Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…
Личные дела работников — правильное оформление этой документации имеет важное значение, поскольку позволяет не только поддерживать порядок в кадровой документации, но и избегать штрафов за нарушения, которые иногда допускают кадровики. Обязательно ли заводить личные дела на сотрудников? Как их правильно укомплектовать, оформить и сколько хранить? Какие документы вообще не стоит иметь в личном деле работника? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье. А также сможете скачать необходимые для ведения личных дел бланки и образцы.
Обязательно ли вести личные дела работников?
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В них заносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением с нее, а также сведения, необходимые для обеспечения деятельности соответствующего госоргана.
Что касается коммерческих организаций (а именно о них мы и будем говорить далее), то соответствующей обязанности у них нет. Вести личные дела персонала они могут по собственной инициативе. На практике компании так и поступают. Это позволяет систематизировать и упорядочить кадровый документооборот, а также помогает быстро найти необходимую информацию о работнике в нужный момент. Какие требования нужно соблюдать, чтобы не пришлось платить за все эти удобства, расскажем далее.
Состав личного дела сотрудника в 2023 году
Наверное, все мы себе представляем личное дело в виде папки или файла, содержащего определенный набор документов о работнике и его работе и их копий. Как правило, это так и есть. Что должно быть в личном деле сотрудника? Его состав работодатель определяет исходя из собственных представлений и потребностей. Поскольку ведение личных дел — это право, а не обязанность, то и порядок их оформления устанавливается свой в каждой конкретной компании. Закрепить его целесообразно в локальном нормативном акте.
Обычно перечень документов в личном деле работника таков:
- анкета, заполняемая при приеме на работу;
Бланк анкеты сотрудника в личное дело можно скачать здесь.
- трудовой договор;
- должностная инструкция;
- копии приказов по сотруднику.
ВАЖНО! Личные карточки по форме Т-2 не нужно включать в личные дела. Их хранят отдельно.
А теперь внимание! Очень часто в личное дело подшивают копии документов, предоставляемых работником при трудоустройстве: паспорта, документа о СНИЛС, свидетельства об ИНН, дипломов и т. д. Все эти документы содержат персональные данные человека. Поэтому хранить их просто так (чтобы были) нельзя. Как минимум, вы должны получить от работника согласие на обработку персданных с указанием конкретной цели их использования. По крайней мере поступать так разрешает Роструд. Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
И безусловно, не следует держать у себя копии документов на уволенных сотрудников. Закон «О персданных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ дозволяет хранить персональные данные не дольше, чем этого требуют цели их обработки. А с увольнением работника соответствующая цель утрачивается.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы. Проверки соблюдения законодательства о персданных проводит Роскомнадзор.
См. также: «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».
И кстати, имейте в виду, что сами личные дела тоже относятся к персональным данным. Поэтому при работе с ними нужно действовать строго в рамках законодательства.
Больше о правилах работы с персональными данными узнайте из материалов нашей одноименной рубрики.
Формирование личного дела работника: образец 2023
Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:
- На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
- Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
- Каждый лист дела нумеруется.
- В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
- Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.
Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.
Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).
См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».
Какие документы затребуют трудовики в случае проверки? Как правильно их оформлять и сколько времени они должны храниться? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в Путеводителе по кадровым вопросам от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Оформляя дело на хранение, нужно:
- сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
- пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
- составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
- оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.
Скачать лист заверитель личного дела работника
Дело готово к передаче в архив.
Срок хранения личных дел работников в архиве строго регламентирован.
Согласно ст. 22.1 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет. Уничтожить личное дело можно только тогда, когда срок хранения истечет. Личные дела руководителей хранятся бессрочно (ст. 445 Перечня Росархива).
Подробнее о сроках хранения документов в организации, а также о процедуре их уничтожения по окончании сроков хранения мы рассказывали здесь.
Итоги
Вести или не вести и как вести личные дела сотрудников, работодатель решает сам. Если решение положительное, нужно разработать порядок работы с личными делами, а также соблюдать установленные законом правила работы с личной информацией, порядок и сроки хранения кадровой документации в организации.
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Когда включать в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые или по году утверждения?
Ответ
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.
Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.
Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.
Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.
В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443. Сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми. Для сравнения: в уже недействующем Перечне 2010[2] типовые инструкции (регламенты) имели постоянный срок хранения, а значит, должны были быть включены в опись дел постоянного хранения.
Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
- Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
- При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).
С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй варианты.
Вариант 1. Формирование должностных инструкций работников в отдельные дела
В соответствии с п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016[4] дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
В п. 4.28 Правил 2015[5] указано, что датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Следовательно, индивидуальная должностная инструкция должна быть включена в опись дел по личному составу (Пример 1) в тот годовой раздел, в котором она была утверждена (в том числе распорядительным документом).
Как правило, индивидуальные инструкции сотрудников составляют новые на сотрудника (или сотрудников), а до того «должностную нагрузку» сотрудника корректируют в приказах по личному составу. Значит, и соответствующие приказы будут формировать в составе томов приказов по личному составу.
Например, в течение 2015 года в ООО «Сибирские сети» составили и утвердили новую индивидуальную должностную инструкцию на двух специалистов административно-управленческого персонала. Эти инструкции попадут в другое дело и будут отражены в годовом разделе описи дел за 2015 год (Пример 2).
Вариант 2. Формирование должностных инструкций работника в составе его личного дела
Если в организации ведут и оформляют на длительное хранение личные дела работников, то можно формировать индивидуальную должностную инструкцию в составе личного дела работника, так как сроки хранения у этих документов одинаковые. Значит, можно включить такую индивидуальную должностную инструкцию в тот годовой раздел описи (Пример 3), в котором сотрудник был уволен, в который внесли его личное дело, содержащее индивидуальную инструкцию с возможными дополнениями и изменениями к ней.
Помните, что личные дела являются примером переходящего дела, так как в него включают документы, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации. Значит, если сотрудник был переведен на новую должность, то новая должностная инструкция также будет включена в личное дело. Это будет отображено во внутренней описи личного дела (Пример 4). Запись в годовом разделе описи будет такой же, как в Примере 3.
ПРИМЕР 4
Внутренняя опись документов личного дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 781
Вариант 3. При отсутствии в организации практики формирования личных дел – формирование должностных инструкций работников, являющихся приложениями к трудовым договорам, в составе дел с трудовыми договорами
Не все организации ведут личные дела, при этом во всех организациях накапливаются трудовые договоры.
В таком случае срок хранения должностной инструкции будет соответствовать сроку хранения трудового договора, в соответствии со ст. 435 Перечня 2019 он составляет «50/75 лет ЭПК». В описи дел по личному составу (Пример 5) это также будет отражено.
Трудовой договор – это документ, в котором есть дата подписания (заключения договора). Эта дата должна совпадать с датой подписания индивидуальной должностной инструкции (во всяком случае, это должен быть один календарный год). Поэтому логично включать должностные инструкции с договорами в годовой раздел описи «по году» заключения договора с соблюдением хронологической последовательности трудовых договоров в деле (от раннего к позднему).
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она может измениться, если вносятся изменения в сам трудовой договор. Например, заключается дополнительное соглашение. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников». В этих делах должны быть внутренние описи документов, а документы должны располагаться в деле в алфавитном или в хронологическом порядке.
Если есть дополнительные соглашения к трудовым договорам и новые должностные инструкции, то вопрос, как отражать их в годовом разделе описи, остается открытым. Сотрудник может работать в организации в течение длительного периода времени (то есть в течение нескольких календарных лет) и иметь несколько дополнительных соглашений и обновленных индивидуальных должностных инструкций, датированных разными годами. Поэтому вносить в описи трудовые договоры и дополнительные соглашения так же, как и индивидуальные должностные инструкции с изменениями в годовые разделы, соответствующие их году заключения и подписания, означает, что информация по одному работнику будет «распределена» по нескольким годовым разделам (и по нескольким делам) описи дел по личному составу. Такую опись будет очень неудобно использовать при учете дел и поиске нужной информации.
Мы не рекомендуем использовать такой вариант работы с должностными инструкциями. Считаем, что лучше учитывать их в составе личного дела работника.
Выбранный вами вариант формирования должностных инструкций необходимо закрепить в номенклатуре дел (Примеры 6, 7), так как номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации и предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[5] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
11.11.2021, 12:05
Добавить в «Нужное»
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 26 октября 2020 г.
Содержание журнала № 21 за 2020 г.
ДОКУМЕНТООБОРОТ
ОСН
УСН
ЕСХН
ПСН
ЕНВД
Иметь отдельные папочки на каждого сотрудника (так называемые личные дела) весьма удобно: документы лежат в одном месте, легко ищутся и шансы, что какой-либо сотрудник случайно увидит личные данные своих коллег, сведены к минимуму. Поэтому многие коммерческие компании формируют эти папки, даже несмотря на отсутствие у них такой обязанности. О том, как рационально организовать работу с личными документами работников, читайте в нашей статье.
Как вести личные дела работников, не нарушив Закон о персональных данных
Немного о правилах оформления личных дел
Если коротко, то для коммерческих компаний никаких правил на законодательном уровне не установлено, ведь, как уже отмечалось, вести личные дела работников они не обязаны. Обязанность по их составлению есть только в отношении гражданских служащихЗакон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Поэтому работодатель самостоятельно с соблюдением требований Трудового кодекса и иных федеральных законов определяет то, как он будет работать с данными своих сотрудников, и издает соответствующий локальный нормативный акт об этомст. 87 ТК РФ. В нем рекомендуем прописывать, в частности, следующую информацию:
•правила и требования к оформлению и содержанию личных дел, а также перечень лиц, на которых такие дела заводятся;
•порядок их ведения и хранения, в том числе после увольнения сотрудников;
•должности лиц, ответственных за это.
При создании этого документа можно руководствоваться п. 3.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, а также п. 1.2 Методических рекомендаций по применению указанных Правил.
В целом алгоритм ведения личного дела простой: как только приняли сотрудника на работу, заведите на него отдельную папку и пополняйте ее на протяжении всей его трудовой деятельности в компании. Расскажем, как эта папка может выглядеть и каким может быть ее наполнение.
Какой может быть обложка
Можно использовать утвержденную формуприложение 11 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; приложение № 28 к Правилам организации хранения, утв. Приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила Минкультуры) или же разработать свою собственную. В таком случае распечатайте форму и вложите ее первым документом в папку или приклейте на обложку. Можно поступить проще и приобрести готовые картонные папки-скоросшиватели «Дело».
На обложке следует отражать сведения, которые помогут быстро найти и идентифицировать того или иного работникап. 4.25 Правил Минкультуры. Вот примерный образец.
|
Общество с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика») (наименование организации)Наименование организации указывайте полностью, в именительном падеже. Если есть сокращенное наименование, то его пропишите в скобках |
|
Бухгалтерия (наименование структурного подразделения)Отразите наименование структурного подразделения, в котором будет трудиться новичок, при этом лучше оставить пару строк для информации о новом отделе в случае перевода работника на новое место |
ДЕЛО № 03-25Номер дела присвойте сами в соответствии с номенклатурой, принятой в организации ТОМ № Номер тома указывается при наличии. Новый том рекомендуется заводить, как только количество листов в папке превысит значение 250 или как только его толщина в корешке станет больше 4 смп. 4.20 Правил Минкультуры
|
Сторожев Владислав Юрьевич (заголовок дела) |
|
Дата начала: |
01 апреля 2013 г. |
| (крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры |
|
Дата окончания: |
20 июля 2020 г. |
| (крайние даты)Крайние даты дела — это день приема на работу сотрудника и день его увольненияп. 4.28 Правил Минкультуры |
На 65 листах
Хранить 50 лет
Заполняйте эти строки после увольнения сотрудника перед сдачей дела в архив
Какие документы складывать в папочку
Как уже отмечалось, конкретного списка документов, которые должны содержаться в личном деле работника, нет. Его устанавливает работодатель самостоятельно в локальном акте. Очевидно одно: в папке «Дело» должны быть документы, которые так или иначе относятся к трудовой деятельности работника или которые необходимы для подтверждения различных сведений о работнике. Поэтому, как правило, в личное дело включают:
•копии документов, которые при заключении трудового договора предъявил работник. Приведем наиболее распространенные документыст. 65 ТК РФ:
—паспорт;
—трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности;
—карточка СНИЛС;
—документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
—документ об образовании и (или) о квалификации.
Коммерческие организации вовсе не обязаны вести личные дела работников, но большинство делает это. Ведь гораздо удобнее, когда все по полочкам
В отдельных случаях с учетом специфики работы будущий сотрудник компании при трудоустройстве должен предъявлять работодателю дополнительные документыч. 3, 4 ст. 63, статьи 213, 283, 324, 327.3 ТК РФ.
К примеру, при приеме на работу, при выполнении которой проводятся обязательные медицинские осмотры работников, необходимо прикладывать к общему пакету документов еще и медзаключение, подтверждающее пригодность к работеп. 12 Порядка, утв. Приказом Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н.
Представлять свидетельство о присвоении ИНН, свидетельства о рождении детей, справку по форме № 182н, справку 2-НДФЛ от предыдущего работодателя работник не обязан. Но эти документы нужны для расчета налогов и пособий, поэтому можно попросить у работника эти документы;
•документы, сопровождающие процесс приема на работу и подтверждающие факт трудоустройства. К таким документам, к примеру, относятся:
—заявление о приеме на работу;
—трудовой договор;
—должностная инструкция;
—копия приказа о приеме на работу;
—личная карточка;
—анкета (личный листок по учету кадров);
—договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
•документы, возникающие в процессе трудовой деятельности в компании. К примеру, в личное дело можно подшивать:
—дополнительные соглашения к трудовому договору;
—приказы (или их копии) по сотруднику, например о его повышении, переводе, применении дисциплинарных взысканий;
—различного рода заявления;
—копии документов, необходимых для предоставления работнику вычетов и льгот;
—копии документов о повышении квалификации;
•документы, оформляемые при увольнении. Это заявление и копия приказа об увольнении.
Листы сложенных в папку документов нумеруйте арабскими цифрами. По стандарту делопроизводства это делается в верхнем правом углу карандашом или нумератором.
Нужна ли внутренняя опись документов
В целях систематизации хранения и учета документации, подшиваемой в личное дело работника, имеет смысл оформлять его внутреннюю описьп. 4.30 Правил Минкультуры. В ней рекомендуется прописывать информацию о реквизитах документов и о номерах листов, на которых расположен каждый документ. Это делает их поиск оперативным.
Документы во внутренней описи указывайте в хронологическом порядке: сначала те, которые были получены при приеме на работу, а после — по мере их поступления в кадровую службу (бухгалтерию)п. 4.20 Правил Минкультуры. То есть постепенно опись будет дополняться.
Если из дела изымается какой-либо документ, укажите информацию об этом, например, в графе «Примечание» с пометкой о том, кто изъял и по какой причине.
В конце документа должна стоять итоговая запись о количестве документов в деле и о количестве листов, которые занимает сама опись. Она проставляется в день, когда дело подлежит закрытию, то есть в день увольнения сотрудника. В этот же день лицо, ответственное за ведение дела, должно завизировать опись. Вот так может выглядеть этот документприложение № 27 к Правилам Минкультуры.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 03-25
| Итого | 30 (тридцать) | документов |
| (цифрами и прописью) |
|
Количество листов внутренней описи |
1 (один) |
| (цифрами и прописью) |
| Начальник отдела кадров |  |
О.И. Филиппова | ||
| (наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела) | (подпись) | (расшифровка подписи) |
Дата 20.07.2020
Размещают внутреннюю опись, как правило, либо на обороте титульного листа личного дела, либо в конце списка собранных документов.
А как же Закон о персональных данных?
Дополнительно о том, как организовать работу с персональными данными сотрудников, читайте:
2018, № 23
Да, копии паспорта, СНИЛС, ИНН, свидетельств о рождении детей, о браке, документов об образовании, военного билета сотрудников и других документов содержат в себе их персональные данные, а значит, хранение таких документов подпадает под обработку персональных данныхп. 3 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (далее — Закон № 152-ФЗ). Поэтому, если решите хранить их в личном деле работника, получите на это его согласиеДоклад с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г., утв. Рострудом. Оно должно быть оформлено в бумажном или электронном виде и заверено соответственно собственноручной или электронной подписью.
Вот образец согласия на обработку персональных данных с отметками о том, какую информацию должен содержать в себе этот документч. 4 ст. 9 Закона № 152-ФЗ.
Генеральному директору
ООО «Мозаика»
Вороновскому А.П.
СОГЛАСИЕ
на обработку персональных данных
Я, Сторожев Владислав Юрьевич, паспорт: серия 40 95, номер 123456, выдан 11.11.95 ОВД Одинцовского района г. Москвы, код подразделения 459-653, адрес регистрации по месту проживания: 111672, г. Москва, ул. Суздальская, д. 20, к. 1, кв. 253,
Ф. и. о. лица, дающего согласие, его адрес, а также сведения об основном документе, удостоверяющем личность
в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», в целях, предусмотренных ст. 86 Трудового кодекса РФ,Цель обработки персональных данных. При хранении личных данных работников должны преследоваться конкретные, заранее определенные законные цели — это обязательное условие даю согласие Обществу с ограниченной ответственностью «Мозаика» (ООО «Мозаика»), расположенному по адресу: 119034, г. Москва, пер. Языковский, д. 5, корп. 6,Наименование и адрес работодателя, который получает согласие на обработку данных на обработку (с использованием и без использования средств автоматизации) моих персональных данных, а именно на сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.Перечень действий с персональными данными и общее описание способов их обработки
Перечень моих персональных данных, на обработку которых я даю согласие:Перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие
— фамилия, имя, отчество, дата и место рождения;
— паспортные данные;
— СНИЛС;
— ИНН;
— сведения о семейном положении и составе семьи, необходимые для предоставления мне льгот, предусмотренных трудовым и налоговым законодательством;
…
Настоящее согласие действует со дня его подписания до дня отзыва в письменной форме.Срок, в течение которого действует согласие, а также способ его отзыва
|
01 апреля 2013 г. (дата) |
(подпись) Подпись лица, дающего согласие |
В.Ю. Сторожев (расшифровка подписи) Подпись лица, дающего согласие |
Согласие на обработку персональных данных также может храниться в личном деле работника.
Куда это все потом девать
Пока сотрудник трудится в компании, хранить его личное дело следует в бухгалтерии или в кадровой службе в сейфах или закрывающихся металлических шкафах. А после его увольнения дело надо передать в архив организации. Делается это не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводствеп. 4.1 Правил Минкультуры. До момента передачи в архив документы по личному составу могут ждать своего часа, к примеру, в папке «Личные дела уволенных работников».
Обращаем ваше внимание, что если через какое-то время уволенный сотруник решит вернуться к вам на работу, то на него надо будет завести новое личное дело. Прежняя папочка на него так и продолжит храниться в архиве.
Перед передачей дела в архив проведите проверку его оформления. Сверьте, совпадает ли информация во внутренней описи с фактическим содержанием дела и соответствуют ли номера листов дела в ней действительности. Если нет, внесите корректировку.
Далее оформите лист-заверитель делаприложение № 8 к Правилам Минкультуры. В нем отметьте количество листов в деле, а также опишите особенности физического состояния и формирования дела. К примеру, если какой-то из документов истрепался или часть его текста неразборчива, напишите об этом.
Таким образом, в начале личного дела у вас должна быть расположена внутренняя опись, а в конце — лист-заверитель дела.
Далее подшейте личное дело или переплетите. Важно сделать это так, чтобы можно было свободно прочитать текст и реквизиты документов. На обложке проставьте дату окончания дела, общее количество листов в нем (не забыв приплюсовать к общей сумме количество листов описи и листов-заверителей), а также срок его хранения. Вот, собственно, и все, дело готово к передаче в архив.
Приведем образец заполнения листа-заверителя дела.
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 03-25
В деле подшито и пронумеровано 63 (шестьдесят три) (цифрами и прописью) листов
с № 1 по № 63, в том числе:
|
литерные номера листовЛитерные номера проставляют, как правило, при наличии ошибок в нумерации листов. Допустим, какой-то лист был не учтен, а между тем он должен находиться, к примеру, между листами 55 и 56, тогда ему можно присвоить номер 55а |
нет |
; |
|
пропущенные номера листов |
нет |
; |
|
+ листов внутренней описи |
1 (один) |
; |
| Особенности физического состояния и формирования дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
| Надорваны и склеены листы | 20—22 |
| Загрязнения в виде пятен желтого цвета | 43 |
| Начальник отдела кадров | |
О.И. Филиппова | ||
| (наименование должности работника) | подпись | (расшифровка подписи) |
Дата 20.07.2020
* * *
Срок хранения личных дел руководителей и работников организации составляет 50/75 лет. Это означает, что хранить дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 г., надо 50 лет, а дела, законченные делопроизводством до указанной даты, — 75 летст. 445 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок этот исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
И поскольку срок весьма велик, есть вероятность, что фирма ликвидируется раньше, чем он истечет. В таком случае сдайте личные дела работников в государственный или муниципальный архивп. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Так в случае необходимости ваши сотрудники смогут подтвердить факт работы в вашей организации.
Понравилась ли вам статья?
- Почему оценка снижена?
- Есть ошибки
- Слишком теоретическая статья, в работе бесполезна
- Нет ответа по поставленные вопросы
- Аргументы неубедительны
- Ничего нового не нашел
- Нужно больше примеров
- Тема не актуальна
- Статья появилась слишком поздно
- Слишком много слов
- Другое
Поставить оценку
Комментарии (0)
Оценивать статьи могут только подписчики журнала «Главная книга» или по демодоступу.
-
я подписчик электронного журнала
-
я не подписчик, но хочу им стать
-
хочу читать статьи бесплатно и попробовать все возможности подписчика
Другие статьи журнала по теме:
Кадры / Оплата труда