Инструкция номер 56 об архивном деле

СУДЕБНЫЙ ДЕПАРТАМЕНТ ПРИ ВЕРХОВНОМ СУДЕ

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ

от 19 марта 2019 г. N 56

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА

И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ)

В АРХИВАХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

В соответствии с Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации» приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция).

2. Председателям кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов организовать изучение названной Инструкции и обеспечить ее применение в практической деятельности.

3. Признать утратившими силу:

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г. N 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 августа 2007 г. N 102 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 22 декабря 2011 г. N 234 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2012 г. N 246 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования»;

приказ Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 30 декабря 2013 г. N 265 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования».

Генеральный директор

А.В.ГУСЕВ

Утверждена

приказом Судебного департамента

при Верховном Суде

Российской Федерации

от 19 марта 2019 г. N 56

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПЛЕКТОВАНИЯ, ХРАНЕНИЯ, УЧЕТА

И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ (ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ)

В АРХИВАХ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СУДОВ ОБЩЕЙ ЮРИСДИКЦИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции (далее — Инструкция) является нормативным актом, разработанным на основании федеральных конституционных законов от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», федеральных законов от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации», от 29 декабря 2015 г. N 382-ФЗ «Об арбитраже (третейском разбирательстве) в Российской Федерации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526 (далее — Правила N 526), Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36 (далее — Инструкция N 36), Инструкции по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161 (далее — Инструкция N 161), Инструкции по судебному делопроизводству в кассационных судах общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 октября 2019 г. N 224 (далее — Инструкция N 224), Инструкции по судебному делопроизводству в апелляционных судах общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 октября 2019 г. N 225 (далее — Инструкция N 225), и других нормативных правовых актов.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в целях обеспечения единого порядка организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов, районных, городских и межрайонных судов (далее — суды, суд), а также определяет правила:

составления номенклатуры дел суда;

составления описей дел (описей электронных дел <1>) суда, судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда;

———————————

<1> Электронное дело — совокупность электронных документов, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.

проведения экспертизы ценности документов и работы экспертной комиссии суда;

оформления судебных дел и иных документов к последующему хранению в архиве суда;

передачи дел (электронных дел) в архив суда;

определения сроков хранения дел и отбора документов на уничтожение;

ведения учета архивных дел <2>;

———————————

<2> Архивное дело (архивный документ) — оформленное в соответствии с требованиями настоящей Инструкции дело (судебное дело, производство, материал, дело общего делопроизводства, дело по личному составу и другие документы суда), переданное на хранение в архив суда, в том числе в электронной форме.

проверки наличия и состояния архивных дел;

организации использования архивных дел;

обеспечения сохранности архивных дел;

передачи архивных дел на хранение в государственный архив.

1.3. Задачи и функции архива суда определяются положением, утверждаемым председателем суда.

1.4. Приказом (распоряжением) председателя суда назначаются работники, ответственные за работу архива суда.

1.5. Действие настоящей Инструкции не распространяется на организацию комплектования, хранения, учета и использования документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Согласование (утверждение) номенклатуры дел суда, описей дел суда и других документов с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) осуществляется при наличии соответствующего договора.

Номенклатура дел суда, описи дел суда и другие документы судов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, согласовываются экспертной комиссией соответствующего суда и утверждаются председателем суда.

1.7. Порядок организации комплектования, хранения, учета и использования документов окружных (флотских) военных судов, гарнизонных военных судов определяется в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в военных судах, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 9 октября 2014 г. N 219.

1.8. При наличии технической возможности формируются электронные дела. Организация комплектования, хранения, учета и использования электронных дел и документов судов осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.9. Поступление в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде в соответствии с требованиями Порядка подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденного приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27 декабря 2016 г. N 251, не влечет обязательности формирования электронного дела.

1.10. Комплектование, хранение, учет и использование решений и материалов, поступивших из третейских судов, осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

2. Составление сводной номенклатуры дел, нарядов

и производств суда

2.1. Сводная номенклатура дел, нарядов и производств суда (далее — номенклатура) — оформленный в установленном порядке систематизированный перечень заголовков (наименований) судебных дел, нарядов, производств, книг и журналов регистрации (учета) документов, реестров, карточек, заводимых в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда, либо по определенным направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) с указанием сроков их хранения, отражающий состав и организацию документального фонда суда.

2.2. Номенклатура предназначена для организации учета документов в делопроизводстве суда, группировки исполненных документов в дела, наряды и производства, их систематизации, индексации и определения сроков хранения.

Номенклатура является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет) срока хранения.

2.3. В суде составляются номенклатуры дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда (приложение N 1 к настоящей Инструкции) и номенклатура суда (приложение N 2 к настоящей Инструкции).

2.4. При составлении номенклатуры следует руководствоваться процессуальным законодательством, нормативными правовыми актами и методическими документами в сфере организации делопроизводства и архивного дела, положением об аппарате суда, положениями о структурных подразделениях суда, штатным расписанием, действующим перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием сроков хранения (далее — Перечень документов), а также номенклатурами за предшествующие годы.

2.5. Номенклатура дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда на очередной год составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, подписывается соответствующим председателем судебной коллегии, судебного состава (начальником структурного подразделения), согласовывается с начальником отдела делопроизводства (общего отдела) и работником, ответственным за работу архива суда, и представляется в отдел делопроизводства (общий отдел) до 1 ноября текущего года.

2.6. На основе номенклатур дел судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений суда отделом делопроизводства (общим отделом) или работником, ответственным за ведение делопроизводства (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), составляется номенклатура на очередной календарный год.

Номенклатура состоит из разделов, наименования которых соответствуют наименованиям подразделений суда, расположенных в соответствии со структурой суда, либо из разделов согласно направлениям деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), расположенных с учетом действующей схемы построения Перечня документов.

2.7. Номенклатура визируется работником, ответственным за работу архива суда, подписывается начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

Не реже одного раза в пять лет, если не было изменений в структуре суда, при наличии договора номенклатура согласовывается с соответствующим ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива.

2.8. Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

2.9. Номенклатура на очередной год доводится до сведения судей, работников аппарата суда с предоставлением выписок соответствующих разделов для использования в работе.

Утвержденный (первый) экземпляр номенклатуры хранится в отделе делопроизводства (общем отделе).

2.10. Утвержденный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения.

2.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера либо применяются литерные номера. Составления новой номенклатуры не требуется.

2.12. В случае упразднения (реорганизации) структурного подразделения суда или создания нового структурного подразделения суда номенклатура составляется заново, согласовывается с экспертной комиссией суда, ЭПК архивного учреждения или федерального государственного архива (при наличии договора) и утверждается председателем суда.

Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения суда разрабатывается и представляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, в отдел делопроизводства (общий отдел) или работнику, ответственному за ведение делопроизводства суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности), в месячный срок.

2.13. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

2.13.1. В графе 1 (индекс дела) номенклатуры проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового или буквенного обозначения судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения, направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности) и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения или направления деятельности суда (если аппарат суда состоит из работников, замещающих отдельные должности). Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 — индекс структурного подразделения, 03 — порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

2.13.2. В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел (томов), которые отражают основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащие плановые и отчетные документы.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается использование наименований заголовков дел, которые не отражают содержание и состав документов дел (например: разные материалы, общая переписка и тому подобное), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы (справки, отчеты, переписку и прочее), являющиеся приложениями к какому-либо документу.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру суда следующего года с тем же индексом с проставлением соответствующей отметки в графе «Примечание».

При включении заголовков электронных дел в номенклатуру индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

2.13.3. В графе 3 номенклатуры по окончании календарного года указывается количество заведенных дел (томов).

2.13.4. В графе 4 номенклатуры указываются срок хранения дел, номера статей, установленных Перечнем документов.

Сокращения сроков хранения, установленных действующим Перечнем документов, не допускается.

2.13.5. В графе 5 в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о ведении дел в электронном виде, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и другое.

2.13.6. Заполнение граф номенклатуры по судебным делам, апелляционным и кассационным производствам осуществляется по общим правилам.

Графа 2 заполняется в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренных Перечнем документов, без включения в номенклатуру номеров конкретных судебных дел.

2.14. По окончании календарного года (до 1 февраля следующего года) судебными коллегиями, судебными составами и структурными подразделениями суда в отдел делопроизводства (общий отдел) представляются сведения о категориях и количестве заведенных в истекшем году дел для внесения в номенклатуру.

На основе этих данных отделом делопроизводства (общим отделом) в конце номенклатуры составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) отдельно постоянного и временного хранения (приложение N 2 к настоящей Инструкции). Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры, передаются работнику, ответственному за работу архива.

3. Составление описей дел (описей электронных дел) судебных

коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда

и сводных описей дел суда

3.1. Опись дел (опись электронных дел) — это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри документального фонда и их учета.

Опись дел (опись электронных дел) составляется на основе номенклатуры.

Объектом описания в описи дел (описи электронных дел) является дело (электронное дело).

3.2. Описи дел (сводные описи дел, описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений) составляются отдельно на:

судебные дела постоянного хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел постоянного хранения, описи гражданских дел постоянного хранения, описи административных дел постоянного хранения);

дела общего делопроизводства постоянного хранения;

судебные дела временного (свыше 10 лет) срока хранения (описи дел составляются по категориям дел — описи уголовных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи гражданских дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи административных дел временного (свыше 10 лет) срока хранения);

дела общего делопроизводства временного (свыше 10 лет) срока хранения;

дела по личному составу.

Аналогичные описи составляются на электронные дела.

3.3. На дела временного (до 10 лет) срока хранения описи дел ведутся в электронном виде работником, ответственным за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе, структурном подразделении.

При уничтожении таких дел в графе «Примечание» проставляется соответствующая отметка со ссылкой на акт об уничтожении дела.

3.4. Описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 3 к настоящей Инструкции) в двух экземплярах и представляются в архив суда не позднее чем через шесть месяцев после завершения дел в делопроизводстве.

По описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений осуществляется передача дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения в архив суда.

3.5. При составлении описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры;

если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся под отдельным порядковым номером;

графы заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа «Примечание» используется для отметок о приеме (передаче) дел, особенностях физического состояния, о наличии копий и другое.

В конце описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда вслед за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел (наличие литерных и пропущенных номеров).

В конце описи электронных дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений суда (приложение N 4 к настоящей Инструкции) составляется итоговая запись, в которой указывается количество единиц хранения (цифрами и прописью), объем единиц хранения электронных документов в Мб, общее количество единиц хранения (основных/рабочих) и иные количественные характеристики электронных документов. Итоговая запись подписывается руководителем посредством электронной подписи с указанием даты.

3.6. Перед внесением заголовков дел в описи дел судебных коллегий, судебных составов, структурного подразделения суда работниками, ответственными за ведение делопроизводства, проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле при необходимости внутренней описи дела и правильность ее составления (для дел с постоянным, временным (свыше 10 лет) сроками хранения и дел по личному составу); правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя.

При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

3.7. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись дел. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который передается вместе с описью дел судебной коллегии, судебного состава, структурного подразделения в архив суда.

3.8. В архиве суда составляются сводные описи дел суда (далее — опись дел, описи дел), которые состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных судебными коллегиями, судебными составами, структурными подразделениями суда описей дел за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой суда на этот год.

Каждая опись дел ведется с единой, валовой нумерацией в течение нескольких лет. Номера по порядку в годовом разделе описи дел должны продолжать нумерацию годового раздела описи предшествующего года. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения.

3.9. В случае обнаружения новых дел, не внесенных в описи дел судебной коллегии, судебного состава или структурного подразделения суда или описи дел, такие дела вносятся в указанные описи под литерными номерами.

Внесение изменений в годовые разделы описи дел после их утверждения (согласования) ЭПК архивного учреждения или государственного архива допускается только на основании соответствующих решений экспертной комиссии суда и ЭПК архивного учреждения (государственного архива).

3.10. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции) и состоят из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

3.11. Описательная статья описи дел включает: порядковый номер дела (каждый том дела вносится в опись под самостоятельным порядковым номером); индекс дела (по номенклатуре); заголовок дела (заполняется на основании записи, сделанной на обложке дела), включающий указание на наличие копий; крайние даты дела; срок хранения (для дел временного хранения); количество листов в деле.

3.12. Состав справочного аппарата к описи дел зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, оглавление, предисловие, при необходимости — список сокращений, указатели.

На титульном листе описи дел указываются: полное наименование государственного архива (при наличии соответствующего договора), полное наименование суда, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты документов, внесенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования суда в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

К описи дел временного (свыше 10 лет) хранения при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.

3.13. Годовой раздел каждой описи дел заканчивается итоговой записью, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера, наличие пропущенных номеров, выбывшие единицы хранения и основание выбытия и др.).

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

3.14. К законченной описи дел составляется заверительный лист, в котором указываются количество листов описи, общее число дел, внесенных в опись, а также годы начала и окончания описи.

3.15. Опись дел подписывается работником, ответственным за работу архива суда. Итоговая запись заверяется начальником отдела делопроизводства (общего отдела), согласовывается с экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда.

3.16. После внесения дела в опись дел на его обложке рядом с пометкой «постоянно» проставляются номер описи и номер дела по описи.

3.17. В описи дел дела учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи дел.

Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

3.18. После каждого поступления или выбытия документов (утрата, обнаружение неучтенных документов) составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

3.19. Законченная опись дел вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается или переплетается.

Каждая законченная опись дел, том описи дел должны иметь лист-заверитель.

3.20. При наличии в архиве суда двух и более описей дел ведется реестр описей дел (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Описи дел вносятся в реестр описей дел в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей дел фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив суда описи дел: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

3.21. Формирование электронной описи дел осуществляется на основе электронной номенклатуры в автоматизированном режиме. При этом «фильтром» для отбора информации являются сроки хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу).

В электронной описи дел содержатся реквизиты описания информации на уровне дела. Обязательными реквизитами описания являются: порядковый номер записи (номер дела), индекс дела, заголовок дела, указание на подлинность (копийность), крайние даты документов, количество листов в деле, аннотация документов.

Совокупность электронных описей дел дает информацию о фонде в целом.

Подлинник описи электронных дел оформляется на бумажном носителе.

3.22. Описи дел (годовые разделы описей) постоянного хранения рассматриваются экспертной комиссией суда, при их согласовании в конце раздела ставится гриф «Согласовано» с указанием номера протокола экспертной комиссии суда и даты заседания.

3.23. Согласованные экспертной комиссией суда описи дел (годовые разделы описей) при наличии соответствующего договора представляются на рассмотрение соответствующей ЭПК архивного учреждения:

постоянного срока хранения — на утверждение;

по личному составу — на согласование.

Описи дел (годовые разделы описей) направляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения в трех экземплярах на бумажном носителе, а также в электронном виде через три года после передачи дел в архив суда.

3.24. Перед направлением описей дел на утверждение (согласование) проверяется наличие дел (нарядов), включенных в эти описи.

3.25. Описи (годовые разделы описей) дел временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с экспертной комиссией суда, после чего утверждаются председателем суда.

3.26. Описи дел (годовые разделы описей дел) составляются:

постоянного хранения — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения — не менее чем в двух экземплярах;

документов по личному составу — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра).

3.27. После утверждения (согласования) описей дел (описей электронных дел), годовых разделов описей дел (годовых разделов описей электронных дел) ЭПК архивного учреждения они утверждаются председателем суда.

3.28. В государственный архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК архивного учреждения, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в суде и хранятся в специальном наряде.

На экземплярах описи дел, которые хранятся в архиве суда, государственный архив ставит штамп о принятии документов на учет.

3.29. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю суда со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, структуру и функции, их изменения, прежние наименования), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду).

Историческая справка составляется в двух экземплярах: один — хранится в суде, второй — передается в государственный архив.

4. Экспертиза ценности документов. Задачи и функции

экспертной комиссии суда

4.1. Дела и другие документы поступают в архив суда после проведения экспертизы ценности, которая проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативными и методическими документами, утвержденными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела и делопроизводства.

Экспертизе ценности подлежат все документы суда независимо от видов носителей и способов записи.

4.2. Экспертиза ценности документов суда проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел суда и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве суда — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

4.3. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов.

4.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела и Перечня документов.

4.5. В целях организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, образовавшихся в деятельности суда, создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

Экспертная комиссия суда создается приказом председателя суда и действует на основании положения, разработанного на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации, утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. N 43.

Суды, являющиеся источником комплектования государственного архива, согласовывают положение об экспертной комиссии суда с соответствующей ЭПК архивного учреждения.

4.6. В состав экспертной комиссии суда, назначаемый приказом председателя суда, входят: председатель (один из заместителей председателя суда), секретарь (работник суда, ответственный за работу архива), работники отдела делопроизводства (общего отдела), судебных коллегий, судебных составов и других структурных подразделений суда.

В состав экспертной комиссии суда целесообразно включить представителя государственного архива и/или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела (по согласованию).

4.7. Экспертная комиссия суда осуществляет следующие функции:

4.7.1. Организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

4.7.2. Рассматривает и принимает решение о согласовании:

описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

номенклатуры дел;

актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

актов об утрате документов;

актов о неисправимом повреждении архивных документов;

предложений об установлении (изменении) сроков хранения документов, не предусмотренных (предусмотренных) перечнями типовых архивных документов, Перечнем документов, с дальнейшим их представлением на рассмотрение Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и согласование ЦЭПК при Росархиве;

проектов локальных нормативных актов и методических документов суда по делопроизводству и архивному делу.

4.7.3. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на утверждение ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) согласованных экспертной комиссией суда описей дел постоянного хранения.

4.7.4. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на согласование ЭПК архивного учреждения согласованных экспертной комиссией суда описей дел по личному составу, номенклатуры дел.

4.7.5. Обеспечивает совместно с архивом суда представление на согласование ЭПК архивного учреждения акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов.

4.7.6. Организует и координирует работу по подготовке методических документов по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности суда, отбору их в состав Архивного фонда Российской Федерации.

4.7.7. Совместно с архивом суда, отделом делопроизводства (общим отделом) и кадровой службой организует для работников суда консультации по вопросам работы с документами, оказывает им методическую помощь, участвует в подготовке и проведении мероприятий по повышению их квалификации.

4.8. Заседания экспертной комиссии суда проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год, и оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии.

4.9. Заседание экспертной комиссии суда и принятые решения считаются правомочными, если на заседании присутствует более половины ее состава.

Решения экспертной комиссии суда по каждому вопросу (документу) принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов поровну разрешаются председателем экспертной комиссии суда.

4.10. Ведение делопроизводства экспертной комиссии суда, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль исполнения принятых экспертной комиссией суда решений возлагаются на секретаря экспертной комиссии суда.

4.11. По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях суда составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

4.12. Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности электронных документов, которая проводится экспертной комиссией суда.

4.13. Работник, ответственный за работу архива суда, совместно с отделом делопроизводства или уполномоченным лицом, отвечающим за функционирование информационных технологий в суде, определяет перечень электронных документов, которые подлежат экспертизе. Перечень электронных документов, подлежащих архивному хранению, помимо заголовков дел, их дат, должен включать в себя данные об электронных носителях (их форматах, объемах и др.). В рамках этого перечня проводится отбор электронных документов на постоянное и временное хранение. Перечень утверждается экспертной комиссией.

4.14. Экспертиза электронных документов проводится экспертной комиссией суда во взаимосвязи с документами суда на бумажных носителях (применяется в комплексе системы общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение) с учетом дополнительных признаков:

подлинность электронного документа, наличие электронной подписи и положительного результата ее проверки;

возможность воспроизведения и обработки информации электронных документов;

возможность обеспечения временного (свыше 10 лет) хранения, проведения технологических миграций.

5. Оформление дел и иных документов к последующему хранению

в архиве суда

5.1. Законченные делопроизводством судебные дела, наряды, материалы, другие документы, подлежащие передаче в архив на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение, в том числе по личному составу, после окончания календарного года подготавливаются к передаче в архив суда и подлежат оформлению и описанию.

Все оконченные производством дела и другие документы до передачи в архив должны быть оформлены работниками, ответственными за ведение делопроизводства в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда, в соответствии с требованиями Правил N 526, инструкций N 36, N 161, N 224, N 225 и настоящей Инструкции.

———————————

<1> Сноска исключена с 14 июня 2022 года. — Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14.06.2022 N 97.

5.2. Решение на передачу в архив судебных дел, производств и материалов принимает судья, их рассмотревший, а при его отсутствии — председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель. При этом судья проверяет состояние каждого судебного дела, производства или материала.

5.3. Решение на передачу в архив суда номенклатуры, журналов и учетно-статистических карточек принимает председатель суда (судебной коллегии, судебного состава) или его заместитель.

5.4. Решение на передачу в архив иных дел суда принимает начальник (специалист) отдела делопроизводства (общего отдела) суда (секретариата судебной коллегии).

5.5. При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года (исключение: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы);

приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по оплате труда работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

5.6. В зависимости от сроков хранения дел проводится их полное или частичное оформление.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает:

подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или коробках);

нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 11 к настоящей Инструкции);

составление внутренней описи документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции);

оформление обложки дела (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

5.6.1. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются не менее чем на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются. При необходимости документы менее формата A5 (чеки, квитанции, справки, фотографии и другие) в целях удобства подшивания наклеиваются на лист формата A4. При отсутствии поля для подшивки документ необходимо наклеить без повреждения текста на вспомогательный лист.

Документы подшиваются в дело в хронологическом порядке, все приобщенные в процессе рассмотрения судебного дела документы — в порядке их поступления. К делу не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также копии документов, уже имеющихся в деле, черновики.

Максимальное количество листов, подшиваемых в один том, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. Если количество листов в деле превышает 250, материалы формируются в тома в хронологическом порядке. Том 2 может быть начат лишь после окончания тома 1. Дата открытия тома 2 не должна быть ранее даты окончания тома 1. На томах должен быть общий заголовок по номенклатуре дел.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела, в конце каждого дела — лист-заверитель дела.

В случае использования для фиксирования хода судебного заседания средств аудиозаписи и иных технических средств электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) хранятся вместе с судебным делом. При этом они должны быть вшиты в судебное дело (приобщены к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписаны уполномоченным работником аппарата суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

5.6.2. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу в деле подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложения нумеровать нельзя, их наличие оговаривается в заверительной надписи.

В случае если вложение в конверт является копией документа, имеющегося в деле, допускается подшивка только конверта.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация, при которой старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

В случае изменения нумерации листов дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый сохраняется в деле.

5.6.3. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

В заверительной надписи указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации листов дела (наряда) (наличие пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.

Пример: в настоящем деле (наряде) прошито и пронумеровано 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 20, 113, 235. Имеются литерные листы с номерами 10а, 33а, 33б. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка осужденного Иванова А.В.

5.6.4. Оформление обложки дел.

На обложках дел (приложение N 13 к настоящей Инструкции), подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, указываются:

наименование суда (полностью, в именительном падеже);

заголовок дела (тома);

фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено;

фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации), суть иска (заявления);

фамилия, имя, отчество оправданного лица или лица, в отношении которого производство прекращено;

даты начала и окончания дела;

номер производства по делу;

индекс дела;

номер тома;

количество листов в деле;

срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение;

дата передачи дела в архив;

подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи);

архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения должны быть подшиты в твердую обложку.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела суда будут приняты (если дела передаются на хранение в государственный архив).

При изменении наименования суда на обложке дела дописывается новое наименование, а прежнее заключается в скобки.

Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

Если наряд состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится общий заголовок по номенклатуре дел, а затем уточняется содержание каждого тома в отдельности.

Пример:

«Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 1 — совещания судей судебной коллегии по уголовным делам»;

«Документы оперативных совещаний судей в 2 томах. Том N 2 — совещания судей судебной коллегии по гражданским делам».

На обложке дела указывается его дата — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)».

Датой дел, содержащих распорядительную и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом.

Обязательными реквизитами обложки дела на бумажном носителе являются указание количества листов в деле (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

На делах, внесенных в годовые разделы описей дел, шифр проставляется после утверждения (согласования) в установленном порядке годового раздела описи соответствующей ЭПК архивного учреждения и утверждения председателем суда (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждое дело в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера дела.

5.6.5. Во всех делах, подлежащих передаче в архив на постоянное и временное хранение (свыше 10 лет), включая дела по личному составу, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 12 к настоящей Инструкции) с указанием заголовка, индекса (номера) документа, даты и номера листа в наряде.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель.

Листы, на которых сделана внутренняя опись, нумеруются отдельно арабскими цифрами. Количество листов внутренней описи указывается в заверительной надписи после общего количества листов в наряде через арифметический знак плюс.

5.7. В учетно-регистрационных журналах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения перед их передачей в архив работниками отделов, ответственными за ведение данных документов, осуществляется нумерация листов и производится заверительная надпись.

На обложке регистрационного журнала или книги согласно номенклатуре проставляется срок хранения и указывается количество листов.

Перед передачей в архив учетно-статистических карточек работник отдела делопроизводства проверяет их наличие и заполнение всех предусмотренных реквизитов.

После передачи дел в архив учетно-статистические карточки должны храниться в картотеках (ящиках, картотечных шкафах) отдельно по уголовным, гражданским, административным делам, делам об административных правонарушениях в порядке их номеров по годам. В каждом томе должно быть не более 150 учетно-статистических карточек, но не более 250 листов.

Учетно-статистические карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.

5.8. Электронные документы, подлежащие хранению, передаются в архив суда в виде контейнеров, обеспечивающих целостность электронных документов, по информационно-телекоммуникационной сети из соответствующей автоматизированной системы суда в информационную систему архива суда или на обособленных носителях однократной записи.

В контейнер электронного документа включаются файл электронного документа в формате архивного хранения и файл метаданных электронного документа, включая электронные подписи.

Контейнеры электронных документов могут передаваться в архив суда на физически обособленных материальных носителях однократной записи в двух идентичных экземплярах — основном (эталонный экземпляр, который используется в исключительных случаях, например, для создания копий рабочего экземпляра) и рабочем (с этого экземпляра изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда использования).

5.9. При подготовке электронных документов к передаче на хранение в архив суда проводится их конвертирование в формат архивного хранения PDF/A.

Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы.

5.10. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив суда осуществляются в судебных коллегиях, судебных составах, структурных подразделениях суда в соответствующих информационных системах.

5.11. Подготовка электронных документов к передаче в архив суда состоит из следующих этапов:

проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;

запись электронных документов на машинные носители;

проверка качества записи;

описание электронного документа;

проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

подготовка комплекта сопроводительной документации.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

5.12. Сопроводительная документация электронных документов должна быть достаточной для обеспечения их учета и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для учетных баз данных, сайтов и другое), объем документа (для баз данных также — количество записей).

5.13. Дела (электронные дела) и другие документы, оформленные с нарушением установленных требований, архивом суда не принимаются.

5.14. Работник отдела делопроизводства (секретариата судебной коллегии) перед передачей судебного дела в архив должен обращать особое внимание на обращение к исполнению (исполнение) вступившего в законную силу судебного решения.

5.15. Судебные дела подлежат оформлению для передачи в архив не позднее одного месяца после обращения к исполнению вступившего в законную силу завершающего судебного акта.

Обращение к исполнению производится в соответствии с процессуальным законодательством Российской Федерации и инструкциями N 36, N 161.

5.16. Оформление и подготовку к передаче в архив дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) хранению, производят работники отделов делопроизводства судебных коллегий, судебных составов и структурных подразделений судов, на которых возложена обязанность по передаче дел в архив суда.

6. Порядок определения сроков хранения дел. Отбор

документов на уничтожение

6.1. Сроки хранения документов суда устанавливаются в соответствии с действующим Перечнем документов.

6.2. При выявлении документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем документов, предложения об определении сроков хранения таких документов направляются в Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации для дальнейшего рассмотрения и согласования Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства.

6.3. Сроки хранения всех судебных дел, других дел и документов общего делопроизводства исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством. Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.

Например, исчисление срока хранения дел и документов (реестров, книг, журналов), законченных делопроизводством (ведением) в 2022 году, начинается с 1 января 2023 г.

6.4. Срок хранения уголовных дел определяется путем суммирования срока назначенного наказания (как основного, так и дополнительного) и срока, установленного Перечнем документов (в соответствии с категорией совершенного преступления).

При этом срок хранения уголовных дел, установленный Перечнем документов, исчисляется:

со дня окончания срока наказания (как основного, так и дополнительного), определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня выплаты судебного штрафа. В случае отмены постановления о применении этой меры уголовно-правового характера и привлечении лица к уголовной ответственности — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения испытательного срока при условном осуждении (отмены условного осуждения со снятием судимости в порядке части первой статьи 74 Уголовного кодекса Российской Федерации). В случае отмены условного осуждения и направления осужденного для отбывания наказания, а также отмены условного осуждения в связи с совершением другого преступления — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения срока действия принудительных мер воспитательного воздействия. В случае отмены этих мер и привлечения лица к уголовной ответственности — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора беременной женщине и женщине, имеющей малолетних детей. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденной для отбывания наказания — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

со дня истечения отсрочки исполнения приговора осужденному, признанному больным наркоманией. В случае отмены отсрочки исполнения приговора и направления осужденного, признанного больным наркоманией, для отбывания наказания — со дня окончания срока наказания, определенного приговором, вступившим в законную силу;

с момента вынесения судом определения о прекращении применения принудительных мер медицинского характера к лицам, совершившим общественно опасные деяния в состоянии невменяемости;

с момента вступления в законную силу оправдательного приговора, а также постановления (определения) о прекращении дела.

6.5. В случае пересмотра судебного акта по новым или вновь открывшимся обстоятельствам и отмены судебного акта, вступившего в законную силу, срок хранения судебного дела подлежит пересмотру.

Соответствующие изменения вносятся в учетные документы архива суда.

6.6. В случае изменения сроков хранения судебных дел и документов вновь принятыми нормативными правовыми актами новые сроки хранения распространяются на дела и документы, законченные делопроизводством (в том числе законченные делопроизводством до вступления в силу нормативно-правовых актов, устанавливающих новые сроки хранения), за исключением тех дел и документов, которые были внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, согласованные с экспертной комиссией суда, с ЭПК архивного учреждения (при наличии договора) и утвержденные председателем суда до вступления в силу нормативных правовых актов, установивших новые сроки хранения.

6.7. Находящиеся в архиве дела, по которым истек срок хранения, установленный Перечнем документов, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники архива суда.

6.8. Отбор архивных дел к уничтожению оформляется актом (приложение N 14 к настоящей Инструкции) и производится только после составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Архивные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

6.9. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению.

6.10. Из отобранных к уничтожению судебных дел на постоянное хранение необходимо изымать подлинники решений, судебных приказов, приговоров и последующих определений и постановлений, в том числе вышестоящих судов. Из прекращенных дел, дел по искам, оставленным без рассмотрения, необходимо оставить подлинники определений о прекращении производства по делу, об оставлении иска без рассмотрения.

На судебных решениях, судебных постановлениях и последующих определениях и постановлениях вышестоящих судов проставляются регистрационные номера дел, из которых они изъяты. Затем документы подшиваются по порядку номеров дел в отдельные наряды и помещаются в твердую обложку.

Приобщенные к судебному делу электронные носители информации (диски, дискеты, флеш-карты) уничтожаются одновременно с делом путем их физического уничтожения или уничтожения программно-техническими средствами.

6.11. Из архивных дел, подлежащих уничтожению, остаются на хранение личные документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки и другие личные документы), которые помещаются в отдельную папку, содержащую внутреннюю опись документов. В опись вносятся: фамилия, имя, отчество владельца документа, наименование документа и номер дела (производства), из которого он изъят, год рассмотрения дела, номер и дата акта об уничтожении дела. Невостребованные личные документы хранятся в архиве 75 лет, после чего уничтожаются.

6.12. При отборе к уничтожению материалов судебного контроля и материалов, разрешаемых в порядке исполнения приговора, из них изымаются подлинники судебных актов, в том числе вышестоящих судов, которые формируются в соответствующий наряд работником архива суда и передаются на постоянное хранение с соблюдением требований настоящей Инструкции.

6.13. При составлении акта на выделенные к уничтожению дела должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам их рассмотрения в порядке возрастания номеров дел;

в конце акта делается запись о том, что из дел изъяты подлинники судебных решений, личные документы.

6.14. Акты на уничтожение документов рассматриваются и согласовываются на заседании экспертной комиссии суда одновременно с описями на дела постоянного хранения и по личному составу.

После утверждения и согласования ЭПК архивного учреждения (при наличии соответствующего договора) описей дел постоянного срока хранения и по личному составу описи дел и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются председателем суда, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

6.15. Акты о выделении дел к уничтожению подшиваются в отдельный наряд в хронологическом порядке. В регистрационных журналах (графа — примечание) или учетно-статистических карточках (специальный пункт или свободное поле) делается отметка об уничтожении дела с указанием номера, даты акта и протокола заседания экспертной комиссии суда.

6.16. Архивные дела, подлежащие уничтожению, после утверждения акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции), сдаются на утилизацию в специализированные организации.

В случае отсутствия организаций, производящих утилизацию в данном регионе, документы уничтожаются специально созданной на основании распоряжения председателя суда комиссией путем сожжения или механической переработки, о чем составляется акт.

6.17. Перед передачей на уничтожение документы упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Передача оформляется приемо-сдаточной накладной (актом), в которой указываются дата передачи, количество включенных в акт дел и других документов, вес бумажной макулатуры.

6.18. Погрузка, вывоз на утилизацию и утилизация осуществляются под контролем уполномоченного работника суда.

6.19. Электронные архивные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению в порядке, установленном для документов на бумажном носителе, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов.

6.20. Запрещается использование отобранных к уничтожению дел для хозяйственных нужд.

7. Передача дел (электронных дел) в архив суда. Порядок

хранения архивных дел (электронных архивных дел)

7.1. Дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) передаются в архив суда не позднее чем через год после завершения дел в делопроизводстве по описям дел судебных коллегий, судебных составов, структурных подразделений.

Документы по личному составу судей кассационных судов общей юрисдикции, апелляционных судов общей юрисдикции, верховных судов республик, краевых и областных судов, судов городов федерального значения, судов автономной области и автономных округов передаются в архив суда по истечении 10 лет со дня освобождения от должности судьи (отчисления из штата суда); федеральных государственных гражданских служащих — по истечении 10 лет со дня увольнения.

7.2. Документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» в архив суда по общему правилу не передаются.

По решению председателя суда в исключительных случаях (отсутствие возможности обеспечения сохранности документов временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности», соответствующих помещений для их хранения в структурных подразделениях суда и иных) такие документы могут быть переданы в архив суда по описям дел, которые ведутся в электронном виде в судебной коллегии, судебном составе или структурном подразделении суда.

Подготовка дел временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» для передачи в архив, а также передача таких дел в архив суда осуществляется в соответствии со сроками, установленными пунктами 5.1, 7.1 настоящей Инструкции.

Такие дела должны быть подшиты. На обложке указываются: наименование суда; заголовок дела (тома); фамилия, имя, отчество осужденного лица и полное наименование статьи Уголовного кодекса Российской Федерации, по которой лицо осуждено; фамилия, инициалы истца, ответчика (наименование организации); суть иска (заявления); даты начала и окончания дела; номер производства по делу; индекс дела; номер тома; срок хранения дела с указанием даты, до которой осуществляется хранение; подпись судьи, рассмотревшего дело (с расшифровкой подписи).

По истечении срока хранения или по миновании надобности документы временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности» уничтожаются в порядке, установленном настоящей Инструкцией, о чем составляется акт (приложение N 14 к настоящей Инструкции).

7.3. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив суда такие документы не передаются.

7.4. Передача дел, в том числе дел временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности», в архив суда осуществляется по графику, согласованному с судебными составами, судебными коллегиями, структурными подразделениями, передающими документы в архив, и утвержденному председателем суда.

7.4.1. При передаче дел на бумажном носителе в архив суда работником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения обязаны устранить.

7.4.2. Прием-передача дел в архив суда производится работником архива суда в присутствии работника судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда. На экземплярах описи дел проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за работу архива суда, и лица, передавшего дела.

7.5. Передача электронных документов в архив производится на основании описей электронных дел судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

Техническое сопровождение по обеспечению передачи электронных документов в архив, связанное с настройкой программных комплексов и их функционированием, а также удостоверение качества передаваемых единиц хранения электронных документов обеспечивается работниками, отвечающими за функционирование информационных технологий в суде, а также работниками филиалов ФГБУ ИАЦ Судебного департамента.

7.5.1. При передаче электронных документов в архив суда выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе суда электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;.

формирование описи электронных дел, документов судебного состава, судебной коллегии, структурного подразделения суда;

проверка архивом суда электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив суда на физически обособленных материальных носителях).

7.5.2. Прием электронных документов в архив суда по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве суда информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями работника, ответственного за работу архива суда, и работника, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью председателя суда или уполномоченного им лица.

7.5.3. После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указываются:

наименование суда (полное, сокращенное);

номер фонда;

номер описи электронных дел;

номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

Надписи на вкладышах печатаются или наносятся от руки разборчивым почерком специальными водостойкими чернилами. Возможно использование штампов и других аналогичных средств.

7.6. При приеме электронных документов на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием электронных документов; завершенность процесса создания электронного документа; наличие законодательных актов, препятствующих передаче электронного документа; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения электронных документов.

7.7. Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в порядке, предусмотренном инструкциями N 36, 161, в архив суда не передаются.

На учетно-статистической карточке делается отметка о передаче дела в архив.

7.8. Поступившие в архив суда дела и другие документы хранятся по фондам в хронологическом порядке.

7.9. Архивные дела систематизируются согласно описям дел и помещаются в коробки.

На корешке обложки каждой коробки указываются начальные и конечные регистрационные номера дел, помещенных в коробку.

8. Учетно-справочный аппарат архива. Автоматизированный

учетно-справочный аппарат архива

8.1. Для обеспечения сохранности и поиска архивных документов, использования содержащейся в них информации в архиве создается учетно-справочный аппарат.

8.2. В состав учетно-справочного аппарата входят:

учетная документация;

картотеки, в которых сведения о содержании документальных материалов отражены на алфавитных и регистрационных карточках;

методические пособия по различным видам архивных работ и документальной части делопроизводства;

исторические справки и дополнения к ним как носящие первичную информацию.

8.3. Автоматизированный учетно-справочный аппарат архива (далее — автоматизированный УСА) — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.

8.4. Автоматизированный УСА может базироваться на информационно-поисковой системе, создаваемой в текущем делопроизводстве суда (электронные справочные картотеки, номенклатуры, классификаторы).

Основными полями электронной регистрационно-контрольной карточки (далее — РКК) являются: автор (корреспондент), название вида документа, дата, индекс документа, заголовок (краткое содержание), резолюция, срок исполнения, отметка об исполнении, архивный шифр.

Поиск информации о документе может осуществляться как по одному полю РКК, так и по комбинации полей.

8.5. Поле РКК «номер дела по номенклатуре» является связующим поисковым реквизитом при переходе от поиска информации на уровне документа к поиску на уровне дела.

При наличии электронной номенклатуры в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.

Основными поисковыми реквизитами номенклатуры являются: индекс дела, заголовок дела (тома), количество дел (томов), срок хранения и статья по перечню.

8.6. Электронные РКК являются основой для создания автоматизированного каталога.

Если в традиционном УСА виды и разновидности каталогов (систематический, тематический, именной и др.) связаны между собой системой отсылок, то в автоматизированном режиме формируется один электронный каталог, содержащий описание на уровне документа или дела.

При отсутствии автоматизированной системы регистрации документов создается база данных описаний на уровне документа (электронный каталог).

Основными реквизитами описаний в электронном каталоге являются: индекс, название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа. Реквизиты: название фонда, номер фонда, номер описи, номер дела, номер листа содержат учетные характеристики и могут трансформироваться из учетной автоматизированной системы.

8.7. Документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, передаются в государственный архив вместе с автоматизированным УСА.

Наличие обязательных реквизитов в структуре баз данных автоматизированного УСА и предоставление информации по этим реквизитам в электронном формате обеспечивает совместимость баз данных архива суда и автоматизированного УСА государственного архива.

9. Учет документов в архиве суда

9.1. Учет документов в архиве суда — это средство контроля за наличием и обеспечением их сохранности.

Основными единицами учета хранения архивных документов являются: дело, электронное дело.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве суда документы, включая документы по личному составу и описи дел, в том числе в электронном виде.

9.2. Основными (обязательными) учетными документами архива суда являются:

паспорт архива (приложение N 15 к настоящей Инструкции);

учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда <1> (приложение N 16 к настоящей Инструкции);

———————————

<1> Заполняется дополнительно к паспорту архива судами, осуществляющими хранение дел временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» в архиве суда.

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 17 к настоящей Инструкции);

список фондов (приложение N 18 к настоящей Инструкции);

лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции);

описи дел (приложения N 5, 6, 7, 8, 9 к настоящей Инструкции);

реестр описей (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

Данные об объеме контейнера электронного документа при учете в учетных документах отражаются в мегабайтах (Мб).

9.2.1. Паспорт архива (приложение N 15 к настоящей Инструкции) составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов и хранится постоянно.

Паспорт архива составляется по состоянию на 1 декабря отчетного года.

При наличии договора с государственным архивом паспорт архива составляется в двух экземплярах: один экземпляр направляется в государственный архив, второй хранится в соответствующем наряде архива суда.

Объемные показатели даются в указанных единицах измерения согласно форме паспорта архива. Исправления, вклейки не допускаются.

В адресной части бланка паспорта архива, расположенной в левом верхнем углу, в строке «Кому представляется» указывается название государственного архива (при наличии договора).

В строке «Кем представляется» указываются: полное наименование суда, почтовый адрес с указанием индекса, кода города и номера телефона (факс, e-mail).

В разделе «Общие сведения» заполняется строка 101, которая состоит из следующих граф:

количество фондов (графа 1);

площадь архивохранилища в квадратных метрах (кв. м) (графа 2);

загруженность архивохранилища в процентах (%) (графа 3).

В графе 1 строки 101 указывается количество фондов, хранящихся в архиве суда. Если в архиве суда хранятся документы только одного суда, то указывается цифра 1; если хранятся дела, документы других судов, указывается цифра по количеству хранящихся фондов в архиве.

Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов, учитывается в паспорте архива только один раз.

В графе 2 строки 101 указывается площадь отдельного помещения архива (архивохранилища) в кв. м или сумма площадей всех помещений.

Площадь измеряется точно и указывается с точностью до десятых долей квадратного метра — не менее одного знака после запятой. Например: 5,2 кв. м.

Площадь рабочих комнат или подсобных помещений не учитывается.

При отсутствии отдельного помещения для хранения архивных документов в данной графе ставится прочерк.

Графа 3 строки 101 заполняется при наличии отдельного помещения для хранения архивных документов в суде (архивохранилища) и при условии заполнения графы 2.

Показатель загруженности архивохранилища является строго вычисляемой величиной, примерное его определение не допускается.

Степень загруженности архивохранилища рассчитывается в процентах путем деления количества хранящихся в нем дел на расчетную вместимость архивохранилища (в единицах хранения) и умножения на 100.

Расчетная вместимость архивохранилища определяется следующим образом: измеряется в метрах общая протяженность длины стеллажных полок, занятых документами; рассчитывается количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре полок, для чего общее количество единиц хранения делится на количество погонных метров; количество единиц хранения, находящихся на одном погонном метре, умножить на общую протяженность стеллажных полок (в том числе свободных).

Формула:

Если архивохранилищ несколько, то сумма всех хранящихся в них дел делится на сумму расчетной вместимости каждого и умножается на 100.

В разделе «Сведения о документах» вносятся сведения о документах постоянного хранения, данные о документах по личному составу и указывается следующее:

в графе 1 — количество единиц хранения документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в архиве суда;

в графе 2 — дата самого раннего из хранящихся в архиве суда документов;

в графе 3 — конечные даты хранящихся в архиве суда документов;

в графе 4 — общее количество дел, которые внесены в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи;

в графе 5 — самые ранние годы, за которые документы, внесенные в описи дел, хранятся в архиве суда;

в графе 6 — самые поздние годы, за которые документы, внесенные в утвержденные (согласованные) ЭПК архивного учреждения описи, хранятся в архиве суда;

в графе 7 — количество дел постоянного хранения, находящихся на хранении в архиве суда после истечения установленного законодательством срока их предельного хранения в суде.

Графа 8 заполняется путем подсчета количества ежегодно образующихся дел данного вида в соответствии с номенклатурой.

В строке 201 целесообразно вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам, делам общего делопроизводства.

В разделе «Кадры» в строке 301 указывается количество штатных работников архива суда, определенное в штатном расписании суда.

Если в штатном расписании не предусмотрена должность штатного работника архива суда, при этом председателем суда назначен работник, ответственный за работу архива, в этой графе ставится прочерк.

В разделе «Условия хранения документов» подчеркиваются те сведения, которые соответствуют условиям хранения архивных документов в суде.

В паспорте архива указываются фамилия и телефон исполнителя (составителя).

Паспорт архива подписывается председателем суда с проставлением даты подписания, после заполнения всех разделов заверяется печатью суда.

К паспорту архива прикладывается пояснительная записка, в которой указываются следующие сведения:

об изменениях в наименовании суда;

о наличии в суде номенклатуры и инструкции по делопроизводству;

причины изменения количества дел по сравнению с данными паспорта предшествующего года (количество описанных дел, переданных на постоянное хранение в архивное учреждение, снятых с учета в связи с утратой или неисправными повреждениями);

наличие в архиве суда фондов других судов;

о кадровом составе — наличие штатных работников архива суда, Ф.И.О. работников;

о месте хранения документов при отсутствии отдельного помещения и особенностях размещения документов.

Конкретный список приложения к паспорту архива может быть согласован с государственным архивом, куда он представляется.

В случае если архив суда расположен в нескольких помещениях, паспорт архива составляется единый на все помещения.

9.2.2. При хранении в архиве суда дел временных (до 10 лет) сроков хранения или «до минования надобности» работником, ответственным за работу архива, ежегодно (по состоянию на 1 декабря) дополнительно к паспорту архива заполняются учетные сведения о документах, хранящихся в архиве суда (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

Графы учетных сведений о документах, хранящихся в архиве суда, заполняются по аналогии с паспортом архива. Объяснительная записка не требуется.

9.2.3. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 17 к настоящей Инструкции) последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

9.2.4. Список фондов (приложение N 18 к настоящей Инструкции) ведется в архиве суда, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в архив суда. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах судов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном архиве и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга судов. Конкретные наименования всех судов, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

9.2.5. Лист фонда (приложение N 19 к настоящей Инструкции) составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу указанных листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

9.2.6. Архивные дела (электронные архивные дела) учитываются по описям. Годовые разделы описей учитываются под тем же номером, который был присвоен описи при первом поступлении.

Описи дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения нумеруются отдельно.

9.3. Учет поступлений дел постоянного и временного (более 10 лет) хранения ведется раздельно.

9.4. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом суда самостоятельно.

9.5. Учетные документы должны находиться в одном месте и храниться в металлических шкафах.

9.6. Учетные документы архива суда, кроме описей дел, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

9.7. Учет поступления и выбытия дел в архиве суда осуществляется на основании:

описи дел структурного подразделения и годового раздела описи дел суда;

номенклатуры, заменяющей годовой раздел описи дел;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции);

акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 21 к настоящей Инструкции);

акта об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 14 к настоящей Инструкции);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 24 к настоящей Инструкции).

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов и в лист фонда — при каждом изменении в составе и объеме документов архива суда;

в список фондов — при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда с указанием, куда выбыл архивный фонд, а также даты и номера документа, на основании которого он выбыл;

в реестр описей дел — при поступлении новой описи дел или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи дел другим описям дел не присваивается и остается свободным;

в описи дел — при поступлении (обнаружение неучтенных документов) и/или выбытии дел, документов (утрата документов), учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве.

Дело фонда наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

9.8. Архив суда может вести также учет в автоматизированном режиме в виде учетных баз данных.

Учетные базы данных применяются во взаимосвязи с другими информационными базами данных, имеющимися в архиве суда, и должны быть совместимы с соответствующими учетными базами данных государственных архивов и органов управления архивным делом.

10. Проверка наличия и состояния документов (электронных

документов) в архиве суда

10.1. В целях обеспечения сохранности документальных материалов в архиве суда комиссией, назначаемой председателем суда или его заместителем, производится проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов).

Проверка наличия и состояния архивных документов (электронных архивных документов) районных судов, городских судов и межрайонных судов проводится с участием представителей управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

10.2. В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия дел (электронных дел) и их соответствие учетным документам;

выявление и устранение недостатков в учете дел (электронных дел);

выявление отсутствующих дел (физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов) и организация их розыска;

выявление и учет документов, требующих профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки;

выявление и учет электронных документов, требующих перезаписи на новые электронные носители;

контроль физического и технического состояния физически обособленных материальных носителей контейнеров электронных документов, воспроизводимости электронных документов программными средствами;

проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

10.3. Проверка наличия и состояния дел проводится:

в сроки, установленные председателем суда, но не реже одного раза в 5 лет, электронных дел — не реже одного раза в 3 года;

каждый раз, когда это вызывается каким-либо нарушением нормальных условий хранения документов, при которых имеются основания предполагать их порчу или утрату (после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в хранилища посторонних лиц);

после перемещения дел в другое помещение;

при смене председателя суда, руководителя архива (работника, ответственного за работу архива).

10.4. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

сохранять порядок расположения дел на стеллажах и первичных средствах хранения. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные дела;

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи дел;

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки.

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись дел запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

10.5. Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается.

В конце каждой просмотренной описи дел делается запись «проверено» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

10.6. Работы по проверке наличия и состояния электронных дел должны начинаться с основных экземпляров единиц хранения электронных документов и заканчиваться рабочими экземплярами.

При проверке наличия единиц хранения электронных дел проводится сверка их общего количества и учетных номеров со сведениями в книге учета поступлений и выбытия электронных дел, документов и количества со сведениями по листу учета электронных дел, документов.

При проверке наличия единиц хранения электронных документов проводится сопоставление фактических общих количественных и контрольных характеристик с итоговой записью описи дел, сверка их наличия с описью.

10.7. В случае необходимости (изменение физического состояния носителей, ухудшение воспроизводимости, изменение формата) по решению председателя суда проводится работа по перезаписи электронных документов на новые носители.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать установленным требованиям.

10.8. Если проверкой наличия и состояния дел установлено отсутствие дел, то на основании распоряжения председателя суда организуется их розыск.

В этих целях рекомендуется:

изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;

организовать розыск не обнаруженных при проверке дел в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, предварительно изучив их сдаточные описи;

проверить находящиеся рядом дела;

изучить дело фонда — акты о выделении дел к уничтожению, ранее составленные акты проверки наличия и состояния архивных дел.

Обнаруженные в итоге розыска дела размещаются на соответствующие места; в карточке учета необнаруженных дел делается отметка об их обнаружении с указанием даты и подписи должностного лица.

Дела, причина отсутствия которых подтверждена соответствующими документами, исключаются в установленном порядке из описей дел и других учетных документов.

После рассмотрения результатов розыска экспертной комиссией суда и утверждения ее решения председателем суда необнаруженные документы снимаются с учета.

10.9. Розыск архивных дел, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния дел, составляется акт об утрате документов (приложение N 22 к настоящей Инструкции), который рассматривается экспертной комиссией суда и утверждается председателем суда или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

10.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 25 к настоящей Инструкции).

При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 20 к настоящей Инструкции).

В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву суда, неучтенных документов, также составляется соответствующий акт (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются председателем суда или его заместителем.

11. Организация использования документов архива

11.1. Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда (уполномоченного им заместителя).

Работник, ответственный за работу архива суда:

выдает документальные материалы в структурные подразделения;

направляет на основании письменного запроса материалы в другие органы, организации и учреждения по указанию председателя суда;

информирует председателя суда о составе и содержании документальных материалов;

выдает справки и выписки из архивных документов.

11.2. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.3. Выдачу дел на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архива в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

В случае если после возвращения дела работником архива суда выявлено изъятие, повреждение материалов дела, а также внесение в них исправлений и дописок, об этом незамедлительно сообщается председателю суда или его заместителю.

11.3.1. Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции).

11.3.2. Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел;

проверку физического состояния дела.

11.3.3. Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе, которые создаются на основе рабочего экземпляра контейнера электронного документа. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и оттиск печати — на обороте последнего листа копии.

По запросу лиц, имеющих право на получение копий документов, и при наличии технической возможности архивные справки (выписки) могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям.

Электронные архивные справки (выписки) заверяются электронной подписью председателя суда или его заместителя.

Факт выдачи копий электронных документов фиксируется в журнале выдачи электронных документов.

Доступ судей и работников суда к электронным документам архива при наличии информационной системы может осуществляться непосредственно с рабочих мест в соответствии с установленными приказом председателя суда правами доступа к документам.

По решению председателя суда архив суда может предоставлять судьям и работникам суда электронные документы по локальной сети суда. В этом случае ведется электронный журнал учета выдачи электронных документов из архива, в котором фиксируются: дата выдачи, фамилия, инициалы запросившего документ, название структурного подразделения, заголовок и учетный номер выданного документа.

11.3.4. Документы выдаются из архивохранилища на срок, не превышающий:

одного месяца — для использования судьями, работниками суда;

шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения председателя суда на основании документа (письма, служебной записки) пользователя о подтверждении обеспечения сохранности документов.

11.4. Выдача архивных дел во временное пользование производится по письменным заявкам (служебным запискам) судей и руководителей структурных подразделений. Выдача дел производится с письменного разрешения председателя суда (его заместителя). На выданное дело заводится карта-заместитель (приложение N 28 к настоящей Инструкции), к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела или делается отметка о выдаче судье, работнику аппарата. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись работника архива, принявшего дело. При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве суда до минования надобности.

Лицо, получившее архивное дело, отвечает за его сохранность.

11.5. Выдача находящихся в архиве судебных дел (иных материалов) для ознакомления лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда, на основании их письменного заявления и при предъявлении документов согласно приложениям N 1 к инструкциям N 36, N 161, N 224, N 225.

11.6. Ознакомление с судебным делом должно производиться в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда (иного уполномоченного работника аппарата суда) в условиях, которые исключают изъятие, повреждение, уничтожение материалов дел, а также внесение в них исправлений и дописок, передачу их другому лицу.

Об ознакомлении с делом делается отметка в листе использования документов (приложение N 27 к настоящей Инструкции). При отказе лица, ознакомившегося с делом, от подписи, запись об ознакомлении с делом производится работником архива суда.

11.7. Ознакомление лицами, участвующими в деле, их представителями, а также иными лицами с аудиозаписью судебного заседания, приобщенной к судебному делу, производится по их письменному заявлению в порядке, предусмотренном пунктами 11.5 и 11.6 настоящей Инструкции.

Ознакомление с аудиозаписью судебного заседания производится в специально оборудованном для этой цели помещении суда в присутствии работника архива суда путем предоставления возможности прослушивания соответствующей аудиозаписи с использованием необходимых технических средств.

11.8. Право на снятие копий документов с материалов дела за свой счет, в том числе с использованием технических средств, предоставляется следующим лицам:

обвиняемым, осужденным, оправданным, их защитникам и представителям;

потерпевшим;

гражданскому истцу, его представителю в части копий процессуальных решений, относящихся к предъявленному им гражданскому иску;

гражданскому ответчику и его представителю в части материалов уголовного дела, которые касаются гражданского иска;

сторонам и иным лицам, участвующим в гражданском деле, а также их представителям;

лицам, участвующим в административном деле;

лицам, участвующих в деле об административном правонарушении;

реабилитированным лицам, а с их согласия или в случае их смерти — родственникам (иждивенцам) в части ознакомления с материалами прекращенных уголовных и административных дел и получения с них копий (статья 11 Закона Российской Федерации от 18 октября 1991 г. N 1761-1 «О реабилитации жертв политических репрессий»).

Указанные лица снимают копии по письменному заявлению в порядке, установленном председателем суда или судьей, председательствующим по делу. Данное письменное заявление с разрешающей резолюцией председателя суда или судьи, председательствующего по делу, подшивается в судебное дело, находящееся на хранении в архиве суда, и вносится во внутреннюю опись дела. В случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

Снятые за свой счет копии с материалов судебного дела, в том числе с помощью технических средств, судом не заверяются.

11.9. Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (уполномоченного им лица). Выдача таких копий из судебного дела иным лицам и организациям производится работником архива суда по письменному запросу или заявлению на основании резолюции председателя суда или уполномоченного им лица, о чем делается соответствующая отметка в журнале регистрации выданных копий, выписок, документов (приложение N 34 к настоящей Инструкции).

11.10. Выдаваемые судом копии судебных актов (приговор, решение, определение, постановление, судебный приказ) должны быть заверены подписями судьи, председательствующего по делу, а в случае его отсутствия — председателя суда (заместителя председателя суда) или иного уполномоченного им лица, секретаря суда либо иного уполномоченного работника аппарата суда, а также гербовой печатью суда. При заверении соответствия копии судебного акта подлиннику на лицевой стороне последнего листа под текстом копии судебного акта (ниже реквизита «Подпись») проставляются штамп «Копия верна» (приложение N 29 к настоящей Инструкции) и гербовая печать суда.

Изготовление заверенных копий судебных актов и иных документов суда осуществляется уполномоченным работником архива суда. В правом верхнем углу первого листа документа проставляется штамп «Копия».

11.11. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы должны быть пронумерованы, прошиты прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа или скрепляются скобой с использованием степлера; на оборотной стороне последнего листа в местах скрепления наклеивается бумажная наклейка с заверительной надписью «пронумеровано и скреплено печатью _____ листов, подпись _____» (приложение N 30 к настоящей Инструкции) с указанием суда, которым выдается копия документа. Подпись скрепляется гербовой печатью суда. Гербовая печать ставится таким образом, чтобы частично захватить отрезок бумаги, заклеивающий концы нити либо место скрепления.

11.12. В случае если вышестоящий суд изменил решение суда, на копии судебного акта (приговора, решения, определения, постановления, судебного приказа) об этом делается отметка. На выдаваемой копии судебного акта работником архива суда также делается отметка о дате вступления его в законную силу и указывается, в каком деле подшит подлинный документ и в производстве какого суда находилось дело.

11.13. Копии запрашиваемых судебных актов, копии аудиозаписи судебных заседаний изготавливаются работником архива суда в срок не более тридцати рабочих дней со дня поступления соответствующего заявления.

11.14. Изготовленные, но не полученные заявителем копии судебных актов, письменных справок передаются для отправки по почте.

Лицо, получившее копию судебного акта, должно написать соответствующую расписку. В случае направления копии документа по почте в дело подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой. Также делаются соответствующие отметки в листе использования документов.

11.15. Копии судебных актов могут быть выданы (направлены) иным лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, с разрешения председательствующего судьи или председателя суда (в случае отсутствия — заместителя председателя суда) по письменному заявлению (приложение N 31 к настоящей Инструкции), в котором должно быть указано, какие права или законные интересы этого лица нарушены этими судебными актами.

11.16. Повторная выдача копий судебных актов (решений, определений, приговоров, постановлений, судебных приказов) лицам, участвующим в деле, их представителям, а также другим лицам, чьи интересы непосредственно затрагиваются судебным актом, осуществляется по их письменному мотивированному заявлению в установленном председателем суда порядке.

11.17. Изготовление и выдача копии аудиозаписи судебного заседания осуществляется по письменному заявлению лиц, участвующих в деле, их представителей (сторон, иных участников судебного разбирательства) и за их счет в порядке, установленном председателем суда.

11.17.1. На письменном заявлении (приложение N 32 к настоящей Инструкции) председатель суда (его заместитель) делает соответствующую отметку о поручении работнику архива суда изготовить и выдать копию аудиозаписи судебного заседания. Данное заявление подшивается в дело, а в случае предъявления доверенности к делу приобщается также ее копия.

11.17.2. Для изготовления копии аудиозаписи лицо, подавшее заявление, представляет в суд материальный носитель информации (флеш-карта, диск CD-R, DVD и другие носители информации, техническая возможность записи на которые имеется в соответствующем суде).

11.17.3. Представленные в суд материальные носители информации не должны содержать какую-либо информацию. В целях безопасности перед записью представленный в суд материальный носитель может быть отформатирован уполномоченным работником аппарата суда, ответственным за изготовление и выдачу копии аудиозаписи, после предварительного уведомления лица, подавшего соответствующее заявление.

11.17.4. Запись аудиофайла на материальный носитель лица, подавшего заявление, производится уполномоченным работником аппарата суда на локальном компьютере, не присоединенном к локальной сети суда и не имеющем доступа в сеть Интернет.

11.17.5. Копия аудиозаписи судебного заседания судом не заверяется.

После выдачи копии аудиозаписи судебного заседания на письменном заявлении об изготовлении и выдаче работником архива суда делается отметка об изготовлении и выдаче, а лицом, получившим копию аудиозаписи, делается соответствующая расписка о получении. Данное заявление приобщается к судебному делу, при этом делается соответствующая отметка в листе использования документов.

Неполученная заявителем копия аудиозаписи судебного заседания по почте не направляется.

Электронный носитель информации, с которого изготавливалась копия, должен быть вшит в дело (приобщен к протоколу судебного заседания) в упакованном виде (конверт) с указанием на упаковке номера дела, даты, а также подписан работником, ответственным за работу архива суда. Упаковка должна обеспечивать сохранность электронного носителя от повреждений и порчи.

11.18. Подлинные документы из судебных дел (иных материалов) и их надлежащим образом заверенные копии, представленные участниками судопроизводства (лицами, участвующими в деле), а также справки по делам выдаются им работниками архива суда на основании их письменного заявления; другим судам, органам дознания и следствия — на основании мотивированного запроса и (или) иных необходимых документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации. На заявлении или запросе о выдаче подлинных документов из судебного дела проставляется разрешающая резолюция председателя суда (заместителя председателя суда).

11.18.1. Взамен выданного подлинника к делу приобщается его копия, заверенная судьей и гербовой печатью суда.

11.18.2. При выдаче подлинников документов из судебного дела на их заверенных копиях должны указываться фамилия, имя, отчество лица, получившего документ, его процессуальное положение по делу, данные документа, удостоверяющего личность. В получении документа это лицо должно расписаться и проставить дату получения. Лицо, выдавшее документ, должно указать свою фамилию, должность и поставить подпись. При предъявлении доверенности необходимо снять с нее копию и подшить в дело.

11.18.3. Документы, на основании которых из судебного дела выданы подлинники, а также их заверенные копии подшиваются в дело. В случае направления подлинного документа заказной почтой в дело также подшивается копия сопроводительного письма с исходящим номером и датой.

11.18.4. Порядок и сроки выдачи подлинных документов, их заверенных копий, архивных справок (приложение N 33 к настоящей Инструкции) устанавливаются председателем суда.

Выдача письменных доказательств, не возвращенных представившим их лицам до передачи дела в архив суда, по просьбе этих лиц осуществляется в таком же порядке.

11.19. По письменным требованиям органов, которым законом предоставлено право истребования дела, и на основании распоряжения председателя суда или его заместителя судебные дела направляются им в трехдневный срок.

11.20. Работник архива суда обязан контролировать возврат дел в архив и не реже одного раза в месяц докладывать председателю суда.

До возвращения дела в суд требование о его высылке, копии сопроводительного письма, приговора или решения хранятся в контрольной папке.

В книге выдачи дел из архива суда отмечается: когда, кому и по какому запросу дело направлено, когда и кем оно возвращено (приложение N 26 к настоящей Инструкции).

11.21. В случае поступления в суд заявления взыскателя (либо его представителя) о выдаче (направлении) исполнительных документов по судебным делам, находящимся в архиве суда, их направление (выдача) осуществляется в порядке, установленном инструкциями N 36, N 161.

11.22. Иные, не установленные настоящей Инструкцией правила ознакомления с материалами судебного дела, выдачи подлинных документов, заверенных копий материалов дела, письменных справок, копий судебных актов определяются председателем суда.

12. Обеспечение сохранности архивных документов

12.1. Для обеспечения сохранности архивных дел (электронных архивных дел) и других документов, создания необходимых условий для работы архиву суда отводится специально оборудованное помещение, соответствующее установленным условиям хранения документов и труда работников архива.

В архиве должны быть предусмотрены:

архивохранилище;

помещение для приема, временного хранения документов;

помещение для использования документов (участок выдачи документов);

рабочие комнаты работников архива, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

Не допускается размещение архива в неприспособленных подвальных и чердачных помещениях.

12.2. Архивохранилище должно быть удалено от бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов, гарантировано от затопления, отделено от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов и иметь запасный выход.

Электропроводка должна быть скрытой или вмонтированной в металлические трубы. Осветительная арматура в помещении архива должна быть полугерметичной. Штепсельные розетки для переносных ламп или пылесосов должны быть герметичными или устанавливаться в металлических распределительных шкафах (коробках).

12.3. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

12.4. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли.

12.5. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома (металлические или обшитые металлом). Окна помещения архива должны быть оборудованы запирающимися решетками.

12.6. Запрещается установка в помещении архива печей и дымоходов, применение огня, использование нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

12.7. Противопожарный режим архива устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

Помещение архива должно быть оборудовано пожарной и охранной сигнализацией, иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам в случае эвакуации. Пожарная безопасность должна обеспечиваться системой автоматического пожаротушения.

12.8. Работник, ответственный за работу архива суда, должен пройти инструктаж по вопросам противопожарной безопасности, ознакомиться с правилами пользования противопожарным инвентарем. Инструктаж работников архива по противопожарной безопасности должен проводиться не реже одного раза в год ответственным работником, назначенным приказом председателя суда.

12.9. Архивные документы следует хранить в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

12.10. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима:

для хранения документов на бумажном носителе — температура 17 — 19 °C, относительная влажность воздуха — 50 — 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — температура 8 — 18 °C, относительная влажность воздуха — 45 — 65%;

для документов на оптических дисках — температура 10 — 23 °C, относительная влажность воздуха — 20 — 50%.

Для контроля температуры и влажности воздуха в помещении архива устанавливаются термометры и гигрометры, согласно показаниям которых должны приниматься меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

12.11. В архивохранилище должны приниматься меры, исключающие возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли, систематически проводиться санитарные дни для уборки пыли со стеллажей, коробок, связок и влажной уборки помещений.

12.12. Поступающие в архив документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах, коробках или контейнерах в порядке, соответствующем описям дел, документов.

Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные — горизонтально.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других не предназначенных для хранения документов местах.

12.13. Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов. Каждый носитель должен иметь негерметичный индивидуальный футляр, при этом должно быть исключено свободное перемещение носителя внутри футляра.

12.14. Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене, — не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см.

Для хранения карточек и справочных материалов в помещении архива устанавливаются картотечные шкафы.

12.15. Помещения, стеллажи, шкафы, полки, контейнеры должны быть пронумерованы. На каждом стеллаже устанавливается указатель, в котором обозначаются номер стеллажа, полки, наименование, регистрационные номера и крайние даты документов, размещенных на каждой полке.

Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

12.16. Местонахождение документов в архиве закрепляется постеллажными указателями с четко оформленными ярлыками.

12.17. В целях определения места хранения документов в архивохранилище могут составляться топографические указатели: постеллажные (приложение N 35 к настоящей Инструкции), а при большом количестве фондов — пофондовые (приложение N 36 к настоящей Инструкции).

Изменения, происходящие в размещении документов, должны отражаться в топографических указателях.

12.18. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве суда не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

12.19. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд использования электронных документов.

13. Сроки и порядок передачи дел на хранение

в государственный архив

13.1. Дела общего делопроизводства постоянного срока хранения и судебные дела постоянного срока хранения по истечении сроков их временного хранения в архиве суда (15 лет) передаются на постоянное хранение в государственный архив при наличии соответствующего договора.

13.2. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе суда на основании договора с государственным архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве суда допускается по письменному разрешению государственного архива в случае необходимости практического использования документов судом.

13.3. Передача документов постоянного хранения в государственный архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего государственного архива по согласованию с судом.

Документы передаются в государственный архив по описям дел постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК архивного учреждения.

13.4. Перед передачей дел на постоянное хранение работник, ответственный за работу архива суда, совместно с представителем государственного архива проводят проверку правильности описания и оформления дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

13.5. Передача электронных документов в государственный архив осуществляется в виде контейнеров электронных документов по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях по правилам, установленным для документов на бумажном носителе.

13.6. При обнаружении дефектов документов в делах составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда.

Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с ЭПК архивного учреждения.

13.7. Передача дел проводится в государственном архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

13.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 23 к настоящей Инструкции), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой — в суде. Вместе с документами передаются три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

13.9. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов составляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел.

13.10. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи документов на постоянное хранение, причины их отсутствия — в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда.

13.11. Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (при наличии).

13.12. Перевозку дел в государственный архив обеспечивает суд.

Приложение N 1

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Индекс дела

Заголовок дела

Количество томов (частей)

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

———————————

<1> К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в отдел делопроизводства суда.

Приложение N 2

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

На ____ год

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Индекс дела

Заголовок дела

Количество дел

Срок хранения и N статьи по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

Название раздела

По срокам хранения

Всего

В том числе:

переходящих

с отметкой «ЭПК»

1

2

3

4

Постоянного

Временного (свыше 10 лет)

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО

Приложение N 3

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения <1>

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Название раздела

Приложение N 4

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты <1>

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

Наименование раздела

Дата документа

Регистрационный номер документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

Приложение N 5

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

дел постоянного хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

Название раздела

Приложение N 6

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

дел по личному составу

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 7

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

дел временных (свыше 10 лет)

сроков хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Количество листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 8

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

электронных дел

постоянного хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечания

1

2

3

4

5

6

Дата документа

Рег. N документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

———————————

<1> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 9

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Фонд N _________

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Опись N __________

электронных дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения

за ____ год

Дата

N п/п

Индекс дела

Заголовок дела

Крайние даты

Срок хранения

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Дата документа

Рег. N документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечание

1

2

3

4

5

———————————

<1> Составляется на каждое электронное дело.

Приложение N 10

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 X 297 мм)

N п/п

N фонда

N описи

Название описи

Количество дел в описи

Крайние даты

Количество листов в описи

Количество экземпляров описи

Примечание

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет) хранения

по личному составу

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Приложение N 11

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера листов

1

2

Приложение N 12

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Индекс документа

Дата документа

Заголовок

Номера листов дела

Примечание

Приложение N 13

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Ф. N _______________

Оп. N ______________

Д. N _______________

Приложение N 14

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

УТВЕРЖДАЮ

АКТ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

N п/п

Заголовок дела (групповой заголовок дела)

Годы

Номер описи <1>

Номер дела по описи

Количество дел

Сроки хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

———————————

<1> При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив суда графы 4, 5 не заполняются.

Приложение N 15

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилищ, кв. м

Степень загруженности архивохранилищ, проценты

А

1

2

3

101

Показатели

Код строки

Количество единиц хранения

всего

крайние даты

из них внесено в описи

хранится сверх установленного срока

образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

Б

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения <1>

201

По личному составу

202

Код строки

Количество штатных работников

301

Архивохранилища

есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.

Отопление

центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи

металлические, деревянные; комбинированные; нет.

Шкафы

деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация

пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал

есть, нет.

Температурно-влажностный режим

соблюдается, не соблюдается.

———————————

<1> При составлении паспорта архива целесообразно в строке 201 вносить данные о делах постоянного хранения отдельно по гражданским, административным, уголовным делам и делам по экономическим спорам, делам общего делопроизводства.

Приложение N 16

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Код строки

Количество фондов

Площадь архивохранилищ, кв. м

Загруженность архивохранилищ, проценты

А

1

2

3

101

Показатели

Количество единиц хранения

всего

крайние даты

из них внесено в описи

хранится сверх установленного срока

образуется в год дел

начальная

конечная

всего

крайние даты

начальная

конечная

А

1

2

3

4

5

6

7

8

Постоянного хранения

Временного хранения (свыше 10 лет)

Временного хранения (до 10 лет) или «до минования надобности»

По личному составу

Код строки

Количество штатных работников

301

Архивохранилища

есть, нет; сухие, сырые; светлые, темные.

Отопление

центральное, печное; отсутствует.

Стеллажи

металлические, деревянные; комбинированные; нет.

Шкафы

деревянные, металлические; отсутствуют.

Сигнализация

пожарная: есть, нет; охранная: есть, нет.

Читальный зал

есть, нет.

Температурно-влажностный режим

соблюдается, не соблюдается.

Приложение N 17

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A3 (297 x 420 мм)

N п/п

Дата поступления и выбытия документов

Наименование организации (структурного подразделения, лица, архива), из которой поступили (или выбыли) документы

Наименование, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

Название и номер фонда

Годы поступивших или выбывших документов по описи

Вид носителя <1>

Поступление описанных документов

Выбытие описанных документов

Неописанных дел, документов, листов

Примечание

количество единиц хранения

количество единиц хранения

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет)

по личному составу

постоянного хранения

временного (свыше 10 лет)

по личному составу

поступило

выбыло

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

———————————

<1> В графе указывается вид носителя (БН — документы на бумажном носителе, ЭД — электронные документы).

Приложение N 18

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N фонда

Дата первого поступления документов фонда

Название фонда

Отметка о выбытии фонда

Примечание

куда выбыл

дата и N документа, на основании которого выбыл

1

2

3

4

5

6

Приложение N 19

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Крайние даты каждого названия фонда

Название фонда

1

2

Дата записи

Название, номер и дата документа, по которому поступили или выбыли документы

Поступление

Выбытие

Наличие (остаток)

количество дел

крайние даты

количество дел

крайние даты

всего дел

1

2

3

4

5

6

7

Дата записи

Номер описи дел

Год

Название описи или аннотации документов

Поступило единиц хранения

Выбытие

Наличие (остаток)

количество единиц хранения

основание выбытия (название, дата, номер документа)

в том числе по описям, утвержденным ЭПК

количество единиц хранения

в том числе:

постоянного хранения

по личному составу

количество единиц хранения

крайние даты единиц хранения

из них по описям, утвержденным ЭПК

количество единиц хранения

крайние даты

количество единиц хранения

крайние даты

количество единиц хранения

крайние даты

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Приложение N 20

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

Подпись

Расшифровка подписи

о технических ошибках в учетных документах

Дата

Название документа

Существующая запись

Следует записать

1

2

3

Приложение N 21

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, неучтенных)

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

N п/п

Заголовок единицы хранения

Шифр (если есть)

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

К какому фонду относится

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Приложение N 22

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

«__» ____________ N ____

об утрате документов

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Опись N

Единица хранения N

Заголовок единицы хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Предполагаемые причины отсутствия

1

2

3

4

5

6

СОГЛАСОВАНО <1>

Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения органа в сфере архивного дела

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии суда

от «__» ___________ N ____

от «__» ___________ N ____

———————————

<1> Если не обнаружены дела постоянного хранения.

Приложение N 23

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

УТВЕРЖДАЮ

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

_____________________________

(наименование суда полностью)

_____________________________

____________________________

(наименование должности

____________________________

руководителя организации, принимающей документы)

Подпись

Расшифровка подписи

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Гербовая печать

Дата

Печать

АКТ

«__» ____________ N ____

приема-передачи архивных документов на хранение

N п/п

Название, номер описи

Количество экземпляров описи

Количество дел (единиц хранения)

Количество копий

Примечание

1

2

3

4

5

6

Приложение N 24

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

«__» ____________ N ____

о неисправимых повреждениях архивных документов

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

N п/п

Опись N

Единица хранения N

Заголовок поврежденных единиц хранения

Крайние даты

Количество листов (объем, Мб)

Сущность и причины повреждения

1

2

3

4

5

6

7

СОГЛАСОВАНО

Протокол экспертной комиссии суда

от «__» _________ N ____

СОГЛАСОВАНО <1>

Протокол экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения

от «__» __________ N _____

———————————

<1> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Приложение N 25

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

АКТ

«__» ____________ N ____

проверки наличия и состояния архивных дел

УТВЕРЖДАЮ

Председатель суда

Подпись

Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 26

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

N п/п

Наименование (номер) выданного документа

Дата выдачи

Кому выдано, с какой целью

Расписка в получении

Дата возврата дела

Расписка в возвращении дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 27

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Дата использования

Кому выдано: фамилия, инициалы (разборчиво)

Характер использования (копирование, выписки, просмотр)

Номер использованных листов

Подпись лица, использовавшего дело

1

2

3

4

5

Приложение N 28

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

N п/п

Ф.И.О. пользователя

Дата выдачи

Дата возврата

Подпись выдавшего дело

Подпись получившего дело

1

2

3

4

5

6

Приложение N 29

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Размер 65 x 25 мм

ШТАМП

«КОПИЯ ВЕРНА» ДЛЯ ЗАВЕРЕНИЯ СООТВЕТСТВИЯ КОПИИ СУДЕБНОГО

АКТА ПОДЛИННИКУ

«Копия верна»

подпись судьи ________________

Наименование должности уполномоченного работника аппарата федерального суда общей юрисдикции

__________

(подпись)

___________________

(Инициалы, фамилия)

«__» ______________ 20__ г.

Приложение N 30

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

ОБРАЗЕЦ НАКЛЕЙКИ

С ЗАВЕРИТЕЛЬНОЙ НАДПИСЬЮ, ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ

ЗАВЕРЕННЫХ КОПИЙ СУДЕБНЫХ АКТОВ

Наименование федерального суда общей юрисдикции

Пронумеровано и скреплено

печатью _____ листов

подпись ___________

Приложение N 31

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Приложение N 32

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Приложение N 33

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Наименование суда

Справочные данные суда

(почтовый адрес, телефон, телефон/факс)

Адресат

АРХИВНАЯ СПРАВКА

____________

(дата)

N ____________

На N _______ от ____________

Приложение N 34

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Наименование суда

ЖУРНАЛ

регистрации выданных копий, выписок, документов

N п/п

Автор запроса, исходящий номер, дата, адрес, телефонный номер

Дата и регистрационный номер запроса

Содержание запроса

Название выданного документа (копия, выписка, справка и другое)

Дата и регистрационный номер выданного документа

Расписка в получении или дата отправки

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Приложение N 35

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A6 (148 x 105 мм)

Шкаф N

Полка N

Фонд N

Опись N

Единиц хранения

с N ________________

по N _______________

Примечание

1

2

3

4

5

6

———————————

<1> Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на торцевой стороне стеллажа.

Приложение N 36

к Инструкции о порядке организации

комплектования, хранения, учета

и использования документов

(электронных документов) в архивах

федеральных судов общей юрисдикции

Формат A4 (210 x 297 мм)

Опись N

Единиц хранения

с N ______________

по N _____________

Стеллаж N

Шкаф N

Полка N

Примечание

1

2

3

4

5

6

———————————

<1> Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов.

Зарегистрировано в Минюсте России 7 сентября 2015 г. N 38830

МИНИСТЕРСТВО КУЛЬТУРЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПРИКАЗ
от 31 марта 2015 г. N 526

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4, частью 5 статьи 14 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч. II), ст. 5320) и постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 г. N 590 «О Министерстве культуры Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 31, ст. 4758; N 44, ст. 6272; 2012, N 6, ст. 688; N 17, ст. 2018; N 26, ст. 3524; N 37, ст. 5001; N 39, ст. 5270; 2013, N 3, ст. 204; N 8, ст. 841; N 31, ст. 4239; N 33, ст. 4386; N 41, ст. 5182; N 45, ст. 5822; 2014, N 9, ст. 909; N 30 (ч. II), ст. 4305; N 40 (ч. III), ст. 5426, N 48, ст. 6860; 2015, N 2, ст. 491; N 4, ст. 664; N 9, ст. 1339) приказываю:

1. Утвердить прилагаемые правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого заместителя Министра В.В. Аристархова.

Министр
В.Р. МЕДИНСКИЙ

Приложение
к приказу Министерства культуры
Российской Федерации
от 31 марта 2015 г. N 526

ПРАВИЛА ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ, КОМПЛЕКТОВАНИЯ, УЧЕТА И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ, ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящие Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее — настоящие Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196; 2013, N 7, ст. 611; 2014, N 40 (ч.II), ст. 5320), постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060); приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее — Правила хранения) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. N 20»), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 16 февраля 2009 г. N 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. N 89), приказом Минкультуры России от 10 сентября 2007 г. N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2007 г., регистрационный номер 10291, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 5 ноября 2007 г. N 45»),

1.2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

1.3. Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

1.4. Организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности <1>.

<1> Часть 2 статьи 13 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

1.2. Задачи и функции архива (центрального архива) государственного органа, органа местного самоуправления, организации — источника комплектования государственного, муниципального архива определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

II. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

2.1. Документы, образующиеся в деятельности организации, составляют документальный фонд.

2.2. Создание документального фонда организации осуществляется путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел на основе нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, утверждаемых в соответствии с пунктом 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

2.3. Часть документального фонда, включающая документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, включенные в учетные документы архива, составляет архивный фонд организации, который подлежит хранению в архиве организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном в пунктах 4.6 — 4.13 настоящих Правил.

2.4. Видами архивных фондов организации являются:

архивный фонд организации, состоящий из документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

архивная коллекция, состоящая из отдельных архивных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, видовому, объектному).

2.5. Архивному фонду организации присваиваются название, соответствующее наименованию организации, и номер в порядке, определенном пунктом 3.8. настоящих Правил.

2.6. Архивные документы организации составляют один (единый) архивный фонд:

до и после реорганизации, а также изменения структуры, штатов, если указанные мероприятия не повлекли за собой изменения целей и предмета деятельности организации;

до и после изменения территориальных границ деятельности организации;

в случае смены учредителя.

В случае изменения собственника имущества организации архивные документы организации должны включаться в разные архивные фонды.

2.7. В случае реорганизации организации с передачей функций вновь созданной или иной организации все архивные документы передаются организации-правопреемнику и включаются в архивный фонд последней.

Документы постоянного хранения и документы по личному составу ликвидированных организаций должны передаваться в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

2.8. Хронологическими границами архивного фонда являются <2>:

<2> Подпункт 2.8.6 пункта 2.8 Правил хранения.

для архивного фонда организации — устанавливаемые на основе нормативных актов даты создания и ликвидации организации. При наличии нескольких актов об образовании организации принимается дата наиболее раннего из них;

для объединенного архивного фонда организации — даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организации, документы которой вошли в состав объединенного архивного фонда;

для архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

2.9. Архивные документы должны храниться в систематизированном порядке в пределах архивного фонда. Единицей систематизации документов архивного фонда в архиве организации является совокупность архивных документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу деятельности организации (далее-единица хранения).

2.10. Единицы хранения должны быть систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем учет, поиск и использование архивных документов.

2.11. Единицы хранения архивного фонда систематизируются в соответствии со следующими признаками:

структурный (принадлежность единиц хранения к структурным подразделениям организации);

хронологический (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинальный (по делопроизводственной форме — видам и разновидностям документов);

корреспондентский (по организациям, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географический (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, авторы, корреспонденты);

авторский (по названиям организаций или фамилиям граждан, являющихся авторами документов).

2.12. Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания документов, по алфавиту названий и другим признакам. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются принципы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных организаций, составом и объемом документов.

2.13. Систематизация документов архивной коллекции определяется тематикой и составом документов.

2.14. Сохранность документов в архиве организации обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

В комплекс работ по обеспечению сохранности документов архива организации включаются:

предоставление помещения для размещения архивных документов;

обеспечение нормативных условий хранения документов;

выполнение требований к размещению документов в архивохранилище;

проверка наличия и состояния документов.

2.15. Обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

соблюдение противопожарного режима;

соблюдение охранного режима;

создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий.

2.16. Архив организации размещается в специально построенных или приспособленных для хранения документов зданиях или в отдельных помещениях здания.

В архиве организации должны быть предусмотрены:

архивохранилище;

помещение для приема, временного хранения документов;

помещение для использования документов (читальный зал, участок выдачи документов и информационно-поисковых средств);

рабочие комнаты сотрудников архива организации, которые должны быть изолированы от помещений, где хранятся архивные документы.

Не допускается размещение архива организации в подвальных и чердачных помещениях.

2.17. Архивохранилище должно быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не иметь общих с ними вентиляционных каналов. Архивохранилище отделяется от соседних помещений несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В архивохранилище не допускается прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

2.18. При размещении архивохранилища в специальном или приспособленном здании предпочтение (при равных тепловых характеристиках) отдается помещениям с северной ориентацией окон.

Материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов, не должны выделять агрессивные химические вещества и быть источником пыли.

2.19. Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Архивохранилище должно иметь выходы к лифтам и лестничным клеткам.

2.20. Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками <3>.

<3> Подпункты 2.11.1.1 — 2.11.1.2 пункта 2.11 Правил хранения.

2.21. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стационарных и/или передвижных металлических стеллажах, в металлических шкафах или контейнерах.

Стеллажи должны быть установлены перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла.

Расстановка стеллажей и шкафов осуществляется в соответствии со следующими требованиями:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) — не менее 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами — не менее 75 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене — не менее 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) — не менее 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) — не менее 15 см, в цокольных этажах — не менее 30 см <4>.

<4> Подпункт 2.11.3 пункта 2.11 Правил хранения.

2.22. Противопожарный режим в зданиях, где размещается архив организации, и в архивохранилищах устанавливается в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации в области пожарной безопасности.

2.23. Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

2.24. Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах светорассеивателей, защитных фильтров, штор, жалюзи, нанесенных на стекло покрытий. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте одного метра от пола — 20-50 люксов, на рабочих столах — 100 люксов <5>.

<5> Подпункт 2.11.2.4 пункта 2.11 Правил хранения.

2.25. В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: <6>

<6> Подпункт 2.11.2.3 пункта 2.11 Правил хранения.

для хранения документов на бумажном носителе — температура 17-19°С, относительная влажность воздуха — 50-55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях — 8-18°С и 45-65%;

для документов на оптических дисках — 10-23°С и 20-50%;

для документов на кинопленке:

с нитроосновой — черно-белые: температура не выше 10°С, цветные: температура не выше -5°С;

с безопасной основой — черно-белые: температура не выше 15°С, цветные: температура не выше -5°С;

для фотодокументов:

черно-белые — температура не выше 15°С;

цветные — температура не выше -5°С.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов составляет 40-50%.

2.26. В архивохранилище с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением отопления и проветривания помещений, а также механических средств увлажнения или осушения воздуха. Резкие колебания (сезонные и в течение одних суток) температуры (+/- 5 °С) и относительной влажности воздуха (+/- 10%) не допускаются.

При длительном нарушении температурно-влажностного режима (от 3 суток и более), сопровождающемся повышением относительной влажности воздуха до 70 — 90%, принимаются меры по его нормализации (интенсивное проветривание, осушение архивохранилища).

Температурно-влажностный режим контролируется путем регулярного измерения температуры и относительной влажности комнатного и наружного воздуха в одно и то же время: в кондиционируемых помещениях — не реже 1 раза в неделю; в архивохранилищах, не оснащенных системой кондиционирования воздуха — 2 раза в неделю; при нарушениях режима — 1 раз в сутки.

Показания контрольно-измерительных приборов фиксируются в регистрационных журналах, в которых также отражаются проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

При наличии в здании архива централизованной системы обеспечения соблюдения температурно-влажностного режима в помещениях, где хранятся документы, контроль за его соблюдением осуществляется в автоматическом режиме.

2.27. Помещения архива организации должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, грызунов, насекомых, пыли. В помещениях архивохранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

В помещениях архивохранилищ необходимо:

проводить систематическую влажную уборку;

не реже одного раза в год проводить обеспыливание коробок с документами, шкафов, стеллажей;

обрабатывать цокольные части стеллажей, полы, плинтусы, подоконники водными растворами антисептиков.

2.28. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы и помещения архивохранилищ подвергаются обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесени. При обнаружении биологических вредителей принимаются срочные меры по дезинфекции и дезинсекции документов и помещений силами работников архива, а при необходимости — силами соответствующих служб.

2.29. В архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

2.30. Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);

наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;

обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации.

2.31. Передача текстовых электронных документов для хранения в архив организации, являющейся источником комплектования государственного и муниципального архива, осуществляется в формате PDF/A.

2.32. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, находящихся на хранении в архиве организации, должно производиться синхронное изменение программно-аппаратной среды в организации и в архиве организации, а также своевременная перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы.

В процессе хранения электронных документов в архиве организации не реже одного раза в 5 лет производится технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

В случае если при осуществлении технического контроля установлены изменения физического состояния носителей электронных документов, архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

При изменении форматов в результате преобразования программно-аппаратной среды, ухудшения воспроизводимости электронных документов архив организации по решению руководителя организации должен проводить работу по перезаписи электронных документов в новые форматы.

При осуществлении перезаписи должна быть обеспечена аутентичность, полнота, достоверность, целостность и неизменность информации, содержащейся в электронных документах.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и/или на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным пунктом 2.31 настоящих Правил.

2.33. Для оперативного доступа к электронным документам в справочных и поисковых целях в архиве создается фонд пользования электронных документов.

2.34. Все поступающие в архив организации документы размещаются в архивохранилищах на стеллажах или в шкафах в порядке, соответствующем описям дел, документов. Документы, температурно-влажностный режим хранения которых различен, должны размещаться в разных архивохранилищах.

2.35. Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Электронные документы на физически обособленных носителях размещаются отдельно от других документов.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

Порядок размещения устанавливается в зависимости от расстояния между полками, физического состояния дел, а также от твердости или мягкости переплета. Дела, имеющие твердый переплет, устанавливаются вертикально; с мягким переплетом или непереплетенные — горизонтально.

Коробки не должны выступать за пределы полок стеллажей.

Не допускается хранение документов в транспортной таре, в штабелях, на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для хранения документов местах.

2.36. Все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах — по шкафам сверху вниз, слева направо.

2.37. В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение N 1), а при большом количестве фондов — пофондовые (приложение N 2).

2.38. Изменения, происходящие в размещении документов, должны своевременно отражаться в топографических указателях.

2.39. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

2.40. Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов — не реже одного раза в 5 лет.

2.41. При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

2.42. Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись «ПРОВЕРЕНО» с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

2.43. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3). При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение N 5). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.

2.44. Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов (приложение N 6), который рассматривается экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) (далее — ЭК (ЦЭК) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в соответствующий государственный (муниципальный) архив или уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

2.45. Документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

работникам структурных подразделений организации;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок не превышающий:

одного месяца — для использования работниками организации и иными пользователями;

шести месяцев — судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

2.46. Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

актом о выдаче дел во временное пользование — при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).

При транспортировке дел на любые расстояния обеспечиваются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды.

2.47. Выдачу документов на бумажном носителе из архивохранилища и прием их обратно, в том числе в случае необходимости полистную проверку наличия и состояния документов перед выдачей из архивохранилища и при возврате, производит работник архивохранилища в присутствии лица, получающего (возвращающего) дела.

Вместо выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, документов должна размещаться карта-заместитель дела (приложение N 7). При возвращении дела карта-заместитель изымается и хранится в архиве

организации до минования надобности.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела (приложение N и лист использования документов (приложение N 9).

Подготовка архивных документов к выдаче из архивохранилища включает:

выемку архивных документов;

сверку архивного шифра и заголовков с описью дел, документов;

проверку физического состояния дела.

Электронные документы выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий электронных документов используется электронная подпись руководителя организации или уполномоченного им должностного лица или производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке (пункт 5.14. настоящих Правил).

2.48. Документы из архивохранилища, как правило, не выдаются:

при наличии фонда пользования;

находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии

2.49. В организации должны быть разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов.

С содержанием планов мероприятий и других нормативных документов, определяющих работу архива организации при чрезвычайных ситуациях, должны быть ознакомлены работники архива организации.

III. УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНИЗАЦИИ

3.1. Учету подлежат все хранящиеся в архиве организации документы, включая документы по личному составу, копии документов фонда пользования (при наличии) и описи дел, документов.

3.2. Организация, являющаяся источником комплектования государственного (муниципального) архива, представляет в государственный (муниципальный) архив учетные сведения об объеме и составе, хранящихся в архиве организации документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11, (зарегистрирован Минюстом России 8 июля 1997 г., регистрационный номер 1344).

3.3. Основными единицами учета архивных документов являются:

архивный фонд;

единица хранения — дело, электронное дело (пункт 4.34. настоящих Правил).

3.4. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

Архивный шифр (обозначение, наносимое в левом нижнем углу на каждую единицу хранения в целях обеспечения учета и идентификации) состоит из: номера архивного фонда; номера описи дел, документов; номера единицы хранения.

Архивный шифр электронных документов, хранимых на обособленных электронных носителях, указывается на вкладыше, вложенном в футляр носителя. Архивный шифр электронных документов, хранимых в информационной системе архива, является обязательным элементом описания контейнера электронного документа.

3.5. В архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно.

3.6. В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11);

список фондов (приложение N 12);

лист фонда (приложение N 13);

опись дел, документов (приложения N 14, 15, 16, 17, 18);

реестр описей (приложение N 19).

3.7. В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

3.8. Список фондов ведется в архиве организации, хранящем документы более одного фонда. В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив организации. По списку фондов в валовом порядке ему присваивается учетный номер, который сохраняется за ним во всех учетных документах.

В случае передачи архивного фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выделения всех документов к уничтожению освободившийся номер другому архивному фонду не присваивается.

Объединенные архивные фонды и архивные коллекции учитываются на общих основаниях. Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

В архивах организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов проставляется номер архивного фонда, за которым он учтен в государственном (муниципальном) архиве, и который сохраняется за ним после поступления его документов на постоянное хранение.

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки к фонду или титульного листа описи дел, документов.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) сокращенного наименования фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, дат создания и ликвидации. Если наименование фондообразователя изменялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты документы. Все предыдущие переименования отмечаются в листе фонда.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

3.3. Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В нем учитываются все описи дел, документов фонда.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда. В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются отметки: «Лист пересоставлен» с указанием даты пересоставления, должности и подписи составителя.

Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов. К каждой папке составляется лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке.

3.10. В описи дел, документов (годовом разделе описи дел, документов) единицы хранения учитываются в соответствии с систематизацией за порядковыми учетными номерами.

Первому годовому разделу описи дел, документов фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за данным номером до завершения описи.

Не допускается присвоение описям дел, документов одинаковых учетных номеров в пределах одного фонда.

В конце всех экземпляров описи дел, документов делается итоговая запись, в которой указывается количество находящихся на хранении единиц хранения, первый и последний номера единиц хранения по описи, указываются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие единицы хранения и основание выбытия.

После каждого поступления или выбытия документов составляется новая итоговая запись к описи дел, документов, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел, документов состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому годовому разделу, тому; кроме того, к каждому последующему годовому разделу, тому в нарастающем порядке составляется сводная итоговая запись.

Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они хранятся в архиве в папках.

Законченная опись дел, документов должна включать не более 9999 единиц хранения.

Законченная опись дел, документов вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку, нумеруется и подшивается, или переплетается.

Каждая законченная опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

3.11. При наличии в архиве организации двух и более описей дел, документов ведется реестр описей (приложение N 19).

Описи дел, документов вносятся в реестр описей в хронологической последовательности поступления под соответствующими порядковыми номерами.

В реестре описей фиксируются основные данные по составу каждой поступившей в архив организации описи дел, документов: номер фонда, номер описи, количество единиц хранения в описи, количество листов в описи и ее экземпляров.

3.12. Для централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, составляется паспорт архива организации. <7>

<7> Форма паспорта архива организации установлена Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден приказом Росархива от 11 марта 1997 г. N 11, зарегистрирован Минюстом России 08 июля 1997 г., регистрационный номер 1344).

3.13. Архив организации может вести также учет в автоматизированном режиме — в виде учетных баз данных (БД).

Учетные БД применяются во взаимосвязи с другими информационными БД, имеющимися в архиве организации, и должны быть совместимы с соответствующими учетными БД государственных (муниципальных) архивов и органов управления архивным делом.

3.14. Учетные документы архива организации, кроме описей дел, документов, предназначаются для служебного пользования и пользователям не выдаются.

3.15. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации осуществляется на основании:

описи дел, документов структурного подразделения и годового раздела сводной описи дел, документов организации;

номенклатуры дел организации, заменяющей годовой раздел сводной описи дел, документов организации;

акта о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4); акта об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных) (приложение N 5);

акта об утрате документов (приложение N 6);

акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 20);

акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение N 21);

акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение N 22);

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива:

в книгу учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11) и в лист фонда (приложение N 13) — при каждом изменении в составе и объеме документов архива организации;

в список фондов (приложение N 12) — при поступлении нового архивного фонда или выбытии всех дел, документов, находившегося на хранении архивного фонда <8>;

<8> В графе «Отметка о выбытии фонда» списка фондов указывается, куда выбыл архивный фонд, а также дата и номер документа, на основании которого он выбыл.

в реестр описей (приложение N 19) — при поступлении новой описи или выбытии всех единиц хранения, находившейся на хранении описи. Номер выбывшей описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным;

в описи дел, документов — при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.

Соответствующие изменения вносятся во вспомогательные учетные документы.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.

Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

IV. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАМИ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИМИ АРХИВНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

4.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу государственных гражданских служащих и муниципальных служащих, уволенных с государственной гражданской службы или муниципальной службы, передаются в архив организации по истечении 10 лет со дня увольнения.

4.2. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел.

4.3. Документы поступают в архив организации после проведения экспертизы ценности.

4.4. Решения о включении в состав Архивного фонда Российской

Федерации конкретных документов принимаются экспертно-проверочными комиссиями федеральных государственных архивов и уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭГЖ архивного учреждения) в пределах компетенции.

4.5. Целью экспертизы ценности документов в организации является:

отбор документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

выявление документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи.

До проведения экспертизы ценности в соответствии с пунктами 4.6. — 4.13 настоящих Правил уничтожение документов запрещается.

4.6. Экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области архивного дела, информации и документационного обеспечения управления;

типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

4.7. В организации для проведения экспертизы ценности документов создается экспертная комиссия (далее — ЭК) <9>. В организациях, имеющих сложную структуру и/или подведомственные организации, создаются центральные экспертные комиссии (далее — ЦЭК).

<9> Для проведения экспертизы ценности научно-технической и другой специальной документации в организации может быть создана ЭК, включающая соответствующих специалистов.

4.8. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации, создается приказом организации, действует на основании положения.

Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации — источника комплектования определяются положением, утверждаемым руководителем организации.

4.9. Основной задачей ЦЭК (ЭК) является организация и проведение экспертизы ценности документов.

Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел организации, описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и других актов;

подготовка предложений об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечням <10>, и об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями;

<10> ЭК организаций, передающих документы на хранение в государственные архивы, представляют соответствующие предложения ЭПК архивного учреждения.

участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации;

методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивного фондов организации.

4.10. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве — при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве организации — в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

4.11. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

По результатам экспертизы ценности в структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу (приложение N 23, 24), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов.

На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 21).

На основе предложений структурных подразделений служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 21).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой «ЭПК» <11> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

<11> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Остальные документы с отметкой «ЭПК» включаются в акт на уничтожение. При этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

Описи на дела, документы постоянного хранения и по личному составу и акты на уничтожение документов рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. По итогам рассмотрения ЦЭК (ЭК) согласовываются описи дел, документов постоянного хранения и по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов.

Согласованные ЦЭК (ЭК) организации описи дел документов (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК:

постоянного срока хранения -на утверждение;

по личному составу -на согласование;

ЭПК утверждает описи дел постоянного хранения и согласовывает описи дел по личному составу.

Описи дел, документов (годовые разделы) направляются на рассмотрение ЭПК в трех экземплярах на бумажном носителе и одном экземпляре на электронном носителе через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел, документов, описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем организации, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

4.12. Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность.

Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

4.13. Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение N 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Электронные дела с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению документов (приложение N 21).

4.14. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел.

4.15. Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела) и является основным учетным документом, отражающим состав и организацию документального фонда организации.

4.16. Номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а

также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

4.17. Номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел.

Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются органами и организациями, имеющими в подчинении сеть однотипных организаций.

Типовая номенклатура устанавливает состав дел, заводимых в однотипных организациях, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел, заводимых в организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

4.18. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме (приложение N 25) на основании номенклатур дел структурных подразделений (приложение N 26).

Организации — источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет <12> согласовывают номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

<12> В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

4.19. Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Оформление дел на бумажном носителе предусматривает: подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках); нумерацию листов дела;

составление листа-заверителя дела (приложение N 8); составление, внутренней описи документов дела (приложение N 27); оформление обложки дела (приложение N 28).

Подготовка электронных дел для передачи в архив организации предусматривает составление описи электронных дел, документов (приложения N N 17,18).

4.20. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

При формировании дела необходимо соблюдать следующие требования:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период созыва; документы образовательных организаций, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона; дела фильмов, рукописей, истории болезней.

Приказы по личному составу должны группироваться в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;

документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;

лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов, при толщине не более 4 см.

4.21. Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение N 27), в конце каждого дела — лист-заверитель дела (приложение N 8).

4.22. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело на бумажном носителе, все его листы (кроме листа-заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу листа документа простым графитным карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится перенумерация. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов.

4.23. Лист-заверитель дела (приложение N составляется на отдельном листе, в картотеках — на отдельном листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он должен быть наклеен за верхнюю часть листа на внутреннюю сторону обложки в конце дела.

4.24. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации будут приняты (приложение N 28). При оформлении обложки дела наименование организации указывается полностью, в именительном падеже. Полное наименование вышестоящей организации указывается над наименованием организации — источника комплектования (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

4.25. На обложке дела указываются:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

4.26. Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, а при необходимости — заголовок каждого тома (части).

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается на количество копий. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

4.27. Дела, внесенные в годовые разделы сводных описей, шифруются после утверждения/согласования годового раздела сводной описи ЭПК архивного учреждения и утверждения руководителем организации (до этого архивный шифр проставляется карандашом).

4.28. На обложке дела указывается дата дела — год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Если в дело включены документы (например, приложения), дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … год(ы)».

Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты и другие документы, даты которых отражаются в заголовках дел.

Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются даты (число, месяц, год) регистрации (составления, поступления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (крайние даты дел, документов).

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протокола, составляющих дело.

Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца — словом.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то дата или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, заключаются в квадратные скобки.

4.29. Обязательными реквизитами обложки дела являются указание количества листов в деле <13> (проставляется на основании листа-заверителя дела) и срок хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).

<13> Для дел на бумажном носителе.

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

Если дело на бумажном носителе переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена документов копиями) отражаются в графе «Примечание» внутренней описи со ссылками на соответствующие акты. При необходимости могут быть составлены новая итоговая запись к внутренней описи и лист-заверитель дела.

4.31. Дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

4.32. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение N 6).

4.33. Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.

4.34. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел, документов структурных подразделений по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

При передаче электронных документов в архив организации выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, содержащим контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A;

формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;

проверка архивом организации электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

проверка воспроизводимости электронных документов; проверка физического и технического состояния носителей (при передаче электронных документов в архив организации на физически обособленных материальных носителях);

проверка подлинности электронной подписи, которой подписан электронный документ.

Прием электронных документов в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных носителях оформляется составлением итоговой записи в конце описи электронных дел, документов, в которой цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив электронных дел и электронных документов. Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника структурного подразделения, передавшего электронные дела и документы. При приеме на архивное хранение электронные дела заверяются электронной подписью руководителя организации, или уполномоченного им должностного лица.

После приема в архив электронных документов на физически обособленных материальных носителях вкладыши, помещенные в футляр единицы хранения в структурном подразделении, заменяются на вкладыши, оформленные в архиве.

На вкладыше, помещаемом в футляр единицы хранения, оформляемом в архиве, указывается:

наименование организации (полное, сокращенное); номер фонда;

номер описи электронных дел, документов; номер дела по описи;

отметка о статусе экземпляра электронных документов: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);

крайние даты документов электронного дела;

при необходимости оформляются дополнительные отметки об ограничении доступа к документам.

Вкладыш помещается в футляр физически обособленного материального носителя таким образом, чтобы надписи на нем были видны при закрытом футляре.

V. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И ДРУГИХ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ

5.1. Архив организации должен предоставлять пользователю документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним.

5.2. Доступ к документам может быть ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности <14>.

<14> Часть 1 статьи 25 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

5.3. Пользователи при использовании документов архива организации обязаны делать ссылки на место хранения документов.

5.4. Состав НСА архива организации определяется составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов.

Основным (обязательным) архивным справочником в архиве организации является опись дел, документов. В дополнение в архиве организации ведутся вспомогательные архивные справочники — каталоги, указатели, историческая справка к фонду.

5.5. В целях обеспечения сохранности, своевременного отбора и учета и систематизации дел, подлежащих постоянному и временному (свыше 10 лет) сроков хранения, в организации составляются описи дел, документов.

Описи составляются отдельно на дела, документы:

постоянного срока хранения;

временных (свыше 10 лет) сроков хранения;

по личному составу;

характерные только для данной организации (судебные дела, материалы уголовных дел, научные отчеты по темам).

Аналогичные описи составляются на электронные дела, документы.

Сводные описи дел, документов организации состоят из годовых разделов, составляемых на основе переданных в архив организации описей дел ее структурных подразделений за определенные годы, и систематизированных в пределах каждого года в соответствии с утвержденной структурой организации на этот год.

Описи дел, документов составляются по установленной форме (приложения N 14, 15, 16, 17, 18) и состоят из описательных статей единиц хранения, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения; индекс единицы хранения (по номенклатуре дел); заголовок единицы хранения, включающий указание на наличие копий, если в ней хранятся копии документов; крайние даты единицы хранения; срок хранения (для описей дел, документов временного хранения); количество листов в единице хранения. Заголовок дела может быть дополнен аннотацией отдельных документов (группы документов) единицы хранения.

В справочный аппарат к описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; указатели к описи (предметный, именной, географической).

Состав справочного аппарата к описи зависит от срока хранения включенных в нее документов и их видов.

К описям дел, документов постоянного хранения и по личному составу составляются титульный лист, предисловие, оглавление, при необходимости — список сокращений, указатели.

На титульном листе описи указываются: полное наименование государственного (муниципального) архива (если организация является источником его комплектования), последнее полное наименование организации, соответствующее названию ее архивного фонда, номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись единиц хранения.

Если наименование организации изменялось, на титульном листе (в случае необходимости — на дополнительном листе) под последним наименованием организации указываются в скобках все ее переименования в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.

В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись. Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

К описи дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения, при необходимости также могут составляться оглавление, список сокращений.

Описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

постоянного хранения — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе и один — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

временного (свыше 10 лет) хранения — не менее чем в двух экземплярах; документов по личному составу организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов — не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один — в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, — не менее чем в трех экземплярах.

Описи (годовые разделы описей) дел, документов временного (свыше 10 лет) хранения согласовываются с ЦЭК (ЭК) организации, после чего утверждаются руководителем организации.

На рассмотрение ЭПК представляются, не менее чем через 3 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел:

описи (годовые разделы описей) дел, документов постоянного хранения для утверждения;

описи (годовые разделы описей) дел, документов по личному составу для согласования <15>.

<15> Описи дел, документов по личному составу согласовываются соответствующим государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям.

После утверждения (согласования) описей (годовых разделов описей) ЭПК они утверждаются руководителем организации.

В государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел по личному составу, утвержденных (согласованных) ЭПК, а также по одному экземпляру каждой описи в электронной форме (в качестве рабочего экземпляра).

Один экземпляр описи дел постоянного хранения и два экземпляра описи дел по личному составу остаются в организации.

Внесение изменений в годовой раздел описи дел, документов после его утверждения (согласования) ЭГЖ допускается только на основании соответствующего решения ЭПК.

5.6. Историческая справка к фонду состоит из трех разделов: история фондообразователя, отражающая историю организации со ссылками на соответствующие законодательные и нормативные акты (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру и функции, их изменения, название организации — предшественника), история фонда (объем, крайние даты документов, степень их сохранности, даты передачи документов на постоянное хранение) и характеристика документов фонда (разновидности документов, особенности формирования единиц хранения и их систематизации, наличие документов, выходящих за хронологические границы деятельности фондообразователя, состав справочного аппарата к фонду, место хранения документов по личному составу).

Историческая справка к фонду составляется в двух экземплярах, один — хранится в деле фонда, второй — передается в государственный (муниципальный) архив.

5.7. Основными формами использования документов архива организации являются:

информационное обеспечение работников организации;

исполнение запросов пользователей, в том числе запросов граждан социально-правового характера;

выдача документов и дел во временное пользование, предоставление копий архивных документов по запросам пользователей, в том числе в форме электронных документов.

Формами использования документов архива организации являются также:

информирование сторонних организаций о наличии и содержании имеющихся в архиве документов;

использование документов в средствах массовой информации;

использование документов для подготовки историко-информационных мероприятий: выставок, экскурсий, конференций;

выдача документов для работы в читальном (просмотровом) зале архива;

организация доступа работников организации к документам архива путем использования информационно-телекоммуникационной сети.

5.8. Архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов.

5.9. Запросы пользователей, поступающие в архив организации, подразделяются на тематические и социально-правовые <15>.

<15> Подпункт 5.7.1 пункта 5.7 Правил хранения.

5.10. Архив организации должен рассматривать и исполнять запросы, поступившие в письменной форме.

Запрос пользователя должен содержать следующую информацию: наименование юридического лица — автора запроса (для граждан — фамилии, имени, отчества, при наличии последнего);

почтовый и/или электронный адрес, по которому должен быть дан ответ; сведения, интересующие пользователя и хронологические рамки запрашиваемой информации;

форму получения пользователем информации (информационное письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия, тематический перечень, тематический обзор документов);

личную подпись автора запроса (гражданина или должностного лица); дату.

При поступлении в архив организации интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении.

На запросы тематического характера, поступившие в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети, в том числе по сети «Интернет», ответ может быть направлен в виде электронного сообщения по указанному автором запроса электронному адресу.

Запрос должен быть зарегистрирован в течение трех рабочих дней с момента его поступления.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в организации документов (непрофильный запрос), в течение 7 дней со дня регистрации запроса направляется в организацию, где могут храниться необходимые документы с уведомлением об этом пользователя.

Запрос, поступивший в архив организации, рассматривается в соответствии с требованиями законодательных и иных нормативных правовых актов по работе с обращениями граждан и предоставлению государственных (муниципальных) услуг.

Ответ на поступивший в архив организации запрос предоставляется в течение 30 дней со дня его регистрации. С разрешения руководства организации этот срок может быть продлен не более чем на 30 дней, с уведомлением об этом заявителя.

5.11. Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии, оформленных и заверенных в установленном порядке.

При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса социально-правового характера, составляется ответ на бланке организации с указанием причин их отсутствия.

5.12. Архивная справка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации (приложение N 29).

Архивная справка, объем которой превышает один лист, должна быть, пронумерована.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов.

Несовпадение отдельных сведений/данных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах.

В архивной справке данные воспроизводятся так, как они изложены в документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие только одного из них должны быть оговорены в тексте справки в скобках: «Так в документе», «Так в тексте оригинала».

Сведения, имеющиеся в архиве по запросу о работе и (или) учебе в нескольких организациях, касающиеся одного лица, включаются в одну архивную справку.

По тексту архивной справки в качестве примечаний могут быть оговорены неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала: «Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво».

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию документов, на основании которых составлена архивная справка. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

В архивной справке должны быть приведены архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, использовавшихся для ее составления.

По запросу пользователей архивные справки могут выдаваться в электронной форме на электронном носителе либо пересылаться по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные

справки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

5.13. Архивные выписки оформляются на бланке организации (архива организации) с обозначением названия вида документа: «АРХИВНАЯ ВЫПИСКА».

В архивной выписке название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью.

Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.

Извлечением из текста документа должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски отдельных слов в тексте документа обозначаются многоточием.

В архивной выписке должны быть сделаны соответствующие примечания и оговорены части текста оригинала, неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста и другим причинам. Отдельные слова и выражения документа, вызывающие сомнения в их точности, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются: «Так в документе», или «В тексте неразборчиво», или «Так в тексте оригинала». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Архивная выписка подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом и заверяется печатью организации.

По запросу пользователей архивные выписки выдаются в электронной форме на электронном носителе либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные архивные выписки заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

5.14. На архивных копиях, включая архивные копии на бумажном носителе электронных документов, архивные шифры проставляются на обороте каждого листа архивной копии, а заверительная надпись и печать — на обороте последнего листа копии.

По запросу пользователей электронные копии архивных документов выдаются в электронной форме либо пересылаются по информационно-телекоммуникационным сетям. Электронные копии архивных документов заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

5.15. Подготовленные архивом организации ответы на запросы (архивные справки, архивные выписки и архивные копии) направляются заявителям с сопроводительным письмом по почте или выдаются: заявителю — при предъявлении документа, удостоверяющего личность, его представителям — при предъявлении документа, удостоверяющего личность и доверенности, оформленной в установленном порядке.

5.16. Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, направляемые в государства — участники Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, подписанной в Гааге 5 октября 1961 г., заверяются проставлением и заполнением специального штампа — апостиля в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.17. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам, в случае их письменного обращения, подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек, не полученных в свое время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются заявителям с разрешения руководителя организации по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, либо их родственникам или иным лицам по доверенности, оформленной в установленном законодательством Российской Федерации порядке. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

С изымаемых документов в архиве организации изготавливаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие документов, а также замена на копии отражаются во внутренних описях дел, в листах-заверителях дел, в описях дел, документов.

Изъятие и возвращение документов оформляются актами об изъятии из дел (возвращении) указанных документов. Акты и другие документы, на основании которых произведено изъятие (возвращение) архивных документов, включаются в дело фонда.

5.18. Копирование документов архива организации по заявкам пользователей производится по разрешению руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.

Копии документов пересылаются в адрес той организации, по запросу которой они изготовлены, или выдаются пользователю под роспись.

5.19. В целях создания условий для работы пользователей непосредственно в архиве организации может выделяться помещение (читальный, просмотровый зал) для ознакомления с документами архива, оборудованное соответствующими техническими средствами для работы с документами.

При отсутствии в архиве организации специально выделенного помещения работа пользователей с документами производится непосредственно в рабочих комнатах архива. Документы для работы пользователям вне помещения архива организации выдавать запрещается.

Разрешение на работу в помещении архива организации дает руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив).

5.20. Отказ архива организации в выдаче архивных документов допускается в случаях:

наличия фонда пользования;

неудовлетворительного физического состояния документов;

не прошедших научного описания и технического оформления документов, до завершения этих работ;

ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение.

Отказ архива организации в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, а также порядок обжалования отказа.

VI. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ОРГАНИЗАЦИИ НА ХРАНЕНИЕ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ (МУНИЦИПАЛЬНЫЙ) АРХИВ

6.1. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов, по истечении сроков их временного хранения в архиве организации передаются на постоянное хранение в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

6.2. Документы Архивного фонда Российской Федерации, образовавшиеся в деятельности государственных и негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов.

6.3. Документы передаются на постоянное хранение в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.

6.4. В организациях — источниках комплектования государственных (муниципальных) архивов все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих документы.

6.5. Досрочная передача документов на постоянное хранение может быть осуществлена при отсутствии необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на основании договора с государственным (муниципальным) архивом.

Продление сроков хранения документов в архиве организации допускается по письменному разрешению государственного (муниципального) архива в случае необходимости практического использования документов организацией.

6.6. Передача документов постоянного хранения в государственный (муниципальный) архив осуществляется в соответствии с планом, утвержденным руководителем соответствующего архива по согласованию с передающей дела организацией.

6.7. Документы передаются в государственный (муниципальный) архив по описям дел, документов постоянного срока хранения, утвержденным ЭПК.

Перед передачей документов на постоянное хранение совместно с представителем государственного (муниципального) архива проводится проверка правильности описания и оформления дел, физического и санитарно- гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

Передача дел проводится в государственном (муниципальном) архиве поединично. На всех четырех экземплярах описей дел, документов проставляются отметки о приеме дел.

При первой передаче документов в государственный (муниципальный) архив передается историческая справка к фонду. При последующих передачах документов передается дополнение к исторической справке.

6.8. Передача документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение N 30), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном (муниципальном) архиве, другой — в передающей организации. Вместе с документами передается три экземпляра описи дел, документов, в том числе один в электронном виде.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью описи дел, документов и фактическим наличием передаваемых дел, в описи дел, документов оформляется новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие дел и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел фиксируются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение, причины отсутствия дел — в прилагаемой к акту приема-передачи справке, подготовленной организацией.

Архив организации принимает меры по розыску дел. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (приложение N 6). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

VII. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ПРИ РЕОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ЛИКВИДАЦИИ ОРГАНИЗАЦИИ, СМЕНЕ РУКОВОДИТЕЛЯ АРХИВА ОРГАНИЗАЦИИ

7.1. При реорганизации или ликвидации организации передача и дальнейшее использование документов реорганизуемой или ликвидируемой организации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, образованной для передачи дел и имущества.

При ликвидации организаций — источников комплектования государственных (муниципальных) архивов, в состав ликвидационной комиссии включается представитель государственного (муниципального) архива.

7.2. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного

за архив организации) прием-передача документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним осуществляется по акту.

Приложение N 1
к п. 2.37 Правил

Наименование организации
 
      КАРТОЧКА ПОСТЕЛЛАЖНОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <*>

<*> Карточки постеллажного топографического указателя составляются
на каждый стеллаж и прикрепляются на торцевой стороне стеллажа.
                                                                  

Шкаф N 

Полка N 

Фонд N 

Опись N 

Ед. хр. с N ________

Примечание

по N _______________

   1 

   2 

   3 

   4 

          5 

     6 

Приложение N 2
к п. 2.37 Правил

Наименование организации
 
       КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ <*>

<*>  Карточки  пофондового топографического указателя составляются
на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов
 
ФОНД N ____________________       ХРАНИЛИЩЕ N ____________________
 
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
 

Опись 
  N 

Ед. хр. с N _________

Стеллаж N

Шкаф N

Полка N

Примечание

по N ________________

  1 

         2 

    3 

   4 

   5 

    6 

Приложение N 3
к п. 2.37 Правил

        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
проверки наличия и состояния
архивных документов                       Подпись     Расшифровка
                                                      подписи
                                          Дата
Фонд N _________
Название фонда ___________________________________________________
Номера описей ____________________________________________________
Проверка проводилась с ____________________ по ___________________
Проверкой установлено:
 
1. Числится по описям дел _________________________________ ед.хр,
                                      (количество)
2. Выявлены технические ошибки:
2.1.Имеются литерные номера:
а) не учтенные в итоговой записи __________________________ ед.хр.
                                      (количество)
б) не перечисленные, но учтенные
в итоговой записи _________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
2.2.Пропущено номеров:
а) не учтенных в итоговой записи __________________________ ед.хр.
                                      (количество)
б) не перечисленных, но учтенных
в итоговой записи _________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
2.3. Другие, в результате чего объем
увеличился на _____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
уменьшился на _____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
3. Числится по описям в результате
устранения технических ошибок _____________________________ ед.хр.
                                      (количество)
4. Не оказалось в наличии _________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
5. Имеется в наличии по данному фонду
(включенных в описи) ______________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
из них требующих:
а) дезинфекции ____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
б) дезинсекции ____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
в) реставрации ____________________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
 
 
 

Продолжение приложения N 3
к п. 2.43 Правил

г) переплета или подшивки _________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
д) восстановления затухающих текстов ______________________ ед.хр.
                                      (количество)
е) неисправимо поврежденных _______________________________ ед.хр.
                                      (количество)
6. Имеется не включенных в описи __________________________ ед.хр.
                                      (количество)
7. Итого по данному фонду (включенных и не включенных в описи), 
имеющихся в наличии _______________________________________ ед.хр.
                                      (количество)
8. Характеристика условий хранения 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
 
Проверку производили:
 
Наименование
должностей
работников            Подписи             Расшифровка подписей
                                               Формат А4 (210x297)
 
 
 

Приложение N 4
к пп. 2.43, 3.15 Правил

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
о технических ошибках в                                подписи
учетных документах
Фонд N _____________                      Дата
 
Название фонда ___________________________________________________
__________________________________________________________________
В ходе выполнения _________________________ обнаружены технические
ошибки в записях _________________________________________________
 

  Название документа  

  Существующая запись  

 Следует записать 

          1 

          2 

        3 

                                                                  
В результате количество единиц хранения увеличилось (уменьшилось)
на _______________________________________________________ ед. хр.
                      (цифрами, прописью)
 
Примечания:
 
Наименование должности работника    Подпись    Расшифровка подписи
 
Изменения в учетные документы внесены
 
Наименование должности
работника архива                    Подпись    Расшифровка подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 5
к пп, 2.43, 3.15 Правил

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
об обнаружении документов                              подписи
(не относящихся к данному
фонду, неучтенных)                        Дата
В ходе ___________________________________________________________
                              (вид работы)
обнаружено _______________________________________________________
                   (в фонде, хранилище, рабочем помещении)
__________________________________________________________________
 

N 
п/п

Заголовок 
 ед. хр.

 Шифр 
(если 
есть)

Крайние 
 даты 

Количество 
  листов 
(объем, Мб)

 К какому 
   фонду 
 относится 

Примечания

 1

    2 

  3 

   4 

     5 

       6 

     7 

 
Итого обнаружено ______________________________________ документов
                         (цифрами и прописью)
Наименование должности работника         Подпись     Расшифровка
                                                     подписи
 
Изменения внесены в учетные документы.
 
Наименование должности
работника архива                         Подпись     Расшифровка
подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 6
к пп. 2.44, 3.15, 4.32, 6.8 Правил

Наименование организации
 
        АКТ                               УТВЕРЖДАЮ
________ N _________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
об утрате документов                                   подписи
                                          Дата
Фонд N ___________________________________________________________
                           (название фонда)
В результате ______________________ установлено отсутствие в фонде
перечисленных  ниже  дел, предпринятые архивом меры по розыску дел
положительных результатов не дали, в связи с чем считаем возможным
снять с учета:
                                                                  

 N 
п/п

Опись 
  N 

 Ед. 
 хр. 
  N 

Заголовок 
 ед. хр.

Крайние 
 даты 

Количество 
  листов 
(объем, Мб)

Предполагаемые 
   причины 
  отсутствия

1 

2 

3 

4 

5 

6 

       7 

 
Итого ____________________________________________________ ед. хр.
                     (цифрами и прописью)
Содержание  утраченных  документов  может быть частично восполнено
следующими ед. хр.: ______________________________________________
                      (номера ед. хр. и их групповые заголовки)
 
Наименование должности
руководителя архива                 Подпись    Расшифровка подписи
(лица, ответственного за архив)
 
СОГЛАСОВАНО <*>                      СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК архивного учреждения    Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ____________ N ____________       от ___________ N ___________

<*> Если не обнаружены дела постоянного хранения.
 
Изменения в учетные документы архива внесены.
 
Наименование должности
работника архива                    Подпись   Расшифровка подписи
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 7
к п. 2.47 Правил

Наименование организации
 
                    КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА
Дело _____________________________________________________________
                               (N и название)
Опись ____________________________________________________________
                               (N и название)
Фонд _____________________________________________________________
                               (N и название)
 
Выдано во временное пользование (читальный зал):
 

 N 
п/п

Ф.И.О. пользователя 

 Дата 
выдачи

  Дата 
возврата

 Подпись 
выдавшего 
  дело 

  Подпись 
получившего 
    дело 

 1 

         2 

  3 

   4 

    5 

     6 

Приложение N 8
к пп. 2.47, 4.19, 4.21, 4.23 Правил

                 ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ________
 
В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов
                                   (цифрами и прописью)
с N _____________________, по N ____________________, в том числе:
литерные номера листов __________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________
 

 Особенности физического состояния и формирования дела 

 Номера 
 листов 

                           1 

   2 

 
Наименование должности
работника                           Подпись   Расшифровка подписи
 
Дата
 
Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 9
к п. 2.47 Правил

Наименование организации
 
                 ЛИСТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ
 
Фонд N ______________ Опись N ______________ Дело N ______________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

    Дата 
использования

Кому выдано: 
  фамилия, 
  инициалы 
(разборчиво)

  Характер 
использования 
(копирование, 
  выписки, 
  просмотр)

      N 
использованных 
    листов 

    Подпись 
     лица, 
использовавшего 
     дело

     1 

      2 

      3 

       4 

       5 

Приложение N 10
к п. 2.46 Правил

Наименование организации
 
                 АКТ
 ________________ N ________________
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________

    (наименование организации,
_____________________________________

    ее адрес, почтовый индекс)
 
Основание ________________________________________________________
__________________________________________________________________
Для какой цели выдаются ед. хр. из фонда N _______________________
                                              (название фонда)
 

  N 
 п/п 

Опись 
  N 

Ед. хр. 
  N 

Заголовок 
 ед. хр. 

Крайние 
  даты 

Количество 
  листов, 
  формат 
(объем, Мб)

Примечание

  1 

  2 

    3 

    4 

   5 

     6 

    7 

 
Всего выдается __________________________________________ ед. хр.,
                          (цифрами и прописью)
срок возвращения ________________________________________________.
 
Дела  выданы  в  упорядоченном  состоянии,  подшиты, в обложках, с
пронумерованными листами и заверительными надписями.
 
Получатель   обязуется   не   предоставлять   дела,  полученные во
временное  пользование,  посторонним  лицам,  не  выдавать  по ним
копий,  выписок и справок, не публиковать документы без разрешения
организации, выдавшей дела.
 
Получатель  обязуется вернуть дела в архив организации в указанный
в акте срок.
 
 
 

Продолжение приложения N 10
к п. 2.46 Правил

Получатель  предупрежден  об  ответственности  по  закону в случае
утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.
 
Наименование должности                 Наименование должности
руководителя организации,              руководителя
выдающей дела                          организации-получателя
 
Подпись       Расшифровка             Подпись       Расшифровка
              подписи                               подписи
Дата                                  Дата
Печать организации                    Печать организации
 
                                          Формат А4 (210 х 297 мм)
 
 
 

Приложение N 11
к пп. 3.6, 3.15 Правил

__________________________________________________________________
                 (наименование организации)
__________________________________________________________________
                (название архива организации)
 
                             КНИГА
         учета поступления и выбытия дел, документов
 
                    Том N ______________
 
                    Начат ______________
 
                    Окончен ____________
 
 
                                          Формат A3 (297 x 420 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 11
к пп. 3.6, 3.15 Правил

N 
п/п

    Дата 
поступления 
 и выбытия 
 документов

 Наименование 
 организации 
(структурного 
подразделения, 
лица, архива), 
 от которой 
  поступили 
 (или выбыли) 
  документы

Наименование, 
номер и дата 
 документа, 
по которому 
 поступили 
 или выбыли 
 документы

Название и номер 
     фонда

 1 

      2 

      3  

      4 

        5 

   Годы 
поступивших 
или выбывших 
 документов 
  по описи 

 Вид носителя 
     <*>

Поступление описанных документов 

          Количество ед. хр. 

постоянного 
 хранения

временного 
  (свыше 
  10 лет)

по личному 
 составу

      6 

      7 

      8 

     9  

     10 

Выбытие описанных документов 

Неописанных дел, 
   документов, 
     листов 

Примечание

        Количество ед. хр. 

постоянного 
 хранения

временного 
  (свыше 
  10 лет) 

   по 
 личному 
 составу 

поступило

выбыло 

     11 

     12 

    13 

   14 

   15 

    16 

 

<*>  В  графе указывается вид носителя (БН - документы на бумажном
носителе, ЭД - электронные документы).
 
Итого в ____ году поступило _____________________________ ед. хр.,
                                (цифрами и прописью)
в том числе: на бумажном носителе _______________________________,
                                        (цифрами и прописью)
электронных _____________________________________________________,
                           (цифрами и прописью)
аудиодокументов _________________________________________________,
                            (цифрами и прописью)
видеодокументов _________________________________________________.
                            (цифрами и прописью)
показываются  раздельно  итоговые  данные  по  графам 8, 9, 10, 14
книги;
выбыло __________________________________________________ ед. хр.,
                      (цифрами и прописью)
в том числе: на бумажном носителе _______________________________,
                                        (цифрами и прописью)
электронных _____________________________________________________,
                             (цифрами и прописью)
аудиодокументов _________________________________________________,
                              (цифрами и прописью)
видеодокументов _________________________________________________.
                              (цифрами и прописью)
показываются раздельно итоговые данные по графам 11, 12, 13, 15.
 

    Наименование

   должности лица,
составившего итоговую

    годовую запись           Подпись         Расшифровка подписи
 

    Наименование
      должности
 руководителя архива         Подпись         Расшифровка подписи
(лица, ответственного

     за архив)
 
Дата 
                                          Формат A3 (297 x 420 мм)
 
 
 

Приложение N 12
к пп. 3.6, 3.15 Правил

                      Наименование организации
 
 
 
                           СПИСОК ФОНДОВ
 
                      Том N ________________
 
                      Начат ________________
 
                      Окончен ______________
 
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 12
к пп. 3.6, 3.15 Правил

  N 
фонда

Дата первого 
поступления 
документов 
  фонда

Название 
 фонда 

Отметка о выбытии фонда

Примечание

   Куда 
   выбыл

Дата и N 
документа, 
   на 
основании 
которого 
 выбыл

  1 

      2 

    3 

     4 

     5 

     6 

 
На 01.01.___ года в список включены фонды с N ______ по N _______.
из списка исключены фонды с N ______________ по N _______________.
Всего хранится в архиве __________________________ фондов, из них:
                          (цифрами и прописью)
______________________________________ содержат особо ценные дела.
      (цифрами и прописью)
 
Номера свободные:
 
Номера выбывшие (переданные):
 
Наименование должности
работника архива, составившего
годовую итоговую запись           Подпись      Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)                         Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 13
к пп. 3.6, 3.15 Правил

                      ЛИСТ ФОНДА N __________
 
____________________________      ________________________________

   (Местонахождение фонда             (Дата первого поступления
 (наименование организации,              документов фонда)

     где хранится фонд))
 

 Крайние даты каждого названия фонда 

       Название фонда      

                1 

              2 

 
1. Учет неописанных документов
 

 Дата 
записи

Название, 
N и дата 
документа, 
   по 
которому 
поступили 
   или 
 выбыли 
документы

Поступление 

Выбытие 

 Наличие 
(остаток)

Количество 
   дел

Крайние 
 даты 

Количество 
   дел 

Крайние 
 даты 

  Всего 
   дел 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
2. Учет описанных документов
 

 Дата 
записи

Номер 
описи 
 дел

Год

 Название 
  описи 
   или 
аннотации 
документов

Поступило 
 ед. хр.

        Выбытие 

Количество 
  ед. хр. 

 Основание 
  выбытия 
 (название, 
   дата, 
N документа)

  1 

   2 

 3 

    4 

    5 

     6 

      7 

         Выбытие 

Наличие (остаток) 

 В том числе по описям, 
   утвержденным ЭПК 

Количество 
  ед. хр.

      В том числе: 

постоянного хранения 

 Количество 
   ед. хр. 

  Крайние 
   даты 

Количество ед. 
      хр. 

  крайние 
   даты 
  ед. хр. 

      8 

     9 

    10

      11 

    12

Наличие (остаток) 

В том числе: 

        по личному составу 

        из них по описям, 
        утвержденным ЭПК

   количество   
      ед. хр.

 крайние даты 

количество ед. хр.

крайние  даты

        13

     14

        15

      16

Приложение N 14
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

     Фонд N ________                      Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка

     ОПИСЬ N _______                                   подписи
дел постоянного хранения                               Дата
      за ____ год
 

 N 
п/п

Индекс дела

Заголовок 
   дела 

Крайние даты

 Количество 
   листов 

 Примечание 

 1 

     2 

     3 

      4 

      5 

     6 

Название раздела 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)                        Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ____________    от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 15
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ
                                                                  

    Фонд N ________                       Руководитель организации
 

    ОПИСЬ N _______                       Подпись      Расшифровка
дел по личному составу                                 подписи
  за ____ год                             Дата
 

 N 
п/п

 Индекс 
  дела

Заголовок 
  дела 

Крайние 
  даты 

  Срок 
хранения

Количество 
  листов 

 Примечание

 1 

   2 

    3 

   4 

   5 

     6 

     7 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N ____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
составителя описи               Подпись        Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)        Подпись        Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ____________    от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 16
к пп. 3.6, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ
      Фонд N ________                     Руководитель организации
 
      ОПИСЬ N _______                     Подпись      Расшифровка
дел временных (свыше 10 лет)                           подписи

    сроков хранения                       Дата

     за ____ год
 

 N 
п/п

Индекс 
 дела

Заголовок 
  дела

Крайние 
 даты

  Срок 
хранения

Количество 
 листов

 Примечание 

1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                   (цифрами и прописью)
с N _____________________ по N _____________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 17
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ

    Фонд N ________                       Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка

    ОПИСЬ N _______                                    подписи
электронных дел, документов               Дата
  постоянного хранения
      за ____ год
 

 N 
п/п

Индекс дела

Заголовок  дела

Крайние даты

Объем, Мб

Примечания

 1 

     2 

       3 

      4 

    5 

     6 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                    (цифрами и прописью)
с N ____________________________ по N ___________________________.
        (цифрами и прописью)              (цифрами и прописью)
объемом ______________________________________________________ Мб.
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      УТВЕРЖДЕНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от ___________ N ____________    от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 17
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ______
электронных дел, документов
постоянного хранения
за ____ год
 
Реестр    документов    (контейнеров    электронных    документов)
электронного дела: <*>

<*> Составляется на каждое электронное дело.
 
N ед. хр. по описи __________________ Индекс дела ________________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

   Дата 
 документа 

 Рег. N документа 

 Наименование 
  документа

 Объем, 
   Мб

Примечания

      1 

        2 

           3 

   4 

     5 

 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 18
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

Наименование организации                  УТВЕРЖДАЮ
 
      Фонд N ________                     Руководитель организации
                                          Подпись      Расшифровка
      ОПИСЬ N _______                                  подписи
электронных дел, документов               Дата
 временных (свыше 10 лет)

     сроков хранения
       за ____ год
 

 N 
п/п

 Индекс 
  дела

 Заголовок 
   дела

 Крайние 
  даты

  Срок 
хранения

 Объем, 
   Мб

 Примечания 

 1 

    2 

    3 

    4 

   5 

   6 

     7 

 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
с N ______________________________ по N _________________________.
         (цифрами и прописью)           (цифрами и прописью)
объемом ______________________________________________________ Мб.
 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от ___________ N ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 18
к пп. 3.6, 4.19, 5.5 Правил

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N _________
электронных дел временных
(свыше 10 лет) сроков хранения
за ____ год
 
Реестр    документов    (контейнеров    электронных    документов)
электронного дела: <*>

<*> Составляется на каждое электронное дело.
 
N ед. хр. по описи __________________ Индекс дела ________________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

  Дата 
документа

Рег. N документа

 Наименование 
  документа

Объем,  Мб

 Примечания 

    1 

        2 

3 

4 

5 

 
Наименование должности
составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

                     Наименование организации
 
                          РЕЕСТР ОПИСЕЙ
 
                       Начат ______________
 
                       Окончен ____________
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Продолжение приложения N 19
к пп. 3.6, 3.11, 3.15 Правил

 N 
п/п

  N 
фонда

  N 
описи

Название 
 описи

       Количество дел в описи 

постоянного 
 хранения 

  временного 
   (свыше 
   10 лет) 
  хранения

по личному 
 составу 

 1 

  2 

  3 

    4 

      5 

      6 

     7 

Крайние 
 даты

Количество листов в 
       описи 

Количество экземпляров 
         описи 

Примечание

   8 

         9 

           10 

    11 

                                                                  
Всего хранится в архиве ___________________________ описей, из них
                           (цифрами и прописью)
постоянного хранения ____________________________________________,
                                (цифрами и прописью)
временного хранения (свыше 10 лет) ______________________________,
                                        (цифрами и прописью)
по личному составу ______________________________________________,
                               (цифрами и прописью)
в том числе поступило в ____ году _________________________ описей
                                    (цифрами и прописью)
в том числе выбыло в ____ году ____________________________ описей
                                   (цифрами и прописью)
 
Наименование должности
работника
архива организации,
составившего
реестр описей                    Подпись       Расшифровка подписи
подписи
 
Наименование должности
руководителя архива
(лица, ответственного
за архив)                        Подпись       Расшифровка подписи
подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 20
к п. 3.15 Правил

УТВЕРЖДАЮ                                УТВЕРЖДАЮ
 
Руководитель организации,                Руководитель организации,
передающей документы                     принимающей документы
Подпись      Расшифровка                 Подпись       Расшифровка
             подписи                                   подписи
Дата         Печать                      Дата          Печать
 
          АКТ
___________ N __________
приема-передачи архивных
документов на хранение
 
__________________________________________________________________
                      (основание передачи)
__________________________________________________________________
                 (название передаваемого фонда)
____________________________________________________________ сдал,
      (название организации, передающей документы)
а _________________________________________________________ принял
        (название организации принимающей документы)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
 

 N 
п/п

  Название, 
 номер описи 

     Количество 
 экземпляров описи 

  Количество 
    ед. хр.

 Примечания 

 1 

      2 

          3 

       4 

     5 

 
Итого принято ____________________________________________ ед. хр.
 
Передачу произвели: Прием произвели:
 
Должность  Подпись  Расшифровка    Должность  Подпись  Расшифровка
                    подписи                            подписи
Дата                               Дата
 
Фонду присвоен N
__________________________________________________________________
 
Изменения в учетные документы внесены.
 
Должность                  Подпись             Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Наименование организации
 
          АКТ                             УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________                  Руководитель организации
о выделении к уничтожению
архивных документов,                      Подпись      Расшифровка
не подлежащих хранению                                 подписи
                                          Дата
 
На основании _____________________________________________________
                (название и выходные данные перечня документов 
__________________________________________________________________
              с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности
и утратившие практическое значение документы фонда N _____________
__________________________________________________________________
                       (название фонда)
 

 N 
п/п

 Заголовок 
   дела 
(групповой 
 заголовок 
документов)

Годы

Номер 
описи 
 <*>

 Номер 
ед. хр. 
  по 
 описи

Количество 
  ед. хр.

 Сроки 
хранения 
и номера 
 статей 
   по 
 перечню

Примечание

 1 

     2 

 3 

  4 

   5 

     6 

    7 

    8 

<*>  При  выделении  к уничтожению документов при подготовке дел к
передаче в архив организации графы 4, 5 не заполняются.
 
Итого ______________________________ ед. хр. за ____________ годы.
         (цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены ЭПК
__________________________________________________________________
               (наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________________ N _________________________)
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)         Подпись       Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК) организации
от __________ N _____________
_____________________________
 
 
 

Продолжение приложения N 21
к пп. 3.15, 4.11, 4.13 Правил

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.:
- на бумажном носителе весом ____________________________ кг сданы
на уничтожение;
- на электронном носителе сданы на уничтожение ___________________
__________________________________________________________________
                    (способ уничтожения)
 
Наименование должности
работника,
сдавшего документы                Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
Изменения в учетные документы внесены.
 
Наименование должности
работника архива, внесшего
изменения
в учетные документы               Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 22
к п. 3.15 Правил

Наименование организации
 
          АКТ                             УТВЕРЖДАЮ
__________ N ___________                  Руководитель организации
о неисправимых повреждениях
архивных документов                       Подпись      Расшифровка
                                                       подписи
                                          Дата
 
           Фонд N _________________________________
                         (название фонда)
 
В    фонде    обнаружены    документы,    признанные   неисправимо
поврежденными:
                                                                  

 N 
п/п

Опись 
  N

Ед. хр. 
   N

 Заголовок 
поврежденных 
  ед. хр.

Крайние 
 даты

Количество 
  листов 
(объем Мб)

 Сущность 
 и причины 
повреждения

 1 

2 

3 

4 

5 

6 

7 

 
Итого обнаружено неисправимо поврежденных ________________________
__________________________________________________________ ед. хр.
                (цифрами и прописью)
Перечисленные ед. хр. подлежат списанию ввиду: ___________________
__________________________________________________________________
 
Наименование должности
руководителя архива (лица,
ответственного за архив)          Подпись      Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                      СОГЛАСОВАНО <*>

<*> Для документов, включенных в состав Архивного фонда Российской
Федерации.
 
Протокол ЦЭК (ЭК) организации    Протокол ЭПК архивного учреждения
от __________ N _____________    от _____________ N ___________
 
Изменения в учетные документы архива внесены.
 
Наименование должности
работника, внесшего изменения
в учетные документы               Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 23
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Наименование организации
 
Наименование структурного
подразделения
 
ОПИСЬ N _______________
дел __________________________
 

 N 
п/п

Индекс 
 дела

Заголовок 
  дела

Крайние 
 даты

  Срок 
хранения 
  <*>

Количество 
  листов

Примечание

 1 

   2 

    3 

   4 

    5 

     6 

    7 

Название раздела 

 

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
 
В данную опись внесено _______________________________________ дел
                                  (цифрами и прописью)
с N _______________________ по N ___________________, в том числе:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО <*>

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
 
Наименование должности                    Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ                   подразделения
 
Подпись Расшифровка                       от ___________ N _______
        Подписи
 
Дата
 
 
 

Продолжение приложения N 23
к пп. 4.11, 4.31 Правил

 
Передал
______________________________________________________________ дел
                      (цифрами и прописью)
и ________________________________________________________________
                         (цифрами и прописью)
регистрационно-контрольных картотек к документам.
 
Наименование должности
работника структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Принял _______________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных
         (цифрами и прописью)
картотек к документам.
 
Наименование должности
работника архива                  Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

Наименование организации
 
Фонд N _____________
 
ОПИСЬ N ________________
электронных дел, документов
___________________________
 

 N 
п/п

Индекс 
 дела

Заголовок дела

 Крайние даты 
      <*>

Объем, Мб

 Примечания 

 1 

   2 

       3 

       4 

    5 

      6 

Наименование раздела 

 

<*> Графа опускается в описи дел постоянного срока хранения.
 
В данный раздел описи внесено _______________________________ дел,
                                   (цифрами и прописью)
с N ______________________ по N _________________________________.
объемом ________________________________ Мб.
 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО <*>

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
 
Наименование должности                    Протокол ЭК структурного
руководителя службы ДОУ                   подразделения
 
Подпись Расшифровка                       от __________ N ________
        Подписи
 
Дата
 
 
 

Продолжение приложения N 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

 
Передал
______________________________________________________________ дел
                       (цифрами и прописью)
и  _______________________  регистрационно-контрольных  картотек к

    (цифрами и прописью)
документам, объемом _________________________________ Мб.
 
Наименование должности
работника структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Принял _______________________________________________________ дел
                        (цифрами и прописью)
и _____________________________________ регистрационно-контрольных
          (цифрами и прописью)
картотек к документам, объемом _______________________________ Мб.
 
Наименование должности
работника архива                  Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 

Продолжение приложения N 24
к пп. 4.11, 4.31 Правил

ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ N ________________
электронных дел, документов
_____________________________________
 
      Реестр документов (контейнеров электронных документов)
                   электронного дела: <*>

<*> Составляется на каждое электронное дело.
 
N ед. хр. по описи ____________________ Индекс дела ______________
Заголовок дела ___________________________________________________
 

  Дата 
документа

 Рег. N 
документа

Наименование документа

Объем, Мб

Примечания

    1 

    2 

          3 

    4 

     5 

 
Наименование должности
составителя описи                 Подпись      Расшифровка подписи
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 25
к п. 4.18 Правил

Наименование организации
 
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                          УТВЕРЖДАЮ
                                          Руководитель организации
На _______ год                            Подпись      Расшифровка
                                                       подписи
                                          Дата
 

 Индекс 
  дела

 Заголовок 
   дела

 Количество 
    дел

   Срок хранения и 
 N статьи по перечню

Примечание

   1 

     2 

     3 

          4 

     5 

Название раздела 

 
Наименование должности
руководителя службы ДОУ
организации                       Подпись      Расшифровка подписи
 
Виза руководителя архива
(лица, ответственного за архив)
 
СОГЛАСОВАНО                      СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)                Протокол ЭПК архивного учреждения
от _______ N __________          от __________ N _____________
 
 
 

Продолжение приложения N 25
к п. 4.18 Правил

           Итоговая запись о категориях и количестве дел,
               заведенных в ____ году в организации
 

По срокам хранения

Всего

В том числе: 

переходящих

с отметкой 
  "ЭПК"

1 

2 

3 

4 

Постоянного 

Временного (свыше 10 лет) 

Временного (до 10 лет включительно)

ИТОГО: 

 
Наименование должности
руководителя службы ДОУ           Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
Итоговые сведения переданы в архив.
 
Наименование должности
лица, передавшего
сведения                          Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 26
к п. 4.18 Правил

Наименование организации
 
Наименование структурного
подразделения
 
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
 
На ____ год <*>

<*>  К  номенклатуре  дел  структурного подразделения по окончании
календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной
в приложении 25, и делается отметка о передаче итоговых сведений в
службу ДОУ организации.
 

Индекс дела

Заголовок 
  дела

Количество томов 
    (частей)

Срок хранения 
  и N статьи 
  по перечню

Примечание

     1 

    2 

        3 

      4 

    5 

Название раздела 

 
Наименование должности
руководителя структурного
подразделения                     Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
СОГЛАСОВАНО <*>

<*> При наличии ЭК структурного подразделения.
 
Протокол ЭК структурного
подразделения
от ___________ N _______
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 27
к пп. 4.19, 4.21 Правил

                         ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
                   документов дела N _____________
                                                                  

 N 
п/п

Регистрационный 
индекс документа

  Дата 
документа

Заголовок 
документа

  Номера 
листов дела

Примечание

 1 

       2 

    3 

    4 

     5 

    6 

 
Итого ________________________________________________ документов.
                      (цифрами и прописью)
 
Количество листов внутренней описи ______________________________.
                                        (цифрами и прописью)
 
Наименование должности
лица, составившего
внутреннюю опись
документов дела                   Подпись      Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 28
к пп. 4.19, 4.24 Правил

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________

    (наименование государственного (муниципального) архива)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
                    (наименование организации)
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
          (наименование структурного подразделения)
 
            ДЕЛО N ________ ТОМ N ______________
 
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
                      (заголовок дела)
__________________________________________________________________
                       (крайние даты)
 
На ________________ листах
Хранить __________________
 

Ф. N _______________ 

Оп. N ______________ 

Д. N _______________ 

Приложение N 29
к п. 5.12 Правил

Наименование организации
 
Справочные данные об организации                 Адресат
  (почтовый адрес, телефон,
        телефон/факс)
 
        АРХИВНАЯ СПРАВКА
 
______________ N ______________

   (дата)
 
На N _________ от _____________
 
                                Текст
                                                                  
Основание:
 
Должность руководителя
организации (или иного
уполномоченного им лица)          Подпись      Расшифровка подписи
 
                          Печать
 
Фамилия исполнителя
Номер телефона
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)
 
 
 

Приложение N 30
к п. 6.8 Правил

УТВЕРЖДАЮ                           УТВЕРЖДАЮ
______________________________      ______________________________

   (наименование должности             (наименование должности 
______________________________      ______________________________
 руководителя организации,             руководителя организации, 

   передающей документы)                принимающей документы)
 
Подпись            Расшифровка      Подпись            Расшифровка
                   подписи                             подписи
 
Дата               Печать           Дата               Печать
 
АКТ
________________ N ______________
приема-передачи архивных
документов на хранение
 
__________________________________________________________________
                      (основание передачи)
__________________________________________________________________
                  (название передаваемого фонда)
____________________________________________________________ сдал,

     (наименование организации, передающей документы)
__________________________________________________________________
       (наименование организации, принимающей документы)
принимает  на государственное хранение документы и страховые копии
за ___________ и справочный аппарат к ним:

     (годы)
 

 N 
п/п

 Название, 
номер описи

   Количество 
экземпляров описи

Количество единиц 
    хранения

Примечание

 1 

     2 

        3 

         4 

     6 

В электронном документе нумерация граф таблиц соответствует официальному источнику.

Продолжение приложения N 30
к п. 6.8 Правил

Итого принято ____________________________________________ ед. хр.
                          (цифрами и прописью)
 
Передачу произвели:          Прием произвели:
Должность     Подпись        Должность     Подпись     Расшифровка
                                                       подписи
Расшифровка
подписи
 
Дата                         Дата
 
Фонду присвоен номер _____________________________________________
 
Изменения в учетные документы внесены
 
Должность               Подпись               Расшифровка подписи
 
Дата
 
                                          Формат A4 (210 x 297 мм)

Утверждены
приказом Росархива
от 2 марта 2020 г. № 24
в ред. приказа Росархива
от 26 сентября 2022 г. № 117

Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования
документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в государственных и муниципальных
архивах, музеях и библиотеках, научных организациях

I. Основные положения

1.1. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (далее – Правила) разработаны в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19) (далее – Федеральный закон № 125-ФЗ) и распространяются на государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, а также научные организации, включенные в перечень научных организаций, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный Правительством Российской Федерации^[1] (далее – научные организации), которые в соответствии с законодательством Российской Федерации осуществляют постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение отдельных категорий архивных документов.

1.2. Государственные и муниципальные архивы, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации (далее – архивы) осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее – архивные документы) в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, органов местного самоуправления и настоящими Правилами.

1.3. В настоящих Правилах используются термины и определения, применяемые в Федеральном законе № 125-ФЗ и в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3448; 2019, № 12, ст. 1221) (далее – Федеральный закон № 149-ФЗ).

1.4. При наличии в архиве информационной системы, соответствующей техническим требованиям, устанавливаемым уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере информационных технологий и информационной безопасности^[2], архив осуществляет хранение, комплектование, учет и использование архивных документов с использованием такой информационной системы.

1.5. Архив в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, представляет в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела:

• учетные сведения об объемах архивных документов, хранящихся непосредственно в архиве, и в источниках его комплектования^[3];

• статистическую информацию о результатах деятельности по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов.
   

II. Организация хранения документов в архиве

2.1. Архивные документы в архиве систематизируются по исторически и (или) логически сложившимся комплексам документов – архивным фондам, объединенным архивным фондам и архивным коллекциям.

2.2. Архивный фонд формируется из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) соответствующего государственного органа, органа местного самоуправления, организации, гражданина, семьи, рода.

2.3. В целях рациональности хранения, комплектования, учета и использования архивных документов допускается формирование:

• объединенного архивного фонда – из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух и более организаций, действовавших на определенной территории и (или) объединенных одним объектом деятельности, органа государственной власти (органа местного самоуправления) и подведомственных ему организаций, правопредшественников и правопреемников, а также двух и более человек, связанных между собой родственными, профессиональными или творческими связями;

• архивной коллекции – из разрозненных архивных документов, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому, хронологическому или другим).

2.4. Использование нефондовой организации архивных документов допускается только в отношении аудиовизуальных документов.

2.5. Фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда, объединенного архивного фонда или архивной коллекции может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.

Исторически сложившаяся архивная коллекция перефондированию не подлежит.

2.6. Документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду фондообразователя, который является их создателем.

Документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду фондообразователя, в котором они созданы.

2.7. В случае реорганизации или ликвидации организации законченные делопроизводством дела включаются в ее архивный фонд, незаконченные дела, переданные для окончания делопроизводством в организацию-правопреемник, включаются в архивный фонд последними.

2.8. В архивный фонд организации, кроме документов, образовавшихся в процессе деятельности (жизнедеятельности) организации, включаются архивные документы:

• представительств, филиалов, иных обособленных подразделений организации;

• коллегиальных органов организации;

• образовавшиеся в деятельности собраний (комитетов) кредиторов, временного, административного, внешнего, конкурсного, финансового управляющего, предоставивших обеспечение лиц во время прохождения процедур, применяемых в деле о банкротстве к организации – должнику;

• созданные при организации профсоюзных организаций, осуществляющих деятельность до вступления в силу Федерального закона от 19 мая 1995 г. № 82-ФЗ «Об общественных объединениях»^[4];

• назначенной в организации ликвидационной комиссии (ликвидатора).

2.9. При наличии на хранении в архиве архивного фонда организации новый архивный фонд создается в случаях:

• изменения профиля ее деятельности;

• изменения формы собственности ее имущества.

Из архивных документов государственной или муниципальной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности ее имущества, и архивных документов вновь созданной организации-правопреемника допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации-правопреемника в государственную или муниципальную собственность.
 

III. Требования к зданию и помещениям архива

3.1. Архив размещается в здании(ях) и (или) отдельных помещениях здания. Основные помещения, предназначенные для хранения, учета, комплектования и использования архивных документов, и вспомогательные (административно-хозяйственного, технического и бытового назначения), должны соответствовать требованиям, установленным главой V Правил, а также общими требованиями безопасности к общественным зданиям и сооружениям^[5].

Состав, расположение, оборудование помещений основного назначения здания архива должны обеспечивать сохранность архивных документов на всех участках работы с ними, соблюдение технологий архивных работ, а также оптимальное взаимодействие подразделений архива. К помещениям основного назначения относятся:

• архивохранилища;

• рабочие помещения работников архива;

• помещения для приема и временного хранения, для адаптации архивных документов к новым условиям хранения после их перемещения (акклиматизации);

• помещения для изоляции, дезинфекции и дезинсекции пораженных архивных документов;

• помещения для обеспыливания, переплета и реставрации архивных документов;

• помещения для копирования и фотореставрации архивных документов, обработки пленки и проведения технического контроля аудиовизуальных документов;

• помещения для хранения учетных документов;

• читальный зал с участками выдачи дел и справочно-поисковых средств, временным хранилищем (просмотровый зал, комнаты прослушивания фонодокументов) (далее – читальный зал);

• помещения каталогов или при отсутствии специально выделенного помещения – рабочая комната архива;

• научно-справочная библиотека;

• методический кабинет;

• помещения для экспонирования архивных документов (выставочный зал).

3.2. Размещение архива в приспособленном здании (помещениях) допускается только после его обследования (в том числе подвальных и чердачных помещений, работоспособности электросетей, отопительных и вентиляционных систем, прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок) представителями архива, соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела или органа местного самоуправления^[6].

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленном под архив здании должны быть изолированы от остальных его помещений.

Не допускается размещение архива:

• в зданиях, в которых расположены предприятия общественного питания, готовящие горячую пищу, продуктовые магазины и (или) склады, организации, хранящие и (или) применяющие пожароопасные и агрессивные химические вещества;

• в ветхих строениях, деревянных постройках, помещениях с относительной влажностью воздуха более 55% и с печным отоплением;

• в подвалах и помещениях, расположенных ниже уровня поверхности земли, за исключением хранилищ (помещений), обеспечивающих защиту от проникновения в них грунтовых, талых и паводковых вод.

3.3. Архивохранилище должно:

• быть отделено от других помещений архива огнеупорными стенами и перекрытиями;

• быть удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений архива и не иметь общих с ними вентиляционных каналов;

• быть гидроизолировано;

• иметь высоту не менее 2,2 м от пола до нижней части выступающих конструкций перекрытия потолка;

• иметь покрытие стен, полов, потолков, оборудования и средств хранения архивных документов, не собирающих пыль и не выделяющих агрессивные химические вещества;

• иметь беспрепятственные выходы к лифтам и лестничным клеткам;

• не иметь внутри распределительных щитов, предохранителей и отключающих рубильников, труб водоснабжения и канализации, технологических или бытовых выводов воды.

3.4. Не допускается хранение фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем в архивохранилище с постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400 а/м.
 

IV. Оборудование для хранения архивных документов

4.1. Архив оснащается металлическими стеллажами, шкафами, сейфами, шкафами-стеллажами. В качестве специального оборудования возможно использование стационарных отсеков-боксов с металлическими перегородками и полками.

Стальные стеллажи могут быть использованы для хранения фонодокументов, видеодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях с магнитным рабочим слоем только при условии их размагничивания и заземления.

Допускается эксплуатация имеющихся деревянных и смешанных стеллажей, не пораженных биологическими вредителями и обработанных огнезащитным составом.

4.2. В архивохранилище с естественным освещением стеллажи и шкафы открытого типа устанавливаются перпендикулярно стенам с оконными проемами, в архивохранилище без окон – с учетом конструкционных особенностей помещения и используемого оборудования.

Стационарные стеллажи, шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи устанавливаются с соблюдением следующих нормативов:

Мобильные стеллажи устанавливаются в соответствии с рекомендациями их производителей и с соблюдением нормативов для стационарных стеллажей в части главного прохода, расстояний от внешних стен и потолка помещения, а также от нагревательных и (или) отопительных устройств.

4.3. Расстояния (проходы) для оборудования с выдвижными ящиками рассчитываются с учетом типоразмера оборудования.

4.4. Помещения архива, в которых осуществляется хранение архивных документов, а также стеллажи, шкафы, сейфы и полки в каждом отдельно взятом архивохранилище (помещении) должны быть пронумерованы:

• стеллажи, шкафы и сейфы – последовательно слева направо от входа в помещение;

• полки стеллажей, шкафов и сейфов – сверху вниз, слева направо.
   

V. Нормативные режимы хранения архивных документов

5.1. Противопожарный режим в архиве регламентируется законодательством Российской Федерации, регулирующим вопросы пожарной безопасности^[7].

5.2. Архивохранилище документов на нитрооснове территориально должно быть отделено и изолировано от других, а также снабжено дополнительной вытяжкой воздуха в его нижней зоне.

5.3. Охранный режим в архиве устанавливается в соответствии с инструкцией о пропускном и внутриобъектовом режимах, утверждаемой локальным актом архива и согласованной с организацией, осуществляющей охрану архива на основании договора.

5.4. Проход на территорию (в помещения) архива, а также вынос из него архивных документов и (или) их копий, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий и материальных ценностей осуществляется:

• пользователями читального зала – в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[8];

• представителями судебных, правоохранительных и иных уполномоченных органов – в соответствии с законодательством Российской Федерации^[9];

• работниками архива и иными лицами – по пропускам.

Порядок оформления и выдачи пропусков устанавливается локальным актом архива.

5.5. Право на доступ в архивохранилище (помещение для хранения архивных документов) имеют:

• руководитель архива и его заместитель, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности;

• работники данного архивохранилища;

• другие работники архива в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего;

• иные лица в сопровождении заведующего архивохранилищем или лица, его замещающего, с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

5.6. Архив оборудуется средствами антитеррористической защищенности в соответствии с требованиями к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, установленными Правительством Российской Федерации^[10].

5.7. Оснащению средствами охранной сигнализации подлежат помещения архива, в которых:

• постоянно или временно хранятся архивные документы;

• установлено серверное оборудование, обеспечивающее функционирование информационной системы архива.

Средства охранной сигнализации устанавливаются на основной вход в здание (помещения) архива при отсутствии круглосуточного поста охраны, а также на аварийные и запасные выходы.

5.8. Ежедневному опечатыванию по окончанию рабочего дня подлежат:

• помещения архива, указанные в пункте 5.7 Правил;

• находящиеся в неопечатываемых помещениях архива шкафы и сейфы, в которых временно находятся архивные документы, а также хранятся учетные документы.

5.9. Помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть оборудованы дверями повышенной технической укрепленности и (или) замками усиленной секретности. Каждый замок должен иметь не менее двух комплектов ключей, один из которых хранится на посту охраны или в кабинете руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

Все экземпляры ключей от помещений архива (за исключением относящихся к помещениям, на которые распространяется режим секретности) учитываются в журнале регистрации ключей.

5.10. В рабочее время в отсутствие работников помещения архива, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы, должны быть закрыты на замок.

5.11. Архив обязан обеспечить защиту информации и персональных данных, содержащихся в архивных документах и в информационной системе архива, в соответствии с законодательством Российской Федерации^[11].

5.12. Архивные документы должны храниться в вентилируемом помещении, обеспечивающим рециркуляцию воздуха с кратностью воздухообмена не менее 2/3 в час и стабильность температурно-влажностных характеристик воздушной среды.

5.13. Параметры воздушной среды в архивохранилище документов на бумажном носителе, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должны составлять: температура 17-19°С, относительная влажность воздуха 50-55%.

5.14. Параметры воздушной среды в архивохранилище аудиовизуальных документов должны составлять:

5.15. Не допускаются сезонные и суточные колебания температуры в архивохранилище более чем на 5°C и относительной влажности воздуха более чем на 10%.

5.16. В помещениях архива с нерегулируемым температурно-влажностным режимом допускается временное (до 2 месяцев) хранение архивных документов при температуре 20 ± 5°C и относительной влажности воздуха 50 ± 20% при проведении их физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.

5.17. Контроль за температурно-влажностным режимом в архивохранилище обеспечивается размещением в одной или нескольких контрольных точках (в зависимости от конструкционных особенностей и кубатуры) архивохранилища (помещения) на высоте не менее 1 м, вдали от отопительных и вентиляционных систем, комплекта контрольно-измерительных приборов в составе: термометр и гигрометр или термогигрометра.

Измерения температурно-влажностных параметров воздушной среды производятся в одно и то же время суток:

• в кондиционируемом архивохранилище – 1 раз в неделю;

• в некондиционируемом архивохранилище – 2 раза в неделю;

• при несоответствии параметров нормативным требованиям – 1 раз в сутки.

Архив обязан проводить поверку и (или) замену контрольно-измерительных приборов в соответствии с технической документацией к ним.

При отсутствии в здании архива автоматической системы управления вентиляцией и кондиционированием воздуха показания контрольно-измерительных приборов в каждом архивохранилище фиксируются в регистрационном журнале, в котором также отражаются даты поверки приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в случаях его нарушения.

5.18. Архивные документы необходимо хранить в темноте, для чего они размещаются в первичные средства хранения, предусмотренные главой VI Правил.

5.19. В архивохранилище допускается:

• естественное освещение при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока (специальных стекол), защитных фильтров и покрытий, жалюзи;

• искусственное освещение электролампами накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью, если уровень освещенности в диапазоне видимого спектра на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола не превышает 20-50 лк, на горизонтальной – 100 лк^[12].

Разрешается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра, светодиодных светильников, разрешенных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере пожарной безопасности^[13].

5.20. Архивные документы должны быть защищены от светового воздействия при проведении физико-химической и технической обработки, предусмотренной главой XII Правил, и использовании.

5.21. Санитарно-гигиенический режим в архиве должен соответствовать требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим федеральный государственный санитарно-эпидемиологический надзор^[14].

5.22. Надлежащее санитарно-гигиеническое состояние в архивохранилище поддерживается проведением в нем не реже одного раза в месяцвлажной уборки полов, обеспыливания оборудования и первичных средств хранения, обработки цокольных частей стеллажей, плинтусов, подоконников водными растворами антисептиков.

5.23. Архивные документы (выборочно, но не менее 0,01% от общего количества единиц хранения) и архивохранилище не реже двух раз в год (в начале и конце отопительного сезона) подлежат энтомологическому и микологическому осмотру.

5.24. Архивные документы, подвергшиеся биологическому поражению, подлежат немедленной изоляции и санитарно-гигиенической обработке (дезинфекции, дезинсекции), а архивохранилище, пораженное биологическими вредителями, – дератизации.

5.25. При работе с уникальными документами необходимо использовать тканевые перчатки.
 

VI. Первичные средства хранения

6.1. Архивные документы подлежат размещению:

• на бумажном носителе – в коробках, папках, конвертах;

• аудиовизуальные – в коробках и бюксах, ящиках упаковочных для фильмов (яуфах), конвертах;

• электронные на физически обособленных носителях – в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

6.2. Допускается хранение архивных документов на бумажном носителе в связках при условии их упаковки в бумагу, картотек, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, – в картотечных ящиках.

6.3. Архивные документы в первичных средствах хранения размещаются в архивохранилище на оборудовании, предусмотренном пунктом 4.1 Правил.

6.4. Во всех помещениях архива не допускается размещение, включая временное, архивных документов на полу и подоконниках, в транспортной таре.

6.5. Лицевая сторона каждого первичного средства хранения архивных документов снабжается ярлыком, на котором указываются номер архивного фонда, номер описи дел, документов, крайние номера единиц хранения, находящихся в нем.

Допускается дополнение ярлыка:

• полным наименованием архива и (или) его аббревиатурой;

• названием архивного фонда;

• штрих-кодом, радиочастотным идентификатором;

• отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при возникновении чрезвычайных ситуаций, в период мобилизации и в военное время;

• отметкой об отсутствующей или пропущенной единице хранения.

Электронные документы на физически обособленных носителях снабжаются вкладышами (этикетками) с их архивным шифром.
 

VII. Особенности хранения электронных документов

7.1. Хранение электронных документов в архиве осуществляется:

• на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, один из которых является основным, другой – рабочим. При этом основной и рабочий экземпляры хранятся в разных архивохранилищах (помещениях), при температурно-влажностном режиме, рекомендованном производителями носителей;

• в информационной системе архива – на собственном оборудовании архива или в федеральном и (или) региональном хранилище электронных документов.

7.2. Обязательными условиями хранения электронных документов на физически обособленных носителях являются:

• применение носителей, предназначенных для долговременного (свыше 10 лет) хранения информации;

• наличие технических и программных средств, позволяющих осуществлять их воспроизведение, миграцию и конвертацию, а также контролировать физическое и техническое состояние;

• проведение миграции на новые носители и конвертации в современные форматы;

• организация контроля за их аутентичностью, целостностью, достоверностью, пригодностью для использования.

7.3. Нормативные условия хранения электронных документов в информационной системе архива обеспечиваются:

• ее соответствием требованиям законодательства Российской Федерации в области создания, развития, ввода в эксплуатацию государственных информационных систем и хранения в них информации^[15];

• соблюдением при ее эксплуатации требований информационной безопасности и защиты информации^[16];

• резервным копированием электронных документов, в том числе при применении облачных технологий, и их конвертацией в современные форматы.
   

VIII. Размещение архивных документов

8.1. Расстановка архивных документов определяется планом (схемой) размещения архивных фондов, утверждаемым руководителем архива, с учетом необходимости локализации архивных документов, для которых установлен особый режим хранения.

8.2. Отдельному от других архивных документов (обособленному) хранению подлежат архивные документы:

• содержащие сведения, составляющие государственную тайну;

• кинодокументы на нитрооснове;

• подвергшиеся биологическому поражению;

• переданные на временное хранение в архив по договору и не отнесенные к составу Архивного фонда Российской Федерации.

8.3. Сейфовому хранению с замещением в первичных средствах хранения картами-заместителями подлежат единицы хранения:

• содержащие уникальные документы;

• имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни.

8.4. Местонахождение архивных документов закрепляется в пофондовом и постеллажном топографических указателях, ведущихся в пределах отдельного архивохранилища (помещения) на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

При ведении топографических указателей:

• на бумажном носителе – один из его экземпляров хранится у работника, ответственного за учет документов архива, второй – в соответствующем архивохранилище;

• в электронном виде – в информационной системе архива.

Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов.
 

IX. Хранение печатных изданий, музейных предметов

9.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния печатных изданий и музейных предметов осуществляется в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры для библиотечных фондов и Музейного фонда Российской Федерации^[17].
 

X. Проверка наличия и состояния архивных документов.
Организация розыска необнаруженных документов

10.1. Архивные документы проверяются на предмет их фактического наличия и физического состояния (далее – проверка наличия) в плановом порядке в сроки, предусмотренные пунктом 10.2 Правил.

Внеплановая проверка наличия архивных документов (сплошная или выборочная) может быть назначена:

• при смене руководителя архива и (или) заведующего архивохранилищем;

• после массового перемещения, чрезвычайной ситуации и (или) других обстоятельств, в результате которых они могли бы быть утрачены или повреждены;

• при реорганизации архива.

10.2. В государственном архиве, музее, библиотеке, научной организации плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится:

• уникальных документов – ежегодно (с полистным просмотром);

• документов, имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни, – ежегодно;

• особо ценных документов – один раз в 10 лет;

• аудиовизуальных документов – один раз в 5 лет (при объеме аудиовизуальных документов более 50% от общего количества документов – один раз в 15 лет);

• кинодокументов на нитрооснове – один раз в 2 года;

• электронных документов на физически обособленных носителях – не реже одного раза в 5 лет.

Проверка наличия электронных документов в информационной системе архива осуществляется в автоматическом режиме.

Цикличность проверки наличия остальных архивных документов определяется архивом самостоятельно в зависимости от интенсивности использования архивных документов, но не может быть реже одного раза в 25 лет (в государственной библиотеке – один раз в 15 лет).

В муниципальном архиве, музее, библиотеке, плановая (цикличная) проверка наличия архивных документов проводится один раз в 10 лет.

10.3. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов.

10.4. Результаты проверки наличия архивных документов фиксируются в:

• листе(ах) проверки наличия и состояния архивных документов (при проверке архивного фонда объемом до 30 единиц хранения допускается составление одного листа проверки на все его описи дел, документов);

• акте проверки наличия и состояния архивных документов;

• и при необходимости:

  • актах о технических ошибках в учетных документах, об обнаружении архивных документов, о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).

10.5. В ходе проверки наличия архивных документов не допускается:

• вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;

• делать какие-либо пометки, исправления или записи в основных (обязательных) учетных документах.

10.6. По окончании проверки наличия архивных документов:

• вносятся изменения в необходимые учетные документы;

• в конце описи дел, документов (книги учета и описания) проставляются штамп «Проверено», дата, должность и подпись работника, производившего проверку, или, в случае обнаружения неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, а также выбывших по обоснованным причинам единиц хранения, пересоставляется итоговая запись;

• коробки с архивными документами опечатываются с проставлением штампа, который содержит дату проверки, фамилию и инициалы проводившего ее работника архива.

10.7. Архив ведет централизованный учет необнаруженных архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

10.8. Розыск архивных документов, необнаруженных в ходе проверки наличия, проводится в течение одного года с момента выявления факта отсутствия. Руководитель архива вправе продлить сроки розыска на один год.

При отрицательном результате розыска архивных документов составляется акт о необнаружении документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам), и справка о проведении розыска.

10.9. Архив снимает с учета архивные документы в соответствии с пунктами 26.1, 26.3 Правил на основании решения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления^[18]:

• причины отсутствия которых подтверждены документально;

• необнаруженные, возможности розыска которых исчерпаны.
   

XI. Проверка физико-химического, технического и биологического
состояния архивных документов, выявление архивных документов
с повреждениями носителей и информации

11.1. При приеме архивных документов из источника комплектования не допускается их размещение в архивохранилище без:

• предварительной выдержки в карантинном помещении (при наличии);

• проверки физико-химического, технического и биологического состояния, а также на наличие скоб, скрепок, закладок, пластиковых файлов и других посторонних предметов;

• выявления вида основы носителей кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и проверки кинодокументов на нитрооснове на стабильность;

• проверки аудиовизуальных и электронных документов на физически обособленных носителях на возможность воспроизведения (считывания) записанной информации, соответствие их характеристик сопроводительной технической документации, отсутствие вредоносного программного обеспечения;

• очистки от пыли и перемотки кинодокументов на пленке и фонодокументов на магнитной ленте;

• обеспыливания первичных средств хранения и корешков, очистки от загрязнений фотодокументов и электронных документов на физически обособленных носителях.

11.2. Архив проводит акклиматизацию поступивших на хранение архивных документов.

11.3. При обнаружении физико-химических и технических дефектов, биологического поражения архивных документов архив и организация – источник комплектования составляют акт произвольной формы, отражающий выявленные недостатки и меры по их устранению.

Архивные документы с выявленными физико-химическими, техническими дефектами возвращаются передающей стороне для устранения таких дефектов и санитарно-гигиенической обработки (дезинфекции, дезинсекции) архивных документов.

11.4. Проверка физико-химического, технического и биологического состояния архивных документов в процессе хранения проводится:

• в ходе проверки наличия и состояния архивных документов;

• в случае повреждения архивных документов вследствие чрезвычайной ситуации;

• при подготовке архивных документов к выдаче из архивохранилища;

• при других работах, связанных с поединичным (полистным) просмотром архивных документов.

11.5. При полистной проверке физического состояния выявляются архивные документы на бумажном носителе с:

• повышенной влажностью;

• биологическими поражениями;

• дефектами бумаги и текста.

11.6. При проверке физико-химического и технического состояния аудиовизуальных документов определяются:

• состояние упаковки;

• наличие стандартных ракордов;

• техническое состояние поверхности и перфорационных дорожек и склеек;

• наличие загрязнений и механических повреждений;

• стабильность пленки на нитрооснове;

• шаг перфорации кинопленок и магнитных лент шириной 35 и 16 мм;

• коробление, отслаивание эмульсионного или осыпание рабочего слоя;

• наличие дефектов химического и биологического происхождения (поражение микроорганизмами, насекомыми и грызунами, следы кристаллизации солей и разложения остаточных продуктов химико-фотографической обработки);

• электроакустические характеристики;

• параметры видеодокументов в видеоканале;

• качество изображения;

• наличие размагниченных участков и механических повреждений отдельных участковносителя записи;

• наличие коррозии на поверхности металлических граморигиналов;

• наличие уксусного синдрома триацетатной пленки;

• воспроизводимость;

• наличие внешних повреждений носителей;

• потребность в миграции на новые носители.

11.7. При проверке физико-химического и технического состояния электронных документов определяются:

• состояние упаковки (только для физически обособленных носителей);

• наличие вредоносного программного обеспечения;

• воспроизводимость;

• наличие внешних повреждений (только для физически обособленных носителей);

• потребность в миграции на новые носители (только для физически обособленных носителей);

• потребность в конвертации в другие форматы.

11.8. По результатам проверки физико-химического и технического состояния архивных документов составляется акт в произвольной форме, в котором отражается необходимость (отсутствие необходимости) проведения их физико-химической и (или) технической обработки (согласно главе XII Правил) и, в зависимости от состояния документов, указываются рекомендуемые сроки проведения следующей проверки.

11.9. Архив ведет учет физико-химического и технического состояния архивных документов на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Результаты проверки физико-химического и технического состояния архивных документов отражаются:

1) для документов на бумажном носителе:

• в листе-заверителе дела;

• в листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

• в карточке учета архивных документов с повреждениями носителя;

• в карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

• в картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов;

2) для аудиовизуальных документов – в карточке учета технического состояния кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента, видеодокумента;

3) для электронных документов – в карточке учета технического состояния носителя электронного документа (только для электронных документов на физически обособленных носителях).

XII. Физико-химическая и техническая обработка
архивных документов

12.1. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей проводит физико-химическую и техническую обработку архивных документов:

• в плановом порядке – по результатам проверки физическо-химического и технического состояния (согласно главе XI Правил) по очередности, установленной в архиве с учетом принадлежности их к особо ценным документам, физического состояния и интенсивности использования;

• внепланово – в случае чрезвычайных ситуаций, повлекших порчу архивных документов, а также при их биологическом поражении.

12.2. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов на бумажном носителе включает:

• дезинфекцию, дезинсекцию;

• реставрацию (реставрационно-консервационную обработку);

• фотореставрацию документов с угасшим и слабоконтрастным текстом;

• страховое копирование;

• переплет;

• обеспыливание;

• обработку в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением сушки, замораживания, воспроизведения, дезактивации и других видов специальной обработки.

12.3. Аудиовизуальные документы, за исключением видеодокументов, подлежат реставрационной и консервационно-профилактической обработке.

12.4. В случае повреждения физически обособленного носителя электронных документов создаются копии этих электронных документов на другом физически обособленном носителе с другого экземпляра носителя.
 

XIII. Признание архивных документов находящимися
в неудовлетворительном физическом состоянии
и неисправимо поврежденными

13.1. Архивные документы признаются находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с порядком, устанавливаемым уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[19].

Архивные документы, признанные находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии, ставятся на учет в соответствии с пунктом 11.9 Правил для проведения физико-химической и технической обработки.

13.2. Архивный документ, состояние которого исключает возможность восстановления его материального носителя и использования (воспроизведения) содержащейся в нем информации, признается неисправимо поврежденным.

Решение о признании архивного документа неисправимо поврежденным и снятии его с учета принимает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, орган местного самоуправления^[20] на основании представляемых архивом экспертного заключения и акта о неисправимых повреждениях документов (приложение № 1 к Правилам).

Руководитель архива издает приказ о снятии с учета неисправимо поврежденного документа только после получения письменного решения уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела.
 

XIV. Выдача архивных документов

14.1. Выдача подлинников архивных документов производится:

а) по письменному указанию руководителя архива или уполномоченного им должностного лица:

• во временное пользование организации-фондообразователю или его правопреемнику – при наличии гарантийного письма о последующем возврате;

• для выполнения служебных заданий в архиве (только в отношении особо ценных документов и архивных документов, признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии);

б) для экспонирования вне архива – на основании договора с организацией – организатором выставки, предусматривающего такую выдачу;

в) для проведения физико-химической, технической и биологической обработки, создания страхового фонда и фонда пользования вне архива – на основании договора с организацией – исполнителем работ, предусматривающего такую выдачу;

г) судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – в соответствии с законодательством Российской Федерации^[21];

д) пользователям – по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем и (или) замещающего его должностного лица (за исключением случаев, предусмотренных пунктом 14.2 Правил).

14.2. На основании заключения комиссии, утвержденного руководителем архива или уполномоченным им лицом, производится выдача пользователям подлинников архивных документов:

• уникальных;

• имеющих в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

• имеющих копию фонда пользования;

• признанных находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии в соответствии с пунктом 13.1 Правил;

• с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов), корешок, который не позволяет раскрыть дело на ровной поверхности, не причиняя при этом повреждений переплету и самому делу (только для самостоятельного копирования).

Выдача заключений о возможности либо невозможности выдачи по заказу пользователя подлинника архивного документа осуществляется создаваемой в архиве комиссией, состоящей из не менее трех специалистов в области обеспечения сохранности архивных документов.

Пользователь, заказавший подлинник указанного в настоящем пункте архивного документа, уведомляется о необходимости рассмотрения этого вопроса комиссией. Уведомление пользователя производится устно или по его требованию – письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Срок подготовки заключения комиссии и передачи его руководителю архива или уполномоченному им лицу не должен превышать 20 рабочих дней со дня оформления пользователем заказа (требования) на выдачу подлинника архивного документа.

В целях подготовки заключения комиссией оценивается наличие в архивном документе:

• угасающего текста;

• пигментных пятен;

• коррозии железо-галловых чернил;

• нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение);

• ломкости носителя.

Заключение должно содержать:

• название архива;

• дату составления и номер заключения;

• вводную часть, в которой излагается основание проведения заседания комиссии со ссылкой на заголовок и архивный шифр архивного документа, возможность либо невозможность выдачи которого пользователю является предметом заседания комиссии;

• основную часть, содержащую доводы комиссии, послужившие основанием для дачи заключения;

• заключительную часть, содержащую вывод о возможности либо невозможности выдачи подлинника архивного документа.

Заключение подписывается всеми членами комиссии с указанием их должностей и расшифровкой подписей и передается руководителю архива или уполномоченному им лицу.

Руководитель архива или уполномоченное им лицо в течение двух рабочих дней после получения заключения комиссии утверждает его.

Уведомление пользователя производится в течение пяти рабочих дней устно или по его требованию – письменно, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей.

Утвержденное заключение комиссии передается заведующему архивохранилищем или замещающему его должностному лицу и служит основанием для выдачи (невыдачи) пользователю подлинника архивного документа.

Заключение регистрируется в книге учета заключений и включается в дело архивного фонда, к составу которого отнесен подлинник архивного документа.

14.3. Выдача фонда пользования на микроносителях и физически обособленных электронных носителях, хранящихся вне читального зала архива, производится по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

14.4. Обязательной полистной проверке перед выдачей и при возврате на места хранения с проставлением отметки в листе-заверителе подлежат архивные документы:

• особо ценные;

• имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные металлы и камни;

• несброшюрованные;

• содержащие автографы, рисунки, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками, пустые страницы с водяными знаками и другие раритеты, потенциально представляющие коллекционный интерес;

• ранее не выдававшиеся (только при первой выдаче).

Состав других архивных документов, подлежащих полистной проверке, архив определяет самостоятельно.

14.5. Выдаваемая единица хранения должна иметь:

• нанесенный непосредственно на нее и (или) первичное средство хранения, в котором она находится, архивный шифр (пункт 22.6 Правил);

• лист-заверитель дела (пункт 23.2 Правил);

• лист использования.

14.6. Архивные документы выдаются на срок:

• до 20 рабочих дней – пользователям в читальный зал (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более 10 рабочих дней);

• до 120 рабочих дней – для выполнения работниками архива поручений руководителя архива или уполномоченного им должностного лица в пределах соответствующих полномочий (служебных заданий).

Выдача архивных документов для экспонирования, проведения физико-химической, технической и биологической обработки вне архива осуществляется на срок, определенный соответствующим договором.

Сроки выдачи архивных документов во временное пользование:

• фондообразователю или его правопреемнику определяются архивом по согласованию с ним, но не могут превышать шести месяцев;

• судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам определяются в соответствии с законодательством Российской Федерации^[22].

14.7. Выдача архивных документов производится на основании заказа (требования) или акта о выдаче архивных документов во временное пользование в соответствии с пунктом 14.1 Правил. Заказ архивных документов пользователями может осуществляться через информационную систему архива.

14.8. Выдаваемые архивные документы регистрируются в книгах выдачи из архивохранилища, которые ведутся в каждом архивохранилище раздельно по целям выдачи, или в информационной системе архива.

14.9. Получение и возврат работником архива (в том числе работником читального зала) каждой единицы хранения подтверждаются в книге выдачи его личной подписью или в информационной системе архива.

14.10. На места хранения выдаваемых архивных документов подкладывается карта-заместитель, в которой указываются архивный шифр и дата выдачи единицы хранения, а также фамилия и инициалы работника архива или пользователя.

14.11. Контроль за соблюдением сроков выдачи дел осуществляется:

• путем выверки книг выдачи, проводимой не реже одного раза в квартал;

• в автоматическом режиме в информационной системе архива.

При выявлении фактов нарушения сроков возврата архивных документов принимаются меры по их возвращению на места хранения.

14.12. В случаях повреждения или хищения архивного документа архив обязан^[23]:

• незамедлительно обратиться с заявлением в правоохранительные органы;

• проинформировать уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела;

• принять меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.
   

XV. Перемещение архивных документов

15.1. Перемещение архивных документов осуществляется:

• между территориально удаленными зданиями – с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления^[24]:

• между зданиями, находящимися на одной охраняемой территории, или внутри здания архива, – с разрешения руководителя архива или уполномоченного им должностного лица.

15.2. Для проведения массового перемещения архивных документов (не менее трети от общего объема хранящихся в архиве единиц хранения) допускается привлечение сторонней организаций по договору.

15.3. При транспортировке архивных документов вне архива должны быть:

• соблюдены условия, предотвращающие воздействие на них вредных факторов окружающей среды и механических повреждений посредством применения специальных тары и упаковки;

• обеспечено их сопровождение работником архива при перевозке автомобильным транспортом.
   

XVI. Временный вывоз архивных документов
за пределы территории Российской Федерации

16.1. Оформление временного вывоза архивных документов за пределы территории Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации^[25] и Таможенным кодексом Евразийского экономического союза^[26].
 

XVII. Выявление уникальных и особо ценных документов

17.1. Выявление уникальных документов архив проводит в соответствии с положением о ведении Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации^[27].

17.2. Отнесение архивных документов к особо ценным осуществляет экспертно-проверочная комиссия (далее – ЭПК) соответствующего федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки^[28].
 

XVIII. Страховой фонд

18.1. На случай утраты или повреждения подлинников уникальных и особо ценных документов архив создает самостоятельно и (или) с привлечением на договорной основе сторонней организации страховой фонд.

18.2. Очередность страхового копирования определяется архивом с учетом физического состояния и интенсивности использования архивных документов.

18.3. Страховому копированию подлежат все входящие в единицу хранения архивные документы (единицы учета).

18.4. При приеме изготовленных страховых копий проверяется полнота выполнения заказа на копирование, количество копий, комплектность, правильность и полнота заполнения актов технического состояния.

18.5. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка страхового фонда проводятся в том же порядке, что и аудиовизуальных документов согласно главам X и XII Правил.

18.6. Страховой фонд должен храниться территориально обособленно от архивных документов:

• федеральными архивами – в федеральном казенном учреждении «Центр хранения страхового фонда» (далее – ЦХСФ);

• остальными архивами – в ЦХСФ или в специальном архивохранилище, расположенном на территории субъекта Российской Федерации.

Разрешение на передачу страхового фонда в ЦХСФ дает уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства по обращению федерального государственного архива или уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[29]; в специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации – уполномоченный орган исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[30].

18.7. Прием страхового фонда архива осуществляются на основании приказа уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и оформляется актом (приложение № 3 к Правилам)^[31].
 

XIX. Фонд пользования

19.1. Для выведения из оборота подлинников архивных документов архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей создает фонд пользования:

• одновременно с созданием страхового фонда;

• в электронном виде (электронный фонд пользования).

В фонд пользования включаются полностью скопированные единицы хранения (единицы учета). Копии отдельных архивных документов могут включаться в фонд пользования в составе тематических подборок архивных документов.

19.2. Фонд пользования, создаваемый одновременно со страховым фондом, изготавливается в комплекте, включающем:

• для архивных документов на бумажном носителе – одну микроформу второго поколения на галогенидосеребряной пленке (негативная или позитивная), изготовленную с негативной микроформы первого поколения, и одну микроформу третьего поколения, изготовленную с микроформы второго поколения;

• для кинодокументов – одну позитивную совмещенную копию, один промежуточный позитив изображения и один контратип фонограммы (для звуковых кинодокументов); допускается дополнительное изготовление фонда пользования кинодокументов в виде видеофонограмм;

• для фотодокументов – один позитивный фотоотпечаток и один дубль-негатив.

19.3. Электронный фонд пользования создается в двух экземплярах:

• на архивные документы на бумажном носителе – путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

• на фотодокументы – путем оцифровки документов или их микрокопий, в том числе наряду или вместо обязательного комплекта фонда пользования на микроносителе;

• на кинодокументы, фонодокументы и видеодокументы – путем оцифровки подлинника.

19.4. Фонд пользования размещается в зависимости от вида носителя копий:

• фотокопии – в том же архивохранилище (помещении), где и подлинники архивных документов, с которых они были изготовлены, на отдельных стеллажах или в шкафах по порядку архивных шифров;

• копии на микроносителе – в архивохранилище, отвечающем условиям хранения аудиовизуальных документов (согласно пункту 5.14 Правил) по порядку архивных шифров.

Электронный фонд пользования хранится:

• на физически обособленных носителях в помещениях, обеспечивающих хранение электронных документов – по порядку архивных шифров;

• в информационной системе архива, в информационной государственной (региональной) системе, в том числе с использованием облачных платформ.

19.5. Выдача фонда пользования осуществляется:

• на микроносителе – взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;

• в электронном виде:

• на физически обособленных носителях – взамен подлинников архивных документов при их заказе в соответствии с главой XIV Правил;

• посредством информационной системы архива в режиме реального времени на терминалах, предоставляемых пользователям в помещении архива;

• посредством информационной системы архива (архивов), информационных федеральных (региональных) систем в режиме удаленного использования.

19.6. Проверка наличия, технический контроль, физико-химическая и техническая обработка фонда пользования на микроносителе проводится в том же порядке, что и для аудиовизуальных документов (согласно главам X–XII Правил).
 

XX. Страхование архивных документов

20.1. Страхованию на время предоставления для экспонирования в соответствии с пунктом 49.1 Правил подлежат:

• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также подлежащие возвращению их копии, вывозимые за пределы территории Российской Федерации;

• уникальные документы.

20.2. Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации^[32].

20.3. Страховая оценка архивных документов проводится архивом самостоятельно.
 

XXI. Общие требования к ведению учета архивных документов

21.1. Архив ведет учет архивных документов, в том числе автоматизированный с использованием государственной информационной системы «Архивный фонд»^[33], в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[34].

21.2. Архив устанавливает состав учетных документов и последовательность выполнения работ по учету в целом по архиву и по каждому архивохранилищу в отдельности, а также схему учета архивных документов.

21.3. Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел, документов;

• хранящиеся в источниках комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу.

21.4. Архивные документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

21.5. Учет архивных документов за период до 1917 года ведется в архиве отдельно от учета архивных документов последующего периода с самостоятельной порядковой нумерацией фондов. Исключение составляют специализированные архивы, хранящие архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные документы.

21.6. Учет архивных документов ведется:

• хранящихся в архиве – специальным структурным подразделением или специально выделенными работниками;

• хранящихся в источниках комплектования, до передачи на постоянное хранение – специальным структурным подразделением или работниками, отвечающими за организацию комплектования архива.

21.7. Записи в учетные документы архива вносятся во все их экземпляры работниками, указанными в пункте 21.6 Правил, на основании соответствующих актов (согласно главе XXVI Правил), с указанием должности и даты внесения.
 

XXII. Учетные единицы в архиве

22.1. Архивные документы учитываются в архиве по фондам (объединенным архивным фондам, архивным коллекциям) и единицам хранения, а также единицам учета (для аудиовизуальных документов).

Поступившие в неупорядоченном виде (россыпь) архивные документы учитываются в условных единицах хранения из расчета 150 листов в одной условной единице хранения и 50 листов формата А4 в одной условной единице хранения (научно-техническая документация).

22.2. Каждой учетной единице присваивается учетный номер, являющийся составной частью архивного шифра (согласно пункту 22.6 Правил):

• архивному фонду – по списку фондов (согласно пункту 23.2 Правил);

• описи дел, документов – по листу фонда или по листу учета аудиовизуальных документов определенного вида (при нефондовой организации архивных документов);

• единице хранения (единице учета) – по описи дел, документов в пределах одной описи.

Учетные номера могут быть простыми (содержать только цифровое обозначение), составными (содержать цифровое и буквенное обозначение и индекс в виде условных знаков, букв и (или) цифр, указываемый через дефис) и расширенными (содержать указание на порядковый номер части единицы учета).

22.3. Не допускается присвоение одинаковых номеров:

• архивным фондам – в пределах одного архива;

• описям дел, документов – в пределах одного архивного фонда;

• единицам хранения (единицам учета) – в пределах одной описи дел, документов.

22.4. Номера утраченных и выбывших архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедших в состав объединенного архивного фонда, не могут быть присвоены вновь поступившим архивным фондам.

Номера архивных фондов за 1917-1991 годы могут иметь индекс «Р», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, Р-1).

Номера архивных фондов, поступивших из архивов КПСС, могут иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда дефисом (например, П-1).

В случае объединения архивов к номерам архивных фондов добавляются индексы. Перенумерация архивных фондов допускается с разрешения уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, органа местного самоуправления^[35].

В архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда через дробь добавляется номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности того же фондообразователя.

Объединенному архивному фонду, образованному из архивных фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается номер одного из архивных фондов, включенных в его состав.

22.5. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов (согласно пункту 23.2 Правил) указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы, а все переименования указываются на титульном листе описи и в листе фонда в хронологической последовательности.

22.6. Каждая единица хранения (единица учета) получает обозначение, включающее в себя официальное сокращенное наименование архива и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения (единицы учета) (далее – архивный шифр).

В состав архивного шифра единицы хранения аудиовизуальных документов дополнительно включаются вид коллекции (кино-, фото-, фоно-, видео-) и носителя, а также обозначения (буквенные и цифровые) видов документов, включенных в комплект, формата записи кинодокументов.

22.7. Единицами хранения архивных документов являются:

• на бумажном носителе – дело, представляющее собой совокупность документов или один документ;

• кинодокументов или видеодокументов – физически обособленный рулон кинопленки, магнитной ленты или кассета с записью изобразительной и (или) звуковой информации, размещенный в коробке, футляре или бюксе;

• фотодокументов – физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, отдельный фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, размещенный в конверте, коробке;

• фонодокументов – физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, фоновалик, граморигинал, грампластинка с записью звуковой информации, размещенный в конверте, коробке, футляре или бюксе;

• электронных документов − электронное дело, представляющее собой совокупность электронных документов или один электронный документ.

22.8. Единицей учета аудиовизуальных документов является часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения, имеющая самостоятельный заголовок и относящаяся к определенному событию, произведению.
 

XXIII. Система учетных документов архива

23.1. Система учетных документов архива включает:

• обязательные, ведущиеся на бумажном носителе (кроме паспорта архивохранилища), в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации^[36];

• вспомогательные, ведущиеся на бумажном носителе и (или) в электронном виде, состав и формы которых архив определяет самостоятельно.

Учетные документы могут создаваться при помощи федеральной государственной информационной системы «Архивный фонд» на основании вносимых в нее данных.

23.2. В состав обязательных учетных документов архива входят:

• книга учета поступлений документов (приложение № 4 к Правилам) − для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

• список фондов (приложение № 5 к Правилам) − для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества находящихся на хранении и выбывших архивных фондов (не ведется при нефондовой организации хранения);

• лист фонда − для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;

• опись дел, документов (приложения № 6, 7 к Правилам) − для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;

• реестр описей дел, документов − для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;

• паспорт архива − для обеспечения государственного централизованного учета архивных фондов и архивных документов;

• паспорт архивохранилища (произвольной формы) − для суммарного учета архивных фондов и архивных документов конкретного архивохранилища (при наличии в архиве нескольких архивохранилищ);

• дело фонда − комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, объединенного архивного фонда и архивной коллекции;

• лист-заверитель дела − для учета количества листов в деле (приложение № 8 к Правилам).

23.3. Обязательными учетными документами также являются:

• для научно-технической документации – опись единиц хранения научно-технической документации;

• для несброшюрованной научно-технической документации – внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации;

• для аудиовизуальных документов (согласно главе XXIX Правил) – опись кинодокументов, опись фотодокументов, опись фотоальбомов, опись фонодокументов магнитной записи, опись фонодокументов механической записи (граморигиналов, грампластинок, фоноваликов и других), опись видеодокументов; лист учета аудиовизуальных документов; дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

• для электронных документов (согласно главе XXX Правил) – опись электронных дел, документов;

• для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, – инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;

• для особо ценных и уникальных документов – лист учета и описания уникального документа; внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы; список фондов, содержащих особо ценные документы; опись особо ценных дел, документов; реестр описей особо ценных дел, документов;

• для страхового фонда – опись страхового фонда на микрофишах; опись страхового фонда на рулонной пленке;

• для страхового фонда и фонда пользования на микроформах – книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке;

• для электронного фонда пользования на физически обособленных носителях – книга учета носителей электронного фонда пользования.
   

XXIV. Хранение учетных документов

24.1. Обязательные учетные документы архива, в том числе первые экземпляры описей дел, документов, предусмотренные пунктами 23.2, 23.3 Правил, размещаются в изолированном помещении или рабочей комнате работника(ов), ответственного(ых) за учет документов архива.

24.2. Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в архивохранилище обособленно от архивных документов, третьи экземпляры описей дел, документов – в помещении, обеспечивающем их оперативное предоставление пользователям.

24.3. Акты, предусмотренные пунктом 26.1 Правил, помещаются в дело фонда.
 

XXV. Выдача учетных документов

25.1. Учетные документы в читальный зал архива не выдаются, за исключением отсутствующих в нем экземпляров описей дел, документов, которые выдаются на срок до 5 рабочих дней по письменному указанию заместителя директора, в обязанности которого входят вопросы обеспечения сохранности, заведующего архивохранилищем (отделом обеспечения сохранности документов).

25.2. Выдача из архивохранилища вторых экземпляров описей дел, документов производится в порядке, аналогичном порядку выдачи архивных документов (согласно главе XIV Правил).

Выдача третьих экземпляров описей дел, документов по запросу пользователя производится работником читального зала архива.
 

XXVI. Постановка на учет и снятие с учета
архивных документов

26.1. Постановка на учет и снятие с учета архивных документов в архиве осуществляется при их приеме, выбытии, а также по результатам выверки учетных документов, проверки наличия и состояния архивных документов, реставрации архивных документов, после которой одна единица хранения разделена на две и более или наоборот, описания документов, переработки описей дел, документов на основании:

• акта приема-передачи архивных документов на хранение (приложение № 3 к Правилам);

• акта приема на хранение документов личного происхождения (приложение № 9 к Правилам);

• акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 10 к Правилам);

• акта о неисправимых повреждениях архивных документов (приложение № 1 к Правилам);

• акта о необнаружении архивных документов, возможности розыска которых исчерпаны (приложение № 2 к Правилам);

• акта возврата архивных документов собственнику;

• акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов;

• акта о технических ошибках в учетных документах;

• акта об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных;

• акта о разделении, объединении дел (единиц хранения (единиц учета), включении в дело новых архивных документов;

• акта описания архивных документов, переработки описей.

26.2. При приеме в архив архивных документов сведения о них вносятся в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд (объединенный архивный фонд, архивная коллекция) записывается в список фондов (приложение № 5 к Правилам), на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда (при необходимости), заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета аудиовизуальных документов.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей дел, документов.

26.3. При выбытии архивных документов, в случае:

• выбытия всех архивных документов, числящихся по описи дел, документов, номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел, документов в графе «Примечания» ставится отметка «Выбыла», номер и дата акта, на основании которого она выбыла;

• выбытия всех архивных документов, составляющих архивный фонд, в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в графе «Отметка о выбытии» указывается, куда выбыл архивный фонд, номер и дата акта, на основании которого он выбыл.

При передаче всего архивного фонда из одного архива в другой архив передаются три экземпляра описи дел, документов, дело фонда и лист фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и, в качестве приложения к акту приема-передачи документов, включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр каждой его описи дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

26.4. Изменения количества единиц хранения в результате поступления и выбытия архивных документов, проведения отдельных видов работ фиксируются во всех экземплярах описи дел, документов с составлением новой итоговой записи к ней, которая подписывается работником архива, ответственным за ведение учета, с указанием должности и даты составления.
 

XXVII. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении
драгоценные металлы и камни^[37]

27.1. Архив, хранящий архивные документы, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации должен пройти регистрацию в инспекции пробирного надзора Минфина России^[38].

27.2. Учет архивных документов, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведет материально ответственное лицо из числа работников архива, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за их сохранность и учет.

27.3. Единицы хранения, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, передаются материально ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов.

К единице хранения, имеющей в оформлении или в приложении драгоценные металлы и камни, прикрепляется бирка, на которой через дробь с архивным шифром указывается номер по инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

27.4. Учет единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов – по порядку номеров единиц хранения.

Листы инвентарной книги учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива и материально ответственного лица, скрепляется печатью архива.

К инвентарной книге учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указываются количество единиц хранения, внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материально ответственного лица.

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, ведется в трех экземплярах, первый экземпляр которой хранится в подразделении, осуществляющем учет архивных документов, второй – у материально ответственного лица, третий – в бухгалтерии архива.

27.5. Инвентаризация единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, проводится комиссией, создаваемой приказом руководителя архива:

• ежегодно, в плановом порядке;

• в случае смены материально ответственного лица, руководителя архива.

Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела.
 

XXVIII. Учет особо ценных и уникальных документов

28.1. Уникальные документы подлежат учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов Российской Федерации, порядок ведения которых определяется соответствующими уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела^[39].

28.2. Учет особо ценных документов ведется по:

• списку фондов, содержащих особо ценные документы;

• описям особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения (единиц учета) проставляется отметка «ОЦ». В других учетных документах отметка «ОЦ» добавляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов. Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов составляются на особо ценные документы архивного фонда с сохранением за ними прежних учетных номеров.

Архив вправе вместо описи особо ценных дел, документов использовать копию описи дел, документов, в которой особо ценные документы составляют более половины. В конце копии описи дел, документов указывается количество особо ценных единиц хранения (единиц учета).

Описи особо ценных дел, документов и копии описей дел, документов, в которых особо ценные составляют более половины, учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.
 

XXIX. Особенности учета аудиовизуальных документов

29.1. Номера единиц хранения с текстовой сопроводительной документацией к аудиовизуальным документам должны соответствовать учетным номерам аудиовизуальных документов.

29.2. Количество фотоотпечатков в фотоальбоме и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется:

• фотоотпечатков в фотоальбоме – во внутренней описи фотоальбома и в соответствующей графе описи фотоальбома;

• единиц хранения других аудиовизуальных документов – в соответствующих графах их описей.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов:

• единицы хранения кинодокументов и видеодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются по порядку номеров частей;

• единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов;

• единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.
   

XXX. Особенности учета электронных документов

30.1. В описи электронных дел, документов учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. При этом основной и рабочий экземпляры учитываются в описи под одним порядковым номером.

К описи электронных дел, документов прилагаются реестры документов электронного дела, в которых указываются файлы, составляющие электронные документы, даты и время их последнего изменения, объем в байтах, форматы файлов.

30.2. Описи электронных дел, документов учитываются в реестре описей дел, документов согласно пункту 23.2 Правил.
 

XXXI. Учет копий архивных документов на правах подлинников

31.1. Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в соответствии с законодательством Российской Федерации^[40] в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• микрофильмы (микрофиши) архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем;

• копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

• копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

31.2. Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов, в которой напротив заголовков единиц хранения (единиц учета) вграфе «Количество листов» через дробь указывается также количество кадров, отснятых с единицы хранения.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции, которые учитываются в списке фондов (приложение № 5 к Правилам) в соответствии с пунктами 23.2, 26.2 Правил.

Копии архивных документов на правах подлинников формируются в единицы хранения (единицы учета), которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

31.3. За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров.
 

XXXII. Учет страхового фонда и фонда пользования

32.1. Учет страхового фонда и фонда пользования на микрофишах и рулонной пленке ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования, а также описям страхового фонда в единицах хранения (единицах учета), а также кадрах (для копий архивных документов на бумажных носителях и фотодокументов), метрах (для копий кинодокументов), времени звучания (для копий фонодокументов), времени записи (для копий видеодокументов) на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий на специальное хранение.

Изготовленные с архивных документов страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования учитываются раздельно.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в ЦХСФ или специальное архивохранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, соответствующая отметка проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

За единицу учета страхового фонда документов на бумажном носителе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения – микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности изготовленных копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

32.2. Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажном носителе, изготовленного на микрофишах, является порядковый номер отснятого дела (по описи страхового фонда на микрофишах). Архивным шифром является соответственно архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «СФ» – для страхового фонда и «П» («Позитив»), «Д» (Диазокопия) – для фонда пользования и порядкового номера по описи страхового фонда на микрофишах (через дефис).

32.3. За единицу хранения страхового фонда на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений (графа 1 приложения № 4 к Правилам) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «СФ». Архивным шифром единицы хранения фонда пользования является архивный шифр скопированной единицы хранения (единицы учета) с добавлением отметки «ФП».

32.4. Единицы хранения (единицы учета) страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения (единицам учета) аудиовизуальных документов.

Страховые копии кинодокументов и фотодокументов учитываются независимо от вида кинодокументов и фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубль-негативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов указывается также их объем в метрах, кадрах, времени звучания, времени записи.

Номер единицы учета страхового фонда кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинодокумента, фотодокумента, фонодокумента и видеодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением отметки «СФ».

32.5. Сведения о страховом копировании особо ценных документов вносятся в описи особо ценных дел, документов по мере проведения их страхового копирования.

К книгам учета поступлений страхового фонда ежегодно составляется итоговая запись.
 

XXXIII. Учет электронного фонда пользования

33.1. Единицей хранения электронного фонда пользования является электронная копия единицы хранения (единицы учета) архивных документов.

В описях дел, документов в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения (единицы учета) проставляется отметка «ЭФП». Если скопированы все единицы хранения (единицы учета), включенные в опись дел, документов, соответствующая отметка проставляется только на ее титульном листе и обложке.

В книгу учета носителей электронного фонда пользования (при наличии электронного фонда пользования на физически обособленных носителях) вносятся сведения о физически обособленных носителях электронного фонда пользования и записанных на них копиях единиц хранения (единиц учета). Книга ведется на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
 

XXXIV. Учет печатных изданий, музейных предметов в архиве

34.1. Музейные предметы, являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в листе-заверителе, инвентарной книге учета и сводной картотеке музейных предметов архива.

Музейные предметы, не являющиеся вложением в единицу хранения, учитываются в составе архивного фонда как единицы хранения.

34.2. Учет музейных предметов, содержащих драгоценные металлы и камни, ведется в соответствии с главой XXVII Правил.

34.3. Хранящиеся в архиве печатные издания и музейные предметы, входящие в состав библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечного фонда и Музейного фонда Российской Федерации^[41].

34.4. При наличии в архиве книжных памятников и музейных предметов, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации, в случае ведения учета печатных изданий и музейных предметов в информационной системе архива, она должна быть сопряжена с Общероссийским сводом книжных памятников^[42] и федеральной государственной информационной системой «Государственный каталог Музейного фонда Российской Федерации»^[43].
 

XXXV. Источники комплектования архива

35.1. Архив составляет списки источников комплектования на основании законодательства Российской Федерации, законодательства соответствующего субъекта Российской Федерации, нормативных правовых актов органа местного самоуправления.

В списки источников комплектования архива включаются государственные органы, органы местного самоуправления.

Источниками комплектования архива выступают также организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы.

Негосударственные организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании договора^[44].

Негосударственные организации, хранящие документы Архивного фонда Российской Федерации, которые относятся к государственной или муниципальной собственности и образовались в процессе деятельности государственных и муниципальных организаций, правопреемниками которых они являются, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками комплектования которых являлись их предшественники^[45].

35.2. Территориальные органы федеральных органов государственной власти и федеральные организации, иные государственные органы Российской Федерации, расположенные на территории субъекта Российской Федерации, включаются в список источников комплектования государственного архива соответствующего субъекта Российской Федерации на основании договора между указанным органом или организацией и уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[46].

35.3. Отнесение организаций и граждан к источникам комплектования осуществляется архивом на основе принципов историзма, системности, целостности, федеративного устройства Российской Федерации и с учетом следующих критериев: формы собственности (частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности); места нахождения (пребывания) юридического, физического лица; видовой принадлежности документов или носителей информации; значения деятельности организаций, общественных объединений и граждан в политической жизни, социально-экономическом развитии государства и общества; принадлежности документов к составу архивного фонда фондообразователя.

35.4. Архив ведет списки источников комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде раздельно для организаций и граждан. Архив вправе вести отдельные списки организаций – источников комплектования научно-технической документацией, аудиовизуальными документами.

35.5. Организации и граждане включаются в списки источников комплектования архива на основании решения ЭПК федерального государственного архива, уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации.

35.6. Проекты списков источников комплектования подлежат согласованию:

• федеральных государственных архивов – с Центральной экспертно-проверочной комиссией (далее – ЦЭПК) уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства (после рассмотрения их на ЭПК федерального государственного архива);

• государственных архивов субъекта Российской Федерации и муниципальных архивов – с ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела;

• научных организаций – с ЭПК научной организации.

Согласование оформляется решением ЦЭПК, ЭПК.

35.7. Согласованные списки источников комплектования архива утверждаются руководителем соответствующего архива, органом местного самоуправления (для муниципального архива, являющегося структурным подразделением органа местного самоуправления).

35.8. Внесение изменений в списки источников комплектования архива осуществляется в случаях:

• создания, реорганизации, ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления, организации;

• отказа негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжения договора);

• прекращения образования в организации документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;

• включения организации в список источников комплектования другого архива на основании решения ЦЭПК уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации;

• изменения организационно-правовой формы, наименования, местонахождения организации.

35.9. Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию-источник комплектования на бумажном носителе и (или) в электронном виде.

Наблюдательное дело заводится также на гражданина, являющегося источником комплектования архива.

При исключении организации или гражданина из числа источников комплектования архива их наблюдательные дела подлежат упорядочению и передаче в архивный фонд архива.
 

XXXVI. Экспертиза ценности документов

36.1. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов^[47].

36.2. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков хранения документов архив руководствуется федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями типовых архивных документов с указанием сроков хранения; перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения^[48].

36.3. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

• по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций;

• при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

• в случае безвозвратного вывоза архивных документов за пределы Российской Федерации.

36.4. Архивные документы выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранениедокументов Архивного фонда Российской Федерации.

36.5. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, сроки временного хранения которых истекли, в том числе документов по личному составу, в архиве составляется опись дел, документов постоянного хранения и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (приложение № 10 к Правилам), в соответствии с пунктом 26.3 Правил, вносятся изменения в учетные документы архива.

36.6. По результатам экспертизы ценности документов, поступивших в архив в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения, описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

36.7. Архив рассматривает и готовит к утверждению ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела описи дел, документов постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования.

Федеральные государственные архивы, научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки утверждают указанные описи самостоятельно.

Архив готовит к согласованию ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или согласовывает в соответствии с переданными ему полномочиями описи дел по личному составу, образовавшихся в деятельности источников комплектования, акты о неисправимых повреждениях архивных документов^[49] (приложение № 1 к Правилам), об утрате документов в источниках комплектования. Федеральные государственные архивы, научные организации, государственные и муниципальные музеи и библиотеки проводят согласование указанных документов самостоятельно.

36.8. Решение о включении в состав Архивного фонда Российской Федерации конкретных документов принимаются ЭПК федеральных государственных архивов, ЭПК уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации, экспертными фондово-закупочными комиссиями государственных и муниципальных музеев, экспертными комиссиями государственных и муниципальных библиотек.

36.9. Подлежащие уничтожению архивные документы передаются на уничтожение (утилизацию).

36.10. Обязательные экземпляры аудиовизуальных документов, поступившие в архив в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 1, 2014, № 19, ст. 2305; 2016, № 27, ст. 4211) (далее – Федеральный закон № 77-ФЗ), экспертизе ценности не подлежат.
 

XXXVII. Прием архивных документов

37.1. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, выступающих источниками его комплектования, осуществляется по истечении установленных сроков их временного хранения^[50].

37.2. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от организаций-источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом по согласованию с источниками комплектования.

При наличии свободных площадей архив вправе осуществлять:

• досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации на основании обращения источника комплектования;

• временное хранение архивных документов на основании договора.

37.3. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от негосударственных организаций-источников комплектования осуществляется по истечении сроков их временного хранения в организации, установленных договором между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

37.4. Приемдокументов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архив от федеральных органов исполнительной власти и организаций, осуществляющих их депозитарное хранение, производится по истечении сроков депозитарного хранения, установленных договорами, заключенными указанными органами и организациями с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

37.5. Продление сроков временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в организации-источнике комплектования допускается по решению ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, ЭПК научной организации.

37.6. Архив принимает архивные документы в упорядоченном состоянии по описям дел, документов поединично (особо ценных документов – полистно) вместе с:

• тремя (или двумя – по решению руководителя архива) экземплярами описи дел, документов на бумажном носителе;

• электронной копией описи в формате, согласованном с архивом;

• страховыми копиями особо ценных документов (при наличии);

• исторической справкой об источнике комплектования (фондообразователе) и его фонде (при первом поступлении от источника комплектования).

При приеме архив осуществляет проверку:

• физическо-химического, технического и биологического состояния архивных документов в соответствии с главой XII Правил;

• комплектности описей дел, документов;

• технического состояния страховых копий особо ценных документов (при наличии).

На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, организация-источник комплектования принимает меры по их розыску. Если в ходе розыска отсутствующие документы не были найдены, в описи дел, документов делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке, составляемой организацией. При отсутствии (утрате) подлинников принимаются их заверенные копии.

37.7. Прием архивных документов от ликвидированных организаций архив осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации^[51].

37.8. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение № 3 к Правилам), составляемым в двух экземплярах, один из которых остается в архиве, другой – в организации-источнике комплектования.

37.9. Документы от граждан принимаются в архив:

• на основании договора купли-продажи или дарения между гражданином и архивом и акта приема-передачи, являющегося неотъемлемой частью договора;

• в порядке наследования;

• по решению суда.

37.10. Решение о приеме документов от граждан принимает ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, научной организации, экспертная фондово-закупочная комиссия государственного, муниципального музея, экспертная комиссия государственной, муниципальной библиотеки по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и экспертного заключения.

Документы, не включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам экспертизы ценности, возвращаются собственнику или владельцу по акту.

37.11. Прием документов, созданных архивом в результате инициативного документирования событий, осуществляется в соответствии с пунктами 37.6, 37.8 Правил.

37.12. Прием аудиовизуальных документов архив осуществляет в комплектах:

• для кинодокументов – негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (возможен прием особо ценных кинодокументов в неполном комплекте), монтажные листы, аннотация, разрешительное удостоверение к законченному произведению, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов;

• для фотодокументов – негатив, контратип (дубль-негатив) на правах оригинала, позитив на правах оригинала, контрольный фотоотпечаток и аннотация;

• для фонодокументов – два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате и сопроводительная документация;

• для видеодокументов – два экземпляра документа на согласованном с архивом носителе в профессиональном формате, просмотровая копия документа и монтажный лист, аннотация, музыкальная справка, справка о длительности демонстрации, паспорт технических характеристик.

37.13. Прием электронных документов архив производит в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[52], по описям электронных дел, документов.

Электронные документы на физически обособленных носителях принимаются в архив в двух экземплярах.

37.14. Печатные издания и музейные предметы принимаются в архив только в составе фондов личного происхождения.

37.15. Прием в архив архивных документов российского происхождения, находившихся за пределами территории Российской Федерации, и (или) архивных документов иностранного происхождения осуществляется на основании международных договоров, нормативных правовых актов Российской Федерации, договоров купли-продажи или дарения документов или их копий между собственником или владельцем указанных документов и архивом, в том числе в рамках взаимного обмена документами (копиями документов).

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.

37.16. Передача архивных документов из одного архива в другой осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, муниципальными правовыми актами на основании акта приема-передачи документов на хранение (приложение № 3 к Правилам), составляемого в двух экземплярах, с передачей учетных документов, указанных в пункте 26.3 Правил.

37.17. Прием в архив обязательного экземпляра аудиовизуальной продукции осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации об обязательном экземпляре документов^[53].

37.18. Архив вправе комплектоваться копиями архивных документов на правах подлинников, включенных в соответствии с главой XXXI Правил в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• микрофильмами (микрофишами) архивных документов, изготовленными и оформленными фондообразователем;

• копиями архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц;

• копиями архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находившихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.
   

XXXVIII. Взаимодействие с источниками комплектования

38.1. Архив совместно с организациями-источниками комплектования архива рассматривает, готовит к согласованию инструкции по делопроизводству, примерные и индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях организаций-источников комплектования архива^[54].

Архив участвует в работе экспертных комиссий организаций-источников комплектования архива^[55].

Архив по поручению соответствующего уполномоченного органа исполнительной власти в сфере архивного дела участвует в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов^[56] в организациях-источниках комплектования архива.

Архив оказывает организациям и гражданам методическую помощь, в том числе на договорной основе:

• в организации работы с документами в делопроизводстве и формировании дел;

• по экспертизе и отбору документов в состав Архивного фонда Российской Федерации и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

• по упорядочению документов, в том числе по личному составу;

• по ведению учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении;

• по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

• по совершенствованию работы делопроизводственных, архивных и экспертных служб организаций;

• в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.
   

XXXIX. Система справочно-поисковых средств

39.1. Система справочно-поисковых средств архива включает архивные справочники на бумажном носителе и (или) в электронном виде:

• обязательные – описи дел, документов, путеводитель или краткий справочник по фондам (для государственного архива), краткий справочник по фондам (для муниципального архива, музея, библиотеки, научной организации), каталоги (при нефондовой организации аудиовизуальных документов);

• вспомогательные (необязательные) – каталоги, указатели и обзоры, служебные картотеки, реестры, базы данных и другие справочники, в том числе поступившие в архив из источников комплектования. Состав вспомогательных архивных справочников архив определяет самостоятельно.

39.2. Архив размещает информацию о составе справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам, доступ к которым не ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в читальном зале, а также в информационно-телекоммуникационных сетях.
 

XL. Общие требования к описанию архивных документов

40.1. Описание архивных документов проводится на уровнях – архивный фонд, единица хранения (единица учета), – которые являются обязательными (основными).

Возможно описание архивных документов на дополнительных уровнях: группа архивных фондов, опись, структурная часть описи (раздел, подраздел), группа единиц хранения (единиц учета), комплект, группа архивных документов, архивный документ, часть архивного документа.

40.2. Описание архивных документов проводится на государственном языке Российской Федерации.
 

XLI. Опись дел, документов

41.1. Опись дел, документов должна раскрывать состав и содержание включенных в нее единиц хранения (единиц учета), закреплять их внутрифондовую систематизацию и обеспечивать их учет.

Опись дел, документов включает описательные статьи на уровне единицы хранения (единицы учета), итоговую запись (к каждому тому и сводную по описи в последнем томе), лист-заверитель (для каждого тома) и справочный аппарат, включающий титульный лист, предисловие, список сокращений, переводные таблицы архивных шифров (в случае переработки описи). Опись может также включать содержание (оглавление) и указатели.

41.2. Описательная статья в описи дел, документов должна включать:

• номер единицы учета (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов);

• номер единицы хранения (в описи дел по личному составу – номер дела);

• индекс (производственный номер) дела (для научно-технической документации (далее – НТД) – производственный индекс (шифр разработки) – при наличии;

• заголовок единицы хранения (тома, части) (для кинодокументов, фонодокументов, видеодокументов и диафильмов – заголовок единицы учета (документа) – название или основное содержание единицы хранения (единицы учета), включая указание языка документа (при наличии документов на одном или нескольких иностранных языках или на языках народов Российской Федерации);

• крайние даты документов, фотоотпечатков (для фотоальбомов) (для НТД – год окончания разработки);

• количество листов – для текстовых документов, фотоальбомов;

• примечания.

В описи дел по личному составу необходимо указывать срок хранения внесенных в нее дел.

Описательная статья описи должна включать также:

• для НТД – наименования организации-разработчика (для научно-исследовательской работы – фамилии и инициалы научного руководителя, ответственного исполнителя), соисполнителей;

• для кинодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, звук, цветность, тип и формат пленки, количество частей, количество единиц хранения (метраж) – общее и по элементам комплекта (оригиналов и копий);

• в описи фотодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и дату съемки, оригинальность, количество кадров панорамной съемки;

• для фотоальбомов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место съемки, количество фотоотпечатков, внешние особенности;

• для фонодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов) и исполнителя(ей); место и дату записи (перезаписи, выпуска); тип носителя, размер носителя (для документов механической записи), скорость записи (для документов механической и магнитной записи), время звучания, количество единиц хранения (оригиналов и копий);

• для видеодокументов – фамилию(и) и инициалы автора(ов), место и крайние даты съемки, дату создания, цветность, тип носителя, формат записи, хронометраж, количество единиц хранения (оригиналов и копий);

• для электронных документов – объем в мегабайтах.

Сведения об условиях доступа к документам единицы хранения (единицы учета) и условиях их использования, а также отметки о наличии фонда пользования, страхового фонда, о рассекречивании документов, об их отнесении к категории особо ценных или уникальных вносятся в графу «Примечания».

В описи электронной НТД, а также в описях кинодокументов, фотодокументов, фонодокументов и видеодокументов необходимо указывать состав текстовой сопроводительной документации.

К описи электронных дел, документов должны прилагаться реестры документов электронного дела.

41.3. Архив в целях повышения информативности справочно-поисковых средств проводит:

• усовершенствование описи дел, документовсуточнением заголовков и крайних дат единиц хранения (единиц учета) (без изменения их систематизации), созданием аннотаций на отдельные архивные документы или группы архивных документов, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи;

• переработку описи дел, документов спроведением экспертизы ценности архивных документов, уточнением их фондовой принадлежности, уточнением или пересоставлением заголовков единиц хранения (единиц учета), определением или уточнением их крайних дат, пересистематизацией по новой схеме систематизации, составлением недостающих элементов справочного аппарата к описи.

Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с пунктом 36.7 Правил.

Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером, остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.

Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда.
 

XLII. Путеводитель по фондам

42.1. Путеводитель по фондам должен содержать описательные статьи на уровне каждого архивного фонда, систематизированные по разработанной архивом схеме, и справочный аппарат, включающий титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, приложения, указатели и общую библиографию.

В путеводителе по фондам архива допускается представление архивных фондов однотипных организаций в виде списка неаннотируемых фондов.

42.2. Описательная статья архивного фонда, архивной коллекции в путеводителе по фондам архива должна включать:

• название, справочные данные (сокращенное наименование архива, номер фонда, коллекции, количество единиц хранения (единиц учета), объем документов каждого вида с крайними датами, крайние даты документов с указанием незадокументированных периодов (при наличии), сведения о количестве описей);

• сведения об истории фондообразователя – организации (даты образования, переименования, реорганизации, ликвидации, ведомственную принадлежность, структуру, функции и их изменения, названия организаций-предшественника и правопреемника) или краткие биографические данные о фондообразователе – физическом лице (фамилию, имя, отчество (при наличии), псевдоним, прежнюю фамилию, даты жизни, профессию, данные о служебной и общественной деятельности);

• сведения об истории фонда, коллекции (дату, источник и основание поступления в архив, степень сохранности документов, особенности формирования, описания и систематизации документов, изменения в составе и объеме и их причины, наличие в фонде документов других организаций или лиц (фондовых включений), о времени, условиях создания, принципах формирования и местонахождении архивной коллекции до поступления в архив, а также о ее составителе);

• аннотацию о составе и содержании документов фонда, коллекции;

• сведения о языке документов, условиях доступа и использования, сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, коллекции.
   

XLIII. Краткий справочник по фондам

43.1. Краткий справочник по фондам должен содержать перечень характеристик архивных фондов или групп архивных фондов, систематизированных по разработанной архивом схеме.

Описательная статья в кратком справочнике по фондам архива должна включать:

• в аннотированном – название архивного фонда, справочные данные и сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду, краткую аннотацию документов архивного фонда;

• в неаннотированном – название архивного фонда, справочные данные и сведения о составе научно-справочного аппарата к фонду.
   

XLIV. Каталог аудиовизуальных документов

44.1. Формирование и ведение каталога аудиовизуальных документов осуществляется архивом при нефондовой организации их хранения.
 

XLV. Организация доступа пользователей к архивным документам

45.1. Архив организует доступ пользователей к архивным делам, документам с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации, в том числе Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[57].

45.2. Архив не вправе ограничивать условия использования пользователем информации, полученной им в результате самостоятельного изучения архивных документов или предоставленной ему архивом в порядке возмездного оказания услуг, за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации или оговоренных в договоре архива с собственником или владельцем архивных документов.

45.3. Архив обязан уведомлять пользователя о соблюдении режима конфиденциальности в отношении ставшей ему известной информации, использование и распространение которой ограничено законодательством Российской Федерации:

• в анкете пользователя, работающего в читальном зале – в случае работы пользователя в читальном зале;

• в договорах об оказании услуг архивом – в случае заключения таких договоров;

• в ответах на запросы социально-правового характера – при подготовке и направлении таких ответов.
   

XLVI. Исполнение запросов пользователей

46.1. Поступающие в архив запросы подразделяются на:

• запросы социально-правового характера – запросы, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации и международными обязательствами Российской Федерации;

• тематические запросы – запросы о предоставлении архивной информации по определенной проблеме, теме, событию, факту;

• запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

46.2. Архив организует прием запросов непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, по информационно-телекоммуникационным сетям.

46.3. Архив при наличии финансовых, технических и кадровых возможностей осуществляет прием запросов и направление ответов по результатам их исполнения в форме электронных документов:

• через федеральную государственную информационную систему «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций);

• по защищенным каналам с использованием шифровальных (криптографических) средств, информационно-телекоммуникационным системам и сетям связи непосредственно в отделения Пенсионного фонда Российской Федерации и через многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг при условии заключения соглашений о взаимодействии между ними и соответствующим органом исполнительной власти в сфере архивного дела или органом местного самоуправления;

• по информационно-телекоммуникационным сетям (по согласованию с пользователем).

46.4. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе:

• наименования юридического лица – для юридических лиц;

• фамилии, имени и отчества (при наличии) – для физических лиц;

• почтового и (или) электронного адреса пользователя;

• указания темы (вопроса).

46.5. Запрос пользователя не подлежит рассмотрению в следующих случаях^[58]:

• если запрос не поддается прочтению;

• если ответ по существу указанной в запросе темы (вопроса) не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (указанная информация может быть предоставлена только при наличии у пользователя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и (или) конфиденциальную информацию);

• если запрос касается темы (вопроса), в отношении которой пользователю ранее многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы или обстоятельства (руководитель архива или уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного запроса и прекращении переписки по данному вопросу при условии, что указанный запрос и ранее направляемые запросы направлялись в один и тот же архив);

• если в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц архива, а также членов их семей;

• если у пользователя отсутствуют документы, подтверждающие его полномочия выступать от имени третьих лиц, в отношении которых сделан запрос (в случае, если не истек срок ограничения, установленный частью 3 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ).

О причинах оставления запроса без рассмотрения сообщается пользователю в случаях, если его фамилия и почтовый (электронный адрес) поддаются прочтению.

46.6. На безвозмездной основе архивом исполняются:

• запросы социально-правового характера – в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса^[59].

• тематические запросы органов государственной власти и местного самоуправления, направляемые в целях исполнения ими своих полномочий, – в порядке и в сроки, установленные законодательством Российской Федерации^[60], либо в согласованные с ними сроки.

• запросы о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну, – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне^[61].

46.7. На возмездной основе исполняются тематические запросы, поступившие от юридических и физических лиц^[62]. Тематические запросы исполняются на основании договоров возмездного оказания услуг.

При отсутствии финансовых, технических и кадровых возможностей по исполнению тематического запроса договор возмездного оказания услуг не заключается, архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации в читальном зале архива.

Порядок определения платы и (или) размер платы за исполнение тематических запросов устанавливается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

(в редакции приказа Росархива от 26 сентября 2022 г. № 117)

46.8. Архив оформляет ответы на запросы в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма, а также в иных формах, указанных в пункте 46.14 Правил.

46.9. Архивная справка оформляется на бланке архива и содержит название («Архивная справка») и информацию по теме запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена. Архивная справка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом (приложение № 11 к Правилам).

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы архива по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены подписью и печатью. Архивная справка (последний лист) подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, – руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом) и заверяется:

• печатью архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом – печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для использования на территории Российской Федерации;

• гербовой печатью, а при ее отсутствии – печатью, определенной уставом архива (для муниципального архива, не являющегося юридическим лицом – печатью, определенной правовым актом соответствующего органа местного самоуправления) для направления за пределы Российской Федерации.

Архивная справка, направляемая в государство, подписавшее Конвенцию, заключенную в г. Гааге 5 октября 1961 г., отменяющую требование легализации иностранных официальных документов, за исключением государства, с которым Российская Федерация заключила договор о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства-участника СНГ, подписавшего Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации, или с которым имеется двустороннее соглашение о сотрудничестве в этой области, заверяется соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти в сфере архивного дела проставлением и заполнением апостиля^[63].

46.10. Архивная выписка оформляется на бланке архива с обозначением названия («Архивная выписка») и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. Архивная выписка заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.

Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же как к тексту архивной справки.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой, оформление которой предусмотрено пунктом 46.9 Правил.

46.11. Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, с указанием архивного шифра. Архивная копия заверяется руководителем архива или органа местного самоуправления либо уполномоченным им лицом.

Подписание и заверение архивной копии осуществляется:

• на бумажном носителе – по аналогии с архивной справкой, оформление которой предусмотрено пунктом 46.9 Правил. При этом архивный шифр каждого листа архивного документа должен быть проставлен на обороте соответствующего листа архивной копии;

• в форме электронной копии документа, подписанной электронной подписью руководителя архива или уполномоченного им должностного лица (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, – руководителя органа местного самоуправления или уполномоченного им должностного лица). Имя файла электронной копии документа должно содержать архивный шифр документа.

46.12. Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства-участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адрес заявителя.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами направляются архивом в соответствующий федеральный орган исполнительной власти или его территориальный орган.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, в порядке, установленном законодательством Российской Федерации^[64]. Получатель архивной справки, архивной выписки и архивной копии расписывается на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

Заверенная апостилем архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив выдается ему на руки при предъявлении квитанции об уплате государственной пошлины за проставление апостиля^[65].

46.13. Информационное письмо оформляется на бланке архива и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующую организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Информационное письмо подписывается руководителем архива или уполномоченным им должностным лицом (в муниципальном архиве, не являющимся юридическим лицом, – руководителем органа местного самоуправления или уполномоченным им должностным лицом).

46.14. По согласованию с пользователем ответ на тематический запрос архив может предоставить также в виде:

• систематизированного краткого или аннотированного перечня заголовков архивных документов или единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров;

• тематического обзора архивных документов;

• родословного древа, генеалогической росписи или таблицы.
   

XLVII. Копирование архивных документов

47.1. Архив организует прием заказов на копирование архивных документов (изготовление изображений, воспроизводящих внешних вид и содержание архивного документа, перезапись кино-, фоно-, видеодокументов) непосредственно в архиве, по почте, с использованием официального сайта архива или официального сайта уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, официального сайта органа местного самоуправления, по информационно-телекоммуникационным сетям.

47.2. Копирование архивных документов осуществляется:

• по заказу пользователей техническими средствами архива;

• самостоятельно пользователями арендуемыми техническими средствами архива или собственным техническим средством в соответствии с Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[66] и локальными актами архивов.

47.3. Копирование архивных документов осуществляется на возмездной основе на основании договора^[67].

В договоре на организацию самостоятельного копирования пользователем арендуемыми техническими средствами архива указываются объем копирования, стоимость услуг, дата и время предоставления технических средств, тип предоставляемого технического средства, виды изготавливаемых копий, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров.

В случае самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством заключается договор на организацию копирования, в котором указывается объем копирования, стоимость услуг, дата и время проведения съемки, приводится перечень копируемых дел, документов с указанием их архивных шифров, тип используемого технического средства.

Работник архива обеспечивает контроль за сохранностью копируемых дел, документов, печатных изданий и соблюдением условий договора в процессе самостоятельного копирования пользователем собственным техническим средством или арендуемыми техническими средствами архива.

После завершения копирования архивных документов оформляется акт сдачи-приемки оказанных услуг в произвольной форме.

Архив не проводит проверку идентичности изготовленных пользователем самостоятельно копий архивных документов подлиннику и не удостоверяет наличие такой идентичности.

(в редакции приказа Росархива от 26 сентября 2022 г. № 117)

47.4. На безвозмездной основе архив изготавливает копии архивных документов по заказам органов государственной власти и местного самоуправления, направленным в целях исполнения ими своих полномочий в соответствии с законодательством Российской Федерации.

47.5. Копирование архивных документов, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, производится в соответствии с порядком признания документов Архивного фонда Российской Федерации находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии^[68].

47.6. При оформлении копии рассекреченного архивного документа в месте расположения соответствующего грифа секретности на копии проставляется штамп «Рассекречено». Такой же штамп проставляется на электронной копии рассекреченного архивного документа. При самостоятельном копировании пользователем рассекреченного архивного документа работник архива, обеспечивающий контроль, размещает в месте расположения соответствующего грифа секретности заставку со штампом «Рассекречено».

47.7. Копии архивных документов выдаются пользователям, их доверенным лицам или могут быть высланы на указанный ими почтовый адрес.

47.8. Архив ведет учет заказов на копирование на бумажном носителе или в электронном виде.
 

XLVIII. Организация работы пользователей в читальном зале

48.1. Организация работы пользователей в читальном зале архива определяется Порядком использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации^[69] и разработанными в соответствии с ним локальными актами архива, регламентирующими работу пользователей с архивными делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в его читальном зале.

48.2. Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных музеях, библиотеках, научных организациях определяется ими в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе в соответствии с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[70].

48.3. Работа пользователей по изучению дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в читальном зале архива осуществляется под контролем работника читального зала архива, в том числе посредством системы видеонаблюдения.

48.4. В читальном зале архива ведутся личные дела пользователей на бумажном носителе или в электронном виде.

В личное дело пользователя включаются:

• заявление пользователя на работу в читальном зале или письмо направившего его органа или организации;

• анкета пользователя, заполненная в установленном порядке^[71];

• требования на выдачу архивных дел, документов;

• заказы на копирование;

• заверенные архивом копии подлинных документов, подтверждающих право пользователя на доступ к архивным документам, содержащим информацию о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности;

• другие заявления пользователя, имеющие отношение к работе пользователя в читальном зале архива.

48.5. В читальном зале ведется журнал учета посещений читального зала пользователями.

48.6. В случае выявления факта нарушения пользователем Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации работник читального зала архива составляет докладную записку на имя руководителя архива с изложением обстоятельств нарушения и с приложением доказательств, показаний очевидцев, объяснительной записки пользователя (при наличии). На основании докладной записки руководитель архива принимает решение о подаче заявления об административном правонарушении либо заявления о преступлении в правоохранительные органы и прекращении выдачи подлинных архивных дел, документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий пользователю с даты подачи заявления в правоохранительные органы^[72].

В день подачи заявления в правоохранительные органыпользователю направляется уведомление о прекращении выдачи подлинных архивных документов, справочно-поисковых средств, печатных изданий.
 

XLIX. Публикация и экспонирование архивных документов

49.1. Архив осуществляет подготовку публикаций и экспонирование архивных документов, их копий и электронных образов, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг в соответствии с прейскурантом архива.

49.2. Экспонируемые подлинники архивных документов, их копии и электронные образы вне зависимости от формы их публичного представления должны быть снабжены аннотацией с названием документа, датой создания, краткой информацией, включающей в случае необходимости расшифровку текста документа или его части, сведений о рассекречивании и архивным шифром.
 

L. Организация информационных мероприятий

50.1. Архив проводит, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, информационные мероприятия: конференции, круглые столы, презентации, экскурсии, лекции, встречи с общественностью, дни открытых дверей, уроки, в том числе на основании договоров возмездного оказания услуг.

50.2. В помещениях архива информационные мероприятия проводятся с учетом ограничений, установленных пунктами 5.1, 5.3, 5.16, 5.20, 5.21 Правил.

50.3. Архив осуществляет информирование общественности о своей деятельности и хранящихся архивных документах через средства массовой информации, а также путем размещения и актуализации сведений, относящихся к его деятельности, в информационно-телекоммуникационных сетях.
 

LI. Учет использования архивных документов

51.1. Архив ведет раздельный учет форм использования архивных документов, в том числе поступающих запросов, на бумажном носителе и (или) в электронном виде.
 

LII. Работа с архивными документами, являющимися
носителями сведений, составляющих государственную тайну

52.1. Руководитель архива или уполномоченное им должностное лицо организует проведение работ с архивными документами, являющимися носителями сведений, составляющих государственную тайну (далее – секретные архивные документы), в том числе:

• осуществление контроля за сроками ограничения доступа к секретным архивным документам;

• информирование руководителей государственных органов и организаций-фондообразователей или их правопреемников о наличии в архиве, составе и объеме секретных архивных документов с истекшим сроком ограничения доступа, установленным в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне;

• рассекречивание секретных архивных документов в случае официального делегирования руководителю архива полномочий на проведение этой работы руководителем соответствующего государственного органа или организации.

52.2. Работа по рассекречиванию секретных архивных документов в архиве осуществляется комиссионно^[73].

Решение о рассекречивании секретных архивных документов вступает в силу после его согласования с государственным органом или организацией, наделившими архив соответствующими полномочиями, утверждения его руководителем архива, внесения изменений в учетную документацию архива в соответствии с главой LIV Правил.

52.3. Архив обязан предоставлять членам экспертных комиссий и групп, созданных в государственных органах и организациях, руководители которых наделены полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, а также членам иных комиссий, полномочных рассекречивать секретные архивные документы ликвидированных организаций, не имеющих правопреемников, секретные архивные документы или их копии, а также необходимую для работы информацию.
 

LIII. Хранение секретных архивных документов

53.1. Размещение, хранение, проведение проверки наличия и состояния секретных архивных документов осуществляется архивом с учетом требований законодательства Российской Федерации о государственной тайне^[74].

Частично рассекреченные единицы хранения секретных архивных документов хранятся в соответствии с требованиями, установленные главой LIII Правил.

53.2. Проставление на первичных средствах хранения и на самих единицах хранения (единицах учета) секретных архивных документов штампов «Рассекречено» или отметок «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности) осуществляется в порядке выполнения служебного задания и только после внесения соответствующих изменений в учетные документы (согласно пункту 54.5 Правил):

• по результатам проведения рассекречивания секретных архивных документов в соответствии с пунктами 54.3 — 54.5 Правил – в течение трех месяцев с момента получения архивом решения о рассекречивании секретных архивных документов;

• при засекречивании – в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
   

LIV. Учет секретных архивных документов.
Оформление рассекреченных дел

54.1. Учет секретных архивных документов ведется с учетом требований, установленных законодательством Российской Федерации о государственной тайне^[75].

54.2. Архивные фонды, описи дел, документов и единицы хранения (единицы учета) секретных архивных документов, а также их учетные документы обозначаются отметками «с» (секретно), «сс» (совершенно секретно), «ов» (особой важности), которые являются служебными и не входят в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

При наличии в одном архивном фонде, описи дел, документов, единице хранения (единице учета), наряду с секретными архивными документами, несекретных (рассекреченных) документов, этот архивный фонд, опись дел, документов и единица хранения (единица учета) помечаются в учетных документах отметкой «сч», которая является служебной и не входит в архивный шифр единицы хранения (единицы учета).

54.3. При рассекречивании:

• всех единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов опись рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без отметки «с», «сс» или «ов». При этом на обложке и титульном листе описи дел, документов отметка «с», «сс» или «ов» зачеркивается, а в правом верхнем углу проставляется штамп «Рассекречено»;

• части единиц хранения (единиц учета) по секретной описи дел, документов на рассекреченные секретные архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения (единиц учета) в которой остаются прежними. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными секретными архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без отметки «с», «сс» или «ов»;

• одного или нескольких секретных архивных документов в составе единицы хранения (единицы учета) она остается на секретном хранении.

54.4. Факт рассекречивания секретных архивных документов фиксируется в графе «Примечания» штампом «Рассекречено»:

• напротив заголовков рассекреченных и частично рассекреченных единиц хранения (единиц учета) в описях дел, документов, остающихся на секретном хранении;

• во внутренней описи единицы хранения (единицы учета) дела, а при ее отсутствии – в листе-заверителе с указанием номеров рассекреченных листов.

54.5. Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания секретных архивных документов, проведенного в соответствии с пунктом 54.3 Правил, вносятся на основании акта о рассекречивании архивных документов в течение трех месяцев после получения архивом решения о рассекречивании.

После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения (единиц учета). Работа по внесению изменений в учетные документы проводится в порядке выполнения служебного задания.

54.6. При засекречивании архивных документов на основании решения об отнесении сведений к государственной тайне, принятого должностным лицом, наделенным полномочиями по отнесению сведений к государственной тайне, соответствующие изменения вносятся в учетные документы в сроки, установленные законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
 

LV. Возврат архивных документов

55.1. Возврат документов Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по решению суда.

55.2. Без решения суда архив обязан возвратить:

• документы личного происхождения, образовавшиеся в процессе деятельности отдельных лиц и являющиеся при создании их личной (частной) собственностью, из прекращенных уголовных, административных, фильтрационно-проверочных дел – по личному письменному заявлению реабилитированного лица или его наследников;

• трудовую книжку гражданина – по его личному письменному заявлению;

• документы, перемещенные в СССР в результате Второй мировой войны и находящиеся на территории Российской Федерации, – в соответствии с Федеральным законом от 15 апреля 1998 г. № 64-ФЗ «О культурных ценностях, перемещенных в Союз ССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 16, ст. 1799; 2008, № 30, ст. 3616).

55.3. Возврат архивных документов оформляется актом об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов и отражается в учетных документах.

Акт и другие документы, на основании которых произведен возврат архивных документов, вместе с распиской лица, получившего их на руки, включаются в дело фонда.

55.4. С изъятых архивных документов изготавливаются копии, которые помещаются в единицу хранения на места изъятых архивных документов, о чем делается отметка в листе-заверителе и описи дел, документов.

[1] Часть 4.1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

[2] Пункты 5.2.23 и 5.2.26 Положения о Министерстве цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 02.06.2008 № 418 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 23, ст. 2708; 2019, № 21, ст. 2573).

[3] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденный приказом Росархива от 11.03.1997 № 11 (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный № 1344).

[4] Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 20, ст. 2231; 2017, № 52, ст. 7927.

[5] Глава 2 Федерального закона от 30.12.2009 № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 1, ст. 5); Градостроительный кодекс Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 1, ст. 16; 2019, № 31, ст. 4453).

[6] Часть 5 статьи 14, части 1 и 2 статьи 15 Федерального закона № 125-ФЗ.

[7] Постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420); приказ Минкультуры России от 12.01.2009 № 3 «Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный № 13882).

[8] Приказ Росархива от 01.09.2017 № 143 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный № 48765) (далее – приказ Росархива № 143).

[9] Часть 1 статьи 57 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 46, ст. 4532; 2018, № 49, ст. 7523) (далее – ГПК); пункт 19 статьи 5 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, № 52, ст. 4921; 2016, № 1, ст. 60) (далее – УПК); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 47, ст. 4472; 2014, № 30, ст. 4234) (далее – Федеральный закон № 2202-1).

[10] Постановление Правительства Российской Федерации от 25.03.2015 № 272 «Об утверждении требований к антитеррористической защищенности мест массового пребывания людей и объектов (территорий), подлежащих обязательной охране войсками национальной гвардии Российской Федерации, и форм паспортов безопасности таких мест и объектов (территорий)» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 14, ст. 2119; 2018, № 5, ст. 747).

[11] Федеральный закон № 149-ФЗ; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 31, ст. 3451; 2018, № 1, ст. 82).

[12] Глава III СанПиН 2.2.1/2.1.1.1278-03. Санитарные правила и нормы. Гигиенические требования к естественному, искусственному и совмещенному освещению жилых и общественных зданий, утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 15.03.2010 № 20 (зарегистрировано Минюстом России 08.04.2010, регистрационный № 16824).

[13] Статьи 3 и 16 Федерального закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ «О пожарной безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 35, ст. 3649; 2016, № 1, ст. 68; 2017, № 27, ст. 3938); Федеральный закон от 22.07.2008 № 123-ФЗ «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 30, ст. 3579; 2018, № 53, ст. 8464); постановление Правительства Российской Федерации от 25.04.2012 № 390 «О противопожарном режиме» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 19, ст. 2415; 2019, № 39, ст. 5420).

[14] СанПиН 2.2.4.1294-03. 2.2.4. Физические факторы производственной среды. Гигиенические требования к аэроионному составу воздуха производственных и общественных помещений. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы, утвержденные постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 22.04.2003 № 64 (зарегистрировано Минюстом России 07.05.2003, регистрационный № 4511); СанПиН 2.2.4.3359-16. «Санитарно-эпидемиологические требования к физическим факторам на рабочих местах», утвержденных постановлением Главного государственного санитарного врача Российской Федерации от 21.06.2016 № 81 (зарегистрировано Минюстом России 08.08.2016, регистрационный № 43153).

[15] Федеральный закон от 28.12.2010 № 390-ФЗ «О безопасности» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 1, ст. 2; 2015, № 41, ст. 5639); постановление Правительства Российской Федерации от 06.06.2015 № 676 «О требованиях к порядку создания, развития, ввода в эксплуатацию, эксплуатации и вывода из эксплуатации государственных информационных систем и дальнейшего хранения содержащейся в их базах данных информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2019, № 16, ст. 1928); постановление Правительства Российской Федерации от 14.11.2015 № 1235 «О федеральной государственной информационной системе координации информатизации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 47, ст. 6599; 2018, № 40, ст. 6142).

[16] Статья 16 Федерального закона № 149-ФЗ; приказ ФСТЭК России от 11.02.2013 № 17 «Об утверждении Требований о защите информации, не составляющей государственную тайну, содержащейся в государственных информационных системах» (зарегистрирован Минюстом России 31.05.2013, регистрационный № 28608), с изменениями, внесенными приказом ФСТЭК России от 15.02.2017 № 27 (зарегистрирован Минюстом России 14.03.2017, регистрационный № 45933).

[17] Статья 5 Федерального закона от 26.05.1996 № 54-ФЗ «О Музейном фонде Российской Федерации и музеях в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 22, ст. 2591; 2016, № 27, ст. 4290); статья 15 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 1, ст. 2; 2014, № 49, ст. 6928); подпункты 5.2.11(2), 5.23 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20.07.2011 № 590 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 31, ст. 4758; 2018, № 50, ст. 7764) (далее – Положение о Минкультуры России).

[18] Части 2, 3 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[19] Подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[20] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[21] Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 30, ст. 3012; 2010, № 31, ст. 4197) (далее – АПК); статья 63 Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 10, ст. 1391; официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 2020) (далее – КАС); пункт 2 части 2 статьи 25.8 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 1, ст. 1; официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 2020) (далее – КоАП); пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона № 2202-1.

[22] Часть 1 статьи 57 ГПК; пункт 19 статьи 5 УПК; часть 4 статьи 66 АПК; статья 63 КАС; пункт 2 части 2 статьи 25.8 КоАП; пункт 2.1 статьи 4 Федерального закона № 2202-1.

[23] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ; статья 298 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2010, № 19, ст. 2291); часть 2 статьи 25 Федерального закона от 12.01.1996 № 7-ФЗ «О некоммерческих организациях» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 3, ст. 145; 2010, № 19, ст. 2291).

[24] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[25] Закон Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 45, ст. 4377; 2018, № 1, ст. 19).

[26] Таможенный кодекс Евразийского экономического союза (приложение № 1 к Договору о Таможенном кодексе Евразийского экономического союза) (официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 09.01.2018).

[27] Подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[28] Приказы Росархива от 13.06.2018 № 61 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии научной организации, включенной в перечень, утверждаемый Правительством Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51793); от 13.06.2018 № 62 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51795); от 13.06.2018 № 63 «Об утверждении Примерного положения об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела» (зарегистрирован Минюстом России 06.08.2018, регистрационный № 51794) (далее – приказы Росархива № 61, 62, 63).

[29] Часть 2 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[30] Пункт не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

[31] Часть 4 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ.

[32] Статья 35.7 Закона Российской Федерации от 15.04.1993 № 4804-1 «О вывозе и ввозе культурных ценностей» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2018, № 1, ст. 19); статья 929 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть вторая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 5, ст. 410; 2003, № 50, ст. 4850).

[33] Подпункт 2 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[34] Часть 1 статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[35] Части 2-4 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[36] Подпункт 11 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[37] Глава XXVII не распространяется на государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации.

[38] Статья 26.1 Федерального закона от 26.03.1998 № 41-ФЗ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, № 13, ст. 1463; 2015, № 18, ст. 2614).

[39] Часть 1 статьи 19 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 12 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[40] Статья 5 Федерального закона № 125-ФЗ.

[41] Административный регламент Федерального агентства по культуре и кинематографии по исполнению государственной функции по определению в установленном порядке состава Музейного фонда Российской Федерации, включению в установленном порядке музейных предметов и музейных коллекций в состав Музейного фонда Российской Федерации и исключению их из состава этого фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 22.11.2007 № 1319 (зарегистрирован Минюстом России 19.03.2008, регистрационный № 11376); Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (зарегистрирован Минюстом России 14.05.2013, регистрационный № 28390), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 02.02.2017 № 115 (зарегистрирован Минюстом России 02.03.2017, регистрационный № 45827).

[42] Приказ Минкультуры России от 03.05.2011 № 429 «Об утверждении порядков отнесения документов к книжным памятникам, регистрации книжных памятников, ведения реестра книжных памятников» (зарегистрирован Минюстом России 12.08.2011, регистрационный № 21606).

[43] Приказ Минкультуры России от 01.12.2017 № 2012 «Об утверждении Положения о Государственном каталоге Музейного фонда Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 08.11.2018, регистрационный № 52642).

[44] Часть 2 статьи 20 Федерального закона № 125-ФЗ.

[45] Часть 6 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

[46] Часть 2 статьи 21 Федерального закона № 125-ФЗ.

[47] Статья 3 и часть 1 статьи 6 Федерального закона № 125-ФЗ.

[48] Статья 21.1 Федерального закона № 125-ФЗ.

[49] Приказы Росархива № 61, № 62, № 63.

[50] Статья 22 Федерального закона № 125-ФЗ.

[51] Части 8, 10 статьи 23 Федерального закона № 125-ФЗ.

[52] Пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[53] Статья 12 Федерального закона № 77-ФЗ.

[54] Приказ Росархива от 11.04.2018 № 42 «Об утверждении примерного положения об архиве организации» (зарегистрирован Минюстом России 15.08.2018, регистрационный № 51895); приказ Росархива от 11.04.2018 № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях» (зарегистрирован Минюстом России 17.08.2018, регистрационный № 51922); приказы Росархива № 61, 62, 63; приказ Росархива от 25.02.2019 № 30 «Об утверждении Примерного положения о центральном архиве федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован Минюстом России 22.07.2019, регистрационный № 55333).

[55] Приказ Росархива от 11.04.2018 № 43 «Об утверждении примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован Минюстом России 15.06.2018, регистрационный № 51357); приказ Росархива от 25.02.2019 № 31 «Об утверждении Примерного положения о центральной экспертной комиссии федерального органа государственной власти, иного федерального государственного органа» (зарегистрирован Минюстом России 24.06.2019, регистрационный № 55005).

[56] Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (зарегистрирован Минюстом России 07.09.2015, регистрационный № 38830).

[57] Приказ Росархива № 143.

[58] Часть 5 статьи 14 Федерального закона № 125-ФЗ.

[59] Часть 3 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ.

[60] Приказ Росархива от 09.01.2017 № 1 «Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (зарегистрирован Минюстом России 28.04.2017, регистрационный № 46535), с изменениями, внесенными приказом Росархива от 09.10.2017 № 157 (зарегистрирован Минюстом России 16.11.2017, регистрационный № 48924).

[61] Статья 15 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, № 41, ст. 8220-8235; 2018, № 31, ст. 4845) (далее – Закон «О государственной тайне»).

[62] Часть 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; пункты 4.1.2, 4.1.10, 4.1.14, 4.1.15 Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденного приказом Росархива № 143.

[63] Пункт 71 Административный регламент Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства», утвержденный приказом Минкультуры России от 31.05.2012 № 566 (зарегистрирован Минюстом России 10.09.2012, регистрационный № 25419) (далее – Административный регламент Росархива, утвержденный приказом № 566).

[64] Глава 10 Гражданского кодекса Российской Федерации (часть первая) (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2017, № 14, ст. 1998); Основы законодательства Российской Федерации о нотариате, от 11.02.1993 № 4462-1 (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, № 10, ст. 357; Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, № 30, ст. 4128).

[65] Административный регламент Росархива, утвержденный приказом № 566.

[66] Приказ Росархива № 143.

[67] Части 4, 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; приказ Росархива № 143.

[68] Часть 2 статьи 25 Федерального закона № 125-ФЗ; подпункт 13 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[69] Приказ Росархива № 143.

[70] Часть 5 статьи 26 Федерального закона № 125-ФЗ; пункт 7 Положения о Федеральном архивном агентстве.

[71] Пункт 2.2 приказа Росархива № 143.

[72] Пункт 3.7 приказа Росархива № 143.

[73] Часть 4 статьи 15 Закона «О государственной тайне»; абзац восьмой подпункта 1 пункта 9 Положения о Федеральном архивном агентстве; постановление Правительства Российской Федерации от 20.02.1995 № 170 «Об установлении порядка рассекречивания и продления сроков засекречивания архивных документов Правительства СССР» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 9, ст. 762; 2016, № 13, ст. 1833) (далее – постановление Правительства № 170).

[74] Закон «О государственной тайне».

[75] Закон «О государственной тайне»; постановление Правительства № 170.

Приложение № 1
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 2
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 3
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 4
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 5
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 6
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 7
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 8
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 9
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 10
к Правилам

Рекомендуемый образец

Приложение № 11
к Правилам

Рекомендуемый образец