Битрикс полное руководство

Документация по Битрикс24 в коробке

Битрикс 24 – удобное решение для коммерческой деятельности. Система позволяет оптимизировать бизнес-процессы внутри компании и автоматизировать продажи. Главным преимуществом Б24 считается богатый инструментарий при наличии бесплатного тарифа. Это обеспечивает быстрый старт компании и ее внедрение на рынок без дополнительных затрат.

В этой статье мы детально расскажем о Битрикс24 и как в нем работать пошагово. Поехали!

Обзор интерфейса

Внутренний интерфейс Битрикс 24 насыщен обилием инструментов, позволяющих контролировать все внутренние процессы компании. Основой Б24 является колонка левого меню, определяющая категории программы. К списку основного инструмента Битрикс 24 относят следующие категории:

• Живая лента – новостной раздел, где отображаются все текущие задачи вашей компании. Постановка задач и их обсуждение происходит в режиме реального времени.
• Задачи – раздел, отображающий список, сроки и план задач. Интерфейс портала позволяет быстро создавать и редактировать задачи, а также коммуницировать с ответственными за проект сотрудниками.
• Календарь – удобный инструмент для планирования и согласования встреч, звонков или задач. Поддерживает опции напоминания и синхронизации с Google календарем и т.д.
• Диск – глобальное хранилище данных, где содержится вся информация, файлы и документы компании, предварительно загруженные в Битрикс 24. Доступ к диску есть у всех подключенных сотрудников системы. Все данные с диска могут быть синхронизированы с продуктами 1С.
• Чат и звонки – раздел для коммуникации и связи. Инструментарий портала поддерживает возможность проведения внутренних звонков среди сотрудников, а также подключение контрагентов в единый чат.
• Почта – раздел портала для внешней связи с клиентами компании. Интерфейс почты Б24 позволяет работать сразу с несколькими почтовыми ящиками, запускать рассылки CRM-маркетинга, а также обрабатывать все полученные письма.
• CRM – перечень инструментов, позволяющий обрабатывать корпоративные задачи и проводить сделки. Отличительным преимуществом Битрикс 24 считается возможность бесплатной работы с инструментами CRM малому бизнесу до 12 сотрудников.
• Сотрудники – раздел, содержащий все данные о сотрудниках компании. Интерфейс раздела позволяет просмотреть структуру компании, а также проводить поиск информацию по любому из сотрудников.
• Группы – раздел помогает сгруппировать всю информацию о проектах в одном месте. В группу проекта могут быть включены все документы компании, важные файлы, список задач и сообщения сотрудников. Группы могут создаваться как открытого, так и закрытого типа.
• Время и отчеты – раздел, отображающий рабочее время или график отсутствия всех сотрудников компании. Кроме того, данный инструмент позволяет настраивать собрания и планерки, а также просматривать рабочие отчеты.
• Сайты – категория содержит список всех подключенных сайтов компании. Предусматривает возможность редактирования и настройки сайтов и коммерческих площадок.
• Контакт-центр – раздел объединяет в CRM все способы коммуникации с клиентами. Синхронизирует данные клиента со всеми соц. сетями, мессенджерами, онлайн-чатами и формами захвата с сайтов.
• CRM-маркетинг – инструмент для работы базой клиентов. Позволяет настраивать профильные рассылки на почту и через социальные сети, а также работать с аудиторией в рекламных кабинетах.
• CRM-аналитика – инструмент анализа маркетинговой деятельности компании. CRM-аналитика позволяет отслеживать работу менеджеров, следить за воронкой продаж и прогнозировать доход.
• Сквозная аналитика – раздел, объединяющий все рекламные каналы компании и показывающий их эффективность в продажах. Инструмент для глобальной аналитики.
• Телефония – модуль работы со всеми телефонными звонками компании. Позволяет подключать телефонные аппараты, просматривать детализацию звонков и контролировать баланс.
• Приложения – раздел с дополнительными приложениями от разработчиков для расширения опций Битрикс. Есть как бесплатные, так и платные решения.
• Центр продаж – модуль для подключения платежных решений и система анализа всех финансовых операций компании. Позволяет охватить и проанализировать все этапы продаж.
• 1С + CRM Битрикс24 – модуль синхронизации и обмена данными между программами.
• Лаборатория AI – раздел для подключения голосовых помощников или интерактивных приложений. Позволяет оптимизировать внутренние бизнес-процессы и расширить способы продаж.
• Мой тариф – программное дополнение, позволяющее узнать информацию о текущем тарифе, или расширить Битрикс 24 платной подпиской.

Левое меню полностью интерактивное, что позволяет скрыть или переместить рабочие инструменты в любом порядке.

Это интересно! Внизу меню программы доступны настройки интерфейса системы Б24. Кроме того, рядом с настройками находится горячая кнопка «Пригласить сотрудников», позволяющая быстро добавить коллег через. Пригласить можно через мобильное сообщение, почту или ссылку.

Большим преимуществом портала является быстрый старт. В системе легко зарегистрироваться, быстро добавить сотрудников и начать принимать заказы.

Запуск и регистрация Б24

Для регистрации CRM достаточно перейти на главную страницу сайта, выбрать способ быстрой авторизации и нажать «Продолжить регистрацию». Программа самостоятельно создаст новый Битрикс и присвоит цифровое название компании.

После регистрации программа предложит вектор использования ее инструментов и настроит интерфейс соответствующим образом. Данный процесс можно отложить на потом.

Как задать имя компании?

Присвоить имя компании и выбрать домен можно в верхнем левом углу, рядом с названием программы. Если желаемый домен занят, портал предложит ряд альтернативных наименований.

Обратите внимание! В платных решениях возможно полное переименование домена компании в экосистеме Б24. Так тариф «Компания» позволяет полностью заменить доменное имя, а тариф «Команда» – переименовать домен 3 уровня.

Создаем команду и привлекаем сотрудников: все просто!

Теперь можно приступать к добавлению сотрудников в ваш корпоративный портал. Пригласить можно через главное меню нижней левой или в верхней правой части интерфейса. Уже прибывшим сотрудникам можно отправить сообщение или поставить задачу.

• Пригласить в Б24 можно через быструю ссылку, по sms или email, а также через партнера CRM – портал интегратора. Здесь же в настройках можно обозначить форму регистрации новых сотрудников и текст письма-приглашения.

Первоначальная настройка окончена. Теперь можно приступать непосредственно к работе.

Работа с функционалом Битрикс24 пошагово

Интерфейс оболочки Б24 интуитивно понятен, однако обширные опции программы поначалу могут сбить с толку. Наше руководство по битрикс24 поможет быстро сориентироваться в интерфейсе программы и начать работу.

Как создать задачу в Битрикс24?

Работа в битрикс24 начинается с составления задач для сотрудников. Для создания задачи необходимо перейти в «Задачи» и нажать кнопку «Добавить задачу».

В открывшемся интерфейсе можно заполнить текст задачи, а также указать сроки выполнения и всех ответственных лиц. Для типовых задач из меню в верхнем углу можно создать шаблон, позволяющий сократить время заполнения задач.

Раздел «Задачи» позволяет просматривать и редактировать активные задачи. Сам интерфейс может быть индивидуально настроен каждым пользователем.

Чат и звонки

Режим необходим для внутренней связи между сотрудниками компании. Технические возможности раздела позволяют совершать:

• Обмен сообщениями в общем и закрытых чатах.
• Телефонные звонки и многоканальную связь.
• Просмотр всех уведомлений внутри портала.
• Просмотр «живой ленты» компании.

Для более эффективного использования веб-мессенджера Б24 можно установить дополнительное приложение для Windows, Android или iOS.

Работа с группами

Группы позволяют объединить сотрудников, работающих в рамках одного проекта или выстроить вертикаль управления компанией.

Интерфейс системы позволяет создавать полностью или частично закрытые и открытые группы. Чтобы создать новую группу, необходимо справа в меню найти и выполнить соответствующую команду.

После выбора необходимого типа группы откроется окно редактирования. Здесь можно обозначить цели группы, выбрать руководителя или модераторов, а также добавить сотрудников.

После запуска внутри группы можно обмениваться сообщениями и документацией между всеми ее участниками.

Учет рабочего времени

Возможность учета времени работы персонала доступна только с тарифом «Компания». Режим позволяет контролировать время работы каждого из сотрудников, а также получать ежедневные отчеты.

Среди инструментов данной категории также следует выделить:

• Просмотр глобальной статистики.
• Просмотр начала и конца рабочего времени каждого сотрудника.
• Контроль нарушений графиков всего отдела или сотрудников.
• Подсчет, анализ и фильтр рабочих дней.

Для создания новых или редактирования текущих рабочих графиков необходимо кликнуть на шестеренку в правом углу сверху.

Управление и настройка календаря

Календарь позволяет контролировать все рабочие процессы компании, а также планировать свой график работы. Категория «Мой календарь» предназначена для планировки личных задач и событий, «Календарь компании» – для контроля этапов сделок и переговоров. Для работы в Битрикс 24 календарей можно создавать бесчисленное множество.

Работа с документацией

Весь документооборот компании проходит через раздел Б24 «Диск». Как и в других категориях, Битрикс24 предоставляет возможность сортирования и размещения файлов отдельно для каждого работника или на общий диск. Техническая сторона программы позволяет работать со всеми форматами файлов. Кроме того, можно подключать сетевые хранилища или решения от MS Office и Google.

Для комфортной работы все документы можно загрузить на диск для Windows или macOS, или подключить сетевой диск. Доступ к документации может индивидуально настраиваться через команду «Настройка прав».

Все удаленные документы для безопасности сначала попадают в корзину хранилища. Кроме того, Битрикс24 имеет решение для безопасной очистки пространства – все операции доступны через команду «Очистка места».

Телефония

Раздел «Телефония» позволяет подключить телефонные линии к вашему порталу и запустить работу колл-центра. Также в данном режиме доступна интеграция вашего приложения или виджетов с сайта компании.

Дополнительно в разделе можно просматривать детализацию по всем совершенным звонкам для оценки продаж и эффективности работы менеджеров.

Важно знать! В коробочной версии Б24 и в тарифах Старт+, CRM+, Команда и Компания можно распределить доступ к телефонии между сотрудниками. Распределение прав позволяет определить кто из сотрудников имеет право на:

• Прослушивание звонков и диалогов.
• Звонки по внешним номерам.
• Настройку маршрутизации звонков.
• Аренду номера и т.д.

Управление доступом настраивается главным администратором по адресу «Телефония» – «Права доступа».

Заключение

Битрикс24 идеально подойдет для малого бизнеса и начала коммерческой деятельности. Удобный интерфейс Б24 и возможность синхронизации с 1С, Офис и Гугл позволяет запустить любой проект или стартап. Дополнительным преимуществом считается также бесплатный тариф, и подробная инструкция как пользоваться Битрикс24 в виртуальном помощнике портала.

Персональный менеджер техподдержки Битрикс24. Отвечаем за 15 минут максимум — даже в выходные!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Мы готовы помочь!

Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям

Настроим оповещения в CRM и 3 воронки продаж в подарок при покупке любой лицензии!

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Автоматизируем работу с документами в Битрикс24 за 5–7 часов

Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.

Оцените, насколько полезна была информация в статье?

Наш каталог продукции

У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.

Посмотреть весь каталог

Версии программы

Создатели Битрикс24 предлагают две версии сервиса — облачную для браузера и коробочную.

Если вам удобно работать в облаке, вы можете оформить коммерческую подписку и получить доступ к расширенному списку функций. Также создатели сервиса предлагают бесплатный тариф с базовым набором инструментов и неограниченным количеством пользователей.

Облачная и коробочная версии во многом похожи. При этом в коробке можно найти инструменты, которых нет ни в одном из тарифов на облаке. Открытый код в коробочной версии позволяет адаптировать интерфейс и функционал под специфику деятельности компании.

Также вы можете бесплатно скачать мобильное приложение и установить его на телефоне или планшете. В приложении можно работать над задачами, общаться с командой и клиентами, совершать видеозвонки и т. д.

Теперь перейдем к самоучителю для «чайников», чтобы вы смогли пользоваться инструментами, которые предлагает Битрикс24.

Начало работы в программе

Чтобы получить доступ к инструментам, нужно зарегистрироваться в системе и создать аккаунт компании.

Регистрация и создание аккаунта

Зайдите на главную страницу и кликните «Получить бесплатно». Чтобы зарегистрироваться в системе, вы можете ввести адрес своей электронной почты либо один из аккаунтов в соцсетях, например, во «ВКонтакте». После этого программа создаст новую учетную запись, а ваша компания получит цифровое название.

Присвоение компании имени

Чтобы указать название компании, нажмите на карандашик, который находится в левом верхнем углу рядом с надписью «Битрикс24». В этом же окне можно прописать домен. Иногда желаемое доменное имя бывает уже занято, и в таком случае система предлагает несколько альтернативных вариантов.

Все тарифы позволяют бесплатно изменить название портала компании. Обратите внимание: такая возможность дается один раз. Повторно переименовать домен позволяет только тариф «Профессиональный».

Создание команды

В правом верхнем углу находится кнопка «Пригласить». Нажмите ее, и перед вами появится меню, с помощью которого можно добавить сотрудников на портал. Опция приглашения изначально доступна администратору. Если вы хотите, чтобы любой сотрудник мог приглашать пользователей, найдите в настройках соответствующую функцию.

В Битрикс24 доступно несколько способов добавления сотрудников:

• Быстрая регистрация по ссылке. Скопируйте ссылку и поделитесь ей с командой.
• По номеру телефона или email. Введите телефонные номера сотрудников либо их электронные адреса, чтобы система отправила им сообщение со ссылкой для регистрации.
• Также вы можете самостоятельно зарегистрировать каждого сотрудника. Заполните поля в соответствующей вкладке, и пользователь получит электронное письмо с логином и паролем для авторизации.
• Еще один вариант — воспользоваться помощью интегратора. Чтобы не тратить время на настройку, вы можете заключить договор с официальными партнерами разработчиков Битрикс24.

Настройка структуры компании

Чтобы изменить структуру, зайдите в меню и выберите вкладку «Сотрудники». Вы можете добавлять любое количество подразделений, дополнять их подотделами и т. д. Подразделениям можно присваивать названия и назначать для них руководителей. Если нужно перевести сотрудника из одного подразделения в другое, зажмите иконку с именем этого пользователя и перетащите ее в нужное окно.

Работа с функционалом Битрикс24

Пошагово разберем, как пользоваться инструментами, которые предлагает система.

Постановка задач

Выберите в меню «Задачи и Проекты». Наведите курсор на вкладку «Задачи», и перед вами появится плюсик. Кликните на него. В открывшемся поле пропишите название задачи и добавьте ее описание. При необходимости составьте чек-лист, чтобы контролировать, какие шаги сделаны. Если задача важная, отметьте ее галочкой. Назначьте того, кто будет отвечать за выполнение задачи, и пропишите крайний срок.

Над одной задачей могут работать сразу несколько человек. Каждому из них присваивается определенный статус. Например, постановщик — это тот, кто создал задачу и получает уведомления о ходе ее выполнения. Постановщик назначает ответственного. Этот сотрудник является непосредственным исполнителем задачи. Ответственному может помогать пользователь с идентичными правами, т. е. соисполнитель. Также в Битрикс24 можно добавить наблюдателя — того, кто будет получать уведомления о ходе работы над задачей.

В нижней части поля для создания задачи находится вкладка «Дополнительно». Она позволяет:

• создать новый проект и привязать к нему задачу;
• проставить теги;
• подключить к задаче напоминания;
• создать шаблон задачи и т. д.

О шаблонах нужно сказать отдельно. Благодаря этой функции не нужно тратить время, чтобы каждый раз создавать задачи, которые часто повторяются. На бесплатном тарифе опция недоступна, но вы можете протестировать ее в деморежиме течение 15 дней.

Настройка календаря

Из-за рутины многие важные моменты выпадают из поля зрения. Чтобы контролировать сделки, переговоры и другие бизнес-процессы, пользуйтесь календарем. С помощью этой опции вы также можете планировать свой график — как личный, так и рабочий. Битрикс24 позволяет создавать любое количество календарей для самых разных целей.

Чат и звонки

При регистрации в системе вы автоматически получаете доступ к чату с помощником от Битрикс24 и общему чату для всех сотрудников. При создании нового проекта также появляется дополнительный чат. В нем могут общаться сотрудники, которые работают над этим проектом. Виды чатов в Битрикс24:

• открытые — для всей команды;
• закрытые — для отдельных сотрудников;
• приватные — для общения один на один с выбранным собеседником.

Кроме того, программа позволяет совершать аудио- и видеозвонки. Для групповых звонков нужен отдельный закрытый чат. Обратите внимание: звонки не записываются.

Время и отчеты

Эти функции предназначены для руководителей и сотрудников отдела кадров. Обратите внимание: время и отчеты доступны только в платных тарифах.

Какие функции предоставляет Битрикс24:

1. График отсутствий. График представляет собой таблицу, в которой отображаются больничные, отгулы, декретные отпуска и т. д. Благодаря этой функции руководитель и HR всегда знают, кто отсутствует на рабочем месте, как долго и по какой причине.
2. Собрания и планерки. Чтобы провести встречу с сотрудниками, достаточно указать дату, время и место ее проведения.
3. Bitrix24.Time. Функция предполагает установку приложения на планшет и подключение камеры устройства. С помощью Bitrix24.Time можно отслеживать любые действия сотрудников.

Особого внимания заслуживает функция учета рабочего времени с ежедневными отчетами. С ее помощью руководитель всегда может узнать, чем именно занимался тот или иной сотрудник в конкретный день.

Инструменты категории учета рабочего времени позволяют:

• просматривать статистику по всей компании;
• контролировать начало и конец рабочего дня каждого специалиста;
• отслеживать нарушения графиков по отделам и сотрудникам;
• подсчитывать и анализировать рабочие дни.

В работе системы учета времени нет ничего сложного. В начале дня сотрудники кликают на «Начать рабочий день», а в конце — нажимают на кнопку «Завершить». Также в системе нужно отмечать перерывы.

Учет рабочего времени напрямую связан с выполнением задач. Отчеты об активности подчиненных формируются на основании данных о проделанной работе. Все, чем сотрудник занимался в течение дня, он должен фиксировать в «Задачах и Проектах». Задача руководителя — донести до команды, почему важно отображать свою активность в системе. В том, чтобы просто нажимать кнопки «Начать» и «Завершить», нет смысла. Чтобы оценивать продуктивность персонала, руководитель должен понимать, над чем конкретно работал сотрудник в тот или иной день.

Работа с документами

Документооборот компании ведется через «Диск». Права доступа к папкам определяет администратор. «Диск» в Битрикс24 позволяет работать с файлами любого формата.

Вкладки на «Диске»:

1. «Мой диск». Здесь вы можете хранить свои личные файлы.
2. «Общий диск». Эта вкладка предназначена для хранения файлов компании. При необходимости доступ к отдельным папкам можно ограничить.
3. «Диск для Windows» и «Диск для macOS». На этих вкладках можно скачать подходящее приложение, чтобы работать с файлами без необходимости открывать сам сервис.
4. «Очистка места». В этой вкладке можно посмотреть, сколько места осталось на «Диске», и удалить ненужные документы. После удаления файлы попадают в корзину и хранятся там в течение 30 дней.

Телефония

Эта функция будет полезна тем, чья деятельность связана с активным общением. В разделе «Телефония» можно подключить телефонные линии к порталу компании и таким образом запустить работу колл-центра. Среди опций заслуживает внимания просмотр детализации по всем совершенным звонкам. Такая функция позволяет оценивать эффективность менеджеров, анализировать продажи и т. д.

В коробочной версии и на платных тарифах можно распределять между сотрудниками права доступа к телефонии. Администратор решает, кто из команды может:

• прослушивать звонки и диалоги;
• совершать звонки по внешним номерам;
• настраивать маршрутизацию звонков;
• арендовать номера и т. д.

Заключение

Как видно из нашей инструкции для новичков, в использовании Битрикс24 нет ничего сложного. Мы рассмотрели только основные инструменты, хотя разработчики предлагают гораздо больше возможностей. С помощью Битрикс24 вы можете создать удобную CRM-систему, чтобы эффективно управлять проектами и сотрудниками.

В заключение скажем о преимуществах и недостатках программы. Начнем с того, что условно можно назвать минусами:

• Разнообразие опций. Часть функций может оказаться ненужной и усложнять навигацию.
• В отдельных случаях — необходимость в привлечении специалиста. Чтобы настроить CRM, иногда требуется помощь разработчика.

Небольшие недостатки компенсируют значительные преимущества. Начало работы с программой не требует каких-либо вложений. Вы можете активировать деморежим и в течение 30 дней иметь доступ к базовым инструментам. Бесплатный тариф позволяет добавить на портал любое количество пользователей. И главное преимущество — множество по-настоящему полезных инструментов, благодаря которым работать становится проще и удобнее.