Инструкция по электронному документообороту в организации скачать

С переходом компании на электронный документооборот меняются привычные схемы передачи и обработки документов, появляются новые инструменты для работы. Сотрудник, который пользуется ЭДО, должен понимать, как отправить, согласовать и подписать документ, пригласить к обмену клиентов и поставщиков. Поэтому при внедрении ЭДО в организациях создают нормативно-правовую базу, которая помогает участникам документооборота ориентироваться в новой системе. Рассмотрим, какие внутренние документы нужно подготовить:

• приказ о внедрении системы электронного документооборота,
• положение о переходе на электронный документооборот.

Приказ о внедрении нужен, чтобы компания использовала ЭДО официально. Его оформляют от имени руководителя и доводят до сведения всех подчиненных. Больше информации о приказе читайте здесь.

Положение о системе электронного документооборота — это база знаний, где на уровне организации собраны правила работы с ЭДО. То есть оно помогает сотрудникам быстро находить ответы на вопросы, не отвлекая коллег от рабочих задач. 

Подробнее о том, как внедрить электронный документооборот в работу компании, рассказываем в статье. 

Хотя в интернете можно найти образец положения об электронном документообороте в организации, рекомендуется разрабатывать его, учитывая особенности компании и ее внутренние процессы. Иначе обобщенная информация хоть и поможет сотруднику разобраться, как пользоваться электронным документооборотом, но не расскажет о нюансах, которые есть в любой организации. А значит, сотрудник будет тратить свое время и время коллег по поиск дополнительных сведений. 

Посмотрим, что обычно входит в документ и что учесть при его разработке. 

Структура и содержание положения об ЭДО

Создать положение об ЭДО можно, следуя пошаговой инструкции. 

1. Собрать информацию по пунктам, указанным выше: нормативные акты, работа с оператором, правила безопасности.
2. Для примера скачать в интернете образец положения об электронном документообороте.
3. Ориентируясь на собранные данные, составить документ. 
4. Сверить сведения с коллегами, согласовать с руководителем. 
5. После принятия положения познакомить с ним всех сотрудников, которые будут работать с электронными документами.

В законодательстве нет конкретных требований к оформлению положения об ЭДО. Компания может ориентироваться на примеры и общие нормативные акты об электронном документообороте, а также вносить или убирать данные в зависимости от особенностей предприятия. 

Чтобы упростить подготовку положения об ЭДО в организации, используют образец. Можно опираться на пустой шаблон или на пример, предоставленный другой компанией. Главное прописать в документе объект соглашения, условия, договоренности. Даже используя образец, организация в итоге создает уникальное положение, где в доступном виде предоставляет информацию о нормах, регламентах, правилах работы и зонах ответственности в работе с ЭДО.

Кто отвечает за создание внутренних документов об ЭДО в организации?

Ответственность за разработку положения по работе с электронной документацией переходит к тем сотрудникам, которые отвечают за оформление бумажных документов. В случае с ЭДО может потребоваться помощь методистов, IT-специалистов, бухгалтерии или других коллег, чтобы вместе отредактировать образец положения об ЭДО и на его основе составить свой документ. 

Какие инструкции необходимо внести в положение? 

Обычно сотрудников интересуют вопросы: 

• В какой программе создавать документы, как их загрузить в систему ЭДО для отправки? 
• Как согласовать договор в системе?
• Как работать с входящими? 
• Где находятся шаблоны первичной документации?
• Как войти в систему?
• Как получить или обновить сертификат электронной подписи?

То есть основные вопросы касаются работы с документами и системой. Инструкции можно постепенно дополнять по мере поступления запросов от сотрудников. 

Нужны ли дополнительные локальные документы для кадрового электронного документооборота?

Внедрение цифрового кадрового документооборота регулируется отдельным рядом документов: приказ и положение, регламент использования электронной подписи, изменения в локальные нормативные акты, соглашение с сотрудниками. Оформить документы можно по аналогии с приказом и положением, выпущенным при переходе на ЭДО с контрагентами. Руководство по переходу и шаблоны доступны на странице кадрового ЭДО от Контура.

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Регламент и порядок электронного документооборота

              № 25-Р

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящий Регламент электронного документооборота разработан и утвержден для применения в ООО «Бета».

1.2. Настоящий Регламент обязателен к применению всеми подразделениями ООО «Бета».

1.3. Настоящий Регламент устанавливает единые требования к организации работы с документами, получаемыми и отправляемыми с помощью системы электронного документооборота (СЭД).

1.4. В настоящем Регламенте в качестве электронных документов рассматриваются служебно-информационные документы.

1.5. Настоящий Регламент распространяется на организацию работы с документами, передаваемыми и получаемыми с помощью СЭД, включая их подготовку, регистрацию, учет, отправку и получение.

1.6. Для целей настоящего Регламента устанавливаются следующие термины и определения:

              – электронный документооборот (ЭДО) – организационно и программно-технически упорядоченная информационная система, обеспечивающая процесс обмена, сбора, обработки, накопления и хранения информации посредством электронных документов;

              – электронный документ (ЭД) – документ, созданный при помощи электронных аппаратно-технических и программных средств, фиксируемый в цифровом коде в форме идентифицируемого по содержательной части именованного файла, доступный для последующей обработки, использования, воспроизведения (отображения) и визуального восприятия, а также для передачи и получения по телекоммуникационным каналам связи;

              – пакет электронных документов (пакет) – один или более ЭД;

              – электронное сообщение (ЭС) – логически целостная совокупность данных, имеющих смысл для участников информационного взаимодействия, закодированная способом, позволяющим обеспечить ее обработку средствами вычислительной техники, передачу по ТКС и хранение на машиночитаемых носителях информации;

              – документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

              – отправитель электронного документа (отправитель) – физическое или юридическое лицо, которое направляет ЭД;

              – получатель электронного документа (получатель) – физическое или юридическое лицо, которому отправлен ЭД;

              – доставка электронного документа (доставка) – физический процесс перемещения ЭД от отправителя к получателю.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

2.1. Электронный документооборот включает в себя:
– формирование электронного документа;
– проверку электронного документа;
– отправку и доставку электронного документа;
– подтверждение получения электронного документа;
– учет электронных документов (регистрацию входящих и исходящих электронных документов);
– хранение электронных документов (ведение архивов электронных документов).

2.2. Формирование электронного документа осуществляется в следующем порядке:
– формирование электронного документа в виде именованного файла;
– подписание сформированного электронного документа в виде именованного файла.

2.3. Сформированный ЭД имеет юридическую силу и влечет предусмотренные для данного документа правовые последствия в случае его надлежащего оформления в соответствии с настоящим Регламентом.

2.4. С целью уменьшения объемов передаваемой информации при транспортировке электронных документов могут использоваться специальные алгоритмы сжатия информации.

2.5. Все юридические действия, оформляемые посредством электронных документов в соответствии с настоящим Регламентом, признаются совершенными в письменной форме и не могут быть оспорены только на том основании, что они совершены в электронном виде.

2.6. После получения электронного документа получатель обязан направить отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа.

3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПОСТУПАЮЩИМИ ЭД

3.1. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции все документы проверяются на наличие вирусов, проверяется их читаемость и полнота.

3.2. Электронное сообщение считается поступившим после проверки подлинности и возможности его воспроизведения.

3.3. Прием корреспонденции (просмотр СЭД) осуществляется не реже двух раз в день.

3.4. Обработка корреспонденции производится в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

3.5. Все поступившие ЭД регистрируются в журнале учета поступившей по СЭД корреспонденции.

3.6. Регистрация документов производится в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении в нерабочие дни.

3.7. После регистрации в журнале учета полученные ЭД передаются в делопроизводство ООО «Бета» с обязательной отметкой в журнале учета.

3.8. При получении электронного документа получатель направляет отправителю такого документа подтверждение о получении электронного документа. Подтверждение направляется в форме электронного сообщения.

3.9. В подтверждении должны быть указаны уникальный входящий номер ЭД, дата и время получения электронного документа.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ОТПРАВКИ ЭД

4.1. К документам, отправляемым по СЭД, предъявляются следующие требования:
– документы готовятся с помощью текстового редактора Word или табличного редактора Excel с использованием шрифта Times New Roman и не должны содержать графических изображений;
– в верхнем правом углу должно быть указано «Передано по СЭД«;
– документ содержит учетную информацию о регистрации в делопроизводстве.

4.2. При отправке документов предварительно производится проверка их достоверности и учет в журнале отправляемой по СЭД корреспонденции.

4.3. Документы, подлежащие отправке по СЭД, обрабатываются и отправляются в день их поступления либо, как исключение, не позднее следующего рабочего дня.

4.4. С помощью СЭД осуществляется оперативная передача информации в виде:
– приказов и распоряжений;
– указаний и писем;
– электронных сообщений;
– телеграмм и телефонограмм.

5. КОПИИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Копии ЭД создаются на бумажном носителе и заверяются собственноручной подписью лица, являющегося отправителем или получателем электронного документа.

5.2. Копии электронного документа на бумажном носителе должны содержать указания на то, что они являются копиями соответствующего электронного документа.

6. ХРАНЕНИЕ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Все электронные документы должны храниться в течение сроков, предусмотренных внутренними документами ООО «Бета» (не менее пяти лет) Электронные документы должны храниться в электронных архивах.

6.2. Электронные документы должны храниться в том же формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены.

6.3. Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующего программного обеспечения, обеспечивающего возможность работы с электронными журналами и документами.

6.4. Обязанности хранения электронных документов возлагаются на участников ЭДО.

6.5. Для выполнения текущих работ по ведению электронных архивов участники ЭДО назначают ответственное лицо.

6.6. Электронные архивы подлежат защите от несанкционированного доступа, непреднамеренного уничтожения и (или) искажения.

7. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ БЕЗОПАСНОСТИ ЭД

7.1. Соблюдение требований информационной безопасности при организации ЭДО обеспечивает:
– конфиденциальность информации (получить доступ к информации может получить только определенный круг лиц);
– целостность передаваемой информации (гарантирование, что данные передаются без искажений и исключается возможность подмены информации);
– аутентификацию (когда передаваемую информацию может получить только то лицо, кому она предназначена, а отправителем является именно тот, от чьего имени она отправлена).

7.2. Требования по информационной безопасности при организации электронного документооборота реализуются посредством применения программно-технических средств и организационных мер.

Настоящий Регламент составила:

Главный бухгалтер _________________________ Ю.В. Серебрякова

ЭДО необязателен, но необходим для эффективной и продуктивной работы: он автоматизирует процесс обмена информацией и ускоряет передачу сведений внутри компании и между контрагентами. Рассказываем, как провести внедрение системы электронного документооборота в организации.

Что такое ЭДО, и как это работает

Для сферы трудовых отношений, что такое электронный документооборот и как он должен быть организован, определяет Трудовой кодекс (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). ЭДО — это обмен информацией и документами в электронном формате. Его вводят, чтобы ускорить передачу данных и избавиться от бумажных дубликатов. С ЭДО больше не надо знакомить работников и контрагентов с документами под роспись, передавать им бумажные оригиналы.

По сути, электронный документооборот на предприятии заключается в формировании документов в электронном виде и подписании их электронной подписью. Подписанные ЭП файлы передаются получателю в онлайн-формате.

Как внешний, так и внутренний документооборот организации — проход в СЭД (системе электронного документооборота). СЭД — это техническая система, в которой создают и отправляют электродокументы. Система обеспечивает управление доступов и передачу документальных файлов в локальных или внешних компьютерных сетях. Кроме того, СЭД позволяет контролировать входящие и исходящие потоки документов, собирать и хранить их в онлайн-архиве.

Состав СЭД:

• комплекс программ, который обеспечивает работу и доступ к системе;
• компьютерная сеть для обмена информацией внутри организации и с внешними контрагентами.

Чтобы установить СЭД, необходимо подготовить аппаратные средства для бесперебойной работы системы — серверы и сетевое оборудование. Кроме того, надо определиться с оператором и платформой. Платформа — то, на чем работает СЭД, а оператор — тот, кто передает и доставляет информацию, контролирует форматы и правильность подписей, ведет онлайн-архив компании.

Как внедрить ЭДО

Единых правил для перехода и работы с электросистемами на законодательном уровне не установлено. Фактически у каждой компании собственная практика внедрения ЭДО.

Предлагаем общую пошаговую инструкцию перехода на электронный документооборот в организации.

Шаг 1. Принять решение об ЭДО. Руководство компании определяет, для каких целей и направлений работы необходим цифровой формат.

Шаг 2. Провести оценку бумажного документооборота. Выявить основные сложности и ошибки ДО, определить основные маршруты информационных потоков, проанализировать порядок регистрации и обработки бумажной корреспонденции, механизм формирования и передачи в архив документальных дел. Основные нюансы надо учесть при переходе на ЭДО — для оптимизации процессов.

Шаг 3. Разработать регламент ЭДО. Указать, что оформление электронного документа должно быть по общим правилам делопроизводства, несмотря на цифровой формат. Установить маршруты и очередность обмена. Определить ответственных лиц и зону их ответственности, доступы к системе ЭД. Выпустить приказ о внедрении ЭДО.

Шаг 4. Изучить рынок СЭД. Определиться с программным обеспечением, платформой и оператором с учетом отраслевой и организационной специфики компании. ЭДО выражается в разных технических решениях:

1. Применение веб-версии. В этом случае переход на ЭД не затрагивает локальные системы предприятия. Все процессы проходят онлайн. Такой вариант подходит для компаний с небольшим трафиком. Заказчик платит только за отправленные файлы.
2. Интеграция в информационную систему заказчика. Функционал СЭД подключают к внутренней системе, с которой работает организация. Оплата — за выбранный пакет функций.

С оператором СЭД необходимо заключить договор.

Шаг 5. Обработать массив информации заказчика. Этим занимается оператор ЭД. Кроме того, необходимо оформить ЭП для всех ответственных лиц, задействованных в ЭДО.

Шаг 6. Создать цифровой архив. Надо оцифровать все бумажные документы, которым следует храниться в архиве организации и перевести их в онлайн-архив.

Шаг 7. Подготовить все рабочие системы к интеграции с ЭДО. В электронный формат обычно переводят бухгалтерский, финансово-экономический, кадровый учет, производственное направление. Необходимо позаботиться и об охране коммерческой тайны и персональных данных.

Шаг 8. Разработать пользовательские руководства для работы. Обучить сотрудников. Определить правила перехода на ЭДО для каждого ответственного лица с учетом должностных особенностей и ввести систему контроля за соблюдением локального регламента.

Шаг 9. Проинформировать контрагентов. Один их вариантов — направить партнерам уведомление по электронной почте о внедрении системы внешнего ЭДО. Контрагентов тоже надо подключить к используемой СЭД.

Какие документы переводят в цифровой формат

Компании оцифровывают практически все документы финансово-хозяйственной деятельности. Это и первичные документы, и бухгалтерские регистры, и кадровые бумаги, и делопроизводственные материалы. По закону нельзя оцифровать только вексель: он недействителен без бумажной формы (Федеральный закон от 11.03.1997 N 48-ФЗ).

Требования к ЭД

Каждая компания самостоятельно определяет, как работает электронный документооборот внутри организации, и устанавливает локальные требования, утверждает внутренние регламенты. На законодательном уровне установлены только требования к оформлению, передаче и хранению ЭД (Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ).

В ЭДО используют материальные (бумажные) документы, которые оцифровали, и документы, который изначально создали в электронном виде (Федеральный закон от 29.12.1994 N 77-ФЗ, Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ). Для заверения материальных оцифрованных бумаг подойдет любая ЭП, а для электронных усиленная КЭП.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если ЭД подписали электронной подписью. Но если к регистрам применяют повышенные требования безопасности данных, то необходимо установить особые условия их хранения в электронном формате.

При подписании ЭД руководствуйтесь 63-ФЗ от 06.04.2011. А правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия с государственными органами и внебюджетными фондами установлены в постановлении правительства № 1264 от 24.07.2021. Обмен с налоговыми органами регулируется приказами ФНС:

• № ММВ-7-6/196@ от 13.06.2013 — общие правила ЭДО между налоговой службой и налогоплательщиками;
• № ММВ-7-10/551@ от 30.11.2015 — для торговых операций;
• № ММВ-7-15/820@ от 19.12.2018 — для счетов-фактур, документов об отгрузке, передаче имущественных прав.

Требования ко внутреннему ЭДО прописываются в локальных нормативах. А порядок внешнего обмена электронными документами компания определяет совместно с контрагентами.

Как исправлять ошибки в электронных документах

Порядок исправления ошибок и для бумажных, и для цифровых регистров практически одинаковый. К примеру, для бухгалтерских документов правила прописаны в Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» (приказ Минфина № 62н от 16.04.2021).

Бумажную первичку (кроме кассовых и банковских документов) корректируют, только если обе стороны хозяйственной операции согласны с такими изменениями. Корректировку обязательно подписывают и ставят фактическую дату исправления (письмо Минфина № 07-02-06/9 от 25.01.2012).

А вот электронную первичку исправить легче. Для внесения коррективов аннулируют ошибочный документ и формируют новый. Есть и другие варианты: составить акт о выявленных расхождениях, сформировать дополнительные е-документы, корректирующие операцию и проч.

Как хранить электронные документы

Е-документы хранят в цифровом виде. Придерживайтесь сроков хранения, установленных приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 и отраслевыми ведомствами. Для некоторых е-документов действуют особые правила хранения.

Отдельные сроки хранения закреплены и для бухгалтерской первички, и для регистров налогового учета (ст. 29 402-ФЗ, ст. 23 НК РФ). Но в основном они совпадают с приказом № 236.

Необходимо обеспечить режим хранения и предусмотреть условия для его обеспечения. К примеру, в е-архиве создают два экземпляра по каждой единице — рабочий и основной. А ответственный специалист проводит технический контроль минимум раз в пять лет: он проверяет физическое состояние носителей и воспроизводимость электронных документов.

Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Внедрение электронного документооборота в организации происходит в несколько этапов:

Этап 1. Анализ существующей системы работы с документами

Документы могут создаваться в компании или поступать в нее как в бумажном, так и в электронном виде. Анализ может выявить такие недостатки действующего в компании документооборота, как:

• утеря документов;
• их излишнее дублирование;
• длительное время согласования;
• затраты на распечатку или получение скан-образа бумажного документа и т. д.

Действующая в компании система может уже не отвечать современным требованиям к работе с документами, таким как:

• удобный механизм поиска;
• оперативный контроль на всех этапах работы с документом;
• возможность санкционированного редактирования и согласования.

А также иным предъявляемым к системе требованиям, связанным со спецификой документооборота в компании.

Этап 2. Формулирование требований к системе электронного документооборота и разработка плана ее внедрения

На этом этапе объединяются усилия руководства компании и ИТ-специалистов для грамотной постановки целей и задач, решаемых посредством системы электронного документооборота. Система как минимум должна обеспечивать:

• входной и выходной регистрационный контроль документов;
• перевод бумажных документов в электронный вид (их сканирование и распознавание);
• обмен документами между структурными единицами компании;
• классификацию документов по группам;
• оперативный поиск документа по ключевым параметрам и тексту;
• создание резервных и архивных копий;
• возможность управления правами доступа;
• решение иных задач.

Отдельно формулируются задачи для работы с документами, рождающимися непосредственно в самой компании. Система должна позволять:

• создавать, корректировать, согласовывать проекты документов;
• контролировать исполнителей по срокам;
• протоколировать все действия с документом и т. д.

С учетом поставленных задач составляется план внедрения системы электронного документооборота в компании.

Этап 3. Разработка регламента работы системы

В регламенте:

• закрепляются основные правила работы системы;
• определяется список документов, участвующих в электронном документообороте;
• утверждаются их шаблоны и форматы;
• описывается технология перевода бумажных документов в электронные;
• детализируются правила доступа к документам;
• расшифровываются другие нюансы работы системы.

Этап 4. Подготовка к запуску системы и обучение пользователей

На этапе внедрения тестируется система электронного документооборота, производятся необходимые настройки оборудования и программного обеспечения. Производится установка паролей, персоналу разъясняются особенности доступа к системе.

Кроме того, персонал проходит обучение и проверку знаний инструкций по работе в системе электронного документооборота.

Этап 5. Оформление официального запуска системы в эксплуатацию

Для запуска системы электронного документооборота на предприятии необходимо издать приказ или распоряжение. Что в нем указать, расскажем в следующем разделе. 

Приказ о переходе на электронный документооборот

Чтобы система электронного документооборота на законных основаниях начала функционировать, издается приказ, в котором:

• указывается дата начала работы системы;
• закрепляется вступление в силу сопутствующей организационной документации (регламентов, инструкций, правил);
• утверждается список лиц, которым предоставляется доступ к системе;
• детализируются сроки проведения инструктажей и обучения сотрудников;
• расшифровываются иные нюансы, связанные с внедрением системы электронного документооборота.

Образец приказа о переходе на ЭДО подготовили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Форму документа. Это бесплатно. 

Образец приказа о переходе на электронный документооборот (выдержка):

C приказом нужно ознакомить всех причастных сотрудников.

Положение об электронном документообороте

Иногда компании разрабатывают отдельный документ по работе с электронными документами, объединяя в нем все сопутствующие инструкции и регламенты. Называется такой документ «Положение об электронном документообороте».

Образец положения об электронном документообороте составили эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Образец.

Что включить в это положение и насколько детализировать отдельные вопросы по работе с системой, решает сама компания. Ориентировочный набор разделов представлен на рисунке:

Образец Положения об электронном документообороте в организации (выдержка):

Система электронного документооборота: программы для автоматизации, степень охвата, отраслевая специфика

Организация электронного документооборота на предприятии — процесс затратный и трудоемкий. Не всем под силу автоматизировать одновременно все рабочие места и объединить все цепочки работы с документами в единую систему.

На помощь приходят специализированные программы, позволяющие автоматизировать хотя бы отдельные участки деятельности предприятия и организовать минимально возможный электронный документооборот. Такие программы для электронного документооборота в организации доступны даже самым мелким хозяйствующим субъектам. Обычно они приобретаются для учетных нужд (бухгалтерского и налогового учета) с элементами кадрового документооборота.

Это не самый лучший способ внедрения на предприятии электронного документооборота. Но при отсутствии необходимых ресурсов автоматизация отдельных участков и служб предприятия помогает отчасти облегчить работу с документами.

Специалисты в области электронного документооборота рекомендуют иной подход. Если для внедрения полноценной эффективной системы работы с документами у предприятия недостаточно ресурсов, следует решать вопрос не локально. Электронный документооборот нужно внедрить не по избранным участкам, а в качестве общей системы, объединяющей все подразделения. При этом изначально можно заложить минимальный набор функций, а постепенно наращивать функционал, надстраивая систему под нужды и масштаб компании.

В последнее время происходит разделение разработчиков программ электронного документооборота по отраслевой специфике (программы отдельно для госсектора, телекоммуникаций и т. д.).

Далее остановимся подробнее на кадровом и юридическом электронном документообороте (на что обратить внимание при их создании в ситуации, когда компания не в силах организовать единую систему документооборота).

Когда нужен кадровый электронный документооборот и можно ли без него обойтись?

Электронный кадровый документооборот — один из элементов системы электронного документооборота в организации.

Кадровые документы по своему многообразию не уступают бухгалтерской службе — лидеру по объему создаваемых и получаемых первичных документов. Многое зависит от таких нюансов, как:

• масштаб и структура организации;
• специфика ее деятельности;
• географическая разрозненность структурных подразделений;
• текучка кадров;
• иные особенности (наличие дистанционных сотрудников, вредных и опасных условий труда и т. д.).

Все эти нюансы учитываются при решении вопроса о том, нужен ли в организации электронный кадровый документооборот.

Если компания состоит из директора, главбуха и 5–7 сотрудников, электронный документооборот может стать весьма затратным и нецелесообразным мероприятием. Если же компания крупная с разветвленной филиальной сетью и специфическими условиями труда, без автоматизации документальных процедур не обойтись.

О специфике организации кадрового электронного документообмена расскажем далее.

Как организовать электронный документооборот в кадровой службе?

Для налаживания полноценного кадрового электронного документооборота в организации необходимо:

1. Обеспечить защиту персональных данных

В этом вопросе следует исходить из требований:

• закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
• постановления Правительства РФ «Об утверждении Требований к защите персональных данных…» от 01.11.2012 № 1119.

Для этого нужно обеспечить:

• безопасность помещений, в которых размещена информационная система, от несанкционированного доступа посторонних лиц;
• сохранность носителей персональных данных;
• доступ к кадровым документам ограниченного круга лиц, выполняющих свои служебные обязанности;
• использование средств защиты информации;
• выполнение иных обязательных мероприятий.

2. Регламентировать порядок получения и использования электронной подписи

В этом вопросе следует исходить из норм закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Учитывая степень важности кадровых документов (в том числе при решении трудовых споров), при их подписании руководителю компании необходимо использовать усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП). Применение иных видов электронной подписи (простой или усиленной неквалифицированной) может повлечь признание локальных актов компании недействительными.

3. Разграничить кадровые документы

Кадровые документы делят на две группы:

1. Формируемые в электронном виде.
2. Создаваемые исключительно на бумаге.

В этом как раз и заключаются существенные затруднения в создании кадрового электронного документооборота в организации. Значительная часть кадровых документов должна оформляться только в бумажном виде и заверяться личной подписью сторон трудовых отношений (работника и (или) работодателя).

С отдельными документами и кадровой информацией работника необходимо знакомить под расписку (например, с приказом о наложении дисциплинарного взыскания), а специалист кадровой службы при исправлении данных в личных карточках сотрудников обязан заверять все исправления личной подписью.

4. Организовать резервное копирование и хранение электронных документов

Это поможет избежать негативных последствий форс-мажорных обстоятельств, в результате которых может быть утрачен кадровый документ.

5. Закрепить в локальном акте формы электронных кадровых документов

Формы кадровых документов, оформляемых в электронном виде, нужно закрепить в специальном регламенте. Там же следует прописать все нюансы работы с такими документами: порядок внесения в них корректировок, сроки и способы хранения, виды электронной подписи для документов отдельной юридической значимости и т. д.

Кадровый электронный документооборот: что планируют законодатели?

Прогресс не стоит на месте. Постепенно на электронный формат переводятся и те кадровые документы, которые всегда существовали только в бумажной форме.

Как перейти на электронный кадровый документооборот, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный бесплатный доступ к системе и переходите в Готовое решение.

На сегодняшний день электронный трудовой договор законодательно разрешено заключать с дистанционным работником при наличии у него электронной подписи (ст. 312.3 ТК РФ).

Подробности узнайте в этом материале.

Хотя для повсеместного внедрения электронных договоров нужны еще отдельные законодательные проработки.

Электронные трудовые книжки уже действуют повсеместно.

Как с 2023 года заполнять форму ЕФС-1, мы писали здесь. 

В целом позиция властей ясна: электронный документооборот в кадровой сфере будет введен в ближайшее время. Минтруд уже запустил эксперимент по его внедрению (приказ от 26.03.2018 № 194), согласно которому в электронной форме в ряде компаний:

• учитывается рабочее время;
• работников знакомят с локальными актами, составными частями зарплаты, должностными инструкциями;
• информируют о начале отпуска;
• оформляют командировки.

Внедрение электронного кадрового документооборота позволит работодателям проходить трудовые проверки через интернет (дистанционно).

Юридический электронный документооборот в компании

Вопросы юридического характера в хозяйственной деятельности возникают регулярно.

Если в компании есть юрист или юридическая служба, рационально организовать электронный документооборот юридической документации с последующей интеграцией его в общий электронный документооборот компании. Такая система позволяет:

1. Координировать процесс согласования договоров

Согласование шаблонов готовых договоров — процесс, характерный для всех компаний. Он занимает немало времени и требует привлечения специалистов разных служб (финансовой, технической, юридической и иных). В этом процессе электронный документооборот позволяет скоординировать весь процесс согласования и оперативно отправить контрагенту готовый договор.

Система юридического электронного документооборота должна позволять:

• формировать список лиц для согласования;
• контролировать сроки рассмотрения и внесения корректировок;
• решать иные вопросы (по отправке договора на доработку, передаче его на подписание и т. д.).

2. Эффективно работать с претензиями и исками

Для ведения исковой и претензионной работы специалист юридической службы должен обладать полным пакетом исходных документов. Эти документы могут рождаться как внутри самой компании, так и поступать извне (от контрагентов). Чтобы собрать всю эту разрозненную информацию, необходимо оперативное взаимодействие с различными службами (бухгалтерией, отделом продаж и другими подразделениями).

В регламенте важно детализировать вопросы, связанные с порядком сбора всей необходимой юристам информации в электронном виде.

Систему необходимо настроить таким образом, чтобы:

• все исходные документы своевременно попадали исполнителю;
• шаблоны готовых документов от юристов автоматически отправлялись руководству на согласование;
• была реализована возможность внесения корректировок;
• все этапы работы с документом можно было проследить;
• отслеживались сроки подготовки претензий и исков.

3. Оперативно обрабатывать запросы

Юристам приходится готовить письма контрагентам, копии различных документов, ответы по запросам контролирующих и правоохранительных органов и др. Внедрение электронного документооборота позволит отслеживать:

• когда запрос получен исполнителем;
• сколько есть времени на его исполнение;
• дату отправки готового ответа.

Подобного рода контроль позволяет дисциплинировать не только юриста (исполнителя), но и инициаторов запроса, что способствует своевременной передаче запроса и его исполнению.

Всю процедуру работы с электронными запросами нужно описать в регламенте: сроки формирования запроса, требования к полноте исходных данных, время на исполнение запроса.

ВАЖНО! С 01.01.2022 года вступил в силу новый стандарт ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Данный стандарт прописывает в том числе и порядок работы с электронными документами.

Итоги

Для разработки системы электронного документооборота необходимо провести анализ действующего документооборота в компании, определить основные задачи, оформить проект. Затем внедрить систему в эксплуатацию, обучить персонал и закрепить порядок работы с электронным документооборотом во внутреннем локальном акте (положении, инструкции).