Должностная инструкция для офис менеджера образец

Должностная инструкция офис-менеджера определяет круг прав и обязанностей сотрудника, занимающего соответствующую должность. В нашей статье рассмотрены основные аспекты данной инструкции, ее предназначение и порядок утверждения.

Для чего составляется инструкция

Утверждение должностной инструкции офис-менеджера поможет руководителю четко очертить круг прав и обязанностей определенного сотрудника. В случае обнаружения невыполнения или получения отказа от выполнения прописанных в инструкции обязанностей руководитель имеет право привлечь провинившегося к дисциплинарному взысканию.

В должностной инструкции работодатель указывает:

• Какие квалификационные требования предъявляются к соискателю на должность. Следовательно, при несоответствии претендента указанным в инструкции квалификационным требованиям работодатель может отказать ему в приеме на работу.
• Круг должностных обязанностей сотрудника. Закрепленные в инструкции обязанности помогут при разрешении трудового спора.
• Границы ответственности за невыполнение сотрудником обязанностей.

Инструкция дает сотруднику представление о его основных обязанностях на этой должности. Так, наличие инструкции поможет не допустить вменения сотруднику дополнительных неоплачиваемых обязанностей.

Порядок утверждения должностной инструкции

Должностная инструкция может быть утверждена как самостоятельный кадровый документ либо быть приложением к трудовому договору. Должностные инструкции, как правило, не составляются персонально для каждого сотрудника, а разрабатываются для определенной должности (письмо Роструда № 3042-6-0 от 09.08.2007).

При приеме нового сотрудника на должность офис-менеджера специалист, отвечающий за кадровый учет в организации, распечатывает два экземпляра соответствующей инструкции (в них проставляется Ф.И.О. нового сотрудника). Один из них передается работнику (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6), а второй остается в его личном деле (на этом экземпляре должна стоять роспись сотрудника об ознакомлении с документом).

Возможны и другие варианты фиксации факта ознакомления сотрудника с инструкцией:

• соответствующая запись об ознакомлении делается в трудовом договоре;
• отметка об ознакомлении ставится на отдельном листе, который подшивается к утвержденному бланку должностной инструкции;
• делается запись в специальном журнале об ознакомлении с должностной инструкцией (локальным актом организации).

Инструкция офис-менеджера разрабатывается кадровой службой предприятия и утверждается директором. Подписывается инструкция тем лицом, которое ее составило. Форма инструкции не утверждена, но при ее составлении рекомендовано придерживаться:

• требований к структуре и содержанию документа, отраженных в приложении к постановлению Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37;
• стандартов, предусмотренных ГОСТ Р 7.0.97-2016..

Все должностные инструкции обычно регистрируются в специальном журнале. Подробнее о порядке ведения такого регистра вы узнаете из нашей статьи «Журнал регистрации должностных инструкций — образец».

При наличии такой практики на предприятии перед передачей инструкции на утверждение директору она может быть завизирована рядом служб, например юридической. В соответствии с п. 5.21 ГОСТ Р 7.0.97-2016 виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), а также дату визирования. Виза располагается на обратной стороне последнего листа инструкции.

Для утверждения инструкции может издаваться соответствующий приказ, однако на практике руководитель ограничивается подписью под грифом «Утверждаю» с указанием наименования должности, подписи, инициалов, фамилии утверждающего лица и даты утверждения (п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 ). Именно с этой даты должностная инструкция вступает в действие.

Как грамотно составить трудовой договор с офис-менеджером? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и скачайте образец трудового договора, составленный экспертами системы.

Где найти бланк должностной инструкции офис-менеджера

В связи с тем, что форма должностной инструкции офис-менеджера не является унифицированной и положение о порядке ее составления на законодательном уровне не утверждалось, бланк этого локального документа разрабатывается каждой организацией самостоятельно.

Поскольку права/обязанности офис-менеджеров в большинстве компаний мало чем отличаются, принято использовать уже готовый бланк должностной инструкции. Скачать актуальный бланк вы можете на нашем сайте в начале статьи, блок «Вам помогут документы и бланки».

Структура должностной инструкции

Общепринятая структура должностной инструкции выглядит так:

• Общие положения о должности.
• Порядок субординации, связи по должности.
• Функциональные обязанности.
• Права сотрудника.
• Ответственность за ненадлежащее/неполное неисполнение обязанностей.

Требования к сотруднику

На эту должность зачастую принимаются специалисты с высшим (желательно филологическим или в области менеджмента) образованием. При этом опыт работы зачастую не требуется. Но есть и такие работодатели, для которых опыт работы по данной или смежной специальности (в идеале не менее двух лет) является ключевым требованием. При этом образование у претендента может быть и средним профессиональным.

Одним из важных требований, предъявляемых к сотруднику, часто является знание иностранных языков. Также важны знания основ делопроизводства и деловой этики, обладание навыками ведения административно-хозяйственной деятельности. Не меньшее внимание уделяется работодателем грамотной речи и навыкам владения офисной техникой.

Приступив к работе, офис-менеджер должен выяснить:

• структуру компании и принципы зонирования различных служб;
• принципы управления персоналом компании;
• сферу деятельности компании, рамки полномочий и пределы ответственности офисных сотрудников;
• методы планирования и мотивации, используемые в компании;
• особенности построения документооборота и порядок ведения делопроизводства;
• особенности составления и оформления документации по стандартам, принятым в компании;
• принципы организации обеспечения офиса предметами производственной необходимости (канцелярией, предметами обихода, санитарно-гигиеническими средствами, расходными материалами и пр.);
• техническое оснащение офиса и правила работы с имеющейся техникой;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила техники безопасности, охраны труда, противопожарной безопасности и производственной санитарии.

С одной из таких обязательных инструкций (по охране труда) вы ознакомитесь, прочитав нашу статью «Инструкция по охране труда для офисных работников (2021)».

Что входит в функциональные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер подчиняется напрямую руководителю предприятия — именно от решения директора зависит его утверждение на должность и увольнение. В связи с этим обязанности офис-менеджера связаны в основном с выполнением прямых распоряжений руководства. Кроме того, офис-менеджер должен обеспечивать бесперебойную работу офиса и координировать взаимодействие отделов между собой.

В связи с этим можно выделить основные должностные обязанности офис-менеджера:

• обеспечение бесперебойной работы офиса, включая секретарскую, курьерскую службу, водителей и техперсонал;
• систематизация и поддержание порядка в организационной документации;
• прием/распределение поступающих телефонных звонков (организация работы секретарского/диспетчерского состава);
• распределение рабочих обязанностей офисных сотрудников (секретарей, курьеров, диспетчеров, водителей, технических сотрудников и т. д.);
• обеспечение сотрудников офиса визитками, раздаточными материалами, контроль за соблюдением дресс-кода (при его наличии);
• разработка и исполнение бюджета на офисные нужды;
• организация обеспечения офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью и техникой, расходными материалами и пр.);
• обеспечение хранения вверенных ему материальных ценностей;
• организация порядка использования офисной техники, в случае ее неисправности вызов соответствующих техников для проведения ремонтных работ, обеспечение модернизации техники и программного обеспечения;
• организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч и мероприятий в офисе;
• планирование деловых встреч, их модерация, организация протоколирования и иного документального оформления таких событий;
• организация офисного документооборота / деловой корреспонденции, координация работы по ведению делопроизводства;
• контроль за соблюдением офисными сотрудниками трудовой дисциплины, ведение табеля учета рабочего времени подчиненных;
• координация завершения/начала трудового дня.

Права сотрудника и ответственность за невыполнение обязанностей

Основные права офис-менеджера следующие:

• ознакомление с документацией, имеющей отношение к выполняемым им должностным обязанностям;
• внесение предложений по улучшению офисной работы;
• подписание и визирование документации, входящей в его компетенцию;
• распоряжение вверенными денежными средствами и материальными ресурсами для достижения поставленных целей и выполнения возложенных функциональных обязанностей;
• подача руководителю данных о кадровом перемещении подчиненных сотрудников, наложении дисциплинарных взысканий;
• требование о создании надлежащих условий для исполнения возложенных на него обязанностей.

В случае если офис-менеджер не справляется со своими обязанностями, он несет ответственность в рамках, предусмотренных трудовым законодательством.

Итоги

При приеме на работу офис-менеджера важно заранее очертить круг его обязанностей. Необходимые правила поведения обычно закрепляются в должностной инструкции — локальном документе, в котором содержатся все требования руководителя к подчиненному.

Должностная инструкция утверждается руководителем и передается сотруднику для ознакомления. Роспись об ознакомлении означает, что сотрудник обязуется выполнять все вмененные ему функции, а также знает об ответственности за их неисполнение. 

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 2 февраля 2018 г. №49н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности»», Приказа Министерства труда и социальной защиты РФ от 15 июня 2020 г. №333н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией»» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности офис-менеджера: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Офис-менеджер подчиняется непосредственно руководителю административно-хозяйственного отдела.
1.5. Во время отсутствия офис-менеджера его права и обязанности возлагаются на других специалистов административно-хозяйственного отдела, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование (программы подготовки специалистов среднего звена) либо высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование (программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности) без предъявления требований к стажу работы.
1.7. Офис-менеджер должен знать:
• Устав компании;
• локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
• правила деловой переписки и делового этикета;
• требования охраны труда;
• правила защиты конфиденциальной служебной информации;
• структуру организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами;
• принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
• основы договорной работы, порядок заключения договоров;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
• ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг, в том числе для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг;
• основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
• законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
• санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
• стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию товарно-материальных ценностей;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих техническое и сервисное обслуживание офисного оборудования;
• порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• правила организации пассажирских перевозок;
• рынок перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• порядок оформления заказов у перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• основные условия заключенных договоров по организации перевозок работников;
• системы классификации гостиниц;
• рынок гостиничных услуг;
• порядок и алгоритм оформления заказов на проживание;
• основные условия заключенных договоров на предоставление услуг проживания;
• порядок и правила оформления документов на получение визы, оформление заграничного паспорта, приглашений, командировочных документов и иных документов, подтверждающих, разрешающих или сопровождающих поездку;
• рынок услуг по оформлению и оказанию содействия в получении виз и туристических услуг;
• основные условия заключенных договоров на оказание услуг по оформлению виз;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих деловые поездки и сопровождение корпоративных мероприятий;
• рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• ценовая политика поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих питание сотрудников, деловые и корпоративные мероприятия;
• основные требования стандартов, технических, качественных характеристик, предъявляемые к организации питания сотрудников, корпоративных мероприятий;
• правила организации встреч в офисе;
• правила проведения и требования к проведению культурно-массовых мероприятий;
• основы психологии, конфликтологии, медиации;
• структура и принципы организации документооборота;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила организации и формы контроля исполнения документов в компании;
• типовые сроки исполнения документов;
• назначение и технологию текущего и предупредительного контроля исполнения документов;
• правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов;
• правила документационного обеспечения деятельности компании;
• виды документов, их назначение;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов;
• внутренние документы компании, определяющие порядок подготовки и предоставления документов и информации;
• правила создания и ведения баз данных служебных документов в компании;
• системы электронного документооборота;
• правила и сроки отправки исходящих документов;
• особенности оформления документов компании и способы их обработки;
• технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• правила создания деловых писем с использованием типовых форм;
• внутренние документы компании, регламентирующие архивное дело и хранение документов;
• базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
• способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
• основы трудового законодательства.
1.8. Офис-менеджер должен уметь:
• определять объем необходимых потребностей в материально-технических ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы в соответствии с категорией товаров и услуг;
• определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
• составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки;
• организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
• формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
• использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети интернет, оргтехнику;
• использовать средства коммуникации;
• вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
• классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг;
• вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
• оценивать техническое состояние мебели, офисного и бытового оборудования;
• работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования;
• работать с сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
• оформлять покупку, обмен и возврат билетов на различные виды транспорта для сотрудников, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения для билетов на различные виды транспорта;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг перевозки и продажи билетов;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу перевозчиков и поставщиков услуг по бронированию и продаже билетов;
• формулировать потребности в тех или иных услугах по перевозке работников, а также излагать их описание в письменной форме;
• работать с заявками на приобретение товаров и оказание услуг для обеспечения деловых поездок, проживания деловых гостей организации;
• оформлять запросы на бронирование, отказ от брони и замену гостиничных номеров и мест проживания, в том числе в онлайн-сервисах;
• определять наиболее выгодные ценовые предложения от гостиниц, отелей и т.д.;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг проживания;
• составлять, систематизировать и актуализировать базу гостиниц, хостелов, поставщиков услуг проживания;
• оформлять заявления и анкеты на получение визы;
• работать с заключенными договорами на оказание услуг по оформлению виз;
• подготавливать проведение конферентного мероприятия в составе рабочей группы;
• подготавливать рабочие места участников конферентного мероприятия;
• передавать информацию, документы и материалы участникам конферентного мероприятия;
• оценивать возможные места проведения мероприятий с учетом их целей и состава участников;
• обеспечивать и сопровождать корпоративные, деловые и торжественные мероприятия;
• выбирать сувенирную и подарочную продукцию в соответствии с категорией мероприятия и особенностями получателей;
• распределять транспортные ресурсы организации в соответствии с установленными нормами;
• работать с заявками на перевозку и доставку до места назначения работников, документов и грузов;
• разрабатывать оптимальные схемы прохождения автотранспорта от пункта отправления до пункта назначения в короткие сроки и при оптимальных затратах;
• составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных об использовании и эксплуатации транспортных средств;
• организовывать питание сотрудников компании;
• применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации;
• поддерживать положительный имидж компании у посетителей, партнеров и клиентов;
• предупреждать и разрешать конфликтные ситуации, применять медиативные технологии;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри компании;
• координировать работу должностных лиц и сотрудников административно-хозяйственного отдела в процессе реализации корпоративных процедур, связанных с административной и организационной поддержкой работы офиса;
• организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании.
1.9. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности офис-менеджера

Офис-менеджер выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. обеспечение функционирования офиса: заказ канцтоваров, расходных материалов и т.д.;
2.2. организация питания сотрудников;
2.3. контроль работы курьерской службы, технического персонала;
2.4. прием и обработка входящей и исходящей корреспонденции;
2.5. ведение делопроизводства;
2.6. обеспечение исправности офисного и хозяйственного оборудования;
2.7. организация поездок и командировок: заказ билетов, бронирование гостиниц и т.д.;
2.8. организация встреч, совещаний, переговоров;
2.9. участие в организации корпоративных мероприятий;
2.10. формирование бюджета расходов на офисные нужды;
2.11. выполнение поручений руководства.

III. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя административно-хозяйственного отдела и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя административно-хозяйственного отдела о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя административно-хозяйственного отдела предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению обеспечения функционирования офиса.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Офис-менеджер работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя административно-хозяйственного отдела планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителю административно-хозяйственного отдела отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя административно-хозяйственного отдела нормативно-правовую информацию и знакомится с ней под роспись.
5.5. Доводит до сведения руководителя административно-хозяйственного отдела информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Оперативно взаимодействует с другими специалистами административно-хозяйственного отдела в целях повышения эффективности обеспечения функционирования офиса.
5.7. Исполняет должностные обязанности других специалистов административно-хозяйственного отдела во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
офис-менеджера [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов предприятия, подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (секретарь, делопроизводитель, инспектор, референт и т. п.).

1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством РФ;

— Уставом предприятия;

— Положением о функциональных службах предприятия;

— правилами трудового распорядка;

— приказами, распоряжениями, указаниями руководства предприятия;

— нормативно-методическими материалами;

— настоящей должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен знать:

— структуру организации, направления ее деятельности, распределение обязанностей между заместителями руководителя, функции и направления деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

— организацию делопроизводства, схемы документооборота;

— порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

— государственные стандарты по оформлению управленческих, организационно-распорядительных документов;

— инструкцию по делопроизводству, систему первичного кадрового учета;

— правила эксплуатации организационной и вычислительной техники;

— деловой этикет, правила делового общения, служебную субординацию, правила ведения телефонных переговоров;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.6. Офис-менеджер должен уметь:

— составлять деловые письма, проекты приказов, распорядительных документов, вести протоколы, вести кадровый учет рабочего времени;

— редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;

— вести деловые переговоры;

— пользоваться средствами связи, возможностями интернета, организационной, множительной техникой;

— работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, COTUS;

1.7. Во время отсутствия офис-менеджера его замещает [вписать нужное] или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Основные обязанности

2.1. Ежедневно в установленные сроки получает и просматривает документы, проводит их регистрацию, направляет исполнителям; выбирает документы, требующие немедленного рассмотрения, докладывает о них генеральному директору, представляя проекты резолюций.

2.2. Ведет оперативный учет прохождения документов и ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.3. Готовит по поручению генерального директора проекты документов, обеспечивает согласование проектов с руководителями подразделений; готовит и оформляет управленческо-распорядительные документы.

2.4. Осуществляет и контролирует документооборот между офисом и подразделениями. По поручению генерального директора осуществляет документооборот между предприятием (офисом) и другими организациями, органами, учреждениями (налоговая служба, пожарная инспекция и т. п.).

При возникновении вопросов, требующих решения, незамедлительно сообщает генеральному директору.

2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает сохранность документации, формирует дела и передает их на архивное хранение, готовит к уничтожению.

2.6. Производит регистрацию и ведет учет договоров. По поручению генерального директора готовит справки по исполнению договоров.

2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием клиентов в офисе с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.8. Ведет учет, выписывает доверенности, принимает отчеты доверенных лиц.

2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего времени работников офиса или лиц, определенных распоряжением руководителя, оформляет командировочные документы.

2.10. По поручению генерального директора ведет кадровый учет, оформляет прием и увольнение, отпуска, больничные работников офиса.

2.11. Участвует в совещаниях, созываемых генеральным директором, организует их техническое обслуживание.

2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление, учет и хранение приказов и распоряжений.

2.13. Своевременно пополняет необходимые офису запасы канцелярских принадлежностей и расходных материалов.

2.14. Выполняет отдельные (разовые) поручения генерального директора, связанные с деятельностью фирмы.

2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные на него функции, обязан:

— сохранять конфиденциальность информации;

— своевременно выполнять распоряжения руководства;

— соблюдать правила и сроки подготовки документов;

— обеспечивать сохранность документов;

— соблюдать правила и нормы делового общения, служебную субординацию, придерживаться корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами.

3. Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке, исполнению документов.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, если они подготовлены с нарушением установленных норм, правил, стандартов.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями клиентов, партнеров, иных посетителей офиса, телефонными звонками.

3.4. Вносить предложения, направленные на оптимизацию документооборота и делопроизводства.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых прав и обязанностей, установленных трудовым договором и законодательством РФ.

4. Ответственность

Офис-менеджер несет персональную ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства РФ при подготовке документов.

4.2. Сохранение конфиденциальности информации.

4.3. Неиспользование предоставленных прав, нарушение служебной субординации, некачественное, несвоевременное исполнение обязанностей.

4.4. Нарушение правил трудового распорядка, производственной дисциплины.

4.5. Необеспечение сохранности документов и вверенных материальных ценностей.

4.6. Неправомерное использование предоставленных прав, использование коммерческой информации в личных целях.

Должностная инструкция может быть изменена, дополнена приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен:

[подпись] /[расшифровка подписи]/

[число, месяц, год]