УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.05.2014 г. № 276н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности делопроизводителя: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Делопроизводитель относится к категории специалистов.
1.3. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Делопроизводитель подчиняется непосредственно руководителю канцелярии.
1.5. Во время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности возлагаются на других сотрудников канцелярии, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование либо среднее общее образование и закончившее программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения квалификации рабочих, служащих без предъявления требований к опыту работы.
1.7. Делопроизводитель должен знать:
• Законодательство Российской Федерации
— гражданское,
— трудовое.
• Правила речевого этикета.
• Этику делового общения.
• Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления.
• Структуру компании, руководство подразделений и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами.
• Схемы документооборота.
• Порядок и правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
• Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации.
• Типовые сроки исполнения документов.
• Принципы работы со сроковой картотекой.
• Назначение и технологию текущего и предупредительного контроля.
• Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов.
• Правила документационного обеспечения деятельности организации.
• Виды документов, их назначение.
• Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами.
• Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных управленческих документов.
• Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации.
• Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления.
• Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией.
• Порядок формирования и оформления дел, специфику формирования отдельных категорий дел.
• Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа.
• Правила выдачи и использования документов из сформированных дел.
• Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них.
• Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов.
• Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению.
• Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного сроков хранения.
• Правила составления описи дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Правила передачи дел в архив организации.
• Оформлять обложки дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов.
• Производить хронологически-структурную систематизацию дел.
• Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного сроков хранения.
• Составлять опись дел постоянного и временного сроков хранения в соответствии с действующими нормативно-методическими документами.
• Современные информационные технологии работы с документами.
• Системы электронного документооборота.
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи.
• Внутренние организационно-распорядительные документы организации.
• Правила защиты конфиденциальной служебной информации.
• Требования охраны труда.
1.8. Делопроизводитель должен уметь:
• Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации.
• Пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных (в том числе удаленными), автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации.
• Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности.
• Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства.
• Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив.
• Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения.
• Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел.
• Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.
• Правильно и своевременно формировать документы в дела с учетом их специфики.
• Систематизировать документы внутри дела.
• Обеспечивать сохранность и защиту документов организации.
• Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками.
1.9. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.
II. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. ведение документооборота компании;
2.2. учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации;
2.3. проверка, редактирование исходящих документов, регистрация документов, распределение документов по подразделениям;
2.4. определение контрольных сроков исполнения документов, контроль исполнения;
2.5. подготовка документов к архивному хранению;
2.6. ведение электронной базы документов, составление картотек;
2.7. коммуникации с курьерскими службами.
III. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
3.1. Запрашивать у руководителя канцелярии информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя канцелярии и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя о нарушениях ответственных лиц в ведении документации.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя канцелярии предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности канцелярии.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.
IV. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
V. Взаимоотношения и связи по должности
5.1. Делопроизводитель работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели и утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя канцелярии планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю канцелярии отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя канцелярии и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя канцелярии информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности сотрудников канцелярии во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.
VI. Заключительные положения
6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.
С инструкцией ознакомлен:
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.
Что входит в обязанности делопроизводителя в организации
Деловые бумаги являются неотъемлемой составляющей любого процесса в учреждении. Ведение внутреннего и внешнего документооборота с момента создания или поступления документации до сдачи ее в архив входит в обязанности делопроизводителя — специалиста по обработке документов.
Кто такой специалист по обработке документов
Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:
- общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
- должностные обязанности работника;
- права;
- ответственность.
Функции делопроизводителя в организации
Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.
| Обобщенная трудовая функция | Трудовая функция |
|---|---|
| Документационное обеспечение деятельности организации | Работа с документами |
| Текущее хранение документов | |
| Обработка дел для последующего хранения |
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:
- создание документа;
- документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
- подготовка и сдача бумаг на хранение.
Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.
В должностной инструкции делопроизводителя необходимо прописать весь функционал работника. Работа за пределами должностной инструкции должна оплачиваться дополнительно.
Ответственность работника
Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:
- дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
- административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
- уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
- материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.
Может пригодиться:
- основы делопроизводства и документооборота для новичков;
- документооборот: требования к оформлению документации.
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЬ
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии; основные положения Единой государственной системы делопроизводства; структуру предприятия и его подразделений; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов; основы организации труда; правила эксплуатации вычислительной техники; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Общие положения
- Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
- Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
- Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
- Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
- Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
- В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
- Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
- Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.
Обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель:
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
- После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
- Ведет внутреннюю базу документов компании.
- Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
- Обеспечивает ведение текущей документации компании.
- Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
- Контролирует доведение документов до их адресатов.
- Дает справки по документам компании.
- Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
- Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
- Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
- Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
- Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
Права
Делопроизводитель обладает правами:
- На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
- Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
- Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
- Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
- Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
Ответственность
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
- За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
- За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
- За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.
Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.
Принципы должностной инструкции
Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:
- Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
- Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
- Права — дается перечень прав специалиста.
- Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.
К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.
Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.
Составление должностной инструкции
Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.
Общие положения
В первую очередь, здесь прописывают:
- категорию, к которой относится делопроизводитель;
- требования по квалификации;
- кому он подчиняется;
- кто его должен заменить в случае необходимости.
Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.
Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.
Обязанности
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.
Права
В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.
Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.
Ответственность
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.
Кликните на текст документа
чтобы развернуть его целиком.
УТВЕРЖДАЮ
(наименование должности)
(подпись) (инициалы, фамилия)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
- основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
- структуру предприятия и его подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
- основы организации труда;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
1.4. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия делопроизводителя (отпуска, болезни, пр.) его обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Ведение делопроизводства в организации.
2.2. Учет получаемой и отправляемой корреспонденции.
3. Должностные обязанности
Делопроизводитель исполняет следующие обязанности:
3.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
3.2. В соответствии с резолюцией руководителей организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
3.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
3.6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
3.7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
5. Ответственность
5.1. Делопроизводитель привлекается к ответственности:
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.