Должностная инструкция секретаря машинистки в здравоохранении

I. Общая часть

Основными задачами секретаря-машинистки городской поликлиники

Является техническая помощь главному врачу в организации его рабочего места, рабочего времени, подготовке служебных документов,

Учете и регистрации входящей и исходящей корреспонденции, ведении

Учета кадров.

Секретарь подчинен непосредственно главному врачу, а в его

Отсутствие-лицу, его замещающему.

Назначение и увольнение секретаря-машинистки осуществляется

Главным врачом поликлиники.

В своей работе секретарь руководствуется действующими приказами главного врача, его распоряжениями (письменными или устными)

По поликлинике, соответствующими указаниями вышестоящих органов

Здравоохранения, правилами внутреннего распорядка для сотрудников, основными положениями единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также настоящей инструкцией.

II. Обязанности

Для выполнения своих функций секретарь-машинистка обязана:

1. Ежедневно обеспечивать рабочее место главного врача всем

Необходимым (приготовить бумагу для заметок, отметить дату на календаре, проверить средства внутренней связи, проветрить помещение).

2. Представлять главному врачу в установленные часы всю входящую корреспонденцию, после ее предварительной регистрации, а

Также подготовленные документы и материалы на подпись.

3. Передавать документы в соответствии с резолюцией руководителя на исполнение и контролировать срок выполнения.

4. Вести специальные отдельные журналы для входящей, исходящей корреспонденции, телефонограмм, документов.

5. Вести книгу приказов по поликлинике, предварительно прошнуровав ее, пронумеровав листы и скрепив печатью и подписью главного врача, приказы вписывать в книгу от руки, при наличии в них

Порученческих пунктов отдельным сотрудникам или объявления о

Взыскании, знакомить упомянутых сотрудников с данным приказом,

Где они должны расписаться и проставить дату.

6. Обеспечивать главному врачу прием посетителей только в установленные для этого часы.

7. Регулировать обращения посетителей поликлиники и сотрудников к главному врачу, выяснять причины их обращения, в случае необходимости направлять их к должностным лицам, решающим эти вопросы.

8. Выяснять у лиц, вызывающих главного врача по телефону, их

Фамилию, организацию и причины обращения; если )интересующий вопрос является служебной компетенцией заместителя главного врача,

Заведующего отделением, регистратуры и др., разъяснять это обратившемуся и дать номер телефона, куда ему надлежит позвонить.

9. Записывать э отсутствие главного врача фамилии и телефоны

Лиц, звонивших ему, с последующим докладом руководителю.

10. Принимать и передавать телефонограммы, четко записывая их

В журнале, с указанием даты, часа приема и фамилии передавшего.

11. Обеспечивать подготовку совещаний у глазного врача (сбор

Необходимого материала, оповещение участников).

12. Подшивать дела, законченные делопроизводством.

13. Отправлять исходящую корреспонденцию по почте или через

Курьера.

14. Печатать необходимые материалы и текущую корреспонденцию

Для руководителя.

15. Вести подготовку карт персонального учета кадров. своевременно внося все изменения.

16 Хранить в сейфе трудовые книжки сотрудников, своевременно

Внося в них сведения о поощрениях.

17. Оформлять в установленном порядке записи в трудовых книжках о приеме и увольнении.

18. Составлять сводные отчеты по кадрам в установленном порядке.

19. Давать устные справки о документах, находящихся на исполнении.

20. Обеспечивать свое рабочее место необходимой информацией о

Времени работы кабинетов и служб, номерами внутренних телефонов

Поликлиники, а также телефонов районных лечебно-профилактических

Учреждений, административно-хозяйственных и аварийных служб.

III. Права

Секретарь имеет право:

— передавать устные распоряжения главного врача сотрудникам ;

— не принимать документы и материалы для главного врача, составленные не по установленной форме;

— передавать заместителю главного врача или лицу, его замещающему, экстренные телефонограммы для принятия решения в случае

Отсутствия главного врача в поликлинике и невозможности срочно

Связаться с ним;

— не допускать на прием к главному врачу посетителей, находящихся в нетрезвом состоянии;

— не допускать на прием к главному врачу лиц, вопросы которых

Решаются другими должностными лицами поликлиники;

— в случае служебной необходимости вызывать к главному врачу

Сотрудников, находящихся на приеме.

IV. Оценка работы и ответственность

Оценка работы секретаря-машинистки городской поликлиники проводится главным врачом и итогам работы на основании учета количественных и качественных показателей, соблюдения требований основополагающих официальных документов, правил трудовой дисциплины, морально-этических норм поведения.

Секретарь-машинистка несет ответственность за некачественную

Работу, ошибочные действия, неправильно принятые решения вопросов, входящих в сферу ее деятельности.

Вернуться к перечню должностей

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря-машинистки, образец 2023 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция секретаря-машинистки выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать секретарь-машинистка. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Секретарем-машинисткой принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

2. Секретарь-машинистка принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению __________ (должность)

3. Секретарь-машинистка должна знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;

— машинопись;

— правила орфографии и пунктуации;

— порядок расположения материала при печатании различных документов;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— основы организации труда;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:

— законодательством Российской Федерации,

— Уставом (положением) организации,

— приказами и распоряжениями ___________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно: __________ (должность)

6. На время отсутствия секретаря-машинистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное __________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка:

1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.

8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

10. Принимает документы на подпись руководителю.

11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

3. Права секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность секретаря-машинистки

Секретарь-машинистка несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция секретаря-машинистки — образец 2023 года. Должностные обязанности секретаря-машинистки, права секретаря-машинистки, ответственность секретаря-машинистки.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-машинистки

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Секретарь-машинистка должна знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• машинопись;
• правила орфографии и пунктуации;
• порядок расположения материала при печатании различных документов;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• основы организации труда;
• основные вопросы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:

• нормативными документами по профилю работы;
• методическими материалами, касающимися выполняемой работы;
• уставом предприятия;
• правилами трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия секретаря-машинистки (отпуск, болезнь), ее обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функции

На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (структурного подразделения).

2.2. Ведение делопроизводства

2.3. Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.

3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

3.9. Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.

3.10. Принимать документы на подпись руководителю.

3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь-машинистка может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

4. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Ответственность и оценка деятельности

5.1. Секретарь-машинистка несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

5.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

5.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

5.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

5.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

5.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

5.2. Оценка работы секретаря-машинистки осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

5.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

5.3. Основным критерием оценки работы секретаря-машинистки является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

6. Условия работы

6.1. Режим работы секретаря-машинистки определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-машинистка обязана выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

7. Право подписи

7.1. Секретарю-машинистке для обеспечения ее деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в ее функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен _________/________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА

На предприятиях и в учреждениях выполняет технические функции по содействию работе руководителя. Как правило, секретарем-машинисткой работают женщины. Ежедневно она записывает и передает поручения руководителя исполнителям, контролирует их выполнение. Собирает и обобщает необходимую информацию, самостоятельно принимает решение о степени ее важности. Подготавливает материалы для доклада руководителю, ведет телефонные переговоры. Организует прием посетителей и обеспечивает их необходимой информацией. Во время заседаний, переговоров ведет протоколы и оформляет их в соответствии с существующими стандартами.

В круг обязанностей секретаря-машинистки входит также делопроизводство: разбор, регистрация и отправка корреспонденции; формирование дел; размножение документов; направление документов в соответствующие подразделения своего учреждения; ведение картотеки прохождения документов и осуществление контроля за сроками их прохождения.

В процессе работы использует ручные (ручки, карандаши и пр.), механические (печатная машинка), электронные средства (компьютер)и средства связи (телефон, факс), множительную технику Особенностью профессии являются многочисленные деловые и неформальные контакты с сотрудниками и посетителями. Возможна сверхурочная работа и ненормированный рабочий день. Стрессогенным фактором является вынужденный темп работы в условиях частых помех (телефонные звонки, приход посетителей).

Для успешного освоения профессии необходимы: склонность к работе с людьми и документами, хорошая зрительно-моторная координация, умение концентрировать и распределять внимание, хорошая долговременная и оперативная память, эмоциональная устойчивость, высокая помехоустойчивость, а также навыки делового общения, конструктивное восприятие критики в свой адрес.

Должна знать: правила пунктуации и орфографии; машинопись; правила эксплуатации электронной и оргтехники; стандарты оформления деловых писем и документации; структуру предприятия. Желательно знание стенографии и иностранного языка.

Должна уметь: выполнять машинописные работы; оформлять документацию согласно стандартам; пользоваться оргтехникой и компьютером; владеть навыками делового общения; обслуживать деловые встречи.

Эта профессия противопоказана лицам, страдающих заболеваниями сердца неблагоприятного течения, в связи с опасностью их прогрессирования в период повышения напряженности труда, а также кожными заболеваниями и полиартритом с поражением кистей рук.

Родственные профессии: делопроизводитель, диспетчер на телефоне, референт, сотрудник справочной службы.