации трат ГСМ

В ней осуществляется настройка отслеживания движения ГСМ-материалов: приходных, расходных операций, выдачи. Оформление документации типируется по следующим позициям:

• от компании-поставщика;
• по топливным квиткам-талонам;
• пластику для перевода средств;
• за наличные;
• со складской территории.

В маршрутном листе отражаются затраты горючего в соответствии с нормативными показателями, указанными в справочном пункте. Специфика расчетных манипуляций основывается на положениях, прописанных в законодательстве.

В дополнение предусматривается возможность фиксации надбавок на топливо и деятельность в сложных условиях согласно определенному сезону. Плюсом ко всему доступно наблюдение за оставшимися материалами. Получить нужные данные можно во вкладке «ГСМ-остатки».

Учет ремонта и технического обслуживания

В этой подсистеме отражаются:

• список заявок на осуществление ремонтных мероприятий;
• время планового техобслуживания;<
• устранение имеющихся неисправностей;
• замена элементов доп. комплектации.

В любом самоучителе по обучению программе «1С: Управление автотранспортом УАТ» можно найти сведения, подтверждающие, что система учитывает проведение авторемонта в специализированных отдельных сервисах и местном ремонтном боксе. Заказы регистрируются в документации, где отображается марка ТС, причина обращения в техсервис, перечень поломок и требуемых запчастей. Для ремонта в чужой мастерской распечатывается предзаказ определенного типа:

На основании данного документа составляется ремонтный лист, позволяющий по всем правилам оформить списание деталей со склада организации.

Когда машину ремонтируют сотрудники посторонней сервисной компании, в бумагу вносится итоговая стоимость предоставляемых услуг. Если автомобиль был исправлен водителем, время, которое он потратил на проведение манипуляций, вносится в рабочий табель.

Отчетные данные о проведенных работах вносятся в соответствующую таблицу:

Складской учет

Данный элемент системы позволяет:

• провести инвентаризацию;
• списать товары и материалы;
• переместить их между складскими помещениями;
• оформить поступление.

При этом, комплектация учитывается в отношении каждого отдельно взятого автомобиля. Поэтому в подсистеме фиксируются разные аккумуляторы, автошины, аптечки и т. п. Первые две позиции подлежат детальному описанию:

Кроме того, присутствует функция общего оприходования, что дает возможность существенно снизить временные затраты на осуществление учетных мероприятий.

Взаиморасчет

Внедрение этой подсистемы определяется необходимостью решения ряда следующих задач.

Мониторинг тарифов и прейскурантов

С его помощью удается настроить расценки для:

• конкретных моделей транспортных средств;
• определенных маршрутов;
• контрагентов и соответствующих соглашений с ними.

Тарификации подлежат все параметры выработки.

Ценообразование

Производится в момент обработки маршрутных листов. Составленная документация выглядит следующим образом:

Счета, реестровые бумаги, акты

Необходимо формировать в установленный временной промежуток с вариативным уровнем детализации. Структурные особенности документов во многом зависят от прописанных положений и требований заказчика. Кроме того, допускается оформление списка автотранспортных услуг, предоставляемых в дополнение.

Внедрение программы «1С: Управление автотранспортом» для управленческого учета (работа водителей)

Автоматизация внутренних и внешних процессов организации включает в себя мониторинговые манипуляции в отношении деятельности сотрудников, числящихся в штате.

Выработка и отработанный период

При обработке документации, сопровождающей проведение ремонта транспортных средств, а также маршрутных листов, осуществляется расчет рабочего времени. Учитывается реальная занятость работников, перерывы (вынужденные и плановые). На основании этой информации формируется табель рабочих часов, составляемый в виде бумаги формы Т-13.

Начисление зарплаты по листам-путевкам

Расчет заработной платы представляет собой суммирование ряда факторов, влияющих на получаемую в итоге сумму. К таковым относятся:

• дополнительная оплата за работу в ночную смену;
• фиксированная ставка ЗП;
• процентные начисления от других выплат;
• процент от прибыли;
• сдельная тарификация.

Знакомясь с описанием программы «1С: Управление транспортом УАТ для автопредприятия» по самоучителю, несложно понять, что система фильтров ПО обладает достаточной гибкостью. Она дает возможность настроить функционирование тарифов для установленных маршрутов, определенных контрагентов, моделей автомобилей.

Например, когда водитель работает только по одному маршрутному направлению, зарплата для него будет рассчитываться согласно установленной ставочной схеме. При переходе на другую область объем начисляемых средств изменится в автоматическом режиме.

Благодаря опции формирования тарифных планов оптимизировать рабочий процесс без труда удастся даже организациям с большой численностью водителей в штате.

Учет затрат

Требуется для фиксации и систематизации фактических расходов компании. Позволяет распределить расходные средства между действующими автомобилями организации. Непосредственные (прямые) затраты вычисляются путем сверки ремонтной и маршрутной документации. Косвенные подлежат распределению согласно установленным правилам:

• в равных долях между всем транспортом, числящимся на балансе организации;
• пропорционально уровню выработки;
• в соответствии с балансовой стоимостью ТС.

Отчеты можно выводить как по машинам:

Так и по заказчикам:

Сравнительная характеристика «1С: Управление автотранспортным предприятием»

Возможности программного продукта варьируются в зависимости от конфигурации ПО. Рассмотреть отличия удобнее всего по таблице, в которой представлены сведения об имеющихся версиях:

Подсистемы	«Стандарт»	«Проф»
Диспетчерская при оформлении заказа на автомобиль осуществляется мониторинг задолженности со стороны контрагента; выполняется смена автоприцепов в листе-путевке; заполняются маршрутные листы для строительной спецтехники; АРМ для назначения транспортных средств.	+	+
Учет ГСМ-материалов	+	+
Ремонтные работы и техобслуживание	+	+
ПТО-подсистема	+	+
Взаиморасчет	+	+
Фиксация работы водителей	+	+
Отслеживание расходов	+	+
Мониторинг авто с помощью спутника	—	+
Планирование	—	+
Распределение бюджета	—	+
Перемещение ДС	—	+

Как нетрудно убедиться, существенных отличий между двумя разновидностями программного продукта немного. Обе версии разработаны с целью автоматизации внутренних и внешних процессов в организации. Благодаря им удается добиться максимально эффективной работы и минимизировать потери времени, затрачиваемого на выполнение рабочих манипуляций.

Выбирая ПО, отдавайте предпочтение продукции известных проверенных разработчиков. Например, «Клеверенс» предлагает клиентам широкий спектр программ для оптимизации деятельности предприятий. Качество и надежность программных продуктов подтверждают многочисленные отзывы покупателей и сертификаты соответствия.

Характеристики дополнительных возможностей

Их можно представить в форме краткого перечня:

• Динамика финансов. Посредством обозначенной подсистемы не составит труда отследить перемещение денег.
• Планирование. Немаловажное дополнение, позволяющее сформировать и утвердить проект по занятости ТС, а также проанализировать впоследствии полученные результаты.
• Составление документации задается и настраивается согласно следующим параметрам: принадлежность транспортного средства к модельному ряду, номенклатура, номенклатурные объединения. Реальные сведения фиксируются на основе данных из маршрутных листов. По итогам их ведения и закрытия формируется отчетность.
• Бюджетирование. Выступает основным помощником при планировании перемещения финансов и отображения финансового положения организации.

  Позволяет:
• составить бюджет компании;
• проконтролировать плановые и фактические данные установленных целевых норм;
• проверить соответствие текущих планов затрат утвержденным на момент анализа выполнения заказов;
• составить сводный отчет по итогам наблюдений;
• выявить отклонения в запланированных и настоящих данных.

Спутниковый мониторинг. Дает возможность:

• определить местоположение транспортного средства и его перемещение на разноформатных картах;
• отследить реальный пробег авто;
• понаблюдать за скоростным режимом и его соответствием установленным нормативам для определенных участков пути;
• собрать информацию и проанализировать данные с дополнительных датчиков (температура, состояние шин, тревожная кнопка и т. п.);
• получить доступ к интерфейсу управления;
• дистанционно подключить специализированное оборудование, с помощью которого можно систематизировать отчетные сведения по остановкам, стоянкам, расходу горючего и многое другое.

Чтобы более детально разобраться в функционировании программы «1С: Управление автотранспортом», следует изучить проф руководство для пользователей в видео формате от Рарус. Эта компания также специализируется на разработке программного обеспечения, направленного на оптимизацию работы предприятий.

Количество показов: 24656

В данной статье будет рассмотрен функционал программного продукт 1С:Управление автотранспортом ПРОФ. Функционал программного продукта будет продемонстрирован на типовых бизнес-процессах данной конфигурации, предоставленных разработчиком.

Обращаем ваше внимание, что представленные бизнес-процессы программы не являются инструкцией к ведению учета в программе. В реальности нет жестких требований к созданию всех перечисленных документов, и при ведении учета в программе необходимо ориентироваться на бизнес-процессы своей компании и, если необходимо, можно опускать ненужные документы и справочники.

Систему учета конфигурации 1С:Управление автотранспортом ПРОФ можно разделить на два блока: Учет автотранспорта и Учет финансов.

Рисунок 1

Рисунок 2

Рассмотрим каждый функциональный блок программы отдельно.

БЛОК Управление и учет автотранспорта

Блок Управление и учет автотранспорта состоит из 6 разделов, каждый из которых мы рассмотрим отдельно:

1. Управление автопарком;

2. Эксплуатация ТС;

3. Учет ремонтов и учет агрегатов;

4. Складской учет запчастей и расходных материалов;

5. Учет ГСМ и технических жидкостей;

6. Учет работы водителей.

Управление автопарком

 В конфигурации раздел называется «Транспортный парк».

Рисунок 3

Основным объектом функционального блока Управления автопарком является справочник «Транспортные средства и оборудование»:

Рисунок 4

В этом справочнике хранится марка, модель, регистрационный номер и другие данные о каждом транспортном средстве (ТС), включенном в транспортный парк и требующем контроля за его эксплуатацией.

ТС разделяются на три вида принадлежности: «Виртуальные», «Привлеченные» и «Собственные».

Рисунок 5

Виртуальные ТС необходимы в случае, когда на момент планирования заказа, неизвестно на какое ТС он распределится (нет свободных или неизвестно, какое ТС будет привлечено для перевозки).

Собственное ТС обладает рядом характеристик. Карточка по данному виду ТС хранится в справочнике «Транспортные средства и оборудование», о котором упоминалось ранее:

Рисунок 6

Для удобства пользователя ввод в эксплуатацию ТС можно реализовать при помощи Помощника, который создаст необходимые документы «Ввод в эксплуатацию», «Ввод начальных показаний», «Ввод остатков ГСМ»:

Рисунок 7

Из карточки ТС также можно сформировать документы «Перемещение ТС и оборудования» и «Выбытие ТС и оборудования»:

Рисунок 8

Документ «Перемещение ТС и оборудования» предназначен для привязки ТС к конкретной организации или колонне, или изменения их значений:

Рисунок 9

Документ «Выбытие ТС и оборудования» предназначен для отражения факта выбытия ТС или оборудования из эксплуатации:

Рисунок 10

Эксплуатация ТС

Раздел «Эксплуатация» содержит документы по эксплуатации ТС.

Рисунок 11

Документ «Планирование работы ТС» предназначен для планирования заранее известных работ ТС и услуг.

Рисунок 12

Реквизит «Сценарий» определяет периодичность планирования (в данном примере — месяц). Раздел планирования: Выработка ТС, Услуги(выручка), Доходы и расходы (от этого значения зависит, какие показатели будут использоваться для планирования), состав колонок, табличной части Состав плана (вкладка Расходы).

В табличной части указывается Состав плана указывается плановый объем работы по каждому ТС.

Табличную часть также можно заполнить при помощи Помощника планирования работы ТС, который можно заполнить из Excel:

Рисунок 13

Для записанного документа доступна печатная форма:

Рисунок 14

Документ «Заказ на ТС». Предназначен для предварительных заявок на перевозку и для планирования ТС.

Рисунок 15

Значение переключателя «Детализация» влияет на аналитику заказа, а также на видимость колонок в табличных частях и обязательность их заполнения. На этапе планирования заказа ТС к нему не привязывается. Для «Заказов на ТС» предусмотрена форма списка, на которой представлены основные реквизиты документов:

Рисунок 16

На основании созданного заказа можно сформировать ряд связанных документов:

Рисунок 17

Рассмотрим создание документа «Маршрутный лист»:

Рисунок 18

Имеющиеся в заказе данные переносятся в «Маршрутный лист».

На вкладке «Основное» необходимо обязательно указать ТС и водителя.

Вкладки «Маршрутный лист», «Доходы», «Расходы», «Сопроводительные документы» не связаны с одноименными вкладками «Заказа на ТС» и отдельно заполняются данными для «Маршрутного листа».

Для планирования работ по разнарядке существует документ «Разнарядка на выпуск ТС».

Рисунок 19

Для пакетной выписки и печати «Путевых листов» разработана обработка «Пакетная выписка путевых листов». На дату, указанную в шапке обработки, заполняется табличная часть данными, удовлетворяющими отбору по Организации, Колонне и дополнительным настройкам. Данные для заполнения обработки извлекаются из документов «Заказ на ТС», «Маршрутный лист», «Разнарядка на выпуск ТС».

Рисунок 20

При необходимости данные в табличной части редактируются и дополняются. При нажатии кнопки Записать, создаются «Путевые листы», а данные из обработки переносятся в документы.

«Путевой лист» – это документ учета работы автотранспорта. Выписывается при выходе автомобиля в рейс, обрабатывается и рассчитывается при его возвращении. Документ может быть создан самостоятельно из списка «Путевых листов» на основании «Заказа на ТС» или «Маршрутного листа» , а также при помощи обработки «Пакетная выписка путевых листов».

Рисунок 21

Учет ремонтов и учет агрегатов

Учет ремонтов и учет агрегатов можно отнести к одному функциональному блоку, рассмотрим их вместе.

Рисунок 22

Основные возможности данного функционального блока :

1. Учет заявок на ремонт;

2. Учет плановых ТО и Выполненных ремонтов;

3. Планирование загрузки ремонтных зон;

4. Учет агрегатов.

Рассмотрим основные документы.

Документ «Заявка на ремонт». Служит для регистрации заказов на ремонт.

Рисунок 23

На основании записанной «Заявки на ремонт» можно создать следующие документы:

Документ «Ремонтный лист» служит для учета выполненных ремонтов ТС, отражения факта установки/снятия шин, аккумуляторов и прочих агрегатов, а также является основанием для списания запасных частей.

Рисунок 25

В программе можно отражать ремонт ТС, производимый собственными силами или сторонними организациями. Это отмечается реквизитом «Способ ремонта» в шапке документа.

Каждая вкладка документа отвечает за свою область ремонта. Например, на вкладке «Шины» возможно вызвать службу «Мастер установки шин», который позволяет быстро и наглядно оформлять документы по установке или замене шин, проверять информацию по имеющимся на автомобиле шинам, создавать документацию на перемещение подобранной номенклатурной позиции конкретных шин со склада в ремонтный цех.

Рисунок 26

Из записанного документа «Ремонтный лист» можно распечатать следующие печатные формы:

Рисунок 27

Пример Печатной формы М-11:

Рисунок 28

На основании записанного документа «Ремонтный лист» можно создать следующие документы:

Рисунок 29

В подсистеме Ремонты и Агрегаты
имеются отчеты для оценки затрат по ремонтам.

Отчет «Рейтинг ТС по затратам на ремонт» выглядит следующим образом:

Рисунок 30

Вид отчета «Пробег и износ шин»:

Рисунок 31

Складской учет запчастей и расходных материалов

К основным возможностям данного раздела можно отнести:

1. Учет поступления запчастей, топлива, ТЖ и расходных материалов на склад;

2. Внутреннее перемещение номенклатуры между складами;

3. Списание товаров на автомобиль;

4. Проведение инвентаризаций;

5. Контроль актуальных остатков товаров на складах.

Для анализа товародвижения на складах в данном разделе имеется отчет «Ведомость движения материалов»:

Рисунок 32

Учет ГСМ и технических жидкостей

Рисунок 33

Основной функционал раздела:

1. Учет топлива и ТЖ разрезе ТС, прицепов;

2. Учет факторов экономии и пережогов топлива водителями в каждом рейсе;

3. Контроль и инвентаризация остатков ГСМ и ТЖ;

4. Использование индивидуальных формул для расчета нормативов расхода ГСМ;

5. Учет фактов сливов топлива;

6. Проведение инвентаризации остатков топлива в баках автомобилей.

Для контроля использования ГСМ используется «Отчет поставщика процессингового центра». В документе сравниваются данные, полученные от поставщиков (АЗС), с данными полученными от водителей. В случае расхождения данных строка подсвечивается.

Рисунок 34

Для более точного расчета норматива расхода ГСМ используются индивидуальные формулы расчета расхода ГСМ для транспортного средства. Для формирования таких формул используется Конструктор формул:

Рисунок 35

В подсистеме присутствуют следующие отчеты, позволяющие контролировать движение топлива и ТЖ:

1. Ведомость движения ГСМ;

2. Ведомость прихода-расхода ГСМ на ТС;

3. Заправки ГСМ;

4. Сравнение заправок по пластиковым картам.

Программный продукт 1С:Управление автотранспортом ПРОФ обеспечивает интеграцию с системой «Опти-24» поставщика «Газпромнефть», что позволяет подключаться к личному кабинету «Газпромнефть», управлять топливными картами и загружать данные по заправкам прямо из программы. Загруженные данные можно использовать для создания заправок или для контроля и сверки с чеками водителей.

Рисунок 36

Учет работы водителей

Рисунок 37

В данном разделе реализованы:

1. Учет выработки и рабочего времени водителей;

2. Начисление заработной платы по путевым листам;

3. Возможность работы с графиками работы — индивидуальными и общими для предприятия;

4. Возможность фиксировать недоработки и переработки водителей.

В разделе предусмотрен справочник «Сотрудник», в котором заполняются данные о водителях:

Рисунок 38

Также предусмотрен функционал формирования графика работы сотрудников:

Рисунок 39

Имеется документ «Табель учета рабочего времени»:

Рисунок 40

Печатная форма «Табеля учета рабочего времени» выглядит следующим образом:

Рисунок 41

Помимо функционала, представленного на блок схеме начальной страницы, конфигурация также позволяет:

• Вести учет ДТП и штрафов;

• Учет пассажирских перевозок;

• Интеграцию с картографическими сервисами;

• Интеграцию с системами спутникового мониторинга;

• Загрузку данных из системы Платон;

• Загрузку данных из системы взимания платы Автодор;

• Мобильное приложение для водителя;

• Терминал приема/выдачи путевых листов;

• Обмен данными с типовыми конфигурациями 1С в формате Enterprise Data (1C:ERP Управление предприятием, 1С:Комплексная автоматизация, 1C:Управление торговлей, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом).

БЛОК Учет и управление финансами

Блок Учет и управление финансами состоит из 6 разделов:

1. Расчет стоимости услуг;

2. Оказание услуг;

3. Приобретение услуг;

4. Учет денежных средств, выданных подотчетному лицу;

5. Финансовый результат;

6. Взаиморасчеты.

Рисунок 42

Расчет стоимости услуг 

Раздел помогает автоматически рассчитывать тарифы на услуги, а также их рентабельность.

Рисунок 43

Для автоматического расчета стоимости, доходов и расходов в документах «Заказ на ТС», «Маршрутный лист», «Заказ перевозчику» и «Товарно-транспортный документ» предусмотрена команда «Рассчитать по тарифам»:

Рисунок 44

Чтобы обеспечить работоспособность данной команды, необходимо заполнить тарифы и установить прейскуранты.

Рисунок 45

Справочник содержит информацию о прейскурантах и тарифах, согласно которым ведется расчет стоимости оказания транспортных услуг. Тариф можно рассчитывать одним из 3-х способов, указанных в реквизите «Метод расчета»: По параметру выработки, Фиксированный и Процентом от суммы. На вкладке «Расчет» указываются основные параметры расчета тарифа. На вкладке «Область действия» можно установить необходимые отборы действия данного тарифа. Тариф через реквизит «Прейскурант» связан с элементом справочника «Прейскурант на транспортные услуги»:

Рисунок 46

Если для прейскуранта установлена галочка «Прейскурант поставщика», то его данные учитываются для автоматического расчета расходов, в противном случае – для автоматического расчета доходов.

Оказание услуг

Рисунок 47

Услуги, оказываемые заказчикам, отражаются в документах «Заказ на ТС», «Маршрутный лист» на вкладке доходы, а также в документе «Реализация услуг»:

Рисунок 48

На основании перечисленных документов можно сформировать документ «Счет на оплату покупателю»:

Рисунок 49

Оплату счета можно отразить документами «Платежное поручение входящее» или «Приходный кассовый ордер»:

Рисунок 50

Рисунок 51

Приобретение услуг

Рисунок 52

Приобретаемые услуги отражаются в документах «Заказ на ТС», «Маршрутный лист» и «Заказ перевозчику» на вкладке расходы, а также в документе «Поступление материалов и услуг»:

Рисунок 53

В документе можно указать как приобретаемые материалы, так и услуги. Они отражаются на разных вкладках документа. На основании записанного документа можно создать документ «Счет на оплату поставщика»:

Рисунок 54

Оплата счета отражается документами «Платежное поручение исходящее» или «Расходный кассовый ордер»:

Рисунок 55

Рисунок 56

Учет денежных средств, выданных подотчетному лицу

Рисунок 57

В конфигурации 1С:Управление автотранспортом ПРОФ предусмотрен документ «Авансовый отчет». Его можно создать как на основании перечисленных документов на рисунке выше, так и самостоятельно из списка документов «Авансовый отчет».

Рисунок 58

В документе указывается подотчетное лицо, организация, перечень расходов. На вкладке «Дополнительно» отражается связь «Авансового отчета» с документом основанием:

Рисунок 59

Финансовый результат

Рисунок 60

Данный функциональный блок предназначен для анализа доходов и расходов.

Для отражения операций с доходами и расходами, учет которых не автоматизирован в программе, создан документ «Прочие доходы и расходы»:

Рисунок 61

Для распределения расходов на расходы будущих периодов предназначен документ «Распределение расходов будущих периодов»:

Рисунок 62

Документ можно заполнить автоматически по кнопке «Заполнить по нераспределенным РБП».

Для распределения доходов и расходов между транспортными средствами создан документ «Распределение доходов и расходов». При распределении выбираются все нераспределенные доходы и расходы.

Рисунок 63

По завершении формирования всех необходимых документов можно сформировать отчет «Анализ финансовых результатов»:

Рисунок 64

Взаиморасчеты

Для контроля взаиморасчетов предусмотрен документ «Акт сверки взаиморасчетов»:

Рисунок 65

Записанный документ можно распечатать:

Рисунок 66

Таким образом, конфигурация 1С:Управление автотранспортом ПРОФ обеспечивает удовлетворение основных потребностей компании, занимающейся транспортными услугами, помогая своевременно получать информацию о текущей ситуации и о финансовом результате деятельности компании.

За последние два десятка лет компьютеры так прочно проникли в нашу повседневную жизнь, что сейчас сложно представить, как мы жили раньше без умной техники. Особую роль играет специализированное программное обеспечение, так как без него компьютер, пусть даже самый мощный, особой ценности не представляет.

Основные характеристики

Программное обеспечение «Управление автотранспортом 1С» специально было разработано для заполнения путевых листов по норме, которая утверждена 26 апреля 2011 года, № 347. Так, оформление этих документов производится в полном соответствии с приказом от 29 июня того же года, № 624, а также учитывает все изменения, внесенные 24 января 2012 года, № 31н.

Ценность программного обеспечения в том, что оно позволяет полностью автоматизировать процесс заполнения и выдачи путевых листов в организациях всех типов, а также облегчает работу тех специалистов, которые непосредственно отвечают за этот процесс.

Программа «Управление автотранспортом 1С» не только повышает работоспособность работников, но и позволяет значительно сократить количество специалистов, полностью загруженных исключительно «бумажной» работой. Это достигается за счет широкой степени автоматизации всех производственных процессов, связанных с организацией транспортных перевозок.

Практика свидетельствует, что в этом случае автоматизируется не менее 80% всех типовых процессов, в том числе связанных со складским движением доставляемых и отправляемых грузов. Разумеется, для достижения лучшего эффекта необходимо использовать специализированные модули от 1С («Склад», к примеру).

Ограничения младшей версии

В большинстве случаев для компании подойдет самая младшая (а оттого – дешевая) версия «Управление автотранспортом 1С». Только при этом следует помнить о тех ограничениях, с которыми могут столкнуться специалисты:

• С каждой конкретной базой в одно время может работать только один работник.
• Изменения в конфигурацию внести невозможно: поддерживается только типовое решение и его обновление.
• Работа в формате «клиент-сервер» также невозможна.

Если предприятие нуждается в этих функциях и хочет комплексно автоматизировать работу, необходимо применять следующие конфигурации: «Управление автотранспортом 1С ПРОФ» или «1С: Предприятие 8.2», которые отличаются полным функционалом, возможностью переписывания «под себя», и могут использовать дополнительно написанные модули.

Возможности старших версий очень широки. Особенно важно, что любой программист 1С, знакомый с азами работы программы, сможет создать дополнительно подключаемый модуль, требующийся конкретному предприятию для решения строго определенных задач.

Основные особенности программного обеспечения

Имеется возможность автоматизированного заполнения и печати листка «Сведения о суточной разнарядке», в котором будут отражены все необходимые сведения. Так реализуется четвертый пункт приказа от 24 января 2012 года, № 31н. Также программа получила возможность заполнения формы № 16-ВН (в которой отражаются конкретные причины временной нетрудоспособности).

Двухмерный код идет в формате DataMatrix, что полностью соответствует тем требованиям, которые предъявляются к системам автоматизации ввода данных в путевые листки. В тестовом (пока) режиме поддерживаются также электронные документы, данные в которых получают от систем спутникового мониторинга маршрутов и рабочего времени. Имеется поддержка оборудования для сканирования штрих-кодов:

• Автоматически вводится номер бланка, который зашифрован в коде.
• Наоборот, имеется возможность только поиска данных по номеру, который закодирован в штрих-коде.

Как и в прошлом случае, младшие версии «Управление автотранспортом 1С 8.2» не поддерживают всего спектра возможностей, которые изначально были задуманы разработчиками. У старших разновидностей ПО перечень возможных работ значительно шире:

• Создание отдельного реестра похищенных, намеренно испорченных или утерянных бланков путевых листов. Это особенно актуально для больших предприятий, на которых из-за постоянно возникающей путаницы есть вероятность кражи подобных документов.
• Создание объемлющих отчетов по уже использованным листкам временной нетрудоспособности, с тем чтобы в полной мере начислять водителям и экспедиторам больничные.
• Даже в базовой версии есть возможность изменения макетов этих документов.
• Полный аудит всех изменений, вносимых в путевые листки. Общая, постоянно обновляемая база позволит предотвратить любые попытки махинаций.
• Ведение контроля доступа к этим документам. Так тоже обеспечивается значительное повышение безопасности и прибыльности работы компании.
• Специальная функция — валидация (проверка подлинности) больничного листка о временной нетрудоспособности водителей и прочих лиц. Возможно только в старшей версии «Управление автотранспортом 1С 8.2», а также при наличии соответствующих договоренностей с местными организациями здравоохранения.
• Есть также возможность заполнения путевых листов и суточной разнарядки от имени сразу нескольких юридических лиц.
• Программа может фиксировать в системе и выполнять проводку маршрутных документов, которые были заполнены в других организациях.
• На бланке можно допечатать любые требуемые разновидности полей, лишь бы позволяло наличие свободного места на бланке. Это позволяет сделать даже «1С Управление автотранспортом Стандарт».
• Сроки контроля времени перевозок контролируются, опираясь на закон от 24 января 2012 года, № 31н.

Как происходит обмен информацией с прочими информационными системами

Ценной возможностью является способность программы выгружать сведения о клиентах из файлов с любой структурой. К ним относятся стандартные текстовые документы практически во всех кодировках, а также распространенные форматы — XLS и DBF, которые нередко используются в документообороте любого учреждения, работа которого так или иначе связана с оказанием транспортных услуг.

В такой же форме возможна и выгрузка уже готовых маршрутных листков. Таким образом, программа «1С: Управление автотранспортом» позволяет налаживать эффективное взаимодействие между несколькими компаниями.

Ведение документов на бланках, относящихся к строго отчетным

Известно, что записи на бланке многих документов, относящихся к строго отчетным, не должны выходить за пределы ячеек, которые были предусмотрены для их записи, а также не могут соприкасаться с их границами. Сложность еще и в том, что сам бланк имеет приличное количество специфичных черт, которые затрудняют печать на нем силами распространенной офисной техники:

• Размер левого и правого полей — всего 4 мм.
• Чтобы двухмерный код распознавания уверенно считывался всеми приспособленными для того устройствами, требуется разрешение принтера не менее 600 dpi.

Рекомендованные к использованию принтеры

Филиалы компаний OKI и HP в нашей стране специально разработали отдельные рекомендации, которые как раз предусматривают решение этой проблемы. Чтобы увидеть их действие на практике, в офис компании 1С были предоставлены следующие образчики печатающей техники:

• OKI B431d.
• HP Officejet Pro 8500A.
• НР Р1606.
• НР Р1006.
• НР Р1102.
• НР Р1022.

На всех представленных выше принтерах имеется проверенная опытным путем возможность печати путевых листов в требуемом виде. Более подробно ознакомиться с перечнем подходящих печатающих устройств можно в справочном файле программы «1С: 8.3. Управление автотранспортом». Отметим, что это программное обеспечение прошло аттестацию в соответствующих органах нашей страны.

О важности обновления…

А как быть, если в организации нет принтеров вышеописанных моделей? Волноваться не стоит, так как компания 1С постоянно ведет учет вновь выпускаемых моделей офисной техники с последующим их внесением в специальный реестр. Скорее всего, если принтер не относится к какому-то очень новому семейству, он будет правильно определен любой программой 1С, но только в том случае, если базы последней регулярно обновляются.

Основные примечания по использованию программы

Как работает «1С: Управление автотранспортом»? Руководство пользователя даст намного больше информации, но основные сведения мы дадим на страницах этой статьи. Во-первых, следует установить саму программу. Делается это стандартно, но сам производитель настоятельно рекомендует ставить ее в корень диска «С».

В этом случае «1С: Предприятие 8. Управление автотранспортом» будет работать значительно быстрее, так как индексация баз начнет проходить заметно быстрее. С учетом «веяний» последних лет разработчики также рекомендуют установку программы на SSD (твердотельный) диск, так как такие накопители демонстрируют феноменальную скорость случайного чтения. Это очень важно при работе с объемными базами данных больших корпораций. Рассмотрим процесс создания стандартной рабочей базы:

• Откройте «Проводник» системы Windows, а затем перейдите в рабочий каталог (то есть папку) программы.
• Откройте контекстное меню по щелчку правой кнопки мыши, выберите нужный вам каталог.
• Вставьте скопированную папку в нужную вам директорию, воспользовавшись контекстным меню мыши или сочетанием клавиш Ctrl + V.
• Снова щелкните по каталогу правой кнопкой мыши, выберите пункт «Переименовать», дайте папке требуемое название.

Регистрация новой базы данных

Сразу после запуска программы возникнет окно, в котором вновь созданную базу необходимо будет зарегистрировать. Учтите, что после проведения этой операции (выполнить ее легко, так как имеются подсказки) трогать вновь созданную папку, удалять или переименовывать ее, настоятельно не рекомендуется!

Более того, не рекомендуется даже вставлять копии этой же папки (созданные при теневом копировании тома). Если требуется что-то кардинально поменять, лучше создать новую базу с последующим импортом содержимого старого каталога. В случае, когда пользователи не следуют этому правилу, корректная работа программы не гарантируется.

Проще говоря, «1С: Управление автотранспортом ПРОФ» поддерживает стандартные методы управления, принятые в ОС семейства «Виндовс», что значительно облегчает усвоение программы неопытными пользователями. Это сокращает время простоя и позволяет сохранять прибыль компании на прежнем уровне.

Как программу оценивают рядовые пользователи?

Как пользователи оценивают программу «1С: Предприятие 8. Управление автотранспортом»? Отзывы свидетельствуют, что сотрудникам нравится легкая настройка программного продукта, а также логичное, продуманное расположение элементов интерфейса.

Компания 1С ведет напряженную работу в области оптимизации кода программы. Если более ранние версии сложно было «упрекнуть» в высокой скорости работы, то последние релизы работают действительно быстро, причем для достижения этой цели нет необходимости полностью обновлять весь парк компьютерной техники предприятия.

Выводы

Таким образом, программа «1С: Управление автотранспортом» 8-й версии – отличный выбор для всех современных компаний. Внедрение этого программного комплекса на предприятии позволит значительно сократить временные и трудовые затраты, оптимизировать транспортные процессы.