С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.
Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС
Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.
Поставщик:
-
Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.
-
Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.
Заказчик:
-
Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.
-
Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.
-
Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.
После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:
- принять ТРУ полностью,
- принять ТРУ частично,
- отказаться принять ТРУ.
При полной приемке товара:
-
Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.
-
В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.
-
Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.
-
Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.
При частичной приемке:
-
Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.
-
В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.
-
Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.
-
Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.
-
Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.
-
Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.
При отказе от приемки:
-
Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.
-
В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.
-
Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.
Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам
Сэкономить время
Как сформировать электронный документ о приемке
В ЕИС можно сформировать:
- счет-фактуру и передаточный документ,
- счет-фактуру,
- передаточный документ.
Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».
После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.
Раздел «Общая информация»
Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.
Раздел «Контрагенты»
В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:
- название организации,
- ИНН и КПП,
- реквизиты свидетельства о регистрации.
Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.
Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.
.png)
Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.
Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.
Экономьте время для чего-то более важного: передайте участие в закупках экспертам
Сэкономить время
Раздел «Товары, работы и услуги»
Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:
| Указывается автоматически | Указывает поставщик |
|---|---|
| Название и код ТРУ | Сорт и артикул товара |
| Единица измерения | Количество |
| Цена за единицу измерения с НДС и без него | Данные таможенной декларации |
Для лекарств действуют другие правила:
| Указывается автоматически | Указывает поставщик |
|---|---|
| Название и код лекарства | Срок годности |
| Международное непатентованное наименование (МНН) | Размер оптовой надбавки |
| Торговое название, форма и дозировка | Данные таможенной декларации |
| Страна-производитель | |
| Цена за упаковку | |
| Налоговая ставка |
Раздел «Факт отгрузки»
Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:
- дату,
- имя и должность сотрудника, который передаст товар,
- данные транспортной накладной,
- данные документа об отгрузке.
.png)
Раздел «Подписанты»
Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.
Раздел «Подписание»
В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.
После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.
После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.
Как исправить первичный учетный документ в ЕИС
Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.
Как редактировать передаточный документ
Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:
- «Проект»,
- «На подписании»,
- «Ошибка доставки».
В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.
Как создать документ-исправление
Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».
В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.
Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:
- вид документа,
- наименование и количество товара,
- стоимость товара с налогом,
- сумму акциза.
Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.
От регистрации в ЕИС до заключения контракта
Попробовать
Как сформировать корректировочный документ
Поставщик создает корректировочный документ, если:
- заказчик принял ТРУ частично,
- изменилась стоимость ТРУ.
Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».
Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например
- увеличить или уменьшить количество ТРУ,
- добавить или удалить ТРУ,
- исправить цену за единицу.
К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.
Как передать электронные документы о приемке в налоговую
Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.
В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.
Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.
Ответим на вопросы
Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.
Задать вопрос эксперту
Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта. До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами. С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.
Что такое электронное актирование
Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку. Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.
Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.
Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.
Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.
Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.
Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС
Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.
Для кого электронная приёмка обязательна
Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.
Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.
| Обязательно применяется | Может применяться по желанию заказчика | Не применяется |
|---|---|---|
|
|
В закупках малого объёма. |
Электронное актирование: пошаговая инструкция
Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:
- Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
- Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
- Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
- Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
- Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.
Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.
Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.
Подготовка к приёмке
Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке. У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке. Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.
Заполнение документа о приёмке
Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.
Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.
В документе о приёмке должны быть указаны:
- идентификационный код закупки (ИКЗ);
- название и местонахождение заказчика;
- наименование объекта закупки;
- реквизиты поставщика;
- наименование ТРУ и место их поставки;
- страна происхождения товара;
- количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
- стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.
При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.
«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП. Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».
Электронное актирование в ЕИС: сроки
В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.
Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.
Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:
- формирование документа с исправленными данными;
- подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
- размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.
Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
Частичная приёмка и, как следствие, оформление корректировочных документов о приёмке со специализацией «Строительство» и «Приобретение жилых помещений» невозможны. По ним возможна только полная приёмка или мотивированный отказ от приёмки.
Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).
Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
В ЕИС реализована возможность корректировки документов о приёмке не только поставщиком, но и заказчиком. Внесение заказчиком исправлений в подписанный документ о приёмке возможно только при наличии в сведениях о контракте признака «Контрактом предусмотрено удержание суммы не исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) требований об уплате неустоек (штрафов, пеней) из суммы, подлежащей оплате поставщику (подрядчику, исполнителю)». Исправить можно только вкладку «Прочие начисления» в части информации о неустойках (штрафах, пени) и налогах (сборах, платежах).
Особенности электронного актирования
Единые правила оформления
Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.
Возможность подписывать несколько актов на одном этапе
В своём письме № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года федеральное казначейство сообщает, что в ряде случаев можно формировать и подписывать несколько документов о приёмке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объём поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ).
Формы актов в отдельных сферах деятельности
В строительстве обычно принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов, и в документах может быть до нескольких тысяч позиций. Вносить каждую из них в электронный акт неудобно. Поэтому в ЕИС работает сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами. Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС.
Кроме того, есть рекомендованные формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № Д2/32814-ИС от 27 декабря 2021 года) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021 года). В соответствии с письмом Росреестра №20-02798/21@ от 28 декабря 2021 года продавцы жилых помещений, застройщики и заказчики по контрактам — приобретатели жилых помещений обязаны формировать и подписывать документ о приёмке в ЕИС в сфере закупок с применением установленных в ЕИС форматов. Основанием для оплаты по таким контрактам будет являться подписанный сторонами контракта в ЕИС электронный документ о приёмке.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
Поставщик обязан при формировании документов о приёмке указать отраслевую специализацию, если предметом контракта является:
- выполнение подрядных работ (стройка);
- поставка лекарств;
- закупка жилья.
В противном случае электронная приёмка будет невозможна.
Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами в сервисе Астрал.ЭДО. Сервис позволяет просматривать документы в любых форматах, а также поддерживает работу с маркировкой и проверяет, действительна ли электронная подпись контрагента.
Содержание
- Порядок отправки документов в ЕИС
- Порядок формирования электронного документа о приёмке
- Раздел «Общая информация»
- Раздел «Контрагенты»
- Раздел «Товары, работы и услуги»
- Раздел «Факт отгрузки»
- Раздел «Подписанты»
- Раздел «Подписание»
- Как изменить в ЕИС первичный учётный документ
- Исправление передаточного документа
- Создание документа-исправления
- Создание корректировочного документа
- Предоставление электронных документов в ФНС
В Единой информационной системе работает электронное актирование закупок. Обе стороны, участвующие в процессе, имеют инструменты для создания в электронном виде документов, подтверждающих факт приёмки. Рассмотрим инструкцию по подготовке документов, их подписанию и отправке.
Порядок отправки документов в ЕИС
Приёмка товаров, работ и услуг с использованием функционала ЕИС осуществляется по уже сложившейся схеме. Порядок работы изложен в методических материалах, размещённых в системе.
Читайте также: Электронный документооборот в закупках
Поставщик:
Регистрация в ЕРУЗ ЕИС
С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.
Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:
- Формирование УПД, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет в адрес заказчика.
- Поставка ТРУ.
Заказчик:
- Направление поставщику бумажного подтверждения (расписка) получения ТРУ.
- Направление в адрес поставщика извещения, подтверждающего факт получения акта о приёмке.
- Осуществление приёмки и принятие решения о соответствии/несоответствии поставленных товаров (оказанных услуг) условиям заключённого контракта. От этого зависят дальнейшие действия, так как может быть:
- осуществлена приёмка ТРУ в полном объёме
- осуществлена частичная приёмка
- отказ от приёмки ТРУ
Алгоритм действий заказчика в случае полной приёмки ТРУ:
- Подготовка документа о приёмке товара на бумажном носителе.
- Заполнение в УПД раздела «Приёмка товаров, работ и услуг» с приложением отсканированного документа о приёмке.
- Направление поставщику передаточный документ, подписанного ЭП.
- Размещение в реестре документов, подтверждающих факт исполнения контракта.
При частичной приёмке ТРУ:
- Заказчик составляет на печатных носителях два документа: акт частичной приёмки; отказ от приёмки с указанием причин.
- Вносит необходимую информацию в УПД в раздел «Приёмка товаров, работ и услуг», загружает отсканированные копии документов и посылает в адрес поставщика.
- Поставщик подготавливает УКД, отмечая в нём лишь принятые позиции. Далее заверяет собственной ЭП и направляет заказчику.
- Заказчик направляет в адрес поставщика уведомление о получении корректировочного документа. Затем изучает его и при отсутствии недочётов и замечаний — подписывает его ЭП.
В ситуации отказа от приёмки ТРУ:
- Заказчик составляет акт отказа от приёмки ТРУ с указанием причин в печатном виде.
- Вносит необходимые данные в УПД в раздел «Приёмка товаров работ и услуг», вместе с отсканированной копией отказа от приёмки отправляет поставщику.
- Поставщик имеет законодательную возможность в определённый период устранить замечания и направить товар или представить работы (услуги) вновь. Тогда он формирует другой УПД, который отправляет в адрес заказчика.
Читайте также: Ошибки участников госзакупок
Порядок формирования электронного документа о приёмке
Наличие зарегистрированного доступа в ЕИС помогает подготовить:
- счёт-фактуру
- универсальный передаточный документ
- корректировочные документы
Для создания каждого из них нужно открыть контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учётный документ».
В результате данного действия появляется форма, с помощью которой создаётся необходимый документ. Отдельная информация уже скопирована в него из ЕРУЗ или из контракта. Оставшиеся позиции поставщик дополняет сам. Рассмотрим работу по заполнению обязательных разделов подробнее.
Раздел «Общая информация»
Здесь содержится самая основная информация:
- вид документа
- дата его формирования
- наименование организации, являющейся поставщиком
Раздел «Контрагенты»
Предусмотрено внесение данных заказчика и поставщика:
- наименование организации
- ИНН и КПП
- реквизиты свидетельства о регистрации
Когда товар принимает или направляет не поставщик или заказчик, а иная фирма, заполняется информация о ней. Есть возможность внести данные о перевозчике.
Раздел «Товары, работы и услуги»
В этот раздел вносится информация о товарах, работах, услугах, принимаемых заказчиком.
Некоторая информация, аналогично предшествующим разделам, внесена системой:
- наименование и код ТРУ
- единица измерения
- цена за единицу измерения с учётом НДС/без учёта НДС
Другие сведения вносятся поставщиком в системе самостоятельно:
- сорт и артикул товара
- количество
- данные таможенной декларации
Раздел «Факт отгрузки»
Заполняется этот раздел, если формируется УПД. Тогда поставщиком вносятся полные сведения, касающиеся отгрузки товаров или передачи работ/услуг:
- дата
- ФИО, а также должность лица, передающего товар
- информация о ТН
- сведения о документе отгрузки
Раздел «Подписанты»
Вносится полный перечень лиц, которые должны заверить окончательный документ. ЕИС содержит список сотрудников, обладающих этим правом. Поставщику остаётся только выбрать из этого перечня.
Раздел «Подписание»
Здесь представлена возможность ознакомиться с тем, как будет выглядеть документ в печатном виде. Поставщику требуется проверить корректность внесённых в документ данных и удостоверить его готовность.
Подписанием документа является проставление электронной подписи всеми ответственными лицами. Дальше система осуществляет его проверку. В случае нахождения несоответствий их требуется устранить и вновь подписать документ. Если недочётов не найдено, система направляет заказчику подписанный документ.
Затем поставщик подготавливает данный документ в печатном виде и передаёт его заказчику в ходе поставки ТРУ.
Как изменить в ЕИС первичный учётный документ
В ходе исполнения контракта периодически случаются обстоятельства, возникает необходимость скорректировать внесённые данные. Возможность редактировать сохраняется до момента подписания передаточного документа всеми ответственными сотрудниками. После отправки его в адрес заказчика изменять сведения будет уже невозможно. В подобной ситуации поставщику необходимо сформировать документ-исправление.
Исправление передаточного документа
Корректировка основного документа доступна, когда он находится в статусе «Проект», «На подписании» или «Ошибка доставки». С учётом этого параметра поставщик, зайдя в меню необходимого документа, находит одно из подходящих действий:
- «Открыть на редактирование»
- «Внести изменения»
Затем поставщик осуществляет требующиеся изменения документа, подписывает его и направляет заказчику.
Создание документа-исправления
Когда недочёты в УПД обнаружены заказчиком, поставщику необходимо сформировать новый. Чтобы сэкономить ресурсы и не вносить вновь информацию во все графы, надо воспользоваться функцией «Создать исправление».
В такой ситуации функционал ЕИС точно скопирует передаточный документ и создаст документ-исправление. В нём поставщик имеет возможность устранить несоответствия.
Однако следует знать, что не вся информация в данном документе доступна для редактирования. Например, у поставщика не получится скорректировать:
- вид документа
- наименование и количество товара
- стоимость товара с учётом налога
- размер акцизного сбора
Создание корректировочного документа
Данные, не поддающиеся редактированию в документе-исправлении, изменяются с помощью подготовки корректировочного документа. Поставщик создаёт его, если:
- не полностью приняты ТРУ
- подверглась изменению стоимость товаров (работ)
Для создания КД поставщик открывает необходимый контракт и в меню этапа нажимает «Создать универсальный корректировочный документ».
Системой будет создана копия основного передаточного документа, в которой поставщик может:
- увеличивать или уменьшать число товаров
- добавлять или удалять товары (работы)
- менять цену за единицу товара
К корректировочному документу прилагается отсканированная копия документа, являющегося причиной для корректировки. Так, когда заказчик предлагает снизить цену товара, необходимо направить просьбу об этом.
Предоставление электронных документов в ФНС
Осуществляя деятельность по контролю, органы Налоговой инспекции имеют право запросить подтверждение приёмки товара, поставленного по контракту. Документы, которые созданы в ЕИС в электронном виде, организация, осуществившая поставку, имеет возможность направить посредством кабинета налогоплательщика в форме xml-файлов.
Казначейство России и ФНС утвердили Письмо казначейства РФ N 14-00-06/27476, ФНС РФ N АС-4-15/26126@ от 18.12.2019, определившее: документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронной подписью, имеют равную силу с бумажными документами, заверенными рукописной подписью.
Право подписания имеют лица, уполномоченные подписывать счета-фактуры и УПД. Они могут быть:
- односторонние
- двусторонние
При получении запроса от контролирующего органа о предоставлении дополнительных электронных документов, формат которых не поддерживается при передаче посредством электронной связи, их можно направить почтовым сообщением. Поставщик распечатывает необходимый акт, при этом обязательно наличие данных о подписании электронной подписью.
С 1 января 2022 года большинство участников закупочных контрактов по 44-ФЗ и 223-ФЗ обязано обмениваться документами в рамках электронного актирования (ЭА). До нововведения заказчикам и исполнителям / поставщикам / подрядчикам разрешалось обмениваться бумажными документами. Сейчас стороны контракта должны зарегистрироваться в Единой информационной системе (ЕИС) по закупкам и передавать сведения друг другу через неё. Приведём пошаговую инструкцию по электронному актированию в ЕИС, узнаем, кто обязательно должен участвовать в процедуре, и в чём её особенности.
Когда применяется электронное актирование?
Стоит отметить, что обмен документами по электронному актированию применяется выборочно. Для кого-то эта процедура необязательна, кто-то может подключиться к ней по желанию, а кто-то обязан неукоснительно её соблюдать.
Кто может не подключаться к ЕИС?
Процедура необязательна для тех, кто участвует в закупках малого объёма. По п. 4 ч. 1 ст. 93 закона 44-ФЗ к ним относятся контракты при закупках у единственного поставщика на сумму, не превышающую 600 тыс. руб. По п. 1 ч. 15 ст. 4 закона 223-ФЗ закупками малого объёма считаются контракты на сумму до 100 тыс. руб. Однако в случае, если выручка заказчика составляет 5 млрд руб. в год или более, для него закупками малого объёма будут считаться контракты до 500 тыс. руб.
Кто может подключиться к ЕИС ЭА ЭДО по желанию?
Электронное актирование для поставщиков и заказчиков возможно по желанию в случаях, если сделка была заключена по срокам до 1 января 2022 года.
Для кого электронное актирование будет обязательным?
В обязательном порядке применение ЭДО в закупках необходимо, если контракт заключается на электронной площадке, а также, если это оборонный заказ, либо заказчик попал под санкции иностранных государств (ч. 13 ст. 94 закона 44-ФЗ).
Этапы ЭА
Электронное актирование на портале поставщиков проходит в несколько этапов:
|
Этап ЭА |
Описание |
|
Подготовка к приёмке документов |
ЭА открывается только на этапе исполнения контракта. Доступ к процедуре даётся заказчиком. Для конкретного исполнителя / поставщика / подрядчика открываются возможности системы для создания различных документов, от договоров до электронных актов. В случае, если документы будет подписывать не генеральный директор компании или не сам ИП, а некий уполномоченный сотрудник (например, контрактный управляющий), ему придётся подгрузить в систему доверенность. |
|
Заполнение электронного акта |
Документ о приёмке можно подгрузить в ЕИС из сторонних систем в формате xml или зайти в раздел «Исполнение контрактов» и выбрать в тендерной карточке электронный акт. Что нужно прописать в документе?
Уже через час документ о приёмке, оформленный в ЕИС, будет у заказчика. Система учитывает часовые пояса сторон контракта. У заказчика будет 20 рабочих дней, чтобы дать обратную связь по электронному акту. Документ подписывается квалифицированной электронной подписью. |
|
Корректировка документа о приёмке |
Если документы в электронном актировании верны, то заказчик их подписывает. Если нет, то корректировки происходят следующим образом:
|
ЕИС ЭА ЭДО удобно тем, что можно быстро обмениваться документами с контрагентами, не опасаться, что их скорректируют без ведома какой-то из сторон контракта, поскольку они защищены от изменений электронными подписями. Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус позволяет быстро настроить маршруты согласования электронных документов, передавать информацию контрагентам, использующим системы других операторов ЭДО, без дополнительных затрат на роуминг.
О чём ещё нужно знать?
Заполняя документы в рамках электронного актирования, нужно знать:
-
Для участников закупок из сферы строительства установлены специальные формы документов. Это связано с тем, что при возведении зданий, сооружений или объектов инфраструктуры заказчику нужно принимать большое количество выполненных задач. ЕИС позволяет загружать сметы, акты, счета-фактуры и иные формы документов из внешних учётных или бухгалтерских систем.
-
Допускается подписание нескольких документов о приёмке в рамках одного этапа, например, в случае, если нельзя определить точное количество поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ, или если проводились торги по заявкам заказчика (письмо Казначейства России № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года).
-
Стоимость контракта округляется до второго знака после запятой (письмо Минфина РФ № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года).