Демократический стиль руководства в аптеке

Принципы управления в аптеке

Введение

управление аптечный административный документирование

Управление является существенно важной деятельностью для организации, так как для реализации своих целей, в организации задачи должны быть скоординированы. Чтобы крупная организация могла действовать успешно, работа по управлению должна быть чётко отделена от неуправленческой работы, то есть руководителю необходимо уметь правильно делегировать полномочия коллектива.

Управление аптечными организациями в рыночных условиях значительно сложнее, чем в централизованной командно-административной системе. Это связано с расширением прав и ответственности аптечных организаций в условиях рыночных отношений, а также с необходимостью более гибкой адаптации к изменениям окружающей среды.

Возникают новые цели и задачи, которые раньше аптеки самостоятельно не решали. Налаживаются новые хозяйственные связи, формируются рыночные механизмы управления. Все проблемы, возникающие на современном этапе развития фармации, невозможно решить без современного менеджмента.

Руководители фармацевтических организаций при работе в современных условиях испытывают большую потребность в управленческих знаниях и прежде всего в области социального менеджмента. Социальный менеджмент изучает и анализирует отношения, возникшие между индивидами и социальными группами в процессе их производственной деятельности. Применение результатов такого анализа повышает эффективность работы как фармацевтической организации в целом, так и самого руководителя.

Актуальность нашей работы обусловлена тем, что в современных условиях в обществе и производственных коллективах возросла роль социальных факторов, что требует от руководителей качественно нового подхода к управлению совершенно другой направленности в работе с персоналом.

Объект исследования — руководители аптечных организаций.

Предмет исследования — стили управления руководителей аптечных организаций.

Цель дипломной работы — выявить оптимальный стиль управления в аптечной организации.

Задачи дипломной работы:

• Провести обзор и анализ литературы по данной теме;
• Исследовать стили управления руководителей аптечных организаций;
• Изучить документооборот аптечной организации, необходимый для ее эффективной работы;
• Исследовать способности менеджеров аптек города Ижевска, как руководителей, проверить эффективность их методики руководства коллективом.
• Неправильно подобранный стиль управления при воздействии на сотрудников способен отбить всякое желание работать и проявлять инициативу, вызвать стресс и неудовлетворенность работой, побуждать людей покидать организацию.
• Знания в области социального менеджмента позволяют руководителям фармацевтических организаций добиться более высоких результатов, обеспечивают устойчивость и помогают предприятиям выжить в постоянно меняющихся условиях.
• 1. Стили управления в аптечной организации
• До начала 20 века управление не рассматривалось как самостоятельная область научного исследования. В 1911 году появилась книга Ф.У. Тейлора «Научное управление производством», которая положила начало формированию новой научной дисциплины — менеджмент и его основные принципы.
• В дальнейшем французский инженер, управляющий гигантской добывающей металлургической компанией А. Файоль предложил последовательную систему принципов менеджмента и применил их к деятельности руководителей высшего звена. Он был первым, кто отметил, что менеджмент насквозь пронизан психологией и выделил 14 психологических факторов повышения производительности труда, в том числе власть, единство руководства, подчинение личных интересов общим, инициатива, корпоративный дух организации
• Анализируя подробно вопросы управления организацией А. Файоль говорил: «Невежество, честолюбие, эгоизм, ленивость и всякие людские слабости толкают людей к пренебрежению общими интересами в угоду частным. И это пинает вечную борьбу». Эти слова написаны в 1920-е годы 20 века, хотя актуальны и сейчас, и носят универсальный характер, так как применимы во всех сферах, где сталкиваются интересы людей или отдельных групп.
• Большое значение А. Файоль придавал такому принципу, как единство руководства: «Этот принцип можно выразить так: один руководитель и одна программа для совокупности операций, преследующих одну и ту же цель». Это — необходимое условие единства действия, координации сил, сложения усилий.
• Благодаря А. Файолю управление стало признаваться самостоятельным и специфическим видом деятельности людей, благодаря чему и возникла новая научная отрасль науки — психология управления. Это сравнительно новая самостоятельная наука, которая является, в свою очередь, частью науки управления.
• 2. Понятие менеджмент
• Менеджмент (от англ. management — управление) — совокупность методов, приёмов управления производством. Менеджмент является практическим инструментом, особой системой управления в бизнесе, охватывает два практических аспекта управления:
• 1. Обеспечение принятия решений в сфере бизнеса, предполагающих комплексный анализ факторов, влияющих на их эффективность.
• 2. Организация эффективной работы сотрудников, целенаправленное воздействие менеджера на персонал в интересах решения стоящих перед ним задач и прибыльной работы организации (аптеки).
• Менеджмент имеет несколько уровней в зависимости от характера и сложностей решаемых задач управления.
• 1. Высший уровень — определяет цели, стратегию и планы всей организации. Руководители высшего звена (генеральный директор, директор) отвечают за принятие важнейших решений для организации в целом. Они должны хорошо знать специфику аптеки и особенности фармацевтического рынка.
• 2. Средний уровень — управляется отдельными функциями организации. Руководитель среднего звена (заведующие отделами, старший провизор) контролирует работу менеджеров нижнего уровня. Они являются буфером между руководителями высшего и низшего уровня, готовят информацию для решений, принимаемых руководителями высшего звена. Они должны иметь широкий кругозор, высокий профессионализм и уметь организовывать людей на эффективную работу.
• 3. Низший уровень — руководители низшего звена (заместители заведующих) непосредственно организовывают работу сотрудников и обеспечивают выполнение оперативных планов, графиков выпуска продукции и оказания услуг. Они в основном осуществляют контроль за выполнением производственных заданий для непрерывного обеспечения информации о правильности выполнения этих заданий. Большая часть руководителей — это руководители низшего звена.
• Работа руководителя низшего звена является напряжённой и наполненной разнообразными действиям. Она характерна переходами от одной задачи к другой. Они много общаются со своими подчинёнными.
• Рассмотрение этапов формирования менеджмента с позиций разных школ управления позволяет установить, что каждая из них акцентировала внимание на наиболее значимых аспектах управленческой деятельности. Особый вклад в развитие управления внесли четыре школы: научного управления, человеческих отношений, науки о поведении и науки управления (количественных методов).
• Эволюция управления

Школы управленияВременной период188519201930194019501960Настоящее времяНаучное управлениеШкола человеческих отношенийНаука о поведенииКоличественные методы

• 1. Школа научного управления (1885-1920 гг.) — система принципов, которая позволила рационализировать организацию труда, производства и управления. В основу этой школы положен математический способ исчисления себестоимости, дифференциальная система оплаты труда, хронометраж (метод изучения времени и движений). Сторонники данного направления Ф. Тейлор — основатель, Френк и Лилия Гилберт, Г. Гант, поставили цель: максимальное увеличение производительности труда за счёт анализа содержания каждого вида работ, определения с помощью хронометража наиболее прогрессивных способов работы, включающих лучшие элементы трудового процесса, разработки стандартных приёмов их выполнения.
• Важный вклад этой школы — использование стимулирования с целью заинтересовать работников в увеличении производительности и объёма производства. Предоставления небольшого отдыха и неизбежных перерывов в производстве, а также время, выделяемое на выполнение определённых занятий, было реалистичным и справедливо установленным.
• Методы школы научного управления широко применяются в фармации для количественной оценки уровня организации труда (анализ распределения рабочего времени, трудовых затрат).
• Согласно этой школе, управленческая деятельность — это особый вид трудовой деятельности, основное направления которой — планирование производственного процесса.
• 2. Школа человеческих отношений (1930-1950 гг.).
• 3. Школа поведенческих наук (с 1950 г. по настоящее время).
• Сторонников этих школ объединяет интерес к проблеме влияния личности самого человека и межличностного общения на результаты трудовой деятельности.
• Ведущие представители школы человеческих отношений являются М. Фоллет (определяла менеджмент как «обеспечение выполнения работы с помощью других лиц») и Э. Майо (открыл понятие «человеческий фактор» в управлении).
• Представители школы поведенческих наук являются Р. Лайкерт, Д. Мак-Грегори, Ф. Герцберг. Они изучали социальное взаимодействие в организации: мотивацию, лидерство, структуры.
• Исследования этих школ направлены на выявление роли социальных отношений, которые складываются в неформальных группах и необходимости использования их на практике.
• Школа человеческих отношений придавала большое значение делегированию ответственности работы как фактору повышения эффективности работы. Они считали, что это полностью зависит от умения руководителя использовать возможности подчинённых при осуществлении коллективной деятельности.
• 4. Школа науки управления (количественного подхода) (с 1950 г. по наше время). Основатель — физик и биолог Людвиг фон Берта-ланфи.
• Для анализа управленческих процессов использует количественные методы. Делает упор на исследование математических моделей, особенно применительно к процессу принятия решений и планированию.

• 3. Современный менеджер

• Менеджер (с англ. manage «управлять») — это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи.
• Функции менеджера:
• Обеспечивает выполнение основного предназначения организации;
• Проектирует и устанавливает взаимодействие между отдельными операциями, выполняющимися в организации;
• Разрабатывает стратегии поведения организации в изменяющемся окружении;
• Обеспечивает служение организации интересам тех лиц и учреждений, которые контролируют организацию;
• Является основным информационным звеном связи организации с окружением;
• Несёт формальную ответственность за результаты деятельности организации;
• Официально представляет организацию в различных мероприятиях.
• Таким образом, основная функция менеджера — управление, которое включает планирование, организацию, мотивацию и контроль. Менеджер организовывает работу в организации, руководит производственной деятельностью сотрудников организации или сферы услуг. Требования к менеджеру в различных условиях среды различны, однако общие требования остаются неизменны, независимо от условий. Менеджеру необходимо уметь менять методы и стиль руководства, в зависимости от создающихся условий (в экстремальных ситуациях, в условиях низкой трудовой дисциплины, когда необходимо сделать срочное задание).
• 4. Методы управления
• Особое место в менеджменте занимают методы управления, так как их использование позволяет осуществлять управленческие функции, что обогащает его теорию и практику.
• Метод управления представляет собой совокупность приёмов и способов воздействия на управляемый объект для достижения поставленных целей организации. Методы управления всегда направлены на людей (индивид или социальную группу), осуществляющих различные виды трудовой деятельности, и представляют собой методы управления персоналом:
• 1. Социальные методы управления реализуются не только за счёт использования экономических и административных средств мотивации персонала, но и через постановку социальных целей, направленных на повышение качества жизни, укрепление организации и её элементов.
• 2. Экономические методы — направлены на достижение экономических целей организации. В их основе лежит экономический расчёт, основанный на сознательном применении системы экономических законов и рыночной экономики.
• 3. Организационно — административные методы (организационно — распорядительные) — базируются на власти, дисциплине и ответственности. Основные формы реализации и применения данных методов — распорядительство и оперативное вмешательство для координации деятельности персонала при достижении поставленных целей. Руководитель выступает как администратор, субъект власти, опирающийся на предоставленные ему права.
• 5. Стили управления
• Стиль управления — это образец поведения руководителя в отношениях с подчиненными, в котором выражаются важнейшие черты его типичного поведения. В основе выделения стилей управления лежат различия в способах взаимодействия руководителя с подчиненными.
• Выделяют три «классических» стиля руководства: авторитарный, демократический и либеральный. Отличаются они по двум критериям: характер принятия управленческих решений и отношение руководителя к подчиненным.
• 6. Авторитарный стиль
• Авторитарный (административно-директивный, автократический) — совокупность приемов управления, используя которые, руководитель ориентируется на собственные знания, интересы, цели. Авторитарный руководитель не советуется с коллегами или подчиненными, занимает жесткие позиции и использует административные методы воздействия на людей, навязывая им свою волю путем принуждения или вознаграждения.
• Характерные особенности:
• Централизация власти в руках руководителя, при этом властные функции, как его заместителей, так и сотрудников сильно ограничены;
• Единоличное принятие руководителем всех решений, он сам определяет цели, распределяет задания и строго контролирует их выполнение;
• Инициатива подчиненных не одобряется, новые идеи и начинания исходят только от руководителя;
• Жёсткая регламентация и строгий контроль за деятельностью подчиненных;
• Слабый интерес к работнику как к личности. Болезненная реакция на критические замечания, резкость и прямолинейность в общении с подчиненными.
• «Минусы» авторитарного стиля:
• Резкое снижение инициативности подчиненных;
• Повышается риск ошибочных решений;
• Постоянное напряжение и плохой психологический климат;
• Недовольство подчиненных своим положением;
• Ведёт к текучести кадров.
• Этот стиль чаще используют на начальном этапе формирования организации, её трудового коллектива, когда у работников не сформированы навыки видения целей и путей их достижения. Характерен для руководителей, которые самостоятельно решают большинство вопросов, касающихся деятельности коллектива, не считаясь с мнениями других.
• Эффективен в экстремальных ситуациях или в условиях низкой трудовой дисциплины. Проявляется в порядке, срочности выполнения задания и возможности предсказать результат в условиях максимальной концентрации всех видов ресурсов.
• 7. Демократический стиль
• Демократический (коллегиальный) — совокупность приемов управления, в котором руководитель принимает решения самостоятельно, но вырабатывает их совместно с подчиненными. Такой руководитель избегает навязывать свою волю подчиненным.
• Характерные особенности:
• Децентрализация управленческой власти — руководитель совместно с сотрудниками согласовывает цели организации, распределяет работу;
• Контроль за деятельностью подчиненных осуществляется как руководителем, так и другими сотрудниками организации;
• Поощрение инициативы подчиненных, способствующее развитию у них творческого стремления в выполнении поручений, а также своевременному решению поставленных задач;
• Обеспечение подчиненных достаточной информацией о положении дел в организации, а также о перспективах развития коллектива в целом и каждого сотрудника в отдельности;
• В отношениях с подчиненными требовательность сочетается с заботой и готовностью в оказании помощи, проявление доброжелательности и выдержки к сотрудникам.
• Такого руководителя отличает самокритичность, общительность и ровные отношения с подчинёнными. Лично руководитель занимается только наиболее сложными и важными вопросами, предоставляя подчиненным решать все остальное.
• «Минусы» данного стиля:
• Дополнительные затраты времени на обсуждение проблемы;
• Руководитель вкладывает много усилий в создание атмосферы открытости и доверия;
• Снижение уровня эффективности управления в экстренных ситуациях;
• Распущенность коллектива при неверном подходе.
• Данный стиль подходит для формирования командных взаимоотношений, так как формирует доброжелательность и открытость взаимоотношений как между руководителем и подчиненным, так и между самими подчиненными. Этот стиль в максимальной степени сочетает в себе методы убеждения и принуждения, помогает каждому работнику четко сформулировать его личные цели, установить эффективную коммуникацию между руководителем и подчиненным.
• 8. Либеральный стиль
• Либеральный (нейтральный, попустительский или анархический) — совокупность приемов управления, основанные на передаче задач подчиненным, которые принимают на себя и часть ответственности за их выполнение. Руководитель предоставляет подчиненным практически полную свободу. Сам руководитель выполняет лишь представительскую функцию.
• Характерные особенности:
• Минимальное вмешательство в работу подчиненных — руководитель стремится уклониться от принятия решений или переложить эту задачу на других;
• Руководитель предоставляет полную свободу действий подчинённым, пуская их работу на самотёк. Безразличие к инициативе подчиненных — ни подавление, ни поощрение ее;
• Наличие неформальных лидеров и их большое влияние в коллективе при отсутствии руководящих действий руководства;
• Обеспечение подчиненных достаточной информацией о положении дел в организации, но лишь по просьбе сотрудников;
• Низкий уровень требовательности, отсутствие чёткого распределения заданий, прав и обязанностей.
• Либеральный стиль рассчитан на руководителей, которые хорошо ориентируются в ситуации и умеют оценивать сотрудников, передавая им только те обязанности, с которыми они могут справиться. Суть данного стиля состоит в том, что руководитель ставит перед исполнителями проблему, создает необходимые условия для их работы, задает границы решения, а сам отходит на второй план. За собой он сохраняет функции консультанта, оценивающего полученные результаты.
• Применение этого стиля имеет все большее распространение из-за растущих масштабов научно-технической деятельности и опытно-конструкторских разработок, выполняющиеся высококлассными специалистами, которые не хотят находиться под давлением и опекой.
• «Минусы» данного стиля:
• Безынициативность сотрудников и постоянное ожидание указаний сверху, нежелание принять на себя ответственность за решения и их последствия, если они неблагоприятны;
• Руководитель недостаточно требователен к подчиненным, так как не желает портить с ними отношения. Не проявляет выраженных организаторских способностей, нерегулярно и слабо контролирует действия подчиненных.
• Руководитель в стремлении приобрести и укрепить авторитет способен выплачивать незаслуженные премии, разрешать неоправданные служебными нуждами командировки, склонен бесконечно откладывать увольнение негодного работника. Редко пользуется своим правом говорить «нет», легко раздает невыполнимые обещания.
• Такой стиль оправдан в том, случае, если персонал выполняет творческую или индивидуальную работу и укомплектован специалистами высокой квалификации с оправданно высокими амбициями. Этот стиль управления опирается на высокую сознательность, преданность общему делу и творческую инициативу всего персонала.
• 9. Делопроизводство
• Основы делопроизводства
• Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования (процесс подготовки и создания документов) и организации работы с документами при осуществлении процесса управления. Документы имеют юридическую силу и служат доказательством фактов при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых споров с работниками предприятия.
• Значение организации делопроизводства для совершенствования аппарата управления объясняется большим удельным весом документации в процессе управления организацией. Именно от делопроизводства зависят оперативность, надёжность управления, организация труда, культура работы аппарата, использование информации в будущем.
• Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и создания управленческих действий, передача информации, её хранение и использование в течение определённого времени.
• Понятие документ
• Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения или их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения (Федеральный закон №77-ФЗ от 29.12.1994 «Об обязательном экземпляре документов»).
• Требования к оформлению документов содержит Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
• Любой документ включает в себя ряд элементов, которые называются реквизитом (наименование вида, автор, адресат, заголовок). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Для конкретного вида документа (приказа, протокола, акта) характерен свой формуляр, который называется типовым формуляром. ГОСТ 6.30-2003 перечисляет в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам документов. Всего ГОСТом предусмотрено 30 реквизитов.
• Деятельность аптечной организации требует оформления большего количества документов. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать.
• Классификация документов:
• По назначению:
• 1. Организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
• 2. Распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
• 3. Информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
• 4. Учетно-расчётные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счёт-фактура, Накладная, Акт);
• 5. Нормативные документы с позиции правовых норм, которые регламентируют общие принципы, правила или характеристики (Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы).
• По времени создания: первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор);
• По способу представления — на электронных и бумажных носителях.
• Классификация играет важную роль в делопроизводстве. Правильно составленная классификация помогает сориентироваться в множестве документов, служит основой для их упорядочения и отражает закономерности развития документов, раскрывает связи между ними.
• Документы могут выполнять следующие функции:
• Общие функции документа:
• Информационная — документ хранит и предоставляет информацию;
• Коммуникативная — документ как средство обмена информацией;
• Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации, при этом документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения.
• Специальные функции документа:
• Управленческая — документ как средство управления деятельностью;
• Организационная — документ устанавливает действия участников правовых отношений;
• Правовая — документ является письменным доказательством и источником права;
• Общекультурная — документ способен сохранять и передавать культурные традиции, нормы, ритуалы, принятые в обществе;
• Историческая — документ является историческим источником.
• Административная система документирования
• В аптечной системе делопроизводства используют документы нескольких видов:
• Организационные;
• Распорядительные;
• Информационно-справочные;
• По личному составу.
• Организационные документы
• Любая организация может успешно функционировать только при наличии четкой регламентации деятельности, закрепленной в соответствующих организационно-распорядительных документах: приказах, должностных инструкциях, уставах, протоколах. Это правило относится ко всем АО.
• Для данных документов характерна стилистическая строгость и нейтральность изложения. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
• Краткость и компактность изложения документа;
• Точность и определенность формулировок;
• Однозначность и единообразие терминов;
• Последовательность.

Обязательно указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.

Каждый вид документа имеет свои особенности в составлении и оформлении, свою схему построения текста. Рассмотрим документы, которые используются в АО чаще всего:

К ним относят: устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание.

Устав — это свод правил, регулирующих деятельность организации, её взаимоотношения с другими организациями, права и обязанности в сфере государственной и хозяйственной деятельности. Структура и содержание определяются самими разработчиками.

Устав государственных аптек утверждаются вышестоящими органами (министерства, ведомства), муниципальных аптек утверждаются районными или городскими администрациями, частных — владельцами, регистрируются в коллективных, областных, краевых, городских или районных администрациях.

Устав принимается с момента учреждения организации, действует и хранится всё время пока существует эта организация.

Должностная инструкция — это организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до замены новым), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, их подразделений и должностных лиц.

Разрабатывают руководители подразделения, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывается с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждается инструкция, а также изменения вносятся руководителем организации или распорядительным актом, подписывает автор-составитель. Оформляется на бланке А4 и является основанием для составления трудового договора. Текст излагается от третьего лица или в безличной форме.

Положение — правовой акт, определяет порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность, организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений. Положение подписывает руководитель структурного подразделения, руководитель организации и разработчик. Хранится на протяжении всего времени существования организации.

Штатное расписание — закрепляет должностной и численный состав организации, указывает фонд заработной платы. Оформляется на бланке предприятия, указывает перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Подписывает его заместитель руководителя организации, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем. Изменения вносятся только приказом руководителя.

Штатные расписания организации имеют постоянный срок хранения согласно со ст. 32 раздела 1.2 «Организационные основы управления» Перечня типовых управленческих документов.

Распорядительные документы

Распорядительные документы играют важную роль в управлении организацией. Издание их обязательно: по организационным вопросам, по вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредиты, труда и заработной платы.

Распорядительные документы носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчинённым организациям, группам или отдельным должностным лицам.

К ним относят: приказ, распоряжение, указание, постановление.

Приказ (по основной деятельности) — правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Приказом оформляются: порядок деятельности аптеки, решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты инвентаризаций. Издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.

Подготовка приказа поручается структурному подразделению, группе лиц или отдельному должностному лицу. Текст состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются факты, раскрываются причины, цели, послужившие основанием для создания приказа, она может отсутствовать. Распорядительная часть — начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», далее текст делится на пункты и прописывается основной текст приказа. Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие — заместитель.

Приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение, премирование) хранят 75 лет, приказы по отпускам и командировкам — 5 лет, загранкомандировки — 10 лет, приказы по основной деятельности — постоянно и приказы по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет.

Распоряжение — правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Издают предприятия, организации, министерства, правительство.

Текст также делится на констатирующую и распорядительную часть, однако вторая часть начинается со слова «ОБЯЗЫВАЮ».

Распоряжение согласовывается с организациями или должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления: министерствами, ведомствами. Может издаваться при оформлении командировок, наложении взысканий. В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия.

Текст, как и в первых двух документах состоит из двух частей, однако вторая часть начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Постановление — издаётся высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

Комиссии, обладающие властными полномочиями, принимают постановления обязательные для исполнения, не обладающие — рекомендательного характера («Предложить», «Рекомендовать»).

В постановлениях раскрываются вопросы хозяйственно-политические и организационные. Часто постановления утверждают различные нормативные документы.

Информационно-справочные документы

Большинство документов являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел, которая служит основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными к исполнению. Информация в них может побуждать к действию, либо принята к сведению.

К ним относят: акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, письмо, справка.

Акт — составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акт инвентаризации, уничтожения документов, приёма, передачи ТМЦ), утверждается руководителем или распорядительным документом. Может содержать выводы, рекомендации, предложения (акты проверок, ревизий, испытаний) — такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом.

Состоит из вводной и констатирующей части. В вводной указывается основание составления, перечисляются лица, составившие акт. В констатирующей — даётся описание проделанной работы, фиксируются факты, излагаются выводы, предложения, заключения.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении без указания должностей.

Протокол — фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях. Оформляются на бланках организации.

Докладная записка — документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию, содержит изложение какого-либо вопроса или факта. В зависимости от содержания бывают информационные и отчётные. Цель — побудить руководителя принять решение. Текст делится на две части, первая — изложение фактов, вторая — выводы.

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения поручения. Оформляется на общем бланке и подписывается руководителем.

Письмо — обобщённое название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служит средством общения с учреждениями, частными лицами, уведомления или сообщения. Составляется если невозможно решить вопрос другим способом (телефон, личная беседа).

Справка — документ, подтверждающий какие-либо факты и события. В справке фиксируют сведения определённого отрезка времени. Составляются либо для описания и подтверждения фактов или событий в деятельности организации, либо по указанию вышестоящей организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений.

Документы по личному составу

Документы по личному составу составляют особую роль делопроизводства, они характеризуют правовую, трудовую и служебную детальность работников организации. Создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

Обязательное ведение кадровой документации на любых предприятиях предусмотрено: КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д. Документы чаще не «гостированы» по оформлению, могут применяться унифицированные трафаретные формы.

Имеют длительные сроки хранения и хранятся в сейфах, шкафах отдельно от документов, содержащих сведения производственного характера.

К ним относят: приказ по личному составу, заявление, трудовой договор, трудовая книжка, личное дело, резюме, характеристика.

Приказ по личному составу — фиксирует сведения о кадрах (приём на работу, перемещение, увольнение, отпуск, поощрение). Оформляются на бланках формата А4, хранятся 75 лет. Часто из приказа делаются выписки (копия подлинного документа).

Заявление — документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приёме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Пишется от руки, в произвольной форме. На заявлении о приёме ставится виза руководителя подразделения или ведущего специалиста и резолюция (решение) руководителя.

Трудовой договор — это соглашение между трудящимися и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определённой специальности, с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, предусмотренные законодательством, соглашением сторон.

Составляется в 2 экземплярах и подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации.

Различают основные и дополнительные условия договора. Основные: соглашения о работе по одной или нескольким специальностям, квалификации, месте работы, срок действия и вид трудового договора, условия оплаты труда. Дополнительные могут касаться любых вопросов труда, социально-бытового обслуживания работника.

Срочный трудовой договор заключается в том случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок, с учётом характера предстоящей работы. Заключаются в основном тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске, командировке).

Трудовые договора включаются в состав личных дел. Если личные дела не заводятся, то они формируются в отдельное дело по алфавиту. Хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж работы. Она ведётся на предприятиях независимо от формы собственности, только по месту работы. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Работодатель ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа, не позднее недельного срока, при увольнении — в день увольнения. Оформление и порядок ведения трудовой книжки изложены в «Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Работник своей подписью заверяет правильность внесения данных, и ставит печать.

Хранится 50 лет, при увольнении выдаётся на руки.

Личное дело — совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Оформляется после издания приказа о приёме на работу. Порядок работы с ними не регламентируется, организация сама решает вопросы их ведения.

Хранится 75 лет в специально оборудованной комнате, назначается ответственный за ведение.

Резюме — документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Текст резюме не должен превышать 2 страниц печатного текста. В резюме обязательно должна быть указана информация об образовании, трудовой деятельности, специальных знаниях, семейном положении. Хранится в архиве организации 5 лет.

Характеристика — документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение администрации о нём. Составляет администрация и общественные организации, по просьбе работника.

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, подпись заверяется печатью. Также, как и резюме хранится 5 лет.

Хранение и уничтожение документов в организации

По окончанию календарного года документы в делах должны быть подготовлены к передаче на хранение, либо уничтожены.

Отбор документов на хранение или уничтожение проводит постоянно действующая экспертная комиссия предприятия в соответствии с Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения.

Экспертиза документов должна проводиться ежегодно. По результатам экспертизы составляют описи дел постоянного (до 75 лет), временного хранения и документов по личному составу, а также акты об уничтожении дел. Результаты экспертизы согласовывают с ведомственным архивом.

Заключение

От выбора стиля руководства и правильного ведения документации в организации зависит не только авторитет руководителя и эффективность его работы, а также и атмосфера в коллективе, и взаимоотношения между подчиненными и руководителем. Когда вся организация работает достаточно эффективно и ровно, то руководитель обнаруживает, что помимо поставленных целей достигнуто и многое другое, — в том числе и простое человеческое счастье, взаимопонимание и удовлетворенность работой.

Выбор стиля управления зависит от многих факторов (коллектив, сложность работы, время данное на её выполнение). В первую очередь следует оценить подчиненного. Если это новичок, не имеющий к тому же высокой квалификации, то в данном случае предпочтительным будет авторитарный стиль, проявляющийся в четко поставленных задачах с указанием источников необходимых ресурсов. Для управления опытным работником, являющимся профессионалом своего дела, несомненно, лучше выбрать демократический или либеральный стиль.

В случае, если необходимо решать сложные задачи и есть время для выработки оптимального решения, а подчиненные не новички, лучше обратиться к демократическому стилю. В экстремальной, аварийной или срочной ситуации даже для сложившегося коллектива наилучшим окажется авторитарный стиль.

В чистом виде стили руководства чаще не встречаются. В реальной жизни в поведении каждого руководителя наблюдаются черты, присущие различным стилям руководства, при доминирующей роли какого-либо одного из них. Успешность выбора стиля руководства определяется тем, в какой степени руководитель учитывает традиции коллектива, готовность и способность подчиненных к исполнению его решений. Необходимо также учитывать и тсобственные возможности, обусловленные уровнем образования, стажем работы, психическими качествами. При формировании стиля руководства сказывается также уровень иерархии управления, вид деятельности (линейный, функциональный) и конкретные ситуации: руководитель может быть автократом в одних ситуациях и демократом в других.

В современной практике производственных систем доминируют автократический и демократический стили. Автократический стиль руководства может обеспечить более высокую производительность труда, но более низкую удовлетворенность от него, чем демократический стиль руководства. Тем не менее выдавать некоторые общие и детальные рекомендации относительно стиля руководства — дело рискованное.

В коллективе, управляемом в демократическом стиле, организация и показатели деятельности стабильны несмотря присутствие руководителя. При автократическом стиле руководства отсутствие руководителя приводит к ухудшению деятельности. В коллективе, возглавляемом либералом, в его присутствии работники обычно проявляют меньшую активность, нежели, когда он находится вне коллектива.

Список литературы

1. Общероссийский классификатор управленческой документации // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. — 2010. — №3. — С. 22-29.

. Состав нормативно-справочной информации, применяемой в сфере здравоохранения, социального развития и трудовых отношений // Медицинская статистика и оргметодработа в учреждениях здравоохранения. — 2010. — №9. — С. 41-46.

. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. — М.: Издательский дом МЭИ, 2010. — 232 с.

. Золотухина Л.А., Кабакова Т.И., Михайлова С.А. Анализ и пути совершенствования организации делопроизводства в современной аптеке // Фундаментальные исследования. — 2011. — №10-3. — С. 608-610;

. Пугачёв В.П. Управление проектами. Управление изменениями / В.П. Пугачёв // Справочник кадровика — 2013, №2.

. Ф.Дж. Роджерс. Путь успеха: как работает корпорация IBM.

. Е.Е. Туник Стили руководства в системе образования / Е.Е. Туник // «Школьная газета» — 2012, №2.

. #»justify»>. #»justify»>. #»justify»>. #»justify»>. http://www.klerk.ru/doc/

Обновлено: 24.04.2023

Современный заведующий аптекой совмещает в своей работе несколько профессий, ведь он одновременно и начальник коллектива, и административный и хозяйственный управляющий, он также отвечает за всю торговую и финансовую часть.

Мастер на все руки

Необходимо иметь не только опыт работы, не только знать изнутри все тонкости аптечного дела, но и обладать определенными навыками, к примеру, управления коллективом, организаторскими способностями, готовностью нести административную и финансовую ответственность, умением вести бюрократические дела.

Целый спектр функций заведующего аптекой включает:

• обеспечение аптеки необходимым ассортиментом, осуществление всей хозяйственной деятельности, обеспечение сохранности внутриаптечного имущества и оборудования и контроль за его состоянием;

• подписание договоров, составление смет, планов и отчетов, контроль за финансовой частью работы аптеки, ведение или контроль всей документации;

• создание или поддержание работоспособного коллектива. Управление кадрами (назначение, увольнение, создание дополнительных трудовых мест; утверждение графика работы, правил внутреннего распорядка, системы штрафов и вознаграждений; разработка и утверждение должностных инструкций работников аптеки; повышение уровня квалификации сотрудников);

• осуществление контроля за соблюдением правил продажи и отпуска медикаментов, правилами хранения лекарственных средств и медицинской техники;

• осуществление внешней деятельности аптеки: переговоры с поставщиками, контакты с лечебными учреждениями, общение с контролирующими инстанциями и вышестоящими организациями.

Стильный заведующий

Ежедневно заведующий аптекой сталкивается с необходимостью принимать решения (а это ключевое свойство любого руководителя) и следить за их выполнением. В зависимости от манеры реализации этих решений обычно выделяют несколько стилей руководства. В современном менеджменте принято описывать три стиля управления: директивный, демократический и либеральный. Рассмотрим каждый из них по отдельности и в контексте специфики работы заведующего аптекой.

— Директивный или авторитарный стиль. Это такой стиль, при котором началь

Что получает коллектив? Среди очевидных плюсов — нацеленность руководителя на результат, высокая эффективность его деятельности и стремление к организации и порядку. С другой стороны, в случае крайности директивного стиля возможны напряженность и разногласия в отношениях с коллективом и уменьшение личной инициативы и степени ответственности среди подчиненных.

Что получает коллектив? Считается, что демократический стиль общения руководителя с подчиненными является наиболее комфортным для коллектива, стимулирует творческую активность, поддерживает чувство значимости каждого члена коллектива, одновременно сплачивая его и создавая внутри аптеки гармоничное рабочее пространство, позволяющее каждому его участнику проявлять свои лучшие качества и расти профессионально.

Что получает коллектив: обычно коллектив при таком заведующем отличается несобранностью и дезориентированностью относительно аптечных дел, а вся деятельность в принципе становится хаотичной. Часть коллектива апатично ждет приказов и рекомендаций, другая часть активно суетится и ищет выход ненаправленному трудовому энтузиазму. В итоге получается довольно расхлябанная система, где каждый занят своим делом (а некоторая часть коллектива не знает, что делать в принципе, потому что не получила соответствующие инструкции) и имеет слабое представление об общей цели.

Понятно, что среднестатистический руководитель стремится использовать разные инструменты воздействия и управления, действовать согласно ситуации. Бесспорно также, что в разных сферах своей компетенции заведующий аптекой может пользоваться разными стилями руководства. Манера руководства также будет обусловлена такими факторами, как личные качества, уровень образования и квалификации, возраст, пол, интересы, воззрения и потребности, уровень личной вовлеченности и заинтересованности в успехе общего дела.

Читайте также:

  

• Ова ева ива ыва правило кратко

  

• Рижский метод закаливания в детском саду

  

• Каковы основные правила постановки знаков препинания в сложносочиненном и сложноподчиненном кратко

  

• Научные революции их роль в развитии общества кратко

  

• Псковские школы закрывают на дистанционное обучение

Теоретические аспекты лидерства в фарморганизации

Е.Р. Захарочкина, к.ф.н., ММА им. И.М. Сеченова

Фармацевтические организации, добивающиеся на рынке определенного успеха, отличаются от других главным образом тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. Под руководством подразумеваются либо индивид в лице руководителя, либо группа в лице руководящего состава, либо процесс – способ управления организацией со своей спецификой и особенностями. Аналогами слов «руководство» и «руководитель» являются слова «лидерство» и «лидер».

Один восточный мудрец говорил «Чтобы вести людей за собой, иди за ними».

Быть руководителем (менеджером, администратором) и быть лидером в организации – это не одно и то же. Руководитель в своем влиянии на работу подчиненных и построении отношений прежде всего использует и полагается на должностную основу власти. Лидерство как специфический тип отношений управления основывается больше на процессе социального взаимодействия в организации. Лидерство предполагает наличие в организации последователей, а не подчиненных (отношения типа «начальник – подчиненный» заменяются на отношения типа «лидер – последователь»). Процесс влияния на людей с позиции занимаемой в организации должности называется формальным лидерством. Быть руководителем еще не означает автоматически считаться лидером в организации, так как лидерству в значительной мере свойственна неформальная основа. Лидерство – это не управление. Управление концентрирует внимание на том, чтобы люди делали вещи правильно, а лидерство – на том, чтобы люди делали правильные вещи. Различие между лидером и руководителем проводится по многим позициям (таб. 1).

Таблица 1

Отличительные черты руководителя от лидера

Руководитель	Лидер
Администратор	Инноватор
Поручает	Вдохновляет
Работает по целям других	Работает по своим целям
План – основа действий	Видение – основа действий
Полагается на систему	Полагается га людей
Использует доводы	Использует эмоции
Контролирует	Доверяет
Поддерживает движение	Дает импульс движению
Профессионализм	Энтузиазм
Принимает решения	Превращает решения в реальность
Делает дело правильно	Делает правильное дело
Его уважают	Его обожают

Вопросы лидерства вызывали интерес людей с древних времен.

Существуют десятки теорий лидерства, которые берут на вооружение руководители разных уровней.

Все теории лидерства можно классифицировать на три группы:

1. Традиционные теории.

2. Теории ситуационного лидерства.

3. Новые теории.

К традиционным теориям относятся следующие теории:

1.1.Теория лидерских качеств (Ральф Стогдилл, Ричард Манн, Уоррен Беннис)

1.2.Теории лидерского поведения.

Развитие теории лидерских качеств (1948-1980 гг.) привело к различным группировкам качеств потенциальных и успешных лидеров. Лидерские качества, наиболее часто встречающиеся у успешных лидеров, обобщены в таб. 2.

Таблица 2

Лидерские качества

Интеллектуальные (умственные) способности	Черты характера личности (психологические, эмоциональные)	Приобретенные и развитые (личностные деловые) умения
Ум и логика	Инициативность	Умение заручаться поддержкой
Рассудительность	Гибкость	Умение кооперироваться
Проницательность	Бдительность	Умение завоевывать популярность и престиж
Оригинальность	Созидательность и творчество
Такт и дипломатичность
Концептуальность	Честность	Умение брать на себя риск и ответственность
Образованность	Личностная целостность	Умение организовывать
Знание дела	Смелость	Умение убеждать
Речевая развитость	Самоуверенность	Умение менять себя
Любопытство и познавательность	Уравновешенность
Умение быть надежным
Интуитивность	Независимость	Умение шутить и понимать юмор
	Самостоятельность	Умение разбираться в людях
	Амбициозность
	Потребность в достижениях
	Настойчивость и упорство
	Энергичность
	Властность
	Работоспособность
	Агрессивность
	Стремление к превосходству
	Обязательность
	Участливость

Из приведенной таблицы наибольшую связь с лидерством имеет уровень умственных или интеллектуальных качеств и приобретенных умений.

К теориям лидерского поведения относятся следующие концепции:

1.2.1. три стиля руководства;

1.2.2. исследования университета штата Огайо;

1.2.3. исследования Мичиганского университета;

1.2.4. системы управления (Лейкерт);

1.2.5. управленческая сетка (Блейк и Моутон);

1.2.6. концепция вознаграждения и наказания;

1.2.7. заменители лидерства.

Рассмотрим некоторые из вышеперечисленных теорий.

Содержание теории трех лидерских стилей руководства, их сильные и слабые стороны отражены в таб. 3.

Таблица 3

Содержание трех стилей руководства
	Авторитарный стиль	Демократический стиль	Пассивный стиль
Природа стиля	1.Сосредоточение всей власти и ответственности в руках лидера.
2.Прерогатива в установлении целей и выборе средств.
3.Коммуникационные потоки идут преимущественно сверху.	1.Делегирование полномочий с удержанием ключевых позиций у лидера.
2.Принятие решений разделено по уровням на основе участия.
3.Коммуникация осуществляется активно в двух направлениях.	1. Снятие лидером с себя ответственности и отречение от власти в пользу рабочей группы (коллектива).
2. Предоставление возможности самоуправления в желаемом для группы режиме.
3. Коммуникация в основном строится на горизонтальной основе.
Сильные стороны	Внимание срочности и порядку; возможность предсказания результата.	Усиление личных обязательств по выполнению работы через участие в управлении	Позволяет начать дело так, как это видится и без вмешательства лидера.
Слабые стороны	Имеется тенденция к сдерживанию индивидуальной инициативы	Демократический стиль требует много времени.	Коллектив может потерять скорость и направление движения без лидерского вмешательства.

Экспериментальные наблюдения подтверждают факт, что демократический стиль часто не является наиболее продуктивным; многие сотрудники удовлетворены работой с авторитарными лидерами. Таким образом, данная теория не отражает прямой связи какого-либо стиля руководства с эффективным лидерством.

Системы управления Лейкерта составляют другую теорию лидерского поведения (таб. 4).

Таблица 4

Содержание систем управления 1, 2, 3, 4 Лейкерта

Организационные переменные	Система 1 (эксплуататорско-авторитарная)	Система 2 (благосклонно-авторитарная)	Система 3 (консультативно-демократическая)	Система 4 (основанная на участии)
Уровень доверия лидера своим подчиненным и его уверенности в них
Не уверен в подчиненных и не доверяет им	Снисходительная уверенность и доверие типа «мастер – раб»	Значительная, но не безоговорочная уверенность и доверие типа «начальник-подчиненный» с желанием контролировать принятие и выполнение решений
Полная уверенность и доверие во всем
Характер используемой мотивации	Страх, угрозы, наказания и отдельные вознаграждения	Вознаграждения и в определенной мере наказания	Вознаграждения, отдельные наказания и в некоторой степени привлечение к участию в управлении	Материальное вознаграждение на основе системы стимулирования, разработанной с учетом участия работников в управлении
Характер влияния на подчиненных и взаимодействия с ними	Слабое взаимодействие, основанное на страхе и недоверии	Слабое взаимодействие с некоторым учетом мнения подчиненных; страх и осторожность у подчиненных	Умеренное взаимодействие с достаточно частым проявлением уверенности в работниках и доверия к ним	Глубокое и дружественное взаимодействие с работниками, высокая уверенность в них и доверие к ним

Эффективное лидерство чаще располагается ближе к Системе 4 и реже — к Системе 1. На практике следование стилю, соответствующему системе 4, оказывается далеко не простым делом. Переход к данной системе связан, как правило, с необходимостью проведения радикальных изменений, в основном изменений в поведении самого лидера и его последователей на всех уровнях, вплоть до рядового работника.

Окончание в МА No 11/05