Информационные систему руководства проектами

Один из важных инструментов по увеличению эффективности работы компании – система управления проектами в организации. В зависимости от целей бизнеса, встречаются простые программы и сложные сервисы, использующие внутренние разработки. На личном опыте опишу 13 систем, помогающих в организации работы компаний.

Бесплатный облачный сервис для одновременной работы 10 человек. Имеет множество функций: доски с заданиями, видеочат, настройка доступа, обмен файлами. Подходит для малого бизнеса. Руководители могут настроить должности сотрудников, контролировать выполнение плана.

К плюсам относится:

Из недостатков выделяют:

Тариф, не имеющий ограничений, стоит 499 рублей в месяц. Подойдёт для работы с малыми и средними организациями. Позволяет составлять план работы и следить за процессом контроля сотрудников организации.

Знакомый многим инструмент с простым интерфейсом для небольшой группы разработчиков. Доступен платный тариф, открывающий множество функций. Рабочий стол состоит из досок, на которых находятся списки необходимых дел. Для руководителя отдела предусмотрена удобная система наблюдения за выполнением плана.

Плюсы Trello:

Минусы Trello:

Ежемесячная подписка стоит 10$. Она подходит для работы в команде до 100 человек. Для крупных компаний функционал софта не подходит.

Относительно новая система управления с большим количеством доступных модулей: быстрое внедрение, кастомизация под нужды предприятия и самостоятельное администрирование. В интерфейсе A2B разберётся каждый сотрудник – будь то программист лет 20 или бухгалтер Лидия Ивановна 65 лет.

Преимущества A2B:

Недостатки A2B:

Тарифы на облачную версию начинаются от 150 рублей. За отдельную плату, пользователь может получить доработку системы под свои индивидуальные требования.

A2B подходит для разных сфер деятельности. В удобном интерфейсе сотрудники компании быстро освоятся и смогут контролировать выполнение проектов. Имеется коробочная версия от 10 пользователей и более.

Известнейшая CRM-система с возможностью интегрирования бухгалтерии 1C. Демонстрационная версия сильно ограничена, она подходит для мелких предпринимателей. Возможна интеграция с сервисами Google Drive, Яндекс Диск и One Drive.

Плюсы Bitrix24:

Недостатки Bitrix24:

Доступно 6 тарифов от 790 до 9590 рублей, в зависимости от целей бизнеса. Какой вам подходит – решать самим.

Программа используется во множестве государственных органов 😊 Среди доступных функций выделяется удобная CRM с возможностью контроля работников.

К преимуществам Мегаплана относятся:

Минусы программы:

Мегаплан предоставляет множество пакетов от малого бизнеса до крупных компаний. Имеется приложение для работы со смартфонов Android или iOS.

Популярный таск-трекер с понятным интерфейсом. Можно использовать как в команде, так и в личных целях. Имеется демонстрационная версия, которая открывает широкий функционал: планирование, общение в чате, контроль выполнения.

К преимуществам относят:

Недостатки Asana:

Разработчик представляет 4 тарифа в зависимости от целей компании. Для большого предприятия подойдёт пакет Premium и Business за 10,99$ и 24,99$ в месяц. Также возможны индивидуальные условия для крупных предприятий.

Бесплатная система для контроля задач организации. Подходит только тем компаниям, которые не ведут документооборот, и не составляют отчёты. Данные возможности открываются только после покупки платного тарифа.

К плюсам относятся:

Недостатки использования Pyrus:

Существует 2 пакета: облачный и безоблачный. Первый продаётся за 279 рублей в месяц. Скачиваемая программа с неограниченным доступом к хранению файлов доступна по подписке за 825 рублей.

Бесплатная программа для контроля и управления командой до 10 человек. Имеется ограничение на обмен файлами до 2 ГБ. Также представлен гостевой режим, в котором можно попробовать стандартные функции: проекты, отчёт, использование шаблонов, воронки.

К преимуществам относят:

Недостатки Jira:

Пробная версия подходит только для маленьких компаний. Для команды от 10 человек потребуется платный тариф. Его стоимость составляет 7-14$ в зависимости от целей организации и необходимого функционала.

Удобный инструмент, позволяющий создавать проекты и задачи в бесплатном режиме. Лимит на количество человек не должен превышать 5 участников. Имеет удобный рабочий стол со структурированными функциями.

К достоинствам ToDoist относят:

Недостатки использования:

ToDoist подходит для управления малым бизнесом. Большим компаниям функционал программы покажется недостаточным. Представлено 3 тарифа: бесплатный, Pro и бизнес. Пакеты доступны по подписке за 229 и 329 рублей.

Система управления имеет урезанную демонстрационную версию, в которой доступно ведение двух дел и возможность пригласить до 5 человек. Также ограничения коснулись обмена файлами. Объём не должен превышать 100 мб.

К плюсам WorkSection относятся:

Недостатки WorkSection:

Подходит для использования любым видом бизнеса. На официальном сайте представлено 5 тарифов с различным функционалом. Стоимость составляет от 29$ до 199$. Также доступен пакет Enterprice для крупных агентств и предприятий.

Программа с большим бесплатным функционалом. Разработчик не ставит ограничения на количество проектов и участников. Основные функции: блокнот, заметки и календари для контроля выполнения плана. Программа считает количество времени, которое уходит на выполнение цели.

Достоинства ClickUp:

Минусы ClickUP:

Функционал ClickUP подходит для компаний различного объёма. Для малого бизнеса объем функционала может показаться даже слишком большим. Для получения полного функционала, достаточно купить подписку за 5$ в месяц.

Онлайн трекер, предназначенный для управления большим количеством процессов. Используется среди разработчиков, предпринимателей и владельцев небольших торговых точек. Полностью локализован на русский язык. Позволяет работать с клиентами и управлять сделками. Доступна настройка воронок продаж.

К преимуществам YouTrack относят:

Минусы YouTrack:

Точную стоимость платного тарифа Youtrack назвать сложно. Она рассчитывается исходя из количества пользователей. Например, тариф с доступом для 1000 людей обойдётся руководителю в 1625$.

Планфикс – система для автоматизации бизнес-процессов, позволяющая работать в любой сфере бизнеса. Доступна настройка планеров, назначение событий. Также программа формирует отчёт и статистику. Имеется облачная версия.

К достоинствам внедрения сервиса Планфикс относят:

Недостатки сервиса:

Планфикс подходит как для мелкого бизнеса, так и для крупных корпораций. Цена за сотрудника составляет от 2 до 5 евро, в зависимости от предоставленного функционала.

Выводы

Выбор программного обеспечения для ведения бизнеса всегда сложен: хочется учесть все нюансы и не потратить деньги и время впустую. Советую заранее обдумать не только функции, которые необходимы сейчас, но и те, что могут понадобиться в будущем. Ведь переход с одной системы управления бизнесом на другую, настройка и внедрение новой программы могут занять длительное время и большие расходы.

Так какую программу лучше выбрать?

Если организация небольшая и имеет менее 5-10 сотрудников, то можно обойтись бесплатными версиями YouGile, Jira и ToDoist.

Популярная, незатейливая и главное бесплатная система для небольшого количества задач с простым интерфейсом – Trello. Думаете, что визуальная составляющая играет большое значение в эффективности сотрудников — ознакомьтесь с тем, как это реализовано в Asana.

Каждая организация индивидуальна: разные процессы и задачи, количество сотрудников. Поэтому лучшим решением будет выбрать несколько подходящих вам программ и воспользоваться пробным периодом.

Пишите в комментариях, какой CRM вы пользуетесь — будет полезно узнать мнения.

– Рынок систем управления давно насыщен! Это была хорошая идея 30 лет назад.
– Ха-ха еще одна система управления проектами. Их же уже сотни?
– Команда вроде опытная, а занялись давно просроченной идеей. Вам бы что-то на Блокчейн сделать…

Примерно так говорят 9 из 10 инвесторов, когда слышат, что мы делаем еще одну «новую» систему управления проектами с упором на коммуникации. Оставшиеся 10% смотрят на рост пользователей, размер рынка и спрашивают: «А вы сами понимаете, в чем фишка и почему вы растете?»

Мы думаем, что понимаем. И также думаем, что понимаем, в чем «фишки» других продуктов, которые продаются на b2b рынке систем управления примерно на $10 млрд в год.

В этой статье – обзор фишек 19 популярных систем управления проектами и одной быстрорастущей. Ничего лишнего: по одному скриншоту и несколько тезисов на каждую систему.

1. YouGile

• Каждая задача – это чат. Это принципиально меняет процесс внедрения и использования системы.
• «Зеркальные столбики» позволяют связывать отделы, одному отделу наблюдать, что происходит в другом.
• Задачи ставятся как на Agile-доски, так и в личный планировщик «Мои задачи». Нет ситуаций, когда задачу некуда занести.
• «Сводки» – в столбик можно отфильтровать задачи из других досок и проектов. Для связи отделов и формирования мониторинга чего угодно.
• Структура компании. Создаются отделы и подотделы, указываются должности сотрудников и базовые права в системе. Незаменимо, если в команде больше 20 человек.

2. Asana

• Все варианты визуализации задач: список, календарь, таймлайн, доски, личный планировщик. Каждый выбирает удобный вариант для себя.
• Три уровня коммуникаций: в задаче, в проекте и внутри команды.
• Инструмент Progress позволяет отслеживать состояние каждого проекта.
• Интеграция с почтой. Можно проверять email-ящик из системы управления проектами. Можно отправлять письма из почты, и они автоматически конвертируются в задачи.
• В дорогих тарифах очень крутая бизнес-отчетность, удобная и дающая полную картину.

3. Pyrus

• Много фишек для работы с задачами: «Повторяющиеся», «На контроле», «Отложенные», «Напоминания».
• Подсчет времени, затраченного каждым сотрудником на все задачи за выбранный период.
• Автоматизация документооборота. Согласование договоров и платежей, оформление заявок, работа с запросами от клиентов.
• Синхронизация с любой базой данных и интеграция с CRM.
• Чат-боты для рутинных задач и интеграции с внутренними системами компании. Например, чат-бот направляет письмо, что оплата согласована, и в 1С автоматически генерируется платежное поручение.

4. GanttPro

• Диаграмма Гантта – основа этой системы управления проектами. Можно менять уровни задач, выставлять приоритет и зависимости, отслеживать прогресс и «играть» задачами как угодно, перетягивая их на временной шкале.
• Экспорт диаграмм в PDF, PNG, XLSX или XML.
• Подсчет стоимости каждой задачи и проекта, подсчет затраченных ресурсов, подсчет времени.
• Сортировка задач по 17 параметрам: дата создания, исполнитель, приоритет, статус, затраченное время, прогресс, стоимость и прочее.

5. Wrike

• Готовые шаблоны бизнес-процессов и проектов, например, «Запуск нового продукта». Легко создавать сложные многоуровневые проекты с высокой степенью декомпозиции.
• Вехи – контрольные точки для отметки важного события или того момента, когда принимается решение по проекту.
• Контроль версий файлов. Можно редактировать документы Word и Excel прямо в системе, не нужно скачивать их на компьютер и загружать заново.
• Возможность отправить коллеге автоматический вопрос, как продвигаются дела по задаче.
• Функция массового изменения задач, удобно когда задач и подзадач очень много.

6. Trello

• Большое количество ярких фонов и обложек для каждой карточки, радуют глаз.
• Интуитивно понятный интерфейс и при этом многофункциональность: можно использовать как форум, ежедневник, таск-менеджер, органайзер.
• Можно давать ссылку на каждую карточку задачи, а также ее email-адрес, чтобы писать комментарии прямо из почты, не заходя в систему.
• Более 30 расширений, дополнений и интеграций: с почтой Gmail, Dropbox, Google Диск, чатами Slack, картами, календарем, MailChimp, Evernote, Twitter.

7. Битрикс-24

• Встроенный конструктор лендингов, своя CMS, конструктор email-рассылок.
• Аудио- и видеозвонки, коллтрекинг, sms-рассылки.
• CRM-система и интеграция с 1С.
• Свое облачное хранилище, где можно редактировать файлы и документы прямо в системе.
• Возможность создавать не только задачи и чаты, но и отдельные группы, куда можно приглашать коллег, общаться и обмениваться файлами.
• Сквозная аналитика – можно подсчитать, сколько продаж и затрат приносит реклама в Директе, Google Ads, Instagram, Фейсбук, ВКонтакте и в других источниках трафика.

8. Jira

• Система для разработчиков и тестировщиков. Лучше всего в мире заточена под корпоративные стандарты.
• Техподдержка может создавать карточки для каждого бага прямо из чата.
• Можно выбирать подходящие модули: Scrum, Kanban, Basic software development – для отдела разработки. Process management, Project management, Task management – для бизнеса.
• Есть более 3000 приложений Jira Software, которые позволяют затачивать сервис под индивидуальные нужды каждой команды.
• Удобный интерфейс, который превращает хаотичный поток задач в упорядоченный бэклог.
• Можно рассчитать скорость и объем работы команды за спринт (Velocity) и посмотреть, сколько работы планировали, а сколько реально выполнили.

9. Мегаплан

• Система заточена под CRM, акцент сделан на управлении клиентской базой и продажами.
• Есть интеграция с 1C, с Фейсбук, с почтой и с телефонией, есть запись звонков.
• Удобно выставлять счета и проводить документы, выстраивать воронки продаж и обрабатывать заказы.
• Высокая степень иерархии и вложенности задач: есть подзадачи, вехи, дела и подпроекты.
• На основе задачи или подзадачи можно автоматически создать письмо и отправить его на email из системы.

10. Яндекс Трекер

• Организация работы с заявками от клиентов. Можно перенаправить в систему все заявки, которые присылают на почту или оставляют в форме обратной связи.
• Задачи разных отделов группируются по очередям. В очередях есть гибкая настройка параметров задачи в зависимости от потребностей каждой команды, например спринты для отдела разработки и список навыков соискателя для отдела hr.
• Дашборды позволяют руководителю собрать в одном месте всю информацию о работе команд и о статусе проекта.
• Есть учет времени, затраченного на каждую задачу.
• Шаблоны с описанием типовых задач и перечнем необходимых документов упрощают составление ТЗ для подрядчиков и новых сотрудников.

11. Worksection

• Удобные нотификации на почту с контролем сроков. Руководитель всегда видит, сроки каких задач «горят».
• Функция учета времени. Легко посчитать затраты по времени и бюджетам. Отчеты дают полную картину, сколько потребовалось денег и ресурсов на выполнение задач.
• Тайм-трекер интегрирован в систему управления проектами. Удобно рассчитывать зарплаты сотрудникам: видно, кто сколько часов проработал, сколько времени потратил, какие задачи решил.
• Горячие клавиши. Их очень много: от установки срока задачи до поиска и перехода ко всем проектам.
• Можно скрыть контактные данные сотрудников от клиентов.

12. Планфикс

• Планировщик с большим функционалом и ярким визуальным оформлением. «Хроника событий», «План на эту неделю», «Мне необходимо проверить», «Выполнено мной, ожидает проверки», «Избранное», «Ежедневник».
• Ежедневник. Множество возможностей для планирования: почасовой календарь, планируемое время работы, интеграция с Google Calendar, расписание, сортировка задач по статусам.
• Функция массового редактирования задач и проектов.
• Автоматические сценарии: для задач, для контактов, для проектов. Можно настроить время, события и условия, при которых будет запущен тот или иной сценарий.
• Обработка электронных писем, заказов с сайта, звонков, комментариев из соцсетей и сообщений из мессенджеров.

13. Redmine

• Открытое веб-приложение, полностью бесплатное.
• Для каждого проекта – свой отдельный форум с «ретро» интерфейсами.
• Поля для проектов, пользователей и временных затрат можно настраивать.
• Большое количество плагинов и интеграций, например, интеграция с системами управления версиями (SVN, CVS, Git, Mercurial, Bazaar и Darcs).
• Поддержка СУБД MySQL, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, SQLite.

14. Slack

• Мессенджер, однако он часто используется для управления небольшими проектами. Продвинутая система чатов – для каждого канала (проекта) можно создать свой персональный чат.
• Интеграция с более чем 100 сервисами, в том числе с системами управления проектами – Trello, Jira и другими.
• Расширенный функционал для коммуникаций: поиск по сообщениям (поисковые модификаторы), вывод всех сообщений где вас упоминали, временные метки на сообщения, форматирование текста и т.д.
• Горячие клавиши для быстрой навигации, можно за секунду переключаться между каналами, личными сообщениями и группами.
• Демонстрация своего экрана коллегам.
• Гибкие настройки уведомлений, например, уведомления по ключевым словам.

15. Basecamp

• Нестандартный планировщик с отдельными группами для коммуникаций и файлов: «Message Board», «Docs & Files», «To-dos».
• Обеспечивает удобный процесс движения задач в небольших командах и веб-студиях.
• Легко подключать к проектам заказчиков для обсуждения и согласования результатов работы.
• Персональные уведомления для коллег – «Pings», чтобы они точно не пропустили важный месседж.
• Автоматические опросы команды, такие как «Что ты успел сделать сегодня?».
• Расписание отдыха. Можно установить дни и часы, когда уведомления не будут приходить.

16. Monday

• Более 70 шаблонов досок и задач под различные цели и проекты. Шаблоны продуманы с точки зрения логики процессов, функционал уже настроен.
• Есть гостевой доступ для фрилансеров, партнеров, подрядчиков, клиентов.
• В каждой карточке есть «Инфобоксы», в которых можно хранить важные файлы, заметки, вопросы и ответы, чтобы они не потерялись в ленте.

17. Todoist

• Визуализация продуктивности. Можно задать цели на день и на неделю, а потом посмотреть личный прогресс за день и за месяц в разноцветных графиках.
• Карма. За выполненные вовремя задачи и достижение целей пользователю начисляются очки в карму.
• Воспроизведение музыки и видео в самой системе управления проектами.
• Гибкая система меток. Задачи удобно классифицировать по меткам и выполнять партиями.
• Есть плагин Todoist for Gmail, который позволяет формировать задачи из писем, прямо в почтовом ящике Gmail.

18. Hygger

• Нацеленность на Agile-команды разработчиков.
• Отдельный тип досок Scrum, где можно создавать сколько угодно спринтов и следить за их статусами.
• На диаграмме отображается полная картина по задачам.
• 4 варианта приоритизации идей, чтобы выбирать новые фичи для разработки. Есть как простая оценка приоритетов, так и сложная система по собственным критериям.
• Инструмент Product Roadmap для визуализации работы над проектом. Видны все данные, от скорости выполнения задач до уровня вовлеченности сотрудника в проект. Доступ к Roadmap можно открыть для всех заинтересованных лиц.

19. Teamer

• Нацеленность на дизайн-студии и небольшие интернет-агентства. Пользователи делятся на управляющих и исполнителей.
• Удобно коммуницировать с заказчиками, которых нет в системе управления проектами. Заказчики могут добавлять в «обозреватели» своих коллег, поставив в копию при ответе в «дискуссию».
• Оригинальные разделы: «Что делать?», «Кто виноват?», «Где все?».
• Можно добавлять не только задачи, но и заметки и папки.

20. Active Collab

• Учет времени и расходов на проект, оценка его точной стоимости.
• Работа с инвойсами и счетами. Автоматическое создание и отправка инвойсов, автоматические напоминания должникам, выставление счетов.
• Совместное редактирование документов. Команда может одновременно работать над одним документом.
• Интеграция системы управления проектами с электронной почтой.
• Встроенный календарь. Мероприятия, повторяющиеся события, цветовая кодировка, возможность пошарить данные коллегам.

А нужны ли фишки?

На самом деле вопрос «В чем фишка?» не так уж и волнует инвесторов. Для них решающее значение имеют два аспекта: сам владелец продукта, его уровень как профессионала, и финансовая модель.

Мы особенно хорошо это прочувствовали, когда ездили в Кремниевую долину на собеседование в YCombinator. Самый главный и ценный вопрос, который нам задали: «How are you going to be Asana Killer?». А это уже совсем не про «фишки»…

Время на прочтение
12 мин

Количество просмотров 118K

У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.

1. «Честная» бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.

2. «Пробная» бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам «жизненно важные» функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.

Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили «честную» бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно – до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.

Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает «честную» бесплатную версию, а кто нет.

В этой статье – обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.

Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.

10 бесплатных систем управления

1. YouGile

До 10 человек – полностью бесплатная, то есть «честная» облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых – маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.

Подробнее о тарифах YouGile

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.

• Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для «своих» и для «чужих».

• Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.

• Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.

• Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж – на производство.

• Общаться как в мессенджере. Каждая задача – это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.

• Смотреть, как выполняется работа – доступны все виды отчетов и сводок.

• Сделать для себя «уютное» и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.

За что точно придется платить:

• За пользование системой в больших командах. До 10 человек – все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.

• За коробочную версию.

На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения. Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой «Избранное». Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу). «Побалуйтесь» смайликами и красивыми фонами для досок. 

---

2. Trello

Крутая бесплатная версия – «честная». Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок – до 10 штук. И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше – до продажи Trello компании Atlassian. Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.

Подробнее о тарифах Trello

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.

• Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.

• Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.

• Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.

• Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

• Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.

• Расширения. Для каждой доски можно выбрать только 1 расширение бесплатно. Например, ставите календарь – тогда карта уже недоступна. Ставите голосование – и нельзя будет копировать карточки. В платной версии ограничений нет.

• Тяжелые файлы. Платите, чтобы загружать в задачи 250 МБ.

• Настройка прав доступа. Если нужно ограничить права пользователя в рамках доски или команды, например, при работе с фрилансерами и подрядчиками.

• Приоритетная техподдержка. Ответ прилетает на почту в течение 1 дня.

• Группировка и объединение досок в коллекции, чтобы не путаться в них.

• Сортировка карточек. Навести порядок, упорядочить карточки по последним действиям или числу участников – только в платной версии.

• Шаблоны досок.

• Экспорт данных.

• Интеграции без ограничений: более 100 интеграций с Jira, Slack, Google Диск, InVision… 

• Кастомные фоны для досок и пользовательские стикеры. Не самое важное в этом списке, конечно, но упомянем тоже.

Итак, в бесплатной версии Trello можно продуктивно работать, особенно в небольших командах или отделах из 10-15 человек. Надо только все продумать: не создавать лишних досок, выбирать самые важные. Не грузить тяжелые файлы, хранить их где-то отдельно и в карточках просто давать на них ссылки. Интегрировать Slack. Этого вполне хватит. Но, конечно, без расширений, экспорта данных и гибкой настройки прав доступа временами будет нелегко.

---

3. Bitrix24

В марте этого года Bitrix24 расширили свой бесплатный тариф – сняли ограничение на количество пользователей. Раньше можно было пригласить только 12 человек, теперь – сколько пожелаете. Пожалуй, отнесем эту бесплатную версию к «честным». Базового функционала хватает, чтобы работать по проектам.

Подробнее о тарифах Bitrix24

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Объединить сотрудников даже самой большой команды в общем рабочем пространстве.

• Наладить общение в живой ленте или чатах, совершать звонки аудио и видео, обмениваться файлами.

• Создавать группы, проекты, доски, ставить задачи и подзадачи, назначить исполнителей.

• Смотреть отчеты.

• Хранить 5 ГБ файлов в облаке.

• Настроить мобильную CRM.

• Интегрировать Bitrix24 с Google Drive, Dropbox, Яндекс Диск, One Drive.

• Редактировать документы в режиме онлайн в GoogleDocs и MS Office Online.

За что точно придется платить:

• Настройка бизнес-процессов. Если у вас много регулярных процессов, например, согласование договоров, вам будет удобнее на платном тарифе.

• Создание воронки продаж. В бесплатной версии можно построить только одну общую воронку.

• Сквозная аналитика.

• Полноценная IP-телефония. Если планируете контролировать количество и качество звонков – переходите на платный тариф. Бесплатно можно записать только 100 звонков, и места дается только 5 ГБ.

• Интеграция CRM с 1C. Актуально для многих команд.

• Интеграция с почтой, создание email-рассылок.

• Настройка прав доступа (на всех уровнях: доступ к задачам, доступ к файлам и папкам, доступ к CRM, к телефонии…).

• Ряд второстепенных, но приятных функций: регулярные задачи, шаблоны проектов и задач, наблюдатели и соисполнители, учет рабочего времени.

Бесплатная версия Bitrix24 вполне подходит для работы, если у вашей команды нет особых запросов. Если вам нужна только работа с задачами – спокойно оставайтесь на free-версии. Если же вы хотите построить в системе управления полноценные бизнес-процессы, создать воронки продаж, настроить сквозную аналитику, интегрироваться с 1С и почтой – выбирайте платный тариф. Платных тарифов целых 5, они заточены под разные цели. Однако, на наш взгляд, Bitrix24 настолько напичкан всевозможными функциями, что встает вопрос: всегда ли они действительно нужны и легко ли их применять на практике?

---

4. Pyrus

«Честная» бесплатная версия для всех, кроме целевой аудитории. Система заточена под работу с документами, и именно на это ставит ограничение на бесплатном тарифе: до 100 задач, созданных по готовым формам. Если у вас есть такой бизнес-процесс, то вам этих 100 задач рано или поздно все равно не хватит. «Рядовым» же пользователям, которым нужны доски и стандартные задачи, на бесплатной версии будет комфортно.

Подробнее о тарифах Pyrus

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Пригласить любое количество сотрудников, создать любое количество простых задач, назначить исполнителей.

• Связывать между собой задачи. Сортировать их по сроку и активности.

• Обмениваться файлами по задачам, для их хранения дается 1 ГБ свободного места.

• Вообще работать с задачами легко и приятно: есть доски, есть личный планировщик, где отображаются «задачи от меня» и «задачи для меня». Отдельно выводятся активные, отдельно – завершенные.

• Есть много «фишек» в карточках задач: поставить на контроль, отложить на потом, настроить напоминание, повторить задачу. 

• Выстроить четкую структуру компании и настроить права доступа для разных отделов.

• Можно считать время, затраченное каждым сотрудником на все задачи за выбранный период времени. Смотреть подробные отчеты и аналитику.

• Настроить интеграцию с Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, а также с любой CRM.

• Автоматизировать документооборот. Согласовывать договоры и платежи, оформлять заявки, работать с запросами от клиентов.

За что точно придется платить:

• Формы. В системе есть удобные готовые формы, по которым можно создавать задачи и выстраивать целые бизнес-процесс. Это и является основным преимуществом системы. Но таких задач можно создать до 100 штук. Нужно больше – переходите на платный тариф.

• Место на диске. В платной версии его дается в 100 раз больше – 100 ГБ вместо 1 ГБ.

• Резервное копирование.

• Приоритетная техподдержка.

Бесплатная версия системы управления Pyrus подойдет многим командам. Кроме тех, кто имеет дело с большим количеством документов и хочет автоматизировать работу с ними. В общем-то на этот сегмент платящей аудитории и ориентируется система. Еще одно самое неприятное ограничение – малый размер места на диске, всего 1 ГБ.

---

5. Jira

Система Jira, которая чаще всего используется как баг-трекер для отдела разработки – самая оплачиваемая система в России. Корпорации закупают ее примерно на 5 миллиардов рублей ежегодно. Однако у нее есть и бесплатная версия – до 10 пользователей. В целом мы относим ее к «честным», но все же есть серьезные ограничения: дается всего 2 ГБ места, нет расширенных прав доступа.

Подробнее о тарифах Jira

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Планировать работу: создавать доски, задачи, спринты, распределять их между исполнителями.

• Пользоваться бизнес-шаблонами проектов (для отделов маркетинга, персонала, юридического и финансового, также есть универсальные шаблоны).

• Собрать все рабочие файлы в одном месте: статусы, комментарии и вложения (дается 2 ГБ).

• Расставлять приоритеты и дедлайны, контролировать ход работы над проектами.

• Обсуждать задачи всей командой.

• Создавать детальные отчеты о проектах, смотреть сводки, оценивать загрузку сотрудников.

• Получить поддержку (правда, это не техподдержка в привычном понимании, а поддержка сообщества Jira).

За что точно придется платить:

• Больше пользователей. Платные тарифы поддерживают до 10 000 пользователей.

• Больше места в хранилище – 250 ГБ и больше.

• Расширенные права доступа. Ограничить действия пользователей на уровне проектов и задач можно только в платной версии.

• Анонимный доступ. Просмотр и создание задач без входа в систему. Удобно при работе с фрилансерами и подрядчиками.

• Журнал событий.

В бесплатной версии могут работать маленькие команды. Главное – не хранить в системе тяжелые файлы и не приглашать сторонних людей, так как их права нельзя будет ограничить. Для команд от 10 человек подходит только платная версия.

---

6. ClickUp

С первого взгляда кажется, что система предлагает «честную» бесплатную версию – сколько угодно пользователей, сколько угодно задач, навсегда. Но если присмотреться внимательнее – увидишь множество ограничений: отчеты, настройка прав доступа, интеграции. Ключевое ограничение: лимит в 100 действий по ряду функций. Так что мы все-таки относим ее к «нечестным» free-версиям.

Подробнее о тарифах ClickUp

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Приглашать любое число пользователей в проекты.

• Создавать сколько угодно досок, задач и списков и организовывать работу по ним.

• Использовать заметки, цифровые блокноты, напоминания и календари.

• Анализировать производительность спринтов.

• Отслеживать, сколько времени было затрачено на ту или иную задачу.

• Смотреть по календарю, когда работа началась и закончилась.

• Сортировать задачи по тегам, присваивать им любые статусы.

• Получить помощь от техподдержки, круглосуточно.

За что точно придется платить:

• Место в хранилище. На бесплатном тарифе дается всего 100 МБ.

• Настройка прав доступа.

• Гостевой доступ к проектам.

• Использование готовых форм.

• Отчеты.

• Интеграции с Google Drive, Dropbox, OneDrive и другими хранилищами.

• Приоритетная техподдержка.

• За превышение лимита в 100 действий по ряду функций, ценных для любой системы управления проектами: настройка полей в карточках, использование dashboard, timeline, mind-map и диаграмм Гантта и так далее.

Главная проблема на бесплатном тарифе – рано или поздно упираешься в потолок, когда исчерпаешь свой лимит на «100 действий» по множеству функций, и система просто «помашет тебе ручкой». И волей-неволей захочешь перейти на платный тариф.

---

7. Wrike

Возможности бесплатной версии сильно ограничены, и прежде всего количеством пользователей – до 5 человек. Еще несколько ключевых ограничений: нельзя настроить права доступа, нельзя оценить загрузку и «успеваемость» сотрудников. По нашему субъективному мнению это «нечестная» бесплатная версия, то есть «пробная».

Подробнее о тарифах Wrike

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Все стандартно: сделать проекты и доски, повесить задачи, назначить исполнителей.

• Задачи можно ставить как на доски, так и в личный планировщик. Можно их сортировать по дате, приоритету, статусу, важности.

• Удобно хранить файлы и документы. Документы даже можно редактировать в режиме онлайн.

• Общаться с коллегами в Ленте событий.

• Интегрировать систему с Google Диск, Dropbox, Box, MSFT Office 365 и OneDrive.

• Использовать в своих целях 2 ГБ места.

За что точно придется платить:

• Отчеты. В платной версии можно создать свои шаблоны отчетов, подписаться на уведомления, отобразить наглядно все важные данные по проекту в виде графиков и диаграмм.

• Любимая многими диаграмма Гантта тоже доступна только на платном тарифе.

• Контроль загрузки сотрудников: кто что выполнил, в какие сроки. Есть индекс эффективности и учет рабочего времени.

• Права доступа. Сгруппировать сотрудников по командам (отдел маркетинга, бухгалтерия и т.д.), каждой команде назначить права – это стоит денег. Как и приглашение «гостевых пользователей» – клиентов, подрядчиков, фрилансеров.

• Даже такая мелочь, как календарь – только в платной версии.

Основные ограничения бесплатной версии: нет отчетов, нет настройки прав доступа, нет визуализации процессов и контроля загрузки сотрудников. Подходит только для маленьких отделов, где 5 человек. А для личного пользования лучше использовать более простые и интуитивно понятные бесплатные системы управления, такие как Trello. Однако эта free-версия позволяет познакомиться с Wrike и принять решение, подходит вам эта система или нет.

---

8. Asana

Есть бесплатная версия до 15 пользователей, но ее функционал сильно урезан: нет отчетов, нет возможности контролировать выполнение задач, нельзя следить за обновлениями. Шаг влево, шаг вправо – и ты проваливаешься в «Активируйте Asana Premium!». Относим ее к «нечестным».

Подробнее о тарифах Asana

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Создать сколько угодно проектов с высоким уровнем декомпозиции на основе шаблонов.

• Организовать работу над проектами: создать доски, поставить задачи, назначить исполнителей.

• Классифицировать задачи при помощи тегов.

• Начать общение в карточках задач и общей новостной ленте.

• Настроить для себя личный планировщик: сортировать задачи по сроку их выполнения, делать приватные задачи.

За что точно придется платить:

• Отчеты. Вы не сможете посмотреть отчет даже про проектам или исполнителям.

• Контроль выполнения задач, просмотр незавершенных и просроченных. Придется верить людям на слово, что все задачи выполняются в срок.

• Возможность следить за новыми задачами, обновлениями и статусами важных проектов.

• Визуализация процессов и создание связей между задачами. «Timeline» недоступен.

• Работа с задачами, которые вы создали и поручили коллегам. Их даже нельзя вывести отдельно.

• Работа с формами.

Без отчетов, форм, визуализации процессов, чужих задач, списка обновлений и контроля сроков работать в системе управления практически невозможно. Asana хочет, чтобы вы стали платящим клиентом, и потому забирает у вас половину функций. Бесплатная версия нужна только для знакомства – «подглядеть», что происходит внутри.

---

9. Worksection

Бесплатная версия очень условная, «нечестная»: до 2 активных проектов, до 5 пользователей, до 100 МБ на диске. Складывается ощущение, что ее добавили просто как формальность, для галочки. Однако она помогает познакомиться с системой управления тем, кто планирует работать на платном тарифе.

Подробнее о тарифах Worksection

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Создать… всего 2 рабочих проекта. Пригласить до 5 пользователей.

• Поизучать систему изнутри: попробовать создать задачу, пообсуждать ее, прикрепить файл.

• Возможно, free-версию можно использовать для личных нужд, хотя для этого есть более удобные бесплатные системы управления проектами, тот же Trello.

За что точно придется платить:

• Добавление более 2 проектов, задачи и подзадачи, возможность обозначать сроки выполнения, приоритеты, исполнителей, метки, статусы…

• Ежедневный дайджест, приходящий на email.

• Групповые чаты и обмен файлами более 100 МБ.

• Диаграмма Гантта.

• Функция учета времени, тайм-трекер. Которая помогает посчитать затраты по времени и бюджетам.

• Отчеты.

• Настройка прав доступа, ограничение прав для клиентов и партнеров. 

Бесплатную версию этой системы имеет смысл рассматривать только в том случае, в дальнейшем вы планируете перейти на платный тариф.

---

10. ToDoist

Бесплатная версия этой системы управления категорически «нечестная»: до 5 пользователей и до 80 проектов (хотя по сравнению с 2 проектами в Worksection это уже ого-го). Но радоваться рано. Все остальные возможности урезаны практически до нуля. Нельзя добавить более 150 задач, нельзя писать комментарии, нельзя загружать файлы…

Подробнее о тарифах ToDoist

Что получится сделать в бесплатной версии:

• Разместить 150 задач.

• «Подсмотреть», как устроена система изнутри, познакомиться с ней.

За что точно придется платить:

• Большее число пользователей и проектов.

• Более 150 активных задач.

• Напоминания.

• Комментарии.

• Загрузка файлов.

• Метки для карточек и их классификации.

• Фильтры для поиска задач.

• Визуализация продуктивности: цели на день и неделю, личный прогресс каждого пользователя.

• Разные права для админа и для участника.

• Формирование задач из писем в ящике Gmail.

• Шаблоны проектов.

• Лента событий.

• Просмотр видео и прослушивание аудио в самой системе.

По факту бесплатной версии у этого сервиса нет. Да, вы можете создать 80 проектов и сделать целых 150 задач, но какой в этом смысл, если нельзя даже оставить комментарий? Не говоря уже об обмене файлами, напоминаниях, метках и прочих must-have атрибутах любой системы управления. Free-версия здесь – только для знакомства.

---

Сравнение 10 бесплатных систем управления

Подведем итоги. Как вы уже поняли, сам этот обзор 10 версий бесплатных систем управления – субъективный. В таблице ниже – только объективные данные и цифры.

Любая компания вне зависимости от сферы деятельности и жизненного цикла существования требует осуществления бизнес-процессов. При этом они должны быть отлажены для выживания фирмы в условиях тотальной конкуренции и гибкой предпринимательской среды. Такой же необходимостью является способность предприятия стремительно реагировать на перемены, происходящие в окружающем мире.

Управление проектами с помощью ЛидерТаск

Создавайте и ведите проекты в системе управления ЛидерТаск, добавляйте в них ваших коллег для совместной работы и более эффективного выполнения. Предоставляйте доступы к задачам разным сотрудникам для совместного контроля процесса.

Скачать ЛидерТаск

Стратегические цели компании обладают единым фундаментом и общими понятиями, обеспечивающими прицельное движение вперед. А информационные системы управления проектами являются инструментом по их достижению. Они учитывают проектные риски, выполняют оптимизацию использования ресурсов, мониторят исполнение стратегических планов, анализируют подлинные показатели и вносят корректировки в ход производимых работ.

Выходит, система управления проектами — ключевой компонент системы управления организацией, который ведет к достижению стратегических целей компании. Что же программа из себя представляет, каким образом внедряется и как ее правильно выбрать? Разбираем эти вопросы и выполняем обзор лучших автоматизированных программ в сегодняшней статье.

Системы управления проектами: определение сути

Сперва разберемся, что из себя представляет проектное управление. Информационная система управления проектами (ИСУП) является организационно-технологическим комплексом методических, технических, программных и информационных средств.

Данный инструмент, как правило, направлен на поддержку и повышение эффективности функциональных процессов планирования и управления проектами на основе специализированного программного обеспечения. Он должен обязательно записываться и проводиться на базе общих процессов управления.

Цели системы управления

Такие системы проектного управления были созданы специально для:

• роста результативности персонала предприятия во время выполнения проектной работы;
• усовершенствования качества управления проектами руководствующим составом;
• умножения продуктивности управления проектным портфелем организации.

Таким образом, системы и подсистемы управления помогают выполнять большее количество проектов в указанные сроки и вместе с тем ограничиваются меньшим бюджетированием, несут минимальные затраты.

Задачи ИСУП

Вышеперечисленные цели достигаются благодаря определенным задачам, стоящим перед системами управления. Укажем основные из них:

1. Обеспечение руководителя проектной деятельности инструментами для планирования проекта и мониторинга его выполнения.
2. Предоставление всем членам коллектива, участвующим в проектной деятельности, понятного инструментария, требуемого для реализации задач.
3. Предоставление контролирующего инструмента руководителю отдела или подразделения для качественного распределения и загрузки персонала по проектным и внепроектным заданиям.
4. Предоставление данных руководителю о принятии решений по назначению тех или иных работников на очередные проекты, возможности перераспределения уровня нагруженности.
5. Предоставление подходящего инструмента проектному директору, позволяющего автоматизировать рутину и наладить сквозной мониторинг состояния портфеля реализуемых проектов, возможность отслеживать качество работы руководителей.
6. Обеспечение унитарной панели для контроля всех проектов руководителю предприятия с целью возможности быстрого вмешательства в процесс, проведения аналитики отклонений или принятия решений.
7. Возможность просмотра соответствия портфеля проектов стратегии предприятия акционерам компании.

Основные задачи информационной системы управления проектами позволяют действовать эффективнее, а также качественнее выполнять процессы управления проектами любой компании в зависимости от ее особенностей, структуры и специфики. При этом каждый участник процесса имеет возможность наблюдения и мониторинга.

Виды систем управления

В большинстве случаев классификация систем проектного управления сводится к делению популярных программ на локальные, клиент-серверные и веб-базированные. Некоторые имеют как коробочную, так и облачную версию. Оплата осуществляется либо единоразово, либо по ежемесячной подписке за пользователя.

Небольшим командам, малому бизнесу рекомендуется приобретать не слишком дорогое или условно бесплатное программное обеспечение, расположенное в облаке разработчика. Такие платформы зачастую имеют функционал таск-менеджеров, ведут клиентские базы и успешно занимаются проектами.

Средним, большим и очень крупным предприятиям в России больше подходят коробочные модели с онлайн-системами, управляющими проектами. Их функционал обычно шире, имеет возможность настройки, обеспечивает компанию базовыми нуждами и легко адаптируется под деятельность любой сферы бизнеса.

Области применения системы управления проектами

ИСУП успешно используются в нескольких отраслях. Наибольшего результата они позволяют достичь в таких областях, как девелопмент, строительная и IT-сферы, инженерно-консультационные услуги, промышленность и создание новых продуктов, а также внутренние проекты развития.

Однако и в других сферах бизнеса большинство специальных систем управления проектами легко подстраиваются под отраслевую специфику с помощью расширенного функционала и гибкой кастомизации.

Применение систем проектного управления: какие есть выгоды

У собственников бизнеса может появиться закономерный вопрос: зачем компании информационная система управления проектами? На самом деле, она несет в себе сразу несколько преимуществ:

• сокращает количество проектов, не соответствующих стратегической линии компании;
• повышает ответственность и эффективность использования ресурсов фирмы;
• уменьшает перерасход бюджета;
• снижает процент неудачных проектных мероприятий;
• сводит к минимуму временные затраты проектных офисов и руководителей разработанных проектов.

И помните, что бизнес нуждается только в эффективных инструментах, которые впоследствии могут принести ему выгоду: финансовую, ресурсную или репутационную. Нет смысла заморачиваться насчет софта, только усложняющего работу компании или которым фирма не собирается пользоваться.

Внедрение ИСУП

Качественное внедрение отечественной системы управления проектами в практической деятельности предприятия — крупный и автономный организационный проект. Им необходимо управлять по требованиям правил проектного управления и управления преобразованиями в фирме.

Желательно осуществлять подобный проект по установленному стандарту, последовательно выполняя следующие шаги:

1. Компетентно инициировать создание проекта, установив проектного руководителя, составив рабочую группу и подготовив внутренний план реализации.
2. Включить в границы пилотного проекта единое средство управления (с автоматизацией, единым хранилищем, общей рабочей средой для дискуссий), при этом упростив, а не усложнив управленческие процессы.
3. В ближайшее время получить первоначальные результаты, позволив руководству предприятия удостовериться в правильности выбранного направления, а команде вдохновиться и получить дополнительный заряд мотивации.

Простой способ осуществить этапы правильно — это получить проектный онлайн-портал, позволяющий участникам проекта действовать быстро, в удобном формате, с учетом всех требований, покрывая фундаментальные потребности фирмы в информации по ходу выполнения проектной деятельности.

Системы управления проектами: как правильно выбрать

Таким образом, выбор правильной автоматизированной системы является основной задачей многих компаний, от которой зависит дальнейшее воплощение разработки. Принимать решение следует не бездумно, а опираясь на конкретные характеристики программного обеспечения, его методологии.

Платформа должна иметь простой и интуитивно понятный интерфейс, чтобы сразу запустить основные бизнес-процессы в компании, легко внедряться, не требовать длительного обучения пользователей. В этом случае программа не вызовет сопротивления у сотрудников, а будет принята работниками с благодарностью за упрощение сетевых процессов и высвобождение календарного времени.

Кроме того, функционал платформы должен быть гибким и легким в настройке, чтобы сразу запустить сервис в работу, а не мучиться с программированием и проектированием. В число инструментов должны входить определенные шаблоны, которые способны автоматизировать фундаментальные процессы компании. При этом программа должна иметь возможность дальнейшего корректирования по мере развития компании.

ЛидерТаск — информационная система управления проектами

Современная платформа ЛидерТаск — это инструмент управления корпоративными проектами, который легко и быстро адаптируется под ваши принципы и процессы. С помощью программы появляется возможность планировать проекты и отслеживать задачи, использовать канбан-доски, делегировать поручения, вести клиентскую базу, использовать анализ и мониторинг, создавать рабочие процессы.

Руководителю больше не придется подстраивать бизнес-процессы под ограничения используемого инструмента проектного управления. Наоборот, ЛидерТаск подстроится под нужды менеджмента и технологии компании. Сделает все так, как нужно команде. 

Функции сервиса:

• CRM-система с расширенной клиентской базой;
• канбан-доски, визуализация методов;
• напоминания, умные уведомления;
• задачи с функцией древовидности и подзадачами, проекты, чек-листы, списки дел с метками и цветовым оформлением;
• ежедневник, расписание, календарь;
• прикрепление вложений и файлов (изображений, видео, ссылок, текстов и пр.);
• интеллектуальный поиск, фильтрация, сортировка;
• кастомизация настройки;
• индивидуальный и совместный доступ, режим бога;
• интеграция с электронной почтой, сторонними сервисами;
• синхронизация с любыми мобильными устройствами, девайсами, виджетами в браузерах.

Тарифы:

• бесплатный — 0 рублей за пользователя (для начинающих);
• премиум — от 217 рублей в месяц за пользователя (для профессионалов);
• бизнес — от 331 рубля в месяц за пользователя (для команд).

Бесплатный тестовый период для платных тарифов — от 7 дней (по договоренности с компанией). Предусмотрены специальные условия для образовательных учреждений и НКО.

Автоматизированные системы управления проектами соединяют в себе инструменты для выполнения задач в единое целое. Управляют распределенной инфраструктурой, контролируют состояние элементов и систем, предупреждают о вероятных проблемах, планируют и помогают вести учет в коллективе.

Применяйте системы управления проектами в профессиональной практике, чтобы в разы упростить работу бизнес-процессов, увеличить производительность, повысить доход предприятия. Удачи!