Административное руководство отделом это

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

  • канцелярия;
  • IT-подразделение;
  • секретариат;
  • архивы и проч.

административно хозяйственный директор

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

  • Техника безопасности в организации.
  • Корпорационная этика.
  • Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

  • начальника хозподразделения;
  • руководителя канцелярии;
  • главного (старшего) администратора;
  • начальника архивного отдела и проч.

заместитель директора по административно хозяйственной

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

  • Общие положения.
  • Главные задачи деятельности.
  • Функциональные обязанности специалиста.
  • Права должностного лица.
  • Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

  1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
  2. Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
  3. Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
  4. Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

заместитель директора по административной работе

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

  1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
  2. Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

должностная административный директор

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

  1. Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
  2. Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
  3. Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
  4. Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
  5. Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
  6. Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

  1. Ведение отпускного графика.
  2. Табельный учет.
  3. Контроль рабочей дисциплины в компании.
  4. Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
  5. Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
  6. Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
  7. Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
  8. Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
  9. Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
  10. Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
  11. Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
  12. Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
  13. Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
  14. Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

административный директор должностная инструкция

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

  1. Общее управление административной деятельностью организации.
  2. Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
  3. Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
  4. Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
  5. Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
  6. Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
  7. Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
  8. Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
  9. Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
  10. Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
  11. Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

  1. Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
  2. Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
  3. Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
  4. Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
  5. Организация рабочих мест для новых трудящихся.
  6. Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
  7. Поиск и организация тендеров.
  8. Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
  9. Оплата счетов, финансирование административных проектов.
  10. Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
  11. Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
  12. Организация рабочих мест.

административный директор

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

  • Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
  • Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
  • Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
  • Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
  • Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

  • Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
  • За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
  • За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

административный директор должностная инструкция

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

Источник

Оксана Силакова, проработавшая административным директором в нескольких крупных компаниях, член «Объединения АХП» осветила «темные пятна» этой весьма распространенной и нужной профессии. Над материалом также работала Ольга Лиходей, независимый консультант «Объединения АХП», доктор социологических наук, профессор, Санкт-Петербург.

Должность административного директора – «Terra Incognita» в массовом сознании россиян

В современном российском обществе существует информационный вакуум о статусе административного директора. Отсутствие необходимой информации приводит к тому, что люди не воспринимают эту профессию как весомую в топ менеджменте. По мнению некоторых, она сводится преимущественно к умению «махать тряпками». Работая в этой сфере полтора десятка лет, самостоятельно осваивая пространство администрирования, я прошла долгий путь от должности заведующей хозяйством, начальника административно-хозяйственного отдела, начальника управления делами, начальника административно-хозяйственного управления, до административного директора.

Мне хотелось бы поделиться с читателями своим видением содержания и специфики деятельности административного директора, развеять некоторые мифы и стереотипы о ней, а также посвятить коллег в существующие проблемы.

Прежде всего, следует обратить внимание на то, что в настоящее время в России отсутствуют учебные заведения, которые занимались бы подготовкой специалистов в области административно-хозяйственного управления. Соответственно отсутствуют факультеты и выпускающие кафедры, занятые подготовкой специалистов по указанному направлению. Как правило, кадры, занятые вопросами административно – хозяйственного управления, получают профессиональные знания на обучающих семинарах, конференциях, деловых мероприятиях, где происходит обмен опытом.

В свое время я получила высшее образование по специальности «Менеджмент организации» с присвоением квалификации «Менеджер». Во время обучения почерпнула очень много полезного для себя, в том числе и в сфере администрирования. Эти знания я успешно реализовала на практике. Об этом свидетельствует тот факт, что работая в одной из крупнейших организаций, я была награждена почетным знаком «За профессионализм».

Сложность работы административного директора, управляющего в крупной компании заключается в том, что в его подчинении находится множество отделов, работающих по различным направлениям. Это секретариат, канцелярия, архив, пищеблок, отдел материально-технического обеспечения, отдел рекламы, IT-отдел, курьерская служба, клининговая фирма, транспортный отдел, корпоративный отдел, офис-менеджеры в регионах или дочерних компаниях. Я не встречалась с подобной калейдоскопичностью в работе других управлений. Помимо вышеназванного, часть времени отводится на решение оперативных вопросов, координацию работы отделов и служб, изучение документов, проведение совещаний, переговоров, встреч.

Сфера деятельности административных управляющих специалистов может быть представлена следующим образом:

Административные услуги (организация приёма лиц, прибывших в служебные командировки; аренда квартир для сотрудников,организация и управление делопроизводством и архивным хранением; организация деловых командировок (визы, проезд, проживание); организация корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов; управление корреспонденцией; управление курьерской службой; управление автопарком; проведение инвентаризации; поиск помещений для переезда). Составление бюджета, управление бюджетом на административно-хозяйственные нужды и оптимизации расходов. Организация аттестации рабочих мест, сертификация предприятия.

Материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест; обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями).

Организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующем санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами); проведение ППР и контроль исправности инженерного оборудования (систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения); обеспечение пожарной безопасности, контроль эксплуатации лифтов; проведение текущего и капитального ремонтов, участие в разработке интерьеров помещений, зонирование помещений, контроль проектно-сметной документации; организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений и прилегающих территорией,вывоза мусора,оформление к праздникам фасада и офисов.

Организация социально-бытового обслуживания сотрудников ( организация питания, корпоративные, праздничные, культурные, физкультурно-оздоровительные мероприятия, парковка).

Взаимодействие с надзорными организациями (по вопросамохраны труда, пожарной и электробезопасности, СЭС). Оказание доврачебной помощи.

Многообразный характер деятельности требует от административного управляющего постоянно быть на плаву. Это предполагает наличие у него таких свойств характера как собранность, готовность постоянно осваивать новое. Неотъемлемыми качествами успешных административных управляющих, как показывает практика, является отсутствие лености, стремление осваивать новые области знания, изучать конкурентов, рынок товаров и услуг, ценообразование и т. д. Неудивительно, что у административного директора ненормированный рабочий день. Фактически он работает семь дней в неделю по 24 часа в сутки. Независимо от того болеет он или находится в отпуске он связан с необходимостью постоянно поддерживать связь с персоналом. Способ связи может быть разный — корпоративный телефон, скайп, интернет. Главное — активировать сложившуюся систему контроля, так как структура управления людьми, работающих в столь разнообразных отделах подразумевает ее необходимость. Из личного опыта знаю, что если эта система дает сбой – жди подвоха.

Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива управления, на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.

В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно- хозяйственного, секретариата, архива и т. д) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.

На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.

Не импонирует мне и практика визитов к высшему руководству через голову непосредственного начальника. Захотел один из начальников отдела по любому вопросу попасть на приём к высшему руководству – пожалуйста, заходи. Никогда не разделяла эту точку зрения, так как считаю, что «прыгать через голову» не очень корректно. Я попытаюсь объяснить свою позицию. Руководитель высшего уровня вследствие занятости не имеет возможности слушать часами монологи сотрудников и вникать в их проблемы. Он может поинтересоваться причинами, которые привели посетителя к нему и выяснить его намерения. Результат визита может быть неоднозначный — могут зарплату поднять, а могут и уволить.

Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и т д.

Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.

Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и т д. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.

Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления, должен обладать такими профессиональными качествами как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.

Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.

Часто слышу, что в фирме сотрудники не понимают, чем именно занимается административный директор, поэтому я хочу рассказать о некоторых его функциональных обязанностях.

Создать с нуля административно-хозяйственное управление намного проще, чем сделать это в действующей фирме. Вроде бы всё необходимое есть, но сложившаяся структура не работает. Когда начинаешь изучать должностные инструкции, то обнаруживаешь, что функциональные обязанности дублируются. Как только начинаешь их перераспределять, сталкиваешься с негативной реакцией. Начинаешь объяснять, что дело не в том, что «пришла тут деловая», а в том, что в фирме низкая производительность труда. Кто-то уходит, потому что работать с полной отдачей он не будет. Кто-то внешне принимает правила игры, но в действительности играет по своему, то есть начинает строить козни и жаловаться. Думаю, что это всё поправимо.

Хорошо, когда в организации есть электронный документооборот. Ты запускаешь счёт на оплату или договор на согласование и забываешь про них. Документы проходят согласование, счет на оплату попадает в бухгалтерию, а договор возвращается обратно ко мне, остается только распечатать его с листком согласования и отнести на подпись. Здесь все понятно и прозрачно. Если в организации согласование документов происходит иначе (сканирование документа, набор текста вручную, отсутствие рычагов отслеживания прохождения документа), то приходится тратить много сил и времени в бесполезной переписке. Как правило, виновного не найти, а время, силы и деньги упущены. Контрагент может только через месяц позвонить и спросить, где их экземпляр договора или когда будет оплачен счёт. Приходиться проводить расследование…

В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал. При этом необходимо вести разговор с поставщиками о снижении цены либо на сумму счёта, либо по отдельным позициям. Это тоже нужно уметь делать вовремя.

Большого труда стоит согласование счетов на покупку расходных материалов в регионы или дочерние компании. Сначала нужно договориться, а потом подписать договор с 20 городами, которые входят в наш холдинг о том, что они должны закупить товары (это может быть вода, канцтовары, бумага, бытовая химия) по одинаковой отпускной цене. При проверке счетов может оказаться, что цены не соответствуют подписанным договорам. Приходится звонить, выяснять, перевыставлять счета. Это требует значительного времени.

Достаточно трудоемким является процесс заключения договоров по аренде. Это связано с тем, что договоры не стандартные, с разными условиями и обеспечительными платежами,про ведение переговоров с обслуживающей компанией по тарифным ставкам.

Масса проблем возникает при работе со счетами за мобильную связь. Попробуйте созвониться со всеми, кто превысил лимит и потребовать объяснительную записку, когда у тебя только международного роуминга на заоблачную сумму. Это целая история, в финале которой ты становишься для сотрудника врагом…

Проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Это кропотливая работа, занимающая много времени. Требуется определить, кому принадлежит материальная ценность, выявить излишки или недостачу, результаты запротоколировать. У меня есть опыт проведения инвентаризации 90.000 наименований материальных ценностей.

В случае переезда из одного офиса в другой, обязан найти компанию по переездам и организовать переезд за выходные, чтобы люди вышли на новую рабочую неделю в новый офис.

Обеспечивает документальное согласование, а также необходимые условия для проведения семинаров, тренингов, круглых столов, а также корпоративных мероприятий к праздникам (с периодичностью раз в квартал). Если планируется корпоративное мероприятие с выездом за границу, работа начинается за год, так как необходимо собрать все данные по сотрудникам,приобрести билеты по доступной цене, расселить всех в гостинице, обсудить программу корпоративного вечера.

В его компетенцию входит организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовка консолидированных данных по ее итогам.

Сложным направлением в работе является закрытие и открытие офисов в регионах. Это предполагает закрытие всех договоров, необходимостью пересылки материальных ценностей в Москву, принятие их на склад и учёт . Это ответственная и сложная задача. Кроме того, необходимо отслеживать, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке и контролировать передвижение материальных ценностей компании. Сложность заключается в том, что бывают случаи хищения, но ни одна компания по пересылке не берёт на себя ответственность за воровство. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют право. Только по выписанному пропуску административным управляющим, могут что то внести в организацию и что то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить. А это тоже время..

Не теряет актуальности такое направление работы как обеспечение противопожарной безопасности. Вместе с тем, существуют структуры, в которых отсутствует элементарный план эвакуации, все запасные выходы закрыты, отсутствует система оповещения и огнетушители, десятилетиями не проводятся учения. Когда начинаешь говорить об этом, отвечают, что это не столь важно.

В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, по этой причине можно нажить недоброжелателей.

Административный директор занимается составлением бюджета на год. Сложность заключается в том, что суммы, которые закладываются в документ, обязательно должны быть подтверждены ссылками на договоры.

Особого внимания требует обеспечение функционирования парка машин. Это страхование, техническое обслуживание, пробег, отслеживание топливных карт, правильное заполнение путевых листов для налоговой службы.

Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.

Занимается, организацией подписки, оказывать помощь детским домам и инвалидам.

Пространство жизнедеятельности офиса велико, поэтому все направления работы описать невозможно. Для принятия взвешенного управленческого решения всегда необходимы сбор и обработка информации. Для этого нужно время, иногда выяснение позиций сторон длится несколько дней. Иногда я отказываюсь подписать согласование, так как из опыта знаю, что никто не будет разбираться, почему мы это купили, или согласовали. Виновен будет административный управляющий.

На данный момент я вхожу в НП «Объединение административно-хозяйственных профессионалов». Очень рада, что люди моей профессии благодаря этой организационной структуре смогут обмениваться актуальной информацией и опытом, будут получать необходимые профессиональные знания информационного, познавательного, обучающего формата, а также совершенствовать профессиональные умения и навыки. В перспективе это позволит поднять в целом престиж и качество специалистов в сфере административно-хозяйственного управления. Наше объединение выступило с инициативой внести изменения в федеральное законодательство и изучить вопрос о возможности создания специального учебного заведения, либо открыть в высших учебных заведениях факультеты и специализированные кафедры, занятые подготовкой административных управленцев совместно с Министерством образования.

Источник

Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Содержание:

  • Основные понятия, характеризующие административного директора
  • Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора
    • Характеристика должности и ее основные положения
    • Функциональная направленность административного директора
    • Правомочия административного директора
    • Ответственность административного директора

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Административный директор

Административный директор

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

Функции должности

Функции должности

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

  • активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
  • ответственность
  • коммуникабельность
  • лидерские позиции
  • устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Переговоры

Переговоры

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

  • Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
  • Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

    Проведение собеседований

    Проведение собеседований

  • Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
  • Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
  • Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
  • Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
  • Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
  • Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
  • Организация деловых встреч и проведение совещаний.
  • В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
  • Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
  • Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
  • Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
  • Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
  • Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
  • Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
  • Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Права директора

Права директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

© 2023 Право Денег · Копирование материалов сайта запрещено
Москва, Новогиреевская улица, 21 | Контакты | Карта сайта

Источник

From Wikipedia, the free encyclopedia

Administrative guidance is non-binding advice given by an administrative agency to the public regarding how best to comply with a particular law or regulation. It may also be referred to by terms such as «advice» or «recommendation.»
Guidance is often used to explain the objective or interpretation of a vague or nonspecific law or requirement.

Types of guidance documents[edit]

While guidance documents are not usually enforceable rules or requirements by themselves, they often define standards or expectations which are part of a rule or requirement. For example, a regulation might require adequate testing for relevant microorganisms in sterile containers and a guidance document would be used to explain what testing is adequate and which organisms are relevant.

Guidance documents are also used to explain internal policies or practices to simplify an organization’s interactions with other parties. For example, a guidance document could explain how to prepare a report or what information should be gathered before submitting a complaint.

Japan[edit]

Administrative guidance (行政指導, gyōsei shidō) is a Japanese government practice defined under Article 2 of the Administrative Procedure Act of 1993 as «guidance, recommendations, advice, or other acts by which an Administrative Organ may seek, within the scope of its duties or affairs under its jurisdiction, certain action or inaction on the part of specified persons in order to realize administrative aims, where such acts are not Dispositions.»[1]

Historically, the government of Japan employed this practice in imposing its policies on individuals and organizations, implying poorer treatment for those who failed to comply with its non-binding advice.

The Act of 1993 was the first statute to specifically regulate the practice of administrative guidance. Under the Act:

  • A government agency may not treat a person in an adverse manner solely because that person failed to follow administrative guidance (article 32.2).
  • Administrative guidance may not be used to pressure a petitioner into withdrawing or modifying a petition once they have indicated an intent not to do so (article 33).
  • The content of administrative guidance and the identity of the official responsible must be made clear to the counterparty (article 35.1).
  • Verbal administrative guidance must be followed by a summary in writing if the counterparty demands it (article 35.2).

United States[edit]

In United States law, although administrative guidance is not generally binding on the public as a whole, it may serve as persuasive authority regarding the correct interpretation of the law.[2] Additionally, if guidance has been voluntarily sought by a member of the public, it may be binding on the person who sought it.[2]

Good guidance practice[edit]

In the United States, guidance documents published by federal agencies are required to follow a set of requirements to ensure that the documents they publish are useful and accurate.[3] These rules are referred to as «good guidance practice» (GGP) and require specific controls. For example, agencies have to ask for public comment before publishing major guidance documents, similar to the requirements for new rules and regulations.

References[edit]

  1. ^ «Administrative Procedure Act (Japanese/English text)» (PDF).
  2. ^ a b Aman, Alfred C. (1994). «Informal Agency Actions and U.S. Administrative Law — Informal Procedure in a Global Era». American Journal of Comparative Law. 42: 665–681. doi:10.1093/ajcl/42.suppl2.665.
  3. ^ «Final Bulletin for Agency Good Guidance Practices» (PDF). Federal Register.

See also[edit]

  • Private letter ruling
  • White paper

Что понимается под административным, функциональным и оперативным подчинением в трудовых отношениях?Административное подчинение — это подчинение руководителю подразделения, в котором работает работник. Функциональное подчинение — это подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений. Оперативное подчинение — это временное подчинение руководителю другого структурного подразделения в рамках конкретной оперативной задачи.
Трудовые отношения — отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя, подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 15 ТК РФ).
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц, а также указания на подчиненность.
Подчинение — исполнение одним лицом воли другого в форме выполнения приказов и инструкций последнего. В трудовом законодательстве подчинение можно разделить на административное, функциональное и оперативное.

Административное подчинение
Административное подчинение — непосредственное подчинение руководителю подразделения, в котором работает работник. Непосредственный руководитель распределяет рабочее время работников, контролирует его, а также требует соблюдения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины (ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 22, ст. 91 ТК РФ). Фактически административный руководитель отвечает за организацию деятельности работников, за объемы поставленных задач и полученные результаты.
Например, у начальника отдела продаж в административном подчинении находятся менеджеры по продажам данного отдела.

Функциональное подчинение
Функциональное подчинение — подчинение по части функций руководителям других структурных подразделений в соответствии с внутренними регламентами. При этом такое подчинение возможно без участия непосредственного руководителя. Функциональный руководитель задействует работников для решения определенных задач в рамках своих полномочий, он отвечает за квалификацию работника и качество выполненных им работ. Права и полномочия функционального руководителя прописываются как в должностной инструкции самого руководителя, так и в должностных инструкциях подчиненных ему работников. Например, начальник отдела бухгалтерского учета может требовать и контролировать правильность составления и своевременность представления менеджерами отдела продаж необходимых документов, например авансовых отчетов.

Оперативное подчинение
Оперативное подчинение — это временное подчинение руководителю другого структурного подразделения в рамках конкретной оперативной задачи.
Оперативное подчинение предусматривается в случаях, когда нужна быстрая реакция на возникающие вопросы, требующие вмешательства вышестоящего или нижестоящего органа (должностного лица) либо при необходимости руководства текущей работой, выполнения конкретной задачи.
В оперативном подчинении могут находиться определенные категории лиц.
Отличие оперативного подчинения от функционального в том, что при оперативном подчинении невозможно заранее определить перечень работ и включить их в должностные инструкции работников. Например, начальник отдела продаж может руководить менеджерами отдела материально-технического обеспечения при выезде на выставочные мероприятия.

Отличия функционального подчинения от административного
На практике часто административный руководитель является и функциональным, однако это могут быть разные лица.
Можно выделить, в частности, следующие отличия функционального подчинения от административного:
• функциональный руководитель в отличие от административного не распределяет и не контролирует рабочее время работника;
• функциональное подчинение предусматривает подчинение только по части определенных функций;
• у работника может быть один административный руководитель и неограниченное количество функциональных.

И.А. Васильев
Советник государственной
гражданской службы РФ
1 класса
Государственная инспекция труда
в Челябинской обл.

АДМИНИСТРАЦИЯ (АДМИНИСТРАТИВНОЕ РУКОВОДСТВО) AC

2. АДМИНИСТРАЦИЯ (АДМИНИСТРАТИВНОЕ РУКОВОДСТВО) AC — руководители и другие должностные лица, которые наделены эксплуатирующей организацией правами, обязанностями и ответственностью на этапах сооружения, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации АС.

Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации.
.
2015.

Смотреть что такое «АДМИНИСТРАЦИЯ (АДМИНИСТРАТИВНОЕ РУКОВОДСТВО) AC» в других словарях:

  • Администрация (административное руководство) АС — 3.3. Администрация (административное руководство) АС руководители и другие должностные лица, которые наделены правами, обязанностями, в том числе ответственностью за эксплуатацию АС. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Администрация (административное руководство) объекта ЯТЦ — 5. Администрация (административное руководство) объекта ЯТЦ руководители и другие должностные лица, которые наделены эксплуатирующей организацией правами, обязанностями и ответственностью на этапах сооружения, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • администрация — 3.17 администрация: Руководство организации или круг лиц, уполномоченных осуществлять оперативное управление. Источник: СТО Газпром 7 2005: Структура управления. Полномочия и ответственность в системе менеджмента охраны окружаю …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Руководство: Руководство по защите металлоконструкций от коррозии и ремонту лакокрасочных покрытий металлических пролетных строений эксплуатируемых автодорожных мостов — Терминология Руководство: Руководство по защите металлоконструкций от коррозии и ремонту лакокрасочных покрытий металлических пролетных строений эксплуатируемых автодорожных мостов: Агрессивная среда Среда, воздействие которой вызывает коррозию… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Администрация США — (Administration of USA) Определение администрации США, высшие руководители США Определение администрации США, высшие руководители США, административные учреждения Содержание Содержание Определение Административное право Служба высших… …   Энциклопедия инвестора

  • Административное деление Камбоджи — Территория Камбоджи делится на 23 провинции (кхет, кхмер. ខេត្ត  [kʰaet]) и 1 город центрального подчинения (кронг, кхмер. ក្រុង  [kroŋ]). Провинции делятся на округа (срок, кхмер. ស្រុក  [srok]), которые состоят из коммун (кхум,… …   Википедия

  • администрация — и, ж. 1) только ед. Органы исполнительной власти, управления. Районная администрация. Саксонские леса, с их чистотой, порядками, изумительными культурами и стройной администрацией, над которыми мы смеялись в институте… мне уже не казались… …   Популярный словарь русского языка

  • Палестинская национальная администрация — Проверить нейтральность. На странице обсуждения должны быть подробности. Палестинская национальная администрация, ПНА (араб. السلطة الوطنية ا …   Википедия

  • НП 016-2000: Общие положения обеспечения безопасности объектов ядерного топливного цикла (ОПБ ОЯТЦ) — Терминология НП 016 2000: Общие положения обеспечения безопасности объектов ядерного топливного цикла (ОПБ ОЯТЦ): 1. Авария нарушение эксплуатации объекта ЯТЦ, при котором произошел выход ядерных материалов, радиоактивных веществ и (или)… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ПНАЭ Г-01-011-97: Общие положения обеспечения безопасности атомных станций — Терминология ПНАЭ Г 01 011 97: Общие положения обеспечения безопасности атомных станций: 1. АВАРИЯ * нарушение эксплуатации АС, при котором произошел выход радиоактивных веществ и/или ионизирующего излучения за предусмотренные проектом** для… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации


автор ответа, консультант по юридическим вопросам; Н. А. Яковлева, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

ВОПРОС

Если в должностной инструкции прописано административное подчинение «гражданину А», а функциональное подчинение «гражданину Б».

Кто за что отвечает? На ком какая ответственность лежит?

ОТВЕТ

Нормативными актами данный вопрос не урегулирован.

Порядок определения административного и функционального подчинения работника, в том числе путем указания в должностной инструкции, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.

По нашему мнению, функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).

ОБОСНОВАНИЕ

ТК РФ не оперирует понятием должностной инструкции. Согласно ст. 57 ТК РФ (ссылку позволяет посмотреть в том числе локальная версия Консультант Плюс для компьютера), одним из обязательных условий для включения в трудовой договор является условие о трудовой функции. Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы.

На практике, с целью уменьшения текста трудового договора перечнем обязанностей и иной информации относительно трудовой функции работника, предпочтение отдано должностной инструкции. Должностная инструкция как таковая может (письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»):

1) быть приложением к трудовому договору. Оно составляется и подписывается в двух экземплярах, как и основной текст трудового договора. Целесообразно его составление по заранее утвержденной форме. Второй экземпляр выдается работнику под подпись о получении. Недостатком этого способа оформления является сложность изменения должностной инструкции и/или внесения в нее дополнений. В случае необходимости конкретизации требований к квалификации, должностных обязанностей и т.п. для изменения и/или дополнения должностной инструкции понадобится согласие работника и составление соответствующего документа за его подписью;

2) утверждаться как локальный нормативный акт руководителем организации (или иным уполномоченным лицом) либо отдельным документом — приказом (или распоряжением). С ней работников следует ознакомить под подпись.

При этом содержание и разделы должностной инструкции, в том числе порядок определения административного и функционального подчинения работника, работодатель определяет самостоятельно, применительно к специфике своей деятельности.

Однако предполагается, что функциональное подчинение работника включает в себя обязанности в рамках общих функциональных обязанностей по занимаемой должности (трудовых функций). В то время как линейное подчинение основано на административном управлении в соответствии с принятыми локальными нормативными актами работодателя, не относящимися к непосредственным трудовым функциям работника (к примеру, соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, коллективного договора, положений о премировании и пр.).

Сегодня мы поговорим о вариантах использования функционального подчинения еще для двух видов компаний:

  1. для компании с сетью розничных магазинов;
  2. и для компании, сотрудники которой находятся в одном месте — условно назовем ее «моно-компания».

Вспомним определения из предыдущей статьи

Административный руководитель – руководитель подразделения, который отвечает за общую организацию деятельности сотрудников подразделения, за объем поставленных задач подчиненным и их результаты, а также за исполнение сотрудниками подразделения всех правил (требований), принятых на предприятии. Фактически административный руководитель – владелец ресурса – рабочего времени своих подчиненных.

Функциональный руководитель – руководитель, который организует деятельность сотрудника, выполняющего функцию в зоне компетентности данного руководителя. Функциональный руководитель не владеет ресурсом какого-либо времени сотрудника, он вынужден получить данный ресурс от административного руководителя. Именно здесь возникает конфликт интересов.

Обычно административный руководитель одновременно является и функциональным. Но есть случаи, когда для сотрудника административный руководитель один, а функциональный другой. Например, в сети магазинов административным руководителем кассира в магазине будет управляющий магазина, а функциональным – главный бухгалтер, так как именно в его компетенции грамотно организовать работу с кассой и с документацией.

Проблема компаний с сетью магазинов

Ситуация похожая на компании с филиалами. Также происходит разрыв между руководителем в специализированной функции и его подчиненными на местах: главного бухгалтера компании с кассиром магазина, руководителя логистической службы с кладовщиком в магазине, руководителя сервисной службы и специалиста по сервису в магазине, начальника службы безопасности и охранника в магазине.

Проблема обычно в управляемости сотрудников в конкретных должностях:

1) Сотрудник подчиняется только одному из двух руководителей: либо административному, либо функциональному. Одного из них не считает своим руководителем, а значит, не выполняет часть функциональных задач.

2) Один из двух руководителей не считает сотрудника в данной должности своим подчиненным. А значит, не управляет им.

Решение доступное для любой компании – узаконить двух руководителей для одного исполнителя с четким разделением зон влияния. Административный руководитель как «владелец ресурса» отвечает за распределение и использование времени сотрудником, соблюдение им всех норм и правил, принятых на предприятии. Функциональный руководитель как «носитель компетенций» отвечает за квалификацию сотрудника и качество выполнения своих функций.

Административный и функциональный руководители обязаны договориться о выделении времени для функциональной подготовки сотрудника. Ответственность за наличие такой договоренности лежит на административном руководителе, функциональный руководитель отвечает за целевое использование выделенного времени и за результаты подготовки сотрудников в своей функции, т.е. за их квалификацию.

Отдельно указать административного руководителя и функционального необходимо для следующих должностей:

  1. кассир магазина или продавец-кассир
  2. кладовщик магазина или сотрудник отдела выдачи
  3. специалист по сервису в магазине или по проверке проданного товара
  4. охранник в магазине
  5. иные исполнители специализированных функций

Для магазинов мы должны не забыть еще про одну важную функциональную связь: Маркетолог компании – Управляющий магазина и Продавец-консультант. Маркетолог – по статусу не руководитель, а узкий специалист. Маркетолог отвечает за организацию маркетинговой активности в компании. Продавцы магазинов – «глаза, уши и язык маркетолога». Ваш бизнес теряет большие почти бесплатные возможности, если маркетолог не получил статус функционального руководителя для продавцов магазина.

Проблема «моно-компаний»

Сотрудники «моно-компаний» обычно находятся в одном месте: общий офис, здание и т.д. Главное преимущество такой структуры – у каждого сотрудника в одном лице и административный, и функциональный руководитель. Он же руководитель его отдела.

Пример структуры «моно-компании»

Плюсы очевидны – не нужно решать проблему распределения ресурса времени сотрудника для работы с ним функционального руководителя, территориально находящегося где-то в другом месте.

В минусы я бы записал – недостаточные знания руководителей о возможности применения функционального подчинения. Многолетний опыт управления моно-компанией сам по себе редко подсказывает идею ввести функциональные связи.

Подумайте, у вас в компании главный бухгалтер или юрист несут ответственность за подготовку сотрудников не своих отделов по вопросам документооборота, договорных и претензионных отношений? Они регулярно проводят обучение сотрудников отдела продаж, кладовщиков, экспедиторов по правильному оформлению и подписанию документов?

Как же удивится директор, услышав от своего юриста: «Шеф, давай я буду отвечать за обучение менеджеров знаниям работы с договорами?!»

А, упомянутый выше, маркетолог отвечает за подготовку менеджеров и продавцов на знание продукта? Сотрудники отдела продаж и магазина имеют явную задачу – принимать участие во всех маркетинговых мероприятиях компании?

Идея узаконить статус функционального руководителя позволит вам ввести роль внутреннего консультанта для большинства узких специалистов компании. Об этом поговорим более подробно в других статьях.

Пример практической пользы от функционального руководителя

Уже много лет примерно 3-4 раза в год я помогаю своим клиентам проводить подготовку к участию в выставке. Помогаю маркетологу компании освоить роль функционального руководителя для продавцов. Проблемы у всех схожие, менеджеры не хотят тратить время на работу на стенде выставки. Для них лучше в это время проводить отгрузки своим постоянным клиентам.

В Москве много выставок проходит в ноябре и в феврале. Выставка – это возможность расширить клиентскую базу компании.  Если ваши менеджеры «не дерутся» за право поработать на стенде выставке, обращайтесь, помогу решить вам эту проблему!

Ноябрьская выставка уже скоро. Буквально за 1 день проведем всю необходимую подготовку с вашей командой:

  1. конкретизируем цели и задачи вашего участия в выставке;
  2. распределим роли сотрудников на стенде;
  3. создадим «Анкету посетителя стенда»;
  4. напишем простой скрипт разговора с посетителем стенда;
  5. проведем тренинг на установление контакта с посетителем, правильное заполнение «Анкеты» и получение договоренности на следующий контакт уже после выставки.

Грамотная работа маркетолога в статусе функционального руководителя гарантирует вам увеличение результатов участия в выставке в 2-5 раз (!!) Ваши сотрудники не только соберут больше визиток, чем обычно. По моему опыту, после мощной подготовки продавцов к выставке, сбор контактов больше на 50-100%. Контакты совершенно другого качества. Вместо пачки визиток, по которым еще кого-то нужно заставить звонить, ваши продавцы заполнили анкеты с одной очень важной записью – договоренность о следующем контакте с клиентом! Обычно это договоренность о звонке клиенту в конкретную дату и время, не позднее 1-2 недель после выставки.

При таком подходе, продажи новым клиентам не заставят себя ждать! Проверено. Работает.

Итоги по двум статьям о функциональном подчинении

  1. Обращаем внимание на существование двух видов руководства: административного и функционального.
  2. Обычно административный и функциональный руководитель для конкретного сотрудника – это один руководитель, руководитель его подразделения.
  3. Определяем, за что отвечает каждый из двух видов руководителей: административный – за использование времени сотрудника, функциональный – за квалификацию сотрудника в зоне его компетенций.
  4. Закрепляем статус функционального руководителя за отдельными руководителями и специалистами.
  5. Для закрепления статуса функционального руководителя используем документ «Должностной функционал». Для каждого сотрудника мы можем указать его функционального руководителя.
  6. Легитимность статуса функциональный руководитель устраняет возможные конфликты, связанные с нарушением субординации.
  7. Введение статуса функциональный руководитель открывает возможности для лучшей организации труда сотрудников, повышения их квалификации

Пишите: присылайте нам вопросы по бизнесу и жизни, предложения и пожелания. Мы отвечаем на все корректные письма (хотя это может занять некоторое время).

Подпишитесь на получение новых публикаций и видео-материалов!

С уважением, Виктор Лучков
Бизнес-консультант, член Гильдии маркетологов России
Эксперт по созданию систем управления на основе процессного подхода

Тел: +7 (903) 835-9990
E-Mail: viclu@ya.ru
Skype: victor.luchkov

Источник

Слайд - Профессионально-общественные обсуждения профстандарта Специалист административно-хозяйственной деятельности в ТПП РФ

Профессионально-общественные обсуждения профстандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности» в ТПП РФ

Рубрики

Статьи

Должность административного директора в массовом сознании россиян

Должность административного директора в массовом сознании россиян

 Должность административного директора – «Terra Incognita» 

в массовом сознании россиян 

Автор статьи: Силакова Оксана Валерьевна Член НП "Объединение АХП", Административный директор с 15-летним стажем работы  Автор статьи: Силакова Оксана Валерьевна  Член НП «Объединение АХП», 

Административный директор с 15-летним стажем работы



Мне хотелось бы поделиться с читателями своим видением содержания и специфики 

 деятельности административного директора, развеять некоторые мифы и стереотипы о ней,

  а также посвятить коллег в существующие проблемы. 

  В свое время я получила высшее образование по специальности «Менеджмент организации»

  с присвоением квалификации «Менеджер». Во время обучения почерпнула очень много полезного для себя,

  в том числе и в сфере администрирования. Эти знания я успешно реализовала на практике. 

 Об этом свидетельствует тот факт, что работая в одной из крупнейших организаций, я была награждена 

почетным знаком «За профессионализм».   

В современном российском обществе существует информационный вакуум о статусе административного директора. Отсутствие необходимой информации приводит к тому, что люди не воспринимают эту профессию как весомую в топ менеджменте. По мнению некоторых, она сводится преимущественно к умению «махать тряпками». Работая в этой сфере полтора десятка лет, самостоятельно осваивая пространство администрирования, я прошла долгий путь от должности заведующей хозяйством, начальника административно-хозяйственного отдела, начальника управления делами, начальника административно-хозяйственного управления, до административного директора.

Прежде всего, следует обратить внимание на то, что в настоящее время в России отсутствуют учебные заведения, которые занимались бы подготовкой специалистов в области административно-хозяйственного управления. Соответственно отсутствуют факультеты и выпускающие кафедры, занятые подготовкой специалистов по указанному направлению. Как правило, кадры, занятые вопросами административно–хозяйственного управления, получают профессиональные знания на обучающих семинарах, конференциях, деловых мероприятиях, где происходит обмен опытом.

                

Сложность работы административного директора, управляющего в крупной компании заключается в том, что в его подчинении находится множество отделов, работающих по различным направлениям. Это секретариат, канцелярия, архив, пищеблок, отдел материально-технического обеспечения, отдел рекламы, IT-отдел, курьерская служба, клининговая фирма, транспортный отдел, корпоративный отдел, офис-менеджеры в регионах или дочерних компаниях. Я не встречалась с подобной калейдоскопичностью в работе других управлений. Помимо вышеназванного, часть времени отводится на решение оперативных вопросов, координацию работы отделов и служб, изучение документов, проведение совещаний, переговоров, встреч.            

Сфера деятельности административных управляющих специалистов может быть представлена следующим образом:

   Административные услуги (организация приёма лиц, прибывших в служебные командировки; аренда квартир для сотрудников, организация и управление делопроизводством и архивным хранением; организация деловых командировок (визы, проезд, проживание); организация корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов; управление корреспонденцией; управление курьерской службой; управление автопарком; проведение инвентаризации; поиск помещений для переезда). Составление бюджета, управление бюджетом на административно-хозяйственные нужды и оптимизации расходов. Организация аттестации рабочих мест, сертификация предприятия.  

Организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующем санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами); проведение ППР и контроль исправности инженерного оборудования (систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения); обеспечение пожарной безопасности, контроль эксплуатации лифтов; проведение текущего и капитального ремонтов, участие в разработке интерьеров помещений, зонирование помещений, контроль проектно-сметной документации; организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений и прилегающих территорией, вывоза мусора, оформление к праздникам фасада и офисов.

Материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест; обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями).

Организация социально-бытового обслуживания сотрудников (организация питания, корпоративные, праздничные, культурные, физкультурно-оздоровительные мероприятия, парковка).

Взаимодействие с надзорными организациями (по вопросам охраны труда, пожарной и электробезопасности, СЭС). Оказание доврачебной помощи.          

Многообразный характер деятельности требует от административного управляющего постоянно быть на плаву. Это предполагает наличие у него таких свойств характера как собранность, готовность постоянно осваивать новое. Неотъемлемыми качествами успешных административных управляющих, как показывает практика, является отсутствие лености, стремление осваивать новые области знания, изучать конкурентов, рынок товаров и услуг, ценообразование и т.д. Неудивительно, что у административного директора ненормированный рабочий день. Фактически он работает семь дней в неделю по 24 часа в сутки. Независимо от того болеет он или находится в отпуске он связан с необходимостью постоянно поддерживать связь с персоналом. Способ связи может быть разный — корпоративный телефон, скайп, интернет. Главное — активировать сложившуюся систему контроля, так как структура управления людьми, работающих в столь разнообразных отделах подразумевает ее необходимость. Из личного опыта знаю, что если эта система дает сбой – жди подвоха.

Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива управления, на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.

В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно- хозяйственного, секретариата, архива и т.д) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.

На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.

Не импонирует мне и практика визитов к высшему руководству через голову непосредственного начальника. Захотел один из начальников отдела по любому вопросу попасть на приём к высшему руководству – пожалуйста, заходи. Никогда не разделяла эту точку зрения, так как считаю, что «прыгать через голову» не очень корректно. Я попытаюсь объяснить свою позицию. Руководитель высшего уровня вследствие занятости не имеет возможности слушать часами монологи сотрудников и вникать в их проблемы. Он может поинтересоваться причинами, которые привели посетителя к нему и выяснить его намерения. Результат визита может быть неоднозначный — могут зарплату поднять, а могут и уволить.

Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и т.д.

Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.

Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и т.д. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.

Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления, должен обладать такими профессиональными качествами как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.

Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.

         

Часто слышу, что в фирме сотрудники не понимают, чем именно занимается административный директор, поэтому я хочу рассказать о некоторых его функциональных обязанностях.

 Создать с нуля административно-хозяйственное управление намного проще, чем сделать это в действующей фирме. Вроде бы всё необходимое есть, но сложившаяся структура не работает. Когда начинаешь изучать должностные инструкции, то обнаруживаешь, что функциональные обязанности дублируются. Как только начинаешь их перераспределять, сталкиваешься с негативной реакцией. Начинаешь объяснять, что дело не в том, что «пришла тут деловая», а в том, что в фирме низкая производительность труда. Кто-то уходит, потому что работать с полной отдачей он не будет. Кто-то внешне принимает правила игры, но в действительности играет по своему, то есть начинает строить козни и жаловаться. Думаю, что это всё поправимо.

 Хорошо, когда в организации есть электронный документооборот. Ты запускаешь счёт на оплату или договор на согласование и забываешь про них. Документы проходят согласование, счет на оплату попадает в бухгалтерию, а договор возвращается обратно ко мне, остается только распечатать его с листком согласования и отнести на подпись. Здесь все понятно и прозрачно. Если в организации согласование документов происходит иначе (сканирование документа, набор текста вручную, отсутствие рычагов отслеживания прохождения документа), то приходится тратить много сил и времени в бесполезной переписке. Как правило, виновного не найти, а время, силы и деньги упущены. Контрагент может только через месяц позвонить и спросить, где их экземпляр договора или когда будет оплачен счёт. Приходиться проводить расследование…

 В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал. При этом необходимо вести разговор с поставщиками о снижении цены либо на сумму счёта, либо по отдельным позициям. Это тоже нужно уметь делать вовремя.

Большого труда стоит согласование счетов на покупку расходных материалов в регионы или дочерние компании. Сначала нужно договориться, а потом подписать договор с 20 городами, которые входят в наш холдинг о том, что они должны закупить товары (это может быть вода, канцтовары, бумага, бытовая химия) по одинаковой отпускной цене. При проверке счетов может оказаться, что цены не соответствуют подписанным договорам. Приходится звонить, выяснять, перевыставлять счета. Это требует значительного времени.

Достаточно трудоемким является процесс заключения договоров по аренде. Это связано с тем, что договоры не стандартные, с разными условиями и обеспечительными платежами, проведение переговоров с обслуживающей компанией по тарифным ставкам.

 Масса проблем возникает при работе со счетами за мобильную связь. Попробуйте созвониться со всеми, кто превысил лимит и потребовать объяснительную записку, когда у тебя только международного роуминга на заоблачную сумму. Это целая история, в финале которой ты становишься для сотрудника врагом…

 Проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Это кропотливая работа, занимающая много времени. Требуется определить, кому принадлежит материальная ценность, выявить излишки или недостачу, результаты запротоколировать. У меня есть опыт проведения инвентаризации 90.000 наименований материальных ценностей.

 В случае переезда из одного офиса в другой, обязан найти компанию по переездам и организовать переезд за выходные, чтобы люди вышли на новую рабочую неделю в новый офис.

 Обеспечивает документальное согласование, а также необходимые условия для проведения семинаров, тренингов, круглых столов, а также корпоративных мероприятий к праздникам (с периодичностью раз в квартал). Если планируется корпоративное мероприятие с выездом за границу, работа начинается за год, так как необходимо собрать все данные по сотрудникам, приобрести билеты по доступной цене, расселить всех в гостинице, обсудить программу корпоративного вечера.

 В его компетенцию входит организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовка консолидированных данных по ее итогам.

 Сложным направлением в работе является закрытие и открытие офисов в регионах. Это предполагает закрытие всех договоров, необходимостью пересылки материальных ценностей в Москву, принятие их на склад и учёт. Это ответственная и сложная задача. Кроме того, необходимо отслеживать, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке и контролировать передвижение материальных ценностей компании. Сложность заключается в том, что бывают случаи хищения, но ни одна компания по пересылке не берёт на себя ответственность за воровство. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют право. Только по выписанному пропуску административным управляющим, могут что то внести в организацию и что то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить. А это тоже время…

Не теряет актуальности такое направление работы как обеспечение противопожарной безопасности.

Вместе с тем, существуют структуры, в которых отсутствует элементарный план эвакуации, все запасные

выходы закрыты, отсутствует система оповещения и огнетушители, десятилетиями не проводятся учения. 

Когда начинаешь говорить об этом, отвечают, что это не столь важно. 

В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, по этой причине можно нажить недоброжелателей.

Административный директор занимается составлением бюджета на год. Сложность заключается в том, что суммы, которые закладываются в документ, обязательно должны быть подтверждены ссылками на договоры.

 Особого внимания требует обеспечение функционирования парка машин. Это страхование, техническое обслуживание, пробег, отслеживание топливных карт, правильное заполнение путевых листов для налоговой службы.

 Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню. Занимается, организацией подписки, оказывать помощь детским домам и инвалидам.



 Пространство жизнедеятельности офиса велико, поэтому все направления работы описать невозможно. Для принятия взвешенного управленческого решения всегда необходимы сбор и обработка информации. Для этого нужно время, иногда выяснение позиций сторон длится несколько дней. Иногда я отказываюсь подписать согласование, так как из опыта знаю, что никто не будет разбираться, почему мы это купили, или согласовали. Виновен будет административный управляющий.

             

 На данный момент я вхожу в НП «Объединение административно-хозяйственных профессионалов». Очень рада, что люди моей профессии благодаря этой организационной структуре смогут обмениваться актуальной информацией и опытом, будут получать необходимые профессиональные знания информационного, познавательного, обучающего формата, а также совершенствовать профессиональные умения и навыки. В перспективе это позволит поднять в целом престиж и качество специалистов в сфере административно-хозяйственного управления. Наше объединение выступило с инициативой внести изменения в федеральное законодательство и изучить вопрос о возможности создания специального учебного заведения, либо открыть в высших учебных заведениях факультеты и специализированные кафедры, занятые подготовкой административных управленцев совместно с Министерством образования.

 С интервью Силаковой О.В. можно ознакомиться << тут>>. 

        

Над статьей работала:

Независимый консультант «Объединения АХП» 

Лиходей Ольга Аркадьевна, 

доктор социологических наук, 

профессор, г. Санкт-Петербург.     

Назад к списку

#WORK_AREA#

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Азикар 500 инструкция по применению таблетки взрослым
  • Холодильник атлант мхм 162 инструкция по регулировке температуры
  • Ребанит инструкция по применению цена отзывы
  • Музыкальный центр самсунг max kdz110 инструкция по применению
  • Стиральная машина whirlpool awg 223 инструкция