Должностная инструкция архивариуса 2021 профстандарт образец

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]

[число, месяц, год]

М. П.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Источник

Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:

  • комплектование;
  • систематизация;
  • учет;
  • использование — постановка задачи поиска и его осуществление.

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Кто такой архивариус

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

  • муниципальные и государственные хранилища;
  • фонды хранения видео- и аудиодокументов;
  • крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Профстандарт архивариуса

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

  • названия должностей;
  • какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
  • юридическую базу подготовки и занятости;
  • основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

  • положения гл. 43 ТК РФ;
  • устав;
  • требования профстандарта;
  • локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Обязанности архивариуса

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

Должностная инструкция архивариуса

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

4. Права

Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Архивариус несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Источник

Инструкция делится на несколько частей:

• общая информация; • круг обязанностей; • права; • ответственность.

В первой части идет речь о требованиях к образованию, опыту работы, оговаривается, кто имеет право назначать и увольнять с должности, кому работник непосредственно подчинен, кто его замещает, какими навыками должен обладать и т. д.

Ниже приведен типичный пример.

1. Архивариус – технический исполнитель. 2. Уровень образования: • начальное профессиональное; • среднее общее + специальная подготовка. 3. Лицо, назначающее и освобождающее с должности. Например, генеральный директор. 4. Архивариусу положено знать следующее: • правовые акты и другую информацию по архивному делу; • как документы принимаются, сдаются и хранятся в архиве; • ведение учета, составление отчетности; • ЕГСД; • структуру компании; • технику безопасности; • распорядок дня. 5. Должностное лицо (лица), которому работник непосредственно подчиняется. 6. Кто замещает работника в период его отсутствия на работе.

Нормативная база

«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» утв. Постановлением Минтруда России №37 от 21.08.1998
Приказ Минтруда России №266н от 19.04.2018 «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по формированию электронного архива»»

Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020 «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»»

III. Характеристика обобщенных трудовых функций

3.1. Обобщенная трудовая функция

Наименование Выполнение работ по созданию графических образов документов в системе электронного архива Код A Уровень квалификации 3
Происхождение обобщенной трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей Оператор по сортировке и обработке документов
Оператор по переводу документов в электронный вид
Оператор по сканированию документов
Требования к образованию и обучению Среднее общее образование
Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
Требования к опыту практической работы —
Особые условия допуска к работе —
Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКЗ 4415 Регистраторы и копировщики
ОКПДТР 15636 Оператор копировальных и множительных машин

3.1.1. Трудовая функция

Наименование Подготовка документов к сканированию для электронного архива Код A/01.3 Уровень (подуровень) квалификации 3
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Формирование акта или описи при приеме документов от структурных подразделений или функционального заказчика для электронного архива
Расфальцовка широкоформатных документов для электронного архива
Удаление приспособлений, скрепляющих страницы документов
Изъятие документов из файлов
Наклеивание малоформатных документов на лист формата, установленного законодательством Российской Федерации для архивного хранения
Расформирование документов на комплекты, группы, типы документов
Нанесение штрихкодов на документы для архивного хранения
Приведение документов к требуемому формату в соответствии с установленными требованиями для архивного хранения
Вкладка листов — разделителей между комплектами, группами, типами документов для архивного хранения

Необходимые уменияВести прием документов с подготовкой акта или описи для архивного хранения

Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива
Подготавливать документы к сканированию, исключая возможность нанесения вреда бумажным оригиналам для архивного хранения

Необходимые знанияМетодические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и их возврата в исходное состояние в системе электронного архива

Требования к проведению сверки наличия документов в момент приема для архивного хранения
Правила хранения документов в соответствии с их типами для архивного хранения
Технологии подготовки документов к сканированию в системе электронного архива
Порядок формирования документов в комплекты, группы, типы для архивного хранения
Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения
Требования к установленным нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения
Требования законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации
Требования охраны труда

Другие характеристики

3.1.2. Трудовая функция

Наименование Сканирование документов для электронного архива Код A/02.3 Уровень (подуровень) квалификации 3
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Проверка штатного функционирования сканирующего оборудования для архивного хранения
Укладка документов в технологические конверты для архивного хранения
Укладка документов в сканер
Контроль работы сканирующего оборудования
Повторное сканирование документов при сбое в работе сканирующего оборудования
Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
Изъятие документов из сканера

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером для сканирования документов

Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива
Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива

Необходимые знанияТребования к качеству и результатам сканирования в системе электронного архива

Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
Сроки выполнения работ для архивного хранения
Требования к нормам выработки для архивного хранения
Требования охраны труда
Методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.1.3. Трудовая функция

Наименование Возврат документов в исходный вид Код A/03.3 Уровень (подуровень) квалификации 3
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Скрепление документов скрепками, скобами
Вложение документов в файлы
Фальцовка широкоформатных документов
Вложение документов в папки, скоросшиватели, коробки
Фиксация местонахождения документов в системе учета
Изъятие листов — разделителей из документов
Возврат документов структурным подразделениям (функциональному заказчику)
Передача документов в архив организации для хранения
Формирование акта или описи при передаче документов в архив организации для хранения

Необходимые уменияОрганизовывать процесс по возврату документов структурным подразделениям с подготовкой акта или описи

Пользоваться базами данных организаций для архивного хранения, в том числе удаленными
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
Приводить документы в первоначальное состояние, исключая возможности нанесения вреда бумажным оригиналам

Необходимые знанияМетодические документы, определяющие порядок приемки документов, их подготовки к сканированию и возврата в исходное состояние

Требования к проведению сверки наличия документов в момент передачи документов заказчику
Порядок учета фактического местонахождения документов
Технологии возврата документов в исходный вид для передачи документов заказчику
Установленные сроки выполнения работ для передачи документов заказчику
Требования к установленным нормам выработки передачи документов заказчику
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации
Требования охраны труда

Другие характеристики

3.1.4. Трудовая функция

Наименование Контроль качества результатов сканирования документов в системе электронного архива Код A/04.3 Уровень (подуровень) квалификации 3
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Контроль соответствия результатов сканирования установленным требованиям или фактическому состоянию оригиналов документов в системе электронного архива
Удаление технологических и пустых листов
Повторное сканирование документов при несоответствии результата сканирования установленным требованиям к качеству в системе электронного архива
Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере в системе электронного архива
Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером для сканирования документов в системе электронного архива

Пользоваться различными видами сканирующего оборудования для архивного хранения, осуществлять замену расходных материалов, подлежащих износу
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации в системе электронного архива
Устранять сбои и ошибки в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров

Необходимые знанияТребования к качеству и результатам сканирования

Требования к эксплуатации сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
Установленные сроки выполнения работ по подготовке документов для архивного хранения
Требования к нормам выработки по подготовке документов для архивного хранения
Требования охраны труда
Подходы и методики выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров в системе электронного архива
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.1.5. Трудовая функция

Наименование Обработка графических образов документов в системе электронного архива Код A/05.3 Уровень (подуровень) квалификации 3
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Увеличение яркости и контрастности графических образов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
Удаление черных полей, вкраплений и элементов, не имеющих отношение к оригиналам документов в системе электронного архива
Выравнивание и довороты графических образов по горизонтали и вертикали в системе электронного архива
Определение места хранения графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
Сохранение графических образов документов на персональном компьютере для архивного хранения
Приведение графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером и специализированным программным обеспечением, позволяющим осуществлять обработку графических образов документов в системе электронного архива

Сохранять графические образы документов на персональном компьютере для архивного хранения
Выполнять работы по приведению графических образов документов в формат, установленный для архивного хранения документов в системе электронного архива

Необходимые знанияТребования к качеству и результатам обработки графических образов документов в системе электронного архива

Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
Сроки выполнения работ по обработке графических образов документов в системе электронного архива
Требования к нормам выработки по обработке графических образов документов в системе электронного архива
Требования охраны труда
Методики обработки графических образов документов, выявления и устранения сбоев и ошибок в работе сканирующего оборудования и персональных компьютеров
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.2. Обобщенная трудовая функция

Наименование Формирование и загрузка данных в систему электронного архива Код B Уровень квалификации 4
Происхождение обобщенной трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей Специалист архива
Специалист по индексированию документов
Требования к образованию и обучению Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена
или
Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена (не профильное) и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы Не менее одного года по созданию графических образов документов
Особые условия допуска к работе
Другие характеристики

Дополнительные характеристики

Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКЗ 4132 Служащие по введению данных
ОКПДТР 26541 Специалист
ОКСО 7.46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение

3.2.1. Трудовая функция

Наименование Распознавание текста документа по смыслу и содержанию с последующей классификацией и индексацией в системе электронного архива Код B/01.4 Уровень (подуровень) квалификации 4
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Запуск процесса автоматизированного контекстного распознавания содержимого документов при помощи специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
Контроль качества контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива
Исправление ошибок автоматизированного распознавания содержимого документов для архивного хранения
Сохранение результатов контекстного сканирования с вводом необходимых атрибутов документа для архивного хранения
Формирование итоговых таблиц по атрибутам документов на основании контекстного распознавания и ввода атрибутов документов для архивного хранения

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером и программным обеспечением для контекстного распознавания документов в системе электронного архива

Выполнять процедуры повторной загрузки данных в случае наличия ошибок или сбоев
Сохранять результаты контекстного сканирования с вводом необходимых атрибутов документа для архивного хранения
Формировать итоговые таблицы для архивного хранения

Необходимые знанияТребования к качеству и полноте контекстного распознавания и индексации по каждому типу документов в системе электронного архива

Требования к составу и формату итоговых таблиц в системе электронного архива
Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
Сроки выполнения работ и нормы выработки контекстного распознавания документов на предмет наличия несоответствий с текстом бумажных документов в системе электронного архива
Требования охраны труда
Методики ввода данных и исправления ошибок контекстного распознавания в системе электронного архива
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.2.2. Трудовая функция

Наименование Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива Код B/02.4 Уровень (подуровень) квалификации 4
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Формирование (перевод) обобщенных данных по результатам сканирования и индексации документов в формат баз данных используемой системы в электронном архиве
Загрузка обобщенных данных в систему электронного архива
Проверка полноты соответствия изображения и целостности данных, загруженных в систему электронного архива
Повторный запуск процесса загрузки данных в систему электронного архива в случае наличия ошибок или сбоев

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером и программным обеспечением для контекстного распознавания документов

Загружать данные в различные информационные системы электронного архива
Проверять соответствие изображения и целостность данных, загруженных в систему электронного архива
Выполнять процедуры повторного запуска программного обеспечения в случае наличия ошибок и сбоев системы электронного архива

Необходимые знанияТребования к формату баз данных системы электронного архива

Методики оценки качества загруженных данных в систему электронного архива
Правила использования персональных компьютеров и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
Сроки выполнения работ и нормы выработки формирования и загрузки обобщенных данных в систему электронного архива
Требования охраны труда
Последовательность действий для загрузки данных в систему электронного архива
Требования законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.3. Обобщенная трудовая функция

Наименование Руководство процессом сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива Код C Уровень квалификации 6
Происхождение обобщенной трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей Заместитель начальника отдела (службы, департамента) по сканированию и обработке данных
Начальник отдела (службы, департамента) по сканированию и обработке данных
Руководитель отдела (службы, департамента) по сканированию и обработке данных
Требования к образованию и обучению Высшее образование — бакалавриат
или
Высшее образование (не профильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (не профильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы Не менее одного года выполнения работ по формированию и загрузке данных в систему электронного архива при высшем образовании
Не менее двух лет выполнения работ по формированию и загрузке данных в систему электронного архива при среднем профессиональном образовании
Особые условия допуска к работе —
Другие характеристики Дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации

Дополнительные характеристики

Наименование документа Код Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
ОКЗ 1213 Руководители в области определения политики и планирования деятельности
ЕКС — Начальник отдела (заведующий отделом) архива
ОКПДТР 24705 Начальник отдела (функционального в прочих областях деятельности)
ОКСО 7.46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
7.46.03.02 Документоведение и архивоведение

3.3.1. Трудовая функция

Наименование Управление деятельностью по контролю функционирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива Код C/01.6 Уровень (подуровень) квалификации 6
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Проведение инструктажа персонала по технологии выполнения работ и требованиям к качеству выполнения работ в системе электронного архива
Обучение персонала вводу и обработке данных согласно требованиям, установленным технологическим регламентом в системе электронного архива
Контроль соответствия выполняемых работ по вводу и обработке данных требованиям, установленным технологическим регламентом в системе электронного архива
Контроль норм выработки ввода и обработки данных в системе электронного архива
Внесение изменений в технологический процесс для достижения наилучших результатов по вводу и обработке данных в системе электронного архива
Консультирование сотрудников по вопросам технологического процесса и качества сканирования в системе электронного архива
Обеспечение рабочих мест техническими средствами в соответствии с технологическими требованиями, установленными в системе электронного архива

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером для ввода и обработки данных в системе электронного архива

Проводить обучение и инструктаж персонала по функционированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
Определять оптимальные методики выполнения работ в системе электронного архива для достижения обозначенных результатов с минимальными затратами
Составлять регламенты, инструкции, технические задания и технические требования в системе электронного архива
Настраивать и обслуживать сканирующее оборудование для системы электронного архива
Устанавливать программное обеспечение для функционирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива

Необходимые знанияПорядок организации процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива

Методики обучения и оценки персонала по функционированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
Производственные нормативы для составления регламентов функционирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
Порядок использования персонального компьютера и специализированного программного обеспечения в системе электронного архива
Требования охраны труда
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.3.2. Трудовая функция

Наименование Разработка локальных нормативных актов по вопросам организации процесса сканирования в системе электронного архива Код C/02.6 Уровень (подуровень) квалификации 6
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Определение потребности в разработке локальных нормативных актов и методических документов в системе электронного архива
Подготовка инструкций, регламентов, технологических карт по организации процесса сканирования в системе электронного архива
Внесение изменений и уточнений в инструкции, регламенты, технологические карты по организации процесса сканирования в системе электронного архива

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером для составления инструкций, регламентов, технологических карт по организации процесса сканирования в системе электронного архива

Составлять регламенты, инструкции, технические задания и технические требования по вопросам организации процесса сканирования в системе электронного архива
Оптимизировать производственные процессы сканирования в системе электронного архива

Необходимые знанияПорядок организации процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива

Производственные нормативы для построения регламентов процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива
Правила использования специализированного программного обеспечения для процесса сканирования и индексации документов в системе электронного архива
Требования охраны труда
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

3.3.3. Трудовая функция

Наименование Стратегическое планирование и построение процессов сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива Код C/03.6 Уровень (подуровень) квалификации 6
Происхождение трудовой функции Оригинал Заимствовано из оригинала
Код оригинала Регистрационный номер профессионального стандарта
Трудовые действия Выявление требований функциональных заказчиков к качеству сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
Организация и проведение тестовых работ по сканированию для выявления скрытых особенностей документов и уточнения требований к результатам сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
Формирование требований к составу и количеству технических средств и программного обеспечения, необходимых для выполнения работ по сканированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
Подготовка и согласование технического задания или технических требований к сканированию, индексации и формированию итоговых баз данных в системе электронного архива
Определение и расчет норм выработки на каждый вид работ в системе электронного архива
Анализ потребности в техническом обеспечении средствами сканирования, ввода, обработки данных в системе электронного архива

Необходимые уменияПользоваться персональным компьютером для проведения тестовых работ по сканированию, ввода и обработке данных в системе электронного архива

Определять требования к техническим средствам и программному обеспечению для выполнения работ по сканированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
Оптимизировать технологию и производственные процессы сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
Составлять квалификационные требования к персоналу, обеспечивающему процессы сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива

Необходимые знанияПорядок организации и технология процесса сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива

Производственные нормативы процессов сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
Состав и количество технических средств для соблюдения технологии и качественного выполнения работ по сканированию, вводу и обработке данных в системе электронного архива
Требования к нормам выработки процессов сканирования, ввода и обработки данных в системе электронного архива
Требования охраны труда
Основы законодательства Российской Федерации в области обработки, хранения, распознавания персональных данных и конфиденциальности информации

Другие характеристики

Архивариус: особенности профессии

Согласно Квалификационному справочнику должностей, утвержденному Постановлением Министерства труда РФ №37 от 21.08.1998, архивариус является отдельной профессией.

Архивариус — это должностное лицо, в обязанности которого входит обеспечение сохранности документов в архиве, их своевременная опись и ликвидация (после того как обязательный срок хранения истечет). Обязанности архивариуса для резюме чаще всего включают в себя:

  • создание системы хранения документов на предприятии;
  • их отбор, упорядочивание и использование по запросам подразделений;
  • контроль над ведением делопроизводства в компании и др.

Полный список обязанностей архивиста приведен в должностной инструкции, с которой обязаны знакомить каждого работника.

Использование профстандарта в практической деятельности

Эффективное использование профстандартов работодателем предполагает следующий порядок операций:

  1. Написание регламента, где документируют их внедрение в кадровое делопроизводство организации-нанимателя.
  2. Рассмотрение организационной структуры работодателя и имеющихся отраслевых особенностей, а также деятельности персонала.
  3. Ревизия и оценка актуальности действующих документов по персоналу.
  4. Изменение документации по персоналу с помощью соответствующих профстандартов.
  5. Создание на базе обновленной документации новых квалификационных параметров.

В результате проведенных мероприятий менеджмент организации приобретает новые возможности по управлению подчинёнными, причем на корректной, с точки зрения трудового законодательства, основе. Некоторые из этих возможностей:

  • Получение базы для тестирования уровня профессионализма персонала.
  • Оценка востребованности в таких организационных преобразованиях, как введение новых должностей, перераспределение обязанностей и т.д.
  • Оценка необходимости прохождения действующими сотрудниками дополнительного профильного обучения.

Какие требования к квалификации работника

Требования к профессии зависят от того, какая категория присвоена специалисту. Так, для работников архивов муниципальных образований (утв. Приказом Минздравсоцразвития России №338н от 11.04.2012) установлены следующие:

  1. Для архивиста первой категории обязательным является наличие высшего профессионального образования по одной из следующих специальностей: «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение» или «История». При наличии дипломов по этим специальностям требования к стажу не предъявляются. Допустимо и среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение», но такой кандидат обязан иметь стаж профессиональной деятельности не менее двух лет.
  2. Архивисту второй категории необходимо иметь среднее профессиональное образование по направлению «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и не менее года рабочего стажа по направлению профессиональной деятельности.
  3. Архивист, не имеющий категорий, вправе работать в этой должности при наличии среднего профессионального образования. Требования к наличию стажа не предъявляются.

Знание:

  • нормативной базы РФ, которая регламентирует отношения в сфере архивного дела;
  • нормативных документов и методических материалов, которые напрямую касаются его деятельности;
  • основ текстологии и вспомогательных исторических дисциплин;
  • содержания и состава комплекса документов, которые находятся на хранении;
  • видов систем хранения и классификации бумаг, направленных в архив;
  • условий их хранения;
  • правил и порядка составления отчетной документации — входит в обязанности архивариуса и определяет уровень его квалификации.

Бесплатно скачайте из КонсультантПлюс трудовой договор с архивариусом.

I. Общие сведения

Создание и обеспечение системы графических образов документов электронного архива 07.009
(наименование вида профессиональной деятельности) Код
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Создание и обеспечение эффективной системы графических образов документов электронного архива с использованием информационно-коммуникационных технологий
Группа занятий:
1213. Руководители в области определения политики и планирования деятельности 4132. Служащие по введению данных
4415. Регистраторы и копировщики
(код ОКЗ) (наименование) (код ОКЗ) (наименование)
Отнесение к видам экономической деятельности:
91.01 Деятельность библиотек и архивов
(код ОКВЭД) (наименование вида экономической деятельности)

Должностная инструкция

Должностная инструкция архивариуса составляется в соответствии со стандартами, описанными статьях 192.1 – 195.3 ТК РФ, на основании профстандартов:

  • по документационному обеспечению (Приказ Минтруда России №333н от 15.06.2020);
  • специалистов по формированию электронных архивов (утв. Приказом Минтруда России №266н от 19.04.2018).

Исчерпывающую информацию о том, кто такой архивариус, ищите в этих нормативных документах.

ВАЖНО!

Указанные стандарты носят рекомендательный характер, поэтому каждая компания вправе адаптировать нормативы с учетом индивидуальных особенностей предприятия.

Типовая структура должностной инструкции выглядит так:

  • общие положения;
  • обязанности работника;
  • его права;
  • ответственность, которую понесет специалист в случае недобросовестного исполнения трудовых обязанностей.

Перечислим по пунктам, что входит в обязанности архивариуса и что можно добавить в его должностную инструкцию:

  • проведение работ по оценке наличия и состояния материалов, ранее переданных на хранение;
  • отбор документов в зависимости от их состояния для страхового копирования, реставрации и восстановления;
  • топографирование;
  • подготовка целевой экспертизы для определения ценности материалов, находящихся на хранении;
  • прием документации на постоянное или временное хранение;
  • выдача материалов по запросу сотрудников предприятия, их обратный прием и размещение на отведенных для них местах хранения;
  • контроль за соблюдением нормативов по хранению;
  • оформительные работы;
  • обеспыливание и прошивка;
  • оказание помощи сотрудникам архивов и делопроизводства организаций;
  • работы по созданию каталогов, баз данных и автоматизация работы архива;
  • подготовка материалов для новостных порталов и СМИ;
  • исполнение поступающих запросов;
  • обслуживание посетителей в читальном зале архива (в случае его наличия);
  • сверка текстов с оригиналами;
  • описание печатей, подписей и других особенностей документов;
  • участие в мероприятиях по спасению и эвакуации документов в чрезвычайных ситуациях.

Должностная инструкция архивариуса

На время отсутствия архивариуса его функциональные обязанности, права и ответственность в полной мере переходят к другому сотруднику компании, назначенному приказом директора предприятия. Следовательно, ответ на вопрос, может ли выполнять обязанности архивариуса заместитель директора, положительный. Замещать вправе любой специалист, обладающий достаточной квалификацией, в том числе и заместитель директора.

Права

Сотрудник, принятый на должность архивариуса (архивиста), наделяется следующими правами:

  • правом подписи в рамках должностных обязанностей;
  • может вносить предложения по реконструкции работы архива с целью оптимизации его деятельности;
  • получение сведений, необходимых для обеспечения надлежащей работы от других сотрудников предприятия;
  • информирование руководства организации о проблемных моментах в работе;
  • право требовать поддержания условий, необходимых для качественной работы службы.

Ответственность

Ответственность архивариус в соответствии с должностной инструкцией несет в следующих случаях:

  1. При неисполнении трудовых функций, определенных трудовым договором в форме, указанной в законодательстве и внутренних правилах предприятия.
  2. За раскрытие внутренней информации. Форма ответственности определяется в соответствии с законодательством РФ.
  3. При нарушении действующего законодательства РФ.
  4. За ущерб, который работодатель понес по его вине (в пределах, которые заданы соответствующими частями законодательства).

Нормативно-правовая основа профстандартов

Федеральный закон 122-ФЗ, принятый 2 мая 2015, включает основные положения, на которые опирается действие профстандартов. В соответствии с ними, их применение обязательно в ситуациях, если:

  • Работодателем является учреждение из государственного сектора или частная компания, более 50% которой принадлежит государству – Постановление Правительства №584.
  • Для должности специально введены в законодательство квалификационные параметры – ст. 195.3 ТК.
  • Представители профессии пользуются льготами и правами на компенсацию или для них специально установлены ограничения – ст. 57 ТК РФ.

За исключением этих трех ситуаций, наниматель может применять профстандарты по своему желанию. Стимулы для их использования:

  • Возможность прописать параметры по опыту, образованию, знаниям, которым будут обязаны соответствовать сотрудники и кандидаты на работу.
  • Создание базы для оценки и переаттестации сотрудников.
  • Совершенствование кадровой документации, что полезно для профилактики споров с представителями проверяющих её корректность госструктур.
  • Создание основ для получения персоналом надлежащего дополнительного образования.

Эти и другие возможности базируются на продвигаемых государством профстандартах, что уменьшает вероятность предъявления претензий к организации-работодателю от сотрудников и контролирующих инстанций.

Внимание! Основные вопросы, возникающие у работодателей по применению должностных стандартов, разобраны Минтрудом в Письме №14-0/10/В-2253.

IV. Сведения об организациях – разработчиках профессионального стандарта

4.1. Ответственная организация-разработчик

НП «Национальная ассоциация офисных специалистов и административных работников», город Москва
Директор Хлюснева Людмила Петровна

4.2. Наименования организаций-разработчиков

1 Национальная ассоциация архивистов и дело, город Москва
2 ООР «Российский союз промышленников и предпринимателей», город Москва
3 ООО «Демос Альянс», город Москва
4 ООО «Сервис сертификации», город Москва
5 ООО «Сфера», город Москва
6 ООО «Центр экспертизы и сертификации», город Москва
  1. Общероссийский классификатор занятий.
  2. Общероссийский классификатор видов экономической деятельности.
  3. Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.
  4. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.
  5. Общероссийский классификатор специальностей по образованию.
Источник

Кадры

Что должен знать и уметь архивариус

Должностные обязанности архивариуса:

  • формирование архива организаций любых организационно-правовых форм;
  • эффективное управление архивными делами (документами);
  • внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение эффективного управления архивными (делами) документами.

Что это за работник и чем он занимается

Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.

обязанности архивариуса для резюме

Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.

Требования к архивариусу

В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.

Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).

Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).

За неприменение профстандартов, как и за нарушения законодательства о труде, работодатель несет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.

Архивариус: требования к работнику и основная функция

Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.

Кто такой архивариус

Должностные обязанности

Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.

В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.

Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.

какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов

Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).

Обязанности архивариуса

Права и ответственность архивариуса

Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

4. Права

Специалист имеет право:

4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.

4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).

4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.

4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.

4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.

4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.

5. Ответственность

Специалист несет ответственность за:

5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.

5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.

5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.

5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.

5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.

За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.

Об авторе статьи

Дмитриева Наталья

Дмитриева Наталья

Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru

Вместе с эти материалом часто ищут:

Справка об отсутствии коронавируса на английском языке — это документ, подтверждающий, что человек не заражен новой инфекцией. Такая бумага пригодится гражданам, собирающимся за границу.

15 декабря 2020

Сколько действует справка ПЦР на коронавирус — от 2 до 7 дней. Организация, требующая документ, вправе сама решать, какой период для нее приемлем, но для некоторых из них срок действия установлен законом.

26 октября 2021

Подготовка документов к архивному хранению — это процедура экспертизы, обработки и передачи регистров для дальнейшего сбережения. Бумаги содержат как в самой организации, так и в стороннем специализированном учреждении.

10 июня 2021

Законно ли требовать справку об отсутствии коронавируса у работников — нет, работодатели не могут запрашивать у сотрудников документальное подтверждение незаражения COVID-19.

17 ноября 2020

Источник

В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc

Образец должностной инструкции архивариуса

I. Общие положения

  1. Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
  2. В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
  3. Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
  4. Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
    • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
    • опыт работы с архивами от одного года.
  5. Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
    • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
    • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
    • система сортировки документов по различным параметрам;
    • нормы приема документов в архив;
    • стандарты хранения документации в архиве;
    • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
    • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
    • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
    • правила проверки корректности документации;
    • сроки проведения основных работ с документами;
    • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
    • порядок списания и ликвидации документов;
    • нормы трудового распорядка и дисциплины.
  6. Архивариус ориентируется на:
    • действующие законы;
    • профильные нормативы;
    • положения данной инструкции;
    • соответствующие документы организации.

II. Обязанности

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

  1. Обеспечение сохранности архивированной документации.
  2. Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
  3. Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
  4. Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
  5. Участие в составлении описи имеющихся документов.
  6. Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
  7. Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
  8. Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
  9. Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
  10. Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
  11. Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
  12. Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
  13. Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
  14. Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
  15. Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
  16. Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.

III.Права

Архивариус наделен следующими правами:

  1. Подписывать документы в пределах своих полномочий.
  2. Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
  3. Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
  4. Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
  5. Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.

IV.Ответственность

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

  1. За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
  2. За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
  3. За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
  4. За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.

Параметры составления документа

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.

При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

  • Общая часть.
  • Обязанности специалиста.
  • Его трудовые права.
  • Ответственность за нарушения.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

  • Особенности должностных взаимоотношений.
  • Условия работы специалиста.
  • Параметры, по которым оценивают результаты его работы.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Общий раздел

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

  • порядок его приема на работу и увольнения;
  • порядок его временной замены;
  • умения, которыми он должен обладать;
  • квалификационные стандарты.

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.

Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Обязанности

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.

Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.

Права

Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.

Ответственность

Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Электронные торги как участвовать пошаговая инструкция для физических лиц
  • Руководство для отцов купить
  • Ввод учредителя в ооо пошаговая инструкция 2022
  • Мтс в саратове руководство
  • Ирвис к300 руководство по эксплуатации