Инструкция по хранению ключей от служебных помещений

ЗАЧЕМ НУЖЕН УЧЁТ ПРИЕМА И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ В ОРГАНИЗАЦИИ

С древних времен на ДОЛЖНОСТЬ КЛЮЧНИКА назначали самого ответственного воина, умеющего хранить секреты и умеющего постоять за себя и за охраняемые ценности в случае чего. Должность эта существует и в наши дни, и к тому же мало изменилась, только перешла в плоскость современных технологий и автоматизированного компьютерного контроля.

Согласно мировой статистике, пренебрежительное отношение к защите помещений и информационных сетей от несанкционированного проникновения, является причиной многочисленных проблем для любого бизнеса. Европейские специалисты подсчитали, что в большинстве случаев, основные проблемы с безопасностью и сохранностью имущества, происходят вследствие безалаберного отношения работников к хранению и передаче обычных ключей, как не странно это звучит. Проще говоря, если ключ от кабинета начальника, программиста или бухгалтера находится в свободном доступе, то велик риск кражи не только товарно-материальным ценностей, но и важной конфиденциальной информации. Результатом такой небрежности может стать СЕРЬЁЗНЫЙ УЩЕРБ ФИРМЕ, и даже полная потеря бизнеса.

РЕЖИМ БЕЗОПАСНОСТИ любого предприятия должен предусматривать ряд технических, организационных и охранных мер, обеспечивающих соблюдение правил внутреннего распорядка и трудовой дисциплины, исключающих возможность несанкционированного проникновения в здания и помещения посторонних лиц, обеспечивающих сохранность имущества и коммерческих секретов. Эти МЕРЫ МОГУТ ВКЛЮЧАТЬ техническую защиту и физическую охрану, установку охранно-пожарной сигнализации и видеонаблюдения, опломбирование и опечатывание дверей, а также утверждение порядка хранения и оборота ключей. Ключи от служебных помещений относятся к предметам СТРОГОЙ ОТЧЕТНОСТИ и учитываются в Журнале учёта ключей. 

ВАЖНО ОТМЕТИТЬ, что под ключами мы подразумеваем не только традиционные металлические ключи различных типов, но и современные электронные карты доступа (пластиковые карты, брелоки и др.). Системы БИО-идентификации (по отпечатку пальцев, сетчатке глаза и др.), описаны на нашем сайте отдельно, и мы в данной статье в расчет не берем. Также следует знать, что к каждому стандартному металлическому замку изначально бывает три «родных» ключа, а к современным замкам — все пять. Если у Вас в офисе 10 дверей, значит ключей уже, как минимум, 30.

Крупные предприятия, офисные центы и др. располагают большим количеством помещений и входных дверей, а значит и большим числом замков и ключей (основных, запасных, режимных). Причем, проход в отдельные помещения и зоны должен быть СТРОГО ОГРАНИЧЕН для различных категорий работников. Добавим сюда замки к запасным (аварийным) выходам, воротам, калиткам, межэтажным дверям, проходам на крышу и в подвалы. Становится понятно, что организация четкого и строгого механизма контроля за оборотом такого количества ключей, включающего: учёт, хранение, приём-передачу, изготовление дубликатов, замену запирающих устройств (замков) — это довольно СЛОЖНАЯ, МАСШТАБНАЯ И ОТВЕТСТВЕННАЯ ЗАДАЧА.

Ответственным лицом за оборот ключей является ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО, назначенное руководителем предприятия, а также СОТРУДНИКИ СЛУЖБЫ БЕЗОПАСНОСТИ, в части их касающейся. А касается их (охранников) не мало ­— ответственность за сохранность и обоснованность использования ключей. Но самой важной, и можно сказать ключевой фигурой в ключевом хозяйстве в прямом, и в переносном смысле является простая УБОРЩИЦА тетя Глаша, в рабочем халате, наводящая чистоту и порядок имеющая право доступа во все помещения. Нужно понимать, насколько доверенным и ответственным лицом должен быть такой клининг-работник.

СПОСОБЫ И ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ КЛЮЧЕЙ

Как правило, ключи от помещений после рабочей смены сдаются ПОД ОХРАНУ. Делается это в целях защиты от потери, дублирования, а также для нештатного вскрытия дверей в чрезвычайных ситуациях, например, при пожаре, затоплении и др. Кроме того, СДАЧА КЛЮЧЕЙ значительно упрощает жизнь тем, кто в этих помещениях работает. Ответственным за помещения лицам, хранение ключей на посту охраны позволяет не переживать о том, что они забудут ключи дома, потеряют попадут в преступные руки.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено НЕСКОЛЬКО СПОСОБОВ ХРАНЕНИЯ УЛЮЧЕЙ, которые могут быть использованы по отдельности или в комплексе. В их число входят:

— специально отведенная КОМНАТА, защищенная от несанкционированного проникновения, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;

— КЛЮЧНИЦА на несколько единиц;

— специальный ШКАФ или стенд на посту охраны;

— опечатываемые ПЕНАЛЫ и ТУБУСЫ;

— АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ электронно-механическая КЛЮЧНИЦА.

Считается, что хранение ключей лучше всего обеспечивается в металлических тубусах (пеналах), имеющих специальные устройства для опечатывания, с указанием номера и количества ключей (это нужно чтобы тубус не вскрывался за время хранения). Тубусы в свою очередь хранятся в специальных запирающихся шкафах, не доступных для посторонних лиц.

Открытие, закрытие и опечатывание помещений, а также тубусов с ключами осуществляется В ПРИСУТСТВИИ ОХРАННИКА. – Это самый простой, дешевый и надежный способ. Хорошо себя зарекомендовали и современные электронные ключницы, но они стоят значительно дороже и требуют особого ухода и обслуживания.

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ КЛЮЧНИЦЫ

Для минимизации затрат на оборот, учет и контроль выдачи ключей и карт используются АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ, например, такие как KeyMaster, позволяющие не только автоматизировать контроль приема/выдачи, но и синхронизировать данные с программами управления персоналом и оборудованием СКУД. Использование данной системы позволяет ТОЧНО ЗНАТЬ, где в настоящее время находится ключ и у какого конкретного пользователя.

Система отправляет пользователям и администраторам системы, в соответствии с их правами, УВЕДОМЛЕНИЯ о выдаче или сдаче ключей, об истечении времени нахождения ключа вне системы, а также активирует ТРЕВОЖНЫЙ СИГНАЛ после окончания времени доступа, что позволяет оперативно реагировать на нештатную ситуацию. Передавать ключ другим авторизированным пользователям возможно через специальное приложение, доступное лишь администратору безопасности. Сам ПРОЦЕСС ИДЕНТИФИКАЦИИ ЛИЦ, которым выдается ключ может осуществляться по отдельной магнитной карте, с помощью пин-кода, сертификата, отправленного на мобильный телефон, QR-кода. Также имеется возможность организовать передачу ключей, минуя ключницу, используя ОБЛАЧНЫЙ СЕРВИС.

ОРГАНИЗАЦИЯ КЛЮЧЕВОГО ХОЗЯЙСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ

ОХРАНА ОБЪЕКТОВ должна предполагать не только обеспечение сохранности имущества, но и ключей от помещений, в которых оно хранится. В каждой компании должна быть утверждена ИНСТРУКЦИЯ по порядку оборота ключей и порядка передачи помещений и имущества под охрану, а также определены временные рамки приёмо-сдачи. Приказом руководителя объекта, из числа собственных работников, назначаются ЛИЦА, ОТВЕТСТВЕННЫЕ ЗА СОХРАННОСТЬ конкретных помещений и ТМЦ. В конце каждого рабочего дня, данные ответственные лица передают на хранение материальные ценности и ключи от помещений собственным сторожам или охранникам ЧОП, в соответствии с ИНСТРУКЦИЕЙ, а перед началом работы, получают ключи, снимают охрану и преступают к работе. В течение рабочего дня данные лица несут ответственность за сохранность имущества и ключей от помещений. Списки ответственных за помещения лиц и выписки из приказов с образцами их подписей, а также номерами их личных печатей, пломб, контрольных замков, используемых при опечатывании, представляются на пост охраны.

Как правило, на большинстве предприятий, ключи выдаются и принимаются под охрану с записью В «ЖУРНАЛЕ ПРИЁМА ПОД ОХРАНУ И ВЫДАЧИ КЛЮЧЕЙ», в котором УКАЗЫВАЮТСЯ:

— ДАТА,

— ВРЕМЯ,

— НОМЕР помещения (пенала, ключей),

— ФИО лиц, сдавших или принявших ключи.

Допускается оформить прием/сдачу ключей в виде акта или расписки.

НАЛИЧИЕ ОХРАННОЙ СИГНАЛИЗАЦИИ в помещении безусловно улучшает его защищенность от проникновения, но не исключает необходимость ведения ключевого хозяйства.

Руководители и РАБОТНИКИ ПРЕДПРИЯТИЯ ОБЯЗАНЫ в полной мере соблюдать положение по обороту ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго ограничен и производится по специальному распоряжению руководителей. Обычно это – сейфовые комнаты, серверы, электроустановки, котельные, газовые блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

СТАНДАРТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ПРИЕМУ / ВЫДАЧЕ КЛЮЧЕЙ

1. ПРАВИЛА ОБОРОТА КЛЮЧЕЙ

1.1.   Все имеющиеся ключи подлежат учёту и регистрации в «Журнале приёма и выдачи ключей» (далее ЖУРНАЛ). Листы Журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью на последней странице. Записи в Журнале ведутся аккуратно и только шариковой ручкой. Исправления в записях подтверждаются подписями сторон, с указанием фамилий.

1.2.   Все ключи должны быть снабжены БИРКАМИ с номерами помещений или их условными наименованиями.

1.3.   КЛЮЧИ ГРУПИРУЮТСЯ на следующие комплекты:

— КОМПЛЕКТ № 1 – включает по одному оригинальному ключу от каждого помещения, для использования в чрезвычайных ситуациях (выдаче для ежедневного пользования не подлежат) – хранятся в металлическом шкафу в администрации предприятия;

— КОМПЛЕКТ № 2 – для ежедневного пользования работниками – хранятся на специальном стенде посту охраны;

— КОМПЛЕКТ № 3 – от режимных и особо важных помещений – у руководителя предприятия.

1.4.   ОБРАЗЕЦ ЖУРНАЛА приёма и выдачи ключей:

1.5.   ВЫДАЧА КЛЮЧЕЙ из комплекта № 2 осуществляется:

—  ответственным за помещения лицам,

— уборщикам и представителям иных организаций, осуществляющих техническое обслуживание, клининговые услуги и т.п.

—  ключ от электрощитовой комнаты выдаётся только заведующему хозяйством или дежурному электрику.

1.6. Работники и ответственные лица ИМЕЮТ ПРАВО на получение ключа исключительно от того помещения, в котором находится их рабочее место.

1.7. Использование комплекта ключей № 1 допускается только в случае возникновения АВАРИЙНОЙ или ЧРЕЗВЫЧАЙНОЙ СИТУАЦИИ с обязательным и незамедлительным уведомлением руководителя предприятия, и внесением соответствующей записи в Журнал (в графе «Примечания»)

1.8. Ответственные лица ОБЯЗАНЫ после окончания рабочего дня, перед уходом сдать ключи на пост охраны, произведя соответствующую запись в Журнале.

1.9. ОХРАННИК НЕСЕТ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за прием, выдачу и хранение ключей на посту, а также и внесение в Журнал записи о приемо-сдаче.

1.10. В ходе приема-сдачи дежурства, заступающий на смену охранник обязан проверить целостность ключей (пеналов), печатей, исправность запирающих устройств ключниц (шкафов). При обнаружении нарушений, проводится СЛУЖЕБНОЕ РАССЛЕДОВАНИЕ.

1.11.   Приём и выдача электронных (пластиковых) ключей также фиксируется в Журнале, и выдается по той же схеме.

1.12.   ИЗГОТОВЛЕНИЕ НОВЫХ КЛЮЧЕЙ и электронных ключей (дубликатов) или замена запирающих устройств (навесного замка, личинки замка, электронного замка) допускается только по указанию ответственных лиц за ведение ключевого хозяйства.

1.13.   ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за сохранность и использование ключей и электронных ключей несет лицо, их получившее, до момента их сдачи на пост охраны.

1.14.   Лицо, получившее в пользование ключи или электронные ключи, при утрате оснований для их пользования, ОБЯЗАНО ВЕРНУТЬ их пост охраны.

1.15. Дубликаты ключей УНИЧТОЖАЮТСЯ ПО АКТУ, утверждаемому руководителем предприятия. Уничтожение ключей производится в присутствии инвентаризационной комиссии путем их механического повреждения, исключающего возможность восстановления.

2. УСЛОВИЯ ЗАКРЫТИЯ И ВСКРЫТИЯ ПОМЕЩЕНИЯ

2.1. ПРИ ЗАКРЫТИИ:

— Лицо, ответственное за передачу помещения под охрану, перед закрытием, производит его визуальный осмотр изнутри, на предмет отсутствия людей, целостности элементов конструкций (окон, решеток, дверей, стен, потолков и др.), через которые возможно проникновение или произведен пролом (пролаз), а также убеждается в отсутствии включенных электрических приборов и бытовой техники, непотушенных сигарет и т.д.

— При отсутствии замечаний, ответственного лицо закрывает помещение на замок, после чего включает охранную сигнализацию (если таковая имеется). Ключ от помещения закрывается в специальный пенал (тубус) и опечатывается личной печатью ответственного лица, для передачи на пост охраны для хранения.

— О приеме / сдаче ключей от помещения делается соответствующая запись в специальной Журнале, с перечислением выявленных при этом недостатков и неисправностей, ФИО и подписью лица, сдавшего ключи.

2.2. ПРИ ОТКРЫТИИ:

— Лицо, ответственное за конкретное помещение, перед его вскрытием принимает пенал с ключами на посту охраны, проверяет целостность пенала и печати.

— Если никаких замечаний и фактов, говорящих о возможном несанкционированном вскрытии пенала не обнаружено, снимается печать, проверяется наличие ключей.

— В случае отсутствия замечаний, делается соответствующая запись, в Журнале, отключается охранная сигнализация и производится вскрытие помещения и его визуальный осмотр изнутри.

— Все помещения на Объекте должны вскрываться только в присутствии ответственных за помещения лиц.

— Помещения могут быть вскрыты охранником в отсутствие ответственных лиц только в случае возникновения реальной угрозы безопасности и сохранности имущества, когда промедление может привести к серьезному материальному ущербу помещению и имуществу. После нештатного вскрытия помещения составляется Акт, который подписывается комиссией (не менее 2-х человек), включая представителей Заказчика.

Вернуться в в раздел ИНФОБЛОК …

Чтобы сохранить имущество и документы компании, одна из основных задач руководства — отрегулировать порядок доступа к внутренним помещениям. Возможность доступа устанавливается распорядительным актом руководства, например, приказом о хранении ключей и назначении ответственных за их выдачу. Рассказываем, зачем он требуется и как составить.

Зачем нужен приказ о хранении и выдаче ключей

Предприятия очень разные — и по профилю, масштабу деятельности, и по количеству работников и др. На каждом, с учетом специфики, необходимо четко обозначить порядок доступа конкретных людей в разные помещения.

Особенно актуально это для объектов с повышенной опасностью, например, для электроустановок. По закону, предоставление инструментов конкретным работникам для открытия дверей в таких помещениях необходимо строго регулировать (правила по охране труда, утв. Приказом Минтруда и соцзащиты России № 903н от 15.12.2020).

Охрана в начале рабочего дня выдает их тем работникам, которые одобрены руководством компании. В конце рабочего дня их сдают обратно охране. Чтобы отрегулировать этот процесс, потребуется приказ и журнал выдачи ключей от офиса, цехов, склада, бытовых помещений. В журнале фиксируют дату и время их выдачи и возвращения.

Такое распоряжение требуется, чтобы решить несколько основных задач:

• обеспечить сохранность имущества и товарно-материальных ценностей компании;
• отрегулировать своевременную возможность входа на рабочее место для сотрудников компании;
• предотвратить несанкционированный доступ в организацию посторонних людей;
• обеспечить свободный доступ представителей аварийно-спасательных и экстренных служб в любое время.

Как правильно составить приказ

Типового образца приказа о хранении и выдаче ключей в законодательстве не существует. Обычно его составляют в произвольном виде с учетом правил, принятых в делопроизводстве. Структура стандартная:

• шапка документа — здесь обязательно прописывают основные реквизиты (название предприятия, ИНН, КПП, ОГРН, адрес);
• ниже отмечают дату и номер регистрации документа;
• в распорядительной части указывают порядок хранения, предоставления и возврата инструментов, перечисляют сотрудников, ответственных за хранение, и тех, кому разрешено их выдавать, отмечают конкретные помещения, которые необходимо закрыть (названия цехов, номера кабинетов и т. д.);
• подпись руководителя и печать предприятия (если есть).

Как выглядит распоряжение

Вот наглядный пример распоряжения о порядке хранения и предоставления работникам инструментов для открытия замков при эксплуатации электроустановок.

А это бланк, который вы вправе использовать как шаблон для составления распорядительного акта об установлении ответственных за хранение инструментов для доступа к замкам в помещениях на любом предприятии:

0

Обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей и документов – одна из основных задач, которые должны обеспечивать руководитель организации, а также уполномоченные им лица. В зависимости от специфики деятельности и масштабов организации право доступа сотрудников в те или иные помещения может устанавливаться организационно-распорядительным документом работодателя. Например, приказом о порядке выдаче ключей.

Составляем приказ о выдаче ключей от кабинетов

Одно дело, когда сотрудник является материально-ответственным лицом и с ним заключен договор о полной материальной ответственности. Речь идет, например, о кассире, которому выдаются ключи от кассы.

Но по приказу ключи могут выдаваться и иным сотрудникам, не являющимися материально-ответственными, когда работодатель хочет обеспечить дополнительный контроль за доступом в помещение, одновременно установив ответственного за содержание такого помещения.

Составлять приказ о выдаче ключей от помещений работодатель может не только по своей воле, но и, скажем, по требованию организации, обеспечивающей охрану работодателя. Так, например, в конце рабочего дня все кабинеты работодателя должны быть заперты, что подтверждается службой охраны. А в начале следующего рабочего дня ключ от конкретного помещения будет выдан только тому лицу, который был одобрен работодателем. К примеру, данные такого лица указаны в приказе работодателя о выдаче ключей.

Иными словами, приказ о выдаче ключей может составляться как для внутренних целей работодателя, так и для подтверждения определенных полномочий перед третьими лицами.

Составляется такой приказ обычно в произвольной форме. В нем указывается перечень лиц, которым могут выдаваться ключи от помещений, а также характеристики таких помещений (скажем, номер кабинета). Лица, указанные в приказе, должны быть ознакомлены с ним под роспись.

Приведем для приказа о выдаче ключей от помещений образец его заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Порядок хранения ключей от помещений: общая информация

Крупные предприятия, учебные заведения и компании располагают большим количеством помещений. Практически все они должны закрываться, а доступ в некоторые – строго регламентироваться.

Как правило, ключи от комнат сдаются под охрану. Делается это по разным причинам, чаще всего в целях защиты от пожара или обеспечения быстрого доступа. Кроме того, сдача комплектов значительно упрощает жизнь тем, кто в этих комнатах работает. Ведь установленный порядок хранения и выдачи ключей от помещений защищает, прежде всего, самих сотрудников. Ответственным за хранение запирающих приспособлений должностным лицам можно не переживать о том, что они забудут ключи дома, или что в случае форс-мажорных обстоятельств коллеги не смогут попасть на рабочее место.

На различных предприятиях и в офисных зданиях предусмотрено несколько различных приспособлений для хранения ключей. В их число входят:

• специально отведенная комната, запирающаяся на ключ и имеющая дополнительные меры защиты;
• ключница на несколько единиц;
• специальный шкаф;
• стенд за стойкой охраны.

Занимаясь оборудованием места, в котором будут храниться комплекты, руководство здания обязано в полной мере соблюдать положение о хранении ключей. Особенно, если речь идет о помещениях, доступ в которые строго регламентирован и производится по специальному распоряжению. Обычно это электроустановки, котельные, хозяйственные блоки и прочие комнаты со специальным оборудованием.

В каждой компании имеется приказ о хранении и выдаче ключей. В нем описаны основные аспекты процедуры. Выдача комплектов производится:

• только тем лицам, которые имеют на это право и внесены в специальный журнал;
• под роспись с указанием даты и времени;
• в строго установленных временных рамках.

В аналогичном порядке производится и сдача запирающих приспособлений.

Хранение и выдача ключей от электроустановок

В каждом здании имеется помещение со спецоборудованием – электроустановками. От них зависит полноценная деятельность учреждения, поэтому доступ к комнате, в которой они располагаются, ограничен. Кроме основного комплекта ключей от такого помещения, должен существовать запасной, хранящийся в опечатанном шкафу или тубусе.

Порядок доступа в помещения со спецоборудованием регламентирует приказ о хранении ключей от электроустановок. Комплект можно выдавать только ответственному лицу, имеющему специальную квалификацию и прошедшему инструктаж.

Каждому ключу присваивается порядковый номер, после чего он упаковывается в тубус или специальный пенал с пломбой. Также следует поступить с запасным комплектом.

Общие положения процедуры сдачи/выдачи комплектов к помещениям с ограниченным доступом следующие:

• двери в помещение должны быть закрыты;
• запирающие приспособления выдаются под роспись и только тем лицам, которые имеют на то соответствующее разрешение;
• комплект необходимо ежедневно возвращать под охрану в конце рабочего дня;
• в обязательном порядке следует фиксировать выдачу и сдачу комплектов в книге учета.

Если оборудование выведено из строя в результате несанкционированного доступа в помещение по вине ответственного лица, на него налагается взыскание, установленное соответствующим дополнением к приказу. Но при строгом соблюдении всех инструкций и процедур, проникновение посторонних в специальные помещения исключено.

Особый регламент выдачи

Особое распоряжение затрагивает и процедуру выдачи тех ключей, которыми закрываются помещения с документацией строгой отчетности. В нем прописан порядок хранения ключей от сейфов и помещений, где находятся архивы, личные дела и прочие бумаги.

Обычно специальный допуск в такие комнаты имеют высшие должностные и делегированные ими лица:

• руководитель;
• главный бухгалтер;
• лицо, отвечающее за данный участок (работник архива, кадровик).

В большинстве случаев ключи хранятся у директора или главбуха и выдаются по запросу.

Соблюдение процедуры хранения и выдачи комплектов избавляет руководство предприятия или офиса от попыток несанкционированного доступа, возможной порчи оборудования или хищения ценностей.