Здесь собраны ответы на вопросы читателей о формировании личных дел работников, хранении и ознакомлении с должностными инструкциями:
— в каком порядке коммерческой организации подшивать документы в личные дела?
— где лучше хранить должностные инструкции и собирать подписи об ознакомлении с ними?
— возможно ли принимать личные дела уволенных работников в архив в электронном виде?
Вопрос в тему
Подскажите, в каком порядке подшиваются документы в личное дело сотрудника, если этот сотрудник не госслужащий? Например, сотрудник ООО.
Правила формирования личных дел для коммерческих организаций нормативно не установлены (т.к. они не обязаны их вести), поэтому почти все организации обычно придерживаются традиционно сложившихся правил, основы которых были закреплены еще Единой государственной системой делопроизводства (М., 1974), а в качестве современного примера берут основанное на этой же традиции делового оборота Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, которое утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609.
В настоящее время государственные органы, органы местного самоуправления и организации предпочитают вести личные дела на все категории работников.
Личное дело представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности в конкретной организации. Личное дело как первичный комплекс документов формируется по принципу досье, т.е. содержит и оригиналы, и копии документов, документы с разными нормативными сроками хранения, документы, относящиеся к различным системам и подсистемам документации.
В составе личного дела документы формируются в логическо-хронологической последовательности. В отдельную папку вкладываются для каждого работника:
- внутренняя опись документов личного дела 1;
- лист ознакомления с документами личного дела (как факультативный документ);
- дополнение к Личному листку по учету кадров (Анкете), которое является документом свободной формы: на листе бумаги может быть оформлено только название данной разновидности документа, в последующем на нем в хронологическом порядке будут фиксироваться те сведения (приказ или иной документ, дата и номер), которые дополнят или изменят анкетные данные, включая сведения об изменении фамилии, места жительства, изменениях в составе семьи, об образовании, повышении квалификации, аттестации, о временных переводах и т.п.;
- заявление о приеме на работу/назначении на должность/заключении трудового договора (сейчас этот документ стал не обязательным к оформлению, но большинство кадровых служб просит его составлять, как и во всех других ситуациях, когда требуется письменное согласие работника);
- Личный листок по учету кадров или Анкета установленного в организации формата с фотографией 2;
- автобиография (оформляется в основном для руководителей организации; для рядовых работников – при необходимости);
- характеристика, представление или рекомендации (факультативные документы, не являются обязательными), в особых случаях – направление на работу (для молодых специалистов, участников специальных федеральных и региональных программ обеспечения кадрами и т.п.);
- уведомление работника о целях обработки его персональных данных;
- согласие работника на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, специальности и квалификации (возможна практика раздельного хранения копий персональных документов и вне личного дела по методике обезличивания персональных данных);
- трудовой договор (экземпляр работодателя, на котором помимо подписи работника как стороны договора должна быть оформлена отметка о том, что он получил свой экземпляр этого документа (также под подпись));
- соглашение о конфиденциальности/неразглашении информации, которая может стать известной сотруднику в процессе выполнения его трудовой функции (экземпляр работодателя);
- копия приказа о приеме на работу с отметкой об ознакомлении, проставленной работником;
- экземпляр или копия должностной инструкции с отметкой об ознакомлении и получении экземпляра/копии работником (экземпляр работодателя, при необходимости, особенно если оформляется индивидуальная должностная инструкция).
Все экземпляры документов, принадлежащие работодателю как стороне трудового договора, в настоящее время рекомендуется хранить в составе личного дела, т.к. все обязательные доказательства трудовых отношений удобнее формировать, хранить, обрабатывать и защищать информацию в одном месте.
Листы документов, собранные в комплекс в логической последовательности и необходимые для заключения трудового договора, нумеруются в валовом порядке (карандашом в правом верхнем углу), и номера листов вносятся во внутреннюю опись документов личного дела, которая начинает оформляться сразу же после заключения трудового договора.
А далее в прямой хронологической последовательности в личное дело формируются по мере их составления все документы/копии, отражающие все изменения трудового договора и развитие трудовых отношений с работником, например:
- предложения и уведомления работодателя об изменении условий трудового договора (экземпляр работодателя с отметкой работника об ознакомлении или с актом (либо соответствующей отметкой на уведомлении) об отказе работника от ознакомления);
- заявление работника о постоянном переводе на другую работу (т.е. письменное согласие работника);
- дополнительные соглашения к трудовому договору (экземпляр работодателя с такой же отметкой работника о том, что он получил экземпляр документа);
- копия приказа о постоянном переводе работника (с отметкой об ознакомлении работника);
- акты приема-передачи дел работником по прежней и текущей должности (экземпляры работодателя с подписью работника и отметкой о том, что экземпляр акта он получил на руки);
- другие подлинные документы или копии с подписью работника и/или его отметкой об ознакомлении, фиксирующие все аспекты трудовой деятельности работника (копии дипломов и свидетельств, выписки из протоколов аттестации,…
Как оформлять и хранить положения и должностные инструкции?
Уважаемый форум, здравствуйте!
Оформляю ЛНА (о внутреннем труд.распорядке, Об индексации з/п, О командировках, О персональных данных и проч.).
Издаю приказ об утверждении того или иного Положения, далее составляю Положение с листом ознакомления как Приложение к приказу, но вот вопрос: как хранить эти Положения — прикрепленными к приказу утверждения, раз это Приложение к нему, а хранить данные Положения нужно вместе в отдельной папке, ведь к ним придется при приеме новых работников обращаться?
И еще: при составлении должностных инструкций нужен ли приказ на их утверждение, а если нужен, то нужно,наверное, их составлять не как Приложение, а как-то по-другому, ведь храниться они будут в личных делах.
Поделитесь, пожалуйста, опытом, как правильнее все это оформить.
Большое спасибо!
Балеринка, добрый день.
Обычно должностные инструкции составляются согласно штатного расписания, т.е на каждую штатную единицу. Поэтому она носит обезличенный характер, и объявляется работнику под подпись при заключении трудового договора.
Например, в организации 6 работниц на должности уборщица. Для всех одна должностная инструкция.
Цитата (Балеринка):ведь храниться они будут в личных делах.
Утверждает должностные инструкции руководитель организации, утвержденные инструкции обычно хранят, там же где и штатное расписание. Т.е там где хранятся кадровые документы организации, в личных делах можно хранить копию, если уж так хочется ее там иметь.
Цитата (smv_mars):Обычно должностные инструкции составляются согласно штатного расписания, т.е на каждую штатную единицу.
А в таком случае не нужно издавать приказ на утверждение должностных инструкций?
А в отношении Положений — правильно, что они составляются как Приложения к приказу об их утверждении, а, значит, и должны храниться вместе с этими приказами? Или они не должны быть Приложением к приказу?
Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.
Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.
Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.
Что такое должностная инструкция
Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.
Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.
Для каких целей используется
Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.
При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.
В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.
Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.
Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.
Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.
Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.
Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.
А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:
- Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
- Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
- Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
- Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих.
Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.
Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.
Как вести бизнес без штрафов
Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей
Кто разрабатывает
Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.
Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.
Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.
Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.
Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.
Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.
Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.
Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.
Форма представления и как оформить в соответствии с гостом
Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.
Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.
Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.
Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:
От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.
Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.
Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.
Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:
- Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
- Наименование документа.
- Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
- Дата составления документа.
- Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.
Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.
Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.
Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:
- все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
- если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
- суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.
Вот что является характерными признаками трудовых отношений:
- Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
- Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
- Работник выполняет трудовые функции за плату.
- Между работником и работодателем есть подчиненность.
- Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.
Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.
Классификация
Существуют два вида должностных инструкций:
- Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
- Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.
Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.
Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.
Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.
Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.
А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.
Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.
Содержание должностной инструкции
Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.
Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.
Общие положения. В этом разделе можно указать:
- кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
- требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
- чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.
Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.
Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.
Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.
Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.
Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.
Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.
Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание
Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.
А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.
Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.
Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.
Порядок внесения изменений
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.
Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.
Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.
Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:
- Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
- Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.
Распространенные ошибки
Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.
Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.
Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».
А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.
Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.
Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.
Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.
Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий
| Канцелярит | Перевод на человеческий |
|---|---|
| Обеспечить высокий уровень работы… | Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор |
| Регулярно проводить проверки… | Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника |
| Наметить увеличение… | Производить не менее 300 письменных столов в месяц |
| Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков… | По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц |
| Проводить линию на увеличение производительности… | Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность |
| Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер… | Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать |
Канцелярит
Обеспечить высокий уровень работы…
Перевод на человеческий
Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Канцелярит
Регулярно проводить проверки…
Перевод на человеческий
Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Канцелярит
Наметить увеличение…
Перевод на человеческий
Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Канцелярит
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…
Перевод на человеческий
По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Канцелярит
Проводить линию на увеличение производительности…
Перевод на человеческий
Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Канцелярит
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…
Перевод на человеческий
Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать
Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.
Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.
Нюансы подготовки
У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.
При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.
Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.
Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.
Хранение
Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.
Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.
Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника. Индивидуальные должностные инструкции сотрудников должны храниться 75 лет.
Образцы должностных инструкций
Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.
Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.
Запомнить
- Должностная инструкция не является обязательным документом.
- Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
- Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
- Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос
Когда включать в опись дел по личному составу индивидуальные должностные инструкции? По году, в котором были заменены на новые или по году утверждения?
Ответ
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ организации, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, его прав и мер ответственности, а также квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности. Должностные инструкции бывают типовыми и индивидуальными.
Типовая должностная инструкция закрепляет общее описание работ и цели деятельности, содержит обобщенные формулировки трудовых функций и одинаковых, повторяющихся трудовых действий, которые выполняют в указанной должности, а также права и ответственность. На практике такие инструкции чаще всего являются локальными нормативными актами организации.
Например, если в ООО «Сибирские сети» разработана типовая должностная инструкция на инженера I категории отдела технического контроля, то на основе такой инструкции могут работать несколько инженеров I категории в отделе технического контроля (если они выполняют одинаковую трудовую функцию). Такая инструкция является универсальной, то есть она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности.
Индивидуальная должностная инструкция закрепляет конкретные трудовые обязанности, которые выполняет конкретный работник (с указанием его фамилии, имени, отчества) на закрепленном за ним рабочем месте в определенном структурном подразделении.
Например, в ООО «Сибирские сети» может быть индивидуальная должностная инструкция главного специалиста отдела продаж А.О. Ермолаевой.
В Перечне 2019[1] есть две статьи, устанавливающие сроки хранения должностных инструкций – 442 и 443. Сейчас срок хранения типовых инструкций составляет три года после замены новыми. Для сравнения: в уже недействующем Перечне 2010[2] типовые инструкции (регламенты) имели постоянный срок хранения, а значит, должны были быть включены в опись дел постоянного хранения.
Должностная инструкция является распорядительным документом (либо им утверждается), значит, к ней применимы основные принципы группировки в дела по видам документов и хронологии с относящимися к ним приложениями[3]:
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены отдельными распорядительными документами (приказами или распоряжениями) и являются приложениями к ним, то они включаются в дело вместе с теми документами, которыми они были утверждены.
- Если правила, положения, инструкции, регламенты утверждены как самостоятельные документы, их формируют в отдельные дела.
- Приказы по личному составу включаются в дела в соответствии со сроками их хранения. При этом приказы по личному составу со сроками хранения «75 лет ЭПК» или «50 лет ЭПК» помещаются в дела отдельно от документов по личному составу со сроком хранения «5 лет».
- При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон управления персоналом (прием на работу, перемещение, увольнение, командировки, премирование и др.), можно группировать в отдельные дела (например, заголовок дела может выглядеть так: «Приказы генерального директора № 1–139 об увольнении сотрудников»).
С учетом этих принципов может существовать три варианта ведения дел с должностными инструкциями, однако рекомендовать мы можем только первый и второй варианты.
Вариант 1. Формирование должностных инструкций работников в отдельные дела
В соответствии с п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2016[4] дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. В соответствии с п. 5.16 ГОСТ Р 7.0.97-2016 гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
В п. 4.28 Правил 2015[5] указано, что датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов). Следовательно, индивидуальная должностная инструкция должна быть включена в опись дел по личному составу (Пример 1) в тот годовой раздел, в котором она была утверждена (в том числе распорядительным документом).
Как правило, индивидуальные инструкции сотрудников составляют новые на сотрудника (или сотрудников), а до того «должностную нагрузку» сотрудника корректируют в приказах по личному составу. Значит, и соответствующие приказы будут формировать в составе томов приказов по личному составу.
Например, в течение 2015 года в ООО «Сибирские сети» составили и утвердили новую индивидуальную должностную инструкцию на двух специалистов административно-управленческого персонала. Эти инструкции попадут в другое дело и будут отражены в годовом разделе описи дел за 2015 год (Пример 2).
Вариант 2. Формирование должностных инструкций работника в составе его личного дела
Если в организации ведут и оформляют на длительное хранение личные дела работников, то можно формировать индивидуальную должностную инструкцию в составе личного дела работника, так как сроки хранения у этих документов одинаковые. Значит, можно включить такую индивидуальную должностную инструкцию в тот годовой раздел описи (Пример 3), в котором сотрудник был уволен, в который внесли его личное дело, содержащее индивидуальную инструкцию с возможными дополнениями и изменениями к ней.
Помните, что личные дела являются примером переходящего дела, так как в него включают документы, которые формируют в течение всего периода работы сотрудника в организации. Значит, если сотрудник был переведен на новую должность, то новая должностная инструкция также будет включена в личное дело. Это будет отображено во внутренней описи личного дела (Пример 4). Запись в годовом разделе описи будет такой же, как в Примере 3.
ПРИМЕР 4
Внутренняя опись документов личного дела
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № 781
Вариант 3. При отсутствии в организации практики формирования личных дел – формирование должностных инструкций работников, являющихся приложениями к трудовым договорам, в составе дел с трудовыми договорами
Не все организации ведут личные дела, при этом во всех организациях накапливаются трудовые договоры.
В таком случае срок хранения должностной инструкции будет соответствовать сроку хранения трудового договора, в соответствии со ст. 435 Перечня 2019 он составляет «50/75 лет ЭПК». В описи дел по личному составу (Пример 5) это также будет отражено.
Трудовой договор – это документ, в котором есть дата подписания (заключения договора). Эта дата должна совпадать с датой подписания индивидуальной должностной инструкции (во всяком случае, это должен быть один календарный год). Поэтому логично включать должностные инструкции с договорами в годовой раздел описи «по году» заключения договора с соблюдением хронологической последовательности трудовых договоров в деле (от раннего к позднему).
Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она может измениться, если вносятся изменения в сам трудовой договор. Например, заключается дополнительное соглашение. В таких случаях предпочтительнее создавать отдельные папки «Трудовые договоры работников». В этих делах должны быть внутренние описи документов, а документы должны располагаться в деле в алфавитном или в хронологическом порядке.
Если есть дополнительные соглашения к трудовым договорам и новые должностные инструкции, то вопрос, как отражать их в годовом разделе описи, остается открытым. Сотрудник может работать в организации в течение длительного периода времени (то есть в течение нескольких календарных лет) и иметь несколько дополнительных соглашений и обновленных индивидуальных должностных инструкций, датированных разными годами. Поэтому вносить в описи трудовые договоры и дополнительные соглашения так же, как и индивидуальные должностные инструкции с изменениями в годовые разделы, соответствующие их году заключения и подписания, означает, что информация по одному работнику будет «распределена» по нескольким годовым разделам (и по нескольким делам) описи дел по личному составу. Такую опись будет очень неудобно использовать при учете дел и поиске нужной информации.
Мы не рекомендуем использовать такой вариант работы с должностными инструкциями. Считаем, что лучше учитывать их в составе личного дела работника.
Выбранный вами вариант формирования должностных инструкций необходимо закрепить в номенклатуре дел (Примеры 6, 7), так как номенклатура дел является основой для формирования документального фонда организации и предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел.
[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
[2] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 16.02.2016); утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964).
[3] См. п. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
[5] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
11.11.2021, 12:05
Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит.
Чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
Как написать должностную инструкцию
Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.
Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.
В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.
Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:
1. Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
2. Основные задачи:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
3. Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
4. Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
5. Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Зачем нужна должностная инструкция
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Ведь должностная инструкция — это:
- основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
- важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
- эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
- документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.
Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.
Порядок оформления должностной инструкции
Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.
Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:
- приложением к трудовому договору;
- отдельным самостоятельным документом.
Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.
Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.
Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.
Какие условия прописать в должностной инструкции
Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.
Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.
Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:
- квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
- перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
- подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
- руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
- пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).
Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).
Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.
В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.
Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками – подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском
✔ Удобно
Без бумажной волокиты
✔ Быстро
Моментальный обмен документами
✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой
Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»
Отправить
Запинить
Твитнуть
Поделиться