Версия для печати:
Инструкция по делопроизводству в Ярославской областной Думе (pdf-формат)
Инструкция по делопроизводству в Ярославской областной Думе (zip-архив word-файлов)
УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Председателя
Ярославской областной Думы
от 07.12.2021 № 30-о
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
в ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
СОДЕРЖАНИЕ
|
№ |
Наименование разделов и подразделов |
|
1. |
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ |
|
2. |
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ |
|
2.1. |
Документы Думы |
|
2.2. |
Бланки документов |
|
2.3. |
Общие требования к изготовлению документов |
|
2.4 |
Оформление реквизитов документов |
|
2.5. |
Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов |
|
2.6. |
Процедура подготовки документов |
|
3. |
ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ |
|
3.1. |
Состав документов, образующихся в деятельности Думы |
|
3.2. |
Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых |
|
3.3. |
Локальные нормативные акты Думы |
|
3.4. |
Распоряжение |
|
3.5. |
Протокол |
|
3.6. |
Оформление документов в форме стенограммы заседаний |
|
3.7. |
Акт |
|
3.8. |
Записка (служебная, докладная, объяснительная) |
|
3.9. |
Деловое (служебное) письмо |
|
3.10. |
Доверенность |
|
3.11. |
Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи |
|
4. |
ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ |
|
4.1. |
Принципы организации документооборота |
|
4.2. |
Прием и первичная обработка поступающих документов |
|
4.3. |
Предварительное рассмотрение поступающих документов |
|
4.4. |
Регистрация поступающих документов |
|
4.5. |
Порядок рассмотрения документов Председателем Думы, заместителями |
|
4.6. |
Организация работы с отправляемыми документами |
|
4.7. |
Регистрация отправляемых документов |
|
4.8. |
Отправка документов |
|
4.9. |
Регистрация и прохождение внутренних документов |
|
4.10. |
Работа с обращениями граждан |
|
4.11. |
Учет и анализ объемов документооборота |
|
4.12. |
Управление документами в системе |
|
5. |
ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ |
|
5.1. |
Копировально–множительные работы |
|
5.2. |
Аудио– и видеозапись мероприятий |
|
5.3. |
Изготовление, учет и использование печатей и штампов |
|
6. |
КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ |
|
7. |
РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ |
|
7.1. |
Организация работы исполнителей с документами в комитетах Думы, структурных |
|
7.2. |
Организация работы с документами депутатов Ярославской областной |
|
8. |
ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ |
|
8.1. |
Разработка и ведение номенклатуры дел |
|
8.2 |
Формирование дел и их текущее хранение |
|
8.3. |
Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение |
|
8.4. |
Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения |
|
8.5. |
Передача дел на архивное хранение |
|
8.6. |
Использование документов архива |
|
Приложение 1 Форма журнала учета выдачи бланков |
|
|
Приложение 2 Примерный перечень утверждаемых документов |
|
|
Приложение 3 Примерный перечень документов, заверяемых в Ярославской |
|
|
Приложение 4 Форма листа согласования распоряжения |
|
|
Приложение 5 Формы журналов регистрации распоряжений |
|
|
Приложение 6 Формы протоколов |
|
|
Приложение 7 Примерный перечень нерегистрируемых входящих |
|
|
Приложение 8 Форма журнала учета выдачи печатей и штампов |
|
|
Приложение 9 Форма номенклатуры дел Ярославской областной Думы |
|
|
Приложение 10 Форма описи дел структурного подразделения аппарата Ярославской |
|
|
Приложение 11 Форма описи электронных дел, документов структурного |
|
|
Приложение 12 Форма обложки дела |
|
|
Приложение 13 Форма листа–заверителя дела |
|
|
Приложение 14 Форма внутренней описи документов дела |
|
|
Приложение 15 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих |
|
|
Приложение 16 Форма карты–заместителя дела |
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству в Ярославской областной Думе (далее –
Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке,
обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности
Ярославской областной Думы (далее также – Дума), в том числе в комитетах
Ярославской областной Думы (далее – комитеты Думы, комитеты) и структурных
подразделениях аппарата Думы (далее также – структурные подразделения,
подразделения), совершенствования делопроизводства и повышения его
эффективности.
1.2. Инструкция разработана в соответствии c Правилами делопроизводства в
государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом
Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 (далее – Правила
делопроизводства) с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по
делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления,
утвержденных Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, «Национальным стандартом –
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее –
ГОСТ Р 7.0.97-2016), «ГОСТ Р 57664-2017. Национальный стандарт Российской
Федерации. Документы в законодательных (представительных) органах субъектов
Российской Федерации. Часть 2. Типовые образцы», утвержденным Приказом
Росстандарта от 14.09.2017 № 1110-ст (далее — ГОСТ Р 57664-2017), а также
законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в
сфере информации, делопроизводства и архивного дела, Уставом Ярославской
области, Регламентом Ярославской областной Думы, утвержденным Постановлением
Ярославской областной Думы от 26.04.2011 № 46, Положением об аппарате
Ярославской областной Думы, утвержденным Постановлением Ярославской областной
Думы от 14.05.2013 № 93, положениями о структурных подразделениях аппарата
Ярославской областной Думы.
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами,
включая подготовку, обработку, хранение и использование документов,
осуществляемые с применением информационных технологий, а система электронного
документооборота, применяемая в Думе, должна обеспечивать выполнение требований
Инструкции.
1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с
документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Правила работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа
(служебную тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию),
устанавливаются отдельными правовыми актами Председателя Думы.
Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической
и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов
работы с документами, а также организации текущего хранения документов и
подготовки их к передаче на архивное хранение.
1.5. Электронный документооборот в Думе осуществляется с использованием
автоматизированной единой системы электронного документооборота (далее –
СЭД).
Информационные системы Думы, обеспечивающие работу с отдельными комплексами
документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора
документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи
на хранение в архив и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых
истекли.
Правила работы с документами в СЭД и иных информационных системах, в которых
осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в
противоречие с положениями Инструкции.
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также
соблюдение требований Правил делопроизводства и настоящей Инструкции в Думе
возлагается на руководителя аппарата Думы.
Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе
единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в
работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения
установленного порядка работы с документами в Думе, возлагается на
организационное управление аппарата Думы (далее – организационное
управление).
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение
установленного Инструкцией порядка работы с документами в комитетах Думы
возлагается на председателей комитетов Думы.
Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение
установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных
подразделениях возлагается на их руководителей.
Депутаты Ярославской областной Думы (далее – депутаты)
самостоятельно организуют свой документооборот.
1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в комитетах Думы, структурных
подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение
делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.
Организация и ведение делопроизводства у Председателя Думы, заместителей
Председателя Думы осуществляется сотрудниками сектора специалистов приемных
Председателя Ярославской областной Думы, заместителей Председателя Ярославской
областной Думы аналитического управления аппарата Думы (далее – специалисты
приемных).
1.8. Общие требования к организации работы с документами:
— требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны
для всех сотрудников аппарата Думы, депутатов, помощников депутатов;
— сотрудники аппарата Думы, депутаты, помощники депутатов обязаны обеспечить
сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и
проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и
проектах документов служебной информации;
— передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам
массовой информации, иным государственным органам, органам местного
самоуправления, организациям допускается только с разрешения Председателя Думы
или иного уполномоченного им лица;
— сотрудники аппарата Думы, помощники депутатов несут дисциплинарную и иную
установленную законодательством Российской Федерации ответственность за
несоблюдение требований Инструкции;
— перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или
перевода (перемещения) по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у
них документы руководителю подразделения или другому сотруднику по указанию
руководителя подразделения (при увольнении сотрудника или переводе по службе
передача документов и дел осуществляется по акту).
1.9. В Инструкции используются следующие понятия и их определения:
— бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами,
идентифицирующими автора официального документа;
— вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность
документа к определенной группе документов по признаку общности функционального
назначения;
— внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов
дела;
— включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих
размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного
документооборота;
— временное хранение документов – хранение документов в течение сроков,
установленных нормативными правовыми актами;
— выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном
порядке;
— государственные органы – органы государственной власти Российской
Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные
государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской
Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации;
— дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу
или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;
— делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование,
обработку, использование и оперативное хранение документов;
— документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать;
— документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности
организации;
— документирование – запись информации на носителе по установленным
правилам;
— документооборот – движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки;
— документопоток – совокупность документов одного вида или назначения,
имеющих единый маршрут;
— должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию
осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее
организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в
государственном органе или органе местного самоуправления;
— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;
— заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с
установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую
значимость;
— запрос – обращение пользователя информацией в устной или письменной форме,
в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган
местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации
о деятельности этого органа;
— индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в
соответствии с номенклатурой дел организации;
— индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа,
установленный организационно-распорядительным документом организации или
резолюцией;
— контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов;
— конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом,
получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую
информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа;
— лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов
дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;
— лист согласования (визирования) документа – часть официального документа с
отметками (визами) о согласовании;
— номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых
в организации, с указанием сроков их хранения;
— носитель (документированной) информации – материальный объект,
предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой
или изобразительной информации;
— обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного
документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина
в государственный орган, орган местного самоуправления;
— объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период;
— оперативное хранение документов – хранение документов в структурном
подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;
— опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий
заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче
на архивное хранение;
— официальный документ – документ, созданный, юридическим, должностным или
физическим лицом, оформленный в установленном порядке;
— оформление документа – проставление на документе необходимых
реквизитов;
— предварительное рассмотрение документов – изучение документа, поступившего
в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит
его рассмотрение;
— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
— подписание (документа) – заверение документа собственноручной подписью
должностного или физического лица по установленной форме;
— постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их
уничтожения;
— регистрационно-учетная форма – документ установленной формы (карточка,
журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о
документе в целях учета, поиска и контроля;
— регистрационный номер документа (регистрационный индекс
документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу
при его регистрации;
— регистрация документа – присвоение документу регистрационного
номера и запись данных о документе по установленной форме;
— реквизит документа – элемент оформления документа;
— система электронного документооборота – система автоматизации
делопроизводства и документооборота, обеспечивающая возможности внутреннего
электронного документооборота;
— согласование документа (визирование) – оценка проекта
официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами,
специалистами;
— срок хранения документов – период времени, в течение которого
должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного
фонда;
— типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа,
установленный нормативным правовым актом;
— уничтожение документов – исключение документов из документального или
архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением
(утилизацией);
— формирование дела – группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;
— хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение
сохранности документов;
— экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев
их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для
включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
— электронный документ – документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;
— электронная копия документа – копия документа, созданная в цифровой
форме;
— электронный документооборот – документооборот с использованием
автоматизированной информационной системы (системы электронного
документооборота).
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1. Документы Думы
2.1.1. Состав документов, образующихся в деятельности Думы, определяется ее
полномочиями, кругом выполняемых государственных функций, порядком разрешения
вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами,
органами местного самоуправления, организациями, гражданами.
2.1.2. В Думе создаются документы на бумажном носителе, электронные документы
(документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и
электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например,
сканирования) документов на бумажном носителе.
2.1.3. В СЭД или иной информационной системе, в которую включаются
электронные документы, при визуализации электронных документов и их
воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты,
обязательные для соответствующего вида документа.
2.1.4. При создании электронных документов используются электронные шаблоны
бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по
составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном
носителе.
Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть
защищены от несанкционированных изменений.
2.2. Бланки документов
2.2.1. Документы на бумажном носителе, создаваемые в Думе, изготавливаются на
бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут
использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы
изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный
состав реквизитов, их расположение и оформление. Электронные шаблоны бланков
документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.
Бланки документов с воспроизведением герба Ярославской области
изготавливаются и используются в соответствии с законодательством Ярославской
области.
2.2.2. Бланки документов в Думе разрабатываются с учетом состава реквизитов и
порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 57664-2017, а
также требований статьи 5 Закона Ярославской области от 30.06.2011 № 20-з «Об
официальных символах Ярославской области» и утверждаются распоряжением
Председателя Думы.
2.2.3. Бланки конкретных видов документов (бланк распоряжения, бланк
постановления, бланк письма и др.) изготавливаются для тех видов документов,
издание которых носит регулярный характер.
Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества
реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.
Бланки документов форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) используются
для изготовления служебных писем, правовых актов,
организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и
других документов.
На листах формата А6 (105 x 148 мм) изготавливаются особые виды должностных
бланков. Они используются, например, для оформления резолюции (поручения)
руководителя.
Для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы
со множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (297 х 420 мм).
2.2.4. В Думе используются следующие виды бланков конкретного вида документа
с воспроизведением герба Ярославской области (гербовые бланки):
бланк закона Ярославской области;
бланк постановления Ярославской областной Думы;
бланк распоряжения Председателя Ярославской областной Думы;
бланк решения комитета Ярославской областной Думы;
бланк распоряжения руководителя аппарата Ярославской областной Думы.
В Думе используются следующие виды бланков письма с воспроизведением герба
Ярославской области (гербовые бланки):
бланк Ярославской областной Думы;
бланк Председателя Ярославской областной Думы;
бланк заместителя Председателя Ярославской областной Думы;
бланк депутата Ярославской областной Думы;
бланк комитета Ярославской областной Думы;
бланк руководителя аппарата Ярославской областной Думы.
В Думе используются общие бланки без воспроизведения герба Ярославской
области:
бланк фракции Ярославской областной Думы;
бланк структурного подразделения аппарата Ярославской областной Думы.
В Думе используются бланки конкретного вида документа без воспроизведения
герба Ярославской области:
бланк протокола заседания Ярославской областной Думы;
бланк протокола заседания Совета Ярославской областной Думы;
бланк протокола заседания комитета Ярославской областной Думы;
бланк протокола Совета председателей представительных органов муниципальных
образований (муниципальных районов, городских округов) при Ярославской областной
Думе;
бланк выписки из протокола заседания Ярославской областной Думы;
бланк выписки из протокола заседания Совета Ярославской областной Думы;
бланк выписки из протокола заседания комитета Ярославской областной Думы;
бланк выписки из распоряжения Председателя Ярославской областной Думы;
бланк выписки из протокола Совета председателей представительных органов
муниципальных образований (муниципальных районов, городских округов) при
Ярославской областной Думе.
Для оформления резолюций на документе в Думе могут использоваться бланки
резолюций.
2.2.5. Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица
создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное
должностное лицо имеют право подписи соответствующего документа.
Документы, издаваемые от имени двух или более структурных подразделений, как
правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.
2.2.6. Бланки с воспроизведением герба Ярославской области, необходимые для
обеспечения деятельности Думы, изготавливаются организационным управлением.
На гербовых бланках проставляются порядковые номерав нижней левой части
оборотной стороны бланка.
Использование светокопий бланков для создания документов не допускается.
2.2.7. Изготовление бланков с воспроизведением герба Ярославской области
структурными подразделениями аппарата Думы на персональных компьютерах и
копировально-множительных аппаратах не разрешается.
Допускается тиражирование оформленных на гербовых бланках постановлений
Ярославской областной Думы и распоряжений Председателя Думы, предназначенных для
рассылки.
2.2.8. Учет, выдачу, хранение бланков с воспроизведением герба Ярославской
области, а также уничтожения испорченных бланков осуществляет организационное
управление.
Учет использования бланков ведется организационным управлением в журнале
учета выдачи бланков (Приложение 1 к Инструкции).
Бланки выдаются в структурные подразделения под подпись.
Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без
соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и
лицам.
2.2.9. Гербовые бланки депутата Ярославской областной Думы изготавливаются
депутатами самостоятельно на основании электронного шаблона по образцу бланка,
утвержденному Постановлением Ярославской областной Думы от 11.12.2013 № 340 «О
бланке депутата Ярославской областной Думы».
2.2.10. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого
цвета или, в исключительных случаях, может иметь другие оттенки светлых
тонов.
Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге
высших сортов. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно
черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволит зрительно
отличать подлинник документа от размноженного, копированного экземпляра.
2.3. Общие требования к изготовлению документов
2.3.1. Правила документирования информации и оформления документов являются
едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном
виде (электронных документов).
2.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее:
20 мм – левое;
10 мм – правое;
20 мм – верхнее;
20 мм – нижнее.
Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле
не менее 30 мм.
Абзацный отступ – 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или
центрируются по ширине текста.
Такие размеры устанавливаются с учетом необходимости размещения некоторых
реквизитов, подшивки документов и для удобства прочтения документов в
сброшюрованном виде. При подготовке документа на нескольких листах все листы
должны иметь одинаковые размеры полей.
Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не
применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту
(оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись,
отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,»
печатаются непосредственно от границы левого поля.
2.3.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и
оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля
на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть
равны (зеркальные поля).
2.3.4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине
верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков.
Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй.
При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются
отдельно.
Первая страница документа или приложения (если приложение имеет
отдельную нумерацию страниц) не нумеруется.
2.3.5. Документы, подготавливаемые в Думе, печатаются с использованием, как
правило, шрифта Times New Roman размеров № 12, 13, 14.
При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10, 11, 12.
2.3.6. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст
документа выравнивается по ширине листа.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные
части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается
через два интервала.
Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между
словами – один пробел. Не допускается наличие дополнительных пробелов между
словами. Функция автоматического переноса используется во избежание неоправданно
больших пробелов между словами.
2.3.7. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны
расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не
более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов
не более 12 см.
2.3.8. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка,
примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.
2.3.9. В тексте документов написание буквы «ё» является
обязательным в случаях, когда возможно неправильное прочтение слова, в том числе
в именах собственных (фамилиях, именах, отчествах, наименованиях организаций и
предприятий, географических названиях).
2.3.10. Не допускается переносить на другую строку или страницу
инициалы от фамилии, знаки номера, параграфа, единиц измерения от
соответствующих цифр.
При оформлении знаменательных дат, календарных сроков, денежных
выражений не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или
страницу отдельно от цифровых.
2.3.11. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих
аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов,
пригодность их для использования.
Сведения о документах (проектах документов), о рассмотрении и результатах
исполнения документов фиксируются в электронной регистрационной карточке
документа (далее – ЭРК) в СЭД.
2.4. Оформление реквизитов документов
2.4.1. Состав реквизитов документов, создаваемых в Думе, правила их
оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию
документов устанавливаются Инструкцией в соответствии с положениями ГОСТ Р
7.0.97-2016.
2.4.2. Документы, создаваемые в Думе, имеют следующий состав
реквизитов:
— герб Ярославской области;
— наименование Думы – автора документа;
— наименование рабочего органа Думы и структурного подразделения аппарата
Думы – автора документа;
— наименование должности лица – автора документа;
— справочные данные о Думе;
— код формы документа;
— наименование вида документа;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
— место составления (издания) документа;
— гриф ограничения доступа к документу;
— адресат;
— гриф утверждения документа;
— заголовок к тексту;
— текст документа;
— отметка о приложении;
— гриф согласования документа;
— виза;
— подпись;
— отметка об электронной подписи;
— печать;
— отметка об исполнителе;
— отметка о заверении копии;
— отметка о поступлении документа;
— резолюция;
— отметка о контроле;
— отметка о направлении документа в дело.
2.4.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и
назначением.
Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы
с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например:
«Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.
2.5. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов
документов
2.5.1. Герб Ярославской области.
Изображение герба Ярославской области используется в соответствии с Законом
Ярославской области от 30.06.2011 № 20-з «Об официальных символах Ярославской
области».
Изображение герба Ярославской области помещается на бланке документа над
реквизитами организации – автора документа, захватывая часть верхнего поля (на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой
длинной строки в наименовании Думы.
2.5.2. Наименование Думы на бланке документа должно соответствовать
наименованию органа в Уставе Ярославской области.
Наименование Думы на русском языке размещается:
— на бланках с угловым расположением реквизитов – слева;
— на бланках с продольным расположением реквизитов – сверху.
2.5.3. Наименование рабочего органа Думы, структурного подразделения аппарата
Думы указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов,
издаваемых соответствующими органами и подразделениями в соответствии с
нормативными правовыми актами Думы.
2.5.4. Наименование должности лица – реквизит бланка должностного лица
(руководителя, заместителей руководителя, иных должностных лиц Думы, имеющих
право использовать бланки должностных лиц). Наименование должности лица
используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием
Думы.
2.5.5. Справочные данные о Думе.
Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Думы, номер(а)
телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при
необходимости, другие сведения.
2.5.6. Код формы документа проставляется на унифицированных формах
документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным
классификатором. Код формы документа располагается в правом верхнем углу
рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование
классификатора)» и цифрового кода.
2.5.7. Наименование вида документа указывается на всех документах, за
исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора
документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения,
наименованием должности).
При издании документа на бланке конкретного вида документа (распоряжения,
постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом
бланка.
2.5.8. Дата документа.
Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа
или дате события, зафиксированного в документе (в протоколах, актах).
Дата документа проставляется при подписании или регистрации
документа.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год
одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;
словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2020 г.
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями
(должностными лицами), является дата подписания документа последней
стороной.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под
реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов
документов) и «справочные данные о Думе» (в бланках писем).
На документах, оформленных без использования бланков на листах
бумаги формата А4, дата проставляется под наименованием должности лица,
подписавшего документ.
2.5.9. Регистрационный номер
документа.
Регистрационный номер документа – это его условное цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при его регистрации. Наличие на
документе регистрационного номера свидетельствует о включении документа в
документооборот Думы.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.
Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в
регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного
номера и проставлении его непосредственно на документе.
На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами,
органами местного самоуправления, проставляются регистрационные номера,
присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой
чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов,
органов местного самоуправления в заголовочной части или преамбуле
документа.
На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер
проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.
На документах, оформленных без использования бланков на листах
бумаги формата А4, регистрационный номер проставляется под датой документа.
2.5.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.
Реквизит используется в бланках писем,
включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на
который дается ответ.
Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается
под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего
письма не включаются.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем
при подготовке письма-ответа.
При оформлении документа без использования бланка на листах бумаги
формата А4 ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается над
текстом документа и печатается от левой границы текстового поля без
подчеркивания.
Пример: «На №……. от………»
2.5.11. Место составления (издания) документа.
Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме
деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других
внутренних информационно-справочных документов.
Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в
официальное наименование государственного органа, органа местного
самоуправления. Место составления (издания) документа указывается в соответствии
с принятым административно-территориальным делением.
2.5.12. Гриф ограничения доступа к документу.
Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта
документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на
сопроводительном письме к таким документам.
2.5.13. Адресат.
Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних
информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных
записок, заявлений и др.).
Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного
самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа
организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного
самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.
Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных
частей:
наименование органа, организации;
наименование структурного подразделения;
указание должности получателя;
фамилия и инициалы;
почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки через
один межстрочный интервал.
Cостав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата или вида
составляемого документа. Для внутренних документов указывается лишь название
структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом
случае название структурного подразделения входит в название должности.
Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке
с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при
продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат»
выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной
строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя)
государственного органа, орган местного самоуправления, организации указывается
в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя
руководителя) и наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица.
Например:
Руководителю Федерального
архивного агентства
Фамилия И. О.
При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в
которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности
указывают воинское или специальное звание.
Например:
Наименование
государственного органа
Начальнику Департамента
(наименование)
генерал-майору полиции
Фамилия И.О.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну»
(господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат
женщина.
Например:
Мэру Москвы
г-ну Собянину С.С.
Председателю Комитета
по делам молодежи
Законодательного Собрания
Республики (наименование)
г-же Фамилия И.О.
При адресовании письма в государственный орган, орган местного
самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование
государственного органа (организации) в именительном падеже.
Например:
Федеральное архивное агентство
или:
Росархив
При адресовании документа в структурное подразделение государственного
органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат»
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование
структурного подразделения.
Например:
Федеральное архивное агентство
Отдел государственной
службы, кадров и наград
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в
именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже
наименование должности руководителя, включающее наименование структурного
подразделения, фамилия, инициалы.
Например:
Росархив
Руководителю Финансового управления
Фамилия И.О.
При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам
местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат
указывается обобщенно.
Например:
Главам муниципальных
районов и городских округов
Ярославской области
При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным
подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по
списку)».
Например:
Руководителям органов исполнительной власти Ярославской области
(по списку)
Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще
нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех
(кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым.
Каждый экземпляр документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список
рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Список
рассылки составляет исполнитель документа.
При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы
лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента.
Например:
Фамилия И.О.
ул. Весенняя, д. 5, кв. 124,
г. Ярославль, 150063
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства
связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234:
а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии),
для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому
лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта;
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Например:
Калинину И.П.
Садовая ул., д. 5, кв. 12,
г. Тутаев,
Ярославская обл., 152300
Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие
органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и
постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам
в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без
досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть
указан электронный адрес (номер телефона/факса).
Например:
Министерство экономического развития
Российской Федерации
abcd@gov.ru
2.5.14. Гриф утверждение
документа.
Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения
должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.
Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому
краю или по центру относительно самой длинной строки.
При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», в именительном падеже наименования должности лица,
включающего наименование государственного органа, собственноручной подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель Федерального
архивного агентства
Подпись И.О. Фамилия
Дата
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения
состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»),
согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида
распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.
Например:
(Правила)
УТВЕРЖДЕНЫ
распоряжением Председателя
Ярославской областной Думы
от 01.02.2020 № 2
При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом,
решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается,
наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).
При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы
утверждения располагаются на одном уровне.
Примерный перечень утверждаемых документов приведен в Приложении 2 к
Инструкции.
2.5.15. Заголовок к тексту.
Для удобства регистрации, оперативности поиска и прохождения документов они
должны иметь заголовки. Заголовок составляется исполнителем к любому документу,
оформленному на бланках формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.
Допускается составлять без заголовка документы, оформленные на бланках формата
А5.
Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. В нем кратко,
четко и ясно должно отражаться основное содержание документа. Заголовок чаще
всего отвечает на вопросы: «о чем?», «о ком?» («О выделении…», «О внесении
изменений…» и т.п.). В письмах заголовок формулируется максимально кратко: «О
выделении средств», «О рассмотрении обращения». Если документ сложный и в нем
рассматриваются несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно.
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы
левого поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок печатается
через один интервал, без кавычек и не подчеркивается, точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок к тексту может занимать до 4-5 строк по 28-35 знаков в
строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков).
В нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок
оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной
строки.
Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает
4-5 строк.
2.5.16. Текст документа.
Текст документа составляется на русском языке как государственном языке
Российской Федерации.
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по
возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную
информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен
допускать различных толкований.
В тексте документа не допускается употребление:
— просторечной и экспрессивной лексики;
— иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;
— обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений,
эпитетов, метафор;
— аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных
в тексте документа;
— ненормативной лексики.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных
нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов,
указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер
документа, заголовок к тексту;
наименование государственного органа, органа местного самоуправления или
должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой
последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих
структур.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание
прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.
Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты
нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.
Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского
алфавита с закрывающей круглой скобкой.
Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст
подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.
Текст документа излагается:
в распоряжениях (приказах), изданных единолично, – от первого лица
единственного числа («… приказываю»);
в документах коллегиальных и совещательных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»);
текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»);
в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»);
в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица
множественного числа («просим…», «направляем…», «предлагаем…») или от третьего
лица единственного числа («предприятие не возражает…»,
«институт считает
возможным…»);
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – от первого лица
единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);
в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного
числа («прошу …», «считаю необходимым …»);
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность
структурных подразделений, сотрудников (положение, инструкция), а также
содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела
проверку…»).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания
официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические
сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.
Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату,
которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце
обращения.
Вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы,
в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1
межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно
подписывающим его должностным лицом:
— заключительная этикетная фраза: «С уважением,…».
Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.
Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с
отступом от края листа – 10 мм.
2.5.17. Оформление таблиц.
В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.
Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую
несколько объектов по ряду признаков.
Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный
(строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки и
подзаголовки граф, а наименования объектов – заголовки и подзаголовки строк
таблицы. Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 «№ п/п», после которой
текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст
пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных и наименований,
пишущихся с заглавной буквы.
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны
быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих
граф.
Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в
строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и
более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они
грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы:
|
Наименование объекта |
Объем финансирования за счет средств |
|
|
федерального бюджета |
областного бюджета |
местного |
Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в
заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы (например, в графе «Единица измерения») употребляются только
общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков
граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном
падеже единственного числа. В графе «Единица измерения» наименование единиц
измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс.
рублей, тыс. тонн и т.п.).
Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф.
Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами
разных граф, то он опускается.
В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой.
Сноски необходимо указывать в конце таблицы. После знака сноски текст сноски
начинается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.
Пояснения к таблице даются в виде примечаний, помещаемых после таблицы перед
сносками (если они есть). Если примечание одно, то после таблицы с красной
строки пишется слово «Примечание», ставится двоеточие и далее в строку пишется
текст примечания. Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются
после слова «Примечания» каждое с красной строки.
Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть
таблицы может печататься полужирным шрифтом.
Таблица размещается либо сразу за первым упоминанием ее в тексте, но
не далее следующего листа, либо в приложении к документу.
В зависимости от ширины таблицы она размещается на листе либо
книжной, либо альбомной ориентации.
Оформление таблиц допускается на листах формата А3.
2.5.18. Отметка о приложении.
Отдельные документы могут иметь приложения. В качестве приложения могут
оформляться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного
документа, например, таблицы, справки и т.д.
Отметка о наличии приложений к документу печатается от края левого поля без
абзацного отступа, отделяется от текста 1-2 межстрочными интервалами.
Слово «Приложение» пишется без кавычек с прописной буквы всегда в
единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество
листов и экземпляров.
Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии
оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 3 экз.
Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о
приложениях с указанием количества листов и экземпляров:
Приложение: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.
2. Смета расходов… на 3 л. в 3 экз.
Если приложение к документу также имеет приложение, то отметку о его наличии
оформляют так:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2008 N 02-6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.
Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то это
оговаривается в отметке о его наличии:
Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.
Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный
электронный носитель, это оформляется следующим образом:
Приложение: DVD-R в 1 экз.
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются
наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.
Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).
При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и
пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении
рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не
указывается):
Приложение: Аналитическая справка о… на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.
Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата
zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с
добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в
формате zip).
Например:
Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом
(в байтах).
В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах,
распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах
отметка о приложении оформляется следующим образом:
— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках
указывается: . (приложение) или . (приложение 1); перед номером приложения
допускается ставить знак номера: … (приложение № 2);
— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение 2
к распоряжению Председателя
Ярославкой областной Думы
от 15.08.2020 № 112.
Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно
самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой
акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на
первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на
распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные
распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
Например:
Приложение 1
УТВЕРЖДЕНО
приказом ФБУ «Наименование
организации»
от 18.09.2017 № 67
Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на
каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.
Если к сопроводительному письму прилагается большое количество
приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе
опись приложений по следующей форме:
ОПИСЬ приложений к письму от….…№……
|
№№ п/п |
Наименование документа |
Количество листов |
Количество экземпляров |
|
1. |
|||
|
2. |
|
Наименование должности лица, составившего опись |
Личная подпись Дата |
И.О. Фамилия |
При этом в сопроводительном письме делается отметка:
Приложение: по описи.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.
При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к
документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые
для документа реквизиты.
2.5.19. Гриф согласования документа и виза.
Проект подготовленного документа перед подписанием при необходимости
согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями, отдельными
должностными лицами.
Согласование является оценкой целесообразности документа, его обоснованности
и соответствия действующему законодательству.
Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее
согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).
Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (сотрудника)
с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование
документа.
Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в
именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату
визирования.
В документах, подлинники которых хранятся в Думе, визы проставляют на
последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника
документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов,
помещаемых в дело.
При необходимости может применяться полистное визирование документа и его
приложений.
Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным
должностным лицом и согласование другим документом.
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его
оформления может проставляться:
— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на
титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под
наименованием документа ближе к нижнему полю);
— на последнем листе документа под текстом;
— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без двоеточия и
кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Заместитель Председателя
Ярославской областной Думы
______________ И.О. Фамилия
(личная подпись)
Дата
Если производится согласование другим документом, то гриф согласования
оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
комиссии по предоставлению
налоговых льгот
от 20.04.2020 № 7
2.5.20. Подпись.
Подпись – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему
юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.
Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при
использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается),
личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию).
Например:
|
Депутат Ярославской областной Думы |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается
наименование организации.
Например:
|
Заместитель руководителя Федерального архивного агентства |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма Думы, но
подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких
полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного
подразделения.
Например:
|
Руководитель аппарата Ярославской областной Думы |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не указывается.
Например:
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное
положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например:
|
Начальник управления |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Начальник отдела |
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагаются на одном уровне.
Например:
|
Заместитель директора по финансовым вопросам |
Заместитель директора по административным вопросам |
|
Подпись И.О. Фамилия |
Подпись И.О. Фамилия |
В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в
составе комиссии.
Например:
|
Председатель |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Члены комиссии |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
Подпись |
И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись
оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом
(распоряжением).
Например:
|
И.о. начальника управления |
Подпись |
И.О. Фамилия |
|
или |
||
|
Исполняющий обязанности начальника управления |
Подпись |
И.О. Фамилия |
Слова «исполняющий обязанности» пишутся полностью или в виде графического
сокращения «и.о.» (не: «временно исполняющий обязанности», «врио»).
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного
отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку
фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или
с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту,
надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ
подписывает иное должностное лицо.
Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии
приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными
интервалами.
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1
межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.
Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования
должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки
подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после
инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается границей правого поля.
2.5.21. Отметка об электронной подписи.
Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной
подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными
усиленной квалифицированной электронной подписью.
В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об
электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами.
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной
подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество
владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.
2.5.22. Печать.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами,
а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в
соответствии с законодательством Российской Федерации.
Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица,
подписавшего документ или на месте, обозначенном «МП» («Место печати»), если
документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).
Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения
печатью.
2.5.23. Отметка об исполнителе.
На документах необходимо проставлять отметку об исполнителе.
Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер
его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности,
структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.
Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа
документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной
стороне внизу слева.
Например:
Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий
специалист,
+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься
шрифтом меньшего размера.
2.5.24. Отметка о заверении копии.
Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии
документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии
проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или,
при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте
документа и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего
копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения копии (выписки из документа).
Например:
Верно
Советник кадровой службы Подпись И.О.
Фамилия
Дата
Внешний вид копии, представляемой для заверения, должен полностью
соответствовать внешнему виду документа, с которого она была снята. Не
допускается присутствие на заверяемой копии посторонних штампов, резолюций,
отметок и т.д.
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о
заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была
изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в
деле № … за … год») и заверяется печатью организации.
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется
на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным
образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на
последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может
использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по
информационно-телекоммуникационным каналам (сети «Интернет», СЭД), заверяются
электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица
и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного
документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются
получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
— наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
— наименования документов, копии которых направляются получателю;
— названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого
файла в байтах;
— дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается:
«Приложение к письму от (дата) № …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном
носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на
бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится
электронный документ.
2.5.25. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта
поступления документа в Думу и включает дату поступления и входящий
регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может
дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки
документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.5.26. Резолюция.
Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на
свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится
непосредственно в СЭД.
Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение
по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели
рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица,
вынесшего резолюцию, дату резолюции.
Например:
Фамилия И.О.
Прошу подготовить предложения к 10.11.2020.
Подпись
Дата
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя
указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.»
(«ответственный»).
2.5.27. Отметка о контроле.
Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о
контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом
«КОНТРОЛЬ».
Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в
ЭРК.
2.5.28. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения
документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела
по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием
года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.
Например:
В дело № 01-18 за 2019 г.
Руководитель аппарата Ярославской областной Думы
Подпись Дата
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями
о характере исполнения документа.
Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в
ЭРК.
2.6. Процедура подготовки
документов
2.6.1. Проекты документов, подготовленных в Думе, подлежат согласованию.
Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным
подразделением – исполнителем.
Согласование проекта документа в Думе оформляется грифом согласования (при
внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).
Гриф согласования и виза оформляются в соответствии с пунктом 2.5.19
настоящей Инструкции.
Решение о согласовании проекта документа, созданного в Думе с другими
государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может
быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или
совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается
наименование государственного органа, органа местного самоуправления,
координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа,
дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.
При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем
согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть
оформлены на листе согласования.
2.6.2. Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде
в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ
имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию
(утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования,
распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую
часть. Лист согласования заверяется подписью сотрудника отдела организационного
и документационного обеспечения (делопроизводителя структурного
подразделения-исполнителя) с указанием даты его формирования и наименования
системы, в которой проводилось электронное согласование.
2.6.3. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты
документов подписываются (утверждаются) Председателем Думы или иным
уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях
подпись должностного лица на документе заверяется печатью Думы.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью
Председателя Думы или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная
подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом
2.5.20 настоящей Инструкции.
Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с
Федеральным законом от 11.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации
2.6.4. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения,
оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты
(правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты
Думы, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их
выполнении и некоторые другие документы) (Приложение 2 к Инструкции).
Документы утверждаются правовым актом (постановлением, распоряжением) или
непосредственно Председателем Думы или иным уполномоченным им должностным лицом
посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 2.5.14 настоящей
Инструкции.
В необходимых случаях собственноручная подпись Председателя Думы или иного
уполномоченного им лица заверяется печатью Думы с воспроизведением герба
Ярославской области.
Примерный перечень документов, заверяемых в Думе печатью, приведен в
Приложении 3 к Инструкции.
3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ
ДОКУМЕНТОВ
3.1.Состав документов, образующихся в деятельности Думы
В рамках деятельности Думы создаются законодательные и иные нормативные
правовые акты, правовые акты, организационно-распорядительные документы, иные
документы.
Комплекс организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях
реализации полномочий Думы и ее должностных лиц, включает:
— локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил,
инструкций, регламентов, порядков и других документов;
— индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме
распоряжений.
В Думе создаются информационно-аналитические документы в форме заключений,
актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок,
деловой (служебной) переписки и др.
Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в
решениях комитетов Думы, протоколах заседаний, координационных, экспертных,
совещательных органов, иных заседаний и совещаний.
Взаимные обязательства Думы с его контрагентами и их регулирование
оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других
документов.
В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Думы создаются
другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.
Взаимоотношения с другими органами власти и организациями осуществляются с
помощью деловой переписки.
В установленных законодательством случаях Дума может издавать документы
совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес
и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как
единый документ (протокол, положение, деловое письмо и др.).
3.2. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных
правовых актов
3.2.1. Проект нормативного правового акта (далее – проект акта, проект) может
быть разработан как:
— новый нормативный правовой акт;
— изменение нормативного правового акта.
Нормативный правовой акт должен содержать:
1) указание на форму (вид) акта;
2) наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет
регулирования;
3) подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально
уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;
4) дату, место принятия (издания) и номер акта.
В случае необходимости в нормативный правовой акт может включаться преамбула
(введение), определяющая его цели и задачи.
Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не
включаются.
Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не
нумеруется.
Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы,
подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части,
имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут
содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и
абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.
В иных нормативных правовых актах правовые предписания излагаются в виде
пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.
Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных
правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут
объединяться в разделы.
Термины употребляются в нормативном правовом акте в одном значении в
соответствии с общепринятой терминологией.
В нормативном правовом акте наименования государственных органов, органов
местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их
официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами,
положениями, иными учредительными документами, решениями о создании,
переименовании и другими правовыми актами.
Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его
структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы
применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых
предписаний либо избежать повторений.
Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой
норме.
Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не
допускаются.
Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного
правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном
для принятия самого нормативного правового акта.
3.2.2. В соответствии с Конституцией Российской Федерации,
федеральным и региональным законодательством Дума осуществляет право
законодательной инициативы путем внесения проектов федеральных законов в
Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации
(далее –
Государственная Дума), принимает по вопросам, отнесенным к ведению субъекта
Российской Федерации, нормативные правовые акты в форме закона и
постановления.
Оформление документов в форме проектов федеральных законов, проектов
законов Ярославской области и проектов постановлений Думы осуществляется в
соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению
законопроектов, разработанными Государственной Думой, Регламентом Ярославской
областной Думы, настоящей Инструкцией.
3.2.3. Проект федерального закона, вносимый в Государственную Думу в порядке
законодательной инициативы, должен иметь следующие реквизиты:
— отметку о субъекте права законодательной инициативы, внесшем проект;
— слово ПРОЕКТ;
— наименование вида документа (ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН);
— наименование документа;
— текст;
— наименование должности высшего должностного лица Российской Федерации
(Президент Российской Федерации).
Предлагаемый к внесению в Государственную Думу законопроект оформляется в
соответствии с требованиями, установленными Регламентом Государственной Думы, с
учетом положений главы 15.1 Регламента Ярославской областной Думы.
Текст документа печатается через 1,5-2 межстрочных интервала.
3.2.4. Проект закона Ярославской области должен иметь следующие
реквизиты:
— герб Ярославской области;
— отметку о субъекте права законодательной инициативы, внесшем проект;
— слово ПРОЕКТ;
— наименование вида документа (Закон Ярославской области);
— текст;
— наименование должности высшего должностного лица области (Губернатор
Ярославской области).
При внесении в Думу проекта закона Ярославской области
представляются документы, предусмотренные статьей 146 Регламента Ярославской
областной Думы.
3.2.5. Проект постановления Думы должен иметь следующие реквизиты:
— отметку о субъекте права законодательной инициативы, внесшем проект;
— слово ПРОЕКТ;
— наименование законодательного (представительного) органа государственной
власти области (Ярославская областная Дума);
— наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ);
— текст;
— наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписывающего
документ.
При внесении в Думу проекта постановления представляются документы,
предусмотренные статьей 133 Регламента Ярославской областной Думы.
3.2.6. Закон Ярославской области имеет следующие реквизиты:
— герб Ярославской области (входит в состав бланка закона Ярославской
области);
-наименование вида акта – ЗАКОН ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ (входит в состав бланка
закона Ярославской области);
— наименование органа, принявшего документ, и дата принятия;
— наименование документа;
— текст;
— наименование должности высшего должностного лица области (Губернатор
Ярославской области);
— дата подписания и номер акта.
Дата принятия документа проставляется организационным управлением после
принятия закона Ярославской области Думой в целом, оформляется словесно-цифровым
способом, например, «21 ноября 2020 года».
Дата подписания и номер закона Ярославской области проставляется после
подписания документа Губернатором Ярославской области уполномоченным
подразделением администрации Губернатора Ярославской области.
Наименование документа отделяется от реквизита «наименование вида акта –
ЗАКОН ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ» одним межстрочным интервалом, печатается с прописной
буквы. Прочие требования к оформлению названия документа приведены в пункте
2.3.13 Инструкции.
Реквизит «наименование органа, принявшего документ, и дата принятия»
отделяется от реквизита «наименование документа» 2 межстрочными интервалами,
печатается с прописной буквы.
Текст отделяется от реквизита «наименование органа, принявшего документ, и
дата принятия» 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст закона Ярославской области выравнивается по левой и правой границам
текстового поля; при наборе текста необходимо использовать функцию
автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между
словами. Каждый новый абзац печатается с красной строки, размер которой
составляет 1,25 сантиметра.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов
«Губернатор Ярославской области», инициалов и фамилии Губернатора Ярославской
области. Слова «Губернатор Ярославской области» печатаются в две строки от
границы левого поля. Инициалы и фамилия Губернатора Ярославской области
печатаются у правой границы текстового поля.
Реквизит «дата подписания и номер акта» отделяется от реквизита «наименование
должности высшего должностного лица области (Губернатор Ярославской области)» 2
межстрочными интервалами, печатаются в две строки от границы левого поля.
Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при
необходимости размещения текста закона Ярославской области на одной
странице.
3.2.7.Постановление Думы имеет следующие реквизиты:
— герб Ярославской области;
— наименование органа, издавшего документ: Ярославская областная Дума с
указанием номера созыва;
— наименование вида акта – ПОСТАНОВЛЕНИЕ;
Перечисленные реквизиты входят в состав бланка и печатаются при изготовлении
бланка.
— наименование документа (заголовок);
— текст;
— наименование должности должностного лица, подписавшего акт (Председатель
Ярославской областной Думы).
Дата проставляется после подписания при регистрации, оформляется цифровым
способом и состоит из предлога «от» и даты подписания документа, например, «от
21.11.2020».
Предлог «от» и знак «№» печатаются при изготовлении бланка.
Номер проставляется после подписания при регистрации, оформляется арабскими
цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.
Место издания – г. Ярославль – печатается при изготовлении бланка.
Заголовок отделяется от реквизита «Место издания» 3 межстрочными интервалами,
печатается с прописной буквы. Прочие требования к оформлению заголовка приведены
в пункте 2.5.13 Инструкции.
Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1
интервал.
Текст постановления выравнивается по левой и правой границам текстового поля;
при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во
избежание неоправданно больших пробелов между словами. Преамбула (при наличии),
а также каждый новый пункт или абзац печатаются с красной строки, размер которой
составляет 1,25.
Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов
«Председатель Ярославской областной Думы», инициалов и фамилии Председателя
Ярославской областной Думы. Слова «Председатель Ярославской областной Думы»
печатаются в две строки от границы левого поля. Инициалы и фамилия Председателя
Ярославской областной Думы печатаются у правой границы текстового поля.
Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при
необходимости размещения текста проекта постановления на одной странице.
3.2.8. Законы Ярославской области и постановления Думы печатаются на бланках
установленной формы красками насыщенного цвета шрифтом Times New Roman 14
размера.
3.2.9. При наличии приложений к проектам законодательных и иных нормативных
правовых актов в тексте на них обязательно дается ссылка. Приложения к проектам
законодательных и иных нормативных правовых актов оформляются на отдельных
листах.
3.2.10. Проект постановления, внесенного в Думу комитетом Думы, визируется на
оборотной стороне последнего листа проекта председателем профильного комитета
Думы или заместителем председателя профильного комитета Думы, начальником
организационного управления, начальником правового управления аппарата Думы
(далее – правовое управление), советником организационного управления и
сотрудником правового управления, закрепленными за комитетом Думы, путем
проставления их подписей с расшифровкой фамилий и датой визирования.
3.2.11. Законы и постановления принимаются на заседании Думы в порядке,
установленном Регламентом Ярославской областной Думы. Оформление принятых на
заседании законов и постановлений осуществляется организационным управлением в
соответствии с настоящей Инструкцией.
3.2.12. В срок до пяти рабочих дней сотрудник отдела по обеспечению
деятельности комитетов организационного управления оформляет текст принятого на
заседании Думы закона, постановления с учетом принятых поправок и направляет
документ на визирование в соответствии с пунктом 3.1.14 настоящей
Инструкции.
3.2.13. В первоочередном порядке оформляются принятые на заседании Думы
законы, направляемые Губернатору Ярославской области для подписания и
обнародования, проекты законов, принятые в первом чтении и требующие доработки
ответственным комитетом Думы, а также постановления, подлежащие официальному
опубликованию.
После первоочередных документов оформляются постановления Думы о проектах
федеральных законов, вносимых в Государственную Думу, другие постановления.
3.2.14. Законы Ярославской области и постановления Думы, принятые на
заседании Думы, визируются заместителем Председателя Думы, курирующим
соответствующий комитет Думы, председателем профильного комитета Думы или
заместителем председателя профильного комитета Думы, начальником правового
управления, начальником организационного управления, советником организационного
управления и сотрудником правового управления, закрепленными за комитетом
Думы.
Визирование осуществляется на отдельном листе, где указано наименование
закона, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная
подпись, инициалы, фамилия должностного лица и дата согласования.
3.2.15. Начальник организационного управления обеспечивает передачу на
подписание:
постановлений Думы – Председателю Думы (в его отсутствие – заместителю
Председателя Думы в соответствии с распределением должностных полномочий);
законов Ярославской области – Губернатору Ярославской области.
3.2.16. Постановления регистрируются в отделе организационного и
документационного обеспечения. При регистрации используется нумерация в пределах
календарного года.
Для размещения на официальном сайте Думы в информационно-коммуникационной
сети «Интернет» постановления направляются в электронном виде в
системно-аналитический отдел аналитического управления (далее –
системно-аналитический отдел).
3.2.17. Копии постановлений Думы, подлежащих официальному опубликованию,
направляются отделом организационного и документационного обеспечения в газету
«Документ – Регион» и на «Официальный интернет-портал правовой информации»
(www.pravo.gov.ru) в течение десяти дней после дня их принятия.
Копии постановлений Думы направляются Губернатору Ярославской области в
течение десяти календарных дней со дня принятия.
3.2.18. Законы в течение десяти дней со дня принятия с сопроводительным
письмом передаются Губернатору Ярославской области для подписания и официального
опубликования.
3.2.19. Копии постановлений о внесении в Государственную Думу в качестве
законодательной инициативы проекта федерального закона с сопроводительным
письмом направляются ответственным комитетом Думы в Государственную Думу на
бумажном носителе и в электронном виде. При необходимости получения заключения
Правительства Российской Федерации на законопроект документы в Государственную
Думу направляются после получения заключения Правительства Российской
Федерации.
3.2.20. Копии постановлений Думы заверяются печатью отдела организационного и
документационного обеспечения и рассылаются адресатам в соответствии со списком
рассылки.
3.2.21. Оригиналы постановлений Думы и тексты законов, принятых на заседаниях
Думы, хранятся в архиве Думы до передачи их на архивное хранение в соответствии
с законодательством.
3.3. Локальные нормативные акты Думы
3.3.1. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) Думы издаются в виде правил,
положений, инструкций, регламентов и других видов документов. ЛНА приобретают
юридическую силу после их утверждения распорядительным документом Председателя
Думы или иным уполномоченным им лицом.
Руководители структурных подразделений аппарата Думы, председатели комитетов
Думы не вправе издавать ЛНА.
3.3.2. ЛНА могут быть:
постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления
определенного события).
3.3.3. Основанием для издания ЛНА являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы
и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения
Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной
власти);
законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты
органов государственной власти субъекта Российской Федерации;
ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.
3.3.4 ЛНА издаются в целях:
установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного
регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;
изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее
изданными нормативными документами;
отмены ранее установленных норм, требований, правил.
Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного
подразделения или иным должностным лицом.
3.3.5. ЛНА разрабатывается в случае, если:
имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном
регулировании;
требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый
ЛНА;
выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно
объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них
изменений.
3.3.6.В тексте распоряжения об утверждении, изменении или отмене ЛНА
используются формулировки:
при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить
(название ЛНА) и ввести в действие с (дата)».
Например:
1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,
или:
1. Утвердить Штатное расписание организации на 2020 год и ввести его в
действие с 1 января 2020 г. (приложение).
при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в
(название ЛНА)».
Например:
1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2020 год, утвержденное
распоряжением Председателя Ярославской областной Думы от 25.12.2019 № 75:
…
при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА),
утвержденное …».
Например:
4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне,
утвержденное распоряжением Председателя Ярославской областной Думы от 25.02.2019
№ 15.
3.3.7. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации,
наименование вида документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, место издания
документа.
Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов)
оформляется в виде приложений к ЛНА.
Текст проектов ЛНА печатается на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом
Times New Roman 14 размера.
Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В
тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не
допускается».
Заголовок к тексту ЛНА отвечает на вопрос «о чем?» – «Положение о проведении
конкурса». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок
проведения работ, отвечает на вопрос «кого?» – «Должностная инструкция
специалиста программно-информационного отдела».
Основной текст ЛНА может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и
подпункты. Главы, разделы и подразделы должны иметь названия и быть
пронумерованы.
В положениях, правилах, инструкциях, регламентах и других подобных документах
главы и разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части
(разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами.
Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется
нумерация первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах
нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами,
разделенными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая
обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут
подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня
(номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются
точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются
различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами,
пункты – арабскими или разделы – арабскими с нумерацией первого уровня, пункты –
арабскими с нумерацией второго уровня:
I. Общие положения
1. Текст пункта.
2. Текст пункта.
3. Текст пункта:
3.1. Текст подпункта.
3.2. Текст подпункта.
И т.д.
или:
1. Общие положения
1.1. Текст пункта.
1.2. Текст пункта.
1.3. Текст пункта:
1.3.1. Текст подпункта.
1.3.2. Текст подпункта.
3.3.8. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в распоряжении, которым
утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.
Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктом 3.4.6
настоящей Инструкции.
3.4. Распоряжение
3.4.1. Распоряжениями оформляются решения по вопросам основной деятельности
Думы, административно-хозяйственным и кадровым вопросам.
ЛНА также утверждаются распоряжениями.
Распоряжения издаются Председателем Думы, а также уполномоченными им
должностными лицами в пределах предоставленных полномочий.
3.4.2. Порядок подготовки проектов распоряжений, издания и хранения
распоряжений Председателя Думы утвержден Постановлением Ярославской областной
Думы от 16.02.2016 № 40 «Об утверждении Порядка подготовки проектов
распоряжений, издания и хранения распоряжений Председателя Ярославской областной
Думы».
3.4.3. Проекты распоряжений готовятся на основании поручений Думы,
Председателя Думы либо в инициативном порядке в пределах компетенции аппарата
Думы.
Обеспечение подготовки проектов распоряжений и их согласование с
заинтересованными лицами возлагается на руководителей структурных подразделений,
которые готовят указанные проекты.
При необходимости к проекту распоряжения готовится пояснительная записка,
которая должна содержать краткое изложение сути распоряжения, обоснование
необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен
проект и с кем согласован.
3.4.4. Оформление распоряжений.
Текст распоряжения печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1
(допускается 1,5) межстрочный интервал без помарок и исправлений. Контрастность
печати должна обеспечивать качество последующего воспроизведения средствами
копировально-множительной техники.
Обязательным реквизитом распоряжения является заголовок. Заголовок должен
быть кратким, правильно передавать содержание распоряжения и отвечать на вопрос
«О чем?».
Если в распоряжении отражено несколько вопросов, заголовок можно
формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
выравнивается по левому краю. Заголовок, состоящий из двух и более строк,
печатается через 1 межстрочный интервал:
Об утверждении Инструкции
по делопроизводству
в Ярославской областной Думе
Текст распоряжения отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и
печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см
от левой границы текстового поля.
К содержанию проекта распоряжения предъявляются следующие требования:
— текст проекта распоряжения должен отражать его основное смысловое
содержание, быть предельно кратким, его суть должна быть изложена четко и
исключать возможность двоякого толкования;
— структура текста проекта распоряжения должна обеспечивать логическое
развитие предмета регулирования. Если требуется пояснение целей и мотивов его
принятия, то проект предваряется вступительной частью – преамбулой. Положения
нормативного характера в преамбулу не включаются. В преамбуле при необходимости
должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными правовыми
актами или другими документами по данному вопросу. Если содержание проекта
распоряжения не нуждается в пояснении или обосновании, то его текст может
содержать только распорядительную часть.
Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней
излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные
за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.
Если исполнение распоряжения предполагает выполнение различных по характеру
действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими
цифрами с точкой. Пункты могут состоять из подпунктов. Действия однородного
характера целесообразно перечислять в одном пункте.
Распорядительная часть документа может быть сокращена за счет вынесения
предписаний в приложение в виде отдельного плана, таблицы, схемы, перечня.
Распорядительная часть при этом содержит пункт об утверждении приложения.
Если поручение дается структурному подразделению аппарата Думы, то его
наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами
печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается написание числа
месяца, месяца или года, знака «№» и самого номера, фамилии и инициалов на
разных строках.
3.4.5. Оформление приложений к распоряжению.
Приложения к проектам распоряжений оформляются на отдельных листах
бумаги.
Размеры полей, шрифта и межстрочных интервалов при печатании приложений
идентичны размерам, применяемым при печатании текстов распоряжений. При
оформлении таблиц, графиков, диаграмм или схем допускается шрифт размером
12.
В приложениях помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики,
образцы документов и др.
Если в тексте проекта распоряжения дается ссылка «приложение», то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже
дается ссылка на распоряжение.
Все составные части реквизита печатаются с отступом не менее 8,5 см от левой
границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левому
краю:
Приложение
к распоряжению
Председателя
Ярославской областной Думы
от ______________ № _______
При наличии в тексте проекта распоряжения формулировки «Утвердить»
(прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом
приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на
распоряжение, его дату и номер:
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением
Председателя
Ярославской областной Думы
от _____________ № ________
Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом
утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА,
рекомендации – УТВЕРЖДЕНЫ, состав – УТВЕРЖДЕН.
Если в приложении утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного,
типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через
дополнительный интервал пишется слово «Форма», а далее идет заголовок
приложения:
Приложение 1
к Порядку
Форма
Согласие
на обработку персональных данных государственного
гражданского служащего Ярославской области, замещающего
должность
в аппарате Ярославской областной Думы, иных субъектов персональных
данных
Заголовок к тексту приложения печатается центрованным
способом, полужирным шрифтом.
Наименование вида документа-приложения печатается
отдельной строкой прописными буквами:
ПОЛОЖЕНИЕ
об организационном управлении аппарата
Ярославской областной Думы
Остальная часть печатается строчными буквами через 1
межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.
Через 2-3 межстрочных интервала печатается текст приложения.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются
центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не
ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.
Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.
Издание вместе с распоряжением приложений, не упомянутых
в тексте документа, не допускается.
3.4.6. Согласование проекта распоряжения.
Согласование проекта распоряжения осуществляется в соответствии с разделом 3
Порядка подготовки проектов распоряжений, издания и хранения распоряжений
Председателя Ярославской областной Думы, утвержденного Постановлением
Ярославской областной Думы от 16.02.2016 № 40.
Согласование проекта распоряжения оформляется путем визирования с указанием
даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на
листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа
распорядительной части проекта распоряжения.
Организацию процедуры согласования проекта распоряжения осуществляет
руководитель структурного подразделения аппарата Думы, ответственного за
подготовку проекта распоряжения.
Проект распоряжения, а также приложение к нему подлежат согласованию всеми
должностными лицами, к компетенции которых отнесена организация исполнения
распоряжения, и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением
распоряжения.
Проект распоряжения нормативного правового характера, а также проект
распоряжения Председателя Думы (уполномоченного им лица) о расторжении служебных
контрактов (трудовых договоров) по инициативе представителя нанимателя
(работодателя), о привлечении к дисциплинарной ответственности, переводе и
перемещении сотрудников Думы подлежит обязательному согласованию правовым
управлением аппарата Думы.
От имени правового управления проект распоряжения визирует начальник
правового управления либо его заместитель.
На листе согласования проекта распоряжения необходимо проставлять отметку об
исполнителе, которая включает в себя слово «Исполнитель», наименование должности
лица, подготовившего проект распоряжения, наименование структурного
подразделения аппарата Думы, сотрудником которого является лицо, подготовившее
проект, полностью написанные фамилию, имя, отчество и номер контактного
телефона.
На листе согласования проекта распоряжения исполнитель указывает список
адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует
исходить из необходимости доведения документа до соответствующих структурных
подразделений аппарата Думы и должностных лиц. Если количество адресатов в
списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к
проекту распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на
листе согласования делается отметка «Направить: по списку (прилагается)». Список
рассылки подписывается исполнителем.
Форма листа согласования распоряжения приведена в Приложении 4 к
Инструкции.
Срок согласования проекта распоряжения нормативного правового характера у
одного должностного лица составляет до трех рабочих дней с момента его
поступления за исключением проектов распоряжений, по которым требуется
дополнительное рассмотрение, но не более пяти рабочих дней. Срок согласования
иного проекта распоряжения у одного должностного лица составляет один рабочий
день с момента его поступления.
Если документы на согласование поступили после 15.00 часов, то исчисление
сроков начинается со дня, следующего за днем поступления должностному лицу
документов на согласование.
3.4.7. Распоряжения печатают на бланках установленного образца.
При регистрации распоряжение получает следующие обязательные реквизиты: номер
распоряжения, буквенное обозначение по направлению деятельности и дату
распоряжения.
Датой распоряжения является дата его подписания. Дата распоряжения
оформляется цифровым способом.
Номер состоит из знака «№» и порядкового номера распоряжения. Распоряжения
нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года по каждой
категории распоряжений с добавлением буквенного обозначения:
«о» – к распоряжениям по основной деятельности Думы;
«ах» – к распоряжениям по административно-хозяйственным вопросам;
«л/с» – к распоряжениям по личному составу со сроком хранения 50 лет;
«к» – к распоряжениям по личному составу со сроком хранения 5 лет.
3.4.8. Распоряжения по вопросам основной деятельности,
административно-хозяйственным вопросам регистрируются и хранятся в
организационном управлении.
Распоряжения по личному составу регистрируются и
хранятся в кадровой службе аппарата Думы.
3.4.9. Распоряжения по основной деятельности, по
административно-хозяйственным вопросам, личному составу регистрируются в
отдельных журналах регистрации распоряжений.
Формы журналов регистрации распоряжений установлены
Приложением 5 к Инструкции.
Журналы регистрации распоряжений ведутся на бумажном
носителе или в электронном виде.
3.5. Протокол
3.5.1. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях Думы,
совета Думы, комитетов, комиссий, рабочих групп, совещаниях и др. оформляется
протоколами.
Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей,
произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений,
справок, проектов решений (постановлений).
3.5.2. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование
вида документа, вид заседания, дата и место заседания, регистрационный номер
протокола, текст, подписи.
3.5.3. На протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается
несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – окончания.
В реквизите «место заседания» указывается город (муниципальный район), орган
(организация), где состоялось заседание.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года
отдельно по каждой группе протоколов.
Протоколы получают следующую нумерацию:
— протоколы заседаний комитетов, депутатских слушаний, правительственного
часа – в пределах срока созыва Думы;
— протоколы Совета Думы, заседаний Думы, заседаний Совета
председателей представительных органов муниципальных образований
(муниципальных районов и городских округов) при Ярославской областной Думе – в
пределах календарного года;
— заседаний согласительных и специальных комиссий, а также временных комиссий
– в пределах сроков их деятельности.
Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие записанные
через дробь порядковые номера протоколов каждого органа, принявшего участие в
заседании.
Реквизит «вид заседания» содержит указание на вид коллегиальной деятельности
(заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном
падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального
органа.
Например:
протокол заседания аттестационной комиссии;
протокол заседания Совета Ярославской областной Думы.
Протокол также содержит информацию о виде мероприятия.
Например:
протокол очередного заседания Совета Думы;
протокол внеочередного заседания комитета Думы.
3.5.4. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В
вводной части протокола указываются: фамилии председателя
(председательствующего); фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц,
приглашенных на заседание; повестка дня.
При оформлении протоколов оперативных совещаний перечисляются только
присутствовавшие лица. В протоколе заседания постоянно действующего
коллегиального органа фамилии и инициалы его постоянных членов перечисляются в
алфавитном порядке.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной
части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью
протокола. Например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием
докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня
формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и
нумеруются арабскими цифрами. Возможно формулирование вопросов в именительном
падеже без предлога.
В основной части протокола фиксируется ход заседания. Основная часть
протокола, фиксирующая ход заседания, состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. В протоколах используется форма изложения текста от
третьего лица множественного числа. Содержание каждого пункта, как правило,
оформляется по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова
пишутся у границы левого поля прописными буквами, каждое слово с новой строки,
после них ставится двоеточие.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой
дня:
1. СЛУШАЛИ:
фамилия, инициалы и должность докладчика указываются с новой строки с абзаца,
далее – краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу
текст.
ВЫСТУПИЛИ:
перечисляются выступающие с указанием должностей в той последовательности, в
какой они выступали.
В протоколе указываются авторы вопросов и ответов, прозвучавших на заседании,
с наименованием должностей в той последовательности, в какой они выступали с
пометкой в тексте протокола «ЗАДАВАЛИ ВОПРОСЫ», «НА ВОПРОСЫ ОТВЕЧАЛИ».
РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):
решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных
документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.
Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по
значимости, каждый из них нумеруется.
Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была
принята на заседании.
В протоколе приводятся итоги голосования:
«За – …, против – …, воздержалось – …».
Если «За» проголосовали все присутствующие, имеющие право голоса, голосование
оформляется следующим образом:
За – единогласно.
В случае когда протокол фиксирует решение об утверждении (принятии)
какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот
документ, а сам документ прилагаться к протоколу.
При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол
(после соответствующего протокольного решения).
3.5.5. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.
Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания,
включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения
вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали,
выступили, постановили, решили).
В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по
вопросу и принятые решения.
В Думе протоколы оформляются, как правило, в краткой форме.
Рекомендуемые образцы оформления протоколов приведены в Приложении 6 к
Инструкции.
3.5.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании.
3.5.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения,
готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц
может осуществляться в электронном виде.
В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц
в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке,
подписываются председателем (председательствующим) или заверяются по правилам
заверения копий документов.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного
протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят
выписку.
3.5.8. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном
листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:
наименование организации – ЯРОСЛАВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМАпечатается от границы
верхнего поля прописными буквами шрифтом размером 14 и выравнивается по
центру;
номер созыва печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал и
выравнивается по центру;
вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или
стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами
вразрядку, полужирным шрифтом размером 16 и выравнивается по центру);
номер протокола – печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и
порядкового номера протокола, располагается справа от слова «ПРОТОКОЛ»;
вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя
межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом (допускается прописными
буквами) размером 12-14 и выравнивается по центру;
место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у
кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 1 межстрочный
интервал после реквизита «вид заседания, совещания»;
дата заседания: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается
через 1 межстрочный интервал после реквизита «заголовок к тексту (вид заседания,
совещания)».
Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Подпись (подписи) – отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и
состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под
руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического)
органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании
(совещании), личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и
фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации
случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются
всеми членами комиссии.
Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.
Наименованиедолжности печатается от левой границы текстового поля через 1
межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней
строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя
буква в расшифровке ограничивается правым полем.
3.5.9. В совместных протоколах после слова «Председательствовал(и)»
указываются фамилия и инициалы лица (фамилии и инициалы лиц),
председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. Реквизит
«Подпись» включает подписи председательствовавших от каждого органа
(структурного подразделения), которые располагаются на одном уровне.
3.5.10. Оформление протоколов заседаний Думы производится не позднее десяти
рабочих дней со дня проведения заседания, протоколов заседаний Совета Думы – в
течение двух рабочих дней.
Протоколы депутатских слушаний и «правительственного часа» оформляются в
семидневный срок.
Оформление протоколов заседаний комитетов, иных заседаний (совещаний)
производится не позднее пяти рабочих дней со дня проведения заседания
(совещания).
Протоколы депутатских слушаний и «правительственного часа» оформляются
отделом организационного и документационного обеспечения.
3.6. Оформление документов в форме стенограммы заседаний
3.6.1. Звукозапись заседаний Думы, депутатских слушаний, «правительственного
часа» осуществляется аналитическим управлением аппарата Думы.
3.6.2. Стенографическая запись заседания Думы, депутатских слушаний,
«правительственного часа» осуществляется организационным управлением и
оформляется на бумажном носителе в виде стенограммы, то есть текста,
представляющего собой дословную запись устной речи.
Стенограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата
А4.
3.6.3. Реквизитами стенограммы являются:
— наименование вида документа (СТЕНОГРАММА);
— наименование вида заседания;
— место проведения мероприятия;
— дата и время начала мероприятия;
— сведения о председательствовавшем на мероприятии;
-текст стенограммы;
— виза.
Первая строка стенограммы, располагается вверху справа с текстом
— «Приложение к протоколу №»
3.6.4. В тексте стенограммы фамилии и инициалы выступающего
печатаются с абзаца, выделяются полужирным шрифтом, далее на следующей строке
начинается текст выступления. Если после фамилии и инициалов выступающего
указывается его должность, то текст выступления печатается с абзаца.
3.6.5. Стенограммы заседаний Думы оформляются в десятидневный
срок. Стенограмма заседания Думы визируется секретариатом заседания Думы и
председательствующим на заседании Думы.
Стенограммы заседаний депутатских слушаний, «правительственного
часа» оформляются в семидневный срок и подписываются председательствующими на
заседаниях.
Реквизит «Виза» оформляется на последнем листе стенограммы и
состоит из наименования должности, подписи и расшифровки подписи.
На обороте последнего листа текста стенограммы указывается
фамилия сотрудника, проводившего расшифровку звукозаписи.
3.6.6. В случае необходимости подготовки стенограммы заседаний
других мероприятий ее оформление осуществляется в соответствии с положениями
пункта 3.6 Инструкции сотрудниками аппарата Думы – по поручению руководителя
аппарата Думы.
3.7. Акт
3.7.1. Акты составляются на основе утвержденных органами власти
унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов,
событий, действий, связанных с деятельностью организации. Акты, как правило,
составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним
уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Главное при
составлении акта – установить фактическое состояние дел и объективно их отразить
в документе.
3.7.2. При составлении актов используются реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер
документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту;
подпись.
3.7.3. Наименование вида документа – слово А К Т печатается прописными
буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по
центру.
Заголовок к тексту состоит из предлога «о (об)» и отглагольного
существительного в предложном падеже: «о проверке», «о приеме-передаче»,
«о списании», «об уничтожении».
Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или
иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его
утверждения.
3.7.4. В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный
документ организации (распоряжение), факт или событие, послужившее основанием
для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием
должностей, наименований организаций, если составители являются представителями
другой организации, фамилий и инициалов (в именительном падеже).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя
комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.
3.7.5. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность,
характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров
акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта
определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или
нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной
разновидности.
3.7.6. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт
составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими
лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их
должностей не указываются.
Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и
прилагается к акту.
3.7.7. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление
с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице
акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом
указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты
ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не
согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что
должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
3.8. Записка (служебная, докладная, объяснительная)
3.8.1. Служебные и докладные записки, создаваемые в Думе, являются
внутренними документами и используются для оперативного информационного обмена
между структурными подразделениями аппарата Думы и руководством Думы, а также
являются основанием для принятия управленческого решения.
В служебных и докладных записках излагаются предложения, замечания, отчеты,
доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая
информация, связанная с исполнением полномочий структурных подразделений
аппарата Думы и должностных лиц.
Посредством служебных и докладных записок осуществляются коммуникации
между:
— структурными подразделениями (служебная записка);
— руководителем структурного подразделения и руководством Думы (докладная
записка).
Служебные и докладные записки готовятся как по инициативе автора, так и по
указанию руководства.
3.8.2. Реквизитами служебной (докладной) записки являются: наименование
структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка,
служебная записка), регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, адресат,
текст, подпись.
3.8.3. При адресовании служебных (докладных) записок указываются в дательном
падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.
Например:
Руководителю аппарата
Ярославской областной Думы
Фамилия И.О.
3.8.4. Текст служебной (докладной) записки, в зависимости от сложности
содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех
частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для
составления документа;
во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее
решения;
в третьей части излагаются выводы.
Заголовок к тексту служебной (докладной) записки обязателен на записках
объемом текста более двух абзацев.
3.8.5. Служебная докладная записка, представляемая руководителю структурного
подразделения аппарата Думы, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4
и подписывается составителем.
Докладная записка, представляемая Председателю Думы, руководителю аппарата
Думы, оформляется на бланке структурного подразделения аппарата Думы и
подписывается руководителем структурного подразделения
3.8.6. Посредством объяснительной записки осуществляются коммуникации между
работником и работодателем.
Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4
без реквизитов бланка либо рукописным способом, подписывается ее составителем и
адресуется конкретному должностному лицу Думы.
В объяснительных записках сотрудники в произвольной форме объясняют причины
какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины,
невыполнения поручений и т.п.
Реквизитами объяснительной записки являются: наименование вида документа,
регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
Заголовок к тексту может отсутствовать. Датой объяснительной записки является
дата ее подписания.
Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит
факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие
указанные факты.
3.9. Деловое (служебное) письмо
3.9.1. Деловое (служебное) письмо готовится в Думе как:
— доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации;
— ответ на запрос федерального государственного органа;
— ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной
власти в Ярославской области;
— ответ на запрос сенатора Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации;
— ответ на парламентский запрос;
— ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской
Федерации;
— ответ на обращение гражданина или организации;
— ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о
деятельности Думы;
— сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов
Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам
законов и иных нормативных правовых актов Ярославской области;
— ответ на запрос органа государственной власти Ярославской области, иного
государственного органа, организации;
— инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций Думы,
полномочий должностных лиц Думы;
— в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении
информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос
(просьбу).
3.9.2. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке Ярославской областной
Думы. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, дата и
регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об
электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма
в форме электронного документа), виза, отметка об исполнителе, в необходимых
случаях – отметка о приложении.
3.9.3. Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма
(например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос»,
«напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без
досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты
или номер телефона-факса.
3.9.4. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если
необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам,
рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
Текст письма печатается размером шрифта 14 одинарным межстрочным
интервалом, если текст небольшой по объему (4-5 строк), допустим полуторный
межстрочный интервал.
3.9.5. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом
основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для
сведения.
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится
список рассылки, и письма рассылаются по списку.
3.9.6.При составлении деловых (служебных) писем используется вступительное
обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.5.14
настоящей Инструкции.
Необходимость использования этикетных фраз определяется
исполнителем при подготовке проекта письма.
3.9.7. Текст письма представляет собой последовательное, связное изложение,
состоящее, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины,
основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ,
являющийся основанием подготовки письма. Во второй (заключительной),
начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу
без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то для
лучшего восприятия его следует делить на абзацы – простейшие компоненты текста,
состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся
единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не
более двух-трех предложений.
Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового
стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, многословие мешает выделить суть
документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены,
цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным.
В письмах используются следующие формы изложения:
— от 1-го лица единственного числа («прошу…», «направляю…») – если письмо
оформлено на бланке должностного лица;
— от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …»,
«напоминаем …»);
— от 3-го лица единственного числа («управление считает возможным …»,
«комитет не располагает возможностью …»).
Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается
использованием вводных слов и конструкций: «по-видимому», «по-прежнему», «как
известно», «если возможно» и т.д. При обосновании действий используется
ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В
порядке обмена…», «В связи…», «В соответствии…».
Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов:
«учитывая», «считая», «принимая во внимание», «руководствуясь» и т.п.
Оформленное на бланке письмо не следует начинать с указания наименования
организации (подразделения) – автора, оно уже имеется в самом бланке.
Текст письма, каждый новый пункт или абзац начинается с красной строки.
3.9.8. Виды деловых (служебных) писем.
Письма, отправляемые из Думы, делятся на две группы – инициативные и
ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория
этих писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении
каких-либо вопросов.
Содержание писем-ответов носит характер, зависимый от инициативных писем.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы
могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит
отказ, он должен быть убедительно аргументирован. При подготовке письма-ответа
составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он
отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при
окончательном оформлении письма.
По характеру информации письма подразделяются на:
— сопроводительные;
— информационные;
— гарантийные;
— письма-подтверждения;
— письма-напоминания;
— письма-приглашения;
— письма-извещения и др.
Сопроводительные письма прилагаются к пакету документов, направляемых в
чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются
документы, что нужно делать и в какие сроки.
В информационных письмах адресату сообщаются различного рода сведения.
Гарантийные письма – документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нем
обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление
чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение
текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две
подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления
(письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ
остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать
какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких
писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им
писем-напоминаний.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока
исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо
может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо
мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас…», «Просим Вас принять
участие…». В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки
проведения и условия участия в нем.
Текст письма-извещения обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем»,
«Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и т.п. Такие письма
составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на
запрос.
3.9.9. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по
почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на
бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, – на стандартных
листах бумаги.
Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть
согласовано со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование)
служебных писем проводится в соответствии с пунктами 2.6.1, 2.6.2
Инструкции.
3.9.10. Деловое (служебное) письмо подписывается Председателем Думы или иным
уполномоченным им лицом. Подписанное письмо подлежит регистрации и отправке.
3.9.11. Дата документа проставляется на письме после его
подписания при регистрации в соответствии с расположением этого реквизита на
соответствующем бланке.
Регистрационный номер проставляется в письме на одном уровне и
одновременно с датой письма и включает в себя последовательно располагаемые:
знак «№», индекс структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и
порядкового номера в пределах года (например: 05-02/153).
Номер на письме, автором которого является депутат Думы, как
правило, включает порядковый номер письма, а также дополнительные символы,
характеризующие индивидуальные особенности делопроизводства депутата (например,
№ Исх./ШГ-1, № Вх./1-ШГ).
Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и
регистрационного номера.
3.9.12. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами
заинтересованных лиц помещается в дело.
3.10.Доверенность
3.10.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним
лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими
лицами.
Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской
Федерации на бланке Ярославской областной Думы.
Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени
Думы, а также определяет условия и границы реализации этих прав.
3.10.2. Доверенность подписывает Председатель Думы. После подписания
доверенность регистрируется отделом организационного и документационного
обеспечения и заверяется гербовой печатью.
3.10.3. Допускается оформление доверенности по унифицированным формам.
3.11.Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи
3.11.1.Телеграммы
Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов используется
передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм).
Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг
телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской
Федерации от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной
связи».
Дума имеет право подачи телеграмм категории «правительственная».
Телеграммы подписываются Председателем Думы.
Телеграмма оформляется на стандартных листах формата А4 и должна содержать
следующие реквизиты: точный почтовый адрес, фамилию и инициалы получателя,
текст, написанный в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, подпись
должностного лица, от имени которого отправляется телеграмма, отметку об
исполнителе. В правом верхнем углу указывается категория телеграммы.
Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке,
установленном для деловых (служебных) писем. Регистрация отправленных
телеграфных сообщений также включает в себя информацию о времени их
отправки.
Отметка со сведениями о регистрации делается на тексте телеграммы, который
затем подшивается в специальную папку сотрудником отдела организационного и
документационного обеспечения и хранится в течение одного года, после чего
уничтожается в установленном порядке.
В Думе отправка телеграмм может осуществляться сотрудником приемной
Председателя Думы, отделом организационного и документационного обеспечения.
Сотрудник, осуществляющий отправку телеграммы, указывает для оператора связи
дополнительно следующие сведения: место отправки телеграфного сообщения (г.
Ярославль), абонентский номер, порядковый номер телеграммы, количество слов в
отправляемом сообщении, дату и время отправки.
Если иное не указано отправителем, телеграммы отправляются в день
поступления, с пометкой «срочно» – немедленно.
Входящие телеграммы принимаются сотрудником приемной Председателя Думы,
отделом организационного и документационного обеспечения, переносятся на
бумажный носитель и передаются адресатам по мере поступления.
Тексты входящих телеграфных сообщений сохраняются в электронном виде в
течение одного года со дня получения.
Передача при помощи услуг телеграфной связи текстов документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для
служебного пользования», не разрешается. Категорически запрещается передача
средствами телеграфной связи секретных документов.
3.11.2. Телефонограмма
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов,
передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях,
когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С
помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашения на
совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном
экземпляре.
Отправляемые телефонограммы оформляются в свободной форме.
При оформлении телефонограммы используются реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа, текст сообщения, подпись, дата и время
передачи телефонограммы, адресат, регистрационный номер отправляемой
телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего
телефонограмму.
При передаче следует проверять правильность записи телефонограммы ее
повторным чтением.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается
список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть
передана.
После передачи телефонограммы проставляются дата и время передачи, фамилия и
номер телефона передавшего и принявшего.
Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги.
Входящие телефонограммы должны иметь: исходящий регистрационный номер
телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего
телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий
регистрационный номер полученной телефонограммы. Необходимо также указать время
приема телефонограммы.
Отправление и прием телефонограмм в Думе осуществляются отделом
организационного и документационного обеспечения, а также сотрудником приемной
Председателя Думы.
Регистрация телефонограмм осуществляется отделом организационного и
документационного обеспечения.
3.11.3.Факсограмма (факс)
Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя
(тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде
копии-факсимиле.
Телефакс с официальным номером Думы устанавливается в отделе организационного
и документационного обеспечения организационного управления.
Документ, передаваемый по факсу, должен оформляться в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.
С помощью средств факсимильной связи могут быть переданы тексты, схемы,
графические изображения, исполненные типографским или машинописным способом в
черном цвете, с четким изображением на бумаге формата А4. При подготовке
документа следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики,
которые плохо передаются по каналам факсимильной связи. Объем передаваемого
документа не должен превышать 5 листов.
Передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», с
использованием средств факсимильной связи не разрешается. Категорически
запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.
Факсограмма не обладает юридической силой, так как не содержит подлинных
подписей и оттисков печатей.
Поступившие факсограммы учитываются в специальном журнале, передаются
адресатам через отдел организационного и документационного обеспечения под
роспись в день их приема, срочные – немедленно.
Персональная ответственность за правильность приема и передачи факсограмм, их
учет возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных
аппаратов.
Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на
исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего
структурного подразделения.
4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
4.1. Принципы организации документооборота
4.1.1. Под документооборотом понимается движение документов в Думе с момента
их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) или
отправки.
Цель организации документооборота – обеспечение своевременного принятия
управленческих решений и их исполнения.
Задача документооборота – организовать движение документов по наименее
короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного
документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в
соответствии с предоставленными им правами.
4.1.2. В процессе документооборота обеспечивается:
прием и первичная обработка входящих документов;
предварительное рассмотрение входящих документов;
регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
рассмотрение документов руководством;
доведение документов до исполнителей;
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание проектов документов;
определение места хранения документа (копии документа) и включение документа
(копии документа) в дело;
обработка и отправка исходящих документов.
4.1.3. Организация документооборота основывается на принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут
(маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой
необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию
документов.
4.1.4. В документообороте Думы выделяются документопотоки: поступающие
(входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы, внутренние
документы.
В составе входящих и исходящих документов выделяются:
— документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации,
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты
Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других
федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных
органов;
— документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации,
органов местного самоуправления;
— документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти
в субъектах Российской Федерации (при их наличии);
— парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской
Федерации и органов местного самоуправления;
— обращения граждан и организаций;
— запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности
государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на
них;
— документы государственных и негосударственных организаций;
— документы общественных и религиозных организаций;
— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных
стран и другие группы документов.
4.1.5. Электронный документооборот в Думе осуществляется с использованием СЭД
и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами
документов.
Отдел организационного и документационного обеспечения, а также сотрудники в
соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД
документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов),
сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей
ЭРК).
Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД
присваивается регистрационный номер.
4.1.6. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в
пределах календарного года.
Учет количества документов в Думе в целом и по отдельным подразделениям
ведется с помощью СЭД.
4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
4.2.1. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой,
фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной,
телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, через официальный
сайт Ярославской областной Думы.
Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми
посредством СЭД в Правительство Ярославской области и органы исполнительной
власти Ярославской области, осуществляется в соответствии с соглашением об
информационном взаимодействии, заключенным с Правительством Ярославской
области.
4.2.2. В Думу доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек,
бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм,
электронных документов и электронных копий документов.
4.2.3. Прием документов осуществляется отделом организационного и
документационного обеспечения.
Документы, доставляемые в Думу фельдъегерской связью из органов
государственной власти в рабочее время, принимаются отделом организационного и
документационного обеспечения, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни
– в приемной Председателя Думы.
Полученные приемной Председателя Думы документы передаются для регистрации в
отдел организационного и документационного обеспечения до 9 часов следующего
рабочего дня.
Прием электронных документов на официальный электронный адрес Ярославской
областной Думы – duma@adm.yar.ru (далее – официальный электронный адрес Думы) –
осуществляется сотрудником отдела организационного и документационного
обеспечения.
4.2.4. Корреспонденция, адресованная депутату, депутатскому объединению
(фракции) Думы, не вскрывается, за исключением случаев, когда информации на
конверте недостаточно для определения адресата, и раскладывается сотрудниками
отдела организационного и документационного обеспечения, ответственным за прием
входящей корреспонденции, по соответствующим именным ячейкам адресатам.
Регистрируемая почтовая корреспонденция (заказное письмо), адресованная
депутату, депутатскому объединению (фракции) Думы, полученная сотрудником отдела
организационного и документационного обеспечения, учитывается по реквизитам,
имеющимся на конверте, и передается под подпись депутату либо его помощнику или
в соответствующее депутатское объединение (фракцию) Думы через журнал передачи
заказных писем.
Обращения граждан передаются для регистрации и дальнейшего рассмотрения в
приемную по обращениям граждан организационного управления аппарата Думы.
4.2.5. Все поступившие в Думу документы подлежат первичной обработке,
включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и
графами ограничения доступа к документу);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки.
4.2.6. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или
возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке,
проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю
аппарата Думы.
4.2.7. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке,
повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части
или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе
составляется акт в двух экземплярах, подписываемый двумя сотрудниками отдела
организационного и документационного обеспечения и утверждаемый начальником
отдела организационного и документационного обеспечения.
Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями
передается на регистрацию и предварительное рассмотрение, второй экземпляр акта
высылается отправителю.
4.2.8. Конверты (пакеты), в которых поступили документы, уничтожают, за
исключением случаев, когда:
— только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
— документы поступили из иностранных государств, судов, следственных органов,
содержат договоры или иные документы договорного характера, финансовые счета, а
также обращения и исковые заявления граждан и организаций;
— входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока
исполнения или даты мероприятия;
— при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается
на хранение в дело.
4.2.9. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа
к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и
передаются:
с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа – руководителю аппарата Думы или сотруднику
отдела организационного и документационного обеспечения, в обязанности которого
входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального
характера.
Сотрудник отдела организационного и документационного обеспечения,
принимающий документы, имеет право вскрыть полученные конверты (пакеты) с
пометкой «Лично», а также адресованные депутату, депутатскому объединению
(фракции) Думы, если:
— на конверте (пакете) отсутствует адрес отправителя или адрес отправителя
указан неполно;
— неточно или неверно указан адресат в Думе;
— конверты (пакеты) от одного отправителя одновременно поступили большому
числу адресатов (один или два конверта (пакета) вскрывают выборочно);
— у сотрудника, принимающего документы, возникли предположения о возможности
нахождения в конверте (пакете) веществ, подозрительных или опасных для жизни и
здоровья.
О вскрытии конверта (пакета) составляется акт, который подписывают два
сотрудника отдела организационного и документационного обеспечения, с указанием
причины вскрытия.
4.2.10. Документы, поступающие из других государственных органов, органов
местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные
подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации
и предварительного рассмотрения в отдел организационного и документационного
обеспечения.
4.2.11. При приеме корреспонденции, доставленной курьером отправителя,
ставится соответствующая отметка (штамп, дата получения документа и подпись
сотрудника, принявшего документ).
4.2.12. Поступившая в Думу на имя Председателя Думы срочная корреспонденция с
пометками о срочности («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и
телеграммы доставляются по назначению немедленно.
4.2.13. Первичная обработка документов завершается их распределением
(сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые.
К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие
исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.
Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 7 к
Инструкции.
4.3. Предварительное рассмотрение поступающих документов
4.3.1. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения
поступающих в Думу документов на требующие обязательного рассмотрения
Председателем Думы и направляемые непосредственно в комитеты Думы, депутатские
объединения (фракции) Думы, структурные подразделения аппарата Думы.
4.3.2. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в
отделе организационного и документационного обеспечения после регистрации
документов.
Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае
поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и
исполнения документа.
4.3.3. Предварительное рассмотрение осуществляется с учетом установленного в
Думе распределения должностных полномочий между Председателем Думы, его
заместителями, вопросами ведения комитетов Думы, направления деятельности
структурных подразделений аппарата Думы.
Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является
содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному
лицу.
4.3.4. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы,
адресованные в Думу и на имя Председателя Думы.
Документы, адресованные в комитеты Думы, депутатские объединения (фракции)
Думы, структурные подразделения, передаются адресатам без предварительного
рассмотрения.
Если поступивший документ с пометкой «лично» не является документом личного
характера, его необходимо передать на регистрацию в установленном порядке.
4.3.5. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются
на документопотоки, направляемые:
на рассмотрение Председателя Думы (документы, поступающие из органов
государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее
важным и принципиальным вопросам деятельности Думы);
на рассмотрение заместителей Председателя Думы (документы по направлениям
деятельности, курируемых соответствующими заместителями);
на рассмотрение в комитеты Думы по вопросам их ведения, в депутатские
объединения (фракции) Думе;
на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения аппарата Думы по
направлениям их деятельности.
4.3.6. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются
соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний
по исполнению).
4.4. Регистрация поступающих документов
4.4.1. Регистрации подлежат поступающие в Думу документы, имеющие
установленные реквизиты оформления, в том числе наименование организации,
направившей документ, дату и исходящий номер документа, указание адресата,
подпись должностного лица и другие.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или
создания.
Регистрация входящих документов осуществляется один раз.
4.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления
или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее
время), либо в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы
граждан о предоставлении информации о деятельности Думы).
Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно. На
документах отмечаются дата и время получения.
При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как
правило, не регистрируется.
4.4.3. Регистрация входящих документов, поступивших в адрес Думы,
Председателя Думы, заместителей Председателя Думы осуществляется в СЭД отделом
организационного и документационного обеспечения.
Документы, поступившие в адрес комитета Думы, регистрируются в комитете Думы
сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в комитете в соответствии
с должностным регламентом.
Документы, поступившие в адрес депутата, регистрируются депутатом
самостоятельно.
Документы, поступившие в адрес депутатского объединения (фракции) Думы,
регистрируются помощником председателя фракции.
4.4.4. Регистрация входящих документов в СЭД осуществляется путем заполнения
регистрационной карточки документа с обязательным заполнением полей: «Вид
документа», «Название», «Получатели», «Исходящий номер», «Дата от»,
«Отправитель», «Организация», «Тип доставки», «Количество листов»,
«Содержание».
Регистрационная дата и регистрационный номер документа проставляются в
карточке автоматически.
Регистрация входящих документов осуществляется с использованием сквозной
нумерации в пределах календарного года. Регистрационный номер документа состоит
из порядкового номера документа.
В карточку автоматически добавляется электронный графический образ документа,
полученный путем нанесения штрих-кода на первый лист документа и дальнейшего его
сканирования. При регистрации законодательных инициатив к карточке также могут
прикрепляться файлы в форматах *.doc и *.xls, полученные от субъекта права
законодательной инициативы.
4.4.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная
копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.
Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих
документов:
с пометкой «Для служебного пользования»;
содержащие персональные данные;
нотариально заверенные;
скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью
организации;
объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).
В поле «Ссылки» устанавливаются все связки с документами, имеющими отношение
к входящему документу.
4.4.6. На лицевой стороне первого листа регистрируемого документа в правом
нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации и
входящего регистрационного номера документа.
4.4.7. При поступлении от субъекта права законодательной инициативы
материалов к ранее внесенной законодательной инициативе производится их
регистрация в СЭД и выполняется связка между соответствующими регистрационными
карточками.
В случае внесения в Думу нового законопроекта (проекта постановления) взамен
отозванного или отклоненного вновь внесенному законопроекту (проекту
постановления) присваивается новый регистрационный номер.
4.4.8. Документы, поступившие в Думу, по одному и тому же вопросу, подлежат
самостоятельной регистрации, при этом заполненные в СЭД регистрационные карточки
связываются с первичной электронной регистрационной карточкой связкой.
4.4.9. Правовые акты Губернатора Ярославской области и нормативные правовые
акты Правительства Ярославской области (указы Губернатора Ярославской области и
постановления Правительства Ярославской области, распоряжения Губернатора
Ярославской области), поступившие в СЭД в рамках Соглашения об информационном
взаимодействии, на бумажный носитель не переносятся. Регистрация данного вида
документов в СЭД производится автоматически, регистрационный номер состоит из
двух последних цифр текущего года и порядкового номера через дефис.
Правовые акты Губернатора Ярославской области и нормативные правовые акты
Правительства Ярославской области (указы Губернатора Ярославской области и
постановления Правительства Ярославской области, распоряжения Губернатора
Ярославской области), поступившие в Думу на бумажном носителе, передаются для
регистрации и хранения в правовое управление аппарата Думы.
4.4.10. Документы на иностранных языках, поступившие в Думу, после
регистрации в отделе организационного и документационного обеспечения передаются
Председателю Думы для принятия решения о дальнейшей работе с ним.
4.4.11. Документы, поступившие на официальный электронный адрес Думы,
переносятся на бумажный носитель, регистрируются сотрудником отдела
организационного и документационного обеспечения и передаются для дальнейшей
работы в соответствии с требованиями Инструкции.
В случае поступления в дальнейшем документа, полученного ранее на официальный
электронный адрес Думы, ему присваивается регистрационный номер электронного
документа.
Первичная обработка электронных документов должна соответствовать технологии
работы с входящими документами на бумажном носителе.
4.4.12. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи на официальный
номер факса Думы (8 (4852) 32-77-75) и в структурные подразделения аппарата Думы
(далее также – факсограммы), регистрируются в СЭД отделом организационного и
документационного обеспечения и передаются на резолюцию или непосредственно
адресатам в день их приема, срочные – незамедлительно.
При поступлении в Думу оригинала документа, ранее направленного факсограммой,
ему присваивается регистрационный номер факсограммы.
4.5. Порядок рассмотрения документов Председателем Думы, заместителями
Председателя Думы и доведения документов до исполнителей
4.5.1. После регистрации документы направляются на рассмотрение Председателю
Думы, заместителям Председателя Думы.
Рассмотрение документов должно производиться, как правило, в день поступления
или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце
рабочего дня.
Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и
телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.
4.5.2. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документа даются в
форме резолюции. Резолюция должна содержать указание конкретному исполнителю
(исполнителям) о порядке и характере исполнения документа, сроке исполнения (при
необходимости), подпись руководителя и дату подписания резолюции. Если в
резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым,
является ответственным за исполнение документа и организует работу других
соисполнителей. Изменить резолюцию имеет право только наложивший ее
руководитель.
4.5.3. После подписания резолюции руководителем на бумажном носителе сведения
о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в
регистрационные карточки документов в СЭД сотрудниками приемных Председателя
Думы, заместителей Председателя Думы путем создания соответствующего одиночного
либо группового задания.
Затем документы на бумажном носителе передаются в отдел организационного и
документационного обеспечения, сотрудники которого проверяют наличие задания,
соответствие его резолюции руководителя, вносят при необходимости изменения.
4.5.4. Документы с резолюциями направляются для исполнения в комитеты Думы,
структурные подразделения аппарата Думы, о чем в регистрационной карточке в СЭД
делаются соответствующие отметки в разделе «Журнал передачи документов».
Документ, направленный через СЭД, считается доведенным до сведения
исполнителя.
4.5.5. При бумажном документообороте подлинники входящих документов в случае
назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю,
остальным исполнителям отдел организационного и документационного обеспечения
передает копии документа.
Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном
носителе исполнителям могут использоваться журналы (реестры) передачи
документов.
4.5.6. Ошибочно адресованные резолюциями документы подлежат переадресации
комитетам Думы, структурным подразделениям аппарата Думы, к вопросам ведения
которых относится их рассмотрение (решение). Возврат документов руководителю для
изменения резолюции осуществляется с уведомлением отдела организационного и
документационного обеспечения.
4.6. Организация работы с отправляемыми документами
4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также
согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и
организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Думы (внутреннее
согласование) возлагается на комитет Думы, структурное подразделение аппарата
Думы – исполнителя документа.
4.6.2. Проекты документов Думы готовятся в форме электронных документов или
документов на бумажном носителе.
При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны,
документов на бумажном носителе – бланки установленной формы или бумага
стандартного формата.
4.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность
оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз,
приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих
содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
Согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в
форме визирования проекта исполнителем (председателем или заместителями
председателя комитета, руководителем подразделения или его заместителем), при
необходимости сотрудниками других структурных подразделений; визы на
отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа,
на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе
согласования (визирования).
4.6.4. Документы Думы, направляемые в ответ на документы, требующие
обязательного рассмотрения Председателем Думы, подписываются Председателем Думы
или, по его поручению, лицом, им уполномоченным.
Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся
сопроводительные письма.
4.7. Регистрация отправляемых документов
4.7.1. Документы, подписанные Председателем Думы, заместителями Председателя
Думы, руководителем аппарата Думы, регистрируются отделом организационного и
документационного обеспечения.
4.7.2. Отдел организационного и документационного обеспечения осуществляет
проверку правильности оформления документа, в том числе наличие подписей, виз,
правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату
поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности
документов (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия
количества экземпляров документа списку рассылки.
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.
4.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их
подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.
Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения.
4.7.4. Регистрация исходящего документа осуществляется с использованием СЭД
путем заполнения его регистрационной карточки в журнале «Исходящая
корреспонденция».
Сведения, занесенные в регистрационную карточку, используются для учета,
поиска, хранения и использования документов. Обязательному заполнению подлежат
поля: «Название», «Получатели», «Вид доставки», «Подготовил», «Подразделение»,
«Подписывает», «Дело», «Количество листов», «Отправитель», «Содержание».
В регистрационную карточку добавляется электронный графический образ
документа, полученный путем его сканирования. Графический образ документов,
содержащих конфиденциальные сведения, не создается.
В поле «Ссылки» устанавливаются все связки с документами, имеющими отношение
к исходящему документу.
Регистрационная дата и регистрационный номер документа проставляются в
регистрационной карточке в автоматическом режиме.
4.7.5. Регистрация исходящих документов осуществляется с использованием
сквозной нумерации в пределах календарного года. Регистрационный номер
исходящего документа состоит из индекса дела и порядкового номера документа,
записанных через дробь, например: 01-07/18.
4.7.6. На бумажном носителе регистрационный номер документа и дата
регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии
документа, остающейся в деле.
4.7.7. Копии документов и приложений к ним со всеми необходимыми визами
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (входящий документ
передается на хранение в дело вместе с документом-ответом) и хранятся в отделе
организационного и документационного обеспечения либо в комитетах Думы до сдачи
на архивное хранение либо до уничтожения по истечении сроков хранения.
4.7.8. Исходящие документы, подписанные председателем комитета Думы,
регистрируются в комитете Думы сотрудником, ответственным за ведение
делопроизводства в комитете Думы в соответствии с должностным регламентом.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела и
порядкового номера документа, записанных через дробь, например:
09-04/18.
Исходящие документы, подписанные руководителем депутатского объединения
(фракции) Думы и оформленные на бланках, регистрируются помощником председателя
фракции.
Исходящие документы, подписанные депутатом Думы и оформленные на депутатском
бланке, регистрируются депутатом самостоятельно.
4.8. Отправка документов
4.8.1. Отправку служебных документов Думы осуществляет отдел организационного
и документационного обеспечения.
4.8.2. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из
Думы, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи,
спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи
(факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, СЭД).
Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.
4.8.3. Документы на отправку передаются оформленными в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции.
Изготовление и передачу в отдел организационного и документационного
обеспечения необходимого тиража документов для рассылки обеспечивает исполнитель
документа.
4.8.4. Исходящие документы отправляются только с подлинной подписью
должностного лица, уполномоченного на его подписание.
Использование факсимиле Председателя Думы, заместителей Председателя Думы
регулируется распоряжением Председателя Думы.
Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с
сопроводительными письмами.
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к
отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
4.8.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в
день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
4.8.6. Документы, подписанные Председателем Думы или заместителями
Председателя Думы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации,
Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации,
Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской
Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской
Федерации (далее – высшие органы государственной власти), отправляются
фельдъегерской связью или по системам межведомственного электронного
документооборота.
При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование
с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику
фельдъегерской службы.
4.8.7. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о
необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в
случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает
подразделение-исполнитель по согласованию с отделом организационного и
документационного обеспечения.
Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ.
Запрещается передача по электронной почте и по каналам факсимильной связи
документов с пометкой «Для служебного пользования».
4.8.8. При отправке документа почтой в отделе организационного и
документационного обеспечения осуществляются конвертование документа с указанием
адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в почтовое отделение
связи.
На заказную корреспонденцию составляются реестры. Реестр заверяется круглой
печатью «Ярославская областная Дума. Отдел организационного и документационного
обеспечения № 2», подписью сотрудника отдела организационного и
документационного обеспечения, заполнившего его графы, и вместе с
корреспонденцией передается на отправку в почтовое отделение связи.
После отправки документов реестры с подписью работника почтового отделения
связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в отдел
организационного и документационного обеспечения.
По согласованию с исполнителями особо ценная корреспонденция отправляется
заказными письмами по отдельному реестру.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут вкладываться в
один конверт.
4.8.9. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи,
передаются в отдел организационного и документационного обеспечения с указанием
номера телефона-факса адресата.
4.8.10. Отделом организационного и документационного обеспечения могут быть
приняты к отправке документы, касающиеся переписки депутатов Думы, депутатских
объединений (фракций) Думы с гражданами, органами власти и другими
организациями, с указанными регистрационными номерами вложенных в конверты
материалов.
4.8.11. Отправка документов Губернатору Ярославской области, в Правительство
Ярославской области, органам исполнительной власти Ярославской области может
осуществляться отделом организационного и документационного обеспечения путем
передачи под роспись уполномоченным лицам органов исполнительной власти
Ярославской области, которая фиксируется в журнале передачи документов.
Отправка документов Губернатору Ярославской области, в Правительство
Ярославской области, органам исполнительной власти Ярославской области
осуществляется отделом организационного и документационного обеспечения также
посредством СЭД.
4.8.12. Документы за подписью Председателя Думы, заместителей Председателя
Думы, руководителя аппарата Думы, подлежащие отправке по электронной почте,
отправляются сотрудником отделом организационного и документационного
обеспечения с официального электронного адреса Думы.
Документы за подписью председателя комитета Думы, заместителей председателя
комитетов Думы, депутатов Думы, руководителей депутатских объединений (фракций)
Думы и руководителей структурных подразделений аппарата Думы, подлежащие
отправке по электронной почте, отправляются с электронной почты сотрудника
подразделения – исполнителя документа.
4.8.13. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется
сотрудником подразделения – исполнителя документа.
Оригиналы документов отправляются адресатам почтовой связью через отдел
организационного и документационного обеспечения.
4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов
4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению отправляемых (исходящих документов), а на
этапе исполнения – поступающих (входящих) документов.
Внутренние документы в Думе создаются для обеспечения законодательного
процесса, по вопросам финансового обеспечения деятельности Думы, по кадровым
вопросам, в виде информационно-справочных документов (докладных, служебных,
аналитических записок, справок и др.).
4.9.2. В Думе во внутреннем документообороте могут создаваться документы
только на бумажном носителе:
заявления сотрудников (на отпуск, материальную помощь и др.);
кадровые документы (личные карточки, протоколы заседаний конкурсных и
аттестационных комиссий, служебные контракты, трудовые договоры, обходные листы,
экзаменационные листы, аттестационные листы, листы ознакомления с нормативными
актами и др.);
бухгалтерские документы (доверенности, заявления на выдачу денег, акты
приема-передачи, акты списания и др.);
журналы инструктажей;
журналы регистрации (распоряжений Председателя Думы, печатей и штампов, учета
гербовых бланков и др.).
4.9.3. Во внутреннем документообороте Думы могут создаваться документы на
бумажном носителе, используемые как в системе электронного документооборота в
виде электронного образа документа, так и на бумажном носителе:
распоряжения Председателя Думы, протоколы заседаний Думы, комитетов Думы,
круглых столов, депутатских слушаний, «правительственных часов» и др.;
выписки из протоколов заседаний Думы, комитетов Думы, стенограммы, выписки из
стенограмм, решения комитетов Думы, государственные контракты и договоры,
заключения правового управления, планы мероприятий Думы и др;
информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические
записи, справки и др.).
Подготовка и передача внутренних документов Думы может осуществляться в
электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.
4.9.4. Внутренние документы, адресованные Председателю Думы, представляют на
бумажном носителе.
4.9.5. Порядок подготовки, согласования, принятия, регистрации и хранения
распоряжений Председателя Ярославской областной Думы осуществляется в
соответствии с Постановлением Ярославской областной Думы от 16.02.2016 № 40 «Об
утверждении Порядка подготовки проектов распоряжений, издания и хранения
распоряжений Председателя Ярославской областной Думы».
Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения
государственных контрактов и гражданско-правовых договоров, заключаемых Думой,
осуществляется в соответствии с распоряжением Председателя Ярославской областной
Думы от 06.07.2020 № 30-о «Об утверждении Регламента взаимодействия структурных
подразделений аппарата Ярославской областной Думы при подготовке и осуществлении
закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Ярославской областной
Думы».
4.9.6. Организация протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний
и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место
хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения
заинтересованных лиц и исполнителей, учет и рассылка адресатам выписок из
протоколов заседаний комитетов Думы, заседаний Думы) осуществляется в
соответствии с Регламентом Ярославской областной Думы и подразделом 3.5
Инструкции.
4.9.7. Регистрация внутренних документов осуществляется, как правило, отделом
организационного и документационного обеспечения. Передача документов между
структурными подразделениями осуществляется через отдел организационного и
документационного обеспечения.
4.9.8. Регистрация внутренних документов осуществляется отделом
организационного и документационного обеспечения в СЭД в журнале
«Внутренние».
Регистрация документа выполняется путем заполнения его регистрационной
карточки путем обязательного заполнения полей:
«Регистрационная дата» и «Регистрационный номер» – присваиваются
автоматически при сохранении регистрационной карточки;
«Краткое содержание» – краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: О
чем документ? (заполняется с клавиатуры);
«Количество листов» – количество листов в документе плюс количество листов в
приложении к нему;
«Подготовил» – указывается лицо, подготовившее документ;
«Согласующие» – указывается должностное лицо согласовавшее документ;
«Подписывает» – указывается должностное лицо, подписавшее документ;
в поле «Файлы» добавляется электронный графический образ документа,
полученный путем его сканирования;
в поле «Ссылки» устанавливаются необходимые связки по документу.
Регистрация документов осуществляется с использованием сквозной нумерации в
пределах календарного года.
Регистрационный номер внутреннего документа состоит из порядкового номера
документа и буквенного обозначения «вн», записанного через дефис, например:
15-вн.
4.9.9. Внутренние документы на бумажном носителе подлежат сканированию с
учетом ограничений законодательства Российской Федерации с прикреплением
электронного образа документа к ЭРК. Отсканированные внутренние документы и
резолюции к ним могут направляться исполнителям средствами СЭД в виде
электронного образа документа и электронного образа резолюции без дублирования
их на бумажном носителе. При этом оригинал внутреннего документа на бумажном
носителе следует хранить в деле адресата, которому первично направлен внутренний
документ.
При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который
также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи в ЭРК.
4.10. Работа с обращениями граждан
4.10.1. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации,
иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе
юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), а также организация
работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о
деятельности Думы устанавливаются в Думе в соответствии с Федеральными законами
от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о
деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»,
Постановлением Ярославской областной Думы от 15.02.2019 № 27 «Об утверждении
Положения об организации доступа к информации о деятельности Ярославской
областной Думы», распоряжением Председателя Ярославской областной Думы
от 03.06.2019 № 15-о «Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в
Ярославской областной Думе».
4.10.2. Делопроизводство по обращениям и запросам граждан и организаций в
Думе ведется отдельно от других видов делопроизводства приемной по обращениям
граждан организационного управления.
Депутаты самостоятельно рассматривают поступившие в их адрес обращения
граждан в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
4.11. Учет и анализ объемов документооборота
4.11.1. Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры
документопотоков ведется в целях:
— совершенствования организации работы с документами;
— принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и
оргтехники;
— расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в
делопроизводстве;
— нормирования труда;
— повышения исполнительской дисциплины.
4.11.2. Данные о количестве документов обобщаются,
анализируются организационным управлением в виде сводки об объеме
документооборота за год и представляются к отчету о деятельности Ярославской
областной Думы за прошедший период.
4.11.3. Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних)
проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том
числе по учетным данным СЭД.
За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа
(подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).
При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему
документы принимаются за один документ.
Объем документооборота подсчитывается за год.
4.12. Управление документами в системе электронного
документооборота
4.12.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только
зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и
аутентификации.
4.12.2. Включение документов в СЭД осуществляется
посредством заполнения полей ЭРК, оцифровки (сканирования) документа, если он
создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК,
размещения документа в СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.
В процессе жизненного цикла документа (создание проекта
документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение
документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта
документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.
Включение сведений о документе (входящем, исходящем,
внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством
заполнения полей ЭРК СЭД.
4.12.3. В ЭРК СЭД вносятся следующие сведения о
поступившем документе:
1) наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа и название документа;
3) дата регистрации документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) входящий регистрационный номер;
7) способ доставки документа;
заголовок к тексту (краткое содержание
документа);
9) количество листов документа;
10) отметка о количестве приложений;
11) сведения о связанных документах (наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение,
должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);
13) контрольный срок исполнения документа (при
необходимости);
14) сведения о переадресации документа;
15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы)
приложения (приложений) к документу.
4.12.4. В ЭРК СЭД вносятся следующие сведения об
отправляемых (исходящих) документах:
1) наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, организации – адресата;
2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
3) наименование вида документа;
4) дата регистрации документа;
5) регистрационный номер документа;
6) заголовок к тексту (краткое содержание
документа);
7) сведения о связанных документах (наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
количество листов основного документа;
9) индекс дела по номенклатуре дел;
10) отметка о приложении;
11) подразделение – ответственный исполнитель документа
и лицо, подготовившее документ, ФИО и должность;
12) согласующие документ лица, ФИО и должность;
13) ссылки на файл отправляемого документа и файл
(файлы) приложения (приложений) к документу;
14) способ доставки документа адресату.
4.12.5. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК
вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование подразделения, подготовившего проект
документа;
2) наименование вида документа;
3) дата регистрации документа;
4) регистрационный номер документа;
5) ФИО и должность лица, подписавшего документ;
6) сведения о связанных документах (наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
7) заголовок к тексту (краткое содержание
документа);
подразделение (должностное лицо), исполнитель
(ответственный исполнитель) документа;
9) согласующие документ лица, ФИО и должность
10) количество листов документа;
11) отметка о количестве приложении;
12) индекс дела по номенклатуре дел;
13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение,
дата исполнения, дата формирования поручения);
14) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы)
приложения (приложений) к документу.
4.12.6. При включении документов и проектов документов в
СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа
исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с
другими документами и пунктами поручений.
При создании связей документа (проекта документа) с
другими документами используется справочник типов связей.
4.12.7. В целях размещения документов в СЭД, поиска
документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД,
используются справочники, в том числе: корреспондентов (адресатов), видов
документов, структурных подразделений, должностных лиц Думы, исполнителей по
документам, тематический (вопросов деятельности), сроков исполнения, резолюций
(поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков
документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными
документами), номенклатура дел Думы.
5. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЯРОСЛАВСКОЙ
ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
5.1. Копировально-множительные работы
5.1.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов,
тиражирование) осуществляются отделом организационного и документационного
обеспечения по заявкам депутатов Думы, сотрудников аппарата Думы.
Копирование и размножение небольших объемов документов производится
непосредственно в структурных подразделениях аппарата Думы либо депутатами Думы.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет
руководитель структурного подразделения, в котором установлена техника, депутат
Думы.
5.1.2. Тиражированию подлежат только служебные документы и материалы,
связанные с деятельностью Думы.
Изготовление объемных материалов большими тиражами, а также цветных
ксерокопий производится по согласованию с начальником организационного
управления.
5.1.3. В первоочередном порядке тиражируются документы и материалы, связанные
с подготовкой заседаний Думы, комитетов Думы, депутатских слушаний,
«правительственного часа», рабочих групп, а также принятые Думой документы,
подлежащие рассылке.
5.1.4. Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть
разброшюрованы (за исключением документов, которые нельзя расшить), напечатаны
четко и разборчиво. Для размножения сдаются, как правило, первые экземпляры
(подлинники) документов.
5.1.5. Тираж размноженных документов или материалов должен соответствовать
заказу. Изготовленные копии выдаются вместе с подлинником документа.
Сотрудник отдела организационного и документационного обеспечения,
изготовивший копии, несет ответственность за качество изготовленных копий и их
соответствие оригиналу.
5.1.6. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное
расходование бумаги и расходных материалов. Учет количества изготовленных копий
документов ведется отделом организационного и документационного обеспечения в
журнале регистрации поступления и выполнения заказов на
копировально-множительные работы, где делается соответствующая отметка о виде
документов и количестве копий.
5.1.7. На размножение не принимаются:
— бланки;
— подписные листы для проведения избирательной кампании депутата Думы;
— документы и материалы с помарками и вклейками, загрязненные документы и
материалы, документы и материалы в рукописном виде (за исключением обращений
граждан);
— документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в
том числе с пометкой «Для служебного пользования», секретные документы.
5.2. Аудио- и видеозапись мероприятий
5.2.1. Видео- и аудиозапись мероприятий, проводимых в Думе и включенных в
план работы Думы, осуществляется аналитическим управлением.
Видео- и аудиозапись осуществляет в помещениях, оборудованных системой видео-
и аудиозаписи.
5.2.2. Аудиозапись с использованием системы компьютерного стенографирования
осуществляется для следующих мероприятий, проводимых в зале заседаний Думы:
— заседаний Ярославской областной Думы;
— депутатских слушаний;
— «правительственного часа».
5.2.3. Видеозаписи мероприятий размещаются на файловом сервере Думы с
доступом для всех зарегистрированных пользователей сети Думы.
Учет и хранение видеофайлов заседаний Ярославской областной Думы на файловом
сервере и запись их на компакт-диски для сдачи в архив обеспечивает
аналитическое управление.
5.2.4. Аудиозапись мероприятий по указанию Председателя Думы или руководителя
аппарата Думы может быть расшифрована в отделе организационного и
документационного обеспечения, отпечатана и передана в подразделение,
ответственное за проведение мероприятия.
5.3. Изготовление, учет и использование печатей и штампов
5.3.1. Для заверения подлинности подписи руководителя Думы и иных
уполномоченных им лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством
Российской Федерации, в Думе используются круглые гербовые и другие печати.
В соответствии со статьей 6 Закона Ярославской области от 30.06.2011 № 20-з
«Об официальных символах Ярославской области» в Думе используется печать с
изображением герба Ярославской области в полной версии (далее также – гербовая
печать).
В Думе используются две круглые печати с изображением герба Ярославской
области в полной версии, при этом на второй печати под изображением герба
Ярославской области изображается цифра «2».
5.3.2. Гербовая печать используется для заверения:
подлинности подписи Председателя Думы, заместителей Председателя Думы,
руководителя аппарата Думы, главного бухгалтера – начальника отдела
бухгалтерского учета, а также других должностных лиц, которым доверенностью или
распоряжением Председателя Думы предоставлены соответствующие полномочия;
записей, внесенных в трудовою книжку сотрудника Думы при его увольнении
сотрудником кадровой службы.
Гербовой печатью заверяются также подлинные экземпляры договоров и соглашений
Думы, государственных контрактов Думы, доверенности, сметы расходов на
содержание Думы, финансовые документы и отчеты, представляемые в органы
казначейства, налоговые и статистические органы, фонды, а также финансовые
документы на получение денежных средств, удостоверения должностных лиц,
избираемых или назначаемых Думой, удостоверения депутатов Ярославской областной
Думы и их помощников, удостоверения сотрудников аппарата Думы, гарантийные
письма, правительственные телеграммы.
5.3.3. Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая
личной подписи должностного лица, или в месте, обозначенном «МП» («Место
печати»).
Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица,
подписавшего документ.
На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляет на
специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом «М.П.»
без наименования должности и подписи.
Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.
5.3.4. Гербовая печать изготавливается в строго ограниченном количестве и
исключительно в служебных целях.
Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве
принимает Председатель Думы.
Для документов малого формата (удостоверений к наградам, служебных)
изготавливаются гербовые печати уменьшенного размера.
Место хранения гербовой печати – сейф или несгораемый металлический шкаф в
отделе бухгалтерского учета и в кадровой службе.
5.3.5. В Думе могут использоваться простые печати и штампы без изображения
государственной символики.
Простые печати бывают разной формы: круглые, треугольные, прямоугольные.
Простых печатей может быть несколько. Они проставляются на справках, копиях
документов (кроме копий правовых актов Ярославской области), при опечатывании
шкафов, сейфов и т.д.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении
документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие
мастичные (резиновые) штампы.
Для опечатывания помещений, в которых осуществляется хранение и обработка
персональных данных, применяются металлические выжимные печати.
5.3.6. Структурные подразделения аппарата Думы при необходимости имеют
круглые (негербовые) печати. В этом случае в печати приводится дополнительная
надпись с наименованием подразделения.
В Думе, в частности, используются круглые (негербовые) печати с
надписями:
«Ярославская областная Дума. Отдел бухгалтерского учета. Для документов»,
«Ярославская областная Дума. Отдел организационного и документационного
обеспечения № 1»;
«Ярославская областная Дума. Отдел организационного и документационного
обеспечения № 2»;
«Ярославская областная Дума. Для кадровых документов».
5.3.7. Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Отдел
бухгалтерского учета. Для документов» ставится на оригиналах финансовых
документов для удостоверения подлинности подписи руководителя аппарата Думы,
сотрудников отдела бухгалтерского учета.
Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Отдел организационного
и документационного обеспечения № 1» ставится на копиях постановлений
Ярославской областной Думы, копиях законов Ярославской области, выписках из
протоколов заседаний Ярославской областной Думы.
Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Отдел организационного
и документационного обеспечения № 2» ставится на документах, связанных с
отправкой и получением корреспонденции, для удостоверения подлинности подписи
сотрудника отдела организационного и документационного обеспечения, а также на
пакетах, отправляемых фельдъегерской связью.
Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Для кадровых
документов» ставится на копиях распоряжений по личному составу, а также на
кадровых документах для удостоверения подлинности подписи сотрудника кадровой
службы.
5.3.8. Право структурного подразделения аппарата Думы иметь и использовать в
работе гербовую печать и (или) простую печать должно быть установлено
распоряжением Председателя Думы.
5.3.9. Заказ на изготовление гербовых и других печатей (штампов) производится
отделом административного обеспечения аналитического управления:
гербовой печати – по указанию Председателя Думы;
других печатей и штампов – по заявке руководителей структурных подразделений
аппарата Думы, согласованной с руководителем аппарата Думы, с приложением
образца (эскиза) печати (штампа).
Печати и штампы изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления
подразделениями и их сотрудниками возложенных на них функций.
5.3.10. В делопроизводстве Думы в служебных целях используются штамп (штампы)
с факсимильной подписью Председателя Думы и иных должностных лиц.
Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи
должностного лица и порядок использования факсимиле определяется Председателем
Думы.
5.3.11. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе
организационного и документационного обеспечения в журнале учета выдачи печатей
и штампов (Приложение 8 к Инструкции) с проставлением их оттисков и выдаются под
расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и
сохранность.
5.3.12. Печати и штампы должны храниться в сейфах или несгораемых
металлических шкафах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование
другими лицами.
Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и
штампов за пределы Думы возможен в исключительных случаях по решению руководства
Думы.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения
печатей и штампов возлагаются на руководителей структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений вправе возложить ответственность за
пользование печатями и штампами и их хранение на одного из подчиненных им
сотрудников.
При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы передаются
по акту с отметкой в журнале учета и выдачи печатей и штампов.
5.3.13. Замена печатей и штампов производится в случае их износа,
повреждения, утраты на основании решения руководителя аппарата Думы по
соответствующей заявке руководителя подразделения.
Печати и штампы, пришедшие в негодность или утратившие значение, подлежат
возврату в отдел организационного и документационного обеспечения, где они
уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.
В случае ликвидации, реорганизации структурного подразделения аппарата Думы,
имеющиеся в нем печати и штампы, также подлежат передаче в отдел
организационного и документационного обеспечения для последующего уничтожения по
акту.
5.3.14. Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их
печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и
дальнейшего использования.
В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время
и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов,
наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения,
подписи членов комиссии.
Акт об уничтожении печатей, штампов утверждается начальником организационного
управления. Данный акт является основанием для внесения записи об уничтожении
печати (штампа) в журнал учета и выдачи печатей и штампов.
6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их
своевременного и качественного исполнения.
Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
— руководителем аппарата Думы, руководителем структурного подразделения –
исполнения документов (поручений) по существу;
— советником отдела по обеспечению деятельности комитетов организационного
управления, сотрудником приемной заместителя Председателя Ярославской областной
Думы– сроков исполнения документов (поручений), поступивших в комитет Думы,
заместителю Председателя Ярославской областной Думы соответственно.
Ответственным за осуществление контроля за прохождением, исполнением и
соблюдением сроков рассмотрения документов, поступивших Председателю Ярославской
областной Думы, является руководитель аппарата Думы.
В отделе организационного и документационного обеспечения централизованному
контролю сроков исполнения документов (поручений) подлежат зарегистрированные
документы с отметкой о контроле («Контроль»).
6.3. Депутаты самостоятельно осуществляют контроль за прохождением,
исполнением и соблюдением сроков рассмотрения поступивших к ним документов.
6.4. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний),если
зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений,
содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по
каждому поручению отдельно.
6.5. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до
исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов
(поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов
(поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и
состоянии исполнительской дисциплины.
6.6. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе,
поручении или в резолюции к документу.
Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с
даты, следующей за датой регистрации документа.
Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в
протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания
(совещания).
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним
рабочий день.
Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной
регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения
документа (поручения).
Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством Российской Федерации.
6.7. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
— установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами
(типовой срок исполнения);
— с конкретной датой исполнения – в указанный срок;
— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:
«весьма срочно» – в течение одного-двух дней, «срочно» – в 3-дневный срок;
«оперативно» – в 10-дневный срок; остальные – в срок не более 30 дней, если иное
не установлено федеральными законами.
Согласование проекта подготавливаемого документа с
заинтересованными лицами должно проводиться в пределах установленного срока
исполнения документа.
6.8. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также
отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение
(указание).
6.9. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний),
поставленных на контроль, сотрудник, ответственный за ведение контроля
исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения)
до исполнителя.
6.10. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в
целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится
предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков
исполнения документов (поручений).
Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет – не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года – не реже одного
раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца – за 5 дней до истечения срока
исполнения.
6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов
(поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с
использованием электронной почты.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов
(поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных
регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов
(поручений).
6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения)
ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего
поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин
продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть
направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух
третьих срока исполнения документа (поручения).
Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель
информирует отдел организационного и документационного обеспечения или иное
подразделение (сотрудника), на которое возложен контроль исполнения документа
(поручения).
Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей
документа (поручения) с обязательным информированием отдела организационного и
документационного обеспечения или иного подразделения (сотрудника), на которое
возложен контроль исполнения документа (поручения).
6.13. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после
фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального
подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения
заинтересованным органам, организациям и лицам.
Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для
снятия его с контроля.
6.14. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на
основании подготовленного ответа.
Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления
ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с
обязательным информированием отдела организационного и документационного
обеспечения или иного подразделения (сотрудника), на которое возложен контроль
исполнения документа (поручения).
Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную
регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
6.15. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он
признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению
сохраняется за исполнителем.
6.16. Дума ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской
Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений
граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям.
7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
7.1.Организация работы исполнителей с документами в комитетах Думы,
структурных подразделениях аппарата Думы
7.1.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата
Думы, комитетах Думы осуществляется на основании резолюций (поручений)
Председателя Думы, его заместителей, руководителя аппарата, руководителей
структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими
полномочиями.
7.1.2. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки
(в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий
рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
7.1.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями
(поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения
руководителем подразделения.
Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не относится к
компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на
следующий рабочий день возвращает его в отдел организационного и
документационного обеспечения для решения вопроса о перенаправлении его на
исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).
7.1.4. Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:
— сбор и обработку необходимой информации;
— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением
правил документирования, установленных в Думе;
— согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования
и, при необходимости (в случае значительной корректировки проекта документа), –
повторное согласование;
— в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки
документа;
— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.
— определение места хранения документа (копии документа) проставлением
отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть
помещен документ.
7.1.5. Если исполнение документа поручено нескольким комитетам Думы и (или)
структурным подразделениям аппарата Думы, ответственным исполнителем считается
комитет Думы, подразделение, указанное в резолюции (поручении) первым, или
обозначенное словом «ответственный», если не определено иное.
7.1.6. Председатель комитета Думы, руководитель структурного подразделения
аппарата Думы организуют работу с поступившим документом, определяют исполнителя
и соисполнителей, контролируют качество и своевременность исполнения документа в
соответствии с резолюцией (поручением).
Все исполнители ответственны за своевременное и качественное исполнение
резолюции (поручения) и представление ответственному исполнителю в установленные
им сроки необходимых материалов.
7.1.7. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению резолюции
(поручения), осуществляет координацию всей работы над документом, в том числе
получение предложений соисполнителя, подготовку итогового проекта документа.
Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые
материалы для обобщения и подготовки проекта документа в первой половине
установленного в резолюции (поручении) срока.
Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом
предложений соисполнителей.
Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю,
давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.
В случае несвоевременного представления информации соисполнителями
ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего
поручение.
7.1.8. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь)
документ по указанию председателя комитета Думы, руководителя подразделения
передается другому исполнителю.
При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать
документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь
назначенному сотруднику (в случае необходимости, – по акту приема-передачи, в
котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который
подписывается сотрудником, передавшим документы, и сотрудником, принявшим
документы).
7.1.9. Результатом исполнения документа является проект документа,
подготовленный исполнителем.
Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование)
проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта
по замечаниям.
При наличии неурегулированных разногласий по документу ответственный
исполнитель готовит служебную записку руководителю, давшему поручение, с их
перечислением.
7.1.10. После доработки проект документа оформляется в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции и передается в соответствии с резолюцией
(поручением) на подписание (утверждение). Второй экземпляр (копия) должен быть
завизирован руководителем структурного подразделения-исполнителя (при
необходимости – всеми лицами, согласовавшими документ).
7.1.11. Документы, предназначенные для отправки, оформляются на
соответствующем бланке установленной формы. Для отправки документов, не имеющих
адресной части, составляется сопроводительное письмо.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит
список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации
обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
7.1.12. Подписанный документ передается для регистрации и отправки и/или
включения в дело.
В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в
которое должен быть включен документ.
7.1.13. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения
документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о
датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и
результате окончательного исполнения.
7.1.14. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему
документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть
ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
7.1.15. В случае ликвидации комитета Думы или структурного подразделения
аппарата Думы их законченные дела и исполненные документы передаются в архив
Думы. Незаконченные дела, неисполненные документы, в том числе в электронном
виде, передаются в комитет Думы, структурное подразделение аппарата Думы,
которому поручена работа по данному вопросу. Передача дел и документов
оформляется актом, подписываемым передающей и принимающей сторонами, копия
которого передается в отдел организационного и документационного
обеспечения.
7.2. Организация работы с документами депутатов Ярославской областной
Думы
7.2.1. Депутат самостоятельно организует свой документооборот,
в том числе осуществляет контроль за прохождением, исполнением и соблюдением
сроков рассмотрения поступивших к нему документов.
7.2.2. Организация документооборота депутата включает в себя:
своевременное получение, в том числе через именные ячейки,
регистрацию и рассмотрение поступивших на имя депутата документов и
корреспонденции;
оформление документов за подписью депутата, их регистрацию и
отправку;
организацию рассмотрения обращений граждан, адресованных
депутату;
контроль за поступлением ответов на депутатские запросы и другие
обращения депутата.
7.2.3. Документы, поступившие в Думу на имя депутата, отделом
организационного и документационного обеспечения направляются в именные ячейки
депутата.
Заказные письма, поступившие в Думу на имя депутата Думы,
передаются сотрудником отдела организационного и документационного обеспечения
депутату под роспись.
7.2.4. В соответствии с Постановлением Ярославской областной Думы от
11.12.2013 № 340 «О бланке депутата Ярославской областной Думы» для оформления
писем и других документов, оформляемых в рамках своих полномочий, депутаты Думы
используются бланки депутата Ярославской областной Думы с изображением герба
Ярославской области.
7.2.5. Депутат вправе поручить своим помощникам организацию работы с
документами, в том числе получение заказной корреспонденции, поступившей в Думу
на имя депутата.
7.2.6. Документы, оформленные депутатом, подлежат отправке
депутатом самостоятельно или через отдел организационного и документационного
обеспечения.
8. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел
8.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Ярославской
областной Думы, образуют документальный фонд Думы.
Создание документального фонда Думы осуществляется путем составления
номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности,
учета и передачи дел в архив Думы.
8.1.2. Номенклатура дел Думы закрепляет классификацию (группировку)
документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию
дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.
Номенклатура дел Думы включается в СЭД в качестве справочника, определяющего
порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов,
включаемых в СЭД.
Номенклатура дел Думы используется в качестве основы для составления описей
дел структурных подразделений, комитетов Думы постоянного, временных (свыше 10
лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных
(до 10 лет включительно) сроков хранения.
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении 9 к Инструкции.
8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
законодательством Российской Федерации, законодательством Ярославской области,
определяющим деятельность Думы, Регламентом Ярославской областной Думы,
положениями о структурных подразделениях аппарата Думы, штатным расписанием,
плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы,
локальными нормативными актами Думы, содержащими сведения об образующихся в
деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их
наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных
органов государственной власти, иных государственных органов Российской
Федерации с указанием сроков их хранения.
8.1.4.Номенклатура дел Думы составляется на предстоящий календарный год в
последнем квартале предшествующего года.
Номенклатура дел Думы составляется по установленной
форме организационным управлением из номенклатур дел структурных подразделений,
комитетов Думы, визируется лицом, ответственным за архив Думы, согласовывается с
постоянно действующей экспертной комиссией Думы и руководителем аппарата Думы,
утверждается и вводится в действие распоряжением Председателя Думы с 1 января
следующего календарного года.
Номенклатура дел Думы в конце каждого года уточняется.
Номенклатура дел Думы не реже чем один раз в 5 лет согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) соответствующего уполномоченного
органа исполнительной власти Ярославской области в сфере архивного дела или
государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.
8.1.5. В номенклатуру дел Думы включаются заголовки дел, отражающие
деятельность структурных подразделений аппарата Думы, комитетов Думы, постоянно
и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий,
советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения
ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы
данных, в необходимых случаях – копии документов (копии документов включаются в
номенклатуру дел, если копия – единственный экземпляр документа в Думе).
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам,
что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
8.1.6.Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования
структурных подразделений аппарата Думы, комитетов Думы. Документы в разделах
номенклатуры дел располагаются по степени их значимости.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Думе цифрового обозначения
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах структурного подразделения.
Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 04-03, где 04 –
обозначение структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных
дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс
сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел
определяется степенью важности документов, составляющих дела и их
взаимосвязью.
Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание
и состав документов дела.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:
— название вида дела (документы к заседаниям Думы, переписка и т.д.) или
разновидности документов (протоколы заседаний Совета Думы, распоряжения и
т.д.);
— даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.
В графе 3 указывается количество томов, частей дела – заполняется по
окончании календарного года.
В графе 4 – срок хранения и номер статьи дела по перечню, а при его
отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.
В графе 5 «Примечание» могут включаться отметки о заведении дел, переходящих
делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и
др.
В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера для
внесения возникающих в течение года новых дел.
По окончании календарного года в конце номенклатуры делается итоговая запись
о количестве заведенных дел (томов).
8.1.7. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение
аппарата Думы в месячный срок разрабатывает проект номенклатуры дел
подразделения и представляет его в организационное управление для согласования и
утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения номенклатуры
дел Думы, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел
Думы.
8.1.8. Номенклатура дел Думы составляется в трех экземплярах:
— 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного
хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел
«Организационное управление»;
— 2-й экземпляр передается в архив Думы в качестве учетного документа;
— 3-й экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования
которого является Дума.
В качестве рабочего экземпляра в организационном управлении используется
копия утвержденной номенклатуры дел Думы или ее электронная форма. В структурные
подразделения аппарата Думы, комитеты Думы номенклатура дел Думы рассылается
организационным управлением в электронном виде или в виде копий соответствующих
разделов на бумажном носителе.
Рабочий экземпляр номенклатуры дел Думы хранится в организационном управлении
до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не
будут составлены описи дел для передачи в архив Думы.
8.1.9. В случае изменения функций и структуры аппарата Думы, комитетов Думы
номенклатура дел Думы составляется заново, согласовывается с ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти Ярославской области в сфере архивного дела или
государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и
утверждается Председателем Думы.
8.1.10. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел Думы могут
вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях – в сроки хранения
документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при
разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так
называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры
дел).
8.1.11. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении
оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о
количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел),
отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с
отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве
электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в организационное
управление. Вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и
дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение
года.
8.1.12. Организационное управление на основе полученных из структурных
подразделений, комитетов Думы данных готовит:
— итоговую запись сводной номенклатуры дел Думы о категориях и количестве
дел, заведенных в Думе в течение года; сведения итоговой записи передаются в
архив Думы, о чем в номенклатуре дел Думы проставляется отметка с указанием
должности и подписи лица, передавшего сведения;
— дополнение к номенклатуре дел Думы, в котором последовательно в
соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не
предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел Думы.
Дополнение к утвержденной номенклатуре дел Думы подписывается начальником
организационного управления и вместе с итоговой записью приобщается к
утвержденному экземпляру номенклатуры дел Думы.
8.2.Формирование дел и их текущее хранение
8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел.
Дела в Думе формируются в структурных подразделениях аппарата Думы, комитетах
Думы. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
Контроль за правильным формированием дел осуществляется организационным
управлением.
8.2.2. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:
в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию
заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом
свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел, судебных дел, личных дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела
раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы
должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и
черновики (за исключением особо ценных). По объему дело, включающее документы на
бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см
(толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При
превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в
деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;
документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз),
вопросно-логической последовательности или их сочетании.
8.2.3. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями (правилами, положениями,
инструкциями и т.п.). Документы – основания к распорядительным документам
включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Законы и постановления, принятые на заседании Думы, помещаются после
соответствующего протокола заседания Думы. Протоколы заседаний комитетов Думы
вместе с необходимыми материалами располагаются в деле по хронологии в порядке
возрастания номеров.
Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы
выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в
отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное
дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров
протоколов), если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не
превышает 250 листов.
Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются
приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами
(многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в
отдельный том дела).
Постановления, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от
постановлений, распоряжений по личному составу и постановлений, распоряжений по
административно-хозяйственной деятельности.
Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со
сроками хранения.
Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты
группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет,
формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких
планов формируются в дела по последнему году действия плана.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и
систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ
помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их
поступления.
Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и
располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.
Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений
граждан по личным вопросам.
8.2.4. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с
номенклатурой дел. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в
электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде,
проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.
Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в
СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном
носителе.
Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное
дело без разделения на тома.
В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме
электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе
подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на
бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на
бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном
носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок
хранения.
8.2.5. Формирование и хранение дел до передачи их в архив Думы осуществляется
структурными подразделениями аппарата Думы, комитетами Думы, электронных дел – в
СЭД Думы.
Формирование дел с материалами, над которыми работали несколько комитетов
Думы, структурных подразделений аппарата Думы, их оформление и сдача в архив
Думы производятся тем постоянным комитетом Думы, структурным подразделением
аппарата Думы, которые ответственны за рассмотрение вопроса.
8.2.6. После исполнения документов и окончания работы с ними дела помещаются
(подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения
физической сохранности.
Дела считается заведенным с момента включения в него первого исполненного
документа.
Срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного
делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней после даты
исполнения документа.
8.2.7. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях, комитетах Думы
размещаются в шкафах, сейфах. Дела должны располагаться вертикально, корешками
наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля
их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по
номенклатуре дел.
В структурных подразделениях аппарата Думы, комитетах Думы сотрудники,
ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и
дел.
8.2.8. Дела документального фонда Думы, находящиеся на текущем хранении,
подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив Думы проводится проверка
наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия
дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел,
при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при
реорганизации и ликвидации структурных подразделений аппарата Думы, комитетов
Думы.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием
дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального
просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и
состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по
результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в
установленном порядке. Одновременно с этим принимаются меры по замещению
утраченного документа его копией.
8.2.9. Выдача дел для работы в Думе производится с разрешения руководителя
структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное
пользование депутатам Думы, сотрудникам других структурных подразделений
подлежит учету.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений,
депутатам Думы на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат
возврату.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям
дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения
Председателя Думы с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.
8.2.10. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Думы,
производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на
основании письменного распоряжения Председателя Думы или иного уполномоченного
им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого
изымаются.
Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия
(выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и
подписывается уполномоченными представителями организации и Думы. К протоколу
(акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия
документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок
возврата, дата и подпись сотрудника, ответственного за формирование и/или
хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и
решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо
подлинника, изымается.
8.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и
уничтожение предусматривает:
экспертизу ценности документов;
оформление дел;
составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;
составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками
хранения.
8.3.2.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Думе
создается экспертная комиссия (далее – ЭК), действующая на основании положения,
определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЭК и утверждаемого
распоряжением Председателя Думы.
Ежегодно организационным управлением совместно с ЭК проводится экспертиза
ценности документов.
Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных
нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных
документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в
процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных
государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности
подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.
8.3.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в
том числе по личному составу, для передачи в архив Думы;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с
пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Думы,
правильность определения сроков хранения дел.
8.3.4. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются
в архив Думы не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после
завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив Думы проводится на
основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10
лет) сроков хранения и дел по личному составу.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Думы не
передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их
хранения.
8.3.5. По результатам экспертизы ценности документов в Думе составляются
описи дел структурных подразделений, комитетов Думы постоянного хранения,
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,
электронных документов (Приложения 10, 11 к Инструкции), проводится оформление
дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
хранению.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не
составляются, и в архив Думы такие дела не передаются.
Описи дел структурных подразделений, комитетов Думы составляются отдельно на
дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дела
по личному составу, электронные дела.
Основой составления описей дел структурных подразделений, комитетов Думы
является номенклатура дел.
8.3.6. При составлении описей дел структурного подразделения, комитета Думы
соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в
номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если
дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под
самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на
обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки
всех дел (томов) пишутся полностью;
графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.
В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел,
числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.
8.3.7. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи –
реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором
указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное
дело.
8.3.8. Описи дел структурного подразделения, комитета Думы изготавливаются в
двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем
подразделения, председателем комитета Думы, согласовываются начальником
организационного управления. Реестр электронных документов, являющийся
приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с
указанием должности, инициалов, фамилии.
Один экземпляр описи дел структурного подразделения, комитета Думы передается
вместе с делами в архив Думы, второй остается в качестве контрольного экземпляра
в структурном подразделении, комитете Думы. В архив Думы также передается по
экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в
редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных
описей дел, документов (годовых разделов).
8.3.9. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы
ценности документов дела Думы подлежат оформлению в соответствии с
установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное
хранение.
Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи
сотрудника организационного управления, ответственного за архив.
8.3.10. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу предусматривает:
заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 12 к Инструкции);
нумерацию листов;
составление листа-заверителя дела (Приложение 13 к Инструкции);
в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 14 к
Инструкции);
подшивку или переплет дела.
8.3.11. На титульном листе дела указываются:
полное название Ярославской областной Думы в именительном падеже;
наименование структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс)
дела (индекс дела по номенклатуре дел);
заголовок и дата дела (тома, части);
крайние даты документов дела;
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно».
При изменении наименования структурного подразделения в течение периода,
охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию
(структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой
организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее
заключается в скобки.
8.3.12. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью
указывается количество листов, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).
Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты
составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его
обложке в соответствии с итоговой надписью.
8.3.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной
документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного
доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество
листов внутренней описи.
Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты
составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале
дела.
8.3.14. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и
внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым
карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа на свободном от
текста месте. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по
каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
8.3.15. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из
картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех
листов.
Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются
перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в
дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их
формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из
документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела
не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела
заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества
листов в деле).
8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
8.4.1. На основе предложений структурных подразделений, комитетов Думы отдел
организационного и документационного обеспечения составляет акт (акты) о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 15 к
Инструкции).
На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный
акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению.
8.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января
года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним
сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020
г.).
8.4.3. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления
документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы
постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или
формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности,
включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
8.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления
сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела Думы,
название каждого структурного подразделения, комитета Думы указывается перед
группой заголовков дел этого подразделения, комитета Думы.
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
рассматривается на заседании ЭК одновременно с описями дел, документов
постоянного хранения и по личному составу.
8.4.5. Согласованный ЭК акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, утверждается Председателем Думы только после утверждения
описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному
составу ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Ярославской области в
сфере архивного дела или государственным архивом согласно предоставленным ему
полномочиям.
8.4.6. После утверждения Председателем Думы акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по акту к уничтожению,
могут быть переданы на утилизацию.
Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется
приемо-сдаточной накладной.
В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с
указанием даты и номера акта, заверяемые подписью сотрудника, ответственного за
архив Думы.
8.4.7. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются
программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении
к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить
средствами информационной системы на носителях информации и из резервных
копий.
8.4.8. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
хранятся постоянно в деле фонда.
8.5. Передача дел на архивное хранение
8.5.1. Передача документов в архив Думы осуществляется по графику,
согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы
в архив, и утвержденному руководителем аппарата Думы.
Передача дел производится по описям дел структурных подразделений, комитетов
Думы.
8.5.2. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками
структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается
количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность
документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное
подразделение, передающее документы).
Прием дел производится сотрудником организационного управления, отвечающим за
архив Думы, в присутствии сотрудника структурного подразделения с проставлением
в двух экземплярах описей дел структурных подразделений, комитетов Думы отметок
о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника
организационного управления, отвечающего за архив Думы, и лица, передавшего
дела). После передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется
отметка «Передано в архив, опись от……. №….».
8.5.3. Передача электронных документов в архив Думы производится на основании
описей электронных дел, документов структурных подразделений по
информационно-телекоммуникационной сети (при наличии технической возможности)
или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в
двух идентичных экземплярах.
Подготовка электронных документов (записи заседаний Думы, заседаний комитетов
Думы и пр.) к передаче в архив Думы осуществляется аналитическим
управлением.
8.5.4. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, комитета
Думы делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного
подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по
реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и
передает их в архив Думы независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в
соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел
осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в
т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков
хранения). Прием-передача дел оформляется актом.
8.6.Использование документов архива Думы
8.6.1. Дела, хранящиеся в архиве Думы, предоставляются депутатам, сотрудникам
структурных подразделений для работы в помещении архива или во временное
пользование.
8.6.2. Во временное пользование дела выдаются депутатам, сотрудникам
структурных подразделений под подпись в журнале учета выдачи дел на срок не
более одного месяца.
Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям
дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения
Председателя Думы с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.
На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (Приложение
16 к Инструкции). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено
на место хранения.
8.6.3. Запрещается расшивать дела, делать в них какие-либо пометки,
исправления, подчеркивания и производить изъятие документов.
Депутаты, сотрудники структурных подразделений несут ответственность за
сохранность, правильное использование полученных архивных документов и
содержащейся в них информации.
По возвращении дела в архив сотрудник организационного управления, отвечающий
за архив Думы, обязан проверить наличие всех страниц в деле.
8.6.4. При увольнении сотрудник структурного подразделения обязан сдать в
архив находящиеся у него во временном пользовании документы.
8.6.5. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве
Думы, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения
Председателя Думы или уполномоченного им лица.
Приложения 1-16
Дополнительные материалы
Также в разделе
- Аппарат Думы
- Руководитель аппарата Ярославской областной Думы
- Руководители структурных подразделений аппарата
- Структура и штатная численность аппарата Ярославской областной Думы
- Положение об аппарате Ярославской областной Думы
- Положения о структурных подразделениях аппарата Ярославской областной Думы
- О внесении изменений в положения о структурных подразделениях аппарата Ярославской областной Думы (Распоряжение Председателя Ярославской областной Думы от от 03.06.2019 № 13-о)
- О внесении изменений в Положение об организационном управлении аппарата Ярославской областной Думы (Распоряжение Председателя Ярославской областной Думы от от 03.06.2019 № 14-о)
- Об утверждении документов, регламентирующих обработку и защиту персональных данных в Ярославской областной Думе (Распоряжение Председателя Ярославской областной Думы от 13.02.2020 № 6-о)
Проанализируем содержание новых Правил по делопроизводству, которые вступили в силу 12 февраля 2020 года. Для кого они обязательны?
На какие положения Правил стоит обратить особое внимание при актуализации своей Инструкции по делопроизводству? Какие упущения Правил придется восполнять самостоятельно?
Обратите внимание на заложенную в Правилах систему распределения ответственности за организацию и ведение делопроизводства между службой делопроизводства, руководителями разного уровня и другими сотрудниками. Для претворения в жизнь недостаточно ее отражения в Инструкции по делопроизводству организации, может потребоваться актуализация кадровых документов.
Росархив разработал Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 1. Они были утверждены приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 и зарегистрированы Минюстом России 27.12.2019.
При этом большой интерес представлял п. 2 приказа об их утверждении, в котором закреплялась особенность вступления Правил в силу: «приказ вступает в силу с даты издания Правительством Российской Федерации постановления о признании утратившим силу п. 1 постановления от 15.06.2009 № 477 “Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти”». То есть новые Правила должны были стать действующими только после отмены Правил делопроизводства в ФОИВ 2 2009 года, которые (особенно в редакции 2016 года) достаточно успешно применялись в качестве нормативно-методической основы для внедрения СЭД и работы с электронными документами. Их использовали не только государственные, но и обычные коммерческие организации, чему способствовали Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в ФОИВ (утв. приказом Росархива 23.12.2009 № 76). Таким образом, новые Правила издаются взамен Правил делопроизводства в ФОИВ и должны действовать в статусе нормативного правового акта самого высокого уровня.
Ожидаемое постановление Правительства РФ было принято 01.02.2020 за № 71, официально опубликовано 04.02.2020 и обеспечило вступление в силу новых Правил с 12 февраля 2020 г.
Сфера применения
О разработке новых Правил делопроизводства на профессиональных конференциях в 2018-2019 гг. сообщали представители ВНИИДАД и Росархива в рамках презентаций Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях 3 (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 4. Заявлялось, что для федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления будут созданы 2 отдельные примерные инструкции по делопроизводству, чтобы отразились в них не только общие технологические правила работы с документами, но и особенности их применения в разных органах власти и управления. Однако разработаны и утверждены были единые Правила, которые предстоит внедрять за счет разработки конкретных Инструкций по делопроизводству 5:
- федеральным государственным органам;
- государственным органам субъектов РФ;
- органам местного самоуправления.
Это означает, что службы делопроизводства (аппараты и управления делами) федеральных органов исполнительной власти (федеральных министерств, служб и агентств), их территориальных и подведомственных органов, а также аппараты органов власти субъектов Российской Федерации могут сразу начать планировать работу по внесению изменений в свои действующие Инструкции по делопроизводству (а возможно, и в ряд других документов, если их тоже придется актуализировать). Такая плановая работа обычно заканчивается приказом об утверждении и введении в действие новых вариантов Инструкций, Регламентов и Положений.
Первоочередное внедрение Правил станет задачей федеральных органов исполнительной власти (в собственных аппаратах и по отрасли). Напомним, что ФОИВ издают свои Инструкции по делопроизводству по согласованию с Росархивом.
А для органов местного самоуправления следовало бы разработать методические рекомендации. Однако о подобных планах мы пока не слышали, поэтому им, видимо, придется решать задачу внедрения новых Правил и актуализации своих инструкций по делопроизводству самостоятельно.
Структура и содержание
И Правила для госорганов и органов местного самоуправления (п. 1.2), и Примерная инструкция для государственных организаций (п. 1.2) разработаны с одинаково сформулированными целями – «совершенствование делопроизводства и повышение эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил создания документов, технологий работы с ними, организации текущего хранения документов и подготовки к передаче в архив».
Таблица 1. Разделы нормативных правовых актов
Практика показала, что в процессе разработки конкретных инструкций по делопроизводству как государственные органы и организации, так и коммерческие компании часто заимствовали в свои инструкции структуру Правил 2009 года и Примерной инструкции 2018 года, на которые они ориентировались.
Однако при разработке Инструкции по делопроизводству на основе новых Правил 2019 года рекомендуем обратить внимание на следующие аспекты:
1. Кратко изложенный раздел 2 о документировании просто переносить в конкретную Инструкцию недостаточно. Его положения стоит развить и дополнить:
- правилами составления и оформления отдельных видов документов (при этом обратите внимание на электронные сообщения, которые необходимы для реализации гос- и муниципальных услуг в соответствии с административными регламентами);
- классификаторами документов, которые составляются и оформляются исключительно в бумажной и исключительно в электронной форме;
- классификатором имен файлов электронных документов;
- классификатором применяемых типовых унифицированных форм документов;
- порядком утверждения электронных шаблонов (электронных…
Зарегистрировано в Минюсте России 17 августа 2018 г. N 51922
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО
ПРИКАЗ
от 11 апреля 2018 г. N 44
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), приказываю:
Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.
Руководитель
А.Н. АРТИЗОВ
УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 N 44
ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ
I. Общие положения
1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (далее — Примерная инструкция) разработана в соответствии с Положением о Федеральном архивном агентстве, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 года N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст. 4034), а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.
1.2. Примерная инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.
1.3. Примерная инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций (далее — организация), независимо от их организационно-правовой формы, целей и видов деятельности.
1.4. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.
1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации возлагается на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства <1> (далее — Служба делопроизводства).
<1> В организациях с небольшим объемом документооборота функции Службы делопроизводства могут выполняться работником (делопроизводителем, секретарем).
Служба делопроизводства организации действует на основании положения о ней, утверждаемого руководителем организации и определяющего задачи и функции подразделения, его права и ответственность.
1.7. Ответственность за организацию работы с документами в подразделениях организации возлагается на руководителей этих подразделений. Непосредственное ведение делопроизводства в подразделениях организации осуществляется делопроизводителем или иным работником подразделения, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства (далее — делопроизводитель подразделения).
1.8. Должностные обязанности, права и ответственность работников Службы делопроизводства, делопроизводителей подразделений и иных работников, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями.
1.9. На период отпуска, командировки, болезни или в случае увольнения работники структурных подразделений организации обязаны передавать все находящиеся на исполнении документы делопроизводителю подразделения или другому работнику по указанию руководителя подразделения.
При смене делопроизводителя подразделения составляется акт приема-передачи документов и дел.
1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица.
Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов <2>.
<2> Статьи 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации; пункты 2; 15.11 статьи 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях; статья 7 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 50, ст. 7344; 2013, N 26, ст. 3207; 2013, N 27, ст. 3477; 2013, N 30 (Часть I), ст. 4084; 2013, N 44, ст. 5631; 2013, N 51, ст. 6677; 2013, N 52 (Часть I), ст. 6990; 2014, N 45, ст. 6154; 2016, N 22, ст. 3097; 2017, N 30, ст. 4440; 2018, N 1 (Часть I), ст. 65).
1.11. При утрате документов делопроизводитель подразделения информирует руководителя структурного подразделения и Службу делопроизводства организации, после чего организуется розыск документов.
Если розыск документов не дает результата составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.
1.12. На основе Примерной инструкции в организации разрабатывается индивидуальная инструкция по делопроизводству, утверждаемая руководителем организации.
1.13. В целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.
1.14. Правила работы с документами в системе электронного документооборота организации (далее — СЭД) и иных информационных системах, в которых осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в противоречие с положениями Примерной инструкции.
II. Документирование управленческой деятельности
2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.
2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.
2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.
Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.
2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.
2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4.
2.7. Для изготовления документов в организации используются: бланк приказа;
бланк распоряжения;
бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;
бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.
По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.
Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.
2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.
2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).
2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» <3>.
<3> Раздел 6 «Бланки документов» ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.
2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.
2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.
2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:
20 мм — левое;
10 мм — правое;
20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.
2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.
2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.
2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.
2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — N 12 — 14 пт <4>.
<4> Размер шрифта (кегль) измеряется в пунктах (point); один пункт равен 1/72 дюйма, или 0,376 мм (сокращение: «pt»).
При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — N 10, 11 пт.
2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.
Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
2.19. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.
Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.
Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.
Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.
Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.
Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.
2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.
2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.
2.23. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016 <5>:
<5> ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», с Изменением N 1. — М.: Стандартинформ, 2018.
а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
в) код формы документа;
г) наименование организации;
д) наименование структурного подразделения;
е) наименование должности лица;
ж) справочные данные об организации;
з) наименование вида документа;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
м) место составления (издания) документа;
н) гриф ограничения доступа к документу;
о) адресат;
п) гриф утверждения документа;
р) заголовок к тексту;
с) текст документа;
т) отметка о приложении;
у) гриф согласования документа;
ф) виза;
х) подпись;
ц) отметка об электронной подписи;
ч) печать;
ш) отметка об исполнителе;
щ) отметка о заверении копии;
ы) отметка о поступлении документа;
э) резолюция;
ю) отметка о контроле;
я) отметка о направлении документа в дело.
2.24. Бланк приказа (распоряжения) организации должен включать реквизиты:
эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
наименование организации;
наименование вида документа;
место составления или издания документа;
отметки для размещения реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа».
2.25. Бланк письма организации должен включать следующие реквизиты:
эмблему (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);
наименование организации;
справочные данные об организации;
отметки для проставления реквизитов «дата документа», «регистрационный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».
В бланк письма должностного лица дополнительно включается реквизит «наименование должности лица», а в бланк письма структурного подразделения (совещательного, методического, экспертного или иного органа) организации — наименование структурного подразделения.
2.26. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.
2.27. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, размещается на бланках документов в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.
Изображение эмблемы помещается на верхнем поле бланка документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, центрованно над реквизитами организации.
2.28. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством Российской Федерации порядке, воспроизводится на бланках организации в соответствии с пунктом 2.9Примерной инструкции и на основании нормативных актов организации.
Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается на верхнем поле документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, захватывая часть рабочей зоны документа, над реквизитами организации или слева на уровне наименования организации, захватывая часть левого поля.
2.29. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.
2.30. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица в уставе организации. На бланках документов указывается полное официальное наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы, над наименованием организации указывается наименование вышестоящей организации (при ее наличии), под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.
2.31. Наименование структурного подразделения (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов, издаваемых соответствующими подразделениями в соответствии с локальными нормативными актами организации. Над наименованием структурного подразделения указывается наименование организации, чьим филиалом, отделением, представительством, коллегиальным или совещательным органом данное подразделение является.
2.32. Наименование должности лица используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием организации.
2.33. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).
2.34. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).
2.35. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.
Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:
арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018;
словесно-цифровым способом: 5 июня 2018 г.
На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).
Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.
2.36. Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.
На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.
2.37. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На N … от …» в бланке письма.
В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.
2.38. Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения организации входит в ее наименование, например: Московский городской университет управления.
Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, например: с. Благовещенское Вельского р-на Архангельской обл.
2.39. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Гриф ограничения доступа к документу (пометка «Для служебного пользования» <6>, гриф «Коммерческая тайна» <7>) может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.
<6> Пункт 1.4 Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 30, ст. 3165; 2012, N 31, ст. 4368; 2016, N 9, ст. 1263; 2016, N 13, ст. 1833).
<7> Часть 4 статьи 6 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 32, ст. 3283; 2006, N 6, ст. 636; N 52, ст. 5497; 2007, N 31, ст. 4011; 2011, N 29, ст. 4291; 2014, N 11, ст. 1100).
В документах организации, содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну, в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О коммерческой тайне» наряду с грифом указываются полное официальное наименование юридического лица, место его нахождения. Например:
| Коммерческая тайна | |
| ФБУ «Наименование организации» Место нахождения |
2.40. Адресат — реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.
Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.
Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:
| Генеральному директору ФБУ «Наименование организации» Фамилия И.О. |
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения. Например:
| ФБУ «Наименование организации» Финансовое управление |
При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы. Например:
| ФБУ «Наименование организации» Руководителю договорно-правового отдела Фамилия И.О. |
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина, например:
| г-ну Фамилия И.О. г-же Фамилия И.О. |
При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно. Например:
| Руководителям филиалов ФБУ «Наименование организации» |
|
| Руководителям управлений и отделов ФБУ «Наименование организации» |
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)». Например:
| Руководителям управлений и отделов ФБУ «Наименование организации» (по списку) |
Список рассылки составляется исполнителем.
Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи <8>:
<8> Пункт 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).
а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);
б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);
в) название улицы, номер дома, номер квартиры;
г) название населенного пункта;
д) название района;
е) название республики, края, области, автономного округа (области);
ж) название страны (для международных почтовых отправлений);
з) почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).
При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса). Например:
| ФБУ «Наименование организации» |
|
| Электронный адрес |
2.41. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.
При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:
| УТВЕРЖДАЮ Директор ФБУ «Наименование организации» |
||
| Подпись | И.О. Фамилия | |
| Дата |
При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
| (Регламент) | УТВЕРЖДЕН приказом ФБУ «Наименование организации» от 5 октября 2017 г. N 82 |
| (Правила) | УТВЕРЖДЕНЫ приказом ФБУ «Наименование организации» от 5 октября 2017 г. N 83 |
При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках). Например:
| (Положение) | УТВЕРЖДЕНО Научно-техническим советом ФБУ «Инновация» (протокол от 12.09.2017 N 12) |
2.42. Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:
приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии
письмо (о чем?) о предоставлении информации
акт (чего?) приема-передачи дел
протокол (чего?) заседания экспертной комиссии
Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.
2.43. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации или государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации в соответствии с законодательством республик в составе Российской Федерации <9>.
<9> Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-I «О языках народов Российской Федерации» (Ведомости съезда народных депутатов и Верховного Совета Российской Федерации от 12 декабря 1991 г., N 50, ст. 1740; Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3804; 2002, N 50, ст. 4926; 2013, N 27, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1094).
Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.
В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:
наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;
наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.
Текст документа излагается:
в приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («… приказываю»);
в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («… приказываем»);
в протоколах заседаний — от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);
в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»);
в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);
в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);
в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела проверку…»).
При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.
В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.
При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются:
вступительное обращение:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемый Иван Петрович!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».
Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.
2.44. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).
В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:
если приложение названо в тексте:
| Приложение: | на 2 л. в 1 экз. |
если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:
| Приложение: 1. | 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз. 2. Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз. |
если приложение (приложения) сброшюровано(ы):
| Приложение: | в 2 экз. |
| Приложение: | отчет о НИР в 2 экз. |
если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:
| Приложение: | договор возмездного оказания услуг от 05.09.2017 N 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л. |
если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:
| Приложение: | на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. |
если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:
| Приложение: | DVD-R в 1 экз. |
При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:
в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1), (приложение N 1);
на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
| Приложение N 2 к приказу ФБУ «Наименование организации» от 15.08.2017 N 112 |
Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:
| Приложение N 1 | |
| УТВЕРЖДЕНО приказом ФБУ «Наименование организации» от 18.09.2017 N 67 |
2.45. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).
Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:
на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);
на последнем листе документа под текстом;
на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:
| СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ФБУ «Наименование организации» |
|
| Подпись | И.О. Фамилия |
| Дата |
Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, наименование организации, согласовавшей документ, дата и номер письма. Например:
| СОГЛАСОВАНО Научно-техническим советом ФБУ «Наименование организации» (протокол от __________ N _______) |
| СОГЛАСОВАНО письмом ФБУ «Наименование организации» от __________ N _______ |
2.46. Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. Например:
| Руководитель юридического отдела | |
| Подпись | И.О Фамилия |
| Дата |
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
| Замечания прилагаются. Руководитель юридического отдела |
|
| Подпись | И.О Фамилия |
| Дата |
В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.
В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.
По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.
Согласование проектов документов (внешнее, внутреннее) осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.
2.47. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:
| Генеральный директор | Подпись | И.О. Фамилия |
Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:
| Генеральный директор ФБУ «Наименование организации» |
Подпись | И.О. Фамилия |
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:
| Генеральный директор | Подпись | И.О. Фамилия |
| Главный бухгалтер | Подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
| Заместитель директора по финансовым вопросам |
Заместитель директора по административным вопросам |
|||
| Подпись | И.О. Фамилия | Подпись | И.О. Фамилия | |
В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:
| И.О. Фамилия | ||
| Председатель комиссии | Подпись | |
| Члены комиссии | Подпись | И.О. Фамилия |
| Подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением). Например:
| И.о. директора | Подпись | И.О. Фамилия |
или:
| Исполняющий обязанности директора | Подпись | И.О. Фамилия |
При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
2.48. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.
В соответствии с законодательством Российской Федерации <10> отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:
<10> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. N 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 22 сентября 2015 г., регистрационный N 38956).
| ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ |
||
| Директор | Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017 |
И.О. Фамилия |
Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.47 Примерной инструкции.
2.49. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
2.50. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева. Например:
Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист +7 (495) 924-45-67, Ilyin_Iv@techno.ru
Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.
2.51. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).
Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации. Например:
Подлинник документа находится в ФБУ «Наименование организации» в деле N 08-05 за 2015 г.»
| Верно | |||
| Зав. отделом управления персоналом | Подпись | И.О. Фамилия | |
| Дата | Печать |
На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.
Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.
Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.
В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:
наименование информационной системы, в которой хранятся документы;
наименования документов, копии которых направляются получателю;
названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах;
дата изготовления и заверения копии.
При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) N …».
Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Примерной инструкцией для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.
2.52. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.
Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.
2.53. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.
Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:
| Фамилия И.О., Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения |
|
| к 10.11.2017 | Подпись |
| Дата |
Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.
При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).
2.54. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.
2.55. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Например:
| В дело N 01-18 за 2017 г. Зав. отделом корпоративных проектов |
|
| Подпись | Дата |
Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.
III. Подготовка и оформление отдельных видов документов
3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение N 1).
ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.
Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.
3.2. ЛНА могут быть:
постоянно действующими (без ограничения срока их применения);
временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).
3.3. Основанием для издания ЛНА являются:
законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);
законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;
ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.
3.4. ЛНА издаются в целях:
установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;
изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;
отмены ранее установленных норм, требований, правил.
3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.
3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:
имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;
требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;
выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.
Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.
3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:
вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;
прогноз последствий принятия нормативного документа;
организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;
перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;
предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.
3.8. Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.
3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.
3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.
Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.
3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:
при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:
| 1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации, |
| или: |
| 1. Утвердить Штатное организации на 2018 год и ввести его в действие с 1 января 2018 г. (приложение). |
при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:
1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 25 декабря 2017 г. N 345: …
при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:
4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 15 февраля 2015 г. N 22.
3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.
Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.
3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.
На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.
3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.
3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения N 2, 3).
Приказы издаются в целях оформления решений:
нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, приказ об утверждении структуры и штатной численности организации);
организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.
3.16. Проекты приказов по основной деятельности готовят структурные подразделения организации на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта приказа, согласование и правильное оформление проекта несет руководитель подразделения, который готовит проект приказа и представляет его на подпись.
3.17. Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Служба делопроизводства организации.
3.18. Приказы, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, Уставу организации, локальным нормативным актам организации и ранее изданным приказам организации.
3.19. Приказы по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций;
в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
3.20. Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
3.21. Приказы организации оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания приказа руководителем организации.
3.22. Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:
Об утверждении Инструкции по делопроизводству;
О порядке финансирования рекламной кампании;
О создании экспертной комиссии.
3.23. Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:
| В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций от 25 декабря 2014 г. N 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» … |
| В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение в архив организации и к уничтожению … |
3.24. Распорядительная часть приказа начинается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами вразрядку.
Распорядительная часть может содержать:
решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);
конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.
3.25. Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже. Например:
… приказываю:
1. Учебно-методическому отделу (Фамилия И.О.) к 01.11.2017 подготовить и представить на утверждение план учебно-методической работы на 2018 год.
…
Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже. Например:
…
3. Главному бухгалтеру (Фамилия И.О.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение смету командировочных расходов на 2018 год в срок до 30.11.2017.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».
Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.
Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.
Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.
Если приказ отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Например:
4. Признать утратившим силу приказ организации от 5 августа 2010 г. N 175 «Об утверждении Экспертной комиссии организации».
Последний пункт приказа — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы. Например:
4. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора Фамилия И.О.
В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:
Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
3.26. Не включается в текст приказа пункт «Приказ довести до сведения …».
Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.
3.27. В приказах не допускается:
изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;
применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций-исполнителей;
применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.
3.28. При наличии приложений в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение N 1); … (приложение N 2); … «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:
| Приложение N 1 к приказу ФБУ «Наименование организации» от 12.11.2017 N 215 |
Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.
Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения), например:
| Инструкция | УТВЕРЖДЕНА приказом ФБУ «Наименование организации» от 22.01.2017 N 5 |
3.29. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и приказы, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части. Например:
В целях исполнения приказа ФБУ «Наименование организации» от 22 августа 2017 г. «Об организации и проведении конкурса «Лучший секретарь компании — 2017»:
1. Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 сентября 2017 г. представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей для участия в конкурсе.
2. …
Распоряжения могут не иметь преамбулы.
3.30. До представления на подпись проект приказа (распоряжения) согласовывается с заинтересованными лицами в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.
3.31. Приказ подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.
Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.
3.32. Копии приказов (распоряжений) рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.
Электронная копия приказа размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».
3.33. При оформлении приказа, издаваемого совместно с другой организацией:
бланк не используется;
наименования организаций печатаются на одном уровне;
наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру.
Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа.
Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.
3.34. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.
Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).
Протокол оформляется в течение одного — трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.
3.35. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.
3.36. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:
протокол заседания аттестационной комиссии
протокол заседания научно-методической комиссии.
Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12 — 13 мая 2018 г.
3.37. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.
Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола. Например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
В основной части протокола фиксируется ход заседания.
3.38. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения. Рекомендуемый образец оформления полного протокола (приложение N 4).
Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Рекомендуемый образец оформления краткого протокола (приложение N 5). В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.
3.39. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.
Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За — …, против — …, воздержалось — …».
3.40. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено ЛНА.
3.41. При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.
В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.
3.42. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях — отметка о приложении. Рекомендуемый образец оформления делового письма (приложение N 6).
3.43. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».
Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.
Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.
3.44. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.
Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.
3.45. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.
При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.
3.46. При составлении деловых писем используется вступительное обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.
3.47. Текст письма излагается:
от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …», «напоминаем …»);
от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным …», «институт не располагает возможностью …»);
от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …»), если письмо оформляется на должностном бланке.
3.48. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) — на стандартных листах бумаги.
Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.
3.49. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.
Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.
3.50. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.
3.51. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформления акта (приложение N 7).
3.52. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.
3.53. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.
Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.
3.54. В вводной части акта в именительном падеже указываются:
основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);
составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).
Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.
3.55. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.
При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.
В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.
3.56. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.
При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.
Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.
3.57. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.
3.58. Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством. Рекомендуемые образцы оформления докладной записки и служебной записки, подготовленной на основе электронного шаблона (приложения N 8, 9).
3.59. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.
3.60. При адресовании докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:
| Заместителю генерального директора ФБУ «Наименование организации» Фамилия И.О. |
|
| или: | |
| Руководителю Департамента информационных технологий Фамилия И.О. |
3.61. Докладные (служебные) записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде в СЭД.
При организации работы с докладными (служебными) записками в электронном виде используются электронные шаблоны докладной и служебной записок.
3.62. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:
в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;
во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;
в третьей части излагаются выводы.
3.63. Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД, при отсутствии СЭД — в структурном подразделении, подготовившем документ.
3.64. Деловые письма, направляемые зарубежным корреспондентам (в том числе адресатам государств — бывших республик в составе СССР), оформляются на бланке письма организации с реквизитами на русском и одном из иностранных языков.
3.65. Письмо, направляемое зарубежному адресату, составляется на русском языке, проходит согласование со всеми заинтересованными лицами организации, после чего письмо переводится на один из иностранных языков (язык адресата или английский язык) и оформляется на бланке письма, предназначенном для переписки с зарубежными корреспондентами.
Подлинник письма, оформленный на одном из иностранных языков, должен быть идентичен по содержанию экземпляру на русском языке с визами заинтересованных лиц.
3.66. На подпись руководителю представляются: экземпляр письма зарубежному корреспонденту, оформленный на бланке, копия данного письма на стандартном листе бумаги с визой исполнителя, экземпляр письма на русском языке с визами заинтересованных лиц.
3.67. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:
экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в Службе делопроизводства, направляется адресату;
копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.
3.68. Письма, направляемые зарубежным адресатам, должны иметь реквизиты: адресат, дата, регистрационный номер, текст, подпись.
При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.
3.69. Реквизит «адресат» оформляется справа под реквизитами бланка. Адресатом письма может быть организация или конкретное лицо.
Если письмо адресовано организации, сначала дается ее наименование, затем — почтовый адрес в последовательности: номер дома или здания, название улицы; название города; страна.
Каждый элемент адреса пишется на отдельной строке. Название города, как правило, печатается прописными буквами. Например:
| Brook & Son Toymakers 61 — 71 Steel Street BRIDGETOWN BR61 7RE U.S.A. |
Слова Avenue, Street, Place и иные в адресе пишутся с прописной буквы.
При оформлении почтового адреса зарубежным корреспондентам пунктуация не применяется.
При адресовании писем необходимо учитывать традиции, характерные для отдельных стран (например, в Великобритании после указания города может быть указано графство, в США — название штата).
Если в названии фирмы присутствует фамилия лица (например, W. Edward & Co., Ltd), перед названием фирмы принято ставить слово Messrs (сокращение от Messieurs — господа).
Если письмо адресуется конкретному лицу, перед названием организации указывают фамилию и должность работника или его должность.
Например:
| Mr. Andrew Roach Sale Manager Super Toys Ltd Chatfield Road NEWTOWN NE12 OLD U.S.A. |
3.70. В письмах зарубежным адресатам дата оформляется словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц, год.
Например: 24 января 2017 г.
При составлении письма на английском языке допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2017, January 24.
3.71. В письмах зарубежным адресатам используются вступительные обращения по должности или по фамилии адресата. Например:
Уважаемый господин Торговый советник!
Уважаемый господин Ангелов!
Заканчивается письмо заключительной этикетной фразой «С уважением, …».
IV. Согласование проектов документов. Подписание (утверждение) проектов документов
4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.
Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.
4.2. При наличии в организации СЭД согласование проектов документов осуществляется в автоматизированном режиме посредством направления проектов документов лицам, назначенным в качестве согласующих, и оформления результатов согласования в СЭД.
Согласование проектов документов может осуществляться посредством корпоративной электронной почты и оформления исполнителем листа согласования с приложением электронных сообщений лиц, участвовавших в согласовании проекта документа.
4.3. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем структурного подразделения и в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.
4.4. Проекты документов согласуются:
непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;
соисполнителями (при их наличии);
руководителями структурных подразделений, работниками организации, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);
заместителями руководителя организации, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) руководителем организации);
юридической службой (проектов ЛНА, проектов приказов);
Службой делопроизводства.
Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым подразделением.
Не допускается направлять на согласование проект документа одновременно двум или более работникам одного структурного подразделения. В качестве лиц, согласующих проект документа, должны выступать преимущественно руководители структурных подразделений.
4.5. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования.
Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД, согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.
4.6. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему. Сроки согласования документов составляют <11>:
<11> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству могут быть установлены иные сроки согласования проектов документов.
проекты деловых (служебных) писем — 1 — 3 рабочих дня;
проекты приказов без приложений — 1 — 3 рабочих дня;
проекты приказов с приложениями справочного характера — 3 — 5 рабочих дней;
проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;
проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5 — 10 рабочих дней;
проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1 — 3 рабочих дня.
Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.
В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен по решению руководителя, курирующего направление деятельности, по которому готовится проект решения.
4.7. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Отметки о согласовании (гриф согласования и визы) оформляются в соответствии с пунктами 2.45, 2.46Примерной инструкции.
При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело.
Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.
4.8. Согласование проектов документов может осуществляться в СЭД. После завершения процедуры согласования (при создании подлинника документа на бумажном носителе) лист согласования распечатывается из СЭД, прикладывается к проекту документа и представляется на подпись руководителю организации (иному уполномоченному им лицу).
Согласование внутренних документов, создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД в электронном виде.
При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.
4.9. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения о согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования в соответствии с пунктом 2.45 Примерной инструкции. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.
4.10. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:
согласовать проект документа без замечаний;
согласовать проект документа с замечаниями;
отклонить проект документа;
указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).
Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту, или вносится в СЭД.
Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.
Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях:
наличия существенных замечаний по проекту документа;
несогласия с проектом документа.
4.11. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.
4.12. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется руководителю организации или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем структурного подразделения-исполнителя.
4.13. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает руководитель.
В случае если руководитель принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.
Если руководитель соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.
4.14. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иными уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя организации, руководителями структурных подразделений, иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией, определяемой доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации, внутренними нормативными документами организации).
4.15. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя руководителя структурного подразделения подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.
4.16. Документы, направляемые в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей федеральных органов исполнительной власти, руководителей субъектов Российской Федерации и зарубежных государств, подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.
4.17. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, подписываются заместителями руководителя организации, иными должностными лицами организации в соответствии с предоставленными им полномочиями.
4.18. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные несколькими подразделениями или организациями, рабочей группой, комиссией).
4.19. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.
При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.
4.20. Подпись на документе оформляется в соответствии с пунктами 2.47, 2.48 Примерной инструкции.
4.21. Утверждение документа производится:
непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в грифе утверждения;
приказом организации.
4.22. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение (приложение N 10).
Оформление грифа утверждения производится в соответствии с пунктом 2.41 Примерной инструкции.
4.23. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью (приложение N 11).
Печать на документе проставляется в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
V. Организация документооборота
5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).
5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.
5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.
5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.
5.5. Организация документооборота основывается на принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:
документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;
документы филиалов и территориально обособленных подразделений;
документы из государственных и негосударственных организаций;
запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;
обращения граждан;
документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.
5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО) <12>, СЭД).
<12> Для государственных организаций — участников МЭДО.
5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.
5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.
5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:
проверку правильности доставки документов;
проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);
вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);
проверку целостности входящих документов, включая приложения;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
проставление отметки о поступлении документа в организацию.
5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.
Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).
5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.
Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.
5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:
если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;
если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;
при большом расхождении между датами подписания и получения документов.
После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.
5.14. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:
с отметкой «Лично» («Private») — непосредственно адресату;
с грифами ограничения доступа — в службу конфиденциального делопроизводства или работнику Службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.
5.15. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте, посредством СЭД и/или МЭДО принимаются Службой делопроизводства.
Электронные документы, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные усиленной квалифицированной подписью, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности <13>; электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной подписью или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене электронными документами, подписанными соответствующей подписью.
<13> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству может быть предусмотрена распечатка документов, поступивших в форме электронных документов, с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе.
5.16. Первичная обработка электронных документов, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт организации) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.
5.17. Первичная обработка документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые (приложение N 12) <14>.
<14> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.
5.18. Регистрация входящих документов осуществляется независимо от способа их доставки один раз: в Службе делопроизводства или в структурном подразделении организации в соответствии с установленной формой организации делопроизводства <15>.
<15> В индивидуальной инструкции по делопроизводству устанавливается место регистрации входящих документов (централизованно — в Службе делопроизводства или в Службе делопроизводства и структурных подразделениях), а также способ регистрации (в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе).
Документы, поступающие из других организаций непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации и предварительного рассмотрения в Службу делопроизводства.
5.19. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.
Регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней с момента поступления обращения <16>.
<16> Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060; 2010, N 27, ст. 3410; N 31, ст. 4196; 2012, N 31, ст. 4470; 2013, N 19, ст. 2307; N 27, ст. 3474; 2014, N 48, ст. 6638; 2015, N 45, ст. 6206; 2017, N 49, ст. 7327).
5.20. Сведения о поступившем документе вносятся в электронную регистрационную карточку (ЭРК) СЭД или регистрационно-учетную форму на бумажном носителе, а поступившему документу присваивается регистрационный номер.
Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам <17>.
<17> Структура регистрационного номера входящего документа определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
5.21. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости — время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа в соответствии с пунктом 2.36 Примерной инструкции.
5.22. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.
5.23. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации в Службе делопроизводства передается в соответствующее подразделение или работнику организации для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства. Иная корреспонденция на иностранных языках передается по назначению непосредственно в структурные подразделения.
5.24. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения поступающих в организацию документов на требующие обязательного рассмотрения руководством организации и направляемые непосредственно в структурные подразделения.
5.25. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в Службе делопроизводства после регистрации документов.
Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и исполнения документа.
5.26. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в организацию и на имя ее руководителя.
Документы, адресованные подразделениям, руководителям подразделений и специалистам, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения <18>.
<18> Состав документов, подлежащих предварительному рассмотрению в организации, может быть конкретизирован в индивидуальной инструкции по делопроизводству.
5.27. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов, с учетом установленного в организации распределения функциональных обязанностей между руководителем организации, его заместителями, руководителями структурных подразделений.
5.28. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются на документопотоки, направляемые:
на рассмотрение руководителя организации (документы, поступающие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее важным и принципиальным вопросам деятельности организации);
на рассмотрение заместителей руководителя (документы по направлениям деятельности, курируемых соответствующими заместителями);
на рассмотрение иных руководителей, главных и ведущих специалистов;
на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения по направлениям их деятельности.
5.29. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний по исполнению).
5.30. Рассмотрение документов руководителем осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце рабочего дня.
Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.
5.31. Результаты рассмотрения документа руководителем организации, его заместителями, руководителями подразделений оформляются в виде резолюции в соответствии с пунктом 2.43 Примерной инструкции.
5.32. Сведения о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) специалистом Службы делопроизводства вносятся в ЭРК СЭД, после чего исполнители получают доступ к электронному документу или электронной копии документа, если документ поступил на бумажном носителе.
5.33. Документы, поступающие на бумажном носителе, после их регистрации, включения в СЭД в виде электронных копий и рассмотрения руководством передаются в соответствующие структурные подразделения на исполнение или помещаются в дело в Службе делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел организации.
Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.
5.34. При бумажном документообороте подлинники входящих документов, в случае назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю, остальным исполнителям Служба делопроизводства передает копии документа.
5.35. Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, регистрируются в Службе делопроизводства организации.
5.36. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.
5.37. Перед регистрацией исходящих документов Служба делопроизводства проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов по указателю рассылки, наличие отметки об исполнителе.
5.38. При регистрации исходящего письма в СЭД сведения об отправляемом документе фиксируются в ЭРК, к которой прикрепляется электронная копия отправляемого документа.
Если ЭРК была создана в СЭД при подготовке проекта документа, то при регистрации исходящего документа в нее добавляются сведения о регистрационном номере, дате регистрации и другие сведения об исходящем документе.
5.39. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.
Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле, в соответствии с пунктами 2.35, 2.36 Примерной инструкции.
5.40. Исходящий документ, подписанный руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, передается на отправку, копия документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.
Электронные документы после их подписания электронной подписью и отправки адресату хранятся в базе данных СЭД.
5.41. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи, спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи (факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, МЭДО, СЭД).
Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи <19>.
<19> Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 26 декабря 2014 г., регистрационный N 35442), с изменениями, внесенными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13 февраля 2018 г. N 61 «О внесении изменений в приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 28 марта 2018 г., регистрационный N 50545).
5.42. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).
Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.
5.43. Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.
5.44. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения — входящих документов.
5.45. Проекты распорядительных документов (приказов, распоряжений), подготовленных для подписания, после подготовки и согласования с заинтересованными лицами передаются в Службу делопроизводства для проверки правильности их оформления.
5.46. Правильно оформленные приказы, распоряжения передаются на подпись руководителю организации или иному уполномоченному им лицу.
5.47. Подписанные приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в Службе делопроизводства <20>.
<20> Подготовка приказов по личному составу к подписанию руководителем и их регистрация осуществляются подразделением по управлению персоналом.
Приказам, распоряжениям по основной деятельности присваиваются порядковые номера (по каждой группе документов отдельно) в пределах календарного года. Порядковый номер документа может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.
Сведения о регистрируемых приказах, распоряжениях вносятся в СЭД или в иные регистрационно-учетные формы на бумажном носителе или в электронной форме в соответствии с пунктом 5.54 Примерной инструкции.
5.48. Подлинники приказов (распоряжений) по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.
Копии приказов, распоряжений рассылаются исполнителям и иным заинтересованным лицам в электронной форме или на бумажном носителе в соответствии с указателем рассылки.
Копии приказов, распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются в соответствии с пунктом 2.51Примерной инструкции.
5.49. Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководством организации, регистрируются в Службе делопроизводства или секретарями соответствующих руководителей.
Протоколы заседаний, совещаний, проводимых коллегиальными (совещательными) органами, комиссиями или в структурных подразделениях организации, регистрируются в подразделениях, ответственных за организацию и проведение мероприятия. Копии таких протоколов готовятся к рассылке и рассылаются структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение мероприятия.
5.50. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года или периода работы временной рабочей группы (комиссии) по каждой группе протоколов отдельно.
Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации в соответствии с пунктом 8.20 Примерной инструкции.
5.51. Внутренние документы на имя руководителя другого структурного подразделения регистрируются в СЭД или (при отсутствии СЭД или отсутствии возможности зарегистрировать внутренний документ в СЭД) регистрируются в подразделении, создавшим документ. Зарегистрированный документ передается непосредственно в подразделение — адресат, в котором повторно не регистрируется.
5.52. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <21>:
<21> Указанный состав сведений, включаемых в СЭД при регистрации и в ходе рассмотрения и исполнения входящих и исходящих документов, обязателен для организаций — участников МЭДО.
а) наименование организации (корреспондента);
б) адресат;
в) наименование вида документа;
г) дата поступившего документа;
д) регистрационный номер поступившего документа;
е) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
ж) дата поступления документа;
з) входящий регистрационный номер;
и) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
к) количество листов основного документа;
л) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
м) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
н) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата);
о) срок исполнения документа;
п) индекс дела по номенклатуре дел;
р) сведения о переадресации документа;
с) отметка о контроле;
т) гриф ограничения доступа к документу;
у) сведения об электронной подписи;
ф) результат проверки электронной подписи <22>.
<22> Включаются в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.
5.53. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
а) адресат;
б) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
в) наименование вида документа;
г) дата документа;
д) регистрационный номер документа;
е) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
ж) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
з) количество листов основного документа;
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
л) гриф ограничения доступа к документу;
м) подразделение — ответственный исполнитель документа;
н) сведения об электронной подписи.
5.54. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе <23>:
<23> Состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.
а) наименование подразделения, подготовившего проект документа;
б) наименование вида документа;
в) дата документа;
г) регистрационный номер документа;
д) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
е) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);
ж) заголовок к тексту (краткое содержание документа);
з) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);
и) индекс дела по номенклатуре дел;
к) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);
л) отметка о контроле;
м) гриф ограничения доступа к документу;
н) подразделение (должностное лицо) — исполнитель (ответственный исполнитель) документа.
Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах в ЭРК СЭД могут вноситься иные сведения.
5.55. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.
5.56. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.
5.57. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия — единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.
5.58. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются Службой делопроизводства и представляются руководству в виде отчета об объеме документооборота за год.
VI. Контроль исполнения документов (поручений)
6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.
6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:
руководителем или иным должностным лицом организации — исполнения документов (поручений) по существу;
Службой делопроизводства организации и ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях — сроков исполнения документов (поручений).
В Службе делопроизводства централизованному контролю подлежат зарегистрированные документы с отметкой о контроле («Контроль»), проставляемой в соответствии с пунктом 2.54Примерной инструкции, а в структурных подразделениях организации — все зарегистрированные документы, требующие исполнения.
6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.
6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:
постановку документов (поручений) на контроль;
проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);
снятие с контроля документов (поручений);
учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);
информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.
6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.
Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.
Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения документа (поручения).
Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.
6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:
с конкретной датой исполнения — в указанный срок;
без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» — в 3-дневный срок; «оперативно» — в 10-дневный срок; остальные — в срок не более 30 дней;
по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения;
по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения.
по межведомственным запросам о представлении документов и (или) информации в целях предоставления государственных и муниципальных услуг — 5 рабочих дней со дня получения запроса, если законодательством Российской Федерации не установлен иной срок;
по обращениям граждан — 30 дней со дня регистрации.
6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).
6.8. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний), поставленных на контроль, работник Службы делопроизводства, ответственный за ведение контроля исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения) до исполнителя.
6.9. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).
6.10. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:
документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год;
документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц;
документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.
6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.
Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов (поручений).
6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.
Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).
Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель информирует Службу делопроизводства <24>.
<24> Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей документа (поручения) с обязательным информированием Службы делопроизводства.
6.13. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.
Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием Службы делопроизводства организации.
На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело в соответствии с пунктом 2.55 Примерной инструкции, сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.
6.14. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.
6.15. Служба делопроизводства организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:
в порядке предварительного контроля направляет в структурные подразделения организации напоминания о документах, сроки исполнения которых истекают (за 3 — 5 дней до окончания срока исполнения документа);
раз в месяц и по окончании года руководителю организации и руководителям структурных подразделений направляет отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении по организации в целом, по структурным подразделениям и, при необходимости, — по отдельным исполнителям.
VII. Организация работы исполнителя с документами
7.1. Исполнитель получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководства организации и руководителя подразделения. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.
7.2. Документы, поступающие в структурное подразделение с резолюциями руководства, передаются руководителю подразделения. Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не имеет отношения к компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его в Службу делопроизводства для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).
7.3. Исполнение документа предусматривает:
сбор и анализ необходимой информации;
подготовку проекта документа и его оформление;
согласование проекта документа с заинтересованными лицами;
доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости, — повторное согласование);
подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций;
представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству;
подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело <25>.
<25> Выполняется Службой делопроизводства.
7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.
7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.
7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя подразделения передается другому исполнителю с обязательным сообщением его фамилии делопроизводителю подразделения для внесения изменений в ЭРК документа в СЭД или иную регистрационно-учетную форму.
7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости, — по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).
7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.
Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами, установленными в разделе 3 Примерной инструкции, исполнитель согласовывает с заинтересованными подразделениями и лицами и, при необходимости, с другими организациями.
Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке организации установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.
7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с пунктами 4.1 — 4.11 Примерной инструкции.
При наличии большого количества замечаний до представления доработанного проекта документа на подпись руководителю исполнитель готовит сводку замечаний (предложений), в которой указывается: содержание замечания (предложения), должность, фамилия лица, давшего замечание, принято или отклонено замечание (если замечание отклонено, — причину отклонения).
7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости — справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.
7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и/или включения в дело.
В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.
7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.
7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
VIII. Формирование документального фонда организации
8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на хранение в архив или уничтожение осуществляется в структурных подразделениях организации.
8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.
8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.
8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом организации, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.
8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений организации и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов <26>. Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.
<26> Копии документов включаются в номенклатуру дел, если копия — единственный экземпляр документа в организации, а также, если копии необходимы для организации деятельности подразделения.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
8.6. Номенклатура дел организации (сводная) составляется Службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях <27> (далее — Правила хранения).
<27> Приложение N 25 к Правилам хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 7 сентября 2015 г., регистрационный N 38830) (далее — Правила хранения).
Сводная номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.
8.7. Номенклатура дел организации подписывается руководителем Службы делопроизводства, визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив), согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации и, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, один раз в 5 лет представляется на согласование соответствующей экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела (далее — ЭПК архивного учреждения) или государственного (муниципального) архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями в порядке, установленном Правилами хранения <28>.
<28> Пункт 4.8. Правил хранения.
Номенклатура дел, согласованная ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.
Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.
В случае изменения функций и структуры организации номенклатура дел составляется, согласовывается и утверждается заново.
8.8. Согласованная с соответствующей ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.
8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Службы делопроизводства, второй — используется Службой делопроизводства в качестве рабочего экземпляра, третий — передается в архив организации в качестве учетного документа, электронная копия номенклатуры дел организации, утвержденной руководителем организации, передается в государственный (муниципальный) архив, источником комплектования которого является организация.
В подразделения организации номенклатура дел рассылается Службой делопроизводства в виде копий соответствующих разделов на бумажном носителе или в электронной форме.
8.10. Номенклатура дел организации строится по структурной (названиями разделов (подразделов) номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой организации), или функциональной схемам (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации).
8.11. Номенклатура дел структурного подразделения составляется в каждом подразделении организации работником, ответственным за делопроизводство подразделения, при участии ведущих специалистов подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется по форме, установленной Правилами хранения <29>.
<29> Приложение N 26 к Правилам хранения.
Вновь созданное или реорганизованное подразделение должно в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в Службу делопроизводства.
8.12. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел структурного подразделения, индексируются. Индекс дела указывается в графе 1 номенклатуры дел и состоит из индекса структурного подразделения (кода подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации или классификатором структурных подразделений) и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01 — 05, где:
01 — код структурного подразделения;
05 — порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.
Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.
Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.
8.13. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.
Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
а) название вида дела (переписка, журнал, дело) или вида документов, включенных в дело (протоколы, приказы);
б) наименование организации, структурного подразделения, постоянно действующего или временного органа, должностного лица, создавших документ(ы);
в) наименование корреспондента (организации, лица, которому адресованы или от которого получены документы);
г) краткое содержание документов дела;
д) название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
е) дата (период), к которым относятся документы дела;
ж) указание на копийность документов дела.
8.14. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.
В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, в конце раздела — регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.
Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:
«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются):
«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»;
«Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».
В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:
«Протоколы заседаний дирекции».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:
«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:
«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:
«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:
«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:
если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:
«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».
если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:
«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):
«Отчеты структурных подразделений за 2017 год»;
«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2017 год (ф. N 27-год)».
При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
8.15. Графа 3 «Количество дел» заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов, том закрывается и открывается новый том. В графе 3 номенклатуры дел последовательно указываются номера томов и крайние даты документов каждого тома:
| Т. 1. | 11.01.2017 — |
| 30.06.2017 |
Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.
8.16. В графе 4 «Срок хранения и N статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.
8.17. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения.
Если дело формируется в информационной системе и включает электронные документы, в графе «Примечание» отмечается, что дело ведется в электронном виде с указанием наименования информационной системы:
«Электронные документы. СЭД «Канцелярия», БД «Служебные записки».
8.18. По завершении делопроизводственного года в конце номенклатуры дел в каждом структурном подразделении оформляется итоговая запись, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.
В итоговую запись сводной номенклатуры дел сведения вносятся на основании данных, переданных из структурных подразделений организации.
Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, передаются в архив организации, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности и подписи лица, передавшего сведения.
8.19. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.
Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.
8.20. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:
в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;
приложения помещаются вместе с основными документами;
в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно;
в дело включается по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;
в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);
в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».
Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.
Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.
Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу и приказов по административно-хозяйственной деятельности <30>.
<30> В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 8 сентября 2010 г., регистрационный N 18380); с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2016 N 403 «О внесении изменений в Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15 марта 2016 г., регистрационный N 41414), к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций.
Приказы по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел организации в той информационной системе, в которой они были созданы или в которую были включены.
8.21. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел структурного подразделения и организации доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
8.22. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.
Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
8.23. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться делопроизводителем подразделения в случаях:
перед передачей документов в архив организации;
при перемещении дел;
при смене руководителя структурного подразделения, руководителя Службы делопроизводства;
при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.
8.24. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, руководством подразделений принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.
Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом Службой делопроизводства и руководителем структурного подразделения (уполномоченным им лицом) в трех экземплярах: по одному экземпляру акта хранится в Службе делопроизводства и структурном подразделении; экземпляр акта представляется в архив организации при передаче дел структурного подразделения на архивное хранение.
8.25. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения:
при составлении номенклатуры дел;
при подготовке дел к передаче в архив организации;
в архиве организации.
8.26. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации приказом руководителя создается экспертная комиссия (далее — ЭК), в организациях, имеющих подведомственные организации, филиалы, — центральная экспертная комиссия (далее — ЦЭК).
Задачи, функции, права, организация работы ЭК (ЦЭК) определяются положением о ней, которое разрабатывается на основании примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства <31>.
<31> Приказ Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43 «Об утверждении Примерного положения об экспертной комиссии организации» (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 15.06.2018, регистрационный N 51357).
8.27. Основными функциями ЭК являются:
организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.
8.28. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно делопроизводителями подразделений совместно с ЭК организации и под методическим руководством Службы делопроизводства организации.
8.29. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:
отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения для передачи в архив организации;
отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.
8.30. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.
Дела с отметкой «ЭПК» подвергаются полистному просмотру в целях определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.
8.31. Отбор электронных документов для передачи в архив организации осуществляется в автоматизированном режиме путем отбора документов из баз данных информационных систем по признаку «Индекс дела» («Срок хранения»).
8.32. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК (ЦЭК) организации одновременно. Согласованные ЭК (ЦЭК) акты и описи утверждаются руководителем организации.
8.33. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения и постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.
Оформление дел проводится в структурных подразделениях организации по месту формирования документов в дела.
8.34. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:
оформление реквизитов обложки дела по форме;
нумерацию листов в деле;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
подшивку и переплет дела;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения <32>.
<32> Приложения N 8, 27, 28 к Правилам хранения.
8.35. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились в делопроизводстве, пересистематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы-заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.
8.36. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:
наименование вышестоящей организации (организации-учредителя); наименование организации — источника комплектования государственного (муниципального) архива;
наименование структурного подразделения;
индекс дела по номенклатуре дел;
номер тома (части);
заголовок дела (тома, части);
крайние даты дела (тома, части);
количество листов в деле;
срок хранения дела;
архивный шифр дела.
На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого выступает организация.
8.37. При оформлении обложки дела:
наименование вышестоящей организации (организации-учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже, под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии);
наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;
наименование структурного подразделения указывается полностью в соответствии с утвержденной структурой организации (при наличии сокращенного наименования структурного подразделения оно указывается в скобках);
индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;
заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения);
даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве).
При изменении наименования организации или подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое подразделение на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации (подразделения), а прежнее наименование заключается в скобки.
Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
8.38. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.
8.39. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Если в дело подшит конверт с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.
Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
8.40. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).
Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.
Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.
8.41. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.
Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.
В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.
Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
8.42. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.
Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.
8.43. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации осуществляется структурным подразделением организации — владельцем соответствующей информационной системы совместно с подразделением (специалистом), обеспечивающим функционирование информационной системы.
8.44. При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив организации, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:
конвертация электронного документа в формат архивного документа <33>;
<33> Пункт 4.34 Правил хранения.
формирование в информационной системе организации электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа, включающем: контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей и визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A <32>;
формирование описи электронных дел, документов структурного подразделения;
миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив организации не по информационно-коммуникационным каналам;
проверка воспроизводимости электронных документов;
проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;
подтверждение целостности электронного дела электронной подписью руководителя структурного подразделения (иного уполномоченного лица), осуществляющего подготовку электронных документов к передаче в архив организации.
8.45. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных носителях в соответствии с установленными правилами <32>, без сохранения данных электронных документов в соответствующих информационных системах.
8.46. Описи дел составляются в структурных подразделениях организации под методическим руководством Службы делопроизводства.
Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу, электронные дела, а также на дела, состоящие из документов, характерных для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам).
Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами хранения <34>.
<34> Приложения N 23, 24 к Правилам хранения.
По описям дел структурных подразделений документы передаются в архив организации.
На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.
При наличии в организации СЭД описи дел формируются в системе.
8.47. Описи дел структурных подразделений представляются в архив организации не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве.
8.48. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:
порядковый номер дела по описи;
индекс дела;
заголовок дела;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
срок хранения дела;
примечания.
8.49. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи — валовый;
графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);
графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделением со ссылкой на акт, о наличии копий.
8.50. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
8.51. Порядок присвоения номеров описям дел структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации.
8.52. При составлении описи электронных дел в опись включаются:
порядковый номер электронного дела по описи;
индекс электронного дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
срок хранения дела;
объем электронного дела в Мб;
примечания.
В составе описи электронных дел в СЭД формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело.
8.53. Описи дел структурного подразделения подписываются руководителем подразделения, согласовываются ЭК структурного подразделения (при ее наличии) и Службой делопроизводства. Реестр электронных документов, являющийся приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии, даты составления.
8.54. Описи дел структурного подразделения организации составляются в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив организации также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).
8.55. Дела передаются на хранение в архив организации в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем организации или иным уполномоченным им лицом и согласованным с руководителями структурных подразделений.
8.56. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, документы по личному составу, электронные документы передаются в архив организации не ранее, чем через год, и не позднее, чем через три года после завершения их в делопроизводстве.
8.57. Передача дел в архив организации производится по описям дел структурных подразделений.
8.58. Уполномоченный работник архива проверяет правильность оформления и формирования дел, правильность составления описей дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел.
Выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.
8.59. Прием каждого дела в архив организации производится в присутствии делопроизводителя структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи в итоговой записи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
Итоговая запись подтверждается подписями сотрудника архива и сотрудника (делопроизводителя) структурного подразделения, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.
8.60. Передача электронных документов в архив организации производится на основании описей электронных дел по информационно-телекоммуникационной сети (при наличии в архиве организации информационной системы) или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.
8.61. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения организации делопроизводитель подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив организации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
8.62. На дела с истекшими сроками хранения в структурных подразделениях организации составляются предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме, установленной Правилами хранения <35>.
<35> Приложение N 21 к Правилам хранения.
На основе предложений структурных подразделений Служба делопроизводства организации составляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, на дела всей организации по той же форме. Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
8.63. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2014 году дела с 3-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2018 года.
8.64. Дела с отметкой «ЭПК» <36> подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
<36> Отметка «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».
Остальные документы дела с отметкой «ЭПК» включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.
8.65. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу.
8.66. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после утверждения ЭПК архивного учреждения, государственного или муниципального архива в соответствии с предоставленными ему полномочиями описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.
8.67. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.
После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста Службы делопроизводства, и датой:
«Уничтожено. См. акт N _____ от ________. Подпись, инициалы, фамилия».
8.68. Электронные документы с истекшими сроками хранения подлежат выделению к уничтожению на общих основаниях, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов.
Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
8.69. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.
IX. Организация доступа к документам и их использования
9.1. Выдача дел, находящихся на хранении в Службе делопроизводства, структурных подразделениях организации работникам других подразделений для ознакомления и (или) для временного использования в работе производится по запросам, подписанным руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, запрашивающего дело (документ) и с разрешения руководителя Службы делопроизводства или структурного подразделения, документы которого запрашиваются.
9.2. Дела, документы выдаются во временное пользование работникам организации на срок не более одного месяца.
Государственным органам (судебным, правоохранительным, органам государственного контроля и надзора) дела и отдельные документы выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица, по актам на срок не более шести месяцев.
При необходимости срок использования документов может быть продлен.
9.3. В письменном запросе работников организации о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на оперативном хранении.
9.4. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для подписей в получении и приеме дела.
На место изъятого подлинника документа работник Службы делопроизводства или делопроизводитель подразделения вкладывает в дело лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ и подписями в получении и приеме дела. При этом в дело помещается заверенная копия документа.
После решения вопроса, для рассмотрения которого дела (документы) изымались по запросам государственных органов, подлинники документов должны быть возвращены в организацию и помещены в дело.
9.5. Электронные документы, находящиеся на оперативном хранении в базах данных информационных систем, выдаются для использования в виде копий электронных документов в соответствии с пунктом 2.51 Примерной инструкции.
9.6. Порядок доступа работников организации к документам, размещаемым в СЭД или иной информационной системе, устанавливается локальными нормативными актами организации, определяющими порядок эксплуатации информационной системы, и в соответствии с персональными учетными записями работников в СЭД или иной информационной системе.
Работникам, не имеющим права доступа к соответствующей информационной системе, электронные документы выдаются в соответствии с пунктами 9.1 — 9.3 Примерной инструкции, на физически обособленном носителе, высылаются по электронному адресу работника, запрашивающего документ, или иным образом.
9.7. В Службе делопроизводства, структурном подразделении, выдавшем дело (документ) ведется учет выданных дел (документов) и контроль их своевременного возврата. Электронные дела (документы) возврату не подлежат.
9.8. Работники организации обязаны обеспечивать сохранность полученных во временное пользование документов (дел) на бумажном носителе и использовать полученную информацию в служебных целях в соответствии с требованиями локальных нормативных актов. Запрещается передача полученных документов или их копий работникам других подразделений или организаций.
9.9. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности организации, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.
9.10. Изъятие (выемка) документов производится на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти с разрешения руководителя организации или иного уполномоченного им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого изымаются.
9.11. Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия (выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается уполномоченными представителями организации и соответствующего государственного органа. К протоколу (акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).
9.12. При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок возврата, дата и подпись работника, ответственного за формирование и/или хранение дела.
9.13. Подлинник документа, изъятый из дела на основе соответствующего решения, после рассмотрения и решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо подлинника, изымается.
X. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей
10.1. Бланки организационно-распорядительных документов разрабатываются Службой делопроизводства. Виды бланков организационно-распорядительных документов, требования к их оформлению и использованию устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.
10.2. Образцы бланков документов утверждаются в составе индивидуальной инструкции по делопроизводству или приказом руководителя в составе комплекта (альбома) бланков.
10.3. В организации для подготовки документов могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.
Организации вправе при подготовке документов использовать электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать образцам бланков, утвержденных руководителем организации.
10.4. Бланки организационно-распорядительных документов, применяемые в организации, не могут передаваться другим организациям, должностным и физическим лицам.
10.5. Служба делопроизводства организации:
оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;
осуществляет хранение бланков организационно-распорядительных документов и выдачу их в структурные подразделения организации;
осуществляет контроль за правильностью использования бланков организационно-распорядительных документов <37>.
<37> Индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации может быть предусмотрено ведение учета бланков документов.
10.6. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» <38> и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (далее — печать организации).
<38> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2011, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088; 2017, N 52, ст. 7916).
В организации также могут использоваться печати подразделений, печати для пакетов и отдельных категорий документов, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.
В организации может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.
Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц <39>, виды документов, подписываемых факсимильной подписью устанавливается локальным нормативных актом организации.
<39> С учетом положений пункта 2 статьи 160 части I Гражданского кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации. 1994, N 32, ст. 3301; 2011, N 15, ст. 2038).
10.7. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» <40>.
<40> ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». — М.: ИПК Изд-во стандартов, 2004, с изменениями N 1 — 4.
10.8. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации и ее работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель организации по представлению руководителя Службы делопроизводства организации.
Если печать организации используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.
10.9. Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации и иных уполномоченных им лиц, на документах и копиях документов в соответствии с пунктом 2.49 Примерной инструкции.
10.10. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение под подпись в журнале учета печатей и штампов. Учет печатей и штампов организации ведет Служба делопроизводства или иное подразделение организации.
10.11. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.
10.12. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).
10.13. Служба делопроизводства организации ежегодно проверяет соблюдение работниками условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях организации.
10.14. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в Службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения. Печати уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.
10.15. Для обмена электронными документами посредством МЭДО в организации должны использоваться усиленные квалифицированные электронные подписи. Состав должностных лиц и работников организации — владельцев усиленных квалифицированных электронных подписей должен определять руководитель организации.
10.16. При передаче организацией электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами посредством СЭД в организации и ее подразделениях могут использоваться усиленные неквалифицированные электронные подписи и/или простые электронные подписи (далее — электронная подпись) в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» <41>.
<41> Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477; 2014, N 11, ст. 1098; N 26, ст. 3390; 2016, N 1, ст. 65; N 26, ст. 3889).
10.17. Электронный документ в СЭД организации, подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий:
ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван);
подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе;
дата и время создания электронной подписи зафиксированы в СЭД;
электронная подпись используется в соответствии с установленным в организации распределением права подписи документов между должностными лицами и работниками.
10.18. Генерацию и хранение ключей неквалифицированной и простой ЭП в СЭД должен осуществлять администратор СЭД.
10.19. Служба делопроизводства или иное подразделение организации ведет учет ключей электронных подписей <42> в специальном журнале. Выдача материальных носителей электронной подписи и их возврат по истечении срока действия осуществляется под подпись работника в журнале.
<42> Виды электронных подписей, используемых в организации, устанавливаются организацией и закрепляются в локальном нормативном акте.
10.20. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном локальным нормативным актом организации, устанавливающим порядок эксплуатации СЭД и использования электронных подписей при работе с документами.
10.21 Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Приложение N 1
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | ||
| Федеральное бюджетное учреждение «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
УТВЕРЖДАЮ Директор ФБУ «Наименование организации» |
|
| (ФБУ «НИЦ …») | Подпись | И.О. Фамилия |
| ПОЛОЖЕНИЕ | Дата | |
| ____________________ N _____________ ОБ ОТДЕЛЕ НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ |
||
| Москва |
1. Общие положения
1.1. Отдел научно-технической информации (далее — ОНТИ) является самостоятельным структурным подразделением ФБУ «Наименование организации», осуществляющим информационное обслуживание научно-исследовательских и проектных подразделений и организаций научно-методической информацией по науке и научно-технической политике…
1.2. ОНТИ возглавляется заведующим и непосредственно подчиняется заместителю директора ФБУ «Наименование организации», курирующему деятельность ОНТИ.
1.3. Заведующий ОНТИ назначается на должность и освобождается от должности приказами директора ФБУ «Наименование организации» в соответствии с заключенным трудовым договором по представлению заместителя директора ФБУ «Наименование организации», курирующего деятельность ОНТИ.
1.4. ОНТИ состоит из четырех структурных подразделений: сектора информационного обеспечения и ведения справочно-информационного фонда, сектора зарубежной научно-технической информации в сфере инноваций, сектора электронных ресурсов научно-технической информации и редакционно-издательского сектора.
1.5. Реорганизация и ликвидация ОНТИ проводится приказами директора ФБУ «Наименование организации» …
Приложение N 2
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | ||
| Федеральное бюджетное учреждение | ||
| «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
||
| (ФБУ «НИЦ …») | ||
| ПРИКАЗ | ||
| 25 октября 2017 г. | N 125 | |
| Москва | ||
| О создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней |
В целях улучшения организации делопроизводства и архивного хранения документов, образующихся в деятельности ФБУ «Наименование организации», соблюдения требований законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела … приказываю:
1. Создать экспертную комиссию ФБУ «Наименование организации» в составе:
председатель — зам. генерального директора Фамилия И.О.;
секретарь — делопроизводитель Фамилия И.О.;
члены: начальник общего отдела Фамилия И.О., заместитель заведующего планово-экономическим отделом Фамилия И.О., заместитель главного бухгалтера Фамилия И.О., заведующий отделом кадров Фамилия И.О., заведующий отделом инновационных технологий Фамилия И.О., заведующий отделом экспериментальных исследований Фамилия И.О.
2. Утвердить Положение об экспертной комиссии (приложение).
3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Фамилия И.О.
| Директор | Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение N 3
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | ||
| Федеральное бюджетное учреждение | ||
| «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
||
| (ФБУ «НИЦ …») | ||
| РАСПОРЯЖЕНИЕ | ||
| N | ||
| Москва | ||
| О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г. |
В связи с формированием Плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета:
1. Руководителям научно-исследовательских подразделений (Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О.) подготовить и представить ученому секретарю предложения к плану НИОКР на 2018 год в срок до 15.06.2017.
2. Ученому секретарю (Фамилия И.О.) обеспечить формирование проекта плана НИОКР на 2018 год, финансируемых из государственного бюджета, в срок до 01.07.2017.
3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по научной работе Фамилия И.О.
| Директор | Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение N 4
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | ||
| Федеральное бюджетное учреждение | ||
| «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
||
| (ФБУ «НИЦ …») | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| N | ||
| Москва | ||
| О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г. |
заседания дирекции
Председательствующий — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: 17 человек (список прилагается)
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О мерах по реализации федеральной целевой программы …
Доклад заместителя директора Фамилия И.О.
2. …
1. СЛУШАЛИ: Петров П.П. — текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Фамилия И.О. — краткая запись выступления.
Фамилия И.О. — краткая запись выступления.
РЕШИЛИ: (ПОСТАНОВИЛИ)
1.1. Сформировать временные творческие коллективы по реализации проектов федеральной целевой программы …
1.2. Подготовить и утвердить планы работы по проектам федеральной целевой программы …
2. …
| Председательствующий | Подпись | И.О. Фамилия |
| Секретарь | Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение N 5
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | ||
| Федеральное бюджетное учреждение | ||
| «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
||
| (ФБУ «НИЦ …») | ||
| ПРОТОКОЛ | ||
| N | ||
| Москва | ||
| О подготовке предложений к плану НИОКР на 2018 г. |
оперативного совещания
у заместителя директора центра
Заместитель директора — Фамилия И.О.
Секретарь — Фамилия И.О.
Присутствовали: Фамилия И.О., Фамилия И.О., Фамилия И.О. …
| 1. Об организации обследования по теме НИОКР … | ||
| (Фамилия И.О. <*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.) |
1. Установить, что …
2. Руководителю темы (Фамилия И.О.) обеспечить контроль ….
| 2. Об участии в заседании рабочей группы по … | ||
| (Фамилия И.О. <*>, Фамилия И.О., Фамилия И.О.) |
1. Подготовить к заседанию рабочей группы материалы о ….
| Заместитель директора | Подпись | И.О. Фамилия |
| Секретарь | Подпись | И.О. Фамилия |
<*> Первой указывается фамилия и инициалы основного докладчика, затем — фамилии и инициалы лиц, участвовавших в обсуждении вопроса.
Приложение N 6
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | ||||
| Федеральное бюджетное учреждение «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
Ректору (Наименование учебного заведения) Фамилия И.О. |
|||
| (ФБУ «НИЦ …») | Почтовый адрес | |||
| Ленинский просп., д. 83, Москва, 117296 тел. (495) 934-23-23; тел./факс (495) 718-30-23 e-mail: mail@techno.ru; http://www.innovation.ru ОКПО 02842709; ОГРН 1027700380724; ИНН/КПП 7708033109/771001024 |
||||
| 30.08.2017 | N | 01-22/345 | ||
| На N __________________________ | от | |||
| Об участии в анкетировании |
Уважаемый Имя, Отчество!
Предлагаем Вам принять участие в анкетировании образовательных организаций, осуществляющих подготовку специалистов по инженерным специальностям.
Анкетирование проводится нами в целях сбора информации о вузах, выпускающих специалистов необходимых нам специальностей, которых в дальнейшем можно было бы привлекать для прохождения производственной практики и пополнения штата специалистов на предприятиях отрасли.
Заполненную анкету просим выслать в наш адрес.
Приложение: Анкета на 2 л. в 1 экз.
С уважением,
| Директор д.т.н., профессор |
Подпись | И.О. Фамилия |
Фамилия, имя, отчество, референт директора
(495) 934-23-23; mail@techno.ru
Приложение N 7
рекомендуемый образец
| Наименование органа государственной власти | |||
| Федеральное бюджетное учреждение «НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ЦЕНТР «НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ» |
|||
| (ФБУ «НИЦ …») | |||
| АКТ | |||
| 05.08.2017 | N | 5 | |
| Москва | |||
| проверки технического состояния оргтехники | |||
Основание: приказ ФБУ «НИЦ …» от 30.07.2017 N 89 «О проверке технического состояния оргтехники, используемой отделом делопроизводства».
Составлен: зам. начальника информационно-технического отдела Фамилия И.О.; начальником административно-хозяйственной службы Фамилия И.О., зав. отделом делопроизводства Фамилия И.О.
В ходе проверки технического состояния оргтехники отдела делопроизводства, проведенной 04.08.2017, установлено …
Проверкой признаны непригодными для эксплуатации:
…
| Подпись | И.О. Фамилия | |
| Подпись | И.О. Фамилия | |
| Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение N 8
рекомендуемый образец
| ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА | |||
| Директору ФБУ «НИЦ …» Фамилия И.О. |
|||
| ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА | |||
| 10 октября 2017 г. | N | 35 | |
| Об увеличении штатной численности подразделения |
Уважаемый Имя Отчество!
В связи со значительным увеличением объемов обрабатываемой корреспонденции, поступающей в связи с ….
прошу Вас изыскать возможность увеличить штатную численность отдела на одну должность специалиста 2-й категории.
С уважением,
| Зав. отделом | Подпись | И.О. Фамилия |
Приложение N 9
рекомендуемый образец
Кому: Руководителям управлений и отделов
От: Фамилия И.О., руководитель административно-хозяйственной службы
Дата: 17 апреля 2017 г.
Тема: Подача заявок на автотранспорт
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
В целях повышения эффективности использования и сокращения простоев автотранспортных средств центра прошу руководителей подразделений подавать заявки на автотранспортные средства не позднее 15:00 дня, предшествующего поездке.
| Руководитель административно-хозяйственной службы |
И.О. Фамилия |
Приложение N 10
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.
Приложение N 11
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).
9. Удостоверения работников.
Приложение N 12
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ <1>
<1> Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.
1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.
ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 08.04.2015 № 151
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении
Инструкции по делопроизводству
в Правительстве Ростовской области
В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, а также во исполнение указа Губернатора Ростовской области от 26.12.2014 № 135 «О внесении изменения в указ Губернатора Ростовской области от 05.02.2014 № 11»:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению.
2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
3. Руководителям областных органов исполнительной власти привести инструкции по делопроизводству в соответствие с настоящим распоряжением.
4. Признать утратившими силу:
распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 23.12.2011 № 143 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 27.03.2013 № 84 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 16.01.2014 № 1 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7»;
распоряжение Правительства Ростовской области от 11.07.2014 № 305 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 30.09.2011 № 7».
5. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.
Первый заместитель
Губернатора Ростовской области И.А. Гуськов
Распоряжение вносит
управление документационного
обеспечения Правительства
Ростовской области
Приложение
к распоряжению
Правительства
Ростовской области
от 08.04.2015 № 151
ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в Правительстве Ростовской области
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Ростовской области.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 № 76, ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Регламентом Правительства Ростовской области.
1.3. В целях автоматизации делопроизводства в Правительстве Ростовской области применяется межведомственная система электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»).
1.4. Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.
1.6. Работа с документами с пометкой «Для служебного пользования» (ДСП) определяется Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.
1.7. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.
1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве Ростовской области, областных органах исполнительной власти, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются управлением документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения). Инструктивные материалы управления документационного обеспечения по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области возлагается на министерство информационных технологий и связи Ростовской области. Инструктивные материалы министерства информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
1.10. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемных заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) возлагается на помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.
1.11. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят работников структурного подразделения, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции. Должностные обязанности работников структурных подразделений Правительства Ростовской области, совмещающих выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями, устанавливаются должностными регламентами.
1.12. Работники аппарата Правительства Ростовской области несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
1.13. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.
1.14. Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), проектов указов, распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений, распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), протоколов заседаний Правительства Ростовской области, служебной корреспонденции сообщается руководителю соответствующего структурного подразделения, который организует проведение служебного расследования. Результаты служебного расследования представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
2. Основные понятия
В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах власти;
документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа исполнительной власти;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;
электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или образа электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных системы «Дело» в течение установленного срока хранения;
файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;
файл электронного образа документа – сканированный образ документа на бумажном носителе;
электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, формируемых в органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа исполнительной власти;
электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;
сканирование документа – получение электронного образа документа.
3. Состав управленческих документов
Правительства Ростовской области
3.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством Ростовской области, другими государственными органами и организациями.
Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.
3.2. Правовой акт Ростовской области – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Ростовской области, принятый государственным органом Ростовской области или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Ростовской области, имеющий нормативный или ненормативный характер.
Правовыми актами Ростовской области являются:
областные законы;
постановления Законодательного Собрания Ростовской области;
указы Губернатора Ростовской области;
распоряжения Губернатора Ростовской области;
постановления Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области;
распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату);
акты областных органов исполнительной власти.
3.3. Распорядительные документы.
Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.
К распорядительным документам относятся:
решения совещательных, консультативных и координационных органов;
поручения должностных лиц и др.
3.4. Организационные документы.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
К организационным документам относятся:
положения о подразделениях, входящих в структурные подразделения Правительства Ростовской области;
правила;
инструкции (методические рекомендации);
планы.
3.4.1. Положение, правила, инструкция.
Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие какие-либо правоотношения.
В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
3.4.2. План.
План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.
3.5. Информационно-справочные документы.
Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.
К информационно-справочным документам относятся:
протокол;
служебное письмо;
акт;
докладная, объяснительная и служебная записки;
стенограмма;
отчет и др.
3.5.1. Протокол.
Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.
Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.
3.5.2. Служебные письма.
Служебные письма в Правительстве Ростовской области готовятся как:
ответы о выполнении поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых);
исполнение поручений Губернатора Ростовской области и его заместителей (в том числе первых) в связи с обращениями граждан;
сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительства Ростовской области, Губернатора Ростовской области;
ответы на запросы юридических и физических лиц;
инициативные письма.
3.5.3. Акт.
Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.
3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.
Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.
3.5.5. Стенограмма.
Стенограмма – дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.
3.5.6. Отчет.
Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.
4. Документация Правительства Ростовской области.
Общие правила оформления управленческой документации
4.1. Документация Правительства Ростовской области.
Документация Правительства Ростовской области – это система взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
4.2. Общие правила оформления документов.
4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размер шрифта – 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный – полуторный межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14 – 16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: «…».
Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, содержатся в Регламенте Правительства Ростовской области.
4.2.2. При оформлении официальных документов устанавливаются следующие размеры полей:
левое – не менее 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.
4.2.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля без точки.
4.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.
4.3.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве Ростовской области и областных органах исполнительной власти используются следующие реквизиты:
а) Герб Ростовской области;
б) наименование органа исполнительной власти;
в) должность лица – автора документа;
г) справочные данные об органе исполнительной власти;
д) подпись должностного лица;
е) вид документа;
ж) место составления или издания документа;
з) адресат;
и) дата документа;
к) регистрационный номер документа;
л) наименование либо аннотация документа;
м) текст документа;
н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
о) отметка о наличии приложений;
п) гриф согласования документа;
р) гриф утверждения документа;
с) виза;
т) оттиск печати;
у) отметка о заверении копии;
ф) отметка об исполнителе;
х) указания по исполнению документа;
ц) отметка о контроле;
ч) отметка об исполнении документа;
ш) отметка о конфиденциальности;
щ) отметка о поступлении документа.
Состав реквизитов может быть различным в зависимости от содержания и вида документа. Каждый вид документа должен иметь определенный состав реквизитов и порядок их расположения.
4.3.2. Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках – угловой и продольный.
4.3.3. Герб Ростовской области помещают на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.96 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
4.3.4. Наименование областного органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования областного органа исполнительной власти его помещают в скобках ниже полного.
Над наименованием областного органа исполнительной власти указывается наименование высшего органа исполнительной власти Ростовской области – Правительства Ростовской области.
Автором документа может быть должностное лицо, представляющее орган власти.
4.3.5. Подписание служебных писем и другой корреспонденции в Правительстве Ростовской области осуществляется лицами, на то уполномоченными.
В состав реквизита «Должность лица – автора документа» входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля с одинарным межстрочным интервалом и центрируется относительно максимальной строки.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится жесткий пробел.
Например:
Исполнительный директор
ООО «Аквитал» Личная подпись Н.И. Киреев
или
Исполнительный директор Личная подпись Н.И. Киреев
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.
Например:
Генеральный директор Личная подпись А.Б. Ткаченко
Главный бухгалтер Личная подпись И.П. Васильев
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.
Например:
|
Заместитель Личная подпись И.П. Васильев |
Заместитель Личная подпись Г.Э. Гришик |
При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.
В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например:
|
Председатель комиссии |
Личная подпись |
Н.И. Свистунов |
|
Члены комиссии: |
Личная подпись |
К.П. Федорин |
|
Личная подпись |
И.Г. Василенко |
|
|
Личная подпись |
Г.И. Фролов |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.
4.3.6. Справочные данные об органе исполнительной власти включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта и др.).
4.3.7. В состав реквизита «Подпись» входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись (далее – ЭП).
Все экземпляры документов, остающиеся в делах структурных подразделений Правительства Ростовской области, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или ЭП.
4.3.8. Вид документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ), составленного или изданного органом исполнительной власти Ростовской области, регламентируется положением о соответствующем органе и должен соответствовать видам документов, предусмотренным ГОСТом Р 6.30-2003. Наименование вида издаваемого документа указывается на бланке соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документов.
В письме наименование вида документа не указывают.
4.3.9. Место составления или издания документа (г. Ростов-на-Дону) указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наименование органа исполнительной власти» и «справочные данные об органе исполнительной власти».
Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.
4.3.10. В качестве адресата могут быть органы государственной власти Ростовской области, органы местного самоуправления Ростовской области, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.
При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Наименования организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):
Минюст России
Управление систематизации
законодательства
При адресовании документа должностному лицу наименование должности указывается в дательном падеже, инициалы указываются перед фамилией.
Например:
ЗАО «Торговый мир»
Бухгалтерия
Главному экономисту
А.С. Петрову
или
Президенту ЗАО «Факел»
Г.П. Ивановой
Реквизит «Адресат» центрируется по отношению к самой длинной строке. Длина максимальной строки не должна превышать 10 см и ограничивается правой границей текстового поля:
Губернатору
Ростовской области
Инициалы, фамилия
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Главам администраций
муниципальных образований
Ростовской области
Документ не должен содержать более трех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется указатель рассылки документа, который определяется исполнителем документа.
Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа.
Если письмо адресуется организации, указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221.
Например:
Всероссийский научно-
исследовательский институт
документоведения и архивного дела
Милютинский пер., д. 7а,
г. Москва, 101000
или
Министерство образования и науки Российской Федерации
Управление делами
Краснопресненская наб., 2,
г. Москва, 103274
При адресации документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: фамилия, инициалы, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс.
Например:
Кирееву И.П.
ул. Садовая, д. 5,
г. Новочеркасск, Ростовская область, 344018
4.3.11. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год, например: 15.09.2011.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например:
15 сентября 2011 г.
Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.
В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат: год, месяц, число месяца, например: 2011.01.17.
Датой документа является день его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент и др.), события, зафиксированного в документе (протокол). Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Документы вступают в силу со дня их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.
При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ обязательно указываются его вид, дата, номер.
Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написании поручений, визировании документов.
Датой документа для протокола является день заседания (принятия решения), для акта – день, в котором происходит событие, зафиксированное в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
4.3.12. Регистрационный номер документа состоит из индекса по классификатору и его порядкового номера, который автоматически формируется с использованием системы «Дело».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.
4.3.13. Наименование либо аннотация документа – краткое содержание (заголовок к тексту) документа может составляться ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).
Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы: «о чем?», например: «распоряжение… о создании аттестационной комиссии», «чего?», например: «правила… внутреннего трудового распорядка».
Точка в конце заголовка не ставится.
4.3.14. Текст документа составляется на русском языке, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.
Тексты документов излагаются от:
1-го лица единственного числа («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);
3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»).
В совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности областных органов исполнительной власти, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:
«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;
«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».
В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:
инициалы имени и отчества от фамилии;
дату от наименования месяца;
знак «№» от его цифрового значения;
цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и т.д.;
код города и цифры телефонного номера.
Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.
В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти, автором документа указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:
«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.97 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;
«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».
Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.
В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).
Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.
Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
4.3.15. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
4.3.16. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к указам, постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.
В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.
Например:
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.
Например:
|
Приложения: |
1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. |
|
2. Список школ на 3 л. в 2 экз. |
Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№».
Например:
Приложение № 3
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.08.2011 № 1
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
заключение постоянной комиссии по здравоохранению |
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:
|
Приложение: |
Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. № 26-дсп, на 2 л. в 1 экз. |
Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и другие документы), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа.
Например:
Приложение
УТВЕРЖДЕНО
Приказом Росархива
от 12.08.2011 № 123
4.3.17. Согласование проекта документа с другими органами власти или должностными лицами оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.
При согласовании документа должностным лицом гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве
Российской Федерации
Личная подпись И.С. Новикова
Дата
При согласовании документа протоколом коллегиального органа или служебным письмом гриф согласования оформляется следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо министерства информационных технологий
и связи Ростовской области
от 17.08.2011 № 18.04/426
Гриф согласования располагается под реквизитом «подпись» или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.
Например:
Лист согласования прилагается
Начальник юридического отдела
Личная подпись В.И. Самойлов
Дата
Лист согласования оформляется по следующей форме:
ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
к проекту положения о системе ведения
классификатора управленческой документации
|
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Ространснадзора Личная подпись К.А. Коротков Дата |
СОГЛАСОВАНО Заместитель председателя Росжелдора Личная подпись И.С. Белова Дата |
При согласовании документа Губернатором Ростовской области гриф согласования центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
СОГЛАСОВАНО Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата |
4.3.18. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.
Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
закрытого акционерного общества «Фея»
_____________ И.В. Сергеев (личная подпись) Дата
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕНО
протоколом заседания комиссии по вопросам помилования на территории Ростовской области
от 14.01.2006 № 11
или
УТВЕРЖДЕНО
распоряжением Правительства
Ростовской области
от 23.09.2011 № 12
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа Губернатором Ростовской области гриф утверждения центрируется по отношению к самой длинной строке:
|
УТВЕРЖДАЮ Губернатор Ростовской области Личная подпись Инициалы, фамилия Дата |
4.3.19. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись (или ЭП), расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.
Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.
Допускается полистное визирование документа и его приложений.
Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карточке проекта документа (далее – РКПД) с применением ЭП.
При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Сурков
Дата
Замечания прикрепляются к РКПД документа и подписываются с применением ЭП.
В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.
4.3.20. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП».
4.3.21. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:
заверительную надпись: «Верно»;
наименование должности лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату заверения.
Например:
Верно.
Инспектор отдела кадров Личная подпись Ю.М. Петренко
Дата
Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: «Всего в копии 5 л.» должны заходить на приклеенный лист.
Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.
Документы заверяются печатью Правительства Ростовской области в соответствии с настоящей Инструкцией.
При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.
Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.
При пересылке копии документа Правительства Ростовской области в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.
Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, областные органы исполнительной власти и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело».
Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.
При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.
4.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя имя, отчество, фамилию исполнителя документа, код города и номер телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу от левой границы текстового поля размером шрифта № 8. Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности и структурного подразделения.
Например:
Иван Викторович Петров
(863) 249 54 67
4.3.23. Указания по исполнению документа оформляются в системе «Дело».
Указания по исполнению документа (резолюция) включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, ЭП руководителя и дату (в том числе отметку «срочно» или «весьма срочно»).
Например:
Морозову Н.В.,
Федосеевой Н.А.
Прошу подготовить проект
договора к 01.12.2011
Подпись Дата
В случае, если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.
Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее – РК) в системе «Дело».
4.3.24. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой «К».
4.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов «В дело», в которое помещается документ. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.
4.3.26. Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации (виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»). Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид «Для служебного пользования».
Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, а также на первом листе сопроводительного письма к документам, и может дополняться указанием номера экземпляра документа.
4.3.27. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.
5. Особенности работы с электронными документами
5.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».
Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.
Обмен электронными документами с организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты.
Документы, поступающие от организаций в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему «Дело» возможно после его верификации (подтверждения соответствия электронного образа документа его подлиннику). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется работником с помощью ЭП работника, выполняющего данную процедуру.
5.2. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.
5.3. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.
5.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Правительстве Ростовской области используются ЭП.
6. Подготовка и оформление правовых актов
6.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определен Регламентом Правительства Ростовской области.
При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:
Герб Ростовской области;
наименование органа исполнительной власти (должностного лица);
вид документа;
дата документа;
регистрационный номер документа;
место составления или издания документа;
наименование документа;
текст документа;
должность лица, подписавшего документ;
подпись должностного лица;
оттиск печати;
отметка об исполнителе (должностное лицо или структурное подразделение, внесшее проект).
6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.
6.2.1. При создании РКПД правового акта исполнитель заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав».
В поле «Файлы» прикрепляется текст проекта в формате «doc» или «docx», заверенный ЭП руководителя, инициировавшего внесение проекта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты по форме «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения).
В поле «Связки» устанавливаются связки с поручением (разрешением), краткой информацией к проекту и карточкой для ознакомления с членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД.
В поле «Адресаты» исполнитель указывает дополнительных адресатов, которым необходимо обеспечить рассылку правового акта.
6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:
быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;
содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;
содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.
Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля за исполнением документа на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, министерств, комитетов, департаментов, управлений, инспекций, служб, глав администраций муниципальных образований, других должностных лиц. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.
Текст правового акта, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.
Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».
6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.
Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.
6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.
Например:
полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23 «Об объявлении Благодарности Губернатора Ростовской области»;
сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.09.2011 № 23.
Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.
6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих – допускается сокращенное.
6.2.6. При подготовке проектов правовых актов применяется программа Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание – обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Устанавливаются следующие поля документа:
Для книжных параметров страницы:
верхнее – 1,25 см;
левое – 2,3 см;
правое – 1,5 см;
нижнее – 2 см.
Для альбомных параметров страницы:
верхнее – 2,3 см;
левое – 2 см;
правое – 1,5 см;
нижнее – 1,5 см.
6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.
Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.
Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.
Место издания (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом 14 пт.
6.2.8. Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.
Заголовок печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок может занимать до пяти строк.
6.2.9. Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1 – 2 межстрочными интервалами.
Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.
Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области п о с т а н о в л я е т:», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный» на 3 пт.
Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.
Приложения к проекту оформляются в соответствии с подпунктом 4.3.16 настоящей Инструкции.
6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:
Губернатор
Ростовской области Инициалы, фамилия
6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Каждое приложение подписывается начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.
Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.
Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.
На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».
Например:
Приложение № 1
к постановлению
Правительства
Ростовской области
от 15.09.2011 № 2
Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).
Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках не допускаются.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.
Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.
В таблицах не должно быть пустых граф, нулей. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире «–». Не допускается заменять повторяющийся текст знаком «–//–».
При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности. Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2013 г. – июнь 2014 г. Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2013 г. При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2009 году. При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2013 г.
Не допускается наличие «скрытых» формул в электронном документе правового акта.
6.2.12. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.
Порядок согласования проектов правовых актов утвержден Регламентом Правительства Ростовской области.
При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.
Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.
Результаты голосования членов Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).
6.2.13. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области печатаются на бланках установленного образца в отделе нормативных документов и архивной работы управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов и архивной работы). Тексты распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату) печатаются на бланках установленного образца в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях с использованием регистрационных карточек на каждый вид акта (приложение № 3), так и в электронном виде с использованием системы «Дело».
6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением документационного обеспечения.
6.2.16. Рассылка бумажных и электронных копий документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок, в федеральные органы – еженедельно.
Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяется отделом нормативных документов и архивной работы. Дополнительную рассылку определяет исполнитель.
Рассылка правовых актов по выделению средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение рабочего дня после подписания – министерству финансов области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, областным органам исполнительной власти, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в документе предусматривается выделение средств.
Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались первоначально эти акты.
Электронные копии правовых актов рассылаются отделом нормативных документов и архивной работы адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).
Отдел нормативных документов и архивной работы направляет бумажные копии правовых актов в федеральные и областные органы власти, Донскую государственную публичную библиотеку, а также на основании соглашений об информационном обмене – в информационные агентства.
Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов и архивной работы представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в отдел делопроизводства. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.
6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области, вносимых в Законодательное Собрание Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области.
6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения областных законов и постановлений Законодательного Собрания Ростовской области на рассмотрение Законодательного Собрания Ростовской области по инициативе Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области определен Регламентом Правительства Ростовской области.
6.3.2. Для регистрации проекта областного закона и постановления Законодательного Собрания Ростовской области (далее – законопроект) в сектор по взаимодействию с Законодательным Собранием Ростовской области и иными государственными органами отдела региональной политики управления региональной и муниципальной политики Правительства Ростовской области должны быть представлены:
основание для подготовки законопроекта (в системе «Дело»);
текст законопроекта с указанием на титульном листе в правом верхнем углу шрифтом 12 пт субъекта права законодательной инициативы в Законодательном Собрании Ростовской области: Правительство Ростовской области или Губернатор Ростовской области, например: «ПРОЕКТ внесен Губернатором Ростовской области, подготовлен ___________________ (указать наименование областного органа исполнительной власти или структурного подразделения Правительства Ростовской области, ответственного за разработку законопроекта)»;
пояснительная записка к законопроекту, содержащая предмет законодательного регулирования, изложение концепции, а также обоснование необходимости его принятия;
перечень актов областного законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного областного закона;
финансово-экономическое обоснование (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат).
6.3.3. Регистрация законопроекта в секторе осуществляется с использованием системы «Дело» и включает:
присвоение проекту порядкового номера по журналу регистрации законопроектов (приложение № 4), внесение информации о названии законопроекта, дате регистрации, основании для его подготовки, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон);
выдачу обложки для законопроекта;
проставление на обложке законопроекта штампа сектора (приложение № 5) с указанием регистрационного номера законопроекта и даты регистрации;
6.3.4. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть подготовлены с использованием программы Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.
Допускается представление на бумажном носителе и в электронном виде текстов приложений к проектам областных законов об областном бюджете и о внесении изменений в областной закон об областном бюджете, подготовленных с помощью программы Microsoft Office Excel.
6.3.5. Законопроект, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области, должны быть завизированы руководителем областного органа исполнительной власти (структурного подразделения Правительства Ростовской области), заместителем Губернатора Ростовской области, первым заместителем Губернатора Ростовской области, ответственными за подготовку законопроекта.
Виза оформляется на последних страницах текста законопроекта, приложений к нему и материалов, подлежащих одновременному представлению в Законодательное Собрание Ростовской области.
6.3.6. Все действия по согласованию законопроекта выполняются в системе «Дело» с применением ЭП.
7. Бланки документов
7.1. В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.
7.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с подпунктом 4.3.1 Инструкции.
7.3. Документы Правительства Ростовской области оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм), А5 (105 х 148 мм).
7.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:
бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);
бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);
бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);
бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);
бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 11) для иностранной переписки;
бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 12), в том числе:
бланк Губернатора Ростовской области;
бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области;
бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;
бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 14);
бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 13);
бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 15);
бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 16);
бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 17);
бланк поручения заместителя Губернатора Ростовской области по подготовке проекта правового акта, оформляемый при необходимости назначения исполнителей, установления сроков исполнения и списка визирующих (приложение № 18);
бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 181);
бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 182);
бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 183).
7.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области, как правило, бланк не используется.
7.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.
7.7. Образцы бланков разрабатываются управлением документационного обеспечения, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области и приемными его заместителей (в том числе первых). Перечень бланков, применяемых в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, утверждается настоящим распоряжением.
7.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».
7.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлению первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, инициировавшего предложение.
7.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области.
7.10.1. Правила применения изображения Герба Ростовской области на бланках определены Областным законом от 28.10.1996 г. № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».
7.10.2. Гербовые бланки Правительства Ростовской области являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.
7.10.3. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения раздельно по видам бланков в журналах (приложение № 19).
7.10.4. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих руководителей.
7.10.5. Органы исполнительной власти Ростовской области в пределах осуществления возложенных функций и задач используют свои гербовые бланки, изготовленные полиграфическим способом. При этом текст «Правительство Ростовской области» печатается шрифтом размера 17 пт, наименование областного органа исполнительной власти располагается под текстом «Правительство Ростовской области» и печатается шрифтом размера 15 пт.
7.10.6. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.
7.10.7. Испорченные в приемных руководителей и в структурных подразделениях бланки Правительства Ростовской области передаются по акту в архив, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме.
7.10.8. Учетно-регистрационные формы бланков включаются в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.
7.10.9. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, назначаемой распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату). О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.
8. Особенности подготовки и оформления
отдельных видов документов
8.1. Протокол.
8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.
Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.
8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.
На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части оформляются следующие реквизиты:
председатель или председательствующий;
секретарь;
присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;
повестка дня;
перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О» («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: «За – …», против – …, воздержалось – …».
Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.
8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.
К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.
8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.
8.1.6. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:
наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;
заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;
дата и номер протокола печатаются через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;
место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля.
В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.
Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.
Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 20). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.
8.1.7. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.
Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей – их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.
Например:
Присутствовали:
|
заместитель министра культуры области |
И.О. Фамилия |
|
заместители министра труда и социального развития области |
И.О. Фамилия И.О. Фамилия |
Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.
В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.
Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.
Затем указывается принятое по вопросу решение.
8.2. Служебные письма.
8.2.1. Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.
Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
8.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронного документа с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 13.
При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.
8.2.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Администрация Пролетарского района считает…».
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
8.2.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,..» – в заключительной части письма, над подписью.
8.2.5. Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».
8.2.6. Право подписи устанавливается в Регламенте Правительства Ростовской области и в положениях об органах исполнительной власти Ростовской области. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
8.2.7. Служебные письма проходят процедуру согласования в системе «Дело» с применением ЭП.
Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области, или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя областного органа исполнительной власти, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.
Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с их распределением обязанностей и компетенцией.
Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.
8.2.8. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:
адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.
Например:
Господину ____________
Председателю Правления
фонда ________________
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
Например:
Его Превосходительству
господину ____________
Чрезвычайному и
Полномочному Послу
Официальное название страны
г. Москва
Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр!
Уважаемый господин Директор!
Уважаемый господин Сенатор!
Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.
Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
Заголовок к тексту не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от … числа».
При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.
При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).
8.3. Телеграмма.
8.3.1. Телеграммы подразделяются на следующие категории:
правительственные;
срочные;
обыкновенные.
8.3.2. Телеграммы на отправку принимаются работниками отдела делопроизводства заблаговременно, правильно оформленными, подписанными, с отметкой об их категории, с указанием номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата (приложения № 21, 22).
Текст телеграммы должен быть сжатым, без переноса слов, союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание). Знаки препинания следует писать только словами, полностью.
Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.
8.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.
При направлении телеграмм с одним и тем же текстом более чем в четыре адреса исполнитель составляет список адресатов (в двух экземплярах)
с указанием почтовых или телеграфных адресов (приложение № 23).
При рассылке телеграмм в десять и более адресов, прилагается информация об адресатах на электронном носителе.
При рассылке телеграмм с одним и тем же текстом всем без исключения главам администраций муниципальных образований Ростовской области указатель рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется «схема 63» (приложение № 24).
При необходимости отправки телеграммы после 18.00 час. отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.
8.4. Телефонограмма.
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).
Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.
8.5. Положение, правила, инструкция.
Положения, правила и инструкции могут применяться как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем, утверждаться в форме грифа утверждения или распорядительным документом.
Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «о чем?».
Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.
8.6. План.
Составляющими пунктами планов являются:
наименование (содержание) работы или мероприятия;
исполнитель;
срок исполнения;
отметка об исполнении.
Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.
Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 27).
8.7. Акт.
Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.
Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.
Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».
Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.
В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.
Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.
Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.
8.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.
Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.
В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.
Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.
Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.
8.9. Стенограмма (звукозапись).
8.9.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т.п.).
8.9.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.
8.9.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.
8.9.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.
8.10. Отчет.
Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.
Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.
8.11. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.
Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.
Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.
Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);
основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);
заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).
Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:
точное наименование темы совещания, его цели и задачи;
фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;
сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;
перечень проблемных вопросов, негативные примеры;
существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;
предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.
Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);
основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);
заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).
Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:
важность и актуальность темы;
краткую характеристику проблем (достижений);
краткий перечень задач, которые будут поставлены;
обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.
9. Применение, изготовление
и хранение печатей и штампов
9.1. Порядок применения печатей и штампов.
9.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.
9.1.2. Применение гербовых печатей.
В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати: «Губернатор Ростовской области» – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы;
«Правительство Ростовской области» – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела нормативных документов и архивной работы;
«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;
гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – на служебных удостоверениях, подписываемых Губернатором Ростовской области; «Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранятся у начальника отдела по работе с персоналом управления по кадровой работе;
гербовые печати ставятся: «Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области; «Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранятся у начальника отдела наград управления по кадровой работе;
гербовая печать Правительства Ростовской области ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных актов Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.
Оттиск печати проставляется на документах в соответствии с подпунктом 4.3.20 Инструкции.
9.1.3. Применение негербовых печатей.
Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:
«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках;
«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, а также на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения;
«Отдел по мобилизационной работе» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Социально-хозяйственный отдел» – на командировочных удостоверениях (о прибытии, убытии) и документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела;
«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской
области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;
«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;
«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;
«Сектор организации пропускного режима отдела безопасности» –
на постоянных, временных и разовых пропусках;
«Отдел безопасности» – на документах, регламентирующих работу отдела;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 1» – на пакетах, реестрах, описях, разносных книгах, на получаемой и отправляемой секретной и правительственной корреспонденции;
«Отдел безопасности. Для пакетов № 2» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;
«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;
«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;
«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах, подписываемых начальником управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области, заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах;
«Отдел по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах» – на документах, подписываемых заместителем начальника управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области – начальником отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах и работниками отдела по профилактике коррупционных и иных правонарушений в государственных органах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;
«Отдел по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции» – на документах, подписываемых начальником и работниками отдела по взаимодействию с органами местного самоуправления в сфере противодействия коррупции управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области.
9.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на копиях, подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.
Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.
9.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.
9.2. Изготовление печатей и штампов.
9.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
9.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением документационного обеспечения.
9.2.3. Письма-заявки об изготовлении печатей или штампов с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами направляются в социально-хозяйственный отдел для исполнения заказа.
9.2.4. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 25).
Изготовленные печати и штампы выдаются в управлении документационного обеспечения под роспись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.
9.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области и первых заместителей Губернатора Ростовской области.
9.2.6. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.
Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.
Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.
9.2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.
Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.
9.2.8. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.
10. Организация документооборота
и исполнения документов
10.1. Общие правила организации документооборота.
10.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.
10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.
10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата Pdf или Tif; для текстовых документов – Doc, Docx, Xls, Xlsx).
10.2. Прием, регистрация, отправка документов.
10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции на бумажных носителях, а также документов, поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации с применением МЭДО, производятся отделом делопроизводства.
10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в отдел делопроизводства принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из организаций, не имеющих рабочих мест в системе «Дело», адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области.
В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в отделе делопроизводства документу в РК делается связка с этим документом.
10.2.3. Документы, адресованные руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области, должностным лицам органов исполнительной власти области, отделом делопроизводства не регистрируются и передаются по назначению для дальнейшей регистрации в системе «Дело» соответственно в этих подразделениях и органах.
10.2.4. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.
Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в системе «Дело», сканируются и направляются по системе «Дело» на рассмотрение адресату.
При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).
Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы на бумажном носителе без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), не регистрируются и возвращаются исполнителю.
Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронного образа документа), не рассматриваются до устранения нарушений.
10.2.5. Проект областного закона, поступивший из Законодательного Собрания Ростовской области на заключение Губернатору Ростовской области, регистрируется в отделе делопроизводства и в тот же день передается по системе «Дело» заместителю Губернатора Ростовской области, ведущему вопросы взаимодействия с Законодательным Собранием Ростовской области.
10.2.6. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в системе «Дело».
10.2.7. На документах, поступивших до 15.00 час. текущего дня, проставляется регистрационный номер с указанием даты поступления, на поступивших после 15.00 час. – регистрационный номер с датой следующего рабочего дня.
10.2.8. Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их в системе «Дело» (приложение № 26).
10.2.9. Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.
Конверты с грифом «Лично» регистрируются в журнале учета пакетов и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и предварительное рассмотрение.
Письменные обращения граждан, письма членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов представительных органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, учитываются отделом делопроизводства количественно и передаются для регистрации в отдел по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области.
10.2.10. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между заместителями (в том числе первыми) Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.
10.2.11. При регистрации входящих документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, каждому из документов присваивается свой номер.
На бумажном носителе проставляется штамп с цифровыми индексами с учетом классификатора и входящего порядкового номера.
10.2.12. После регистрации документов, поступивших на бумажном носителе, они направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской (в том числе первых).
10.2.13. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.
10.2.14. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Правительства Ростовской области, во всех остальных случаях – не должны превышать трех рабочих дней.
10.2.15. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.
10.2.16. Корреспонденция, полученная из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в системе «Дело» и направляется для рассмотрения Губернатору Ростовской области, а в его отсутствие – первому заместителю Губернатора Ростовской области.
10.2.17. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти после регистрации в отделе делопроизводства передаются в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.
10.2.18. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные с применением ЭП, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело» в соответствии с номенклатурой дел.
При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.
Исходящие документы органов власти Ростовской области отправляются ими самостоятельно.
Копии писем, направляемых в адрес федеральных органов государственной власти, подписанные Губернатором Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми), передаются исполнителем в отдел делопроизводства для передачи в Представительство Правительства Ростовской области при Правительстве Российской Федерации с целью контроля за их реализацией.
Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в отдел делопроизводства для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ – также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки после 14.00 час., кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется следующим днем.
Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.
Внутренняя переписка, а также письма, адресованные органам исполнительной власти Ростовской области и администрациям муниципальных образований Ростовской области, отправляются исполнителями по системе «Дело».
10.2.19. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
10.3. Законченные делопроизводством дела остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив, при этом их электронные документы (электронные образы документов) изымаются из системы «Дело» и в дальнейшем хранятся с использованием системы «Архивное дело».
10.4. Архивом осуществляются:
сохранность документов, справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области;
организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;
выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.
10.5. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.
11. Прием и передача служебной информации
по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи
11.1. Электронная почта и факсимильная связь – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.
11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».
11.3. Разрешение на передачу документа по электронной почте и факсимильной связи дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области.
11.4. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.
11.5. Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.
Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленный в подразделениях, осуществляется их руководителями.
11.6. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;
исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;
входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
11.7. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи Ростовской области.
11.8. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.
12. Учет объема документооборота
12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.
12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.
Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.
Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по установленной форме (приложение № 28).
13. Организация документооборота в делопроизводстве
Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
13.1. Составление номенклатуры дел.
13.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
13.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.
13.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 29) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 30).
13.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.
13.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений.
13.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области не реже одного раза в 5 лет, если в Правительстве Ростовской области не было структурных изменений.
13.1.7. После утверждения сводная номенклатура дел вносится в электронном виде в системы «Дело» и «Архивное дело». Структурные подразделения Правительства Ростовской области получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
13.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.
13.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
13.1.10. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.
13.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
13.1.12. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); наименование органа власти (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты).
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении тематических выставок
(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с руководителями промышленных
предприятий области по выполнению госзаказа
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний
по вопросам документирования управленческой деятельности
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с министерством образования
по вопросам учебно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных
образований по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с Областным музеем краеведения
(г. Ростов-на-Дону) об использовании экспонатов
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет ЗАО «Книга» об исполнении сметы по бюджету
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.
В графе 5 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).
13.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.
13.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
13.2. Формирование и оформление дел.
13.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
13.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.
13.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».
Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
13.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.
13.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.
13.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) группируются отдельно по каждому виду правовых актов.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.
13.2.7. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.
Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.
13.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 31); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 32); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 33); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
13.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается название структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, согласованной с экспертной проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт,
а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
13.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
13.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
13.3. Организация оперативного хранения документов.
13.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
13.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
13.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
14. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.
14.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
14.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив.
14.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.
Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.
14.1.3. Функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).
Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:
рассматривает сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области;
рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области;
рассматривает описи дел по личному составу;
определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;
выносит решение о представлении их на утверждение экспертной проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области;
рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.
14.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
14.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
14.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение № 34).
Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному хранению.
14.1.7. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив Правительства Ростовской области.
Описи, подготовленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области, служат основой для подготовки сводной описи.
14.1.8. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);
в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;
порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с Государственным архивом Ростовской области;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а повторяющаяся информация в заголовках всех остальных однородных дел заменяется словами «То же». На каждом последующем листе описи первый заголовок воспроизводится полностью.
14.1.9. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 35 – 37).
14.1.10. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.
14.1.11. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области (приложение № 38).
После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.
Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством информационных технологий и связи Ростовской области.
14.1.12. При первичном представлении описей в комитет по управлению архивным делом Ростовской области, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений составляются историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области и предисловия к ним.
14.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.
14.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
14.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить.
14.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.
14.3. Архив Правительства Ростовской области.
14.3.1. В Правительстве Ростовской области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляет заведующий, являющийся специалистом управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется соответствующей инструкцией для работы пользователей.
14.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.
14.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
14.3.4. Дела временного хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.
14.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения, отдела по работе с обращениями граждан Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.
14.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.
14.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
14.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.
15. Копировально-множительные,
типографские работы
15.1. Копировально-множительные работы.
15.1.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в бюро копировально-множительных работ.
Ксерокопированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.
Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Правительства Ростовской области ксерокопированию не подлежат.
Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.
15.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 39).
Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.
Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в бюро в течение одного года.
15.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.
В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.
15.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.
15.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.
15.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.
15.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.
15.3. Типографские работы выполняются в строгом соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.
Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов и архивной работы. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 40). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под роспись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.
Начальник управления
документационного обеспечения
Правительства Ростовской области Т.А. Родионченко
Для корректного отображения документа в окне установите (обновите) программу Adobe Reader