Должностная инструкция специалиста по тендерам со стороны поставщика

Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:

• Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
• Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
• Изучать практику ФАС и судов.
• Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.

Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.

Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.

Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.

Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.

Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.

Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:

• Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
• Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
• Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
• Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
• Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
• Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
• Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
• Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
• ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.

Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.

Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.

Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.

Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.

Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.

В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.

Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.

Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015

Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.

Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.

Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:

• торговые площадки,
• госведомства,
• образовательные центры,
• учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.

Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.

Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:

• справочно-правовые системы,
• блоги экспертов,
• форумы специалистов по закупкам,
• подписка на журналы о госзаказе,
• участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».

За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Торги регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.

Особый источник информации — база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.

Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:

1. Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
2. Выберите вид поиска — «Поиск по делам».

3. Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.

4. Укажите остальные параметры поиска, если они известны.

5. Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.

Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:

• ИНН и названию заказчика,
• наименованию подразделения ФАС,
• названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
• реквизитам закупки.

Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.

У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.

• отслеживать изменения в законе;
• заранее обновлять ЭП;
• вовремя оплачивать услуги ЭТП;
• отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
• не пропускать начало торгов;
• успевать обжаловать закупку;
• вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
• оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
• вовремя подписывать контракт;
• не нарушать срок исполнения контракта;
• находить новые закупки;
• успевать подавать заявки в срок;
• оперативно готовить обеспечение заявки;
• повышать квалификацию;
• вовремя продлевать подписки на новые закупки;
• своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.

Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?

Чем занимается тендерный специалист

Профессия специалист по тендерам возникла недавно. Популярной она стала в связи с активным развитием закупок на электронных площадках. Не имея опытного специалиста по торгам и закупкам, предприятие вряд ли сможет участвовать в закупках на профессиональном уровне. С таким фактором связана необходимость поиска квалифицированного сотрудника, а его работа напрямую влияет на имидж и развитие учреждения.

Специалист по тендерам занимается поиском торгов по 44-ФЗ или 223-ФЗ и организует участие в них. Ни в одном из этих законов не указывается, кто такой специалист отдела тендеров от заказчика, — такой работник представляет поставщика и работает с заказами как участник торгов. Со стороны заказчика закупочной деятельностью занимается контрактный управляющий или контрактная служба (ст. 38 44-ФЗ).

Возникновение профессии связано с тем, что процедуры закупок регламентируются на уровне федерального законодателя. С принятием ряда федеральных нормативных актов (94-ФЗ — в 2005 году, 44-ФЗ — в 2013 году) перед предприятиями возникла необходимость нанять работника, который разбирается во всех нюансах законов и обеспечит участие в торгах. Ими и стали контрактные управляющие и специалисты по тендерам.

В обязанности тендерного специалиста входит формирование пакета документов от лица предприятия для участия в торгах по закупкам товаров (работ, услуг) в интересах организации, участие в процессе поиска, организации и проведения тендеров.

Основная задача — правильно (с законодательной точки зрения) оформлять участие организации в закупочных процедурах, разрабатывать и формировать необходимый пакет документов, проводить установленные процедуры в процессе получения заказа. Должностные обязанности менеджера тендерного отдела заключаются еще и в способности определить те позиции, которые становятся решающими для победы в конкурсе. Далеко не всегда выигрыш — на стороне компании, предложившей самую низкую цену: при определении победителя учитывается целый комплекс положений.

Какие квалификационные требования к нему предъявляют

В отличие от школ и курсов для контрактных управляющих, учебные заведения, в которых работники приобретают умения и навыки, квалификацию специалиста по торгам, практически отсутствуют. В нормативах конкретно не определено, что должен знать специалист по тендерам: многие учатся методом проб и ошибок. Предприятие, разыскивая подобного сотрудника, предъявляет требования:

Образование	Наличие высшего образования (юридического, экономического, технического)
Опыт работы	Наличие опыта работы в участии в конкурсных процедурах (обычно требуется от 3 лет)
Законодательство	Знание норм действующего законодательства в закупочной сфере
Образование	Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок

Иногда дополнительным преимуществом является знание иностранных языков. Оно дает возможность расширения сферы и участия в тендерах международного уровня.

Необходимым является требование о навыках работы с различными автоматизированными системами. Важный фактор — наличие определенных личностных качеств, к примеру, ответственности, самостоятельности, точности, стремления приобретать новые знания и навыки.

Важными компетенциями для работника, занимающегося тендерами, являются:

• способность проводить анализ и оценку экономического эффекта от тендера;
• грамотность в сфере законодательства, как в общих его вопросах, так и в специфических;
• грамотность в сфере использования различных автоматизированных систем и оборудования;
• владение вопросами делопроизводства (для корректного оформления пакетов документов участника).

Специалист по тендерам — это работник высокого уровня квалификации, обладающий компетенциями в разных сферах.

Какие навыки ему необходимы

Должностная инструкция специалиста по закупкам разрабатывается в зависимости от того, чьи интересы такой работник представляет: заказчика или организацию-участника торгов.

Подготовка и участие в торгах — вот чем занимается тендерный отдел потенциального поставщика. Должностные обязанности тендер-менеджера со стороны участника требуют наличия у сотрудника навыков поиска возможностей для участия в заказах. Если трудовой договор со специалистом тендерного отдела заключен организацией, участвующей в закупках, спектр необходимых умений и навыков выглядит так:

• мониторинг проводимых процедур;
• подбор оптимальных конкурсов для участия;
• комплектование требующегося пакета документов;
• оценка сформированного пакета на предмет соответствия установленным заказчиком требованиям;
• контроль сроков выполняемых участником конкурса процедур.

Получается, что в должностные обязанности менеджера по тендерам входит:

• мониторинг тенденций, которые складываются на специальных торговых площадках;
• обнаружение предложений по торгам, которые подходят для участия организации;
• определение целесообразности участия предприятия в конкурсе;
• формирование заявки для участия предприятия в конкурсных процедурах;
• контроль правильности оценки стоимости предметов заказа;
• контроль формирования сметы по заказу;
• разработка проекта спецификации по существенным условиям тендера;
• ведение переговоров с исполнителем для решения возникающих в ходе тендера вопросов;
• регистрация на специальных сайтах, являющихся торговыми площадками.

Список не является исчерпывающим. Но из него следует, что работник сопровождает тендер в течение всего процесса — от поиска конкурса до контроля торговых процедур.

Образец должностной инструкции

Ответственность специалиста по тендерам

Специалиста в сфере закупок привлекают к ответственности:

• за ненадлежащее исполнение или неисполнение должностных обязанностей в соответствии с ТК РФ;
• за правонарушение или преступление в период работы в соответствии с действующим законодательством РФ;
• за причинение ущерба предприятию.

Ответственность на такой должности значительная, а недостаток в уровне знаний и навыков в результате приводит к потерям финансового характера или внесению участника в реестр недобросовестных поставщиков.

Иванова Наталья

В 1996 г. закончила СГПИ по специальности преподаватель английского и русского языков. В 2003 г. закончила Московскую Академию права и управления по специальности юрист. В 2007 г.закончила РАНХиГС по специальности менеджмент в управлении

Другие статьи автора

Содержание

1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

      Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.

1. Тендерный отдел: этап планирования

Решение о создании отдела: варианты действий

1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.

2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.

3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.

 2. Специалист тендерного отдела: распределение функций

Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:

1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;

2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;

3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;

4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.

5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.

 3. Тендерный отдел, должностная инструкция

Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов

1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.

2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.

3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.

4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.

5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.

6) Анализ деятельности конкурентов;

7) Изучение динамики совершенных сделок.

 Подача заявочных документов.

9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.

10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).

11) Работа с субподрядчиками;

12)Участие в торгах.

13) Ведение документооборота.

14) Подписание контрактов.

4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.

Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.

Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:

• подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
• контроль всех этапов процесса;
• анализ расходов;
• ведение базы заказов;
• возвращение залога участникам торгов;
• аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
• анализ заявок участников, их прием и отклонение.

Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).

В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.

Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.

Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.

В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?

1. В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
2. Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
3. После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
4. Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.

Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.

Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

• требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
• основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
• основы антимонопольного законодательства;
• основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
• особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
• методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
• основы информатики в части применения к закупкам;
• этика делового общения и правила ведения переговоров;
• дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
• требования охраны труда.

К умениям специалиста по закупкам относится:

• мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
• составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
• анализ заявок поставщиков;
• отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
• ведение переговоров, составление заявок и предложений;
• отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
• создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
• анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
• взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:

• сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
• организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
• подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
• организация и проведение всех закупочных мероприятий;
• подведение итогов закупки;
• выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.

Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование (по специальности менеджмент) или высшее профессиональное образование и дополнительную подготовку в области теории и практики менеджмента и прошедшее обучение по программе «Организация и проведение конкурсов (торгов) на закупку продукции для государственных нужд», стаж работы по специальности не менее трех лет.

1.5. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами должен знать:

• законодательные и нормативные акты, регулирующие предпринимательскую деятельность;
• рыночную экономику, предпринимательство и ведение бизнеса;
• законодательство об участии в электронных аукционах, торгах, тендерах;
• законодательство об электронном обмене данными и заключении сделок в электронной форме;
• законодательство о госзакупках;
• порядок организации участия в торгах на электронной торговой площадке;
• основные технологические и конструктивные характеристики и потребительские свойства реализуемой продукции;
• основные принципы и методы продвижения представляемой продукции на рынке;
• специфику продвижения продукции на коммерческом рынке;
• площадки для проведения тендеров, открытых конкурсных торгов, электронных аукционов;
• конъюнктуру рынка, порядок ценообразования, налогообложения, основы маркетинга;
• правила ответов на запросы котировок, предложений;
• условия поставки, хранения и транспортировки продукции;
• способы организации учета и составления отчетности о выполнении планов сбыта и реализации продукции;
• порядок предоставления документации для участия в конкурсах;
• теорию менеджмента, макро- и микроэкономики, делового администрирования, биржевого, страхового, банковского и финансового дела;
• теорию и практику работы с персоналом;
• формы и методы ведения рекламных кампаний;
• порядок разработки бизнес-планов и коммерческих условий соглашений, договоров, контрактов;
• основы социологии, психологии и мотивации труда;
• этику делового общения;
• методы работы со средствами массовой информации;
• основы технологии производства;
• структуру управления предприятием;
• основы делопроизводства;
• методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• законодательство о труде;
• передовой отечественный и зарубежный опыт в области менеджмента;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами в своей деятельности руководствуется:

• требованиями законодательства РФ;
• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Функции

На менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами возлагаются следующие функции:

2.1. Управление, организация и проведение электронных торгов, аукционов и тендеров.

2.2. Поиск новых электронных аукционов, торгов и тендеров на торговых площадках.

2.3. Размещение заказа на поставку товаров (выполнение работ, оказание услуг) путем проведения аукционов, торгов и тендеров в электронной форме.

2.4. Взаимодействие с представителями сторонних организаций в процессе выполнения функциональных обязанностей.

2.5. Подбор и расстановка кадров, стимулирование качества труда.

2.6. Организация рекламной деятельности.

3. Должностные обязанности

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Осуществлять управление, организацию, проведение и участие в электронных аукционах, торгах и тендерах, направленных на удовлетворение собственных нужд предприятия и нужд клиентов и контрагентов, а также получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.

3.2. Осуществлять мониторинг специализированных сайтов, торговых площадок по объявлению государственных и коммерческих открытых электронных аукционов, торгов, тендеров.

3.3. Оценивать экономическую целесообразность участия в электронных аукционах, торгах, тендерах, а также подготавливать информацию и материалы для принятия решения об участии в них.

3.4. Организовывать связи с деловыми партнерами.

3.5. Запрашивать необходимую конкурсную документацию, изучать её требования.

3.6. По мере необходимости запрашивать разъяснения, следить за изменениями в конкурсной документации.

3.7. Вести переговоры и переписку с организаторами конкурсов.

3.8. Взаимодействовать с менеджерами и руководителями отделов по специфике и ценообразованию предлагаемой продукции, прогнозированию сбыта.

3.9. Оформлять заявки на электронные аукционы, торги, тендеры, а также анализировать содержание заявок на соответствие действующему законодательству.

3.10. Подготавливать пакет документации для допуска и участия в электронных аукционах, торгах, тендерах.

3.11. Своевременно предоставлять всю необходимую информацию об условиях поставки, гарантии, сертификатах.

3.12. Вести установленную отчетность.

3.13. Отслеживать итоги электронных аукционов, торгов, тендеров.

3.14. Составлять жалобы в уполномоченные органы.

3.15. Осуществлять руководство подчиненными ему работниками.

В случае служебной необходимости менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.

4. Права

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами имеет право:

4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Выносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности предприятия по находящимся в его компетенции вопросам.

4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

4.5. Сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках и вносить предложения по их устранению.

4.6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4.7. Запрашивать у руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и иных работников информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.

5. Ответственность

Менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

5.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

5.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

5.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

5.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

5.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

6. Условия работы

6.1. Режим работы менеджера по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6.2. В связи с производственной необходимостью менеджер по работе с электронными аукционами, торгами, тендерами обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)