Инструкция по делопроизводству администрации города сургута

Ханты-Мансийский автономный округ — Югра |
Сегодня

1. Главная страница
2. Главное меню
3. Документы
4. Распоряжения Администрации города

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Инструкция по делопроизводству администрации города Сургута

Инструкция по делопроизводству администрации города Сургута

Подборка наиболее важных документов по запросу Инструкция по делопроизводству администрации города Сургута (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Делопроизводство:
• Агентский договор документооборот
• Акт об утрате документов
• Аналитическая записка
• Архивное делопроизводство
• Бланк письма
• Ещё…

• ГОСТы:
• Арматура трубопроводная
• Асфальтобетон
• Аттестация испытательного оборудования
• Ацетон
• Бар
• Ещё…

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Инструкция по делопроизводству администрации города Сургута

УТВЕРЖДЕНЫ
приказом Федерального архивного агентства
от 22 мая 2019 г. № 71

Правила делопроизводства
в государственных органах, органах местного самоуправления

I. Общие положения

1.1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – Правила делопроизводства) разработаны в соответствии с подпунктом 3 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

1.2. Правила делопроизводства разработаны в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив органа государственной власти, органа местного самоуправления.

1.3. Действие Правил делопроизводства распространяется на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления (далее – государственные органы, органы местного самоуправления).

1.4. Требования Правил делопроизводства применяются к бухгалтерской, кадровой и другой специальной документации в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.5. Действие Правил делопроизводства не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), и ведение делопроизводства по обращениям граждан, организаций устанавливается в государственном органе, органе местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»^[1].

1.7. Организация работы с запросами юридических и физических лиц в государственный орган, орган местного самоуправления о предоставлении информации о деятельности этого органа осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»^[2].

Организация работы с запросами граждан и организаций о предоставлении государственных, муниципальных услуг осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»^[3].

1.8. На основе Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления разрабатывается инструкция по делопроизводству, утверждаемая правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления (далее – инструкция по делопроизводству) после ее согласования^[4]:

федеральным органом государственной власти, иным федеральным государственным органом – с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства;

органом государственной власти и иным государственным органом субъекта Российской Федерации, органом местного самоуправления – с уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

1.9. В органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органах местного самоуправления, использующих единую систему электронного документооборота (далее – СЭД), может применяться инструкция по делопроизводству, устанавливающая единый порядок делопроизводства в органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и/или органах местного самоуправления.

1.10. Ответственность за организацию, состояние делопроизводства и соблюдение требований Правил делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагается на его руководителя либо на лицо, исполняющее его обязанности.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления, возлагается на структурное подразделение, исполняющее функции по ведению делопроизводства (далее – Служба делопроизводства). При его отсутствии обязанности по ведению делопроизводства в государственном органе, органе местного самоуправления возлагаются на государственного (муниципального) служащего (работника).

Ведение делопроизводства в иных структурных подразделениях государственного органа, органа местного самоуправления возлагается на государственных (муниципальных) служащих (работников) данных структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления (далее – делопроизводитель подразделения).

В территориальных органах федерального государственного органа в субъектах Российской Федерации и органах, подведомственных государственному органу субъекта Российской Федерации, организация и ведение делопроизводства осуществляются Службой делопроизводства или государственным служащим (работником), назначенным ответственным за ведение делопроизводства правовым актом соответствующего государственного органа.

1.12. Служба делопроизводства действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем государственного органа, органа местного самоуправления и определяющего наименование Службы делопроизводства, ее структуру, задачи и функции.

Должностные обязанности специалистов Службы делопроизводства и делопроизводителей подразделений государственного органа, органа местного самоуправления устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы делопроизводителю подразделения или иному работнику по указанию руководителя подразделения с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, полученные во временное пользование из архива государственного органа, органа местного самоуправления, возвращены в архив.

При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.14. Государственные служащие и работники государственного органа, органа местного самоуправления должны быть ознакомлены с инструкцией по делопроизводству и иными нормативными актами, устанавливающими порядок работы с документами в государственном органе, органе местного самоуправления.

1.15. Содержание служебных документов (проектов документов) не подлежит разглашению, за исключением общедоступной информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации^[5].
 

II. Документирование управленческой деятельности

2.1. Состав документов, образующихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления определяется его полномочиями, кругом выполняемых государственных функций и предоставляемых государственных услуг, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами, органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.2. В государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, электронные документы и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

2.3. СЭД, используемые в федеральных органах исполнительной власти, должны соответствовать функциональным требованиям, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[6].

2.4. Документы государственного органа, органа местного самоуправления могут создаваться и храниться исключительно в форме электронных документов вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме электронных документов предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Перечень видов документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов исполнительной власти, создание, хранение и использование которых должны осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, подлежит согласованию с федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере архивного дела и делопроизводства^[7].

2.5. Документы государственного органа, органа местного самоуправления оформляются на бланках с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации^[8], герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством субъектов Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления в соответствии с муниципальными правовыми актами, на листах бумаги формата А4.

2.6. Бланки документов государственного органа, органа местного самоуправления разрабатываются в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016^[9] и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

2.7. Состав реквизитов документов, создаваемых в государственном органе, органе местного самоуправления, правила их оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016^[10].

2.8. Электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, используемые при создании электронных документов, по составу реквизитов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

2.9. Проекты документов, подготовленных государственным органом, органом местного самоуправления подлежат согласованию.

Согласование проекта документа в государственном органе, органе местного самоуправления оформляется визой руководителя структурного подразделения или иного уполномоченного должностного лица.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Согласование проекта документа, созданного в государственном органе, органе местного самоуправления, с другими государственными органами, органами местного самоуправления, организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, в форме заключений, отзывов, поправок^[11].

2.10. Подготовленные, оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им должностным лицом.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им должностного лица.

Электронные документы, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного органа, органа местного самоуправления, порядок применения которой установлен Федеральным законом от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации^[12].

В СЭД государственного органа, органа местного самоуправления могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.

2.11. На документах, утверждаемых правовыми актами государственного органа, органа местного самоуправления или руководителем государственного органа, органа местного самоуправления (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

2.12. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица заверяется печатью государственного органа, органа местного самоуправления с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба (геральдического знака) субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) органа местного самоуправления).

2.13. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.
 

III. Организация документооборота

3.1. В процессе документооборота обеспечивается:

• прием и первичная обработка входящих документов;

• предварительное рассмотрение входящих документов;

• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

• рассмотрение документов руководством;

• доведение документов до исполнителей;

• подготовка проектов документов;

• согласование проектов документов;

• подписание проектов документов;

• определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

• обработка и отправка исходящих документов.

3.2. Электронный документооборот государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется с использованием СЭД.

Информационные системы государственного органа, органа местного самоуправления, обеспечивающие работу с отдельными комплексами документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых истекли.

3.3. Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводители подразделений, а также работники государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

3.4. Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД присваивается регистрационный номер. Структура регистрационного номера документа определяется инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении в СЭД проектов документов, подготовка которых осуществляется государственным органом, органом местного самоуправления, им присваивается учетный внутрисистемный номер.

3.5. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в пределах календарного года.

3.6. В документообороте государственного органа, органа местного самоуправления выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

• документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы территориальных органов государственного органа в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

• документы организаций;

• парламентские запросы и ответы на них;

• запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных (представительных) органов субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления и ответы на них;

• обращения граждан, организаций, запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на них;

• документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

3.7. Доставка и отправка документов в государственном органе, органе местного самоуправления осуществляются видами связи: почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, системы межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), через сайт государственного органа, органа местного самоуправления, посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» и/или региональный портал государственных и муниципальных услуг (далее – Портал государственных услуг).

3.8. Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми посредством МЭДО, осуществляется в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота^[13].

3.9. Прием и первичная обработка входящих документов осуществляется Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления. Прием и первичная обработка запросов граждан, организаций о предоставлении государственных (муниципальных) услуг может осуществляться иным структурным подразделением государственного органа, органа местного самоуправления.

3.10. Все поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления документы на бумажном носителе подлежат первичной обработке, включающей:

• проверку правильности доставки документов;

• проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

• вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

• проверку целостности входящих документов, включая приложения;

• уничтожение конвертов, пакетов или упаковки (за исключением обращений граждан, организаций и иных документов без указания даты, а также в случаях, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

3.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства.

3.12. При обнаружении повреждения входящего документа на бумажном носителе или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, один экземпляр акта высылается отправителю, 2-й – приобщается к входящему документу, и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение.

3.13. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

• с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

• с грифами ограничения доступа – в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

3.14. Документы, поступающие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.

3.15. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляется отметка о поступлении документа в государственный орган, орган местного самоуправления.

3.16. Электронные документы, поступившие от других организаций и граждан по электронной почте, посредством СЭД, МЭДО, через сайт государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет», Портал государственных услуг принимаются Службой делопроизводства или иным структурным подразделением, в обязанности которого входит организация работы с обращениями и запросами граждан и организаций о предоставлении информации о деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, о предоставлении государственных (муниципальных) услуг.

3.17. Порядок информационного взаимодействия государственных органов, органов местного самоуправления посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации^[14], за исключением обмена электронными документами в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия^[15] и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию.

3.18. Выявленные в ходе проверки несоответствия являются основанием для отказа в регистрации документа, формирования и направления отправителю уведомления об отказе в регистрации с указанием причины отказа.

3.19. Инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка электронных документов с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.

3.20. Первичная обработка документов завершается их распределением на регистрируемые и нерегистрируемые. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, которая может быть использована в справочных целях.

3.21. Регистрация входящих и исходящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства в СЭД, иной информационной системе или ином структурном подразделении государственного органа, органа местного самоуправления, если на него возложены обязанности по регистрации и организации работы с отдельными видами документов.

3.22. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день, если законодательством Российской Федерации не установлено иное.

3.23. Сведения о входящем документе вносятся в ЭРК СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.

3.24. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

3.25. В целях автоматизации присоединения электронной копии документа к ЭРК, а также для обеспечения быстрого поиска электронной копии документа в СЭД государственного органа может использоваться штриховое кодирование.

3.26. Регистрация (учет) электронных документов в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления – участника МЭДО осуществляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, учитывающей требования, установленные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота^[16].

3.27. Документы на иностранных языках, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления после регистрации в Службе делопроизводства передаются в соответствующее подразделение или работнику государственного органа, органа местного самоуправления для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.

3.28. Документы, поступившие в государственный орган, орган местного самоуправления подлежат предварительному рассмотрению в целях распределения документов на документы, требующие рассмотрения руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, заместителями руководителя государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с их компетенцией, и документы, направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в государственном органе, органе местного самоуправления может быть конкретизирован в инструкции по делопроизводству.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы передаются руководству на рассмотрение незамедлительно.

3.29. Результаты рассмотрения документа руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюций (поручений).

Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу (электронной копии документа).

3.30. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение (в случае назначения нескольких исполнителей – по месту нахождения ответственного исполнителя) или остаются в Службе делопроизводства и после исполнения включаются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.31. Структурные подразделения (работники) государственного органа, органа местного самоуправления, назначенные в качестве исполнителей по документу (поручению), получают доступ к документу и его ЭРК в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления и организуют работу с документом.

3.32. После принятия руководителем решения по исполнению документа, поступившего по МЭДО, для информирования организации-отправителя Службой делопроизводства должно быть сформировано уведомление о принятии документа к исполнению, а в случае смены ответственного исполнителя (исполнителя) в ходе исполнения документа – уведомление об изменении хода исполнения^[17].

3.33. Документы, подготовленные в государственном органе, органе местного самоуправления, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, включаются в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

При включении исходящего документа в СЭД сведения о документе фиксируются в ЭРК, к которой присоединяется электронная копия отправляемого документа.

Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.34. Перед включением исходящих документов в СЭД Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), сверяет ссылку на регистрационный номер и дату поступившего документа, а также наличие указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.

3.35. Включение исходящих документов, созданных на бумажном носителе, и их регистрация в СЭД осуществляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

3.36. При регистрации документа, предназначенного для отправки по МЭДО, в СЭД отправителя должны формироваться сведения, установленные Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[18].

3.37. ЭРК, созданная в СЭД при подготовке проекта документа, при регистрации исходящего документа дополняется сведениями об исходящем документе.

Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с правилами, установленными инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления, подписанные руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом, включенные и зарегистрированные в СЭД.

3.38. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи^[19], при отправке спецсвязью – в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам спецсвязи.

3.39. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

3.40. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с Требованиями к организационно-техническому взаимодействию^[20].

Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

3.41. Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в СЭД в электронных делах, формируемых в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

3.42. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

3.43. Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.44. Решение о способе доставки документа адресату принимается исполнителем по согласованию со Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

3.45. Ответы на обращения граждан, организаций направляются заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в форме электронного документа, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в письменной форме^[21].

3.46. По выбору заявителей государственный орган, орган местного самоуправления предоставляет информацию в форме электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, независимо от формы или способа обращения заявителей, за исключением случаев, если иной порядок предоставления такой информации установлен федеральными законами или иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, регулирующими правоотношения в установленной сфере деятельности^[22].

3.47. Государственный орган, орган местного самоуправления обязан предоставлять по выбору заявителей информацию в форме электронных документов посредством Портала государственных услуг в соответствии с Федеральным законом «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Российской Федерации не установлено иное.

3.48. На поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления обращение гражданина, организации, содержащее предложение, заявление или жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен на официальном сайте государственного органа, органа местного самоуправления в сети «Интернет»^[23].

3.49. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.

3.50. Правильно оформленные и согласованные с заинтересованными лицами, проекты правовых актов передаются на подпись руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу.

3.51. Подписанные правовые акты (постановления, решения, приказы, распоряжения) регистрируются в день подписания или на следующий рабочий день.

В виде электронных копий правовые акты государственного органа, органа местного самоуправления включаются в СЭД государственного органа, за исключением правовых актов, содержащих сведения ограниченного доступа.

3.52. Подлинники правовых актов формируются в дела на основании номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с пунктами 6.23–6.24 Правил делопроизводства.

Исполнители и лица, назначенные в качестве исполнителей, должны быть проинформированы о подписанных приказах, распоряжениях.

3.53. Протоколы заседаний, совещаний коллегиальных, совещательных, методических, представительных и иных постоянных или временных органов регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями (иными работниками, в должностные обязанности которых входит ведение делопроизводства соответствующего органа), по каждому виду протоколов отдельно.

3.54. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел государственного органа, органа местного самоуправления.

Копии протоколов (выписки из протоколов) в электронной форме доводятся до сведения всех членов соответствующего органа или размещаются на электронном информационном ресурсе государственного органа, органа местного самоуправления.

3.55. Внутренние документы на имя руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, заместителей руководителя, руководителя (руководителей) структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии таких возможностей в СЭД) – в подразделении, подготовившем документ.

3.56. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, в том числе, подлинникам и копиям, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

3.57. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, иных регистрационно-учетных форм.

3.58. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа). Копии документов, создаваемые для рассылки или внутреннего использования, при необходимости их учета подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

3.59. Данные о количестве документов обобщаются (с нарастающим итогом), анализируются и представляются руководителю государственного органа, органа местного самоуправления или иному уполномоченному им лицу в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера с установленной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год).
 

IV. Управление документами в системе электронного документооборота

4.1. Доступ к работе в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления должны иметь только зарегистрированные пользователи.

4.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания электронной копии документа (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК, размещения документа в соответствующей СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

4.3. В ходе рассмотрения документа, подлежащего исполнению, руководством государственного органа, органа местного самоуправления или в ходе согласования проекта документа, заполняются соответствующие поля ЭРК. В результате согласования проекта документа в СЭД формируется лист согласования.

4.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа^[24];

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа; 24

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) гриф ограничения доступа к документу;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи^[25];

21) электронный адрес корреспондента;

22) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации — адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа^[26];

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) подразделение – ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи;

14) ссылки на файл отправляемого документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу;

15) электронный адрес корреспондента;

16) способ доставки документа адресату.

4.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе^[27]:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа60;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) гриф ограничения доступа к документу;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы) приложения (приложений) к документу.

4.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации — адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в т.ч. сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа; наименование органа власти, организации

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи^[28];

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

4.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращений граждан, организаций в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.

4.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

4.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

• классификаторы: корреспондентов, видов документов, структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, исполнителей по документам; тематический (вопросов деятельности), номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления;

• справочники: сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).
   

V. Контроль исполнения документов (поручений)

5.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

5.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

• исполнения документов (поручений) по существу – руководителем, иными должностными лицами государственного органа, органа местного самоуправления;

• сроков исполнения документов (поручений) – Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

5.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации исполняются в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации»^[29].

5.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

• постановку документов (поручений) на контроль;

• проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

• снятие с контроля документов (поручений);

• учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

• информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

5.5. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

5.6. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа^[30].

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

5.7. Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день^[31].

5.8. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

5.9. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

• установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовой срок исполнения);

• с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

• без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

• «весьма срочно» – в течение одного-двух дней;

• «срочно» – в 3-дневный срок;

• «оперативно» – в 10-дневный срок;

• остальные – в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральными законами.

5.10. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).

5.11. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

5.12. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

5.13. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).

5.14. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение 1-го месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства.

Изменения в составе исполнителей документа (поручения) должны производиться с обязательным информированием Службы делопроизводства.

5.15. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

5.16. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

5.17. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

5.18. Служба делопроизводства анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю государственного органа, органа местного самоуправления и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по государственному органу, органу местного самоуправления в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, по отдельным исполнителям.

5.19. Государственные органы, органы местного самоуправления ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям^[32].
  

VI. Документальный фонд государственного органа,
органа местного самоуправления

6.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, образуют документальный фонд государственного органа, органа местного самоуправления.

6.2. Государственные органы Российской Федерации разрабатывают и утверждают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства^[33].

6.3. Государственные органы Российской Федерации и государственные органы субъектов Российской Федерации, имеющие подведомственные организации, вправе разрабатывать и утверждать по согласованию с уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства или с соответствующим уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела типовые и примерные номенклатуры дел для подведомственных организаций.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в организациях определенного типа, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в однотипных организациях, на которые она распространяется, и является рекомендательным документом.

6.4. Для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве государственный орган, орган местного самоуправления разрабатывает и утверждает номенклатуру дел.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления включается в СЭД в качестве справочника, определяющего порядок систематизации электронных документов (электронных копий документов), включаемых в СЭД.

6.5. Номенклатура дел является основой для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.6. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством субъекта Российской Федерации, определяющим деятельность государственного органа, органа местного самоуправления, положением о государственном органе (органе местного самоуправления), регламентом государственного органа (органа местного самоуправления), положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы, нормативными актами государственного органа, органа местного самоуправления, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.7. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в его деятельности, включая документы, поступившие из других государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, граждан.

6.8. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений (направлений деятельности) по формам, установленным Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях^[34] (далее – Правила хранения 2015 г.).

6.9. Наименованиями разделов номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления являются наименования структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления, коллегиальных, совещательных, методических и иных органов^[35].

6.10. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после согласования проекта номенклатуры дел с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) государственного органа, органа местного самоуправления и один раз в 5 лет с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) федерального государственного архива^[36], ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела^[37] или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям^[38].

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел подлежит пересоставлению, согласованию с ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиям и утверждению.

6.11. Номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления составляется в трех экземплярах:

1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства;

2-й экземпляр передается в архив государственного органа, органа местного самоуправления в качестве учетного документа;

3-й экземпляр передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является государственный орган, орган местного самоуправления.

В качестве рабочего экземпляра в Службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления.

В структурные подразделения государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в электронном виде или в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе.

6.12. В конце каждого года номенклатура дел государственного органа, органа местного самоуправления уточняется и утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления.

6.13. Утвержденная номенклатура дел вводится в действие с 1-го января следующего календарного года.

В случае изменения функций и структуры государственного органа, органа местного самоуправления номенклатура дел составляется, согласовывается в порядке, установленном в соответствии с пунктами 6.8-6.10 Правил делопроизводства, и утверждается заново.

6.14. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений государственного органа, органа местного самоуправления постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях — копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

6.15. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства. Номенклатура дел вновь созданного структурного подразделения согласовывается и утверждается в соответствии с пунктом 6.10 Правил делопроизводства, и после утверждения присоединяется к действующей номенклатуре дел государственного органа, органа местного самоуправления.

6.16. Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в Службу делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления.

6.17. Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления на основе полученных из структурных подразделений данных об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел, готовится дополнение к номенклатуре дел, в котором последовательно в соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел подписывается руководителем Службы делопроизводства и вместе с итоговой записью о категориях и количестве дел, заведенных в государственном органе, органе местного самоуправления в течение года, приобщается к утвержденному экземпляру номенклатуры дел.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления хранится в Службе делопроизводства до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не будут составлены описи дел для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления.

6.18. Заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и формируется в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству государственного органа, органа местного самоуправления.

6.19. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела должен отражать признак (признаки), по которому(ым) оно сформировано:

а) номинальный – название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);

б) авторский – наименование постоянно действующего или временного органа, должностного или иного лица, создавших документ(ы);

в) корреспондентский – наименование организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы;

г) предметно-вопросный – краткое содержание документов дела;

д) хронологический – дата (период), к которой(ому) относятся документы дела;

е) географический – название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

ж) указание на копийность документов дела.

6.20. Графа 3 номенклатуры дел «Количество дел (томов)» заполняется по окончании календарного года, в графе указывается количество фактически сформированных дел (томов).

6.21. Сроки хранения документов (графа 4 номенклатуры дел) устанавливаются в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, типовым перечнями архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения.

6.22. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений

государственного органа, органа местного самоуправления.

Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел, передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.

6.23. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

• в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

• приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

• в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, судебных дел, личных дел.

• документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;

• в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

• факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

• в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

• в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

• документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз), вопросно-логической последовательности или их сочетании.

6.24. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы – основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не превышает 250 листов.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами.

Постановления, решения, приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности^[39].

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

6.25. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в СЭД федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.26. Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, в соответствии с пунктами 6.23,6.24 Правил делопроизводства включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

6.27. Формирование и хранение дел до передачи их в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется структурным подразделением и/или Службой делопроизводства, электронных дел – в СЭД государственного органа, органа местного самоуправления.

6.28. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях размещаются в шкафах, сейфах, в Службе делопроизводства – в шкафах, на стеллажах.

Дела должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

6.29. Дела, находящиеся на оперативном хранении в Службе делопроизводства, выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

6.30. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности государственного органа, органа местного самоуправления, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти и разрешения руководителя государственного органа, органа местного самоуправления или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.

6.31. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

6.32. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.

6.33. В целях установления фактического наличия документов и дел делопроизводителями подразделений и Службой делопроизводства должны проводиться проверки условий хранения документов, наличия и состояния документов и дел:

• перед передачей документов в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• при перемещении дел;

• при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;

• при реорганизации и ликвидации государственного органа, органа местного самоуправления или структурного подразделения.

По итогам проверки составляется акт проверки, в котором фиксируются все обнаруженные недостатки в состоянии дел. Акты проверки представляются заместителю руководителя государственного органа, органа местного самоуправления, курирующему проверяемое структурное подразделение.

6.34. При обнаружении отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. В случае если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

6.35. Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом и подписываемом руководителем Службы делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в двух экземплярах (при утрате дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения) или в трех экземплярах (при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения). По одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; при утрате дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения или постоянного хранения экземпляр акта представляется в архив государственного органа, органа местного самоуправления при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.

Одновременно с этим принимаются меры по замещению утраченного документа его копией.
 

VII. Подготовка документов к передаче на хранение
в архив государственного органа; выделение к уничтожению
документов с истекшими сроками хранения

7.1. Ежегодно Службой делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления, делопроизводителями подразделений совместно с экспертной комиссией государственного органа, органа местного самоуправления (далее — ЭК) проводится экспертиза ценности документов.

7.2. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

• отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив государственного органа, органа местного самоуправления;

• отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

• выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления, правильность определения сроков хранения дел.

7.3. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления проводится на основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив государственного органа, органа местного самоуправления не передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их хранения в соответствии с пунктами 7.17-7.21 Правил делопроизводства.

7.4. Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

7.5. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления приказом руководителя создается экспертная комиссия, центральная экспертная комиссия (ЭК, ЦЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, утверждаемом правовым актом государственного органа, органа местного самоуправления.

7.6. По результатам экспертизы ценности документов в государственном органе, органе местного самоуправления составляются описи дел структурных подразделений постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, проводится оформление дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

7.7. Описи дел в структурных подразделениях составляются под методическим руководством Службы делопроизводства и архива государственного органа, органа местного самоуправления по формам, установленным Правилами хранения 2015 г.^[40].

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив государственного органа, органа местного самоуправления такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, научно-техническая документация).

Основой составления описей дел структурных подразделений является номенклатура дел.

7.8. При составлении описей дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в номенклатуре дел;

• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

• порядок нумерации дел в описи – валовый;

• графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

• при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов) пишутся полностью;

• графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

7.9. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи – реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.

7.10. Описи дел структурного подразделения изготавливаются в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и руководителем Службы делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения передается вместе с делами в архив государственного органа, органа местного самоуправления второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив государственного органа, органа местного самоуправления также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

7.11. Оформление дел на бумажном носителе, предназначенных для передачи на хранение в архив государственного органа, органа местного самоуправления, осуществляется в соответствии с пунктами 4.19-4.30 Правил хранения 2015 г.

7.12. Подготовка электронных документов к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктом 4.34 Правил хранения 2015 г. структурным подразделением государственного органа – пользователем соответствующей информационной системы совместно со Службой делопроизводства и подразделением (работником), обеспечивающим функционирование информационной системы.

7.13. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив государственного органа, органа местного самоуправления выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

• преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

• формирование в информационной системе описей электронных дел, документов структурных подразделений;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления контейнеров электронных документов, включающих: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1;

• формирование в информационной системе государственного органа, органа местного самоуправления электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

• миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления не по информационно-коммуникационным каналам;

• проверка воспроизводимости электронных документов;

• проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

• формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

7.14. Дела передаются в архив государственного органа, органа местного самоуправления в соответствии с графиком передачи документов, согласованным с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденным руководителем государственного органа, органа местного самоуправления или иным уполномоченным им лицом.

Прием-передача дел в архив государственного органа, органа местного самоуправления осуществляется в соответствии с пунктами 4.33–4.34 Правил хранения 2015 г.

7.15. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения государственного органа делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в Службу делопроизводства государственного органа.

7.16. На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства государственного органа, органа местного самоуправления составляет акт (акты) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по форме, установленной Правилами хранения 2015 г.^[41].

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, установленной Правилами хранения 2015 г.

7.17. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

7.18. Дела с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

7.19. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем государственного органа, органа местного самоуправления после утверждения ЭПК федерального государственного архива, ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела или государственным (муниципальным) архивом согласно предоставленным ему полномочиям описей дел, документов постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

7.20. Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с указанием даты и номера акта, заверяемые подписью работника Службы делопроизводства.

7.21. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.

7.22. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.

---

[1] Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, № 19, ст. 2060; 2018, № 53, ст. 8454) (далее – Федеральный закон № 59-ФЗ).

[2] Федеральный закон от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 7, ст. 776; 2018, № 1, ст. 7) (далее – Федеральный закон № 8-ФЗ).

[3] Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, № 31, ст. 4179; 2019, № 14, ст. 1461).

[4] Пункт 4.8 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. № 19 (далее – Правила хранения 2007 г.) (зарегистрирован Минюстом России 6 марта 2007 г., регистрационный номер 9059, «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти» от 14 мая 2007 г. № 20), с изменениями, внесенными приказом Минкультуры России от 16 февраля 2009 г. № 68 (зарегистрирован Минюстом России 5 мая 2009 г., регистрационный номер 13893, «Российская газета» от 20 мая 2009 г. № 89).

[5] Федеральные законы № 8-ФЗ, от 22 декабря 2008 г. № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, № 52, ст. 6217; 2018, № 1, ст. 7).

[6] Подпункт 4 пункта 6 Положения о Росархиве.

[7] Абзац 12 подпункта 4 пункта 9 Указа Президента Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034; 2018, № 52, ст. 8239).

[8] Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, № 2, ст. 123; 2018, № 13, ст. 1808).

[9] Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (с Изменением № 1). – М.: Стандартинформ, 2018 (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

[10] Разделы 3 «Общие требования к созданию документов», 4 «Реквизиты документа», 5 «Оформление реквизитов документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016.

[11] Статья 26.4 Федерального закона от 6 октября 1999 г. № 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1999, № 42, ст. 5005; 2019, № 42, ст. 5801) (далее – Федеральный закон № 184-ФЗ).

[12] Статьи 5, 6 Федерального закона от 11 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 15, ст. 2036; 2016, № 1, ст. 65; 2016, № 26, ст. 3889) (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ); постановления Правительства Российской Федерации от 9 февраля 2012 г. № 111 «Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установлении требований к обеспечению совместимости средств электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 8, ст. 1027; 2018, № 49, ст. 7600); от 25 июня 2012 г. № 634 «О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 27, ст. 3744; 2018, № 36, ст. 5623); от 25 августа 2012 г. № 852 «Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, № 36, ст. 4903; 2017, № 44, ст. 6523); от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2015, № 1, ст. 284; 2018, № 49, ст. 7600) (далее – постановление № 1494).

[13] Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614; 2019, № 12, ст. 1314).

[14] Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 апреля 2015 г. № 583-р (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, № 15, ст. 2293).

[15] Постановление № 1494.

[16] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[17] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[18] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[19] Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный № 35442), с изменениями, внесенными приказами Минкомсвязи России от 13 февраля 2018 г. № 61 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный № 50545); от 13 ноября 2018 г. № 619 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 19 марта 2019 г., регистрационный № 54090); от 27 марта 2019 г. № 106 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 7 июня 2019 г., регистрационный № 54893).

[20] Глава III Требований к организационно-техническому взаимодействию.

[21] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[22] Федеральный закон № 63-ФЗ; пункты 2, 3 Правил осуществления взаимодействия в электронной форме граждан (физических лиц) и организаций с органами государственной власти, органами местного самоуправления, с организациями, осуществляющими в соответствии с федеральными законами отдельные публичные полномочия, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2016 г. № 516 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 25, ст. 3803).

[23] Часть 4 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ.

[24] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[25] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[26] Наименование раздела в справочнике (классификаторе) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

[27] Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

[28] Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

[29] Указ Президента Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352 «О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, № 14, ст. 1880).

[30] Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224).

[31] Статья 193 Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1994, № 32, ст. 3301; 2019, № 12, ст. 1224). В федеральных органах исполнительной власти, в соответствии с пунктом 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением № 30, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

[32] Указ Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2017, № 17, ст. 2545). Информацию о результатах рассмотрения обращений граждан и организаций представляют также органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения, иные организации, осуществляющие публично значимые функции.

[33] Пункт 1 статьи 23 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 43, ст. 4169; 2018, № 1, ст. 19).

[34] Приложения №25, № 26 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. № 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный № 38830; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 10 сентября 2015 г.).

[35] В органах местного самоуправления допускается разработка номенклатур дел функционального типа, систематизация документов в которых осуществляется в соответствии с направлениями деятельности.

[36] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии федерального государственного архива, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 62 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 июня 2018 г., регистрационный № 51357; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[37] Примерное положение об экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела, утвержденное приказом Федерального архивного агентства от 13 июня 2018 г. № 63 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 августа 2018 г., регистрационный № 51794; Официальный интернет-портал правовой информации http://www.pravo.gov.ru, 7 августа 2018 г.).

[38] Пункт 4.18. Правил хранения 2015 г.

[39] В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный № 18380), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16 февраля 2016 г. № 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. № 558» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный № 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.

[40] Приложения № 23, № 24 к Правилам хранения 2015 г.

[41] Приложение № 21 к Правилам хранения 2015 г.

Постановление председателя городской Думы Краснодара
от 2 февраля 2011 г. N 8
«О ведении делопроизводства в городской Думе Краснодара»

(с изменениями и дополнениями от 19 июня, 11 сентября 2012 г., 13 октября 2015 г., 9 марта 2016 г., 1 марта 2017 г., 23 ноября 2018 г., 29 сентября 2020 г.)

В целях совершенствования делопроизводства и осуществления установленных законодательством полномочий городской Думы Краснодара, в соответствии со статьёй 28 Устава муниципального образования город Краснодар:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в городской Думе Краснодара (прилагается).

2. Начальнику управления делами городской Думы Краснодара организовать изучение инструкции по делопроизводству в комитетах и отделах управления делами городской Думы.

3. Распоряжение председателя городской Думы Краснодара от 26.09.2008 N 225-рк «О ведении делопроизводства в городской Думе Краснодара» признать утратившим силу.

4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на первого заместителя председателя городской Думы Краснодара В.В. Тимофеева.

Председатель городской Думы Краснодара

В.Ф. Галушко

Приложение

к постановлению председателя
городской Думы Краснодара
от 2 февраля 2011 г. N 8

Инструкция
по делопроизводству в городской Думе Краснодара

Краснодар

2011

Глава 1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в городской Думе Краснодара (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности городской Думы Краснодара (далее — городская Дума) документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к работе с документами в городской Думе Краснодара и разработана на основании Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», Постановления Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятого постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, Приказа Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» и других правовых актов.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий за исключением документов, затрагивающих сведения, носящие конфиденциальный характер. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов) должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции.

В целях защиты информации документы, затрагивающие сведения, носящие конфиденциальный характер, обрабатываются в порядке, регламентирующем рассмотрение содержащихся в них вопросов.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение. Работа с документами содержащими персональные данные осуществляется с учетом Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается в целях осуществления служебной деятельности, если иное не установлено законодательством.

Сотрудники городской Думы Краснодара несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

2. Документационное обеспечение и контроль за соблюдением порядка работы с документами в городской Думе осуществляются начальником управления делами городской Думы и работниками, ответственными за организацию делопроизводства в городской Думе.

3. При утрате документов заместитель председателя Думы, председатель комитета, руководитель отдела городской Думы назначает служебное расследование, о результатах которого информирует начальника управления Делами.

4. Вновь принятые работники, деятельность которых связана с участием в документообороте, в обязательном порядке должны быть ознакомлены начальником организационного отдела с настоящей Инструкцией.

Порядок работы с секретными документами и документами, имеющими иные ограничительные грифы, определяется специальными инструкциями.

Глава 2. Общие требования к оформлению документов

1. Документы городской Думы.

Документ — официальный документ, созданный органом государственной власти, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы (пункт 3.2 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утвержденных Приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76).

2. При составлении и оформлении документов должны соблюдаться требования и правила юридической техники, способствующие их оперативному исполнению и последующему использованию в справочных целях.

3. Основными документами городской Думы являются:

решения городской Думы;

протоколы заседаний городской Думы;

постановления председателя городской Думы;

распоряжения председателя городской Думы;

решения комитетов городской Думы;

протоколы заседаний комитетов городской Думы;

договоры (контракты);

акты;

письма;

пояснительные записки;

повестки дня заседаний;

заявления;

справки (служебные записки, заключения, отчеты, представления).

4. Оформление бланков документов.

Основные документы городской Думы оформляются согласно бланкам установленного образца и имеют комплекс обязательных реквизитов.

Для бланков должна применяться бумага форматов А4 (297х210 мм) и А5 (210х148 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие размеры полей:

не менее 20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

В зависимости от расположения реквизитов бланки могут быть продольными и угловыми.

На продольных бланках все реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля, на угловых бланках — в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки для документов постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов. Бланки для документов изготавливаются с помощью компьютерной техники.

Бланки не применяются при подготовке первоначальных вариантов документов, для оформления копий писем, остающихся в делах. Состав реквизитов бланка документа установлен приложениями N 1 — N 14 к настоящей Инструкции. При необходимости изменения состава реквизитов бланка, изменения вносятся в соответствующее приложение.

5. В городской Думе используются следующие бланки:

а) бланк решения городской Думы — приложение N 1 к настоящей Инструкции;

б) бланк постановления председателя городской Думы — приложение N 2;

в) бланк распоряжения председателя городской Думы — приложение N 3;

г) бланк письма городской Думы — приложение N 4;

д) бланк письма депутата городской Думы — приложение N 5;

е) бланк решения комитета городской Думы — приложение N 6;

ж) бланк протокола заседания городской Думы — приложение N 7;

з) бланк протокола заседания комитета городской Думы — приложение N 8;

и) бланк письма комитета городской Думы — приложение N 9;

к) бланк заявки к решению городской Думы — приложение N 10;

л) бланк заявки к постановлению председателя городской Думы — приложение N 11;

м) бланк заявки к распоряжению председателя городской Думы — приложение N 12;

н) бланк таблицы поправок к проектам решений городской Думы — приложение N 13.

о) бланк таблицы содержащей информацию о внесении изменений в карту функциональных зон генерального плана муниципального образования город Краснодар, либо карту градостроительного зонирования Правил землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар — приложение N 14.

6. Реквизиты документов.

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

6.1. В документах городской Думы, как правило, указываются следующие реквизиты:

герб муниципального образования город Краснодар;

наименование должности;

место составления (издания) документа;

справочные данные о городской Думе Краснодара;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

указания по исполнению документа (резолюция);

заголовок к тексту документа;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о приложении;

подпись;

гриф согласования документа;

виза;

печать;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в городскую Думу;

отметка электронной копии документа.

Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В процессе подготовки и оформления документов состав указанных реквизитов может быть дополнен иными реквизитами, если того требует назначение документа.

Реквизиты документа, как правило, отделяются один от другого двумя — тремя одинарными межстрочными интервалами.

6.2. Реквизит «Герб муниципального образования город Краснодар» применяется в соответствии с решением городской Думы Краснодара от 07.07.2005 N 70 п. 7 «О Гербе муниципального образования город Краснодар». Герб муниципального образования располагается на бланках городской Думы указанных в подпунктах а) — и) пункта 5 настоящей главы.

6.3. Реквизит «Наименование автора документа». На документах городской Думы Краснодара указываются следующие авторы документов — городская Дума Краснодара, председатель городской Думы Краснодара, комитеты (комиссии) городской Думы Краснодара, депутаты городской Думы Краснодара. Наименование автора документа пишется полностью без сокращений в соответствии с утверждённым бланком документа.

6.4. Реквизит «Справочные данные о городской Думе Краснодара» содержатся в письмах городской Думы Краснодара.

Справочные данные о городской Думе Краснодара включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения в соответствии с утвержденным бланком.

6.5. Реквизит «Наименование вида документа». В составе реквизита указывается конкретный вид документа (Решение, Постановление).

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, за исключением писем.

6.6. Реквизит место издания документа. Местом издания документов городской Думы Краснодара является город Краснодар. Указывается в соответствии с утвержденными бланками в решении городской Думы Краснодара, распоряжении и постановлении председателя городской Думы Краснодара, решении комитета городской Думы Краснодара. Указанный реквизит включается в договора (контракты) заключаемые городской Думой Краснодара.

6.7. Реквизит «Дата документа». Датой документа является дата его подписания (распоряжение, постановление, заключение, заявление) или утверждения (должностная инструкция), дата заседания (протокол, решение городской Думы), дата составления (акт).

В правовых актах дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год, начиная с 2000 года, оформляют четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 августа 2012 года следует оформлять — 23.08.2012 (точка, буква «г.» или слово «год» после даты не указываются).

В иных документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2011 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо сотрудником городской Думы Краснодара при регистрации документа. Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

6.8. Реквизит «Регистрационный номер документа» состоит из порядкового номера документа, который дополняется индексом структурного подразделения, информацией о виде документа, исполнителях и другой информацией с учётом выполнения требований, необходимых при эксплуатации электронной системы регистрации документов.

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

6.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит обязателен для писем и проставляется при регистрации ответа.

6.10. Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Документы адресуют органам государственной власти, органам местного самоуправления, иным юридическим лицам, а также их структурным подразделениям, общественным организациям (далее — организации), должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в организации (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Администрация муниципального образования город Краснодар Правовое управление

При адресовании документа должностному лицу наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Директору департамента городского хозяйства администрации муниципального образования город Краснодар И.О. Фамилия

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу — после фамилии.

Строки реквизита «Адресат» центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

Если документ направлен в адрес нескольких однородных организаций или нескольких структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

Руководителям отраслевых и территориальных органов администрации муниципального образования город Краснодар

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не пишется. При большем числе адресатов составляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в органы государственной власти и органы местного самоуправления (в том числе муниципальные органы), а также их структурные подразделения и постоянным корреспондентам.

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Назаровой В.И. Тюляева ул., 8, кв. 125, г. Краснодар, 350080

6.11. Реквизит «Гриф утверждения документа». Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ» (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель городской Думы Краснодара ________ (инициалы, фамилия) (личная подпись) 12.12.2012

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа решением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЁН» (прописными буквами без кавычек в соответствующих роде и числе), наименования утверждающего документа в творительным падеже, его даты и номера, например:

Утверждено распоряжением председателя городской Думы Краснодара от 12.12.2012 N 45-рк

При наличии нескольких грифов утверждения или согласования их располагают на одном уровне. В случае если правовым актом утверждается несколько документов, вместо грифа утверждения проставляется реквизит о наличии приложения и его порядковый номер.

6.12. Реквизит «Резолюция» является кратким указанием должностного лица по решению вопроса (исполнению документа) и включает в себя фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения, подпись должностного лица, давшего поручение, и дату.

Данный реквизит обязателен для всех документов, подлежащих исполнению и постановке на контроль.

Резолюция ставится на лицевой стороне первого листа документа в верхней правой его части между адресатом и текстом документа или на специальном листе-бланке формата А6, прилагаемом к документу.

6.13. Реквизит «Заголовок к тексту документа» отражает краткое содержание текста документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Распоряжение о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего специалиста.

Заголовок составляется лицом — составителем проекта документа.

Заголовок обязателен для всех документов, за исключением телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на листах формата А5. Заголовок к тексту печатается шрифтом Times New Roman 14 пунктов.

Заголовок к правовым актам, протоколам, заключениям, положениям, правилам, инструкциям (должностным инструкциям), справкам, актам, а также к таблицам, планам границ, схемам располагается по центру текстового поля документа. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Заголовок, как правило, не должен превышать пяти строк. Заголовок в кавычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

6.14. Реквизит «Отметка о контроле» оформляется на всех документах, подлежащих контролю, обозначается соответствующим штампом «Контроль» и располагается в правом верхнем или нижнем углу документа.

6.15. Реквизит «Текст документа», как правило, состоит из двух частей. В первой части (преамбуле) указываются факты, причины, основания, цели составления документа, во второй (распорядительной) — решения, задания, поручения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации и др.

Текст документа может содержать одну распорядительную часть. Текст отделяется от заголовка двумя — тремя одинарными межстрочными интервалами.

При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст с персонального обращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая». Например:

Уважаемый Дмитрий Анатольевич!

Допускается также обращение с использованием слов «господин», «госпожа». При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например:

Уважаемый господин Савельев!

или

Господин Савельев!

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов «С уважением». Эти слова пишутся с прописной буквы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

При написании названий федеральных законов следует иметь в виду, что при полном названии принятого закона с прописной буквы пишется только слово «Федеральный». Например: «Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Со строчной буквы пишутся словосочетания «федеральный конституционный закон», «федеральный закон», «федеральные законы» без конкретного названия, а также словосочетание «проект федерального закона» и «проект федерального конституционного закона».

Эти же правила распространяются и на написание названий законов Краснодарского края.

В тексте правовых актов следует иметь в виду, что при ссылке на федеральные законы и законы Краснодарского края указывается их полное наименование, например: на основании Конституции Российской Федерации, Федерального закона от _____ N_____ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации», Закона Краснодарского края от _____ N_____ «О квотировании рабочих мест в Краснодарском крае». Дата и номер указываются перед наименованием закона.

При ссылке на указы, постановления и распоряжения перед наименованием обязательно указываются дата (цифровым способом) и номер, например: на основании постановления главы администрации Краснодарского края от _________N_____ «О _________________». Сокращения в текстах наименований правовых актов недопустимы.

В муниципальных правовых актах (постановление, распоряжение), а также в других документах (заявление, служебная записка) текст излагается от первого лица единственного числа ( «постановляю», «прошу», «предлагаю»).

В протоколах текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «решили».

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, инструкция, правила и др.), а также содержащих описание сведений, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности (акт, заключение, справка, отчёт и др.), текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа (например: «комиссия установила», «члены комиссии пришли к выводу»).

В письмах используют следующие формы изложения текста:

от первого лица множественного числа ( «просим направить»);

от первого лица единственного числа ( «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа ( «комитет считает возможным»).

Выбор определённых языковых средств при составлении документов осуществляется с соблюдением общих требований делового стиля (нейтральности, полноты, конкретности, ясности, убедительности и лаконичности изложения).

Для языка служебного документа характерны:

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление в распорядительных документах глаголов неопределённой формы: «создать», «утвердить», «поручить», «рекомендовать», «предложить» и т.д.;

единообразие в написании имён, географических названий, наименований должностей и организаций, единиц измерения и т.д.;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются. Слово в тексте документа должно употребляться в том значении, в каком оно употребляется в общелитературном языке, не допускается возможность двоякого или неопределенного толкования, многозначности. При наличии лексических вариантов предпочтение отдается стилистически нейтральным единицам, например: из двух форм — «надо» и «необходимо» предпочтение следует отдавать второму варианту, поскольку первый вариант имеет разговорный оттенок.

Необходимо исключать из текста лишние слова, которые в документе не имеют смысла и не несут никаких смысловых оттенков (не «направляем Вам по принадлежности», а «направляем Вам»; не «настоящим предлагается», а «предлагается» или «предлагаем»).

Употребление профессионализмов (слов, свойственных людям какой-либо профессии) должно быть ограничено.

Следует избегать речевых излишеств (например: «свободная вакансия», «в срок до 12.12.2012»).

При построении сложных предложений следует учитывать, что их перечисляемые части (отдельные слова, распространенные обороты или придаточные предложения) должны быть однородными, то есть отвечать на один вопрос, например:

«работник отдела, которому поручено осуществлять контроль и проверку выполнения поручения, обязан:

проверить наличие сведений о документе в автоматизированной регистрационно-контрольной картотеке;

установить непосредственных исполнителей поручения;

обобщить сведения о ходе выполнения поручения.»

В правовых актах городской Думы Краснодара и при написании служебных писем следует избегать употребления сокращённых слов.

В тексте документа допустимо употреблять или общепринятые сокращения (например: МУ — муниципальное учреждение), или сокращения, расшифрованные в скобках при первом упоминании в тексте (например: ГОР — группа оперативного реагирования).

При наличии в тексте документа сноски её символ оформляется цифрой со скобкой или звёздочкой: 1) или *. Текст сноски после её символа должен начинаться с прописной буквы (печатается с абзацного отступа в конце соответствующей страницы), например:

_______________________________

1) Информация корректируется ежеквартально.

На одной странице не должно быть более трёх сносок.

Если в тексте документа имеется выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слово «Основание» печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля. Все строки текста основания располагаются вправо от двоеточия после слова «Основание», например:

Основание: письмо-приглашение Законодательного Собрания Краснодарского

края от 10.10.2008 N 840.

При наличии примечания к тексту слово «Примечание» печатается ниже текста документа (без интервала) от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. Если примечаний несколько, то печатается слово «Примечания», ставится двоеточие, а пункты примечания нумеруются (текст пунктов примечания должен начинаться с прописной буквы). Все строки самого примечания располагаются вправо от двоеточия. Например:

Примечание: участники конкурса должны пройти регистрацию в малом

зале заседаний.

или

Примечания: 1. Графы 2, 3 заполняются работниками организационного отдела.

2. Графы 5, 6 заполняются работниками юридического отдела.

При подготовке документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются (номер на первой странице не ставиться). Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля страницы.

Текст, содержащий информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков, оформляется таблицей (штатное расписание, перечень, план мероприятий, отчётно-статистические документы).

Если в тексте документа информация представлена в табличной форме, то в нём делается ссылка на таблицу, которая оформляется с указанием слова «Таблица» и заголовка к ней. Если таблиц несколько, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте, например: Таблица N 2.

Таблицы имеют два уровня деления текста: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовок граф, наименование объектов — заголовок и подзаголовок строк таблицы.

Графы таблиц при количестве страниц текста более одной должны быть пронумерованы. Если таблица печатается более чем на одной странице, то на последующих страницах печатаются только номера этих граф. При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф. Нумерация подзаголовков строк указывается в первой графе.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки — со строчных, если они дополняют заголовок. Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы.

Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные сокращения. Основной используемый шрифт в таблицах — Times New Roman, за исключением финансовых и бухгалтерских документов, размер шрифта — 12 пунктов.

При наличии нумерации строк таблицы они именуются соответственно разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, в конце которых ставится точка, например:

N п/п	Наименование изделия	Количество (шт.)	Организация-поставщик
1	2	3	4
1.
2.

Текст документа в таблице печатается по ширине текстового поля с использованием переносов слов.

6.16. Реквизит «Отметка о наличии приложения» может быть оформлен несколькими способами.

Если в тексте документа упоминается название приложения, то в отметке о наличии приложения указывается количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если наименование приложения не упоминается в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N), например:

Приложения: 1. Протокол комиссии на 5 л. в 1 экз.

2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного

обеспечения делопроизводства на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: договор от 31.09.2008 N 17 и приложения к нему, всего на 25 л.

Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес.

Отметка о наличии приложения располагается через два одинарных межстрочных интервала после текста документа от левой границы текстового поля.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Правила оформления приложений к распоряжениям и постановлениям председателя городской Думы Краснодара, а так же к решениям городской Думы, установлены пунктом 10 главы 3 настоящей Инструкции.

6.17. Реквизит «Подпись» является обязательным реквизитом документа и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Служебные документы от имени городской Думы, направляемые в организации, подписываются председателем городской Думы, либо уполномоченными лицами.

Наименование должности в данном реквизите печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал. Расшифровка подписи указывается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

При подписании документов и при их согласовании следует использовать чернила или тушь (пасту) синего или фиолетового цвета.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
Члены комиссии:		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Начальник управления делами городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
Заместитель начальника управления делами городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или указанием, что он исполняет обязанности должностного лица.

Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Если лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает его заместитель, имеющий на это право или иное лицо, имеющее право подписи в соответствии с документом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

6.18. Реквизит «Гриф согласования документа» выражает согласие руководителя органа с содержанием документа. Указанный реквизит проставляется в случае необходимости согласования документа с иными организациями либо должностными лицами местного самоуправления.

Реквизит состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» (прописными буквами без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, например:

СОГЛАСОВАНО Председатель городской Думы Краснодара ___________________ (инициалы, фамилия) (личная подпись) 23.04.2013

Если согласование выражено в письме, протоколе или другом документе, гриф согласования оформляется со ссылкой на этот документ, например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания комиссии от 21.07.2011 N 1

Данный реквизит оформляется на документах, подлежащих утверждению, располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу последнего листа документа. В случаях, когда содержание документа затрагивает интерес нескольких организаций, составляется лист согласования.

6.19. Реквизит «Виза согласования документа» состоит из подписи визирующего, расшифровки подписи (должность визирующего, инициалы, фамилия) и даты согласования. На документе может быть несколько виз. Указанный реквизит проставляется при необходимости согласования документа должностными лицами городской Думы, депутатами городской Думы, комитетами городской Думы. Визы согласования могут проставляться как на самом документе, так и на отдельном листе.

6.20. Реквизит «Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печати проставляются на документах для подтверждения их подлинности.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица подписавшего документ. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, место нанесения печати обозначается символом «МП».

Оттиск проставляемой печати должен быть синего или фиолетового цвета и хорошо читаемым.

6.21. Реквизит «Отметка о заверении копии». Оформление копий документов осуществляется согласно Указу Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Заверение копий документов городской Думы возлагается на начальника управления делами городской Думы.

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», включающий: указание на то где храниться подлинник документа, надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другой орган, организацию), например:

Подлинник документа находится в городской Думе Краснодара дело N
Верно
Начальник управления делами городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)
	(дата)

Копии (ксерокопии) правовых актов для удостоверения их соответствия подлинникам заверяются протокольной печатью, предназначенной для заверения копий соответствующих документов.

Если документ (положение, устав) требуется сброшюровать (для представления в банковские учреждения, судебные органы, для нотариальных сделок и тд.), то на левом поле документа делается три прокола (в центре, от центра вверх и вниз по 5 см), через которые пропускается скрепляющий материал (нить). Концы скрепляющего материала выводятся на оборотную сторону последнего листа документа так, чтобы на них можно было наклеить лист бумаги (размером 10х6 см) с заверительной надписью, например:

Подлинник документа находится в городской Думе Краснодара дело N
В положении прошнуровано, пронумеровано 6 (шесть) листов
Верно
Начальник управления делами городской Думы Краснодара
	(инициалы, фамилия)
(личная подпись)
(дата)

При заверении подписи печатью, оттиск печати должен захватывать должность лица заверяющего документ, и лист на который он наклеен. Выписки из правовых актов оформляются в соответствии с подпунктом 3.5 пункта 3 главы 4 настоящей Инструкции.

6.22. Реквизит «Отметка об исполнителе» включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер телефона (без буквы «т.» и пробелов или дефисов между цифрами номера), например:

(инициалы, фамилия)

2533456

Данный реквизит обязателен для писем, указывается в нижнем углу лицевой стороны (при отсутствии места — на оборотной стороне) последнего листа документа от левой границы текстового поля. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

Для осуществления автоматического поиска документа ниже отметки об исполнении может проставляться наименование файла, код оператора, а также другие поисковые данные документа.

6.23. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» может содержать ссылку на дату и регистрационный номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или (при отсутствии такого документа) — краткие сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя.

Данный реквизит располагается в нижней части первого листа документа и оформляется от левой границы текстового поля. Отметку об исполнении документа проставляет лицо ответственное за регистрацию документов (за исключением правовых актов).

6.24. Реквизит «Отметка о поступлении документа в городскую Думу Краснодара» содержит регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Отметку о поступлении документа допускается проставлять в виде штампа. Данный реквизит обязателен для входящих документов, подлежащих регистрации, и располагается в правом нижнем углу первого листа документа. Указанный реквизит проставляется вне зависимости от наличия штампа «Получено по электронной почте».

6.25. Реквизит «Отметка электронной копии документа» оформляется на всех документах, получаемых по электронной почте.

Данный реквизит обозначается штампом «Получено по электронной почте» и располагается в левом нижнем углу последнего листа документа.

Глава 3. Требования к подготовке и оформлению правовых актов

1. Виды правовых актов.

Правовыми актами городской Думы являются:

решения городской Думы;

решения комитетов городской Думы;

постановления председателя городской Думы;

распоряжения председателя городской Думы.

Решения городской Думы, постановления и распоряжения председателя городской Думы являются муниципальными правовыми актами.

Председатель городской Думы издаёт постановления и распоряжения по вопросам организации деятельности городской Думы.

В форме постановлений издаются правовые акты, устанавливающие общие правила деятельности городской Думы, а в форме распоряжений — правовые акты по конкретным вопросам обеспечения её деятельности, индивидуальные акты.

2. Общие требования к правовым актам.

Правовые акты городской Думы должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения управления, юридической техники и настоящей Инструкции.

Проекты правовых актов оформляются составителем проекта на единых типовых бланках в соответствии с настоящей Инструкцией.

Разработка проектов правовых актов возможна в виде подготовки нового решения городской Думы, распоряжения (постановления) председателя городской Думы, решения комитета городской Думы (далее — правовые акты городской Думы), внесении изменений в действующие правовые акты городской Думы, признания утратившими силу действующих правовых актов городской Думы.

При подготовке правовых актов городской Думы необходимо руководствоваться основными принципами:

законности;

отражения в правовых актах интересов населения;

единства, полноты, непротиворечивости системы правовых актов;

планомерности и оперативности подготовки правовых актов;

указания в правовых актах механизма их реализации.

До начала работы над проектом правового акта следует:

выяснить, имеется ли действительная потребность в решении той или иной задачи;

установить общую цель предполагаемого правового регулирования;

чётко определить существо вопроса, который необходимо решить в проекте;

выяснить, входит ли решение данного вопроса в компетенцию соответствующего руководителя или органа.

На начальной стадии подготовки проекта рекомендуется:

ознакомиться с действующими правовыми актами по теме проекта, со справками по вопросам, возникшим в практике применения действующих правовых актов, изучить предложения учёных и специалистов;

определить перечень вопросов, которые необходимо решить в правовом акте;

изучить статистические данные и общественное мнение на городском уровне;

определить возможные последствия принятия решения городской Думы, издания распоряжения, постановления: экономические, социальные, политические, правовые, экологические и др.;

определить возможные затраты (материальные, финансовые и др.), необходимые для реализации будущего правового акта.

При подготовке проектов правовых актов необходимо определить конкретных исполнителей и реальные сроки выполнения, а также обязательность опубликования в установленных законодательством случаях.

Если в связи с изданием правового акта прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми правовыми актами, то в проекте необходимо указать, какие из них признаются утратившими силу или подлежат изменению и в какой части.

3. Правовые акты городской Думы имеют следующие реквизиты:

герб муниципального образования город Краснодар;

наименование вида документа;

место издания;

дата издания;

регистрационный номер документа;

заголовок;

текст;

подпись.

Первые три реквизита включены в бланки правовых актов. Номер и дата издания правового акта проставляются при его регистрации. Обозначение буквы «Ё» при оформлении правового акта является обязательным. Использование английской буквы «N» вместо знака «N» при указании в правовом акте номера не допускается. Двойные кавычки не ставятся.

4. При внесении проекта решения городской Думы в верхней правой части проекта решения городской Думы приводятся сведения об инициаторе (инициаторах) его внесения, либо сведения о документе которым он вносится. Указанная пометка печатается через одинарный интервал и выравнивается по левой границе. При внесении проекта решения председателем городской Думы, комитетами или депутатами городской Думы допускается оформление проекта на бланке решения городской Думы без указания инициатора.

Ниже у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

5. Заголовок к правовому акту заключает в себе ответ на вопросы «о чём?» или «о ком?». Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя — тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается по центру листа полужирным шрифтом. Заголовок не заключается в кавычки. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один одинарный межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.

В проект правового акта включаются только положения по теме, обозначенной в его заголовке.

6. К текстам правовых актов предъявляются требования официально делового стиля, изложенные в подпункте 6.15 пункта 6 главы 2 настоящей Инструкции. Текст проекта правового акта излагается простым, ясным языком, по возможности короткими предложениями. Не допускаются образные сравнения, метафоры.

Понятия и определения должны употребляться в проекте только в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией. Текст проекта правового акта печатается шрифтом N 14 через один одинарный межстрочный интервал на стандартных листах бумаги формата А4. Верхняя и нижняя границы текстового проекта акта должны составлять 20 мм, левая граница — не менее 20 мм, правая — 10 мм.

7. Текст проекта правового акта содержит, как правило, преамбулу (вступительную часть) и основную (распорядительную) часть. Если содержание правового акта не нуждается в пояснениях, то вступительная часть отсутствует (для коротких распоряжений). Текст отделяется от заголовка двумя — тремя одинарными межстрочными интервалами.

Преамбула содержит обоснования принятия правового акта. В ней указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для издания документа, а также могут содержаться ссылки на законы и другие акты, в соответствии с которыми принимается данный документ. При внесении проекта решения городской Думы Краснодара главой муниципального образования город Краснодар, в преамбуле проекта, указываются следующие реквизиты постановления, которым данный проект внесён: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер. К примеру: «В соответствии со статьёй 25 Устава муниципального образования город Краснодар, рассмотрев постановление администрации муниципального образования город Краснодар от 23.09.2015 N 7115, городская Дума Краснодара решила:». Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. В решениях городской Думы преамбула оканчивается словом «РЕШИЛА» (прописными буквами, без пробелов и без кавычек) и ставится двоеточие.

Основная (распорядительная) часть документа может подразделяться по нисходящей на разделы, подразделы, главы, статьи, пункты, подпункты и абзацы. В правовых актах городской Думы Краснодара разделы, подразделы, главы, статьи, пункты, подпункты и абзацы являются структурными единицами правового акта. Деление правового акта на разделы, подразделы, главы, статьи производится в случае, когда его текст содержит большой объём информации и включает правовые нормы регулирующие различные вопросы (положение, правила и тд.).

Недопустимо изменять нумерацию структурных единиц правового акта городской Думы Краснодара при внесении в него изменений и признании утратившими силу структурных единиц (при признании утратившим силу абзацев см. подпункт 11.6 пункта 11 настоящей главы).

Если дополнения вносятся в конец правового акта или его структурной единицы, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию структурных единиц правового акта (например, последней была глава 5 — дополнить главой 6; последней была статья 7 — дополнить статьей 8 и тд.).

Статьи, главы, разделы имеют сквозную нумерацию. Недопустима, например, отдельная нумерация статей каждой главы или отдельная нумерация глав каждого раздела.

В случае дополнения правового акта структурными единицами не в конце акта или не в конце более крупной структурной единицы, необходимо обозначать новую структурную единицу дополнительной цифрой, например: «Глава 7.1.».

Раздел. Имеет порядковый номер обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование печатаются прописными буквами по центру страницы одно под другим, полужирным шрифтом. Точка в конце не ставится.

Например:

Раздел I
Общие положения

Подраздел. Имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа в одну строку. После номера подраздела ставиться точка. Вторая и последующие строки названия подраздела выравниваются по ширине относительно левого и правого поля. Обозначение и наименование подраздела печатается полужирным шрифтом. Точка в конце не ставится.

Например:

Подраздел I.I. Используемые понятия

Глава. Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Статья. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка.

Например:

Статья 33. Права муниципальных служащих

Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится и обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом.

Статья 33

Пункт. Пункты документов являются основными единицами, группируются по их значимости — от наиболее существенных вопросов к второстепенным. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, текст после номера пункта начинается с прописной буквы.

Каждый пункт правового акта должен содержать законченную мысль и включать, как правило, одно предписание. Несколько связанных между собой предписаний помещаются в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга или обращены к одному субъект

Подпункт. Пункты делятся на подпункты. Подпункты нумеруются, как правило, арабскими цифрами, разделёнными точками (например 1.1), или строчными буквами или арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

После строчных обозначений со скобкой: 1), 2), 3) или а), б), в) — знак препинания не ставится, подпункты начинаются со строчной буквы и отделяются друг от друга точкой с запятой.

Абзац. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы. Обозначение абзаца в тексте при внесении изменений в правовой акт указываются словами. Первым считается абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится. Абзацы не нумеруются. Количество абзацев в решении городской Думы должно быть не более семи. Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на пункты и подпункты, содержащие перечни основных понятий, используемых в правовом акте, условия, категории лиц и тд.

Ссылки на структурные единицы одного и того же правового акта оформляются следующим образом:

«в соответствии с подпунктом 1.1 пункта 1 настоящего решения»

или

«в соответствии с абзацем первым настоящего пункта».

8. Если в правовом акте требуется многократно упомянуть тот или иной объект (круг объектов), а также когда в правовом акте неоднократно употребляется то или иное понятие, при первом упоминании о таком объекте (круге объектов, понятий) приводится его полное и в скобках сокращенное наименование по форме: (далее именуется — …) или (далее — …), а в последующем тексте употребляется только его сокращенное наименование.

Наименования упоминаемых в правовом акте органов, организаций всех форм собственности и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным наименованием. При этом в скобках должна быть указана фамилия руководителя органа (организации) в именительном падеже без инициалов.

Если правовой акт содержит другие предписания, относящиеся к этому же органу (организации), фамилия руководителя повторно не указывается. Если предписание адресовано руководителю органа (организации), то указывается полное наименование должности руководителя, а также его фамилия и инициалы в соответствующем падеже. Инициалы пишутся перед фамилией, их следует писать в одной строке. В тексте правового акта должно соблюдаться единообразие при написании названий, терминов, единиц измерения и т.д.

При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на другой правовой акт его реквизиты указываются в следующей последовательности: вид правового акта, дата его регистрации, регистрационный номер и наименование правового акта. Ссылки на федеральные законы и законы Краснодарского края оформляются согласно подпункту 6.15 пункта 6 главы 2 настоящей Инструкции.

При упоминании в тексте правового акта пункта (подпункта), номер которого состоит из нескольких цифр, разделённых точками, точка в конце цифрового обозначения пункта (подпункта) не ставится, например: «В соответствии с абзацем четвёртым подпункта 2.1 пункта 2 приложения к распоряжению…».

Если выполнение правового акта предполагает контроль, то в конце текста документа, как правило, содержится пункт о возложении контроля. При этом указывается полное наименование должности ответственного лица и его фамилия с инициалами либо полное наименование органа и фамилия руководителя органа (в скобках) в именительном падеже без инициалов.

Сроки исполнения правовых актов указываются в тексте документа.

При наличии приложения к правовому акту в тексте документа обязательно делается ссылка «согласно приложению» или «(прилагается)».

В необходимых случаях в правовой акт могут быть включены пункты об опубликовании и о вступлении документа в силу.

9. Подписание решений городской Думы Краснодара осуществляется в соответствии со статьёй 51 Регламента городской Думы Краснодара. При указании в проекте решения должностного лица, подписывающего правовой акт, необходимо учитывать, что решения городской Думы носящие ненормативный (индивидуальный) характер подписывает председатель городской Думы Краснодара, а решения городской Думы носящие нормативный характер — подписывает глава муниципального образования город Краснодар и председатель городской Думы Краснодара. Существенные признаки, характеризующие нормативный правовой акт изложены в пункте 9 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.11.2007 N 48 «О практике рассмотрения судами дел об оспаривании нормативных правовых актов полностью или в части».

Постановления и распоряжения председателя городской Думы Краснодара подписываются председателем городской Думы Краснодара и визируются в соответствии с подпунктом 6.19 пункта 6 главы 2 настоящей Инструкции и подпунктом 1.2 пункта 1 главы 4 настоящей Инструкции.

10. Приложения к правовому акту.

10.1. Приложения к правовому акту являются его составной частью и обладают такой же юридической силой, как и сам акт. Приложения оформляются на отдельных листах бумаги. В качестве приложения к правовому акту оформляются документы, которые им утверждаются (положение, порядок, правила, инструкция, структура и штатное расписание, план мероприятий, график и т.д.) или дополняются, поясняют его содержание (таблица, справка и т.д).

Если в тексте правового акта дается ссылка «согласно приложению», «прилагается» или «приложение N…», то в приложении к правовому акту на первом листе в правом верхнем углу пишется слово «Приложение» и указывается вид правового акта (решение, постановление, распоряжение), его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 9 см и ограничивается правым полем документа, например:

Приложение к решению городской Думы Краснодара от _________ N _________

При наличии в тексте правового акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое приложение, состав комиссии, мероприятия и т.д.), а также при утверждении правовым актом документов, принятых коллегиально (актов, протоколов и т.д.), на первой странице утверждаемого документа в правом верхнем углу ставится гриф утверждения, который состоит из слова «УТВЕРЖДЁН» ( «Утверждена», «Утверждены» или «Утверждено»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЁН распоряжением председателя городской Думы Краснодара от _________ N __________

Приложение должно иметь заголовок, который печатается по центру текстового поля. Слова «ПОЛОЖЕНИЕ», «ВРЕМЕННОЕ ПОЛОЖЕНИЕ», «СТРУКТУРА», «ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ», «СОСТАВ» и другие ключевые слова в заголовке к приложению печатаются прописными буквами на отдельной строке без кавычек. В конце заголовка точка не ставится.

При подготовке приложений на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Нумерация страниц в каждом приложении должна быть самостоятельной.

Если в правовом акте несколько приложений, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак N, при нескольких числах знак не удваивается. Ссылка на приложение оформляется следующим образом:

… согласно приложению N 1,

или

… (приложения N 1,2),

или

…(приложения N 2-4),

или

…(прилагается).

В тексте приложений допускается использовать полужирный шрифт при печатании заголовков, подзаголовков и курсив — для отдельных слов в тексте. Подчеркивание слов, предложений в тексте, как правило, не допускается.

10.2. Приложения по форме изложения текста можно разделить на следующие группы:

текстовые приложения;

приложения, оформленные в виде таблиц;

приложения, содержащие списочный состав коллегиального органа;

графические приложения.

В виде текстовых приложений оформляются положение, инструкция, порядок, концепция, регламент, методика, правила и т.д.

Если приложение содержит большое количество листов, разделов, то для удобства работы с такими документами составляется содержание. В этом случае гриф утверждения и наименование документа может печататься на отдельном (титульном) листе.

Общее количество листов в приложении считается начиная с титульного листа, но на титульном листе номер страницы не указывается.

При наличии в текстовом приложении неоднократно упоминаемых понятий (терминов) целесообразно раскрыть их в отдельном разделе (подразделе, пункте), при этом понятие может печататься курсивом, а расшифровка к нему печататься строчными буквами.

Если текстовое приложение необходимо дополнить справочным материалом (методика, таблица, форма и др.), то оно может оформляться как приложение. В этом случае в текстовом приложении делается ссылка на приложение, которое помещают сразу после текста приложения.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже, единственном числе. Подзаголовки граф и строк, как правило, грамматически должны быть согласованы с заголовками. В заголовках и подзаголовках граф и строк таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и общепринятые сокращения.

В заголовочной части таблицы в конце предложения (даже если оно не закончено) знаки препинания не ставятся, все заголовки граф пишутся с прописной буквы. В двух- и многоярусной структуре заголовочной части таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго и последующих ярусов пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы. Заголовки второго и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ним заголовку графы.

Единицы измерений пишутся с учётом общепринятых сокращений и берутся в закрывающие круглые скобки.

Тексты строк таблицы в начале каждой позиции должны начинаться с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится. В ячейках таблицы слова текстов должны начинаться со строчной буквы, за исключением имён собственных.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) может повторяться на каждой странице.

Если в правовом акте несколько таблиц, то они нумеруются в порядке упоминания их в тексте документа. Перед числительным ставится знак N, при нескольких числах знак не удваивается.

В виде таблицы оформляется план мероприятий, штатное расписание, смета расходов, характеристика объекта, лимит финансирования, график (работы, приёма, поставки и т.д.), состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета) и т.д.

План мероприятий, как правило, состоит из следующих граф: порядковый номер, наименование мероприятия, срок исполнения, ответственный за исполнение (или исполнитель) и место проведения. В графе «порядковый номер» указывается номер по порядку с точкой.

В графе «Наименование мероприятия» указывается содержание мероприятий.

Срок исполнения мероприятия может быть указан в виде даты (например: 20.12.2012) или периода времени (например: IV квартал, в течение апреля, март — май). Если план мероприятий рассчитан на один год, то в заголовке указывается год, а в графе «Срок исполнения» — даты или периоды времени (без указания года).

Если план мероприятий рассчитан на несколько лет, то срок исполнения мероприятия может быть оформлен следующим образом: 2012 г.; ежегодно, май — июнь; 2010 — 2013 г.г.; постоянно.

В графе «Источник финансирования» указывается запланированный источник денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) или из предполагаемого источника финансирования.

В заголовке к штатному расписанию указывается наименование органа.

В штатном расписании органа указывается:

наименование подразделений и должностей (без сокращений);

количество штатных единиц;

коэффициент кратности к величине минимального размера оплаты труда;

должностной оклад.

Итоговые данные по количеству штатных единиц и коэффициенту указываются для каждого подразделения отдельно, а также всего по штатному расписанию.

Если в штатном расписании органа предусмотрены штатные единицы муниципальных служащих и работников, не относящихся к муниципальным служащим, то оформляется отдельная таблица (раздел) с заголовком «Категории работников, не относящихся к муниципальным служащим».

Состав коллегиального органа (комиссии, рабочей группы, организационного комитета и т.д.) оформляется в виде таблицы без обрамления, которая начинается с заголовка, содержащего полное наименование коллегиального органа.

В первой графе указывается фамилия, имя и отчество лица, входящего в состав коллегиального органа, во второй — полное наименование его служебной должности и должности, занимаемой в коллегиальном органе (руководитель рабочей группы, председатель комиссии или организационного комитета, ответственный секретарь и т.п.).

Имя и отчество располагают под фамилией через один одинарный межстрочный интервал. Первые буквы фамилии и имени печатаются от левой границы текстового поля. Наименование должности печатается через один одинарный межстрочный интервал и ограничивается правой границей тестового поля.

Фамилию, имя, отчество и наименование должности каждого члена коллегиального органа разделяют двумя одинарными межстрочными интервалами.

Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель этого органа, его заместитель (заместители), секретарь органа. Список членов коллегиального органа формируется в алфавитном порядке.

Включение в состав коллегиального органа лиц, не являющихся депутатами и сотрудниками городской Думы Краснодара, осуществляется по согласованию с ними, а при оформлении состава коллегиального органа после указания их должности (либо статуса) в круглых скобках указывают: «по согласованию».

Допускается выделение наименований граф и строк, заголовков разделов или подразделов таблицы шрифтом другой насыщенности.

При внесении в городскую Думу Краснодара проекта решения, к которому прилагается карта устанавливающая (изменяющая) функциональные зоны определенные генеральным планом муниципального образования город Краснодар или карта устанавливающая (изменяющая) территориальные зоны установленные картой градостроительного зонирования Правил землепользования и застройки на территории муниципального образования город Краснодар, указанная карта должна быть выполнена в масштабе, обеспечивающем читаемость местоположения характерных точек границ рассматриваемой территории, но не меньше 1:10000 (в 1 см 100 метров). Границы территориальных зон устанавливаются с учётом требований Приказа Министерства экономического развития РФ от 03.06.2011 N 267 «Об утверждении порядка описания местоположения границ объектов землеустройства».

11. Внесение изменений и отмена (признание утратившими силу) правовых актов.

11.1. Внесение изменений и отмена (признание утратившими силу) правовых актов производится правовым актом одной и той же формы и равной юридической силы, если иное не установлено законодательством.

11.2. Внесением изменений считается:

замена (исключение) слов и цифр, исключение предложений;

исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта;

новая редакция структурной единицы правового акта;

дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

дополнение правового акта новыми структурными единицами.

В целях сохранения целостности изменяемого правового акта в случаях, если в один и тот же правовой акт городской Думы Краснодара необходимо внести изменения и признать утратившими силу некоторые его структурные единицы, данные изменения должны быть объединены в одно решение (постановление, распоряжение). При этом вносимые изменения и признание утратившими силу должны быть изложены последовательно, например:

«1. Внести в решение городской Думы Краснодара от 24.11.2005 N 3 п. 6 «О Регламенте городской Думы Краснодара» следующие изменения:

1.1. В подпункте 2) статьи 11 раздела II приложения слово «письменному» исключить.

1.2. Подпункт 3) статьи 11 раздела II приложения признать утратившим силу.

1.3. В подпункте 5 статьи 11 раздела II приложения слово «трёх» исключить.».

При этом в названии правого акта пишется «О внесении изменений….»

11.3. В заголовке к правовому акту о внесении изменений в ранее принятый правовой акт указывается его дата, регистрационный номер и наименование.

Если вносятся изменения в несколько правовых актов, то допускается указывать в заголовке к правовому акту: «О внесении изменений в отдельные решения городской Думы Краснодара».

11.4. Изменения, как правило, вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путём внесения изменений в изменяющий его правовой акт не допускается.

Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы правового акта (начиная с наименьшей), в которую вносятся изменения.

11.5. В преамбуле к правовому акту указываются основания, цели, причины внесения изменений, например: «На основании решения городской Думы Краснодара…», «В связи с уточнением размера задолженности…», «В связи с кадровыми изменениями…», «В целях рационального расходования бюджетных средств…».

11.6. Распорядительная часть правового акта, как правило, начинается со слов: «Внести в (указывается вид, дата, регистрационный номер и наименование постановления или распоряжения, в который вносятся изменения) следующие изменения:».

Если из текста правового акта исключаются (дополняются) отдельные слова, то в правовом акте указывается, в каком месте текста (наименование, преамбула, пункт, подпункт, абзац, приложение и т.д.) исключаются (дополняются) слова, а сами слова указываются в кавычках.

Если в тексте правового акта заменяются цифровые показатели (денежная сумма, площадь), то ранее указанные и новые показатели в тексте правового акта указываются в кавычках.

Если в правовом акте необходимо произвести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:

«слова «__(слова указываются в именительном падеже единственного числа)__» в соответствующих числе и падеже заменить словами «__(слова указываются в именительном падеже единственного числа)__» в соответствующих числе и падеже.».

Независимо от конкретного содержания проекта, т.е. независимо от того, имеются ли в тексте проекта замена (исключение) слов и цифр, исключение предложений, исключение структурных единиц не вступившего в силу правового акта, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями, дополнение правового акта новыми структурными единицами наименование законодательного акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе.

В случае, если дополняется словами структурная единица правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:

Например абзац второй пункта 1 звучит так:

«Согласование проектной документации осуществляет департамент архитектуры и градостроительства администрации муниципального образования город Краснодар. «

Формулировка для внесения изменений:

«абзац второй пункта 1 дополнить словами: «в течение трёх дней».»

При этом знак препинания, употребленный в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внёсенного дополнения.

При дополнении правового акта структурными единицами которые необходимо расположить соответственно в конце правового акта или в конце более крупной структурной единицы в обязательном порядке указываются порядковые номера дополняемых структурных единиц, например:

«пункт 1 дополнить подпунктом 1.4 следующего содержания:

«1.4. Для муниципальных служащих городской Думы Краснодара — в двойном размере.».

Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте проекта).

В целях сохранения структуры правового акта:

1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;

2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы правового акта, к которой относится абзац;

3) при признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.

В исключительных случаях, при большом объёме текста структурной единицы (более 15 строк) допускается включение нового абзаца между уже имеющимися. При этом указывается порядковый номер нового абзаца. В указанном случае замена новым абзацем, абзаца утратившего силу не допускается.

Новая редакция правового акта в целом, как правило, не допускается.

Необходимо принимать новый правовой акт с одновременным признанием утратившим силу ранее действовавшего в случаях если:

необходимо внести в правовой акт изменения, требующие его переработки по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы;

сохраняют значение только отдельные структурные единицы правового акта, причем частично;

необходимо внести изменения в правовой акт, признанный утратившим силу в неотделимой части.

Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях если:

необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

неоднократно вносились изменения в текст структурной единицы правового акта.

Изложение структурной единицы правового акта в новой редакции не является основанием для признания утратившими силу всех промежуточных редакций данной структурной единицы.

При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова».

Если в проекте правового акта одновременно с пунктами о внесении изменений в правовые акты городской Думы содержится пункт с перечнем актов, подлежащих признанию утратившими силу, то наличие такого пункта обязательно должно быть отражено в наименовании проекта. Например:

«О внесении изменений в решение городской Думы Краснодара от 24.11.2005 N 3 п. 6 «О Регламенте городской Думы Краснодара» и признании утратившими силу некоторых решений городской Думы Краснодара».

11.7. При необходимости внести изменение в приложение, изложив его в новой редакции, текст новой редакции приложения может включаться в текст изменяющего правового акта или являться приложением к нему. В этом случае изменения вносятся следующим образом:

«приложение N 2 изложить в редакции согласно приложению.»

или

«дополнить приложением N 3 и изложить его в редакции согласно приложению.»

Новая редакция приложения оформляется следующим образом:

Приложение к решению городской Думы Краснодара от _________ N _________

«Приложение N 3 к решению городской Думы Краснодара от 23.09.2012 N 25 п. 7

Далее излагается приложение с изменениями и в конце закрываются кавычки.

В случае если приложение дополняется новым разделом и печатается в виде таблицы, следует начинать новое приложение не с самого раздела, а с названия приложения, которое распределяется по центру жирным шрифтом, и заголовочной части таблицы и только после этого печатается название раздела и сама таблица.

При дополнении таблицы новыми строками, признании их утратившими силу (исключении) и внесении изменений в строки применяются правила установленные настоящей Инструкцией для дополнения структурными единицами правого акта (для строк имеющих нумерацию — правила для разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, для не имеющих нумерацию — правила для абзацев).

При признании утратившей силу строки (исключении строки не вступившего в силу правового акта) не имеющей нумерации она указывается полностью, например:

«строку

расходы на строительство

13956

исключить.».

11.8. Если правовой акт признается утратившим силу (полностью или частично) или отменяется, то заголовок к правовому акту излагается в следующей редакции: «О признании утратившим силу…», «Об отмене…».

В правовой акт о признании утратившим силу включаются:

1) правовые акты городской Думы, подлежащие признанию утратившими силу полностью. При этом отдельными позициями указывается как сам правовой акт, так и все акты, которыми в текст основного правового акта ранее вносились изменения;

2) правовые акты городской Думы, подлежащие признанию утратившими силу частично, т.е. если утрачивает силу не весь акт, а только его отдельные структурные единицы (все нумерованные структурные единицы акта, а также абзацы). При этом отдельными позициями указывается как сама структурная единица правового акта, так и все правовые акты, которыми в текст данной структурной единицы ранее вносились изменения.

При отмене (признании утратившим силу) правового акта в преамбуле указывается причина отмены (признания утратившим силу), в постановляющей части — с какого времени. Если отменяются (признаются утратившими силу) одновременно несколько правовых актов, заголовок может быть изложен в следующей редакции: «Об отмене (о признании утратившими силу) отдельных муниципальных правовых актов».

Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, может быть самостоятельным пунктом (иной структурной единицей) правового акта, устанавливающего новое правовое регулирование, может быть самостоятельным пунктом (иной структурной единицей) в проекте о внесении изменений в правовые акты и признании утратившими силу некоторых правовых актов, а также может быть самостоятельным проектом.

Признание утратившими силу правовых актов полностью или в части, без признания утратившими силу в виде отдельных позиций всех правовых актов (их структурных единиц), которыми в разное время в основной акт (или его часть признаваемую утратившей силу) вносились изменения не допускается.

Правовые акты городской Думы в перечне актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке. В пределах одной и той же даты подписания правовые акты располагаются в соответствии с их регистрационными номерами в возрастающем порядке.

При необходимости установить в одном перечне правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, разные даты, с которых указанные акты признаются утратившими силу, перечень подразделяется на структурные единицы, формируемые в соответствии с соответствующей датой (сроком) утраты силы.

Если в правовом акте остался один пункт или структурная единица после того, как остальные утратили силу, и она подлежит признанию утратившей силу, то необходимо признавать утратившим силу весь правовой акт полностью, а не один только этот пункт или структурную единицу.

Если в правовом акте имеются пункты, которыми признавались утратившими силу ранее изданные правовые акты городской Думы, то при необходимости признать утратившим силу данный правовой акт, он признается утратившим силу полностью независимо от наличия в нём таких пунктов.

В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, следует включать не только акты, которые действовали до принятия нового правового акта, но также правовые акты по данному вопросу, которые ранее фактически утратили силу (т.е. являются «ФУСами») либо поглощены последующими правовыми актами, но не были признаны утратившими силу в установленном порядке.

В перечни правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, не включаются акты (нормы) временного характера, срок действия которых истек. Правовые акты городской Думы (нормы) временного характера в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только в том случае, если срок их действия не истек.

Если подлежащий признанию утратившим силу пункт или подлежащая признанию утратившей силу иная структурная единица правового акта содержит указание на приложение, которое соответственно должно утратить силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается только этот пункт (иная структурная единица), а приложение отдельно не указывается, хотя оно тоже считается утратившим силу.

Если в пункте или иной структурной единице правового акта наряду с утверждением приложения содержатся указания, касающиеся других вопросов, сохраняющих свое значение, а приложение подлежит признанию утратившим силу полностью, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включается этот пункт (иная структурная единица) только в части, относящейся к приложению.

Если приложение не может быть признано полностью утратившим силу, то в перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, включаются только структурные единицы приложения.

Если правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, применяется термин «отменить». Указанный термин применяется также в случае необходимости отмены нормативного правового акта признанного судом недействующим, в соответствии со статьёй 73 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации».

12. Законодательная инициатива городской Думы Краснодара.

Городская Дума Краснодара в соответствии со статьёй 6 Федерального закона от 06.10.99 N 184-ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации» и статьёй 55 Устава Краснодарского края обладает правом законодательной инициативы в Законодательном Собрании Краснодарского края по всем вопросам, отнесённым к ведению органов государственной власти края и входящим в компетенцию Законодательного Собрания края.

Внесение проектов решений городской Думы Краснодара по вопросу реализации указанного права осуществляется в соответствии с Законом Краснодарского края от 09.12.97 N 112-КЗ «О порядке осуществления права законодательной инициативы представительными органами местного самоуправления в Краснодарском крае».

13. Обеспечение качества составления и оформления проектов решений, постановлений и распоряжений, ответственность за точность их содержания и правильность согласования, а также соответствие внесенных изменений и дополнений замечаниям согласующих лиц, возлагается на лиц вносящих проекты.

Глава 4. Порядок издания правовых актов

1. Внесение проектов решений городской Думы, распоряжений и постановлений председателя городской Думы Краснодара.

1.1. Внесение и согласование проектов решений городской Думы осуществляется в соответствии с федеральным законодательством, правовыми актами Краснодарского края, Уставом муниципального образования город Краснодар, Регламентом городской Думы Краснодара и иными правовыми актами.

Нормативные правовые акты городской Думы Краснодара подлежат антикоррупционной экспертизе согласно решению городской Думы Краснодара от 29.10.2009 N 63 п. 21 «Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов городской Думы Краснодара».

Внесение изменений в проект решения городской Думы внесённый в городскую Думу осуществляется таблицей поправок (приложение N 13 к настоящей Инструкции).

1.2. Проекты постановлений и распоряжений председателя городской Думы вносит начальник управления делами городской Думы.

До передачи проекта распоряжения (постановления) председателю Думы на подпись содержание текста проекта визирует составитель проекта, согласовывают:

заместитель начальника управления делами городской Думы, начальник юридического отдела;

заместитель начальника управления делами городской Думы, начальник отдела учёта и отчётности, в случае если проект правового акта предусматривает выделение средств местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар).

Проект распоряжения согласовывается с лицом ответственным за его исполнение, в случаях установленных законодательством с председателем профсоюзного комитета, иными лицами.

1.3. Контроль за выполнением решения городской Думы возлагается на отраслевой комитет городской Думы, председателя Думы или его заместителей.

При этом в тексте проекта решения при возложении контроля за его выполнением на комитет, после названия комитета в скобках указывается фамилия председателя комитета, например:

«Контроль за выполнением настоящего решения возложить на комитет городской Думы Краснодара по вопросам местного самоуправления (Фамилия).».

Контроль за выполнением распоряжения (постановления) председателя городской Думы возлагается председателем городской Думы на заместителя председателя Думы, начальника управления делами городской Думы, руководителя отдела или оставляется за собой.

2. Регистрация правовых актов.

2.1. Подписанным правовым актам при регистрации присваивается дата и регистрационный номер.

Правовые акты городской Думы регистрируются в журналах регистрации.

Дата документа оформляется арабскими цифрами, разделёнными точками (день, месяц, год), например: 01.12.2012.

Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике правового акта.

Дата регистрации правовых актов должна соответствовать дате их подписания. Дата регистрации решений городской Думы соответствует дате заседания городской Думы.

Регистрацию решений городской Думы, постановлений и распоряжений председателя городской Думы осуществляет организационный отдел управления делами городской Думы. Регистрацию решений комитетов городской Думы — главные специалисты комитетов.

2.2. При регистрации решений городской Думы Краснодара, используется цифровое и буквенное обозначение регистрационного номера, первая цифра после знака N обозначает порядковый номер заседания городской Думы соответствующего созыва, вторая цифра, отделяется от первой, буквой «п» с точкой и обозначает порядковый номер самого решения соответствующего заседания например: N 43 п. 5.

2.3. Регистрация постановлений председателя городской Думы производится в течение календарного года в порядке возрастания номеров без проставления индекса.

2.4. Регистрация распоряжений председателя городской Думы производится в течение календарного года в порядке возрастания номеров с индексом «- рл» по личному составу, и индексом «-рк» — прочие.

2.5. При регистрации решений комитетов городской Думы Краснодара, используется цифровое и буквенное обозначение регистрационного номера, первая цифра после знака N обозначает порядковый номер заседания комитета городской Думы соответствующего созыва, вторая цифра, отделяется от первой, буквой «п» с точкой и обозначает порядковый номер самого решения соответствующего заседания, например: N 5 п. 3.

3. Рассылка копий правовых актов.

3.1. К правовому акту оформляется список рассылки, представляющий собой перечень адресов органов (организаций), по которым направляется изданный правовой акт.

Фамилия должностного лица в списке рассылки указывается в дательном падеже, наименования подразделений, органов, организаций — в именительном. Наименование организаций допускается указывать с учётом общепринятых сокращений.

Каждому адресату в списке рассылки присваивается порядковый номер.

3.2. Работник в необходимых случаях знакомится с подлинником документа под роспись.

3.3. Списки рассылок для решений городской Думы, распоряжений и постановлений председателя городской Думы оформляется организационным отделом.

Ответственность за правильность определения списка и тиража рассылки решения или распоряжения несут начальник управления делами городской Думы и сотрудники организационного отдела управления делами Думы.

3.4. Копии правовых актов после регистрации направляются адресатам согласно списку рассылки по электронной почте, а в случае необходимости по запросу в машинописном виде. Указанная копия воспроизводит информацию подлинника правового акта, за исключением личной подписи. Правовой статус указанной копий определяется согласно Постановлению Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Копия правового акта отправляемая по электронной почте не является электронным документом и электронным образом документа.

3.5. Заверение копий правовых актов городской Думы осуществляется в соответствии с подпунктом 6.21 пункта 6 главы 2 настоящей Инструкции. Копии решений городской Думы, распоряжений и постановлений председателя городской Думы заверяются печатью протокольной части. Копии правового акта с оттиском печати черного цвета не являются надлежаще заверенными.

Если необходимо воспроизвести только часть текста правового акта (отдельные пункты), то оформляется выписка. В правовом верхнем углу первого листа выписки ниже реквизита «Адресат» пишется слово «ВЫПИСКА».

Выписка заверяется печатью протокольной части. Оттиск печати ставится так, чтобы он захватывал наименование должности лица, подписавшего подлинник правового акта.

4. Опубликование правовых актов.

Опубликование правовых актов осуществляется в порядке, определяемом Уставом муниципального образования город Краснодар.

5. Хранение правовых актов

5.1. Подлинники правовых актов до передачи их в архивный отдел на хранение (в установленные номенклатурой сроки) находятся в организационном отделе.

5.2. Копия правового акта может быть выдана пользователем информации о деятельности городской Думы Краснодара на основании запроса в порядке установленном решением городской Думы Краснодара от 28.01.2010 N 69 п. 23 «О порядке организации доступа к информации о деятельности городской Думы Краснодара».

6. Регистр муниципальных правовых актов.

В соответствии со статьёй 43.1 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Законом Краснодарского края от 11.11.2008 N 1574-КЗ «О порядке организации и ведения регистра муниципальных нормативных правовых актов Краснодарского края», Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 24.11.2008 N 1190 «О взаимодействии администрации Краснодарского края с органами местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края по организации и ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Краснодарского края» нормативные правовые акты городской Думы подлежат направлению для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Краснодарского края. Направление нормативных правовых актов городской Думы для включения в указанный регистр осуществляется по согласованию с ответственным лицом определённым главой муниципального образования город Краснодар. Организационный отдел управления делами городской Думы Краснодара осуществляет подготовку необходимой для включения в регистр информации и передачи её уполномоченному лицу.

Глава 5. Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров (контрактов), заключаемых городской Думой Краснодара

1. В городской Думе одним из видов документов является договор (контракт), заключаемый от имени городской Думы.

2. Проект договора (контракта) должен содержать чёткое описание предмета договора (контракта), прав и обязанностей сторон, срока действия для сроков исполнения обязательств по договору (контракту), порядка расчётов, цена договора (контракта), взаимной ответственности сторон за неисполнение обязательств по договору (контракту), порядка урегулирования споров и разногласий, адреса и реквизиты сторон.

3. В случае, когда контрагенту для исполнения обязательств по договору (контракту) необходимо наличие разрешительных документов (лицензия, договор (контракт) концессии, дистрибьюторской деятельности и другие), ссылки на эти документы должны содержаться в преамбуле проекта договора (контракта).

В проект договора (контракта) могут также включаться и иные условия, обусловленные спецификой отдельных видов договоров (контрактов).

Договоры (контракты) должны соответствовать требованиям установленным Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд».

4. К проекту договора (контракта) прилагаются:

документы, подтверждающие, что поставщик (подрядчик, исполнитель) продукции (работ, услуг) для муниципальных нужд определён в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;

документы, подтверждающие право на подписание договора (контракта) представителем поставщика (подрядчика, исполнителя).

5. Проекты договоров (контрактов), предусматривающих расходование денежных средств из местного бюджета (бюджета муниципального образования город Краснодар) либо поступление денежных средств в местный бюджет (бюджет муниципального образования город Краснодар), подлежат согласованию отделом учёта и отчётности управления делами.

6. Договоры (контракт) подлежат согласованию с юридическим отделом управления делами городской Думы, за исключением типовых контрактов и контрактов утвержденных в составе конкурсной (аукционной) документации по состоявшимся торгам.

7. От имени городской Думы договоры (контракты) подписывает председатель городской Думы Краснодара, либо лицо им уполномоченное и действующее на основании доверенности.

Указанные доверенности подлежат обязательной регистрации в отделе учёта и отчётности управления делами городской Думы.

8. Договоры (контракты) составляются и подписываются не менее чем в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.

Первый экземпляр подписанного договора (контракта) хранится у стороны, заключившей соответствующий договор (контракт). Второй экземпляр подписанного договора (контракта) с визами составителя проекта договора (контракта) и необходимыми согласованиями хранится в отделе учёта и отчётности управления делами городской Думы.

Договор (контракт) подлежит обязательной регистрации в отделе учёта и отчётности управления делами городской Думы.

9. Отдел учёта и отчётности управления делами городской Думы обязан обеспечивать хранение исполненных договоров (контрактов).

Срок хранения исполненных договоров (контрактов) определяется в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Глава 6. Требования к оформлению отдельных видов документов

1. Протокол.

Протокол — документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения каких-либо вопросов и принятие по ним решений.

Протоколы оформляются секретарём на основании записи хода заседаний, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашённых и др.).

Протокол включает следующие реквизиты и информацию:

Герб муниципального образования город Краснодар (правовые акты Думы);

полное наименование коллегиального органа (комитета);

наименование вида документа (протокол);

дату и номер заседания, место проведения;

список присутствующих, приглашённых лиц;

повестку дня;

фамилии докладчиков, выступающих по каждому вопросу повестки дня;

принятые решения по каждому вопросу повестки дня;

подписи председательствующего и секретаря.

В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.

Фамилии приглашённых записываются в протокол (если их не более 15) в алфавитном порядке с указанием места работы и должности. В протоколах постоянно действующих коллегиальных органов должности присутствующих не указываются. Если на заседании присутствовали более 15 приглашённых лиц, то составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу, а в протоколе указывается общее количество участников.

Каждый вопрос в повестке дня нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлогов «О», «Об».

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме: «СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ».

Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ» пишутся прописными буквами, каждое с абзацного отступа, после них ставится двоеточие. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится номер вопроса повестки дня.

В разделе «СЛУШАЛИ» указываются инициалы и фамилии докладчиков (наименование должности указывается в повестке дня). Затем приводится содержание доклада (сообщения, информации, отчёта). Если докладчиком представлен текст доклада, делается ссылка на это, а текст доклада прилагается к протоколу.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются инициалы и фамилии выступающих. Если слово предоставляется лицу, приглашённому на обсуждение вопроса повестки дня, то в протоколе указывается его фамилия, инициалы и должность.

Вопросы к докладчику, выступающим и ответы протоколируются по мере их поступления, но вместо слов «вопрос», «ответ» указываются фамилии и инициалы.

В протоколе отражаются все принятые решения с указанием числа голосов, поданных «За», «Против», а также число воздержавшихся и список лиц, не участвовавших в голосовании.

В случае утверждения коллегиальным органом (комитетом) какого-либо документа, в протоколе должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

Особое мнение по принятому решению участник заседания коллегиального органа (комитета) должен изложить и подписать на отдельном листе, который прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

К протоколу прилагаются тексты принятых решений, проекты решений и список присутствующих на заседании, переданные председательствующему на заседании письменные предложения и замечания тех участников, которые записались для выступления, но не получили слова ввиду прекращения прений, а также все вопросы, поступившие от присутствующих.

Допускается сокращённая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения (поручения) по соответствующим вопросам.

Датой протокола является дата проведения протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указываются даты начала и окончания заседания.

Протоколы оформляются на стандартных листах бумаги, для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов могут использоваться бланки с указанием наименования коллегиального органа, наименования вида документа (протокол) и указанием места проставления даты и номера заседания. Протоколы заседаний комитетов сшиваются и хранятся в комитетах городской Думы, организационном отделе Думы в течение установленного номенклатурой дел срока хранения.

2. Акт.

Акт — документ, составленный уполномоченными лицами, подтверждающий установленный факт, событие, действие.

В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, предложения и заключения (акты проверок, обследований, ревизий и др.).

Акты составляются коллегиально (не менее трёх составителей). Некоторые акты требуют утверждения.

При составлении актов проверок, ревизий и обследований их содержание подписывается должностными лицами, деятельность которых отражается в акте.

Акт содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (акт);

дату и номер;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

отметку о наличии приложений;

подписи;

гриф утверждения (при необходимости).

В акте может указываться основание для его составления: договор, поручение, правовой акт с указанием номера и даты.

Датой акта является дата его составления (утверждения).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части указываются основание составления акта, состав комиссии, присутствующие.

В констатирующей части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты. Содержание акта может быть разделено на пункты. Допускается констатирующую часть оформлять в виде таблицы.

Акт может содержать заключительную часть, состоящую из предложений, выводов или заключений комиссии, составившей его.

При наличии приложений ссылка на них делается в конце текста акта перед подписями.

Акт должен быть подписан всеми лицами, принимавшими участие в проверке (установлении фактов, событий). Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своём несогласии. Особое мнение члена комиссии оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Акты оформляются на специальном бланке или на стандартном листе бумаги; для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

3. Доверенность.

Доверенность — документ (письменное уполномочие), выдаваемый одним лицом (доверителем) другому лицу (представителю) для представительства перед третьими лицами.

Доверенности выдаются председателем городской Думы своему представителю для участия в судебных заседаниях, на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей, совершение других действий от имени городской Думы.

Текст доверенности должен содержать:

наименование доверителя, представителя, должность, фамилию, имя, отчество и паспортные данные доверителя;

содержание и объём полномочий;

срок действия доверенности;

дату совершения доверенности;

иные сведения, предусмотренные действующим законодательством.

Доверенность оформляется на бланке городской Думы Краснодара либо на специальном бланке и заверяется гербовой печатью.

В доверенности на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, указываются:

фамилия, имя, отчество доверителя;

фамилия, имя, отчество представителя, его паспортные данные;

объём полномочий представителя;

дата совершения доверенности.

Доверенность на получение зарплаты и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, оформляется на стандартных листах бумаги и заверяется печатью городской Думы.

4. Служебная записка.

Служебная записка — документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, явлении или факте для принятия им решения.

По содержанию и назначению служебные записки могут быть докладные, информационные, аналитические, пояснительные, объяснительные и др.

Служебная записка содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия руководителя);

наименование вида документа (служебная записка);

текст;

подпись;

дату.

В служебных записках используется форма изложения текста от первого лица единственного числа.

Текст служебной записки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты и события, послужившие поводом для ее написания. Во второй части — выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Служебные записки, как правило, подписываются составителями.

5. Заключение.

Заключение — документ, содержащий мнение, выводы по какому-либо документу или вопросу.

Заключение содержит следующие реквизиты:

наименование вида документа (заключение);

заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату;

номер (если оно оформлено на бланке);

подпись руководителя (составителя).

Текст заключения состоит из двух частей. В первой части кратко излагается существо вопроса, делается анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом … согласны» или «По проекту … замечаний нет».

Заключение оформляется на бланке городской Думы, комиссии либо на стандартном листе бумаги. Сопроводительное письмо к заключению не прилагается.

6. Заявление.

Заявление — документ, адресованный должностному лицу и содержащий определённую просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность); фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог «от» не пишется;

наименование вида документа (заявление);

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату.

Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения (прошу рассмотреть…, прошу перевести…, прошу проверить состояние …). Форма изложения заявления свободная.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приёме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания распоряжения (по кадровым вопросам) или другого документа (письма автору о принятии решения).

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги.

7. Письмо.

Письмо — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста на бумажном носителе.

Содержание письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нём информации.

По содержанию и назначению письма могут быть сопроводительные, инициативные, инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Текст письма не должен превышать, как правило, двух страниц.

Письмо содержит следующие реквизиты:

адресат;

дату;

регистрационный номер;

ссылку на регистрационный номер и дату входящего документа;

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

фамилию и инициалы исполнителя и номер его телефона.

Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок. Письма оформляют как с обращением, так и без обращения к адресату.

При обращении к должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных концессий возможно обращение с указанием должности без фамилии.

Письма составляются по схеме: вступление — основная часть — заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ и (или) его отдельные пункты, послужившие основанием; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

В основной части излагается описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства, факты, разъяснения и сообщения, сопровождаемые расчётами, ссылками, документами.

В заключении приводятся выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости (отделяется от текста двумя — тремя одинарными межстрочными интервалами), например:

С уважением Председатель городской Думы Краснодара		(инициалы, фамилия)
	(личная подпись)

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем) или третьего лица единственного числа (отдел представляет). Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в случаях, если письмо оформляется на должностном бланке, либо носит конфиденциальный характер, или содержит персональное обращение к адресату.

В письмах указывается точное наименование адресата и его адрес.

Если письмо является ответным, то ниже даты и регистрационного номера (исходящего номера) обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который даётся ответ.

Письма подписываются должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не допускается.

Датой письма является дата его подписания.

Письмо-извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (собрании, заседании, совещании и др.) и предлагающий принять в нём участие.

Текст извещения должен содержать сведения о дате, времени, месте и характере мероприятия, повестке дня или порядке его проведения.

Текст извещения может начинаться с обращения, если оно адресуется конкретному лицу. В обращении должны указываться инициалы и фамилия лица, которому посылается извещение. Если извещение адресовано организации, то оно может содержать просьбу о направлении представителя для участия в каком-либо мероприятии.

Сопроводительные письма составляются в следующих случаях:

направляемый документ не имеет адресующей части;

направляемый документ подписан лицом, не имеющим права подписи исходящих документов;

адресату необходимо сообщить сведения, не содержащиеся в прилагаемом документе (пояснения относительно цели направления документа, его особенностей, характера исполнения);

необходимо зафиксировать перечень направляемых документов (когда направляется несколько документов).

На письме не должно указываться более четырёх адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется экземпляр, подчёркивается. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом письме указывается только один адресат.

Письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр — на бланке, второй экземпляр — на обычном листе бумаги).

8. Положение, правила, инструкция.

Положение принимается в том случае, если в нём устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесённым к компетенции городской Думы, председателя городской Думы.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений правовых актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Содержание заголовка к тексту положения (правил, инструкции) должно отвечать на вопрос «о чём?»; заголовка к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция) — на вопрос «кого?» (например, должностная инструкция главного специалиста).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

9. Телеграмма.

Телеграмма — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

В телеграмме содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы;

телеграфный адрес получателя;

текст (содержание телеграммы);

подпись;

печать;

регистрационный номер, дата регистрации;

адрес и наименование отправителя (помещается под чертой).

Категория телеграммы «Срочная» указывается перед адресатом.

В телеграмме даётся точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который даётся ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов, предлогов и частиц (если при этом не искажается содержание: в частности, отрицание «не» опускать нельзя); с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки — квч, скобки — скб, номер — нр. Знаки: «N», «+», «-«, «%» следует писать словами: «N» — номер, «+» — плюс и т.д.

Знаки препинания в тексте телеграммы употребляются только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, номерах документов. Даты указываются арабскими цифрами (число, месяц, год), между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц. Текст телеграммы заканчивается точкой ( «тчк»). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставят регистрационный номер и дату телеграммы.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи должна быть указана фамилия автора телеграммы.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя, должность лица, подписавшего телеграмму, подпись и ее расшифровка, дата подписи. Подпись заверяется печатью.

Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в двух экземплярах: первый — адресату, второй (копия с визой составителя) — в дело.

10. Телефонограмма.

Телефонограмма — документ, выделяемый в связи с особым способом передачи текста — передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограмма используется для оперативного решения служебных вопросов в тех случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммой передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание, напоминания и др.).

В телефонограмме не должно быть более 50 слов, в тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список с номерами телефонов, по которым она должна быть передана.

Телефонограмма записывается в специальный журнал и содержит следующую информацию:

должность, инициалы, фамилию работника, передавшего телефонограмму;

номер телефона;

должность, инициалы, фамилию работника, принявшего телефонограмму;

номер телефона;

дату, номер телефонограммы, время передачи;

текст телефонограммы;

должность, инициалы, фамилию лица, от имени которого передается телефонограмма.

Правильность записи следует проверять повторным чтением телефонограммы в конце её передачи.

Датой телефонограммы является дата её передачи.

Телефонограмма составляется на стандартных листах бумаги в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

11. Электронное сообщение.

Электронное сообщение (письмо) — документ, передаваемый с помощью электронной почты. Требования установленные для писем применяются и к электронным сообщениям.

12. Факсограмма.

С использованием средств факсимильной связи могут быть переданы материалы текстового, табличного или графического характера, исполненные типографским, машинописным или рукописным способом в чёрном или тёмно-синем цвете с чётким и контрастным изображением на белой бумаге с минимальной высотой букв и цифр 2 мм. Чертежи и штриховые изображения оформляются чётко и контрастно, свободное поле чертежей не должно иметь помарок.

Объём передаваемого документа, выполненного на бумаге формата А4, не должен превышать 5 листов.

Подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с автоподтверждением телефакса, содержащим дату, время передачи факсограммы, номер телефакса корреспондента.

Поступившие факсограммы в зависимости от указанного на них адресата, регистрируются как служебные документы в установленном порядке или учитываются в журнале регистрации без проставления регистрационного штампа и передаются адресатам под расписку в день приёма, срочные — незамедлительно.

Глава 7. Организация документооборота и исполнения документов

1. Организация работы с документами

Порядок прохождения документов на бумажных носителях, операции, проводимые с ними, а также порядок принятия по ним решений в городской Думе, регламентируются настоящей Инструкцией.

2. Входящая корреспонденция.

2.1. Организация работы с входящими документами осуществляется приёмной председателя городской Думы.

2.2. В городскую Думу поступают следующие основные виды документов:

правовые акты органов государственной власти;

проекты решений городской Думы; письма организаций, должностных лиц; письменные обращения граждан; судебные документы;

иные виды документов (телеграммы, электронные сообщения и др.).

Вся входящая корреспонденция, за исключением проектов решений городской Думы и корреспонденции на депутатов, заместителей председателя Думы, в комитеты и на сотрудников управления делами, должна поступать только через приёмную председателя городской Думы.

Входящая корреспонденция на депутатов, заместителей председателя Думы, в комитеты и на сотрудников управления делами поступающая в городскую Думу регистрируется через приёмную заместителей председателя городской Думы.

Проекты решений городской Думы и прилагаемые документы регистрируются в юридической отделе управления делами Думы.

Согласно Уставу муниципального образования город Краснодар и Регламенту городской Думы, председатель городской Думы представляет городскую Думу в отношениях с населением муниципального образования город Краснодар, в органах государственной власти, органах местного самоуправления, средствах массовой информации, общественных объединениях, на предприятиях, в организациях, учреждениях. Вся входящая корреспонденция, на городскую Думу, передается для рассмотрения председателю городской Думы.

По обращениям и письмам, поступившим на исполнение в юридический отдел управления делами Думы уполномоченным лицом на выполнение действий, предусмотренных частями 1 и 3 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» выступает также руководитель отдела.

2.3. Документы (за исключением проектов решений) проходят:

первичную обработку (приём, предварительное рассмотрение, регистрация, переотметка);

распределение; направление на исполнение;

выполнение отметок о закрытии документов: «В дело», «Для сведения», «Исполнено»;

регистрацию и отправку ответа адресату; формирование дел в архив.

2.4. Корреспонденция поступает через почтамт, по электронной почте, телефаксу, телеграфу, фельдъегерской связи, от нарочных.

Документы, полученные по почте, передаются в соответствующую приёмную для регистрации и исполнения.

Перед направлением в соответствующую приёмную на документах, полученных по электронной почте проставляется реквизит «Получено по электронной почте».

Зарегистрированные проекты решений передаются начальнику организационного отдела управления делами для направления в комитеты.

При приёме корреспонденции от нарочных в разносной книге отправителя проставляется дата получения корреспонденции, подпись сотрудника, принявшего корреспонденцию.

Все конверты (бандероли) вскрываются, за исключением корреспонденции с пометкой «лично», которая передается адресату в закрытом виде.

При обнаружении повреждения или отсутствия корреспонденции либо приложений к ней составляется акт в трёх экземплярах, Первый остается в приёмной второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю корреспонденции. Ошибочно доставленную корреспонденцию возвращают отправителю или на почту с пометкой «Доставлено ошибочно» или «Ошибка в адресе».

Конверты, в которых поступили документы, уничтожаются, за исключением конвертов от судебных повесток и в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения корреспонденции. Конверты от заграничных писем сохраняются.

2.5. При предварительном рассмотрении из входящих документов выделяются документы:

требующие рассмотрения председателем городской Думы, его заместителями; направляемые непосредственно в комитеты и депутатам городской Думы; адресованные непосредственно сотрудникам городской Думы.

2.6. Поступившая корреспонденция учитывается и распределяется на регистрируемую и нерегистрируемую.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: не подлежат регистрации поступающие пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и др. подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма, рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.

Документы регистрируются в день их поступления или при их поступлении в нерабочее время в первый рабочий день. Срочные документы регистрируются незамедлительно.

Поступающая корреспонденция регистрируется в электронной базе данных (за исключением проектов решений) и журнале учёта входящей корреспонденции.

Регистрационный номер входящей корреспонденции на председателя городской Думы состоит из индекса получателя и порядкового номера (через косую черту). Индекс председателя городской Думы — 01. Например: N 01/112

В случае поступления в управление делами городской Думы Краснодара корреспонденции, адресованной депутатам городской Думы Краснодара, ее регистрация осуществляется в приемной заместителей председателя городской Думы Краснодара. Поступающая корреспонденция непосредственно в приемные депутатов городской Думы Краснодара регистрируется приемными. Регистрационный номер поступающей корреспонденции депутатов городской Думы Краснодара состоит из индекса получателя и порядкового номера (через косую черту).

Индексы депутатов городской Думы Краснодара, используемые при работе с корреспонденцией, устанавливаются приложением к настоящей Инструкции, порядковые номера, обозначающие индексы депутатов, должны соответствовать номерам их избирательных округов, затем указываются индексы депутатов, проходящих по муниципальному избирательному округу.

Корреспонденция комитетов городской Думы Краснодара регистрируется в приемной заместителей председателя городской Думы Краснодара или непосредственно в комитетах (при поступлении посредством системы электронного документооборота непосредственно в комитеты).

Индексы поступающей и отправляемой корреспонденции председателя городской Думы Краснодара, заместителей председателя городской Думы Краснодара, комитетов городской Думы Краснодара, начальника управления делами, заместителей начальника управления делами установлены настоящей Инструкцией.

Регистрационный номер поступающей либо отправляемой корреспонденции сотрудников управления делами городской Думы Краснодара состоит из номера по порядку без индекса.

Регистрационный номер для проектов решений городской Думы состоит из номера по порядку.

При регистрации документов проставляется дата и при необходимости время их получения.

2.7. При регистрации корреспонденции в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления, индекс приёмной, входящий номер документа.

При регистрации обращений граждан, документов по их рассмотрению, ведении журналов регистрации обращений граждан в регистрационных номерах проставляется литер «Ж». При регистрации поступающих и отправляемых документов, посредством системы электронного документооборота в регистрационном номере проставляется литер «ЭД».

2.8. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой «Лично», а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы — немедленно.

Все зарегистрированные документы передаются по назначению под роспись.

2.9. Незарегистрированные документы, на имя председателя городской Думы или его заместителей, поступившие непосредственно, подлежат обязательной передаче для регистрации.

2.10. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать чёткие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции. Резолюция оформляется на специальном бланке (формат А6) или на самом документе.

Рассмотрение документов производится руководителем, как правило, в день их поступления в приёмную.

Решения и иные судебные акты (документы) направляются для исполнения в юридический отдел управления делами Думы в целях рассмотрения и принятия руководителем отдела решения, о наличии (отсутствии) необходимости обжалования или принятия иных мер.

2.11. Если в резолюции не указан срок исполнения, документ исполняется в течение установленного законом срока, если имеется пометка «Срочно» или «Прошу переговорить» — в течение семи дней.

2.12. Каждый отдел управления делами городской Думы Краснодара, комитеты городской Думы, иные исполнители обязаны вести журнал входящей документации для регистрации поступающих на их исполнение документов. Журнал ведётся начальником отдела, главным специалистом комитета, исполнителями. После завершения работы над документом, непосредственный исполнитель, должен сделать соответствующую запись в журнале об исполнении документа, с указанием исходящего номера и даты.

2.13. Телефонограммы, адресованные председателю городской Думы и его заместителям, принимаются и регистрируются заведующими соответствующих приёмных и незамедлительно докладываются руководителям после их приёма.

3. Исходящая корреспонденция.

3.1. Исходящие документы председателя городской Думы или его заместителей, комитетов, депутатов и начальника управления делами Думы регистрируются. Исходящие документы иных сотрудников городской Думы, связанные со служебной деятельностью, могут быть зарегистрированы в приёмной заместителей председателя городской Думы с индексом 02. Исходящие документы регистрируются в день их поступления, создания (подписания, утверждения), либо на следующий рабочий день. Первый экземпляр направляется адресату в день регистрации, второй (с отметкой исполнителя) — помещается в соответствующее дело.

Исходящие документы председателя Думы регистрируются в приёмной председателя Думы.

Исходящие документы первого заместителя председателя, заместителей председателя Думы, депутатов (в случае осуществления делопроизводства депутата городской Думы Краснодара в приёмной заместителей председателя городской Думы Краснодара), комитетов, начальника управления делами Думы регистрируются в приёмной заместителей председателя Думы.

Информация об исходящей корреспонденции вносится в электронную базу данных и журнал учёта исходящей корреспонденции.

Исходящий регистрационный номер состоит из порядкового номера и индекса отправителя (через косую черту).

В городской Думе используются следующие индексы для поступающей и отправляемой корреспонденции:

председателя — 01;

первого заместителя председателя, заместителей председателя, заместителей начальника управления делами — начальниками отделов управления делами — 02;

комитет по строительству, градостроительной и архитектурной деятельности — 03;

комитет по информационной политике и связям со средствами массовой информации — 04;

комитет по экономике, финансово-бюджетной и налоговой политике — 05;

комитет по промышленности, транспорту, связи и охране окружающей среды — 06;

комитет по вопросам местного самоуправления — 07;

комитет по связям с общественными организациями, вопросам миграционных, межнациональных и религиозных отношений, делам казачества и военнослужащих — 08;

комитет по собственности, приватизации, землеустройству — 09;

комитет по социальной политике и охране здоровья — 10;

комитет по образованию, культуре, вопросам семьи и детства — 11;

комитет по вопросам законности, правопорядка и правовой защиты граждан — 12;

комитет по жилищно-коммунальному хозяйству и топливно-энергетическому комплексу — 13;

комитет по вопросам торговли и сельского хозяйства — 14;

комитет по вопросам молодёжной политики, спорта, туризма и побратимских связей — 15;

комитет по вопросам предпринимательства, инвестиций и внешнеэкономических связей — 16;

начальник управления делами — 17.

Пример исходящего регистрационного номера: N 115/01.

3.2. Отправка корреспонденции в городской Думе осуществляется электронной почтой, телефаксом, фельдъегерской, заказной и простой почтой, телеграфом, нарочным.

Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно.

3.3. Корреспонденция за подписью председателя Думы или его заместителей, отправляемая простой и заказной почтой, отправляется через почтамт в течение одного — двух дней.

3.4. Электронная почта используется для оперативной передачи корреспонденции.

Запрещается передавать телефаксом тексты документов с отметкой «Для служебного пользования».

Переданная по телефаксу корреспонденция после передачи возвращается исполнителям с отметкой о её отправке.

Контроль за работой и использованием факсимильной техники и средств компьютерной техники осуществляют назначенные ответственные лица.

Глава 8. Организация контроля за прохождением и исполнением документов

1. Контролю подлежат:

правовые акты органов государственной власти;

решения городской Думы;

обращения депутатов всех уровней;

задания и поручения председателя Думы, его заместителей;

договоры (контракты);

письма и другие служебные документы;

устные и письменные обращения граждан;

критические материалы в адрес городской Думы, опубликованные в средствах массовой информации.

2. Необходимость постановки служебного документа, задания, постановления, распоряжения или поручения председателя Думы на контроль определяет председатель Думы. Заместители председателя Думы, председатели комитетов, депутаты самостоятельно определяют необходимость контроля за документами, поступившими в их адрес, и за собственными документами, заданиями или поручениями.

3. Общее руководство системой контроля в городской Думе осуществляет председатель городской Думы. Организационное руководство системой контроля возлагается на начальника управления делами.

4. На контрольных документах (резолюциях) ставится отметка о контроле:

подлежащих общему контролю — символом (К), словами или штампом «Общий контроль»;

подлежащих внутреннему контролю — символом [К], словами или штампом «Внутренний контроль».

5. Контрольные документы с резолюциями на них, поступившие исполнителям, рассматриваются ими в течение десяти дней и исполняются в указанные сроки.

6. При необходимости продления срока исполнения контрольного документа ответственный исполнитель должен представить руководителю, давшему поручение, документ с мотивированной просьбой об установлении нового срока исполнения.

7. Срок исполнения контрольного документа считается продлённым при наличии соответствующей резолюции руководителя, давшего поручение.

8. Продление срока исполнения контрольных документов, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит письмо за подписью автора резолюции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения.

9. Должностные лица, на которых возложена обязанность по организации исполнения контрольных документов, готовят информацию об исполнении, которая должна содержать конкретные результаты работы, сроки исполнения, предложения о снятии с контроля.

10. Контрольный документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения всех требований, содержащихся в резолюции руководителя. В электронную базу данных и журнал вносится отметка о его исполнении и снятии с контроля.

Контрольный документ считается снятым с контроля при наличии соответствующей резолюции руководителя, поставившего документ на контроль.

Глава 9. Организация рассмотрения обращений граждан

1. Работа с обращениями граждан в городской Думе осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», Законом Краснодарского края от 28.06.2007 N 1270-КЗ «О дополнительных гарантиях реализации права граждан на обращение в Краснодарском крае» и настоящей Инструкцией.

Делопроизводство по обращениям в городской Думе ведётся отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на:

— заведующего приёмной председателя городской Думы по обращениям, поступившим на имя председателя городской Думы (каб. 202);

— заведующего приёмной заместителей председателя городской Думы по обращениям, поступившим на имя заместителей председателя городской Думы, в комитеты и депутатам городской Думы (каб. 228);

— главных специалистов комитетов городской Думы по обращениям, поступившим на имя председателя соответствующего комитета городской Думы;

— помощника депутата по обращениям избирателей.

Указанные лица несут личную ответственность за состояние делопроизводства по поступившим к ним обращениям.

2. Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан ведётся с применением автоматизированной системы и в журнале отдельно от других видов делопроизводства.

На первой странице обращения (а не на сопроводительных документах) в правом верхнем углу либо на свободном от текста месте проставляется регистрационный штамп. В регистрационном штампе отмечаются регистрационный номер обращения и дата его поступления. Регистрационный номер состоит из индекса подразделения и порядкового номера поступившего обращения и может быть дополнен другими обозначениями, обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и сохранность предложений, заявлений и жалоб граждан.

Нумерация при регистрации письменных обращений ведётся с начала календарного года.

На обращение заводится регистрационно-контрольная карточка.

При незначительном числе обращений вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учёта рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан.

3. Отправка (передача) обращения исполнителям должна производиться незамедлительно после подписания резолюции руководителем, но не позднее 2 дней после регистрации обращения.

Если поручение дано одновременно нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует то лицо, фамилия которого в резолюции указана первой (ответственный исполнитель), им обеспечивается обобщение материалов и готовится общий ответ заявителю.

Персональную ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители.

4. При повторном поступлении обращения к нему подбирается имеющаяся переписка. Повторными обращениями считаются предложения, заявления, жалобы, ходатайства, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истёк установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не считаются повторными обращения одного и того же автора, но по разным вопросам, а также многократные — по одному и тому же вопросу, по которому автору давались исчерпывающие ответы.

Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указывается регистрационный номер первого (предыдущего) обращения.

5. Прекращение переписки с гражданином в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» осуществляется в следующем порядке: сотрудник, у которого на рассмотрении находится обращение, с учётом анализа предыдущих обращений, составляет акт о прекращении переписки с гражданином. Акт направляется председателю городской Думы для утверждения.

При этом гражданину, направившему обращение, направляется уведомление о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки.

В уведомлении указываются вопрос(ы), на который(е) гражданину давались письменные ответы, количество направленных ранее ответов и причина, на основании которой прекращается переписка.

6. Обращения граждан, со всеми материалами по их рассмотрению хранятся в приёмной зарегистрировавшей обращение.

Сроки хранения обращений граждан с материалами по их рассмотрению определяются согласно номенклатуре дел. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

7. Организация личного приёма граждан.

Личный приём граждан осуществляется председателем городской Думы, его заместителями по вопросам, отнесённым к их ведению, а также депутатами городской Думы.

График приёма размещается в соответствующей приёмной.

В депутатских приёмных график приёма граждан размещается на доступном для обозрения месте.

Запись на приём может осуществляться как предварительно, так и в день приёма.

Приём посетителей и запись на приём ведут работники, на которых возложены эти обязанности. Данные о посетителе (инициалы, фамилия, место проживания, поднимаемая проблема) работник, ведущий приём, вносит в журнал или карточку.

Во время приёма этот работник обязан разъяснить посетителю, где, кем и в каком порядке может быть рассмотрен поднятый им вопрос.

На каждого заявителя, принятого руководством городской Думы, оформляется регистрационно-контрольная карточка.

Вместо регистрационно-контрольных карточек может вестись журнал учёта приёма граждан. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован и скреплён печатью.

Глава 10. Копировально-множительные работы

копировально-множительные работы в городской Думе выполняются организационным отделом управления делами городской Думы.

Копирование небольших по объёму документов малыми тиражами при наличии копировально-множительной техники осуществляется в приёмных, комитетах и отделах с соблюдением установленных правил.

На копирование принимаются документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью городской Думы.

Документы и материалы передаются на копирование в несброшюрованном виде, качественно и чётко напечатанными, как правило, первые экземпляры. Загрязнённые, с помарками материалы (кроме полученных обращений граждан и входящих документов) на копирование не принимаются. Не принимаются также на копирование книги и брошюры.

Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа.

Копирование документов и материалов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов осуществляемое организационным отделом определяется начальником управления делами или начальником организационного отдела.

Глава 11. Требования к электронным документам

1. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации. Абзацы отделяются друг от друга красными строками. Первая (красная) строка каждого абзаца текста (абзацный отступ) начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля. Рекомендуется печатать текст через один — полтора одинарных межстрочных интервала.

2. Тексты правовых актов, писем вводятся только в специально установленных шаблонах (файлах-заготовках, служащих основой для документов), для ввода текстов остальных видов документов можно использовать отдельные элементы шаблонов (текст, таблица).

3. Дополнительные требования к тексту, регламентирующие его подготовку на компьютере:

основной используемый шрифт — Times New Roman Cyrillic;

размер шрифта сплошного текста — 14 пунктов;

размер шрифта в таблицах — 12 пунктов.

4. Подготовка документа ведётся в текстовом редакторе MicroSoft Word для Windows. Сохранение документов выполняется в формате MicroSoft Word (DOC) или RichTextFormat (RTF), электронные расчетные таблицы — в MicroSoft Excel (XLS).

5. Все таблицы документа должны создаваться только штатными средствами редактора MicroSoft Word. Недопустимо рисование линий таблиц символами, линиями и прямоугольниками. Любая таблица в документе должна быть монолитной и не содержать разрывов между ячейками. Если необходимо продолжить таблицу на другой странице, то не допускается вставка разрыва страницы между ячейками таблицы или закрытие таблицы и создание новой на другой странице.

Глава 12. Организация документов в делопроизводстве

1. Общие положения.

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учёт, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве городской Думы и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству управления по делам архивов Краснодарского края, а также настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

2. Составление номенклатуры дел.

2.1. Для правильной организации делопроизводства и формирования дел, обеспечения поиска документов в городской Думе составляется номенклатура дел, которая утверждается председателем городской Думы.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, сформированных в городской Думе, с указанием сроков их хранения. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков хранения документов и является основой для составления описей дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет включительно) хранения и по личному составу.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы городской Думы, в том числе справочные, контрольные картотеки, журналы учёта документов.

2.2. После утверждения номенклатуры дел она подлежит согласованию с архивным отделом управления делами администрации муниципального образования город Краснодар. Срок действия номенклатуры дел 1 год. Номенклатура дел на предстоящий год составляется организационным отделом управления делами в последнем квартале предшествующего года и вводится в действие с 1 января последующего года.

2.3. Включение в утверждённую номенклатуру дел новых дел, формируемых в течение периода её действия, оформляется организационным отделом в виде дополнения к утверждённой номенклатуре дел.

2.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

2.5. Номенклатура дел включает в себя: индекс дела, заголовок дела, количество томов дела, срок хранения документов, номера статей по перечню, примечание. Индекс дела состоит из кода, индекса подразделения и порядкового номера дела в пределах регистрируемого массива документов. Заголовок дела должен чётко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела, включать реквизиты, необходимые для данного вида документов. Не допускаются неконкретные формулировки («Разное», «Общая переписка» и др.). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования.

Количество томов дела проставляется в конце года. Срок хранения документов, номера статей по перечню проставляются в соответствии с Приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

В примечании указываются различные дополнительные сведения о документах, например: «При условии завершения ревизии», «После окончания срока действия» и др.

2.6. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись о категориях и количестве заведённых дел (томов).

3. Формирование и оформление дел.

3.1. Исполненные документы формируются в дела.

3.2. Исполненные документы должны сдаваться исполнителем работнику, ответственному за организацию делопроизводства для формирования их в дела.

3.3. При формировании дела проверяются: правильность отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота документов, наличие на документах подписей, виз, дат, учётных (регистрационных) номеров, справок или отметок об исполнении, о списании в дело и других. Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем подшиты в дело.

3.4. При формировании дел соблюдаются следующие требования:

раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

неисполненные и незарегистрированные документы в дела не подшиваются, а возвращаются исполнителю для исполнения и оформления;

в дело подшивается только один экземпляр документа. Черновики и варианты проектов документов не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело подшиваются документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

утверждённые документы (планы, отчёты, сметы, лимиты и т.д.) группируются отдельно от их проектов;

лицевые счета по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям;

при необходимости включения в дело факсограммы с неё снимается копия, которая подшивается в дело;

объём каждого дела не должен превышать 250 листов. При большем объёме документов в деле формируется несколько томов (частей).

3.5. Материалы по исполненным письменным и устным обращениям граждан формируются в отдельные дела и хранятся у работников, ответственных за организацию делопроизводства.

3.6. Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопроса с учётом степени важности документов и в хронологическом порядке.

При хронологическом порядке расположения документов постоянного хранения более ранние документы помещаются в начале дела. В делах временного хранения последовательность расположения документов может быть обратной.

3.7. В дело с перепиской документы группируются по дате исполнения, при этом исходящий (ответный) документ помещается после входящего (инициативного). При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу.

3.8. Обращения граждан и документы по их рассмотрению подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.

Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном порядке по фамилиям авторов обращений.

3.9. Дела, подлежащие передаче на хранение в архивный отдел, и дела по личному составу должны быть оформлены в соответствии с правилами и требованиями Федерального архивного агентства России.

Оформление дела состоит из оформления реквизитов обложки дела, переплёта, нумерации листов, составления заверительной надписи и внутренней описи.

3.10. Перед подшивкой проверяется правильность оформления документов, наличие необходимых подписей, виз, отметок о регистрации и исполнении, наличие приложений. При подготовке дел к подшивке металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки) из документов удаляются.

3.11. Оформление обложки дела осуществляется по установленной форме. Сведения на обложку переносятся из номенклатуры дел с уточнениями, отражающими фактический состав помещённых в дело документов.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

Все надписи на обложке делаются разборчиво, без сокращений.

3.12. Нумерация листов производится простым графическим карандашом или нумератором (для дел временного (до 10 лет включительно) хранения) в правом верхнем углу листа документа.

3.13. В делах постоянного хранения для учёта и поиска документов в начале дела помещается внутренняя опись, в которую включаются сведения о документе или группе документов по одному вопросу.

3.14. В конце дела подшивается лист с заверительной надписью, в которой указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов, а также оговариваются особенности нумерации листов и физического состояния дела.

Заверительная надпись составляется работником, ответственным за организацию делопроизводства.

3.15. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению. При этом используется прямой или обратный порядок расположения документов, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

3.16. Документы временного хранения хранятся в папках (скоросшивателях).

4. Обеспечение сохранности документов.

4.1. Законченные делопроизводством дела хранятся в приёмных и отделах, в которых они формировались. Ответственность за сохранность документов несут служащие, на которых возложены эти обязанности.

4.2. Дела должны храниться в помещениях, обеспечивающих надежную сохранность документов.

4.3. Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в шкафах или сейфах.

4.4. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа (сейфа).

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся по месту их оформления до истечения сроков их хранения и уничтожения.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования, а затем дела постоянного хранения сдаются в архивный отдел в установленные сроки.

4.5. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут выдаваться работникам по служебной необходимости во временное пользование на срок до одного месяца.

При выдаче дел во временное пользование на место выдаваемого дела вкладывается лист-заместитель дела. Состояние дел при возврате должно быть проверено в присутствии работника, их возвращающего.

4.6. В случае утраты какого-либо дела или документов работник, получивший его, обязан незамедлительно известить об этом своего руководителя.

4.7. Полная проверка наличия дел и документов проводится по необходимости.

5. Экспертиза ценности документов.

5.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности городской Думы Краснодара, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

5.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие комиссии по экспертизе ценности документов.

Состав комиссии по экспертизе ценности документов определяется председателем городской Думы.

5.3. В своей работе комиссии по экспертизе ценности документов (экспертные комиссии) руководствуются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Положением об Архивном фонде Российской Федерации, Законом Краснодарского края «Об архивном фонде Краснодарского края и архивах», методическими документами Федерального архивного агентства России, действующими нормативами, регламентирующими вопросы организации архивного хранения и использования документов.

5.4. Экспертиза ценности документов осуществляется путём полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения или к уничтожению только на основании заголовков дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел. Документы, утратившие своё практическое значение и не имеющие исторической и иной научной ценности, уничтожаются с составлением акта.

Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии одновременно с описями дел.

До утверждения актов уничтожение дел и документов запрещается.

Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

5.5. Черновики и рукописи подготовленных документов, копии информационных и других материалов, не подлежащие включению в номенклатуру дел, при отсутствии надобности в них, могут уничтожаться без составления акта.

6. Передача дел на хранение.

6.1. Сформированные и оформленные дела хранятся у исполнителей или в архиве до проведения научно-технической обработки документов в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций и иными требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.

6.2. В конце года на все завершённые и оформленные дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу составляются (в четырёх экземплярах) описи дел по установленной форме.

6.3. Описи дел составляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства.

Описи составляются раздельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

6.4. В опись дел включаются заголовки всех дел, образующихся в процессе его деятельности.

В конце описи составляется итоговая запись о количестве включённых в опись дел. К описи составляются титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращений, указатели.

6.5. Обработанные дела постоянного хранения, внесённые в опись, хранятся в ведомственном архиве. По истечении срока ведомственного хранения документы постоянного хранения передаются в архив на хранение.

Передача дел осуществляется по описям, подписываемым представителями обеих сторон, участвующих в приёме-передаче дел.

Документы по личному составу хранятся в архиве в кадровой службе и бухгалтерии в течение 75 лет и на хранение в архивный отдел не передаются.

6.6. Ответственность за сохранность документов постоянного хранения, находящихся на ведомственном хранении, и документов по личному составу возлагается на начальника управления делами городской Думы.

В случае реорганизации все документы, в том числе документы по личному составу, передаются правопреемнику для их дальнейшего хранения.

В случае полной ликвидации без правопреемника все документы постоянного хранения и по личному составу на момент ликвидации должны быть переданы в архивный отдел в обработанном виде вместе с описями. Подготовка и передача дел производится силами и за счёт ликвидируемого органа в соответствии с требованиями и правилами Федерального архивного агентства России.

Приложение N 1