Документы для руководства в отдел кадров

На практике случаются две ситуации:

• В уже существующей компании кадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу.
• Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями. Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После этого внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: наименования работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадают. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.

Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли и какие ограничения полномочий для руководителя.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора.

• Важно! Кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Правило: у работодателей–ИП только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, утверждать ЛНА и пр. Работодатель-ИП не может передать свои полномочия работодателя по доверенности третьей стороне (ст. 20 ТК РФ).

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку

Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такой сотрудник есть далеко не у всех. Поэтому ответственным за разработку штатного расписания становится тот, в чьи должностные обязанности это включает работодатель. Документ утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничений по количеству изменений в штатном расписании нет.

Штатная расстановка не является обязательным ЛНА, но это удобный инструмент для ведения кадрового учета.Форма штатной расстановки законодательно не утверждена, за основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для штатного расписания. К ней добавляются столбцы для Ф.И.О. работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и пр.). Эта информация позволяет создавать отчеты для руководства, вести статистику, проводить качественный аудит кадровых документов работников с особенностями регулирования трудовых отношений.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
• ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
• ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
• ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
• ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
• кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.

1. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы (ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами, а также документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку, если она еще ведется на работника.

Совет: проверьте, чтобы прием/увольнение руководителя компании производился тем органом управления, который указан в Уставе организации, внимательно изучите вопрос полномочий генерального директора в учредительных документах и не нарушается ли срок его полномочий, если таковой указан в Уставе.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:

1. Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).
2. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
3. Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
4. Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России от 23.05.2017 № 230).

Дополнительно выясните, кто ответственный за:

1. охрану труда;
2. ведение табеля учета рабочего времени;
3. подачу уведомлений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами;
4. подачу сведений в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-I);
5. передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР;
6. сдачу в ПФР отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
7. представление в Росстат форм статистической отчетности.

Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.

По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.

Рекомендация 1. Учитывайте требования ст. 57 ТК РФ, проверьте, включены ли в договор обязательные сведения:

• Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П. С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание: некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом — только при заключении срочного трудового договора;
• гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте, с указанием их характеристик — только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха — если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя;
• условия, определяющие характер работы: разъездной, подвижной, в пути.

Рекомендация 3. Учитывайте статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернета.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Рекомендация 4. При аудите трудового договора особое внимание обратите на условие о месте работы.

Пример: если работник принимается в головную организацию, пропишите так «Место работы: ООО «Альянс», г. Москва» (укажите название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель). Если работник трудоустраивается в филиал, обособленное структурное подразделение в другой местности, укажите так: «Место работы: обособленное структурное подразделение ООО «Альянс», г. Тюмень».

Типичная ошибка: работодатели путают и подменяют понятия «место работы» и «рабочее место».

Рекомендация 5. Если из трудового договора сделана ссылка на должностную инструкцию, проверьте наличие такой должностной инструкции и ознакомление с ней работника под подпись.

Рекомендация 6. В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендуем сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.В организации, в которой вы восстанавливаете кадровое делопроизводство с нуля, в обязательном порядке проверьте наличие трудовых договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, а также, чтобы на экземпляре трудового договора работодателя стояли подписи сотрудников о получении ими второго экземпляра.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Назначьте ответственного

Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст. 151 ТК РФ.

Проверьте трудовые книжки и порядок их учета

На этом этапе также проверьте, что бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Приказа №320н). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Обе книги надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

• В обязательном порядке проверьте наличие всех трудовых книжек на тех работающих работников, на которых работодатель обязан продолжать вести трудовые книжки.

Работодатель обязан продолжить вести трудовые книжки тем работникам, которые выбрали такую форму. Это те, кто при трудоустройстве предъявляли трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодатель не ведет трудовые книжки на:

• впервые поступающих на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года;
• работников, которые подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• совместителей;
• дистанционных работников, если они не выразили желание вести трудовые книжки.

Не забудьте про новую отчетность в ПФР

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид. 

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.

О том, как подготовить документы по основным кадровым мероприятиям, рассказываем в шпаргалке.

Шаг 10. Выпишите все режимы работы

Проверьте в ПВТР наличие всех режимов рабочего времени, по которым трудятся ваши работники. При проверке описания каждого режима возьмите за основу ст. 100 ТК РФ, но учитывайте, что режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил и тогда он должен быть установлен в трудовом договоре. Такое может быть, например, у совместителя, инвалида I или II группы, работника с неполным рабочим временем, несовершеннолетнего и пр.

Проверить себя можно с помощью чек-листа, который мы подготовили для вас. Скачайте его внизу статьи.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

1. Изучите учредительные документы и документы о передаче полномочий по оформлению кадровых процедур.
2. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях, составьте поименный список работников по категориям: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы и пр.
3. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
4. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов и проверьте, ознакомлены ли с ними работники.
5. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
6. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
7. Подготовьте проекты документов для учета движения персонала: отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и пр.

Кадровые документы – это достаточно большой перечень бумаг, который должен быть в любой компании или ИП, где есть наемные работники. Часть из них касается общеорганизационных вопросов по персоналу, другие относятся к вопросам расчета и выплаты зарплат, третьи – к актуальной в настоящее время проблеме защиты персональных данных. Соответственно и проверять такие кадровые документы организации могут различные государственные структуры, контролирующие тот или и иной «персональный» вопрос: трудовая инспекция, Роскомнадзор и, естественно, ИФНС и фонды.

Кто отвечает за кадровые документы организации

В небольших компаниях необходимые кадровые документы чаще всего ведет штатный или приходящий бухгалтер, либо ведение кадровых документов берет на себя сам руководитель – насколько хватит времени и сил. Бухгалтеры, как правило, занимаются этим с нежеланием, либо вовсе спускают «кадровые» вопросы на тормозах.

Между тем при отсутствии того или иного документа кадрового учета возможны претензии со стороны проверяющих и штрафы для работодателя.

Какие кадровые документы должны присутствовать в ООО?

Единый перечень кадровых документов, которые должны оформлять все организации, законодательством не установлен. Но есть обязательные кадровые документы, которые могут запросить проверяющие из трудовой инспекции, прокуратуры, налоговой и других контролирующих ведомств.

Разберемся, какие кадровые документы руководителю или собственнику компании необходимо проверить в первую очередь, т.к. они являются обязательными документами ООО.

Список обязательных кадровых документов

1. Трудовые договоры с сотрудниками
2. Личные карточки работников
3. Трудовые книжки
4. Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки
5. Штатное расписание
6. Должностные инструкции
7. Правила внутреннего трудового распорядка
8. График отпусков
9. Положение о персональных данных
10. Согласия на обработку персональных данных
11. Положение об оплате труда
12. Табель учета рабочего времени
13. Расчетный листок и документ об утверждении его формы
14. Приказы

Трудовые договоры

С каждым сотрудником должен быть заключен трудовой договор в письменной форме. Составить и подписать договор необходимо в течение 3 дней с начала трудовой деятельности. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, и один из них отдается на руки работнику.

В договоре прописываются место работы, должность, оплата, срок договора, продолжительность испытательного срока и т.д. Все изменения, касающиеся условий труда (например, увеличение зарплаты), фиксируются в дополнительном соглашении к трудовому договору.

Личные карточки работников

Заполняется на всех сотрудников. Карточку можно вести по унифицированной форме № Т-2, либо применять самостоятельно разработанную форму, утвержденную руководителем (при условии, что в ней содержатся все необходимые реквизиты). Личная карточка является обязательным кадровым документом. Но с 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

На практике многие организации продолжают вести Т-2 и не разрабатывают собственную форму, так как в программах учета она выгружается автоматически (информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Трудовые книжки

Как правило, книжки ведет отдел кадров, руководитель компании либо своим приказом назначает ответственное лицо. Трудовая книжка является основным кадровым документом, подтверждающим стаж работника, и их обязаны вести все работодатели без исключения. Сотруднику, который нигде раньше не работал, трудовую книжку обязан завести и выдать работодатель по письменному заявлению работника. При выдаче работнику трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется суммой расходов на ее приобретение.

Помимо самих книжек в список кадровых документов, наличие которых в компании обязательно, входят книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей. При увольнении трудовая книжка выдается на руки сотруднику – в последний день его работы. Факт выдачи работнику трудовой книжки отражается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В графе 12 указывается дата выдачи книжки, а в графе 13 проставляется подпись работника.

Уведомление работников о выборе формы трудовой книжки

С 1 января 2020 года введен электронный формат трудовых книжек. До 31 октября 2020 года надо успеть уведомить работников о выборе формы трудовых книжек. Изначально дедлайн был 30 июня, но его перенесли из-за пандемии. Уведомить надо всех штатных работников письменно. Рекомендуется выдавать бумажные уведомления в двух экземплярах: один работник оставляет у себя, а на втором ставит отметку о получении и возвращает работодателю. Готовый шаблон уведомления можно скачать здесь.

Штатное расписание

В «штатке» указывают структуру, состав и численность персонала: перечень структурных подразделений, наименования должностей, профессий с указанием квалификации (классов, разрядов и т. д.). С точки зрения кадрового делопроизводства штатное расписание входит в обязательные кадровые документы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Должностные инструкции

С одной стороны, должностная инструкция не входит в обязательные документы кадровой службы, т.к. компания сама решает, разрабатывать ее или нет. С другой стороны, при возникновении спорных ситуаций с сотрудником она может очень пригодиться. Например, если сотрудник заявит, что его неправомерно привлекли к дисциплинарной ответственности, то без инструкции будет сложно что-либо доказать.

Правила внутреннего трудового распорядка

В этом кадровом документе прописывают порядок приема и увольнения работников, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и пр. (ст. 189 ТК РФ). Нового работника необходимо ознакомить с Правилами под роспись.

График отпусков

Является обязательным кадровым документом в силу статьи 123 ТК РФ. График составляет руководитель отдела кадров (если таковой имеется) и подписывается генеральным директором. Причем сделать это надо не позднее середины декабря, т.е. за две недели до наступления нового календарного года. С документом должны быть ознакомлены все работники. При составлении графика важно помнить, что при делении отпусков на части одна из частей должна быть не меньше 14 календарных дней.

Положение о персональных данных

Положение о работе с персональными данными сотрудников также входит в перечень кадровых документов, которые в обязательном порядке должны быть в любой компании (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ, ст. 88 ТК РФ). В положении прописывается состав персональных данных, порядок их обработки и передачи третьим лицам, права и обязанности сотрудников при обработке и др. Положение составляется в произвольной форме, но в любом случае должен по своему содержанию соответствовать требованиям Закона № 152-ФЗ. Все сотрудники компании должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Согласия на обработку персональных данных

Нельзя обрабатывать персональные данные сотрудника, пока сотрудник не дал согласия на их обработку. Согласие должно быть получено в письменном виде от каждого работника.

Положение об оплате труда

Положение об оплате труда составляется, когда в организации помимо окладов предусмотрены иные выплаты (например, премии, бонусы) или действуют разные системы оплаты труда. В Положении прописывают принципы оплаты труда, порядок индексации зарплаты, возмещения командировочных расходов, оплаты сверхурочных, условия выплаты премий и т. п. (ст. 135 ТК РФ). Все это, в принципе, может быть прописано и в правилах внутреннего трудового распорядка, но на практике условия оплаты труда выделяют в отдельное положение – так будет меньше вопросов при проверках контролирующих органов.

Табель учета рабочего времени

Компания ведет учет времени, отработанного каждым сотрудником (ст. 91 ТК РФ). Для этого используется табель учета рабочего времени – по форме № Т-12, Т-13 либо разработанный работодателем самостоятельно. На основании табеля начисляется зарплата и заполняются расчетные листки. То есть табель входит в основные кадровые документы организации.

Расчетный листок и документ об утверждении его формы

При выплате заработной платы работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Поскольку унифицированной формы расчетного листка законодательством не предусмотрено, данная форма разрабатывается работодателем самостоятельно и утверждается приказом или другим внутренним кадровым документом.

Приказы

Различные неунифицированные формы приказов, которые составляются компанией самостоятельно, также можно включить в обязательные кадровые документы. Приказы по основной деятельности издаются по вопросам, связанным с работой организации как юридического лица (например, приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность, о сроках сдачи отчетности, об организации воинского учета и т. д.). Приказы по личному составу (как правило, унифицированные) издаются по вопросам, связанным с деятельностью организации как работодателя (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о премировании и т.д.).

Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.

Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.

Кадровое делопроизводство 2023 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.

О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.

Инструкция по кадровому делопроизводству 2023 — скачать или разработать самостоятельно?

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.

Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.

Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству

Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.

Допустим ли электронный кадровый документооборот? Ответ на этот вопрос дали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

Этапы организации кадрового учета на предприятии:

1. Создание нормативной и информационной базы.

Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:

• Трудовой кодекс — в нём содержатся основные моменты по нормированию рабочего времени (гл. 15–16, 22), продолжительности и периодичности отпусков (гл. 19), начислению зарплаты (гл. 21), расписаны основные права и обязанности работников и работодателей;
• постановление Госкомитета статистики от 05.01.2004 № 1 — здесь представлены все формы первичных документов, необходимых в кадровом учете; их использование сегодня не является обязательным, но всё же желательно, поскольку в них учтены все необходимые графы и реквизиты; по желанию любой пользователь может внести в данные формы изменения, сохранив лишь обязательные реквизиты;
• правительственное постановление от 24.07.2021 № 1250 и приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, которые помогут в работе с трудовыми книжками; этот документ является основным для работника, поскольку подтверждает его трудовой стаж;

ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки (ЭТК). Для вновь устраивающихся на работу с 2021 года старые бумажные трудовые книжки уже не оформляются.  Подробнее об ЭТК читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».

• методичка по ведению воинского учета на предприятиях, утвержденная Генштабом ВС России 11.07.2017, — данные рекомендации помогут кадровым работникам освоиться с обязательным ведением воинского учета работников на предприятиях;
• приказ Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст, постановление Госстандарта от 03.03.2003 № 65-ст (это постановление действует до 01.07.2017, с 01.07.2017 применяется ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст), приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 и правительственное постановление от 15.06.2009 № 477 — эти документы помогут узнать, какие существуют стандарты в российском делопроизводстве и архивном деле.

Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.

Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.

1. Ознакомление с уставной документацией компании.

В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.

1. Оформление на работу руководителя.

Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.

Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.

В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.

ВАЖНО! Издание приказа о приеме на работу не является обязательным. Подробнее об этом мы писали здесь.

1. Составление перечня кадровых документов, которые будут участвовать в кадровом делопроизводстве на предприятии.

Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:

• правила, касающиеся внутриорганизационного трудового распорядка;
• кадровая структура организации;
• штатное расписание;
• график отпусков;
• документы, связанные с защитой персональных данных работников.

В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:

• трудовые контракты;
• книга по учету движения трудовых книжек;
• табель по учету времени работы;
• персональные карточки сотрудников;
• кадровые приказы, которые хранятся обычно вместе с основаниями на их выдачу (заявлениями, служебными (докладными) записками, актами и пр.);
• должностные инструкции и другие документы;
• журнал учета проверок контролирующими органами.

Форма трудового контракта доступна на нашем сайте — «Унифицированная форма № ТД-1 — Трудовой договор».

Также могут издаваться следующие документы:

• коллективный договор;
• положения о премировании, аттестации, коммерческой тайне и пр.

1. Утверждение кадровых документов и их бланков у руководителя предприятия.

При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.

Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».

1. Назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых книжек.

Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.

1. Прием сотрудников на работу.

Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу (при желании), должностную инструкцию; принимается трудовая книжка (если работник пожелал сохранить ведение трудовой книжки в бумажном формате), заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.

Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.

Решили оформить приказ о приеме на работу? Как это сделать правильно, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

О порядке уничтожения документов читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

Итоги

Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.