Должностная инструкция техника по учету документов

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Техника по учету

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность техника по учету [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Техник по учету назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Техник по учету относится к категории специалистов и подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность техника по учету назначается лицо, имеющее среднее специальное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Техник по учету должен знать:

• нормативные правовые акты, другие руководящие, методические и нормативные материалы вышестоящих органов, касаю­щиеся вопросов организации учета и хранения автоматериалов, шин и подвижного состава;
• организацию оперативного учета;
• формы первичной документации, порядок их заполнения;
• положения о начислении премий за экономное расходование средств и материалов;
• порядок удержаний за перерасход топлива и недопробег до нормы автошин;
• положение о техни­ческом обслуживании и ремонте подвижного состава автомобильного транспорта;
• правила эксплуатации вычислительной техники;
• нормы расхо­да горюче-смазочных материалов, нормы пробега автомобилей между тех­ническими обслуживаниями и ремонтом и автомобильных шин до сдачи их в ремонт;
• основы экономики и организации труда;
• основы трудового законода­тельства;
• правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности.

1.6. Техник по учету в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия техника по учету (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Техник по учету выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет под руководством более квалифицированного специалиста по установленным формам учет наличия, движения, технического обслуживания, ремонта подвижного состава и агрегатов, пробега автомобильных шин, расхода горюче-смазочных материалов.

2.2. Участвует в планировании технического обслуживания подвижного состава.

2.3. Осуществляет анализ выполнения плана-графика техни­ческого обслуживания подвижного состава, причин преждевременного возврата неисправных автомобилей с линии.

2.4. Выполняет расчеты, необхо­димые для составления заявок на горюче-смазочные материалы, подвиж­ной состав, транспортные средства.

2.5. Принимает документацию, проверяет правильность заполнения и наличия всех необходимых данных в учетных и отчетных документах.

2.6. Осуществляет контроль за правильным хранени­ем шин и горюче-смазочных материалов.

2.7. Заполняет журнал учета пробега автомобилей и агрегатов, а также технические паспорта и формуляры.

2.8. Составляет установленную отчетность и подготавливает необходимые дан­ные для выплаты премий за экономию и удержаний за перерасход топлива и недопробег до нормы автошин.

В случае служебной необходимости техник по учету может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Техник по учету имеет право:

3.1. Обращаться к руководству Компании с требованиями оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав, а также с предложениями по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы.

3.2. Обращаться к руководству предприятия с требованиями создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.3. Получать специальную одежду, специальную обувь и другие средства индивидуальной защиты.

3.5. Получать компенсацию дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях причинения вреда здоровью вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.

3.6. Получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.7. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.8. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Техник по учету несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы техника по учету осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы техника по учету является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы техника по учету определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

5.2. В связи с производственной необходимостью техник по учету обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения)

С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

Что входит в обязанности делопроизводителя в организации

Деловые бумаги являются неотъемлемой составляющей любого процесса в учреждении. Ведение внутреннего и внешнего документооборота с момента создания или поступления документации до сдачи ее в архив входит в обязанности делопроизводителя — специалиста по обработке документов.

Кто такой специалист по обработке документов

Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:

• общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
• должностные обязанности работника;
• права;
• ответственность.

Функции делопроизводителя в организации

Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.

Обобщенная трудовая функция	Трудовая функция
Документационное обеспечение деятельности организации	Работа с документами
Текущее хранение документов
Обработка дел для последующего хранения

Должностные обязанности специалиста по документообороту

Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:

• создание документа;
• документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
• подготовка и сдача бумаг на хранение.

Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.

В должностной инструкции делопроизводителя необходимо прописать весь функционал работника. Работа за пределами должностной инструкции должна оплачиваться дополнительно.

Ответственность работника

Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:

• дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
• административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
• уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
• материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.

Может пригодиться:

• основы делопроизводства и документооборота для новичков;
• документооборот: требования к оформлению документации.

Вам может быть интересно:

Должностная инструкция техника по учету

1. Общие положения

1.1  Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность техника по учету.

1.2  Техник по учету относится к категории специалистов.

1.3  Техник по учету назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.

1.4  Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	Начальнику отдела
1.4.2.	Дополнительное подчинение	Директору предприятия
1.4.3	Отдает распоряжения	—
1.4.4	Работника замещает	Лицо, назначенное в установленном порядке
1.4.5	Работник замещает	‑‑‑

1. Квалификационные требования техника по учету:

2.1	образование	Среднее профессиональное образование
2.2	опыт работы	Без предъявления требований к стажу работы*
2.3	знания	Устав автомобильного транспорта; основы транспортного законодательства; основы трудового законодательства; постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, нормативные документы по вопросам организации учета и хранения автоматериалов, шин и подвижного состава; основы экономической статистики, организации производства и труда; положения о начислении премий за экономное расходование средств и материалов; порядок технического обслуживания и ремонта подвижного состава автомобильного транспорта; — нормы расхода горюче-смазочных материалов, нормы пробега автомобилей между техническими обслуживаньями и ремонтами, а автомобильных шин — до сдачи их в ремонт; основы экономики, организации труда и организации производства, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
2.4	навыки	работы по специальности
2.5	дополнительные требования	—

* На должность техника по учету II категории назначается лицо, имеющее среднее специальное образование и стаж работы в должности техника по учету не менее 2 лет.

На должность техника по учету I категории назначается лицо, имеющее среднее специальное образование и стаж работы в должности техника по учету II категории не менее 2 лет.

1. Документы, регламентирующие деятельность техника по учету

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об отделе эксплуатации, Должностная инструкция техника по учету, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности техника по учету

Техник по учету исполняет следующие обязанности:

4.1. Осуществляет под руководством более квалифицированного специалиста по установленным формам учет наличия, движения, технического обслуживания, ремонта подвижного состава и агрегатов, пробега автомобильных шин, расхода горюче-смазочных материалов.

4.2. Участвует в планировании технического обслуживания подвижного состава.

4.3. Осуществляет анализ выполнения плана-графика технического обслуживания подвижного состава, причин преждевременного возврата неисправных автомобилей с линии.

4.4. Выполняет расчеты, необходимые для составления заявок на горюче-смазочные материалы, подвижной состав, транспортные средства.

4.5. Принимает документацию, проверяет правильность заполнения и наличия всех необходимых данных в учетных и отчетных документах.

4.6. Осуществляет контроль за правильным хранением шин и горюче-смазочных материалов.

4.7. Заполняет журнал учета пробега автомобилей и агрегатов, а также технические паспорта и формуляры.

4.8.  Получает и учитывает государственные номерные знаки на автомобили (прицепы), снимает с учета списанные автомобили.

4.9. Составляет установленную отчетность и подготавливает представления о премировании за экономию или применении дисциплинарных взысканий за перерасход топлива и недопробег до нормы автошин.

1. Права техника по учету

Техник по учету вправе:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися деятельности отдела эксплуатации.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению деятельности по безопасности движения.

5.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех (отдельных) структурных подразделений предприятия.

5.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.5. Требовать от руководства предприятия содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность техника по учету

Техник по учету несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы техника по учету

7.1. Режим работы техника по учету определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда техника по учету определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

9 Заключительные положения

9.1   Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.

9.2   Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.

9.3   Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Руководитель структурного подразделения
	(подпись)	(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Инженер юридического отдела
(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.0000
С инструкцией ознакомлен:
	(подпись)	(фамилия, инициалы)
	00.00.00

Техник по учету

------------------------------
 (наименование организации)
                                            УТВЕРЖДАЮ
  ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
                                            ------------------------------
                                              (наименование должности)
00.00.0000               N 000
                                            ---------  -------------------
                                            (подпись)  (инициалы, фамилия)
     Техника по учету                       00.00.0000

1.1. Техник по учету относится к категории специалистов.

1.2. На должность техника по учету принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование и стаж работы в автомобильном транспорте не менее _______________ лет (года, месяцев).

1.3. Техник по учету должен знать:

— Федеральные законы от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», от 09.02.2007 N 16-ФЗ «О транспортной безопасности», от 30.06.2003 N 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности», Правила транспортно-экспедиционной деятельности, иные акты, относящиеся к транспортной и транспортно-экспедиционной деятельности;

— постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, нормативные документы по вопросам организации учета и хранения автоматериалов, шин и подвижного состава;

— основы экономической статистики, организации производства и труда;

— порядок технического обслуживания и ремонта подвижного состава автомобильного транспорта;

— нормы расхода горюче-смазочных материалов, нормы пробега автомобилей между техническими обслуживаниями и ремонтами, а автомобильных шин — до сдачи их в ремонт;

— положения о начислении премий за экономное расходование средств и материалов;

— правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— основы трудового законодательства;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии, правила пожарной безопасности;

— ________________________________________________________________________.

1.4. Техник по учету в своей деятельности руководствуется:

    - Положением о _______________________________________________________;
                          (наименование структурного подразделения,
                               в штат которого входит техник)
   - настоящей должностной инструкцией;
   - ____________________________________________________________________.
                (иные документы, непосредственно связанные с
                         трудовой деятельностью техника)
   1.5. Техник по учету подчиняется непосредственно ______________________
_______________________________________.
(наименование должности руководителя)
   1.6. Во время отсутствия  техника по учету (отпуска, болезни, пр.)  его
обязанности исполняет __________________________________ или иной работник,
                         (наименование должности)
назначенный в  установленном порядке, который  приобретает  соответствующие
права и несет  ответственность за  неисполнение или ненадлежащее исполнение
обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

1.7. _____________________________________________________________________.

2. Функции

2.1. Учет операций автомобильного транспорта.

2.2. Выполнение необходимых расчетов по операциям автотранспорта.

3. Должностные обязанности

Техник по учету исполняет следующие обязанности:

3.1. Осуществляет под руководством более квалифицированного специалиста по установленным формам учет наличия, движения, технического обслуживания, ремонта подвижного состава и агрегатов, пробега автомобильных шин, расхода горюче-смазочных материалов.

3.2. Участвует в планировании технического обслуживания подвижного состава.

3.3. Осуществляет анализ выполнения плана-графика технического обслуживания подвижного состава, причин преждевременного возврата неисправных автомобилей с линии.

3.4. Выполняет расчеты, необходимые для составления заявок на горюче-смазочные материалы, подвижной состав, транспортные средства.

3.5. Принимает документацию, проверяет правильность заполнения и наличия всех необходимых данных в учетных и отчетных документах.

3.6. Осуществляет контроль за правильным хранением шин и горюче-смазочных материалов.

3.7. Заполняет журнал учета пробега автомобилей и агрегатов, а также технические паспорта и формуляры.

3.8. Получает и учитывает государственные номерные знаки на автомобили (прицепы), снимает с учета списанные автомобили.

3.9. Составляет установленную отчетность и подготавливает представления о премировании за экономию или применении дисциплинарных взысканий за перерасход топлива и недопробег до нормы автошин.

    3.10. ________________________________________________________________.
                               (иные обязанности)

4. Права

Техник по учету имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства.

4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений, работников необходимую информацию, документы.

    4.3. Визировать и подписывать ________________________________________.
                                             (виды документов)

4.4. Давать указания, обязательные для исполнения работниками.

4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения указаний.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им должностных обязанностей.

    4.7. _________________________________________________________________.
                                (иные права)

5. Ответственность

5.1. Техник по учету привлекается к ответственности:

— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

— за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

— за причинение ущерба имуществу организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. _____________________________________________________________________.

-------------------------------------------  ---------  -------------------
  (наименование должности руководителя      (подпись)  (инициалы, фамилия)
      структурного подразделения)           00.00.0000
   С должностной  инструкцией  ознакомлен(а), один экземпляр получил(а) на
руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.
                                            ---------  -------------------
                                            (подпись)  (инициалы, фамилия)
                                            00.00.0000