Цикл руководства менеджмент

Управление любой структурой состоит из определенного порядка действий – руководитель ставит цели, принимает решения, делегирует полномочия и т. д. В менеджменте процесс управления разбивается по определенным признакам на группы действий, которые называют функциями управления. Повторение этих функций в заданном порядке формирует управленческий цикл.

Что понимают под циклом управления

Управленческий цикл – это модель, которая описывает процесс менеджмента как цикл из повторяющихся этапов, направленных на получение результата. Было разработано множество различных моделей управленческого цикла, но наибольшее признание получила модель Файоля благодаря своей универсальности. Четыре общих функции управления, из которых он состоит, присутствуют в любом виде управления компанией. Это планирование, организация, мотивация и контроль.

В начале цикла управления выясняется проблема или ставится задача, а завершается он получением результата. И снова все действия повторяются, а частота повторения зависит от типа управления. К поставленной цели может привести как прогон одного цикла, так и несколько его итераций.

Циклические процессы помогают выявлять общие взаимосвязи, характерные особенности и закономерности, которым подчиняются процессы. На этом основано использование планирования и прогнозирования в управлении.

При рассмотрении понятия «управленческий цикл», выделяют его основные характеристики: период (время одной итерации), действия (отдельные части цикла) и процедуры (определенный порядок действий).

Функций управления всего четыре, а этапов управленческого цикла больше, потому что для реализации каждой функции требуется обычно несколько шагов.

Из каких этапов состоит 

Для того, чтобы система управления функционировала нормально, необходим замкнутый цикл из последовательности связанных между собой этапов. Рассмотрим эти этапы:

1. Постановка целей – служит основой для разработки стратегии, фокусирует команду на достижении определенных финансовых целей. Цели изначально должны быть поставлены на уровне предприятия и включать такие понятия как миссия, ценности и принципы ведения бизнеса. Все цели компании, включая долгосрочные и краткосрочные, схематично можно представить в виде дерева, которое отображает детализацию стратегий для каждого уровня управления. Для достижения целей используется метод декомпозиции (разделение крупной цели на более мелкие).
2. Проведение диагностики. Включает первоначальное накопление и обработку информации, анализ данных и оценку обстоятельств. Данные могут передаваться свыше или собираться самостоятельно. На этом этапе изучаются основные факторы, которые могут повлиять на получение результата.
3. Составление прогноза. С помощью научных методов разрабатываются возможные сценарии развития и временные интервалы деятельности объекта управления. На основании прогноза руководитель принимает решение.
4. Управленческие решения. Одна из главных задач менеджмента и самый сложный этап цикла управления. Решение принимается руководством и доводится до исполнителя с помощью постановки задачи. Ставится конкретная цель. Управленческое решение направлено на ликвидацию разрыва между плановым и действительным состоянием объекта.
5. Планирование. Проводится на основании прогноза, подчиняется цели и учитывает принятое управленческое решение. Представляет упорядочение во времени действий, исполнителей и всех ресурсов для достижения заданной цели и решения поставленной задачи. Если коротко, то это создание системы мер для получения результата.
6. Организация в смысле процесса. Создание определенной структуры взаимоотношений, постановка задач каждому сотруднику, формирование отделов и подразделений компании согласно выполняемых функций и компетентности персонала.
7. Мотивация и стимулирование персонала. Выделена отдельным этапом, но присутствует в той или иной степени в составе каждого этапа. Служит для активации исполнителей. Способна создать условия для эффективного выполнения работ и получения результатов с помощью воздействия на сотрудников. Используются знания об истинных мотивах поведения персонала и применяются наиболее уместные способы воздействия.
8. Мониторинг и анализ деятельности (контроль). Проверяется правильность выполнения задач. Изучаются отклонения фактических результатов от плана, их причины, периодичность или случайность. Может присутствовать как в конце цикла, так и в составе любого цикла в качестве текущего контроля.

Этот алгоритм управленческого цикла показывает, где находится каждый этап и его функцию в общей системе управления. Проведение следующей фазы не значит, что предыдущая полностью закончена. Например, корректировка планов может периодически выполняться в течение всего цикла, а мотивация присутствовать на каждом шаге управления. 

Общие функции управления компанией 

Все функции управления компанией можно разделить на две категории – общие и специальные. Первая группа присутствует в управленческом цикле каждой компании, а вторая состоит из специфических функций и зависит от сферы деятельности предприятия.

Управление компанией – это цикл из поочередной работы общих функций (планирования, организации, мотивации, контроля). Каждая функция выполняет свою роль в организации управления, и отсутствие хотя бы одного звена цепи, или ошибки при его реализации, могут привести к прерыванию общего цикла. Есть еще функция координации, которая необходима для успешной работы любого из этапов. Функции не имеют четких границ, они могут частично пересекаться.

Планирование 

Эта функция помогает компании выставить цели, а также определить порядок действий и нужные средства, чтобы их достигнуть. Планирование – это курс, который компания принимает для движения к поставленной цели. Есть философское высказывание – если не выбрал берег, к которому плывешь, то и попутного ветра тебе не видать.

В зависимости от уровней, выделяют несколько направлений планирования:

1. Стратегическое. Общая стратегия включает правила, которые используются компанией для достижения как глобальных, так и более мелких целей. Планирование на этом уровне определяет поведение компании в своем рыночном сегменте. Практически это может быть решение о диверсификации компании, внедрении нового ассортимента и инноваций.
2. Тактическое. Определение промежуточных целей и разработка планов по их достижению.
3. Оперативное. Разработка повседневных тактических задач для каждого менеджера.

Эти три направления планирования входят в общие планы компании.

Основные задачи, которые решаются в период планирования, направлены на поиск альтернатив и доказательств оптимальности сделанного выбора.

Организация 

Благодаря этой функции формируется структура компании, организовывается деятельность сотрудников, определяется роль каждого сотрудника в системе. Подбираются ресурсы, которые создают базу для жизнедеятельности предприятия (оборудование, персонал, конкретные задания). Распределяются задания между отделами/сотрудниками и устанавливаются связи для их взаимодействия. Главная цель организации – внедрение разработанных планов в бизнес-процессы. 

Мотивация

Мотивация служит в качестве стимула для сотрудников, приближает их к выполнению планов и содействует движению к поставленной цели. Применяются различные виды стимулов, в том числе материальные, моральные и социальные. Выбор вида мотивации зависит от конкретной ситуации. 

Контроль

Это вид деятельности руководителя, который состоит из проверки и сравнения бизнес-процессов по типу план/факт. Для осуществления контроля используется наблюдение, проверка, учет и анализ всех направлений деятельности. Контроль бывает трех видов:

• предварительный. Выполняется своего рода сверка – правильно ли сотрудники поняли задачу;
• текущий. В процессе выполнения работ по задаче делают контрольные срезы;
• итоговый. Проверяются все разделы сделанного задания. Может выполняться перед отправкой отчетов.

На всех этапах цикла управления нужно выполнять корректирующие действия, которые могут потребовать подробного анализа причин отклонения от поставленной задачи. После коррекции часто следует перенаправление деятельности на один из предыдущих этапов.

Специальные функции 

Специальные функции управления показывают специфику бизнеса. К ним относят такие направления как маркетинг; управление производством, инновационной деятельностью, научными исследованиями, закупками, финансами, строительством, сбытом и т. д.

Рассмотрим специальные функции в сфере торговли:

• торгово-оперативные. Они сконцентрированы в аппарате управления компании и включают организацию движения товара, управление остатками, формирование спроса;
• регуляторные. Заключаются в планировании основных бизнес-показателей (продаж, прибыли), обучении персонала и анализе результатов работы компании;
• вспомогательные. Обеспечивают необходимые ресурсы для работы всех подразделений (транспортные, оснащение торговых точек, хозтовары и т. д.);
• маркетинг. Предусматривает изучение спроса и потребностей покупателей, расчет допустимых пределов цен на товары, рентабельности, чистой прибыли и издержек. Занимается поиском наиболее эффективных каналов сбыта;
• инновации. В торговле эта функция направлена на повышение качества оборудования, оптимизацию складов и торговых точек, улучшение условий труда сотрудников. 

Распространенные ошибки в цикле управления (примеры)

На практике управленческий цикл может нарушаться, что негативно отражается на общей деятельности компании. Рассмотрим, какие ошибки в управлении допускают компании и как это влияет на результат.

1. Локальное планирование – составление планов для отдельных направлений/отделов и отсутствие глобальных планов. Например, в планировании продаж учитывается только себестоимость продукта без затрат на обслуживание, продвижение, документооборот. Результат – несоответствие планируемой и фактической прибыли.
2. Устаревшая оргструктура компании не соответствует настоящим запросам бизнеса. Для замены структуры нужны время и средства, плюс даже после внесения изменений проявляется инерция старых процессов.
3. Отсутствие планов дезориентирует персонал, потеря целей приводит к полному застою в компании;
4. Недостаток контроля приводит к срыву планов, падению дисциплины, перерасходу средств и др.;
5. Выборочный неполный анализ не показывает реальную картину и не дает адекватную оценку полученных результатов, а тем более перспектив.

Рассмотрим пример из практики. Отсутствие комплексного плана в успешной оптовой компании привело к лишним затратам при возникновении, казалось бы, положительной ситуации. Коммерческий директор обещал перевыполнить план продаж на 20 % и сдержал обещание. Только при этом не учли ограниченность складских ресурсов. Проблема была решена, но за счет завышенных финансовых затрат и дополнительных моральных издержек.

Если правильно следовать всем этапам и функциям цикла управления, вы всегда получите запланированный результат с наименьшими затратами.

Получайте новую статью каждую неделю

Управленческий процесс – это организация всех видов хозяйственной деятельности предприятия. Исходя их этого определения, управление не может быть отделено от его объекта, а характер функций управленческого цикла зависит от специфики производственного или торгового процесса.

Общие и специальные функции управления

В процессе организации хозяйственной деятельности компании реализуется два вида функций: относящиеся к общим (которые могут касаться всех систем) или характерные только для данной системы.

Общие функции касаются тех сфер, которые на разных предприятиях организованы сходным образом, например, контроль доставки почты, уборки офисных помещений, ремонта офисной техники. Специфические функции присущи управленческому процессу на конкретном предприятии (поиск специалистов для программирования роботов-упаковщиков или ремонта конвейерной ленты).

Управленческий цикл организации

В целом управление компанией предусматривает осуществление таких задач:

• Разработка перспективных и текущих планов.
• Организация и регулирование производственной (торговой, консалтинговой или другой) деятельности.
• Мотивирование и координация персонала.
• Контролирование и учет результатов производственного процесса.

Эти группы функций составляют этапы управленческого цикла, который выражается в планировании, организации, мотивации и контроле.

Циклом менеджмента его называют потому, что эта последовательность управленческих действий характеризуется непрерывностью. Она имеет начало, затем должна повторяться в течение определенного периода времени (неделя, декада, месяц, квартал, год).

Значение планирования в разрезе деятельности предприятия

Эту функцию по праву называют наиболее важной во всем процессе управления. Ее выполнение обеспечивает пропорциональные объемы производства, бесперебойную работу различных подразделений, а также рациональное использование имеющихся материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Актуальное и грамотное планирование необходимо для организации правильного хода производства, то есть для динамического равновесия внутреннепроизводственных процессов.

Фактически, планированием можно назвать постановку целей и определение путей для их достижения.

Виды планирования: стратегическое

Разработка планов, как первая из стадий управленческого цикла, предшествует всем остальным. Для каждого уровня организации характерен конкретный вид планирования.

На высшем уровне разрабатывают стратегические планы. В сфере производства стратегией называют оптимальную совокупность правил и приемов, способствующих реализации миссии, а также достижению общих и частных целей компании. Главной задачей стратегического планирования становится определение основного курса, то есть стиля поведения компании в занятой рыночной нише.

Определение путей для обхода кризисных ситуаций или для занятия новых позиций на рынке также включает в себя такое управление. Управленческий цикл, этапом которого выступает стратегическое планирование, как правило, довольно продолжителен. Обычно разработка глобальных планов происходит раз в один, три или пять лет.

Что такое тактическое и оперативное планирование

На среднем и низшем уровнях управления разрабатывают соответственно тактические и оперативные планы.

Тактическим планированием называют определение промежуточных целей, призванных обеспечить осуществление стратегических задач. Этот тип деятельности входит в управленческий цикл менеджеров среднего звена.

Результат оперативного планирования – это те цели, которые разрабатывают управленцы непосредственно на местах выполнения. В их обязанности входит постановка ежедневных задач (краткосрочная тактика).

Описанные типы планирования представляют собой общую систему — генеральный или общий план (бизнес-план работы предприятия). Планирование – единственный способ снизить уровень рыночных рисков и неопределенности.

Принципы планирования

Исходя из того, что весь управленческий цикл зиждется на планировании, оно должно осуществляться с позиций:

• Комплексности. Это значит, что в процессе должны быть учтены все значимые события и ситуации.
• Точности. Построение актуальных и реальных планов становится возможным при использовании всех доступных средств, тактик, процедур и методов прогнозирования, которые предоставляет современная техника.
• Непрерывности (взаимосвязь перспективного и текущего планирования).
• Гибкости (иногда для достижения приоритетных целей необходимо отказаться от балласта).
• Экономичности. Соблюдение пропорциональности расходов на планирование с получаемым в результате выигрышем позволяет избежать неоправданно высоких издержек.

  

Принцип целостности, объединяющий процесс разработки перспективных и текущих планов, считается главным условием, необходимым для непрерывности производственного процесса, бесперебойной работы предприятия и стабильности его хозяйственных контактов.

Стадия организации

Организация – это следующий после планирования этап, который продолжает управленческий цикл. На этой ступени задачей менеджера становится создание оптимальных условий для того, чтобы деятельность всех участников коллектива была эффективной. Ему нужно скоординировать усилия персонала и направить их на достижение поставленных целей.

Осуществление этой функции становится возможным благодаря формированию организационной структуры на предприятии. Для успешного воплощения запланированных мероприятий менеджеры определяют ответственных лиц и назначают исполнителей на конкретные задания. Кроме того, в их обязанности входит забота о том, чтобы на протяжении всего технологического процесса не было недостатка в ресурсах (обеспечение оборудованием, финансами, рабочей силой).

Несколько слов о мотивации

Неотъемлемым компонентом каждого успешного предприятия становится заинтересованность персонала в выполнении своих трудовых функций. Побуждение сотрудников к активной деятельности, их вовлечение в совместное достижение корпоративных целей, а также поиск путей для качественного повышения их работоспособности называется мотивацией.

Наиболее распространенными методами, способствующими укреплению «боевого духа» работников организации, становятся поощрения:

• Материальные.
• Моральные.

К средствам материальных поощрений относятся премии, бонусы и льготы, дополнительные выплаты и подарки.

Поощрения морального характера – это похвала, публичное выражение благодарности, размещение фотографии на доске почета и другие.

Контроль – завершающая стадия управленческого цикла

После того как были предприняты действия по достижению целей, их результат должен быть измерен, оценен и сопоставлен с плановыми показателями.

Суть контроля, которым заканчивается управленческий цикл, в том, чтобы проанализировать данные и откорректировать дальнейшие указания.

В практике менеджмента различают контроль трех видов:

• Предварительный.
• Текущий.
• Заключительный.

Изменение принятых ранее решений и внесение корректировок в алгоритмы, инструкции и правила становятся началом нового управленческого цикла. Ведь необходимо заново спланировать деятельность с учетом новых параметров, распределить задания и проследить за их выполнением. Результат нового цикла также в обязательном порядке подвергается изучению и анализу.

Длительность цикла менеджмента

Основные управленческие циклы характеризуются протеканием в пространстве и времени. Длительность их может составлять от нескольких минут до месяцев, местом применения становятся группы, бригады исполнителей и сама компания.

Поэтому можно говорить о двух видах измерения цикла управления:

• Время.
• Пространственные рамки.

Хороший менеджер заинтересован в том, чтобы максимально сократить время, затраченное на каждый цикл. При детальном рассмотрении можно увидеть, что на длительность управленческого процесса оказывает влияние скорость выполнения основных действий: сбор, передача и обработка информационных данных, цикл управленческих решений (выработка и принятие), а также организация исполнения.

Экономия временных ресурсов возможна при упрощении организационных и документальных процедур, использовании технических средств в процессе выполнения ряда процедур, а также при сокращении времени, предназначенного для отдельных операций.

Цикл менеджмента или круг менеджера  — это основа управленческой деятельности именно с цикла менеджмента стоит начинать изучать методы управления персоналом. Согласно циклу менеджмента – управление людьми это циклический процесс. При этом можно выделить основные функции управления: планирование, организация, мотивация и контроль.  Любая из этих функций необходима для осуществления процесса управления и невыполнение одной из них прерывает цикл и не гарантирует достижение запланированного результата.

Данный процесс не спроста называется циклом, дело в том что, пройдя путь от планирования до контроля, начинается новый цикл.  А результаты  контроля используются для планирования нового цикла. Любой, даже самый простой процесс требует правильного планирования. Когда вы спланировали работу необходимо организовать её выполнение. От мотивации напрямую зависит выполнение или невыполнение работу. И только по результатам контроля можно понять смогли вы достигнуть нужного результата, кроме того результаты контроля будут необходимы для правильного планирования дальнейших работ.

Необходимо сразу отметить, что функции цикла менеджмента накладываются друг на друга. Например, контроль нужно тоже организовать и спланировать, а не поставив план не возможно контролировать полученный результат.

Планирование

Функция планирования – это выбор целей, определение ресурсов и сроков, для достижение выбранной цели и составление последовательности действий для достижения необходимого результата. Чем лучше спланировано мероприятие, тем проще будет достигнуть цели. В зависимости от уровня менеджмента существует три вида планирования:

1. Стратегическое планирование.
2. Тактическое планирование.
3. Оперативное планирование.

Чем выше уровень управления, тем на более долгий срок делается планирование. Стратегическое планирование составляется на годы и десятилетия. В нём определяются основные цели компании, а так же глобальные и локальные планы. Стратегия – оптимальный набор правил и приемов, которые позволяют реализовать миссию, достигнуть глобальных и локальных целей фирмы.

Все эти типы планирования образуют общую систему и сливаются в общий план, чаще можно услышать формулировку – бизнес план функционирования организации. Чем больше стратегический план тем больше будет тактического и ещё больше оперативного планирования.

Организация

Функция организации – это создание условий работы для сотрудников в которых они будут наиболее эффективны выполнять поставленные цели и задачи. Чем качественнее организован процесс тем быстрее и качественнее он выполняется. Для эффективной организации необходимо предоставить работнику все необходимые ресурсы для выполнения своей работы. По мимо этого в функции организации входит налаживание коммуникаций между отделами и структурными подразделениями компании.

Мотивация

Функция мотивации – это комплекс мероприятий нацеленных на побуждение человека к выполнению работы и продвижения к конечной цели. Мотивация бывает материальная (ЗП, надбавки, компенсации, подарки и т.п.) и нематериальная (устное поощрение, грамоты и т.п.) Мотивация и стимулирование персонала побуждает сотрудников выполнять работу, для того чтобы работник что-то начал делать ему нужно пообещать денег, а для того чтобы человек вложил душу в работу нужно сделать намного больше.

Контроль

Функция контроля – это управленческая деятельность, направленная в сравнении плановых результатов с фактическими. Контроль сотрудников осуществляется либо за счет наблюдения за персоналом, либо с помощью просмотра отчетных показателей (KPI показатели, время прихода ухода сотрудников и т.п.) Для контроля проводятся специальные мероприятия, например: аттестация, проверка тайным покупателем, разнообразные чек-листы и многое другое. Результаты контроля служат для составления планирования, и корректировки принятых решений.

Можно выделить три основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный.

Все выше приведенные функции ежедневно выполняются любым управленцем и качество их выполнения является показателем квалифицированности менеджера, на нашем сайте о продажах можно найти массу материалов по функциям менеджмента. Выполняя цикл менеджмента руководитель всегда придёт к поставленной цели и чем качественнее выполняется каждая функция цикла, тем меньше затрат понесет компания. Не качественное выполнение цикла влечет за собой дополнительные временные и материальные затраты.

Управление предприятием

Управление предприятием во многом похоже на составление гипотез. Руководитель, с той или иной степенью уверенности, может предполагать, что разработанные действия приведут к ожидаемому результату. В связи с этим, на каждом из жизненных этапов организации, необходимо иметь достаточные основания для утверждений о верности гипотезы. Нужно постоянно контролировать саму деятельность организации, и результаты которые она приносит. Управление считается эффективным тогда, когда оба эти процесса находятся под пристальным вниманием и подвергаются постоянному анализу.

Функции менеджмента (управленческий цикл руководителя)

Менеджмент является наукой, которая не делится на составные части, отсекая остальные. Его невозможно разделить на компоненты, являющиеся независимыми и непересекающимися. Процесс управления, означает процесс Прогнозирования и планирования, организации, руководства командой, координации и контроля. Структуру менеджмента можно выразить в цикличном взаимодействии планирования, организации, мотивации и контроля.

Планирование представляет собой постановку целей и необходимых для их достижения действий. Руководитель должен чётко представлять, «где» находится его организация, трезво оценивать сильные и слабые стороны в финансовой, производственной, маркетинговой и трудовых областях.

Также руководителю необходимо представление о дальнейших целях, знание возможностей роста и возможных препятствий на пути. Исходя из этих знаний, руководителю необходимо выбрать методы, с помощью которых будет происходить процесс движения к намеченным целям.

На следующем этапе происходит организация (структуризация) внутренних элементов с целью выполнения планов. Она включает в себя создание структуры управления и организацию совместного выполнения работ.

Завершающим этапом является контроль, необходимый для обеспечения анализа и сопоставления достигаемых целей с ранее прогнозируемыми. Контроль подразумевает в себе установление стандартов в точности определения целей, и установление сроков времени в который поставленные цели должны быть достигнуты. Также контроль подразумевает сравнение достигнутых и прогнозируемых результатов, а на основании такого сравнения, принимается решение о возможных корректировках в производственном процессе. Затем дальнейшее развитие уходит на следующий виток функций менеджмента.

Методы управления

Способы воздействия на субъект управления, понимают в качестве методов реализации функции управления и применяют лишь в характерных социально-экономических системах. Их делят на три основные группы методов:

1. организационно-распорядительные,
2. экономические,
3. социально-психологические.

Административные методы основаны на отношениях властности, очерчены юридически и включают в себя опору на законодательство, акты, нормы и нормативы. Для таких методов типичны приказы, распоряжения, правила и указания.

Экономические методы базируются на возможности экономического отношения элементов социально-экономической системы. Это формы заработной платы, материальное стимулирование, способы участия работников в прибыли и иное.

Социально-психологические методы учитывают социальные статусы людей, которые определяют их роли в структуре.

Стиль руководства создаётся различным сочетание методов управления.