Архивист
Должностные обязанности. Участвует в подготовке предложений к проектам планов работы структурного подразделения архива и их реализации. Составляет отчеты о проделанной работе. Осуществляет работы по проверке наличия и состояния документов, отбору их для реставрации, дезинфекции, дезинсекции, страхового копирования и переплетных работ, готовит документы к передаче в лабораторию. Ведет работу по топографированию документов. Участвует в работе по ведению основных и вспомогательных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности документов, приеме документов на постоянное и временное хранение. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения. Участвует в осуществлении контроля соблюдения нормативных условий и режимов хранения документов. Ведет вспомогательные учетные документы. Проводит обеспыливание, шифровку и перешифровку дел, нумерацию листов, оформление ярлыков, обложек дел, картонирование, опечатывание коробок с документами, на которые создан страховой фонд или фонд пользования, а также коробок с малоиспользуемыми документами, прошедшими проверку наличия и состояния. Участвует в ведении наблюдательных дел архивов организаций. Принимает участие в оказании методической и практической помощи специалистам архивов и служб делопроизводства организаций — источников комплектования. Участвует в работе по упорядочению документов организаций и оказанию им других услуг. Участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Выполняет работы по ведению каталогов и баз данных, подготовке справочно-информационных изданий о составе и содержании документов архива. Участвует во внедрении в работу архива автоматизированных архивных технологий, в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации. Принимает участие в подготовке для государственных и негосударственных организаций информационных писем, содержащих сведения об имеющихся в архиве документах по определенной тематике. Исполняет запросы различного характера. Осуществляет работы по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, копирование документов по их запросам. Участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, в археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно-справочного аппарата к документальным публикациям. Осуществляет сверку текста с оригиналом. Принимает участие в чтении, датировке и описании документов. Изучает внешние признаки документов, устанавливает их подлинность, определяет их палеографические, языковые и другие особенности. Проводит описание печатей, других особенностей, имеющихся на документах. Участвует в разработке методических документов и их внедрении. Участвует в подготовке предложений по совершенствованию методического обеспечения деятельности архива. Обеспечивает специалистов архива научно-технической информацией. Участвует в осуществлении мероприятий по укрытию и эвакуации документов в особый период, спасению документов в чрезвычайных ситуациях, в обеспечении работы методической (экспертно-методической) комиссии.
Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, регламентирующие отношения в сфере архивного дела; нормативные и методические документы, касающиеся деятельности архива; вспомогательные исторические дисциплины; текстологию; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; системы хранения и классификации архивных документов; нормативы условий и режимов хранения документов; виды справочно-поисковых средств архива; основы организации труда; порядок составления планово-отчетной документации; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения; основы документационного обеспечения управления; основы применения компьютерной техники; правила внутреннего трудового распорядка; правила по охране труда и пожарной безопасности.
Требования к квалификации.
Архивист 1 категории — высшее профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы либо высшее профессиональное образование, дополнительное профессиональное образование по направлению подготовки (специальности) «Историко-архивоведение», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Документоведение и архивоведение», «История» без предъявления требований к стажу работы, либо среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 2 лет.
Архивист 2 категории — среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» и стаж работы по направлению профессиональной деятельности не менее 1 года.
Архивист — среднее профессиональное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» без предъявления требований к стажу работы.
Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:
- комплектование;
- систематизация;
- учет;
- использование — постановка задачи поиска и его осуществление.
Кто такой специалист архива
Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.
Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:
- муниципальные и государственные хранилища;
- фонды хранения видео- и аудиодокументов;
- крупные организации и предприятия с большим документооборотом.
Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.
Регламентирующие законы и НПА
Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.
По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:
- названия должностей;
- какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
- юридическую базу подготовки и занятости;
- основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.
Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:
Требования к квалификации
Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.
Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».
Должностные обязанности и инструкция
При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:
- положения гл. 43 ТК РФ;
- устав;
- требования профстандарта;
- локальные акты компании.
Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.
Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.
На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.
Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.
Права и ответственность
Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.
4. Права
Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
5. Ответственность
Архивариус несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ
ПРИКАЗ
от 7 октября 1998 г. N 65
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТИПОВЫХ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
В соответствии с решением коллегии Росархива от 30.09.98 «О типовых должностных инструкциях работников федеральных государственных архивов» и в целях совершенствования организации работы федеральных государственных архивов приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие одобренные коллегией Росархива «Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов» (прилагаются).
2. Директорам федеральных архивных учреждений организовать в I квартале 1999 г. разработку и утверждение конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов с учетом специфики соответствующего федерального архивного учреждения.
3. Управлению организационной, правовой и кадровой работы (Пономаревой В.И.):
3.1. Оказать федеральным архивным учреждениям методическую помощь в разработке конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов.
3.2. Обеспечить контроль за выполнением настоящего Приказа.
Руководитель службы
В.П.КОЗЛОВ
Утверждены
Приказом
Федеральной архивной
службы России
от 7 октября 1998 г. N 65
ТИПОВЫЕ ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ
РАБОТНИКОВ ФЕДЕРАЛЬНЫХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
Общие положения
Настоящее Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов разработаны в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552 «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной архивной службе России», Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 ноября 1995 г. N 1101 «Об оплате труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 июня 1996 г. N 39 «О должностных окладах и других условиях оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Приказом Федеральной архивной службы России от 4 июля 1996 г. N 29 «О введении новых условий оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации», Примерными положениями о структурных подразделениях федеральных архивов, утвержденными Приказом Федеральной архивной службы России от 7 мая 1998 г. N 34.
Должностные инструкции являются документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.
Типовые должностные инструкции обязательны для применения в федеральных государственных архивах при разработке конкретных должностных инструкций руководящих работников и специалистов, закрепляющих их обязанности и полномочия. В конкретные должностные инструкции могут быть внесены уточнения и дополнения в соответствии со спецификой архива, штатной расстановкой и условиями работы.
Должностные инструкции руководителей федеральных государственных архивов не разрабатываются, так как их функции, обязанности и ответственность определяются положением об архиве, а также распределением обязанностей между директором архива и его заместителями.
Типовая должностная инструкция на должность заместителя начальника отдела не составляется, поскольку его должностные обязанности, полномочия, требования к знаниям и квалификации определяются на основе должностной инструкции руководителя данного подразделения, распределения обязанностей между начальником отдела и его заместителем.
Типовые должностные инструкции разработаны для должностей начальников отделов и специалистов федеральных архивов. При подготовке конкретных должностных инструкций для работников неохваченных должностей можно руководствоваться «Тарифно — квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих» (М., 1992).
Наименования должностей для руководящих работников и специалистов федеральных государственных архивов установлены в соответствии с Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 июня 1996 г. N 39 «О должностных окладах и других условиях оплаты труда работников федеральных государственных архивов и центров хранения документации».
Типовая должностная инструкция по каждой должности содержит четыре раздела: «Должностные обязанности», «Имеет право», «Должен знать» и «Квалификационные требования».
Раздел «Должностные обязанности» содержит основные функции и конкретные обязанности, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.
Раздел «Имеет право» содержит перечень основных должностных прав, которыми в пределах своей компетенции работник может пользоваться при непосредственном выполнении возложенных на него должностных обязанностей.
Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных и правовых знаний, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.
Раздел «Квалификационные требования» устанавливает уровень образования и стаж работника, необходимые для выполнения возложенных на него обязанностей.
Начальник отдела
Должностные обязанности. Осуществляет руководство работой отдела, организует, координирует и контролирует выполнение всех видов архивных работ, в том числе и платных услуг, осуществляемых работниками отдела. Руководит разработкой предложений по развитию архивного дела по профильным отделу вопросам. Готовит предложения к проектам целевых программ развития архива, планов его работы и организует их выполнение по профилю работы отдела. Разрабатывает и участвует в выполнении перспективных и текущих планов работы отдела, устанавливает плановые задания работникам, контролирует ход их выполнения. Составляет отчеты о работе отдела и по профильному направлению деятельности. Анализирует состояние работы по профильному направлению деятельности в архиве. Готовит проекты нормативных документов, относящихся к компетенции отдела.
Руководит и организует разработку научно — исследовательских тем и нормативно — методических документов по профильным отделу вопросам, обеспечивает их внедрение. Организует маркетинговые исследования, работу по получению грантов для проведения приоритетных исследований и работ, заключению договоров на выполнение конкретных видов работ и услуг. Обеспечивает контроль за соблюдением законодательных и иных нормативных правовых актов в области архивного дела и делопроизводства по профилю работы отдела, исполнением приказов и поручений руководства. Обеспечивает и контролирует сохранность архивных и учетных документов, архивных справочников, хранящихся в отделе или находящихся в процессе работы. Организует взаимодействие отдела с другими подразделениями архива. Организует работу по повышению квалификации работников отдела. Проводит анализ эффективности трудозатрат на работы, выполняемые работниками отдела, осуществляет мероприятия по совершенствованию организации труда, анализирует выполнение норм выработки (времени) в отделе, готовит предложения по результатам анализа. Способствует изучению и внедрению в практику работы отдела передового отечественного и зарубежного опыта по профильным отделу вопросам. Выступает с научными докладами, лекциями и сообщениями. Организует выступления работников отдела на конференциях, совещаниях, семинарах. Осуществляет рецензирование работ, относящихся к компетенции отдела. Готовит предложения по назначению, перемещению, освобождению от должности работников отдела, поощрению и наложению на них взысканий. Контролирует соблюдение в отделе производственной и трудовой дисциплины, правил работы с документами, охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Имеет право: представлять архив по поручению руководства в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; получать в установленном порядке от учреждений и общественных организаций, других структурных подразделений архива информацию, статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; участвовать в осуществлении контроля (проверок) на предприятиях, учреждениях, организациях за исполнением законодательства в области архивного дела; в установленном порядке вносить на рассмотрение совещательных органов архива вопросы, входящие в компетенцию отдела; вносить на рассмотрение руководства архива предложения по профильным отделу направлениям.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; основы трудового и гражданского законодательства; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; научно — исследовательские и методические разработки в области архивного дела; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации архивных документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива; средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; систему планово — отчетной документации учреждений Росархива; нормативы по труду; основы экономики, организации труда и управления; основные положения системы контроля и оценки качества работ; порядок заключения и исполнения договоров на работы, относящиеся к компетенции отдела; основы информатики и применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Главный специалист
Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно творческого и организационного характера. Руководит проведением научных исследований, разрабатывает научно — методические вопросы архивоведения и документоведения по профилю работы отдела. Участвует в формировании и реализации планов развития архивного дела по профильным отделу вопросам. Готовит предложения к проектам перспективных, текущих планов и целевых программ развития архива по профилю работы отдела, планов отдела, участвует в их реализации. Осуществляет координацию работы и методическое, организационное руководство группой специалистов, выполняющих работу по профилю отдела, участка, архивохранилища, лаборатории. Готовит предложения о заключении договоров с заинтересованными учреждениями на выполнение конкретных видов архивных работ и услуг. Организует работу временных творческих коллективов для выполнения договорных работ и услуг. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения, использует его в своей работе. Выступает с научными докладами и сообщениями. Осуществляет рецензирование научных работ, учебных программ и пособий. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах. Участвует в подготовке проектов нормативных документов, относящихся к компетенции отдела.
Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:
организует и координирует работу сотрудников архивохранилищ по обеспечению сохранности документов и их рациональному размещению, выявляет уникальные и особо ценные документы, осуществляет учет и розыск необнаруженных дел, ведет основные учетные документы, организует и проводит целевую экспертизу ценности документов. Рассматривает вопросы фондирования документов. Организует прием документов на постоянное и депозитарное хранение. Организует отбор архивных документов для проведения работ по обеззараживанию, реставрации, переплету, консервационно — профилактической обработке, контролирует качество проведенных работ. Организует осуществление контроля за температурно — влажностным, санитарно — гигиеническим и охранным режимом хранения документов, противопожарным состоянием архивохранилищ. Осуществляет контроль за обеспечением сохранности документов в процессе работы с ними в архиве;
составляет списки учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и лицами — потенциальными источниками комплектования. Оказывает организационно — методическую помощь в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования архива, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Обеспечивает контроль за соблюдением учреждениями — источниками комплектования архива законодательных актов и нормативных правовых актов в области архивного дела. Организует отбор и передачу документов учреждений и лиц — источников комплектования в архив. Ведет государственный учет документов профиля архива, временно хранящихся в учреждениях — источниках комплектования. Организует работу по проведению паспортизации ведомственных архивов. Участвует в работе по заключению и выполнению договоров с учреждениями об упорядочении документов и оказании им других видов платных услуг. Проводит работу по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России;
организует и проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей, созданию и ведению каталогов, баз и банков данных. Осуществляет тематическую разработку фондов. Проводит работу по категорированию архивных фондов. Организует и проводит работу по подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива. Осуществляет анализ и учет состояния научно — справочного аппарата, баз и банков данных по документам архива; анализирует эффективность их использования. Консультирует потребителей документной информации о составе и содержании информационно — поисковых систем архива, организует доступ к ним;
организует и проводит маркетинговые исследования в области использования архивных документов, документальных изданий. Организует и ведет работу по исследованию интенсивности и эффективности использования документов архива. Проводит экскурсии по архиву, организует выставки документов, готовит материалы для периодических изданий и средств массовой информации. Подготавливает информационные письма для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет наиболее сложные запросы, требующие высокой квалификации, специальных знаний и навыков. Организует работу читального зала архива, консультирует исследователей о составе и содержании документов архива;
является ответственным составителем документальных публикаций, организует подготовку к изданию документов, координирует и методически обеспечивает работу соисполнителей. Осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление, комментирование документов. Составляет научно — справочный аппарат к публикациям. Осуществляет научное редактирование публикаций.
Имеет право: участвовать в работе дирекции, научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; получать в установленном порядке от учреждений и общественных организаций, других структурных подразделений архива статистические и оперативные данные, отчетные и справочные материалы, необходимые для исполнения им должностных обязанностей; участвовать в проведении проверок учреждений, организаций по исполнению законодательства в области архивного дела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей, в установленном порядке вносить на рассмотрение руководства архива предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; научно — исследовательские и методические разработки в области архивного дела; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве, систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; нормативы по труду; основные положения системы контроля и оценки качества работ; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
Ведущий специалист
Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — аналитического и организационного характера. Участвует в научных исследованиях в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела. Принимает участие в разработке методических пособий, внедрении их в деятельность отдела. Участвует в подготовке предложений к проектам текущих, перспективных планов и целевых программ развития архива по профилю работы отдела, планов отдела и в их реализации. Изучает отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения, документоведения по профилю работы отдела, использует его в своей работе. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.
Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:
участвует в работе по выявлению уникальных и особо ценных документов, учету и розыску необнаруженных дел, ведению основных учетных документов, целевой экспертизе ценности документов. Организует и проводит работы по проверке наличия и физического состояния дел. Осуществляет прием документов на постоянное и депозитарное хранение. Осуществляет отбор архивных документов для проведения работ по обеззараживанию, реставрации, переплету, консервационно — профилактической обработке, контролирует качество проведенных работ. Осуществляет контроль за температурно — влажностным, санитарно — гигиеническим и охранным режимом хранения документов, противопожарным состоянием архивохранилищ;
участвует в составлении списков учреждений и лиц, являющихся источниками комплектования архива. Ведет переговоры с негосударственными организациями и лицами — потенциальными источниками комплектования. Оказывает организационно — методическую помощь в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Участвует в работе по организации отбора и передачи документов учреждений и лиц — источников комплектования в архив. Участвует в упорядочении документов учреждений и оказании им других видов платных услуг на основе договоров. Участвует в работе по выявлению находящихся за рубежом документов российского происхождения и по истории России;
проводит работу по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Участвует в ведении каталогов, баз и банков данных, тематической разработке фондов. Участвует в подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива. Участвует в осуществлении анализа и учета состояния научно — справочного аппарата, баз и банков данных по документам архива;
участвует в проведении маркетинговых исследований в области использования архивных документов, документальных изданий. Участвует в работе по исследованию интенсивности и эффективности использования документов архива. Участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации. Подготавливает информационные письма для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет сложные запросы, требующие специальных знаний и навыков. Обеспечивает обслуживание исследователей, работающих в читальном зале, организует копирование документов по запросам пользователей;
осуществляет выявление и отбор документов для документальных публикаций, археографическое оформление, комментирование документов, составляет научно — справочный аппарат к публикациям.
Имеет право: участвовать в работе научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, выступать с сообщениями и участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; осуществлять в установленном порядке деловые контакты с архивными, научными и другими учреждениями, общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела; участвовать в проведении проверок учреждений и организаций по исполнению законодательства в области архивного дела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; отечественный и зарубежный опыт в области архивоведения и документоведения по профилю работы отдела; нормативно — методические документы архива; системы хранения и классификации документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива; средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на условия и режимы хранения документов; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.
Квалификационные требования: высшее образование и стаж работы по специальности не менее одного года.
Специалист I категории
Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — аналитического и информационно — технического характера. Участвует в подготовке предложений к проектам планов отдела и в их реализации. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.
Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:
участвует в работе по ведению основных учетных документов, в проведении целевой экспертизы ценности, приеме документов на постоянное и депозитарное хранение. Проводит работы по проверке наличия и физического состояния дел, топографированию документов. Осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и размещение на местах хранения;
участвует в оказании организационно — методической помощи в работе архивных служб, ведомственных архивов, в организации документов в делопроизводстве государственных учреждений — источников комплектования, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений. Участвует в упорядочении документов учреждений и оказании им других видов платных услуг на основе договоров;
участвует в работе по научному описанию документов архива, усовершенствованию и переработке описей. Выполняет не требующие высокой квалификации работы при ведении каталогов, баз и банков данных, подготовке справочно — информационных изданий о составе и содержании документов архива;
участвует в организации выставок документов, подготовке материалов для периодических изданий и средств массовой информации, подготовке информационных писем для государственных и негосударственных учреждений и организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике. Исполняет запросы. Участвует в обслуживании исследователей, работающих в читальном зале;
участвует в работе по выявлению и отбору документов для документальных публикаций, археографическом оформлении, комментировании документов, составлении научно — справочного аппарата к публикациям. Осуществляет сверку текста с оригиналом.
Имеет право: участвовать в работе научного совета, ЭПК и других научно — совещательных органов архива, конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию; участвовать в разработке методических документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела, подготовке предложений к проектам перспективных и текущих планов развития архива.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, определяющие и регулирующие развитие архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные правила работы государственных и ведомственных архивов; основные правила работы с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией; правила издания исторических документов; нормативно — методические документы архива по профилю работы отдела; системы хранения и классификации архивных документов; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата и справочно — информационный фонд архива, средства реализации информационно — поисковых систем; основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и Унифицированной системы организационно — распорядительной документации (УСОРД); государственные стандарты на режимы и условия хранения документов; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.
Квалификационные требования: высшее образование без предъявления требований к стажу работы, или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года, или среднее общее образование и стаж работы по специальности не менее двух лет.
Специалист II категории
Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — технического характера. Участвует в реализации планов отдела. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.
Выполняет работы по основным направлениям деятельности архива:
участвует в работе по проверке наличия и физического состояния дел. Готовит документы к передаче в лабораторию для проведения реставрационно — восстановительных работ, дезинфекции и дезинсекции, создания страхового фонда и фонда пользования. Осуществляет обеспыливание и подшивку документов, картонирование, шифровку дел, нумерацию и проверку нумерации листов в делах, осуществляет выдачу документов из архивохранилища, их прием и возвращение на места хранения, перемещение (транспортировку) документов. Ведет вспомогательные учетные документы;
осуществляет технические виды работ при научном описании документов, усовершенствовании и переработке описей. Участвует в вводе информации в базы и банки данных;
принимает участие в техническом оформлении выставок документов. Исполняет запросы с точной ориентацией на поиск документов.
Имеет право: участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации и постановления Правительства Российской Федерации, определяющие государственную политику в области архивного дела; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные положения правил работы государственных архивов; правил работ с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией по профилю выполняемых работ; нормативно — методические документы архива по профилю выполняемых работ; систему хранения и классификации архивных документов в архиве; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; систему научно — справочного аппарата архива, нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.
Квалификационные требования: среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее общее образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.
Специалист
Должностные обязанности. Выполняет работу преимущественно информационно — технического характера. Участвует в реализации планов отдела. Ведет учет и составляет отчеты о проделанной работе и трудозатратах.
Участвует в работе по проверке наличия и физического состояния дел. Проводит шифровку дел, нумерацию и проверку нумерации листов в делах, оформление обложек, ярлыков. Осуществляет обеспыливание и подшивку документов, картонирование, выдачу документов из архивохранилища, перемещение (транспортировку) документов. Ведет вспомогательные учетные документы.
Участвует в вводе информации в базы и банки данных.
Имеет право: участвовать в конференциях, семинарах в учреждениях и организациях по вопросам, относящимся к компетенции отдела; в установленном порядке контактировать с другими отделами архива для исполнения им должностных обязанностей; вносить на рассмотрение начальника отдела предложения по вопросам, входящим в его компетенцию.
Должен знать: Конституцию Российской Федерации; нормативные правовые акты Росархива, определяющие направления деятельности архива; основные положения правил работы государственных архивов, правил работ с кинофотофонодокументами и научно — технической документацией по профилю выполняемых работ; нормативно — методические документы архива по профилю выполняемых работ; основные положения системы хранения и классификации архивных документов, научно — справочного аппарата в архиве; состав и содержание комплекса документов, хранящихся в архиве; нормативы по труду; основы применения компьютерной техники; режим хранения документов и правила работы с ними; правила по охране труда, технике безопасности и противопожарной защите.
Квалификационные требования: среднее общее образование без предъявления требований к стажу работы.
Должностная инструкция по специальности «Документовед»
Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДОКУМЕНТОВЕДА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.
1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.
1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.5. На должность Документоведа принимается лицо:
-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).
1.6. Документовед должен знать:
-документообразование;
-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
-основы экономики, организации труда и управления;
-законодательство о труде;
-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;
-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;
-организацию архивного дела;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
-основы программирования;
-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
-основы эргономики, социальной психологии, социологии;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Документовед обязан:
2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.
2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.
2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.
2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.
2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. Права
Документовед вправе:
3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
4. Ответственность
Документовед ответственен за:
4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
5. Условия работы
5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.