Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.
Что это за документ — докладная записка
Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.
Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.
Как зафиксировать факт невыполнения работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Составителем докладной записки может быть:
- рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
- начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.
Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.
Как написать докладную: правила составления и структура документа
Докладная записка — документ, который должен включать:
- сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
- сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
- наименование: «Докладная записка»;
- текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
- текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.
Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.
Где ознакомиться с примером докладной записки
Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.
Скачать образец докладной записки
Итоги
Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.
Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:
- «Как провести кадровый аудит?»;
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Если руководитель ущемляет права работников, превышает полномочия или грубит, то работники вправе подать на него коллективную жалобу. Документ подается вышестоящему начальству или в какой-либо контролирующий орган, в зависимости от иерархии подчинения. Целью обращения служит привлечение руководителя к ответственности или его увольнение.
ФАЙЛЫ
Скачать образец коллективной жалобы на руководителя .doc
Когда и кому работники могут пожаловаться
Работники могут составить жалобу на руководство в таких ситуациях:
- Персонал принуждают к труду, который не прописан в трудовом договоре, должностной инструкции, или к труду в нерабочее время.
- Работодатель не соблюдает сроки выплат, отказывается оплачивать больничный лист, платит «серую» зарплату.
- Руководитель грубит персоналу, оскорбляет его.
- На рабочем месте не соблюдаются правила охраны труда, например, не выдают спецодежду, СИЗ, страховочный инвентарь.
- Нарушаются приказы вышестоящего начальства.
В списке представлены не все ситуации, а лишь наиболее частые.
Пожаловаться на руководство сотрудники могут вышестоящему начальству, в полицию, суд, налоговую, прокуратуру, инспекцию по труду.
Особенности подачи некоторых жалоб
Коллективную жалобу на непосредственного начальника пишут на имя руководителя организации. И только потом уже, если цель не будет достигнута, обращаются в контролирующие государственные органы и т.п. Если в организации есть комиссия по трудовым спорам или профсоюз, можно обратиться и туда.
На основании ст. 356 ТК РФ работники с коллективной жалобой могут обратиться в трудинспекцию. Документы отправляют в территориальное отделение почтой или относят лично.
Подача жалобы в прокуратуру установлена ст. 10 ФЗ № 2202 от 17 января 1991 года. Прокуратура, получив жалобу, инициирует проверку в отношении организации. Если им удастся найти подтверждение перечисленным в жалобе фактам, то руководство привлекут к ответственности. Действия могут быть такими: штрафы, увольнение, привлечение к административной или уголовной ответственности. Наказание зависит от конкретной ситуации.
При желании трудового коллектива взыскать с начальства материальный ущерб они могут обратиться в судебную инстанцию с исковым заявлением.
К сведению! Срок рассмотрения жалобы не может превышать 30 дней с момента ее получения. Это правило касается только различных ведомств.
Как подать жалобу
Способы подачи коллективной жалобы таковы:
- Передача лично в руки или через секретаря. Так можно передать документ руководителю организации, секретарям в судах, ведомствах и т.д.
- Почтовым отправлением. Способ подойдет для подачи жалобы в федеральные надзорные органы. Письмо должно быть заказным с описью вложения и уведомлением о вручении.
- Через интернет-приемную организации. В этом случае на сайте может быть своя форма, которую представителю работодателей придется заполнить.
В письменной форме жалобу можно напечатать на компьютере или составить от руки.
Как составить жалобу
Унифицированного бланка законодательством не предусмотрено, поэтому жалобу составляют в произвольной форме с соблюдением структуры, характерной для подобного рода документов.
Что нужно указать в коллективной жалобе на руководителя:
- В шапке пишут должность и ФИО адресата (руководителя организации или надзорного органа), ФИО отправителей. Если работников много, то лучше просто написать, что это коллектив сотрудников какого-то отдела, а список работников с указанием должностей и фамилий представить в конце жалобы или приложить к ней отдельным документом. Также в шапке указывают номер телефона ответственного за написание жалобы лица (представителя трудового коллектива).
- Наименование документа.
- Обстоятельства, которые побудили работников составить жалобу. Описывать нужно подробно, без включения разговорных и нецензурных слов. Нужно сдерживать проявление эмоций. При возможности следует подкрепить текст ссылками на законодательство.
- Просьба трудового коллектива. Как правило, просят разобраться в ситуации и принять меры. В критических ситуациях можно попросить уволить руководителя.
- Приложения к документу. Если есть доказательства: видео, служебная переписка, фото, то данный факт отражают в жалобе, а документы прикладывают к ней.
- В конце жалобы ставят свои подписи работники. Или, если недовольных начальством много, может расписаться только представитель коллектива, а остальные распишутся на отдельном листе, который также нужно приложить к документу.
К сведению! Документ необходимо распечатывать в 2 экземплярах. Один отправляют руководству, в прокуратуру или трудинспекцию и т.п., а второй представитель коллектива оставляет у себя.
Мы составили образец коллективной жалобы на непосредственного начальника, адресованной руководителю организации.
Образец коллективной жалобы на руководителя
Генеральному директору ООО «Гамма»
Лопухову Евгению Константиновичу
от коллектива работников отдела печати
тел. ответственного лица: 8 (909)123-45-67
(Русланов К.С.)
Коллективная жалоба на руководителя отдела печати Николаева М.И.
Мы, коллектив отдела печати ООО «Гамма», обращаемся к Вам по поводу неисполнения своих прямых обязанностей и грубого отношения к подчиненным руководителя отдела печати Михаила Ивановича Николаева.
Михаил Иванович систематически грубит подчиненным, используя нецензурные выражения и личные оскорбления. Мы предлагали ему решать рабочие вопросы в более уважительной манере, однако на наши просьбы он не реагирует. Нередко заставляет подчиненных работать сверхурочно, угрожая штрафами. Переработки не мотивированы какими-либо приказами или распоряжениями вышестоящего начальства.
1 ноября 2020 года работники отдела печати Саратов А.В., Кузнецова С.П., Архипов Г.Р. были вынуждены прибыть на работу для подготовки ежемесячного отчета, несмотря на то что это входит в обязанности руководителя отдела печати. На просьбу оплатить сверхурочную работу данные работники получили отказ в грубой форме, а выход на работу в этот день не был зафиксирован согласно Трудовому кодексу.
Также руководитель отдела печати допускает грубости по отношению к заказчикам ООО «Гамма», что плохо отражается на репутации организации.
В связи с изложенным просим разобраться в ситуации и принять необходимые меры. Считаем, что необходимо снять Михаила Ивановича Николаева с должности.
Русланов / К.С. Русланов
Саратов / А.В. Саратов
Кузнецова / С.П. Кузнецова
Архипов / Г.Р. Архипов
Уткина / М.С. Уткина
«17» ноября 2020 года
Во многих компаниях внутренняя коммуникация происходит при помощи служебных записок. Является ли этот документ обязательным, или можно обойтись без письменных «служебок»? Ответ на этот вопрос — в нашей статье. Также поговорим о том, какие бывают разновидности записок, как их правильно оформлять и хранить.
Что такое служебная записка
Обычно служебная записка составляется для решения рабочих вопросов различного характера (организационного, информационного, технического, хозяйственного и т.п.). Ее автором может быть любой сотрудник компании. Цель составления документа также может быть различной: извещение о каком-либо событии (как произошедшем, так и предстоящем), запрос информации, выдача инструкций, согласование действий или решений и т.д.
Исходя из этого, можно дать следующее определение служебной записки. Это документ внутренней деловой переписки организации, который содержит пояснительную, объяснительную, справочную, аналитическую или иную производственную информацию.
Не стоит думать, что «служебка» — ненужная бюрократия, и в век информационных технологий ее может заменить переписка в мессенджерах или телефонный звонок. Зачастую необходимо составить именно официальный документ, который можно будет использовать в общении с контролирующими или судебными органами. Так, правильно оформленная служебная записка поможет отстоять деловую цель тех или иных затрат или обосновать размер расходов. А в кадровом делопроизводстве «служебка» нужна, например, чтобы начать процедуру применения дисциплинарных взысканий.
Бесплатно составить кадровые документы по готовым шаблонам
Виды служебных записок
Можно выделить следующие разновидности служебных записок.
Докладная. В ней автор (сотрудник, руководитель) извещает адресатов (руководство, других сотрудников) о какой-либо внутренней ситуации, сложившейся в компании. Например, об отзыве сотрудника из отпуска в связи с производственной необходимостью, о самоизоляции после возвращения из неблагополучного региона, о переводе на «удаленку» и проч.
Заказать электронную подпись для работы с личным кабинетом на mos.ru
Получить через час
Пояснительная. Такая «служебка» содержит сведения о каких-либо внутренних процессах в организации. Например, о введении новой электронной системы работы с рекламациями. Или о переводе внутрикорпоративных коммуникаций в электронную форму — хелпдеск, форумы и т.п.
Объяснительная. В такой записке раскрывают причины той или иной проблемы, события или нарушения. Например, причины допущенных ошибок, выпуска бракованной продукции, выхода из строя оборудования или ПО.
Аналитическая. Она служит для направления сообщения о текущей обстановке или собранной информации по той или иной проблеме. В частности, в такой записке могут быть изложены выводы по итогам внутренних проверок. Либо результаты применения новых материалов и методов, использования программ в тестовый период и т.п.
Материальная. Такие «служебки» нужны, чтобы запросить те или иные ресурсы. Например, закупить канцелярию, компьютеры, СИЗ; отремонтировать или заменить оборудование и проч.
На практике часто происходит смешение перечисленных типов. То есть один документ может содержать элементы сразу нескольких разновидностей «служебок». К примеру, пояснительная записка может быть также и аналитической, если в нее включается не только объективная информация по тому или иному вопросу, но и перечень мероприятий по устранению выявленных недостатков.
Различия между служебной запиской, докладной и объяснительной
Законодательство не делает различия между служебными, докладными и объяснительными записками. К примеру, в разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК России от 20.01.16 № 321/1831-6) есть такое определение: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».
Поэтому различия между указанными видами «служебок» заключаются исключительно в их содержании. В зависимости от того, какая информация включена в документ — пояснительная, объяснительная, справочная (докладная) или аналитическая — он может именоваться соответственно пояснительная записка, объяснительная записка, докладная записка. В то же время каждый из названных типов документа можно называть просто «служебная записка».
Правила составления служебных записок
Каких-либо унифицированных правил не существует. Поэтому составлять записки можно в произвольной форме. В то же время, если тот или иной вид «служебки» используется в делопроизводстве достаточно часто, работодатель вправе прописать в локальном нормативном акте требования к ее оформлению.
Составить локальные акты по готовым шаблонам и подготовить всю кадровую отчетность
Важно
При составлении «служебок» желательно ориентироваться на общие правила делопроизводства, установленные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — ГОСТ; утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). В частности, стоит придерживаться общих требований к созданию документа (разд. 3 ГОСТ), а также правил оформления реквизитов (разд. 4 и 5 ГОСТ).
Что касается содержания записки, то обычно ее текст состоит из двух частей. Сначала излагаются факты, послужившие поводом для составления документа. А затем делаются выводы, даются предложения или запрашивается разрешение на совершение тех или иных действий.
Как написать служебную записку
Сначала нужно указать адресат (или несколько адресатов) «служебки». Обычно таковыми являются должностные лица организации. Соответствующий реквизит принято проставлять в правой верхней части документа. При этом наименование должности указывается в дательном падеже (т.е. отвечает на вопрос «кому?» — директору, начальнику). А потом вносятся фамилия и инициалы получателя записки (п. 5.15 ГОСТ).
Затем по центру документа проставляется его наименование (п. 5.9 ГОСТ). А ниже можно разместить заголовок, отражающий краткое содержание «служебки» и дающий пояснение о том, на какую тему она составлена (п. 5.17 ГОСТ).
Далее следует текст документа. Здесь отражаются обстоятельства, послужившие основанием для составления служебной записки, приводятся аргументы. После этого излагается непосредственно просьба либо сообщение. В этой части документа инициалы следует также указывать после фамилии.
Важно
При обозначении адресата и в тексте «служебки» инициалы указываются после фамилии. А при расшифровке подписи — перед ней.
Обменивайтесь подлинниками документов с сотрудниками через интернет
Входящие бесплатно
Составление документа завершается проставлением подписи. Она включает название должности автора (если «служебка» оформляется не на бланке организации, также указывается наименование компании), собственно подпись и ее расшифровку. При этом сначала указываются инициалы, а потом фамилия. Если документ составляется несколькими лицами, которые занимают в организации разное положение, то их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей (п. 5.22 ГОСТ).
И заключительный штрих — проставление даты (а при необходимости также и времени) подписания. Эти сведения располагаются под подписью. Указать дату можно одним из двух способов. Либо арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.10.2021, либо словесно-цифровым способом: 5 октября 2021 г. (п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Внимание!
При указании даты цифрами, разделенными точками, первые два реквизита всегда содержат 2 цифры (т.е. 5 января надо указать как 05.01), а буква г. после указания года не проставляется. Если же дата указывается словесно-цифровым способом, то цифра 0 перед днем не используется (т.е. пишется 5 января, а не 05 января), а после указания года проставляется буква г.
Образец служебной записки
Бесплатно рассчитать зарплату и отпускные в веб‑сервисе
Бланки для скачивания
Срок хранения служебной записки
Время хранения «служебок» различается в зависимости от типа документа. Все сроки перечислены в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236. Для удобства использования мы свели их в таблицу.
|
Вид записки |
Срок хранения |
Номер статьи Перечня |
|
Докладные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов |
До минования надобности |
9 |
|
Докладные, служебные записки по выполнению поручений руководства организации |
5 лет |
17 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам совещательных (коллегиальных), исполнительных органов организации, контрольных, ревизионных органов организации, совещаний у руководителя организации, собраний трудовых коллективов организации, общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков |
Постоянно |
18 |
|
Докладные записки к протоколам, постановлениям, решениям, стенограммам собраний структурных подразделений организации |
5 лет |
|
|
Докладные, служебные записки к проектам приказов, распоряжений |
1 год |
20 |
|
Докладные записки по разработке проектов уставов, положений |
До минования надобности |
35 |
|
Докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности |
5 лет |
47 |
|
Докладные, служебные записки по подготовке и проведению заседаний коллегиальных органов организации, общих собраний. съездов, конгрессов, пленумов, конференций, «круглых столов», совещаний, торжественных приемов, встреч |
3 года |
48 |
|
Докладные записки о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан |
5 лет |
153 |
|
Докладные, служебные записки об организации и результатах контроля исполнения документов |
1 год после снятия с контроля |
159 |
|
Докладные и служебные записки по использованию, обслуживанию и совершенствованию информационных систем и программного обеспечения |
5 лет |
186 |
|
Докладные записки о соблюдении финансовой дисциплины |
5 лет |
255 |
|
Докладные записки о формировании фондов организации и их расходовании |
5 лет |
256 |
|
Докладные записки о проведении проверок финансово-хозяйственной деятельности |
5 лет |
282 |
|
Докладные записки по первичным статистическим данным |
3 года |
336 |
|
Докладные, служебные записки о нарушении правил внутреннего трудового распорядка, служебного распорядка |
1 год |
382 |
|
Докладные, служебные записки о соблюдении дисциплины труда |
3 года |
383 |
|
Докладные записки о разрешении трудовых споров, в том числе коллективных, с участием посредника |
1 год после принятия решения |
390 |
|
Докладные записки о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю |
5 лет |
392 |
|
Докладные записки о разработке норм выработки и расценок |
1 год после утверждения разработанных норм |
398 |
|
Докладные записки об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда —50/75 лет (в зависимости от даты создания записки) |
427 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы |
50 лет (для документов, созданных после 1 января 2003 года) или 75 лет (для документов, созданных раннее) |
434 |
|
Докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; о служебных проверках; о направлении работников в командировку |
5 лет |
|
|
Докладные записки о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
|
|
Докладные записки, связанные с применением дисциплинарных взысканий |
3 года |
454 |
|
Докладные, служебные, объяснительные записки комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов |
5 лет |
469 |
|
Докладные записки о повышении квалификации, профессиональной переподготовке работников, о проведении независимой оценки квалификации |
5 лет |
491 |
|
Докладные и служебные записки о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств |
5 лет |
520 |
|
Докладные, служебные записки по вопросам охраны объектов культурного наследия, природоохранных зон |
5 лет |
535 |
|
Докладные записки о развитии средств связи и их эксплуатации |
5 лет |
564 |
|
Докладные, служебные записки о расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, перевозке ценностей |
5 лет |
587 |
|
Докладные, служебные записки о выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт |
1 год |
588 |
|
Докладные, служебные записки об обеспечении противопожарного, внутриобъектового, пропускного режимов организации |
5 лет |
611 |
Бесплатно заполнить и сдать СЗВ‑ТД через интернет
Непосредственное место хранения «служебок» внутри организации законодательно не регламентировано. Поэтому они могут находиться в различных подразделениях организации в зависимости от вида и содержания документа, а также от принятого в компании порядка документооборота.
Как подавать служебную записку в электронном виде
Сразу скажем, что возможность использования электронных «служебок» лучше прописать в локальном нормативном акте организации. А при их составлении можно применять те же правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые учитываются при написании записок от руки. Единственное отличие будет касаться подписания документа.
Служебная записка не относится к тем документам, для которых законодательством установлен конкретный вид электронной подписи. А значит, можно использовать любую предусмотренную законом ЭП (письмо Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409; см. «Минфин: первичные документы можно заверить любым видом электронной подписи»).
Получить сертификат усиленной квалифицированной электронной подписи через час
В частности, ключом электронной подписи может быть сочетание идентификатора и пароля (письмо ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14).
Таким образом, при направлении служебной записки в электронном виде сетевое имя пользователя (системный логин и пароль) может выполнять функции простой электронной подписи. Использование такого документа для официальных целей (для предоставления по требованию проверяющих или в суд) допустимо в том случае, если при его сохранении можно увидеть, когда и кем он был подписан, а также не вносились ли в него корректировки после подписания. При этом правила определения лица, подписавшего документ простой электронной подписью, следует закрепить в локальном нормативном акте.
Если же данные о подписании служебной записки и ее неизменности можно увидеть только в программном обеспечении, то такой документ нельзя рассматривать как аналог составленному на бумаге. Использовать его в официальном документообороте не получится. Подобные «служебки» могут применяться только для внутренних нужд компании.