Должностная инструкция начальника отдела кадров по профстандарту образец 2022

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта » Менеджер по персоналу » (код G, уровень квалификации — 7), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:

Операционное управление персоналом и подразделением организации.
Руководитель структурного подразделения.
Начальник структурного подразделения.
Руководители подразделений (служб) управления кадрами и трудовыми отношениями.
Начальник отдела кадров.
Начальник отдела организации и оплаты труда.
Начальник отдела подготовки кадров.
Менеджер по персоналу.

Обобщенная трудовая функция:

Операционное управление персоналом и подразделением организации.

Трудовые функции:

Разработка системы операционного управления персоналом и работы структурного подразделения.
Реализация операционного управления персоналом и работы структурного подразделения.
Администрирование процессов и документооборота по операционному управлению персоналом и работе структурного подразделения.

Требования к образованию и обучению:

Высшее образование — специалитет, магистратура.

Дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом, операционного и тактического управления; программы повышения квалификации в области управления персоналом, операционного и тактического управления.

Требования к опыту практической работы:

Не менее пяти лет в области управления персоналом.

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование и разработать индивидуальную программу обучения.

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Отметим, что, если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

Должностная инструкция начальника отдела кадров по профстандарту. Скачать образец.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2019 г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
начальника отдела кадров

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность начальника отдела кадров ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.3. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.4. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно (директору, начальнику службы, иному должностному лицу)________________ Организации.
1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки в области управления персоналом, операционного и тактического управления; программы повышения квалификации в области управления персоналом, операционного и тактического управления, и требование к стажу работы: не менее пяти лет в области управления персоналом.

1.6. Начальник отдела кадров должен знать:
— трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
— основы налогового законодательства российской федерации;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты российской федерации, в части ведения документации по персоналу;
— основы миграционного законодательства российской федерации, в части привлечения и трудоустройства иностранных граждан и лиц без гражданства;
— основы административного законодательства в области управления персоналом и ответственности должностных лиц
— законодательство российской федерации по защите персональных данных;
— основы правового регулирования российской федерации порядка заключения гражданско-правовых договоров;
— основы общей и социальной психологии, социологии и психологии труда, экономики труда, безопасных условий труда;
— нормативные правовые акты, регулирующие права и обязанности государственных органов и организации по предоставлению учетной документации;
— основы документационного обеспечения;
— основы производственной деятельности организации;
— экономику труда;
— теории управления персоналом и его мотивации;
— теории и методы управления развитием персонала;
— технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
— технологии оперативного управления персоналом организации;
— системы стандартов по бизнес-процессам, профессиям, нормам труда;
— системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
— локальные нормативные акты организации в области управления персоналом;
— политика управления персоналом и социальная политика организации;
— цели, стратегия развития и бизнес-план организации;
— организационно-штатная структура организации;
— технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
— требования и правила проведения аудита работы с персоналом;
— методы, способы и инструменты управления персоналом;
— методы анализа количественного и качественного состава персонала;
— методы управления развитием и эффективностью организации, методы анализа выполнения планов и программ, определения их экономической эффективности;
— методы оценки работы структурных подразделений, результатов труда персонала;
— методы проведения аудита и контроллинга оперативных управленческих процессов;
— методы анализа выполнения планов и задач, определения их экономической эффективности;
— методики планирования и прогнозирования потребности в персонале;
— формы и методы оценки персонала и результатов их труда;
— формы и системы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
— формы социального партнерства и взаимодействия с профессиональными союзами и другими представительными органами работников, и иными организациями;
— порядок оформления кадровых документов и придания им юридической силы;
— порядок проведения закупочных процедур и оформления сопутствующей документации;
— порядок заключения договоров (контрактов) ;
— порядок оформления, ведения и хранения документации по системам операционного управления персоналом организации и работе структурного подразделения;
— порядок формирования, ведения банка данных и предоставления отчетности по системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
— порядок урегулирования трудовых споров;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики делового общения.

1.7. Начальник отдела кадров должен уметь:
 внедрять стратегию по управлению персоналом;
 применять методы оперативного управления персоналом организации;
 применять методы управления межличностными отношениями, формирования команд, развития лидерства и
 исполнительности, выявления талантов, определения удовлетворенности работой;
 организовывать работу персонала структурного подразделения;
 определять задачи персонала структурного подразделения, исходя из целей и стратегии организации;
 определять зоны ответственности и эффективности работы персонала структурного подразделения, распределять задачи и обеспечивать материально-технические ресурсы для их исполнения;
 определять показатели эффективности работы персонала подразделения;
 определять, анализировать, моделировать и выстраивать внутренние коммуникации персонала;
 анализировать, разрабатывать и оформлять документы по оперативным процессам и их результатам;
 составлять планы деятельности структурного подразделения организации;
 создавать и описывать организационную структуру, цели, задачи, функции структурного подразделения;
 управлять мотивацией персонала, его вовлеченностью и дисциплиной труда;
 оформлять документы по операционному управлению персоналом и работе структурного подразделения, предоставляемые в государственные органы, представительные органы работников;
 обеспечивать документационное сопровождение по системам операционного управления персоналом и работе структурного подразделения;
 организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового и архивного законодательства российской федерации и локальными актами организации;
 организовывать и проводить корпоративные мероприятия с персоналом;
 производить анализ текущей деятельности структурного подразделения и внедрять процедуры по ее оптимизации;
 проводить аудит результатов работы с персоналом;
 проводить аудит кадровых процессов, процедур, оформления кадровых документов и документов по управлению персоналом;
 разрабатывать проектные предложения и мероприятия по эффективной работе персонала;
 разрабатывать программы достижения целей и оперативного решения задач подразделений;
 составлять, рассчитывать, корректировать и контролировать статьи расходов на персонал, разрабатывать предложения по затратам на персонал для формирования бюджета;
 контролировать исполнение поручений и задач, вносить своевременные коррекции в планы и задачи;
 контролировать процессы управления персоналом подразделений, определять их результативность и выявлять факторы отклонений от плановых параметров;
 контролировать расходование бюджетов на персонал;
 контролировать исполнение договоров поставщиков услуг по вопросам персонала;
 представлять интересы организации и вести переговоры с профессиональными союзами и другими представительными органами работников, взаимодействовать с государственными организациями;
 вести переговоры с поставщиками услуг по условиям заключаемых договоров;
 анализировать информацию по поставщикам услуг в области управления персоналом и по условиям заключаемых договоров;
 производить предварительные закупочные процедуры и оформлять сопутствующую документацию по заключению договоров;
 вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
 вести деловую переписку;
 работать с информационными системами и базами данных по вопросам управления персоналом;
 соблюдать нормы этики делового общения.

1.8. В период временного отсутствия начальника отдела кадров его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
На начальника отдела кадров возлагаются следующие функции:
2.1. Разработка системы операционного управления персоналом и работы отдела кадров.
2.2. Реализация операционного управления персоналом и отделом кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по операционному управлению персоналом и работе отдела кадров.
2.4. Принимает участие в разработке текущих планов по персоналу.
2.6. Составлять установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
Для выполнения возложенных на него функций начальник отдела кадров обязан:
3.1. Анализировать успешные корпоративные практики по вопросам стратегического и оперативного управления персоналом организации.
3.2. Производить постановку оперативных целей по вопросам управления персоналом.
3.3. Разрабатывать планы, программы и процедуры в управлении персоналом.
3.4. Разрабатывать предложения по структуре подразделения и потребности в персонале.
3.5. Разрабатывать предложения по обеспечению персоналом, формированию систем оценки, развития, оплаты труда, корпоративным социальным программам и социальной политике.
3.6. Разрабатывать предложения о затратах и формированию бюджета на персонал.
3.7. Разрабатывать предложения по заключению договоров по управлению персоналом с поставщиками услуг и проведение предварительных процедур по их заключению.
3.8. Планировать деятельность подразделения и персонала.
3.9. Осуществлять оперативное управление персоналом подразделения организации.
3.10. Осуществлять расчет затрат по подразделению и подготовка предложений для формирования бюджета.
3.11. Разрабатывать стандарты деятельности подразделения и унификацию процессов.
3.12. Проводить инструктаж по охране труда.
3.13. Осуществлять постановку задач работникам структурного подразделения, определение ресурсов для их выполнения, контроль исполнения.
3.14. Производить анализ планов и отчетности подчиненных работников, разработка предложений по улучшению показателей деятельности подразделения.
3.15. Формировать отчеты о работе структурного подразделения.
3.16. Осуществлять анализ процессов документооборота, локальных документов по вопросам операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, бизнес-процессов организации, удовлетворенности персонала.
3.17. Осуществлять документационное оформление результатов операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, результатов аудита работы с персоналом.
3.18. Подготавливать предложения по развитию систем операционного управления персоналом и работы структурного подразделения, по необходимым корректирующим и превентивным мерам.
3.19. Разрабатывать системы анализа и контроля работы персонала.
3.20. Осуществлять контроль, сравнение и анализ процессов в области оперативного управления персоналом, результатов управленческих мероприятий, определение факторов, вызывающих отклонение от плановых показателей.
3.21. Осуществлять подготовку и обработку запросов, уведомлений, сведений о работниках в государственные органы, профессиональные союзы, общественные организации.
3.22. Осуществлять сопровождение договоров оказания услуг по вопросам оперативного управления персоналом и работе структурного подразделения, включая предварительные процедуры по их заключению.
3.23. Подготавливать предложения по формированию бюджета на персонал организации.
3.24. Выполнять требования по хранению информации о результатах действия систем операционного управления персоналом и работы структурного подразделения.

4. ПРАВА
Начальник отдела кадров имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Начальник отдела кадров несет ответственность за:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.
5.6. За разглашение сведений, содержащих персональные данные сотрудников и конфиденциальную информацию (составляющих коммерческую тайну).

6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
6.1. Режим работы начальника отдела кадров определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
6.2. В связи с производственной необходимостью Начальник отдела кадров обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Оценка работы:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения начальником отдела кадров свлих трудовых функций;
— __________________________________________________________________________.
(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

7. ПРАВО ПОДПИСИ

7.1. Начальник отдела кадров для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)

«___»____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ _____ г.

Начальник отдела кадров возглавляет работу с персоналом. Эта позиция есть на каждом крупном предприятии. В нашем материале мы поговорим об этой должности и рассмотрим пример должностной инструкции начальника отдела кадров.

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров

скачать

Этот сотрудник обеспечивает и контролирует:

• укомплектованность компании рабочими необходимых специальностей;
• адаптацией сотрудников;
• обучением, повышением квалификации и многими другими задачами.

Должностная инструкция составляется по профстандарту «Специалист по управлению персоналом». Этот документ используется при создании инструкций всех специалистов службы персонала в целом. Основную задачу начальника отдела кадров стандарт определяет как обеспечение эффективного функционирования системы управления кадрами для достижения целей, поставленных организацией.

В нашем материале вы можете ознакомиться с должностной инструкцией, составленной по ЕКС. Привести ее к соответствию стандарту можно самостоятельно, в зависимости от специфики предприятия и задач. Это вам позволит составить образец должностной инструкции начальника отдела кадров по профстандарту, который вы сможете использовать в работе. Он должен включать в себя:

• общие положения;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Такое разделение содержания документа позволит удачно структурировать наполнение и учесть требования профстандарта для рассматриваемой должности. У нас вы можете скачать бесплатно должностную инструкцию начальника отдела кадров.

Требования к специалисту

Устанавливаются профстандартом или единым справочником и, как правило, содержат следующие квалификационные требования:

• 5 лет работы в сфере управления кадрами на руководящей должности;
• высшее образование и прохождение специальных курсов.
• хорошие управленческие навыки;
• знание специфики работы предприятия;
• знание трудового законодательства и нормативных документов;
• знание порядка ведения отчетности.

Профессиональные обязанности

Согласно профстандарту, основными функциями в работе этого сотрудника являются:

• разработка системы управления персоналом и внедрение ее на практике;
• ведение документооборота по управлению персоналом;
• стратегическое управление персоналом предприятия;
• прием, увольнение и перевод сотрудников;
• разработка должностных инструкций;
• проведение аттестации персонала;
• подготовка документов пенсионного страхования и социального обеспечения для сотрудников;
• анализ кадровой работы;
• ведение табельного учета;
• контроль над выполнением графиков отпусков;
• контроль за трудовой дисциплиной.

Иногда его функции могут быть дополнены следующими обязанностями:

• построение системы мотивации сотрудников;
• проведение мер по повышению лояльности сотрудников;
• обеспечение работников СИЗ и т.п.

Обязанности начальника отдела кадров варьируются в зависимости от типа и размера компании, особенностей политики продвижения, величины штата, региона.

Иногда начальник отдела кадров управляет всем персоналом компании, или выполняет только обязанности кадрового делопроизводителя. Карьерный рост по линии административного управления позволяет, в конечном итоге, стать директором фирмы-работодателя.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Профстандарт управляющего кадровым отделом

Профстандарт (квалификационный справочник) – это официальный документ, который описывает ряд требований, предъявляемых при найме на должность к уровню квалификации той или иной профессии или сферы профдеятельности.

Требования выставляются согласно Федеральному закону от 03.12.2012 № 236-Ф3, который рассматривает корректировку положений трудового кодекса РФ в соответствии с современными реалиями и требованиями, а также дополненную статью первого Федерального закона «О техническом регулировании».

В профстандарте указаны требования к компетенции сотрудника, и выполняемым им трудовым функциям.

Управляющий кадровым отделением обязан знать:

• основные положения действующего законодательства Российской Федерации, касающееся управления персоналом;
• обладать практическими и теоретическими знаниями и навыками по организации продуктивной работы штата сотрудников;
• понимать и применять положения Государственного стандарта 6/30-97, положения нормативных актов руководства компании;
• способствовать организации продуктивной работы подотчетного ему отдела.

Данный сотрудник организации занимается подготовкой материалов для получения сотрудниками поощрения и обеспечивает выполнение социальных гарантий, в том числе получение пенсии и реализация прав сотрудников на больничный, декрет и отпуск.

В прямом подчинении начальника – инспекторы по кадрам. Подробнее о них узнайте из этой статьи.

Начальник отдела кадров должен уметь:

1. Составлять долгосрочные и краткосрочные прогнозы на перспективу развития компании-работодателя.
2. Своевременно реагировать на изменения экономических условий рынка.
3. Статистику привлечения новых кадров или сокращения штата.
4. Находить действенные источники обеспечения предприятия добросовестными работниками.
5. Структурировать и делегировать обязанности специалистов.
6. Оформлять по стандартам и хранить документацию, касающуюся персонала, а также защищать их личные данные от разглашения.
7. Обеспечивать протекание ключевых процессов развития и роста компании-работодателя, своевременное получение сотрудниками информационных материалов по их непосредственным служебным обязанностям.

Применять:

• Отечественный и зарубежный опыт продуктивного управления кадрами, системы мотивации и поощрения;
• Новейшие методики анализа работы персонала;
• Знания по профессиографии;
• Информационные технологии и разработки политики кадров;
• Нормы, обеспечивающие охрану труда;
• Нормы культуры речи, деловых коммуникаций, этикета и стиля.

Обязанности, требования к образованию

Ключевые должностные обязанности управляющего отделом кадров:

• проведение анализа работы кадрового состава фирмы;
• организация процесса подбора и аттестации сотрудников;
• разработка кадровой политики компании в соответствии с ключевыми бизнес-процессами и сферой деятельности, а также нишей, которую фирма занимает в общем экономическом пространстве страны.

К должности начальника кадров традиционно применяются следующие требования:

1. Владение дипломом о высшем профессиональном профильном образовании;
2. Посещение курсов повышения квалификации;
3. Самостоятельное изучение материалов современного опыта в сфере управления продуктивной работой персонала;
4. Опыт на должности начальника отдела кадров – более 3-х лет (на некоторых предприятиях этот срок увеличен до 5 лет непрерывного стажа).

Должностную инструкцию руководителя отдела кадров можно скачать здесь.

Права инспектора по кадрам

Начальник отдела кадров, кроме обязанностей, имеет ряд прав, среди которых можно выделить следующие:

• Быть осведомленным об основных решениях, принимаемых главой компании, которые касаются работы с персоналом.
• Выдвигать предложения и идеи для развития компании и улучшения условий кадровой политики
• Вести конструктивный диалог с подразделениями компании.
• Право подписи в рамках своей компетенции.
• Запрашивать у сотрудников необходимую документацию, касающуюся их квалификации.
• Сообщать главе компании о недостатках в работе персонала и выдвигать конструктивные предложения по решению возникших вопросов.
• Создавать вместе с вышестоящим начальством нормальных условий труда для выполнения сотрудниками их прямых должностных обязанностей и следить за выполнением норм безопасности труда в соответствии со штатным расписанием.

• Начальник отдела кадров также участвует в процессе организации аттестации работников, и сопровождает данный процесс, а также создает профрезервы согласно результатам аттестации и принимает решение о переподготовке, ротации или повышения квалификации сотрудников.
• Глава кадрового отдела – это рабочая единица, которая регулирует и обеспечивает адаптацию специалистов, их продуктивную работу, следит за выполнением норм действующего законодательства РФ, следит за состоянием рынка труда и реагирует на его изменения.
• Должностная инструкция начальника отдела кадров регулирует нормы прав, обязанностей и уровня квалификационной подготовки данного сотрудника.
• Посмотрите видео о требованиях к начальнику отдела кадров за рубежом:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

Должностная инструкция начальника отдела кадров

Должностная инструкция начальника отдела кадров
УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.

1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно Директору по персоналу.

1.4. На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.
1.6. Начальник отдела кадров должен знать:
— трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;

— структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;

— порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
— состояние рынка труда;

— системы и методы оценки персонала;

— кадровое делопроизводство;
— основы психологии и социологии труда.
1.7. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
— законодательными актами РФ;
— Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
— приказами и распоряжениями руководства;
— настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.

2.2. Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

2.3. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.
2.4. Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.5. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.

2.6. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

2.7. Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.
2.8. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.9. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.10. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.11. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.
3. Права начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.6. Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.

4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров (2021)

Должностная инструкция начальника отдела кадров используется для определения полномочий сотрудника в иерархии компании. В документе описываются нюансы взаимодействия с подчиненными и руководством.

Чаще всего в инструкцию включают 4 раздела, которые могут быть дополнены работодателем еще несколькими пунктами, конкретизирующими отдельные направления трудовых отношений исходя из специфики деятельности компании.

ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции начальника отдела кадров .doc

Образец должностной инструкции начальника отдела кадров

1. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от неё в соответствии с приказом директора компании.
2. Начальник отдела кадров подчиняется напрямую директору компании.
3. На срок отсутствия начальника отдела кадров его функции на работе исполняет его заместитель.

Кандидат на должность обязан соответствовать следующим требованиям по квалификационным стандартам:

• высшее образование;
• продолжительность работы в кадровых службах от 3 лет, в том числе, не менее года на руководящей должности.

Начальник отдела кадров должен обладать знаниями следующих областей:

• законодательства, регулирующего трудовые отношения;
• правил корпоративного документооборота по кадровым вопросам;
• норм оформления требуемых документов по кадровым вопросам;
• основных подходов к поиску требуемых работников;
• основ проведения тестирования соискателей и собеседований с ними;
• управленческой системы компании;
• действующего кадрового состава компании;
• планирования кадровых потребностей компании;
• состояния и перспектив рынка труда в соответствующих регионах и отраслях корпоративной деятельности;
• основ теории трудовых отношений;
• заполнения базы данных компании по сотрудникам;
• действующих профстандартов по корпоративным позициям;
• методик расчета нагрузки и качественных показателей сотрудников;
• порядка предоставления льгот и премий работникам;
• правил пользования оргтехникой и необходимыми компьютерными программами.

Начальник отдела кадров руководствуется:

• нормативно-правовыми актами РФ;
• корпоративными документами;
• положениями данной инструкции.

2. Функции

Начальник отдела кадров отвечает за:

1. Организацию заполнения требуемых рабочих позиций.
2. Взаимодействие с руководителями подразделений компании по кадровым вопросам.
3. Взаимодействие с кадровыми агентствами и другими контрагентами по поиску сотрудников.
4. Участие в проведении аттестационных мероприятий персонала компании.
5. Проведение анализа рынка труда.
6. Планирование и прогнозирование в области рынка труда.
7. Мониторинг качества работы сотрудников компании.
8. Взаимодействие с соискателями по вопросам тестирования, собеседований и проверки их данных.
9. Мониторинг законодательной активности в кадровой области.
10. Организацию системы премирования сотрудников компании.
11. Консультацию соискателей и начинающих работников по основным моментам трудовых отношений в компании.
12. Организацию работы подчиненных по кадровым вопросам.
13. Организацию эффективной работы вверенного отдела.
14. Внесение предложений генеральному директору по вопросам в своей сфере компетенции.

3. Ответственность

Начальник отдела кадров может нести ответственность в следующих случаях:

1. За ущерб, причиненный компании, из-за своей некомпетентности — в соответствии с трудовым законодательством.
2. За разглашение внутренней конфиденциальной информации — в пределах, которые определены в соответствующем законодательстве.
3. За допущенные на работе нарушения законов — в соответствии с пунктами соответствующих разделов законодательства.

4. Права

Начальник отдела кадров владеет правами:

1. Принимать решения по ротации кадров в своем подразделении.
2. Вносить предложения по совершенствованию процессов в сфере своей ответственности руководству компании.
3. Участвовать в совещаниях, где затрагиваются кадровые вопросы.
4. Подписывать кадровую документацию.
5. Представлять компанию во взаимоотношениях по вопросам кадров как с соискателями, так и с соответствующими контрагентами.
6. Требовать от сотрудников службы безопасности и других подразделений оперативного представления необходимой для работы информации.
7. Требовать от директора компании поддержания мероприятий, необходимых для функционирования своего отдела.

5. Условия трудовой деятельности

1. Руководителю компенсируются его рабочие расходы на сотовую связь и транспорт в размерах, оговоренных в трудовом договоре.
2. Начальник отдела кадров получает премии по итогам года, при условии выполнения планов по заполнению кадровых позиций, и в размерах, оговоренных в трудовом договоре и других документах компании.
3. Работодатель обязуется оплачивать руководителю профильные курсы по повышению квалификации не реже, чем один раз в 2 года.

Для чего нужна должностная инструкция?

В любой компании пакет должностных инструкций по разным позициям входит в перечень типовых трудовых документов. Это обусловлено тем, что:

• инструкция формализует рабочее взаимодействие работодателя и работника компании;
• инструкция является средством профилактики конфликтных ситуаций на работе, т.к. в случае разногласий стороны могут ссылаться на соответствующее содержание документа;
• корректно составленный документ обладает юридической силой и может фигурировать в правовых и рабочих спорах.

И для компании, и для сотрудника, инструкция помогает определить, что сторонам ждать друг от друга в трудовых взаимоотношениях.

Принципы составления документа

Отечественное законодательство не дает четкого определения форматы инструкции. Поэтому любая компания имеет возможность составить документ исходя из конкретных задач. Но есть и некоторые деловые стандарты её составления. Так, обычно в документ входят следующие разделы:

1. Основной раздел.
2. Обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.

Каждый из этих разделов заполняется на стандартной основе, затем дополняется пунктами под конкретные нужды компании. К базовым разделам иногда добавляются и дополнительные, позволяющие работодателю обозначить наиболее важные моменты в рабочих взаимоотношениях. Обычно в дополнительных разделах описывают должностные связи и условия труда.

Общий раздел

Инструкцию открывает раздел, где дается описание основ взаимодействия сотрудника и компании-работодателя. Самая важная его часть — это описание квалификационных требований для сотрудника и навыков, владения которыми ждет от него работодатель.

Также в разделе присутствуют пункты о временной замене сотрудника, кому он подчиняется и чем руководствуется в своей деятельности.

Применительно к позиции руководителя важно грамотно обозначить требования по квалификации, чтобы такие требования, как уровень знания иностранного или руководящий стаж, не помешали приему подходящий кандидатов.

Навыки начальника отдела кадров должны соотносится с его должностными обязанностями, представленными в следующем разделе ДИ.

Функции

Пожалуй, самый важный раздел документа. Ведь именно тут дается перечень должностных обязанностей начальника кадрового отдела, а они могут довольно сильно отличаться из-за размеров компании или её отраслевых особенностей.

Понятно, что функции начальника по кадрам в небольшой фирме несопоставимы с аналогичной должностью в крупной международной компании.

В общем виде, чем крупнее компания, тем большее количество второстепенных обязанностей можно переложить на ассистентов и секретарей руководителя.

Ответственность

Раздел отведен для описания нарушений, за которые руководителя могут привлечь к ответственности. Для крупных компаний желательно акцентировать внимание на ответственности за нарушение конфиденциальности и передачу внутренней информации третьей стороне.

Ответственность описывается в общем виде. Конкретные меры наказания, если факт нарушения действительно доказан, определяются в ходе юридических разбирательств.

Права

В разделе описывают, какие права есть у руководителя. Права начальника кадрового отдела довольно стандартны для любых компаний, но могут быть дополнены в соответствии со спецификой деятельности компании. Так, можно более подробно описать права по взаимодействию со службой безопасности компании или по кадровым вопросам во взаимоотношениях с другими руководителями.

Условия трудовой деятельности

Раздел включают, что бы подробнее прописать какие-то льготы для работника. Применительно к руководящей позиции обычно в раздел добавляют возможность предоставления служебного транспорта, оплату работодателем подписки на отраслевую прессу, доступа к информационным онлайн-платформам и другие приятные «фишки».

Составленная и согласованная должностная инструкция должна быть распечатана на фирменном бланке компании в единственном экземпляре. Для вступления документа в силу в нем необходимо поставить подписи работника, руководителя компании и лиц, с которыми согласовывалось назначение на должность. Печать организации в ДИ не требуется.

Скачать документбесплатно

Должностная инструкция начальника отдела кадров: пример 2021 года

Что включать в должностную инструкцию начальника отдела кадров по профстандарту в 2021 году? Какие разделы должны быть включены в инструкцию? Какие требования к стажу включать в инструкцию? Пример образец должностной инструкции начальника по персоналу.

Обязательно формировать и утверждать должностные инструкции требуется исключительно только для госорганов (ст. 47 Федерального закона от 27.07. 2004 № 79-ФЗ). Следовательно, штрафовать компанию за отсутствие должностной инструкции у начальника отдела кадров нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

При этом нужно заметить, что многие организации утверждают должностные инструкции, поскольку их наличие позволяет:

• точно понимать, что именно должен делать начальник отдела кадров;
• установить несоответствие занимаемой должности (если работа будет выполняться плохо);
• распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на начальника отдела кадров;
• корректно провести аттестацию начальника отдела кадров.

Таким образом, должностная инструкция начальника по кадрам больше нужна руководству организации, чтобы упорядочить взаимодействие с кадровиком.

Состав: что включать

Предположим, что должностная инструкция начальника отдела кадров оформляется в 2017 году. В такой ситуации в должностную инструкцию рекомендуем включить следующие разделы:

• общие положения;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Такое разделение содержания должностной инструкции, по нашему мнению, позволит удачно структурировать наполнение и, что важно, учесть требования профстандарта начальника отдела кадров.

Требования профстандарта

Профессиональный Стандарт – это характеристика квалификации, требуемая сотруднику для выполнения работы по должности (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Профстандарт может быть разработан как для определенной должности или профессии, например. для сварщика, педагога, так и на виды деятельности, в которые входят целые группы родственных должностей и профессий, например – управление персоналом.

Работодатели могут широко применять профессиональные стандарты. В том числе – определять трудовую функцию работника при составлении штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров.
Приказом Минтруда РФ № 691н от 06.10.2015 утвержден профстандарт «Специалист по управлению персоналом». К этой группе должностей относятся:

• специалисты кадровых служб;
• руководители кадровых служб.

Профессиональный стандарт начальника отдела кадров уточняет, какая основная задача начальника – это обеспечение эффективного функционирования системы управления персоналом для достижения целей, поставленных организацией.

Также профстандарт содержит уточнения, которые касаются работы начальника отдела кадров:

• требования к кандидату на должность;
• основные навыки и умения сотрудника;
• должностные обязанности;
• трудовые действия.

Требования для начальника отдела кадров такие:

• 5 лет работы в сфере управления персоналом на руководящей должности;
• высшее образование и прохождение специальных курсов.

Основными функциями в работе начальника отдела по управлению персоналом являются:

1. Разработка системы операционного управления персоналом и внедрение ее на практике.
2. Администрирование процессов и документооборота по управлению персоналом.
3. Стратегическое управление персоналом предприятия.

При разработке должностной инструкции начальника отдела кадров перечисленные выше требования, задачи и функции можно внести в документ. Но можно этого и не делать, поскольку законодательство РФ по состоянию на 2021 год не предусматривает, что начальник отдела кадров обязательно должен отвечать требованиям профессионального стандарта «кадровика».

Готовый вариант: возьмите за пример

Мы разработали должностную инструкцию в которой прописали все самые важные обязанности начальника отдела кадров, а также учли положения стандарта по образованию и стажу. Однако, повторимся, что делать это – необязательно. Вы можете скачать образец в формате Word и скорректировать его по своему усмотрению.

СКАЧАТЬ ОБРАЗЕЦ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ (Письмо Роструда от 31.10. 2007 № 4412-6). Формируйте должностную инструкцию в двух экземплярах. Один – для организации, другой – «на руки» начальнику отдела кадров.

Пошаговая Инструкция Для Начальника Отдела Кадров На 2021 Год

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договоров, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей.

Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянно.

Ограничения по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены.

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой Договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие умножают Штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример:

Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году

• 10-02-2021
• Наталья Кичина
• 9 минут

Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция.

Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию.

Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.

Обязанности кадрового работника

В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.

На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.

При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.

К обязанностям кадровых работников относятся:

• прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
• составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
• уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
• создание локальных нормативных актов;
• подбор, обучение, переобучение персонала;
• учет движения кадров;
• внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
• ведение воинского учета;
• составление другой документации согласно специфике деятельности компании.

Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции

Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.

Изменения Федерального Закона №493

Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.

Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.

Изменения Федерального Закона №353

В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.

Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.

Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.

Ужесточение Федерального Закона №132

Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности.

Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке.

Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.

Сам Закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.

Федеральный Закон №341

Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.

Прямые выплаты ФСС

Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.

Новые обязанности, связанные с коронавирусом

В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.

Что нужно вносить в должностную инструкцию

Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.

Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности.

Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.

Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.

Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.

Должностная инструкция включает в себя три раздела:

• обязанности сотрудника;
• права работника;
• ответственность.

Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.

В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.

В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь

Что включать в должностную инструкцию начальника отдела кадров по профстандарту? Какие разделы должны быть включены в инструкцию? Какие требования к стажу включать в инструкцию, чтобы соблюсти требования, предъявляемые профессиональным стандартом? Какой стаж и образований указать в документе? Ответим на эти и другие вопросы и приведем пример должностной инструкции, которую вы можете скачать.

Обязательно ли иметь должностную инструкцию начальнику по кадрам

Обязательно формировать и утверждать должностные инструкции требуется исключительно только для госорганов (ст. 47 Федерального закона от 27.07. 2004 № 79-ФЗ). Следовательно, штрафовать компанию за отсутствие должностной инструкции у начальника отдела кадров нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0).

При этом нужно заметить, что многие организации утверждают должностные инструкции, поскольку их наличие позволяет:

• точно понимать, что именно должен делать начальник отдела кадров;
• установить несоответствие занимаемой должности (если работа будет выполняться плохо);
• распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на начальника отдела кадров;
• корректно провести аттестацию начальника отдела кадров.

Таким образом, должностная инструкция начальника по кадрам больше нужна руководству организации, чтобы упорядочить взаимодействие с кадровиком.

Какие разделы включать

Предположим, что должностная инструкция начальника отдела кадров оформляется в 2020 году. В такой ситуации в должностную инструкцию рекомендуем включить следующие разделы:

• общие положения;
• квалификационные требования;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность.

Такое разделение содержания должностной инструкции, по нашему мнению, позволит удачно структурировать наполнение и, что важно, учесть требования профстандарта начальника отдела кадров.

Какой профстандарт применять

Профессиональный стандарт – это характеристика квалификации, требуемая сотруднику для выполнения работы по должности (ч. 2 ст. 195.1 ТК РФ). Профстандарт может быть разработан как для определенной должности или профессии, например. для сварщика, педагога, так и на виды деятельности, в которые входят целые группы родственных должностей и профессий, например – управление персоналом.

Работодатели могут широко применять профессиональные стандарты. В том числе – определять трудовую функцию работника при составлении штатного расписания, должностных инструкций, трудовых договоров.

Приказом Минтруда РФ № 691н от 06.10.2015 утвержден профстандарт «Специалист по управлению персоналом». К этой группе должностей относятся:

• специалисты кадровых служб;
• руководители кадровых служб.

Профессиональный стандарт начальника отдела кадров уточняет, какая основная задача начальника – это обеспечение эффективного функционирования системы управления персоналом для достижения целей, поставленных организацией.

Также профстандарт содержит уточнения, которые касаются работы начальника отдела кадров:

• требования к кандидату на должность;
• основные навыки и умения сотрудника;
• должностные обязанности;
• трудовые действия.

Требования для начальника отдела кадров такие:

• 5 лет работы в сфере управления персоналом на руководящей должности;
• высшее образование и прохождение специальных курсов.

Основными функциями в работе начальника отдела по управлению персоналом являются:

1. Разработка системы операционного управления персоналом и внедрение ее на практике.
2. Администрирование процессов и документооборота по управлению персоналом.
3. Стратегическое управление персоналом предприятия.

При разработке должностной инструкции начальника отдела кадров перечисленные выше требования, задачи и функции можно внести в документ. Но можно этого и не делать, поскольку законодательство РФ по состоянию на 2020 год не предусматривает, что начальник отдела кадров обязательно должен отвечать требованиям профессионального стандарта «кадровика».

Пример должностной инструкции

Мы разработали должностную инструкцию в которой прописали все самые важные обязанности начальника отдела кадров, а также учли положения стандарта по образованию и стажу. Однако, повторимся, что делать это – необязательно. Вы можете скачать образец в формате Word и скорректировать его по своему усмотрению.

Общество с ограниченной ответственностью «Стелла Петровна»

Должностная инструкция № 34
начальника отдела кадров

г. Москва                                                       10.01.2020

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора организации.

1.2. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно генеральному директору организации.

1.3. Начальнику отдела кадров подчиняются все сотрудники отдела кадров.

1.4. В своей деятельности начальник отдела кадров руководствуется действующим законодательством, уставом организации, локальными нормативными актами организации, приказами и распоряжениями генерального директора.

1.5. В период отсутствия начальника отдела кадров (отпуск, болезнь, командировка) его обязанности временно возлагаются на заместителя начальника отдела кадров.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (желательно в области менеджмента, юридическое и/или психологическое), а также опыт работы на руководящих должностях по организации управления кадрами не менее пяти лет.

2.2. Начальник отдела кадров должен знать:
• трудовое и гражданское законодательство РФ;
• методические материалы по управлению персоналом;
• структуру организации и перспективы ее развития;
• кадровую политику и кадровую стратегию организации;
• формы, методы и средства обучения сотрудников;
• порядок заключения договоров на обучение с учебными заведениями и финансирования затрат на обучение;
• порядок ведения учета и составления отчетности по подготовке кадров и повышению их квалификации;
• порядок оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел сотрудников;
• порядок расчета общего и непрерывного стажа работы, льгот, компенсаций, оформления пенсий;
• порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности, ведения банка данных о персонале организации;
• единую государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации, схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• порядок контроля за исполнением документов;
• основы экономики, этики, социологии, психологии, правила делового общения;
• компьютерные программы и современные информационные системы по работе с кадрами;
• правила охраны труда и техники безопасности.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела кадров.

3.1. Руководит сотрудниками отдела кадров.

3.2. Возглавляет работу по комплектованию организации кадрами, ведению и своевременному пополнению банка данных о количественном и качественном составе кадров.

3.3. Определяет критерии поиска и подбора персонала.

3.4. Разрабатывает планы, методики и программы обучения и развития персонала.

3.5. Руководит разработкой и внедрением локальных нормативных актов организации.

3.6. Организует разработку прогнозов текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с организациями аналогичного профиля, информирования сотрудников внутри организации об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о вакансиях.

3.7. Обеспечивает заключение договоров с учреждениями профессионального образования, курсами повышения квалификации, организациями, в том числе зарубежными, по обучению и стажировке персонала, определение затрат на обучение, организует направление сотрудников на учебу в соответствии с заключенными договорами, оформляет необходимые документы сотрудникам, направляемым на обучение за рубеж.

3.8. Обеспечивает функционирование системы адаптации новых сотрудников в организации.

3.9. Обеспечивает постоянное повышение уровня профессиональных знаний, умений и навыков сотрудников организации в соответствии с целями и стратегией организации, кадровой политикой, направлениями и уровнем развития техники, технологии и организации управления, освоением новых видов товаров, работ (услуг) для эффективной работы организации.

3.10. Организует проведение аттестации сотрудников, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.

3.11. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению.

3.12. Контролирует соблюдение социальных гарантий сотрудников организации.

3.13. Ведет учет личного состава организации и ее подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации.

3.14. Организует:
• своевременный прием, перевод и увольнение сотрудников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами генерального директора, а также другую установленную документацию по кадрам;
• формирование и ведение личных дел сотрудников, внесение в них изменений, связанных с трудовой деятельностью;
• подготовку необходимых материалов для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представление сотрудников к поощрениям и награждениям;
• заполнение, учет и хранение трудовых книжек;
• подсчет трудового стажа, выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности сотрудников;
• учет предоставления отпусков сотрудникам, контроль за составлением и соблюдением графиков отпусков;
• оформление карточек пенсионного страхования, других документов, необходимых для назначения пенсий сотрудникам организации и их семьям, установления льгот и компенсаций;
• подготовку документов по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив.

3.15. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением сотрудниками Правил трудового распорядка.

3.16. Ведет установленную отчетность по учету личного состава и работе с кадрами.

4. ПРАВА

Начальник отдела кадров имеет право.

4.1. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающимися деятельности отдела кадров.

4.2. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений организации по кадровым вопросам. Запрашивать у руководителей и других сотрудников необходимую информацию (отчеты, объяснения и т. д.), а также разъяснения обо всех сделках, контактах и проектах организации с целью проведения анализа потребности организации в соответствующих специалистах.

4.3. Вступать в официальные взаимоотношения с любыми юридическими и физическими лицами в рамках полномочий, предоставленных ему настоящей инструкцией. В необходимых случаях представлять организацию во взаимоотношениях с государственными органами.

4.4. Требовать от генерального директора оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.5. Рекомендовать генеральному директору:
• принимать, переводить (перемещать), увольнять сотрудников, непосредственно подчиненных начальнику отдела кадров;
• производить в организации необходимые структурные преобразования.

4.6. Выдвигать и защищать перед руководством организации проекты развития, обучения и управления персоналом.

Распределять обязанности между сотрудниками отдела кадров, составлять их должностные инструкции, контролировать их выполнение.

4.7. Готовить предложения о поощрении сотрудников отдела кадров, отличившихся в решении вопросов, входящих в их компетенцию, и предложения о наложении дисциплинарных взысканий на сотрудников отдела кадров за неисполнение или ненадлежащее исполнение ими должностных обязанностей.

4.8. Подписывать и визировать:
• документы внутреннего характера (служебные записки, внутреннюю переписку, отчеты, представления и т. д.);
• документы внешней переписки;
• платежные документы о расходовании средств в пределах утвержденного бюджета.

4.9. Распределять премии среди непосредственно подчиненных ему сотрудников в пределах
выделенных средств.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

5.1. Начальник отдела кадров несет дисциплинарную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей в пределах, предусмотренных трудовым законодательством РФ.

5.2. В случае причинения действиями либо бездействием начальника отдела кадров ущерба организации (в любом виде и размере) он обязан принять все меры к минимизации ущерба и его ликвидации. За причиненный ущерб начальник отдела кадров несет материальную ответственность в пределах, предусмотренных трудовым и гражданским законодательством РФ.

5.3. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, начальник отдела кадров несет ответственность в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 4 декабря 2017 г. № 13.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела кадров ____________ Р.К.Червякова

10.01.2020

С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Начальник отдела кадров ____________ А.С. Пушкин

10.01.2020

Также вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела кадров.