Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит.
Чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
Как написать должностную инструкцию
Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.
Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.
В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.
Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:
1. Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
2. Основные задачи:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
3. Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
4. Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
5. Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Зачем нужна должностная инструкция
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Ведь должностная инструкция — это:
- основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
- важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
- эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
- документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Курсовая работа, 22 страницы, список литературы 15 источников. Сделаны выводы, расставлены сноски. Литература новая. Оригинальность 67 % по етхт; по антиплагиат.ру — 72,68 %.
СОДЕРЖАНИЕ
Введение…………………………………………………………………….3
Глава 1. Теоретические основы изучения должностных инструкций….6
1.1 Сущность понятия «должностная инструкция»………………………6
1.2 Структура должностной инструкции…………………………………8
1.3 Порядок утверждения должностной инструкции……………..……11
Глава 2. Роль должностной инструкции в системе управления……….12
2.1 Должностные инструкции как инструмент управления
персоналом……………………………………………………………………….12
2.2 Значение должностной инструкции для работника и
работодателя……………………………………………………………………..14
2.3 Достоинства и недостатки применения должностной
инструкции……………………………………………………………………….17
Заключение………………………………………………………………..19
Список используемой литературы……………………………………….21
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 12.11.2019).
2. Постановление Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37 «Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих».
3. Андропова, И.Ю. Кадровое делопроизводство: Документация: Учебное пособие / И.Ю. Андропова. — Москва: Academia, 2018 год. — 320 cтр.
4. Басаков, М.И. Делопроизводство: Учебник / М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. — Рн/Д: Феникс, 2016 год. — 376 cтр.
5. Вялова, Л.М. Кадровое делопроизводство. Учебник / Л.М. Вялова. — Москва: Academia, 2015 год. — 160 cтр.
6. Гваева, И.В. Делопроизводство: учебный справочник / И.В. Гваева. — Минск: ТетраСистемс, 2014 год. — 224 cтр.
7. Демин Ю.М.: Сборник должностных инструкций. — СПб.: Питер, 2014 год. – 354 стр.
8. Захаркина О.И.: Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. — Москва: Омега-Л, 2015 год. – 471 стр.
9. Кузнецов, Д.Л. Кадровое делопроизводство (правовые основы): Практическое пособие / Ю.П. Орловский, Д.Л. Кузнецов, И.Я. Белицкая, Ю.С. Корякина. — Москва: Инфра-М, Контракт, 2016 год. — 239 cтр.
10. Ловчева, М.В. Управление персоналом: теория и практика. Делопроизводство в кадровой службе: Учебно-практическое пособие / М.В. Ловчева. — Москва: Проспект, 2015 год. — 80 cтр.
11. Новиков, Е.А. Делопроизводство в службе персонала. / Е.А. Новиков. — Москва: Омега-Л, 2018 год. — 79 cтр.
12. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А. Панасенко. — Москва: Риор, 2016 год. — 32 cтр.
13. Тебекин, А.В. Управление персоналом: Учебник / А.В. Тебекин. — Москва: КноРус, 2013 год. — 624 cтр.
14. Троицкая, Н.А. Управление персоналом / Н.А. Троицкая, М.В. Шилимов. — Москва: КноРус, 2013 год. — 624 cтр.
15. Федорова, Н.В. Управление персоналом: Учебник / Н.В. Федорова, О.Ю. Минченкова. — Москва: КноРус, 2013 год. — 432 cтр.
Рейтинги
бирж
«Должностные инструкции как средство управления поведением в организации»
Цели и задачи 
Цель работы – проанализировать должностные инструкции как средство управления поведением в организации.
Введение и актуальность
Каждая система критериальных оценок должна отвечать ряду условий, к которым можно отнести объективность, конкретность, измеряемость. В связи с этим фразы наподобие «точное и своевременное исполнение своих обязанностей» являются неуместными, так как они не дают возможности оценить качество деятельности того или иного работника. Для результативного исполнения своих обязанностей работнику нужны соответствующие его ответственности и организационной структуре предприятия права. Нужно принимать в расчет, что иногда граница между правами и обязанностями весьма условна, в связи с этим необходимо четкое разделение прав и обязанностей. Следующим важным моментом, на который при формировании должностной инструкции следует обратить пристальное внимание, является фиксирование объема взаимодействия работника, то есть круга должностных лиц, с которыми он взаимодействует и обменивается данными.
Эффективно сформированная отчетность становится не просто связующим элементом между управленческими решениями и итогами их реального воплощения, но и инструментом, позволяющим систематизировать работу сотрудников, приучить их структурировать свое рабочее время.
Для формирования должностной инструкции нужна информация. Вопросы, ответы на которые помогут ее сформировать, следует формулировать в 2-х плоскостях:
во-первых, учитывая интересы сегодняшнего дня,
во-вторых, учитывая то,
«как должно быть»;
кому непосредственно работник подчиняется и по каким вопросам;
кто еще отдает (или может отдавать) ему указания и по каким вопросам;
от кого конкретно и в какие сроки он получает необходимые данные и какие именно;
какие данные, в какие сроки он подает, кто их истребует;
каковы главные задачи, решаемые работником (направления деятельности);
каковы его функциональные обязанности;
в каких областях и каким объемом знаний нужно обладать ему и его коллегам по отделу;
что конкретно работник должен уметь делать;
какими должны быть его образовательный уровень и уровень его коллег;
какими правами он должен обладать для результативной реализации своих обязанностей;
какой должна быть мера ответственности;
каким образом он должен общаться с «внешним миром», по каким вопросам и в каком объеме информации;
при каких условиях работа сотрудника может являться вполне успешной;
какие обобщенные данные об итогах работы сотрудника и в какие сроки должны поступать его непосредственным руководителям.
Следует принимать в расчет, что работники, как правило, болезненно относятся к разработке любого регламента их работы. В связи с этим процесс внедрения должностных инструкций в практику деятельности предприятия может быть сложным. Проведенная работа даст возможность применить собранные данные при аттестации работников и для установления направления роста работников. Качественное применение должностных инструкций работников будет способствовать наилучшему пониманию руководителями ситуации на предприятии, даст возможность руководителям повышать результативность управления сотрудниками.
Должностные инструкции следует пересматривать при изменении функций сотрудников в связи с осуществлением мер по улучшению организации труда, техники и технологии. Согласно Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, круг вопросов, которые нужно отразить в должностной инструкции, группируется в определенные разделы.
В разделе «Общие положения» указывают главные задачи сотрудника, нормативные документы, которыми регламентируется его деятельность, подчиненность сотрудника, порядок его назначения и освобождения от должности, нужный уровень профподготовки. Здесь также нужно указывать порядок замещения сотрудника в случае его отсутствия.
Следующим разделом должностной инструкции являются «Должностные обязанности работника». При формировании данного раздела нужно учитывать задачи и назначения отдела, а также работы, предусмотренные соответствующей квалификационной характеристикой. Следует разграничить работу между сотрудниками отдела, в особенности тщательно это следует сделать по должностям, которые близки по содержанию труда. В данном разделе нужно представить полный список всех работ, которые нужно исполнять при замещении этой должности в определенных организационно-технических обстоятельствах. При формировании этого раздела следует применять утвержденные положения о структурных отделах для того, чтобы все функции, которые возложены на тот или иной отдел, были реализованы через должностные обязанности его сотрудников.
В разделе «Права» закреплены полномочия, представленные сотруднику для самостоятельного разрешения всех вопросов, которые относятся к его компетенции. При формировании этого раздела нужно сформулировать основанные на должностных обязанностях полномочия, к которым можно отнести право принятия решений и указаний по определенным вопросам, подписания или визирования документов, представления от имени структурного отдела или трудового коллектива, получения необходимых данных, осуществления контроля и др.
Следующий раздел должностной инструкции устанавливает личную ответственность сотрудника за свою работу, правильное и своевременное применение представленных ему прав, состояние дел на порученном участке работы.
В самостоятельном разделе нужно определить главные взаимосвязи исполнителя с сотрудниками своего и других отделов, а также с внешними предприятиями, которые необходимы для исполнения возложенных на него обязанностей. Здесь указывают информацию, которую используют при исполнении должностных обязанностей, от кого и в какие сроки она поступает и пр.
Должностные инструкции утверждает, как правило, первый руководитель предприятия. Вопросы согласования текстов должностных инструкций и привлечения к этому конкретных должностных лиц определяются в индивидуальном порядке в каждом предприятии в зависимости от его структуры, штатного состава и сформировавшихся традиций. К примеру, в большинстве предприятий тексты должностных инструкций согласовывают с юристами.
Должностные инструкции доводят до сведения сотрудников под расписку. Для внесения в должностные инструкции определенных изменений и дополнений издают соответствующий приказ руководителя предприятия, который доводят до сведения сотрудников под расписку. Приказ о внесении изменений издают, если необходимо перераспределить функции и должностные обязанности, реорганизовать, сократить штат и пр. Также должностные инструкции могут быть заменены и вновь утверждены в ряде случаев, которые указаны на рис. 1.2.
Случаи
Заключение и вывод
Трудовой кодекс РФ дает следующее определение для должностной инструкции – иные локальные нормативные акты, которые непосредственно связаны с трудовой активностью работников и с которыми каждый принимаемый на работу сотрудник должен ознакомиться под роспись. Должностные инструкции являются необходимым средством управления сотрудниками предприятия, так как способствуют: исключению дублирования при исполнении определенных видов работ; гарантированию взаимосвязи сотрудников, занимающих разные должности, при разрешении производственно-управленческих задач; объективной оценке деятельности работника при разрешении вопроса о соответствии занимаемой должности; обоснованию необходимости наложения дисциплинарных взысканий при неисполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых функций. Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ, определяющий совокупность трудовых функций (должностных обязанностей) каждого сотрудника, его прав и ответственности за выполняемую работу.
Значительный недостаток большинства должностных инструкций – неадекватное отражение в них должностных обязанностей и прав. Должностная инструкция является не просто перечислением направлений деятельности работника, а документом, позволяющим регламентировать работу сотрудника в рамках определенной должности в структуре и системе управления предприятием. Должностные инструкции следует пересматривать при изменении функций сотрудников в связи с осуществлением мер по улучшению организации труда, техники и технологии.
Объектом исследования стало общество с ограниченной ответственностью «Вираж». Основные направления деятельности – переработка макулатуры и отходы полиэтилена. ООО «Вираж» предлагает полный комплекс услуг («под ключ»): от вывоза и утилизации вторичных отходов до создания, развития и поддержки экологических проектов. Так же компания располагает автоматизированным производством и наилучшим прессом голландской фирмы «Bollegraaf». Организационная структура предприятия состоит из следующих основных организационных единиц: директор, в его функции входит решение управленческих и организационных задач, а также все функции по маркетингу и сбыту услуг (заключение договоров с заказчиками, ведение финансовых документации и др.), бухгалтерские функции; рабочие, в их функции входит сбор сырья и прессование; водители, в их функции входит вождение и перевозка.
Анализ используемых в настоящее время должностных инструкций показал следующее: состав разделов данного документа остается неизменным на протяжении десятилетий; форма подачи материала в виде сплошного текста, разделенного только заголовками разделов, не пригодна для структурирования информации, а, следовательно, не может быть автоматизирована; все должностные инструкции на предприятии характеризуются тем, что обязанности и права в них указываются в самом общем виде, то есть лишены конкретики.
Нужна похожая работа?
Оставь заявку на бесплатный расчёт
Узнай стоимость на индивидуальную работу!
Цены в 2-3 раза ниже
Мы работаем
7 дней в неделю
Только проверенные эксперты
Готовые работы
/
Курсовые работы
/ Менеджмент
/ Должностные инструкции как средство управления поведением в организации
Должностные инструкции как средство управления поведением в организации
Тип
Курсовая
Предмет
Менеджмент
ID (номер) заказа
1251981
500 руб.
В настоящее время трудно организовать плодотворную и результативную работу персонала без должностных инструкций. И хотя в Трудовом кодексе РФ нет статьи, посвященной должностным инструкциям, в кадровом делопроизводстве они занимают отнюдь не последнее место.
Эффективность и производительность труда любой организации зависит во многом от того, насколько грамотно организованы производственные процессы. Каждый работник должен знать свое место и цель в организации, выполнять работу в соответствии с установленным планом действий. В современном мире все более расширяется сфера локального регулирования. Внутриорганизационные нормативно-методические документы являются надежной основой для внутреннего регулирования труда на предприятиях. Документооборот в организации позволяет закрепить производственные отношения, своевременно фиксировать важные изменения. Эффективную подготовку, принятие и реализацию решений по вопросам управления персоналом создает нормативно-методическое обеспечение, в систему которого входит и документация по должностным инструкциям. Должностная инструкция регулирует взаимоотношения между работодателем и работником, выполняет организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Организационно-правовые основы деятельности работника утверждаются именно на основании этого документа.
Объект работы – ООО «РусМолоко».
Предметом работы является должностная инструкция на предприятии по производству сырого молока.
Цель курсовой работы – разработка должностной инструкции, как средства управления поведением в организации.
Задачи:
1) дать теоретическое обоснование составления должностной инструкции;
2) Разработать Руководству по СМБПП – документа, регламентирующего процессы системы менеджмента безопасности пищевой продукции, выполняемые ООО «РусМолоко» при осуществлении своей деятельности (организация питание, закупка, хранение, ресурсы, транспортирование и пр.). Согласно Руководства, все сотрудники, от низшего до высшего звена, обязаны в своей работе использовать документы системы в рамках должностных инструкций.
В целях реализации поставленной задачи в данной курсовой работе обозначена ответственность руководства, определены политика и цели ООО «РусМолоко», разработаны Руководство и документированные процедуры, программы обязательных предварительных мероприятий, рабочие инструкции, должностные инструкции, санитарные процедуры и протоколы.
Курсовая работа состоит из введения, трех глав, первая глава из трех пунктов, вторая глава из двух пунктов и третья из одного, заключения и списка использованной литературы.
-
- 1
- 2
- 3
- 4
- 5
- 6
- …
- 70
-
Нет нужной работы в каталоге?
Сделайте индивидуальный заказ на нашем сервисе. Там эксперты помогают с учебой без посредников 
Разместите задание – сайт бесплатно отправит его исполнителя, и они предложат цены.
Цены ниже, чем в агентствах и у конкурентов
Вы работаете с экспертами напрямую. Поэтому стоимость работ приятно вас удивит
Бесплатные доработки и консультации
Исполнитель внесет нужные правки в работу по вашему требованию без доплат. Корректировки в максимально короткие сроки
Гарантируем возврат
Если работа вас не устроит – мы вернем 100% суммы заказа
Техподдержка 7 дней в неделю
Наши менеджеры всегда на связи и оперативно решат любую проблему
Строгий отбор экспертов
К работе допускаются только проверенные специалисты с высшим образованием. Проверяем диплом на оценки «хорошо» и «отлично»
1 000 +
Новых работ ежедневно
Требуются доработки?
Они включены в стоимость работы 
Работы выполняют эксперты в своём деле. Они ценят свою репутацию, поэтому результат выполненной работы гарантирован 
Ludmila
Математика
Физика
История
118522
рейтинг
5546
работ сдано
2502
отзывов
Иванна
Экономика
Маркетинг
Информатика
118397
рейтинг
2822
работ сдано
1266
отзывов
78798
рейтинг
1900
работ сдано
1203
отзывов
Константин Николаевич
Высшая математика
Информатика
Геодезия
62710
рейтинг
1046
работ сдано
598
отзывов
Отзывы студентов о нашей работе
Сергей
Росдистант
Работа выполнена досрочно и качественно. Педагог университета оценил на отлично.
Анастасия
СГУПСЕ
Спасибо за работу, преподаватель принял без проблем. Качественно, выполнено согласно моим …
ирина
Институт культуры
Рекомендую!!! Замечательный исполнитель, грамотно и в индивидуальном порядке подходит к на…
Работа выполнена досрочно и качественно. Педагог университета оценил на отлично.
Спасибо за работу, преподаватель принял без проблем. Качественно, выполнено согласно моим требованиям и методическим рекомендациям, что очень важно. Так же работа была сдана раньше срока на пару дней.
Рекомендую!!! Замечательный исполнитель, грамотно и в индивидуальном порядке подходит к написанию работ, в общении отзывчива.
Последние размещённые задания
Ежедневно эксперты готовы работать над 1000 заданиями. Контролируйте процесс написания работы в режиме онлайн 
Электрохимия
Решение задач, Физическая химия
Срок сдачи к 23 апр.
решит задачи.
Контрольная, теоретическая механика
Срок сдачи к 15 мая
Закажи индивидуальную работу за 1 минуту!
Размещенные на сайт контрольные, курсовые и иные категории работ (далее — Работы) и их содержимое предназначены исключительно для ознакомления, без целей коммерческого использования. Все права в отношении Работ и их содержимого принадлежат их законным правообладателям. Любое их использование возможно лишь с согласия законных правообладателей. Администрация сайта не несет ответственности за возможный вред и/или убытки, возникшие в связи с использованием Работ и их содержимого.
ГЛАВА 1. ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ КАК СРЕДСТВА УПРАВЛЕНИЯ ПОВЕДЕНИЕМ В ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Сущность и содержание должностных инструкций
Должностные инструкции являются основной несущей конструкцией любой системы управления. Это основной организационно-правовой документ, в котором четко определяются место и значение конкретной должности в структуре организации, а именно: задачи, основные права, обязанности и ответственность работника при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности .
Для управленцев персоналом и непосредственно руководителей должностные инструкции — инструмент управления, который способствует решению задач организации и их координированию.
Для работников же наличие должностных инструкций в организации гарантирует точное определение характера их работы, квалификационных требований, должностных обязанностей, полномочий, прав и ответственности.
Таким образом, должностную инструкцию можно отнести к методам управления персоналом, поэтому большое внимание уделяется, как составлен текст данного документа и сформулированы обязанности. Их разработка осуществляется по каждой должности сотрудников, которые отображены в штатном расписании. Должностные инструкции логически продолжают и развивают положение о структурном подразделении. Узаконить инструкцию может только владелец организации или его уполномоченное лицо. В инструкции должна быть копия организационной структуры, чтобы сотрудник мог ориентироваться – кто является его подчиненным, а кто непосредственным начальником.
Основные требования к содержанию и составлению должностных инструкций отмечены в таких документах, как: типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, методические рекомендации «Унификация текстов управленческих документов», квалификационный справочник должностей служащих и государственный стандарт – «Требования к оформлению документов».
Должностные инструкции должны быть ясными и точными. Зачастую при их составлении используют достаточно абстрагированные, обобщенные формулировки, которые трудно понять и осмыслить. В результате происходит непонимание работником своих должностных обязанностей. Поэтому формулировки обязанностей должны быть ясными, точными и понятными .
Важным требованием к должностным инструкциям является конкретность. В должностных инструкциях должны быть конкретно прописаны функции каждого работника, его обязанности и права, профессиональные требования и др. Текст должностных инструкций должен быть последовательным, связанным и рациональным. В нем не допускаются грамматические, орфографические и иные ошибки. Также должностные инструкции не должны противоречить действующему законодательству.
Какую же информацию включают в себя должностные инструкции? Основными сведениями, отражаемыми в них, являются:
— задачи, которые входят в должностной функционал сотрудника (он обычно представлен в виде перечня функций, иногда каждый пункт кратко охарактеризован);
— статусное положение работника, его назначение на должность и освобождение от нее;
— основные профессиональные и квалификационные требования, которыми должен обладать сотрудник;
— организационные моменты и правовые основы деятельности сотрудника;
— трудовой функционал, то есть функции, поручения, которые сотрудник должен выполнять и основные условия, и обстоятельства, характеризующие это выполнение;
— перечень работ, операций, которые должен выполнять работник в рамках трудовых функций;
— основные требования по охране труда при исполнении трудовых функций работником;
— ответственность, которую несет работник при выполнении своих трудовых функций.
Должностная инструкция включает в себя такие разделы, как общие положения, обязанности и права работника, взаимоотношения, ответственность и заключительная часть .
Однако сейчас должностные инструкции все чаще воспринимаются формально, а сотрудники не пользуются ими в своей трудовой деятельности. Происходит это из-за того, что в большинстве случаев должностные инструкции создаются «для галочки», для трудовой инспекции. Также составитель инструкций не проводит глубокий анализ особенностей работы того или иного сотрудника и не отражает их в инструкции. А отсутствие фокуса на основных, главных функциях работника и результате его деятельности делает должностную инструкцию практически бесполезной.
Для сотрудников разрабатывают должностные инструкции те руководители, которым они непосредственно подчиняются, подписывают их также руководители структурных подразделений. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то составлением инструкции занимается специалист, который на это уполномочен, он же ее и подписывает. Руководитель высшего звена подписывает должностные инструкции для сотрудников, которые подчиняются непосредственно ему. Другие должностные инструкции утверждают его заместители по соответствующим функциям. Менеджер структурного подразделения может утверждать инструкции, если это находится в его компетенции, а также прописано в его трудовом контракте и должностной инструкции. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах, при этом первый храниться в отделе кадров, второй – подразделении, а третий – у работника. При разработке должностных инструкций руководствуются положением о подразделении. Комплект должностных инструкций по структурному подразделению перекрывает все его функции, распределяет равномерно нагрузку между персоналом, учитывая их уровень квалификации.
В каждой должностной инструкции должны содержаться ясные представления об отличиях одной работы от других видов работ. Начальник отдела кадров организации отвечает за то, чтобы в организации в полной мере имелись должностные инструкции. Если происходят изменения в стратегическом плане компании или он корректируется, что должностные инструкции обязательно должны обновляться. Должностная инструкция, к подготовке которой подошли ответственно и качественно, содержит всю необходимую для управления персоналом информацию .
В должностной инструкции должны описываться требования и желания компании, касающиеся работника. То есть в должностной инструкции, как правило, определены формальные задачи и функции, но если инструкция только формально, то она некачественно написана. Чаще всего эти документы копируют (полностью или адаптируют к какой-либо компании) со сборников типовых примеров должностных инструкций, имеющихся в свободной продаже. При этом в должностных инструкциях не всегда отображены фактические должностные обязанности работника, то есть записанное в них не соответствует действительности. Более того, в некоторых случаях должностные инструкции не четко сформулированы, поэтому достаточно трудно определить функции и степень ответственности сотрудника.
В отдельных случаях должностные инструкции составлены поверхностно с использованием общих формулировок. Это может быть допустимо, если в организации также разрабатываются отдельные методики и инструкции выполнения работ, подробное описание процедур. Должностная инструкция должна быть развернутой, подробной и четкой, а не мало содержательной и неконкретной. Но, не смотря на это, текст должностных инструкций необходимо излагать простыми предложениями. К тому же нужно подчеркнуть, что все разделы должностной инструкции в равной степени важны.
Следует заметить, какие бы ни были хорошими инструкции, они не играют ни какой роли, если работник их не знает. Некоторые зарубежные организации практикуют ролевые игры для ознакомления с методическими документами и выработки умений использования инструкций в различных ситуациях. Четкие и ясные инструкции способствуют повышению эффективности труда на участках, снижают угрозу возникновения конфликтных ситуаций, и в результате повышают авторитет управленческого аппарата .
В первую очередь должностные инструкции необходимы для упорядочивания деятельности как отдела по управления персоналом, так и в целом компании. Как правило, в должностной инструкции содержатся подробные описания обязанностей и прав сотрудников. Если говорить об этом более подробно, то должностная инструкция является своего рода руководством к действию для работника. Она позволяет узнать об ожидаемых от него действиях и критериях для оценки результатов труда, побуждает повышать квалификацию в пределах данной должности. Обсуждая должностную инструкцию, работник может оказывать влияние на определение условий, критериев и организацию оценки его деятельности.
При оценке результатов труда работника также руководствуются должностной инструкцией, принимается решение об его дальнейшем передвижении по карьерной лестнице и переподготовке, включая перемещение, увольнение, повышение, зачисление в резерв управленческого персонала, направление на обучение и т.д.
На основании должностных инструкций поводится при найме обоснованный отбор кандидатов на вакантные должности, оценивают, насколько они соответствуют требованиям.
Кроме того, должностные инструкции необходимы для разделения работ и должностей по степени сложности и важности, на основании чего в последующем разрабатывают системы оплаты труда в компании.
Также на основании анализа должностных инструкций (полномочий, обязанностей, функций и т.д.) получают информацию о необходимости модернизации организационной структуры, разрабатывают мероприятия, которые бы позитивно влияли на производительность труда .
Следовательно, можно с уверенностью утверждать, что всем организациям необходимы должностные инструкции. И важно, чтобы они не просто имелись, а были правильно составлены. Именно это влияет на степень ее влияния на поведения персонала в организации.
1.2. Назначение должностных инструкций в организации
Должностные инструкции играют важную роль в процессе организации качественной и продуктивной работы не только отдельных сотрудников, но и организации в целом. С помощью них рационально используются трудовые ресурсы компании, и поддерживается трудовая дисциплина.
Благодаря качественно составленным должностным инструкциям, при выполнении определенных работ сотрудники не дублируют функциональные обязанности друг друга, четко установлена подчиненность в структурном подразделении, определены функциональные связи в процессе труда. Также при руководстве должностными инструкциями непосредственный начальник может дать объективную оценку качества труда сотрудника и в случае не выполнения обязанностей или ненадлежащего выполнения, если имеются достаточные основания, которые следуют из должностной инструкции, применить к работнику дисциплинарные взыскания.
Грамотно разработанная должностная инструкция может быть применена для адаптации и обучения вновь принятого работника. Часто новые работники не знают, чего от них ждут работодатель и коллеги, они чувствуют себя неуверенно и не до конца осознают, что и как им нужно делать. В таком случае должностная инструкция может послужить планом для обучения нового сотрудника .
Должностные инструкции являются важным инструментом в борьбе с недобросовестными работниками. Работодателю гораздо легче уволить работника за непрохождение испытательного срока, ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, несоответствие занимаемой должности, если в организации есть документ, в котором прописано, какие именно обязанности работник должен выполнять.
Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи, с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности.
После всех этапов подготовки должностной инструкции, а именно предварительного этапа, уточнения и согласования варианта документа, оформления приложений и его утверждения, должен получиться такой организационно-распорядительный документ, который будет соответствовать действующему законодательству, точно, развернуто и понятно описывать должностные обязанности каждого сотрудника организации и способствовать повышению продуктивности работы всего персонала.
Должностная инструкция – это стабильно действующий документ. Он действует до тех пор, пока на его смену не будет разработан новый документ .
Важность должностной инструкции для работодателя заключается в следующем:
— позволяет объективно оценить труд сотрудника при его аттестации;
— обязательно должна иметься в случае принятия решений по индивидуальным трудовым спорам в судах или комиссиях по трудовым спорам;
— позволяет рационально распределить трудовые обязанности между членами трудового коллектива;
— является инструментом для поддержания трудовой дисциплины;
— на ее основании устанавливают, соответствует или нет работник занимаемой должности.
Должностная инструкция также важна для работника, а именно:
— для определения его прав и обязанностей, организационно-правового положения;
— обязательна при принятии решений по трудовым спорам в судах и комиссиях по трудовым спорам;
— в ней содержится определение видов выполняемых работ;
— способствует специализации в конкретной сфере деятельности.
Следовательно, должностная инструкция выполняет множество функций. Она в равной степени важна как для работодателя, так и для работника.
Основное функциональное назначение должностной инструкции состоит в осуществление организационно-нормативной регламентации повседневной деятельности руководителей и специалистов, что, в свою очередь, позволяет обозначить основную функцию данного документа как регламентирующую или организационно-нормативную. Такая регламентация направлена на:
— рациональное разделение труда между соответствующими должностными лицами организации;
— обеспечение, по возможности, равномерной загрузки руководителей и специалистов;
— оптимальное распределение работ (заданий, поручений) между работниками с учетом квалификации последних и в зависимости от их сложности .
В свою очередь специалисты предприятия обязаны руководствоваться соответствующими должностными инструкциями в процессе реализации своих полномочий, в случае нарушения их положения – нести за это ответственность, предусмотренную законодательством и иными нормативными (нормативно-правовыми) актами, а также локальными актами предприятия.
Вспомогательное (второстепенное) функциональное назначение должностной инструкции заключается:
— в обучение вновь принятых на предприятие работников, а также работников предприятия, перемещенных на новые должности (обучающая или тренинговая функция);
— должностная инструкция, как правило, используется на этапе отбора персонала в качестве одного из документов проверки имеющихся у соискателей (кандидатов на должность) знания (контрольная функция);
— имеющиеся в распоряжение предприятия должностные инструкции, как правило, используются в качестве информационно-методической основы для их периодического уточнения, а также для разработки новых должностных инструкций, в том числе для работников предприятия, занимающих должности с совмещенными полномочиями (информационно-методическая функция).
В целом должностные инструкции являются действенным и необходимым средством управления поведением в организации. При их наличии:
— вносятся уточнения в содержание труда персонала, исключается дублирование функций при выполнении отдельных видов работ;
— обеспечивается взаимодействие работников разных должностей в процессе принятия управленческих и производственных решений;
— объективно оценивается деятельность персонала управленческого аппарата и специалистов;
— обосновывается наложение взысканий, если возложенные на сотрудника обязанности не выполнены или выполнены некачественно .
Достоверно отображая содержание труда рабочих, специалистов и руководителей грамотно разработанные в качестве организационных документов должностные инструкции являются важным источником для разработки содержания профессионального образования. Однако управленцы некоторых предприятий не хотят заниматься разработкой должностных инструкций либо составляют их слишком обобщено, без конкретизации обязанностей разных сотрудников. При этом менеджеры обычно ссылаются на то, что организация может работать и без инструкций. Но как показывает практика, если в организации нет четкой регламентации обязанностей, то все управление можно свести к межличностному общению, к симпатиям и антипатиям руководителя.