Административное руководство учреждение это

From Wikipedia, the free encyclopedia

Administrative guidance is non-binding advice given by an administrative agency to the public regarding how best to comply with a particular law or regulation. It may also be referred to by terms such as «advice» or «recommendation.»
Guidance is often used to explain the objective or interpretation of a vague or nonspecific law or requirement.

Types of guidance documents[edit]

While guidance documents are not usually enforceable rules or requirements by themselves, they often define standards or expectations which are part of a rule or requirement. For example, a regulation might require adequate testing for relevant microorganisms in sterile containers and a guidance document would be used to explain what testing is adequate and which organisms are relevant.

Guidance documents are also used to explain internal policies or practices to simplify an organization’s interactions with other parties. For example, a guidance document could explain how to prepare a report or what information should be gathered before submitting a complaint.

Japan[edit]

Administrative guidance (行政指導, gyōsei shidō) is a Japanese government practice defined under Article 2 of the Administrative Procedure Act of 1993 as «guidance, recommendations, advice, or other acts by which an Administrative Organ may seek, within the scope of its duties or affairs under its jurisdiction, certain action or inaction on the part of specified persons in order to realize administrative aims, where such acts are not Dispositions.»^[1]

Historically, the government of Japan employed this practice in imposing its policies on individuals and organizations, implying poorer treatment for those who failed to comply with its non-binding advice.

The Act of 1993 was the first statute to specifically regulate the practice of administrative guidance. Under the Act:

• A government agency may not treat a person in an adverse manner solely because that person failed to follow administrative guidance (article 32.2).
• Administrative guidance may not be used to pressure a petitioner into withdrawing or modifying a petition once they have indicated an intent not to do so (article 33).
• The content of administrative guidance and the identity of the official responsible must be made clear to the counterparty (article 35.1).
• Verbal administrative guidance must be followed by a summary in writing if the counterparty demands it (article 35.2).

United States[edit]

In United States law, although administrative guidance is not generally binding on the public as a whole, it may serve as persuasive authority regarding the correct interpretation of the law.^[2] Additionally, if guidance has been voluntarily sought by a member of the public, it may be binding on the person who sought it.^[2]

Good guidance practice[edit]

In the United States, guidance documents published by federal agencies are required to follow a set of requirements to ensure that the documents they publish are useful and accurate.^[3] These rules are referred to as «good guidance practice» (GGP) and require specific controls. For example, agencies have to ask for public comment before publishing major guidance documents, similar to the requirements for new rules and regulations.

References[edit]

See also[edit]

• Private letter ruling
• White paper

Администрация (административное руководство) АС

Обновлено: 24.04.2023

Административное подразделение – структурная единица компании, осуществляющая документационное и административное обеспечение управления.

Цель подразделения – обеспечить эффективное управление путем поддержки и развития систем делопроизводства, информационного обмена, регламентации.

Основные направления работы подразделения:

• документооборот и информационное обеспечение бизнес-процессов;
• регламентация;
• общее администрирование.

Документооборот и информационное обеспечение

1. Обеспечение бизнес-процессов информацией:

• изготовление, копирование и тиражирование документов;
• контроль за правильностью оформления документации;
• организация согласования и утверждения в соответствии с принятыми процедурам и правилам.

1. Документооборот

• обработка документальных потоков – регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции;
• своевременная передача документации исполнителю, контроль исполнения;
• систематизация, организация хранения и поиска;
• обеспечение режима доступа к документации и использования информации.

1. Оптимизация способов и форм работы с документацией

• совершенствование нормативно-методической базы;
• автоматизация и оптимизация процессов делопроизводства.

Регламентация

Степень управляемости компании определяется способностью к изменениям на основе принятых управленческих решений. Регламентация – способ исключить необходимость принятия решения в типовых ситуациях, освобождая время руководства фирмы для реализации стратегических задач

Цель регламентации – обеспечение перехода от ручного управления к процессному подходу. Для этого задачи, решаемые руководством, специальным образом обрабатываются и документируются. Сформированный нормативно-распорядительный документ определяет пути и способы решения типовых задач.

1.2 Административный отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

1.3 Административный отдел возглавляет начальник административного отдела.

1.4 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора — директору по общим вопросам.

1.5 Административный отдел обеспечивает:
— своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— контроль исполнения документов и их оформления;
— работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

1.6 В процессе производственной деятельности административный отдел сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.

1.7 Административный отдел в процессе своей деятельности руководствуется:
— законодательством РФ;
— постановлениями государственных органов РФ;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы ме-неджмента качества предприятия;
— настоящим Положением.

2 Цель

2.1 Обеспечение результативного функционирования делопроизводства предприятия, направленное на полное удовлетворение требований по-требителей.

3 Функции и задачи

3.1 Основными задачами административного отдела предприятия являются:
— организация результативного функционирования делопроизводства;
— оперативно-организационное обслуживание руководства.

3.2 В целях реализации указанных задач административный отдел выполняет следующие функции:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— осуществляет контроль исполнения документов и их оформления;
— организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов те-кущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение;
— обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия;
— обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации;
— разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности отдела;
— обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
— проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
— осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам предприятия, руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, документирование деятельности совещательных органов предприятия, оперативно-организационное обслуживание руководства;
— контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководи-телям предприятия;
— осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
— осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
— выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4 Внутренняя структура

4.1 Штатную численность административного отдела утверждает генеральный директор.

4.2 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
— специалист по работе с документами;
— архивариус.

5 Права

Административный отдел имеет право:

5.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

5.3 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.4 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению до-кументационного обеспечения деятельности предприятия, совершенство-ванию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1 Из всех подразделений предприятия, сторонних организаций административный отдел:

— получает проекты документов и другую документацию предприятия и сторонних организаций на подпись или рассмотрение руководителями предприятия;

— передает документы предприятия и сторонних организаций после рассмотрения и принятия ре-шения руководителями предприятия.

6.2 Из отдела кадров административный отдел:

— получает графики на обучение персонала, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, положение об административном отделе;

— передает заявки по подбору персонала, заявки на обучение персонала, табель учета рабочего времени, график отпусков.

6.3 Из планово-экономического отдела административный отдел:

— получает штатное расписание, организационную структуру административного отдела;

— передает предложения по премированию работников.

7 Ответственность начальника административного отдела

7.1 Всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение разработано в соответствии с:
8.1.1 Требованиями МИ СМК 5-001.
8.1.2 Действующей на предприятии организационной структурой управ-ления.
8.1.3 Штатным расписанием административного отдела.

8.2 В настоящее Положение имеет право вносить предложения об его изме-нении заместитель генерального директора — директор по общим вопро-сам, начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения заместителем генерального директора предприятия — директором по общим вопросам.

2.1. Организация и совершенствование документационного обеспечения Глав­ного управления; формирование и поддержание единой базы данных о документах; внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработ­ки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за ав­томатизированную систему управления); контроль за соблюдением требований Ин­струкции по делопроизводству, а также архивное хранение документов Главного управления, в соответствии с Инструкцией об архивной работе в органах управле­ния, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях си­стемы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

2.3. Методическое руководство по ведению делопроизводства структурными подразделениями Главного управления.

Основные функции общего отдела

Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1. Разрабатывает (совместно с другими структурными подразделениями) ме­роприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.2. Ведет прием, учет и распределение поступающих документов.

3.3. Осуществляет передачу документов на рассмотрение руководству Главно­го управления и после получения соответствующей резолюции — исполнителям.

3.4. Ведет учет и регистрацию исходящих документов, проводит проверку правильности их оформления и отправки.

3.5. Осуществляет контроль за прохождением документов, подготовку руко­водству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах.

3.6. Ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

3.7. Осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

3.8. Разрабатывает номенклатуру дел Главного управления и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений и подчиненных (подведомственных) организаций Главного управления.

3.9. Формирует, оформляет, ведет учет и хранение дел, подготавливает и свое­временно передает дела на архивное хранение.

3.10. Проводит отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекши­ми сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

3.1 1. Проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам органи­зации работы с документами.

3.13. Организует работу архива Главного управления в соответствии с Ин­струкцией об архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

3.14. Анализирует проводимую работу, подготавливает проекты приказов по итогам работы за квартал и в целом за год.

Полномочия общего отдела.

Общий отдел в пределах своей компетенции:

4.1. Участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и иных документов в пределах своей компетенции по вопросам организации делопроизвод­ства, осуществляет контроль их исполнения.

4.2. Участвует в проверках структурных подразделений и подведомственных (подчинённых) организаций по организации делопроизводства и документационного обеспечения.

4.3. Запрашивает и получает в установленном порядке от структурных подраз­делений сведения, необходимые для выполнения возложенных задач.

4.4. В соответствии с задачами и выполняемыми по их реализации функциями осуществляет взаимодействие:

со структурными подразделениями Главного управления;

административно-правовым управлением МЧС России.

4.5. Участвует в пределах своей компетенции в осуществлении сбора, обоб­щения и анализа сведений по вопросам, находящимся в компетенции МЧС России.

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

• активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
• ответственность
• коммуникабельность
• лидерские позиции
• устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

• Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
• Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также:

  

• Какую функцию выполняет клапаны сердца как они действуют кратко

  

• Что такое вождь племени история 5 класс кратко

  

• Какие гены называют сцепленными кратко

  

• В помощь педагогу доу организация деятельности детей на прогулке старшая группа кобзева

  

• Ib проект в школе пример

Административное руководство

Cтраница 1

Административное руководство комплектованием библиотечных фондов в пределах отрасли осуществляется соответствующими министерствами, ведомствами и организациями. Их функции во многом сходны с функциями Министерства культуры, но ограничены масштабами отрасли.
 [1]

Административное руководство всей деятельностью отраслевой сети локальных центров по материаловедению осуществляется через ЦООНТИ и соответствующее главное управление министерства.
 [2]

Административное руководство деятельностью предприятий, входящих в сеть, осуществляют главные управления по принадлежности.
 [3]

Административное руководство должно решать задачу распределения и перераспределения ресурсов. Оно должно также утверждать ( если одобряет) планы, графики, бюджеты, представленные ему на рассмотрение подчиненными службами. Быстрота реакции подчиненных служб очень часто оказывается критичной для успеха операций.
 [4]

Когда административное руководство склоняется к расширению ответственности управляющих, представляющих глаза и уши высшего руководства, то централизованный контроль становится совершенно неизбежным.
 [5]

Дополнение жесткого административного руководства элементами мягкого управления открывает значительные резервы повышения прибыльности предприятий.
 [6]

НОМА обследует административное руководство.
 [7]

Общее н административное руководство осуществляют директор и его заместители.
 [8]

Заводоуправление осуществляет техническое, хозяйственное и административное руководство работой предприятия.
 [9]

Сейчас органы административного руководства ( отделы организации труда и заработной платы, планово-экономические отделы и др.) должны на научной основе готовить для трудовых коллективов предложения и рекомендации по организации труда, а не контрольные показатели, как это было раньше. Именно такие научно обоснованные и увязанные во всех отношениях комплексные рекомендации предлагаются трудовому коллективу, который после обсуждения принимает их для внедрения и предписывает руководителям обеспечить в установленные сроки их практическую реализацию. Поскольку трудовой коллектив является непосредственным исполнителем принятых рекомендаций, решения общего собрания или Совета трудового коллектива являются обязательными для всех работников данного предприятия или его структурного подразделения. Процедура принятия решения должна носить характер делового обсуждения.
 [10]

Социалистическое промышленное предприятие имеет единое административное руководство, сосредоточенное в руках директора, который является доверенным лицом социалистического государства и несет полную ответственность за производственно-хозяйственную деятельность предприятия.
 [11]

Один из путей к административному руководству проходит через коммерческую деятельность. Этот путь чаще всего начинается в сбытовой деятельности, в самом низу лестницы — в продаже товаров непосредственно покупателям.
 [12]

При этом главный механик будет осуществлять только административное руководство электротехническим персоналом предприятия; техническое руководство в этом случае осуществляется главным инженером предприятия.
 [13]

Выведение аппарата технадзора и ОТК из-под административного руководства технических руководителей производства способствует большей независимости контрольного аппарата, а следовательно, и усилению его контрольной функции.
 [14]

Иногда разногласия между фактическими хозяевами и административным руководством компаний выливаются в открытые конфликты. Правда, острые конфликты бывают редко, поскольку их стараются и умеют избегать те, у кого в руках экономическая и административная власть.
 [15]

Страницы:  

   1

   2

   3

   4