Цены согласованы с руководством

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Пример 2

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Пример 5

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

• обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
• обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
• договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
• пояснения к «схемам» договоров и сделок;
• материалы проведенных тендеров / конкурсов;
• выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
• приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

• оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
• проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
• после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

• сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
• информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
• анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Пример 6

Бесплатная
консультация
эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

• Почему обращают внимание на «Озон»
• Франшиза «Озона»
• Сколько стоит открыть ПВЗ «Озона»
• Программы франшизы
• Затраты на открытие точки
• Когда пункт выдачи заказов окупится
• Денежная поддержка «Озона»
• Штрафы для партнеров «Озона»
• Краткая инструкция, как открыть пункт выдачи заказов «Озона»

Интерес к покупкам в интернете резко вырос на фоне пандемии COVID-19, когда традиционные магазины оказались закрыты. Вслед за этим в России стало открываться больше точек, в которых забирают заказы, сделанные в сети.

«Озон» – один из лидеров рынка электронной коммерции России. Давайте разбираться, выгодно ли открыть пункт выдачи заказов (ПВЗ) «Озона» на самом деле.

Почему обращают внимание на «Озон»

Этот маркетплейс – пионер отечественной электронной коммерции. Проект появился 24 года назад как книжный ретейлер и с тех пор эволюционировал до площадки с миллионами товаров.

Присоединиться к успешному проекту может практически любой, но необходимо иметь статус индивидуального предпринимателя или собственное юрлицо. Если пока вы «официально» не бизнесмен, можете им стать, пока налаживаете партнерство с «Озоном». Это, по данным маркетплейса, занимает две недели.

Самозанятые из-за особенностей законодательства не могут открыть пункт выдачи заказов. Им разрешено продавать только собственные изделия или оказывать услуги. Передача заказов – агентская деятельность, то есть посредничество между продавцом и покупателем.

Если есть желание открыть такой бизнес, придется подумать об открытии ИП или ООО.

Вам нужна помощь в регистрации бизнеса? Воспользуйтесь специальной услугой от Совкомбанка: зарегистрируйтесь на сайте, заполните анкету и скачайте готовые документы.

Мама, я – бизнесмен: как открыть ИП

Компания уверяет, что инвестиции в открытие ПВЗ начинаются от 120 000 рублей, а выполнять нужно всего три операции:

• принимать товар;
• отдавать его заказчикам;
• оформлять возврат.

Кроме того, условия работы с «Озоном» куда гуманнее, чем с Wildberries.

Пункт выдачи заказов WildBerries: как открыть и остаться в плюсе

Франшиза «Озона»

Маркетплейс работает с партнерами по франшизе, но без паушального взноса и роялти. Главные вложения складываются из:

• аренды подходящего помещения;
• отделки по стандартам компании;
• закупки необходимого оборудования.

Преимущество «Озона» в том, что компания бесплатно предоставляет вывеску и брендированные материалы. 

Еще предприниматели получают скидки на рекламу в будущем, а в первый месяц работы маркетплейс оповещает клиентов об открытии рядом с ними нового ПВЗ.

Франшиза «Озона» не ограничивает предпринимателя сотрудничеством только с ним. В ПВЗ вы можете наладить выдачу товаров с «Яндекс.Маркета», BoxBerry или Wildberries. Главное не размещать рекламу об этом у входа в помещение и внутри.

У вас есть право сделать информационную стойку у стола выдачи заказов. Зато «Озон» обещает заработок 30 000 рублей на сторонних доставках.

Сумма кажется небольшой, но вы измените мнение, узнав об экономике в этой сфере бизнеса.

Сколько стоит открыть ПВЗ «Озона»

Ищите помещение еще до заключения договора с маркетплейсом. Требования к пунктам у компании стандартизированные. Они зависят от программы, по которой вы хотите работать. Это также влияет на ваш заработок.

Программы франшизы

Безусловно, открыть пункт выдачи заказов лучше там, где на маркетплейсы есть спрос. В противном случае выйти на самоокупаемость не получится или придется долго ждать.

Недавно «Озон» решил увеличить присутствие и в сельских территориях. В октябре компания запустила программу «Домашний пункт». С ней открыть ПВЗ можно в населенном пункте с численностью 1000–3500 человек.

Разместить пункт можно дома или в местном магазине. Для начала работы с маркетплейсом установите у входа в пункт световую вывеску, которую компания предоставляет партнеру бесплатно. Главное, чтобы в населенном пункте была связь и стабильный интернет.

Работать такой пункт должен с 10:00 до 19:00 и всего пять дней в неделю. Но и получать с такого пункта вы будете меньше – 2,55%.

Владельцы ПВЗ «Озона» признают, что львиная доля заработка зависит от выбранного места для размещения точки выдачи.

Затраты на открытие точки

Маркетплейс стремится свести конкуренцию между своими ПВЗ к нулю, поэтому запрещает открытие новых точек рядом с существующими. Поиск помещения начните с оценки карты. На ней отмечены красные участки, где начать бизнес не получится.

Подходящее помещение должно располагаться на первом или цокольном этаже. А высота входа не должна быть выше пяти ступеней. Эти требования не учитываются, если вы открываетесь в торговом центре (ТЦ) с лифтом. В таком случае вести бизнес с «Озоном» можно на любом этаже. Но имейте в виду, что аренда точки в ТЦ куда выше, чем в спальном районе.

Когда нашли недвижимость, подготовьте планировку помещения. Готовые чертежи можно получить в БТИ или попросить у владельца.

Настоящее движение в сторону сотрудничества с маркетплейсом начнется только после выбора подходящего помещения.

Когда оно найдено и сотрудники компании одобрили выбор, в нем придется сделать ремонт. Выдумывать ничего не нужно, ведь маркетплейс разработал брендбук. В нем подробно написано, как должна выглядеть точка выдачи. 

Например, по тарифу «Максимум бренда» требования к помещению такие:

• темно-серая стена за стойкой выдачи товаров;
• логотип из ПВХ;
• яркая «подсветка» функциональных зон;
• светло-серые стены в клиентской зоне.

Кроме ремонта помещения купите для работы мебель и оборудование. Чтобы открыть пункт выдачи заказов «Озона», обязательно приобретают:

• персональный компьютер;
• принтер;
• сканер штрих-кодов;
• шкаф для посылок;
• стойку выдачи заказов;
• стул;
• стол для проверки заказов;
• систему видеонаблюдения;
• канцтовары.

Чтобы не тратить слишком много, загляните на сайты с объявлениями. Там часто продают мебель, оставшуюся после закрытия ПВЗ. 

Можно найти там и сообщения о закрытии бизнеса и продаже существующей точки выдачи. Но имейте в виду, что в развивающейся сфере электронной коммерции никто не будет продавать успешное предприятие.

Расчеты проведены для Московской области

 Но это не все траты. Еще вам придется:

• платить сотрудникам зарплату;
• оплачивать коммунальные платежи и абонентскую плату за интернет;
• покупать канцелярские принадлежности;
• платить аренду.

Получается, что на это будет уходить: 50 000 (зарплата двоих работников) + 5000 (коммунальные платежи и интернет) + 2500 (канцелярские принадлежности) + 30 000 = 87 500 рублей. Такая сумма должна быть отложена на несколько месяцев вперед. Об этом чуть дальше.

Если ваш бизнес нуждается в дополнительном финансировании, возьмите кредит. Совкомбанк предлагает «Легкий кредит», «Программы с господдержкой», «Банковские гарантии», «Кредитная линия» и «Овердрафт». Выберите удобный вариант и оставьте заявку на сайте.

Когда пункт выдачи заказов окупится

Окупаемость такого бизнеса со 100-процентной точностью спрогнозировать трудно. Некоторые предприниматели хвастаются, что вышли в плюс уже на четвертом месяце работы, другие сетуют, что на десятом только отбили затраты.

Инга часто покупала товары в интернете и заметила, что в городе становится все больше и больше ПВЗ различных маркетплейсов. Она прочитала, что рынок развивается, и решила открыть пункт выдачи заказов «Озона».

295 000 она потратила на ремонт помещения и закупку оборудования для запуска точки выдачи покупок. Еще 25 000 она будет платить одному сотруднику, а 7500 оставила на постоянные траты. Итого запуск точки выдачи товаров в первый месяц стоит 327 500 рублей.

Это высокая цена, но предпринимательница работает с маркетплейсом по тарифу «Максимум бренда». Значит, от сотрудничества она получит больше.  

Если в первый месяц ежедневно в пункте предпринимательницы будут отдавать по 30 заказов со средним чеком 1400 рублей, то ежедневный оборот составит 42 000 рублей. Тогда за 30 дней он достигнет 1,26 млн рублей. Бизнес-леди в таком случае получит 56 070 рублей.

Из этой суммы нужно вычесть налоги. Для Инги, которая работает на упрощенной системе налогообложения по ставке «Доходы», отчисления составляют 6%. Значит, после вычета предпринимательнице останется 52 705,8 рубля.

Женщина не отчаивается и рассчитывает, что на втором месяце работы в ее ПВЗ будут заказывать вдвое больше товаров, а в третий – уже 90. После трех месяцев работы Инга рассчитывает, что у нее ежедневно будут забирать по 100 покупок.

По расчетам Инги ее ПВЗ окупится после семи месяцев работы.

Давно работающие в этой сфере предприниматели подчеркивают, что выйти в плюс, работая с одной площадкой, практически невозможно. Придется налаживать контакты с другими маркетплейсами и службами доставки. 

Зато зарабатывать на этом можно не 30 000, как обещает «Озон», а значительно больше.

Кроме того, попробуйте установить в помещении брендированный почтомат.

На практике выйти на уровень 100 заказов в день можно, только раскрутив бизнес. ПВЗ – это не место для развлечений или досуга. Туда идут для конкретного действия – получить посылку.

Если знаете, что рядом с вашей точкой живет какой-то местный блогер, то можно заказать рекламу у него. Хорошим инструментом раскрутки является целевая рассылка смс.

Не стоит забывать и про традиционные листовки, которые можно положить в почтовые ящики близлежащих домов или отдавать прохожим. А еще легко заявить о себе, разместив объявления на остановке у ПВЗ.

Денежная поддержка «Озона»

Маркетплейс поддерживает партнеров двумя программами:

• заем 50–100 000;
• безвозмездная поддержка 60–120 000.

Кредит выдают, чтобы начать сотрудничество с площадкой быстрее. Объем зависит от количества пунктов. В Москве на первый дают порядка 75 000. В регионах цифра на 15 000 меньше.

Эти деньги предприниматель получит сразу и одной суммой. Самому возвращать ничего не нужно. На время, пока будет действовать займ, «Озон» будет удерживать обязательные платежи из размера вознаграждения.

Безвозмездная поддержка доступна, если заключить трехсторонний договор между предпринимателем, арендодателем и «Озоном». Соглашение гарантирует, что если бизнесмен прекратит деятельность, то помещение останется под ПВЗ «Озона».

Раньше у компании действовало правило, что первые три месяца по любому из тарифов оборот больше ровно в два раза. Сейчас они изменились, двойной тариф действует только в 17 регионах и ряде городов.

Штрафы для партнеров «Озона»

Компания, как и ее крупнейший конкурент Wildberries, разработала систему депремирования партнеров.

Это часть штрафов, которые предусмотрены для партнера «Озона». Все ситуации, за которые наступает ответственность, перечислены в разделе №6 Агентского договора.

Но даже беглой оценки существующих мер наказания достаточно, чтобы понять, насколько ответственность за ошибки при работе с «Озоном»мягче, чем с Wildberries.

Краткая инструкция, как открыть пункт выдачи заказов «Озона»

Желающий работать с маркетплейсом должен иметь статус индивидуального предпринимателя или открытого юридического лица.

Если эти условия выполнены, обратите внимание на коды ОКВЭД, с которыми можно вести деятельность по передаче интернет-заказов.

Серьезно отнеситесь к поиску помещения. Если думаете, где открыться: в новом микрорайоне или центральной части города, отдавайте предпочтение первому. В новостройках делают ремонт, значит, на находящийся рядом ПВЗ будут заказывать строительные материалы и вещи для уюта.

Не забывайте сделать ремонт по брендбуку компании. За нарушения требований вас оштрафуют или не согласуют помещение.

Обратите внимание, что наиболее удачное время для старта работы с маркетплейсом – август–октябрь, а наименее удачное – февраль–апрель. Открывшись осенью, есть шанс попасть в поток заказов ноябрьских и декабрьских распродаж. И вы подойдете к ним, имея небольшой опыт работы.

Окупаемость проекта занимает 3–10 месяцев. Оно зависит от места расположения и конкурентных ПВЗ, находящихся рядом.

«Озон» штрафует своих партнеров, но может оказать им денежную поддержку. Главное – изучить все условия и решить, нужна ли она вам или нет.

Вся информация о ценах актуальна на момент публикации статьи.