О чем речь? Эффективная коммуникация – это применение определенных навыков общения для верного донесения своих мыслей слушателям. В зависимости от аудитории используются разные приемы, но цель всегда одна – чтобы вас поняли и сделали желаемое.
На что обратить внимание? Словам в эффективной коммуникации относят не исключительную роль. Жесты, мимика, интонация – все это влияет на то, как вас поймут и сделают ли то, что просите.
В статье рассказывается:
- Суть эффективной коммуникации
- Важность эффективной коммуникации
- Принципы и требования к эффективной коммуникации
- 10 правил эффективной коммуникации
- Препятствия в эффективной коммуникации
- Стили восприятия и коммуникации
- Правильное слушание – залог эффективной коммуникации
- Невербальные средства коммуникации
- Приемы управления вниманием
- 5 правил эффективной коммуникации для руководителей
- Эффективная коммуникация со сложными людьми
- 10 ошибок в коммуникации, снижающие ее эффективность
- Полезные книги по эффективной коммуникации
Суть эффективной коммуникации
Коммуникация – взаимодействие людей, в процессе которого они различными способами обмениваются информацией.
Обмен информацией может осуществляться посредством взаимодействия:
-
вербального;
-
пиктографического;
-
невербального;
-
пространственно-символьного;
-
письменного.
Об эффективной коммуникации говорят в том случае, когда стороны понимают друг друга. Следует иметь в виду, что один язык – не гарантия правильного восприятия информации.
Благодаря эффективному взаимодействию смысл при таком обмене практически не теряется. Общение необходимо во всех сферах: в дружеских связях и семейной жизни, при наемной работе или в бизнесе. Без навыков коммуникации достичь успеха не получится.
Животные обмениваются информацией в простейшей форме. Люди усовершенствовали этот процесс. В дополнение к жестам и разговорам они стали пользоваться письменными, образными, пиктографическими способами. Коммуникация усложнилась, этот процесс стал объектом различных исследований.
5 элементов процесса эффективной коммуникации
-
коммуникатор – лицо, передающее информацию;
-
непосредственно передаваемые данные;
-
способ передачи информации;
-
реципиент, аудитория или получатель сведений;
-
итоговый этап, на котором можно говорить, была ли коммуникация эффективной (последний возможен только при состоявшихся предыдущих).
Навыки эффективной коммуникации существенно повышают продуктивность работы менеджеров по продажам, к примеру, когда необходимо получить обратную связь от потребителей или взять контакты у клиента.
Важность эффективной коммуникации
Благодаря эффективной коммуникации повышается доверие, доносится информация до окружающих, улучшаются отношения и т. п. Общение помогает наладить контакт, укрепить при необходимости контакты.
Для работы в команде также требуется коммуникация с ее членами. Только в процессе общения, совместного обсуждения вопросов можно прийти к нужному результату. Для того чтобы оказывать влияние на окружающих, добиваться их доверия, необходимо быть уверенным в себе.
Эффективная коммуникация способствует минимизации недопонимания, проблем в отношениях, снижает уровень стресса и беспокойства, а также дарит социальную поддержку. Общение помогает принимать решения, делать выводы, справляться с проблемами посредством взаимодействия в сложных или конфликтных ситуациях. Правильная беседа помогает доносить до других неприятные известия.
Не обойтись без умения общаться и в семейных, и дружеских отношениях. Навыки эффективной коммуникации позволяют делиться с близкими своими чувствами или возникающими сложностями, получать от них поддержку, налаживать контакты, быть независимыми от других, донося информацию самостоятельно, а не ожидая, пока это сделает кто-то еще.
Принципы и требования к эффективной коммуникации
Взаимопонимание в любых вопросах возможно только через эффективное общение. А для того, чтобы правильно доносить до окружающих нужную информацию, важно соблюдать определенные требования.
Для начала остановимся на принципах эффективной коммуникации:
-
Общение должно быть двусторонним. Нужный результат будет достигнут при равной заинтересованности всех участников.
-
Правильное восприятие информации возможно при приложении усилий со стороны реципиента.
-
Для сообщения важны четкость, структурированность и краткость.
-
От реципиента требуется доверие оратору, уважение его мнения и отсутствие сомнений в его компетентности.
-
Эмоции в общении должны присутствовать в приемлемой для ситуации степени.
-
Участникам общения следует быть терпеливыми и снисходительными к недостаткам других, принимать их такими, какие они есть, не пытаясь изменить и исправить.
Идеи триггеров продаж в Интернете, которые доказали свою эффективность.
Эффективная коммуникация должна быть:
-
достоверной;
-
реальной;
-
объективной;
-
своевременной;
-
адресной;
-
с обратной связью;
-
дозированной, т. е., иметь важное значение для достижения цели организации;
-
доступной (прозрачной).
В процессе эффективной коммуникации люди обмениваются идеями, фактами, мнениями, ощущениями или восприятиями, чувствами и отношениями, передавая их от одного лица другому в устной или какой-либо другой форме с целью получения в ответ желаемой реакции.
Взаимодействие возможно при участии как минимум двух субъектов. Для эффективного общения стороны должны обладать определенными навыками и умениями, в том числе видеть, слышать, осязать, воспринимать запах и вкус (эти навыки могут присутствовать как в полном объеме, так и частично).
Говоря о качественном общении важно понимать, что значение имеет не только передача информации, но и ее формирование, уточнение и развитие. Коммуникация и сведения связаны друг с другом, первая включает в себя не только данные, но и способы их передачи.
Общение – это не только движение информации, т. е. ее передача и прием, но и активный обмен сведениями, налаживание совместной деятельности. В контактах между людьми значение имеет не только непосредственный обмен сведениями, но и выработка общего смысла, т. е. материал должен быть не просто принят реципиентом, но и понятен ему, осмыслен им.
10 правил эффективной коммуникации
Для того, чтобы достигать поставленных задач, необходимо следовать правилам эффективной коммуникации:
-
Сначала слушать
Активное восприятие предполагает не только получение информации, но и задавание уточняющих вопросов, и приложение усилий для безоценочного понимания ответов. Умение слушать других позволяет быть в курсе событий их жизни, проблем и достижений, неудач и успехов. При этом человек понимает, что его жизнь важна для собеседника. Это приводит к тому, что мнение слушателя ценится выше прочих, поскольку в его основе лежит его собственная реальность.
-
Проявлять эмпатию
Слушая чужую историю, важно смотреть на мир с позиции рассказчика, пытаться понять, как он мыслит. Эмпатия – это не только про умение слушать, но и про понимание мыслей, мотивов, эмоций и чувств собеседника. Это достаточно сложный навык, которому стоит научиться, чтобы коммуникация была более эффективной.
-
Сосредоточиться на позитиве
Постоянное негативное отношение ко всему не поможет наладить эффективное общение. Мало кому понравится слушать пессимистично настроенного собеседника, который все время жалуется на жизнь и обвиняет всех вокруг. Позитивные и оптимистичные люди вызывают намного больше интереса и желания общаться. Хорошее настроение поможет наладить правильную коммуникацию с окружающими.
-
Быть искренними
Это – важное условие эффективной коммуникации. Большинство людей легко считывает лесть, поэтому не стоит петь дифирамбы сомнительным качествам собеседника.
Критикуя или давая обратную связь, не нужно негативить, ведь их основная цель – помочь собеседнику, прийти к консенсусу, убедить в ошибочности суждений и т. п.
-
Быть конкретными
Люди не умеют читать чужие мысли. Поэтому не стоит ограничиваться перечислением того, что не устраивает или беспокоит. Следует говорить также и о том, что необходимо сделать, чтобы исправить ситуацию. В случае, если собеседник делает что-либо не так, как нужно, лучше прямо сказать ему об этом. Поскольку для него может быть неочевидным, что его действия задевают.
-
Уважать собеседника
Уважение – ответная мера на проявленное чувство к окружающим. Показать его можно, например:
-
кивком головой;
-
улыбкой;
-
приветствием.
Сарказм и резкие замечание, вызывающие негатив, не способствуют достижению целей эффективной коммуникации. К другим нужно относится так, какого отношения хочется к себе.
-
-
Делать паузы
Пауза в эффективной коммуникации – это умение остановиться, подумать и только потом продолжать разговор. Навык автоматизма не учит чему-либо новому, только вовремя сделанные перерывы на обдумывание происходящего помогают прививать и развивать полезные умения.
-
Быть честными
Мало кому нравится ощущение, что от него что-то скрывают. Впрочем, рассказывать собеседнику абсолютно обо всем тоже не следует. Честность в контексте эффективной коммуникации означает прозрачность в процессе общения. Разговаривая на какую-либо тему, не стоит увиливать и врать.
-
Знать, когда нужно уступить
Некоторые люди начинают критиковать любое мнение, которое не совпадает с их точкой зрения. Кто-то впоследствии жалеет о своей несдержанности. Люди испытывают эмоциональную привязанность к собственным убеждениям. В случае, когда собеседник подвергает сомнениям и критике каждое высказывание, они будут чувствовать себя ущемленными.
Впрочем, нет необходимости безоговорочно соглашаться с заведомо неправильным мнением. Нужно просто помнить о том, что критика требуется не всегда.
-
Быть последовательными
Эффективная коммуникация должна быть похожа на равномерно текущую реку, а не напоминать хождение по раскаленным углям.
Препятствия в эффективной коммуникации
Большинство людей на вопрос о сложностях, возникающих при общении с другими, ответит, что их не испытывает. Впрочем, вряд ли они возникают в разговорах с близкими и друзьями в комфортной, расслабленной обстановке. С деловыми переговорами все обстоит несколько иначе. И вчерашняя душа компании иногда не может связать двух слов на официальной встрече.
Такая разница в общении вызвана индивидуальными особенностями человека, его мировоззрением и качествами, от которых зависит способность контактировать с окружающими и воспринимать передаваемые сведения.
В таблице приведены барьеры, из-за которых уменьшаются шансы на успешные переговоры:
| Восприятие личности | Если человек испытывает недоверие или неприязнь к собеседнику, то договориться им будет сложнее |
| Социальный | Из-за демографических, культурных и политических различий люди по-разному понимают те или иные фразы. Во время деловых встреч некоторые темы лучше не затрагивать |
| Фонетический | Речь не должна быть слишком резкой или громкой – это скорее приведет к недопониманию. К фонетическому барьеру также относятся характерные особенности диалекта: специфический акцент, слова, ударения и т. п. |
| Семантический | С этим барьером стороны сталкиваются, говоря на разных языках и используя специфические термины. Пример – беседы сотрудников бухгалтерии и IT-отдела |
| Стилистический | Необходимо подстраиваться друг под друга, в противном случае кто-то может испытывать раздражение. Этого эффекта добьется, к примеру, начальник, выбрав поучительный/снисходительный тон для разговора с опытными подчиненными |
Ошибки в общении часто приводят к раздражению и конфликтным ситуациям. Для преодоления перечисленных барьеров человеку следует прорабатывать навыки ведения переговоров, развивать эмоциональный интеллект, умение анализировать, а также ораторское искусство.
Кейс: VT-metall
Узнай как мы снизили стоимость привлечения заявки в 13 раз для металлообрабатывающей компании в Москве
Узнать как
Стили восприятия и коммуникации
Существенными препятствиями на пути эффективной коммуникации являются культурные и стилистические различия и предпочтения. Впрочем, эта проблема легко решаема, поскольку в деловой среде не обойтись без развитых навыков общения.
На осях координат личностные стили и предпочтения в общении можно расположить следующим образом:
-
прямой против непрямого;
-
ориентированный на задачу против нацеленного на человека.
Выделяют 4 стиля коммуникации, которыми пользуются различные типы личности:
-
прямой и ориентированный на задачу (в группу входят директоры, менеджеры, президенты);
-
прямой и ориентированный на человека (продавцы и пиарщики);
-
непрямой и ориентированный на задачу (работники бухгалтерии и технический персонал);
-
непрямой и ориентированный на человека (группа представлена менеджерами по персоналу и администраторами).
Обычно в коллективах присутствуют все перечисленные типы личности и используются все названные стили коммуникации. При этом следует иметь в виду, что категории носят обобщенный характер, в реальности стили общения, предпочтения и отношения пересекаются и комбинируются.
Кроме того, существуют различные стили общения. Необходимо помнить о том, что подчиненные, партнеры и клиенты воспринимают информацию по-разному, у каждого из них будет свое видение и трактовка полученных данных.
«Одним игрокам достаточно просто объяснить схему игры, и они поймут. Другим не надо ничего говорить, а лучше изобразить на доске. А третьим нужно объяснить, нарисовать, и они все равно не поймут, пока сами не пробегутся по полю».
Джон Мэдден, специалист по коммуникациям,
экс-тренер ФК «Окленд Рейдерс»
Получивший педагогическое образование Джон Мэдден занял тренерский пост в 42 года, став самым молодым тренером. Он 100 раз приводил свою команду к победе в разных сезонах.
На практике он понял, что люди по-разному воспринимают информацию. Они делятся на:
-
аудиалов, т. е., тех, кто воспринимает информацию на слух;
-
визуалов – людей, осознающих зрительные образы;
-
кинестетиков – тех, кто воспринимает информацию на физическом уровне.
Для эффективного обучения и общения с подчиненными необходимо выяснить, к какому типу людей они относятся. Определив их стиль восприятия информации, будет проще доносить ее таким образом, чтобы быть понятым. Внимательно наблюдая за другими, можно услышать, что в процессе общения они пользуются словами, которые помогают им лучше усвоить информацию.
Для аудиалов важны звук и интонация. Они отметят эмоции в обращенной к ним речи. Визуалы лучше поймут, если увидят то, что до них необходимо донести. Кинестетикам нужно дать возможность прочувствовать информацию на физическом и эмоциональном уровне, потрогать ее и пропустить через себя.
Для того чтобы развить все каналы эффективной коммуникации, стоит в течение некоторого времени анализировать слова, соответствующие собственному стилю общения, а также присмотреться к продавцам, умеющим разговаривать, попадая в стиль потенциального покупателя.
В большинстве случаев эти навыки остаются без внимания, однако с их помощью проще наладить деловые контакты, справиться с конфликтными ситуациями и стать эффективным менеджером.
В таблице ниже приведены характерные черты основных стилей взаимодействия:
| Ориентированный на задачу | Ориентированный на человека | |
| Непрямой | Самоуверенность, решительность, готовность к риску, односторонность коммуникации, высокий уровень достижений, разговорчивость, привычка отдавать распоряжения | Настойчивость, умение действовать на опережение, навыки ведения переговоров, общительность, мечтательность, способность масштабно мыслить, оптимизм, надежность, энтузиазм |
| Стиль: выбор ясных, кратких, конкретных служебных записок, нежелание зря тратить время на пустые разговоры | Стиль: выбор открытых и дружеских бесед, похвалы и поощрений, видение перспектив, стремление решать интересные задачи | |
| Этому человеку требуется предоставление четкой, краткой, конкретной информации | Человек нуждается в признании, свободе самовыражения, решении сложных задач | |
| Люди этого стиля – СЕО-специалисты, исполнительные директоры, президенты компаний, члены правления | Люди с таким стилем коммуникации могут быть менеджерами по продажам, пиар-специалистами | |
| Прямой | Опасение рисковых ситуаций, следование правилам, основательность, дотошность, точность, реализм, соответствие высоким стандартам, дипломатичность, усердие | Дружелюбие, спокойствие, умение слушать и работать в команде, внимательность, искренность, концентрация на задаче |
| Стиль: предпочтение фактов или вопросов, лишенных личностной окраски | Стиль: предпочтение дружелюбных, теплых, приятных, неформальных диалогов | |
| Такой персоне требуется предоставление точной информации, четкая организация взаимодействия, формализм в общении | Такому человеку требуется дружелюбное, привычное окружение, он нуждается в признании, внимателен к мелочам | |
| Люди с таким стилем коммуникации – бухгалтеры, инженеры, ИТ-специалисты, системные администраторы | С этим стилем коммуникации – социальные работники, менеджеры по персоналу, администраторы |
Правильное слушание – залог эффективной коммуникации
Важнейшей составляющей эффективной коммуникации является умение слушать собеседника. При этом человек не только воспринимает адресованную ему информацию, но и определяет, в каком эмоциональном состоянии находится вторая сторона диалога. Слушая другого человека, важно помнить об обратной связи.
Основные виды слушания в эффективных коммуникациях
-
Активное (рефлексивное), при котором реципиент постоянно задает оратору уточняющие вопросы, чтобы правильно понять и воспринять доносимую информацию.
-
Пассивное (нерефлексивное), в процессе которого вторая сторона внимательно выслушивает первую, не перебивая и не уточняя. Свое внимание реципиент подтверждает так называемыми «угу-реакциями».
-
Эмпатическое слушание, при котором человек переживает чувства рассказчика, отражает их, вживается и разделяет эмоциональное состояние говорящего. Отличительными чертами эмпатического слушания можно назвать отсутствие оценочного суждения передаваемой информации, а также советов, морализаторства, критики и поучений.
Правила эмпатического слушания
-
Правильная настройка: на время общения следует забыть о собственных проблемах и переживаниях, а также об установках и предубеждениях, касающихся рассказчика. Такой подход позволит понять и прочувствовать собеседника.
-
Отклик на слова говорящего должен отразить переживания, эмоции, которые стоят за его речью, чтобы он осознал, что его реакции не только поняты, но и приняты реципиентом.
-
Понимание того, что эмпатическое слушание не означает интерпретацию скрытых мотивов поведения сторон коммуникации. Во время выслушивания информации необходимо отражать эмоции собеседника, а не выяснять и тем более не объяснять, почему у него возникло именно это чувство.
-
Необходимость паузы. Получив ответ, рассказчик зачастую хочет его молча обдумать. Нужно дать ему время на это, не прерывая размышления, не высказывая дополнительные соображения, не внося разъяснения и не уточняя детали. Во время паузы человек получает возможность разобраться в своих переживаниях.
-
Отсутствие необходимости в развернутых ответах при доверительной беседе, когда человек говорит много и эмоционально. Подтвердить свой интерес к информации можно, вставляя в его речь междометия, короткие фразы, повторяя последние слова рассказчика или же просто молча кивая головой.
Эмпатическое слушание подходит для тех ситуаций, когда желание поделиться эмоциями и переживаниями исходит от самого повествователя.
Приемы активного слушания
-
поощрение говорящего (речь идет о таких фразах, как: «Да-да», «Очень интересно», «Я вас слушаю» и пр.);
-
уточнение («Что вы имеете в виду, когда говорите об…?», «Что означает…?» и пр.);
-
дословное или практически точное повторение слов рассказчика («Я правильно понимаю, что вы предлагаете…», «Вы полагаете, что…» и т. п.);
-
выражение сопереживания, понимания чувств говорящего («Я знаю, что вы чувствуете», «Вашу злость можно понять» и пр.);
-
выдвижение гипотез и подведение итогов, уточняющих, правильно ли были истолкованы слова рассказчика («Исходя из того, что вы изложили, можно сделать вывод о…», «То есть вы говорите, что…», «Давайте подведем итог…» и пр.).
Невербальные средства коммуникации
Эффективность деловой коммуникации возрастает за счет применения невербальных средств коммуникации. Человек пользуется набором инструментов, которые влияют на подсознание реципиента и заставляют его склониться к точке зрения рассказчика. При этом влияние оказывается не явно.
Человек, овладевший невербальными приемами эффективной коммуникации использует жесты и прочие сигналы настолько естественно, что у собеседника не остается сомнений в его искренности.
Задачи невербальных сигналов могут быть следующими:
-
повторение устного сообщения рассказчика;
-
вступление в противоречие со словами говорящего;
-
замена устного сообщения;
-
усиление вербальной информации (например, одобрительное похлопывание подчиненного по спине);
-
подчеркивание переданного сообщения (например, удар кулаком по столу).
Для того, чтобы коммуникация была эффективной, необходимо использовать невербальные сигналы не явно, а так, чтобы они не наводили собеседника на мысль об их нарочитости.
Специалисты, занятые в переговорных бизнес-процессах, изучают не только основы, но и проходят углубленные курсы по невербальным сигналам, поэтому им известно, что излишне показательное использование жестов приведет к обратному эффекту. Нарочитость будет бросаться в глаза собеседнику, который быстро поймет, что стал объектом манипуляций.
Деловое общение насыщено невербальными сигналами, однако если сторона переговоров прилагает усилия, то не заметить их невозможно. Особенно это касается новичков. Следовательно, прежде чем применять невербальную коммуникацию в деловом общении, нужно не только изучить теорию, но и попрактиковаться.
Приемы эффективной невербальной коммуникации
-
Кинесика – совокупность телодвижений (жестов, поз, мимики), дополняющих речь и придающих ей выразительность. Благодаря этому приему можно удерживать внимание реципиента, а также подчеркивать наиболее значимые моменты. При его использовании важно, чтобы толкование телодвижений было однозначным. В противном случае можно достичь нежелательного эффекта.
-
Проксемика заключается в использовании пространственного отношения, т. е., расстояния между общающимися сторонами. Она бывает публичной, социальной, личностной и интимной.
-
Тактильный метод состоит в прикосновениях к близко стоящему собеседнику. Такие приемы эффективной невербальной коммуникации бывают профессиональными, любовными, дружескими и ритуальными. В деловом общении применяют профессиональные прикосновения, направленные на повышение степени доверия собеседника. Однако важно помнить о культурных особенностях, отличающихся в разных странах.
-
Сенсорика заключается в воздействии на чувственное восприятие реципиента, например, на запахи, вкусы, восприятие цветов, температурные и прочие ощущения. В связи с этим подготовка обстановки для применения сенсорной технологии эффективной коммуникации имеет существенное значение.
-
Хронемика, т. е. затягивание или, напротив, ускорение времени переговоров.
Также эффективная коммуникация включает в себя паравербальные приемы, использование особенностей тембра голоса, интонации, ритма речи, изменяющихся при необходимости.
Приемы управления вниманием
В деловом общении и переговорах обеим сторонам, и оратору, и реципиенту, важно управлять вниманием друг друга. Ниже расскажем об основных приемах для этого:
-
Использование нейтральной фразы. Прием заключается в том, чтобы начать разговор с предложения, которое относится к собеседнику, но при этом не связано напрямую с темой переговоров. Если речь идет, к примеру, о деловом обеде, то, прежде чем приступить к обсуждению повестки встречи, следует сделать заказ.
-
Повышение голоса. Суть приема заключается не в переходе на крик, но в обращении внимания на существенных моментах переговоров.
-
Авансированная похвала – прием эффективной коммуникации, используемый лицами, занимающими разные ступени иерархической лестницы. Например, начальник дает задание подчиненному и заранее говорит о том, что уверен в успешном его выполнении. Благодаря этому приему можно повысить самооценку собеседника, усилить его чувство ответственности, а также стимулировать креативность.
-
Прямая или косвенная акцентировка. В первом случае оратор пользуется специальными фразами, такими как «следует подчеркнуть», «необходимо отметить», «обратите внимание». Во втором – в речи выделяют определенные моменты. Внимание реципиента привлекается за счет того, что они контрастируют с основным фоном беседы.
-
Навязывание ритма. В деловых переговорах не стоит монотонно доносить информацию до собеседника, поскольку через некоторое время его внимание начнет рассеиваться. В то же время постоянное изменение ритма, тона и других характеристик речи не позволит реципиенту расслабиться и отвлечься.
-
Переформулировка нужна для того, чтобы удержать внимание и усилить воздействие на реципиента. Этот прием используют в том случае, когда вторая сторона избегает ответов на вопросы. Вместо того, чтобы повторяться и давить на оппонента, лучше переформулировать предмет иначе.
-
Гипербола (преувеличение) поможет акцентировать внимание реципиента на нужных деталях. Однако затем оратору важно донести до него настоящую позицию и убедиться в том, что она понята собеседником.
-
Своевременные паузы дадут возможность оратору сформулировать мысли, а слушателю – подготовиться к их восприятию. Они помогают структурировать подаваемую информацию, разделить общение на последовательные этапы.
5 правил эффективной коммуникации для руководителей
Тон общения в коллективе задает грамотный руководитель. Благодаря качествам эффективной коммуникации в компании складывается комфортный психологический климат, обеспечивается доверие сотрудников и единство коллектива. Чтобы достичь такого результата достаточно следовать определенным правилам.
-
Контролировать значительные изменения
В первую очередь необходимо убедиться в том, что в коллективе нет существенных проблем, которые будут мешать сотрудникам обмениваться информацией, что все они чувствуют себя комфортно, общаясь с коллегами и руководством, отсутствуют факторы, которые мешают им быть самими собой. Только после этого можно приступать к отработке навыков эффективной коммуникации.
Руководителю важно создать в коллективе такой микроклимат, при котором сотрудники не будут бояться раскрываться перед другими. В обсуждении рабочих или личных вопросов, в выборе наиболее эффективных путей решения задач, начальник должен понимать потребности каждого подчиненного и максимально обеспечивать их удовлетворение.
-
Интересоваться мнениями как можно чаще
Узнать, что думают подчиненные о принятом в компании стиле коммуникации можно, только спросив их об этом. От обстановки в коллективе зависят совершаемые сотрудниками действия и принимаемые ими решения. Зная, что думают другие о стиле общения, проще усилить положительные и исправить негативные моменты.
-
Обеспечить понимание форм контактов, которые приняты в компании
Следующий способ наладить эффективную коммуникацию в коллективе – поинтересоваться у сотрудников, какой стиль общения им подходит. Если руководитель будет точно знать, что люди предпочитают совещания по итогам рабочего дня, а не утренние планерки, или телефонные переговоры, а не видеоконференции, ему будет проще выстроить продуктивное взаимодействие и создать комфортную обстановку в коллективе.
Для выстраивания эффективной коммуникации необходимо выяснить следующее:
-
хронотип сотрудников: «совы» они или «жаворонки»;
-
выбор структурированных рабочих совещаний или мозговых штурмов в свободной форме;
-
предпочтительные варианты формулирования мыслей: в устной форме, в виде выступления перед аудиторией, с места, письменно и т. п.;
-
психотип сотрудников: интроверты, экстраверты, амбиверты;
-
насколько сплочен коллектив, готовы ли люди приходить друг другу на помощь при необходимости или требуются мероприятия по тимбилдингу;
-
предпочтительная форма рабочих совещаний и постановки задач, от которых будет максимальная отдача.
-
-
Уделять время мероприятиям по тимбилдингу и преодолению психологических барьеров
Эффективная коммуникация возможна в коллективе, в котором сотрудники и руководство достаточно хорошо знают друг друга. Важное значение имеет неформальное общение. Также выстраиванию правильного взаимодействия помогают снятие психологических барьеров, понимание индивидуальных особенностей подчиненных.
Чтобы рабочие совещания проходили в менее напряженной обстановке, стоит для начала непринужденно пообщаться с коллективом, а затем перейти к обсуждению непосредственной повестки собрания.
-
Задавать правильный тон
Общение и взаимодействие с сотрудниками оказывает существенное влияние на коллектив в целом. От руководителя компании или подразделения зависит, насколько открытой будет коммуникация.
Важно регулярно проверять взаимодействие сотрудников в коллективе. Возможно, в нем появились новые привычки, которые следует усилить или, напротив, от которых необходимо избавиться. Для того чтобы коммуникация была эффективной, нужно не просто единоразово задать тон общению, но и постоянно анализировать происходящее, исправлять допущенные ошибки, внедрять новшества и т. п.
Эффективная коммуникация со сложными людьми
С некоторыми людьми общаться легко и комфортно в любое время и при любых обстоятельствах. Общение с другими оставляет негативные эмоции. К ним можно отнести тех, кто готов пойти по головам ради своей выгоды. Таких людей не интересует чужое мнение, они полагают, что правы всегда и просто не могут ошибаться в своих суждениях.
Коммуникация с наглыми людьми может выстраиваться по-разному. Можно хамить в ответ, игнорировать, поддаваться манипуляциям или ставить на место зарвавшегося собеседника. При выборе способа взаимодействия необходимо исходить из ситуации. Например, вряд ли хамство в адрес начальника приведет к положительному результату.
При общении с подобным типом людей важно уметь отказывать, проявлять жесткость в отстаивании своих границ и интересов. Если собеседник не понимает отказа, следует его игнорировать. Даже если сильно хочется нагрубить в ответ, вставать с хамом на один уровень не стоит. Победить его в словесной перебранке может и не удастся, зато настроение будет гарантированно испорчено.
Большинство наглых людей преследуют единственную цель – вывести собеседника из равновесия, а затем заставить выполнить нужные действия. А значит, очень важно при таком общении сохранять трезвую голову и не поддаваться на провокации. Спокойная реакция на хамство заставить наглеца отступить.
Не стоит нарушать чужие личные границы и позволять преступать свои. Каждый имеет право на защиту собственного пространства.
В основе эффективной коммуникации лежит понимание не только самого себя, но и собеседника. Для того чтобы наладить общение, нужно уметь разбираться в людях, понимать, кем является реципиент. Это можно сделать уважая, принимая и осознавая ценности каждого человека.
Скачайте полезный документ по теме:
Чек-лист: Как добиваться своих целей в переговорах с клиентами
10 ошибок в коммуникации, снижающие ее эффективность
-
Отсутствие редактуры своей работы
Причем, мы говорим не только о грамматике и орфографии. Тот или иной тон присущ и информации, доносимой в письменной форме. Если реципиент посчитает его оскорбительным, выстроить эффективную коммуникацию вряд ли удастся.
Наличие ошибок в тексте также не поможет наладить взаимодействие. Столкнувшись с безграмотностью, реципиент может усомниться в том, что перед ним – профессионал. Поэтому стоит самостоятельно освежить знания грамматики или пройти соответствующие курсы. Не нужно безоговорочно доверять сервисам автоматической проверки орфографии. В ряде случаев правописание слов зависит от контекста, а разбираться с ним автоматы пока не научились. Лучше проверить себя по словарю или попросить коллег или знакомых посмотреть текст свежим взглядом.
-
Избегание сложных разговоров
Потребность в негативной обратной связи время от времени возникает у каждого. Если избегать подобных тем, замалчивать сложности, можно добиться худшего эффекта, чем неприятный разговор.
К такой беседе следует тщательно подготовиться. Продумать или прописать разные сценарии развития событий, чтобы быть готовым к любой реакции собеседника.
-
Сообщение плохих новостей по электронной почте
Если сообщать плохие новости письменно, то невозможно будет как-то сгладить их невербальными приемами или помочь справиться с негативными эмоциями.
Плохие новости лучше сообщать лично, проявляя максимальную тактичность. Даже если слушатель испытает негативные эмоции, их можно будет скрасить в долгосрочной перспективе.
Общаясь с человеком один на один, проще донести до него нужную информацию, убедиться в том, что она была правильно понята.
-
Отсутствие ассертивности
Ассертивность означает способность человека учитывать не только свои нужды, но и потребности окружающих. В таком случае он не всегда будет получать желаемое, однако в долгосрочной перспективе это – рабочая стратегия.
Ассертивность не означает, что нужно быть удобным для всех и не отказывать другим в их просьбах. Однако для отрицательного решения следует выбирать тактичную форму, что позволит сохранить хорошие отношения с человеком.
-
Реакция вместо ответа
Большинство людей хоть раз в жизни находились в таком эмоциональном состоянии, в котором раздраженно кричали на близкого или коллегу. И придя в себя, наверняка испытывали чувство стыда. Это автоматическая эмоциональная реакция, которая препятствует конструктивному диалогу. Крик позволяет достичь результата на тот момент, однако в долгосрочной перспективе он неэффективен, поскольку человек, который не может держать себя в руках, вряд ли будет пользоваться уважением.
-
Отсутствие тщательной подготовки
Плохо организованное выступление или презентация способны нанести существенный урон репутации. Поэтому для выстраивания эффективной коммуникации важно тщательно продумывать свою речь, готовиться, пользуясь, например, риторическим треугольником или методикой Монро.
-
Использование стратегии «Что подходит одному, подходит всем»
Добиться эффективной коммуникации, используя такую стратегию, невозможно. Люди по-разному смотрят на проблемы и решают их, у них особые ожидания и потребности, и это необходимо учитывать при выстраивании взаимодействия. Специалисты по коммуникациям могут с помощью одного сообщения донести информацию до разных людей.
-
Закрытость для нового в диалоге
Мозг человека бессознательно порождает стереотипы и шаблоны, от которых сложно избавиться. Только отслеживая свои мысли, анализируя их, можно отличить объективную оценку ситуации от когнитивного искажения.
Доверительные отношения не получится выстроить, если при общении с новым человеком придерживаться предвзятого мнения о нем. Первое впечатление часто бывает ошибочным, а изменить сложившийся взгляд бывает проблематично. Поэтому формировать мнение о человеке следует только после личного общения.
-
Уверенность в том, что мысль была понята собеседником
Для того, чтобы выстроить эффективную коммуникацию, следует всегда убеждаться в том, что доносимая информация была понята верно. Значение имеет не только то, что было сказано, но и то, как это было понято. Лучше задать собеседнику дополнительные вопросы, чтобы выяснить, насколько правильно он осознал мысль.
-
Случайное нарушение приватности
Чтобы не попасть в неловкую ситуацию, отправив личную информацию не тому человеку, следует тщательно проверить адрес электронной почты или номер телефона, удостовериться, что письмо не попало в массовую рассылку.
Полезные книги по эффективной коммуникации
Перечисленные книги пригодятся тому, кто хочет научиться эффективной коммуникации:
-
«Как разговаривать с кем угодно, когда угодно, где угодно». Ларри Кинг в своей книге говорит о преодолении неловкости в общении с незнакомцами, борьбе со страхом публичных выступлений, делится секретами и дает полезные советы. Автор – мастер эффективных коммуникаций, на его ток-шоу приходили видные политики, бизнесмены, спортсмены и др.
-
«Я слышу вас насквозь. Эффективная техника переговоров!» Автор книги – Марк Гоулстон – рассказывает о 9 основных правилах и 12 быстрых техниках убеждения, о развитии эмпатии, снижении конфликтности и получении нужного результата.
-
«Наука общения. Как читать эмоции, понимать намерения и находить общий язык с людьми». Автор – Ванесса ван Эдвардс – рассказывает о важнейших принципах беседы, о том, как начинать разговор, на что обращать внимание, как оказывать влияние на других. О приведенных в книге законах нельзя узнать из школьной или университетской программы, зато они помогают в дальнейшем выстраивать эффективную коммуникацию с людьми.
-
«Психология убеждения. 50 доказанных способов быть убедительным». Авторы – Роберт Чалдини, Ноа Гольдштейн и Стив Мартин – рассказывают о психологических приемах, благодаря которым можно улучшить общение с близкими, а также о том, как честно, этично и правильно наладить эффективную коммуникацию. Благодаря этой книге и изложенной в ней информации можно выстраивать прекрасные отношения и влиять на других.
Названные в статье приемы эффективной коммуникации, а также приведенные в ней советы помогут развить навыки взаимодействия, что, несомненно, положительно скажется на личном и деловом общении.
Облако тегов
Понравилась статья? Поделитесь:
Читайте также
Одно дело — быть просто начальником и совсем другое – быть сильным, эффективным и успешным руководителем. Выдающиеся и мудрые лидеры достигли небывалых карьерных высот благодаря тому, что в совершенстве владели искусством общения, умели найти подход к любому человеку. 10 ключевых принципов эффективной коммуникации помогут вам наладить общий язык с работниками и завоевать их доверие.
Откровенность
Старайтесь относиться к сотрудникам непредвзято, всегда ставьте себя на их место. Откровенно высказывайте свои пожелания и замечания, но в то же время будьте готовы получить и от подчиненных обратную связь (не всегда положительную). Никогда не обижайтесь на негативные отзывы и не ругайте работников. В случае возникновения разногласий и недомолвок сразу выясняйте, что произошло и старайтесь погасить конфликт в зародыше. Избегайте интриг и сплетен, не принимайте в них участия.
Личный пример
Как лидер, вы должны продемонстрировать качества, которые вы ожидаете увидеть в своих сотрудниках. Вместо того, чтобы говорить работникам, что вы хотите, чтобы они сделали, подайте им пример. Руководитель, который не живет двойными стандартами и предъявляет к себе такие требования, как и к окружающим, может создать идеальный фундамент для успешного развития корпорации.
Персонализация
Одна ключевая особенность выдающихся лидеров — это их способность заставить всех в комнате чувствовать себя VIP-персонами. Когда такие руководители произносят речи, вы чувствуете, что они говорят непосредственно с вами, хотя в толпе могут быть тысячи людей. Постарайтесь действовать подобным образом, но в масштабах вашей работы: проходя мимо офиса или идя по коридору, поздоровайтесь с сотрудниками, обращайтесь к каждому из них по имени. Когда каждый человек будет чувствовать себя важной частью единого целого, то команда покажет отличные результаты.
Конкретизация
Мудрый руководитель знает, что время – это деньги. Нет смысла тратить его на пустые разговоры и обсуждения: тем самым вы отвлекаете и себя, и работников от важных дел. Старайтесь говорить по делу, ясно и конкретно излагать свои мысли. Сообщите точно, что вы хотите от своей команды, укажите цели и задачи, время на выполнение заданий, необходимые ресурсы или детали, которые могут помочь оптимизировать рабочий процесс.
Отсутствие монолога
Не общайтесь с подчиненными посредством монолога – так вы никогда не достигнете взаимопонимания. Только конструктивный диалог позволит донести до сотрудников важные цели, приоритеты, услышать их точку зрения, найти компромиссные решения. Мудрый руководитель никогда не зацикливается на себе – он является командным игроком, просто наделенным большими полномочиями и властью.
Ясность
Ясно и четко излагайте свои требования к сотрудникам, ставьте реальные цели. Ваши утверждения не должны звучать двусмысленно и расплывчато: если работники не понимают, что вы им говорите, они не будут знать, что им делать. Вовремя давайте инструкции и не забывайте убедиться в том, что подчиненные хорошо их поняли. Повторный инструктаж снижает продуктивность, поэтому старайтесь объяснять все доходчиво с первого раза.
Доверие
Вы не сможете завоевать авторитет и добиться успеха, если сотрудники не будут вас уважать. Их доверие заслужить легко. Для этого нужно быть последовательным, справедливым руководителем, у которого слова не расходятся с действиями. Никогда не унижайте и не ругайте подчиненных, особенно на глазах у всего коллектива. Если вас что-то не устраивает в работе отдельных сотрудников — поговорите с ними у себя в кабинете.
Обратная связь
Обратная связь – один из наиболее важных и ценных инструментов для эффективной коммуникации. Цель ее заключается в том, чтобы хвалить, когда это необходимо, и давать конструктивную критику, чтобы указать сотруднику на очевидные ошибки. Обратную связь нужно рассматривать как средство для достижения более продуктивной цели. Сотрудники оценят тот факт, что вы нашли время, чтобы объективно рассказать им о текущем положении дел. Такое отношение со стороны руководителя говорит о том, что он видит в сотрудниках потенциал и искренне желает им помочь.
Умение слушать
Коммуникация — это улица с двусторонним движением. Вы должны быть хорошим слушателем, прежде чем начать говорить. Прислушивайтесь к мнению подчиненных – это поможет вам построить доверительные отношения, решить проблемы. В долгосрочной перспективе такое общение сделает работу более продуктивной.
Вдохновение
Главный принцип эффективного лидерского общения — это способность вдохновлять окружающих. Как у руководителя, у вас есть видение успеха, которого вы хотите достичь с помощью своей команды. Только в ваших силах сплотить свой коллектив вокруг этой цели и направить их в нужном направлении. Вдохновение — это топливо, которое заставляет всех усердно трудиться для достижения конечной цели, и мудрые лидеры это знают.
А какие принципы эффективной коммуникации знаете вы?
Нашли нарушение? Пожаловаться на содержание
«Я бываю то лисой, то львом. Весь секрет управления заключается в том, чтобы знать, когда следует быть тем или другим»
кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям
80% собственников признаются, что в работе разрываются между двумя крайностями: человеческим общением с подчинёнными и деспотичными моделями управления.
Сценарии использования статьи: кому полезна и для чего
Собственникам — понять, какие модели управления лучше использовать для достижения ключевых целей компании.
Топ-менеджерам — получить рабочие инструменты, которые можно использовать в зависимости от осознанности и навыков подчинённых.
Руководителям среднего звена — научиться выстраивать эффективное взаимодействие с коллегами, руководителями и подчинёнными, избегать ключевых ошибок в коммуникациях.
Оглавление статьи
- Использовать только кнут и пряник, или выстраивать коммуникацию с подчинёнными?
- Нужна ли руководителю любовь подчинённых?
- Главные проблемы руководителя при общении с подчинёнными
- Какие стили управления помогут сделать коммуникацию эффективной?
- 4 шага для выстраивания коммуникации с помощью базовых функций руководителя
- Как руководителю вести коммуникацию с сотрудниками с учётом их индивидуальных особенностей?
- Тренировка управленческой мышцы
Использовать только кнут и пряник, или выстраивать коммуникацию с подчинёнными?
Есть мнение, что для управления людьми достаточно иметь при себе кнут и пряник. Якобы попеременное применение этих древних инструментов способно вознести колесницу вашего бизнеса на самые высокие вершины финансового благополучия.
Да, несомненно, раньше этих двух мощнейших древних сил с лихвой хватало для уверенного утверждения управленческих идей в телах подчиненных. Но все течет и меняется – колесницы развились до автомобилей, а сотрудники обрели несколько дипломов о высшем образовании и тягу к рефлексии.
Стало очевидным, что и у руководителя теперь должно быть инструментов больше, чем два. Количество инструментария в руке управленца должно превосходить суммарный набор железяк у самого крупного автоцентра. Как ни крути, а сотрудник даже на самой низшей должности все равно намного сложнее любого автомобиля.
Есть мнение, что для управления людьми достаточно иметь при себе кнут и пряник.
Кроме количества, не забываем и про качество. Истинное мастерство руководителя зависит, кроме количества имеющихся инструментов, еще и от силы и точности их применения.
И вот о том, как докрутить и не сорвать резьбу, настраивая сложный механизм человеческих и управленческих взаимоотношений, я расскажу в этой статье.
Нужна ли руководителю любовь подчинённых?
Как бы ужасно это не звучало, люди – это один из ресурсов компании. Эффективный руководитель не может игнорировать этот ресурс. При взаимодействии начальника и подчинённого важно выстраивать системное управление для делегирования задач и эффективно распоряжения людскими ресурсами.
Отношение к сотрудникам как к ресурсу не означает, что нужно включать режим «нещадного эксплуататора». Чтобы достигать цели с помощью людей, необходимо бережное отношение. Опытные руководители знают, что попытка выжать из сотрудника все силы приведёт к его выгоранию. «Ресурс» потерян, а новый найти непросто, особенно если нужен профильный специалист.
Существуют более эффективные способы повышения производительности труда сотрудников, например, улучшение методов коммуникации. Этой теме я посвятил отдельный мини-тренинг для руководителей «Взаимодействие руководителя и подчинённого: Базовые принципы и опасные ошибки».
Если вы хотите достигать целей компании с помощью людей, необходимо бережное отношение
Есть и другая крайность: стремление руководителя заслужить любовь всех подчинённых. Сразу скажу, что этот путь тоже тупиковый. Ошибочно считать, что, если «люди вас любят», то вы всё делаете правильно. Единственно верный ориентир — достижение поставленных целей. Если отдел справляется с задачами и показывает результат — вы на верном пути.
Я и сам не избежал этой ошибки. Когда я был начинающим руководителем, то тоже считал, что можно выстроить эффективные рабочие отношения на любви и вдохновить работников личным примером. В результате получил горький, но полезный опыт.
Об этой и других ошибках внедрения системного управления в компании я подробно рассказываю в своей книге «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». Считаю, что её полезно будет изучить как начинающим, так и опытным руководителям. В ней собраны не только реальные истории, но и выводы, которые были сделаны на основе допущенных ошибок.
Главные проблемы руководителя при общении с подчинёнными
Примерно 80% собственников и начальников отделов признаются, что в работе разрываются между двумя крайностями: простым человеческим общением с подчинёнными и деспотизмом. В первом случае постепенно развивается вседозволенность. Во втором – на выходе получается армия «дуболомов», которым нельзя делегировать сложные задачи.
Без чёткого понимания, как выстроить эффективное взаимодействие с подчинёнными руководители впадают в крайности. Ситуация сравнима с раскачивающейся лодкой.
Что из этого лучше? Будем честными: оба варианта проигрышные, особенно в далёкой перспективе, а вы ведь не планируете топить собственный бизнес? Список проблем и ошибок руководителей в отношениях с подчинёнными выглядит примерно так:
- подчинённых нужно постоянно контролировать, на каждом шагу все переспрашивают, что делать;
- регулярно приходится подстраховываться и перепроверять работу подчинённых;
- руководитель допускает неконструктивную критику и снисходительный тон при общении с подчинёнными;
- руководитель не может сдержать «эмоциональный фонтан» — часто повышает голос на сотрудников;
- руководитель демонстрирует особое отношение к отдельным сотрудникам;
- руководитель пытается сократить дистанцию, когда в коллективе работают знакомые или родственники.
Не имея чёткого понимания, как выстроить эффективное взаимодействие с подчинёнными, руководители начинают впадать в крайности: от деспотизма переходят к панибратству, затем к аморфности и вседозволенности, потом обратно. Ситуация сравнима с раскачивающейся лодкой. Если бегать с одного борта на другой, то рано или поздно лодка перевернётся, а любой тонущий корабль последним будет покидать именно капитан.
Какие стили управления помогут сделать коммуникацию эффективной?
В восточных боевых искусствах разные стили борьбы или отдельные боевые приёмы нередко называют в честь зверей: тигра, журавля, змеи, леопарда и т.д. Названия дают из-за сходства тактики с поведением животных. Хороший руководитель тоже должен владеть разными стилями управления и уметь переключаться между ними.
Хороший руководитель тоже должен владеть разными стилями управления и уметь переключаться между ними.
Всего выделяют базовых 5 стилей:
- Авторитарный. Работает по простому принципу: «Делай так, как я сказал». Здесь не существует альтернативного мнения или возможностей для решения поставленной задачи другими способами.
- Манипулятивный. Строится по обманному принципу отношения к сотрудникам как к «партнёрам», но по факту является нещадной эксплуатацией людских ресурсов. «Мы здесь с вами все партнёры и работаем над общей целью, поэтому необходимо задержаться в офисе ещё на 3 часа».
- Панибратство. Происходит «стирание» границ между начальником и подчинёнными. Строится по принципу простых человеческих отношений, но со временем порождает вседозволенность в коллективе.
- Автономный. Руководитель не участвует в рабочих процессах, а только задаёт направление движения. Сотрудники добиваются поставленных целей и выполняют задачи самостоятельно.
- Коллективный. Все алгоритмы действий и варианты решения задач обсуждаются совместно всеми причастными сотрудниками. Регулярно проводятся совещания, учитывается мнение каждого. Проводится сбор и сортировка идей.
Авторитарный, манипулятивный стили или панибратство — худшие варианты. Но автономный или коллективный стили тоже не всегда способны обеспечить желаемый результат, да и в «чистом виде» они применяются редко.
Чаще используется «системный» стиль управления. Это комбинация стилей в зависимости от типажа сотрудников, ситуации и задач. Иногда достаточно задать направление работы, иногда решение стоит принимать коллективно, а если случился форс-мажор, то уместно будет прибегнуть и к авторитарному стилю.
С чего начать наведение порядка и переход на системное управление? Пройдите индивидуальную диагностику своего управленческого стиля лично с Евгением Севастьяновым.
Стоимость: 9 970 р Бесплатно только 5 мест до 20 апреля 2023!
Узнайте на онлайн-встрече причину ваших проблем в управлении и сделайте так, чтобы сотрудники работали самостоятельно, качественно и без косяков.
4 шага для выстраивания коммуникации с помощью базовых функций руководителя
Говорят, что можно написать сотню хороших законов, но если они не будут соблюдаться, то ситуация не изменится. То же самое и с управлением. Вы можете написать кучу прекрасных регламентов, но если подчинённые не смогут или не захотят с ними работать, то системное управление останется только на бумаге.
Первый этап внедрения в компании системного управления обычно самый сложный, поскольку многие задачи «замыкаются» на руководителе. Он должен плавно перевести компанию на новые рельсы и убедиться, что дорога ведёт в светлое будущее. Чтобы схема заработала, руководитель должен помнить о четырёх шагах:
- Разработка правил.
- Доведение их до подчинённых.
- Контроль выполнения.
- Поощрения/наказания.
Рассмотрим ситуацию в сфере HoReCa. Вам как управляющему нужно разработать порядок уборки в отеле. Вы решили, что она должна ,быть ежедневной с 11 до 13 часов.
Далее Вы должны довести этот порядок до подчинённых. Если правила есть, а люди о них не знают — это промах руководителя. Третий шаг — контроль выполнения задач. Вы пришли в 14:00, а комната не убрана — нужно разобраться в причине, а затем применить санкции.
Только так можно последовательно выстроить системное управление внутри коллектива и не разрываться на десятки задач одновременно. Но нужно помнить и о том, что люди — не машины, поэтому руководителю приходится учитывать и их индивидуальные особенности.
Как руководителю вести коммуникацию с сотрудниками с учётом их индивидуальных особенностей?
Когда речь идёт о системном стиле управления, автоматически подразумевается «гибкий подход». Ставить задачи руководитель должен с учётом типа работы, умений и навыков сотрудников.
Допустим, Ваша компания предоставляет юридическое сопровождение. Штатному юристу не нужно рассказывать, как выполнять задачу по его профилю, можно просто дать вводные. Но если поступает непрофильная задача, то могут возникнуть трудности. Возможно, придётся совместно разбирать стратегию и разрабатывать план действий.
Чтобы понять, какой тип задач можно отдавать тому или иному сотруднику, можно использовать матрицу взаимодействия и вовлечения. Вам потребуется ответить на два простых вопроса:.
- Может ли работник выполнять творческую работу?
- Способен ли он решать задачи автономно?
| Творческая работа | Не творческая работа | |
|---|---|---|
| Сотрудник автономен | Соратник | Подключается к работе выборочно |
| Сотрудник не автономен | Полуручное управление | Бесполезный тип сотрудников |
Творческая работа/не автономен. Используется полуручное управление. Такую работу автоматизировать не удастся. Нужно будет составить с сотрудником подробный план действий, установить контрольные точки и следить за выполнением работы на каждом из отрезков.
Творческая работа/автономен. Для сотрудников такого типа применим термин – «соратник». Это лучший вариант из всех, поскольку руководителю достаточно обсудить с ним стратегию и план, дальше он движется сам и самостоятельно отвечает за итоговый результат.
Не творческая работа/автономен. Таких людей в компании можно периодически подключать к дополнительной работе, выслушивать их идеи и варианты решений предложенных задач.
Не творческая работа/не автономен. Такие подчинённые в любой компании бесполезны. Звучит грубо, но именно для таких людей нужно создавать отдельные условия. Они способны работать только при жёстком контроле и постоянных проверках со стороны своего руководителя.
Неавтономные сотрудники создают дополнительную нагрузку на руководителя, поэтому их со временем нужно переводить в другую категорию или расставаться, если «перевоспитание» не удалось. Об увольнении сотрудников у меня есть отдельная статья: «Как увольнять сотрудников». Поверьте, это необходимая мера для стабильного развития компании.
Матрицу взаимодействия и вовлечённости можно использовать всем руководителям для построения коммуникации внутри любой организации. Она применима и для офисных сотрудников, и для рабочих специальностей. Разница в том, что информацию таким подчинённым нужно сообщать дозированно и сопровождать её примерам и наглядным иллюстрациями.
Тренировка управленческой мышцы
Я затронул ряд ключевых вопросов взаимодействия руководителя и подчинённых. Надеюсь, что материал оказался полезным. Предлагаю закрепить полученные знания, ответив на несколько вопросов:
- Стараетесь ли Вы получать обратную связь от подчинённых в отношении рабочих процессов и задач, которые им приходится выполнять? Как часто это происходит? В какой форме?.
- Старались ли Вы завоевать любовь подчинённых? Если да, то как и к чему это привело? Вспомните один или несколько примеров. Если примеры были негативными, то в чём была главная ошибка?
- Вспомните, бывали ли случаи, когда Вы в общении с подчинённым повысили на него голос или допустили фамильярное отношение? Что Вас спровоцировало? Какие выводы Вы сделали?
- Какой стиль управления Вы стараетесь использовать в своей компании? В каких случаях приходится переключаться на другой стиль? Это происходит осознанно?
- Используете ли Вы в своей работе матрицу взаимодействия и вовлечённости? Каких типов сотрудников в Вашей компании больше всего? Какие меры можно предпринять, чтобы увеличить число «соратников»?
Ошибка 1: дисбаланс в коммуникации
Эту проблему часто расценивают, как незначительную, но она достаточно серьезна. Дисбаланс может выражаться по-разному: общения может быть недостаточно или слишком много. В первом случае, сотрудники будут думать, что в они в чем-то провинились и вы не хотите вести с ними диалог. Во втором, руководитель просто надоедает подчиненным постоянным контролем, здесь посыл – «мы профессионалы или кто».
Как общаться с подчиненными, чтобы сохранить нужный баланс:
Подходите к каждому сотруднику индивидуально. Кто-то нуждается в большом количестве общения и контроля, кому-то достаточно простой постановки задачи и одобрения за ее выполнение.
HR-специалисты выделяют несколько типов работников и рекомендуют общаться с каждым по-разному:
1. Универсал
Это специалист, который готов взять на себя не только свою работу, но и помочь соседу. Такой работник полон энтузиазма и всегда готов действовать на благо компании.
Для него решающее значение имеет поощрение и похвала. Одобряйте любые достижения такого сотрудника и он ответит вам высокими показателями в работе.
2. Самовлюбленный
Эгоизм и тщеславие – два термина, описывающих такого сотрудника. При этих недостатках, такие специалисты обычно очень хороши в своей области. Они понимают, что они хороши и будут требовать соответствующего отношения.
В общении с ними важно обсуждать все мельчайшие формальности, похвала сработает, но не так как с универсалом. Кнут сильно задевает самовлюбленного сотрудника, негатив у него вызывает сильное нежелание работать назло руководству и не важно, что за этим последует.
3. Материалист
Для него важны конкретные задачи и результаты. Работа материалиста практически не нуждается в контроле. А достигнутая цель сама собой является похвалой.
Ставьте конкретные измеримые цели, так сотрудник будет работать гораздо эффективнее.
4. Моралист
Это сотрудник, который выполняет свою работу по четким инструкциям. Он любит порядок, соблюдает субординацию. Критика для него – сложная вещь, он переносит ее тяжело. Такие члены команды особенно хорошо справляются с оформлением документации и разного рода рутинными процессами.
Чтобы мотивировать моралиста можно спросить совета, как у опытного специалиста. Неформальное общение для таких сотрудников неприемлемо.
5. Сомневающийся
Неуверенность – главная проблема такого специалиста. Его нужно постоянно мотивировать и вдохновлять. Он стремится к идеалу, при этом не подчиняется общепринятым стандартам и инструкциям.
Сомневающийся сотрудник нуждается в постоянной похвале и отметках его деловых качеств. Он сильно зависим от мнения окружающих.
Ошибка 2: неверный стиль общения
Часто бывает так, что руководитель, приходя в новую компанию приносит с собой стиль общения с командой со старого места. Также стиль общения ломается, когда высший руководитель назначает на руководящую должность одного из членов команды.
В первом случае, команда, не привыкшая к стилю управления нового руководителя, может бастовать и ломать рабочий процесс. Во втором – сохраняется панибратское отношение с бывшим коллегой и это не позволяет отделу работать с должной эффективностью.
Как общаться с подчиненными и оставаться лидером:
Чтобы работа выполнялась должным образом, перед сменой руководства узнайте:
- какой стиль общения принят сейчас в коллективе
- насколько выбранный стиль управления эффективен
В разных коллективах работают разные подходы, важно это понимать. Возможно придется потратить немало времени, чтобы подстроиться под новый коллектив.
Какие есть стили управления управления персоналом:
- Авторитарный – руководитель сам принимает все решения и жестко контролирует выполнение задач. При таком стиле управления персоналом, в качестве главных мотиваторов используются наказания. Инициатива со стороны сотрудников подавляется
- Анархическая – руководитель почти не участвует в делах компании, передает управление в руки управленцев низших звеньев, таким образом, снимая с себя ответственность за результаты работы
- Демократический – руководитель дает подчиненным больше свободы и волю в принятии решений второстепенного значения. Все нововведения в компании обсуждаются, каждый сотрудник имеет право голоса
Чтобы определить правильный метод управления персоналом, нужно определить состав команды, выявить потенциал каждого сотрудника и выделить лидеров, наделить их соответствующими полномочиями.
Ошибка 3: плохая обратная связь или полное ее отсутствие
Это одна из самых распространенных проблем в Российских компаниях. Как правило, руководители не хотят и не считают нужным давать обратную связь, а подчиненные просто боятся ее запрашивать. В результате, коммуникации нет вообще или она односторонняя.
Как правильно общаться с подчиненными:
- Отвечайте на все запросы своих сотрудников. Обратная связь нужна не только, чтобы устранить ошибки, но и чтобы мотивировать сотрудников. Поблагодарите за выполненную работу, похвалите за хороший отчет
- Создайте возможность коммуникации. Формат общения должен быть удобен обеим сторонам. Чтобы улучшить коммуникацию, предоставьте сотрудникам возможность задавать вопросы в анонимной форме
- Анализируйте запросы своих подчиненных, в них часто скрываются проблемы компании
- Развивайте культуру общения в коллективе. Для этого показывайте сотрудникам свой пример, не забывайте отвечать на их запросы и ведите диалог
Налаженная обратная связь позволит быстро находить проблемы и устранять их в зародыше.
В России популярность набирают гибридные модели работы и поэтому коммуникация внутри команд становиться актуальной темой. Социальные исследования показали, 80% россиян считают, что общение является ключом к созданию доверия на работе, но опрос показал, что только 13% руководители практикуют и развивают эффективное общение на рабочем месте.
Как улучшить коммуникацию на рабочем месте?
Одна из стратегий, которую следует выбрать — это улучшение ваших коммуникативных навыков на рабочем месте как таковых. Это поможет вам завоевать доверие своих коллег по работе, повысить продуктивность рабочего процесса и в целом продвинуться по карьерной лестнице. Эти 14 простых советов помогут Вам улучшить коммуникацию на рабочем месте.
Методы повешения эффективности коммуникации на работе
1. Обеспечьте эффективный процесс адаптации
Начать новую работу может быть непросто, особенно для тех, кто работает удаленно. Сейчас как никогда важно иметь подробные учебные материалы и документацию, чтобы быстро освоиться новым сотрудникам. Чем проще вы сделаете людям доступ к важной информации с самого начала, тем лучше будет общение на рабочем месте. Полезно закрепить за новым сотрудником наставника на время адаптации.
2. Четко относитесь к рабочим процессам и устраняйте препятствия
Знаете ли вы, что 57% сотрудников говорят, что им не дали четких указаний на работу? Вы можете улучшить эту статистику, четко указав шаги, необходимые для выполнения каждой задачи и проекта.
Точно так же у вас должен быть пошаговый чек-лист для преодоления препятствий, если они возникнут. Это установит ожидания относительно того, что нужно делать, как делать это правильно, и будет способствовать улучшению коммуникации на рабочем месте.
3. Установите доверительные и открытые отношения с коллегами
Установление доверия требует времени, но его стоит постоянно укреплять, так общение на рабочем месте выводится на совершенно другой уровень. Доверие укрепляет ваши отношения с коллегами, позволяя вам лучше взаимодействовать и преуспевать в команде. Постарайтесь узнать интересы, симпатии и антипатии друг друга, чтобы выстраивать комфортное общение.
4. Регулярно проводите встречи тет-а-тет
Регулярное общение с коллегами обеспечивает продуктивную работу и помогает более эффективному общению на рабочем месте. Найдите время, чтобы обсудить проекты, собрать отзывы сотрудников и участвовать в беседах на отвлеченные темы.
Когда ваши сотрудники работают удаленно важно поддерживать связь с коллегами и обмениваться информацией, чтобы обеспечить бесперебойный рабочий процесс. Полезно использовать программы для трекинга задач, чтобы понимать сколько времени застрачивают сотрудники на выполнение задач по проектам.
Формат общения тет-а-тет может быть более комфортной средой для честного обсуждения. Эффективное общение на рабочем месте важно, но нельзя упускать из виду и честность. Если вы руководитель удаленной команды, вот несколько полезных советов:
5. Слушайте и обращайте внимание — это важно для эффективного общения на рабочем месте
Слушать — это гораздо больше, чем просто слышать. Только 7% общения является вербальным, тогда как колоссальные 55% общения на самом деле является языком тела. Обратите внимание на выражение лица, тона и язык тела, чтобы понять, какое сообщение передается. Оттачивая навыки общения на рабочем месте, чтобы уловить невербальное и вербальное общение, вы, несомненно, сможете стать более эффективным коммуникатором.
Быть активным слушателем также означает, что вы должны уделять все свое внимание, когда кто-то говорит. Задавайте вопросы, оставляйте отзывы и старайтесь быть активным участником каждого разговора на работе.
6. Будьте открыты как для положительных, так отрицательных мнений
Одна из лучших вещей, которые вы можете сделать на работе, — это быть открытым для обратной связи — как положительной, так и отрицательной.
Обратная связь всегда будет эмоционально приукрашенной, но она позволит увидеть ваши сильный и слабые стороны. Нужно в комфортной атмосфере внимательно выслушать всех желающих выразить свои мысли без каких-либо последствий.
Отличное решение, предоставить сотрудникам возможность оставлять анонимные отзывы, чтобы им было проще выражать свои мысли.
Вы можете собирать отзывы двух типов:
7. Сохраняйте политику «открытых дверей»
Политика «открытых дверей» важна для укрепления коммуникации на рабочем месте и построения доверия внутри организации, но это не всегда легко.
Поощрение ваших сотрудников к честному разговору со своим начальством — это чистая польза для вашей компании, но некоторые могут не решаться поделиться своими умозаключениями. Нужно донести до сотрудников, что выражать свои мысли — это нормально, и это, является основой эффективного общения на рабочем месте.
8. Проводите командные мероприятия, чтобы поднять моральный дух
Чтобы избежать выгорания в вашей команде, дайте себе и другим необходимое время для восстановления персонала. Организуйте веселые мероприятия, которые не только помогут снизить стресс, но и позволят вашей команде сблизиться друг с другом и создать приятные воспоминания.
Общий опыт улучшает взаимоотношения друг с другом в вашей команде, что способствует более тесному общению на рабочем месте.
9. Используйте современные инструменты для унифицированного общения
На вашем рабочем месте, вероятно, используется множество форм связи: телефоны, приложения для обмена сообщениями, электронная почта, инструменты для видеоконференций и т. д. При таком большом количестве каналов сообщения могут легко теряются в информационной среде. Нужно выбрать простой в использовании инструмент коммуникации, который удовлетворяет все потребности ваших бизнес-процессов.
Досконально изучите инструменты управления бизнес проектами, чтобы отслеживать эффективность их выполнения вашей командой от начала до конца. Это позволяет находить узкие места в бизнес-процессах и искать решения для их оптимизации.
Если вы уже используете различные инструменты и платформы управления проектами, изучите возможность интеграции приложений, это положительно влияет на продуктивность и позволяет улучшить общение на рабочем месте.
10. Научитесь разнообразию, равенству и инклюзивности
Согласно научным исследованиям, сотрудники поколения Z и миллениалы сейчас больше заботятся об усилиях по обеспечению разнообразия, равенства и инклюзивности, чем предыдущие поколения, и им нужны доказательства того, что компанией предпринимают шаги к повышению инклюзивности рабочего пространства.
Обязательно изучите себя и свою команду на предмет DEI. Это должно вызвать критические разговоры и откровенные дискуссии, которые будут способствовать лучшему общению на рабочем месте и сделать его более инклюзивным.
11. Научитесь лучше разговаривать по телефону
Коллегам всегда приятно общаться с хорошим собеседником, умеющим расположить к разговору оппонента по телефону. Не у каждой компании есть новейшее коммуникационное программное обеспечение или инструмент для совместной работы. В крупных компания большая часть комуникации по-прежнему ведется по телефону.
Телефонные разговоры могут быть непростыми, потому что невозможно увидеть выражение лица или язык тела собеседника.
Если вы смените тон на соответствующий, это поможет вам более эффективно излагать свои мысли.
12. Научитесь лучше писать электронные письма
Помимо других навыков общения на рабочем месте, обратите отдельное внимание к написанию электронных писем. Электронная почта была и будет важной частью общения на рабочем месте. Таким образом, важно научиться выражать свои мысли в удобной для восприятия форме. Написание лаконичных и понятных электронных писем упростит вашей команде понимание их обязанностей и проектов, а также сэкономит всем время и энергию, которые можно потратить на другие задачи.
Не торопитесь, используйте маркированные списки, избегайте неоднозначных фраз. Кроме того, вы всегда можете отменить отправку электронного письма и подкорректировать его, потратив дополнительное время.
13. Практикуйте публичные выступления
Публичные выступления — один из наиболее важных навыков общения на рабочем месте. Если вы не можете четко говорить перед группой людей, вам будет сложно передать свои мысли и результаты эффективно.
Если вам интересно, как улучшить коммуникативные навыки на работе, публичные выступления — это один из способов. Начните с выступления перед людьми, с которыми вам комфортнее всего, чтобы постепенно обрести уверенность в себе.
14. Понять сильные и слабые стороны друг друга
У каждого есть области, в которых он преуспевает, и области, в которых можно улучшить скилы. Выявляя сильные и слабые стороны друг друга, вы также можете настроить свой рабочий процесс и общение на рабочем месте. Обмен информацией в данном ключе, даст вашей команде синергетический эффект и плодотворно повлияет на продуктивность.
Общение на рабочем месте зависит от каждого в команде
Наладить хорошее общение на рабочем месте — это командная работа, которая требует достаточно времени. Реализуйте указанные 14 стратегий, и это позволит Вам получить больше информации о том, что происходит в рабочей среде, узнать новые идеи и какие форматы коммуникации предпочитает ваша команда.