Должностная инструкция менеджера по мотивации персонала

Для Цитирования:

Должностная инструкция главного специалиста отдела мотивации персонала. Нормирование и оплата труда в сельском хозяйстве. 2017;9.

Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО ОБУЧЕНИЮ И РАЗВИТИЮ ПЕРСОНАЛА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по обучению и развитию персонала __________________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Менеджер по обучению и развитию персонала относится к категории специалистов.
1.3. Лицо, назначаемое на должность менеджера по обучению и развитию персонала должно иметь высшее психологическое или педагогическое образование и стаж работы не менее __ лет.
1.4. Назначение на должность менеджера по обучению и развитию персонала и освобождение от неё осуществляется на основании приказа руководителя предприятия по представлению Начальника по развитию персонала.
1.5. Подчиняется менеджер по обучению и развитию персонала непосредственно Начальника по развитию персонала.
1.6. Если менеджер по обучению и развитию персонала отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. Менеджер по обучению и развитию персонала должен знать:
— структуру и штаты предприятия;
— профиль, специализацию и перспективы развития предприятия;
— основы маркетинга;
— кадровую политику и стратегию предприятия;
— конъюнктуру рынка рабочей силы и образовательных услуг;
— современные концепции управления персоналом;
— основы трудовой мотивации и системы оценки персонала;
— психологические механизмы межличностного и группового общения;
— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;
— порядок составления планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации
кадров, учебных планов и программ, другой учебно-методической документации;
— организацию процесса непрерывного обучения персонала;
— прогрессивные формы, методы и средства обучения;
— порядок финансирования затрат на обучение;
— методы анализа эффективности подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала;
— порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке и повышению
квалификации кадров;
— приказы, указания, распоряжения, инструкции и другие нормативно-распорядительные документы, регламентирующие работу менеджера по обучению и развитию персонала;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом, трудовое законодательство, законодательство о защите прав потребителей, о рекламе, о охране труда;
— передовой отечественный и зарубежный опыт в области управления персоналом;
— основы психологии, социологии, педагогики и организации труда;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности;
— основы экономики и управления;
— правила и нормы производственной санитарии и противопожарной защиты;
— культуру труда и этику делового общения;
— средства вычислительной техники, коммуникаций и связи;
— устав предприятия;
— штатное расписание предприятия;
— правила внутреннего трудового распорядка на предприятии.
II. Должностные обязанности
Менеджер по обучению и развитию персонала исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Проводит организацию процесса постоянного непрерывного обучения персонала.
2.2.Обеспечивает создание и эффективное функционирование системы в рамках которой регулярно обучаются все категории работников.
2.3. С целью оценки потребности организации и отдельных сотрудников в обучении осуществляет сбор и анализ информации о такой потребности.
2.4. Выбирает средства и методы обучения, осуществляет поиск и оценку обучающих продуктов, разработку, адаптацию и проведение тренингов.
2.5. Разрабатывает и внедряет планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, программы обучения для того чтобы повысить конкурентоспособность компании посредствомразвития профессиональных и личностных качеств сотрудников компании, приведения имеющихся знаний и навыков в соответствие с целями компании, кадровой политикой, конкурентной средой, современными требованиями и технологиями обучения.
2.6. Проводит организацию аттестаций, тестирований, мониторингов и других видов анализа и контроля профессионального уровня персонала.
2.7. Осуществляет разработку раздаточных обучающих материалов, процедур тестирования и оценки обучающихся работников.
2.8. Взаимодействует с компаниями, которые предлагают образовательные курсы и тренинги.
2.9. Анализирует и подбирает тренинги.
2.10. Обеспечивает заключение договоров со специализированными учебными центрами, в том числе зарубежными, на обучение и стажировку персонала, организует направление сотрудников и оформление необходимой документации.
2.11. Составляет бюджет обучения.
2.12. Контролирует правильное расходование средств на обучение в соответствии с утвержденными бюджетами и финансовыми планами, а также составление необходимой отчетности.
2.13. Осуществляет контроль за соблюдением социальных гарантий сотрудников в период их профессионального обучения.
2.14. Обеспечивает оснащение материальной базы для профессиональной подготовки и повышения квалификации сотрудников, внедрение в учебный процесс тренажерных комплексов, автоматизированных средств обучения.
2.15. Принимает участие в создании внутреннего центра обучения компании.
2.16. Систематически анализирует обратную связь по результатам тренинга, корректирует
и обновляет программы.
2.17. Осуществляет подготовку учебных, информационных и методических материалов по вопросам управления персоналом.
2.18. Контактирует со стороними организациями, работающими в области обучения:
— тренинговыми компаниями;
— бизнес-школами и институтами;
— профильными институтами, где проводят научные исследования и готовят специалистов
отрасли;
— консультантами и специалистами, осуществляющими свою деятельность индивидуально;
— провайдерами конференц-сервиса;
— поставщиками и дистрибьюторами компании.
2.19. Повышает регулярно (раз в месяц) свою квалификацию по следующим темам:
— планирование развития персонала;
— методология проведения тренингов;
— проведение тематических тренингов.
2.20. Участвует в разработке стратегии развития персонала компании, программ профессиональногоразвития.
2.21. Вместе с руководством разрабатывает должностные инструкции и обязанности
сотрудников.
2.22. Принимает участие в разработке предложений руководству филиалов по сотрудничеству с региональными тренинговыми компаниями.
2.23. Ведет кадровый учет и кадровое делопроизводство в соответствии с российским
законодательством и стандартами компании.
2.24. Участвует в проведении мероприятий по анализу текучести кадров.
2.25. Консультирует руководство и сотрудников по различным аспектам трудовых отношений.
2.26.Осуществляет разработку предложений по мотивации персонала, повышению эффективности организации труда, организационной структуре.
2.27. Поддерживает и развивает корпоративную культуру компании.
2.28. Осуществляет разработку и внедрение политики и программ зарплат, компенсаций и льгот.
2.29. Принимает участие в согласовании заявок на подбор персонала.
2.30. Хранит служебную и коммерческую тайны, соблюдает правила конфиденциальности
при работе с личной информацией сотрудников компании, правила внутреннего трудового
распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
2.31. Содержит находящееся в пользовании имущество в целости и сохранности.
2.32. Оказывает помощь коллегам по работе при решении задач их деятельности в случае, если помощь может привести к качественному улучшению результатов деятельности.
2.33. Соблюдает установленные сроки исполнения заданий и поручений.
2.34. Всемерно способствует формированию и укреплению благоприятного морально-психологического климата в коллективе.
2.35. Своевременно отвечает на запросы других сотрудников по направлению профессиональной деятельности, предоставляет требуемую информацию в полном объеме.
2.36. Объективно относиться к другим сотрудникам, оценивает их вклад в достижение целей компании по результатам их работы независимо от личного отношения.
2.37. Честно и добросовестно выполняет возложенные на него обязанности.
III. Права
Менеджер по обучению и развитию персонала имеет право:
3.1. Обращаться к руководству компании:
— с предложениями по совершенствованию работы, которая связана с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.2. Принимать участие в обсуждении вопросов, связанных с деятельностью кадровой службы.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства компании, относящимися его деятельности.
3.4. Взаимодействовать с сотрудниками всех структурных подразделений.
3.5. Принимать самостоятельные решения по планированию своего рабочего времени.
3.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.7. Посещать совещания комитетов и рабочих групп, других собраний сотрудников по направлению деятельности.
3.8.Действовать от имени отдела кадров и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями организации в пределах своей компетенции.
3.9.Вести служебную переписку со структурными подразделениями компании и внешними организациями по темам повышения квалификации, обучения и развития персонала.
3.10. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
3.11. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и других специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.12. Представлять кадровую службу компании во взаимоотношениях с внешними организациями по направлению деятельности в пределах своей компетенции.
IV. Ответственность
Менеджер по обучению и развитию персонала несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)

В чём суть мотивации персонала

Мотивация сотрудников в организации — это то, что помогает работать эффективнее. В её основе — система материальных и нематериальных стимулов, поощрений и наказаний, которая побуждает каждого выполнять задачи и добиваться результатов.

Для чего нужна мотивация сотрудников:

● увеличить продажи или другие ключевые показатели бизнеса;

● повысить лояльность сотрудников: сделать так, чтобы работа в компании приносила им удовольствие и помогала самореализоваться;

● выявить потенциальных лидеров и помочь им расти;

● сплотить команду;

● оптимизировать ключевые бизнес-процессы, чтобы управлять компанией было проще на каждом уровне.

Обычно мотивацию деятельности персонала разрабатывают HR-специалисты. Но на практике каждому руководителю приходится всегда мотивировать команду, чтобы она хорошо справлялась. Например, организовывать в компании систему внутренней психологической помощи, занятия с помогающими специалистами, чтобы поддержать сотрудников в сложный период.

Мотивация — важный инструмент, который пригодится и руководителю крупной компании, и менеджеру проекта. На курсе «Управление командой» руководители-практики учат мотивировать, опираясь на сильные стороны сотрудников, выходить из непростых ситуаций, когда всё идёт не по плану, и вернуть команде настрой.

В чём отличие мотивации и стимулирования работников

Особенность мотивации персонала — в том, что это единая система из поощрений и наказаний, с чёткими целями и критериями оценки.

Стимулирование — это дополнительный инструмент для управления трудовой мотивацией, который чаще применяют на индивидуальном уровне. Например, в компании уже есть премии за выполнение KPI и штрафы за нарушение правил. Чтобы стимулировать сотрудника, HR или руководитель напоминают, каких результатов ждут и какое будет вознаграждение за труды. Стимулирование работает на повышение мотивации работников с учётом меняющихся обстоятельств: например, возросшей нагрузки или кризиса в компании.

Рядовых сотрудников приходится мотивировать чаще: следить, всё ли в порядке, не нужны ли дополнительные стимулы. Руководители среднего звена, как правило, мотивируют себя сами. Самоорганизация и карьерные цели двигают их вперёд. С руководителями направлений полезно общаться минимум раз в квартал, чтобы поймать момент, когда потребуется поддержка со стороны наставника или коуча. Топ-менеджеры в дополнительных стимулах нуждаются меньше всех и создают их сами для себя и своей команды.

Виды и способы мотивации персонала

Есть два главных вида мотивации трудовой деятельности:

● Материальная: зарплата, бонусы, премии и штрафы, а также — ДМС, скидки на фитнес или английский, оплата корпоративного обучения или отдыха для детей, а также скидки на продукцию.

● Нематериальная: карьерный рост, комфортный график, сплочённый коллектив, социально значимая работа, поддержка коучей или наставников.

Конкретные методы мотивации персонала тесно связаны с базовыми потребностями человека. Схематично их представил в виде пирамиды американский психолог Абрахам Маслоу.

Внедрение системы мотивации в компании

Система мотивации персонала — это все методы и способы, которые используются в конкретной компании.

Есть два уровня трудовой мотивации:

● Глобальный — на уровне компании, единые методы для всех сотрудников.

● Индивидуальный — способы мотивации, которые применяют для конкретного сотрудника, с опорой на его персональные потребности.

Строить систему мотивации на глобальном уровне нужно с момента основания компании. Поэтапно процесс формирования мотивации сотрудников выглядит так:

1. Обозначить цели.

Что должны делать сотрудники? Какие задачи выполнять, в рамках стратегии компании? Всё это нужно прописать в должностной инструкции и других внутренних документах.

Например, компания выходит на рынок с новым продуктом. Тогда нужно, чтобы сотрудники отдела маркетинга изучили рынок и разработали для него стратегию продвижения, менеджеры по продажам — чаще предлагали его клиентам, а консультанты в офисах продаж хорошо знали продукт и могли бы ответить на все вопросы.

1. Разработать систему оценки.

Определите KPI, по которым будете оценивать, насколько хорошо сотрудники справляются со своей работой. Какого поощрения они заслуживают, если выполнили все KPI или сделали больше?

В случае с новым продуктом для каждого отдела в компании, который будет работать с ним, нужно определить план в цифрах: сколько продать, насколько повысить узнаваемость или число положительных откликов от клиентов.

1. Протестировать.

В крупных компаниях систему мотивации сначала проверяют на пилотной группе: вводят разные варианты мотивации на месяц-два, а потом сравнивают результаты тестовой группы с остальными сотрудниками. На этом этапе можно что-то скорректировать, снова попробовать в тестовом режиме и только потом масштабировать на всех. Это поможет провести оценку эффективности мотивации персонала, отследить возможные ошибки и слабые места.

Вот пример, когда сначала два месяца тестировали одну схему мотивации, а затем — другую:

Оклад = 17 500 рублей
Премия за выполнение KPI = 1 оклад
Премия за допродажи = 1 оклад
Час переработки = час работы х 2
(~218 руб./час)

Оклад = 23 750 рублей
Премия за выполнение KPI = 0,75 оклада
Премия за допродажи = 0,75 оклада
Час переработки ~300 рублей

1. Внедрить систему мотивации.

На этом этапе систему масштабируют на всю компанию, корректируя для каждого отдела или направления. Сотрудники должны быть в курсе предстоящих изменений и того, как это скажется на их работе и уровне дохода. Иначе внезапные нововведения могут вызвать негатив, даже если сама система мотивации эффективная.

В контакт-центре крупного банка изначально мотивация выглядела так: в зависимости от грейда младшего, старшего или ведущего специалиста оклад составлял от 18 до 25 тыс. рублей. Дополнительно сотрудники получали премию от 20 до 100% — за качественное обслуживание, допродажи во время звонков и переработки.

Когда в компании меняли мотивацию, то решили существенно увеличить оклад, а долю премий сократить — со 100 до 50%. Но самих поощрений в виде премий и бонусов стало больше, поэтому итоговая сумма дохода тоже выросла. Когда сотрудники увидели расчёты, то сразу воодушевились: они поняли, что новая схема будет для них выгоднее, и это стало дополнительным стимулом. Если бы их просто поставили перед фактом, что компания сокращает премии, они бы восприняли это негативно.

1. Анализировать результаты.

Анализ мотивации персонала нужно проводить раз в месяц и раз в квартал. Это поможет вовремя заметить, что система не работает так, как ожидалось, и нужно что-то менять.

На индивидуальном уровне мотивацию вводят, опираясь на особенности конкретных сотрудников. Даже если человека в первую очередь мотивируют деньги, это ещё не значит, что он примет первое же предложение с более высокой зарплатой.

Можно создать для него дополнительную трудовую мотивацию, предложив расширенный пакет ДМС, корпоративные скидки на отдых или более комфортные условия труда. Тогда он вряд ли уйдёт туда, где за чуть большую сумму придётся пожертвовать своим комфортом и стабильностью.

Когда нужно менять систему мотивации

На уровне компании систему мотивации персонала надо менять в следующих случаях:

● Компания выросла, изменилась её структура, появились новые отделы и направления.

● Изменились должностные обязанности и KPI сотрудников. Например, компания запустила новый продукт и бесплатно обучила сотрудников, как он устроен и как его продавать.

● Сотрудники регулярно не выполняют KPI или страдают от выгорания.

● Огромная текучка на отдельных позициях или целых направлениях.

● Изменились тенденции на рынке, и в компаниях из вашей сферы теперь другие условия, причем не обязательно финансовые.

Например, до середины 2010-х кол-центры крупных компаний использовали примерно одинаковые скрипты и формальный стиль для общения с клиентами. В результате сотрудники звучали как роботы и клиентов это очень раздражало.

Потом появился «Рокетбанк», где консультанты общались по телефону более неформально и дружелюбно. Их конкуренты увидели, что клиентов у банка становится всё больше, о сервисе хорошо отзываются в соцсетях и ставят в пример. Поняли, что нужно что-то менять, и перестроили систему мотивации так, чтобы консультанты получали дополнительные бонусы за дружелюбный тон и эмпатию.

Примеры мотивации персонала

Геймификация

Когда в работу добавляют элемент игры и состязательности. Например, устраивают конкурс на лучшие показатели месяца и премируют победителя поездкой на отдых для всей семьи. Другой вариант — начисление баллов за каждую выполненную задачу или достижение KPI. Эти баллы можно потратить на корпоративный мерч, дополнительный выходной или более удобный график: с 7, 9 или 11 утра.

Необычные названия должностей

Такие были приняты в студии Уолта Диснея и компании Apple времён Стива Джобса. Каждый сотрудник получал право на престижную должность. Так сотрудники прачечных стали работниками текстильной службы, а молодые специалисты — гениями. В результате персонал почувствовал уважение к себе и своему труду, а число увольнений в этих компаниях сократилось.

Амбассадор бренда

Этот способ мотивации хорошо работает для руководителей среднего и высшего звена, которые являются признанными авторитетами в своей сфере. Амбассадор высказывается от лица компании в интервью и выступает на отраслевых мероприятиях, развивает личный бренд и повышает свою экспертность.

Краш-тест

Довольно жёсткая форма мотивации, которая подходит немногим, но эффективна в условиях кризиса. Руководителю дают срок, в течение которого он должен выполнить KPI, иначе его уволят.