Должностная инструкция специалиста по тендерам образец

Содержание

1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

      Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.

1. Тендерный отдел: этап планирования

Решение о создании отдела: варианты действий

1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.

2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.

3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.

 2. Специалист тендерного отдела: распределение функций

Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:

1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;

2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;

3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;

4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.

5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.

 3. Тендерный отдел, должностная инструкция

Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов

1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.

2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.

3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.

4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.

5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.

6) Анализ деятельности конкурентов;

7) Изучение динамики совершенных сделок.

 Подача заявочных документов.

9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.

10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).

11) Работа с субподрядчиками;

12)Участие в торгах.

13) Ведение документооборота.

14) Подписание контрактов.

4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СПЕЦИАЛИСТА ПО ТЕНДЕРАМ

1.      ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Специалист по тендерам относится к категории специалистов.

1.2.  На должность специалиста по тендерам назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование.

1.3.  Специалист по тендерам назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора организации.

1.4.  Специалист по тендерам должен знать:

§         Федеральные законы и другие законодательные нормативные акты, методические материалы по участию в тендерах;

§         Основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на муниципальном и бюджетном рынках;

§         Специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;

§         Площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;

§         Правила ответов на запросы котировок, предложений

§         Методы работы со средствами массовой информации;

§         Основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;

§         Основы ценообразования и ценовой политики;

§         Условия поставки, хранения и транспортировки продукции;

§         способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;

§         Порядок предоставления организационно-распорядительных и иных документов для участия в конкурсах;

§         Правила внутреннего трудового распорядка;

§         Правила и нормы охраны труда;

§         Этику делового общения.

1.5.  Специалист по тендерам в своей деятельности руководствуется настоящей Должностной Инструкцией.

1.6.  Специалист по тендерам подчиняется непосредственно Генеральному директору.

1.7.  На время отсутствия Специалиста по тендерам его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора. Это лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

 ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

1.8.  Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых конкурсов, тендеров, электронных аукционов.

1.9.  Оценивать экономическую целесообразность участия в торгах, по результатам подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в торгах.

1.10.                   Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования. При необходимости запрашивать разъяснения и учитывать изменения в конкурсной документации.

1.11.                   Оперативно подготавливать полный пакет документов.

1.12.                   Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции и технической части заявок.

1.13.                   Анализировать техническую часть заявок на соответствие действующему законодательству (ФЗ-94).

1.14.                   Оформлять конкурсные заявки.

1.15.                   Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

1.16.                   Одновременно вести несколько проектов.

1.17.                   Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

1.18.                   Заключать договоры, контракты.

1.19.                   При необходимости присутствовать на аукционах от лица компании, при процедурах вскрытия заявок, составлять жалобы в ФАС России и его территориальные органы, представлять интересы компании при рассмотрении указанных жалоб.

1.20.                   При необходимости отслеживать возврат денежных средств, внесённых в качестве обеспечений заявок.

1.21.                   Вести установленную отчетность.

2.        ПРАВА

Специалист по тендерам имеет право:

2.1.  Запрашивать у руководителей структурных подразделений компании, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

2.2.  В необходимых случаях представлять организацию в отношениях с другими организациями в целях оперативного решения вопросов производственно-хозяйственной деятельности, входящих в его компетенцию.

4.      ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1.За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2.За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3.За причинение материального ущерба – в соответствии с действующим законодательством.

5.      ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

       5.1. Настоящая должностная инструкция сообщается Специалисту по тендерам под расписку. Один экземпляр инструкции хранится в личном деле работника.

С инструкцией ознакомлен

и обязуюсь выполнять:    ______________________________________

«____» ____________ 2009 г.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента и прошедшее обучение по программе «Организация и проведение конкурсов (торгов) на закупку продукции для государственных нужд», стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.5. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами должен знать:

• законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;
• рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
• законодательство об участии в электронных аукционах, торгах, тендерах;
• законодательство об электронном обмене данными и заключении сделок в электронной форме;
• законодательство о госзакупках;
• порядок организации участия в торгах на электронной торговой площадке;
• основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
• основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на рынке;
• специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
• площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
• конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
• правила ответов на запросы котировок, предложений;
• условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
• способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
• порядок предоставления документации для участия в конкурсах;
• теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
• теорию и практику работы с персоналом;
• формы и методы ведения рекламных кампаний;
• порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
• основы социологии, психологии и мотивации труда;
• этику делового общения;
• методы работы со средствами массовой информации;
• основы технологии производства;
• структуру управления предприятием;
• основы делопроизводства;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• законодательство о труде;
• передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами в своей деятельности руководствуется:

• требованиями законодательства РФ;
• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функции

На менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами возлагаются следующие функции:

2.1. Управление, организация и проведение электронных торгов, аукционов и тендеров.

2.2. Поиск новых электронных аукционов, торгов и тендеров на торговых площадках.

2.3. Размещение заказа на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) путем проведения аукционов, торгов и тендеров в электронной форме.

2.4. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.

2.5. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.

2.6. Организация рекламной деятельности.

3. Должностные обязанности

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществлять управление, организацию, проведение и участие в электронных аукционах, торгах и тендерах, направленных на удовлетворение собственных нужд предприятия и нужд клиентов и контрагентов, а также получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.

3.2. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых электронных аукционов, торгов, тендеров.

3.3. Оценивать экономическую целесообразность участия в электронных аукционах, торгах, тендерах, а также подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в них.

3.4. Организовывать связи с деловыми партнерами.

3.5. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.

3.6. По мере необходимости запрашивать разъяснения, следить за изменениями в конкурсной документации.

3.7. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

3.8. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции, прогнозированию сбыта.

3.9. Оформлять заявки на электронные аукционы, торги, тендеры, а также анализировать содержание заявок на соответствие действующему законодательству.

3.10. Подготавливать пакет документации для допуска и участия в электронных аукционах, торгах, тендерах.

3.11. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

3.12. Вести установленную отчетность.

3.13. Отслеживать итоги электронных аукционов, торгов, тендеров.

3.14. Составлять жалобы в уполномоченные органы.

3.15. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.

В случае служебной необходимости менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.

4. Права

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами имеет право:

4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.5. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.7. Запрашивать у руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

5. Ответственность

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

5.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

5.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

5.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

5.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

5.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

6. Условия работы

6.1. Режим работы менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Чем занимается тендерный специалист

Профессия специалист по тендерам возникла недавно. Популярной она стала в связи с активным развитием закупок на электронных площадках. Не имея опытного специалиста по торгам и закупкам, предприятие вряд ли сможет участвовать в закупках на профессиональном уровне. С таким фактором связана необходимость поиска квалифицированного сотрудника, а его работа напрямую влияет на имидж и развитие учреждения.

Специалист по тендерам занимается поиском торгов по 44-ФЗ или 223-ФЗ и организует участие в них. Ни в одном из этих законов не указывается, кто такой специалист отдела тендеров от заказчика, — такой работник представляет поставщика и работает с заказами как участник торгов. Со стороны заказчика закупочной деятельностью занимается контрактный управляющий или контрактная служба (ст. 38 44-ФЗ).

Возникновение профессии связано с тем, что процедуры закупок регламентируются на уровне федерального законодателя. С принятием ряда федеральных нормативных актов (94-ФЗ — в 2005 году, 44-ФЗ — в 2013 году) перед предприятиями возникла необходимость нанять работника, который разбирается во всех нюансах законов и обеспечит участие в торгах. Ими и стали контрактные управляющие и специалисты по тендерам.

В обязанности тендерного специалиста входит формирование пакета документов от лица предприятия для участия в торгах по закупкам товаров (работ, услуг) в интересах организации, участие в процессе поиска, организации и проведения тендеров.

Основная задача — правильно (с законодательной точки зрения) оформлять участие организации в закупочных процедурах, разрабатывать и формировать необходимый пакет документов, проводить установленные процедуры в процессе получения заказа. Должностные обязанности менеджера тендерного отдела заключаются еще и в способности определить те позиции, которые становятся решающими для победы в конкурсе. Далеко не всегда выигрыш — на стороне компании, предложившей самую низкую цену: при определении победителя учитывается целый комплекс положений.

Какие квалификационные требования к нему предъявляют

В отличие от школ и курсов для контрактных управляющих, учебные заведения, в которых работники приобретают умения и навыки, квалификацию специалиста по торгам, практически отсутствуют. В нормативах конкретно не определено, что должен знать специалист по тендерам: многие учатся методом проб и ошибок. Предприятие, разыскивая подобного сотрудника, предъявляет требования:

Образование	Наличие высшего образования (юридического, экономического, технического)
Опыт работы	Наличие опыта работы в участии в конкурсных процедурах (обычно требуется от 3 лет)
Законодательство	Знание норм действующего законодательства в закупочной сфере
Образование	Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок

Иногда дополнительным преимуществом является знание иностранных языков. Оно дает возможность расширения сферы и участия в тендерах международного уровня.

Необходимым является требование о навыках работы с различными автоматизированными системами. Важный фактор — наличие определенных личностных качеств, к примеру, ответственности, самостоятельности, точности, стремления приобретать новые знания и навыки.

Важными компетенциями для работника, занимающегося тендерами, являются:

• способность проводить анализ и оценку экономического эффекта от тендера;
• грамотность в сфере законодательства, как в общих его вопросах, так и в специфических;
• грамотность в сфере использования различных автоматизированных систем и оборудования;
• владение вопросами делопроизводства (для корректного оформления пакетов документов участника).

Специалист по тендерам — это работник высокого уровня квалификации, обладающий компетенциями в разных сферах.

Какие навыки ему необходимы

Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организацию-участника торгов.

Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:

• мониторинг проводимых процедур;
• подбор оптимальных конкурсов для участия;
• комплектование требующегося пакета документов;
• оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
• контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.

Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:

• мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
• обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
• определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
• формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
• контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
• контроль формирования сметы по заказу;
• разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
• ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
• регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.

Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.

Образец должностной инструкции

Ответственность специалиста по тендерам

Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
• за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
• за причинение ущерба предприятию.

Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.

Иванова Наталья

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Другие статьи автора