Основные изменения:
1. Введен новый раздел «Специальные возможности Системы для юристов». В этом разделе подробно рассмотрены фирменные материалы Консультант Плюс для юристов, возможности Системы для поиска и анализа судебной практики, а также возможности использования разделов «Комментарии законодательства», «Проекты правовых актов», «Международные правовые акты».
2. Введен новый раздел «Специальные возможности Системы для бухгалтеров и экономистов». Здесь подробно рассмотрены фирменные материалы Консультант Плюс для бухгалтеров и экономистов, имеющиеся в Системе финансовые и кадровые консультации, а также Конструктор учетной политики.
3. Введен отдельный раздел по работе с формами документов и их подборками.
4. Обновлены остальные разделы Руководства, в том числе большинство примеров.
5. В разделах Руководства даны ссылки на видеоролики, описывающие соответствующие свойства Системы и приемы работы. Это придаст наглядности процессу обучения и, без сомнения, повысит его эффективность. Для просмотра видеороликов необходимо подключение к Интернету. В настоящее время ссылки даны на те же видеоролики, которые доступны для скачивания с Корпоративного сервера (раздел «Программа обучения КонсультантПлюс», подраздел «Видеоролики для онлайн-обучения»). В дальнейшем список видеороликов будет расширяться.
6. Существенно переработан интерфейс Руководства, что позволит упростить использование Руководства и сделать его более эффективным.
28.04.2021
Анонс журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА», 2023, № 09
Дата подписания номера-21.04.2023
Если Вам необходимо быстро рассчитать платежи: госпошлину, налоги, пени, суммы компенсаций, период времени в днях и неделях — воспользуйтесь онлайн сервисом «Калькуляторы».
Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2022 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.
Электронные трудовые книжки: что говорит закон
Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.
Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2022 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.
Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Какие данные включают в ЭТК
На основании принятого в 2020 году Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ, сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.
Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2022 году проходит в индивидуальном порядке.
Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии
Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2022 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:
- от работодателя по форме СТД-Р;
- от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.
Плюсы и минусы нового формата
Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:
- невозможно потерять или испортить документ;
- легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
- нельзя вносить изменения «задним числом».
Подробнее: минусы электронных трудовых книжек
Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм
В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2022 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.
Шаг 1. Работник пишет заявление
Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.
В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.
Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу
Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.
Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная
Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР
После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.
При иных кадровых изменениях сроки подачи СЗВ-ТД отличаются.
Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:
- первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
- третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).
Второй блок, с информацией о правопреемнике, заполняют при необходимости.
Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.
Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.
Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.
Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.
Если кадровик не подаст сведения вовремя или направит неполную, недостоверную информацию, его смогут оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ на 300-500 руб. Но это полбеды: работник сможет подать в суд на такие действия должностного лица, если они привели, например, к снижению размера социальных выплат или отказе в назначении досрочной пенсии.
Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы
Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.
Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.
Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.
Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ).
Как гражданину получить сведения о стаже
Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:
- в отделе кадров;
- в ПФР;
- в местном МФЦ.
Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.
Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная
Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.
При увольнении в пакет документов, который обязательно передают работнику, вкладывают форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности в конкретной компании. Эту справку вместе с бумажным документом, если он сохранился, работник и передает новому работодателю.
Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.
Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.
Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК
Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.
Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.
Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Чтобы объяснить человеку как выполнять задачу или работать с инструментом, нужно составить понятную инструкцию. Неизвестная компьютерная программа или новые функции на работе – все это требует разъяснений для успешного взаимодействия. В статье рассмотрим, как правильно написать инструкцию.
Инструкция – это документ, который объясняет способы или правила выполнения определенных действий. А понятная инструкция делает то же самое, но простым языком. Многие руководства написаны очень сложно и люди предпочитают не заглядывать в них, пока что-то не сломается.
Однако такой подход может привести к не самым лучшим последствиям. Например, работник не изучил правила по работе на буровой установке или неверно понял описанный материал, и получил травму из-за неправильного использования техники. Поэтому важно ответственно подойти к составлению и разобраться, как правильно написать инструкцию.
3 основных вида инструкций
Есть несколько типов инструкций. Они предназначены для разных целей, но разрабатываются по схожим принципам. К примеру – уяснив, как написать инструкцию по работе системного администратора, вы легко сможете применить эти знания и при подготовке руководства по использованию мини-АТС.
Пошаговая инструкция
Такие руководства позволяют регламентировать все возможные повторяющиеся процессы. Поставленная задача разбивается на несколько этапов, и каждый этап дополняется пояснениями. Примеры таких инструкций – пошаговые алгоритмы составления бухгалтерской отчетности, подключение к удаленному рабочему столу или действия при пожаре.
Вот как может выглядеть краткое пошаговое руководство по замене картриджа в лазерном принтере Brother HL-1110R:
- Откройте верхнюю крышку и извлеките блок фотобарабана
- Установите в нижнее положение переключатель в правом нижнем углу блока фотобарабана
- Вытащите тонер-картридж
- Поставьте на его место новый
- Подвигайте в разные стороны зеленую лапку в левом верхнем углу фотобарабана. Обязательно верните ее в исходное положение
- Установите фотобарабан обратно в принтер
- Закройте крышку
- Сделайте пробную печать. Если появляется сообщение «Замените тонер», значит фотобарабан установлен неправильно, и шаги 1-7 нужно проделать заново. Если неисправность не исчезает – обратитесь к системному администратору
Инструкция по использованию
Это перечень рекомендаций по правильному использованию приборов, например, руководство к сканеру штрих-кодов. Такие мануалы будут полезны пользователям непростых устройств — на рабочем месте или в быту.
В отличие от пошагового алгоритма, акцент делается не на достижении определенного результата, а на особенностях применения. Например, вот как можно кратко написать инструкцию по использованию ламинатора Rayson LM 330iD:
- В зависимости от толщины пленки устанавливают необходимую температуру. Например, для 75 mic нужно 100-120°C, а для 250 mic – 160-180°C.
- Максимальное время работы ламинатора – 4 часа. Затем нужно сделать получасовой перерыв.
- Если внутри ламинатора застрял документ, нажмите кнопку «Реверс» и извлеките его.
- Внимание! Не ламинируйте влажные образцы – жидкость может повредить электронные компоненты!
- После ламинирования 10-15 листов, нужно очистить аппарат от клейкого материала. Для этого ламинатор отключают от сети и протирают валы тканью с моющим средством.
- Внимание! Не используйте для очистки бензин и растворители – это приводит к возгоранию!
Должностная инструкция
Так называют документ, регулирующий сферу обязанностей для конкретной должности. Также здесь определены права работника, требования к квалификации, область ответственности и формы премирования. Должностные инструкции могут быть составлены для любого сотрудника – от уборщицы до генерального директора. Их готовят совместно с юристом.
Вот как может выглядеть раздел обязанностей для грузчика ООО «Дельта»:
- Работник обязан выполнять погрузочно-разгрузочные работы на территории склада Организации
- При работе он может пользоваться спецтехникой (электрокаром) если у него есть необходимые допуски
- Бригадир раздает списки, по которым комплектуются грузы.
- Отобранный товар кладут на паллету и закрепляют соблюдая технику безопасности при перевозке грузов
- Если есть необходимость, грузчик может привлекаться к другим работам на территории склада – уборке, контролю за въездом транспорта и пр.
Должностная инструкция – это скорее юридический документ, чем пользовательский. А чтобы понятным языком проинструктировать сотрудника по его работе, обычно составляют отдельное обучение – «Пособие по должности». В нем подробно рассказывают о роли и ценном конечном продукте, описывают систему мотивации, метрики и алгоритмы выполнения работы. И размещают эти материалы на платформе для онлайн-обучения.
Ниже вы можете получить готовую структуру обучения для курса «Пособие по должности».
Общие правила при подготовке инструкций
Для подготовки любого типа руководств используются одни и те же приемы работы с информацией. Вот рекомендации, которые подскажут как написать хорошую инструкцию:
- Определите уровень подготовленности аудитории. В зависимости от опыта читателей, меняется стиль подачи и структура текста. Пишите на понятном для них языке
- Не жалейте времени на сбор и обработку информации. Автор должен разбираться в предмете изложения – выступать экспертом или внимательно изучить необходимую документацию. Если первоначальной компетентности недостаточно, нужно проконсультироваться со специалистом
- Определите исходные данные и результат. Например, «на входе» есть решение руководства о новых правилах доступа в здание, а «на выходе» должно получиться руководство по пользованию электронным пропуском
- Структурируйте информацию исходя из типа документа. Так, для пошагового алгоритма нужно разбить процедуру на несколько этапов. А должностная инструкция подразумевает серию отдельных описаний с обязанностями. В зависимости от типа меняется и форма подачи
Как структурировать много данных → - Предупреждайте о проблемах, с которыми может столкнуться человек. В первую очередь это касается ситуаций, опасных для жизни и здоровья. Разместите надписи с предостережениями, которые будут выделяться ярким цветом или более крупным размером шрифта
Алгоритм разработки руководства: 9 шагов
Рассмотрим, как написать доступную инструкцию для сотрудников на примере описания алгоритма действий. Особенность этого руководства в том, что для него нужно не только перечислить отдельные действия, а установить их в правильной последовательности, чтобы привести читателя к нужному результату. В общем случае необходимо:
- Собрать информацию
- Сгруппировать ее по отдельным этапам
- Изложить последовательность выполнения каждого этапа с учетом уровня подготовки читателя
В качестве примера возьмем ситуацию, когда организация перешла на электронный документооборот. При этом часть сотрудников не умеет работать с программой Microsoft Word и нужно объяснить им, как подготовить заявление о выдаче спецодежды.
Шаг 1. Изучить ситуацию
Конечно, вы не один год используете Word и легко можете подготовить требуемое заявление. Но в данном случае нужно взглянуть на проблему глазами пользователя – человека, который впервые сталкивается с этой программой. Поэтому нужно не опираться на текущие знания по работе в Word, а самостоятельно проделать весь путь заново. С большой вероятностью вы откроете для себя что-то новое – ведь раньше многие операции выполнялись автоматически. Сходу очень трудно вспомнить, как называлась «та кнопка для создания списка» и другие детали.
Шаг 2. Разложить все на отдельные этапы
Задача этого шага – создать предварительный план решения задачи. Такой алгоритм начинается с исходной ситуации и заканчивается достижением результата. В начало каждого пункта поставьте глагол, определяющий ключевое действие этого шага:
- Запустить программу Microsoft Word
- Создать новый документ
- Набрать необходимый текст
- Отформатировать его
- Сохранить файл
- Сообщить в бухгалтерию, что заявление подготовлено
Шаг 3. Описать каждый этап
Здесь нужно конкретизировать каждый шаг, необходимый для достижения поставленной цели. При этом не усложняйте описание. Если действие можно выполнить несколькими способами, опишите только один вариант, максимум два – тогда читатель с меньшей вероятностью запутается.
Не стоит бояться слишком заурядных объяснений – скорее всего найдутся те, кто еще не знает этого, а остальные легко пропустят такое описание. Например, для тех, кто не работал с программой Word, нужно пояснить как создается файл:
2. Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
Если руководство предназначено для новичков, избегайте профессиональной лексики. В нашем примере лучше обойтись без понятий «Интерфейс» и «Строка состояния». Важно понимать, что вы пишете не теоретический учебник для передачи системных знаний, а практическое руководство, по которому человек сможет здесь и сейчас выполнить действия и достичь результата. Если не обойтись без терминов и аббревиатур, поясните их.
Совет. Старайтесь не нагромождать вашу инструкцию ненужными действиями. Например, лишней будет информация о том, какой шрифт использовать для заявления – в большинстве случаев пользователь столкнется с шаблоном Normal, где стоит подходящий Calibri размером 11 пунктов.
Шаг 4. Рассмотреть нестандартные варианты развития ситуации
Стараясь предусмотреть форс-мажорные обстоятельства, улучшите свой алгоритм, предлагая варианты решения. Например:
3. <…> Если печатаются латинские символы, поменяйте раскладку. Для этого одновременно нажмите клавиши «Shift» и «Ctrl» в левой нижней части клавиатуры
Шаг 5. Подобрать изображения и привести примеры
Если можно проиллюстрировать какую-то операцию – обязательно сделайте это. Для рецептов блюд подойдут снимки каждого шага, а для инструкций по сборке – взрыв-схемы (эскизы, на которых вся конструкция разобрана на детали и они разнесены в разные стороны). А чтобы наглядно показать работу в компьютерной программе, следует подготовить скринкасты или скриншоты с пояснениями.
Шаг 6. Придумать заголовок
Даже если вы написали руководство для внутреннего пользования, а не для публикации в интернете, яркий заголовок привлечет внимание и настроит на выполнение нужной работы. Вот несколько вариантов для нашего примера:
- «Как написать инструкцию по подготовке заявления»
- «6 шагов для подготовки электронного документа»
- «Простой способ написать заявление на компьютере»
- «Подробный алгоритм подготовки документа для безбумажного оборота»
Шаг 7. Оценить промежуточный вариант
В результате должен получиться подобный текст:
Как написать простую инструкцию (образец):
- Запустите программу Microsoft Word
- Нажмите на раздел «Новый документ» в правой части экрана
- Наберите необходимый текст в открывшемся окне. Образец приведен ниже.
- Отформатируйте набранный текст с помощью верхней панели программы Word.
- Сначала Выделите шапку заявления (адресата и составителя заявления). Нажмите на кнопку «Выравнивание по правому краю» на верхней панели программы Word. Строки переместятся вправо
- Аналогичным способом отформатируйте заголовок (используем кнопку «Выравнивание по центру»)
- Выделите список спецодежды и примените к нему функцию «Маркированный список»
- Сохраните файл. Для этого:
- Нажмите сочетание клавиш «Ctrl+S» или на иконку дискеты в левом верхнем углу
- Выберите путь сохранения файла
- В строке «Имя файла» удалите текущее содержимое и напишите: «Заявление от …». Вместо многоточия укажите фамилию, инициалы заявителя и дату, например «Заявление от Иванова В.И. 27.03.2022»
- Нажмите кнопку «Сохранить»
- Сообщите в бухгалтерию (внутренний телефон: 2-31) или секретарю зам. директора по персоналу (т.: 2-42), что заявление подготовлено.
Пример объявления, на который можете ориентироваться при подготовке:
Шаг 8. Тестирование
Внимательно проверьте инструкцию на логические ошибки. Желательно, чтобы коллеги или знакомые взглянули на нее со стороны. Еще лучше – когда неопытный человек изучает составленный алгоритм и пытается с его помощью добиться желаемого результата.
Проверьте алгоритм с помощью этих вопросов:
- Понятен ли указанный порядок действий? Да, мы улучшали его в шагах 2-5
- Все ли нюансы учтены? Да, последовательность шагов охватывает всю необходимую процедуру
- Есть ли в алгоритме сложные этапы, которые можно разбить на несколько частей? Нет, все они были скорректированы на предыдущих шагах
- Достигнут ли результат? Будет ли он неизменным при разных условиях использования алгоритма? Да, на выходе мы получаем файл для безбумажного оборота. При правильном следовании приведенной последовательности, результата можно достичь вне зависимости от того, кто составляет заявление – грузчик или уборщица
Шаг 9. Обучить сотрудников по инструкции
Если руководство предназначено для сотрудников компании, важно проконтролировать, что они изучили ее. Для этого загрузите инструкцию для персонала на платформу Unicraft, назначьте на нее работника и отслеживайте его прогресс.
Особенности такого обучения:
- Информация сопровождается рисунками, схемами, анимацией, формами обратной связи – это увлекательнее, чем простое чтение текста
- В режиме реального времени руководитель может видеть, какое количество материала уже изучено
- В конце разделов и всего курса предусмотрены контрольные вопросы. Процент правильных ответов для успешного прохождения курса можно задавать самостоятельно (обычно он составляет 80%)
Примеры готовых инструкций
Ниже приведены примеры инструкций по пользованию платформой Unicraft. Нажмите на изображение, чтобы перейти на страницу с руководством.
Вывод
Резюмируя все изложенное, можно составить требования к идеальной инструкции:
- Актуальность. В тексте нет устаревших сведений
- Информативность и целостность. Подготовленное руководство содержит все необходимые сведения
по обозначенной теме. У пользователя не остается вопросов - Лаконичность. Приоритеты для составителя – это точность формулировок и отсутствие второстепенных сведений. Часто бывает, что инструкцию смотрят в сложных ситуациях, когда нужно быстро получить ответ на возникший вопрос
- Наглядность. Информация сопровождается примерами и иллюстрациями
- Конкретный результат. Руководство помогает получить конечное решение
- Соотносимость с текущими знаниями пользователя. Чем ниже уровень знаний аудитории, тем подробнее объяснения
- В тексте нет сложных конструкций. Они разбиты на несколько частей. Каждый пункт списка – это отдельное действие, которое дополняется комментариями и пояснениями
Вам будет интересно
Готовые курсы для бизнеса: проверенные агрегаторы онлайн курсов
Как учиться эффективно: проверенная технология обучения
Где провести вебинар: лучшие программы для вебинаров
Перейти на главную блога
С 2017 года медицинские учреждения стали использовать электронные больничные листы. Введение данного документа было предусмотрено федеральным законом №86 от 1 мая 2017 года. Электронный больничный соответствует документу на бумажном носителе, имеет одинаковую с ним силу, но более практичен в использовании.
Несмотря на то что данный вид документа существует уже два года, не все граждане России еще о нем слышали. Многие не знают, что представляет собой электронный больничный лист: общая информация о данном документе поможет в этом разобраться.
- 1 Что это такое и как работает?
- 2 Порядок выдачи
- 3 Образец бланка в электронном виде
- 4 Как установить программу и подключиться к системе?
- 5 Пошаговая инструкция по работе
- 6 Обмен ЭЛН с ФСС
- 7 Особенности начисления пособия по временной нетрудоспособности
- 8 Как проверить листок нетрудоспособности по номеру?
- 9 Что делать, если не принимают ЭЛН на работе?
Что это такое и как работает?
Вопрос, что такое электронный больничный лист, задают терапевтам многие пациенты. Это документ, подтверждающий временную нетрудоспособность человека. На основании его, трудоустроенному гражданину предоставляется освобождение от работы на период обследования и лечения. Он имеет электронный вид.
Решение создать такой вариант больничного было принято с целью оптимизировать работу медицинских заведений и повысить на этом фоне качество обслуживания.
Положительные стороны использования электронного листа о нетрудоспособности:
- оперативность оформления. Это позволяет врачам выделять больше времени на осмотр, обследование и лечение пациента;
- содержание документа является понятным, поскольку представлено исключительно печатным текстом. Почерк доктора бывает сложно разобрать;
- снижение расхода бумаги и чернил;
- часть полей электронного больничного заполняется автоматически из базы данных о пациенте;
- отсутствие возможности сфальсифицировать документ. Больничный защищен криптографической подписью. Передается он по надежным каналам при помощи шифрования.
Электронный больничный лист оформляется при таких обстоятельствах:
- получение производственной травы;
- болезнь сотрудника инфекционной, вирусной природы, хронического характера и т.п;
- беременность и роды;
- болезнь ребенка работника и необходимость ухода за ним;
- отправка сотрудника на карантин по причине угрозы распространения бактериологического либо инфекционного заболевания;
- необходимость ухода за взрослым человеком, утратившим способность к самообслуживанию;
- протезирование в больнице;
- необходимость долечивания в санатории.
Принцип работы электронных больничных листов подробно описан ниже:
- заболев, человек отправляется в поликлинику по месту жительства на прием к терапевту.;
- врач осматривает пациента, проводит обследование, ставит диагноз и предлагает на выбор две формы больничного: бумажную и электронную. Определившись с видом документа, работник подписывает согласие. Это является важным моментом. Без согласия врач не имеет права оформлять электронный больничный. Это обусловлено тем, что проводится сбор личных данных человека;
- доктор заполняет электронный вариант бланка листка о временной нетрудоспособности;
- врач предоставляет пациенту двенадцатизначный идентификационный номер больничного;
- работник передает своему работодателю полученный код листка о нетрудоспособности;
- после завершения лечения доктор закрывает больничный и подписывает электронный вариант документа уникальной цифровой подписью;
- работодатель со своей стороны заполняет необходимые поля листка о нетрудоспособности, ставит подпись;
- далее файл направляется в Фонд социального страхования;
- затем сотруднику переводится пособие по временной нетрудоспособности.
Электронный больничный лист – это очень удобно. Но, к сожалению, пока еще не все предприятия могут работать с такими видами документов. Многие организации не оснащены программой, через которую можно получать и оплачивать листы о временной нетрудоспособности сотрудников.
Порядок выдачи
Чтобы выдать электронный листок нетрудоспособности, нужно проделать ряд действий. Работнику полезно знать алгоритм оформления такого больничного.
Сначала через единую интегрированную информационную систему (ЕИИС) фонда социального страхования (ФСС) направляется запрос по поводу номера листка. Затем создается электронный документ. В бланк больничного вносятся первоначальные сведения. Далее документ закрывается и направляется по линии ФСС.
Благодаря идентификационному номеру листка о временной нетрудоспособности можно просматривать все вносимые в него изменения. Также легко контролировать начисления.
Главное правило выдачи электронного больничного: медицинское учреждение должно иметь возможность оформить такой документ, а работодатель – принять его. Нововведение доступно лишь в тех организациях, которые активно используют электронный документооборот.
Образец бланка в электронном виде
Бланк электронного больничного листка не отличается по содержанию от бумажного аналога. Различия прослеживаются во внешнем виде. Такой документ имеет четыре раздела. В них могут работать медицинские сотрудники и работодатели. Основные поля являются стандартными.
Электронный листок о временной нетрудоспособности содержит следующую информацию:
- наименование предприятия, в котором работает человек;
- квалификация сотрудника;
- название медицинского заведения;
- место жительства заболевшего;
- код нетрудоспособности;
- ФИО работника;
- ИНН сотрудника;
- номер регистрации, код подчиненности;
- тип места работы (основное, совмещенное);
- период потери трудоспособности;
- страховой стаж;
- средний заработок работника за последние два года, а также за день;
- нестраховые периоды;
- разбивка выплат на средства, выплачиваемые из ФСС и из личного бюджета работодателя;
- период формирования и выплаты материального пособия;
- ФИО главного бухгалтера и руководителя компании;
- дата выхода на работу.
Образец бланка электронного варианта больничного листка можно скачать здесь. Электронный вариант документа о временной нетрудоспособности можно распечатывать.
Дорогие читатели! Для решения вашей проблемы прямо сейчас, получите бесплатную консультацию — обратитесь к дежурному юристу в онлайн-чат справа или звоните по телефонам:
Вам не нужно будет тратить свое время и нервы — опытный юрист возмет решение всех ваших проблем на себя!
Как установить программу и подключиться к системе?
Электронные больничные листы для работодателей являются более удобными, чем документы на бумажных носителях. Поэтому многие руководители предприятий сегодня задаются вопросом, как установить программу и подключиться к системе.
Чтобы получить возможность работать с электронными больничными, компании необходимо следовать такому алгоритму действий:
- создать учетную запись юридического лица на портале Госуслуг;
- зайти на сайт ЕИИС «Соцстрах»: cabinets.fss.ru;
- завести личный кабинет в Единой интегрированной информационной системе. Войти можно через аккаунт на Госуслугах. Если отсутствует учетная запись на портале Госуслуги, тогда надо ее создать в Единой системе идентификации и аутентификации. Для этого следует зайти на сайт esia.gosuslugi.ru. Кликнуть по вкладке «Организации». Используя электронную подпись, выданную на руководителя либо доверенное лицо, создать учетную запись. Заполнить карточку;
- внести в личном кабинете ЕИИС «Соцстрах» данные о компании;
- ознакомиться с прилагаемой инструкцией;
- распределить обязанности по работе с электронными больничными листками, провести ознакомление с системой, обучение;
- обеспечить доступ к системе ответственных лиц.
Также для работы с электронными листками нетрудоспособности существует десктопная специальная программа — «Подготовка расчетов для ФСС». Она является абсолютно бесплатной. Скачать ее можно в Личном кабинете работодателя на сайте ЕИИС «Соцстрах». На данном портале также есть подробная инструкция по работе с программой.
Пошаговая инструкция по работе
Работодателю важно знать, как работать с электронными листками нетрудоспособности. Знание всех моментов и тонкостей обеспечит оперативное и правильное оформление данного документа. Работник и предприятие должны быть зарегистрированы на портале Госуслуг.
Инструкция по работе с электронным больничным приведена ниже:
- войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах»;
- заполнить больничный лист сотрудника;
- вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит следующие данные: ФИО работника, номер больничного и СНИЛС, дата выдачи документа, сроки начала и завершения выходных дней. Эту информацию вносит врач. Её нужно проверить на предмет наличия ошибок. В случае обнаружения неточностей в ФИО сотрудника, СНИЛС, следует направить работника в больницу для внесения корректив. После этого ФСС аннулирует документ с ошибками и зарегистрирует новый листок о нетрудоспособности;
- если информация врачом внесена верно, тогда надо перейти во вкладку «Заполняется работодателем». Тут необходимо указать данные по расчету пособия, поставить электронную подпись.
Мнение эксперта
Ирина Васильева
Эксперт по гражданскому праву
Заполнением больничного занимается уполномоченное руководителем компании лицо. Это может быть бухгалтер, сотрудник отдела кадров либо организации труда, расчетчик. Готовый электронный больничный направляется в ФСС.
Обмен ЭЛН с ФСС
По закону работодатель обязан в течение пяти рабочих дней с момента получения электронного больничного передать его в Фонд социального страхования для расчета и начисления сотруднику пособия. При получении от ФСС уведомления о допущенной ошибке, все можно быстро исправить, направить недостающие документы.
Особенности начисления пособия по временной нетрудоспособности
Оплатой больничного электронного листа занимается Фонд социального страхования. ФСС дается 10 дней на расчет суммы и произведение выплаты. В зависимости от того, какая система применяется, прямая либо зачетная, деньги работнику будут перечисляться по-разному. При первом варианте схемы руководство компании выдает пособие сотруднику из своего бюджета.
Затем фирма передает документы, которые подтверждают факт выплаты денежной компенсации в ФСС, а он в свою очередь, принимает и рассматривает бумаги, проводит проверку, а затем возмещает все понесенные организацией убытки.
Если предприятие практикует зачетную систему начислений по больничному, тогда выплаты работнику поступают напрямую из фонда. Как правило, электронные листки о временной нетрудоспособности оплачиваются из ФСС.
Поскольку денежные средства не изымаются из оборота предприятия, это положительно отражается на его работе, росте. Рассчитать положенные выплаты можно с помощью специального калькулятора, приведенного на официальном сайте ФСС. Порядок определения суммы положенного работнику пособия утвержден Положением, установленным постановлением Правительства России №375.
По закону сначала надо определить среднедневной доход сотрудника за последние два года. Он рассчитывается путем суммирования всех денежных поступлений за отчетный период и дальнейшим делением на 730. В учет берутся заработная плата, командировочные, отпускные, премиальные, материальная помощь.
Полученную сумму умножают на число дней утраты трудоспособности работником. Но важно понимать, что полную оплату получают только сотрудники, проработавшие более 8 лет. Если стаж составляет 5-8 лет, тогда положено 80%, а если менее 5 лет – то 60% от среднего заработка.
С выплат по больничному взимается НДФЛ. По состоянию на 2019 год его величина составляет 13%. Поэтому рассчитанное пособие надо умножить на 0,13, а затем вычесть полученную сумму от положенной выплаты.
Как проверить листок нетрудоспособности по номеру?
Зная идентификационный номер больничного листка, можно проверить вносимые в него изменения в режиме онлайн. Чтобы посмотреть данный документ работодателю, ему необходимо войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах».
Затем стоит кликнуть по вкладке «Электронные листки». Далее выбрать «Запросить листок». Появится поле, в которое нужно ввести номер больничного сотрудника и СНИЛС. Иногда требуется дополнительно выбирать сертификат, который удостоверяет права организации на запрос данных из ФСС.
Затем система обработает данные и выдаст требуемый листок о нетрудоспособности. Чтобы проверить больничный работнику, также требуется зайти на сайт http://cabinets.fss.ru. Необходимо выбрать «Кабинет застрахованного».
Тут можно просматривать выданные листы о временной нетрудоспособности, начисления и выплаты, проводить распечатку документа.
Руководитель и сотрудник имеют возможность использовать специальные фильтры при просмотре больничного. Это упрощает процесс ознакомления с необходимой информацией.
Что делать, если не принимают ЭЛН на работе?
Руководство предприятия обязано принять электронный вариант больничного листа. Этот момент указан в статьях ТК России. Если по техническим причинам работодатель отказывается брать электронный лист о нетрудоспособности, тогда сотруднику следует обратиться к врачу, выдавшему такой документ, для получения бумажного варианта, заверенного печатью, подписью и штампом по всем правилам. Об этом говорится в письме ФСС №02-09-11/22-05-13462 от 11 августа 2017 года.
Таким образом, электронные больничные листки имеют множество преимуществ для работодателей, медперсонала и самих работников. Но пока еще не на всех предприятиях введена система электронного документооборота. Это нужно учитывать при выборе формы предоставления листка о нетрудоспособности в кабинете врача.
Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 938-66-24, Санкт-Петербург +7 (812) 425-62-38, Регионы 8800-350-97-52
В ближайшие годы рынок полностью отторгнет продукцию, не снабженную электронной эксплуатационной документацией.
Автор: С.И. Волосенко, начальник отдела эксплуатационной документации АО «Казанькомпрессормаш»
Необходимость разработки эксплуатационной документации является обязательным условием для поставки продукции потребителю, для ее правильной и безопасной эксплуатации и применения, а также для прохождения процедур оценки соответствия требованиям действующих технических нормативных правовых актов и получения разрешительной документации контролирующих и надзорных органов.
Все самое интересное и уникальное мы публикуем в альманахе «Управление производством». 300+ мощных кейсов, готовых к использованию чек-листов и других полезных материалов ждут вас в полном комплекте номеров. Оформляйте подписку и получайте самое лучшее!
Для наукоемких промышленных изделий затраты на создание и поддержку эксплуатационной документации могут составлять значительную часть в общих затратах на эксплуатацию самого изделия. Можно выделить несколько основных проблем, связанных с использованием традиционных бумажных руководств:
- поддержание в актуальном состоянии документации, необходимое для учета множества изменений, которые вносятся в нее в процессе эксплуатации изделия;
- полное и однозначное представление эксплуатационной информации;
- поддержание физической целостности документации.
По мнению зарубежных экспертов, в ближайшие годы мировой рынок полностью отторгнет продукцию, не снабженную электронной эксплуатационной документацией, поскольку бумажные варианты подачи документации затрудняют поиск сведений по эксплуатации, обслуживанию и ремонтопригодности, особенно в экстремальных ситуациях. Проблема усугубляется и тем, что иностранные заказчики включают в контракты санкции за избыток и возникновение дефицита предметов поставки и также скорость устранения неисправностей (простоя).
Отсюда следует вывод: наличие интерактивных электронных технических руководств (ИЭТР), удовлетворяющих требованиям международных стандартов, является необходимым условием дальнейшей жизнедеятельности изделий.
В соответствии со стратегией непрерывной информационной поддержки поставок и жизненного цикла изделий сложных изделий машиностроения (CALS – Continuous Acquisition and Life cycle Support) решение этих проблем заключается в переводе всех данных, необходимых для создания и поддержания технических руководств, в электронный формат и создании единого информационного пространства. Потребитель, как участник жизненного цикла изделия, также нуждается в доступе в это пространство. Средством, обеспечивающим доступ, должно стать интерактивное электронное техническое руководство (ИЭТР), которое входит в систему интегрированной логистической поддержки изделия.
ИЭТР – это структурированный комплекс взаимосвязанных технических данных, призванный предоставить в интерактивном режиме справочную и описательную информацию об эксплуатационных и ремонтных процедурах, связанных с конкретным изделием.
Руководство включает в себя базу данных, в которой хранится вся информация об изделии, и электронную систему отображения, предназначенную для визуализации данных и обеспечения интерактивного взаимодействия с пользователем. Информация в нем может быть представлена в виде текста, графических изображений, 3D-моделей, анимационных, аудио и видеороликов, наглядно показывающих отдельные операции по обслуживанию или ремонту изделия. Информационное наполнение ИЭТР осуществляется, главным образом, на стадиях разработки и производства изделия, а его применение соответствует стадиям эксплуатации и утилизации. ИЭТР должны соответствовать стандартам на электронную техническую документацию.
Информационно-техническое сопровождение изделия
Техническим комитетом по CALS-технологиям Госстандарта РФ на базе российских и международных стандартов разработаны рекомендации «CALS-технологии. Интерактивные электронные технические руководства».
Выделяют следующие классы ИЭТР:
- Класс 1 – бумажно-ориентированные электронные документы. Отсканированные страницы бумажных руководств. Электронный документ – копия бумажного руководства. Преимущества: большие объемы бумажной документации заменяет компактный электронный носитель. Недостатки: не добавляет никаких новых функций по сравнению с бумажными руководствами.
- Класс 2 – неструктурированные документы. Текстовые электронные документы. Преимущества: возможность использования аудио- и видеофрагментов, графических изображений и возможность осуществлять поиск по тексту документа. Недостатки: ограниченные возможности обработки информации.
- Класс 3 – структурированные документы. Начиная с класса 3, руководства представляют собой документы, имеющие три компонента: структура, оформление и содержание. Кроме того, начиная с класса 3, ИЭТР имеют стандартизированный интерфейс пользователя. Преимущества: существует возможность стандартизировать структуру, оформление и пользовательский интерфейс руководств (например, в соответствии с отраслевыми стандартами на эксплуатационную документацию), стандартизированный интерфейс пользователя позволяет облегчить работу с ИЭТР. Недостатки: при создании руководств сложных промышленных изделий появляются проблемы управления большим объемом информации.
- Класс 4 – интерактивные базы данных. Преимущества: можно создавать технические руководства большого объема. Недостатки: отсутствие системы диагностики изделия.
- Класс 5 – интегрированные базы данных. Дают возможность прямого взаимодействия с электронными модулями диагностики изделий, что существенно облегчает обслуживание и ремонт изделия. Преимущества: возможность проведения диагностики изделия. Недостатки: очень высокая стоимость создания. Вариант использования конкретного класса ИЭТР, в общем случае, зависит от сложности изделия, от финансовых и технических возможностей пользователя.
На российском рынке представлено несколько программных продуктов для создания ИЭТР.