Информация в системе управления руководством

Эта тема раскрывает
осваивающим менеджмент следующие
вопросы:

• понятие информации;

• построение
  информационной модели;

• информация как
  предмет и продукт управленческого
  труда;

• носители информации;

• роль информации
  в управлении;

• виды информации;

• свойства информации;

• качественные
  характеристики информации;

• виды работ
  информационного процесса;

• методы сбора и
  передачи информации;

• информация как
  вид ресурсов;

• понятие и функции
  информационной системы;

• этапы развития
  компьютерных информационных систем;

• классификация
  компьютерных информационных систем.

Информация
во все времена нужна была людям как
средство управления своими действиями,
принятия результативного решения. С
переходом к рыночным отношениям
информация становится наиболее значимым
ресурсом (наряду с материальными,
трудовыми, энергетическими), резко
возрастает стоимость информационных
услуг, повсеместно внедряются новые
информационные технологии в коммерческих
организациях.

Традиционная
информационная система не стала
удовлетворять требованиям в новых
экономических условиях и постепенно
заменяется на системы автоматизированной
обработки информации для своевременного
обеспечения ею пользователей.

10.1. Понятие и роль информации в управлении

Любые
изменения, происходящие в природе, в
обществе, производстве, являются
источником каких-то сведений, знаний,
отражающих количественную и качественную
характеристики того или иного явления,
процесса, события. Все эти сведения в
любой форме и любого содержания
представляют собой информацию.

Информация
–
это совокупность
сведений (собранных, обработанных и
накопленных), отражающая уровень наших
знаний о процессах, явлениях, событиях,
фактах и их взаимосвязи.

Понятие
информации в социально-экономических
дисциплинах связывают с отражением в
сознании человека окружающего его мира.
Информация характеризует одну из
важнейших сторон деятельности человека
– познание мира ( рис. 10.1.1.).

Рис. 10.1.1.

Примером
процесса отражения реального мира
является
хозяйственная
инвентаризация, отображающая на данный
момент времени ситуацию с материальными
средствами (ресурсами) предприятия.

Информационные
модели. Трансформация
отдельных данных и событий в интегрированную
карту
реального мира позволяет построить две
последовательные модели:

1) информационно-разъясняющую;

2) информационно-управляющую.

Информационо-разъясняющая
модель
описывает происходящие процессы и
позволяет принимать управленческие
решения в соответствии с определёнными
целевыми установками и критериями. Эта
концепция находит применение в качестве
представлений об эффективных комбинациях
производственных факторов на входе,
обеспечивающих достижение желаемых
результатов на
выходе (в
натуральном и денежном выражении).

Информационно-управляющая
модель
отражает ситуацию накануне принятия
решения и прогнозирует
варианты её
изменения на период после этого. Такая
концепция находит применение в качестве
управляющего процесса, охватывающего
описание всех существующих взаимодействий
производственной системы в целом и
основана на статистической оценке
параметров.

­Информация
в управлении производством.
В социально-эко­но­ми­ческой
системе информация является
средством
коммуникации между людьми. Этим и
определяется её роль в производстве,
осуществление которого было бы невозможно
без связей, коммуникаций.

Играя
важную роль в деятельности человека,
информация имеет большое значение в
управлении производством. С точки зрения
процесса управления
информацию
можно определить:

• как
предмет
управленческого труда;

• как совокупность
сведений о состоянии управляемой,
управляющей систем и внешней среды;

• как продукт
управленческого труда.

Напомним еще, что
управление производством есть
информационная (кибернетическая)
система, которую схематично можно
представить, как на рис. 10.1.2.

Рис. 10.1.1.

В
соответствии с кибернетическим подходом
система управления представляет собой
совокупность объекта управления
(предприятие, его производство) и субъекта
управления – управленческого аппарата
(рис. 10.1.1). Последний объединяет в
себе сотрудников, формирующих цели,
разрабатывающих планы, вырабатывающих
требования к принимаемым решениям, а
также контролирующих их выполнение. В
задачу же объекта управления входит
выполнение планов, выработанных
управленческим аппаратом, т.е. реализация
той деятельности, для которой создавалась
система управления.

Оба
компонента системы управления связаны
прямой
(П) и обратной
(О) связями.
Прямая связь выражается потоком
директивной
информации, направляемой от управленческого
аппарата к объекту управления, а обратная
представляет собой поток отчётной
информации о выполнении принятых
решений, направляемых в обратном
направлении.

Директивная
информация порождается управленческим
аппаратом в соответствии с целями
управления и информацией о сложившейся
экономической ситуации, об окружающей
среде. Отчетная информация формируется
объектом управления и отражает внутреннюю
экономическую ситуацию, а также степень
влияния на нее внешней среды (задержки
платежей, нарушения подачи энергии,
погодные условия, общественно-политическая
ситуация в регионе и т.д.).

Внешняя
среда влияет не только на объект
управления, она поставляет информацию
и управленческому аппарату, решения
которого зависят от внешних факторов
(состояния рынка, наличия конкуренции,
величины процентных ставок, уровня
инфляции, налоговой и таможенной
политики).

Взаимосвязь
информационных потоков (П и О), средств
обработки, передачи и хранения данных,
а также сотрудников управленческого
аппарата, выполняющих операции по
переработке данных, и составляет
информационную систему экономического
объекта.

Управление
как воздействие субъекта на управляемый
объект может быть осуществлено только
путём передачи информации. Под этим
углом зрения можно утверждать, что
информация – это
средство
воздействия субъекта управления на
управляемый объект.

В
любой организации, как мы уже знаем,
протекает два вида процессов:

1) по производству
благ и услуг (материальных и нематериальных);

2) информационный.

Первый
имеет место в управляемой (производственной)
системе с производственным процессом,
второй – в управляющей системе с
процессом управления.

В
производственной системе между элементами
имеется физическая (вещественная) связь
(движение предметов и средств труда или
вещный обмен), в то время как в управляющей
системе элементы взаимодействуют на
основе информационной связи: прямой
– от субъекта
к объекту и обратной
—от объекта
к субъекту.

Предмет
управленческого труда.
Им является то, на что направлены действия
управленца, т.е. информация. Последнюю
руководители, специалисты и технические
исполнители собирают, передают,
обрабатывают, хранят, используют в
процессе управления.

Продукт
управленческого труда.
Им является информация, преобразованная
служащими в качественно новые формы,
диктуемые целью трудового процесса.
Это может быть управленческое решение,
справка, отчёт, приказ и т.д.

Все
этапы и стадии процесса управления
связаны с переработкой информации.
Организационно-практическая деятельность
руководителя и аппарата управления
также во многом носит информационный
характер. Без информации невозможно
определить цели управления, оценить
ситуацию, сформировать проблему, принять
решение и проконтролировать его
выполнение.

Носители
информации.
С момента возникновения информация
имеет материальный носитель. Перечислим
ряд носителей информации:

• документы;

• чертежи;
схемы, фотографии, графики;

• газеты,
журналы, книги;

• кинофильмы,
диафильмы, слайды;

• записи на
магнитной ленте и других запоминающих
устройствах;

• сигналы,
табло, стенды, условные знаки;

• память (мозг)
человека.

Иногда
роль информации в процессе управления
абсолютизируют, а сам процесс управления
рассматривают как процесс движения
информации или же как процесс преобразования
из исходной в командную, результирующую.

Процесс
управления нельзя полностью сводить к
преобразованию информации. Его содержание
гораздо богаче.
Воздействие
на человека – не столько акт передачи
ему информации, сколько сложнейший
социально-психологический процесс
взаимодействия людей, включающий такие
факторы, которые не умещаются в понятие
информации, – интересы, долг, дисциплина,
воля, авторитет, мораль и др.

В
осуществлении этих актов информация
выступает как
средство
воздействия. Создаётся видимость, что
передача информации и есть воздействие.
Но это лишь внешняя сторона процесса
управления. Одна и та же информация
по-разному действует на различных людей.
Ведь не только информация оказывает
действие в процессе управления, но и
человек воздействует на человека,
по-разному используя информацию: как
основу и средство воздействия в
зависимости от того, кто или что является
объектом воздействия.

Соседние файлы в папке 12-06-2013_11-20-35

• #
• #
• #
• #

Сущность информации в организации

Ни для кого не секрет, что в ходе осуществления управления организацией того или иного вида перманентно осуществляется обмен информацией и данными. Руководство передает своим подчиненным те информационные данные, которые необходимы им для выполнения их должностных обязанностей, подчиненные же, в свою очередь, предоставляют руководству и вышестоящим менеджерам отчеты о проделанной ими работе.

Помимо вертикального перемещения информации, различные отделы организации и отдельно взятые сотрудники производят обмен между друг другом разнообразной информацией, без которой организация не смогла бы существовать и функционировать (рис. 1). 

Рис. 1. Информационный и личностный аспекты коммуникации

С одной стороны, информация является предметом труда всех сотрудников организации, то есть это то, на что ориентированы их усилия в ходе трудовой деятельности. При этом они могут собирать информацию, группировать и разделять ее, осуществлять различные расчеты, реализовывать анализ полученных данных и прочее.

С другой же стороны, результат трудовой деятельности сотрудников организации также имеет вид информации. Например, приказы, инструкции, распоряжения, служебные записки основываются на информации, которую нужно довести до тех или иных работников компании.

Процесс обмена информацией такой важный для жизнедеятельности организации, что с точки зрения теории информации весь менеджмент в организации как раз и представляет собой непрерывный процесс ее аккумуляции, обработки, хранения и передачи.
Таким образом, в самом общем виде мы можем предоставить такое понятие информации.

Информация – это данные и факты об окружающем мире, которые нашли свое отражение в сознании человека, зафиксированы каким-то способом и в связи с этим обладают свойством воспроизводимости.

В научной и практической жизни современного времени не существует иного определения, по поводу которого велось бы такое количество споров, дискуссий и имелось такое большое число различных точек зрения как касательно определения «информация».

Концепции информации

Таким образом, выделим самые популярные концепции информации, где каждая из них по-своему разъясняет ее сущность.

• Первая концепция – количественно-информационный подход (так называемая «концепция К. Шеннона») отображает и обуславливает информацию в качестве меры неопределенности (энтропии) события. 

По данной концепции количество информации в том или ином случае находится в зависимости от вероятности его получения: чем больше вероятность сообщения, тем меньше содержание информации в нем. Данная концепция, хоть и не принимает к сведению смысловую сторону информации, так или иначе полезна для разрешения технических вопросов, например, в технике связи и вычислительной технике. Этот подход стал основой для трансформации информации и наиболее рационального кодирования сообщений.

• Вторая концепция изучает информацию в качестве свойства (атрибута) материи. Ее возникновение обусловлено развитием кибернетики и основывается на тезисе, что информацию включают в себя любые сообщения, которые воспринимаются человеком и вычислительными (и любыми другими) приборами. 

Другими словами, информация в качестве свойства материи формирует представление о ее природе и структуре, упорядоченности, классификации и проч. Ее существование невозможно вне материи, а, следовательно, она существовала и будет существовать впредь неопределенное время. Ее возможно накопить, сохранить, переработать.

• Третья концепция – логико-семантический подход (где семантика является изучением текстовой информации с позиции смысловой нагрузки). В пределах данной концепции информация объясняется в качестве знания, причем не любого знания, а той его части, используемой для того, чтобы сориентироваться в ситуации, для принятия активных действий. В данном смысле информация является действующей, полезной и работающей частью знаний.

Итак, можем сказать, что сегодня имеют место различные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека самым приемлемый является логико-семантический подход. То есть для менеджмента в организациях информация трактуется как «действующий», «полезный», «работающий» компонент знаний.

Понятие управленческой информации

Управленческая информация – это перечень фактов, возможных быть полезными при формировании и осуществлении управленческих решений.

Управленческая информация классифицируется как объективная (факты, документы) и субъективная (мнения, точки зрения). Виды управленческой информации достаточно разнообразны, однако, с точки зрения американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию согласно типу осуществляемых ею изменений можно классифицировать на сообщения следующего характера:

• информирующего;
• инструктирующего;
• мотивирующего.

Однако стоит учитывать, что большое число сообщений включают в себя признаки каждого из перечисленных типов.

Характерные черты управленческой информации

Далее изучим характерные черты управленческой информации, более подробно изображенные на рисунке 2. 

Рис. 2. Характеристики управленческой информации

1. Объем. В числе качественных характеристик объема информации принято выделять ее избыточность, недостаток либо оптимальное (достаточное) количество.

Информационная избыточность об объекте менеджмента в ряде случаев в состоянии повысить качество решения, но приводит к увеличению временного ресурса на его принятие, а также повышению стоимости информации. 

Если из необработанного потока информации не вычленять значимый и нужный объем, она в состоянии навредить, так как организация будет поглощать и распределять все больше информации, однако, более низкого качества. Тем не менее для того, чтобы принять важные решения, случается, нужно дублирование информации, то есть искусственное формирование информационной избыточности.

И наоборот — нехватка информации делает выработку верного решения труднее и повышает уровень риска. Недостаточное количество информации зачастую формируется специально и объясняется монополизацией разного рода данных, проявляющейся в таких направлениях:

• обоснованное либо необоснованное придание секретного статуса части нужных сведений;
• желание отдельно взятых лиц либо организаций быть монополистами в обладании информацией для того, чтобы повысить свой социальный и материальный статус.

Разрешение проблемы нехватки информации может заключаться в демократизации информационных процессов, то есть в предоставлении широкого доступа всем заинтересованным лицам к интересующей их информации посредством различных каналов.

Достаточным называют такой уровень информации, объем которого который является минимальным для конкретного человека, при котором он в состоянии принять обоснованное управленческое решение. Нужно отметить, что на современном этапе, управленцы постоянно заняты решением нелегкой для себя задачи: какую информацию и в каком объеме стоит предоставлять тому или иному сотруднику.

2. Достоверность. В ряде случаев на достоверность напрямую влияет порядок документооборота. Как правило, чем меньше людей участвуют в сборе, передаче и обработке информации, тем выше уровень ее достоверности. 

Стоит также принимать к сведению, что об одном и том же происшествии можно получить различную информацию, исходя из методики ее сбора и обработки. В то же время на достоверность влияет время прохождения информации. Так, даже целиком достоверная информация, которая пришла к получателю чересчур поздно, может стать неверной из-за произошедшей трансформации ситуации.

3. Стоимость информации. Данный параметр описывается уровнем затраченных ресурсов (материалов, времени, денежных средств) на принятие верного решения. Она квалифицирует информацию в качестве товара, который наделен потребительной стоимостью.

4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, имеющая прямое отношение к объекту управления. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной (деловой) информации посредством улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может состоять из шуток, анекдотов, сведений о материальном и моральном стимулировании, вспомогательной и вводной информации. Если фоновая информация отсутствует, то полезная будет расцениваться человеком в качестве «сухой» и плохо восприниматься.

5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления разным категориям сотрудников. Сегодня выделяют три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) – отображает нужны государства на глобальном уровне и имеет ряд ограничений на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) – отображает интересы общества, нужды группы либо коллектива людей. Обладает ограничениями на использование. К данному виду информации можно отнести данные о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и так далее);
• публичная (открытая) – отражает нужды и интересы общества и не имеет ограничений на свое использование.

6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека и организации.
Важно разграничивать понятие данных и информацию. Данные стоит рассматривать в качестве некого случайного набора отдельных фактов. На сегодняшний день данные регистрируются на большом количестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но лишь тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом сгруппированы, формируется управленческая информация.

Итак, стоит подытожить: управленческой информации стоит отвечать конкретным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. 

Именно данные характеристики и влияют на качество принимаемых руководством управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

• кто занимается подготовкой информации;
• какое количество времени имеется для ее обработки;
• какова степень ее полноты;
• по каким критериям она оценивается;
• как и кем используется;
• какими техническими средствами передается и перерабатывается;
• в какой мере подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию.

ТЕМА 10. ИНФОРМАЦИЯ И КОММУНИКАЦИИ В МЕНЕДЖМЕНТЕ

1. Управленческая информация и её роль в менеджменте.
2. Понятие и характеристика коммуникаций.
3. Коммуникационный процесс.
4. Вопросы для самоконтроля
5. Ситуации и задания для обсуждения
6. Литература

1. Управленческая информация и её роль в менеджменте

Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.
Роль информации в управлении. Суть и роль информации в управлении лучше всего отражают отношение понятий «информация» и «энтропия». Информационная энтропия (от греч. entropía – поворот, превращение) – это мера неопределённости или непредсказуемости информации.  Основоположник кибернетики Н. Винер выразил взаимосвязь энтропия – информация следующим образом: как количество информации в системе есть мера организованности системы, точно также энтропия есть мера дезорганизованности системы; одно равно другому, взятому с обратным знаком. Управление в системе зависит от имеющейся информации. Из всего разнообразия наиболее фундаментальным является то, которое постулируется теорией информации и связано с количеством информации.
Информирование – снятие неопределённости (неопределённость – отсутствие или недостаток информации о чём-либо). При этом неопределённость снижается на то количество информации, которое было получено в процессе выбора или принятия решения из изменяющегося числа альтернатив (вариантов).
Информация противодействует тенденциям системы к дезорганизации и росту энтропии, а количество информации в системе есть мера организованности (рис. 10.1).

Информация

Дезорганизация

Энтропия

Разнообразие

Организация

Регулирование

Управление

Уменьшает разнообразие

Ограничивает число степеней свободы

Накладывает ограничения

Способствует организации

Рис. 10.1. Роль информации в управлении

Информация – это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления её. Общие функции менеджмента – планирование, организовывание, мотивация и контроль являются процессами, перерабатывающими информацию (рис. 10.2). Информация является входным ресурсом любой общей функции менеджмента.
Организовывание занимается структурированием информационных связей на предприятии. Информационное обеспечение организации, т.е. переработка, учёт, анализ и прогноз информации, представляет собой связующее звено для интегрирования инструментов управления, а также соединения системы менеджмента с системой исполнения.
Информация в широком смысле (от лат. informatio — осведомление, разъяснение, изложение, от лат. informare — придавать форму) —абстрактное понятие, имеющее множество значений, в зависимости от контекста. В узком смысле этого слова — сведения (сообщения) независимо от формы их представления.
В общем значении управленческая информация – это совокупность сведений о состоянии  и процессах, протекающих внутри и вне организации.
Организованная и направленная на достижение определенной цели деятельность организации была бы невозможна без обмена информацией. Информация очень важный ресурс в деятельности организации.
Управленческая информация – это сведения, получаемые из различных источников, которые необходимо изучить и исследовать, отвергнуть или принять, проверить и при необходимости перепроверить, превратить в ресурс, принять решение по его использованию и  прогнозировать ее общую выгоду (экономическую, социальную, технологическую, политическую и т.д.).

Планирование

Организовывание

Мотивация

Контроль

Управленческая информация

Рис. 10.2. Управленческая информация как связующее звено общих функций менеджмента

Управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, т.е. совокупности качественных и количественных сведений о процессах, протекающих в организации и её окружении и способствующих преодолению неопределенности. Она может приниматься менеджерами к сведению, расширять их знания и кругозор, служить основой принятия решений. Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Нехватка нужной информации, как и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
Потребность в управленческой информации определяется особенностью решаемых задач; имеющимися у работников знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше те нуждаются в дополнительной информации).
Передаваемая  людям информация может иметь различные цели в зависимости от видов деятельности в организации:
информирование;
оценка результатов;
убеждение, приказ;
генерирование информации другого вида (ложь, сплетня, бытовая, социальная, рыночная и т.д.).
Менеджеры могут оценивать вероятные выгоды от наличия информации или возможные потери вследствие ее отсутствия.
 Ценность информации в значительной степени зависит от способа и скорости ее передачи, периодичности и достоверности.
Источниками управленческой информации могут быть топ-менеджеры, подчинённые им руководители различных уровней управления и структурных подразделений, средства массовой информации, информационные системы и др.
Источники управленческой информации подразделяются на внутренние и внешние.
К внутренним источникам информации относятся бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специальные обследования (как плановые, так и проводимые по особому решению руководства), результаты предыдущих исследований.
Внешние источники информации – это действующее законодательство, постановления, приказы и распоряжения вышестоящих организаций о структуре спроса на внутреннем и внешних рынках и т.д. Внешние источники информации более многочисленны и разнообразны.
Прежде всего, здесь нужно выделить сотрудников организации (это руководители и специалисты подразделений снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб, участники различного рода деловых встреч и переговоров). В рамках служебных и личных контактов они имеют возможность «между делом» осуществлять как общий, так и целенаправленный сбор необходимых сведений.
Другим источником информации служат партнеры (покупатели, продавцы, работники финансовых, кредитных, страховых учреждений), а также отставные государственные чиновники, бывшие служащие конкурентов, профсоюзные активисты и представители предпринимательских объединений.
Обширным источником деловой информации являются публикации в книгах, каталогах, справочниках, журналах, газетах (особенно местных и многотиражках предприятий), рекламных проспектах, бюллетенях и др.
Через какое бы «сито» помещаемые в них сведения ни процеживались, за всем уследить невозможно, и многие данные, которые организации хотели бы по тем или иным причинам утаить, все равно всплывают на поверхность.
Материальным носителем информации в организации является документ (табл.10.1).
Таблица 10.1
Классификация документов, используемых в менеджменте

Документ
Признаки классификации	Виды документов
Носители	Бумажные документы
Документы на электронных носителях
Диктофонные записи
Авторство	Служебные
Личные
Сложность	Простые
Сложные
Типизация	Типовые
Индивидуальные
Подлинность	Подлинные документы
Копии (дубликаты, выписка и т.д.)

Документ появился, прежде всего, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку. Документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.
К документам, используемым в процессе управления, относят:
приказы;
распоряжения;
методические положения;
отчёты;
служебные записки;
стандарты;
устав;
положения о структурных подразделениях;
должностные инструкции  и т.д.
С помощь документов осуществляется передача управленческих решений, поэтому от организации работы управленцев с документированной информацией во многом зависит эффективность управления. При этом следует выявлять её источники и потребителей в соответствии со специфическими функциями и задачами управления.
Документированием называется документационное обеспечение видов работ и функций управления. Оно может рассматриваться в двух направлениях:
как процесс, т.е. фиксация, передача, использование и хранение документной информации;
как система, т.е. комплекс взаимосвязанных документационных системе и подсистем.
Документационная система – это комплекс взаимосвязанных документов в процессе выполнения функций менеджмента.
Информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой организации. Обладание ею дает в руки реальную власть, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать, чтобы впоследствии на ней спекулировать.
Особенностями информации как ресурса являются:
неисчерпаемость;
сохраняемость и накапливаемость;
возможность параллельного использования;
легкость передачи, в том числе на основе купли-продажи.
К информации предъявляются следующие требования:
количественная и качественная полнота;
актуальность;
достоверность и точность;
полезность, характеризующаяся экономией затрат на принятие решения (информация средней ценности обеспечивает их снижение до 100 процентов, высокой – в 2—10 раз, сверхвысокой – более чем в 10 раз);
плотность (насыщенность), т.е. количество информации в единице носителя, соотношение полезных и общих сведений. Если необходимые для управления сведения в составе информации отсутствуют, она является познавательной; если же сообщения вообще не несут информации, они называются «шумом»;
доступность, легкость для восприятия.
Восприятие человеком информации складывается из двух взаимосвязанных процессов – отбора и систематизации полученных сведений.
В процессе отбора информации происходит «отсеивание» не требующей внимания и ненужной информации. Здесь важным является опыт человека, знание проблем, по которой поступила информация, отношение к происходящему и т.д.
В процессе систематизации информации человек «обрабатывает» воспринятое. Человек логически обрабатывает информацию, используя при этом свои чувства, убеждения, предпочтения, эмоции (положительные и отрицательные).
Кроме официальных устных докладов, менеджеры могут получить информацию в ходе деловых бесед: при оформлении на работу или увольнении, в ходе встреч с партнёрами и клиентами, консультациями или общения с сотрудниками.
В практической деятельности менеджеры сталкиваются с такими явлениями, как слухи и дезинформация.
Слухи возникают и распространяются весьма быстро вследствие недостатка или несвоевременности получения официальной информации. Таким образом, люди стремятся объяснить себе и окружающим сложившуюся ситуацию, высказывают догадки и выдвигают версии.
Дезинформация возникает, как правило, сознательно и целенаправленно. Ею пользуются в конкурентной борьбе для того, чтобы скрыть настоящее положение дел в организации, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности.
Способы передачи информации людям основываются на ощущениях (зрение, слух, вкус, обоняние). В организациях используется, главным образом, визуальная и звуковая информация. Скорость передачи и приема информации может быть выражена во времени, необходимом для понимания конкретной ситуации.
Периодичность передачи или получения информации оказывает влияние на ее ценность. Например, еженедельные доклады о финансовом состоянии организации, содержащие мало изменений, будут иметь относительно небольшую ценность. Слишком часто поступающая информация об одном и том же явлении может оказаться помехой, вызывающей перегрузку человека.
Надежность информации может быть выражена в том, насколько лицо, ответственное за принятие решений, доверяет полученной информации. Надежность оценки сравнивается с ценностью информации и затратами на ее получение.
 Достоверность информации характеризует, в какой степени эта информация отражает то, что она должна отражать.
Управленческая информация, используемая в организации, разнообразна. Всё информационное разнообразие классифицируют по следующим признакам:
по целевому назначению выделяют:
стратегическую информацию. Данная информация, необходима на длительное время. К ней относят информацию, которая отражает существующие тенденции в регионах, в странах и конкурирующих хозяйственных структурах;
тактическую информацию. С ее помощью определяются наилучшие средства достижения стратегических целей, изучаются проблемы и пути их решения. Кроме того, она является результатом ведения постоянного наблюдения за внешней средой;
оперативную информацию, которая  направлена на преодоление препятствий и ограничений при реализации стратегической и тактической информации;
по содержанию – кадровая, техническая, финансово-экономическая, правовая, общественно-политическая, природоохранная и др.;
по назначению – для руководителей и исполнителей, для одноразовых действий и повседневного руководства, для внешнего и внутреннего пользования;
по степени конфиденциальности – для общего пользования, для служебного пользования, секретная, сверхсекретная особой важности, подлежащая разглашению через определённый срок;
по степени достоверности – достоверная и проверенная, подлежащая дополнительной проверке, сомнительная, базирующаяся на домыслах и слухах;
по степени готовности для пользования ею – первичная несистематизированная и необработанная, промежуточная, прошедшая предварительную обработку, и конечная, готовая для анализа и принятия решения по ней;
по объему, источникам, срокам сбора и доставки, способам получения и распространения и другим признакам.
Качество информации – совокупность свойств, отражающих степень пригодности конкретной информации об объектах и их взаимосвязях для достижения целей, стоящих перед пользователем.
Основные требования, предъявляемые к качеству информации:
объективность. Объективность — это свойство информации, выражающая степень ее соответствия реальной действительности.
точность. Информация не должна содержать ошибок;
оперативность. Информация должна базироваться на текущих данных и быть своевременной, «не раньше, не позже, а вовремя»;
полнота. Полнота информации – свойство информации, определяющее количество информации, собранной об объекте или явлении. Полнота информации тесно связана с объективностью. Чем полнее информация, собранная об объекте или явлении, тем выше ее потенциальная объективность;
достоверность (с определенной вероятностью). Достоверность информации – это характеристика ее неискаженности. Не следует путать достоверность с объективностью. Необъективная информация действительно не может быть достоверной, но обратное возможно: недостоверная информация вполне может быть объективной;
сжатость. Необходимо придерживаться баланса между полнотой и сжатостью, чтобы тот,  кто принимает решения, мгновенно мог улавливать информацию, быстро и легко;
уместность. Уместная информация – соответствующая обстановке и месту. Необходимо придерживаться баланса между полнотой и уместностью. Приоритет должен быть отдан информации, которая действительно необходима для принятия решений.
Сегодня информация рассматривается как глобальный процесс, связанный с кардинальными изменениями структуры и характера мирового экономического и социального развития, с переходом к новым поколениям наукоемких технологий, системам техники и материалов и новым видам информационного обмена, решающим образом меняющих характер труда и условия жизни человека.

2. Понятие и характеристика коммуникаций.

Информационное обеспечение − один из важнейших обеспечивающих процессов, качество которого является определяющим фактором обоснованности принимаемого решения и эффективности функционирования системы менеджмента. В динамике информационное обеспечение как процесс входит в понятие «коммуникация».
Коммуникация – процесс обмена информацией между двумя и более людьми (сотрудниками организации в процессе совместной деятельности).
Значение коммуникаций определяется их влиянием  на эффективность и результативность деятельности организаций. Именно коммуникации служат средством включения организации во внешнюю среду, обеспечивают ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими социально-экономическими системами.
В широком смысле под коммуникацией  понимают процесс обмена информацией.
В узком смысле коммуникация  – это общение людей в процессе их совместной деятельности, обмен идеями, мыслями, чувствами и информацией.
Коммуникации важны для руководителей по следующим  причинам:
руководители значительную часть своего времени тратят на коммуникации. Согласно данным многих экспертов, на это уходит 75 – 95% времени руководителя. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;
коммуникации необходимы для эффективного управления;
хорошо налаженные коммуникации содействуют обеспечению организационной эффективности. Если организация эффективна в области коммуникации, то она эффективна и во всех других видах деятельности.    
«Коммуникация» и «информация», хотя и различные, но взаимосвязанные понятия. Коммуникация включает и то, что передается, и то, как передается. Для того чтобы акт коммуникации состоялся, необходимо как минимум наличие двух людей. Коммуникация предъявляет требования к каждому из участников этого акта. Так, каждый из участников должен обладать способностью видеть, слышать, ощущать, определять запах и вкус. Эффективная коммуникация требует от каждой из сторон определенных навыков и умений, а также определенной степени взаимного понимания.
Цели коммуникаций:
обеспечение эффективного обмена информацией между объектом и субъектом менеджмента;
совершенствование межличностных отношений в процессе обмена информацией;
создание информационных каналов для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами, для координации их задач и действий;
регулирование и рационализация информационных потоков.
Термин коммуникация происходит от латинского communis, означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а понимания с помощью общих символов.
К основным функциям коммуникаций относятся:
информативная – передача истинных или ложных сведений;
интерактивная (побудительная) – организация взаимодействия между людьми (согласованность действий, распределение функций, влияние на настроение, убеждение, поведение собеседника – через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.п.);
перцептивная – восприятие друг друга партнерами в ходе общения и становление на этой основе взаимопонимания;
экспрессивная – возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.
Осуществление коммуникаций – это связующий процесс, необходимый для любого управленческого действа. Существует мнение, что эффективно работающий сотрудник – это тот, кто достиг успехов в налаживании коммуникаций.
Выделяют четыре основные типа коммуникаций (рис. 10.3)
внутриличностная коммуникация – это коммуникация, возникающая внутри самого индивида;
межличностная коммуникация – это коммуникация с другим человеком.
коммуникация в малой группе возникает тогда, когда небольшое количество людей (малая группа до 30 человек) собирается вместе с какой-то целью.
общественная коммуникация. В общественной коммуникации посылающий передает послание  аудитории (большой группе более 30 человек).
Межличностная коммуникация, коммуникация в малой группе и общественная коммуникация относятся к организационным коммуникациям.
Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководители развивают  систему  предоставления и передачи информации  большому количеству людей внутри организации, а также отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами.
Они служат необходимым  инструментом координации деятельности по всей вертикали и горизонтали управления, позволяющим получать необходимую информацию.

 
Рис. 10.3. Типы коммуникаций

К числу наиболее распространенных форм организацион­ных коммуникаций относятся:
устная форма передачи информации;
письменная форма передачи информации;
электронная форма передачи информации.
Исходя из масштабов, организационные коммуникации де­лятся на две большие группы: коммуникации между организаци­ей и ее средой; коммуникации между уровнями управления и подразделениями. Взаимодействие в организации может быть прямым  и  косвенным.
Коммуникации в менеджменте – это сложная, многоуровневая система, охватывающая как саму организацию и её элементы, так и её внешнее окружение. Коммуникации в организации можно представить в виде классификации (рис. 10.4).
Внешние коммуникации. Это обмен информацией между организацией и её внешней средой. Любая организация взаимодействует со своей внешней средой. И от того, какие факторы этой среды (потребители, конкуренты, органы государственного регулирования, общественное мнение и т.д.) оказывают наибольшее влияние на работу организации и её результаты, зависят характер и способы её коммуникаций.
У организаций имеются разнообразные средства обмена информацией с основными элементами своего внешнего окружения. Так, например, с имеющимися и потенциальными потребителями производства товаров и услуг предприятия общаются прежде всего с помощью рекламы и других средств продвижения товаров на рынок (выставки – продажи, директ-мейл, личные продажи и т.п.), а также различные социологические опросы.

Многоканальные
коммуникации

Неустойчивые
коммуникации

Неформальные
коммуникации

Формальные
коммуникации

Постоянные
коммуникации

Ситуационные
коммуникации

Социально-
психологические

Количество
каналов

          Степень
     устойчивости

    Формальность

Условия
возникновения и характер

              Вид
        интересов

              Виды
     коммуникаций

         Внешние
    коммуникации

Одноканальные
коммуникации

Устойчивые
коммуникации

Организационные коммуникации

        Критерии
   коммуникаций

             Виды
     коммуникаций

         Средства
    существования

Внутренние
коммуникации

Рис. 10.4.  Виды  коммуникаций
Внутренние коммуникации. Под ними понимают информационные обмены, осуществляемые между элементами организации. К ним относят различные виды организационных коммуникаций (рис. 10.5).
Исходя из масштабов, организационные коммуникации де­лятся на две большие группы: коммуникации между организаци­ей и ее средой; коммуникации между уровнями управления и подразделениями. Взаимодействие в организации может быть прямым  и  косвенным.
Определенную роль играют также коммуникации с не­формальными группами. Часто мнения, складывающиеся в не­формальных группах и поступающие к руководителям по нефор­мальным каналам, дают возможность принимать более правиль­ные решения или предупреждать конфликтные ситуации.
В современной концепции менеджмента предполагается, что намного полезней для организации  не разрушать неформаль­ные коммуникационные сети, а понять и использовать эти кана­лы для усиления официальной организационной коммуникации.

Рис. 10.5. Виды организационных коммуникаций

Коммуникации имеют такие важные характеристики как стиль, структура и потребности.
Коммуникационный стиль представляет собой способ постро­ения коммуникаций, поведения, отношений с другими людьми. Существует много различных стилей, используемых людьми в межличностных коммуникациях, так же как и много подходов к определению этих стилей. Знание стилей помогает представить то, как себя вести и чего можно ожидать от поведения, связанно­го с определенным стилем.
Коммуникационная структура – это совокупность каналов, с помощью которых взаимодей­ствуют субъекты управления. Такого рода структура может быть глобальной, когда охватывает организацию в целом, и локальной, если относится только к од­ной ее части, например, подразделению.
К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведени­ях, уменьшающих неопределенность знаний относительно како­го-либо объекта), так и собственно коммуникационные потребности, т.е. потребности в общении или сплочении вокруг органи­зации  общественности, а также потребность в эффективной обратной связи.
Организация коммуникаций – главная сфера успешной деятельности предприятия. Эффективно работают те руководи­тели, которые умеют создавать коммуникативное пространство и оптимальные коммуникационные сети.
 Коммуникативная сеть представляет собой определенное соединение участников коммуникации с помощью информаци­онных потоков. Такой подход рассматривает коммуникационные отношения между субъектами, как отношения, построенные со­ответственно на потоках посланий или сигналов. Причем здесь не имеет значения, удалось ли передать смысл послания, однако коммуникативная сеть может увеличить или сократить время разрыва между посланием и полученным значением.

 Структуры коммуникативных сетей могут быть различ­ными. Наиболее распространенными являются: цепочная, звездная, «шпора», круговая, всеканальная,»вертушка», «тент», «палатка», «дом» (рис. 10.6).

Рис. 10.6. Виды коммуникационных сетей

Способы осуществления коммуникаций:
переписка (письма, служебные записки, отчёты);
электронные средства связи (электронная почта, факс);
совещания, встречи;
телефонные разговоры;
личные встречи.
Плохо налаженные коммуникации «мстят»:
Собеседникам, после разговора с Вами не ясно, что они должны делать? Результат: потеря времени и ресурсов;
сотрудники не знают, зачем они должны выполнять определённые задания? Результат: их непродуктивное и неангажированное отношение;
сотрудники получают важную информацию неэффективно, и они разочаровываются;
сотрудники и руководители подразделений не обмениваются новыми знаниями и идеями. Результат: малые улучшения в техническом плане, очень замедленное решение проблем, общий настрой ухудшается, нанесение урона имиджу организации.
Хорошо организованная коммуникация – вознаграждается:
каждый знает, что он должен делать;
каждый знает, что лежит в основе его деятельности и каждому известны цели организации;
каждый  имеет необходимую информацию для осуществления своей работы. Сотрудники быстрее обучаются и, соответственно, быстрее внедряют новые технологии;
благодаря вовлечению всех сотрудников, проблемы разрешаются гораздо быстрее;
организация становится гибкой и может быстро реагировать. Пожелания заказчиков лучше выполняются;
хорошая атмосфера на производстве даёт сотрудникам возможность проявить себя. Результатом становится снижение текучести кадров; улучшается репутация организации.
Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает её содержание в соответствии с тем смыслом, который в неё вкладывает отправитель (менеджер).
В противном случае имеет место безуспешная коммуникация.
На пути прохождения коммуникаций встречаются коммуникационные барьеры.
Коммуникационные барьеры – факторы, уменьшающие возможности успешной коммуникации.
Виды коммуникационных барьеров: микро —  и макро- барьеры.
К коммуникационным микробарьерам относят:
отношение источника (отправителя) информации к получателю (адресату);
отношение адресата к источнику информации;        
восприятие получателем информации многозначных слов;
отсутствие обратной связи; 
затруднение выражения людьми своих мыслей и их восприятия (затруднения при изложении мыслей в устной и письменной формах, неудовлетворительное восприятие написанного и сказанного, недоразумения и т.д.);   
неудовлетворительные отношения в группах.
К коммуникационным макробарьерам относят:
перегрузка информационных сетей и искажение информации;
потребность во все более сложной информации;
интернационализация деловых контактов и возрастание роли иностранных языков;        
технологические барьеры, связанные с формой передачи информации (неоднозначность, возможность повторения и т.п.);
организационные барьеры (уровни иерархии, неопределённость обязанностей и т.д.).
Преграды в организации коммуникаций:
искажение сообщений – сознательное и бессознательное;
информационные перегрузки;
неудовлетворительная организационная структура.
Эффективная коммуникация должна отвечать ряду критериев:
достоверной;
исчерпывающей;
своевременной;
адресной;
поддерживающей обратную связь;
имеющей значения для достижения результата, т.е. достижения целей организации.
Направления по совершенствованию коммуникаций в организации предполагают:
регулирование информационных потоков (изучение информационных потоков);
разработка системы сбора предложений с целью обеспечения более лёгкого поступления информации от низовых уровней наверх с целью снижения фильтрации;
совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний):
использование современных информационных технологий (сети, e-mail, Интернет, Интранет);
совершенствование обратной связи;
активное слушание − это навык, помогающийрасположить к себе собеседника, показывая заинтересованность в том, что он говорит. Активное слушание предполагает реакцию на слова собеседника.
Одна из главных сфер возникновения проблем в организаци­ях –  неэффективные коммуникации. Если люди не смогут обме­ниваться информацией, они не смогут работать вместе и дости­гать общих целей. Значит, эффективные коммуникации являются условием успешной работы любой организации. Соответственно эффективность управления персоналом пропорциональна эф­фективности коммуникационных процессов в организации.

3. Коммуникационный процесс

Современные модели коммуникации являются  более полными, поскольку отражают коммуникации как процесс (рис. 10.7). Наиболее важное отличие состоит в том, что процесс коммуникации больше не рассматривается как линейный или циркулярный. Сутью модели коммуникации как процесса является то, что человек одновременно и постоянно выступает в ней в роли и источника, и получателя сообщения, информации.
Коммуникационный процесс – это обмен информацией между двумя или более людьми, обеспечивающий понимание информации, являющейся предметом общения.
Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации (сообщения), которой обменивается отправитель и получатель.
В коммуникационном процессе выделяют четыре основных элемента:
Отправитель – лицо, передающее информацию;
Сообщение – информация, закодированная с помощью символов;
Канал – средство передачи информации;
Получатель – лицо, которому предназначается информация и которое интерпретирует ее.
При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача – составить сооб­щение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указан­ные взаимосвязанные этапы таковы:          

Рис. 10.7. Схема коммуникационного процесса

      
Зарождение идеи.  Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена;
Кодирование и выбор канала. Для того, чтобы передать идею отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонацию и т.д. Кодирование превращает идею в сообщение.
Передача. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения получателю (физическая передача);
Декодирование. Декодирование – перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные  отправителем, то они имеют точно такое же значение для получателя.
Обратная связь. При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются  коммуникационными ролями. Изначальный получатель становится отправителем, он выполняет все этапы процесса обмена информацией и передает свою реакцию на полученное сообщение отправителю, который в этом случае выступает в роли получателя.
Помехи (шум).  Источники шума, которые могут создавать преграды на пути обмена информацией, различны – от использования языка и различий в восприятии, из-за которых может изменяться смысл информации в процессах кодирования и декодирования.
Коммуникативный поток может двигаться в горизонталь­ном и вертикальном направлениях. 
Вертикальные направление подразделяется на нисходящее и восходящее.
Нисходящее направление – это когда коммуникационный поток движется от более высокого уровня управления к более  низкому (постановка задачи, описание работ, приказ, распоряжение).
Восходящее направление – движение информации от более низкого уровня управления к более высшему уровню в иерархии  организации. Используется в качестве обратной связи подчиненных с руководителем (информация о результатах и возникающих проблемах).
Результативность коммуникационного процесса – это степень достижения целей коммуникационного процесса. Понимание и учет коммуникатором специфики этапов коммуникационного процесса оказывают существенное влияние на результативность коммуникации. Каждый этап в той или иной степени требует детальной профессиональной проработки.
Возможные результаты осуществления коммуникационного процесса:
информация отправлена, принята и понята;                    
информация отправлена, принята, но не понята;
информация отправлена, понята, но не принята;
информация отправлена, но не принята;       
информация принята, не будучи отправленной.     
Структурирование коммуникаций и коммуникационного процесса на компоненты и этапы значительно облегчает планирование конкретной коммуникации, выявление ее сильных и слабых сторон. Всё это является необходимым условием для выполнения важнейшей задачи менеджера – создание и поддержание эффективных коммуникаций в системе менеджмента организации.

Выводы:

1. Информация – это целенаправленное знание, необходимое для создания организации и осуществления процесса управления её.
2. Управленческая информация выполняет роль связующего звена общих функций менеджмента.
3. Материальным носителем информации в организации является документ.
4. Коммуникации в организациях представляют собой сложные, динамичные и воспроизводящиеся явления, которые могут рассматриваться как действие, взаимодействие и процесс.
5. С точки зрения масштабов организационные коммуникации делятся на две большие группы: между организацией и ее средой и между уровнями управления и подразделениями.
6. Межличностные коммуникации предполагают прямой межличностный обмен информацией.
7. Коммуникационный процесс состоит из ряда стадий и этапов, знание роли и содержания которых позволяет эффективно управлять процессом коммуникации.
8. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации (сообщения), которой обменивается отправитель и получатель.
9. Коммуникативный поток может двигаться в горизонтальном или вертикальном направлении, которое, в свою очередь, подразделяется на нисходящее и восходящее.
10. Результативность коммуникационного процесса – это степень достижения целей коммуникационного процесса.

Вопросы для самопроверки:

1. В чём роль информации в управлении:
2. Что такое «информация»?
3. Что является материальным носителем информации?
4. Дайте определение понятия «коммуникации».
5. Назовите виды коммуникаций.
6. Каково содержание понятия «организационные коммуникации»?
7. Какие существуют коммуникационные барьеры?
8. Определите структуру процесса коммуникаций.
9. Какие существуют преграды эффективному протеканию коммуникационного процесса в организации?
10.  Каково влияние коммуникаций на эффективность менеджмента?

Ситуация «Кто владеет информацией, тот эффективно управляет»

Малое предприятие «Альфа » специализируется на пошиве спортивной одежды. Бизнес развивается, и компания достигла уже определенных ycпехов. Однако постепенно начало сказываться отсутствие ноу-хау. Рост компании замедлился из-за несовершенной бухгалтерии и складской системы. МП удерживало для работы с финансовой документацией и денежными ресурсами одного штатного бухгалтера и оператора компьютерного набора по совместительству.
Замедление роста не обеспечивало получения запланированных доходов и вызвало угрозу появления финансовых трудностей по выплате процентов за пользование банковским кредитом.
На складах предприятия царил хаос. Клерки ходили между тюками вещей  с длинными громоздкими списками в руках и были уверены, что было в стопках. Нереализованный товар валялся в тюках. В целом годовой товарооборот уменьшился в 1,5 − 2 раза. Кроме этого, большие остатки нереализованной продукции привели к затовариванию складов, часть из которых предприятие вынуждено было дополнительно арендовать.
Руководство МП «Альфа» решило обратиться к компьютерной фирме с заказом на разработку компьютерной базы данных, которую можно использовать для осуществления контроля за производством и реализацией продукции, проводить финансовые операции. МП «Альфа» закупило необходимое компьютерное оборудование, наняли бухгалтера, который имеет навыки работы на компьютере и умеет работать со специальным программным обеспечением. МП отказалось от услуг временной машинистки и стало получать счета-фактуры по электронной почте через день после продажи.
В результате складские операции стали более эффективными. Если за год до этого четыре клерка работали с 8 до 19 часов, то после внесения  изменений ту же работу выполняли два клерка с 9 до 17 часов. Годовой товарооборот вырос в 5 раз.

Вопросы для обсуждения ситуации:

1. Опишите процесс прохождения потока данных и информации через различные отделы компании (от закупки сырья до реализации готовой продукции).
2. Опишите, как в приведенном примере отображаются характеристики высококачественной информации.
3. Определите внутренние и внешние источники информации, необходимые для принятия решений по управлению бизнесом МП «Альфа».
4. Опишите на примере МП «Альфа» основные шаги в системе обработки данных

Задания:

1. Кто владеет информацией, тот имеет право на успех. Приведите примеры, подтверждающие правильность этого положения.
2. Вспомните, какие помехи для обмена информацией существуют. Приведите их примеры, почерпнутые из жизни и литературы.

Литература:

1. Баєва О.В. Основи менеджменту: [практикум] / Баєва О.В., Новальска Н.І., Згалат – Лозинська Л.О. – К.: Центр  учбової літератури, 2007. – 524 с.
2. Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: [учебник для вузов]/ Д.Д. Вачугов, Т.Е. Берёзкина, Н.А. Кислякова и др.; под ред. Д.Д. Вачугова.  – 2-е изд. перераб. и доп. – М.: Высшая школа, 2005. – 376 с.
3. Винер Н. Кибернетика или управление и связь в животном и машине. /Н. Винер; пер. с англ. И.В. Соловьева и Г.Н. Поварова; под ред. Г.Н. Поварова. – М.: Наука, 1983. – 344 с.
4. Виханский О.С. Менеджмент: [учебник] / О.С. Виханский, А.И. Наумов. – 3-е изд.  – М.: Экономистъ, 2003, – 528 с.
5. Гоцкий Г.Г. Менеджмент предприятия: [практикум]/ Г.Г. Гоцкий. – 2-е изд. – Мн.: БГЭУ, 2004. – 285 с.
6. Ладико І.Ю. Загальний менеджмент: [навчальний посібник] / І.Ю. Ладико, В.Г. Сумцов. – Луганськ: Вид-во Східноукраїнського національного університету  імені  Володимира Даля, 2004. – 282 с.
7. Лукашевич В.В. Менеджмент в структурних схемах: [учебное пособие] / В.В Лукашевич. – М.: Издательство «Экзамен», 2003. – 224 с.
8. Макашева З.М. Основы менеджмента: [учебное пособие] / З.М. Макашева. – М.: КНОРУС, 2004. – 2172 с.
9. Михалева Е.П. Менеджмент. [Конспект лекций] / Е.П. Михалева. – М.: Юрайт-Издат, 2009. – 175 с.
10. Семёнов А.К. Основы менеджмента: [учебник] / А.К. Семенов, В.И. Набоков. – 5-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко»,2008. – 556 с.

Информационное обеспечение деятельности руководителя

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1.
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РУКОВОДИТЕЛЯ

.1 Основы управления и
содержание деятельности руководителя

.2 Определение, сущность и
значение информации

.3 Информационное обеспечение
деятельности руководителя

Глава 2. АНАЛИЗ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

.1 Общая характеристика
объекта анализа

.2 Анализ системы
информационного обеспечения деятельности руководителя

.3 Анализ
материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ
ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ

.1 Рекомендации и предложения
по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя

.2 Оценка эффективности
предложенных мероприятий

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И
ЛИТЕРАТУРЫ

ВВЕДЕНИЕ

Логика развития экономических процессов в России, ограниченность
финансовых средств, отсутствие инвестиций ставят труднейшие задачи перед
предприятиями. Резкие колебания конъюнктуры спроса на рынке при жесткой
конкуренции напрямую влияют на принятие управленческих решений.

Для уменьшения степени риска при принятии решений необходимо иметь
оперативную информацию о состоянии материальных, денежных и людских ресурсов на
текущий момент, об узких местах, куда нужно направлять средства. В условиях
многономенклатурного и наукоемкого производства все эти проблемы невозможно
решить без эффективной организации сбора и обработки информации.

Актуальность темы. Для принятия эффективных управленческих решений в
условиях проводимых реформ требуется целесообразная система информационного
обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию.
Выбранная тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как
хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и развития
местного самоуправления, но и порой средство выживания в условиях экономической
нестабильности.

Информационное обеспечение деятельности руководителя — это связь
информации с системами управления организацией и управленческим процессом в
целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции
управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например
прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить
специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального
управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет
направить исследования вглубь.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение,
которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия
обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и
деятельности организации на высший уровень управления и взаимный обмен
информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации
осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других
технических средств связи.

Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий,
общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на
интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и
осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы.
Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение,
которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов.
Кстати, использование последних в значительной степени зависит именно от
состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов,
которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться
многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он
постоянно увеличивается и обогащается.

В свою очередь, высокоэффективное управление на основе достоверной
информации должно привести к улучшению ряда основных социально-экономических
показателей деятельности органов местного самоуправления:

·  
к повышению
качества принимаемых решений администрацией, что напрямую связано с качеством
жизни в муниципальном образовании;

·  
к снижению
объемов и оптимизации расходов;

·  
к увеличению
качества и количества оказываемых услуг;

·  
к сокращению
временных издержек со стороны местного сообщества на обращение к власти.

С середины 80-х годов огромное внимание уделяется возможностям получения
стратегических и конкурентных преимуществ путем использования компьютерных
технологий в качестве основного средства обработки, хранения и анализа
информации и поставщика информационного обеспечения.

Работа носит междисциплинарный характер, так как исследование
производилось с учетом того, что необходимой подсистемой в информационном
обеспечении деятельности руководителя в рамках анализа является его
документационное обеспечение, и основной результат его информационной
деятельность есть документ (приказ) — документирование принятого решения.

Документирование — это запись информации на
различных носителях по установленным правилам. Документ — зафиксированная на
материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать. Документооборот — движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Документационное обеспечение руководителя — сфера, охватывающая вопросы
документирования, организации работы с документами в процессе управления,
основная цель -информационное обеспечение управления.

Информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и
процессах независимо от формы их представления.

Теоретико-методологическую основу исследования составили: системный
подход к управлению развитием и функционированием систем (В.Г. Афанасьев, И.В.
Блауберг, Г.Н. Сериков, Э.Г. Юдин), междисциплинарный (Б.С. Гершунский, Э.Н.
Полонский, Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В) и информационный (Р.Ф. Абдеев,
Ю.М. Горский) методологические подходы; теории управления организацией (М.
Альберт, М. Мескон, Ф. Хедоури, О.С. Виханский, В.Д. Маркова, С.А. Кузнецова,
А.Н. Люкшинов, В.И. Сергеев, Е.А. Фролов). Значительное влияние исследование
оказали: теория и технология проектирования системы управления качеством на
основе использования новых информационных технологий (Д.Ш. Матрос, И.В. Роберт,
Б.Е. Стариченко) и организации мониторинговых исследований (А.С. Белкин, А.И.
Севрук); работы, концепции построения информационных систем (Ю.Ф. Гаврилин,
Н.В. Макарова, А.В. Могилев, Н.И. Пак, Е.К. Хеннер), представление о структуре
информационной системы как совокупности обеспечивающих подсистем (Ф.С.
Воройский, Н.В. Макарова).

Как видно из представленного материала на данный момент анализируемая
проблема в изложенном ключе частично рассматривается рядом дисциплин и
теоретических воззрений, но интегрированного, общего подхода в исследуемом
ракурсе нет.

В ходе написания работы были изучены труды специалистов в области
документоведения профессора Т.В. Кузнецовой, доцента, кандидата исторических
наук Л.В. Санкиной, доцента, кандидат исторических наук Т.А. Быковой, доцента,
кандидата исторических наук Л.М. Вяловой и других авторов.

В книге профессора Т.В. Кузнецовой Делопроизводство (документационное
обеспечение управления) изложены требования к составлению, оформлению
документов и работе с ними на основе последних законодательных правовых и
нормативно-методических аспектов, в том числе ФЗ «О порядке рассмотрения
обращений граждан РФ» от 02.05.2005 и ФЗ «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации» от 27.07.2006, Типовых регламентов работы
федеральных органов исполнительной власти. В специальную главу выделены
особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к
«Трудовому кодексу, внесенным Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О
персональных данных» от 27.07.2006.

В учебнике Делопроизводство: доцента, кандидат исторических наук Т.А.
Быковой, доцента, кандидата исторических наук Л.М. Вяловой, и доцента,
кандидата исторических наук Л.В. Санкиной, под ред. проф. Т.В. Кузнецовой,
освещаются вопросы регламентации делопроизводства и организации работы с
официальными документами.

Для написания данной дипломной работы привлекались следующие
законодательные акты:

·  Конституция Российской Федерации. Принята всенародным голосованием 12
декабря 1993 г. Статья 41 гласит, что каждый имеет право на охрану здоровья и
медицинскую помощь. Медицинская помощь в государственных и муниципальных
учреждениях здравоохранения оказывается гражданам бесплатно за счет средств
соответствующего бюджета, страховых взносов, других поступлений.

·        Гражданский кодекс Российской Федерации определяет понятие
юридического лица, состав учредительных документов юридического лица и порядок
его государственной регистрации, а также органы управления юридического лица.

·        Трудовой кодекс Российской Федерации, в котором законодатель
устанавливает государственные гарантии трудовых прав граждан, создает
благоприятные условия труда, защищает права и интересы работников и
работодателей.

·        Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите
информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании
и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки,
накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю
документированной информации; создании и использовании информационных
технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов,
участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит
определения, касающиеся информации и ее документирования.

·        Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» его целью
является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой
подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая
подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной
подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия
использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.

·  Постановление Правительства Российской Федерации 15 июня 2009 г N 477
«Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила, в отличие от Типовой инструкции, утверждены Постановлением
Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный
для исполнения. С внесением Постановлением Правительства РФ от 15.06.2009
изменений в Типовые регламенты, они приведены в полное соответствие со ст. 11
Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации».

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов
устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Данный стандарт устанавливает: состав
реквизитов документов и бланков документов, рекомендации по оформлению
реквизитов документов и бланков документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
представляет собой документ, отражающий совокупность принципов и правил,
устанавливающих единые требования к документированию управленческой
деятельности и организации работы с документами в органах государственного
управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. ГСДОУ включает в
себя основные положения, а также общефедеральные, отраслевые и субъектные
методические документы по вопросам делопроизводства (ДОУ).

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения» содержит краткую характеристику основных терминов
и определений, используемых в делопроизводстве и архивном деле.

Квалификационный справочник должностей служащих предназначен для решения
вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением
эффективной системы управления работниками структурных подразделений
делопроизводства (ДОУ). Справочник содержит квалификационные характеристики
основных должностей руководителей, специалистов и технических исполнителей,
организующих и непосредственно осуществляющих делопроизводство (ДОУ)
предприятия. На основе положений документа разрабатываются (уточняются) тексты
соответствующих должностных инструкций, в том числе для работников.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы периодические
публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство», «Муниципальное
управление».

Границами исследования и совершенствования в работе являются:

·  
объект —
Администрация города Георгиевска;

·  
предмет —
информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя
Администрации.

Цель данной работы — предложение комплекса мероприятий направленных на
повышение эффективности информационного обеспечения деятельности руководителя.

Для реализации этой цели необходимо решить ряд задач:

— рассмотреть содержание управленческой деятельности;

—        определить сущность и значение информации в управленческих
процессах;

         охарактеризовать информационное обеспечение деятельности
руководителя;

         дать характеристику объекту исследования;

         проанализировать информационное обеспечение деятельности
руководителя;

         разработать ряд мероприятий по совершенствованию информационного
обеспечения деятельности руководителя.

Методологической основой исследования является диалектическая теория
научного познания. При подготовке работы использовались методы логического,
сравнительного и системного анализа. Дипломная работа базируется на
теоретических положениях, разработанных современными теоретическими основами
информации и управления, закономерностях использования информационного
обеспечения и компьютерных технологий в деятельности руководителя, признанных в
мировой практике.

Эмпирическая основа исследования построена на статистической информации и
нормативных актах Российской Федерации. Источниками статистических материалов
служили публикации государственных статистических организаций; нормативные акты
и документы Администрации и органов местной статистики. Значительные массивы данных
получены со страниц названных источников во всемирной компьютерной сети
Интернет.

Практическая значимость исследования определяется тем, что в ходе анализа
рассмотрены основные составляющие информационного обеспечения деятельности
руководителя Администрации малого муниципального образования России, а
результаты дипломного исследования преломлены в конкретные рекомендации,
применимые в российской практике.

Проведенный анализ помогает выделить общие и специфические особенности
организации информационного обеспечения руководителя, присущие малым
муниципальным образованиям. Полученные выводы позволяют более адекватно
оценивать сущность процесса функционирования информации в принятии решений и
управлении организацией, точнее оценить тенденции его развития.

Структура работы: работа состоит из введения, трех глав и заключения.

Во введении сформулированы цель и основные задачи исследования, а также
методы анализа, рассмотрен подход к проблеме.

В первой главе выявлены теоретико-методологические основы информационного
обеспечения деятельности руководителя, проведена работа по выделению основных
положений анализа.

Во второй главе проанализирована структура информационного обеспечения
деятельности руководителя: информационные потоки, информационные ресурсы,
документооборот и техническая составляющая предмета исследования.

В третьей главе предложены пути повышения эффективности информационного
обеспечения деятельности руководителя.

Глава 1.
ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
РУКОВОДИТЕЛЯ

 

.1 Основы
управления и содержание деятельности руководителя

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль.
Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие
«организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений.
Поэтому в работе под организацией будут пониматься различные общественные
образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные
учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их
деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте
термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и
для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное
воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое
состояние: управление — это наука, искусство, функция, люди управляющие
организацией и аппарат.

Как субъектом, так и объектом управления может быть
человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также
различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том,
что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен
этому воздействию. Отсюда следует, что руководитель является субъектом,
осуществляющим управление.

Любой процесс управления связан с информационным
обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

·
сбор информации о
текущем состоянии управляемого объекта;

·
анализ полученной
информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

·
 выработка
управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое
состояние;

·
 передача
управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной
связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько
эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение
управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным
организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя
операции:

·
 выявление
функций управления;

·
 установление
рационального количества уровней управления;

·
 распределение
функций, прав и ответственности между различными уровнями;

·
 определение
профессионального и численного состава кадров;

·
 разработка
нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный
и обособленный вид деятельности руководителя. Функции управления имеют
структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции
управления:

·
планирование;

·
календарно-плановое
руководство;

·
оперативное
управление;

·
контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции,
как мотивация, регулирование и др. С точки зрения исследуемого вопроса,
выделенные функции являются наиболее важными.

Планирование представляет собой процесс создания
планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование
включает в себя:

·
 определение
целей и задач;

·
 разработку
стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

·
 определение
необходимых ресурсов;

·
 доведение планов
до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию. Планы должны носить
обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия.
Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов
(долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое
определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их
достижения.

Также следует установить ответственность конкретных
лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены
оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого
ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность
корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать
работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в
конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за
порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением
плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух
направлениях: регулирование и координация.

Регулирование — это процесс устранения отклонений
текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во
времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

Содержание функции календарно-планового руководства
можно выразить совокупностью следующих обобщенных задач:

·
 формирование и
поддержание условий для выполнения плановых заданий;

·
 слежение за
ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

·
 анализ и оценка
изменений в условиях и ходе выполнения плана;

·
 выработка
вариантов корректирующих воздействий;

·
 разработка,
документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих
процессов:

— непрерывное распознавание ситуации относительно
элементов системы управления;

сбор и обработка оперативной информации о состоянии
системы и ее элементов, создание банков данных;

·
 анализ и
прогнозирование развития ситуации;

·
 принятие решения
по оперативному вмешательству в функционирование системы;

·
 разработка
предложений по корректировке плановых решенийпо функционированию системы;

— оформление соответствующих отчетных документов.

Неотъемлемой частью оперативного управления является
процесс принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении
других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются
важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации.
Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне
оперативного управления — то есть непосредственного руководства.

Контроль, основной задачей которого является
определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно
разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и
корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля:
предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала
плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями
и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности
подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ
ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает
руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля — наблюдение, проверка,
учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной
связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений,
планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь
стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть
своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности
лежит процесс принятия решений. Управленческое решение представляет собой
целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в
соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной
информации руководителем.

Принятие управленческого решения является адекватной
реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию — проблему. Понятие
«проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо
показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная
ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем
оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

· 
 стандартные, т.
е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

· 
 хорошо структурируемые,
в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

— слабо структурируемые, в которых не прослеживаются
причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама
задача принятия решения;

— неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие
аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулироватьзадачу
принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать
требованиям:

· 
 обоснованность и
конкретность;

· 
 своевременность;

· 
 согласованность
с ранее принятыми решениями;

· 
 оптимальность и
гибкость;

· 
 достаточная
компетентность руководителей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает
необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной,
например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в
затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся
в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу
информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, под деятельностью руководителя можно
понимать принятие управленческих решений при осуществлении планирования,
календарно — планового руководства, оперативного управления, и контроля, с
учетом необходимой информации для выбора из множества альтернатив оптимальной.

 

.2
Определение, сущность и значение информации

Философский словарь определяет термин «информация» как «некоторые
сведения, совокупность каких-либо данных, знаний». Научное понятие информации
во многом отвлекается от содержательной стороны сообщения, беря их
количественный аспект. Так вводится понятие количества информации. Выработка
научного понятия информации позволила подойти с единой точки зрения ко многим
ранее казавшимся совершенно различными процессам: передаче сообщений по
техническим каналам связи, функционированию нервной системы, работе
вычислительных машин, разнообразным процессам управления и т.д. Все это связано
с процессами передачи, хранения и переработки информации.

Федеральный закон «об информации, информатизации и защите информации»
дает следующую трактовку: информация — сведения о лицах, предметах, фактах,
событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

В понятии информации следует различать два аспекта. Во-первых, информация
представляет собой меру организации системы. Математическое выражение для
информации тождественно выражению для энтропии, взятой с обратным знаком. Как
энтропия системы выражает степень ее неупорядоченности, так информация дает
меру ее организации.

В том числе можно сказать, что информация является средством организации
и регулирования частной и общественной жизнедеятельности, одной из форм
закрепления и распределения имеющихся и приобретенных знаний.

Под информацией понимается любое сообщение, содержащее какие-либо
сведения о предметах, явлениях, событиях и т.д.

Однако с позиции кибернетики, как науки об общих принципах управления,
под информацией понимается не каждое сообщение, а лишь такое, которое содержит
неизвестные ранее его получателю факты, дополняющие его представление об
изучаемом или анализируемом объекте (процессе).

И информация является одним из основных элементов социального управления.
«…Она выступает связующим звеном между объектом и субъектом управления,
характеризуя состояние объекта управления в статике и динамике, и обеспечивая
подготовку управляющего воздействия в виде управленческого решения и
характеристику результата его реализации. Чем полнее и объективнее информация,
тем эффективнее принимаемые управленческие решения и, следовательно, результаты
от их реализации».

Таким образом, информация как совокупность каких-либо сведений,
характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях,
процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в
пригодную для использования форму, составляет основу управления. По существу
все управленческие процессы — это не что иное, как поиск, фиксация, анализ,
оценка, закрепление, распространение социальной информации, т.е. той
информации, которая связана с отражением, познанием и преобразованием различных
форм жизнедеятельности людей. Но, и это самое важное, в управлении вообще и в
деятельности руководителя в частности происходит взаимодействие не со всей
информацией, а только с той, которая непосредственно необходима для
формирования и реализации управляющих воздействий. Речь идет об управленческой
информации.

Управленческая информация — это часть социально — экономической
информации, которая выделена из ее общего массива по критериям пригодности к руководящим
процессам, формирования и реализации управляющих воздействий. Она своими
«корнями» проникает в социальную — экономическую информацию, однако выбирает
оттуда только то, что отражает управленческие потребности, интересы и цели
людей, их совокупную властную волю, конкретные механизмы и способы организации
и регулирования их сознания, поведения и деятельности.

Как научная категория информация в деятельности руководителя
характеризуется радом признаков (свойств), к числу которых относится:

— известная самостоятельность данных;

—        возможность их многократного использования, сохранения у
передающего или получающего субъекта;

         пригодность к обработке, интеграции и «сжатию» объема за счёт
изживания дублирующей, повторной и параллельной информации;

         доступность математического анализа;

         системность, коммуникативность.

Информация, циркулирующая в организациях, разнородна и разнообразна. Она
может относиться к экономической, социальной, общественной обстановке.
Информация этих видов имеет самостоятельную ценность также для нижестоящих
управленческих структур, когда они выступают в пределах своей компетенции.
Кроме того, она служит в качестве основы для нормативных документов.
Необходимые сведения могут содержаться в законах, иных нормативных актах,
письмах, справках, сводках, обзорах, юридических решениях и т.д. Эти сведения,
будучи собранными, систематизированными и преобразованными в пригодную для
использования форму, играют в управлении исключительную роль.

Классификационные признаки управленческой информации.

Поскольку управленческая информация представляет собой определенное
отражение экономической и социальной действительности (а так же природной в той
мере, в какой она вовлечена в орбиту общественной человеческой деятельности),
признано, что ее следует классифицировать, прежде всего, в зависимости от
степени соотношения с этой действительностью, реальными процессами,
протекающими в ней.

Например, информацию разделяют на официальную и неофициальную, общую и
отраслевую, горизонтальную и вертикальную, по содержанию и целевому назначению,
возможным социально — экономическим последствиям, степени доступности, а также
на основе ее соотношения со временем (информация о прошлом, настоящем и
будущем). В рамках деятельности руководителя она рассматривается с точки зрения
актуальности, достаточности и адекватности для принятия соответствующего
управленческого решения.

При разделении информации по объектам распределения внутри органа
управления на первое место ставится информация для руководителя или
руководящего звена (или исходящая от них), на второе — для должностных лиц. При
этом рекомендуется сведения, заслуживающие особого внимания, направлять
параллельно или перекрестно двум-трем независимым друг от друга работникам,
чтобы обеспечить большую активность анализа и оценки.

Указанные подходы к проблеме систематизации управленческой информации,
несмотря на их различную направленность и некоторую обособленность, могут быть
полностью перенесены на деятельность всех управленческих структур и отдельных
руководящих лиц. Классификацию информации для обеспечения деятельности
руководителя необходимо проводить на основе учета всех особенностей, черт,
признаков, присущих ее различным видам. Естественно, что классификация должна
быть единой, целостной и основываться на комплексном, системном подходе. Это
предполагает выделение рассмотрения всех возможных видов и типов
социально-управленческой информации. Классификацию следует также ориентировать
на всестороннее исследование проблем регулирование и управления. Только в этом
случае можно говорить об эффективной информационной подготовленности
руководящего работника.

Информацию, предназначенную для руководителей можно классифицировать по
следующим основным признакам:

— функциональному назначению и характеру деятельности структурных подразделений;

—        отношению сообщения к субъекту, управляющему структурным
подразделением;

         типу связи структурного подразделения и внешней среды.
Выделяется информация, циркулирующая в прямой и обратной связи между отделами
органа управления, отделами и самим органом управления, между отделами и
внешней средой. Анализируются взаимосвязи между органом управления и СМИ,
органами государственной власти и т.д.;

         отношению к целевой функции структурного подразделения. Из всего
объема пришедшей в подразделение информации необходимо выделить ту, которая
наиболее полно соответствует его целям и задачам;

         логическому содержанию. Информация структурного подразделения
может подразделяться на три самостоятельных подмножества: о субъектах органа
управления, объектах его управленческого воздействия (муниципальных
предприятиях, организациях, гражданах и т.д.) и присущих им свойствах и
отношениях;

         физической форме представления (устный доклад, сообщение на
бумаге в виде текстов, анкет и т.д., поступления по электронной почте, факсу,
из информационных систем, на дискетах и т.д.);

         процедуре преобразования (вероятностные, социологические,
моделирующие, вычислительные и т.д.);

         степени преобразования (основная или вновь поступающая,
обработанная в аналитические и прогнозные записки, сгруппированная в
информационные еженедельники и бюллетени и т.д.).

Информация и ее потоки в деятельности руководителя могут разбиваться
также в зависимости от источников (население, предприятия и организации,
вышестоящие органы и т.д.), качественного содержания (вычисление ценной по
содержанию информации, от которой зависят управленческие воздействия, исходящие
от структурных подразделений), количественных характеристик (целесообразно
выделить вероятностные, семантические и иные меры информации, используемые при
управленческом регулировании и обеспечении других управленческих потребностей).

Подобная классификация весьма относительна. Все виды информации
взаимосвязаны, взаимодействуют между собой, трансформируются друг в друга. Одна
и та же информация порой выступает в различных видах. Она может усложняться и
изменяться, иметь многоступенчатое строение, причем отдельные группы,
выделенные в пределах в пределах основного классификационного признака, могут
дополнительно разбиваться на подгруппы по частным основаниям и свойствам. Кроме
того, не всегда можно четко дифференцировать информацию по тем или иным
основания и признакам, а затем сводить ее в классы. Эта работа осложняется,
если в ходе обобщения и классификации будет использоваться
электронно-вычислительная техника.

В целом классификация позволяет получать ценные сведения об информации,
необходимой для эффективной деятельности руководителя любого ранга,
способствует решению многих принципиальных вопросов проектирования
информационной системы управленческой деятельности и анализа соответствующего
обеспечения структурных подразделений. Не располагая исчерпывающими данными о
важнейших свойствах и характеристиках информации, нельзя оптимизировать ее,
обеспечивать заданную точность, надежность и эффективность использования.

Источники и роль управленческой информации. Информация должна быть
ориентирована, по крайней мере, по следующим направлениям:

во-первых, по месту и роли руководителя в системе управления
предприятием, организацией, частной и общественной жизнедеятельности людей и
соответственно по компетенции конкретных подразделений (объем и содержание
управленческой информации призваны корригировать с компетенцией руководителя);

во-вторых, по характеру и иерархии законов и иных нормативных правовых
актов, подлежащих обязательной реализации в управленческих процессах;

в-третьих, по свойствам, формам и закономерностям управляемых объектов,
которые дифференцируют и конкретизируют управляющие воздействия руководителей
различных уровней, а также формируют специфические виды взаимоотношений.

Можно выделить следующие источники, объективно порождающие управленческую
информацию:

а) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие руководящих
работников на принятие определенных управленческих решений или совершение управленческих
действий в обозначенном времени и направлении (решения и действия по исполнению
законов и иных нормативных актов);

) обращения работающих в организации по реализации своих законных
интересов и субъективных прав;

в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие исполнению
нижестоящими и обеспечивающие реальность управления (директивная управленческая
информация);

г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, которые отражают
состояние управляемых объектов, а также уровень функционирования управляющих
компонентов (управленческая информация об обратных связях в процессах
руководящей деятельности);

д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации,
нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве руководителей
(управленческая информация о кризисных состояниях).

О последних источниках надо сказать подробнее, поскольку они предполагают
выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя
такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и
отрепетированы модели быстрого и энергичного поведения конкретных должностных
лиц.

Проблемная ситуация возникает тогда, когда обнаруживаются серьезные
отклонения от заданных параметров деятельности управляемых объектов или подчиненных
управляющих компонентов, появляются сомнения в возможностях достижения
поставленных целей, особенно если речь идет о взаимосвязанной, кооперированной
деятельности множества людей, становится явной необходимость в изменении
заданных целей и параметров деятельности. Эта ситуация порождается диалектикой
жизни, извечной несогласованностью между стабильностью и изменчивостью, старым
и новым. В информационном отношении проблемная ситуация опирается (должна
опираться) на первичные, фактологические сведения и данные, ибо каждый уровень
обработки (передачи) ее преломляет, изменяет, интерпретирует, в результате чего
в момент принятия необходимого решения она во многих случаях воспринимается
иначе, чем есть на самом деле. Отсюда «оттяжки» и некорректности в разрешении
проблем.

Конфликтная ситуация, состоящая в возникновении противоречий,
неразрешимых самостоятельно участниками управленческих и иных отношений,
предполагает поиск специальной информации и использование в этих целях
специальных форм и методов. Такая информация призвана обеспечивать объективный
подход к выявлению, анализу и оценке причин конфликта, независимые экспертные
заключения, достоверное знание позиций и мнений конфликтующих сторон,
обоснованное привлечение действующих правовых норм. Самыми важными при
разрешении конфликтных ситуаций являются устранение причин противоречий,
разногласий, столкновений и введение их в русло позитивных, компромиссных
взаимоотношений, а также создание гарантий преодоления конфликта и недопущения
его в будущем.

Все источники управленческой информации имеют важное значение для
эффективной деятельности руководителя любого уровня. В каждой организации и по
каждой должности информацию, идущую сверху вниз, снизу вверх и по горизонтали
(координирующую), целесообразно связывать в «тугой узел», обеспечивающий
реализацию соответствующих полномочий.

В то же время вся управленческая информация, из каких бы источников она
ни шла и кто бы ни выступал ее носителем, непременно должна соответствовать
требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и
аутентичности.

Актуальность означает, что собранная информация является, свежей,
отличается оперативностью сбора и передачи, новизной, соответствует задачам
сегодняшнего дня и может способствовать их решению. Часто именно актуальность
обусловливает возможности информации.

Достоверность информации определяется ее способностью схватывать и
отражать факты, события и особенно их причины и взаимосвязи. Ее получение
представляет собой очень сложный познавательный и аналитический процессы,
требующие привлечения специалистов и использования современных научных
процедур.

Достаточность свидетельствует, что информация получена по целому ряду
системно увязанных вопросов, глубоко и всесторонне раскрывает исследуемый
процесс, особенно его внутренние источники, движущие пружины и внешние
детерминанты, характеризует процесс в целом, содержит предпосылки для
прогнозирования и моделирования возможных новых состояний данного процесса.

Доступность информации связана с ее открытостью, гласностью, возможностью
ее оперативного получения в нужном объеме. Часто информация имеется, но она
закрыта и используется очень узким кругом должностных лиц. В таком случае
коэффициент ее полезного действия очень низок.

Аутентичность обусловливает текстуальное и словесное выражение информации
в понятной людям форме, соответствие их познаниям в области языка. Засоренность
информации различными узкоспециальными терминами или иностранными, редко
употребляемыми словами усложняет постижение и практическое использование информации.

 

.3
Информационное обеспечение деятельности руководителя

Деятельность руководителя нуждается в предоставлении
своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном
обеспечении.

Информационное обеспечение деятельности руководителя —
это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и
полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть
информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме
документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет
важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число
управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на
бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой
отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно
рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего исследования мы
будем рассматривать информационное обеспечение деятельности руководителя в
свете использования современных информационных технологий.

Информационная технология возникла на Земле несколько
миллионов лет назад вместе с нечленораздельными звуками, мимикой, жестами,
прикосновениями и другими первыми приемами общения наших предков. Но тогда
обеспечивался лишь обмен сиюминутной оперативной информацией между индивидами.
Только около 100 тысяч лет назад с развитием речи стало возможным
индивидуальное накопление информации в памяти человека. Коллективную память
человечеству дало возникновение письменности V-VI тысячелетий
назад. Письменность позволила реализовать полный набор процессов переработки
информации: сбор, передачу, хранение и другие. Эти возможности открыла фиксация
информации на материальных носителях.

В процессе эволюции развивается и проходит ряд
метаморфоз информационное обеспечение, которое до середины 60-х годов прошлого
века существует в основном на базе документационного обеспечения.

Документирование — это запись информации на различных
носителях по установленным правилам. Документирование во многих случаях
является обязательным, предписывается законом и актами государственного
управления.

Статья 5 Федерального закона от 20.02.1995 № 24-ФЗ «Об информации,
информатизации и защите информации» устанавливает: «Документирование информации
является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы».

Современное документирование включает использование всех способов
фиксации и передачи информации. В управленческой практике преобладающим
способом документирования на сегодняшний день является их принтерная или
машинописная печать. Однако такие документы, как заявления, объяснительные
записки и докладные записки, создаются и рукописным способом.

Основной базовой единицей информационного обеспечения
становится документ, который и в настоящее время является неотъемлемой частью в
работе руководителя любого ранга. Движение документов образует документооборот
— подсистему информационного обеспечения, возможно наиболее актуальную его
часть в рамках рассматриваемой темы. Вуду чего необходимо рассмотреть ряд
важных в теоретическом плане определений.

Документ — зафиксированная на материальном носителе
информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Документами могут
быть — текст, рисунок, графика, фотография, аудио-и видеозапись.

Документооборот — движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документационное обеспечение руководителя — сфера,
охватывающая вопросы документирования, организации работы с документами в
процессе управления, основная цель которой информационное обеспечение
управления.

Таким образом, документ и его движение — неотъемлемая
часть информационного обеспечения руководителя.

Задачи информационного обеспечения процесса управления
заключаются в следующем:

·
 удовлетворение
информационных потребностей управляющих органов;

·
 определение и
отбор источников информации;

·
 правильная
интерпретация и систематизация полученных данных;

·
 проверка достоверности,
полноты и непротиворечивости данных;

·
 исключение
дублирования информации;

·
 представление
данных в едином и удобном для восприятия формате;

·
 многократное
использование полученной информации;

·
 постоянное
обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является
неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит
распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное
использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного
обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит
в реализации следующих процедур:

·
 сбор, обработка
и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для
определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

·
 документационное
оформление планов и доведение их до исполнителей;

·
 получение и
анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего
планирования.

Информационное обеспечение функции
календарно-планового руководства заключается в реализации следующих
процедур:

·
 сбор и анализ
информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках
исполнения;

·
 сбор информации
об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

·
 доведение
полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о
необходимости корректировки их действий;

·
 документационное
оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

·
 предоставление
необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим
планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного
управления включает в себя:

— сбор и обработку информации о возникшей при работе
проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

·
 сбор и обработку
информации, необходимой для решения поставленных задач;

·
 сбор и анализ
информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных,
информационных и пр.);

·
 организационное
и документационное оформление выбранного варианта решения;

·
 доведение
информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

·
 сбор информации
о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до
заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в
выполнении следующих процедур:

·
 сбор и анализ
информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными
сотрудниками;

·
 доведение
полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за
деятельностью данного подразделения или сотрудника;

·
 документационное
оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

·
 доведение данных
решений до исполнителей;

·
 предоставление
необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим
планирование и календарно-плановое руководство.

В рамках данной работы необходимо указать основополагающие нормативные и законодательные
акты в сфере информационного обеспечения деятельности руководителя, что
позволит опереться в исследовании на существующую правовую базу.

1. Гражданский кодекс Российской Федерации, 1994, N 32, ст. 3301.

. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и
защите информации», от 22.02.1995

3.      Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от
10.01.2002

.        Федеральный закон РФ «Об участии в международном информационном
обмене» от 04.07.1996

.        Федеральный закон РФ «О техническом регулировании» от 27.12.2002

6. Постановление Правительства РФ «О развитии единой системы
классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации»
№ 1212 от 1 ноября 1999 г.

7.      Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведение и
применение ОК, утверждено Постановлением Правительства РФ от 10.11.2003 № 677

.        ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования
технико-экономической информации. Основные положения.

9. ГОСТ Р 1.2-92 Государственная система стандартизации (ГСС) РФ. Порядок
разработки государственных стандартов

10.    ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. УСОРД.
Требования к оформлению документов

11.   ПР 50-733-93. Правила по стандартизации. Основные положения Единой
системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной
информации и унифицированных систем документации Российской Федерации. — М.,
1995.

. ПР 50-734-93. Правила по стандартизации. Порядок разработки
общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. —
М., 1995.

. Единая система классификации и кодирования

14.    Унифицированные системы документации

Отдельно следует выделить Общероссийские классификаторы
технико-экономической и социальной информации (всего их 31 шт):

ОКОК — ОК информации об общероссийских классификаторов

ОКУД — ОК управленческой документации

ОКС — ОК стандартов

ОКПДТР — ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

ОКОГУ — ОК органов государственной власти и управления

ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности

ОКВ — ОК валют

Учитывая приведенный материал и приведенное выше теоретическое
исследование, необходимо провести некоторые уточнения. Так как руководитель
все-таки работает с определенным видом представления информации, в основе
которого лежит документ, следует выделить правила подготовки и составления
информационного обеспечения с учетом превалирования документооборота в
организациях. Состав реквизитов информационного обеспечения руководителя по
ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ОК 011-93:

— Государственный герб Российской Федерации;

— герб субъекта Российской Федерации;

— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

— код организации;

— основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического
лица;

— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на
учет(ИНН/КПП);

— код формы документа;

— наименование организации;

— справочные данные об организации;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату документа;

— место составления или издания документа;

-адресат;

— гриф утверждения документа;

-резолюция;

— заголовок к тексту;

— отметка о контроле;

— текст документа;

— отметка о наличии приложения;

— подпись;

— гриф согласования документа;

— визы согласования документа;

— оттиск печати;

-отметка о заверении копии;

— отметка об исполнителе;

— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

— отметка о поступлении документа в организацию;

— идентификатор электронной копии документа.

Также необходимо указать требования к составлению бумажного
информационного обеспечения руководителя.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов — А4 (210 х 297
мм) и А5 (148 х 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так
и без него, должен иметь поля не менее:

мм — левое;

мм — правое;

мм — верхнее;

мм — нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены
пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта
бланков — угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит
03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12, 13 в
пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1. центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены
от границ зоны расположения реквизитов);

2.      флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица
устанавливают следующие виды бланков документов:

1. общий бланк;

2.      бланк письма;

.        бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме
письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации
включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при
необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения
реквизитов 11, 12, 13, 14, I6, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от
учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03),
08,. 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон
расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с
государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта
Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом
реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках:русском (слева) и национальном
(справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и
последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего
поля листа.

Политика по информационному обеспечению деятельности руководителей должна
проводиться по многим взаимоувязанным направлениям в организации.

Следует формировать программы информационного обеспечения на основе
выявления и обобщения информационных потребностей пользователей (руководителей)
информации, которые должны содержать прогнозируемые долгосрочные,
среднесрочные, краткосрочные и оперативные требования к содержанию, виду,
объему, источникам, регламенту и порядку представления необходимой
пользователям (потребителям) информации.

Прежде чем формировать такие программы, любая организация должна иметь
право на получение сведений об информационных системах, сетях, ресурсах,
услугах, а право на их деятельность по созданию информационного обеспечения,
распространению информации и информационных услуг должно определяться
законодательно. Реализация этого права осуществляется в порядке, определенном
Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите
информации».

Обязанности информационного обеспечения деятельности руководителя
целесообразно изложить в виде ряда положений:

— формировать информационные ресурсы в соответствии со сферой
деятельности организации и компетенцией руководителя;

—        выдавать информацию из информационных ресурсов в установленные
сроки и за установленную стоимость, эффективно использовать информационные
ресурсы;

         сохранять и поддерживать информационные ресурсы в актуальном
состоянии;

         обеспечивать сохранение государственной, коммерческой, служебной
и личной тайны при формировании и использовании информационных ресурсов.

В этой связи необходимо также закрепить ответственность за следующие
нарушения:

— отсутствие полноты и несвоевременность формирования информационного
обеспечения,

—        несвоевременность предоставления информации руководителю или
отказ от предоставления информации другим законно заинтересованным физическим
лицам;

         предоставление недостоверной и некачественной информации,

         нарушение государственной, коммерческой, служебной и личной
тайны; порча или утрата документов;

         сокрытие, умышленное искажение информации об источниках угроз,

         недостоверность и ложность информации,

         нарушение прав интеллектуальной собственности на информацию,

         неустановление правил предоставления информации, нарушение
правил получения и потребления информации, незаконное получение и использование
информации с ограниченным доступом,

         создание некачественных информационных технологий и средств их
обеспечения,

         нарушение прав и свобод личности, связанных с информацией,
незаконное использование персональных данных, компьютерные преступления,

         нарушение запрета отнесения открытой информации к информации с
ограниченным доступом,

         нарушение правил лицензирования и сертификации в информационной
сфере;

         нарушение в пользовании глобальными информационными сетями и
системами, в том числе сетью Интернет.

Финансирование и экономическое регулирование деятельности в этой области
является актуальным и даже краеугольным камнем для многих руководителей,
работающих по старинке, но тем не менее управленцы должны понимать возможную
выгоду и эффективность от решения поставленных вопросов, а в некоторых случаях
данный аспект является ключевым фактором выживания в рыночном пространстве.

Права собственности и авторства в этом случае регулируются Федеральным
законом «Об информации, информатизации и защите информации».

В процессе управленческой деятельности используются современные
электронные системы и средства. Поэтому и здесь необходимо предусмотреть
следующие нормы:

• информация, предоставляемая пользователям в режимах их коллективного и
индивидуального информирования с применением ситуационных центров, ситуационных
комнат, средств отображения и оперативной передачи данных (видеоконференций,
экранов, табло, средств проведения селекторных совещаний), подлежит
обязательному электронному протоколированию и документированию;

• информационное обеспечение оперативной деятельности руководителя с
использованием электронных систем для перевода с одного языка на другой должно
сертифицироваться и лицензироваться в соответствии с законодательством
Российской Федерации.

Для обеспечения требуемой оперативности и достоверности приема, передачи
и представления информации руководителям должны применяются электронная
цифровая подпись, электронное визирование документов.

В современных условиях информационное обеспечение
деятельности руководителя осуществляется с помощью автоматизированных систем
управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) — информационная
система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих
процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен
приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим результатам.
В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет
добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества
функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую
очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также
с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система должна быть приспособлена к
модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

Автоматизированная система управления должна обладать
достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом
степень изменения условий применения системы, как правило, специально
оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности
выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида
и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы.

В автоматизированной системе управления должны быть
предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к
аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и
разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства
и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему,
которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две
составляющие — функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения
которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в
соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять
следующие функции:

·
 сбор, обработка
и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии
объекта управления;

·
 выработка
управляющих воздействий (программ, планов ит.д.);

·
 передача
управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и
контроль их передачи;

·
 реализация и
контроль выполнения управляющих воздействий;

— обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.)
с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их
автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими
показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения
повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих
способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие
составные части:

·
 программно-математическое
обеспечение;

·
 информационное
обеспечение;

·
 техническое
обеспечение;

·
 методико-организационное
обеспечение;

·
 лингвистическое
обеспечение;

·
 кадровое
обеспечение.

Опишем наиболее важные составляющие с позиции
разрабатываемой проблемы.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими
свойствами:

·
 функциональная
достаточность (полнота);

·
 надежность (в
том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);

·
 адаптивность к
изменяющимся условиям;

·
 возможность
модификации системы при необходимости;

·
 модульность
построения;

·
 удобство
эксплуатации.

Можно выделить следующие группы технических средств,
обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

·
 средства
вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);

·
 средства
коммуникации,

·
 средства
организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех
стадиях обработки и хранения информации и являются основой для интеграции всех
технических средств в единую автоматизированную систему.

Средства коммуникации предназначены, в первую очередь,
для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со
средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией
различные действия (например, представление в различных формах, копирование и
т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач
информационного обеспечения управленческой деятельности.

Технические средства АСУ при взаимодействии с другими
системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими
средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену
его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо
конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться
различными путями. В одном случае организация может установить и использовать
компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых
рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и
методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является
эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных
информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных
систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя
не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных,
экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое.
Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления
организацией.

Любая автоматизированная информационная система состоит из минимальных
единиц — носителей — комплексов человек+машина. Такой единицей является
автоматизированное рабочее место, что необходимо рассмотреть в сфере данной
проблемы. Под автоматизированным рабочие местом (АРМ) понимается совокупность
методических, языковых, аппаратных и программных средств, обеспечивающих
автоматизацию функций пользователя в некоторой предметной области и позволяющих
оперативно удовлетворять его информационные и вычислительные запросы.

Индивидуальные рабочие места характерны для руководителей различных
рангов. Групповые рабочие места характерны для лиц, готовящих информацию с
целью ее дальнейшего использования и принятия управленческих решений
руководителями (рабочие места финансистов, бухгалтеров, делопроизводителей и
др.). На ручном немеханизированном рабочем месте в распоряжении работника
имеется стол, специальная мебель, телефон, линейки, таблицы и другие подсобные
средства. Механизированное рабочее место характеризуется включением в
выполняемый на нем процесс простейших и программируемых калькуляторов.
Компьютеризованное рабочее место предполагает непременное использование
персонального компьютера с развитым обеспечением.

Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные
операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на
вычислительную технику, а специалист выполняет определенную часть ручных
операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке
управленческих решений.

АРМ обеспечивают следующие преимущества:

— возможность
расширения сферы их применения за счет простоты изменения состава прикладных
программных средств;

— простоту,
удобство и «дружественность» по отношению к пользователю;

— простоту
адаптации к конкретным функциям пользователя;

— компактность
размещения и невысокие требования к условиям эксплуатации;

— высокую
надежность и живучесть, сравнительно простую организацию технического обслуживания;

— возможность
поэтапного внедрения и другие.

Требования, предъявляемые к различным видам автоматизированных рабочих
мест, определяются уровнем решений, принимаемых работником данного
автоматизированного рабочего места.

АРМ руководителя может быть распределенным, когда часть рабочего места
(только дисплей) находится у самого руководителя, а основная, функциональная
часть — у его помощника или секретаря. Для локализованного (централизованного)
рабочего места характерна функциональная замкнутость, обеспечивающая автономную
работу руководителя.

Из многообразия выполняемых руководителем функций основными являются две
— оперативное управление и принятие решений, определяющие общие требования к
АРМ руководителя. К таким требованиям относятся:

— наличие достаточно
развитой базы, постоянно пополняемой оперативной и достоверной информацией. К
части этой базы могут иметь доступ ограниченное число лиц, а к отдельным ее
фрагментам — только сам руководитель;

— обеспечение
возможности оперативного поиска информации;

— наглядность
представления информации в удобной форме, при высоком уровне интеграции ее на
экране, в том числе и информации, поступающей от различных источников;

— наличие
диалоговых программных средств обеспечения принятия решений, а также средств,
регулирующих организаторскую и административную деятельность;

— обеспечение
оперативной связи с другими источниками информации.

Техническая база создания автоматизированных рабочих мест

При построении автоматизированного рабочего места возможны различные архитектурно-технологические
решения. В частности, оно может быть организовано:

— на базе больших
универсальных ЭВМ;

— на базе малых
ЭВМ;

— на базе
персональных компьютеров.

При любом решении пользователь должен иметь на своем рабочем месте
устройства, помогающие выполнять его должностные функции. К таким устройствам
относятся алфавитно-цифровые или графические дисплеи, устройства ввода —
вывода, накопители на магнитных носителях, средства связи и другие средства.

Автоматизированное рабочее место, построенное на базе больших
универсальных ЭВМ, обеспечивает возможность работать с большими базами данных
при технической и программной поддержке, осуществляемой силами работников
собственного информационно-вычислительного центра. Однако существует ряд
факторов, которые затрудняют широкое использование больших универсальных ЭВМ в
качестве базы для создания автоматизированных рабочих мест. Такими факторами
является:

— необходимость
специального подразделения по техническому и программному обеспечению
вычислительных средств;

— недостаточная
гибкость используемых программных средств;

— жесткость
требований технических средств по отношению к операционной системе;

— высокая
стоимость машинных ресурсов;

— слабая
ориентация вычислительной системы на пользователя-непрограммиста и др.

Автоматизированные рабочие места, построенные на базе малых ЭВМ,
несколько снижают стоимостные затраты, но сохраняют большинство указанных
недостатков.

Автоматизированные рабочие места, созданные на базе персональных
компьютеров, являются наиболее простым и распространенным вариантом
автоматизированного рабочего места.

информационный
управленческий решение

Глава 2.
АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ

 

.1 Общая
характеристика объекта анализа

В 2011 году администрация города действовала в рамках полномочий,
отведённых Федеральным законом «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации», от формирования и исполнения бюджета
города до создания условий для обеспечения жителей жилищно-коммунальными
услугами, услугами в сфере образования, здравоохранения, торговли, бытового
обслуживания, организации досуга и других. Также исполнялись 26 переданных
государственных полномочий.

В 2011 году объём инвестиций в экономику и социальную сферу города
составил 658 миллионов рублей, что составило 113% к 2010 году. Основная доля
финансовых вложений была направлена на реконструкцию и техническое
перевооружение промышленных предприятий.

По промышленным видам экономической деятельности объём отгруженных
товаров собственного производства, выполненных работ и услуг крупными и
средними предприятиями составил 2,7 миллиардов рублей или 119,9% к уровню 2010
года. Завершено строительство торгового центра «Георгиевск СИТИ». Открыты новые
магазины «Август», «Одежда», «Эльбрус», кулинария от ресторана «Юбилей-220» и
другие.

Для привлечения инвестиций в город в 2011 году проведена работа по
созданию на территории города регионального индустриального парка. На
отведенном участке в промышленной части города площадью 62 га в течение 20 лет
планируется внедрение 10 экономически выгодных инвестиционных проектов, на
которых будет создано более 1200 новых рабочих мест.

,7% крупных и средних предприятий города получили прибыль в сумме 365,7
миллионов рублей (по краю — 72,8%), 14,3% предприятий (по краю — 27,2%)
получили убыток в размере 20,4 миллионов.

Следует отметить, что выправили свое положение после кризисных явлений
акционерные общества «АРЗИЛ», «Специнструмент», «Техсервис», «Масло
Ставрополья», «Винзавод «Георгиевский», «Мукомол», «Хайнц-Георгиевск»,
«Георгиевский птицекомбинат» (Байсад), перевыполнившие план по отгрузке товаров
собственного производства.

На потребительском рынке Георгиевска отмечался устойчивый спрос населения
на товары и услуги. Наблюдался рост объемов продовольственных товаров и
снижение объемов продаж промышленных. Объем розничного товарооборота составил
более 3 млрд. рублей. Темп роста к уровню 2010 года 109,5%.

В течение прошлого года наблюдалась тенденция роста цен на продукты
питания, в том числе и на социально-значимые. Цены на лекарственные средства
оставались стабильными. 57 продовольственных магазинов и 16 павильонов
продолжили обслуживать малоимущих жителей города по социальной карте. В 17
аптеках продавались лекарственные средства малоимущим гражданам со скидкой в
размере 10%. 21 парикмахерская и 10 мастерских по ремонту обуви предоставляли
услуги по социальной карте со скидкой 20%.

муниципальных автобуса, 119 автобусов малой вместимости, принадлежащих
индивидуальным предпринимателям, обслуживали 7 городских маршрутов. 350
легковых автомобилей, 22-х предприятий и индивидуальных предпринимателей,
обеспечивали круглосуточное обслуживание клиентов транспортными услугами.

По объему пассажироперевозок и пассажирообороту автотранспортные
предприятия города заняли по итогам работы за 2010 год второе место в крае
после Ставрополя.

Прочные позиции в структуре экономики города занимал малый бизнес.
Сегодня в городе работают 600 малых предприятий и 2500 предпринимателей без
образования юридического лица, в сфере бизнеса занято 14 тысяч человек.

Малыми предприятиями в 2010 году отгружено товаров собственного
производства, продано товаров, выполнено работ и услуг на сумму более 2
миллиардов рублей или на 114% больше, чем в 2010 году.

В городе реализуется муниципальная целевая программа «Развитие и
поддержка субъектов малого и среднего предпринимательства на 2009-2012 годы», в
рамках которой из бюджета города выделяются средства на погашение 3/4 ставки по
кредитам предприятия. Привлечено кредитных ресурсов более 1 миллиона рублей.

Субъекты малого предпринимательства активно привлекались к участию в
торгах при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание
услуг для муниципальных нужд. Доля таких муниципальных закупок составила более
80 процентов.

Постоянное внимание уделялось вопросам рационального распоряжения и
управления муниципальным имуществом.

Доходы от арендной платы за муниципальные помещения составили 6,9
миллионов рублей. Поступления от аренды и продажи права аренды городских земель
— 11,4 миллионов рублей или 121% к уровню 2010 года.

Стабильно работали и получили хороший финансовый результат муниципальные
предприятия: «Гостиница «Юбилейная», «Аптеки №21» и «№252», «Георгиевский
рынок».

В соответствии с Земельным кодексом Российской Федерации и Федеральными
законами проводилась работа по продаже земельных участков, расположенных на
территории Георгиевска. Поступления от продажи земель составили более 7
миллионов рублей, в том числе в бюджет города поступило 5,7 миллионов рублей,
темп роста к 2010 году составил 104%.

В прошлом году приватизировано 17 объектов недвижимого имущества общей
стоимостью 33,6 миллионов рублей. В доходы бюджета поступило 16 миллионов
рублей. Кроме того, были получены дивиденды по акциям, принадлежащим городу, в
сумме 160 тысяч рублей.

Положительную тенденцию по сравнению с 2010 годом имело исполнение
доходной части городского бюджета. Бюджет города по доходам исполнен на 101,1%.
При плановых назначениях в объёме 1140 миллионов рублей фактическое исполнение
составило 1150 миллионов рублей. Объём доходов городского бюджета в целом вырос
по сравнению с 2010 годом на 290 миллионов рублей. Объем фактических расходов
составил 1060 миллионов рублей или 92% от уточненных плановых назначений, что
на 181 млн. рублей больше уровня 2010 года. 76% бюджета или 834 миллиона рублей
от общего объема расходов городского бюджета направлены на социально-культурную
сферу.

Администрация города вела постоянный мониторинг наличия задолженности по
выплате заработной платы и уплате налогов. Еженедельно анализировалось
состояние занятости населения города. За год уровень регистрируемой безработицы
снизился с 2,2 до 1,6%. По краю он составил на конец 2011 года 1,8%. В рамках
целевой программы по снижению напряженности на рынке труда было создано 185
временных рабочих мест; в целях приобретения опыта стажировку прошли 29
выпускников профессиональных образовательных учреждений города; для организации
собственного дела безработными гражданами создано 58 рабочих мест.

Заработная плата во всех сферах экономики выросла на 11,5% и ее средний
размер составил 12993 рубля. Однако, это ниже среднекраевого уровня, который
составляет 14603 рубля.

В любом городе работа жилищно-коммунального хозяйства является
индикатором стабильности и комфорта жизни населения. В прошедшем году все
предприятия системы ЖКХ работали слаженно, это позволило подавать во все дома
горожан тепло, воду и свет без срывов.

Затраты на подготовку жилищного фонда к эксплуатации в осенне-зимний
период составили около 10 миллионов рублей.

Рисунок 1. Основные показатели уровня жизни

В соответствии с Федеральным законом «О фонде содействия реформированию
жилищно-коммунального хозяйства» проведен капитальный ремонт 19 многоквартирных
домов. Отремонтированы внутридомовые инженерные системы, кровли, подвальные
помещения и фасады. В 10 многоквартирных домах установлены общедомовые приборы
учета потребления ресурсов. Всего освоено 50,4 миллионов рублей.

Также в соответствии с городской целевой программой «Поэтапный переход на
отпуск коммунальных ресурсов потребителям города Георгиевска в соответствии с
показателями коллективных (общедомовых) приборов учёта» в 35 многоквартирных
домах установлены 49 тепловых счётчиков, 13 счётчиков на горячее и 34 счётчика
на холодное водоснабжение. На эти цели израсходовано 5,6 миллионов рублей. В
2011 году в городе установлены 290 новых энергосберегающих светильников,
увеличена кратность вывоза мусора.

На особом контроле находилось состояние внутригородских дорог и
тротуаров, въездов в город, полос отвода дорог, территорий, прилегающих к
железной дороге, а также придорожных территорий, рекреационных зон.

Для улучшения качества работы по благоустройству города для нужд
коммунального хозяйства было закуплено и передано предприятиям ЖКХ необходимое
оборудование. Сумма федеральных субсидий, полученных на закупку техники
составила около 3,2 миллионов рублей, из бюджета города выделено 1,8 миллионов
рублей.

Бюджетные расходы в первую очередь направлялись на ремонт социальных
объектов и реконструкцию инженерной инфраструктуры города.

На территории города в прошлом году введены в эксплуатацию 31
индивидуальный дом площадью около 6 тысяч кв.м. Завершено строительство
блок-секции 213 квартирного жилого дома по улице Мира, 11 квартир переданы под
переселение граждан из аварийного жилищного фонда.

В рамках реализации мероприятий по обеспечению жильем ветеранов Великой
Отечественной войны в городе в 2011 году закончилось строительство 48
квартирного жилого дома по ул. Мира, 3/3. , объект сдан в эксплуатацию.

Несмотря на сокращение расходов на капитальный ремонт учреждений
социально-культурной сферы, благодаря поддержке спонсоров удалось капитально
отремонтировать часть филиала центральной поликлиники, провести текущий ремонт
школ и детсадов, реконструировать тротуар на площади Победы, озеленить
городской парк.

Образовательный комплекс города в прошедшем году продолжал реализацию
мероприятий, направленных на улучшение качества образовательного процесса,
воспитание патриота и гражданина.

В городе успешно развивается многофункциональная сеть дошкольных
образовательных учреждений, вместе с тем, очередность на определение детей в
дошкольные образовательные учреждения за последние годы достигла 2780 человек.
В целях удовлетворения потребностей горожан в предоставлении мест в детских
дошкольных учреждениях в 2011 году в 6 детских садах открыты 6 дополнительных
групп на 120 мест, предоставлены 140 бюджетных мест в негосударственном детском
саду «Светлана».

Система общего образования в полном объеме обеспечивала доступность и
вариативность общеобразовательных услуг. Впервые для 15 детей-инвалидов в
городе организовано получение образования в дистанционной форме.

Внедрение различных форм обучения и использование инновационных
технологий способствовали повышению качества образования. Уровень обученности
по городу составляет 99,5 %, качество знаний — 38 %. По итогам прошедшего
учебного года 23 выпускника 11 классов награждены золотой и 16 серебряной
медалями. Выпускники школ города успешно сдали единый государственный экзамен.
Средний балл по всем предметам выше среднекраевого показателя. Четверо
выпускников набрали максимальный балл по 5 предметам. Система образования
города не только сохраняет основные параметры, но и динамично развивается.

За прошедший год в городе родилось 853 малыша, умерло 996 жителей.
По-прежнему сохраняется тенденция превышения числа умерших над родившимися. В
последние три года активно проводится дополнительная диспансеризация работников
и граждан. В связи с увеличением стрессовых ситуаций заболеваемость с психическими
расстройствами среди взрослого населения увеличилась на 10%, с болезнями
эндокринной системы на 42%, с болезнями нервной системы и органов чувств на
24%. Вызывает тревогу рост заболеваемости туберкулезом, хотя охват
флюорографическим обследованием составил 74%.

В то же время важно отметить, что заболеваемость новообразованиями
снизилась на 23,6%, также уменьшилась и смертность населения от онкологических
заболеваний на 3%. В 2011 году среди жителей города не выявлено
ВИЧ-инфицированных, хотя угроза эта существует. Не регистрировались случаи
полиомиелита, дифтерии, столбняка, коклюша, краснухи. Заболеваемость вирусным
гепатитом «В» оценивается как благополучная.

За счет бюджета города в учреждения здравоохранения приобретено
медицинского оборудования на сумму свыше 2,5 млн. рублей. Продолжалась работа
по обеспечению льготными лекарствами жителей города, нуждающихся в жизненно
важных препаратах.

Для обеспечения контроля за качеством предоставляемой медицинской помощи
ежеквартально проводилось независимое анкетирование, по результатам которого
94% опрошенных удовлетворены качеством оказания медицинской помощи. Однако,
жители города недовольны наличием очередей к участковым терапевтам и узким
специалистам, а также перебоями в обеспечении инсулинами больных с эндокринной
патологией.

На сегодняшний день учреждения здравоохранения испытывают недостаток
врачей анестезиологов-реаниматологов, инфекционистов, рентгенологов,
терапевтов, неврологов.

Положительно можно оценить деятельность администрации города в области
культуры, которая была направлена на сохранение и развитие
художественно-эстетического образования и воспитания подрастающего поколения,
развитие народного творчества и культурно-досуговой деятельности горожан.

В городе в 2011 году проводилась комплексная работа по развитию лидерских
качеств у молодежи, а также навыков студенческого и школьного самоуправления,
патриотического воспитания. Лидирующую роль в объединении и воспитании молодежи
продолжает играть городская общественная организация «Союз молодежи
Ставрополья».

Активно проявляет себя и работающая молодежь города. На базе некоторых
предприятий и учреждений созданы молодежные организации и союзы. На
формирование здорового образа жизни была направлена деятельность комитета по
физкультуре, спорту и молодежной политики и всех физкультурно-оздоровительных
центров города.

В 2011 году свыше 10 тысяч горожан приняли участие в 122 городских,
краевых, Всероссийских и Международных соревнованиях по 42 видам спорта.
Возросло количество систематически занимающихся физической культурой и спортом,
пропагандирующих здоровый образ жизни.

Забота о тех горожанах, кто больше всего нуждается в поддержке
государства, является задачей всей администрации города Георгиевска. Более 30
тысяч человек получают меры социальной поддержки. На реализацию краевых и
федеральных законов по предоставлению мер социальной поддержки затрачено 276
миллионов рублей.

В 2011 году субсидию на оплату жилого помещения и коммунальных услуг
получили 4964 георгиевские семьи, что составляет 24,3% семей города
(среднекраевой показатель — 12,5%).

Свою работу продолжил центр социального обслуживания населения, который
позволил пожилым жителям, не способным самостоятельно ухаживать за собой,
получить востребованные бытовые и социальные услуги.

Для обеспечения социальной защиты детей из малообеспеченных семей из
бюджета города были выделены средства на питание в летних оздоровительных
лагерях, создание строительных бригад из числа старшеклассников, которым на
условиях софинансирования с Центром занятости населения было выплачено более
550 тысяч рублей заработной платы.

В городе серьезное внимание уделяется охране труда, работе по снижению
производственного травматизма, регулированию социально-трудовых отношений,
социально-демографическим вопросам и защите трудовых прав работников.

Подводя итоги деятельности в области социальной политики, следует
отметить, что бюджетная обеспеченность на 1 жителя города в 2011 году составила
15972,22 рублей (в 2009 г. — 12819 руб.), а с учетом оказанных мер социальной
поддержки — 17788 рублей.

По итогам работы Администрации за 2011 год можно сделать выделить
следующие основные направления:

1. Обеспечение выполнения 17 целевых Программ социального и
финансово-экономического развития города в полном объеме.

2.      Усиление инвестиционного имиджа МО

.        Улучшение условий для развития субъектов малого и среднего
предпринимательства.

.        Развитие деятельности по привлечению средств федерального и
краевого бюджетов на реализацию целевых программ в жилищном строительстве,
сфере ЖКХ, по переселению граждан из ветхого и аварийного жилищного фонда,
капитальному ремонту многоквартирных домов, установку приборов учета в
многоквартирные дома.

.        Помощь и содействие в продвижении товаров городских
производителей на внутреннем и внешнем рынке.

.        Развитие и усиление контроля в сфере земельно-имущественных
отношений; мониторинг выплат заработных плат, с перечислением обязательных
платежей в бюджеты всех уровней и внебюджетные фонды.

.        Обеспечение финансирования первоочередных расходов (заработная
плата и социальные выплаты, оплата коммунальных услуг, обслуживание
муниципального долга.

.        Достижение сбалансированности городского бюджета.

.        Активизация кадровой политики города — поступление молодежи в
медицинские ВУЗы с условием обязательного возвращения на работу в Георгиевск;
разработка целевой программы о кадровом обеспечении образования и
здравоохранения города на 2012-2015 годы, в которой предусмотреть средства на
приобретение муниципального жилья для молодых специалистов.

.        Повышение качества образования и воспитания в образовательных
организациях.

2.2 Анализ
системы информационного обеспечения деятельности руководителя

Проведем анализ принятия управленческих решений по следующей градации —
степень ответственности за его принятие:

·  единоличное решение и персональная ответственность за него с правом
подписи — Я;

·        персональная ответственность за решение при коллегиальной
форме принятия решения с правом подписи — V;

·        то же без права подписи — Р;

·        согласование, визирование — С;

·        исполнение — Т.

Таблица 1

Анализ процесса принятия решений руководящими
работниками

Наименование должности	Процесс принятия решений
	Я	V	Р	С	Т
Глава администрации	+	+		+	+
Начальник финансово — экономического отдела			+	+	+
Заместитель главы администрации (Муниципальная собств.)			+	+	+
Заместитель главы администрации (Социальная работа)			+	+	+
Управляющий делами администрации			+	+	+
Главный бухгалтер			+	+	+

Проведенный анализ позволяет сделать следующие выводы:

·  высокий уровень централизации власти

·        отсутствие делегирования полномочий

·        предельная загрузка главы администрации и его полная
ответственность по всем вопросам

·        номинальная ответственность руководителей отделов

·        жесткая структура исполнителей.

Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно
разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом,
организациями, вышестоящей властью и населением.

Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации (см.
рис. 2), информационные массивы, статистическая информация и т.д.

Надо отметить, что информация может быть двух видов — необработанная и
обработанная. Скажем, информация, поступающая от потребителей, является
первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая
информация — чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что
позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна
отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Рисунок 2. Основные информационные потоки

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится
информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а Глава
администрации и руководящие работники — владельцами информационного ресурса. При
этом возникают две большие проблемы: возможность поиска необходимой информации
и возникновение избыточности информации.

Рассмотрим основные информационные потоки и ресурсы.

Информационные потоки.

Перечислим виды, источники и получателей информации, поступающей в
администрацию:

От муниципальных служащих — поступает делопроизводителю и далее по
назначению — руководителю:

— служебные записки;

—        докладные;

         заявления;

         обращения и т.п.

От организаций и предприятий — поступает в профильные подразделения администрации
города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база
для эффективного управления, которая и составляет основу информационного
обеспечения принятия управленческих решений:

— социальная — информация о различных слоях населения (военнослужащих,
пенсионерах, несовершеннолетних);

—        экономическая — информация о ценах, налогах,
финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;

         юридическая, правовая — законы, указы, постановления,
распоряжения, письма и циркуляры;

         организационная;

         справочная — реестры, справочники, перечни.

Информационные ресурсы.

Информация, поступая в те или иные отделы, подразделения, накапливается
там, определенным образом обрабатывается и структурируется, образуя
информационные ресурсы.

В силу естественных объективных причин ресурсы являются распределенными,
формируясь в различных подразделениях администрации.

Далее следует понимать, что при обработке часть информации остается на
бумаге, часть переводится в электронный вид, некоторая часть особо ценной
информации существует в обоих видах.

Такие логически связанные структуры информации мы будем называть базами
данных (БД).

Структуры, хранящие и обрабатывающие базы данных, неизбежно вынуждены
обеспечивать актуальность информации, т.е. регулярно ее обновлять и
корректировать. Такие структуры мы будем называть источниками информационных
ресурсов.

Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники.

В разрезе подразделений — базы данных по финансам и бухгалтерскому учету
(единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по
экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному
маркетингу, оперативная и т.д.

Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные
базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации
города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений.

Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций,
как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и
Георгиевскому району, система «Консультант — Плюс». Информация из указанных
источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с
учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации.

Сегодня уже многие пришли к мысли, что информационная культура и культура
работы с документами — это часть производственной культуры, а та, в свою
очередь, является важной предпосылкой успешной деятельности в условиях рынка.
Поэтому информационное обеспечение и как его составляющая система
документооборота — такая же часть управленческой инфраструктуры, абсолютно
равноправная и необходимая, как и оборудование, ресурсы и персонал. Эта идея
понятна любому руководителю. Руководитель теряет много времени от неправильно
или несвоевременно оформленных документов — то есть неудовлетворительного и
искаженного информационного обеспечения, от неверных управленческих решений или
от невозможности быстро найти нужный документ или информацию.

Все документы, которые обращаются в системе и информационного обеспечения
принятий управленческих решений, в администрации города Георгиевска разделяют
следующим образом:

1. Входящие

2.      Исходящие

.        Приказы (основные документы в непосредственной реализации
управления)

— по основной деятельности

—        по командировкам

         по личному составу

4. Внутренние

— финансовые

—        служебные

Затраты на информационное обеспечение в администрации — это работа с
документами, которая складывается из нескольких моментов. Это время на
составление документа и на его регистрацию. Затраты времени на составление
документов зависят от сложности документа, от наличия уже подобных готовых
документов и от технического обеспечения (наличие современного персонального
компьютера, программного обеспечения и принтера). Затраты на регистрацию
документа состоят из времени согласования, регистрации у секретаря, утверждения
и доведения до исполнителя. Многие руководители не обращают внимания на такие
затраты, но в крупных организациях количество обращаемых документов может
существенно возрастать. Поэтому проведём анализ количества документов
обращаемых в организации, определим их основные потоки.

Делопроизводителем организации ведётся регистрация всех документов в
специальных журналах. Кроме того, действует система контроля поручений. Проанализируем
поток документов по годам для того, чтобы просмотреть динамику информационного
обеспечения по данной подсистеме. Анализ дополнительно проведём по месяцам, для
определения пиковых нагрузок и сезонности.

Функции делопроизводителя:

1)    Приём и регистрация внутренней, входящей, исходящей
корреспонденции.

2)      Приём на подпись проектов писем, приказов по основной
деятельности.

)        Подготовка приказов по командировкам сотрудников на основании
подписанных ректором служебных записок.

)        Проверка правильности составления всех документов, передаваемых
на подпись Главе администрации.

)        Регистрация внутренних, входящих и исходящих документов в
автоматизированной системе делопроизводства.

)        Регистрация приказов по основной деятельности и по командировкам
сотрудников с оформлением командировочных удостоверений.

)        Доведение до исполнителей приказов по основной деятельности.

)        Формирование дел и сдача их в архив.

)        Контроль за правильностью ведения делопроизводства в
подразделениях.

Функции секретаря — референта:

1)    Регистрация передаваемых подразделениями счетов и других документов
на оплату и передача их в бухгалтерию.

2)      Постановка документов с резолюциями на контроль и снятие с
контроля.

)        Передача документов исполнителям и в сектор делопроизводства.

)        Извещение сотрудников о проводимых совместно с Главой
администрации совещаниях.

)        Оперативная связь со сторонними организациями и отдельными
гражданами (телефон, факс и т.д.)

)        Учёт приёма граждан и сотрудников по личным и служебным
вопросам.

)        Формирование подписки предприятия и контроль поступления
подписных изданий.

)        Составление графика работы сотрудников работающих на штатных
должностях по совместительству.

)        Выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

)        Ведение протокола заседаний ректоратов, оформление выписок из
протоколов.

)        Ежедневное составление совместно с Главой администрации плана
его работы на день.

Фактически в приёмной работают два человека. Они вдвоём не в состоянии
выполнять все эти функции. Нет чёткого установленного времени на регистрацию
документов. Документ на подписи у руководителя может пролежать неограниченное
время или потеряться. Электронная почта не используется, так как простое
оповещение сотрудников делается по телефону или устно при встрече. Могут часто
возникать ситуации, когда руководитель на служебной записке разрешает, а затем
при появлении счёта или приказа- запрещает, противореча себе. Главой
администрации явно перегружен информацией и документами для оптимального
принятия решений.

В администрации города Георгиевска есть утверждённая схема
документооборота. Ниже на рисунке представлена схема документооборота.

В результате просмотра журнала регистрации и анализа полученной
информации была составлена таблица, где представлена сводная информация по
каждому виду документа в динамике по годам (2009 -2011). Из таблицы 2 можно
определить структурную характеристику документооборота и как она меняется по
годам.

Таблица 2

Анализ структуры документооборота

Наименование документа	Количество документов	Темпы роста, %
	2009	2010	2011	в 2010	в 2011
				к 2009	к 2010
Входящие	124	203	268	164	132
Исходящие	384	402	431	105	107
Приказы	870	798	934	92	117
в том числе:
— по основной деятельности	157	116	196	74	169
— по командировкам	215	328	222	153	68
— по личному составу	498	354	516	71	146
Внутренние	3841	3980	4080	104	103
в том числе:
— финансовые	1492	1022	1056	68	103
— управленческая докумментация	2349	2958	3024	126	102
Итого в год:	5219	5383	5713	103	106
В среднем за день	20	21	22	103	106
Доходы бюджета, тыс.руб.	482330	562230	743975	116,6%	132,3%

Из таблицы, видно, что доходы бюджета города возрастали из года в год на
16,6% (в 1,16 раза) и на 32% (в 1,323 раза), а общее количество документов в
организации увеличилось до уровня 103 и 106 процентов от предыдущего года. В
2005 году успешно введено автоматизирование бухгалтерской информации и
установлена в этом подразделении локальная сеть отдела финансового и
бухгалтерского контроля — явно прослеживается снижение объемов данной
информации и документооборота в среднем за два года на 15 % от предшествующего
уровня.

При более подробном рассмотрении последней таблицы, где анализируется
структура документооборота видно, что потоки всех документов возрастали.

Таблица 3

Выявление сезонности в объёме документооборота

Месяцы	Виды документов	Доля
Года	Входящие	Исходящие	Управленческая документация	Внутренние
Январь	23	28	59	3,6%
Февраль	21	42	79	142	8,7%
Март	21	36	70	127	7,8%
Апрель	25	31	65	121	7,4%
Май	32	20	65	117	7,2%
Июнь	12	18	67	97	5,9%
Июль	18	20	72	110	6,7%
Август	20	23	65	108	6,6%
Сентябрь	20	36	88	144	8,8%
Октябрь	32	46	108	186	11,4%
Ноябрь	21	62	121	204	12,5%
Декабрь	38	74	106	218	13,3%
Итого	268	431	934	1633	100

Администрация города Георгиевска — сезонно независимое предприятие.

Из представленной выше таблицы видно, что четвертый квартал период
повышенной активности организации, так как администрация именно в этот период
максимально работает, что связано со спецификой его деятельности. Ниже на
рисунке представлены графики с учетом специфики работы организации.

В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки
информации идут через финансово — экономические службы. Также определилась
наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате
внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части
документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в
частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации.

Рисунок 4. Динамика объёма документооборота в течение года

Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости
совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и
внедрения современных информационных комплексных систем.

Рисунок 5. Информационное обеспечение деятельности руководителя

2.3 Анализ
материально-технического оснащения информационного обеспечения принятия решений

Быстрый рост количества информации, особенно начиная со второй половины
20 века, стал приводить к заметному замедлению и ухудшению работы с ней.
Возникла необходимость более качественной обработки, передачи и более быстрого
поиска информации. В это же время происходит бурное развитие
научно-технического прогресса и, как одной из его составляющих, информационных
наук и технологий.

Это дало возможность принципиально по-новому подойти к проблеме хранения,
обработки и передачи информации, особенно ее больших массивов с помощью
электронно-вычислительных устройств.

В настоящее время эти технологии очень широко используются, в том числе,
и при обработке информации, используемой в управлении.

Оснащение различной техникой, позволяет экономить управленческие и
накладные расходы, проводить более эффективное планирование, управление и
контроль. Обеспечить Главу администрации как можно быстрее необходимой ему
достоверной информацией для принятия оперативных решений возможно с помощью
новейших технических средств. Руководитель в своей деятельности использует
различные технические средства для принятия управленческих решений.

·  Телекоммуникационная связь (телефон, факс, почта, электронная почта,
локальная сеть, глобальная сеть Интернет)

·        Вычислительная техника (персональный компьютер, калькулятор)

·        Копировально-множительная техника (принтер, сканер, ксерокс,
ризограф)

·        Информационные системы (АИС, телевидение, газеты, журналы)

Посредством этих технических средств Глава администрации города
Георгиевска принимает в короткое время обоснованные и правильные решения.
Поэтому важно не только определить наличие этих средств, но и проанализировать
их качественный уровень. Немаловажным здесь является уровень подготовленности
руководителя, способность использовать все возможности современных технических
средств.

В администрации города Георгиевска установлена телефонная мини АТС,
позволяющая параллельно подключить телефоны в практически все подразделения и
выполнять следующие функции:

внутренние телефонные звонки

перевод входных звонков из горда и межгорода на другие внутренние номера

при занятости данной линии устанавливать автоматически очередь на выход в
город и район.

Ниже в таблице представлена характеристика телефонной сети администрации
города Георгиевска.

Таблица 4

Характеристики работы телефонной сети

Характеристика	2009	2010	2011
Количество местных номеров	18	22	24
Количество внутренних номеров	16	16	20
Количество звонков в день	210	280	420
Ожидание выхода в город в часы пик, мин.	2	3	6

Данные из таблицы подтверждают частые жалобы сотрудников, о невозможности
дозвониться по городским номерам в часы пик. Это примерно с 10 часов до 12
часов и с 14 часов до 16 часов. Если в администрации выход на сеть будет,
осуществляется автоматически, то гражданам дозвониться в администрацию
практически невозможно. В последнее время количество жалоб стало возрастать со
стороны горожан, организаций о перегруженности телефонной линии администрации.
Из-за не решаемости проблемы организации пришлось установить себе в
подразделения дополнительные телефоны, реальная надобность в которых
сомнительна.

Такая ситуация, конечно же, негативно сказывается на работе
администрации. Эта потеря времени руководителем, это снижение имиджа
организации, потеря потенциальных клиентов. Приходится пользоваться сотовой
связью, при наличии разветвленной сети и оставлять на визитках, буклетах свои
сотовые и домашние телефоны.

В то время, когда в обществе есть электронная почта Интернет, большинство
необязательных документов переводится факсом. Использование факса иногда нельзя
трактовать как недостаток, однако использование факса, при описанной выше
проблеме, часто парализует телефонную систему на 15-45 минут.

Появление локальной сети и глобальной сети Интернет в администрации
приходиться на 2001 год и дальнейшее её развитие положительно повлияло на
работу управленческих кадров принимающих решения. Сократились затраты времени и
средств так как локальная сеть позволяла:

Посылать и получать электронную почту

Поучать и использовать новейшую информацию из глобальной сети Интернет.
Сократить временные издержки

Повысить актуальность информации.

Локальной называется компьютерная сеть,
объединяющая компьютеры, расположенные в одном помещении, в одном здании или в
соседних зданиях. В локальной сети используют единый комплект протоколов для
всех пользователей. Сегодня наиболее распространенными сетевыми операционными
системами, обеспечивающими работу пользователей в сети по единому протоколу,
являются NetWare фирмы Novell, Windows NT Server фирмы Microsoft и сетевые ОС семейства UNIX. Все большее распространение
получает система Linux. Важно
отметить, что эта операционная система распространяется свободно, т.е. является
free — ware программным обеспечением.

Топология — это схема соединения каналами связи
компьютеров или узлов сети между собой. Используются следующие виды соединений:
общая шина, звезда, кольцо.

Но в реальности использование глобальной сети затронуло только один
аспект — финансовую и бухгалтерскую составляющую системы подразделений
администрации и единственный специалист в области информационных систем и
программирования — системный администратор находиться в подчинении главного
бухгалтера, что, по меньшей мере, странно.

Но исходя из того, что локальная вычислительная сеть построена на базе
финансово-бухгалтерской службы, можно оправдать такую расточительность в
специалистах по информационному обеспечении принятия управленческих решений.

Сеть построена по топологии звезда. Эта самая затратная топология сети,
когда к каждому отдельному компьютеру тянется витая пара. В тоже время эта
топология имеет большие преимущества:

Надёжность в целом

Устойчивость к повреждениям

Лёгкость обслуживания

Простота изменения

Использование сетевых ресурсов (сетевой принтер, сетевые диски) не
используется в размерах всей администрации кооператива, а осуществляется в
пределах подразделений, т.е. каждое подразделение приобретает себе необходимое
оборудование, хотя с помощью локальной сети можно было организовать сетевые
ресурсы для всей администрации города Георгиевска.

Рассмотрим состояние парка технических средств информационного
обеспечения принятия управленческих решений. Уровень обеспеченности отделов
персональными компьютерами и их моральный износ.

Таблица 5

Анализ технического оснащения непосредственно направленного на информационное
обеспечение руководителя

Техническое оснащение	Количество (01.01.2011(2007))	Степень износа(%)
Персональный компьютер	42 (26)	40
Модем	8 (3)	20
Выделенная линия для доступа в Интернет	8 (3)	12
Принтер	22 (12)	35
Факсимильный аппарат	8 (3)	56
Копировальный аппарат	21 (12)	23
Сканер для документов	8 (-)	12

Анализируя данную таблицу (представлены данные на 01.01.11), следует
сказать, что в динамике идет явное увеличение технической оснащенности. Степень
износа высока, но при коротком жизненном цикле такой техники и снижением ее
стоимости не является проблемой.

При всех положительных тенденциях развития по парку персональных
компьютеров, в администрации также производились большие затраты на монтаж
локальной сети, приобретение сетевого оборудования. Кроме того, некоторые
подразделения приобретали новые принтеры, ксероксы и даже сканеры изначально за
свои деньги.

Рисунок 6. Техническая поддержка информационного обеспечения принятия
управленческих решений

Администрация как система не может действовать изолированно. Необходимо
получать дополнительную информацию о новых достижениях, о состоянии развития
местной власти и федерального оперативного управления, уровня цен на рынке, о
тенденциях развития некоторых отраслей экономики. Эту информацию можно получить
из периодических изданий. Многие отделы выписывают газеты и журналы, используют
информационные ресурсы глобальной сети Интернет.

В результате анализа материально-технического обеспечения как основы
информационного обеспечения принятия управленческих решений явно видно, что в
администрации есть все предпосылки внедрения комплекса мероприятий по
совершенствованию информационного обеспечения принятия управленческих решений,
позволяющего существенно снизить управленческие затраты и повысить
эффективность управления.

Для проведения оценки информационного обеспечения деятельности
руководителя воспользуемся анкетным методом экспертных оценок, что позволит
дополнить проведенный анализ и выявить наиболее существенные недостатки и
достоинства, а также позволит сформировать первичное задание на
совершенствование.

Достоинством этих методов является простота, относительно малая
стоимость, возможность одновременного охвата больших групп экспертов,
возможность получения количественных результатов на основе статистического
анализа экспертных данных. Недостатки этих методов следующие: незнание
отношения опрашиваемого (серьезное или нет, заинтересованность в результатах и
т.п.); неуверенность в том, правильно ли были поняты вопросы, поставленные в
анкете; субъективность интерпретации вопросов; неполнота и возможность
частичных ответов на вопросы.

Наиболее распространенными из анкетных методов являются ранжирование.
Метод ранжирования состоит в том, что эксперту предлагается присвоить числовые
ранги каждому из приведенных в анкете факторов. Ранг, равный единице,
приписывается наиболее важному, по мнению эксперта, фактору, ранг, равный двум,
присваивается следующему по важности фактору и т.д.

При большом числе оцениваемых факторов их «различимость», с точки зрения
эксперта, уменьшается. Поэтому число факторов не должно быть более 20, а
наибольшая надежность процедуры ранжирования обеспечивается при n < 10.

Для повышения степени объективности обычно проводят анкетирование
нескольких экспертов. В случае, если ранжирование производится несколькими
экспертами, то наивысший ранг присваивается фактору, получившему наименьшую
сумму рангов, и наоборот, фактор, собравший наибольшую сумму рангов, получает
самый низкий ранг N. Для формализации этой процедуры удобно воспользоваться
относительными весами факторов, которые можно вычислить путем следующей
обработки анкет.

Результаты опроса m экспертов относительно n факторов сводятся в матрицу
размерности m*n (см. таблицу 11), которая называется матрицей опроса. Здесь Aij
— ранг j-го фактора, данный i-м экспертом.

Таблица 6

Сводная таблица анкетирование экспертов

Эксперт	ФАКТОРЫ
	1	2		j		n
1	A11	A12		A1i		A1n
2	A21	A22		A2j		A2n
i	Ai1	Ai2		Aij		Ain
m	Am1	Am2		Amj		Amn

При обработке матриц опроса переходят к преобразованным рангам по формуле

Sij = Amax — Aij. (1)

При этом матрица опроса преобразуется в матрицу преобразованных рангов
(таблица 6), для каждого столбца которой определяется сумма

 (2)

Таблица 7

Оценочная таблица

Эксперт	ФАКТОРЫ
	1	2		j		n
1	S11	S12		S1i		S1n
2	S21	S22		S2j		S2n
i	Si1	Si2		Sij		Sin
m	Sm1	Sm2		Smj		Smn
Сумма	R1	R2		Rj		Rn

По данным таблицы 6 определяется относительный вес каждого фактора по
всем экспертам:

, (3)

Рассмотрим анализируемую ситуацию: четыре эксперта оценили и
проранжировали по важности функциональную сторону информационного обеспечения
руководителя.

Полученная согласно приведенным выше формулам матрица преобразованных
рангов приведена в таблице 9. Найдем суммарный вес каждого фактора (по всем
экспертам) Rj, после чего вычислим относительный вес факторов и запишем их в
последней строке этой же таблицы.

Таблица 8

Матрица опроса

Эксперт	ФАКТОРЫ
	планирование	календарно-плановое руководство	Оперативное управление	контроль
	1	2	3	4
1	4	2	2	1
2	3	3	3	2
3	4	2	3	1
4	4	3	2	1

Таблица 9

Матрица преобразованных рангов

Эксперт	ФАКТОРЫ
	планирование	календарно-плановое руководство	Оперативное управление	контроль
	1	2	3	4
1	0	1	1	1
2	1	0	0	0
3	0	1	0	1
4	0	0	1	1
Сумма (Rj)	1	2	2	3
Wj	0,125	0,25	0,25	0,375

Таким образом, самый большой относительный вес имеет контроль фактор
(0.375), который и получает наивысший ранг R=1, а наименьший ранг R=6 получит планирование с самым низким
весом (0,125).

V=S/Smax, (4)

где S — сумма квадратов разностей рангов (отклонений от среднего),
определяемая по формуле

 (5)

Smax-максимальное значение S, которое имеет место в случае, когда все
эксперты дают одинаковые оценки.

Можно показать, что суммарное квадратичное отклонение от их среднего
значения для суммарных (по всем экспертам) рангов факторов при наилучшей
согласованности будет определяться значением

 (6)

Величина коэффициента конкордации может меняться в пределах от 0 до 1,
причем его равенство единице означает, что все эксперты дали одинаковые оценки,
а равенство нулю означает, что связи между оценками, полученными от разных
экспертов, не существует. Коэффициент конкордации удобно рассчитывать по
формуле, предложенной Кендаллом:

 (7)

В случае V < 0.2 — 0.4 говорят о слабой согласованности экспертов, а
большие величины V > 0.6 — 0.8 свидетельствуют о сильной согласованности
экспертов.

Найдем сумму квадратов отклонений в соответствии с приведенной выше
формулой:

S = (15-10)² + (10-10)² + (10-10)² +
(5-10)² = 50,

в этой формуле среднее значение определяется как m(n+1)/2 = 10.

Полученная величина коэффициента конкордации V = 0,625 показывает высокую степень согласованности мнений экспертов.

Таким образом, по экспертным оценкам получаем эффективное обеспечение
контроля, удовлетворительное календарно — планового руководства и оперативного
управления и низкий уровень планирования.

Произведем интегральную оценку информационного обеспечения принятия
управленческих решений, используя нижеследующую таблицу и качественный уровень
базовых характеристик.

Таблица 10

Бальная оценка информационного обеспечения

Характеристика	Оценка
Состав и структура ИО	3
Использование программных и технических средств	3
Качество принятых решений	3
Организация	3
Контроль	4 Iо =  (7) Максимальное значение в нашем конкретном случае будет равно 5, то есть информационное обеспечение управления функционирует на высоком уровне. В исследуемом предмете получаем: Iо = 3, 2 Если исходить из оценки 64 % от максимально возможного уровня — это допустимо, но, по мнению ряда экспертов — в подобных системах минимальная оценка должна быть не ниже 70% — то есть — Iо = 3,5.   Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ   .1 Рекомендации и предложения по совершенствованию информационного обеспечения деятельности руководителя На современном этапе руководство недооценивает информационную функцию сбора информации, внедрения информационных технологий и интегрирования их с систему управления, при разработке более эффективной системы информационного обеспечения принятия управленческих решений с учетом совершенствования. В этой схеме следует учитывать различные информационные базы данных для принятия более оптимальных и своевременных решений. Информационный компонент будет являться тем инструментом, который будет решать вопросы взаимосвязи на уровне единого информационного пространства. Таким образом, создание информационной структуры является первоочередной задачей. Главной целью этой системы является совершенствование процесса получения и использования знаний во всех сферах социально-экономической, политической и общественной жизни жителей города по созданию условий, обеспечивающих достойную жизнь горожан. Основными составляющими этой главной цели являются: ·информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений; ·информационное обеспечение функций подразделений местной власти; ·информационное обслуживание горожан. Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения принятия управленческих решений: ·подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства; ·системный подход к процессам информатизации городского хозяйства; ·установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам; ·ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений; ·обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации; · -правовая защищенность информационных продуктов. Основными компонентами этой модели являются: 1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений. 2.      База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота. .        База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы. .        База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона. .        Система экономического моделирования Economics для прогнозирования. .        Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой. В нашем случае необходим достаточной минимум баз данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска. База данных «Население города» создается на основе информации из отделов социальной защиты, образования, здравоохранения, данных паспортного стола, данных финансово-лицевых счетов, центров занятости и т. д. Рисунок 7. Модель данных «Население города» База данных «Фонды города» создается на основе информации агентств технической инвентаризации и Главного управления архитектуры и градостроительства, комитета по земельным реформам и земельным ресурсам, жилищно-эксплуатационных организаций, горгаза, горсвета, «Тепловых сети», городской телефонной сети, , городского управления культуры. Информация может быть разделена на город в целом, городские районы, микрорайоны, участки ЖЭУ и т. д. Территориальные объекты делятся на точечные, линейные объекты и площадные. К точечным объектам можно отнети здания и сооружения, опоры электропередач, колодцы, люки и т. п. К линейным объектам относятся линии электропередач, коммуникации, телефонные и радиосети, улицы, маршруты общественного транспорта и т. п. К площадным — кварталы, избирательные участки, участки почтовых отделений и т. п. Рисунок 8. Модель данных «Фонды города» Классифицировать объекты можно по основным и относительным показателям. Состав основных показателей, например, точечного объекта: · вид объекта (жилые, нежилые здания, памятники, инженерные сооружения; · собственник объекта; · владелец участка; · вид деятельности; · налоговые показатели; · наименование товаров и услуг; · экологические показатели. В состав относительных показателей входит уровень развития площадных объектов (интегральные оценки, показатель которых характеризовали объект), население, здравоохранение, экология и т. д. База данных «Городская инфраструктура» будет содержать информацию об объектах городской инфраструктуры, при этом необходимо обеспечить единую идентификацию объектов городской инфраструктуры, (то есть стандарт на адрес и наименование по всей территории). Рисунок 9. Модель данных «Городская инфраструктура» База данных «Городской бюджет» будет создаваться на основе информации городского финансового отдела, налоговой инспекции города и района. Рисунок 10. Модель данных «Городской бюджет» Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им. Все сказанное обусловливает приобретение новых свойств в управленческой деятельности: . Оперативность. . Своевременность. . Релевантность (упор на факты). . Качество. Это относится, прежде всего, к управленческим решениям. . Улучшение и оптимизация информационных потоков. Исходя из приведенных данных, получаем принципиально новую схему информационного обеспечения руководителя кооператива. Рисунок 11. Усовершенствованная система информационного обеспечения принятия управленческих решений Все предложенные рекомендации следует закрепить локальным нормативно-правовым актом, для чего следует разработать положение об организации информационного обеспечения. ПОЛОЖЕНИЕ «Об организации информационного обеспечения управления в администрации города Георгиевска» .Общие положения» 1.1.  Настоящее Положение «Об организации информационного обеспечения управления администрации города Георгиевска», разработано в соответствии с Уставом города и Порядком взаимодействия подразделений , руководителей и специалистов (протокол от … 2012 г.). 1.2.   Настоящее Положение ориентировано на организацию и совершенствование в администрации процессов информационного обеспечения управления деятельности руководителя и повышение качества принятия решений. .3.     Настоящее Положение определяет: § основные информационные ресурсы Администрации, необходимые для осуществления управления подразделениями; §  источники информационного обеспечения управления; §  субъекты информационного обеспечения управления ДЗО; §  основные процессы информационного обеспечения муниципального управления и порядок их организации. 2. Основные информационные ресурсы Администрации 2.1 Основные информационные ресурсы администрации при осуществлении управления подразделениями: § информация о структуре собственности муниципалитета; §  информация о структуре и компетенции ОМСУ и, правах по управлению и контролю, закрепленных в учредительных и внутренних документах; §  информация о планируемых и состоявшихся событиях и результатах участия в них представителей администрации (общие собрания, заседания ревизионных комиссий, проверки финансово-хозяйственной деятельности); §  информация о деятельности исполнительных органов МСУ; §  информация о результатах финансово-хозяйственной деятельности администрации; §  базы данных — иинфраструктура, кадры финансы и бухучет, а также вся управленческая информация в соответствии с ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ОК 011-93. 3. Источники информационного обеспечения муниципального управления 3.1 Источниками информационного обеспечения управления ГОСТ Р 6.30 — 2003 и ОК 011-93 являются: § учредительные документы; §  внутренние документы, регламентирующие деятельность администрации; §  протоколы органов управления и контроля; §  отчеты администрации; §  отчеты подразделений администрации о своей деятельности; §  бюджетная отчетность; §  публичная отчетность; §  заключения ревизионной комиссии по результатам проверки финансово-хозяйственной деятельности; §  публикации в печатных изданиях, заявления СМИ; §  иные источники, содержащие информацию о деятельности администрации, которая может быть использована при осуществлении управления. 4. Субъекты информационного обеспечения управления 4.1   Субъектами информационного обеспечения муниципального управления являются: § подразделения и должностные лица администрации, участвующие в управлении; §  Представители администрации в различных оргнизациях; §  Муниципальные служащие; §  органы управления и контроля; §  подразделения и должностные лица исполнительного аппарата; 4.2   Подразделения и должностные лица исполнительного аппарата администрации участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии со своей компетенцией. 4.3    Представители администрации в организациях участвуют в информационном обеспечении управления в соответствии с Порядком взаимодействия. 5 . Процессы информационного обеспечения управления администрации .1 Система информационного обеспечения управления администрации включает в себя следующие процессы, организуемые в администрации: § формирование базы по структуре собственности §  формирование базы данных нормативно-правовых документов и внутренних документов, регламентирующих деятельность ОМСУ; §  учет и анализ социально-экономической составляющей; §  сбор и анализ информации о местном сообществе; §  формирование баз данных. 6. Заключительные положения 6.1 Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения. 6.2 Информационные ресурсы администрации (информация, документы, материалы и др.), составляющие систему информационного обеспечения кооперативного управления, не подлежат раскрытию третьим лицам. Иной режим доступа к информационным ресурсам управления может быть установлен организационно-распорядительными документами администрации. .3 В процессе информационного обеспечения управленческой деятельности руководители подразделений осуществляют электронное взаимодействие по локальной вычислительной сети с целью координации потоков информации, эффективного управления и получения дополнительных информационных ресурсов. Данная разработка предназначена для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). Матрицу рангов подвергают процедуре парных сравнений для того, чтобы установить в каждой паре наиболее важный ранг. Для облегчения этой процедуры составляют матрицу парных сравнений, в которой отражается число случаев, когда параметр i определяется как наиболее важный, чем параметр j. Установление степени согласованности мнений экспертов — следующий этап. Мерой согласованности является так называемый коэффициент согласия Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel. Для ускорения вычисления таблицу А преобразовываем в матрицу Б так, чтобы факторы были расположены в порядке убывания сумм по строке. После чего рассчитывается коэффициент согласия. Уровень значимости V коэффициента согласия по Х2 определяют как X2 = V * m * n ( n — 1) Затем определяют степени свободы v = n — 1 По которым из таблиц находят Х2набл для заданного уровня значимости (0,1 или 99%). На основе результатов матрицы А строим матрицу Р, показывающую процентное отношение случаев, когда фактор i оказывался более значимым, нежели фактор j, в общем числе полученных оценок. Рассчитывается с помощью встроенных возможностей Excel .После получения обобщенной матрицы Р, элементы которой pij представляют относительное число предпочтений, полученных от всех экспертов, по каждому подходу перед каждым другим подходом, производим их шкалирование. Процедура построения шкальных оценок состоит в том, чтобы обратить наблюдаемые отношения pjj (матрица Р) в ожидаемые zij по уравнению нормированного отклонения, используя таблицу нормированного нормального распределения. Эти zij составляют матрицу основного преобразования Z. Далее проводится проверка на непротиворечивость. Рассчитываются три средних линейных отклонения и сравниваются с наибольшим по абсолютной величине расхождением между наблюдаемой и расчетной величиной ∆ij. Для запуска программы следует открыть файл электронной таблицы Excel «Эксперт». При запуске появится окно с предупреждением о наличии макросов в тексте программы (рис. 12). Рисунок 12. Запуск программы Рисунок 13. Исходная матрица Следует нажать среднюю кнопку «Не отключать макросы», иначе программа, написанная на языке Visual Basic for Applications не сможет работать. Затем появляется лист рабочей книги Excel с названием «Исходная матрица» (рис. 13). Здесь вводят исходную матрицу, количество экспертов и подходов. Далее нажмите кнопку «Матрица А». Рисунок 14. Матрица А На экране появится рассчитанная Матрица А: Число случаев, когда параметр i определяется как более важный, чем параметр j, а также некоторые данные для расчета коэффициента конкордации. (Рис. 14) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Р». На экране появится рассчитанная Матрица Р: доля случаев, когда параметр i определяется как более значимым, чем параметр j, рассчитанная на основе Матрице А. (Рис. 15) После получения обобщенной Матрице Р нажмите кнопку «Матрица Z». Выполняется программа по расчету Матрицы Z. Рисунок 15. Матрица основного преобразования На экране появится рассчитанная Матрица Z: основного преобразования (различий). (Рис. 16) Нажмите кнопку «Рассчитать показатели». Рисунок 16. Расчет показателей На экране появится страница «Последняя» (Рис. 17) с рассчитанными показателями нормированной относительной важности. Для проверки на непротиворечивость нажмите кнопку «Проверка». Рисунок 17. Показатели относительной важности На экране появится таблица «Проверка», среднее линейное отклонение и результаты о данных (Рис.18) Для продолжения нажмите кнопку «Матрица Б». На экране появляется Матрица Б: Преобразование факторов, а также рассчитанные данные для расчета коэффициента согласия и сам коэффициент согласия. (Рис. 19) Для расчета Х2табл нажмите кнопку «Расчет Х2». Выполняется программа по расчету Х2табл (рис. 20). По окончании работы следует закрыть программу без сохранения изменений. Рисунок 18. Результаты о данных Рисунок 19. Матрица Б Рисунок 20. Расчет коэффициентов согласия 3.2 Оценка эффективности предложенных мероприятий Наиболее объективная оценка предложений и рекомендаций достигается при условии всестороннего их рассмотрения с нескольких позиций: экономических и социальных; количественных и качественных; текущих и перспективных. В экономической теории эффективность (Эф) определяется как функция достигнутых результатов (Рд) и затраченных на это ресурсов (З). При этом с точки зрения математики ее можно рассматривать как вектор, который соответствует направлению осуществляемого изменения (положительное значение — улучшение, а отрицательное значение — ухудшение), а его значение — величине (размеру) полученного от него результата (эффекта). Эф = f (Рд, З) (7) Повышению эффективности информационного обеспечения принятия управленческих решений многоаспектно и представляет собой взаимосвязь нескольких эффектов — экономического, социального, организационного. Данные виды эффектов взаимно влияют друг на друга. Базовыми характеристиками является степень совпадения целей организации с целями информационного обеспечения принятия управленческих решений. Но поскольку конечную цель не описать одним показателем, необходима система показателей, отражающая различные стороны данной системы, измерение которых в ходе оценки должно быть осуществлено просто и удобно. Все перечисленное соответствует проведенной во второй главе интегральной оценки. В процессе оценивания до и после совершенствования получаем векторную разницу (Э =In — Iо), — которая и должна показать возможный эффект. Таблица 10 Бальная оценка ИО с учетом совершенствования ХарактеристикаОценка Состав и структура ИО 4 Использование технических и программных средств 4 Качество ИО 4 Организация 4 Контроль 5 In = (4+4+4+4+5)/5 = 4,2 Таким образом, получаем 4,2 балла, что соответствует 84%, явно прослеживается эффект: Э = 4,2 — 3, 2 = 1,0 балла Эффективность составит — 20%, при допущении статичности начальной оценки. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Информационное обеспечение управления — это связь информации с системами управления и управленческим процессом в целом. Независимо от технического оснащения систем управления и технологии управленческого процесса, информационное обеспечение свойственно любому управлению. Для решения тех или иных управленческих задач необходима соответствующая информация; получение ее составляет сущность информационного обеспечения. Правомерно говорить об информационном обеспечении определенных служб управления, объектов и субъектов управления. Информационное обеспечение, таким образом, не только предмет труда — информация, но и, прежде всего, деятельность. В настоящей работе под термином «информационное обеспечение управленческой деятельности» мы представляем, в первую очередь, область профессиональной деятельности, которая включает операции оформления, сбора, аналитико-синтетической переработки, поиска и распространения информации, с целью обеспечения релевантной информацией управляющих различного ранга для принятия управленческих решений. Категория информации получила широкое употребление в разных науках, поэтому её содержание исключительно емкое и неоднозначное. Сетования на то, что до сих пор не выработан единый взгляд на понятие информации, часто бытующие в литературе, спорны. На наш взгляд, такого единства не может быть, однако существенно важно применять аппарат исследования информации, адекватный ее определению. В кибернетике, или, пользуясь современной терминологией, в теории информатики, под информацией, как известно, понимается соотношение между совокупностью данных (сведения о чем или о ком-либо) и получателем (потребителем) этих данных. Здесь явное отличие информации от данных (сведений). Данные — это сообщения, находящиеся в распоряжении лица, которое принимает решения, однако до настоящего момента их важность в конкретной ситуации принятия решения еще не оценена. Информация представляет то, что заключает в себе какое-либо сообщение. Более правильно информацией надо считать только такие данные, на основании которых принимаются решения. Если данные используются для решения сразу, то они становятся информацией. Данные, которые непосредственно не используются в принятии решений, но накапливаются для возможного использования в конкретных ситуациях, которые можно предвидеть, называют потенциальной информацией. Данные, которые не используются, и их применение в дальнейшем не предусмотрено, являются избыточными данными — информационный «шум». Информация должна позволять вести экономический анализ социально — экономической деятельности и служит базой управленческих решений. Для ее получения требуются первичные аналитические данные, формируемые на основе различных исходных данных, аккумулируемых из разных источников. Для формирования первичных аналитических данных необходимы различные по содержанию исходные данные: учетные, плановые, нормативные и т.д. Принципиальная схема показывает путь трансформации исходных данных, собираемых из разных источников, в первичные аналитические данные, а затем — в аналитическую информацию. Потом формируются управленческие решения, содержащие аналитическую информацию, и осуществляется воздействие на производство путем их принятия. Проведенный анализ степень ответственности за принятие решений позволяет сделать следующие выводы: ·  высокий уровень централизации власти ·        отсутствие делегирования полномочий ·        предельная загрузка главы администрации и его полная ответственность по всем вопросам ·        номинальная ответственность руководителей отделов ·        жесткая структура исполнителей. Все информационные потоки в администрации города Георгиевска можно разделить на два вида: внешние и внутренние. К внешним относится информация, циркулирующая между муниципалитетом, организациями, вышестоящей властью и населением. Ко внутренней относится управленческий документооборот администрации, информационные массивы, статистическая информация и т.д. Виды, источники и получатели информации, поступающей в администрацию: От муниципальных служащих — поступает делопроизводителю и далее по назначению — руководителю: — служебные записки; —        докладные;          заявления;          обращения и т.п. От организаций и предприятий — поступает в профильные подразделения администрации города Георгиевска, откуда затем после обработки выделяется необходимая база для эффективного управления, которая и составляет основу информационного обеспечения принятия управленческих решений: — социальная — информация о различных слоях населения (военнослужащих, пенсионерах, несовершеннолетних); —        экономическая — информация о ценах, налогах, финансово-экономическом положении предприятий и города в целом, статистическая;          юридическая, правовая — законы, указы, постановления, распоряжения, письма и циркуляры;          организационная;          справочная — реестры, справочники, перечни. Кратко перечислим основные информационные ресурсы и их источники. В разрезе подразделений — базы данных по финансам и бухгалтерскому учету (единственная автоматизированная информационная система на базе «1.С»), по экономической и социальной сфере города, по персоналу, муниципальному маркетингу, оперативная и т.д. Данный список можно продолжать и дальше, но здесь отмечены все основные базы данных, которые формируются в структурных подразделениях администрации города Георгиевска и используются для принятия управленческих решений. Так же используются в работе информационные ресурсы таких организаций, как Правоохранительные органы, Налоговая инспекция по городу Георгиевску и Георгиевскому району, система «Консультант — Плюс». Информация из указанных источников используется для обеспечения оптимального управленческого процесса с учетом возможных изменений инфраструктуры деятельности организации. В результате проведённого анализа выявлено, что основные потоки информации для принятия решений идут через финансово — экономические службы. Также определилась наибольшая активность работ, связанная со спецификой деятельности. В результате внедрения в финансовом подразделении локальной сети и автоматизации части документооборота и информационного обеспечения вообще и Главы администрации в частности, то в данной сфере выявлено общее снижение потока информации. Исходя из полученных результатов, можно сделать вывод о необходимости совершенствования информационного обеспечения принятия управленческих решений и внедрения современных информационных комплексных систем. Произведенная интегральная оценка информационного обеспечения принятия управленческих решений показывает низкий уровень данной подсистемы управления в администрации города Георгиевска. Цели совершенствования информационного обеспечения деятельности руководителя Администрации: ·информационное обеспечение процесса принятия управленческих решений к новым условиям хозяйствования и его функционирования в условиях рыночных отношений; ·информационное обеспечение функций подразделений местной власти; ·информационное обслуживание горожан. Для достижения этих целей приняты следующие основные принципы информационного обеспечения деятельности руководителя: ·подчиненность целей информатизации целям социально-экономического развития города и городского хозяйства; ·системный подход к процессам информатизации городского хозяйства; ·установление приоритетов разработки и внедрения информационных технологий и систем на основе исследований информационных потребностей администрации при принятии решений по сферам; ·ориентация на экономические методы управления развитием информатизации в условиях рыночных отношений; ·обеспечение совместимости информационных технологий и систем в рамках города и городского хозяйства, а также с вышестоящими уровнями информатизации на основе их стандартизации и унификации; · правовая защищенность информационных продуктов. Основными компонентами предлагаемой системы: 1. Расчетно-аналитические приложения, поддерживающие технологию подготовки отчетных документов, как основы принятия управленческих решений. 2.      База документов для хранения результатов деятельности Комитета и подсистемы документооборота. .        База данных для хранения отчетной статистической информации и подсистема ведения информационной базы. .        База знаний для хранения отношений между статистическими параметрами в виде модели социально-экономической деятельности региона. .        Система экономического моделирования Economics для прогнозирования. Интерфейс пользователя для формирования заданий и сопровождения процесса работ с системой. В нашем случае предложены следующие минимально необходимые базы данных: «Население города», «Фонды города», «Городская инфраструктура», «Городской бюджет» города Георгиевска. Предложение построить данную информационно-управленческую систему необходимый шаг для усовершенствования и частичной автоматизации принятия управленческих решений в свете тенденций развития муниципального образования и повышения эффективности управления им. Все предложенные рекомендации закреплены локальным нормативно-правовым актом — положением об организации информационного обеспечения управления для администрации. Также разработана информационная система, предназначенная для автоматизированной реализации экспертного метода оценки влияния факторов, как основы приятия управленческих решений. В основе построения алгоритма метод парных сравнений ранжированных оценок факторов (оценки выставляются экспертами при опросе). В работе проведена оценка эффективности предложенных мероприятий. Таким образом, поставленная цель достигнута. СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ Источники опубликованные 1. Конституция Российской Федерации (принята на всенародном голосовании 12 декабря 1993 г.) // Российская газета (далее — РГ). 1993. 25 декабря. 2. Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) с изменениями от 26 января, 20 февраля, 12 августа 1996 г., 24 октября 1997 г., 8 июля, 17 декабря 1999 г., 16 апреля, 15 мая, 26 ноября 2001 г., 21 марта, 14, 26 ноября 2002 г., 10 января, 26 марта, 11 ноября, 23 декабря 2003 г., 29 июня, 29 июля, 2, 29, 30 декабря 2004 г., 21 марта, 9 мая, 2, 18, 21 июля 2005 г., 3, 10 января, 2 февраля 2006 г.) // СЗ РФ. 1994. № 32. Ст. 3301; СЗ РФ. 1996. N 5. Ст. 410; СЗ РФ 2001. N 49. ст. 4552. 3. Федерального закона «О сельскохозяйственной кооперации» № 193-ФЗ от 08.12.1995 г. с изменениями и дополнениями, внесенными федеральными законами от 07.03.1997 г. № 47-ФЗ, от 18.02.1999г. № 34-ФЗ, от 21.03.2002 г. № 31-ФЗ , от 11.06.2003 г. № 73-ФЗ и от 03.11.2006 г. №183-Ф3. 4. Закон РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 №24-Ф3 Неопубликованные 5. Устав «Сельскохозяйственного производственного кооператива сельскохозяйственная артель «Плодовое хозяйство Новозаведенское» от 01.08.1991. Литература 6.  Антопольский А.Б. Информационные ресурсы России: научно-метод. пособие.- М: Либерия, 2004. 7.  Божко В.П. Информационные технологии в статистике: Учебник. — М.: Финстатинформ, 2002. 8.  Вачугов Д.Д. Основы менеджмента: учебник.- М.: Высш шк, 2005. 9.  Вдовенко Л.А. Автоматизированные системы управления производством /Под ред. Г.А. Титоренко. — М.: Экономическое образование, 1992. 10.Вендров A.M. CASE-технология. Современные методы и средства проектирования информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 1998. 11.Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2000. 12.Веснин В.Р. Менеджмент персонала. — М.; Элит-2000,2003. 13.Вудкок Д. Современные информационные технологии совместной работы. — М.: Microsoft Press, 1999. 14.Голенищев Э.П., Клименко И.В. Информационное обеспечение систем управления.- Ростов Н/Д: Феникс,2003. 15.Головко Б.Н. Информационный менеджмент массовой коммуникации: уч.пос.- М.: Академический Проект,2005. 16.Гуров В.В. Интернет для бизнеса. — М.: Электроинформ, 1997. 17.Деловые издания. Информационный менеджмент массовой коммуникации.- СПб: Издательство Михайлова, 2005 18.Делопроизводство (организация и технологии документационного обеспечения управления): учебник./ Под ред. Т.Р. Кузнецовой. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. 19.Избачков Ю.С. Информационные системы:учебник.-СПб:Питер,2005. 20.Информатика, базовый курс/ под ред. С.В. Симоновича.- СПб: Питер, 2004. 21.Информационные технологии управления: Учебник/ под ред. Г.А. Титаренко. — М: ЮНИТИ, 2002. 22.Информационные технологии в маркетинге: Учебник для вузов / Подред. Г.А.Титоренко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 23.Каляное Г.Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства.: — М.: СИНТЕГ, 1997. 24.Карминский A.M., Нестеров П.В. Информатизация бизнеса: — М.: Финансы и статистика, 1997. 25.Клепцов М.Я. Информационные системы органов государственного управления. — М.: Изд. РАГС, 1996. 26.Компьютер для менеджера. /Под ред. В.Б. Комягина. — М.: ТРИУМФ, 1998. 27.Контроллинг в бизнесе. Методологические и практические основы построения контроллинга в организациях. — М.: Финансы и статистика, 1998. 28.Короткое Э.М. Исследование систем управления. Учебник для вузов — М.: Изд-во «ДеКа», 2000. 29.Кацев И.Г. История российского телевидения (1907-2000): курс лекций. М: РГГУ, 2004. 30.Коряковцева Н.А. Техники информационно-библиотечной работы: Учебно-практ. пособие.- М.: Либерия, 2004. 31.Костров А.В. Уроки информационного менеджмента: Практикум.- М.: Финансы и статистика, 2005 32.Костров А.В. Основы информационного менеджмента:уч.пос.- .- М.: Финансы и статистика, 2004 33.Кузнецова Т.В. Введение в специальность: учеб. пособие.- М: РГГУ, 2003. 34.Курс предпринимательства. Учебник /Под ред. В.Я. Горфинкеля и В.А. Швандара — М.: Финансы, ЮНИТИ 1997. 35.Крупник А. Как найти информацию и установить контакты в Internet. — М.: МАРТ, 1999. 36.Ларичев О.И., Мошкович Е.М. Качественные методы принятия решений. — М.: Наука, 1996. 37.Леонтьев Б. Все лучшие русскоязычные ресурсы Internet. — М.: ПК ПЛЮС, 1999. 38.Мельников В. Защита информации в компьютерных системах. — М.: Финансы и статистика, Электронинформ, 1997. 39.Менеджмент: Учебник / Под ред. М.М. Максимцова и А.В. Игнатьевой. М: Банки и биржи, ЮНИТИ 1998. 40.Мишенин А.И. Теория экономических информационных систем. М.- Финансы и статистика, 1999. 41.Одинцов Б.Е. Проектирование экономических экспертных систем. М: ЮНИТИ, 1996. 42.Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: реинжиниринг организаций и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 1997. 43.Острейковский В.А. Информатика. — М.: Высшая школа, 1999. 44.Петров А.В., Тихомиров М.М., Федулов Ю.Г. Применение ситуационных центров в региональном управлении. — М.: Изд-во РАГС, 1999. 45.Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Уч. пособие. М: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2004. 46.Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Советующие информационные системы в экономике. — М.: ЮНИТИ, 2000. 47.Романенко А.Г., Самойлюк О.Ф. Информационно-поисковые системы: уч. пособие /РГГУ.-М.: РГГУ,1997. 48.Рысков О.И. Требования к управленческому документу: по зарубежным нормативам // Секретарское дело.-2005.-№10.-с.53-60. 49.Рысков О.И. Вопросы управления документами в законодательстве США// Секретарское дело.-2005.-№6.-с.38-42. 50.Рысков О.И Управление документацией в Австралии // Секретарское дело.-2004.-№10.-с.44-49. 51.Саати Т. Принятие решений. — М.: Радио и связь, 1993. 52.Савина И.А. Библиографическое описание документа: семиотический подход: Учебно-метод. пособие.- М.: Либерия, 2004. 53.Семенов М.И. и др. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник для вузов/Под ред. И.Т. Трубилина. М.: Финансы и статистика, 1999. 54.Сиголов А. Желтые страницы Internet (русские ресурсы). — Питер, Спб., 1999. 55.Смирнова Т.Н., Сорокин А.А., Тельное Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/Под ред. Ю.Ф. Тельнова М.: Финансы и статистика, 2001. 56.Степанова Е.Е., Хмелевская Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие.- М.: ФОРУМ: ИНФА: М,2004.с-154. 57.Трахтенгерц Э.А. Компьютерная поддержка принятия решений. — М: СИНТЕГ, 1998. 58.Теория управления: Учебник/ Под ред.Ю.В. Васильева, В.Н. Парахиной, Л.И. Ушвицкого.- 2-е изд.. доп.- М: Финансы и статистика, 2005.-608с. 59.Экономическая информатика /Под ред. В.П. Косарева, Л.В. Еремина — М.: Финансы и статистика, 2001. 3. Ресурсы www.global-one.com <http://www.global-one.com> 1. www.aavasilev.narod.ru Похожие работы на — Информационное обеспечение деятельности руководителя