Информационное сообщения руководства

Информационное письмо — это деловое письмо, которое содержит официальную информацию о событиях и изменениях в компании или отрасли. Например, уведомляет о смене реквизитов, изменении условий договора или предстоящем мероприятии. Также информационные письма используют в email-рассылках, чтобы сообщить подписчикам о неких фактах или новостях.

Информационные письма обычно составляют в бумажном виде, каждому документу присваивают номер и заверяют подписью руководителя. Однако бумажные письма идут долго, поэтому для оперативного информирования партнеров и клиентов нередко используют электронные версии таких писем.

Для информационных писем разрабатывают шаблоны в фирменном стиле компании или по рекомендациям ГОСТа.

Задачи информационного письма

Информационные письма рассылают как частные компании, так и государственные органы. В комплексе маркетинга такие сообщения решают несколько задач.

Информируют о фактах и событиях. Сообщают адресату важные новости, уведомляют об изменениях в работе компании, отрасли.

Формируют образ и имидж компании в представлении партнеров и потребителей. Раскрывают позицию бренда по актуальным вопросам, подтверждают статус эксперта и лидера в отрасли.

Напоминают о продукте или компании. Помогают поддерживать контакт с потребителями или подписчиками, регулярно появляться в информационном поле аудитории.

Привлекают пользователей на сайт. Вызывают интерес у читателей, мотивируют перейти по ссылке в поисках информации о продукте или компании.

Рекламная рассылка открыто продвигает товары или услуги компании и призывает читателя к действию.

Информационная рассылка сообщает адресату важную информацию о событиях и фактах, не мотивирует получателя к активным действиям, а продукты компании продвигает косвенно.

Виды информационных писем

В зависимости от содержания и цели рассылки выделяют уведомления, напоминания, подтверждения, заявления и рекламно-информационные письма.

Уведомление

Сообщает о событиях, фактах, изменениях.

Поводы для отправки письма-уведомления:

• новые реквизиты;
• изменение статуса организации;
• смена руководителя или обслуживающего менеджера;
• обновление прайса;
• изменения в условиях работы;
• увеличение сроков выполнения работ, задержка отгрузки;
• вступление в силу закона или приказа;
• проведение мероприятия.

Расскажите о событии или факте, поясните, как они повлияют на работу компании. Напишите, нужно ли адресату предпринять действия в связи с изменениями.

К некоторым видам информационных писем предъявляются особые требования. Например, уведомление о смене реквизитов является официальным документом, который компания обязана своевременно составить и отправить партнерам.

Информационное письмо о смене реквизитов должно содержать полное наименование и контакты организации, дату составления, исходящий номер по внутреннему документообороту, сообщение о изменениях, новые реквизиты и дату, с которой они действуют. Оно рассылается в двух форматах. В электронной виде, чтобы сообщение оперативно дошло до адресата. В бумажной форме заказным отправлением, чтобы получить уведомление о вручении.

Уведомление о смене банковских реквизитов. Источник

Напоминание

Побуждает получателя выполнить определенные действия или обязательства по договору.  Такое письмо напоминает адресату:

• об оплате задолженности;
• о списании средств по подписке;
• о предоставлении документов;
• о товарах, оставленных в корзине;
• о сроках начала или завершения проекта;
• о мероприятии, на которое зарегистрировался или купил билет подписчик.

Укажите ссылку на пункт договора или иной документ, в котором прописаны условия сделки. Сообщите, какие действия компания предпримет, если адресат не выполнит обязательства. Например, приостановит обслуживание, ограничит доступ к учетной записи, увеличит срок доставки.

Подтверждение

Закрепляет достигнутые договоренности и подтверждает, что некое событие произошло. Например:

• поступила оплата;
• товар отгружен или получен;
• начались работы;
• получены документы;
• достигнуто согласие на условия сделки.

В email-маркетинге письма-подтверждения, которые отправляются в ответ на действия пользователя, называются транзакционными.

Заявление

Раскрывает позицию отправителя по конкретному вопросу. Письмо-заявление используют при расторжении или изменении условий договора. Оно составляется в электронном виде для оперативного уведомления партнеров и бумажном варианте как официальный документ.

Опишите ситуацию и причины, которые к ней привели. Сообщите о возможных путях решения вопроса, о том, какие действия планируете предпринять.

Рекламно-информационное

Рассказывает о товарах или услугах компании. Рекламно-информационная рассылка не призывает купить и не продвигает продукт открыто, а сообщает факты. Такое сообщение может содержать:

• анонс концерта или фильма;
• новость о расширении ассортимента, новой услуге или товаре;
• приглашение к сотрудничеству, условия сделки.

Тон рекламно-информационной рассылки сдержанный и официальный. Акцент делают на фактах, интересных новостях и пользе для читателя. Для отправки рекламно-информационной рассылки необходимо получить согласие адресата.

Как составить информационное письмо

Информационные письма можно разделить на три группы. Официальные письма от имени организаций обычно составляют в бумажной форме по шаблону согласно ГОСТу.

Деловая переписка с партнерами ведется в свободной форме в соответствии с правилами делового письма и бизнес-этикета.

Email-рассылки информационного характера оформляются в фирменном стиле компании.

Общие принципы

Несколько рекомендации по составлению любых информационных писем:

• Придерживайтесь официального, эмоционально-сдержанного тона повествования.
• Избегайте просторечных выражений, профессионального жаргона и красочных эпитетов.
• Структурируйте текст, делите информацию на смысловые блоки.
• Пишите кратко и ёмко. Хорошее письмо содержит всю существенную информацию по вопросу и не нуждается в дополнении.
• Перед отправкой проверьте текст на орфографические и пунктуационные ошибки.

Официальное информационное письмо

Официальные письма от имени организаций составляют на бумаге или в электронной форме и оформляют по шаблону.

Стандарты содержания и оформления документации описывает ГОСТ, например:

• наличие реквизитов, названия и логотипа организации;
• даты и регистрационного номера документа;
• данных адресата;
• подписи и контактов отправителя.

Также ГОСТ содержит стандарты форматирования текста и даёт другие рекомендации.

Исполнение ГОСТа носит рекомендательный характер. Компания может самостоятельно разработать шаблон письма.

Электронное информационное письмо

Информационное письмо для email-рассылки составляется по тем же принципам, что и бумажное. Его можно оформить в фирменном стиле или как простой текст. Привлекательный дизайн подчеркнет статус и усилит профессиональный имидж компании.

• Сформулируйте тему, которая раскрывает суть сообщения. Сообщение с темой: «Информационное письмо», пользователь вероятно посчитает формальным и не откроет.
• Обратитесь к адресату в вежливой форме: «Уважаемые партнеры», «Уважаемая Федорова Ольга Ивановна». Персонализированное обращение в рассылке повышает степень доверия и лояльности к отправителю.
• Изложите кратко и последовательно содержание сообщения. Поясните, кому, зачем и почему отправлено письмо. Сформулируйте вывод, предложение или просьбу, с которой обращаетесь к адресату.
• В заключении укажите название компании и контактные данные отправителя, если это необходимо. Новости о крупных изменениях в политике компании часто рассылаются от имени основателей и руководителей.
• Используйте в оформлении фирменный стиль или корпоративные цвета.
• Проверьте правильно ли отображается верстка в браузерах и на разных устройствах.

Компания может сверстать email с помощью дизайнеров или воспользоваться готовыми решениями. Например, в Unisender есть набор типовых и универсальных шаблонов, которые подходят для информационных писем.

Чтобы создать email на основе шаблона, нужно просто заменить текст в примере на свой. Затем изменить цвета на фирменные и при необходимости добавить изображения. В любом шаблоне можно добавлять или удалять блоки, чтобы адаптировать его под цели и задачи конкретного письма.

Главные мысли

Информационное письмо – это часть делового общения, которая используется в email-маркетинге. С его помощью можно уведомить адресата о важных событиях, например, о деятельности компании, изменениях в реквизитах и прочем.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить информационное письмо, что оно в себя включает и чем может быть полезно для подписчиков рассылки.

Цель информационного письма

Основная цель информационного письма в корпоративной среде – рассказать о недавних изменениях. Вот что в него может входить:

• оповещение партнеров или сотрудников об изменениях внутри компании;
• напоминание контрагентам об исполнении обязательств по договору;
• информирование клиента о новых поступлениях или внедрении дополнительных услуг.

Подобная рассылка не призывает подписчика выполнить какое-либо действие, как, например, это происходит в продающем письме. Важно рассказать об изменениях и донести информацию до пользователей.

Размер информационного письма может разниться – от пары предложений до нескольких тысяч знаков. В таком письме, как правило, есть подпись руководителя или ответственного лица, при этом в массовых рассылках ручная подпись может быть опущена.

В большинстве случаев письма такого рода оформляют по шаблону, в содержании могут быть использованы цитаты из официальной документации. А само содержание включает в себя фотографии, документы, таблицы и/или pdf-файлы.

Вот один из примеров бумажного информационного письма:

В email-маркетинге такие письма могут быть оформлены совершенно иначе – с инфографикой и прочими дизайнерскими элементами. Их цель – привлечь новых клиентов и удержать постоянных. Это может быть полезный и познавательный контент, подборка статей и вебинаров, информация о товарах или услугах.

В целом, четкое определение информационного письма в подобных рассылках отсутствует. Чаще всего такие письма считают контентными рассылками, которые несут полезную информацию для пользователя.

Вот один из примеров такого письма:

В отличие от корпоративной среды, в email-маркетинге могут быть призывы совершить целевое действие, но это не является обязательным пунктом.

Разновидности информационного письма

Принято выделять 5 основных разновидностей информационного письма: письмо-уведомление, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-заявление, рекламно-информационное письмо. Давайте остановимся на каждом и посмотрим, чем они отличаются друг от друга.

Письмо-уведомление

Такой формат писем уведомляет адресата о каких-либо изменениях или нововведениях. Например, Почта России рассылает подписчикам письма о том, что их ожидает посылка в пункте выдачи, а также предлагает получить посылку двумя способами: самостоятельно или с доставкой на дом.

Что касается официального письма, уведомление может поступить в виде документа с датой и подписями. Вот, например, одно из писем исследовательского института:

Письмо-напоминание

Данный тип рассылки напоминает пользователям о каком-либо действии, которое им необходимо совершить. Например, если человек подписался на мастер-класс, то перед его началом пользователю придет напоминание.

В корпоративной среде это может быть напоминание об оплате услуг. Выглядеть это может так:

Письмо-подтверждение

Подобные письма подтверждают какое-либо действие. Например, вы зашли в интернет-магазин и сделали заказ – в ответ получили письмо, что ваша покупка оформлена и находится в процессе обработки.

Вот так информирует своих клиентов СберМаркет:

Если речь идет о заключении договора между двумя компаниями, то бумажное письмо может быть оформлено следующим образом:

Письмо-заявление

Если вы планируете изменить условия в договоре, то используйте данный тип рассылки.

Вот пример письма-заявления, где сообщается об отказе от участия в семинаре по причине отсутствия сотрудника:

Рекламно-информационное письмо

Такой формат писем похож на коммерческое предложение, которое направлено на конкретного потребителя и предполагает получение отдачи. В подобных рассылках можно увидеть информацию о товарах или услугах, расширении ассортимента, изменении ценовой политики.

Один из примеров письма рекламного характера:

В корпоративной среде таких письма могут информировать адресата об услугах и возможностях компании:

Как написать информационное письмо

Правила оформления информационного письма в корпоративном формате и в виде маркетинговой email-рассылки сильно отличаются. В первом случае потребуется соблюдать правила оформления документа, а во втором – не обойтись без хорошей визуальной начинки.

Письмо в корпоративной среде

Как вы уже могли заметить выше, все письма такого формата плюс-минус похожи, так как используют одинаковые правила. Вот что следует учитывать исходя из ГОСТа:

• Обязательное наличие полей. По правому краю должны быть поля в 20 мм., а по левому, верхнему и снизу – 10 мм.
• Выравнивание по ширине. Если в веб-дизайне такой вариант практически не используется, то в случае с корпоративными письмами без этого вовсе не обойтись.
• Отступы. Проставьте в тексте абзацный отступ на отметке 1,25 см.
• Наименование разделов. Если в вашем письме предусмотрены разделы, то отцентрируйте их по ширине.
• Межстрочный интервал. Добавьте ко всему документу одинаковый межстрочный интервал: 1-1,5.
• Нумерация страниц. Если ваше письмо содержит несколько страниц, то проставьте нумерацию.
• Шрифты. Используйте исключительно один из этих шрифтов: Times New Roman размером 13/14 или Arial размером 12/13. В таблицах можно уменьшить размер до 9/10 пунктов.

Когда письмо будет готово, обязательно проверьте его на наличие пунктуационных и орфографических ошибок. Прочитайте его несколько раз, можно вслух. Если при прочтении вы будете делать неуместные паузы, то в таких местах формулировку лучше изменить.

При отправке письма учитывайте его тему – постарайтесь отобразить самую важную информацию из содержания или указать, кому предназначено письмо. Также не забывайте про подпись.

Письмо в email-маркетинге

Чаще всего информационные письма применяют в комплексе с промо-рассылками. Это позволяет продавать менее агрессивно – подписчики не устают от переизбытка коммерческих предложений и одновременно не забывают о компании.

Информационные письма могут не содержать call to action – призыва к действию, направленного на привлечение продаж, но они тоже привлекают трафик. Работает это следующим образом: подписчики переходят по ссылкам на интересные материалы сайта и со временем могут стать реальными клиентами.

Вот пример одной из таких рассылок:

Один из самых важных аспектов в таких рассылках – это общая стилистика. Придерживайтесь своего брендбука, а если его нет, то используйте те же цвета, что есть в логотипе и других элементах, олицетворяющих ваш бизнес.

Кажется, что создать такое письмо – это довольно емкая и трудная задача, но с приходом специальных сервисов ее может решить каждый пользователь. Вы можете использовать готовые шаблоны либо настраивать свои собственные, без привлечения каких-либо специалистов.

Например, на платформе Cheapsender доступен собственный конструктор писем, с помощью которого можно оформить любое информационное письмо. Работает это следующим образом:

1. Регистрируемся на сервисе, подтверждаем почту и получаем доступ к аккаунту. В нем выбираем «Создать рассылку» и нажимаем «Создать шаблон».
2. Далее мы можем пойти двумя путями – создать шаблон с помощью конструктора либо через HTML-редактор. Для обычных пользователей подойдет первый вариант – в нем можно создать контент простым перетаскиванием элементов и настроить всю визуальную составляющую.
3. Вот так выглядит сам конструктор. Все интуитивно понятно – проблем возникнуть не должно. Обратите внимание на то, что есть отдельная настройка для мобильной версии письма.

Вот так быстро можно создать информационное письмо в Cheapsender. После создания шаблона останется импортировать подписчиков в сервис, и можно запускать рассылку.

Заключение

Сегодня мы затронули тему информационных писем в корпоративном варианте и email-рассылках. В первом случае уделяйте особое внимание оформлению документа. В email-маркетинге же основное правило – наполнение письма должно соответствовать целевой аудитории и отражать брендбук компании.

Обмен информацией внутри предприятия или между разными организациями осуществляется с помощью информационных писем. Их используют при деловом общении и в email-маркетинге. Что такое информационное письмо? Каких видов бывает и какие цели выполняет? Как правильно составить, оформить и отправить письмо? Объясним простыми словами!

Что такое информационное письмо: определение, цели и задачи

Информационное письмо – это деловой документ в организации, предназначенный для обмена официальной информацией между коллегами или партнерами. К примеру, руководитель может проинформировать сотрудников или контрагентов о расширении ассортимента товаров и услуг, сделать заявление об изменении реквизитов или пролонгировании договора и пр.

Специалисты по email-маркетингу используют информационные письма для отправки сообщений потенциальным или действующим клиентам для поддержания спроса. В них могут быть полезные или развлекательные статьи, презентации мероприятий, акций, подборки советов, новости или данные об изменениях сайта компании.

Главная цель информационных писем – донесение важной информации до целевой аудитории. Также они выполняют ряд задач:

1. Уведомление сотрудников или партнеров о нововведениях в бизнес-деятельности.
2. Напоминание о предстоящих мероприятиях, встречах или задачах, которые необходимо выполнить работнику.
3. Подтверждение или отклонение предложений, утверждение решений.
4. Обмен мнениями.
5. Обсуждение ценовой политики, ассортимента компании.

Если информационные письма используются в области email-маркетинга, их цель – косвенная продажа товара. С помощью писем поддерживается общение с потенциальными покупателями. В этом случае письма выполняют задачи:

1. Привлечение новых покупателей.
2. Удержание внимания прежних клиентов, бизнес-партнеров, персонала.
3. Подтверждение экспертности.
4. Напоминание о предстоящих мероприятиях.
5. Привлечение трафика на сайт.
6. Уведомление покупателей об изменениях по их заказам (о проведении или отклонении оплаты, доставке и пр).

Информационное письмо может содержать призыв к действию, к примеру, — покупка продвигаемого продукта или регистрация на сайте.

Насколько документ является обязательным

Информационное письмо – это не обязательный документ в компании. Решение о деловом информировании партнеров и коллег принимается администрацией в каждой организации отдельно. Однако, на крупных предприятиях информационные письма – неотъемлемая часть бизнес-процесса.

Виды информационных писем

В зависимости от цели информационных писем, условно их можно разделить на разные виды:

Разновидность	Цель	Пример
Сообщение (уведомление) Образец	Оповещение получателей о чем-то важном (изменении ассортимента товаров, повышении цен, предстоящих акциях, появлении сайта и пр.)	Компания Х уведомляет вас об изменении реквизитов для дальнейших финансовых расчетов.
Напоминание Образец	Напоминание получателю выполнить важное действие.	Напоминаем вам о необходимости своевременного внесения платежа, согласно установленному графику.
Заявление	Уведомление получателя о каких-либо действиях, которые собирается предпринять отправитель.	Уведомляем вас об автоматическом пролонгировании партнерского договора по причине истечения срока действия предыдущего соглашения.
Извещение Образец	Информирование клиентов о предстоящем мероприятии. Обычно рассылается контрагентам массово.	С радостью сообщаем, что 1 мая в нашей компании состоится презентация нового продукта. Приглашаются все желающие.
Предложение Образец	Призыв к действию получателя	Хотим предложить вам взаимовыгодное сотрудничество с нашей компанией.
Подтверждение Образец	Подтверждение получения чего-либо: письма, оплаты, товара	Уведомляем вас о получении заказного письма в наш адрес.
Запрос Образец	Просьба о конкретном действии получателя	Просим вас разъяснить порядок формирования нового ценового предложения.
Рекламно-информационное сообщение Образец	Презентация мероприятия, нового продукта, услуги	Объявляем о предстоящем дне «Открытых дверей» в рамках проведения ярмарки профессий. Вы сможете познакомиться со специалистами разного направления, задать вопросы, узнать, как получить образование, зарегистрироваться.

Для каждого вида письма есть свой образец, который проще скачать бесплатно и оформить документ по примеру. Одно письмо может одновременно выполнять разные цели и, соответственно, быть смешанного вида.

Структура информационного письма: обязательные разделы

Существует негласный регламент, как должно быть оформлено информационное письмо. Обычно структура состоит из разделов:

1. Верхний правый угол с информацией о должности и Ф. И. О. адресата. Обычно это руководитель предприятия или начальник отдела, который сможет донести информацию до всех подчиненных.
2. Под данными об отправителе прописываются данные адресата: наименование организации, адрес. Если письмо адресовано конкретному лицу, нужно указать его Ф. И. О. и должность. При массовой отправке писем, данный раздел пропускается.
3. Левый верхний угол с номером документа и датой его отправки. Это данное письмо – ответ на другое деловое письмо, нужно указать данные входящего документа. Эти данные необходимы для заполнения журнала регистрации исходящих писем.
4. Основной текст письма. Информация должна быть изложена в максимально сжатом виде – несколько предложений. Допускается использование нумерованных и маркированных списков.
5. Приложения (если они необходимы) – дополнительные документы, договор, статьи, с которыми должны ознакомиться получатели.
6. Нижняя область страницы с должностью и Ф. И. О. отправителя, наименованием компании, подписью и печатью.

Как составить и что написать в информационном письме: инструкция

Обычно обязанности по составлению информационных писем исполняет руководитель или иное уполномоченное лицо, в чьи должностные обязанности входит эта задача. Во втором случае текст сообщений обязательно должен согласовываться с начальством.

При составлении письма нужно придерживаться всех основных правил подготовки деловых документов. Лучше всего скачать готовый образец бесплатно, хотя можно и самостоятельно составить письмо на чистом листе.

Вначале нужно определить, кто является получателем:

• сотрудники вашего предприятия;
• партнеры;
• клиенты (будущие или постоянные).

Письмо составляется в официально-деловом стиле. Оно должно быть небольшого объема (обычно не более 1 страницы) без эмоциональных высказываний и разговорных выражений. Важно не допускать пунктуационные и грамматические ошибки. Если информационное письмо будет составлено с ошибками, у адресата может сложиться негативное мнение обо всем предприятии.

Инструкция составления текста письма:

1. Приветствие, заявление главной темы – с этого начинается основной текст. Эту часть можно расположить посередине листа. К примеру, «Сообщаем вам о торжественном открытии нашего нового магазина» или «Уважаемый, Николай Николаевич, компания Х приветствует вас».
2. Содержательная часть, которая дает подробную информацию о главной теме, заявленной выше: «Праздничное мероприятие состоится 10 мая в 17:00. Вас ждет концертная программа, розыгрыши с ценными подарками и игры для детей». Здесь указываются официальные данные, факты, даты, адреса – информация подается кратко. Обычно у получателей нет времени на длительное чтение. На знакомство с материалом должно уйти не более 2-3 минут. Язык должен быть простым. Чтобы установить контакт с получателем, он должен понять написанное.
3. Если к письму есть приложения, дополнительные документы и статьи, завершите текст упоминанием об этом: «С подробной концертной программой вы можете ознакомиться в Приложении 1». Перечислите все, что прилагаете к письму и зачем.
4. Подведение итогов письма. Традиционно используется фраза: «С уважением, команда компании Х». Можно что-то предложить – созвониться, встретиться. Не забудьте указать номер телефона, адрес почты и сайта для обратной связи.

Как оформляют информационные письма

Если информационное письмо будет отправлено традиционным способом в бумажном виде, для его написания используется фирменный бланк компании с водяными знаками и логотипом. Так организация выглядит солиднее в глазах адресатов. Кроме того, при каждой отправке нового письма не нужно прописывать реквизиты предприятия заново.

Если бланк отсутствует, письмо может быть оформлено на обычном листе формата А4. Оригинально и выигрышно смотрятся письма, написанные от руки каллиграфическим почерком.

При составлении информационного письма необходимо придерживаться стандартов ГОСТ:

• поля: справа 10 мм, слева 20 мм;
• верхние и нижние отступы от края листа;
• выравнивание текста по ширине;
• абзацы с отступами 1.25 см;
• при наличии разделов, у каждого должно быть название, которое указывается с отступом 1.25 см и выравнивается по ширине;
• размер межстрочного интервала 1-1.5;
• нумерование страниц письма, начиная со 2 листа (порядковый номер ставится сверху посередине с отступом от края в 10 мм);
• допустимо использование любого шрифта, но предпочтительнее Times New Roman № 13-14 или Arial № 12-13 (для заполнения таблиц используется шрифт № 9-10).

Несмотря на действующие рекомендации, строгих правил для оформления документа нет.

Как отправить письмо

Отправка бумажного информационного письма осуществляется через курьера или почту (заказным письмом с уведомлением о вручении). Для этого оно помещается в фирменный конверт организации, на котором должны быть указаны ее наименование, реквизиты и логотип. Если фирменный конверт отсутствует, используется обычный. Предпочтительно выбирать конверт того же оттенка, что и бумага, на котором напечатано само письмо. Желательно, чтобы конверт был прямоугольной формы.

Если письмо направляется по email, нужно придерживаться следующих правил:

1. Обязательное указание темы письма. Фраза должна кратко излагать суть сообщения, чтобы адресату сразу было понятно, что он прочитает, открыв письмо. Можно использование интригующие заголовки, которые побудят пользователя заглянуть внутрь, например: «Отправляем инструкцию, как получить 30% скидку на заказ».
2. Письмо должно отправляться с официальной почты компании или ее руководителя. Лучше, если в самом названии электронного адреса будет наименование предприятия, его сайта или фамилия руководства: MagazinYspeh@mail.ru, Ivanov_Yspeh@yandex.ru.
3. Если своим информационным письмом вы отвечаете адресату, выделите его фразы, как цитаты для имитации диалога.
4. Не прикрепляйте слишком много приложений, изображений, документов и иных материалов. Используйте только необходимый минимум.
5. В конце электронного письма обязательно должна стоять подпись, контактные данные для обратной связи, адрес сайта.

Если планируется разослать электронные письма многим получателям, лучше автоматизировать процесс. Для этого существуют специальные сервисы, которые оформляют письма по шаблону (например, UniSender). Образец можно предоставить самостоятельно или скачать из каталога готовых форм на сайте бесплатно.

Еще один способ отправки – воспользоваться факсом или чатом в мессенджерах, социальных сетях. Этот вариант подходит, когда отношения между отправителем и получателем неформальные и такая переписка допустима.

Прежде чем направить информационное письмо, необходимо зарегистрировать его в журнале входящей/исходящей документации.

Общие правила для всех писем

Чтобы информационное письмо было максимально эффективным, придерживайтесь рекомендаций при его составлении и отправке:

1. Любое информационное письмо должно быть написано грамотно с учетом всех письменных стандартов лексики, грамматики, пунктуации. Это важный момент, на который обращают внимание почти все руководители и уполномоченные лица. Если адреса обнаружит ошибки, он может не захотеть пользоваться вашим предложением, разочаруется в имидже всей компании в целом.
2. Содержание письма должно отражать только особенности деятельности компании-отправителя (не должно быть данных о сторонних предприятиях).
3. Письмо любого вида должно быть кратким, емким, лаконичным и полным. Проявите максимальную заботу о получателе, чтобы ему было удобно открывать и читать текст, а также реагировать на прочитанное (позвонить, прийти на встречу, скачать презентацию, приобрести товар или услугу).
4. Всегда указывайте свои контакты в конце письма, чтобы получатель мог оперативно связаться с вами и не тратил свое время на поиск номера телефона или адреса.

Что запрещено указывать в письме

Несмотря на то, что информационное письмо составляется в свободной форме, есть несколько пунктов под запретом:

• грубый, развязный тон, бранные слова;
• оскорбления в чей-либо адрес;
• ложь, недостоверные, непроверенные данные (информационное письмо – это официальный документ, который имеет юридическую силу).

Помимо этого нежелательно писать текст слишком сухо, со сложной терминологией, обилием цифр, большим количество причастных и деепричастных оборотов. Избегайте «штампов», «клише», ведь ваша задача – заинтересовать получателя.

Заключение

Информационное письмо – официальный инструмент компании, с помощью которого она может доносить важную информацию до клиентов, сотрудников, партнеров, продвигает свои товары и услуги. Это не обязательный документ, но все крупные предприятия его используют.

Письмо может быть составлено в свободной форме, но лучше придерживаться установленных стандартов. Так можно сформировать положительное впечатление о компании и убедить получателя в необходимости совершить нужное действие – что-то купить, прийти на встречу. Информационное письмо отправляют по почту или по email.

Будьте кратки, придерживайтесь делового стиля, но не стоит излагать информацию слишком сухо, чтобы заинтересовать адресата.

Информационное сообщение о деятельности фирмы относится к некоммерческому деловому посланию, целью которого является реклама, информирование, предложение о взаимосотрудничестве, сообщение о сроке действия договора, о достижениях фирмы, о продукции, производимой предприятием и т.д.

Оформление информационных сообщений является немаловажной частью деятельности представителей бизнеса и госучреждений.

Зачем писать письмо?

Информационное послание в корпоративной сфере составляется для донесения важной информации конкретному субъекту.

Основной задачей является:

• Уведомление сотрудника или партнера об проведенных изменениях в деятельности компании.
• Напоминание о встрече, о мероприятии или о том, что требуется выполнить сотруднику.
• Сообщение об утверждении решения.
• Высказывание своего мнения по актуальному вопросу.
• Обсуждение ассортимента или ценовой политики.

Иногда, информационные рассылки могут предназначаться для призыва к совершению целевого действия.

Кто составляет информационное письмо?

Разработкой информационных писем, обычно, занимаются начальники структурных отделов или менеджеры, обеспечивающие решение актуальных вопросов. Сюда можно отнести:

1. Начальника отдела маркетинга (При наличии актуальных маркетинговых предложений контрагентам).
2. Заместителя руководителя фирмы (при информировании руководством фирмы о чём–либо своего персонала) и т.д.

В любом варианте — оформлением информационных писем обязано заниматься должностное лицо, функции которого имеют отношение к подобным темам или ему поручено данное направление распоряжением руководителя компании.

Текст информационного послания непременно обязан быть согласован с начальником отдела или директором предприятия.

Общие правила для всех писем

Составляя информационное послание необходимо соблюдать общие правила по ведению деловой переписки. При составлении любого письма требуется соблюдать правописание и правила русского языка в сфере грамматики, лексики, пунктуации и т.д. Нужно понимать, что получатели подобных писем, в первую очередь, обращают внимание грамотность описания предоставленной для них информации.

Неграмотное письмо может снизить ценность представленных данных и подорвать доверие к партнеру.

Сообщение обязано быть написано кратко, по сути, помня, что «краткость — сестра таланта». Согласно исследованиям, напряженный темп сегодняшней жизни не позволяет получателям информационных писем затрачивать время на рассмотрение письма более одной минуты.

Адресат, получив краткую и конкретную информацию наверняка отметит, что отправитель с уважением относится к его времени и, если он заинтересуется изложенной в послании информацией, то непременно найдет время связаться с отправителем сообщения.

Как составить на примере?

Информационное сообщение, не зависимо от того, кто его составляет, должно отображать лишь деятельность фирмы или обстоятельства, имеющие отношения к ней.

Надо отметить, что к оформлению такого документа, а также к его тексту особых требований не предъявляется. Информацию можно разослать, как на простом листе А4, так и на фирменном бланке предприятия. Рекомендуется второй вариант, так как информация, заполненная на бланке, придает больший «вес», подчеркивает его статус официальной, и в данном варианте, не требуется прописывать реквизиты компании.

Документ можно заполнить вручную или набрать на компьютере, с последующей распечаткой на принтере. Преимущество заполнения на ПК – это возможность распечатки множества копий посланий. Достоинство ручного заполнения письма, особенно, если оно написано каллиграфическим почерком – подчеркивает особое уважительное отношение к партеру, что весьма будет оценено ним.

При оформлении такого послания необходимо учитывать некоторые требования по соблюдению структуры письма и его содержанию:

В составляемом письме непременно должны быть отображены:

• Данные об отправителе и адресате.
• Название документа.
• Место и дата его заполнения.
• Отметка о регистрации послания в журнале исходящей корреспонденции.

Примечание. Для придания письму солидности – его можно заполнить на фирменном бланке предприятия, где уже указаны реквизиты отправителя послания.

Пример 1

Пример 2

1) Перед заполнением основного текста информационного документа рекомендуется отобразить корректное обращение к адресату (например, «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Екатерина Васильевна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Если отправитель не имеет данных об адресате, то достаточно будет отобразить приветствие «Добрый день!».

2) После приветствия, нужно изложить информационную часть сообщения, с описанием:

• Повода и цели отправки послания.
• Сути информационного послания с изложением (новости, предложения, просьбы, разъяснения и т.д.).
• Далее понадобится изложить заключение для подведения итогов по вышесказанной информации.

Примечание. При наличии сопровождающих материалов, их надо будет перечислить в отдельном пункте «Приложение», обозначив название каждого документа и количество листов в нем.

Информационное сообщение для сотрудников компании может выглядеть следующим образом:

После заполнения основного текста, документ обязан быть непременно подписан руководителем компании.

Перед отправкой письма, документ необходимо зарегистрировать в журнале учета исходящей корреспонденции.

Образцы

Информационные письма, практически, оформляются по одинаковой схеме. Вначале заполняется:

1. «Шапка» с обозначением адресата и отправителя.
2. Обращение к адресату.
3. Основной текст, с изложенной информацией.
4. Подпись руководителя.

Ниже предлагается несколько примерных образцов информационных сообщений.

Письмо с описанием деятельности организации

Целью такого сообщения может быть информирование сотрудников предприятия о достижениях на предприятии за прошедший период (год, квартал, месяц), а также о мерах, предпринятых руководством в связи с достигнутыми результатами деятельности коллектива.

Скачать, doc

Предоставление сведений при подозрительных операциях по счету

Любая компания старается выбрать банк для обслуживания, чтобы не было с ним проблемных отношений. Надо отметить, что банки, сегодня, более внимательно обеспечивают наблюдение за операциями своих клиентов. При подозрении в противоправной деятельности, уклонении от налогов или отмывании средств банки вправе отказать в проведении операции, или назначить большего размера комиссию, или заблокировать счет предприятия.

Банкам предоставлены следующие полномочия при обнаружении сомнительной операции. Они вправе:

1. Заблокировать проведение операции, руководствуясь характеристиками операции и письмом № 17 БК РФ от 2010 года.
2. Приостановить операцию на 2 дня, согласно закону № 167-ФЗ, при возникновении подозрения в законности операции.
3. Разорвать договор на обслуживание банком. Это может быть осуществлено, если отсутствует движение по счетам более 2-х лет (ст. 859 ГК РФ), с предварительным уведомлением об этом клиента.
4. Заблокировать все счета, на основании постановления Межведомственного координационного органа, заподозривавшего законность сделки.

Согласно новым правилам, с 23.04.2023 года организации и ИП, оказывающие аудиторские услуги, обязаны информировать Росфинмониторинг о подозрительных операциях. Данные правила установлены Правительственным постановлением РФ № 569 от 09.04.2023 года.

Непредставление информации о сомнительных операциях может стать основанием для привлечения контролирующих ведомств к административному наказанию по ч. 2 ст. 15.27 КоАП РФ в виде штрафа до 400 000 рублей.

Таким образом, банк обязан уведомить Росфинмониторинг по операции, подлежащей контролю, либо по сомнительной сделке не позже срока, установленного пунктом 7.1.1 закона РФ № 115-ФЗ от 07.08.2001 года, либо не позже 3-х рабочих дней, после выявления.

О том, кто обязан предоставлять сведения о сомнительных банковских операциях, и последствиях за не предоставлении таких данных предлагается «шпаргалка».

Ниже предлагается скачать классификатор признаков, указывающих на необычный характер сделки, вызывающий сомнение в законности.

Скачать, doc

Предоставление сведений при заключении договора банковского обслуживания

Отношения Сторон при банковском обслуживании регламентируется законом РФ № 161-ФЗ от 27.06.2011 года «О национальной платежной системе» и нормативами Банка РФ № 5071-У от 12.02.2019 года, в том числе, договорными условиями.

Перед оформлением договора между предприятием и банком на комплексное обслуживание, предприятие обязано предоставить банку данные о своей деятельности.

Ниже предлагается образец такого уведомления.

Скачать, doc

Письмо в банк о деятельности организации: образец

Скачать, doc

Как отправить письмо?

Отправку информационного сообщения можно организовать различными способами:

1. Наиболее распространенным на сегодняшний день является электронная рассылка, обеспечивающая возможность отправления информации в неограниченном объеме в краткое время.
2. Следующий способ, который ограничен в объеме и предполагается для партнеров, с которыми сотрудничает отправитель — это пересылка информации Почтой России заказным отправлением с оповещением о получении письма адресатом.
3. Существует еще один способ пересылки письменной информации – это отправка письма через факс.

Как доставить письмо?

Кроме перечисленных способов рассылки информационных писем, существует еще одни способ доставки такого письма – это доставка курьером. Этот вариант используется для особо важных партнеров. При доставке такого письма, курьер обязан иметь второй экземпляр документа, в котором должен расписаться адресат о его получении, с указанием даты и номера входящей почты, зарегистрированной в соответствующем журнале.

Информационное сообщение руководителя об участии в процедуре оценки персонала (его подчиненного)