Все мы очень любим определенность, особенно если речь идет о работе. Занимая вакантную должность в компании, мы прежде всего расчитываем получить четкие и понятные разъяснения относительно будущих обязанностей, прав и возможностей. И это вполне резонно: ни один человек не сможет работать по-настоящему эффективно, не зная, что именно от него требуется и что он за это получит.
Чем четче и подробнее компания опишет свои ожидания от сотрудника, тем лучше будем всем.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция — это документ, который определяет обязанности работника компании на занимаемой должности, его полномочия, ответственность, права, требования к его квалификации и формы его поощрения. Стоит отметить, что инструкция пишется не на конкретного человека, а на должность, то есть она не именная.
Должностные инструкции разрабатывают и согласовывают с юристами (юридическим отделом) руководители отделов или их заместители. Также должностная инструкция может быть разработана кадровой службой. В таком случае их необходимо согласовывать с соответствующими подразделениями или должностными лицами, курирующими соответствующее направление организации.
Инструкция обязательно составляется в трех экземплярах: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела, третий — у работника. Совокупность должностных инструкций должна охватывать все функции отдела и равномерно распределять нагрузку между работниками с учетом их квалификации. Контроль обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.
Как написать должностную инструкцию
Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.
Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.
В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.
Обычно должностная инструкция содержит пять разделов:
1. Общие положения:
— точное и полное наименование должности работника;
— уровень оплаты труда, условий премирования, методы поощрения;
— подчиненность работника и наличие у работника подчиненных;
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
2. Основные задачи:
— задачи, выполнение которых возлагается на работника;
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
3. Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
4. Ответственность:
— ответственность работника за невыполнение обязанностей;
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
5. Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Зачем нужна должностная инструкция
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Ведь должностная инструкция — это:
- основа для оценки результатов деятельности работника, информация для проведения обоснованного отбора работников при найме и оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
- важная информация для самого работника: в ней сообщается, по каким критериям будут оценивать результаты его труда и каких действий от него ожидают, она дает ориентиры для повышения уровня образования и квалификации работника;
- эффективные организационные методы, помогающие наладить работу отдела;
- документ, без которого, например, нельзя списывать в расходы амортизацию автомобиля, так как для этого использование машины должно быть прописано в должностной инструкции владельца машины или работника, которому она временно выдана в пользование.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Начальник поручил моему коллеге составить самостоятельно должностную инструкцию и не проконтролировал, что тот написал.
Когда к работе коллеги появились замечания, выяснилось, что инструкция состояла из общих фраз и применить ее к конкретному человеку было нельзя. Поэтому сначала пришлось переделывать инструкцию, чтобы впоследствии было за что его наказывать.
Чтобы не попадать в подобные истории со своими подчиненными, я научился делать должностные инструкции самостоятельно и разобрался, что в них точно должно быть.
Что такое должностная инструкция
Это документ, в котором указаны обязанности определенного работника на конкретной должности: полномочия, за что отвечает, какие имеет права, требования к его квалификации, за какие конкретно действия его можно наказать или поощрить.
Должностная инструкция — локальный документ, то есть делается под цели и задачи организации и должности либо конкретного работника, если инструкция персонифицирована. Даже называться эти документы в различных организациях могут по-разному: должностная инструкция, должностные обязанности, должностной регламент или как-то еще. Единых требований как к названию, так и к содержанию не существует. Но я буду условно называть все документы, в которых прописаны права и обязанности работника перед работодателем, должностными инструкциями.
Для каких целей используется
Назначение должностной инструкции — определить, что именно работник обязан делать на рабочем месте и как ему взаимодействовать с начальством и коллегами.
При этом в трудовом кодексе самого термина «должностная инструкция» нет. Там просто сказано, что работодатель вправе принимать локальные нормативные акты, в которых будут указаны нормы трудового права.
В большинстве случаев это именно право работодателя, а не его обязанность. Руководитель предприятия может управлять подчиненными в «ручном режиме» и без инструкций. Для небольших предприятий такой вариант иногда даже предпочтительнее — меньше бюрократии, меньше бумаг нужно регистрировать и хранить.
Но чем больше работников, тем сложнее ими управлять и контролировать их работу. Поэтому и делают инструкции. Так и работникам понятно, что с них будут спрашивать, и работодателю проще их к дисциплинарной ответственности привлечь.
Должностная инструкция для работника — это один из способов защиты своих прав.
Например, начальник говорит: «Иванов отказался территорию подметать, надо уволить его». Но Иванов в такой ситуации может сказать: «Вот моя должностная инструкция. Что в ней написано, то я и делаю. За что меня наказывать?» В такой ситуации велика вероятность, что в суд идти не придется да и дисциплинарного взыскания, возможно, удастся избежать.
Но точно так же эта должностная инструкция защищает интересы работодателя. Например, если Иванов плохо покрасит забор, а по инструкции это его прямая обязанность, его можно смело наказывать.
Если должностной инструкции нет — работодателя никто не накажет. Но если составили — ее обязательно нужно исполнять с момента, как подписали. Она похожа на договор, где работодатель и работник — две стороны, которые ее подписали и договорились безусловно исполнять.
А еще наличие должностной инструкции дает следующие преимущества:
- Ее можно использовать в суде в качестве доказательства.
- Обе стороны трудовых отношений четко знают, кто, кому и что именно обязан. А значит, улучшается взаимодействие.
- Проще обучать новичков. Можно просто распечатать инструкции и раздать вновь принятым. Если они что-то забудут, могут просто открыть и прочитать.
- Если в компании есть должностные инструкции на весь штат работников, порядка в работе будет больше. Работники точно знают, что от них ждет руководство. А если забудут, всегда можно перечитать инструкцию.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Должностные инструкции или регламенты обязательно должны быть у госслужащих, например у работников федеральных министерств и ведомств, сотрудников местных муниципалитетов и военнослужащих.
Для этих работников должностные инструкции и регламенты входят в перечень обязательных документов. Как их нужно составлять и что в них должно быть, указано в специальных ведомственных приказах.
Если человек работает в обычной организации, должностные инструкции необязательны. То есть нельзя наказать руководителя такой организации за то, что их нет, или заставить их составлять.
Как вести бизнес без штрафов
Зарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей
Кто разрабатывает
Разрабатывают должностные инструкции кадровики, юристы, секретари, руководители и сам работник. О том, как это выглядит на практике, проще всего рассказать на примере.
Допустим, условный автосервис «Винтик и Шпунтик» принимает на работу слесаря Василия Петровича. И для него нужно составить должностную инструкцию. Директор думает, кому бы поручить это задание.
Кадровики прекрасно разбираются в трудовом кодексе, но в работе слесаря ничего не понимают. Они находят первую попавшуюся должностную инструкцию в архиве и предлагают Василию Петровичу расписаться, что он с ней ознакомился.
Василий читает и понимает — там описаны процессы, которых давно никто не делает, и оборудование, которое давно не используется. Он может подписать такую инструкцию, но наказать за ее неисполнение будет сложно. Василию Петровичу это тоже не дает никаких преимуществ — ему можно предъявить претензии за невыполнение тех пунктов, которые он не может выполнить физически. Это плохо. Время на составление и силы потратили, а толку от нее будет немного.
Юристы при составлении должностной инструкции часто переписывают в нее нормы трудового законодательства и пункты из документов, которые регламентируют работу фирмы. Такая инструкция выглядит очень убедительно. Но вот про работу слесаря там либо ничего нет, либо сказано очень мало, потому что юрист тоже не специалист в этой области.
Секретарь обычно скачивает документ из интернета. Но когда приносит на подпись, может выясниться, что слесарь, который ремонтирует легковые автомобили и грузовики, это не одно и то же. Скорее всего, такая инструкция тоже не подойдет. Скачивать типовые должностные инструкции из интернета бессмысленно.
Руководитель автосервиса. Если он сам раньше работал слесарем, то у него получится замечательная должностная инструкция, в которой не будет ничего лишнего. Но часто бывает так, что руководитель только организует работу и про работу слесаря ничего не знает.
Самый лучший вариант — не поручать составлять инструкцию только одному человеку. Главное действующее лицо в процессе написания такой инструкции — это сам Василий Петрович. Он с руководителем согласовывает, чем именно будет заниматься слесарь, кадры проверяют текст на соответствие трудовому законодательству, юрист — на соответствие остальным законам.
Форма представления и как оформить в соответствии с гостом
Основные требования к оформлению. Единой формы должностной инструкции ни законами, ни другими нормативными актами не предусмотрено. В общероссийском классификаторе управленческой документации есть упоминание о должностной инструкции, но обязательная форма ее составления отсутствует.
Поэтому можно оформить инструкцию так, как это принято в конкретной организации. Неважно, есть ли у нее фирменный бланк, гербовая печать и сколько специалистов ее согласовали. Важно, что будет в самой инструкции.
Порядок и правила. Подписывая должностную инструкцию, работник принимает на себя определенные обязанности и дает согласие выполнять их добросовестно. А работодатель со своей стороны перечисляет условия, которые он создаст для работы.
Из этого следуют и требования к оформлению. В инструкции должны быть две подписи. Одна из них — работодателя. От него, как правило, исходит инициатива создания инструкции, поэтому его визирование может выглядеть как ее утверждение. Например вот так:
От имени работодателя, как правило, расписывается лицо, у которого есть полномочия принимать человека на работу. А еще руководитель может передать право утверждения должностных инструкций любому другому сотруднику. Главное, чтобы это право было передано в письменном виде, например приказом или распоряжением.
Работник, как правило, ставит свою подпись в конце документа. Но это тоже необязательно. Я, например, сталкивался с ситуацией, когда у работника была индивидуальная должностная инструкция и он расписался на каждой ее странице. Логика при этом была такая: работодатель не сможет изменить одну из страниц инструкции, вписать туда лишнего и наказать за неисполнение. Это обычная ситуация, когда нет доверия между работником и работодателем. Законом такой порядок не запрещен.
Форма и структура. Единой формы и структуры для должностной инструкции, утвержденной законом или приказом, не существует. Каждый может оформлять ее так, как удобно.
Оформление титульного листа. Этого тоже не предусмотрено ни одним нормативным документом. Как и в любом распорядительном документе, на первом листе инструкции обычно есть следующие реквизиты:
- Название организации так, как оно указано в регистрационных документах.
- Наименование документа.
- Фамилия, имя, отчество и должность сотрудника, который уполномочен утверждать или подписывать должностные инструкции.
- Дата составления документа.
- Регистрационный номер, если в организации ведется учет документов.
Как правило, на первом же листе под визой утверждения и заголовком сразу начинается текст должностной инструкции.
Особенности должностной инструкции. В должностной инструкции можно прописать только те обязанности, которые входят в трудовые функции сотрудника. Но даже если у человека договор подряда, его тоже в некоторых случаях можно признать трудовым, в том числе благодаря должностной инструкции.
Для работника это выгодно. Например, я вижу такие плюсы:
- все споры в этом случае решаются по трудовому кодексу;
- если он обратится в суд, ему не придется платить госпошлину;
- суд можно выбрать по месту своего жительства, а не по месту, где находится организация.
Вот что является характерными признаками трудовых отношений:
- Стороны достигли соглашения, что работник будет делать лично в интересах и под контролем работодателя.
- Работодатель обеспечивает определенные условия труда.
- Работник выполняет трудовые функции за плату.
- Между работником и работодателем есть подчиненность.
- Работник выполняет обязанности только по определенной специальности, квалификации или должности.
Если должностной инструкции нет совсем, отношения не перестают быть трудовыми. Но если трудовой договор отсутствует или вместо него есть гражданско-правовой договор, должностная инструкция может помочь, чтобы эти отношения признали трудовыми.
Классификация
Существуют два вида должностных инструкций:
- Индивидуальная, или персонифицированная. Ее составляют под конкретного работника. Основное ее отличие — в ней есть не только должность, но и фамилия, имя и отчество работника.
- Типовая — она составляется для определенной категории работников или должностей и без указания конкретных фамилий.
Поясню на примерах, в каком случае какая инструкция нужна.
Допустим, в условной организации работают два секретаря — Света и Наташа. У Светы главная обязанность — готовить ответы на запросы в разные ведомства. Поэтому в ее должностной инструкции подробно прописано, в какой срок она должна подготовить ответ, как она должна его отправить — электронным или заказным письмом — и в какое время она может уйти с работы на почту для отправки писем.
Главная задача Наташи — работать с системой электронного документооборота. Это и прописано в ее должностной инструкции.
Должности у Светы и Наташи называются одинаково — секретарь. А работу они делают разную. Значит, чтобы всем было понятно, кто и чем занимается, им нужны индивидуальные должностные инструкции. Так можно. В каждой инструкции указывают фамилию работника и перечисляют, чем он будет заниматься.
А еще в этой организации работает бригада штукатуров. Они делают одинаковую работу — стены штукатурят. Индивидуальных требований к ним нет. В этом случае на каждого штукатура делать отдельную должностную инструкцию нет никакого смысла. Ее можно сделать типовой — просто указать наименование должности, перечислить в ней, чем люди будут заниматься. А все штукатуры распишутся. В таких случаях могут делать специальную ведомость ознакомления, которая будет приложением к должностной инструкции.
Какую инструкцию делать в каждом конкретном случае — решает работодатель. И руководствуется он только принципами целесообразности.
Содержание должностной инструкции
Исторически сложилось, что должностную инструкцию разбивают на разделы. Это требование нигде не предусмотрено, но так ее легче воспринимать. Обычно в ней встречаются следующие разделы.
Заголовок. Это название документа — должностная инструкция, должностной регламент, перечень рабочих обязанностей или любое другое. Еще там указывают наименование структурного подразделения и наименование должности — так, как они указаны в штатном расписании организации. Если должностная инструкция составлена для конкретного человека, обязательно указывают его фамилию, имя и отчество.
Общие положения. В этом разделе можно указать:
- кто будет замещать работника, пока он находится в отпуске или на больничном;
- требования к профессиональной подготовке: уровень образования, квалификацию, стаж работы;
- чьи распоряжения и приказы работник должен выполнять, например подчиняться указаниям старшего мастера и заместителя директора по производству.
Задачи, функции и обязанности. В этом разделе приводится детализированный список должностных обязанностей работника. Чем подробнее и детальнее они перечислены, тем легче спросить с работника за их выполнение. Можно описать каждую операцию, из которых складывается работа, и установить сроки их выполнения.
Должен знать. Здесь перечисляются требования к знаниям работника. Можно указать, что он должен знать конкретный санпин, снип или гост, правила противопожарной безопасности или ведомственный приказ. Главное, чтобы эти знания прямо относились к выполняемой работе.
Права. Здесь имеются в виду права по конкретной должности: что он может потребовать от других и как он взаимодействует с другими работниками.
Ответственность. Чтобы правильно заполнить этот раздел, пишите ответы на вопрос, за что отвечает человек. Например: за качественную работу подразделения, за соблюдение графика и срока поставок, за написание статьи без ошибок.
Отвечать на вопрос, какую ответственность несет сотрудник, неправильно. Конечно, можно написать, что он несет дисциплинарную ответственность, но он несет ее и так — по трудовому кодексу. Дублировать это в должностной инструкции необязательно.
Взаимодействие. В этом разделе пишут, к кому работник может обратиться и по каким вопросам, кому он подчиняется, чьи распоряжения он обязан исполнить.
Порядок утверждения должностной инструкции и ее подписание
Как правило, в правом верхнем углу инструкции ставится гриф «Утверждаю», указывается должность руководителя и ставится его подпись. Это требование хотя и предусмотрено ГОСТ Р 7.0.97-2016, но обязательным не является. Если этого грифа не будет, руководитель может расписаться в любом месте документа — это не нарушение.
А еще в должностной инструкции должен расписаться работник. Так он подтверждает, что инструкцию прочитал, обязанности и права ему понятны.
Бывает ситуация, когда работник отказывается ее подписывать. Тогда составляют акт об отказе. Но даже в этом случае исполнять такую инструкцию работнику все равно придется. То, что подписи нет, не освобождает от ответственности за неисполнение. Подпись лишь подтверждает, что человек с инструкцией знаком.
Подпись работодателя при этом обязательна. Она подтверждает, что работодатель знает, что есть в этой инструкции.
Порядок внесения изменений
Можно ли изменить должностную инструкцию без согласия работника по инициативе работодателя. Чаще всего именно работодатель является инициатором внесения изменений в должностную инструкцию. Например, он решает, что работник мало работает, и добавляет ему несколько пунктов.
Если при этом меняются необходимые в силу закона условия трудового договора, работника нужно уведомить письменно о предстоящих изменениях не позднее, чем за два месяца. Обычно такая ситуация возникает при реорганизации, когда изменяются штатное расписание и наименования должностей. Или при изменении технологического процесса, например если предприятие выпускало двери, а теперь перепрофилируется на бумажные конверты.
Но чаще бывает другая ситуация — когда структура и производственный процесс не меняются, а работнику увеличивают или уменьшают объем работ. Например, дворник подметал один двор, а ему поручили еще и набережную подметать. Или этого дворника в той же организации перевели в другое подразделение, а суть его работы не изменилась. В этом случае уведомлять его за два месяца не нужно, можно просто дополнить его инструкции и ознакомить с ними работника.
Изменить должностную инструкцию можно следующими способами:
- Издать приказ или распоряжение об исключении или включении пунктов, изменении текста части инструкции. При этом работника нужно ознакомить с приказом под подпись. В этом случае копия такого приказа приобщается к самой должностной инструкции. Подпись работника в этом случае означает, что изменения ему известны.
- Подготовить должностную инструкцию в новой редакции — с указанием даты начала ее действия. В этом случае работник также должен в ней расписаться.
Распространенные ошибки
Гонка за объемом. Хорошая инструкция не должна быть большой — это не признак трудоспособности, а скорее наоборот. Пусть она будет на одном листе, но с предельно конкретными и четко сформулированными пунктами о том, что человек обязан.
Один из моих бывших руководителей, когда ему приносили на утверждение инструкцию, почти никогда ее не читал. Зато любил считать в ней листы и количество пунктов. Логика у него была такая: вот у Иванова инструкция на 15 листах — сразу видно, работяга! А у Петрова — на трех, значит, он лентяй и мало будет работать.
Подчиненные начали увеличивать объем — вписывали общие и незначащие ничего фразы. Например, «осуществлять мониторинг обстановки», «контролировать ситуацию в целом и в частности».
А в одной из организаций руководство перед проверкой дало прямое указание подчиненным: увеличьте объем инструкции, чтобы проверяющий не назвал нас бездельниками. Указание выполнили, объем увеличили, но проверяющий этого не понял и спросил: «Что за ерунда у вас в должностных инструкциях? Тут же одна вода!» Пришлось переделывать как было.
Переписывание законов. В предыдущем разделе мы писали, из каких частей должна состоять инструкция. Названия некоторых из них совпадают с названиями статей трудового кодекса. Но ни в коем случае нельзя переписывать в разделы о правах и обязанностях формулировки статьи 21 ТК РФ. Это ошибка.
Трудовой кодекс содержит общие права и обязанности работника. Даже если право на отдых вообще не упомянуть в должностной инструкции, это не значит, что человек обязан работать без выходных и отпусков. Трудовой кодекс приоритетнее: даже если права на отдых в инструкции нет, отпуск работнику предоставлять обязаны. Часто составители инструкций идут по пути наименьшего сопротивления, например пишут в должностной инструкции бухгалтера, что он не должен воровать деньги, что он имеет право на отдых в соответствии с трудовым кодексом и что за нарушения его можно привлечь к ответственности. Но ни один из этих пунктов на самом деле не регулируется должностной инструкцией.
Использование общих фраз и выражений. Обычно эту ошибку допускают, когда руководство дает указание увеличить объем. Человек, который пишет должностную инструкцию, не знает, что писать, и начинает вставлять в текст общие обороты и фразы.
Фразы, которые часто используются в должностных инструкциях: перевод с канцелярита на человеческий
| Канцелярит | Перевод на человеческий |
|---|---|
| Обеспечить высокий уровень работы… | Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор |
| Регулярно проводить проверки… | Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника |
| Наметить увеличение… | Производить не менее 300 письменных столов в месяц |
| Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков… | По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц |
| Проводить линию на увеличение производительности… | Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность |
| Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер… | Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать |
Канцелярит
Обеспечить высокий уровень работы…
Перевод на человеческий
Написать 10 статей в месяц объемом не менее 15 000 знаков на темы, которые предложит редактор
Канцелярит
Регулярно проводить проверки…
Перевод на человеческий
Проводить проверку не позднее 15 числа каждого месяца, по результатам составить справку на имя начальника
Канцелярит
Наметить увеличение…
Перевод на человеческий
Производить не менее 300 письменных столов в месяц
Канцелярит
Осуществлять комплекс мер по устранению недостатков…
Перевод на человеческий
По недостаткам, которые выявятся в ходе проверок, в срок не позднее 10 дней составить план. Написать, как их устранить, перечень мероприятий, сроки их исполнения и ответственных лиц
Канцелярит
Проводить линию на увеличение производительности…
Перевод на человеческий
Ежемесячно представлять руководству предложения, как увеличивать производительность
Канцелярит
Усилить, ускорить, воспрепятствовать, углубить, укрепить, содействовать, неукоснительно контролировать, всемерно развивать, исключить случаи, продолжить ускоренный рост и совершенствование, наметить осуществление крупных мер…
Перевод на человеческий
Такие фразы в должностной инструкции — непереводимая игра слов. Лучше их вообще не использовать
Хорошая должностная инструкция всегда отвечает на вопрос, что делает человек. Пример хороших формулировок: сажает деревья, копает ямы, соблюдает технику безопасности, ведет учет на производстве. Если все-таки хотите написать про контроль, укажите, как именно будет проводиться контроль. Например, можно обязать сотрудника чаще выезжать с проверками в подчиненное подразделение и разработать график выездов. Чтобы что-то ускорить, напишите, какие мероприятия нужны. Например, нанять дополнительных сотрудников, разработать новый процесс.
Вот пример формальной подготовки должностной инструкции руководителя учебного заведения. Написана она таким образом, что и работник, и работодатель могут толковать ее по-своему.
Нюансы подготовки
У ИП. Предприниматель — сам себе руководитель. Составлять для самого себя инструкции нет смысла. ИП может сам определять объем работы, внутренние документы ему не нужны — наказать самого себя за неисполнение он все равно не сможет.
При совмещении должностей. Если работник выполняет обязанности другого человека, составлять новую должностную инструкцию для него не требуется. А вот ознакомить под подпись с инструкцией того, кого он замещает, обязательно.
Например, кассир замещает бухгалтера во время его отпуска или больничного, заместитель выполняет работу директора во время командировки. За это им устанавливают доплату. Но и ответственность повышается — человек отвечает за работу не только по своей должности, но и по той, что он совмещает.
Отпуска и больничные — это не стихийное бедствие, которое случается внезапно, когда к нему никто не готов. Поэтому опытные кадровики и руководители предусматривают замещение заранее. Сделать это легко — достаточно прописать в должностной инструкции человека формулировку «На период отпуска, больничного, командировки или отсутствия по другой причине директора его обязанности возлагаются на старшего менеджера Петрова». Петров при этом расписывается в должностной инструкции Иванова заранее — так можно.
Хранение
Как правило, подписанный экземпляр должностной инструкции хранится у работодателя — в кадровом подразделении или в подразделении делопроизводства. Работодатель имеет право самостоятельно определять место хранения — никаких ограничений для этого не установлено.
Один экземпляр должностной инструкции может выдаваться работнику на руки, в этом случае место ее хранения работник определяет самостоятельно.
Срок хранения должностных инструкций — не менее трех лет после замены новыми или после увольнения работника. Индивидуальные должностные инструкции сотрудников должны храниться 75 лет.
Образцы должностных инструкций
Готовые образцы должностных инструкций можно скачать в правовых системах «Гарант» или «Консультант-плюс». Но не всегда это оптимальное решение.
Правовые базы и поисковики знают все, но как организована работа на конкретном предприятии — не имеют ни малейшего понятия. Поэтому чтобы составить грамотную должностную инструкцию, часто достаточно просто посмотреть со стороны, чем занимается работник в течение дня и что он делает.
Запомнить
- Должностная инструкция не является обязательным документом.
- Грамотно составленная должностная инструкция может помочь и работнику, и работодателю.
- Не стоит переписывать в должностную инструкцию все нормы из кодексов и законов.
- Избегайте в инструкции общих фраз и выражений.
Сдавайте годовую отчетность без штрафов
Пройдите новый курс повышения квалификации «Годовая отчетность за 2022 год: Клерк. Аттестация». После курса сможете:
✔︎ Формировать годовую отчетность по новым правилам,
✔︎ Знать все изменения в налогах и бухучете.
✔︎ Использовать все новые шесть ФСБУ.
✔︎ Избежать типичных ошибок.
Торопитесь — скоро стартует первый поток!
Записаться
Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Часто работодатель не может изменить инструкцию без согласования с работником. Но не всегда.
Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.
Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.
Должностная инструкция — это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.
Когда должностная инструкция не обязательна
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.
Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.
Как изменить должностную инструкцию
Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач — все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.
Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:
- утверждено новое штатное расписание;
- изменились полномочия и обязанности работников;
- перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
- внедрили новые технологии;
- увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.
Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции
Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца. Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя. Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:
- в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни;
- в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам;
- при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.
Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:
- типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ;
- статуса работника: до принятия на работу или после;
- сути изменений — меняется трудовая функция работника или нет.
Как оформляется изменение должностной инструкции
Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя. Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.
Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:
- утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него);
- внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции;
- изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.
Если инструкция оформлена как отдельный документ
Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него). Внести изменения отдельным приказом.
Если инструкция — часть трудового договора
В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции, согласие работника обязательно.
Если вводится новая трудовая функция
Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.
Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.
Изменение должностной инструкции по соглашению сторон
Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.
Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон
- Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
- Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
- Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
- Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
- Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения.
- В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.
Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.
Изменение должностной инструкции без согласия работника
Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника. В соответствии со статьей 74 ТК, руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.
Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.
Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.
Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника
- Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
- Подготовить проект новой должностной инструкции.
- Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
- Если работник не согласен, письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
- Если иной работы нет или работник откажется от работы, оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
«Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2009, N 11
Как составить, согласовать и утвердить должностную инструкцию
В статье разъясняется, к каким видам документов относятся должностные инструкции, кем они утверждаются, согласовываются, где фиксируется подпись об ознакомлении. Подробно разбирается, на каких нормативных актах базируется содержание инструкции, даются рекомендации по составлению пакета должностных инструкций организации.
Что такое должностная инструкция?
Должностная инструкция — это документ, который входит в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 (ред. от 23.04.2009; далее — ОКУД).
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Должностная инструкция относится к классу унифицированной системы организационно-распорядительной документации (код 02), подклассу «Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» (код 52), ее регистрационный номер — 051, контрольное число в ОКУД — 9.
В Письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников» сказано, что несмотря на то, что в ТК РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.
Поскольку порядок составления инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения.
При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Принято считать, что должностная инструкция носит обезличенный характер и определяет функцию, а не человека. Это, разумеется, так, а в том случае, когда речь идет о государственном служащем, такой подход вообще не должен допускать никаких исключений. Но надо понимать, что на коммерческом предприятии должностная инструкция пишется и для удобства работника и работодателя. Нанимая на должность нового человека, у которого больше опыта и знаний, чем у прежнего специалиста, назначая ему выше заработную плату, неужели работодатель не намерен воспользоваться этими преимуществами работника и добавить ему должностных обязанностей по сравнению с предыдущим сотрудником, повысить уровень ответственности? Так почему бы и не отразить это в должностной инструкции? Так что, хоть и обезличенная, должностная инструкция вполне может быть написана под конкретного человека.
Кто разрабатывает, кто утверждает
Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ. Для того чтобы правильно составить пакет должностных инструкций, кадровые службы предприятия могут обратиться как к рекомендациям специалистов, так и к нормативным актам. Нет, никто не контролирует, как коммерческие организации составляют свои инструкции, но ведь существует опыт государственных служб. Так, можно изучить Письмо Минтруда России от 13.03.1996 N 482-ВК «Рекомендации по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти», Приказ ФТС России от 03.12.2004 N 355 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции должностного лица таможенного органа Российской Федерации», Приказ Госнаркоконтроля России от 25.11.2003 N 235 «Об утверждении Положения о порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника органа по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ».
Руководитель федерального органа исполнительной власти утверждает должностные инструкции (должностные обязанности) для своих заместителей и для руководителей структурных подразделений, а по остальным государственным должностям — типовые. На основании типовых должностных инструкций руководитель структурного подразделения утверждает должностные инструкции по конкретным государственным должностям в подразделении.
В Госнаркоконтроле России расписали четкую схему полномочий по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций (табл. 1). Кадровая служба коммерческой организации сможет составить по аналогии собственный локальный акт о распределении полномочий по разработке и утверждению должностных инструкций. Такой документ надо будет утвердить приказом. Если такой разветвленной структуры не предполагается, то всю информацию о порядке утверждения инструкций можно поместить непосредственно в приказ.
Таблица 1
Распределение полномочий руководящего состава органов
Госнаркоконтроля по организации разработки, согласованию
и утверждению должностных инструкций
|
Наименование |
Организуют разработку |
Согласовывают |
Утверждают |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
|
Первый |
Начальник главного |
Начальник |
Председатель |
|
Начальник |
Начальник главного |
Начальник |
Заместитель |
Примерный образец
Общество с ограниченной ответственностью
«Кадровик»
Приказ
о порядке разработки, согласования
и утверждения должностных инструкций
Москва N 23 01.11.2009
Приказываю:
1. Кадровой службе ООО «Кадровик» составить общую схему должностных инструкций сотрудников организации. Срок — до 10.11.2009. Ответственный — Крюков Р.А.
2. Начальникам отделов и цехов поручить компетентным сотрудникам разработать по схеме должностные инструкции для каждого сотрудника своего отдела в соответствии со штатным расписанием. Срок — до 25.11.2009. Ответственные: Зарубин О.О., Сапармурдинов К.Ч., Некорчевый Н.Г., Лещенко П.К.
3. Юридической службе ООО «Кадровик» обеспечить соответствие должностных инструкций требованиям российского законодательства. Ответственный — Зимко У.Ю.
4. Начальнику отдела по охране труда обеспечить соответствие должностных инструкций работников ООО «Кадровик» требованиям по охране труда. Ответственный — Шурочкина А.Я.
5. После согласования должностных инструкций с юридической службой и отделом по охране труда начальникам отделов подписать инструкции и передать в секретариат на утверждение генеральным директором. Срок — до 05.12.2009. Ответственный — секретарь Воронина О.Л.
Генеральный директор Гнедых А.Р. Гнедых
С приказом ознакомлены.
Копия получена для хранения и использования на рабочем месте.
Инспектор отдела кадров Крюков Р.А. Крюков 01.11.2009
Начальник отдела по закупкам Зарубин О.О. Зарубин 02.11.2009
Начальник цеха N 1 Сапармурдинов К.Ч. Сапармурдинов 01.11.2009
Начальник цеха N 2 Некорчевый Н.Г. Некорчевый 02.11.2009
Начальник транспортного отдела Лещенко П.К. Лещенко 02.11.2009
Начальник юридической службы Зимко У.Ю. Зимко 01.11.2009
Начальник отдела по охране труда
Шурочкина А.Я. Шурочкина 01.11.2009
Секретарь Воронина О.Л. Воронина 01.11.2009
Еще более подробно этот вопрос регламентирован в таможенных органах (Типовой порядок разработки, согласования и утверждения должностной инструкции).
Что можно посоветовать разработчикам? Кадровая служба предприятия должна составить основу должностных инструкций, схему их содержания. Разработка поручается руководителям структурных подразделений. За конкретным наполнением необходимо обратиться сначала к квалификационным требованиям по специальности, для которой разрабатывается конкретная инструкция, а затем к профессионалам, ранее работавшим на этом месте либо непосредственно руководящим специалистами на такой должности, ведь если они подскажут, какие функции у водителя, курьера, продавца на данном месте, в этой организации, то должностная инструкция принесет реальную пользу. Неплохо включить в процесс согласование инструкций с правовой службой организации, корпоративным юристом. Утверждать эти инструкции будет то лицо, которое на это уполномочено своим трудовым договором и своей должностной инструкцией. Чаще всего утверждает должностные инструкции руководитель предприятия, но такие функции могут быть переданы также и руководителю кадровой службы. Должностные инструкции руководителей структурных подразделений разрабатываются непосредственно под контролем руководителя организации, утверждаются им же.
Содержание должностной инструкции
Реквизиты
Титульный лист должностной инструкции должен содержать следующие реквизиты:
— наименование организации;
— наименование документа;
— дата;
— место разработки;
— гриф утверждения;
— виза согласования (если согласование предусмотрено);
— подпись руководителя структурного подразделения;
— расписка работника, подтверждающая ознакомление с инструкцией.
Название документа согласовывается с наименованием должности в родительном падеже (должностная инструкция (кого?) водителя).
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу и состоит из слова «Утверждаю» (кавычки не ставятся), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении должностной инструкции приказом или распоряжением гриф утверждения состоит из слова «Утверждено» (кавычки не ставятся), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Разумно также согласовать инструкции с начальником отдела охраны труда, если таковой действует на предприятии, либо с сотрудником, отвечающим за соблюдение требований охраны труда.
Лист ознакомления является частью должностной инструкции, рассчитывается на количество работников, до сведения которых будет доводиться данная должностная инструкция в течение времени ее действия.
На обороте последнего листа делают запись: «В данной должностной инструкции пронумеровано, прошнуровано и заверено печатью ___ листов» (количество прописью). Запись подписывает руководитель учреждения или лицо, им уполномоченное, с указанием даты.
Примерный образец
Согласовано Утверждаю
12.11.2009 Генеральный директор
Начальник юридической службы Лямкин П.Д. Лямкин
Евсеев Н.Н. Евсеев
Согласовано
12.11.2009
Начальник отдела охраны труда
Ткаченко Ю.А. Ткаченко 15.11.2009
Общество с ограниченной ответственностью
«Транспортер»
Должностная инструкция
водителя
Разработано
10.11.2009
Отдел перевозок
ООО «Транспортер»
г. Москва
Текст инструкции
Начальник отдела перевозок
Чижик А.Я. Чижик
Расписка работника, в случае если подписывается сама инструкция, располагается после подписи руководителя структурного подразделения в следующем виде:
С должностной инструкцией ознакомлен, Подпись Расшифровка
экземпляр получил. работника подписи
Дата
В крупных организациях предпочитают составлять лист ознакомления с должностными инструкциями.
Примерный образец
Лист ознакомления с должностной инструкцией водителя
|
N |
Фамилия, имя, |
Дата и номер |
Должность |
Дата |
Личная |
|
1 |
Горотеньков |
Приказ от |
Водитель |
10.10.2009 |
Горотеньков |
|
2 |
Фонарев |
Приказ от |
Водитель |
13.10.2009 |
Фонарев |
Структура
Должностная инструкция состоит из нескольких разделов.
1. Общие положения.
2. Функции работника.
3. Должностные обязанности.
4. Права и полномочия.
5. Ответственность.
Некоторые специалисты по кадровому делопроизводству считают необходимым выделить еще и раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» [1].
Раздел «Общие положения». В разделе «Общие положения» указывают:
— наименование должности в соответствии со штатным расписанием;
— название структурного подразделения, в котором сотрудник будет исполнять свои обязанности;
— подчиненность работника;
— перечень структурных подразделений и (или) отдельных должностей работников, непосредственно подчиненных ему по службе (если таковые имеются);
— порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника;
— уровень образования и дополнительной профессиональной подготовки работника, необходимый для выполнения предусмотренных должностных обязанностей;
— требования к стажу работы по специальности;
— квалификационные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний и профессиональных навыков, а также знаний нормативно-правовых документов, методических материалов, методов и средств, применяемых при выполнении должностных обязанностей;
— организационно-правовые документы, на основании которых работник осуществляет служебную деятельность и реализует свои полномочия.
Словарь кадрового делопроизводства. Требования к персоналу — качественные характеристики, которыми должен обладать «идеальный» сотрудник на определенном рабочем месте или в определенной должности. Требования к персоналу включаются в должностные инструкции, квалификационные карты, карты компетенции и в другие документы.
Квалификационная характеристика — краткое изложение требований к знаниям, умениям и навыкам, а также прав и обязанностей, предъявляемых к различным специальностям в организации.
Давайте поговорим подробнее о некоторых из вышеперечисленных пунктов. Совпадение наименования должности, на которую принимается работник, в штатном расписании, его трудовой книжке, трудовом договоре, приказе о приеме на работу и должностной инструкции — необходимое требование, иначе теряется смысл самой инструкции. Приняли на работу экспедитора, а расписался он, что ознакомлен с должностными обязанностями водителя. Ну и что? Да, ознакомился интереса ради, раз уж ему дали документ на прочтение, подтверждает это ознакомление, в чем и расписывается. Разве эта подпись работника будет налагать на него должностные обязанности в соответствии с инструкцией, если он принят по трудовому договору на должность экспедитора? Нет, не будет.
Название структурного подразделения необходимо в том случае, если работа в конкретном подразделении подразумевает хоть какую-то специфику. И эту специфику надо указать в должностной инструкции.
Подчиненность работника определить в инструкции очень важно. Несмотря на то что в иерархической системе предприятия у работника может быть много вышестоящих руководителей, ему надо знать своего непосредственного начальника. Отсутствие такого указания в инструкции приводит к тому, что работник начинает либо подчиняться всем подряд распоряжениям вышестоящих, в том числе противоречивым, либо самостоятельно выбирать самые приятные распоряжения. То же относится к указанию должностей работников и подразделений, которые, напротив, должны подчиняться сотруднику, которому предназначена должностная инструкция.
Уровень образования и квалификационные требования традиционно включаются в любую должностную инструкцию. Эти пункты совершенно очевидно предназначаются не для работника, а для того, кто его нанимает. Потому что, узнав, что его уровень образования не совпадает с тем уровнем, который указан в должностной инструкции, работник не обязан предпринимать какие-либо действия. Он ведь не принимает на себя обязательств получить высшее образование, если его уже приняли на работу со средним специальным, но в должностной инструкции указано высшее. Или у работника высшее техническое образование, а в инструкции прописано высшее гуманитарное. Приходится признать, что эта часть должностной инструкции предназначена для кадровых служб, руководителей и на нее следует ориентироваться при приеме на работу, а не после подписания приказа. При проведении аттестации может возникнуть проблема, причем при неудачном ее прохождении из-за уровня образования, не совпадающего с указанным в инструкции, у работника будут все основания обратиться в суд. Хотелось бы порекомендовать работодателю либо жестко придерживаться им самим установленных требований, либо, принимая нового, перспективного сотрудника, озаботиться тем, чтобы его уровень образования соответствовал тому, который записан в должностной инструкции, например, провести обучение за счет работодателя.
Для правильной формулировки квалификационных требований пользуются двумя постоянно дополняемыми документами. Это Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (состоит из тарифно-квалификационных характеристик, содержащих характеристики основных видов работ по профессиям рабочих в зависимости от их сложности и соответствующих им тарифных разрядов, а также требования, предъявляемые к профессиональным знаниям и навыкам рабочих) (ЕТКС); а также Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (состоит из квалификационных характеристик должностей руководителей, специалистов и служащих, содержащих должностные обязанности и требования, предъявляемые к уровню знаний и квалификации руководителей, специалистов и служащих). Разряды работ в ЕТКС установлены по их сложности без учета условий труда (за исключением экстремальных случаев, влияющих на уровень сложности труда и повышающих требования к квалификации исполнителя).
Тарифно-квалификационные характеристики каждой профессии имеют два раздела.
Раздел «Характеристика работ» содержит описание работ, которые должен уметь выполнять рабочий.
Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к рабочему в отношении специальных знаний, а также знаний положений, инструкций и других руководящих документов, методов и средств, которые рабочий должен применять.
В тарифно-квалификационных характеристиках приводится перечень работ, наиболее типичных для данного разряда профессии рабочего. Этот перечень не исчерпывает всех работ, которые может и должен выполнять рабочий. Работодатель может разрабатывать и утверждать с учетом мнения выборного профсоюзного органа или иного представительного органа работников дополнительный перечень работ, соответствующих по сложности их выполнения тем, которые содержатся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов.
Кроме работ, предусмотренных в разделе «Характеристика работ», рабочий должен выполнять работы по приемке и сдаче смены, уборке рабочего места, приспособлений, инструмента, а также содержанию их в надлежащем состоянии, чистке оборудования, ведению установленной технической документации.
Наряду с требованиями к теоретическим и практическим знаниям, содержащимся в разделе «Должен знать», рабочий должен знать: правила по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности; правила пользования средствами индивидуальной защиты; требования, предъявляемые к качеству выполняемых работ (услуг), к рациональной организации труда на рабочем месте; сортамент и маркировку применяемых материалов, нормы расхода горюче-смазочных материалов; правила перемещения и складирования грузов; виды брака и способы его предупреждения и устранения; производственную сигнализацию.
Рабочий более высокой квалификации помимо работ, перечисленных в его тарифно-квалификационной характеристике, должен уметь выполнять работы, предусмотренные тарифно-квалификационными характеристиками рабочих более низкой квалификации, а также руководить рабочими более низких разрядов этой же профессии. В связи с этим работы, приведенные в тарифно-квалификационных характеристиках более низких разрядов, в характеристиках более высоких разрядов, как правило, не приводятся.
Квалификационная характеристика каждой должности руководителя имеет три раздела: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Требования к квалификации».
Помимо квалификационных требований как таковых существуют еще квалификационные требования к стажу. Так, Указ Президента РФ от 27.09.2005 N 1131 «О квалификационных требованиях к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для федеральных государственных гражданских служащих» (ред. от 26.07.2008) перечисляет следующие требования к стажу государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу работы по специальности для замещения:
— высших должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее шести лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее семи лет стажа работы по специальности;
— главных должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее четырех лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее пяти лет стажа работы по специальности;
— ведущих должностей федеральной государственной гражданской службы — не менее двух лет стажа государственной гражданской службы (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа работы по специальности;
— старших и младших должностей федеральной государственной гражданской службы — без предъявления требований к стажу.
В раздел могут быть включены другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности.
Раздел «Функции». Это именно тот раздел должностной инструкции, который следует заполнять, ориентируясь на конкретную должность на конкретном предприятии. Можно взять основу из типовой инструкции, но главное — обращать внимание на те действия, которые работник будет совершать как постоянно, так и эпизодически, поскольку именно для этого работника и взяли. Если работник не будет справляться, то ссылаться будет необходимо опять-таки на этот раздел инструкции.
Раздел «Обязанности». Иногда этот раздел объединяют с разделом «Функции», что вполне понятно. Если же работодатель счел нужным написать отдельный раздел, то здесь он определит порядок исполнения функций, видов работ, отдельных, в том числе разовых, поручений, а также этические профессиональные нормы, обязательные для исполнения в ходе трудовой деятельности. Правительство РФ принимает типовые кодексы профессиональной этики для различных отраслей деятельности. Свой кодекс корпоративной этики может быть принят в организации как локальный акт, если только для этого вида деятельности не принят специальный порядок утверждения подобных документов.
Раздел «Права и полномочия». В этом разделе перечислены права работника, а также полномочия в рамках этой должности. Поскольку большая часть прав работников унифицирована и подробно расписана в Трудовом кодексе, то в этом разделе инструкции имеет смысл указать только специфические права, принадлежащие только работнику, занимающему эту должность. Так, например, в Должностной инструкции водителя троллейбуса, утвержденной Распоряжением Минтранса России от 08.10.2003 N АК-25-р, перечислены следующие права:
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Водитель троллейбуса имеет право: │
│ 1. Отказаться от выезда из депо или приемки троллейбуса на линии, │
│ если его техническое состояние не соответствует правилам технической │
│ эксплуатации троллейбуса. │
│ 2. Ограничивать вход пассажиров в троллейбус в зависимости от │
│ наполнения троллейбуса. │
│ 3. При ухудшении условий движения (туман, дождь, снегопад, гололед) │
│ ставить вопрос перед старшим (центральным) диспетчером об изменении │
│ режима движения. │
│ 4. Прекратить движение в случаях, предусмотренных правилами │
│ дорожного движения. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Это всего 4 пункта, в то время как раздел «Обязанности» включает 51 пункт, с подробными разъяснениями в каждом пункте. И это правильно, переписывать ТК РФ в должностной инструкции вовсе не рекомендуется.
Раздел «Ответственность». В настоящем разделе уместно определить меру ответственности работника перед организацией, в том числе материальную. Если с работником заключен договор о полной материальной ответственности, то здесь содержится указание на это.
Раздел «Взаимосвязи». Если работодатель считает важным урегулировать процесс взаимодействия сотрудника с другими отделами, а может быть, и со сторонними организациями, то порядок и условия можно вынести в отдельный раздел.
Как оформить изменение
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того, как работник согласился на продолжение трудовых отношений, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения.
Если должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен.
Литература
1. Санкина Л.В. Правила составления и оформления должностных инструкций // Справочник кадровика. 2008. N 2.
2. Пустозерова В.М. Кадровые документы торгового предприятия. М.: Бюро печати, 2006.
3. Усманова Н.Р. Должностные инструкции руководителей, специалистов, технических исполнителей основного штатного состава. М.: Приор, 2000.
В.Пустозерова
Юрист,
заместитель главного редактора,
эксперт журнала
«Кадровик»
Подписано в печать
12.10.2009
кто должен составлять должностные инструкцииправила составления должностной инструкции
В обоих случаях отсутствие подписи на ЛНА не делает трудовую функцию (обязательные обстоятельства) несогласованной — она регламентируется ТД или считается согласованной, что подтверждается наличием подписи на ТД (для второго случая это установлено апелляционным определением ВС Республики Татарстан от 27.04.2021 по делу № 33-6229/2-15).
Для внесения изменений действует основное правило — корректировка должностных обязанностей работника возможна только после подписания допсоглашения к ТД. В остальных случаях отсутствие подписи не является подтверждением того, что работник не согласен с новой редакцией ДИ, и прямым основанием для:
Без грамотно составленных должностных инструкций невозможны эффективное управление персоналом, разрешение конфликтов, связанных с расхождением в определении обязанностей работника, и деятельность организации в целом.
Должностные инструкции должны быть не просто данью бюрократии, а продуманным и серьезно составленным документом, тогда они смогут выполнять свои основные функции: наладить работу в организации и помогать в решении правовых и экономических споров.
Совсем иной действует порядок изменения должностной инструкции по инициативе работодателя, когда руководитель принял решение и вносит корректировки, не получив согласия сотрудника. В соответствии со ст. 74 ТК обязательно оформляется официальное уведомление.
Справка. Если работодатель вносит изменения в соответствии со ст. 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.
Нет ни единого правового акта, устанавливающего порядок составления должностной инструкции, ни стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции. Однако есть несколько рекомендаций по написанию и пунктов, общих для всех инструкций.
Во-первых, при составлении должностных инструкций необходимо принимать во внимание уставные документы учреждения, в которых описаны его задачи и функции, имеющиеся квалификационные характеристики и требования к должности, нормативы трудозатрат на выполнение работы.
Во-вторых, при распределении между работниками обязанностей не должно быть их дублирования, должна сохраняться последовательность выполнения работ, при этом более сложные операции должны закрепляться за работниками с более высокой квалификацией.
В-третьих, каждый работник должен быть наделен всеми полномочиями и правами, необходимыми и достаточными для успешного выполнения возложенных на него обязанностей.
В-четвертых, у работника должен быть только один непосредственный начальник. Наличие двух и более руководителей приводит к снижению работоспособности и подчиненного, и руководителей.
1. Общие положения:
— порядок замещения работника в случае его отсутствия (отпуск, командировка, болезнь и т д.);
— перечень документов, которыми руководствуется работник в своей деятельности (законодательные акты РФ, устав учреждения, инструкции, рекомендации и т п.).
2. Основные задачи:
— конкретные обязанности работника, выполнение которых обеспечивает решение поставленных перед ним задач.
3. Права:
— перечень прав, предоставляемых работнику для выполнения возложенных на него обязанностей.
4. Ответственность:
— ответственность данного работника за действия его подчиненных, если таковые есть.
5. Требования к работнику:
— требования к уровню образования, квалификации, стажу работы и иным характеристикам, позволяющим успешно выполнять обязанности по должности.
Трудовое законодательство не регламентирует, как и в каких случаях допускается вносить изменения в инструкции сотрудников. ДИ относится к локальным нормативным актам, и поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Выбор законодательно обоснованной процедуры и оформление поправок — самостоятельное решение нанимателя (Письмо Роструда от 31.10.
Установленный и действующий порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от нескольких факторов:
Для соблюдения юридически верной процедуры следует учитывать статус ДИ и вносимые корректировки.
Содержание ДИ не регламентировано законодательством. Она может включать в себя информацию, являющуюся предметом договора, а иногда и нет. В соответствии со ст. 56, 57 ТК РФ к существенным условиям соглашения между работодателем и работником относятся:
Новая функция устанавливается и вводится согласно ст. 72, 72.1 ТК РФ. Без согласия сотрудника это осуществляется на время в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК. Стоит напомнить о порядке внесения новых положений в договор и сроках оповещения сотрудника:
Если должностная инструкция используется в организации, все правки вносятся следующими способами:
Практики рекомендуют утверждать ДИ как самостоятельный документ. В договоре следует прописать, что сотрудник обязан выполнять требования ДИ (с которой он знакомится под роспись). Это позволяет:
Утв. приказом ректора от 10.05.2021 № 279, с изменениями № 1 от 01.02.2021, № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021
Скачать Инструкцию с изменениями
Изменения № 1 от 01.02.2021
Изменения № 2 от 09.07.2021
Изменения № 3 от 14.04.2021
Приложение 1. Лист ознакомления работников с должностной инструкцией
Приложение 2. Акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией
1 Общие положения
1.1 Инструкция по разработке, согласованию и утверждению должностных инструкций работников ОГУ (далее — Инструкция) устанавливает общие требования к порядку разработки, согласования и утверждения должностных инструкций работников федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего образования «Оренбургский государственный университет» (далее — университет, ОГУ), внесения в них изменений, а также порядок регистрации, процедуру ознакомления работников с должностными инструкциями и порядок их хранения.
1.2 Инструкция обязательна для всех структурных подразделений университета и распространяется на всех работников, должности которых включены в штатное расписание университета.
1.3 Должностная инструкция является локальным нормативным актом университета, определяющим трудовую функцию работника, его права, обязанности и ответственность при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности, а также систему подчинения и взаимодействия с работниками других структурных подразделений в университете.
1.4 Должностные инструкции разрабатываются для реализации следующих целей:
- обеспечение исполнения требований трудового законодательства Российской Федерации;
- рациональное разделение труда;
- создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников;
- регламентация взаимоотношений работника и работодателя;
- обеспечение объективности и обоснованности при аттестации работника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания;
- организация оптимального обучения, подготовки и повышения квалификации кадров;
- укрепление трудовой дисциплины в организации;
- разрешение трудовых споров.
1.5 Должностная инструкция разрабатывается исходя из задач и функций, возложенных на конкретную должность, утвержденную в штатном расписании университета, с соблюдением Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных правовых актов.
1.6 Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности, носит обезличенный характер и объявляется работнику под подпись при приеме на работу, переводе и перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности.
2 Общие требования, предъявляемые к содержанию должностной инструкции
2.1 Должностная инструкция должна быть составлена на официальном бланке университета, утвержденном Инструкцией по делопроизводству ОГУ.
2.2 Должностная инструкция состоит из следующих разделов:
- Общие положения.
- Должностные обязанности.
- Права.
- Ответственность.
- Взаимоотношения по должности.
3 Содержание раздела «Общие положения» должностной инструкции
(В ред. изм. № 1 от 01.02.2021.)
3.1 Раздел «1 Общие положения» состоит из семи пунктов.
3.2 В пункте 1.1 указывается официальное наименование должности согласно штатному расписанию и официальное наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность, с указанием категории работников (руководитель, специалист, рабочий), к которой относится данная должность, а именно:
«1.1 “Наименование должности и структурного подразделения” (далее — “сокращенное наименование”) относится к категории “наименование категории”.».
3.3 В пункте 1.2 указываются квалификационные требования, предъявляемые к работнику соответствующей должности. Указанный пункт разрабатывается на основе квалификационных справочников (далее — ЕКТС), профессиональных стандартов и содержит требования, предъявляемые к образованию, стажу, уровню знаний, и другие требования, а именно:
«1.2 На должность “наименование должности” назначается лицо, имеющее “указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу, уровню знаний, и другие требования”.».
3.4 В пункте 1.3 указывается, кем и каким образом осуществляется прием на работу и увольнение работника, а именно:
«1.3 Назначение на должность “наименование должности” и освобождение от нее производится приказом ректора (проректора) университета по согласованию с “наименование должности, с которой согласовывается”.».
3.5 В пункте 1.4 указывается нормативная база, а также иная область знаний, которыми работник, претендующий на замещение данной должности, должен обладать.
Наполнение данного пункта должностной инструкции зависит от конкретной должности. При этом пункт 1.4 должен включать следующие акты, располагаемые, как правило, в конце пункта:
3.5.1 (В ред. изм. № 1 от 01.02.2021.) Общие для всех должностей:
«- требования, предъявляемые к работе на персональных компьютерах, иных электронно-цифровых устройствах;
— правила внутреннего распорядка университета;
— правила и нормы охраны труда и пожарной безопасности;
— санитарно-гигиенические нормативы и правила.»;
3.5.2 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:
«- Федеральный закон от 21.07.1997 № 116-ФЗ “О промышленной безопасности опасных производственных объектов”;
— Федеральный закон от 31.03.1999 № 69-ФЗ “О газоснабжении в Российской Федерации”;
— Технический регламент о безопасности сетей газораспределения и газопотребления, утвержденный постановлением Правительства Российской Федерации от 29.10.2021 № 870;
— Приказ Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору от 15.11.2021 № 542 “Об утверждении федеральных норм и правил в области промышленной безопасности «Правила безопасности сетей газораспределения и газопотребления»”.».
3.6 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) В пункте 1.5 указываются основополагающие нормативные и организационно-правовые документы, которыми должен руководствоваться работник при осуществлении трудовой деятельности.
Наполнение данного пункта должностной инструкции зависит от конкретной должности. При этом пункт 1.5 должен включать следующие акты, общие для всех должностей, располагаемые, как правило, в конце пункта:
«- действующим законодательством, нормативно-правовыми актами Российской Федерации, методическими материалами;
— уставом университета;
— приказами, распоряжениями ректора университета;
— решениями ученого совета университета;
— коллективным договором;
— правилами внутреннего распорядка университета;
— Антикоррупционной политикой университета;
— Кодексом этики и служебного поведения работников университета;
— программами, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;
— Положением о системе управления охраной труда и обеспечения безопасности образовательного процесса;
— Инструкцией о порядке организации пропускного и внутриобъектового режимов, а также вноса/выноса, ввоза/вывоза материальных ценностей;
— санитарно-гигиеническими нормативами и правилами;
— Положением о “наименование структурного подразделения, в котором работает работник”;
— настоящей должностной инструкцией.».
3.7 В пункте 1.6 указывается непосредственная подчиненность (кому непосредственно подчиняется данное должностное лицо).
3.8 (В ред. изм. № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021.) В пункте 1.7 указывается порядок замещения (кто замещает данного работника во время его отсутствия (для должностных инструкций руководителей структурных подразделений)), а именно:
«1.7 На время отсутствия “наименование должности” (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом ректора (проректора), которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение и (или) ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.».
3.9 В должностные инструкции проректоров дополнительно включается пункт, в котором перечисляются структурные подразделения, работой которых они руководят и работу которых они координируют в соответствии с приказом о структуре управления университетом.
4 Содержание раздела «Должностные обязанности» должностной инструкции
(В ред. изм. № 1 от 01.02.2021.)
4.1 В разделе «2 Должностные обязанности» подробно излагаются обязанности работника с учетом задач и функций подразделения, устанавливаемых положением о структурном подразделении. Все должностные обязанности должны быть сформулированы максимально подробно, четко и конкретно, не содержать неясных, двусмысленных, противоречивых и расплывчатых формулировок типа «должен способствовать развитию», «прилагать все усилия для…» и т. п.
При формулировке раздела необходимо основываться на ЕКТС и профессиональных стандартах.
В должностных инструкциях проректоров должностные обязанности указываются в соответствии с приказом о структуре управления университетом.
Раздел начинается со строки «”Наименование должности” обязан:», после которой по пунктам излагаются основные обязанности работника. В раздел также включаются следующие пункты:
4.1.1 (В ред. изм. № 1 от 01.02.2021, № 3 от 14.04.2021.) Для всех должностей:
«№ п/п Соблюдать:
— “указываются основополагающие нормативные и организационно-правовые документы из п. 1.5 должностной инструкции, за исключением документов, указываемых в пункте «исполнять»”.
№ п/п Исполнять:
— приказы Минобрнауки России;
— приказы, распоряжения ректора университета;
— решения ученого совета университета;
— распоряжения “должность непосредственного руководителя”.
№ п/п Проходить:
— инструктажи по пожарной безопасности: вводный при приеме на работу, первичный на рабочем месте, повторные не реже одного раза в полугодие;
— инструктажи по охране труда: вводный при приеме на работу, первичный на рабочем месте, повторные не реже одного раза в полугодие (для работников, относящихся к категориям руководителей и специалистов), не реже одного раза в квартал (для работников, относящихся к категории рабочих);
— обучение по программе пожарно-технического минимума не реже одного раза в три года;
— обучение и проверку знаний по охране труда не позднее одного месяца со дня вступления в должность, далее периодическое обучение и проверку знаний требований охраны труда один раз в три года (для работников, относящихся к категориям руководителей и специалистов), не реже одного раза в квартал (для работников, относящихся к категории рабочих);
— обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (в течение трудовой деятельности) медицинские осмотры (обследования), а также проходить внеочередные медицинские осмотры (обследования) в соответствии с приказом ректора университета в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.
№ п/п Немедленно извещать непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве, или об ухудшении состояния своего здоровья.
№ п/п Воздерживаться от совершения и (или) участия в совершении коррупционных правонарушений.
№ п/п Воздерживаться от поведения, которое может быть истолковано окружающими как готовность совершить или участвовать в совершении коррупционного правонарушения.
№ п/п Соблюдать пропускной и внутриобъектовый режимы в университете. Не допускать несанкционированный доступ в помещения университета и к имуществу университета.
№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя о фактах обращения в целях склонения работника к совершению коррупционных правонарушений. (Добавлено в ред. изм. № 1 от 01.02.2021.)
№ п/п Извещать непосредственного руководителя о невозможности присутствовать на работе по причине временной нетрудоспособности не позднее даты освобождения от работы медицинской организацией.».
4.1.2 (В ред. изм. № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021.) Для должностей, относящихся к категории руководителей структурных подразделений:
«№ п/п Подготавливать проекты приказов, распоряжений, разрабатывать иные локальные нормативные акты университета по вопросам, входящим в компетенцию “наименование структурного подразделения”, а также своевременно вносить в них необходимые изменения, в том числе в целях приведения их в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации;
№ п/п Определять должностные обязанности и персональную ответственность работников “наименование структурного подразделения”, распределяя функциональные обязанности между работниками “наименование структурного подразделения”, в том числе путем разработки и обеспечения утверждения в установленном порядке должностных инструкций указанных работников;
№ п/п Разрабатывать и обеспечивать утверждение в установленном порядке положения о “наименование структурного подразделения”, а также своевременно вносить в него необходимые изменения, в том числе в целях приведения в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации.
№ п/п Информировать подчиненных работников об условиях и охране труда на рабочих местах.
№ п/п Руководить разработкой организационно-распорядительных документов и распределять обязанности между подчиненными работниками в области охраны труда и пожарной безопасности.
№ п/п Обеспечивать:
— режим труда и отдыха подчиненных работников в соответствии с законодательством Российской Федерации;
— выполнение предписаний, выданных отделом охраны труда и пожарной безопасности;
— проведение инструктажей по охране труда и пожарной безопасности, стажировки на рабочем месте и проверки знаний требований охраны труда и пожарной безопасности, безопасных методов и приемов выполнения работ на вверенных ему участках работы;
— беспрепятственный допуск должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного надзора и контроля, органов Фонда социального страхования Российской Федерации, а также представителей административно-общественного контроля университета в целях проведения проверок условий и охраны труда, расследования несчастных случаев и профессиональных заболеваний, выполнения санитарно-противоэпидемиологических (профилактических) мероприятий на рабочих местах;
— расследование и учет в установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации порядке несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
№ п/п В целях эффективности использования материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением:
— обеспечивать использование материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, непосредственно по их целевому назначению;
— не допускать случаи длительного неиспользования материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением;
— принимать меры по обеспечению сохранности материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, и соблюдения порядка проведения инвентаризации;
— контролировать своевременное представление материально ответственными лицами структурных подразделений документов по выбытию материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, пришедших в негодность, морально устаревших, не соответствующих условиям эксплуатации или израсходованных, на рассмотрение комиссии по подготовке и принятию решения о списании материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением;
— вносить предложения об эффективном использовании материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением, проректору, в чьем структурном подчинении находится подразделение.
№ п/п Выполнять предписания должностных лиц федеральных органов исполнительной власти, уполномоченных на проведение государственного надзора и контроля за санитарно-эпидемиологическим благополучием населения, и рассматривать представления органов общественного контроля в установленные Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами сроки.
№ п/п Не допускать к работе работников “наименование структурного подразделения”, не прошедших в установленном порядке обучение и инструктаж по охране труда и пожарной безопасности, стажировку и проверку знаний требований охраны труда, медицинский осмотр.
№ п/п Оказывать организационную и практическую помощь комиссии в проведении специальной оценки условий труда на рабочих местах.
№ п/п Осуществлять контроль прохождения подчиненными работниками обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров (обследований).».
4.1.3 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за обеспечение безопасности персональных данных, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных:
«№ п/п Осуществлять сбор, хранение, использование и распространение персональных данных работника, обучающегося и иного лица в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
№ п/п Предоставлять персональные данные работника и обучающегося только лицам, уполномоченным на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных, и только в части, которая необходима им для выполнения их должностных обязанностей.
№ п/п Обеспечивать защиту персональных данных работника, обучающегося и иного лица от неправомерного их использования или утраты в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
№ п/п Обеспечивать работнику, обучающемуся и иному лицу свободный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей его персональные данные.».
4.1.4 (В ред. изм. № 2 от 09.07.2021.) Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается полная материальная ответственность:
«№ п/п Осуществлять получение, заготовку, хранение, учет, выдачу, транспортировку материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.
№ п/п Своевременно сообщать работодателю либо непосредственному руководителю обо всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.
№ п/п Обеспечивать сохранность материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.
№ п/п Вести учет, составлять и представлять в установленном порядке отчеты о движении и остатках материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.
№ п/п При обнаружении кражи:
— немедленно сообщать непосредственному руководителю, вызывать полицию, принимать меры к сохранению следов преступления;
— оформлять необходимые документы для направления их в правоохранительные органы.
№ п/п Участвовать в проведении инвентаризаций, ревизий, иной проверки сохранности и состояния материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.
№ п/п Не позднее 5 рабочих дней до даты своего увольнения, перевода или начала периода длительного отсутствия, в том числе отпуска по уходу за ребенком, осуществлять прием-передачу материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.».
4.1.5 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:
«№ п/п Проходить проверку знаний специальных требований промышленной безопасности, установленных в нормативных правовых актах и нормативно-технических документах.
№ п/п Организовывать и проводить тренировки со специалистами и работниками рабочих профессий по ликвидации возможных аварийных ситуаций.
№ п/п Участвовать в обследованиях газового хозяйства, проводимых органами Федеральной службы по экологическому, технологическому и атомному надзору.
№ п/п Проверять сохранность проектной и исполнительной документации в течение всего срока эксплуатации опасного производственного объекта (до ликвидации).
№ п/п Осуществлять связь с газоснабжающей (газораспределительной) организацией, а также организациями, выполняющими по договору работы по техническому обслуживанию и ремонту.».
4.1.6 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за получение, распределение и установку программного обеспечения:
«№ п/п Принимать решения:
— об установке приобретенного университетом или его подразделениями программного обеспечения в соответствии с условиями соответствующей лицензии;
— об удалении неиспользуемого или поврежденного программного обеспечения, а также программного обеспечения, использование которого может причинить вред имуществу университета;
— о проведении работ по восстановлению программного обеспечения из резервных копий в соответствии с документацией на используемое программное обеспечение;
— об установке или удалении свободно распространяемого программного обеспечения.
№ п/п Обеспечивать условия безопасного, защищенного от доступа посторонних лиц хранения всей лицензионной документации (лицензионное соглашение, оригиналы дисков, платежные документы, руководства пользователя и т.д.), а также резервных копий каждого программного продукта, установленного на закрепленных за ним компьютерах.
№ п/п Сообщать в центр информационных технологий о том, на каких компьютерах установлено закупленное программное обеспечение, и обо всех произведенных с программным обеспечением операциях не позднее 7 дней с момента их проведения.
№ п/п Составлять докладную записку на имя проректора, курирующего вопросы информатизации, с указанием времени установки нелицензионного программного обеспечения и, по возможности, лица, осуществившего такую установку, а также принимать меры к недопущению указанного в докладной записке лица к работе на компьютерах университета.».
4.1.7 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Для должностей, включенных в Перечень должностей в ОГУ, при назначении на которые граждане и при замещении которых работники обязаны представлять сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведения о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей:
«№ п/п Принимать меры по недопущению любой возможности возникновения конфликта интересов и урегулированию возникшего конфликта интересов.
№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя в установленном порядке о возникновении личной заинтересованности, которая приводит или может привести к возникновению конфликта интересов.
№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя в установленном порядке о фактах обращения в целях склонения работника к совершению коррупционных правонарушений.
№ п/п Незамедлительно уведомлять работодателя в установленном порядке о получении подарка в связи с должностным положением или исполнением должностных обязанностей.
№ п/п Представлять в установленном порядке сведения о своих доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера своих супруги (супруга) и несовершеннолетних детей.».
4.1.8 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за реализацию Антикоррупционной политики ОГУ:
«№ п/п Осуществлять контроль за реализацией всех направлений Антикоррупционной политики ОГУ, в том числе за реализацией ежегодно утверждаемых планов мероприятий по предупреждению и противодействию коррупции.
№ п/п Проводить оценку результатов антикоррупционной работы за календарный год и представлять соответствующие отчеты ученому совету университета.
№ п/п Оказывать содействие уполномоченным представителям контрольно-надзорных и правоохранительных органов при проведении ими проверок деятельности ОГУ по вопросам предупреждения и противодействия коррупции.».
4.1.9 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за профилактику коррупционных правонарушений среди работников и обучающихся университета:
«№ п/п Обеспечивать организацию и систематическое проведение в университете обучающих мероприятий по вопросам профилактики и противодействия коррупции с работниками и обучающимися, в том числе с привлечением к проведению указанных мероприятий представителей правоохранительных органов.
№ п/п Обеспечивать заключение соглашений о сотрудничестве с правоохранительными органами в области предупреждения и противодействия коррупции в деятельности университета.
№ п/п Осуществлять оформление стендов с антикоррупционной тематикой и их размещение в доступных для работников и обучающихся помещениях.».
4.1.10 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за разработку локальных нормативных актов в сфере реализации Антикоррупционной политики ОГУ:
«№ п/п Осуществлять разработку проектов локальных нормативных актов в сфере реализации Антикоррупционной политики ОГУ, обеспечивать их согласование и утверждение в установленном порядке.
№ п/п Осуществлять внесение необходимых изменений и дополнений в локальные нормативные акты в сфере реализации Антикоррупционной политики ОГУ, в том числе в целях приведения их в соответствие с требованиями законодательства Российской Федерации.».
5 Содержание раздела «Права» должностной инструкции
5.1 В разделе «Права» указывается перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей.
Раздел начинается со строки «”Наименование должности” имеет право:», после которой по пунктам излагаются основные права работника. В раздел также включаются следующие пункты:
5.1.1 Для всех должностей:
«№ п/п Знакомиться с проектами приказов руководства университета, касающимися его деятельности.
№ п/п Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в деятельности “наименование структурного подразделения” и вносить предложения по их устранению.
№ п/п Вносить на рассмотрение непосредственного руководителя предложения по совершенствованию работы “наименование структурного подразделения”.
№ п/п Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей структурных подразделений университета и специалистов информацию и документы, необходимые для своевременного и качественного выполнения возложенных на него должностных обязанностей.
№ п/п Пользоваться оборудованием, оргтехникой, другими техническими средствами и связью для исполнения своих должностных обязанностей.».
5.1.2 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за обеспечение безопасности персональных данных, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных:
«№ п/п Получать и обрабатывать персональные данные работников, обучающихся и иных лиц в рамках трудовых, гражданско-правовых и иных правоотношений с целью использования в учебно-научной, управленческой, административной и иной не запрещенной законом деятельности университета, обеспечения соблюдения требований законов и иных нормативных правовых актов, а также предоставления сторонним лицам в рамках требований законодательства Российской Федерации.».
5.1.3 (В ред. изм. № 2 от 07.09.2021.) Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается полная материальная ответственность:
«№ п/п Требовать создания необходимых условий для обеспечения сохранности материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.
№ п/п Вносить предложения руководителю структурного подразделения по обеспечению сохранности и эффективности использования материальных ценностей, закрепленных за структурным подразделением.».
5.1.4 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:
«№ п/п Участвовать в работе комиссий по аттестации персонала структурных подразделений университета в области промышленной безопасности (объектов газораспределения).
«№ п/п Вносить предложения руководству университета о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной, материальной и уголовной ответственности лиц, виновных в нарушении законодательных и иных нормативных правовых актов в области промышленной безопасности.».
6 Содержание раздела «Ответственность» должностной инструкции
6.1 В разделе «Ответственность» указывают меру ответственности работника за несоблюдение требований, установленных должностной инструкцией, локальными нормативными актами и трудовым законодательством Российской Федерации.
Раздел начинается со строки «”Наименование должности” несет ответственность:», после которой по пунктам уточняется и конкретизируется ответственность работника. В раздел включаются следующие пункты:
6.1.1 Для всех должностей:
«№ п/п За неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
№ п/п За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
№ п/п За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
№ п/п За несоблюдение установленного противопожарного режима и невыполнение противопожарных мероприятий в университете, а также несоблюдение требований охраны труда, санитарно-гигиенических нормативов и правил — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
№ п/п За несвоевременное доведение до непосредственного или вышестоящего руководителя информации о каждом несчастном случае, о ситуации, создающей угрозу санитарно-эпидемиологическому благополучию населения, — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.».
6.1.2 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за обеспечение безопасности персональных данных, уполномоченными на получение, обработку, хранение, передачу и другое использование персональных данных:
«№ п/п За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, — в соответствии с действующим уголовным, административным, гражданским и трудовым законодательством Российской Федерации.».
6.1.3 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается полная материальная ответственность:
«№ п/п За причиненный университету прямой действительный ущерб в полном размере (полная материальная ответственность).».
6.1.4 Для должностей в случае замещения их лицами, на которых возлагается ответственность за безопасную эксплуатацию газового хозяйства университета:
«№ п/п За несоблюдение требований федеральных норм и правил в области промышленной безопасности — в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.».
7 Содержание раздела «Взаимоотношения по должности» должностной инструкции
7.1 В разделе «Взаимоотношения по должности» указываются субъекты взаимодействия работника при исполнении должностных обязанностей, например:
«№ п/п “Наименование должности” взаимодействует с руководителями и работниками всех структурных подразделений университета по вопросам, связанным с исполнением своих должностных обязанностей.».
8 Порядок разработки, согласования, утверждения и хранения должностных инструкций
(В ред. изм. № 1 от 01.02.2021, № 2 от 09.07.2021, № 3 от 14.04.2021.)
8.1 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Должностная инструкция разрабатывается отделом кадров совместно с проректором, курирующим структурное подразделение, и (или) руководителем структурного подразделения.
Должностные инструкции проректоров и руководителей филиалов и колледжей разрабатываются отделом кадров на основании приказа о структуре управления университетом и Положений о филиалах и колледжах соответственно.
8.2 Типовые должностные инструкции педагогических работников, относящихся к профессорско-преподавательскому составу, и работников, относящихся к учебно-вспомогательному персоналу, разрабатываются отделом кадров совместно с учебно-методическим управлением, согласовываются отделом кадров в соответствии с настоящей Инструкцией и подлежат размещению на официальном сайте университета в разделе «Кадры».
8.3 Разработанная должностная инструкция подписывается непосредственным руководителем работника, в отношении которого разработана должностная инструкция.
8.4 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Должностная инструкция согласовывается в следующей последовательности:
- с начальником отдела кадров;
- с начальником отдела правового обеспечения и профилактики коррупции;
- с начальником отдела охраны труда и пожарной безопасности.
8.5 Должностные инструкции:
8.5.1 Проректоров, директоров филиалов и колледжей, руководителей структурных подразделений, подчиненных согласно приказу о структуре управления университетом ректору, утверждаются ректором.
8.5.2 Работников структурных подразделений, за исключением их руководителей, подчиненных ректору, утверждаются проректором, курирующим структурное подразделение согласно приказу о структуре управления университетом.
8.5.3 Работников структурных подразделений, включая их руководителей, подчиненных согласно приказу о структуре управления университетом проректорам, утверждаются соответствующими проректорами.
8.6 Контроль наличия утвержденных должностных инструкций осуществляется отделом кадров по каждой штатной должности. В случае выявления отсутствия утвержденных должностных инструкций отдел кадров разрабатывает соответствующие должностные инструкции и обеспечивает их согласование и утверждение в установленном настоящей Инструкцией порядке.
8.7 Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения и действует до ее замены новой должностной инструкцией, разработанной и утвержденной в соответствии с настоящей Инструкцией, либо до выведения соответствующей должности из штатного расписания университета.
8.8 (В ред. изм. № 3 от 14.04.2021.) Лицо, претендующее на замещение соответствующей должности путем приема на работу, перевода (перемещения) на соответствующую должность, знакомится в отделе кадров с должностной инструкцией под подпись до подписания трудового договора либо дополнительного соглашения к трудовому договору, в подтверждение чего в конце должностной инструкции указывается следующее:
«С должностной инструкцией ознакомлен(-а), один экземпляр (копию) получил(-а) на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.
В случае отсутствия в должностной инструкции места для ознакомления работника подпись об ознакомлении с должностной инструкцией ставится в листе ознакомления с должностной инструкцией, подготавливаемом отделом кадров по форме Приложения № 1 к настоящей Инструкции. Лист ознакомления с должностной инструкцией хранится вместе с оригиналом должностной инструкции.
При отказе работника от ознакомления с должностной инструкцией отделом кадров составляется акт об отказе от ознакомления с должностной инструкцией по форме Приложения № 2 к настоящей Инструкции.
8.9 Ознакомление работников с вновь утвержденными должностными инструкциями, в том числе типовыми, осуществляется отделом кадров в установленном п. 8.8 настоящей Инструкции порядке.
8.10 Требования должностной инструкции являются обязательными для работника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под подпись до замены ее новой должностной инструкцией или до перевода (перемещения) на другую должность или увольнения из университета.
8.11 Должностная инструкция составляется в одном оригинальном экземпляре. Страницы согласованной и утвержденной должностной инструкции должны быть пронумерованы.
8.12 Заверенная копия должностной инструкции вручается отделом кадров работнику.
8.13 Утвержденные должностные инструкции размещаются отделом кадров в подсистеме «Делопроизводство» программной системы «Распорядительные документы университета» в формате doc.
8.14 Внесение изменений и дополнений в действующую должностную инструкцию производится путем утверждения новой должностной инструкции.
8.15 Должностные инструкции хранятся в отделе кадров в соответствии со сводной номенклатурой дел университета.
8.16 Подлинники должностных инструкций, утративших силу в связи с заменой их новыми либо выводом из штатного расписания университета соответствующих должностей, формируются отделом кадров в отдельное дело в соответствии со сводной номенклатурой дел университета и сдаются на хранение в архив университета.
9 Заключительные положения
9.1 Настоящая Инструкция, а также вносимые в нее изменения и дополнения утверждаются приказом ректора университета.
Как правило, в ДИ не содержится детального описания условий труда — дается ссылка на ЛНА. Основные изменения вносятся в связи с корректировкой должностных функций. Изменяют эти условия только по взаимному согласию сторон (ст. 72 ТК). В одностороннем порядке руководитель сделает это в одном случае: доказав, что изменения являются следствием изменений организационных или технологических условий занятости (ст. 74 ТК).
Вот инструкция, как изменить должностную инструкцию работнику по соглашению сторон.
Шаг 1. Вносимые правки обсуждают и устно — это не запрещено. На крупном предприятии разумнее подготовить проект, четко перечислить все поправки в ЛНА для сотрудника и на проекте получить подпись о согласии.
Важно. Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ (либо действовать в порядке статьи 74 ТК РФ при наличии оснований). Если изменения все же утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после новой редакции.
Шаг 2. Согласованный с работником вариант следует утвердить. Используются два способа:
Шаг 3. Внесение правок в трудовую функцию, отраженных в ЛНА, следует зафиксировать в трудовом договоре. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения. В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции. ТД полностью не переоформляется.
Дополнительное соглашение визируется руководителем и сотрудником. Работник подписью удостоверяет факт начала работы по измененной ДИ.
Несоблюдение алгоритма изменения должностной инструкции вызывает замечания трудинспекции или может привести к судебным спорам с сотрудниками.