Должностные обязанности администратора – это действия сотрудника, который ежедневно координирует и контролирует работу офиса, принимает клиентов и занимается множеством других разнообразных дел. Все они должны быть сформулированы и зафиксированы в отдельной должностной инструкции.
Что это за работник и какова его роль
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37, детально описано, какую роль играет и какие обязанности выполняет администратор в организации. Именно из него можно понять, что собой представляет работа администратором, что входит в обязанности такого работника, нужен ли он организации или его можно заменить секретарем (иным специалистом). Согласно справочнику, основные задачи такого сотрудника:
- прием и консультирование посетителей;
- создание благоприятных условий для них;
- прием претензий и заявлений от визитеров.
Во многих офисах в обязанности админа также входит планирование времени посещений, печать предварительной документации.
Какую информацию должна содержать должностная инструкция
Чтобы зафиксировать права, функции и ответственность работника в организации, понадобится должностная инструкция. Этот документ имеет стандартную структуру, которой рекомендуется пользоваться при разработке любых подобных ЛНА. В него включают:
- общие положения, где прописываются требования к образованию и опыту работы принимаемого на работу лица;
- трудовые функции – они же фиксируются в трудовом договоре с работником;
- какие должностные обязанности должен выполнять администратор (рекомендуется перечислять списком). Учтите, что работа администратора (обязанности) может отличаться в зависимости от специфики компании, и это отражается в инструкции. Например, такая задача, как организация банкетов и обсуждение праздничного меню (это то, что входит в обязанности администратора зала кафе или ресторана), не будет актуальной для человека, который трудится в магазине, офисе или приемной медицинского учреждения, даже если у компании-работодателя есть своя столовая;
- права сотрудника;
- ответственность;
- заключительные положения, в которых надо прописать правила ознакомления сотрудника с инструкцией, где указано, какие обязанности входят в должность администратора.
Что должен делать и за что отвечает работник
Какие обязанности у администратора офиса? Их перечень утверждают, исходя из потребностей, хотя чиновники предлагают ориентироваться на Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. В справочнике перечислены следующие действия:
Работодатель вправе переписать этот список полностью или выбрать только те задачи, которые нужно исполнять его работнику. Также разрешается дополнять список собственными пунктами.
Пример должностной инструкции
Скачать
Как и остальные, этот сотрудник несет ответственность за:
- ненадлежащее исполнение или неисполнение функций;
- правонарушения, наказания за которые предусмотрены в административном, уголовном или гражданском законодательстве;
- причинение материального ущерба, хотя он не является материально ответственным лицом, и заключать с ним договор о материальной ответственности нельзя.
Что касается прав, то работник может запрашивать у коллег информацию, необходимую для своей работы, участвовать в обсуждении вопросов и проектов решений, просить содействия у начальства в решении возникших проблем.
Администратор проекта. Что важно для руководителя?
С ростом популярности управления проектами во все большем числе компаний мы можем встретить роли и должности, которые ранее в данных компаниях представлены не были (руководитель проекта, планировщик проекта, методолог системы управления проектами и т.д). Если ранее где-то и существовали такие роли, то выполнялись они сотрудниками, занимавшими более привычные на тот момент должности – начальниками отделов, специалистами различных категорий, инженерами и т.д.
Та же ситуация с администраторами проектов – с недавних пор такая должность стала появляться в компаниях, так или иначе реализующих проекты разного уровня сложности. Но какими же функциями наделяют сотрудников, которые занимают эту позицию?
К сожалению, зачастую должность администратора воспринимается не более чем своего рода «низшей позицией в команде». Соответственно и функции сотруднику отряжаются самые низкоквалифицированные – ручная черновая работа в режиме «принеси-подай».
Стандартной ситуацией является использование администратора проекта по принципу «свободные руки» — подготовка презентаций, выполнение локальных неожиданно «прилетевших» задач, подготовка многочисленных таблиц, в которых одни и те же цифры структурированы по-разному и т.д.
Иногда ситуация доходит до абсурда — приходилось наблюдать, как руководитель проекта регулярно отправляет администратора в магазин за чаем, печеньем и т.д., а пока тот ходит за покупками, руководитель сам выполняет его работу – к примеру, составляет протокол закончившегося совещания или обновляет Журнал контроля поручений.
Причинами всего вышеперечисленного являются некомпетентность руководителей компании в целом и руководителя проекта в частности – нет понимания того, каким функционалом можно и нужно наделять администратора для облегчения собственной работы и повышения качества системы управления проектом.
Некорректно используя администратора, руководитель проекта обрекает себя на выполнение текучки, что отнимает его время и не дает концентрироваться на прогнозировании, управлении рисками и изменениями. А это в свою очередь увеличивает вероятность возникновения проблем и непредвиденных ситуаций, требующих оперативного тушения. Получается замкнутый круг – перегружаемся текучкой, меньше «управляем будущим», получаем в будущем больше проблем, перегружаемся, решая их, не имеем времени на прогнозирование и т.д.
Вдобавок, как мы все помним, управление проектом предполагает сложную интеграцию, для осуществления которой нужно переложить на окружающих максимум текущих задач. Как бы это цинично не звучало, руководитель проекта должен быть достаточно ленивым, чтобы не делать работу за подчиненных.
Сформулируем, что же руководителю проекта в первую очередь нужно от администратора (перечисленные ниже действия указаны не в порядке убывания или возрастания приоритета, а в порядке начала их выполнения от даты начала проекта):
1. Формирование и обновление реестра контактов.
Данную задачу администратор должен начать выполнять сразу же после своего назначения, разместив реестр в рабочей области (архиве), а затем проинформировав всех участников проекта, где расположен данный реестр. Каждый сотрудник должен с первого дня иметь возможность оперативно связаться с любым участником команды. Необходимо минимизировать вероятность ситуации, когда в поисках чьего-либо контакта постоянно обращаются к руководителю проекта, тратя тем самым его время. Также грамотное ведение реестра позволяет избежать оправданий сотрудников в стиле «я не знал, как с ним связаться».
Помимо фамилий, должностей, ролей, контактных данных, в таком реестре должна быть информация о подразделениях, из которых они были привлечены на проект, ФИО их функциональных руководителей.
2. Кодировка.
Необходимо оперативно разработать правила кодирования документов и писем, а впоследствии постоянно отслеживать исполнение этих правил. Руководитель проекта должен иметь возможность максимально быстро найти нужный документ или письмо без дополнительных запросов. Часто приходится видеть, как на совещаниях при необходимости найти какой-то документ, который может разрешить возникший спор, тратится много времени на поиск – все ищут в гаджетах, начинают звонить помощникам, возникает путаница версий («это прошлая версия, она неактуальна» — «у меня ничего свежее нет!» и т.п.). Кодировка поможет минимизировать вероятность таких ситуаций.
3. Создание и ведение архива.
Администратор проекта должен поддерживать в актуальном состоянии архив (рабочую область) проекта. Структура архива должна быть максимально простой. Документы в архиве должны быть распределены по интуитивно понятным папкам и в соответствии с заданными правилами кодировки в наименованиях (см. пункт 2). Должна быть исключена ситуация, когда в архиве одновременно присутствуют папки с наименованиями, к примеру, «Рабочие материалы», «Исполнение проекта» и «Управленческая документация». Если потребуется найти протокол совещания двухнедельной давности, придется обшарить все такие папки.
Администратор проекта должен быть единственным сотрудником, который вносит документы в архив – это позволит не допустить риск путаницы в версиях.
4. Организация и протоколирование совещаний.
План проведения регулярных совещаний должен быть заблаговременно подготовлен минимум на месяц вперед, участники должны быть заранее оповещены, сформирована повестка, которая направляется участникам минимум за сутки до совещания. В ходе совещания составляется протокол, формулировки которого согласуются на месте – если оставить согласование на период после совещания, то этот период может затянуться.
Поручения из протоколов заносятся в Журнал контроля поручений – один из основных инструментов управления, и при этом один из тех инструментов, ведение которого можно на 80% переложить на администратора проектов. Именно его задачей является напоминание исполнителям о том, что подходит срок исполнения поручения, отслеживание выполнения, получение документа, подтверждающего выполнение поручения, размещение его в архиве и внесение в Журнал контроля ссылки на данный документ.
5. Сбор и обработка табелей учета рабочего времени.
Часто на проектах руководители пренебрегают таким инструментом, как табель учета рабочего времени. Однако опыт показывает, что его грамотное использование помогает руководителю проекта «держать руку на пульсе» ситуации с загрузкой команды, эффективностью отдельных сотрудников, а также позволяет с цифрами в руках обосновывать дополнительную потребность в человеческих ресурсах. Также сводный табель учета по команде в целом дает важную статистику для следующих проектов в части комплектования команды и распределения задач.
Администратор проекта должен распространить утвержденный руководителем формат табеля учета рабочего времени среди участников команды проекта и донести порядок и регулярность заполнения и отправки табеля. Впоследствии администратор проекта агрегирует информацию из табелей сотрудников в сводный табель и докладывает руководителю о таких вещах, как (ниже представлены несколько примеров):
- Регулярные переработки сотрудников (для последующего выяснения причин).
- Значительно отличающееся время выполнения схожих операций разными сотрудниками (для оценки и понимания причин и выработки мероприятий по нивелированию разницы).
- Рост времени, тратящегося на совещания и подготовку к ним (для оценки необходимости количества и длительности таких совещаний).
6. Разработка отчетных форматов.
Администратор, будучи погруженным в проект, должен предложить несколько вариантов формата отчета (как для руководителя, так и для заказчика проекта) с учетом понимания потребностей – отразить именно ту информацию, которая необходима для оценки ситуации на проекте.
7. Контроль предоставления регулярной отчетности (и отчетов по запросу), интеграция отчетов.
Данная задача коррелирует с задачей ведения Журнала контроля поручений. Администратор направляет автоматически повторяемое уведомление о подготовке и отправке отчета (оно должно приходить не менее, чем за сутки до отчетной даты), вносит соответствующий пункт в Журнал контроля поручений, а затем контролирует предоставление отчетов. В случае если отчет в срок не пришел (либо пришел, но в некорректном формате), вопрос эскалируется на руководителя проекта. В случае своевременного предоставления отчета, дальше начинается работа руководителя проекта по оценке статуса выполнения работ исполнителями.
8. Разработка и актуализация календарно-сетевой модели проекта (опционально).
Безусловно, на любом проекте должен присутствовать профессиональный планировщик, отвечающий за разработку календарно-сетевой модели, внесение в нее фактических данных выполнения работ, формирующий автоматизированную отчетность и т.д. Однако, бывают относительно небольшие проекты, выделение отдельного планировщика на которые нецелесообразно. Администратор может взять на себя ведение относительно небольшой календарно-сетевой модели. Для этого ему нужны базовые знания и навыки работы в соответствующих программных продуктах.
В случае если администратор проекта эффективно выполняет, как минимум, вышеописанные задачи, у руководителя проекта высвобождается время для прогнозирования, управления изменениями, рисками, мотивации команды и решения ключевых проблемных вопросов. При этом снижается загрузка на текучку и сиюминутные либо повторяющиеся задачи. Таким образом повышается вероятность успешной реализации проекта – чем больше удается «организовывать будущее, тем реже в этом будущем придется сталкиваться с непредвиденными проблемами.
Квалификация руководителя проекта определяется не только умением пользоваться инструментарием, представленным в различных стандартах, не только «мягкими» навыками (лидерство, умение мотивировать, коммуникабельность и т.д.). Грамотный руководитель проекта по-максимуму использует возможности подчиненных – только так он сможет увеличить отдачу от всех участников команды проекта и повысить эффективность команды в целом.
Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.
О должности
Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:
- канцелярия;
- IT-подразделение;
- секретариат;
- архивы и проч.
Сфера деятельности должностного лица
Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:
- Техника безопасности в организации.
- Корпорационная этика.
- Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.
Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.
Законодательное регулирование
Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.
Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:
- начальника хозподразделения;
- руководителя канцелярии;
- главного (старшего) администратора;
- начальника архивного отдела и проч.
План должностной инструкции
Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:
- Общие положения.
- Главные задачи деятельности.
- Функциональные обязанности специалиста.
- Права должностного лица.
- Ответственность работника.
Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.
Общие положения должностной инструкции
Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:
- Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
- Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
- Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
- Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.
Квалификационные требования к претенденту на должность
Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.
Необходимые знания и руководство к деятельности
В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:
- Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
- Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.
Главные функции должностного лица
В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:
- Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
- Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
- Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
- Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
- Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
- Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1
Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.
Первая будет выглядеть так:
- Ведение отпускного графика.
- Табельный учет.
- Контроль рабочей дисциплины в компании.
- Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
- Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
- Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
- Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
- Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
- Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
- Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
- Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
- Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
- Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
- Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2
Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:
- Общее управление административной деятельностью организации.
- Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
- Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
- Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
- Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
- Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
- Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
- Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
- Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
- Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
- Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.
Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3
И последняя версия должностных обязанностей административного директора:
- Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
- Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
- Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
- Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
- Организация рабочих мест для новых трудящихся.
- Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
- Поиск и организация тендеров.
- Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
- Оплата счетов, финансирование административных проектов.
- Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
- Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
- Организация рабочих мест.
Права специалиста
Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:
- Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
- Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
- Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
- Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
- Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.
По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.
Ответственность должностного лица
В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:
- Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
- За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
- За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.
Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.
Чтобы команда работала быстро, слажено и достигала поставленных целей, у каждого из участников должна быть определена зона ответственности, а также круг должностных обязанностей, строго соответствующих роли.
Одна из ключевых ролей – это администратор проекта.
Ниже подробно рассмотрим, что конкретно делает и за что отвечает администратор проекта в процессе его реализации.
Кто такой администратор в различных типах проектов
По факту, это отдельная штатная единица, которая координирует работу всего проекта. С одной стороны, такой функционал должен входить в круг обязанностей руководителя. И во многих сферах это действительно так.
Но бывают такие типы проектов, где координация – это сплошная рутина. Ведь даже в работе управленца много рутинных задач. Например, составление графиков и планов, дорожных карт проекта, проверка качества работ, ведение отчётности, составление и актуализация документации, смет, организация встреч и т.п. Всё это отнимает очень много времени.
Получается, что администратор – это своего рода помощник руководителя, который сможет взять на себя большинство рутинных задач. Но при этом это не офис-менеджер, так как работа по координации предполагает солидный предметный опыт и квалификацию в определённых сферах.
Основные обязанности администратора проекта
Набор обязанностей может существенно разниться в зависимости от типа проекта и состава команды, а также от используемой методологии управления (топ-10 методологий).
Если сильно упростить, что основными функциями администратора можно назвать следующие:
- планирование,
- отчётность,
- контроль задач,
- организация их исполнения.
Можно обозначить обязанности и более официально (для составления должностных обязанностей или размещения на сайтах по поиску соискателей):
- Обеспечение надлежащей коммуникации (сбор обратной связи, её структуризация и сортировка, преобразование к единому виду) между участниками команды.
- Координация деятельности членов команды по рабочим вопросам.
- Коммуникация с представителями заказчика – для своевременной реализации поставленных задач по проекту.
- Организация совещаний и командных встреч для обсуждения рабочих моментов (в рамках выбранной методологии, например, Scrum).
- Контроль и помощь в подготовке документации проекта.
- Организация и подготовка к проведению тендеров (для подготовки работы с конкретным поставщиком или заказчиком). Контроль качества документов.
- Журналирование (учёт и ведение) протоколов встреч – рабочих внутри группы и/или с участием представителей заказчика.
- Подготовка и оформление аналитической отчётности по проекту в разрезе выбранного периода (год, квартал, месяц, неделя).
- Загрузка документов и договоров в электронные системы учёта.
- Выполнение текущих поручений руководителя проекта.
- Помощь в разработке планов, задач, графиков, форм отчётности.
- Подготовка финансовых обоснований и разработка графиков финансирования, формирование списков на закупку необходимых средств/материалов.
- Сбор отчётов линейных исполнителей.
- Выявление проблем и рисков в работе проектной команды.
- Своевременная коррекция планов, сроков и базы ресурсов.
В некоторых случаях работодатели также включают в круг обязанностей проектного менеджера ответственность за материально-техническое оснащение (оборудование рабочих мест членов команды), организацию обучения и повышения квалификации (при наличии систем поощрения профессионального роста), а также подготовку планов назначений (актуально только для очень крупных проектов и задач).
Итого, получается, что администратор – это правая рука руководителя проекта. Именно он отвечает за организационные вопросы и вопросы технического обеспечения работы проекта, держит руку на пульсе и берёт на себя работу по документальному сопровождению проекта.
Ключевые навыки администратора
Как упоминалось выше, администратор – это не просто статист или помощник руководителя. Это полноценный участник команды, от которого зависит многое.
Поэтому он не может быть «просто секретарём».
Не случайно на роль координатора/администратора выбирают людей, у которых есть:
- Предметное высшее образование. Администратор должен очень хорошо разбираться в теме. Если проект строительной тематики, он должен знать всё об этапах строительных работ крупных объектов. Понимать, что и зачем нужно. Если речь о программных проектах, администратор должен не понаслышке знать об используемых фреймворках, языках программирования, IDE и др.
- Уверенное владение выбранной методологией. Конечно, хорошо, если кандидат знает разные методологии управления проектами и их нюансы. Он легко сможет адаптироваться к имеющейся (применяемой в команде).
- Опыт и уверенное владение программными продуктами, которые используются в работе – программа для визуализации бизнес-процессов, таск-менеджеры, пакет офисных программ, групповые календари, BPM-системы и т.п.
- Отличные коммуникативные навыки. Это тоже немаловажный фактор при ведении переговоров с представителями заказчиков, с членами команды, с поставщиками и другими лицами.
- Опыт в создании и ведении документации проекта – техническая документация, стандарты, формы, правки, согласования и т.п.
Что не должен делать администратор
Он точно не должен выполнять чужую работу и переделывать что-то за другими членами команды.
Очень часто происходит так, что к администратору относятся как самому бесправному участнику команды, так как он вынужден выполнять любые поручения руководителя и обслуживать его работу (в формате «принеси-подай»).
Но проблема кроется не в должностных обязанностях, а в отсутствии опыта непосредственного руководителя или в неправильном стиле его управления. Часто выбирается авторитарный стиль, так как для РФ и стран СНГ привычна «Красная» корпоративная культура («Я начальник, ты дурак»).
В реальности администратор проекта должен быть первым замом руководителя, готовым занять его место в случае отсутствия. Администратор и руководитель должны работать слаженным тандемом. Только так у них и у всей команды получится достичь высоких результатов.
Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»:
В одной из прошлых публикаций мы уже рассказали про виды Проектных офисов, цели создания и функции этой структуры. Продолжаем развивать тему и остановимся на том, какие ключевые роли используются в ПрОф и их функционале, и как построить эффективный Проектный офис.
Состав корпоративного Проектного офиса
Состав корпоративного Проектного офиса зависит от нескольких факторов: целей создания ПрОф, выполняемых им функций, существующей инфраструктуры компании, количества проектов в портфеле, управленческой зрелости компании и многих других. Мы рассмотрим возможный состав исходя из уникальных компетенций, которые могут потребоваться этому подразделению. Итак, какие уникальные компетенции могут быть полезны именно сотрудникам ПрОф:
- Коммуникации – способность договариваться о правилах, выявлять ключевую информацию, формулировать итоги совещаний и т.п.;
- Анализ и расчеты – способность рассчитывать экономическую целесообразность проектов или решений в проектах, рассчитывать доходность компании, выявлять требуемые статьи затрат или дохода;
- Документирование – способность создания понятных и полных документов для сотрудников и руководства (регламенты, методики, шаблоны и формы);
- Настройка ИСУП – способность настраивать существующие ИТ-инструменты под потребности процессов проектного управления, в том числе отчеты, представления и дашборды, реквизиты и справочники, печатные формы и другое;
- Взаимодействие с топ-менеджментом – способность презентовать результаты работы по портфелю (достижение результатов проектов, исполнение финансового плана, достижение проектных целей, использование ресурсов и прочее) на высшем уровне.
Исходя из представленных компетенций для ПрОф важно выделить несколько ключевых ролей:
- Руководитель проектного офиса (Проектный директор)
- Методолог
- Администратор проектов/программ
- Администратор ИСУП
Другие роли:
- Тренер
- Менеджер по ресурсам
- Координатор программ
- Координатор портфеля
- Аналитик
Роль: руководитель Проектного офиса (Проектный директор)
Руководитель такого подразделения как ПрОф, исходя из структуры подчинения, сам должен являться топ-менеджером или близким к нему по должности. Важно найти человека, способного не только организовать работу этого подразделения, но и на равных взаимодействовать с руководством компании, защищать интересы стратегии на уровне топ-менеджмента.
Как правило, функциями этой роли являются:
- Контроль соответствия проектов целям организации;
- Контроль процессов управления портфелем и программами;
- Организация и контроль процесса приоритезации портфеля;
- Обеспечение представления сводной отчетности по исполнению портфеля;
- Контроль применения корпоративной методологии и инструментов управления;
- Контроль сроков и качества ключевых проектов;
- Обеспечение Проектного комитета и руководителей портфеля/программ необходимой информацией для принятия решений;
- Организация работы ПрОф.
Роль: методолог Проектного офиса
Это необычайно важная роль. На эту должность должен быть назначен сотрудник с высоким уровнем экспертности в проектном управлении. Как правило, для выполнения функций методолога требуется сертификация на основе используемого стандарта или, если стандарт еще не выбран, одного из крупнейших стандартов. Именно методолог будет определять инструменты управления системой, и от его работы зависит, насколько они приживутся в организации, насколько эффективно их можно будет использовать, какую пользу они смогут принести. Очевидно, что как минимум половина успеха работы правила зависит от содержания этого правила. Поэтому работа методолога является ядром ПрОф и всего проектного управления.
Основные функции методолога:
- Формирование корпоративных стандартов и методологии их применения, в том числе описание процессов проектного управления;
- Интеграция инструментов управления проектами с другими системами менеджмента;
- Проектирование корпоративной базы знаний по проектам;
- Разработка корпоративной системы отчетности;
- Выполнение аудитов проектов;
- Внутреннее обучение и сертификация.
Нельзя не заметить, что на роль методолога должен быть назначен человек с практическим опытом как руководства проектами, так и внедрения систем проектного управления. Назначение даже очень дорогого специалиста с множеством регалий может загубить построение проектного управления, если предлагаемые методы будут несовместимы с жизнью компании, если автор методик не будет представлять живого процесса управления, проблем команд, задач руководителя.
Возможно совмещение в этой роли опытного внешнего консультанта и внутреннего сотрудника, так как для многих компаний проблематично подыскать человека с нужными компетенциями. В этом случае внешний консультант обеспечит нужный уровень экспертизы, а внутренний сотрудник не позволит использовать методы, не совместимые с культурой компании.
Роль: администратор проектов/программ
Для многих проектных офисов полезно иметь в своем составе сотрудников, которые смогут профессионально обеспечить процессы проектного управления. Особенно это важно для выполнения крупных проектов и программ, где у руководителя проекта попросту не остается на это времени. Также эта роль полезна в начале внедрения КСУП, когда важно не задавить еще слабых руководителей проектов требованиями к соблюдению внутренней методологии, а показать инструменты управления, их выгоды и наладить рост корпоративной культуры. В этих случаях необходимы такие сотрудники, как администратор проектов и программ, важнейшей компетенцией которых являются коммуникации. Ведь непосредственно через коммуникации с руководителем, Заказчиком, участниками команды проекта администратор доносит проектную культуру, прививает ее, обосновывает ее значимость и эффект.
Основные функции администратора проектов/программ:
- Поддержка процессов проектного управления, обеспечение корректности документов и процедур;
- Соблюдение корпоративной методологии (консультации руководителя) при выполнении отдельного проекта;
- Организация регулярных обязательных коммуникаций (с Заказчиком, командой, поставщиками и т.п.) и подготовка для этого необходимой отчетности;
- Поддержка документооборота;
- Актуализация базы знаний.
Роль: администратор информационной системы управления проектами (ИСУП)
ИСУП является довольно важной частью корпоративной системы управления проектами. Поэтому очень важно, чтобы работа с ИСУП была удобной, гибкой и понятной. Как правило, ИТ-решениями, их настройкой, поддержкой и обучением в организации занимается выделенное подразделение (например, ИТ-отдел), но в случае ИСУП важно обеспечить наиболее быстрое реагирование на вопросы пользователей непосредственно из ПрОф. ИТ-подразделение, наверняка, не уступит (и не должно) функции по обеспечению безопасности данных, обеспечение бесперебойной работы программного продукта. Но что касается настройки и обучения – тут важно оставить эти функции внутри ПрОф. Особенно на старте внедрения КСУП необходимо, чтобы в организации был сотрудник, свободный от другой нагрузки, способный быстро и качественно найти и представить в нужном виде информацию из системы, организовать выгрузку нужных данных, настроить регулярный отчет, справочник и т.п. Все участники проекта и заинтересованные стороны так или иначе пользуются информацией о проекте, важно помочь им делать это более эффективно, быстро и удобно.
Основные функции администратора ИСУП:
- Предоставление доступа к информационному ресурсу (в соответствии с политикой безопасности);
- Настройка функционала системы;
- Обеспечение технической поддержки (первая линия);
- Проведение обучения по использованию;
- Взаимодействие с вендором для развития системы (обсуждение технических заданий на развитие функционала, устранение дефектов, установка обновлений и т.п.).
Для наиболее гибких систем (таких, как ADVANTA) выполнять функции администратора информационной системы может человек без специальной подготовки и знания программирования. Применимо совмещение этой функции с администратором проектов, тогда администратор становится главным помощником Руководителя проекта во всеоружии: выручает и знанием методологии управления, и предоставлением нужных функций информационной системы для управления проектом. Только в этом случае важно определить главного администратора (или архитектора), который сможет контролировать общие настройки: календари, объекты, права доступа и т.п.
Дополнительные роли
В зависимости от задач ПрОф, а также требований заинтересованных сторон возможно выделение других ролей. Если в компании ведутся сложные программы или существует несколько крупных портфелей (бизнесов) целесообразно выделить администраторов портфелей, которые обеспечат централизацию информации по проектам, представят топ-менеджерам нужные данные, организуют необходимые в рамках методологии коммуникации и принятие решений. Если компании важно строго контролировать ресурсы, то возможно выделение отдельного менеджера по ресурсам, который сможет отслеживать план по использованию ресурсов (например, бюджета), контролировать риски перерасхода, своевременно выявлять экономию и информировать о ее наличии, организовывать принятие согласованных решений о перераспределении ресурсов. Для многих компаний важной функцией ПрОф является умение расчета экономической целесообразности идей, а также отслеживание экономического эффекта для реализованных проектов. В развитых Проектных офисах, как правило, существует собственный тренер по проектному управлению, который регулярно организует учебные курсы и сертификацию для проектных команд, ведь команда проекта – временное объединение людей, для которых важно понимать используемые методы и уметь их применять.
Принципы построения эффективного Проектного офиса
Исходя из вышесказанного ПрОф – важное и незаменимое звено в процессе построения КСУП. Эффективность работы Проектного офиса прямо сказывается на результатах проектов, а, значит, и достижении стратегических целей компании. Однако многие Проектные офисы умирают, так и не достигнув целей своего предназначения. Почему так происходит? В чем ошибки при организации этого подразделения и можно ли их избежать?
Посмотрим на проблему с позиции двух самых заинтересованных сторон (ролей) проектного управления и возможных заказчиков ПрОф: со стороны топ-менеджмента и со стороны Руководителя проекта и членов его команды.
Топ-менеджмент, прежде всего, ожидает от Проектного офиса возможности простого и быстрого понимания статуса управления. Например, своевременного обнаружения существующих рисков для возможности повлиять ни них. С другой стороны, топ-менеджмент ожидает трансляцию и исполнение корпоративных стандартов, чтобы управление проектами в организации было четким, слаженным, прогнозируемым.
Если после завершения процесса внедрения КСУП у высшего руководства не появляется четкой картины, как управляются проекты, количество реализованных рисков не сокращается, нет понимания по принятым решениям, а от сотрудников поступают жалобы о трудно применимых процессах, которые тормозят получения важных результатов, – такой ПрОф будет не нужен, и топ-менеджмент никогда не будет его союзником.
Руководители проектов, со своей стороны, ожидают от ПрОф, во-первых, возможности для быстрого и качественного взаимодействия с руководством, например, приемлемое время для принятия согласованного решения по важному вопросу проекта. Во-вторых, Руководители проектов ждут от применяемой методологии усиление профессионализма управления, помощи при реализации проектов, улучшения взаимодействия с Заказчиками, командой и владельцами ресурсов. Например, понятные правила для выделения ресурсов или четкая работа по распространению важной информации у Заказчика. И если после внедрения КСУП управлять проектом стало только тяжелее, не появились инструменты для упрощения взаимодействия внутри и снаружи проекта, а топ-менеджмент не может правильно реагировать на существующие риски – руководители проектов никогда не оценят ни красивые документы, ни регалии сотрудников такого ПрОф, ни современную информационную систему, как бы она ни была хороша.
Итак, как Проектному офису обеспечить обоюдовыгодное движение к потребностям этих двух ролей?
- Правильно провести проект внедрения КСУП. Именно проект – с фиксацией целей, результатов, планом коммуникаций, реестром рисков и прочими приемами управления.
- Выбрать правильную методологию и внедрять ее, обязательно пилотируя использование документов и методик.
- Использовать информационную систему управления проектами в соответствии с уровнем зрелости проектного управления, сложностью проектов и компетенциями пользователей.
- Разработать единую систему мотивации для Руководителей проектов/программ и сотрудников Корпоративного Проектного офиса.
- Непрерывно совершенствовать процессы управления: анализировать применение практик проектного управления, убирать неиспользуемые и лишние инструменты и добавлять необходимые процедуры для поддержки проектов.
Таким образом, открытие Проектного офиса с соблюдением перечисленных принципов его построения может принести вашей компании массу преимуществ. Он поможет вам эффективнее инвестировать деньги в новые проекты, тщательнее управлять сроками их реализации и добиваться достижения поставленных перед бизнесом целей.
У ADVANTA есть специально созданное решение для управления проектным офисом, которое поможет выполнить стоящие перед вами задачи и достичь стратегических целей компании.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Администратора
1. Общие положения
1.1. Администратор относится к категории специалистов.
1.2. На должность администратора принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.3. Администратор должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы организации;
- структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
- правила и методы организации обслуживания посетителей;
- виды оказываемых услуг;
- основы экономики, организации труда и управления;
- основы маркетинга и организации рекламы;
- планировку и порядок оформления помещений и витрин;
- основы эстетики и социальной психологии;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Администратор в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Администратор подчиняется непосредственно .
1.6. В период отсутствия администратора (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Обеспечение эффективного и культурного обслуживания посетителей.
2.2. Контроль за сохранностью материальных ценностей.
3. Должностные обязанности
Администратор исполняет следующие обязанности:
3.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
3.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.
3.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.
3.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
3.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.
3.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
3.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.
3.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.
3.9. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.
3.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.
4. Права
Администратор имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации.
4.2. По согласованию с непосредственным руководителем привлекать к решению поставленных перед ним задач других работников.
4.3. Запрашивать и получать от работников других структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Администратор привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1.. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.