Аутсорсинг руководство по качеству - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Благодарим за интерес, проявленный к услуге SV GROUP «Аутсорсинг системы менеджмента качества» (Аутсорсинг СМК). Целесообразно рассматривать возможность передачи на аутсорсинг СМК организациям численностью до 150 человек.

Мы можем быть вам полезны, если у вашей компании:

существуют проблемы с выходом на новые рынки в связи с требованием потребителя о наличии функционирующей СМК, сертифицированной в международном органе по сертификации;
возникают сложности с прохождением аудита потребителем;
существует потребность в регулярном реинжениринге бизнес-процессов.

Сопровождение внешнего аудита СМК

Методическая помощь и сопровождение аудитов потребителем и сертификационных аудитов

Ведение документации СМК

Разработка, внедрение и своевременная актуализация регламентирующей документации СМК

Обучение и тренинг по требованиям ISO 9001:2015

Обучение уполномоченных по СМК в подразделениях, координация деятельности ответственных лиц, повышение вовлеченности персонала

Проведение внутренних аудитов СМК

Формирование и обучение группы аудиторов, составление чек-листов, проведение внутренних аудитов.

Работа с несоответствиями

Организация работ по выявлению корневых причин несоответствий, претензионная работа

Наша задача — обеспечение принципа постоянного совершенствования СМК

До передачи процессов СМК на аутсорсинг необходимо быть уверенным в соответствии действующей системы менеджмента качества требованиям ISO 9001:2015, поэтому мы рекомендуем провести перед началом работ диагностический аудит, который позволит выявить области для доработки и улучшения функционирования СМК.

Гарантии

Сотрудники SV Group обладают большим опытом в оказании консультационных услуг в области поддержания в рабочем состоянии систем менеджмента качества на различных предприятиях.

Системы менеджмента качества, функционирующие при поддержке наших специалистов, успешно проходят инспекционные и сертификационные аудиты, а также аудиты второй стороны.

Мы уверены, что сотрудничество с нашей компании, в вопросах передачи процессов СМК на аутсорсинг, позволит системе менеджмента качества не только проходить необходимые процедуры соответствия требованиям стандарта, но и приносить ощутимую пользу повышая результативность бизнес-процессов организации.

Выгода

Своевременное выполнение процессов СМК, в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2015 позволит Вашей Организации:

Быть уверенным в прохождении сертификационного, инспекционного аудита, аудита поставщика (минимизировать риски отзыва сертификата / аннулировании результатов тендера);
Поддерживать имидж и конкурентоспособность компании;
Поддерживать ориентацию сотрудников на качество и вовлечённость персонала в достижение поставленных целей;
Осуществлять постоянный мониторинг процессов.

Перечень работ при аутсорсинге СМК

ПРОДУКТ	Этап №1 ДИАГНОСТИКА СМК	Этап №2 ДОРАБОТКА СМК (при необходимости)	Этап №3 АУТСОРСИНГ СМК (ежемесячно)
СОСТАВ РАБОТ	1. Проверка действующей нормативной базы СМК: — Политика в области качества; — Цели в области качества; — Руководство по качеству; — Регламентирующая документация СМК 2. Формирование и согласование с Заказчиком графика интервьюирования выделенных ответственных от подразделений 3. Интервьюирование владельцев процессов на местах 4. Диагностика соответствия СМК требованиям ISO 9001 с оформлением заключения по результатам 4. Формирование рекомендаций по итогам диагностического аудита. Диагностический аудит осуществляется очно.	Актуализация документированной базы СМК: — Политика в области качества, охраны окружающей среды — Цели в области качества — Руководство по качеству; — Регламентирующая документация (включая карты процессов СМК, методику оценки рисков, процедуры, требующиеся для целостности СМК, и т.д.) Примечание: Состав регламентирующей документации зависит от процессной модели, а так же от результатов диагностики СМК Разработка: — Проведение одного цикла внутренних аудитов. — Запуск процедуры мониторинга процессов. — Организация и поддержка в проведении процедуры анализа со стороны руководства. — Консультационная поддержка участников внедрения в течение 3-х месяцев после разработки. Этап требуется при значительных несоответствиях ИСМ требованиям стандартов ISO 9001	Поддержание документированной базы СМК в актуальном состоянии Ведение реестра документов СМК, перекрестных ссылок, актуализация по запросу и в случае выявления несоответствий Операционное сопровождение процессов СМК: — планирование и проведение внутреннего аудита; — планирование целей в области качества; — анализа смк со стороны руководства; — организация работы группы оценки рисков Актуализация карт процессов ИСМ Обучение руководителей и специалистов требованиям стандарта ISO 9001. Сопровождение инспекционных контролей со стороны сертификационных органов. Услуги включают себя ежемесячный выезд к Заказчику на 2 дня, а так же от 5 до 7 дней консультационных услуг в дистанционном формате
РУЗУЛЬТАТ	Отчет План мероприятий для ре-дизайна	Комплект документов согласно номенклатуре работ – пп.1-3 Отчет по результатам внедрения	Реестр документов ИСМ и актуальный комплект нормативных документов СМК Карты процессов ИСМ Комплект документов по внутренним аудитам Отчет по результатам анализа СМК со стороны руководства Реестр рисков Результаты планирования и мониторинга целей в области качества Выделенный специалист для сопровождения внешних проверок
ДЛИТЕЛЬНОСТЬ	2 чел/дня	3 месяца	ежемесячно
СТОИМОСТЬ	20000- 30000 руб.	От 50000 руб. в зависимости от результатов диагностического аудита.	25000-75000 руб в месяц. в зависимости от результатов диагностического аудита.

Источник

По разным оценкам, в мире аутсорсинг используют от 60 до 80% компаний. И при этом глобальный рынок аутсорсинга растет ежегодно более чем на 10%, в зависимости от сегмента. Это происходит за счет как расширения объемов текущего бизнеса, так и передачи на аутсорсинг новых функций.

В России ежегодной оценки размера рынка аутсорсинга пока нет, и оценить темпы его роста непросто. Если для западных компаний это привычный инструмент, который используется во многих странах с привлечением глобальных поставщиков, то отечественный бизнес пока еще тестирует аутсорсинг.

Гайд для компаний-новичков

Если вы только планируете передать что-либо на аутсорсинг, важно оценить, как минимум, три фактора.

Первый — стратегическая это функция для компании или нет.

Были примеры, когда компания хотела передать на аутсорсинг функцию продаж. Однако, изучив функционал сейлзов, стало понятно, что компания очень серьезно зависит от этого отдела, и не только от проданных «тонн и рублей», но и от сетей дилеров и дистрибуторов, через которые они осуществляли продажу.

Уникальность функции и ее важность является частью стратегии компании, а стратегические функции надо оставлять внутри бизнеса по разным причинам.

На аутсорсинг следует передавать второстепенные функции и задачи, которые принесут added value для компании, но не поставят под угрозу ее существование.

Второй фактор — насколько функция, которую можно передать на аутсорсинг, «прописана» и прозрачна.

К примеру, если у компании хаос в контактном центре, она не знает, сколько звонков потеряно и каковы темы входящих запросов, то, передав такой колл-центр на аутсорсинг, компания не выиграет ничего, потому что непонятно, как оценивать выгоду.

Перед передачей функции на аутсорсинг надо четко понимать ее задачи, точки «входа» и «выхода» при взаимодействии с остальными отделами в компании, а также что следует исправить. Для этого важно провести анализ бизнес-процессов.

И третий, очень немаловажный фактор, — это участие топ-менеджмента в принятии решения. Если руководители компании не видят целесообразности перевода функции на аутсорсинг, положительного результата от такого решения ожидать не стоит.

О важности анализа бизнес-процессов перед передачей на аутсорсинг

Анализ существующих бизнес-процессов позволит определить, насколько они стандартизированы и соответствуют действительности. Это важно, в первую очередь, для компаний В2В-сегмента, где компании работают «от клиента», и в погоне за качеством сервиса забывают о единых процессах, что влечет за собой неоправданные затраты.

Второй важный параметр анализа — поиск возможностей для оптимизации бизнес-процессов и сокращения затрат. Это можно сделать путем изменения или упрощения бизнес-процессов, убирая ненужные действия внутри процесса, и/или выводя его в более дешевый с точки зрения производства регион.

И, наконец, благодаря анализу бизнес-процессов можно определить возможности для автоматизации или диджитализации этапов либо всего процесса. Если процесс стандартизирован, и обычные методы снижения затрат уже применены или неэффективны, автоматизация может стать хорошим решением. Однако период возврата инвестиций для такого решения будет заметно более длинным, чем в первых двух вариантах. Стоит добавить, что все эти задачи, в идеале, может выполнить и поставщик аутсорсинга, которому передается функция. Конечно, если это «правильный» и стратегический партнер.

Ключевые критерии при выборе аутсорсера

К критериям выбора поставщика аутсорсинга можно отнести следующее:

наличие у поставщика опыта проведения подобных проектов;
наличие ресурсов и возможность масштабировать ресурсы;
умение сформулировать и представить решение, и способность наладить коммуникации во время тендера;
важный, но не всегда используемый критерий — чтобы решение включало лучшие практики, инновации, оптимизацию процессов и потенциальную экономию, а также возможность посмотреть в будущее — на период через год или два;
в аутсорсинге, поскольку это долгосрочное сотрудничество, очень важно совпадение культуры компаний заказчика и поставщика;
и, конечно, цена, является обязательным фактором выбора поставщика. Но лишь одним из них, а не единственным.

Знаем массу примеров, когда выбор поставщика только по критерию цены приводил к серьезным проблемам в долгосрочном периоде.

Как контролировать работу аутсорсинговой компании

Контроль качества услуг аутсорсинговой компании может состоять из двух блоков:

параметры «результата», которые можно оцифровать — KPI’s, SLA, достижение показателей бизнеса, к ним можно отнести удовлетворенность;
параметры «процесса», которые оцифровать в моменте сложнее — наличие регулярной коммуникации, обзоры бизнеса за период, наличие плана непрерывности бизнеса, в общем, все, что делает процесс предоставления сервиса прозрачным для клиента.

Оба блока важны для заказчика аутсорсинга, без регулярной коммуникации невозможно предоставлять сервис, поскольку успешность выполнения зависит не только от поставщика, но и от заказчика.

Источник

Самый ценный ресурс в любой компании – кадровый. Набор и управление собственным штатом для бизнеса является нетривиальной задачей, на которую уходит много денег, времени и сил. Есть альтернатива в виде аутсорсинга, когда ряд бизнес-процессов компании отдается на исполнение сторонним специалистам. Это просто, недорого, но требует постоянного и пристального контроля.

Когда нужен аутсорсинг

В первую очередь, стоит понять, есть ли у бизнеса необходимость в аутсорсинге. Нередко компания делегирует часть бизнес-процессов не из-за того, что в этом есть большая потребность, а по той причине, что у персонала недостаточно ответственности или понимания того, как вообще должна выполняться делегируемая задача. В результате возникает ситуация, в которой не приходится говорить об эффективном управлении персоналом на аутсорсинге – недостаточно компетентности.

Всерьез задумываться об аутсорсинге бизнес-процессов следует в перечисленных трех случаях:

У компании есть четкая система прозрачных бизнес-процессов, но недостаточно сотрудников или компетентности для увеличения эффективности выполнения этих задач.
В структуру организации внедряется новый процесс, который не относится к основным и вполне может делегироваться внешнему исполнителю при условии надлежащего контроля.
Компания недавно начала свое развитие, и есть возможность передать на аутсорсинг практически все процессы, которые не принимают прямого участия в развитии бизнеса.

Правильный выбор и грамотное управление деятельностью аутсорсера открывает возможности:

экономия времени и денег на поиск и трудоустройство своего штата;
снижение административной и финансовой нагрузки на организацию;
минимизация трудовых и налоговых рисков, лежащих на компании;
гарантия того, что бизнес-процессами займутся компетентные кадры;
нет необходимости заключать трудовые договоры с сотрудниками.

При правильном подходе к управлению аутсорсинг является отличной точкой роста для дальнейшего развития вашего бизнеса.

Подготовительные работы

Решение вопроса об управлении персоналом на аутсорсинге начинается еще задолго до того, как бизнес-процессы будут переданы внешнему исполнителю. Прежде чем это осуществить, компания должна установить ее нынешнее состояние и оценить актуальное положение дел. Это важно хотя бы по той причине, что многие предприятия не уделяют должного внимания регулярному ведению учета своих активов. Бизнес-процессы у них протекают не прозрачно, из-за чего плохо подлежат управлению и контролю. Если передать их на аутсорс в таком виде, взаимодействие с внешними исполнителями будет неэффективным, а попытки управления не приведут к нужному результату.

Если на данный момент с бизнес-процессами и отчетностью в компании полный порядок, можно переходить к следующему ключевому фактору. Это определение принципов, используемых при управлении аутсорсинговым контрактом. Так, во избежание риска утраты контроля над отданным бизнес-процессом, важно заранее установить аутсорсинговой компании определенные рамки, за которые он не имеет права выходить при выполнении задачи. Если этого не сделать, у аутсорсера возникнет неограниченная свобода действий в отношении ваших процессов, результат работы персонала станет менее предсказуемым, что, в свою очередь, затруднит мониторинг и управление.

Как выбрать исполнителя

Чтобы в дальнейшем облегчить контроль за персоналом на аутсорсинге, нужно изначально выбрать компанию, с которой не возникнет серьезных проблем. Важно учитывать следующие факторы:

Надежность аутсорсера. Важное качество, обратно пропорционально риску сотрудничества с аутсорсинговой компанией, а также оказывающее влияние на легкость дальнейшего управления и контроля за ее деятельностью.
Стоимость оказания услуг. Не самый ключевой параметр, но все же заслуживает внимания при рассмотрении нескольких схожих исполнителей. В таком случае имеет смысл отдать предпочтение компании, услуги которой наиболее доступны.
Финансовое состояние. Если аутсорсинговая компания имеет финансовые проблемы, то есть большой риск того, что выполнение делегированных ей бизнес-процессов сильно затянется либо вообще остановится, и ни о каком управлении речи быть не может.
Репутация и отзывы. Не стоит смотреть, что компания пишет о себе сама. Читайте отзывы на независимых площадках в интернете, узнавайте, какие бизнесы пользовались услугами, заодно проще будет понять, какие технологии управления они использовали в работе.
Компетентность персонала. Само собой персонал аутсорсинговой компании должен быть достаточно компетентен в той отрасли, в которой находятся делегируемые вами бизнес-процессы.

Настоятельно рекомендуется провести подсчеты и сравнить, что для компании обойдется дешевле – найм и содержание собственного персонала с регулярным обучением либо услуги аутсорсера. Если вы нашли ответственного исполнителя, и пользование его услугами будет экономически целесообразно для компании, можно переходить к следующему шагу – заключение договора.

Заключение договора

Обязательным условием взаимодействия с аутсорсером является заключение официального договора. Как правило, в этом случае используется договор подряда либо возмездного оказания услуг между двумя организациями. Важно, чтобы предметом контракта было именно оказание услуг, а не аренда персонала, так как в противном случае речь будет идти о другом явлении – аутстаффинге. Договор заключается в письменной форме на любой срок, который нужен заказчику.

Чтобы при дальнейшем управлении деятельностью аутсорсера не возникло никаких затруднений, нужно подробно описать в договоре перечень работ, выполняемых сотрудниками аутсорсинговой организации. Кроме перечня услуг, подробно перечисляется стоимость и сроки их оказания. Также важно детально описать ответственность обеих сторон и условия, на которых договор может быть расторгнут до достижения срока его окончания. Здесь используются нормы из глав 37 и 39 ГК РФ.

Есть один важный момент – если в процессе получения услуг аутсорсера у заказчика возникнет потребность в выполнении дополнительных задач, не прописанных в договоре, за них придется заплатить отдельно. Именно поэтому при составлении контракта нужно быть предельно точным и максимально подробно описывать результат, который вы хотите получить. Это же поможет в дальнейшем и в мониторинге за деятельностью аутсорсера.

Во избежание возможных проблем при управлении персоналом аутсорсинговой компании стоит провести инструктаж для сотрудников-аутсорсеров касательно выполнения делегированных бизнес-процессов. При этом учтите, что специалисты могут игнорировать должностные инструкции и правила внутреннего распорядка вашей компании при выполнении своей работы, так как не обязаны им подчиняться. Их основная задача – качественно оказать услуги, описанные в договоре. Это ограничение можно обойти, если сделать документы, описывающие внутренние правила компании, частью договора. В данном случае персонал аутсорсера будет обязан им следовать.

Управление аутсорсингом

На этом этапе предполагается, что компания подписала контракт с аутсорсинговой фирмой, после чего исполнитель перешел к работе. Возникает вопрос – как контролировать эффективность услуг, оказываемых аутсорсером? В первую очередь, определите человека, который возьмет на себя роль управляющего. Как правило, в современных компаниях эту функцию выполняет IT-руководитель в соответствии с возложенными на него обязанностями и предоставленными полномочиями. От его действий зависит успешность переданного на аутсорсинг проекта, именно он управляет процессом. В связи с этим эту позицию должен занимать ответственный и квалифицированный человек.

Второй момент – формирование рабочей группы на стороне заказчика. Задачей людей, входящих в состав этой группы, является постоянный контроль деятельности аутсорсинговой компании, учет ее действий, проверка соблюдения обязательств, прописанных в договоре, оценка уровня сервиса, контроль внесения корректировок по результатам проведенных проверок и выявленных ошибок. В зависимости от объема работ, возложенных на аутсорсинговую компанию, рабочая группа может состоять из одного или нескольких сотрудников. Аналогичную группу или специалиста в лице сервис-менеджера должна предоставлять и аутсорсинговая компания, если это серьезный бизнес.

Третий момент – это создание условий, в которых руководство бизнеса будет принимать активное участие в управлении аутсорсинговым персоналом. Нередко возникает ситуация, когда высокое руководство не считает нужным участвовать в таких вопросах, и привлечь его бывает очень сложно. Несмотря на это, важно, чтобы руководство было не только в курсе текущей ситуации по бизнес-процессам, переданным на аутсорсинг, но и информировало компанию-исполнителя о возможных изменениях в структуре обслуживаемого бизнеса. Это может быть расширение географии работы, открытие новых рынков и видов деятельности. Такая открытость сильно помогает в управлении.

Обязательно составьте чек-лист по каждому делегированному бизнес-процессу и регулярно проверяйте, в насколько полном объеме персонал на аутсорсинге выполняет поставленные задачи.

Заключение

Многие руководители испытывают страх перед аутсорсингом, полагая, что потеряют контроль над переданным на аутсорс бизнес-процессом. Но если подумать, в том же такси решения принимает не водитель, а клиент. Так и у вас всегда будет возможность управлять взаимоотношениями с аутсорсером, и если взглянуть на этот рынок шире, станет понятно, что инструментов управления персоналом на аутсорсинге заметно больше, чем способов контролировать своих же сотрудников.

Источник

Современному бизнесу не всегда выгодно иметь собственный штат работников всех направлений. На практике в ряде случаев это экономически нецелесообразно и нерентабельно, особенно когда речь идет о мелких фирмах. Очень часто на предприятиях нет даже своего бухгалтера, не говоря об IT-специалистах, юристах, маркетологах. Однако отсутствие своих сотрудников не мешает таким компаниям успешно работать и развиваться. Помогает в этом аутсорсинг, ставший популярным в России сравнительно недавно.

В сегодняшней статье разберемся, что такое аутсорсинг, зачем его применяют и какие функции делегируют сторонним специалистам, сколько это стоит. Также вы узнаете, как выбрать аутсорсера и избежать при этом ошибок.

Что такое аутсорсинг

Термин «аутсорсинг» происходит от английского слова outsourcing (outer-source-using) и дословно переводится как использование внешнего ресурса.

Аутсорсинг – это передача компанией на основании договора определенных функций в рамках предпринимательской деятельности другой организации, которая работает в соответствующей сфере в качестве исполнителя.

Аутсорсинговая компания – это фирма, которая предоставляет в аренду клиенту собственных сотрудников. Специалисты могут иметь абсолютно разные профессии. При заключении договора заказчик ставит задачу аутсорсинговой компании с изложением требований к персоналу и цели его пребывания на фирме. Аутсорсер направляет подходящих сотрудников, которые работают на клиента определенное время согласно договору аутсорса.

Аутсорсинг

Процесс аутсорсинга предполагает привлечение сторонних квалифицированных специалистов для выполнения каких-либо важных для компании функций. Таким образом, организации концентрируются на выполнении профильных задач (например, производство продукции, оказание услуг), а остальные операции делегируют внешнему подрядчику.

Компании может быть невыгодно держать собственную службу безопасности, тогда она заключает договор с частным охранным предприятием. Это позволяет организовывать хорошую охрану, сэкономив ресурсы на подборе и содержании собственного отдела.

История аутсорсинга

Считается, что у истоков практического аутсорсинга в 30-х годах ХХ века стояли известные менеджеры, конкурирующие друг с другом, – Генри Форд и Альфред Слоун. В этот период стало окончательно ясно, что ни одно крупное предприятие не может выполнять сразу все функции самостоятельно, и передача отдельных задач специализированным организациям является вполне целесообразной. Благодаря этому компания General Motors под руководством А. Слоуна смогла завоевать американский рынок всего за несколько лет.

Альфред Притчард Слоун

По другой версии, начало эпохи аутсорсинга в бизнесе датируется 60-ми годами ХХ века, когда на крупных предприятиях стали появляться центры по электронной обработке информации. Именно они в будущем стали предоставлять более мелким компаниям различные услуги.

На сегодняшний день безусловным лидером в сфере аутсорсинга является одно из подразделений корпорации IBM – IBM Global Services. Еще в 1997 году ее оборот превышал 25 млрд долларов, а число сотрудников составляло более 110 тысяч в 160 странах.

Для чего нужен аутсорсинг

Аутсорсинг – это длительное сотрудничество со сторонними компаниями. В отличие от договора подряда, договор аутсорсинга заключается не менее, чем на 1 год. Именно такой минимальный период привлечения сотрудников извне.

Благодаря аутсорсингу компании имеют возможность решать следующие задачи:

Задачи

успешно выполнять функции, в которых некомпетентны штатные сотрудники;
освобождать специалистов от текущих обязанностей, которые не относятся к их профессиональной сфере;
концентрироваться на основных вопросах бизнеса;
получать профессиональную помощь на этапе открытия компании, филиала, нового склада, офиса либо производства;
поддерживать стабильный спрос на товары и услуги или повышать его;
проводить переговоры с потенциальными клиентами;
демонстрировать продукцию массовому потребителю;
повышать качество сервиса и продукции.

Аутсорсинг бизнес-процессов необходим, если:

у малого бизнеса недостаточно финансов на содержание и оплату труда сотрудников всех необходимых подразделений;
в компании много дополнительных направлений деятельности, которые напрямую не приносят прибыли, при этом негативно отражаются на общей отчетности, а их своевременное сопровождение и обслуживание обязательно;
фирма нуждается в сокращении штата или части расходов на оплату труда;
предприятие испытывает трудности с поиском персонала по некоторым специальностям;
организация стремится достичь определенного уровня средней заработной платы.

Если оплачивать услуги аутсорсинговой компании выгоднее, чем содержать собственных специалистов в штате, целесообразно заключить договор с внешней компанией.

Как работает аутсорсинг

В процессе организации аутсорсинга на предприятии можно выделить три основных этапа:

Этапы организации

Подготовка к передаче дел аутсорсеру.
Выбор аутсорсинговой фирмы.
Работа аутсорсера.

На первом этапе компании нужно определить, какие процессы будут переданы аутсорсеру, какие ожидаются результаты и в какие сроки.

Передавать на аутсорсинг можно практически любые бизнес-процессы и функции. Это может быть бухгалтерский учет, маркетинг, менеджмент, PR, IT, HR, делопроизводство, клининг, охрана, питание персонала и многое другое.

Важное правило! Ни в коем случае нельзя передавать ключевые функции бизнеса, в том числе управление, на исполнение сторонней организации.

Обязательная составляющая подготовительного этапа – составление технического задания. Это документ, в котором должен быть обозначен делегируемый бизнес-процесс, а также критерии качества исполнения функций и допустимые отклонения. Благодаря техническому заданию стороны смогут понять, насколько эффективно их сотрудничество.

Определение процессов

На втором этапе компания переходит к самом важному – поиску и выбору аутсорсера. Здесь имеет значение два параметра: экспертность и опыт провайдера. При поиске можно ориентироваться на отраслевые рейтинги в зависимости от делегируемых функций. Кандидатов следует отобрать после изучения прайс-листов, условий сотрудничества, опыта и отзывов клиентов.

Если компания-аутсорсер находится в том же городе, не помешает посетить офис компании и встретиться с ее представителями лично, познакомиться и пообщаться со специалистами. При заключении контракта стоит обратить внимание на пункты, где описаны обязанности, ответственность, права сторон и заработок аутсорсера.

На третьем этапе начинается плотная работа компании-заказчика и аутсорсера. Схема очень простая:

Клиент обращается в аутсорсинговую фирму с техническим заданием.
Аутсорсинговая фирма назначает менеджера проекта.
Менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам, предоставляет консультации и полностью координирует работу.

К основным функциям менеджера проекта можно отнести:

Функции менеджера

обработку обращений и запросов клиента;
работу с персоналом: обучение кадров, формирование команды, оперативная замена сотрудников в случае необходимости, организация бесперебойной работы;
контроль качества работы коллектива: отслеживание выполнения KPI, своевременное реагирование и устранение проблем;
повышение эффективности бизнес-процессов;
подготовка отчетов для клиента о выполнении работ.

Также провайдер гарантирует:

обеспечение персонала всем необходимым для выполнения возложенных функций;
соблюдение норм охраны труда и обеспечение безопасных условий работы;
постановка задач сотрудникам и контроль за их выполнением;
отстранение сотрудников, нарушающих статью 76 ТК РФ;
расследование несчастных случаев.

При этом компания-заказчик просто оплачивает услуги аутсорсинговой организации на основании первичных бухгалтерских документов. Немаловажно установить собственный контроль качества выполняемых работ. Для этого на предприятии может начать работу свой штаб.

Какие функции передаются на аутсорсинг

Сторонним исполнителям чаще всего передаются следующие распространенные функции и задачи бизнеса:

Передача функций

обеспечение и производство:
- логистика,
- транспортировка,
- изготовление деталей,
- ремонтные работы,
- обслуживание оборудования,
- энергетическое хозяйство;
развитие, административная и сопутствующая деятельность компании:
- реклама,
- маркетинг,
- бухгалтерия и бухгалтерские функции,
- юриспруденция,
- управление,
- подбор персонала,
- переводы;
- проектирование;
- разработка программного обеспечения;
- интернет и IT;
обеспечение рабочего процесса:
- клининг,
- курьерская деятельность,
- заполнение баз данных,
- питание,
- охрана,
- ручной труд.

Виды аутсорсинга

Привлекая сторонние компании для выполнения второстепенных задач, организации имеют возможность сосредоточиться на основных процессах бизнеса и существенно повысить их эффективность. В этом разделе статьи рассмотрим основные виды аутсорсинга.

Разновидности

Производственный аутсорсинг

Внештатным сотрудникам передаются производственные функции, такие как выпуск изделий под брендом компании, изготовление комплектующих и запасных деталей, технологический процесс, обеспечение производственной деятельности. Таким образом производители получают возможность передавать подобные нерентабельные направления производства сторонним фирмам, чтобы экономить и концентрироваться на основных задачах бизнеса.

Данный вид аутсорсинга подходит для крупных производственных компаний. Чаще всего они передают на аутсорсинг выполнение работ на отдельных ступенях изготовления продукции.

Управленческий аутсорсинг

Управленческий

Также его называют аутсорсинг управления знаниями. Это делегирование сторонним организациям процессов бизнеса, связанных с анализом данных, статистики или какой-то информации, которая может быть взята за основу в качестве источника при составлении обоснований для принятия тех или иных решений по части управления, инвестирования, стратегического планирования компании.

По геополитическим критериям

Геополитический фактор позволяет разделить аутсорсинг еще на несколько видов:

внутренний аутсорсинг – обязанности поручаются сторонним фирмам в рамках одной страны;
международный аутсорсинг – функции передаются иностранной компании по причине того, что на внутреннем рынке наблюдается дефицит или полное отсутствие аналогичных услуг;
оффшорный аутсорсинг – вид международного аутсорсинга, при котором привлекается дешевая рабочая сила и другие ресурсы. Распространен в Китае, Египте, Индии, Пакистане, Украине, Румынии, России, на Филиппинах.

По объему выполняемых работ

Объем делегируемых задач также дает возможность разбить аутсорсинг на несколько видов:

полный аутсорсинг – полная передача отраслевых дел привлеченной компании и ее полная ответственность перед клиентом;
частичный аутсорсинг – на стороннюю фирму возлагается лишь часть обязанностей без доступа ко всей организации;
совместный аутсорсинг – внешней компании передается часть функций определенной области по субдоговорам;
промежуточный аутсорсинг – предполагает перевод части штатных сотрудников под контроль аутсорсинговой фирмы.

По формату сотрудничества

Сотрудничество

В зависимости от того, на каких условиях будут сотрудничать компания заказчик с аутсорсинговой фирмой, выделяют следующий виды аутсорсинга:

подбор временного персонала – сторонние сотрудники привлекаются на период выполнения определенных обязанностей (например, отчетный период в бухгалтерии), под конкретный проект или на сезон горячих продаж;
лизинг персонала – от предыдущего вида отличается более длительным сроком найма работников: от 3 месяцев до нескольких лет;
аутстаффинг – сотрудники переводятся из штата аутсорсинговой компании в штат фирмы-клиента без юридического изменения условий работы или увольнения.

Процессуальный аутсорсинг

Этот вид аутсорсинга наиболее распространенный, т. к. включает самый широкий перечень непрофильных функций, которые могут быть переданы в ответственность сторонним специалистам.

Процессуальный

В зависимости от бизнес-процессов, существует ряд видов процессуального аутсорсинга:

финансовый или бухгалтерский аутсорсинг – банковские процедуры и процедуры налогообложения, аудит, бухгалтерский учет, подготовка налоговых документов, расчет и выплаты зарплат сотрудников;
логистический аутсорсинг – поставки, отслеживание товаров, применение системы трекинга, разработка и оптимизация маршрутов;
ИТ-аутсорсинг – обслуживание компьютерных и IT систем, наладка сетевого оборудования, разработка, установка, обновление ПО, контроль исправности работы сайтов и других интернет-ресурсов компании;
технический аутсорсинг – обслуживание и ремонт оборудования и коммуникационных систем предприятия;
сервисный аутсорсинг – техническая поддержка клиентов, организация работы call-центров;
маркетинговый аутсорсинг – изучение рынка и конкурентов, разработка стратегий продвижения, планирование и запуск рекламных кампаний;
аутсорсинг продаж (телемаркетинг) – поиск клиентов и ведение переговоров с покупателями, составление клиентской базы, заключение договоров и другие функции отдела продаж;
юридический аутсорсинг – подготовка и оформление юридической документации в соответствии с требованиями действующего законодательства, проверка потенциальных партнеров, представление интересов компании в государственных органах и судах;
кадровый аутсорсинг (HR-аутсорсинг или аутсорсинг персонала) – подбор и найм сотрудников, анализ личной эффективности и продуктивности работников, помощь молодым сотрудникам в налаживании отношений с коллективом и адаптации на рабочем месте;
аутсорсинг ВЭД – ведение внешнеэкономической деятельности предприятия;
охранный аутсорсинг – обеспечение комплексной безопасности компании, в частности ее материальных ценностей и персонала;
клининговый аутсорсинг – организация регулярной уборки помещений и территории предприятия;
аутсорсинг охраны труда – организация обеспечения безопасности труда сотрудников компании;
аутсорсинг питания – организация питания персонала, кейтеринг;
узкоспециализированный аутсорсинг – привлечение сторонних специалистов к выполнению узких задач: перевод текстов, дизайн сайта и т. д.

Отличие аутсорсинга от других видов помощи

Бизнес может привлекать к выполнению определенных функций сторонних исполнителей, но не всегда помощь извне является аутсорсингом. Далее в статье рассмотрим, с чем чаще всего путают этот термин.

Отличие

Дропшиппинг. Представляет собой систему посредничества между поставщиком и конечным потребителем, при которой дропшиппер перепродает продукцию других компаний и зарабатывает за счет скидки при закупке у поставщика или собственной наценки. Пользуются ею в основном интернет-магазины. Такую схему работы нельзя назвать аутсорсингом, т. к. дропшиппер по сути не выполняет функций отдела продаж компании, не несет перед ней ответственности, а просто перепродает товар с выгодой для себя.
Фриланс. Это вид трудоустройства, при котором исполнитель самостоятельно оказывает услуги заказчику, не работая при этом в аутсорсинговой компании и зачастую не заключая соглашение с клиентом. Фрилансер может работать по аутсорсингу, если между ним и заказчиком подписывается соответствующий договор.
Инсорсинг. Предполагает создание внутри компании специального отдела для решения поставленной задачи. В этом случае сторонний персонал не привлекается. Отдел формируется из трудовых ресурсов организации или путем найма необходимых специалистов. В любой момент такое структурное подразделение может быть расформировано и передано на аутсорсинг.
Аутстаффинг. Данный тип сотрудничества подразумевает заключение соглашения между заказчиком и аутстаффинговой компанией не об оказании услуг, как в аутсорсинге, а о предоставлении персонала под определенные рабочие места. Согласно ему сотрудники числятся в штате аутстаффера, но фактически работают на предприятии клиента. Простыми словами, аутстаффинг – это аренда сотрудников.

Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги

Стоимость аутсорсинга варьируется прежде всего в зависимости от сферы оказания услуг, должностных обязанностей привлеченного сотрудника, срока действия договора и местоположения фирмы. Выделяют три формы оплаты в рамках сотрудничества с аутсорсинговой компанией.

Взаиморасчет

Сдельная оплата. Заказчик оплачивает фактически выполненную работу. При такой форме оплаты в договоре обязательно прописывается необходимый объем работы и ожидаемый результат. Например, IT-аутсорсинг предполагает оплату за каждую единицу техники, которую обслуживает аутсорсер. Так, качественное обслуживание настольного ПК (системный блок и монитор) в средней полосе России обойдется от 600 до 1500 рублей, сервера – от 2000 до 8000 рублей.
Почасовая оплата. Единицей труда в данном случае является час работы специалиста. Эту форму оплаты чаще всего выбирают для аутсорсинга персонала. Вот примерная стоимость часа работы специалистов: повар – от 300 руб., логист – от 149 руб., дистрибьютор – от 135 руб.
Оплата за период. Когда невозможно знать, сколько времени потребуется на решение поставленной задачи, применяют оплату услуг за отработанный период. Например, представление интересов клиента в суде – оплата рассчитывается с учетом того, сколько времени юрист потратил на подготовку к заседаниям и непосредственно в здании суда. Один час работы юриста обойдется от 600 рублей.

За что аутсорсинговые компании берут деньги:

выполненная задача;
реализованный проект;
анализ и наполнение клиентской базы заказчика;
успешные переговоры с клиентом;
успешное проведение сделки;
помощь в организации и постоянной поддержке продаж.

Как перейти на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг – непростой процесс, который условно можно разделить на несколько этапов. Дальше в статье разберем каждый из них.

Этап 1. Анализ работы компании и объективная оценка необходимости перехода к аутсорсингу

На данном этапе нужно проверить и посчитать затраты на содержания штата сотрудников каждого отдела или структурного подразделения, сопоставить их со стоимостью услуг аутсорсера. Только после этого оценивается потребность в передаче определенных функций или сфер на аутсорсинг.

Нужно проанализировать плюсы и минусы, риски и потенциальные возможности, сравнить вводные данные, в т. ч. финансовые, при передаче функций на аутсорсинг и самостоятельном их выполнении. Также требуется сформулировать цели и задачи проекта, организовать рабочую группу и назначить ее руководителя. Окончательное решение принимает владелец бизнеса или генеральный директор компании.

На этом этапе предстоит составить перечень требований к аутсорсинговой компании, изучить рынок таких фирм и указать несколько наиболее подходящих кандидатов в партнеры. По каждому из них нужно узнать:

репутацию;
наличие лицензии и страховки;
отзывы клиентов.

С фирмами, которые пройдут этот отбор, нужно будет провести переговоры об условиях сотрудничества, времени исполнения задач, ресурсах, способе управления и ценах на услуги.

Этап 4. Заключение договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга заключается исключительно в письменной форме. Юридический документ должен содержать следующие данные:

наименования компаний с обеих сторон и основания их деятельности;
список услуг, которые передаются на аутсорсинг;
объем услуг или порядок его определения;
сумма контракта – твердая, в пропорции или отсылка к прайс-листу компании-аутсорсера;
обязанности и права сторон;
ответственность за невыполнение обязательств каждой из сторон, штрафные санкции;
время действия договора (обычно 1 год);
порядок разрешения споров;
порядок внесения изменений и расторжения соглашения;
реквизиты, печати и подписи обеих сторон.

После подписания договора компания-заказчик предоставляет аутсорсеру необходимую информацию для скорейшего погружения в процесс привлеченных специалистов.

Этап 5. Переход к новому формату

Важно поработать с командой компании, провести разъяснительную беседу, поставить в известность персонал об изменениях, показать, чего именно они коснутся, ознакомить под роспись с новыми рабочими документами. Если переход на аутсорсинг предполагает сокращение части сотрудников, нужно деликатно поставить в известность тех людей, которые будут уволены.

Новый формат

Также на этом этапе начинают разрабатываться необходимые положения и документы, в т. ч. новое рабочее расписание, планы мероприятий по ведению проекта, создаются новые должностные инструкции или вносятся изменения в имеющиеся.

Этап 6. Контроль работы внештатных специалистов

Выполнение возложенных на аутсорсинговую компанию функций нужно контролировать. Для этого в компании выделяется сотрудник или организовывается целый департамент, который отслеживает работу внешних специалистов и регулярно предоставляет руководству отчеты. В них может содержаться такая информация:

мониторинг эффективности аутсорсинга с использованием обратной связи от поставщиков услуг, руководителей и штатных работников;
анализ результатов работы аутсорсера, их сопоставление с планируемыми показателями эффективности;
сведенья о промежуточных результатах реализации проекта.

Благодаря таким отчетам можно вовремя заметить недостатки в организации работы, выявить их причины и устранить.

Этап 7. Оплата услуг аутсорсера

После выполнения всех возложенных на компанию-аутсорсера функций производится оплата предоставленных услуг согласно договору. Также непосредственно после заключения контракта может вноситься предоплата, если это предусмотрено условиями.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг выгоден как заказчику услуги, так и непосредственно компании-аутсорсеру. Разберемся, какие плюсы получают обе стороны.

Плюсы

Минусы

Преимущества аутсорсинга для бизнеса:

работу выполняет опытный узкий специалист в соответствующей отрасли;
исключена ситуация, когда важный для компании сотрудник уходит на больничный, в отпуск или просто увольняется;
возможность компании сосредоточиться на решении основных задач бизнеса;
экономия средств на поиск штатных сотрудников, их обучение, заработную плату, оборудование рабочего места;
возможность снизить расходы на налоги и отчисления в государственные фонды, которые работодатель ежемесячно оплачивает за каждого штатного работника;
прозрачная система оплаты услуг аутсорсера: за фактически выполненную работу, почасово или за определенный период;
возможность расторгнуть контракт в любое время – это легче, чем уволить штатного сотрудника.

Преимущества для аутсорсеров:

постоянные клиенты, количество которых ограничивается только штатом организации и возможностями;
долгосрочные договоры, которые гарантируют, что клиент не пропадет;
цены на услуги, которые зачастую выгоднее для клиентов, чем содержание собственных сотрудников.

Есть у аутсорсинга и недостатки:

нельзя отдать привлеченному специалисту никакие задачи, которые не прописаны в договоре;
могут возникать трудности с внедрением внештатного работника в нюансы деятельности фирмы;
невозможно лично выбрать и привести людей, которые будут работать над проектом на аутсорсе;
в случае ограниченного предложения на рынке аутсорсеры могут оказывать некачественные услуги или завышать цены;
могут быть простои из-за ожидания внештатного специалиста;
риск утечки конфиденциальной информации;
контроль выполнения задач может быть осложнен, если привлеченные специалисты работают удаленно;
риск приостановления деятельности компании-аутсорсера в процессе выполнения возложенных функций;
отсутствие четкой законодательной базы;
сложность выбора организации.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Выбор поставщика аутсорсинговых услуг – важнейший этап при переходе на аутсорсинг. Поэтому стоит уделить особое внимание анализу кандидатов, прежде чем делать окончательный выбор провайдера. Вот какие параметры и маркеры предстоит проанализировать, чтобы сделать вывод и выбрать наилучшего аутсорсера.

Параметры

Стаж работы аутсорсинговой компании, репутация, благодарности и отзывы от клиентов.
Скорость реагирования на запросы консультирования и удаленного администрирования. Это особенно актуально, когда услуги предполагают выезд специалиста к клиенту.
Уровень профессионализма конечных исполнителей, методы контроля персонала со стороны аутсорсера.
Пути взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании в непредвиденных ситуациях.
Какие услуги могут быть включены в договор, а за что придется платить дополнительно.
Порядок расторжения договора.
Наличие и система работы внутренней системы безопасности на фирме аутсорсера.
Содержимое сайта компании, список партнеров, портфолио, кейсы.

Для сравнения нескольких кандидатов удобно составить таблицу и вносить туда данные о каждой фирме. Благодаря этому удастся структурировать информацию, проанализировать ее и сделать правильный выбор.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга не имеет строгой формы, поэтому каждая компания составляет его по своему усмотрению. Выше мы говорили уже частично о том, что должно быть включено в контракт.

Заключение договора

Чтобы избежать проблем на этапе сотрудничества с аутсорсинговой фирмой, при заключении договора стоит упомянуть следующие моменты:

полное наименование сторон, юридический и фактический адрес;
перечень услуг, который поставщик обязуется предоставить;
требуемый опыт работы и квалификация специалистов;
объем работ;
конечный срок выполнения работ, оказания услуг или завершения проекта;
общая цена договора, тарифный план и порядок оплаты;
штрафы и другие санкции на случай невыполнения обязательств;
обязательное подписание договора о конфиденциальности информации;
срок действия договора, условия его расторжения.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг

Аутсорсинг предполагает значительные изменения на предприятии. В этом процессе сложно учесть абсолютно все аспекты, поэтому рассмотрим подробнее самые распространенные ошибки и разберем, как их избежать.

Ошибки

Преждевременное сокращение штата.

Оптимально постепенное изменение формата работы. Резкие штатные перемены могут негативно отразиться на деятельности компании, а отдельные сотрудники могут еще понадобиться.
Аутсорсинг без четких сроков.

Очень важно оговаривать с аутсорсером, в какой срок или к какому времени нужен готовый результат. Это актуально для любых задач: от ремонта оборудования до сдачи отчетности или обслуживания сайта.
Заключение договора без указания ответственности сторон.

Прописанная в контракте ответственность сторон повышает продуктивность выполнения работ или оказания услуг.
Переход на аутсорсинг без учета плюсов и минусов.

Перед принятием решения о переходе на аутсорсинг обязательно нужно провести тщательный анализ деятельности предприятия.
Низкое качество работ или услуг.

Оценить квалификацию и профессионализм конечных исполнителей заранее невозможно. Чтобы в конечном итоге избежать убытков, стоит сначала заключить договор подряда, если это возможно, и только по итогам временного сотрудничества поднимать вопрос подписания договора аутсорсинга.

Учет расходов на аутсорсинг

Различают бухгалтерский и налоговый учет расходов на аутсорсинг. Ниже в статье рассмотрим оба варианта.

Учет

Бухгалтерский учет предполагает, что принимаемая к вычету стоимость выполненных по договору аутсорсинга работ или оказанных услуг без НДС зачастую включается в расходы по обычным видам деятельности. Чаще всего эти траты относят к косвенным расходам. Также они могут быть отнесены к:

управленческим расходам (например, юридические услуги);
общепроизводственным расходам (например, услуги по техническому обслуживанию);
расходам на продажу (например, услуги курьерской доставки).

Для признания расходов в периоде составляется акт приемки-сдачи работ / услуг или другой соответствующий первичный документ. Если договор предполагает ежемесячный фиксированный платеж, то вместо акта для признания расходов ежемесячно составляется бухгалтерская справка с указанием суммы, равной месячной оплате минус НДС на последнее число каждого месяца (до окончания времени действия договора).

Налоговый учет подразумевает, что при расчете налога на прибыль стоимость выполненных работ или оказанных услуг в рамках договора аутсорсинга учитывается в:

материальных расходах при производственном характере работ или услуг (например, IT-услуги или обслуживание производственных установок);
стоимости материалов при условии, что работы или услуги связаны с приобретением материальных ресурсов (например, доставка материалов до склада покупателя);
прочих расходах, которые связаны с реализацией и / или производством, при том условии, что исполнитель предоставляет услуги в сфере права или консалтинга, управления организацией, ведения бухгалтерского учета.

В качестве документального подтверждения факта выполнения работ или оказания услуги может использоваться договор аутсорсинга, отчет аутсорсера, задание компании-заказчика, акт о выполнении работ или оказания услуг.

Важно, чтобы работы или услуги, переданные на аутсорсинг, не дублировали функции штатных специалистов, иначе будет сложно доказать, что аутсорсинг не являлся способом снижения налога на прибыль.

Известные компании используют аутсорсинг

Около 30% российского бизнеса использовали аутсорсинг еще в 2015 году. За 2 года рыночный оборот увеличился на 10%, а к 2020 году рост превысил 13,7%. Иностранные фирмы практикуют аутсорсинг в гораздо больших масштабах. Вот самые знаменитые клиенты аутсорсинговых компаний:

Компании

Nike. Занимается исключительно дизайном и продажей продукции в своих магазины. Все производство на аутсорсе.
IKEA. Фирма сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
Kodak. Еще в 1989 году компания заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
Ford. Самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
Nokia. Поручила сторонним сотрудникам услуги колл-центра и техническое обслуживание.
Google. Постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.

Также в числе известных клиентов аутсорсинговых фирм корпорации McDonald’s, Coca-Cola, Nestle, Mercedes-Benz, Avon, Chanel, Microsoft и многие другие.

Примеры аутсорсинга

Мини-пекарня выпекает сдобу, которую затем развозит по точкам продаж. Ключевое направление работы – выпечка, второстепенное – доставка. Фирма может приобрести автомобиль и нанять в штат водителя, чтобы полностью контролировать транспортировку, или просто передать доставку сторонней компании на аутсорсинг.

Небольшая фирма занимается ремонтом домов и квартир. Чаще всего клиенты заказывают конкретные работы, но иногда заказчикам нужен большой ремонт с дизайном. Такую услугу заказывают нечасто, и фирме нет смысла нанимать дизайнера в штат, поэтому компания предпочитает привлекать стороннего специалиста по мере надобности.

Компания завела страницу в Вконтакте для продвижения товаров и услуг, но штатный сотрудник не справляется одновременно с функциями SMM-специалиста, копирайтера и таргетолога. Поэтому было принято решение вместо того, чтобы обучать своего работника с нуля или нанимать еще одного специалиста, передать ведение социальной сети на аутсорсинг.

Компания нуждается в новых сотрудниках, но руководителям отделов не хватает времени на рассмотрение резюме и проведение собеседований с кандидатами. Фирма решила обратиться в кадровое агентство, чтобы передать подбор персонала на аутсорсинг.

Часто задаваемые вопросы

Благодаря аутсорсингу обеспечивается больший контроль над процессами и гибкость бюджета. Кроме этого, он позволяет предприятиям платить за услуги или работы только тогда, когда их выполнение необходимо.

Аутсорсером может являться только организация (любой формы собственности) или самостоятельный специалист, работающий с клиентами на основании договора аутсорсинга.

Выбор сферы деятельности.
Регистрация ИП или юридического лица – выбор зависит от сферы и количества учредителей.
Аренда офиса, при работе с серьезными компаниями это обязательно.
Поиск и найм персонала, соответствующего по квалификации и опыту сфере деятельности.
Реклама и продвижение компании с помощью сайта или других площадок.

Предпринимателям не рекомендуется передавать на выполнение сторонним организациям любые задачи и функции, напрямую связанные с основным продуктом, установлением прав доступа к важным объектам, безопасностью фирмы.

Законодательное регулирование аутсорсинга в России появилось 1 сентября 2016 года, когда в Трудовой кодекс РФ внесли новую главу, а также поправки в другие нормативно-правовые документы. Согласно им, прямая аренда персонала и заключение договоров аутстаффинга оказались под запретом, но был внедрен новый термин – «деятельность по предоставлению труда персонала», который легализует аутстаффинг с рядом ограничений.

Если вы специалист в какой-либо сфере, прежде всего стоит оценить собственную компетенцию и профессиональные возможности. Если вы уверены, что сможете оказывать услуги или выполнять работы на высоком уровне, а также готовы вести переговоры с клиентами и их представителями, можно приступать к поиску заказчиков. Первых клиентов можно найти путем размещения резюме на сайтах поиска работы, биржах фриланса, в социальных сетях.

ИАС – «Информаудитсервис».
«ТМФ групп».
«Консу».
«Созидание и развитие».
«Норд аутсорсинг».
«СберРешения».
«Центр профессиональной бухгалтерии».
«Бейкер Тилли Рус».
«Мое дело».
Audston.
BDO Unicon Outsourcing.

Компаниям, которые хотят расширить штат, сохранив на прежнем уровне численность личного персонала. Фирмам, которым нужно сократить количество работников или выйти на новые рынки, не открывая филиалов в других городах и регионах. Также аутсорсинг пригодится предприятиям, которые стремятся протестировать услугу или продукт и получить обратную связь, попробовать новые каналы сбыты или передать часть функций по расширению воронки продаж.

Заключение

Аутсорсинг – достаточно удобная и выгодная для обеих сторон форма сотрудничества. Благодаря ему крупные компании могут делегировать второстепенные функции более компетентным узким специалистам, сосредоточившись на решении ключевых бизнес-задач. Аутсорсеры, в свою очередь, получают возможность заниматься профильной деятельностью и получать стабильный доход, работая с несколькими клиентами долгое время.

Алексей Ефремов

Финансовый консультант

Все статьи автора

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Источник

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг

История аутсорсинга

Альфред Притчард Слоун

Для чего нужен аутсорсинг

Благодаря аутсорсингу компании имеют возможность решать следующие задачи:

Задачи

успешно выполнять функции, в которых некомпетентны штатные сотрудники;
освобождать специалистов от текущих обязанностей, которые не относятся к их профессиональной сфере;
концентрироваться на основных вопросах бизнеса;
получать профессиональную помощь на этапе открытия компании, филиала, нового склада, офиса либо производства;
поддерживать стабильный спрос на товары и услуги или повышать его;
проводить переговоры с потенциальными клиентами;
демонстрировать продукцию массовому потребителю;
повышать качество сервиса и продукции.

Аутсорсинг бизнес-процессов необходим, если:

у малого бизнеса недостаточно финансов на содержание и оплату труда сотрудников всех необходимых подразделений;
в компании много дополнительных направлений деятельности, которые напрямую не приносят прибыли, при этом негативно отражаются на общей отчетности, а их своевременное сопровождение и обслуживание обязательно;
фирма нуждается в сокращении штата или части расходов на оплату труда;
предприятие испытывает трудности с поиском персонала по некоторым специальностям;
организация стремится достичь определенного уровня средней заработной платы.

Если оплачивать услуги аутсорсинговой компании выгоднее, чем содержать собственных специалистов в штате, целесообразно заключить договор с внешней компанией.

Как работает аутсорсинг

В процессе организации аутсорсинга на предприятии можно выделить три основных этапа:

Этапы организации

Подготовка к передаче дел аутсорсеру.
Выбор аутсорсинговой фирмы.
Работа аутсорсера.

Важное правило! Ни в коем случае нельзя передавать ключевые функции бизнеса, в том числе управление, на исполнение сторонней организации.

Определение процессов

На третьем этапе начинается плотная работа компании-заказчика и аутсорсера. Схема очень простая:

Клиент обращается в аутсорсинговую фирму с техническим заданием.
Аутсорсинговая фирма назначает менеджера проекта.
Менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам, предоставляет консультации и полностью координирует работу.

К основным функциям менеджера проекта можно отнести:

Функции менеджера

обработку обращений и запросов клиента;
работу с персоналом: обучение кадров, формирование команды, оперативная замена сотрудников в случае необходимости, организация бесперебойной работы;
контроль качества работы коллектива: отслеживание выполнения KPI, своевременное реагирование и устранение проблем;
повышение эффективности бизнес-процессов;
подготовка отчетов для клиента о выполнении работ.

Также провайдер гарантирует:

обеспечение персонала всем необходимым для выполнения возложенных функций;
соблюдение норм охраны труда и обеспечение безопасных условий работы;
постановка задач сотрудникам и контроль за их выполнением;
отстранение сотрудников, нарушающих статью 76 ТК РФ;
расследование несчастных случаев.

Какие функции передаются на аутсорсинг

Сторонним исполнителям чаще всего передаются следующие распространенные функции и задачи бизнеса:

Передача функций

обеспечение и производство:
- логистика,
- транспортировка,
- изготовление деталей,
- ремонтные работы,
- обслуживание оборудования,
- энергетическое хозяйство;
развитие, административная и сопутствующая деятельность компании:
- реклама,
- маркетинг,
- бухгалтерия и бухгалтерские функции,
- юриспруденция,
- управление,
- подбор персонала,
- переводы;
- проектирование;
- разработка программного обеспечения;
- интернет и IT;
обеспечение рабочего процесса:
- клининг,
- курьерская деятельность,
- заполнение баз данных,
- питание,
- охрана,
- ручной труд.

Виды аутсорсинга

Разновидности

Производственный аутсорсинг

Управленческий аутсорсинг

Управленческий

По геополитическим критериям

Геополитический фактор позволяет разделить аутсорсинг еще на несколько видов:

внутренний аутсорсинг – обязанности поручаются сторонним фирмам в рамках одной страны;
международный аутсорсинг – функции передаются иностранной компании по причине того, что на внутреннем рынке наблюдается дефицит или полное отсутствие аналогичных услуг;
оффшорный аутсорсинг – вид международного аутсорсинга, при котором привлекается дешевая рабочая сила и другие ресурсы. Распространен в Китае, Египте, Индии, Пакистане, Украине, Румынии, России, на Филиппинах.

По объему выполняемых работ

Объем делегируемых задач также дает возможность разбить аутсорсинг на несколько видов:

полный аутсорсинг – полная передача отраслевых дел привлеченной компании и ее полная ответственность перед клиентом;
частичный аутсорсинг – на стороннюю фирму возлагается лишь часть обязанностей без доступа ко всей организации;
совместный аутсорсинг – внешней компании передается часть функций определенной области по субдоговорам;
промежуточный аутсорсинг – предполагает перевод части штатных сотрудников под контроль аутсорсинговой фирмы.

По формату сотрудничества

Сотрудничество

подбор временного персонала – сторонние сотрудники привлекаются на период выполнения определенных обязанностей (например, отчетный период в бухгалтерии), под конкретный проект или на сезон горячих продаж;
лизинг персонала – от предыдущего вида отличается более длительным сроком найма работников: от 3 месяцев до нескольких лет;
аутстаффинг – сотрудники переводятся из штата аутсорсинговой компании в штат фирмы-клиента без юридического изменения условий работы или увольнения.

Процессуальный аутсорсинг

Процессуальный

В зависимости от бизнес-процессов, существует ряд видов процессуального аутсорсинга:

финансовый или бухгалтерский аутсорсинг – банковские процедуры и процедуры налогообложения, аудит, бухгалтерский учет, подготовка налоговых документов, расчет и выплаты зарплат сотрудников;
логистический аутсорсинг – поставки, отслеживание товаров, применение системы трекинга, разработка и оптимизация маршрутов;
ИТ-аутсорсинг – обслуживание компьютерных и IT систем, наладка сетевого оборудования, разработка, установка, обновление ПО, контроль исправности работы сайтов и других интернет-ресурсов компании;
технический аутсорсинг – обслуживание и ремонт оборудования и коммуникационных систем предприятия;
сервисный аутсорсинг – техническая поддержка клиентов, организация работы call-центров;
маркетинговый аутсорсинг – изучение рынка и конкурентов, разработка стратегий продвижения, планирование и запуск рекламных кампаний;
аутсорсинг продаж (телемаркетинг) – поиск клиентов и ведение переговоров с покупателями, составление клиентской базы, заключение договоров и другие функции отдела продаж;
юридический аутсорсинг – подготовка и оформление юридической документации в соответствии с требованиями действующего законодательства, проверка потенциальных партнеров, представление интересов компании в государственных органах и судах;
кадровый аутсорсинг (HR-аутсорсинг или аутсорсинг персонала) – подбор и найм сотрудников, анализ личной эффективности и продуктивности работников, помощь молодым сотрудникам в налаживании отношений с коллективом и адаптации на рабочем месте;
аутсорсинг ВЭД – ведение внешнеэкономической деятельности предприятия;
охранный аутсорсинг – обеспечение комплексной безопасности компании, в частности ее материальных ценностей и персонала;
клининговый аутсорсинг – организация регулярной уборки помещений и территории предприятия;
аутсорсинг охраны труда – организация обеспечения безопасности труда сотрудников компании;
аутсорсинг питания – организация питания персонала, кейтеринг;
узкоспециализированный аутсорсинг – привлечение сторонних специалистов к выполнению узких задач: перевод текстов, дизайн сайта и т. д.

Отличие аутсорсинга от других видов помощи

Отличие

Дропшиппинг. Представляет собой систему посредничества между поставщиком и конечным потребителем, при которой дропшиппер перепродает продукцию других компаний и зарабатывает за счет скидки при закупке у поставщика или собственной наценки. Пользуются ею в основном интернет-магазины. Такую схему работы нельзя назвать аутсорсингом, т. к. дропшиппер по сути не выполняет функций отдела продаж компании, не несет перед ней ответственности, а просто перепродает товар с выгодой для себя.
Фриланс. Это вид трудоустройства, при котором исполнитель самостоятельно оказывает услуги заказчику, не работая при этом в аутсорсинговой компании и зачастую не заключая соглашение с клиентом. Фрилансер может работать по аутсорсингу, если между ним и заказчиком подписывается соответствующий договор.
Инсорсинг. Предполагает создание внутри компании специального отдела для решения поставленной задачи. В этом случае сторонний персонал не привлекается. Отдел формируется из трудовых ресурсов организации или путем найма необходимых специалистов. В любой момент такое структурное подразделение может быть расформировано и передано на аутсорсинг.
Аутстаффинг. Данный тип сотрудничества подразумевает заключение соглашения между заказчиком и аутстаффинговой компанией не об оказании услуг, как в аутсорсинге, а о предоставлении персонала под определенные рабочие места. Согласно ему сотрудники числятся в штате аутстаффера, но фактически работают на предприятии клиента. Простыми словами, аутстаффинг – это аренда сотрудников.

Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги

Взаиморасчет

Сдельная оплата. Заказчик оплачивает фактически выполненную работу. При такой форме оплаты в договоре обязательно прописывается необходимый объем работы и ожидаемый результат. Например, IT-аутсорсинг предполагает оплату за каждую единицу техники, которую обслуживает аутсорсер. Так, качественное обслуживание настольного ПК (системный блок и монитор) в средней полосе России обойдется от 600 до 1500 рублей, сервера – от 2000 до 8000 рублей.
Почасовая оплата. Единицей труда в данном случае является час работы специалиста. Эту форму оплаты чаще всего выбирают для аутсорсинга персонала. Вот примерная стоимость часа работы специалистов: повар – от 300 руб., логист – от 149 руб., дистрибьютор – от 135 руб.
Оплата за период. Когда невозможно знать, сколько времени потребуется на решение поставленной задачи, применяют оплату услуг за отработанный период. Например, представление интересов клиента в суде – оплата рассчитывается с учетом того, сколько времени юрист потратил на подготовку к заседаниям и непосредственно в здании суда. Один час работы юриста обойдется от 600 рублей.

За что аутсорсинговые компании берут деньги:

выполненная задача;
реализованный проект;
анализ и наполнение клиентской базы заказчика;
успешные переговоры с клиентом;
успешное проведение сделки;
помощь в организации и постоянной поддержке продаж.

Как перейти на аутсорсинг

Этап 1. Анализ работы компании и объективная оценка необходимости перехода к аутсорсингу

репутацию;
наличие лицензии и страховки;
отзывы клиентов.

Этап 4. Заключение договора аутсорсинга

наименования компаний с обеих сторон и основания их деятельности;
список услуг, которые передаются на аутсорсинг;
объем услуг или порядок его определения;
сумма контракта – твердая, в пропорции или отсылка к прайс-листу компании-аутсорсера;
обязанности и права сторон;
ответственность за невыполнение обязательств каждой из сторон, штрафные санкции;
время действия договора (обычно 1 год);
порядок разрешения споров;
порядок внесения изменений и расторжения соглашения;
реквизиты, печати и подписи обеих сторон.

Этап 5. Переход к новому формату

Новый формат

Этап 6. Контроль работы внештатных специалистов

мониторинг эффективности аутсорсинга с использованием обратной связи от поставщиков услуг, руководителей и штатных работников;
анализ результатов работы аутсорсера, их сопоставление с планируемыми показателями эффективности;
сведенья о промежуточных результатах реализации проекта.

Этап 7. Оплата услуг аутсорсера

Преимущества и недостатки

Плюсы

Минусы

Преимущества аутсорсинга для бизнеса:

работу выполняет опытный узкий специалист в соответствующей отрасли;
исключена ситуация, когда важный для компании сотрудник уходит на больничный, в отпуск или просто увольняется;
возможность компании сосредоточиться на решении основных задач бизнеса;
экономия средств на поиск штатных сотрудников, их обучение, заработную плату, оборудование рабочего места;
возможность снизить расходы на налоги и отчисления в государственные фонды, которые работодатель ежемесячно оплачивает за каждого штатного работника;
прозрачная система оплаты услуг аутсорсера: за фактически выполненную работу, почасово или за определенный период;
возможность расторгнуть контракт в любое время – это легче, чем уволить штатного сотрудника.

Преимущества для аутсорсеров:

постоянные клиенты, количество которых ограничивается только штатом организации и возможностями;
долгосрочные договоры, которые гарантируют, что клиент не пропадет;
цены на услуги, которые зачастую выгоднее для клиентов, чем содержание собственных сотрудников.

Есть у аутсорсинга и недостатки:

нельзя отдать привлеченному специалисту никакие задачи, которые не прописаны в договоре;
могут возникать трудности с внедрением внештатного работника в нюансы деятельности фирмы;
невозможно лично выбрать и привести людей, которые будут работать над проектом на аутсорсе;
в случае ограниченного предложения на рынке аутсорсеры могут оказывать некачественные услуги или завышать цены;
могут быть простои из-за ожидания внештатного специалиста;
риск утечки конфиденциальной информации;
контроль выполнения задач может быть осложнен, если привлеченные специалисты работают удаленно;
риск приостановления деятельности компании-аутсорсера в процессе выполнения возложенных функций;
отсутствие четкой законодательной базы;
сложность выбора организации.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Параметры

Стаж работы аутсорсинговой компании, репутация, благодарности и отзывы от клиентов.
Скорость реагирования на запросы консультирования и удаленного администрирования. Это особенно актуально, когда услуги предполагают выезд специалиста к клиенту.
Уровень профессионализма конечных исполнителей, методы контроля персонала со стороны аутсорсера.
Пути взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании в непредвиденных ситуациях.
Какие услуги могут быть включены в договор, а за что придется платить дополнительно.
Порядок расторжения договора.
Наличие и система работы внутренней системы безопасности на фирме аутсорсера.
Содержимое сайта компании, список партнеров, портфолио, кейсы.

Для сравнения нескольких кандидатов удобно составить таблицу и вносить туда данные о каждой фирме. Благодаря этому удастся структурировать информацию, проанализировать ее и сделать правильный выбор.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Заключение договора

полное наименование сторон, юридический и фактический адрес;
перечень услуг, который поставщик обязуется предоставить;
требуемый опыт работы и квалификация специалистов;
объем работ;
конечный срок выполнения работ, оказания услуг или завершения проекта;
общая цена договора, тарифный план и порядок оплаты;
штрафы и другие санкции на случай невыполнения обязательств;
обязательное подписание договора о конфиденциальности информации;
срок действия договора, условия его расторжения.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг

Ошибки

Преждевременное сокращение штата.

Оптимально постепенное изменение формата работы. Резкие штатные перемены могут негативно отразиться на деятельности компании, а отдельные сотрудники могут еще понадобиться.
Аутсорсинг без четких сроков.

Очень важно оговаривать с аутсорсером, в какой срок или к какому времени нужен готовый результат. Это актуально для любых задач: от ремонта оборудования до сдачи отчетности или обслуживания сайта.
Заключение договора без указания ответственности сторон.

Прописанная в контракте ответственность сторон повышает продуктивность выполнения работ или оказания услуг.
Переход на аутсорсинг без учета плюсов и минусов.

Перед принятием решения о переходе на аутсорсинг обязательно нужно провести тщательный анализ деятельности предприятия.
Низкое качество работ или услуг.

Оценить квалификацию и профессионализм конечных исполнителей заранее невозможно. Чтобы в конечном итоге избежать убытков, стоит сначала заключить договор подряда, если это возможно, и только по итогам временного сотрудничества поднимать вопрос подписания договора аутсорсинга.

Учет расходов на аутсорсинг

Различают бухгалтерский и налоговый учет расходов на аутсорсинг. Ниже в статье рассмотрим оба варианта.

Учет

управленческим расходам (например, юридические услуги);
общепроизводственным расходам (например, услуги по техническому обслуживанию);
расходам на продажу (например, услуги курьерской доставки).

материальных расходах при производственном характере работ или услуг (например, IT-услуги или обслуживание производственных установок);
стоимости материалов при условии, что работы или услуги связаны с приобретением материальных ресурсов (например, доставка материалов до склада покупателя);
прочих расходах, которые связаны с реализацией и / или производством, при том условии, что исполнитель предоставляет услуги в сфере права или консалтинга, управления организацией, ведения бухгалтерского учета.

Важно, чтобы работы или услуги, переданные на аутсорсинг, не дублировали функции штатных специалистов, иначе будет сложно доказать, что аутсорсинг не являлся способом снижения налога на прибыль.

Известные компании используют аутсорсинг

Компании

Nike. Занимается исключительно дизайном и продажей продукции в своих магазины. Все производство на аутсорсе.
IKEA. Фирма сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
Kodak. Еще в 1989 году компания заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
Ford. Самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
Nokia. Поручила сторонним сотрудникам услуги колл-центра и техническое обслуживание.
Google. Постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.

Примеры аутсорсинга

Часто задаваемые вопросы

Выбор сферы деятельности.
Регистрация ИП или юридического лица – выбор зависит от сферы и количества учредителей.
Аренда офиса, при работе с серьезными компаниями это обязательно.
Поиск и найм персонала, соответствующего по квалификации и опыту сфере деятельности.
Реклама и продвижение компании с помощью сайта или других площадок.

ИАС – «Информаудитсервис».
«ТМФ групп».
«Консу».
«Созидание и развитие».
«Норд аутсорсинг».
«СберРешения».
«Центр профессиональной бухгалтерии».
«Бейкер Тилли Рус».
«Мое дело».
Audston.
BDO Unicon Outsourcing.

Заключение

Алексей Ефремов

Финансовый консультант

Все статьи автора

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter

Когда нужен аутсорсинг

Всерьез задумываться об аутсорсинге бизнес-процессов следует в перечисленных трех случаях:

У компании есть четкая система прозрачных бизнес-процессов, но недостаточно сотрудников или компетентности для увеличения эффективности выполнения этих задач.
В структуру организации внедряется новый процесс, который не относится к основным и вполне может делегироваться внешнему исполнителю при условии надлежащего контроля.
Компания недавно начала свое развитие, и есть возможность передать на аутсорсинг практически все процессы, которые не принимают прямого участия в развитии бизнеса.

Правильный выбор и грамотное управление деятельностью аутсорсера открывает возможности:

экономия времени и денег на поиск и трудоустройство своего штата;
снижение административной и финансовой нагрузки на организацию;
минимизация трудовых и налоговых рисков, лежащих на компании;
гарантия того, что бизнес-процессами займутся компетентные кадры;
нет необходимости заключать трудовые договоры с сотрудниками.

Подготовительные работы

Как выбрать исполнителя

Надежность аутсорсера. Важное качество, обратно пропорционально риску сотрудничества с аутсорсинговой компанией, а также оказывающее влияние на легкость дальнейшего управления и контроля за ее деятельностью.
Стоимость оказания услуг. Не самый ключевой параметр, но все же заслуживает внимания при рассмотрении нескольких схожих исполнителей. В таком случае имеет смысл отдать предпочтение компании, услуги которой наиболее доступны.
Финансовое состояние. Если аутсорсинговая компания имеет финансовые проблемы, то есть большой риск того, что выполнение делегированных ей бизнес-процессов сильно затянется либо вообще остановится, и ни о каком управлении речи быть не может.
Репутация и отзывы. Не стоит смотреть, что компания пишет о себе сама. Читайте отзывы на независимых площадках в интернете, узнавайте, какие бизнесы пользовались услугами, заодно проще будет понять, какие технологии управления они использовали в работе.
Компетентность персонала. Само собой персонал аутсорсинговой компании должен быть достаточно компетентен в той отрасли, в которой находятся делегируемые вами бизнес-процессы.

Заключение договора

Управление аутсорсингом

Заключение

Исходя из нашей практики реализации подобных проектов, попытаемся представить схему внедрения аутсорсинга в организации, разбив процесс на несколько этапов.

I этап – Анализ фактического состояния

Приступать к реализации любого проекта нужно обладая аргументами, доказывающими его целесообразность, желательно выраженными не в эмоциональной форме, а в форме сухих и беспристрастных цифр. Другими словами нужно трезво оценивать необходимо состояние организации. Для этого необходимо провести анализ целей организации и конкурентной среды; выбрать стратегические приоритеты развития организации; выявить проблемы развития организации; выявить работы, которые можно передать на аутсорсинг и определить их прогнозный объем.

Далее нужно произвести подсчет стоимости функции или бизнес-процесса, при их реализации своими силами (расходы, которые можно предварительно подсчитать: стоимость аренды офисной или иной площади, стоимость и размеры оборудования, используемого для выполнения данной функции; фонд оплаты труда необходимого для данного объема работ персонала).

На этом этапе создается рабочая группа, которая собирает необходимые сведения, обсуждает полученную информацию, ведь в любом случае «мозговой штурм» — это гораздо продуктивнее, чем единоличное решение.

II этап – Принятие решения

Принятие решения о переходе на аутсорсинг возможно после анализа плюсов и минусов, возможностей и рисков аутсорсинга; сопоставления стоимости функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг и определения показателей эффективности работы аутсорсера.

Также на этом этапе определяются цели и задачи проекта, назначается руководитель проекта, формируется рабочая группа, согласуется с топ-менеджментом организации объем функций, передающихся на аутсорсинг, и требования к аутсорсинговой компании.

Конечно же, финальную точку в решении вопроса о том, быть или не быть аутсорсингу в той или иной организации, должен поставить Генеральный директор или собственник бизнеса.

III этап – Выбор партнера

Выбор партнера – очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера, а, следовательно, к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.

Для того, чтобы уменьшить риски, связанные с необоснованным выбором, а также исключить субъективные факторы, необходимо провести анализ рынка услуг аутсорсинга и проверку репутации игроков рынка (в нашем блоге Вы можете ознакомиться с «6 ключевыми критериями выбора внешнего поставщика расчета зарплаты»).

После этого само собой намечается круг фирм, к которым имеет смысл обратиться, проведя перед окончательным выбором сопоставление по таким параметрам, как:

скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не выполняется;
как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

Чтобы было удобно пользоваться полученной информацией по предложенным выше критериям оценки можно составить таблицу, в которую внести сведения о каждом из потенциальных партнеров. Вообще «табличный» метод позволяет делать адекватный выбор в любой ситуации.

IV этап – Разработка условий контракта

Затем с новыми партнерами нужно разработать условия контракта. До них необходимо предельно точно донести задачи и цели, которые перед ними ставятся и, конечно же, определить сроки переходного периода. Не нужно боятся бесконечно задавать уточняющие вопросы, чтобы убедится в том, что у заказчика и поставщика услуг сложилось единое понимание имеющейся ситуации и ее развития в будущем, ведь именно ошибки коммуникации могут привести к ошибкам в ходе реализации проекта. Нужно помнить, что формулировка запроса – наиболее сложный этап перехода на аутсорсинг.

Нужно быть готовым к тому, что партнеры могут предложить свое решение проблемы. К их советам имеет смысл прислушаться, хотя бы потому, что у компании-аутсорсера больше опыта в практической реализации проектов.

Во время разработки договора в рабочую группу обязательно включается юрист. Если у организации нет собственного юриста, проконсультируйтесь у стороннего. Договор обязательно должен содержать фундаментальные элементы, определяющие структуру сотрудничества с аутсорсером (в нашем посте «Что такое SLA, и как его правильно использовать?» мы достаточно подробно рассказываем об этом).

При заключении договора нужно помнить, что функции на аутсорсинг могут передаваться как полностью, так и частично.

V этап – Переход на новый формат работы

При переходе на аутсорсинг учитываются психологические моменты и настроение коллектива. Рекомендуется проведение разъяснительной работы в коллективе, которая включает в себя предоставление работникам всех необходимых сведений о переходе на новый формат работы, ознакомление с содержанием документов всех сотрудников под роспись.

Необходимо уделить особое внимание тем сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается.

Так же на этом этапе разрабатываются необходимые документы и положения: план работ по внедрению проекта и новое штатное расписание. При необходимости проводится разработка новых или корректировка имеющихся должностных инструкций.

VI этап – Функционирование проекта на отчетном этапе

Теперь рабочая группа не нужна и главным становится сотрудник, который предоставляет руководству организации отчеты с установленной заранее периодичностью.

Подведение итогов за отчетный период включает в себя: анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров; сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности; коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта.

Если обнаружились проблемы в развитии бизнес-системы, то причин у них может быть две: либо ненадлежащее исполнение контракта, либо неправильное планирование. Необходимо выявить причины ошибок и начать работу по их исправлению.

Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также как и любых других. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Вот приблизительно так и выглядит схема перехода на аутсорсинг для любой организации. Конечно же, возможны и некоторые корректировки с учетом особенностей конкретного бизнеса, но в целом последовательность действий такова.

Аутсорсинг — это одна из управленческих стратегий, подразумевающая передачу отдельных задач или проектов сторонней компании. Проще говоря, аутсорсинг — это когда у компании нет людей, навыков или времени заниматься каким-то проектом и она просит другую компанию сделать это за нее.

Обычно на аутсорсинг отдают второстепенные услуги или бизнес-процессы, не относящиеся к основной деятельности: например, ресторанный бизнес привлекает на аутсорс ИТ-компанию и отдает ей в работу проект по созданию приложения или банк, у которого в штате только один юрист, привлекает юридическую компанию, чтобы та представляла его интересы в суде по какому-то делу.

В статье мы рассказываем, как работает аутсорсинг, чем он отличается от фриланса и аутстаффинга, как выбрать модель аутсорсинга и внедрить в собственный бизнес. На примерах российских и зарубежных компаний показываем, каких результатов можно достичь с помощью аутсорсинга.

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Содержание статьи

Как работает аутсорсинг?

Что можно отдавать на аутсорсинг?

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?

Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?

Снижение затрат
Концентрация на ключевых задачах
Достижение лучших результатов в непрофильных функциях
Расширение глобального присутствия
Повышение гибкости компании
Превышение скорости и эффективности

10 моделей аутсорсинга

1. Профессиональный аутсорсинг
2. Аутсорсинг бизнес-процессов
3. IT-аутсорсинг
4. Аутсорсинг производства
5. Процессный аутсорсинг
6. Операционный аутсорсинг
7. Проектный аутсорсинг
8. Мультисорсинг
9. Офшорный аутсорсинг
10. Оншоринг

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Как внедрить аутсорсинг в компанию?

Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг
Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг
Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты
Шаг 4. Назначьте ответственное лицо
Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность
Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков
Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход
Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера

8 секретов успешного аутсорсинга

Как работает аутсорсинг?

В том или ином виде аутсорсинг использует большинство бизнесов. Когда небольшая компания берёт заказ и передаёт его исполнение третьей стороне на контрактной или постоянной основе — это считается аутсорсингом.

Например, ритейлеры передают на аутсорсинг оформление своих магазинов или рекламное агентство, печатающее листовки малыми тиражами, может передавать на аутсорсинг в типографию печать чего-то крупного — многостраничных буклетов тиражом от 500 штук.

Есть много причин, по которым бизнес отдает ту или иную задачу на аутсорсинг. Главная из них — экономия. Бизнес может использовать трудовые, финансовые и производственные мощности другой компании, а сэкономленные на этом средства он может направить на развитие основного бизнеса, приносящего большую часть прибыли.

Что можно отдавать на аутсорсинг?

На аутсорсинг можно передавать рабочие задачи практически из любых сфер — бухгалтерии, юриспруденции, администрирования, маркетинга, менеджмента, ИТ-услуг и т. д. Теоретически любая функция бизнеса может быть передана внешнему подрядчику.

Например, Альфа-банк привлек разработчиков российской платформы по управлению электронными документами LANIT Document Management, чтобы те внедрили в банке систему безбумажного офиса.

Для этого команда платформы оцифровала все бумажные документы, придумала систему архивного хранения данных, разослала, собрала и формализовала данные от потенциальных поставщиков, а также подготовила проект решения о создании центра компетенции по цифровому архиву.

Отдавая эту работу на аутсорсинг, Альфа-банк преследовал цель снизить затраты: банку не нужно было нанимать собственную команду для разработки и внедрения ПО, за него это сделала другая команда.

Альфа-банк передал проект на аутсорсинг, чтобы не тратить внутренние ресурсы. Вместо этого банк сосредоточился на тех направлениях, которые приносят доход сейчас

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?

Основное отличие в том, что вы «заказываете»: при аутсорсинге клиент получает результат работы, при аутстаффинге — самих работников. При аутсорсинге вы отдаете проект внешней команде, при аутстаффинге — пускаете чужих работников внутрь своей компании. Непонятно? Поясняем.

Аутсорсинг нужен для ведения какого-то проекта. Компания, которую привлекают (исполнитель), берет на себя выполнение этого проекта. Эта компания сама решает, кто будет выполнять работу — это может быть один специалист или несколько. При аутсорсинге:

Клиенту нужен результат.
Саму деятельность клиент не контролирует — ему предоставляют отчеты о работе.
Клиент, как правило, платит почасовые ставки.

Аутстаффинг — это «аренда» персонала. Клиенту нужны люди, чтобы выполнять работу. Поэтому он обращается к компании, предоставляющей работников (аутстаффер). Эти сотрудники работают в интересах, под управлением и контролем клиента, но трудоустроены они в аутстаффинговой компании. При аутстаффинге:

Клиенту нужен именно персонал.
Клиент не только контролирует всю работу, но и говорит, что нужно делать.
Клиент платит месячную зарплату.

Аутсорсинг и аутстаффинг отличаются даже юридически. Для аутсорсинга заключается договор возмездного оказания услуг. Для аутстаффинга — договор о предоставлении персонала или труда работников.

Аутсорсинг выбирают те компании, которые хотят весь проект полностью отдать другой команде на выполнение. Причин может быть несколько: в компании вообще нет отдела, способного выполнить эту работу, или у другой компании больше опыта в этом вопросе.

Аутстаффинг выбирают те компании, у которых есть внутренние сотрудники, просто сейчас их не хватает. Но всё же в компании налажены внутренние процессы для выполнения этой работы и есть менеджмент, способный следить за работой нанятых сотрудников — проводить инструктажи, знакомить с внутренними актами, контролировать рабочие процессы. Поэтому логичнее привлечь людей внутрь компании, а не отдать проект вовне ее.

	Аутсорсинг	Аутстаффинг
В чем фишка?	Компания-заказчик полностью отдает работу по какому-то проекту другой компании	Компания-заказчик «арендует» людей у другой компании, чтобы те помогли с каким-то проектом.
Как проходит?	Заказчик не контролирует работу по проекту	Заказчик не только контролирует всю работу, но и говорит, что и как нужно сделать
Что в итоге?	Заказчику нужен выполненный проект = результат работы	Заказчику нужен именно персонал = он не требует от этих людей какого-то результата
Как договариваются?	Заказчик и компания-аутсорсер заключают договор возмездного оказания услуг	Заказчик и компания-аутстаффер заключают договор о предоставлении персонала

Есть еще фриланс. Фрилансер — это частное лицо, которое может оказывать заказчику какую-то услугу. При работе с фрилансером компания платит за фактически потраченное время специалиста. Компания находит фрилансеров на специальных биржах либо натыкается на их сайты-резюме в Интернете.

Обычно фрилансеры работают сам на себя, не привлекают сторонних специалистов, не имеют доступа к передовым и дорогостоящим разработкам и решают проблему так, как умеют.

Термина «фрилансер» в законодательстве нет; ближайшее понятие — самозанятый. Фрилансеры обычно работают по договорам оказания услуг, подряда или авторского заказа либо вообще без договора.

Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?

Бизнес передает задачи на аутсорсинг, чтобы снизить затраты, расширить своё присутствие на рынках и сконцентрироваться на важных вопросах, а также чтобы стать более гибкими, быстрее решать ключевые задачи и повышать эффективность работы сотрудников.

Консалтинговая компания Deloitte каждый год анализирует развитие рынка аутсорсинга в мире. На картинке данные за 2022 год. Изображение: Deloitte

Снижение затрат

Apple, передав на аутсорсинг сборку айфонов, добился снижения издержек сразу по нескольким направлениям: сэкономил на обучении, содержании и зарплате собственного персонала.

Вместо того чтобы строить завод в Америке, компания Apple использовала готовые производственные линии Hon Hai Precision Industry Co. и других заводов, а также установила переменную оплату труда для персонала из других стран (ставку за количество собранных телефонов). Если бы компания разместила производство в США, ей пришлось бы платить фиксированную зарплату своим сотрудникам.

Hon Hai Precision Industry Co., расположенный на Тайване, в 2021 году ежемесячно фиксировал рост доходов — рост на 20% подтверждает, что спрос на iPhone, игровые консоли и серверы растёт соразмерно. А аутсорсинг решает главную задачу — снижение затрат. Изображение: Bloomberg

Концентрация на ключевых задачах

IKEA передала на аутсорсинг всё, что могла — производство мебели, логистику, службу поддержки, бухгалтерию. В России всю бухгалтерию вёл один аутсорсер. Перепоручив бухгалтерские операции, IKEA смогла сосредоточиться на более важных процессах — отстройке от конкурентов и повышении удовлетворенности клиентов.

Достижение лучших результатов в непрофильных функциях

Аутсорсинговые компании, как правило, имеют больше ресурсов, чем среднестатистический бизнес. Для решения своих и клиентских задач они могут использовать новейшие разработки и более профессиональных сотрудников.

Так, «Лента» использовала мощности GlowByte для измерения эффективности всех маркетинговых кампаний. Раньше маркетологи «Ленты» могли оценить эффективность каждого отдельного канала, но не могли рассчитать эффект от всего продвижения в целом. GlowByte изменил систему — внедрил новое ПО, оптимизировал методики оценки. Эти изменения позволили оценивать долгосрочное влияние от рекламных активностей на каждого клиента в отдельности. А уже эту информацию маркетинговый отдел может использовать для совершенствования пути клиента.

Расширение глобального присутствия

Некоторые аутсорсинговые компании могут круглосуточно обслуживать клиентов в разных странах за счёт передачи на аутсорсинг клиентских служб.

Например, клиенты обращаются в аутсорсинговую компанию WNS Global, поскольку та специализируется на управлении бизнес-процессами и имеет 60 центров обслуживания по всему миру. Для клиентов такое сотрудничество означает международную экспертизу и мировые бизнес-решения.

Регионы, в которых работает WNS Global. Изображение: WNS

Повышение гибкости компании

Табачная компания JTI отдала на аутсорсинг провайдеру Orange Business Services все проекты, связанные с цифровой трансформацией и коммуникациями — управляемые сервисы, приложения, голосовые помощники, коммуникативные сервисы и контакт-центр.

JTI также использует IoT в цехах, что позволяет ей собирать и обрабатывать данные гораздо более упорядоченным образом. Это помогает компании минимизировать ущерб от любых проблем, повысить гибкость компании и сократить время простоя машин, облегчая путь к тому, чтобы бизнес стал еще более цифровым.

Превышение скорости и эффективности

СберСервис работает с госкорпорацией «ВЭБ.РФ». Компания обслуживает серверное и сетевое оборудование, корпоративную сеть, телефонию и сопровождает пользователей. Передача на аутсорсинг позволила «ВЭБ.РФ» сэкономить время, повысить точность работы и отладить процессы, связанные с обслуживанием пользователей.

10 моделей аутсорсинга

Есть разные модели аутсорсинга и каждая из них может помочь бизнесу достичь поставленных целей. В нашей статье мы выделили 10 основных.

1. Профессиональный аутсорсинг

Профессиональный аутсорсинг подразумевает оказание любых специализированных услуг: бухгалтерского учета, закупок, администрирования, юридических услуг, цифрового маркетинга и т. д. Пример: разработка ПО или юридическая помощь при открытии новой компании.

2. Аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing, BPO) — один из наиболее распространённых видов аутсорсинга. Бизнес нанимает стороннего поставщика для обработки конкретного бизнес-процесса: чаще всего какой-то повторяющейся задачи — поддержки клиентов или администрирования.

3. IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг связан с разработкой новых ПО и приложений, поддержанием и обслуживанием устаревших систем, тестированием и контролем качества, а также с различными сетевыми услугами. Пример: СберСервис.

4. Аутсорсинг производства

Аутсорсинг производства подходит компаниям, которые занимаются проектированием и производством физического продукта. Поставщик может производить ваши товары по более низкой цене. Примеры: Apple, H&M и IKEA.

5. Процессный аутсорсинг

Аутсорсинг процессов — это передача третьей стороне работы над конкретным процессом. Различают:

Аутсорсинг процессов знаний (Knowledge Process Outsourcing, KPO) — больше связан с делегированием непрофильных бизнес-операций в другие регионы. Используют для улучшения продуктов и услуг с помощью исследований и анализа данных.
Аутсорсинг юридических процессов (Legal Process Outsourcing, LPO), охватывающий соблюдение нормативных требований, судебные разбирательства и другие юридические запросы.
Аутсорсинг процесса найма (Recruitment Process Outsourcing, RPO), охватывающий все, что связано с наймом. Бизнес может получить помощь по размещению вакансий, составлению списка кандидатов и оценке кандидатов.

6. Операционный аутсорсинг

Операционный аутсорсинг обычно связан с обрабатывающей промышленностью. Это когда на аутсорсинг передают некоторые операционные задачи и шаги, чтобы обеспечить качество конечного результата. Пример: ремонт оборудования и ТО машин.

7. Проектный аутсорсинг

Можно отдать на аутсорсинг полностью весь проект или его часть. Пример: безбумажный офис Альфа-банка.

8. Мультисорсинг

Мультисорсинг — это предоставление сразу нескольких услуг одной компанией. Как правило, мультисорсинг обеспечивает сочетание разных IT-операций и других бизнес-функций. Используется в основном крупным бизнесом.

9. Офшорный аутсорсинг

Офшоринг или офшорный аутсорсинг — это передача части какого-то бизнес-процесса другой компании, расположенной в другой стране.

Примеры:

Amazon отдал обслуживание клиентов и логистику аутсорсинговой компании на Филиппинах — так бизнес сэкономил на зарплатах операторов.
American Express нанял аутсорсеров в Индии и на Филиппинах для клиентской поддержки.

10. Оншоринг

Оншоринг — это передача компании-клиента на аутсорс бизнес-операций компаниям, расположенным в той же стране, где и головной офис клиента. Оншоринг — противоположность офшорингу — бизнес не выводит за границу часть операций, а, наоборот, возвращает их обратно.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг нельзя считать универсальным решением. Привлечение третьих лиц к бизнес-операциям может усилить бизнес или, наоборот, привести к множеству новых проблем. Мы выделили основные преимущества этой модели и риски ее использования.

Преимущества

Риски

Снижение расходов на персонал и развитие внутренней инфраструктуры.
Привлечение к работе более профессиональных кадров.
Повышение производительности.
Доступ к инновациям, интеллектуальной собственности и интеллектуальному лидерству аутсорсера.
Ускоренное время выхода на рынок.
Концентрация на улучшении основных процессов.
Снижение потенциальных рисков и расширение горизонтов планирования.
Возможность работать над проектом круглосуточно.
Возможность выстроить правильные рабочие отношения, основанные на простых договоренностях (относится к малому бизнесу).
Возможность планировать и проводить более эффективные, целенаправленные кампании и проекты, на реализацию которых обычно не хватает навыков

Возможные дополнительные расходы, наличие которых выясняется после подписания договора с компанией.
Невозможность завершить проект из-за финансовой несостоятельности аутсорсера.
Потеря управленческого контроля и неспособность контролировать действия или процессы, переданные на аутсорсинг.
Отсутствие контроля качества, если неправильно выбрать исполнителя. Некоторые компании ориентированы на получение прибыли, а не на хорошую работу.
Невозможность быстро среагировать на изменения в бизнес-среде.
Угроза утечки конфиденциальных данных и интеллектуальной собственности.
Негативная реакция персонала на передачу части процессов другой компании.
Негативная реакция со стороны общества. Отдавая работу на аутсорсинг, бизнес лишает регион рабочих мест и демпингует стоимость оплаты труда

Как внедрить аутсорсинг в компанию?

Независимо от того, с какой целью вы используете аутсорсинг, важно выбрать правильную модель аутсорсинга и правильного исполнителя. Только так вы сможете реализовать все преимущества этой модели.

Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг

Несмотря на явную выгоду от внедрения аутсорсинга, эта стратегия подойдёт далеко не всем. Первым делом нужно понять подходит ли она именно вам:

Сначала проанализируйте операции вашей компании, чтобы понять, где вы действуете недостаточно эффективно.
Проанализируйте эффективность собственных сотрудников и их способность достигать поставленные цели. Аутсорсинг нужен, если работники не справляются с поставленными KPI или делают работу некачественно, а у бизнеса нет ресурсов на привлечение более профессиональных кадров.
Как только вы определите, какие отделы и задачи могут выиграть от аутсорсинга, вам следует изучить компании, которые специализируются на этих задачах, чтобы определить стоимость и характер услуг, а также принципы работы аутсорсера.
Определите критерии отбора и выберите 1–2 компании, которые больше всего вам подходят.
Проведите опрос среди своих сотрудников и попробуйте выяснить, как аутсорсинг может на них повлиять.

Если передача части проектов на аутсорсинг экономически целесообразна и не навредит работе компании, переходите к следующему этапу.

Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг

Гайды с описанием — это документы, с помощью которых можно обосновать необходимость внедрения аутсорсинга заинтересованным сторонам и сформулировать ожидания от сотрудничества.

Обычно в документе указывают навыки, которые нужны аутсорсеру для выполнения задачи, а также ожидаемые целевые показатели его производительности.

Например, если компания отдаёт на аутсорсинг продвижение нового продукта, она может искать исполнителя, глубоко разбирающегося в продукте, умеющего разрабатывать и внедрять стратегии продвижения в соцсетях. Плюсом будет, если у аутсорсера есть доступ к новейшим разработкам или уникальное ПО, которые поможет достичь цели в более сжатый срок.

Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты

Решите, за что вы будете платить аутсорсеру — за готовый продукт, время или за каждый проект. Определите график платежей и способы расчета, штрафы или санкции другого характера за несоблюдение сроков.

Разработайте план, кто и в какой срок будет утверждать бюджет, если выделенных средств не хватит. Постарайтесь учесть все форс-мажоры и заложите 5–10% на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 4. Назначьте ответственное лицо

Хотя аутсорсинг частично снимает ответственность с внутренней команды, для полноценной коммуникации нужно назначить ответственного — менеджера по аутсорсингу, который возьмёт на себя общение между компанией и аутсорсером.

Этот человек будет отвечать за коммуникацию: он доносит изменения в требованиях к проекту до третьей стороны, рассказывает внутренней команде о ходе проекта, отвечает на любые вопросы, которые могут возникнуть у подрядчика. Он же проверяет работу аутсорсера.

В идеале менеджер по аутсорсингу должен иметь хорошие навыки общения и управления проектами. Изображение: Narrative для Unsplash

Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность

При аутсорсинге вы будете делиться конфиденциальной информацией с исполнителем. Убедитесь, что ваш аутсорсер подписал соглашение о неразглашении конфиденциальной информации до того, как вы передадите ему данные.

Кроме того, проверьте, проводит ли аутсорсинговая фирма регулярные проверки сети и безопасности на своем рабочем месте. Узнайте, используют ли они специальные инструменты, которые защитят все ваши данные и предотвратят их попадание в чужие руки.

Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков

Этот этап контролирует выбранный менеджер — он рассылает описание проекта аутсорсинговым компаниям и запрашивает от них коммерческие предложения.

На этом этапе компания может провести собеседования с подрядчиками, чтобы лучше понять, как они могут помочь бизнесу. При выборе нужно учесть, в каком регионе работает аутсорсер:

Если услуга не требует постоянного контроля со стороны заказчика, можно выбрать офшорную компанию, если она полностью соответствует вашим требованиям.
Если важен прямой контакт, лучше выбирать оншорный аутсорсинг.

Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход

После рассмотрения предложений и проведения собеседований менеджер по аутсорсингу может выбрать компанию, наиболее соответствующую поставленным целям. При необходимости также можно попросить пересмотреть условия контракта до его подписания.

Выбранный вами аутсорсер должен обладать гибкостью для достижения результатов в кратчайшие сроки. Особенно, если исполнитель работает в другом часовом поясе. Он должен иметь необходимые ресурсы для обслуживания ваших неотложных потребностей.

Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера

Оцените качество работы фирмы, чтобы убедиться, что она соответствует стандартам компании и вашим внутренним правилам. Если третья сторона не оправдает ожиданий компании, менеджер по аутсорсингу может заявить о своих опасениях вышестоящему руководству и предложить план по разрешению ситуации.

8 секретов успешного аутсорсинга

Четко определите, чего вы хотите и почему, как будет измеряться успех, прежде чем начнёте собирать предложения от аутсорсеров. Привлеките к проработке проекта работников вашей компании. Проработка проекта повысит заинтересованность вашей команды и поможет выявить проблемы на ранней стадии проекта.
Сохраняйте гибкость, особенно если проект длительный. Со временем потребности вашего бизнеса могут измениться — вам нужно быстро среагировать на изменения и предупредить об этом аутсорсера.
Относитесь к аутсорсерам как к постоянным членам команды. Не только смотрите, что они делают в рамках поставленной задачи, но и интересуйтесь их мнением по проекту. У них могут быть идеи о том, как сделать некоторые процессы более эффективными.
Начните с малого. Если вы впервые пользуетесь аутсорсингом, рекомендуем начать с простого проекта, который относительно легко определить и быстро реализовать.
Назначьте ответственного менеджера. Важно понимать, кто за что отвечает на любом этапе проекта. По возможности установите ПО для управления проектами, где вы и аутсорсер можете следить за тем, кто, что и когда должен делать.
Договоритесь о послепродажном сервисе. Этот совет актуален для компаний, передающих на аутсорсинг крупный проект. После его завершения может потребоваться помощь аутсорсера в обучении персонала или решении текущих проблем, возникающих во время адаптации. Включите эти условия в договор на этапе переговоров.
Заранее вовлеките свою команду. Так вы снизите негативный эффект от аутсорсинга и получите важную информацию.
Выбирайте аутсорсера не по стоимости, а по возможностям.
Работайте с экспертами. Они не только реализуют проект, но и смогут проконсультировать вас относительно того, какие идеи будут наиболее эффективны.

Высоких вам конверсий!

28-02-2023

Источник

I этап – Анализ фактического состояния

II этап – Принятие решения

III этап – Выбор партнера

скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не выполняется;
как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

IV этап – Разработка условий контракта

V этап – Переход на новый формат работы

VI этап – Функционирование проекта на отчетном этапе

Источник

#статьи

8 сен 2022
0

Аутсорсинг: что это такое, зачем он нужен, каким компаниям подходит и как его организовать

Рассказываем об аутсорсинге главное, что нужно знать менеджеру и руководителю. Когда аутсорсинг полезен, а когда к нему лучше не обращаться?

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group. Более 15 лет на рынке консалтинговых и аутсорсинговых услуг России. Прошла путь от специалиста по продажам до менеджера проектов в одной из крупнейших консалтинговых компаний. Работу в Coleman Group начинала в 2010 году с позиции старшего менеджера по развитию бизнеса.

Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:

снизить расходы на сотрудников;
улучшить качество работы без увеличения трат;
избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.

В статье разберёмся:

что такое аутсорсинг;
чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников;
в чём преимущества и недостатки аутсорсинга;
каким компаниям и для чего он нужен;
как работает аутсорсинг и как его организовать.

Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:

IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.

Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.

Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.

В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.

Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.

Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.

При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:

гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.

С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.

В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.

Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:

Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.

У аутсорсинга есть и минусы:

Большой риск столкнуться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам — это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.

Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.

Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:

сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
увеличить производительность бизнес-процессов;
повысить качество сервиса;
получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.

Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.

Фото: Andrey_Popov / Shutterstock

Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.

Организация аутсорсинга включает два основных этапа.

Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.

Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.

Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.

Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.

Дальше всё происходит по такой схеме:

Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.

Менеджер проекта выполняет следующие функции:

отвечает на запросы и обращения заказчика;
работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
повышает эффективность бизнес-процессов;
готовит отчёты о ходе работ для заказчика.

Помимо этого, провайдер:

обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ;
обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда;
ставит задачи работникам и контролирует их выполнение;
отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
расследует несчастные случаи.

Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.

Другие материалы Skillbox Media об управлении персоналом

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Источник

Нет времени читать статью? Найдите ее в нашем телеграм-канале и сохраните себе в «Избранном» на будущее.

Содержание статьи

Как работает аутсорсинг?

Что можно отдавать на аутсорсинг?

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?

Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?

10 моделей аутсорсинга

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Как внедрить аутсорсинг в компанию?

8 секретов успешного аутсорсинга

Как работает аутсорсинг?

Что можно отдавать на аутсорсинг?

Альфа-банк передал проект на аутсорсинг, чтобы не тратить внутренние ресурсы. Вместо этого банк сосредоточился на тех направлениях, которые приносят доход сейчас

Аутсорсинг, аутстаффинг и фриланс : в чем отличия?

Клиенту нужен результат.
Саму деятельность клиент не контролирует — ему предоставляют отчеты о работе.
Клиент, как правило, платит почасовые ставки.

Клиенту нужен именно персонал.
Клиент не только контролирует всю работу, но и говорит, что нужно делать.
Клиент платит месячную зарплату.

	Аутсорсинг	Аутстаффинг
В чем фишка?	Компания-заказчик полностью отдает работу по какому-то проекту другой компании	Компания-заказчик «арендует» людей у другой компании, чтобы те помогли с каким-то проектом.
Как проходит?	Заказчик не контролирует работу по проекту	Заказчик не только контролирует всю работу, но и говорит, что и как нужно сделать
Что в итоге?	Заказчику нужен выполненный проект = результат работы	Заказчику нужен именно персонал = он не требует от этих людей какого-то результата
Как договариваются?	Заказчик и компания-аутсорсер заключают договор возмездного оказания услуг	Заказчик и компания-аутстаффер заключают договор о предоставлении персонала

Зачем бизнес отдаёт процессы на аутсорсинг?

Консалтинговая компания Deloitte каждый год анализирует развитие рынка аутсорсинга в мире. На картинке данные за 2022 год. Изображение: Deloitte

Снижение затрат

Hon Hai Precision Industry Co., расположенный на Тайване, в 2021 году ежемесячно фиксировал рост доходов — рост на 20% подтверждает, что спрос на iPhone, игровые консоли и серверы растёт соразмерно. А аутсорсинг решает главную задачу — снижение затрат. Изображение: Bloomberg

Концентрация на ключевых задачах

Достижение лучших результатов в непрофильных функциях

Расширение глобального присутствия

Регионы, в которых работает WNS Global. Изображение: WNS

Повышение гибкости компании

Превышение скорости и эффективности

10 моделей аутсорсинга

1. Профессиональный аутсорсинг

2. Аутсорсинг бизнес-процессов

3. IT-аутсорсинг

4. Аутсорсинг производства

5. Процессный аутсорсинг

Аутсорсинг процессов — это передача третьей стороне работы над конкретным процессом. Различают:

Аутсорсинг процессов знаний (Knowledge Process Outsourcing, KPO) — больше связан с делегированием непрофильных бизнес-операций в другие регионы. Используют для улучшения продуктов и услуг с помощью исследований и анализа данных.
Аутсорсинг юридических процессов (Legal Process Outsourcing, LPO), охватывающий соблюдение нормативных требований, судебные разбирательства и другие юридические запросы.
Аутсорсинг процесса найма (Recruitment Process Outsourcing, RPO), охватывающий все, что связано с наймом. Бизнес может получить помощь по размещению вакансий, составлению списка кандидатов и оценке кандидатов.

6. Операционный аутсорсинг

7. Проектный аутсорсинг

Можно отдать на аутсорсинг полностью весь проект или его часть. Пример: безбумажный офис Альфа-банка.

8. Мультисорсинг

9. Офшорный аутсорсинг

Примеры:

Amazon отдал обслуживание клиентов и логистику аутсорсинговой компании на Филиппинах — так бизнес сэкономил на зарплатах операторов.
American Express нанял аутсорсеров в Индии и на Филиппинах для клиентской поддержки.

10. Оншоринг

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Преимущества

Риски

Снижение расходов на персонал и развитие внутренней инфраструктуры.
Привлечение к работе более профессиональных кадров.
Повышение производительности.
Доступ к инновациям, интеллектуальной собственности и интеллектуальному лидерству аутсорсера.
Ускоренное время выхода на рынок.
Концентрация на улучшении основных процессов.
Снижение потенциальных рисков и расширение горизонтов планирования.
Возможность работать над проектом круглосуточно.
Возможность выстроить правильные рабочие отношения, основанные на простых договоренностях (относится к малому бизнесу).
Возможность планировать и проводить более эффективные, целенаправленные кампании и проекты, на реализацию которых обычно не хватает навыков

Возможные дополнительные расходы, наличие которых выясняется после подписания договора с компанией.
Невозможность завершить проект из-за финансовой несостоятельности аутсорсера.
Потеря управленческого контроля и неспособность контролировать действия или процессы, переданные на аутсорсинг.
Отсутствие контроля качества, если неправильно выбрать исполнителя. Некоторые компании ориентированы на получение прибыли, а не на хорошую работу.
Невозможность быстро среагировать на изменения в бизнес-среде.
Угроза утечки конфиденциальных данных и интеллектуальной собственности.
Негативная реакция персонала на передачу части процессов другой компании.
Негативная реакция со стороны общества. Отдавая работу на аутсорсинг, бизнес лишает регион рабочих мест и демпингует стоимость оплаты труда

Как внедрить аутсорсинг в компанию?

Шаг 1. Решите, выгоден ли аутсорсинг

Сначала проанализируйте операции вашей компании, чтобы понять, где вы действуете недостаточно эффективно.
Проанализируйте эффективность собственных сотрудников и их способность достигать поставленные цели. Аутсорсинг нужен, если работники не справляются с поставленными KPI или делают работу некачественно, а у бизнеса нет ресурсов на привлечение более профессиональных кадров.
Как только вы определите, какие отделы и задачи могут выиграть от аутсорсинга, вам следует изучить компании, которые специализируются на этих задачах, чтобы определить стоимость и характер услуг, а также принципы работы аутсорсера.
Определите критерии отбора и выберите 1–2 компании, которые больше всего вам подходят.
Проведите опрос среди своих сотрудников и попробуйте выяснить, как аутсорсинг может на них повлиять.

Шаг 2. Опишите задачу, которую отдадите на аутсорсинг

Шаг 3. Рассчитайте бюджет и условия оплаты

Шаг 4. Назначьте ответственное лицо

В идеале менеджер по аутсорсингу должен иметь хорошие навыки общения и управления проектами. Изображение: Narrative для Unsplash

Шаг 5. Защитите свои данные и интеллектуальную собственность

Шаг 6. Запросите предложения от подрядчиков

Если услуга не требует постоянного контроля со стороны заказчика, можно выбрать офшорную компанию, если она полностью соответствует вашим требованиям.
Если важен прямой контакт, лучше выбирать оншорный аутсорсинг.

Шаг 7. Выберите компанию, которая лучше всего подходит и практикует гибкий подход

Шаг 8. Мониторьте результаты и процессы аутсорсера

8 секретов успешного аутсорсинга

Четко определите, чего вы хотите и почему, как будет измеряться успех, прежде чем начнёте собирать предложения от аутсорсеров. Привлеките к проработке проекта работников вашей компании. Проработка проекта повысит заинтересованность вашей команды и поможет выявить проблемы на ранней стадии проекта.
Сохраняйте гибкость, особенно если проект длительный. Со временем потребности вашего бизнеса могут измениться — вам нужно быстро среагировать на изменения и предупредить об этом аутсорсера.
Относитесь к аутсорсерам как к постоянным членам команды. Не только смотрите, что они делают в рамках поставленной задачи, но и интересуйтесь их мнением по проекту. У них могут быть идеи о том, как сделать некоторые процессы более эффективными.
Начните с малого. Если вы впервые пользуетесь аутсорсингом, рекомендуем начать с простого проекта, который относительно легко определить и быстро реализовать.
Назначьте ответственного менеджера. Важно понимать, кто за что отвечает на любом этапе проекта. По возможности установите ПО для управления проектами, где вы и аутсорсер можете следить за тем, кто, что и когда должен делать.
Договоритесь о послепродажном сервисе. Этот совет актуален для компаний, передающих на аутсорсинг крупный проект. После его завершения может потребоваться помощь аутсорсера в обучении персонала или решении текущих проблем, возникающих во время адаптации. Включите эти условия в договор на этапе переговоров.
Заранее вовлеките свою команду. Так вы снизите негативный эффект от аутсорсинга и получите важную информацию.
Выбирайте аутсорсера не по стоимости, а по возможностям.
Работайте с экспертами. Они не только реализуют проект, но и смогут проконсультировать вас относительно того, какие идеи будут наиболее эффективны.

Высоких вам конверсий!

28-02-2023

Источник