Должностная инструкция архивариуса в образовательном учреждении

Кто такой специалист архива

Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.

Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:

• муниципальные и государственные хранилища;
• фонды хранения видео- и аудиодокументов;
• крупные организации и предприятия с большим документооборотом.

Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.

Регламентирующие законы и НПА

Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.

По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:

• названия должностей;
• какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
• юридическую базу подготовки и занятости;
• основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.

Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:

Требования к квалификации

Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.

Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».

Должностные обязанности и инструкция

При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:

• положения гл. 43 ТК РФ;
• устав;
• требования профстандарта;
• локальные акты компании.

Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.

Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.

На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.

Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.

Права и ответственность

Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.

Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ
от 7 октября 1998 г. N 65

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

В соответствии с решением коллегии Росархива от 30.09.98 «О типовых должностных инструкциях работников федеральных государственных архивов» и в целях совершенствования организации работы федеральных государственных архивов приказываю:

1. Утвердить и ввести в действие одобренные коллегией Росархива «Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов» (прилагаются).

2. Директорам федеральных архивных учреждений организовать в I квартале 1999 г. разработку и утверждение конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов с учетом специфики соответствующего федерального архивного учреждения.

3. Управлению организационной, правовой и кадровой работы (Пономаревой В.И.):

3.1. Оказать федеральным архивным учреждениям методическую помощь в разработке конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов.

3.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.

Руководитель службы
В.П.КОЗЛОВ

Утверждены
Приказом
Федеральной архивной
службы России
от 7 октября 1998 г. N 65

ТИПОВЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ

Общие положения

Настоящее Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов разработаны в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России», Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 ноября 1995 г. N 1101 «Об оплате труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 июня 1996 г. N 39 «О должностных окладах и других условиях оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Приказом Федеральной архивной службы России от 4 июля 1996 г. N 29 «О введении новых условий оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Примерными положениями о структурных подразделениях федеральных архивов, утвержденными Приказом Федеральной архивной службы России от 7 мая 1998 г. N 34.

Должностные инструкции являются документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Типовые должностные инструкции обязательны для применения в федеральных государственных архивах при разработке конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов, закрепляющих их обязанности и полномочия. В конкретные должностные инструкции могут быть внесены уточнения и дополнения в соответствии со спецификой архива, штатной расстановкой и условиями работы.

Должностные инструкции руководителей федеральных государственных архивов не разрабатываются, так как их функции, обязанности и ответственность определяются положением об архиве, а также распределением обязанностей между директором архива и его заместителями.

Типовая должностная инструкция на должность заместителя начальника отдела не составляется, поскольку его должностные обязанности, полномочия, требования к знаниям и квалификации определяются на основе должностной инструкции руководителя данного подразделения, распределения обязанностей между начальником отдела и его заместителем.

Типовые должностные инструкции разработаны для должностей начальников отделов и специалистов федеральных архивов. При подготовке конкретных должностных инструкций для работников неохваченных должностей можно руководствоваться «Тарифно — квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих» (М., 1992).

Наименования должностей для руководящих работников и специалистов федеральных государственных архивов установлены в соответствии с Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 июня 1996 г. N 39 «О должностных окладах и других условиях оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации».

Типовая должностная инструкция по каждой должности содержит четыре раздела: «Должностные обязанности», «Имеет право», «Должен знать» и «Квалификационные требования».

Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции и конкретные обязанности, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел «Имеет право» содержит перечень основных должностных прав, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при непосредственном выполнении возложенных на него должностных обязанностей.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных и правовых знаний, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Квалификационные требования» устанавливает уровень образования и стаж работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.

Начальник отдела

Должностные обязанности. Осуществляет руководство работой отдела, организует, координирует и контролирует выполнение всех видов архивных работ, в том числе и платных услуг, осуществляемых работниками отдела. Руководит разработкой предложений по развитию архивного дела по профильным отделу вопросам. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, планов его работы и организует их выполнение по профилю работы отдела. Разрабатывает и участвует в выполнении перспективных и текущих планов работы отдела, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход их выполнения. Составляет отчеты о работе отдела и по профильному направлению деятельности. Анализирует состояние работы по профильному направлению деятельности в архиве. Готовит проекты нормативных документов, относящихся к компетенции отдела.

Руководит и организует разработку научно — исследовательских тем и нормативно — методических документов по профильным отделу вопросам, обеспечивает их внедрение. Организует маркетинговые исследования, работу по получению грантов для проведения приоритетных исследований и работ, заключению договоров на выполнение конкретных видов работ и услуг. Обеспечивает контроль за соблюдением законодательных и иных нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства по профилю работы отдела, исполнением приказов и поручений руководства. Обеспечивает и контролирует сохранность архивных и учетных документов, архивных справочников, хранящихся в отделе или находящихся в процессе работы. Организует взаимодействие отдела с другими подразделениями архива. Организует работу по повышению квалификации работников отдела. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые работниками отдела, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, анализирует выполнение норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа. Способствует изучению и внедрению в практику работы отдела передового отечественного и зарубежного опыта по профильным отделу вопросам. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями. Организует выступления работников отдела на конференциях, совещаниях, семинарах. Осуществляет рецензирование работ, относящихся к компетенции отдела. Готовит предложения по назначению, перемещению, освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них взысканий. Контролирует соблюдение в отделе производственной и трудовой дисциплины, правил работы с документами, охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Имеет право: представлять архив по поручению руководства в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; получать в установленном порядке от учреждений и общественных организаций, других структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; участвовать в осуществлении контроля (проверок) на предприятиях, учреждениях, организациях за исполнением законодательства в области архивного дела; в установленном порядке вносить на рассмотрение совещательных органов архива вопросы, входящие в компетенцию отдела; вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; научно — исследовательские и методические разработки в области архивного дела; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации архивных документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива; средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; систему планово — отчетной документации учреждений Росархива; нормативы по труду; основы экономики, организации труда и управления; основные положения системы контроля и оценки качества работ; порядок заключения и исполнения договоров на работы, относящиеся к компетенции отдела; основы информатики и применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Главный специалист

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно творческого и организационного характера. Руководит проведением научных исследований, разрабатывает научно — методические вопросы архивоведения и документоведения по профилю работы отдела. Участвует в формировании и реализации планов развития архивного дела по профильным отделу вопросам. Готовит предложения к проектам перспективных, текущих планов и целевых программ развития архива по профилю работы отдела, планов отдела, участвует в их реализации. Осуществляет координацию работы и методическое, организационное руководство группой специалистов, выполняющих работу по профилю отдела, участка, архивохранилища, лаборатории. Готовит предложения о заключении договоров с заинтересованными учреждениями на выполнение конкретных видов архивных работ и услуг. Организует работу временных творческих коллективов для выполнения договорных работ и услуг. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных программ и пособий. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах. Участвует в подготовке проектов нормативных документов, относящихся к компетенции отдела.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

организует и координирует работу сотрудников архивохранилищ по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению, выявляет уникальные и особо ценные документы, осуществляет учет и розыск необнаруженных дел, ведет основные учетные документы, организует и проводит целевую экспертизу ценности документов. Рассматривает вопросы фондирования документов. Организует прием документов на постоянное и депозитарное хранение. Организует отбор архивных документов для проведения работ по обеззараживанию, реставрации, переплету, консервационно — профилактической обработке, контролирует качество проведенных работ. Организует осуществление контроля за температурно — влажностным, санитарно — гигиеническим и охранным режимом хранения документов, противопожарным состоянием архивохранилищ. Осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов в процессе работы с ними в архиве;

составляет списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и лицами — потенциальными источниками комплектования. Оказывает организационно — методическую помощь в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Обеспечивает контроль за соблюдением учреждениями — источниками комплектования архива законодательных актов и нормативных правовых актов в области архивного дела. Организует отбор и передачу документов учреждений и лиц — источников комплектования в архив. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в учреждениях — источниках комплектования. Организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов. Участвует в работе по заключению и выполнению договоров с учреждениями об упорядочении документов и оказании им других видов платных услуг. Проводит работу по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России;

организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов, баз и банков данных. Осуществляет тематическую разработку фондов. Проводит работу по категорированию архивных фондов. Организует и проводит работу по подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива. Осуществляет анализ и учет состояния научно — справочного аппарата, баз и банков данных по документам архива; анализирует эффективность их использования. Консультирует потребителей документной информации о составе и содержании информационно — поисковых систем архива, организует доступ к ним;

организует и проводит маркетинговые исследования в области использования архивных документов, документальных изданий. Организует и ведет работу по исследованию интенсивности и эффективности использования документов архива. Проводит экскурсии по архиву, организует выставки документов, готовит материалы для периодических изданий и средств массовой информации. Подготавливает информационные письма для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет наиболее сложные запросы, требующие высокой квалификации, специальных знаний и навыков. Организует работу читального зала архива, консультирует исследователей о составе и содержании документов архива;

является ответственным составителем документальных публикаций, организует подготовку к изданию документов, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей. Осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление, комментирование документов. Составляет научно — справочный аппарат к публикациям. Осуществляет научное редактирование публикаций.

Имеет право: участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; получать в установленном порядке от учреждений и общественных организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; участвовать в проведении проверок учреждений, организаций по исполнению законодательства в области архивного дела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей, в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; научно — исследовательские и методические разработки в области архивного дела; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; нормативы по труду; основные положения системы контроля и оценки качества работ; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

Ведущий специалист

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — аналитического и организационного характера. Участвует в научных исследованиях в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела. Принимает участие в разработке методических пособий, внедрении их в деятельность отдела. Участвует в подготовке предложений к проектам текущих, перспективных планов и целевых программ развития архива по профилю работы отдела, планов отдела и в их реализации. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, документоведения по профилю работы отдела, использует его в своей работе. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

участвует в работе по выявлению уникальных и особо ценных документов, учету и розыску необнаруженных дел, ведению основных учетных документов, целевой экспертизе ценности документов. Организует и проводит работы по проверке наличия и физического состояния дел. Осуществляет прием документов на постоянное и депозитарное хранение. Осуществляет отбор архивных документов для проведения работ по обеззараживанию, реставрации, переплету, консервационно — профилактической обработке, контролирует качество проведенных работ. Осуществляет контроль за температурно — влажностным, санитарно — гигиеническим и охранным режимом хранения документов, противопожарным состоянием архивохранилищ;

участвует в составлении списков учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и лицами — потенциальными источниками комплектования. Оказывает организационно — методическую помощь в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Участвует в работе по организации отбора и передачи документов учреждений и лиц — источников комплектования в архив. Участвует в упорядочении документов учреждений и оказании им других видов платных услуг на основе договоров. Участвует в работе по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России;

проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Участвует в ведении каталогов, баз и банков данных, тематической разработке фондов. Участвует в подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива. Участвует в осуществлении анализа и учета состояния научно — справочного аппарата, баз и банков данных по документам архива;

участвует в проведении маркетинговых исследований в области использования архивных документов, документальных изданий. Участвует в работе по исследованию интенсивности и эффективности использования документов архива. Участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации. Подготавливает информационные письма для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет сложные запросы, требующие специальных знаний и навыков. Обеспечивает обслуживание исследователей, работающих в читальном зале, организует копирование документов по запросам пользователей;

осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление, комментирование документов, составляет научно — справочный аппарат к публикациям.

Имеет право: участвовать в работе научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, выступать с сообщениями и участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; участвовать в проведении проверок учреждений и организаций по исполнению законодательства в области архивного дела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива; средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее одного года.

Специалист I категории

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — аналитического и информационно — технического характера. Участвует в подготовке предложений к проектам планов отдела и в их реализации. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

участвует в работе по ведению основных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности, приеме документов на постоянное и депозитарное хранение. Проводит работы по проверке наличия и физического состояния дел, топографированию документов. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения;

участвует в оказании организационно — методической помощи в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Участвует в упорядочении документов учреждений и оказании им других видов платных услуг на основе договоров;

участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Выполняет не требующие высокой квалификации работы при ведении каталогов, баз и банков данных, подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива;

участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации, подготовке информационных писем для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет запросы. Участвует в обслуживании исследователей, работающих в читальном зале;

участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно — справочного аппарата к публикациям. Осуществляет сверку текста с оригиналом.

Имеет право: участвовать в работе научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию; участвовать в разработке методических документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подготовке предложений к проектам перспективных и текущих планов развития архива.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; нормативно — методические документы архива по профилю работы отдела; системы хранения и классификации архивных документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на режимы и условия хранения документов; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: высшее образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года, или среднее общее образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.

Специалист II категории

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — технического характера. Участвует в реализации планов отдела. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:

участвует в работе по проверке наличия и физического состояния дел. Готовит документы к передаче в лабораторию для проведения реставрационно — восстановительных работ, дезинфекции и дезинсекции, создания страхового фонда и фонда пользования. Осуществляет обеспыливание и подшивку документов, картонирование, шифровку дел, нумерацию и проверку нумерации листов в делах, осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и возвращение на места хранения, перемещение (транспортировку) документов. Ведет вспомогательные учетные документы;

осуществляет технические виды работ при научном описании документов, усовершенствовании и переработке описей. Участвует в вводе информации в базы и банки данных;

принимает участие в техническом оформлении выставок документов. Исполняет запросы с точной ориентацией на поиск документов.

Имеет право: участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, определяющие государственную политику в области архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные положения правил работы государственных архивов; правил работ с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией по профилю выполняемых работ; нормативно — методические документы архива по профилю выполняемых работ; систему хранения и классификации архивных документов в архиве; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата архива, нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.

Специалист

Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — технического характера. Участвует в реализации планов отдела. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.

Участвует в работе по проверке наличия и физического состояния дел. Проводит шифровку дел, нумерацию и проверку нумерации листов в делах, оформление обложек, ярлыков. Осуществляет обеспыливание и подшивку документов, картонирование, выдачу документов из архивохранилища, перемещение (транспортировку) документов. Ведет вспомогательные учетные документы.

Участвует в вводе информации в базы и банки данных.

Имеет право: участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.

Должен знать: Конституцию Российской Федерации; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные положения правил работы государственных архивов, правил работ с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией по профилю выполняемых работ; нормативно — методические документы архива по профилю выполняемых работ; основные положения системы хранения и классификации архивных документов, научно — справочного аппарата в архиве; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.

Квалификационные требования: среднее общее образование без предъявления требований к стажу работы.

0

В трудовом договоре с работником в обязательном порядке должна быть указана трудовая функция такого работника, т. е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 57 ТК РФ). Уточнение и детализация трудовой функции обычно производятся в должностной инструкции.

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) должностная инструкция, наряду с правилами внутреннего трудового распорядка, штатным расписанием и другими аналогичными документами, является частью документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации.

Приведем в нашей консультации должностную инструкцию архивариуса.

Обязательно ли составлять должностные инструкции?

ТК РФ не предусматривает, что работодатель обязан составлять должностные инструкции. Поэтому привлечь к ответственности за отсутствие должностных инструкций работодателя не получится.

Однако должностная инструкция позволяет конкретизировать трудовую функцию работника, определить круг его должностных обязанностей с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). В должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Составление должностных инструкций упростит взаимодействие работника и работодателя по вопросам, касающимся содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые всегда возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима как в интересах работодателя, так и работника. Наличие должностных инструкций поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

В связи со сказанным, составление должностных инструкций в организации стоит считать целесообразным.

Должностная инструкция может как являться приложением к трудовому договору, так и утверждаться как самостоятельный документ.

Как составить должностную инструкцию

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Образец должностной инструкции архивариуса

Приведем примерный перечень должностных обязанностей архивариуса в его должностной инструкции.

Скачать бланк должностной инструкции архивариуса можно

.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

— единую государственную систему делопроизводства;

— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

— порядок ведения учета и составления отчетности;

— структуру предприятия;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации технических средств;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

— положением об архиве;

— настоящей должностной инструкцией.

— [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

— создание справочного аппарата к ним;

— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

— [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

— [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]