Что такое административное руководство отделом

Оксана Силакова, проработавшая административным директором в нескольких крупных компаниях, член «Объединения АХП» осветила «темные пятна» этой весьма распространенной и нужной профессии. Над материалом также работала Ольга Лиходей, независимый консультант «Объединения АХП», доктор социологических наук, профессор, Санкт-Петербург.

Должность административного директора – «Terra Incognita» в массовом сознании россиян

В современном российском обществе существует информационный вакуум о статусе административного директора. Отсутствие необходимой информации приводит к тому, что люди не воспринимают эту профессию как весомую в топ менеджменте. По мнению некоторых, она сводится преимущественно к умению «махать тряпками». Работая в этой сфере полтора десятка лет, самостоятельно осваивая пространство администрирования, я прошла долгий путь от должности заведующей хозяйством, начальника административно-хозяйственного отдела, начальника управления делами, начальника административно-хозяйственного управления, до административного директора.

Мне хотелось бы поделиться с читателями своим видением содержания и специфики деятельности административного директора, развеять некоторые мифы и стереотипы о ней, а также посвятить коллег в существующие проблемы.

Прежде всего, следует обратить внимание на то, что в настоящее время в России отсутствуют учебные заведения, которые занимались бы подготовкой специалистов в области административно-хозяйственного управления. Соответственно отсутствуют факультеты и выпускающие кафедры, занятые подготовкой специалистов по указанному направлению. Как правило, кадры, занятые вопросами административно – хозяйственного управления, получают профессиональные знания на обучающих семинарах, конференциях, деловых мероприятиях, где происходит обмен опытом.

В свое время я получила высшее образование по специальности «Менеджмент организации» с присвоением квалификации «Менеджер». Во время обучения почерпнула очень много полезного для себя, в том числе и в сфере администрирования. Эти знания я успешно реализовала на практике. Об этом свидетельствует тот факт, что работая в одной из крупнейших организаций, я была награждена почетным знаком «За профессионализм».

Сложность работы административного директора, управляющего в крупной компании заключается в том, что в его подчинении находится множество отделов, работающих по различным направлениям. Это секретариат, канцелярия, архив, пищеблок, отдел материально-технического обеспечения, отдел рекламы, IT-отдел, курьерская служба, клининговая фирма, транспортный отдел, корпоративный отдел, офис-менеджеры в регионах или дочерних компаниях. Я не встречалась с подобной калейдоскопичностью в работе других управлений. Помимо вышеназванного, часть времени отводится на решение оперативных вопросов, координацию работы отделов и служб, изучение документов, проведение совещаний, переговоров, встреч.

Сфера деятельности административных управляющих специалистов может быть представлена следующим образом:

Административные услуги (организация приёма лиц, прибывших в служебные командировки; аренда квартир для сотрудников,организация и управление делопроизводством и архивным хранением; организация деловых командировок (визы, проезд, проживание); организация корпоративных и клиентских мероприятий, конференций, тренингов; управление корреспонденцией; управление курьерской службой; управление автопарком; проведение инвентаризации; поиск помещений для переезда). Составление бюджета, управление бюджетом на административно-хозяйственные нужды и оптимизации расходов. Организация аттестации рабочих мест, сертификация предприятия.

Материально-техническое обеспечение (организация и оснащение рабочих мест; обеспечение сотрудников необходимым оборудованием, оргтехникой, мебелью, хозяйственными товарами, канцелярскими принадлежностями).

Организация работ по эксплуатации и обслуживанию зданий (содержание зданий и помещений в надлежащем состоянии в соответствии с действующем санитарно-гигиеническими, противопожарным и корпоративными нормами); проведение ППР и контроль исправности инженерного оборудования (систем электроснабжения, вентиляции, кондиционирования, отопления, водоснабжения); обеспечение пожарной безопасности, контроль эксплуатации лифтов; проведение текущего и капитального ремонтов, участие в разработке интерьеров помещений, зонирование помещений, контроль проектно-сметной документации; организация работ по благоустройству и уборке офисных помещений и прилегающих территорией,вывоза мусора,оформление к праздникам фасада и офисов.

Организация социально-бытового обслуживания сотрудников ( организация питания, корпоративные, праздничные, культурные, физкультурно-оздоровительные мероприятия, парковка).

Взаимодействие с надзорными организациями (по вопросамохраны труда, пожарной и электробезопасности, СЭС). Оказание доврачебной помощи.

Многообразный характер деятельности требует от административного управляющего постоянно быть на плаву. Это предполагает наличие у него таких свойств характера как собранность, готовность постоянно осваивать новое. Неотъемлемыми качествами успешных административных управляющих, как показывает практика, является отсутствие лености, стремление осваивать новые области знания, изучать конкурентов, рынок товаров и услуг, ценообразование и т. д. Неудивительно, что у административного директора ненормированный рабочий день. Фактически он работает семь дней в неделю по 24 часа в сутки. Независимо от того болеет он или находится в отпуске он связан с необходимостью постоянно поддерживать связь с персоналом. Способ связи может быть разный — корпоративный телефон, скайп, интернет. Главное — активировать сложившуюся систему контроля, так как структура управления людьми, работающих в столь разнообразных отделах подразумевает ее необходимость. Из личного опыта знаю, что если эта система дает сбой – жди подвоха.

Сложность работы руководителя административного управления заключается в том, что он должен владеть основными вопросами работы управления, принимать активное участие в жизни коллектива управления, на совещаниях у высшего руководства отчитываться за его работу.

В действительности приходится сталкиваться с тем, что во многих крупных организациях структура управления работает неэффективно. Об этом убедительно свидетельствует распространенная практика личных обращений сотрудников различных отделов (транспортного, административно- хозяйственного, секретариата, архива и т. д) к президенту компании или вице-президенту с проблемами, счетами и предложениями. Я полагаю, что практика личных обращений с одной стороны, игнорирует субординацию, а с другой стороны, препятствует оптимизации затрат, рационализации управленческого учёта, прозрачности отчётности. Кроме того, приобретая требуемое, сотрудники, как правило, ни за что не отвечают.

На мой взгляд, подобное положение вещей говорит о том, что либо руководителя устраивает существующее положение дел, либо он недостаточно ориентируется в операционно-хозяйственной деятельности. Приходится констатировать, что компания престижная, работает на рынке много лет, а внутри – полный хаос.

Не импонирует мне и практика визитов к высшему руководству через голову непосредственного начальника. Захотел один из начальников отдела по любому вопросу попасть на приём к высшему руководству – пожалуйста, заходи. Никогда не разделяла эту точку зрения, так как считаю, что «прыгать через голову» не очень корректно. Я попытаюсь объяснить свою позицию. Руководитель высшего уровня вследствие занятости не имеет возможности слушать часами монологи сотрудников и вникать в их проблемы. Он может поинтересоваться причинами, которые привели посетителя к нему и выяснить его намерения. Результат визита может быть неоднозначный — могут зарплату поднять, а могут и уволить.

Если руководитель высшего уровня берёт в штат административного управляющего и наделяет его соответствующими полномочиями, то тем самым он освобождается от массы проблем и ненужной информации. Он справедливо полагает, что все это ложится на плечи административного управляющего. Руководитель рассчитывает, что во всех подчинённых ему отделах начнется оптимизация затрат бюджета. Будет аккумулироваться информация о том, где берём, в каком объеме, по каким ценам, проводится ли маркетинг, тендеры проводятся открытые или закрытые, какова репутация фирм-поставщиков на рынке, какие предоставляются первичные документы, необходимость закупок и т д.

Вряд ли кому-то понравится, если в компанию придет такой специалист. Думаю, что только здравое высшее руководство крайне нуждается в нем, так как этот человек – связующее звено во всех направлениях, относящихся к административно-хозяйственному управлению. Это некий «паровоз», несущий в себе специфический груз – огромный объём информации. Этот груз не приносит прямой прибыли, но без этого паровоза ни одна уважающая себя компания не сможет эффективно и качественно развиваться и выходить на новый уровень с оптимизацией затрат.

Приведу пример из своей практики. По просьбе друзей я проводила аудит в одной крупной российской компании. Мне удалось установить следующее: в компании отсутствует руководитель в административном блоке, штат раздут, отсутствует утвержденный бюджет, значительно завышены статьи расходов (вплоть до того, что сотрудники каждый день домой ездят на такси за счёт организации), зарплаты высокие, сотрудники ежемесячно в размере оклада получают премии, не принося никакой прибыли. В ходе бесед с сотрудниками различных отделов я поняла, что никто ни за что не отвечает. В компании отсутствуют элементарные вещи: должностные инструкции, положения об отделах, не подписана ни с кем материальная ответственность и т д. Итог плачевный: хозяин в миллиардных убытках, а фирма – банкрот. В значительной степени это произошло потому, что в компании не было человека, который бы замыкал на себе указанные вопросы и осуществлял контролирующие функции.

Вместе с тем, принимая на работу руководителя административно-хозяйственного управления, в отделе кадров нередко считают, что человек будет занят сугубо закупками канцелярских товаров и бытовой химии, руководить уборщицами. Тем самым кадровая служба демонстрирует узко-примитивное представление о спектре должностных обязанностей указанного сотрудника и не вникает, что кроется за каждой строчкой его функциональных обязанностей. По этой причине предлагаемая заработная плата руководителя административно-хозяйственного управления в ряде организаций дается наобум и не соответствует реальному объему выполняемой им работы. Таким образом, издержки работы кадровой службы не сумевшей описать в полном объеме функциональные обязанности руководителя административно-хозяйственного управления, зачастую не позволяют повысить ему зарплату. Считаю, что на должность административного управляющего может претендовать сотрудник знающий специфику работы предприятия (учреждения или организации), который не только находится в курсе их проблем, но и способен предложить пути и способы их решения. Кроме того, руководитель административно-хозяйственного управления, должен обладать такими профессиональными качествами как способность самостоятельно разрабатывать документацию в рамках своей компетенции, грамотно вести отчётность, умело руководить сотрудниками.

Мне часто задают вопрос: «Как быть, если организация небольшая?» Я считаю, что для того, чтобы структура работала, следует взять сотрудника на должность начальника административно-хозяйственного управления. Этот сотрудник не должен занимать должность начальника административно-хозяйственного отдела, потому что статус начальника конкретного отдела (в рассматриваемом случае – начальник АХО) подразумевает под собой узкую специализацию – руководство хозяйственным блоком. По этой причине начальник административно-хозяйственного отдела не может быть руководителем у других отделов, в то время как начальнику административно-хозяйственного управления подчинены разные отделы. Тем не менее, на практике встречаются случаи, когда начальнику административно-хозяйственного отдела подчинены разные отделы.

Часто слышу, что в фирме сотрудники не понимают, чем именно занимается административный директор, поэтому я хочу рассказать о некоторых его функциональных обязанностях.

Создать с нуля административно-хозяйственное управление намного проще, чем сделать это в действующей фирме. Вроде бы всё необходимое есть, но сложившаяся структура не работает. Когда начинаешь изучать должностные инструкции, то обнаруживаешь, что функциональные обязанности дублируются. Как только начинаешь их перераспределять, сталкиваешься с негативной реакцией. Начинаешь объяснять, что дело не в том, что «пришла тут деловая», а в том, что в фирме низкая производительность труда. Кто-то уходит, потому что работать с полной отдачей он не будет. Кто-то внешне принимает правила игры, но в действительности играет по своему, то есть начинает строить козни и жаловаться. Думаю, что это всё поправимо.

Хорошо, когда в организации есть электронный документооборот. Ты запускаешь счёт на оплату или договор на согласование и забываешь про них. Документы проходят согласование, счет на оплату попадает в бухгалтерию, а договор возвращается обратно ко мне, остается только распечатать его с листком согласования и отнести на подпись. Здесь все понятно и прозрачно. Если в организации согласование документов происходит иначе (сканирование документа, набор текста вручную, отсутствие рычагов отслеживания прохождения документа), то приходится тратить много сил и времени в бесполезной переписке. Как правило, виновного не найти, а время, силы и деньги упущены. Контрагент может только через месяц позвонить и спросить, где их экземпляр договора или когда будет оплачен счёт. Приходиться проводить расследование…

В чём проблема заказать канцтовары? Прежде всего, необходимо определить периодичность и надобность закупок, прежде чем ежемесячно тратить деньги на то, чем завален склад. Для этого необходимо провести ряд мероприятий в этом направлении, чтобы закупать то, что нужно, но не чаще одного раза в квартал. При этом необходимо вести разговор с поставщиками о снижении цены либо на сумму счёта, либо по отдельным позициям. Это тоже нужно уметь делать вовремя.

Большого труда стоит согласование счетов на покупку расходных материалов в регионы или дочерние компании. Сначала нужно договориться, а потом подписать договор с 20 городами, которые входят в наш холдинг о том, что они должны закупить товары (это может быть вода, канцтовары, бумага, бытовая химия) по одинаковой отпускной цене. При проверке счетов может оказаться, что цены не соответствуют подписанным договорам. Приходится звонить, выяснять, перевыставлять счета. Это требует значительного времени.

Достаточно трудоемким является процесс заключения договоров по аренде. Это связано с тем, что договоры не стандартные, с разными условиями и обеспечительными платежами,про ведение переговоров с обслуживающей компанией по тарифным ставкам.

Масса проблем возникает при работе со счетами за мобильную связь. Попробуйте созвониться со всеми, кто превысил лимит и потребовать объяснительную записку, когда у тебя только международного роуминга на заоблачную сумму. Это целая история, в финале которой ты становишься для сотрудника врагом…

Проведение совместно с бухгалтерией инвентаризации. Это кропотливая работа, занимающая много времени. Требуется определить, кому принадлежит материальная ценность, выявить излишки или недостачу, результаты запротоколировать. У меня есть опыт проведения инвентаризации 90.000 наименований материальных ценностей.

В случае переезда из одного офиса в другой, обязан найти компанию по переездам и организовать переезд за выходные, чтобы люди вышли на новую рабочую неделю в новый офис.

Обеспечивает документальное согласование, а также необходимые условия для проведения семинаров, тренингов, круглых столов, а также корпоративных мероприятий к праздникам (с периодичностью раз в квартал). Если планируется корпоративное мероприятие с выездом за границу, работа начинается за год, так как необходимо собрать все данные по сотрудникам,приобрести билеты по доступной цене, расселить всех в гостинице, обсудить программу корпоративного вечера.

В его компетенцию входит организация и участие в проверках и ревизиях в регионах, дочерних компаниях и подготовка консолидированных данных по ее итогам.

Сложным направлением в работе является закрытие и открытие офисов в регионах. Это предполагает закрытие всех договоров, необходимостью пересылки материальных ценностей в Москву, принятие их на склад и учёт . Это ответственная и сложная задача. Кроме того, необходимо отслеживать, чтобы не было хищений, проверять компанию по пересылке и контролировать передвижение материальных ценностей компании. Сложность заключается в том, что бывают случаи хищения, но ни одна компания по пересылке не берёт на себя ответственность за воровство. Ответственность наступает только при условии страхования груза, но страховка обходится дорого.

Перемещение материальных ценностей в офисах и за его пределами. Сотрудники вносят, выносят ценности, даже и не подозревая, что они этого делать не имеют право. Только по выписанному пропуску административным управляющим, могут что то внести в организацию и что то вынести, некоторые сотрудники начинают спорить. А это тоже время..

Не теряет актуальности такое направление работы как обеспечение противопожарной безопасности. Вместе с тем, существуют структуры, в которых отсутствует элементарный план эвакуации, все запасные выходы закрыты, отсутствует система оповещения и огнетушители, десятилетиями не проводятся учения. Когда начинаешь говорить об этом, отвечают, что это не столь важно.

В некоторых фирмах есть архив. Ежеквартально архивариус сдает отчет, в котором зафиксировано, кто из ответственных сотрудников в установленные по регламенту сроки не предоставил в архив документы. Это серьезно, поэтому приходится разбираться. Требовательность не всегда воспринимается адекватно, по этой причине можно нажить недоброжелателей.

Административный директор занимается составлением бюджета на год. Сложность заключается в том, что суммы, которые закладываются в документ, обязательно должны быть подтверждены ссылками на договоры.

Особого внимания требует обеспечение функционирования парка машин. Это страхование, техническое обслуживание, пробег, отслеживание топливных карт, правильное заполнение путевых листов для налоговой службы.

Прорабатывает перечень закупки продуктов с поварами, контролирует закупку продуктов и отслеживает их количество и качество, контролирует составление меню.

Занимается, организацией подписки, оказывать помощь детским домам и инвалидам.

Пространство жизнедеятельности офиса велико, поэтому все направления работы описать невозможно. Для принятия взвешенного управленческого решения всегда необходимы сбор и обработка информации. Для этого нужно время, иногда выяснение позиций сторон длится несколько дней. Иногда я отказываюсь подписать согласование, так как из опыта знаю, что никто не будет разбираться, почему мы это купили, или согласовали. Виновен будет административный управляющий.

На данный момент я вхожу в НП «Объединение административно-хозяйственных профессионалов». Очень рада, что люди моей профессии благодаря этой организационной структуре смогут обмениваться актуальной информацией и опытом, будут получать необходимые профессиональные знания информационного, познавательного, обучающего формата, а также совершенствовать профессиональные умения и навыки. В перспективе это позволит поднять в целом престиж и качество специалистов в сфере административно-хозяйственного управления. Наше объединение выступило с инициативой внести изменения в федеральное законодательство и изучить вопрос о возможности создания специального учебного заведения, либо открыть в высших учебных заведениях факультеты и специализированные кафедры, занятые подготовкой административных управленцев совместно с Министерством образования.

Обязанности административного директора, а также права и ответственность должности

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

• активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
• ответственность
• коммуникабельность
• лидерские позиции
• устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

• Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
• Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

  

  Проведение собеседований

• Представление интересов компании и решение вопросов с контролирующими организациями, которые не требуют непосредственного участия руководства.
• Составление финансовых планов в сфере административно-хозяйственной деятельности.
• Организация системы документооборота и управления информационными потоками с целью оптимизации рабочего времени директора.
• Контроль сроков исполнения документов, соблюдения исполнительской дисциплины.
• Правила формирования и порядок передачи дел на архивное хранение.
• Подготовка отчетов, на основе информационных и справочных материалов, охватывающих сферу его занятости.
• Организация деловых встреч и проведение совещаний.
• В отдельных случаях, формирование штата сотрудников компании необходимой квалификации, в соответствии со спецификой компании. Подготовка и обучение персонала.
• Контроль слаженной работы подчиненного персонала, недопущение нарушения трудовой дисциплины.
• Организация приема сотрудников компании по личным или производственным вопросам, не требующих вмешательства директора компании.
• Организация корпоративных мероприятий компании (например, встреча нового года, юбилей компании и т.д.).
• Участие в рассмотрении претензий потребителей, неудовлетворенных обслуживанием либо продукцией компании.
• Совместная работа с клининговыми организациями по вопросам поддержания чистоты и порядка в помещениях компании.
• Инструктирование сотрудников компании основам техники безопасности, охране труда, основным методам противопожарной безопасности.
• Контроль соблюдения сотрудниками трудовой и производственной дисциплины.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Обновлено: 23.04.2023

Административное подразделение – структурная единица компании, осуществляющая документационное и административное обеспечение управления.

Цель подразделения – обеспечить эффективное управление путем поддержки и развития систем делопроизводства, информационного обмена, регламентации.

Основные направления работы подразделения:

• документооборот и информационное обеспечение бизнес-процессов;
• регламентация;
• общее администрирование.

Документооборот и информационное обеспечение

1. Обеспечение бизнес-процессов информацией:

• изготовление, копирование и тиражирование документов;
• контроль за правильностью оформления документации;
• организация согласования и утверждения в соответствии с принятыми процедурам и правилам.

1. Документооборот

• обработка документальных потоков – регистрация и учет входящей и исходящей корреспонденции;
• своевременная передача документации исполнителю, контроль исполнения;
• систематизация, организация хранения и поиска;
• обеспечение режима доступа к документации и использования информации.

1. Оптимизация способов и форм работы с документацией

• совершенствование нормативно-методической базы;
• автоматизация и оптимизация процессов делопроизводства.

Регламентация

Степень управляемости компании определяется способностью к изменениям на основе принятых управленческих решений. Регламентация – способ исключить необходимость принятия решения в типовых ситуациях, освобождая время руководства фирмы для реализации стратегических задач

Цель регламентации – обеспечение перехода от ручного управления к процессному подходу. Для этого задачи, решаемые руководством, специальным образом обрабатываются и документируются. Сформированный нормативно-распорядительный документ определяет пути и способы решения типовых задач.

1.2 Административный отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора предприятия.

1.3 Административный отдел возглавляет начальник административного отдела.

1.4 Начальник административного отдела подчиняется заместителю генерального директора — директору по общим вопросам.

1.5 Административный отдел обеспечивает:
— своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— контроль исполнения документов и их оформления;
— работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение.

1.6 В процессе производственной деятельности административный отдел сотрудничает со всеми структурными подразделениями предприятия.

1.7 Административный отдел в процессе своей деятельности руководствуется:
— законодательством РФ;
— постановлениями государственных органов РФ;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы ме-неджмента качества предприятия;
— настоящим Положением.

2 Цель

2.1 Обеспечение результативного функционирования делопроизводства предприятия, направленное на полное удовлетворение требований по-требителей.

3 Функции и задачи

3.1 Основными задачами административного отдела предприятия являются:
— организация результативного функционирования делопроизводства;
— оперативно-организационное обслуживание руководства.

3.2 В целях реализации указанных задач административный отдел выполняет следующие функции:

— обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
— осуществляет контроль исполнения документов и их оформления;
— организует работу по регистрации, учету, хранению, размножению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов те-кущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководителей предприятия, по формированию дел и их сдаче на хранение;
— обеспечивает регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие, убывающих в командировку с предприятия;
— обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования содержащейся в них информации;
— разрабатывает и организует проведение мероприятий по улучшению производственной деятельности отдела;
— обеспечивает своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ;
— проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну;
— осуществляет информационно-справочное обслуживание по документам предприятия, руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия, документирование деятельности совещательных органов предприятия, оперативно-организационное обслуживание руководства;
— контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководи-телям предприятия;
— осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководителей, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
— осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
— выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4 Внутренняя структура

4.1 Штатную численность административного отдела утверждает генеральный директор.

4.2 Начальнику административного отдела непосредственно подчиняются:
— референт генерального директора;
— помощник генерального директора;
— секретарь руководителя;
— пресс-секретарь;
— редактор;
— специалист по работе с документами;
— архивариус.

5 Права

Административный отдел имеет право:

5.1 Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами.

5.3 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

5.4 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

5.3 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению до-кументационного обеспечения деятельности предприятия, совершенство-ванию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

6.1 Из всех подразделений предприятия, сторонних организаций административный отдел:

— получает проекты документов и другую документацию предприятия и сторонних организаций на подпись или рассмотрение руководителями предприятия;

— передает документы предприятия и сторонних организаций после рассмотрения и принятия ре-шения руководителями предприятия.

6.2 Из отдела кадров административный отдел:

— получает графики на обучение персонала, табель учета рабочего времени, должностные инструкции, положение об административном отделе;

— передает заявки по подбору персонала, заявки на обучение персонала, табель учета рабочего времени, график отпусков.

6.3 Из планово-экономического отдела административный отдел:

— получает штатное расписание, организационную структуру административного отдела;

— передает предложения по премированию работников.

7 Ответственность начальника административного отдела

7.1 Всю полноту ответственности за своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет начальник административного отдела.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение разработано в соответствии с:
8.1.1 Требованиями МИ СМК 5-001.
8.1.2 Действующей на предприятии организационной структурой управ-ления.
8.1.3 Штатным расписанием административного отдела.

8.2 В настоящее Положение имеет право вносить предложения об его изме-нении заместитель генерального директора — директор по общим вопро-сам, начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения заместителем генерального директора предприятия — директором по общим вопросам.

2.1. Организация и совершенствование документационного обеспечения Глав­ного управления; формирование и поддержание единой базы данных о документах; внедрение автоматизированных (компьютерных) технологий подготовки и обработ­ки документов (совместно со структурными подразделениями, отвечающими за ав­томатизированную систему управления); контроль за соблюдением требований Ин­струкции по делопроизводству, а также архивное хранение документов Главного управления, в соответствии с Инструкцией об архивной работе в органах управле­ния, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях си­стемы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

2.3. Методическое руководство по ведению делопроизводства структурными подразделениями Главного управления.

Основные функции общего отдела

Общий отдел в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие основные функции:

3.1. Разрабатывает (совместно с другими структурными подразделениями) ме­роприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

3.2. Ведет прием, учет и распределение поступающих документов.

3.3. Осуществляет передачу документов на рассмотрение руководству Главно­го управления и после получения соответствующей резолюции — исполнителям.

3.4. Ведет учет и регистрацию исходящих документов, проводит проверку правильности их оформления и отправки.

3.5. Осуществляет контроль за прохождением документов, подготовку руко­водству сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах.

3.6. Ведет статистический учет поступающих и создаваемых (исходящих и внутренних) документов.

3.7. Осуществляет контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.

3.8. Разрабатывает номенклатуру дел Главного управления и согласовывает номенклатуры дел структурных подразделений и подчиненных (подведомственных) организаций Главного управления.

3.9. Формирует, оформляет, ведет учет и хранение дел, подготавливает и свое­временно передает дела на архивное хранение.

3.10. Проводит отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекши­ми сроками хранения, не подлежащих архивному хранению.

3.1 1. Проводит инструктаж вновь принятых сотрудников по вопросам органи­зации работы с документами.

3.13. Организует работу архива Главного управления в соответствии с Ин­струкцией об архивной работе в органах управления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны и организациях системы МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 16 марта 2006 г. № 160.

3.14. Анализирует проводимую работу, подготавливает проекты приказов по итогам работы за квартал и в целом за год.

Полномочия общего отдела.

Общий отдел в пределах своей компетенции:

4.1. Участвует в подготовке проектов нормативных правовых актов и иных документов в пределах своей компетенции по вопросам организации делопроизвод­ства, осуществляет контроль их исполнения.

4.2. Участвует в проверках структурных подразделений и подведомственных (подчинённых) организаций по организации делопроизводства и документационного обеспечения.

4.3. Запрашивает и получает в установленном порядке от структурных подраз­делений сведения, необходимые для выполнения возложенных задач.

4.4. В соответствии с задачами и выполняемыми по их реализации функциями осуществляет взаимодействие:

со структурными подразделениями Главного управления;

административно-правовым управлением МЧС России.

4.5. Участвует в пределах своей компетенции в осуществлении сбора, обоб­щения и анализа сведений по вопросам, находящимся в компетенции МЧС России.

Должность административный директор – современная профессия в нашем мире и по своей сути отражает решение вопросов в области административной и хозяйственной деятельности компании. Специфика профессии охватывает все сферы деятельности и от того как организована работа административного директора, зависит практически вся деятельность компании.

Основные понятия, характеризующие административного директора

Для руководителя очень важно иметь при себе профессионала, который бы взял на себя решение оперативных и управленческих задач. Специалист такого уровня, как правило, имеет ненормируемый рабочий день, поэтому должен находиться на связи круглосуточно. Но найти такого помощника трудно, ни одно учебное заведение не подготавливает менеджеров административного управления. Необходимые знания и опыт можно получить только при посещении специализированных семинаров, конференций, деловых встреч, где происходит обмен опытом между данной категорией руководителей.

Несмотря на всю привлекательность руководящей работы, возникают некоторые сложности в деятельности административного руководителя. Это связано напрямую с решением многих вопросов в различных сферах деятельности. Разноплановая специфика работы требует от административного руководителя всегда быть в центре событий, владеть большим объемом информации, постоянно присутствовать на совещаниях, активно участвовать в жизни коллектива.

Зачастую, из-за неэффективной системы управления компанией возникают конфликтные ситуации внутри коллектива. Для решения их сотрудники напрямую хотят поговорить с директором, минуя своего непосредственного руководителя. Подобные ситуации нарушают субординацию, тормозят производственный процесс, приводят к неэффективному использованию рабочего времени директора.

Происходит расхолаживание коллектива, снижается авторитет непосредственного руководителя, что свидетельствует о низком уровне управления организацией. Решение этих вопросов, в частности, ложится на плечи административного директора. Это поможет перейти на новый уровень управления компанией, позволит эффективно и результативно развиваться, оптимизировать затраты как рабочего времени, так и производственные затраты.

Позиция должности административного директора просматривается в штатном расписании компаний, которые имеют разветвленную структуру управления и множество филиалов, а в компаниях малого или среднего бизнеса эта функция возложена на руководителей и специалистов более узкой специализации (например, ассистент директора, руководитель АХО, начальник материально-технического снабжения, руководитель call-центра, руководитель управления делами).

Ввиду того, что эта должность не прописана ни в одном документе, то кроме организации хозяйственной деятельности, административному директору может быть поручено решение вопросов в области IT-технологий, архивоведения, подбора и обучения персонала.

Специалисты HR-Portal провели ряд социологических исследований, согласно которых можно сделать вывод, что руководители многих компаний по-разному рассматривают круг обязанностей административного директора. Например, 70% компаний считают, что административный директор руководит делопроизводственной службой (в состав которой входят не только секретари, но и курьеры), службой call-центра, а также материально-хозяйственным снабжением компании.

Требования, которые предъявляет руководитель к такой должности – это обязательно отличный уровень английского языка, деловой этики и опыт работы в области администрирования.

В компаниях среднего уровня (30%) административный директор выполняет обязанности руководителя по управлению персоналом, совмещая их с руководством административно-хозяйственной деятельностью, в обязанности которого помимо основных, входит организация внутрикорпоративных мероприятий (например, организация новогодних мероприятий, дата создания компании, дни рождения сотрудников и т.д.). Требования, предъявляемые к такой должности высокие. Обязательно наличие высшего образования, опыт работы с людьми и наличие личного автомобиля.

Из-за разнообразия сферы деятельности административного директора огромное внимание уделяется личным качествам кандидата при трудоустройстве на эту позицию. К ним относят:

• активная жизненная позиция, способность к саморазвитию, познанию новых областей знаний
• ответственность
• коммуникабельность
• лидерские позиции
• устойчивость к стрессам

При решении многих вопросов приходится сталкиваться с различного рода людьми и попадать в такие ситуации, разрешение которых требует быстроты и собранности.

Так как административный директор – это руководитель, предъявляются к кандидату и более строгие квалификационные требования. Но правильно спланировать и организовать свой рабочий день, распределить ответственность среди подчиненных поможет типовая инструкция административного директора.

Основные направления, входящие в сферу деятельности административного директора

Как было сказано выше, каждый руководитель компании предъявляет определенные требования к кандидату на должность административного директора исходя из специфики своей компании. Рассмотрим примерную должностную инструкцию административного директора, которая закрепляет статус и положение работника в компании.

Характеристика должности и ее основные положения

Административный директор организует руководство административно-хозяйственной сферой деятельности компании. Назначается и освобождается от должности руководителем компании в соответствии с Трудовым Кодексом, и находится в непосредственном подчинении директора.

В период стремительного развития рыночной экономики современный руководитель должен разбираться практически во всех сферах деятельности: в финансах и экономике, информационных технологиях, юридической сфере, понимать принципы работы основных отделов внутрихозяйственной деятельности компании. Необходим и опыт работы в сфере административного управления.

Кандидат на позицию в сфере административного управления должен обладать стратегическим мышлением, организаторскими способностями, способностью управлять коллективом, умением принимать управленческие решения и нести за них ответственность.

В своей деятельности административный директор руководствуется нормативно-правовыми документами, среди которых законы РФ, различные инструкции, методики, правовые акты. Обязательно знание политики и целей компании, организационно-распорядительных документов, а также необходимо знать этику делового и речевого этикета, психологию и организацию труда.

Так как специфика деятельности административного директора разнообразна и требует быстрого решения задач, наличие автомобиля у кандидата на должность является обязательным требованием.

Функциональная направленность административного директора

• Контроль деятельности секретариата, делопроизводственной и курьерской служб, административно-хозяйственного участка, служб IT и call-центра и т.д.
• Организация работы со всеми видами административно-хозяйственной документацией.

Правомочия административного директора

Административный директор в пределах своей сферы деятельности правомочен принимает решения, подготавливать проекты документов. Он имеет право доступа к любому виду информации и документам, которые необходимы для осуществления своей деятельности. Также административный директор вправе самостоятельно распределить работу среди подчиненных и спрашивать с них ее выполнение. В случае невыполнения работы он выносит предложения для наложения наказания на подчиненных.

Ответственность административного директора

Административный директор несет ответственность за бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения. Так как директор имеет доступ к различному роду информации о компании, он также несет ответственность за ее сохранность и неразглашение. В отдельных случаях прописывается полная материальная ответственность в соответствии с действующим законодательством.

Необходимо учитывать, что при определении круга обязанностей административного директора нужно взять за основу требования Профессиональных стандартов, закон о применении которых вступил в силу с 1 июля 2016 года. Профессиональные стандарты являются обязательной нормой для работодателей.

Право распределять должностные обязанности, и решать какими полномочиями наделить административного руководителя предоставлено директору компании.

После ознакомления с должностной инструкцией, кандидат на позицию административного директора обязан поставить подпись и дату. Согласно ей административный директор обязан неукоснительно исполнять свои обязанности.

Следует отметить, что это типовая модель функциональных обязанностей административного директора, состав которых формируется в соответствии со спецификой конкретной компании.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Читайте также:

  

• Какую функцию выполняет клапаны сердца как они действуют кратко

  

• Что такое вождь племени история 5 класс кратко

  

• Какие гены называют сцепленными кратко

  

• В помощь педагогу доу организация деятельности детей на прогулке старшая группа кобзева

  

• Ib проект в школе пример