Должностная инструкция администратора проекта в строительстве

Администратор проекта

Должностные обязанности:

  • контроль и ведение отчетности о ходе реализации проектов;
  • составление планов-графиков выполнения предпроектных/проектных работ;
  • решение технических вопросов с субподрядными организациями;
  • сопровождение и сдача проектной документации в Главгосэкспертизу:
  • взаимодействие с гос.структурами, деловая переписка, сбор документации.
  • протоколирование производственных совещаний;
  • делопроизводство.

Требования:

  • Высшее профильное образование.
  • Опыт работы от года на аналогичной должности в промышленном строительстве.
  • Знание основ градостроительства, знание разделов проектной документации.
  • Знание Градостроительного кодекса.
  • Знание ГОСТ 21.1101-2013.
  • Знание ПОСТАНОВЛЕНИЯ РФ от 16 февраля 2008 года N 87 «О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию».

Условия:

  • Мы гарантируем достойную оплату, стабильную работу, совершенствование профессиональных навыков;
  • Работа с интереснейшими промышленными объектами
  • Оформление с первого дня в полном соответствии с ТК РФ;
  • Срок испытания 3 месяца;
  • График 5/2 с 10:00 — 19:00;
  • Офис расположен в 15 минутах пешком от ст. метро «Павелецкая».
  • Дружный, профессиональный коллектив.
  • Корпоративные мероприятия
  • По необходимости обучение за счет работодателя, повышение квалификации
  • Полный рабочий день
  • На территории работодателя.

Отправить резюме

На HeadHunter сейчас более 8000 вакансий менеджеров проектов со средней заработной платой 150 000 ₽ в месяц и «потолком» в 400 000 ₽. Рассказываем, что это за специалисты, почему работодатели готовы им хорошо платить и с чего начать, если вы задумались о карьере менеджера проектов.

Чем занимается менеджер проектов

Менеджер проектов — специалист, который управляет проектами в компании. Его задача — привести проект к успеху в срок, используя для этого все ресурсы: деньги, команду, технологии. Например, компания хочет создать мобильное приложение или построить дом, менеджер проектов — это человек, который выслушает пожелания заказчика и передаст их команде, будет контролировать все этапы строительства и отчитается перед заказчиком о результате.

«Хороший менеджер проектов работает с рисками, то есть он всегда думает немного наперед и задает вопрос: „А что, если у меня сейчас уйдет один из двух андроид-разработчиков, потянет ли второй всю команду или наша разработка встанет?“

Или: у нас 15-го числа должен быть релиз, по плану мы успеваем закончить всё 14-го, а сегодня, например, 1-е, и нужно думать, что делать, если через пару дней что-то пойдет не по плану. Имея такой запасной план действий, гораздо проще управлять проектом и будешь меньше попадать в какие-то плохие ситуации».

Рома Ковалевский

Менеджер проектов в Banuba, белорусском AR-стартапе

Менеджер проектов участвует во всех этапах:

  • общается с заказчиком;
  • собирает требования к проекту;
  • согласовывает бюджет и управляет им;
  • дробит проект на мелкие задачи;
  • ставит задачи исполнителям, следит за временем и ресурсами;
  • выявляет риски и управляет ими;
  • контролирует работу;
  • ведет проектную документацию;
  • принимает результат работы;
  • презентует проект заказчику.

Давайте на примере. В IT-компанию приходит городское такси с задачей сделать мобильное приложение: «Что-нибудь похожее на Yandex Go». Вот примерные действия менеджера:

  1. Общается с заказчиком и выясняет, какие у него требования к приложению и что в нём должно быть. Нужны ли карта и навигатор, калькулятор стоимости поездки, поиск ближайшего такси, чат для водителя и клиента, личный кабинет клиента с программой лояльности, раздел для водителей, прием платежей с карты.
  2. Планирует и определяет, сколько нужно денег, в какие сроки сделать проект, какие нужны ресурсы.
  3. Собирает команду.
  4. Дробит проект на задачи поменьше, чтобы было удобнее делать и поручать разным специалистам.
  5. Устанавливает для задач сроки, бюджеты и исполнителей из команды или нанимает фрилансеров.
  6. Следит, чтобы все задачи были выполнены, постоянно поддерживает связь с командой и заказчиком, примиряет дизайнеров и разработчиков, решает проблемы и конфликтные ситуации.
  7. Показывает готовое приложение заказчику. Отрабатывает возражения, собирает обратную связь и замечания, если надо переделать.

Какие навыки нужны менеджеру проектов

От компании к компании задачи менеджера проектов могут меняться: в IT нужно понимать, как строится разработка, в диджитале — уметь запускать рекламные кампании, в строительстве — знать, как строят дома. Идеально, если менеджер вырос в компании из технического специалиста и знает ее процессы изнутри.

Soft skills. В менеджере проектов ценят самостоятельность, целеустремленность, готовность принять решение и взять на себя ответственность.

Проектный менеджер много об­щается с командой и заказчиками, для него важны коммуникабельность и интерес к людям. Soft skills не по­лу­чит­ся вы­учить — только развить тренировками и практикой.

В профессии важно быть стрессоустойчивым. Даже когда в команде горят все дедлайны, а заказчик гневно размахивает веником — менеджер проектов должен оставаться спокойным, чтобы придумать, как выбраться из положения и довести проект до конца.

Hard skills. Свободно разговаривать на английском языке, понимать цикл разработки, управлять проектами и командой, составлять документы и отчеты. Если менеджер работает с разработчиками, ему необязательно уметь разрабатывать ПО, но, чтобы говорить с ними на одном языке, нужно знать хотя бы минимум.

«Мой рабочий день начинается в 11 утра. Стараюсь держать баланс, поэтому занимаюсь рабочими делами во внерабочее время только в экстренных случаях.

Первая задача каждый день — это планирование дня. Мне нужно проверить почту, поставить и обновить статус задач в Tick-Tick, понять, что нужно делать мне самому, а что — только контролировать. До часа дня мое самое продуктивное время: стараюсь сделать те задачи, которые требуют моего непосредственного участия.

Период с 12 до 14 часов — время, когда занимаюсь постановкой задач специалистам.

С 14 до 17 часов выделяю время на встречи с заказчиками.

С 17 до 18 часов обычно провожу собрания с командами. Не все команды работают по скраму, но если в текущий момент есть такие проекты — совещание проходит во второй половине дня».

Виталий Салахмир

Менеджер проектов в WaveAccess

«Когда я был руководителем проектов, каждое утро я садился и пробегал по списку задач на сегодня: что нужно сделать мне, а что — команде. Потом — небольшая встреча с командой или командами.

Половина дня — это встречи. Между звонками разрабатываешь планы, пишешь ТЗ, снимаешь блокировки у команды, общаешься с подрядчиками и бухгалтерией.

В работе мне помогает несколько практик:

— Всю информацию из головы я выгружаю в список задач. Так я не боюсь что-то забыть.

— Лучше сделаю хоть что-то сейчас, чем абсолютно всё, но потом.

— Делаю всё заранее. Я не тяну с выполнением до последнего момента, когда к одной срочной задаче добавляются еще две-три, которые тоже стали срочными, потому что ты на них забил. Поэтому, когда прилетают какие-то срочные внезапные задачи, у меня всегда есть время на них».

Дмитрий Иришев

Руководитель проектного офиса «СберМаркета»

Как стать менеджером проектов

В России на менеджеров проектов в институте не учат. У новичков в профессии есть два пути: самостоятельно обучиться и пройти стажировку или на текущем месте работы перейти с позиции технического специалиста.

Большинство случаев карьерного роста менеджера начинается с текущего места работы. Например, в разработке или тестировании будущий проектный менеджер дорастает для специалиста уровня сеньор, а дальше решает, куда расти. Бывшим разработчикам или тестировщикам проще всего: они знают процесс изнутри, остается только подтянуть гибкие навыки. Для менеджеров всё наоборот: они умеют вести проекты и управлять рисками, но не разбираются в специфике работы в IT.

Чтобы стать менеджером проектов, надо взять на себя больше организационной работы. Например, привести существующие процессы в компании в порядок или контролировать сроки всех задач.

Курсы. ПМ101 — бесплатный недельный курс от PMCLUB для знакомства с профессией. Поможет понять, подходит профессия или нет, получить основы и выбрать направление для развития.

«Управление проектами» — фундаментальный бесплатный курс от НИУ ВШЭ, длится 12 недель с домашними заданиями, финальным экзаменом и сертификатом об окончании курса.

После бесплатных курсов можно сдать экзамен на начальный сертификат, например CAPM от PMI. Это международный сертификат начинающего специалиста и самый эффективный способ подтянуть «матчасть». Чтобы его получить, нужно иметь 1500 часов опыта работы в сфере управления проектами или 23 часа обучения проектному менеджменту.

Как получить первую стажировку или работу

Откликаться на вакансии стажера на HeadHunter. Быть готовым к тому, что первые месяц-два придется работать бесплатно или за небольшие деньги:

20 000 ₽ — 25 000 ₽.

PM — важная должность в любой компании, он общается с клиентами, руководит процессами в проекте, и ошибки могут привести к большим потерям для бизнеса. И начинающему менеджеру даже после самых крутых курсов не доверят ведение крупного и важного проекта. Вначале необходимо пройти стажировку под руководством опытного менеджера. На старте обязанности стажера — малоинтересные и однообразные: выполнить мелкие поручения, написать технический отчет, разработать проект писем, смоделировать бизнес-процессы, тестировать информационные системы.

Написать в компанию, в которой хочется работать, и предложить себя в качестве стажера или младшего специалиста:

Первую работу нашел на хедхантере, без знакомств и рекомендаций. Ну и какие могут быть рекомендации у инженера, когда он идет в другую область — проектное управление. Искал на хедхантере по ключевым словам: «руководитель проекта», project manager.

Взяли меня в компанию по разработке электроники за то, что был опыт в разработке и немного опыта управления командой. А делать нужно было то же, что я делал раньше, — разрабатывать и руководить.

Дмитрий Иришев

Руководитель проектного офиса «СберМаркета»

Что почитать будущему менеджеру проектов

Настольная книга менеджеров проектов, карманная библия — PMBoK (Project Management Body of Knowledge) — это максимально полное изложение знаний по управлению проектами, которое признается специалистами во всем мире. На этапе знакомства с профессией эта книга скорее запутает и отпугнет. Ее читают менеджеры, которые уже прошли боевое крещение первыми проектами. Для начинающих PM рекомендуем прочитать:

  1. Том ДеМарко «Deadline. Роман об управлении проектами». Четкие рекомендации и дельные советы по управлению проектами в яркой художественной оболочке.
  2. Джозеф Хигни «Основы управления проектами». Автор описывает технологии управления проектами. Это практически пошаговая инструкция для выполнения любого проекта, основанная на личном опыте автора.
  3. Кокс Джеф, Голдратт Элияху М. «Цель. Процесс непрерывного совершенствования». В книге — о том, как научиться управлять тем, что происходит. Книга построена в формате производственного романа.
  4. Джин Ким «Проект Феникс». Книга посвящена технологии DevOps, автор в легкой художественной форме рассказывает, как ее применить, чтобы работа компании была более эффективной и дела шли в гору.
  5. Ицхак Адизес «Стили менеджмента — эффективные и неэффективные». Книга о том, как создать профессиональную и взаимодополняющую команду, которая реализует миссию компании и успешно достигнет поставленных целей.

Советы коллег тем, кто хочет освоить профессию менеджера проектов

«Сперва я бы предложил задать себе вопрос: готовы ли вы много работать с людьми. Все люди разные: не все приятные, кого-то надо уговаривать, не со всеми получается приятный диалог. А разговоры с людьми — это будни менеджера, его рутинные задачи.

Если вы готовы, то помимо профессиональных навыков, которые вы получите на работе или курсах, важно иметь хороший английский, а также технический опыт. Если вы не умеете программировать, постарайтесь прокачаться в этой области. Можете попробовать сделать простое приложение сами. Если вы уже работаете менеджером, не стесняйтесь задавать вопросы программистам о том, как устроена их работа. Тем самым вы будете прокачивать техническую экспертизу», — Рома Ковалевский, менеджер проектов в белорусском AR-стартапе Banuba.

«Тем, кто начинает карьеру менеджера проектов, советую попасть в среду, где есть культура управления проектами. Туда, где есть те, кто поправит и подскажет. Плохой сценарий — когда ты единственный менеджер на всю компанию (такое может быть в небольших веб-студиях), на которого скидывают операционку. Еще нужно разобраться в отличиях проектной деятельности от операционки (business as usual) и не ставить себе ложных целей», — Виталий Салахмир, менеджер проектов в WaveAccess.

«Прежде всего — сесть и подумать, действительно ли вам это нужно (лучше потратить на это не один день, почитать отзывы реальных менеджеров проектов о работе), и если ответ положительный, то:

  • много гуглить о менеджерстве проектов;
  • пройти все бесплатные курсы, которые можно найти;
  • вступить в специализированные группы для проектных менеджеров;
  • много общаться с коллегами, заниматься нетворкингом прямо сейчас;
  • заранее продумать баланс работы и жизни;
  • прочитать книгу «Deadline. Роман об управлении проектами»;
  • рассылать резюме везде, где только можно;
  • использовать альтернативные каналы для поиска работы: нетворкинг, друзья, родственники, группы в фейсбуке (организация признана экстремистской и запрещена на территории России) и телеграме;
  • ходить на всевозможные собеседования;
  • сесть за рабочий стол — и после этого всего этого никогда ничего не бояться.

И еще: в тяжелые моменты встреч не забывать дышать, стараться не поддаваться эмоциям, а если чувствуете, что поддаетесь, — глубоко вдохните три раза. Всегда помогает», — Светлана, менеджер проектов в Dannie group.

«Пробовать. Любые наши действия приводят к результату. Негативного опыта нет, это мы его окрашиваем в негативные цвета. А опыт показывает, чего мы хотим, а чего — нет, и как добиться результата. Если знаний недостаточно, рекомендую заняться самообучением: пройти курс или прочесть профильную литературу», — Сергей, менеджер проектов в студии интернет-маркетинга.

«Выскажу непопулярное мнение: задайте себе вопрос — точно ли вы хотите быть руководителем проектов? Если есть возможность, то попробовать пройти стажировку — самый безопасный и комфортный способ проверить свои силы.

Управление проектами — это про:

  • постоянный стресс;
  • умение, а самое главное — желание договариваться;
  • спокойно принимать тяжелые решения;
  • упорство: ошибаться и снова пробовать.

Если это всё про вас, то добро пожаловать в клуб», — Дмитрий Иришев, руководитель проектного офиса «СберМаркета».

Елена Филипова, руководитель корпоративного проектного офиса «Адванта Консалтинг», сертифицированный специалист Project Management Institute, квалификация Project Management Professional (PMP), автор книги «С чего начать внедрение проектного управления? Готовая методология контроля проектов организации»:

В одной из прошлых публикаций мы уже рассказали про виды Проектных офисов, цели создания и функции этой структуры. Продолжаем развивать тему и остановимся на том, какие ключевые роли используются в ПрОф и их функционале, и как построить эффективный Проектный офис.

Состав корпоративного Проектного офиса

Состав корпоративного Проектного офиса зависит от нескольких факторов: целей создания ПрОф, выполняемых им функций, существующей инфраструктуры компании, количества проектов в портфеле, управленческой зрелости компании и многих других. Мы рассмотрим возможный состав исходя из уникальных компетенций, которые могут потребоваться этому подразделению. Итак, какие уникальные компетенции могут быть полезны именно сотрудникам ПрОф:

  • Коммуникации – способность договариваться о правилах, выявлять ключевую информацию, формулировать итоги совещаний и т.п.;
  • Анализ и расчеты – способность рассчитывать экономическую целесообразность проектов или решений в проектах, рассчитывать доходность компании, выявлять требуемые статьи затрат или дохода;
  • Документирование – способность создания понятных и полных документов для сотрудников и руководства (регламенты, методики, шаблоны и формы);
  • Настройка ИСУП – способность настраивать существующие ИТ-инструменты под потребности процессов проектного управления, в том числе отчеты, представления и дашборды, реквизиты и справочники, печатные формы и другое;
  • Взаимодействие с топ-менеджментом – способность презентовать результаты работы по портфелю (достижение результатов проектов, исполнение финансового плана, достижение проектных целей, использование ресурсов и прочее) на высшем уровне.

Исходя из представленных компетенций для ПрОф важно выделить несколько ключевых ролей:

  • Руководитель проектного офиса (Проектный директор)
  • Методолог
  • Администратор проектов/программ
  • Администратор ИСУП

Другие роли:

  • Тренер
  • Менеджер по ресурсам
  • Координатор программ
  • Координатор портфеля
  • Аналитик

Роль: руководитель Проектного офиса (Проектный директор)

Руководитель такого подразделения как ПрОф, исходя из структуры подчинения, сам должен являться топ-менеджером или близким к нему по должности. Важно найти человека, способного не только организовать работу этого подразделения, но и на равных взаимодействовать с руководством компании, защищать интересы стратегии на уровне топ-менеджмента.

 Как правило, функциями этой роли являются:

  • Контроль соответствия проектов целям организации;
  • Контроль процессов управления портфелем и программами;
  • Организация и контроль процесса приоритезации портфеля;
  • Обеспечение представления сводной отчетности по исполнению портфеля;
  • Контроль применения корпоративной методологии и инструментов управления;
  • Контроль сроков и качества ключевых проектов;
  • Обеспечение Проектного комитета и руководителей портфеля/программ необходимой информацией для принятия решений;
  • Организация работы ПрОф.
Роль: методолог Проектного офиса

Это необычайно важная роль. На эту должность должен быть назначен сотрудник с высоким уровнем экспертности в проектном управлении. Как правило, для выполнения функций методолога требуется сертификация на основе используемого стандарта или, если стандарт еще не выбран, одного из крупнейших стандартов. Именно методолог будет определять инструменты управления системой, и от его работы зависит, насколько они приживутся в организации, насколько эффективно их можно будет использовать, какую пользу они смогут принести. Очевидно, что как минимум половина успеха работы правила зависит от содержания этого правила. Поэтому работа методолога является ядром ПрОф и всего проектного управления.

Основные функции методолога:

  • Формирование корпоративных стандартов и методологии их применения, в том числе описание процессов проектного управления;
  • Интеграция инструментов управления проектами с другими системами менеджмента;
  • Проектирование корпоративной базы знаний по проектам;
  • Разработка корпоративной системы отчетности;
  • Выполнение аудитов проектов;
  • Внутреннее обучение и сертификация.

Нельзя не заметить, что на роль методолога должен быть назначен человек с практическим опытом как руководства проектами, так и внедрения систем проектного управления. Назначение даже очень дорогого специалиста с множеством регалий может загубить построение проектного управления, если предлагаемые методы будут несовместимы с жизнью компании, если автор методик не будет представлять живого процесса управления, проблем команд, задач руководителя.

Возможно совмещение в этой роли опытного внешнего консультанта и внутреннего сотрудника, так как для многих компаний проблематично подыскать человека с нужными компетенциями. В этом случае внешний консультант обеспечит нужный уровень экспертизы, а внутренний сотрудник не позволит использовать методы, не совместимые с культурой компании.

Роль: администратор проектов/программ

Для многих проектных офисов полезно иметь в своем составе сотрудников, которые смогут профессионально обеспечить процессы проектного управления. Особенно это важно для выполнения крупных проектов и программ, где у руководителя проекта попросту не остается на это времени. Также эта роль полезна в начале внедрения КСУП, когда важно не задавить еще слабых руководителей проектов требованиями к соблюдению внутренней методологии, а показать инструменты управления, их выгоды и наладить рост корпоративной культуры. В этих случаях необходимы такие сотрудники, как администратор проектов и программ, важнейшей компетенцией которых являются коммуникации. Ведь непосредственно через коммуникации с руководителем, Заказчиком, участниками команды проекта администратор доносит проектную культуру, прививает ее, обосновывает ее значимость и эффект.

Основные функции администратора проектов/программ:

  • Поддержка процессов проектного управления, обеспечение корректности документов и процедур;
  • Соблюдение корпоративной методологии (консультации руководителя) при выполнении отдельного проекта;
  • Организация регулярных обязательных коммуникаций (с Заказчиком, командой, поставщиками и т.п.) и подготовка для этого необходимой отчетности;
  • Поддержка документооборота;
  • Актуализация базы знаний.
Роль: администратор информационной системы управления проектами (ИСУП)

ИСУП является довольно важной частью корпоративной системы управления проектами. Поэтому очень важно, чтобы работа с ИСУП была удобной, гибкой и понятной. Как правило, ИТ-решениями, их настройкой, поддержкой и обучением в организации занимается выделенное подразделение (например, ИТ-отдел), но в случае ИСУП важно обеспечить наиболее быстрое реагирование на вопросы пользователей непосредственно из ПрОф. ИТ-подразделение, наверняка, не уступит (и не должно) функции по обеспечению безопасности данных, обеспечение бесперебойной работы программного продукта. Но что касается настройки и обучения – тут важно оставить эти функции внутри ПрОф. Особенно на старте внедрения КСУП необходимо, чтобы в организации был сотрудник, свободный от другой нагрузки, способный быстро и качественно найти и представить в нужном виде информацию из системы, организовать выгрузку нужных данных, настроить регулярный отчет, справочник и т.п. Все участники проекта и заинтересованные стороны так или иначе пользуются информацией о проекте, важно помочь им делать это более эффективно, быстро и удобно.

Основные функции администратора ИСУП:

  • Предоставление доступа к информационному ресурсу (в соответствии с политикой безопасности);
  • Настройка функционала системы;
  • Обеспечение технической поддержки (первая линия);
  • Проведение обучения по использованию;
  • Взаимодействие с вендором для развития системы (обсуждение технических заданий на развитие функционала, устранение дефектов, установка обновлений и т.п.).

Для наиболее гибких систем (таких, как ADVANTA) выполнять функции администратора информационной системы может человек без специальной подготовки и знания программирования. Применимо совмещение этой функции с администратором проектов, тогда администратор становится главным помощником Руководителя проекта во всеоружии: выручает и знанием методологии управления, и предоставлением нужных функций информационной системы для управления проектом. Только в этом случае важно определить главного администратора (или архитектора), который сможет контролировать общие настройки: календари, объекты, права доступа и т.п.

Дополнительные роли

В зависимости от задач ПрОф, а также требований заинтересованных сторон возможно выделение других ролей. Если в компании ведутся сложные программы или существует несколько крупных портфелей (бизнесов) целесообразно выделить администраторов портфелей, которые обеспечат централизацию информации по проектам, представят топ-менеджерам нужные данные, организуют необходимые в рамках методологии коммуникации и принятие решений. Если компании важно строго контролировать ресурсы, то возможно выделение отдельного менеджера по ресурсам, который сможет отслеживать план по использованию ресурсов (например, бюджета), контролировать риски перерасхода, своевременно выявлять экономию и информировать о ее наличии, организовывать принятие согласованных решений о перераспределении ресурсов. Для многих компаний важной функцией ПрОф является умение расчета экономической целесообразности идей, а также отслеживание экономического эффекта для реализованных проектов. В развитых Проектных офисах, как правило, существует собственный тренер по проектному управлению, который регулярно организует учебные курсы и сертификацию для проектных команд, ведь команда проекта – временное объединение людей, для которых важно понимать используемые методы и уметь их применять.

Принципы построения эффективного Проектного офиса

Исходя из вышесказанного ПрОф – важное и незаменимое звено в процессе построения КСУП. Эффективность работы Проектного офиса прямо сказывается на результатах проектов, а, значит, и достижении стратегических целей компании. Однако многие Проектные офисы умирают, так и не достигнув целей своего предназначения. Почему так происходит? В чем ошибки при организации этого подразделения и можно ли их избежать?

Посмотрим на проблему с позиции двух самых заинтересованных сторон (ролей) проектного управления и возможных заказчиков ПрОф: со стороны топ-менеджмента и со стороны Руководителя проекта и членов его команды.

Топ-менеджмент, прежде всего, ожидает от Проектного офиса возможности простого и быстрого понимания статуса управления. Например, своевременного обнаружения существующих рисков для возможности повлиять ни них. С другой стороны, топ-менеджмент ожидает трансляцию и исполнение корпоративных стандартов, чтобы управление проектами в организации было четким, слаженным, прогнозируемым.

Если после завершения процесса внедрения КСУП у высшего руководства не появляется четкой картины, как управляются проекты, количество реализованных рисков не сокращается, нет понимания по принятым решениям, а от сотрудников поступают жалобы о трудно применимых процессах, которые тормозят получения важных результатов, – такой ПрОф будет не нужен, и топ-менеджмент никогда не будет его союзником.

Руководители проектов, со своей стороны, ожидают от ПрОф, во-первых, возможности для быстрого и качественного взаимодействия с руководством, например, приемлемое время для принятия согласованного решения по важному вопросу проекта. Во-вторых, Руководители проектов ждут от применяемой методологии усиление профессионализма управления, помощи при реализации проектов, улучшения взаимодействия с Заказчиками, командой и владельцами ресурсов. Например, понятные правила для выделения ресурсов или четкая работа по распространению важной информации у Заказчика. И если после внедрения КСУП управлять проектом стало только тяжелее, не появились инструменты для упрощения взаимодействия внутри и снаружи проекта, а топ-менеджмент не может правильно реагировать на существующие риски – руководители проектов никогда не оценят ни красивые документы, ни регалии сотрудников такого ПрОф, ни современную информационную систему, как бы она ни была хороша.

Итак, как Проектному офису обеспечить обоюдовыгодное движение к потребностям этих двух ролей?

  1. Правильно провести проект внедрения КСУП. Именно проект – с фиксацией целей, результатов, планом коммуникаций, реестром рисков и прочими приемами управления.
  2. Выбрать правильную методологию и внедрять ее, обязательно пилотируя использование документов и методик.
  3. Использовать информационную систему управления проектами в соответствии с уровнем зрелости проектного управления, сложностью проектов и компетенциями пользователей.
  4. Разработать единую систему мотивации для Руководителей проектов/программ и сотрудников Корпоративного Проектного офиса.
  5. Непрерывно совершенствовать процессы управления: анализировать применение практик проектного управления, убирать неиспользуемые и лишние инструменты и добавлять необходимые процедуры для поддержки проектов.

Таким образом, открытие Проектного офиса с соблюдением перечисленных принципов его построения может принести вашей компании массу преимуществ. Он поможет вам эффективнее инвестировать деньги в новые проекты, тщательнее управлять сроками их реализации и добиваться достижения поставленных перед бизнесом целей.

У ADVANTA есть специально созданное решение для управления проектным офисом, которое поможет выполнить стоящие перед вами задачи и достичь стратегических целей компании. 

Администрирование проектной деятельности

Администрирование проектной деятельности

Султанов Искандер Анварович

Свежие публикации автора:

Среди участников проекта наиболее значимыми субъектами являются заказчик, куратор, менеджер и его команда. Когда компания вырастает «из коротких штанишек» стадии «давай-давай», с активным применением проектной формы число проектов значительно увеличивается. Генеральный директор осознает, что хороших руководителей проектов невозможно получить столько, чтобы хватало. В подобный момент, как правило, возникает новая роль – администратор проекта. Этот специалист способен принять задачи, которые важны, но не настолько, чтобы нельзя было их передать от менеджера.

Роль администратора в проекте

Должностные обязанности PM включают документационное обеспечение и проведение совещаний проектных команд. Чем качественнее в компании поставлено управление проектами, тем больше регламентов и сопутствующей документации. Организационной и документационной работы становится все больше, она непрерывно усложняется.

Все большее число блоков управления подключается в проектную методологию: заинтересованные стороны проекта, коммуникации, риски, интеграция. Число уникальных задач развития также непрерывно растет. Вполне опытные проект-менеджеры начинают не справляться с объемом отчетности и прочей документации. Возникают срывы совещаний и заседаний групп из-за рассогласований графиков и других организационных причин.

Сам профиль PM-достиженца, нацеленного на результат, вводит менеджера во внутреннее противоречие. Он перестает находить мотивацию в «бумажной рутине», поскольку не усматривает связи между реальными действиями и соблюдением регламентных требований. Что делать, если в целом проектная идеология сильна, а качество и уровень процедур не оставляют сомнений в их целесообразности? С какого-то числа проектов (предположим, с двадцати) в компании полезно ввести обязанности администратора. Его еще называют АСУП – администратор системы управления проектами.

На первом этапе вполне допустимо обойтись половиной штатной единицы. Администратор проектов может появиться задолго до того, как в оборот управленческой терминологии будут введены понятия «проектный офис» и «корпоративная система управления проектами» (КСУП). Важно, что с этого момента определенная нагрузка с менеджеров проектов спадет. Особенно это ценно для PM-совместителей, которые являются функциональными сотрудниками служб управления или линейных производственных подразделений.

Какую роль должен принять на себя АСУП? Кто нужен менеджеру, чтобы главные задачи решались лучше? Практика свидетельствует, что администратор играет роль помощника РМ и секретаря совещаний. Наиболее опытные специалисты способны становиться также и координаторами большого числа вопросов, включая координацию команды. Исходя из реально установленной роли, должности администратора придаются должностные обязанности и соответствующие им функции.

место администратора в проекте

Место администратора в проектном окружении

Обязанности и функции администратора проектов

АСУП в крупных компаниях выполняет свои функции в составе офиса управления проектами. В зависимости от числа задач развития такие отделы бывают весьма многочисленными. С другой стороны, в средних компаниях администратор может не выделяться в отдельную должность, а быть обеспеченным административными функциями по совместительству. Квалифицированный специалист способен обслуживать большое число проектов и выступать помощником у нескольких PM. Типовые должностные обязанности администратора предусматривают:

  • помощь в организации совещаний, подготовку и согласование итоговых протоколов, контроль извещений и исполнения решений совещаний;
  • уведомление и сбор отчетов исполнителей;
  • консолидацию отчетной информации от исполнителей;
  • помощь менеджеру в подготовке справок, презентаций и отчетов;
  • подбор информации в помощь менеджеру для отчетов на стратегическом комитете (контроллинге);
  • составление регистров и реестров учета, форм мониторинга и анализа (рисков, показателей) согласно требованиям регламентов;
  • оформление актуализированных планов-графиков;
  • организацию командировок и приема участников проекта;
  • координацию совещаний рабочих групп;
  • исполнение прямых поручений PM в рамках подведомственной проектной деятельности;
  • коррекцию календарных планов, ресурсной базы и сроков;
  • выполнение коммуникационных процедур, рассылку документации по проекту заинтересованным сторонам согласно регламенту;
  • иные формы документационного обеспечения процессов управления проектом.

Функции и должностные обязанности администратора проектов требуют определенного личностного и профессионального профиля должности. Как правило, это молодой специалист с высшим (желательно экономическим) образованием. Он должен владеть основами делопроизводства, проектного менеджмента, быть опытным пользователем офисных приложений, включая Microsoft Project. Успешное прохождение аттестации на знание стандартов PMBOK и ГОСТ Р 54869-2011 обязательно. Ниже представлена выписка из примера должностной инструкции администратора.

пример должностной инструкции администратора

Фрагмент должностной инструкции администратора

Корпоративная система управления проектами даже в зачаточной стадии своего становления предполагает кооперацию и специализацию не только исполнительских функций, но и операций по управлению проектом. Это касается и обеспечения высокой производительности управленческого труда. Функции секретаря, помощника РМ и координатора выполняет новая роль – администратор проектов. Менеджеру проекта полезно знать о том, какие обязанности он может возложить на администратора, а какие сохранить у себя. Усиленная концентрация на результатах подотчетных задач, несомненно, комфортнее, так как соответствует позиции проектного лидера.

Что делает администратор проекта в процессе реализации проекта

Чтобы команда работала быстро, слажено и достигала поставленных целей, у каждого из участников должна быть определена зона ответственности, а также круг должностных обязанностей, строго соответствующих роли.

Одна из ключевых ролей – это администратор проекта.

Ниже подробно рассмотрим, что конкретно делает и за что отвечает администратор проекта в процессе его реализации.

Кто такой администратор в различных типах проектов

По факту, это отдельная штатная единица, которая координирует работу всего проекта. С одной стороны, такой функционал должен входить в круг обязанностей руководителя. И во многих сферах это действительно так.

Но бывают такие типы проектов, где координация – это сплошная рутина. Ведь даже в работе управленца много рутинных задач. Например, составление графиков и планов, дорожных карт проекта, проверка качества работ, ведение отчётности, составление и актуализация документации, смет, организация встреч и т.п. Всё это отнимает очень много времени.

Получается, что администратор – это своего рода помощник руководителя, который сможет взять на себя большинство рутинных задач. Но при этом это не офис-менеджер, так как работа по координации предполагает солидный предметный опыт и квалификацию в определённых сферах.

Основные обязанности администратора проекта

Набор обязанностей может существенно разниться в зависимости от типа проекта и состава команды, а также от используемой методологии управления (топ-10 методологий).

Если сильно упростить, что основными функциями администратора можно назвать следующие:

  • планирование,
  • отчётность,
  • контроль задач,
  • организация их исполнения.

Можно обозначить обязанности и более официально (для составления должностных обязанностей или размещения на сайтах по поиску соискателей):

  1. Обеспечение надлежащей коммуникации (сбор обратной связи, её структуризация и сортировка, преобразование к единому виду) между участниками команды.
  2. Координация деятельности членов команды по рабочим вопросам.
  3. Коммуникация с представителями заказчика – для своевременной реализации поставленных задач по проекту.
  4. Организация совещаний и командных встреч для обсуждения рабочих моментов (в рамках выбранной методологии, например, Scrum).
  5. Контроль и помощь в подготовке документации проекта.
  6. Организация и подготовка к проведению тендеров (для подготовки работы с конкретным поставщиком или заказчиком). Контроль качества документов.
  7. Журналирование (учёт и ведение) протоколов встреч – рабочих внутри группы и/или с участием представителей заказчика.
  8. Подготовка и оформление аналитической отчётности по проекту в разрезе выбранного периода (год, квартал, месяц, неделя).
  9. Загрузка документов и договоров в электронные системы учёта.
  10. Выполнение текущих поручений руководителя проекта.
  11. Помощь в разработке планов, задач, графиков, форм отчётности.
  12. Подготовка финансовых обоснований и разработка графиков финансирования, формирование списков на закупку необходимых средств/материалов.
  13. Сбор отчётов линейных исполнителей.
  14. Выявление проблем и рисков в работе проектной команды.
  15. Своевременная коррекция планов, сроков и базы ресурсов.

В некоторых случаях работодатели также включают в круг обязанностей проектного менеджера ответственность за материально-техническое оснащение (оборудование рабочих мест членов команды), организацию обучения и повышения квалификации (при наличии систем поощрения профессионального роста), а также подготовку планов назначений (актуально только для очень крупных проектов и задач).

Итого, получается, что администратор – это правая рука руководителя проекта. Именно он отвечает за организационные вопросы и вопросы технического обеспечения работы проекта, держит руку на пульсе и берёт на себя работу по документальному сопровождению проекта.

Ключевые навыки администратора

Как упоминалось выше, администратор – это не просто статист или помощник руководителя. Это полноценный участник команды, от которого зависит многое.

Поэтому он не может быть «просто секретарём».

Не случайно на роль координатора/администратора выбирают людей, у которых есть:

  • Предметное высшее образование. Администратор должен очень хорошо разбираться в теме. Если проект строительной тематики, он должен знать всё об этапах строительных работ крупных объектов. Понимать, что и зачем нужно. Если речь о программных проектах, администратор должен не понаслышке знать об используемых фреймворках, языках программирования, IDE и др.
  • Уверенное владение выбранной методологией. Конечно, хорошо, если кандидат знает разные методологии управления проектами и их нюансы. Он легко сможет адаптироваться к имеющейся (применяемой в команде).
  • Опыт и уверенное владение программными продуктами, которые используются в работе – программа для визуализации бизнес-процессов, таск-менеджеры, пакет офисных программ, групповые календари, BPM-системы и т.п.
  • Отличные коммуникативные навыки. Это тоже немаловажный фактор при ведении переговоров с представителями заказчиков, с членами команды, с поставщиками и другими лицами.
  • Опыт в создании и ведении документации проекта – техническая документация, стандарты, формы, правки, согласования и т.п.

Что не должен делать администратор

Он точно не должен выполнять чужую работу и переделывать что-то за другими членами команды.

Очень часто происходит так, что к администратору относятся как самому бесправному участнику команды, так как он вынужден выполнять любые поручения руководителя и обслуживать его работу (в формате «принеси-подай»).

Но проблема кроется не в должностных обязанностях, а в отсутствии опыта непосредственного руководителя или в неправильном стиле его управления. Часто выбирается авторитарный стиль, так как для РФ и стран СНГ привычна «Красная» корпоративная культура («Я начальник, ты дурак»).

В реальности администратор проекта должен быть первым замом руководителя, готовым занять его место в случае отсутствия. Администратор и руководитель должны работать слаженным тандемом. Только так у них и у всей команды получится достичь высоких результатов.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Агрокиллер инструкция по применению дозировка как разводить от сорняков
  • Авторитарный стиль руководства педагогическом коллективе
  • Цена кандид мазь инструкция по применению цена отзывы аналоги
  • Вольтарен мазь инструкция по применению цена отзывы аналоги таблетки цена
  • Граммидин леденцы для горла инструкция по применению