Инструкция по использованию топливных карт водителям на предприятии - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

Зачем нужна топливная карта

Топливную карту также называют заправочной картой и бензиновой картой.

Топливная карта для юридических лиц — это метод расчета за ГСМ на АЗС. Топливные карты для физических лиц аналогично могут применяться, однако в нашем обзоре мы остановимся на особенностях работы с топливными картами для ИП и юрлиц.

Рассмотрим, как работает топливная карта. Организация или ИП заключает договор на топливные карты с выпускающей их компанией. Это может быть поставщик топлива или посредник. По одному договору допускается получение нескольких карт.

Организация принимает топливные карты на учет в бухгалтерии (как это сделать, мы опишем ниже) и выдает сотрудникам. Как правило, это водители, но заправочную карту может получить любой сотрудник, который по своим рабочим обязанностям перемещается на авто и заправляет его бензином. Это может быть директор, менеджер, курьер и так далее. Иными словами, оформить топливную карту могут не только транспортные организации, но и любые другие, где используется транспорт для предпринимательских целей.

Сотрудники расплачиваются на заправках не наличными деньгами, не корпоративными картами, а топливными. Таким образом, можно пользоваться топливной картой как любой другой банковской картой — в качестве средства платежа.

В конце месяца (или с иной периодичностью) организация — эмитент топливных карт представляет отчет по потраченным средствам, а также полный пакет закрывающих документов, который включает в себя и счета-фактуры.

Об НДС по авансовым отчетам мы писали в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».

Нюансы топливных карт

Особенности применения топливных карт зависят от условий договора с организацией — эмитентом топливной карты. Приведем примеры дополнительных опций при использовании топливных карт помимо оплаты топлива на заправках, в зависимости от условия конкретного договора:

В чем заключаются преимущества топливной карты:

О порядке работы с авансовыми отчетами вы узнайте из статьи «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Организация — эмитент бензиновых карт предоставляет доступ в личный кабинет, где можно следить и управлять топливными картами: менять лимиты по расходам на каждую карту, получать подробную информацию в режиме реального времени по расходам (на какой заправке, в каком количестве и на какое топливо были произведены расходы), получать счета на внесение авансовых платежей.

Топливные карты поступили: как учесть

Итак, мы расписали все преимущества топливных карт для юридических лиц. Как оформить такую карту и как вести учет топливных карт в организации?

Для начала выбираем подходящего нам по условиям эмитента топливных карт и заключаем с ним договор.

Получаем топливные карты в необходимом количестве. Карта может предоставляться как бесплатно, так и за плату.

Прием топливных карт от организации-эмитента происходит по акту приема-передачи топливных карт.

Учет топливных карт в бухгалтерском учете зависит от того, выделена ли отдельной строкой цена топливной карты в документах передачи их в организацию или нет.

Допустим, эмитент топливных карт передал по акту десять карт на заправку с выделенной ценой 120 рублей за штуку (в том числе 20% НДС — 20 рублей). Счет-фактура входит в пакет предоставленных документов.

Топливные карты могут использоваться более 12 месяцев, их стоимость менее 40 000 рублей. Учитываем их на счете 10 «Материалы». Делаем следующие проводки:

О новом ФСБУ 6/2020 читайте в нашей статье «Порядок учета основных средств согласно ФСБУ 6/2020».

Теперь допустим, что стоимостная оценка бензиновых карт при передаче не произведена. Этот факт не отменяет необходимости вести бухучет топливных карт. Если их стоимость не указана, то будем вести учет топливных карт на забалансовом счете, например 012, в условной оценке по 1 рублю за 1 штуку. В этом случае при поступлении карт делается проводка:

Топливные карты отпустили сотрудникам: как учесть

Далее топливные карты передаются работникам. Для этого нужно приказ о закреплении топливной карты за конкретным водителем. Приказы не имеют унифицированных форм. Приказ о закреплении топливной карты создается на обычном бланке приказа предприятия, который применяется и в иных случаях. Пример приказа вы можете бесплатно скачать по ссылке в начале нашей статьи.

Кроме того, необходимо заполнить журнал выдачи топливных карт, согласно которому топливные карты выдаются работникам под подпись. Форму журнала организация разрабатывает самостоятельно. Пример бланка журнала учета топливных карт для юридических лиц вы можете скачать в начале нашей статьи бесплатно.

Передача карт на топливо оформляется таким образом:

После отнесения затрат на топливные карты в расходы их учет в бухгалтерии не прекращается. Учет карт на бензин ведут на счете 012, который находится за балансом.

Если карты достались бесплатно и никаких проводок, отраженных в балансе, не делалось, то при передаче заправочных карт сотрудникам также не нужно не делать никаких дополнительных проводок.

В итоге в обоих случаях после передачи топливных карт есть забалансовый счет 012, на котором отражены заправочные карты, закрепленные за организацией.

Учет по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью обычных операций:

оприходование карт для заправки — функционал «Поступление»;
отпуск карт для заправки — функционал «Требования-накладные».

Как проводить топливо, купленное по заправочным картам

Учет ГСМ по топливным картам не отличается от учета ГСМ при оплате наличкой, так как применение топливных карт — это лишь способ оплаты бензина.

Учет топлива по топливным картам ведется через проводки:

Для списания ГСМ по топливным картам наличия и использования этих карт недостаточно. Напоминаем, что оплата ГСМ по топливным картам — это лишь подтверждение факта оплаты ГСМ. Для того чтобы принять в расходы затраты на ГСМ, необходимо подтверждение использования ГСМ в предпринимательской деятельности, то есть для получения дохода. Таким подтверждением могут служить путевые листы.

О порядке работы с путевыми листами мы писали в статье «Порядок учета и списания ГСМ по путевым листам в 2022-2023 годах».

Если организация не относится к транспортным, то для учета трат на бензин в расходах заполнять путевки необязательно. Если на автомобилях установлена система слежения за транспортом — система мониторинга транспорта ГЛОНАСС, то обосновать использование бензина для предпринимательских нужд можно на основании данных, выдаваемых электронной системой слежения. Такими данными могут стать маршруты передвижения автотранспорта.

Нюансы отражения ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете ищите в «КонсультантПлюс». Оформите пробный бесплатный доступ к системе и получите алгоритм действий по учету ГСМ со ссылками на разъясняющие письма и нормативную базу.

Итоги

Заправочные карты — современное решение вопроса оплаты трат на содержание как автопарка, так и небольшого количества транспортных единиц в организации. Их, как правило, используют для оплаты топлива, но при особых договорных условиях с поставщиком карт ими можно оплатить и шиномонтаж, и автосервис, и прочие сопутствующие траты. Бензиновые карты после списания в бухучете продолжают учитываться за балансом на спецсчете. Для учета карт на заправку ведется журнал, где указано, какому именно работнику была выдана определенная карта.

Источник

Правила использования карт ВАЖНО!

Для приобретения нефтепродуктов по топливной карте на АЗС Вам необходимо:

Передать карту оператору АЗС
Назвать номер топливораздаточной колонки (и вид нефтепродукта, если топливораздаточная колонка отпускает несколько видов ГСМ), количество литров топлива и ввести в терминал четырехзначный ПИН-код Вашей карты
Получить от оператора АЗС Вашу карту, чек фискального регистратора и чек терминала
Произвести заправку транспортного средства
Если заказанный объем нефтепродукта не поместился в бак, Вы можете получить возврат разницы заказанного и фактически отпущенного Вам объема нефтепродукта на карту — карту необходимо предъявить оператору АЗС
Если карта для возврата указанной в п.5 разницы объемов нефтепродукта не была предъявлена оператору АЗС, то ее стоимость будет возвращена на карт-счет

Карта защищена ПИН-кодом — при трехкратном наборе неправильного ПИН-кода она блокируется, и дальнейшее обслуживание карты на любой АЗС становится невозможным. При возникновении такой ситуации Вам необходимо связаться с нашими операторами для восстановления ее дальнейшей работоспособности.

Во избежание несанкционированного использования Вашей карты в случае ее утраты (утери, кражи и т. п.) категорически запрещается:

хранить карту вместе с ПИН-кодом;
записывать ПИН-код на карте;
сообщать ПИН-код третьим лицам.

Топливная карта является микропроцессорной картой и для обеспечения ее продолжительной и бесперебойной работы необходимо соблюдать следующие правила:

избегайте механических повреждений карты, особенно в области микропроцессора и контактной площадки (при предъявлении карты с видимыми механическими повреждениями персонал АЗС вправе не производить отпуск ГСМ во избежание вывода из строя терминального оборудования АЗС);
не подвергать воздействию сильных магнитных полей;
не подвергайте карту воздействию высоких и низких температур — температура хранения: −20 °С… +50 °С, рабочая температура: 0 °С… +50 °С;
не допускайте попадания химически активных веществ (в том числе и нефтепродуктов) на поверхность карты;
не сгибайте и не перекручивайте карту.

Источник

Приказ о закреплении топливных карт за водителями — это основной документ, позволяющий закрепить такое платежное средство за конкретным лицом либо автомобилем. Этот документ очень облегчает бухгалтеру контроль за распределением или оборотом топлива и помогает оптимизировать расходы на горючее и ГСМ. Расскажем, как правильно оформить такое распоряжение.

Как выдать водителю топливную карту

Образец обязательства на получение топливной карты, порядок хранения, учета и выдачи, а также другие нюансы ее использования отражаются в каком-либо локальном нормативном акте организации, который утверждается руководителем и вводится в действие принятым на предприятии порядком. Приведем примеры таких ЛНА.

Положение о топливных картах на предприятии, образец

Скачать

Приказ об использовании топливной карты, образец

Скачать

Основной момент, на котором следует заострить внимание при составлении такого документа, — как закрепить топливную карту за сотрудником. Это решается на усмотрение специалистов, исходя из специфики документооборота на предприятии. На практике существуют следующие варианты.

Закрепление топливной карты за автомобилем

Актуально, если одной машиной в организации пользуются несколько лиц и нужно отследить, сколько топлива расходует каждый автомобиль. Издается приказ о закреплении топливной карты за автомобилем, в котором фиксируется, для заправки какого именно транспортного средства используется конкретный носитель.

Приказ по топливным картам, образец

Скачать

Закрепление топливной карты за сотрудником

Применяется, когда обслуживанием всех транспортных средств занимается один работник или каждая машина имеет своего «хозяина». Ответственность за конкретный «пластик» несет использующий его работник.

Передать его можно:

по акту приема-передачи. Акт составляется индивидуально с каждым работником, осуществляющим заправку машины. В нем прописываются реквизиты «пластика», Ф.И.О. водителя и другие необходимые сведения. Главный недостаток этого способа — необходимость оформлять акт на каждый «пластик» и с каждым сотрудником, его использующим;
по распоряжению руководителя. Издается соответствующий приказ. Он позволяет распределить по конкретным лицам сразу все имеющиеся носители, что удобно для транспортных или других предприятий, в которых сотрудников, использующих машины, много. Если отсутствует отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам, в этом документе можно прописать и необходимые ограничения по использованию горючего или денежных средств.

Образец приказа

Покажем на примере, какие данные вносят в приказ по топливным картам в организации (образец и пустой бланк для заполнения представлены ниже).

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам, образец

Скачать

Пустой бланк для заполнения

Скачать

Обязательно нужно внести:

реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;
основание. Основанием для издания такого распоряжения может служить, например, служебная записка на выдачу топливной карты, составленная сотрудником;
Ф.И.О. водителей, номера их автомобилей, номера и другие особенности закрепляемых за ними носителей.

Также в приказ о закреплении топливных карт за сотрудниками могут быть внесены и другие необходимые сведения

Порядок передачи

В период отпусков, отстранения от работы или временной нетрудоспособности нередко возникает необходимость передать «пластик» от одного водителя другому. Оформить это действие наиболее удобно соответствующим распоряжением руководителя. В целом такой документ ничем не отличается от рассмотренного выше.

Приказ о передаче топливных карт

Скачать

Такое распоряжение составляется в производной форме, главное — отразить, кому, от кого, на какой срок передается конкретный носитель и сколько денежных средств или литров топлива на нем доступно к использованию.

Аналогичный документ издается и при увольнении сотрудника, использующего «пластик». Носитель передается бухгалтеру или иному ответственному лицу.

Порядок аннулирования

Процедура аннулирования подобных документов законодательством не предусмотрена. Если же возникает необходимость изменить приказ на топливные карты сотрудникам, образец которого мы привели, или отменить его действие, это можно сделать с помощью издания соответствующего распоряжения о внесении изменений или отмене действия предыдущего. В нормативный акт обязательно вносятся сведения об обстоятельствах, повлекших необходимость изменений предыдущего, а в распорядительной части его указывают, что конкретно нужно исправить или отменить.

Ответственность водителя

Дисциплинарная ответственность

За порчу или утрату «пластика», а также разглашение ПИН-кода третьим лицам водители, как и любые работники, могут быть привлечены к дисциплинарной ответственности в порядке, предусмотренном ст 192 ТК РФ. Им обычно объявляют замечание или выговор. Дисциплинарное взыскание в виде увольнения применять нецелесообразно в силу недостаточной тяжести проступка и сложности оформления процедуры.

Материальная ответственность

Владельцы несут материальную ответственность как за сам носитель, так и за возможный материальный ущерб, вызванный его утратой.

Статья 244 ТК РФ устанавливает, что полную материальную ответственность за вверенное имущество несут работники, с которыми заключен соответствующий договор. Но такие соглашения могут быть заключены с ограниченным перечнем должностей, утвержденным приложением 1 к Постановлению Минтруда № 85 от 31.12.2002, в который водители не входят, а значит, и заключать с ними договор полной материальной ответственности неправомерно.

В силу ст. 238 ТК РФ, сотрудник организации несет личную материальную ответственность за переданные ему ценности, равно как и за причиненный работодателю прямой ущерб.

В организациях, практикующих систему материальных поощрений в виде дополнительных выплат, работники, допустившие утрату «пластика», вполне могут быть лишены части премии, если таковое предусмотрено ЛНА, определяющими порядок премирования.

Источник

Памятка водителю, механику и бухгалтеру.

Учет топлива на предприятии ведет водитель, механик (главные механик) и бухгалтер. Если автопарк большой, то к этой работе привлекают диспетчера, которого контролирует механик и бухгалтер.

Из этой статьи Вы узнаете:

Обычно механик или главный механик заполняет реквизиты путевого листа на основе чеков, предоставленных водителем, указывает маршрут, марку и номер автомобиля, ФИО водителя и километраж за смену.

Ещё в обязанности механика включают:

подсчет остатка топлива на начало и на конец смены,
расчет расхода по норме и фактический остаток.

После заполнения, механик отдаёт путевой лист диспетчеру, а он пересылает его бухгалтеру. Во всяком случае, так должно быть согласно приказу «МинТранса» №152.

Есть компании, где на механика (нет должности старшего, главного механика, диспетчера) взваливают работу по движению горючего в автопарке и заполнение ведомостей. В таком случае бухгалтер требует авансовые отчеты, таблицу движения топлива и заправочные ведомости с механика.

Эта система функционирует ещё с СССР. Где-то лучше, где-то хуже. Что изменится, если начальство внедрит топливные карты? Как учитывать бензин по картам?

за движение горючего в автопарке и заполнение ведомостей отвечает механик.

Как отчитываться водителям

Покупать бензин по топливной карте удобнее. Потому что не надо составлять авансовый отчет, отвечать за наличные деньги или топливные талоны, выданные бухгалтерией на оплату ГСМ, мойку автомобиля и сопутствующие покупки на АЗС. Но путевые листы и чеки использовать все равно придется.

Покупая топливо по топливной карте, водитель обязан отчитаться. Для этого нужно:

взяв чек, в котором указана дата и количество залитого в бак топлива,
приложить чек к путевому листу,
указать в путевом листе номер топливной карты.

Это нужно, чтобы:

документально подтвердить покупку,
сверить цифры при взаиморасчетах с топливной компанией,
механик и бухгалтер мог проконтролировать водителя, исключив расход бензина в личных целях.

Если возникнут сомнения, что электронная система расходов на ГСМ работает правильно, то опасения можно развеять или подтвердить при помощи чеков.

Как отчитываться механику, когда ввели топливные карты

Работа механика не меняется. Потому что путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка по записанному маршруту.

Затраты ГСМ считаются по путевому листу, поэтому механик должен точно знать сколько топлива:

было в баке машины при выезде из парка,
водитель залил в бак на маршруте,
осталось в автомобиле в конце смены.

Сравнив норматив и фактический расхода горючего, механик выдает заключение о перерасходе или экономии топлива.

Есть и плюсы. Когда механик имеет допуск к личному кабинету с топливными картами, он может сверить чек и показания программы. Расхождение между программой и путевым листом может свидетельствовать о том, что водитель использовал часть топлива в своих интересах. Эту работу может выполнять как диспетчер, так и бухгалтер, у которого должен быть доступ к топливным картам.

Выдает топливные карты диспетчер, механик или бухгалтер. Уполномоченное лицо ведет журнал выдачи топливный карт. Для внутрикорпоративного учета в журнале отмечают следующую информацию:

модель и гос. номер транспорта,
ФИО водителя и личная подпись,
дата выдачи топливной карты,
дата, когда карту надо вернуть.

Читайте вторую часть статьи: «учет бензина по топливным картам в бухгалтерии».

Работа механика не меняется. Путевые листы остаются и являются официальным документом, подтверждающим, что этот автомобиль и водитель выезжали из автопарка

Источник

Как выдать водителю топливную карту

Положение о топливных картах на предприятии, образец

Приказ об использовании топливной карты, образец

Закрепление топливной карты за автомобилем

Приказ по топливным картам, образец

Закрепление топливной карты за сотрудником

Передать его можно:

по акту приема-передачи. Акт составляется индивидуально с каждым работником, осуществляющим заправку машины. В нем прописываются реквизиты «пластика», Ф.И.О. водителя и другие необходимые сведения. Главный недостаток этого способа — необходимость оформлять акт на каждый «пластик» и с каждым сотрудником, его использующим;
по распоряжению руководителя. Издается соответствующий приказ. Он позволяет распределить по конкретным лицам сразу все имеющиеся носители, что удобно для транспортных или других предприятий, в которых сотрудников, использующих машины, много. Если отсутствует отдельный приказ об установлении лимитов по топливным картам, в этом документе можно прописать и необходимые ограничения по использованию горючего или денежных средств.

Учет топливных карт

ТК могут быть платными или бесплатными. В любом случае пользователь вправе организовать забалансовый учет носителей, например, на счете 012 в разрезе работников — держателей карт.

Приобретение ТК за плату оформляется аналогично покупке ТМЦ с последующим списанием на счета затрат.

Топливные карты: учет в бухгалтерии

Основные проводки по учету самих карт таковы:

Суть операции	Дебет	Кредит
Забалансовый учет для всех карт
Приняты на забаланс ТК	012 (склад)
Карта выдана водителю	012 (работник)	012 (склад)
Водитель сдал карту на склад	012 (склад)	012 (работник)
Неиспользуемая (поврежденная) ТК списана	012 (склад)
Учет платных карт (постоплата)
Получены ТК от поставщика	10	60.1
Учтен НДС	19	60.1
Стоимость карты учтена в расходах	20, 23, 25, 26, 44	10
Оплата за карты	60.1	51
НДС принят к вычету	68	19

Образец приказа

Приказ на выдачу топливных карт сотрудникам, образец

Пустой бланк для заполнения

Обязательно нужно внести:

реквизиты организации. Все внутренние документы издаются на фирменном бланке, уже содержащем все необходимые сведения. Дополнительно проставляются дата, место издания и порядковый регистрационный номер документа;
основание. Основанием для издания такого распоряжения может служить, например, служебная записка на выдачу топливной карты, составленная сотрудником;
Ф.И.О. водителей, номера их автомобилей, номера и другие особенности закрепляемых за ними носителей.

Топливная карта «ЕДИНАЯ»: как это работает

Итак, такие карты представляют собой пластиковый носитель с чипом, который содержит информацию о держателе (фамилия, имя), лимите топлива, который можно приобрести (в рублях или литрах), и типе доступного горюче-смазочного материала. Компания заказывает их выпуск для своих сотрудников (кстати, это бесплатно) и далее получает доступ ко всем транзакциям, связанным с АЗС: где, кто, когда и на какую сумму заправил транспортное средство. Самой известной компанией, выпускающей топливные карты для юридических лиц в России и на территории СНГ, является «МАСТЕРС». Компания была создана в 2013 году, и с этого момента активно развивается. Среди наших клиентов: РОСРЕЕСТР, ГЦСС, ТК РУСГИДРО АО, ГУОВ, ЭР-ТЕЛЕКОМ ХОЛДИНГ АО, АШАН ООО, АТАК ООО, АО «Информационные Спутниковые Системы им. академика М.Ф. Решетнёва», (бренд РИВ ГОШ) и еще более 2500 компаний. Сеть обслуживаемых АЗС включает более 13 000 станций проверенных брендов: «Лукойл», «Газпром», «Роснефть» и пр. Да-да, с единой топливной картой не грозит перепробег в поисках АЗС определённой компании — здесь десятки лучших сетей АЗС в одной карте. Ещё один плюс — серьёзная экономия места в холдере для карт. Вот список остальных преимуществ:

существенная экономия средств при покупке топлива (до 30%);
абсолютно прозрачные условия (Плата за транзакции и скрытые платежи? Нет, спасибо!);
безналичный расчёт, что исключает перерасход и нецелевое использование средств, возможные махинации;
целый набор полезных сервисов (АЗС локатор с маршрутами и актуальными ценами на топливо, круглосуточная оперативная служба поддержки, SMS-уведомления, личный кабинет и мобильное приложение);
возможность моментально заблокировать карту через личный кабинет и службу поддержки в случае потери или кражи;
помощь профессионалов в оптимизации расходов на топливо, подробная аналитика.

Порядок передачи

Приказ о передаче топливных карт

Оплата поставщику с корпоративной карты

Оплату с корпоративной карты отразите документом Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу в разделе Банк и касса — Банковские выписки — кнопка Списание.

Рассмотрим особенности заполнения документа Списание с расчетного счета по данному примеру.

Заполнение документа:

Получатель — держатель корпоративной карты (подотчетное лицо);
Назначение платежа — расшифровка платежа с выписки банка по корпоративной карте.

До тех пор, пока сотрудник не представит документы, подтверждающие расходы, все списания с корпоративной карты отразите по счету 71.01 «Расчеты с подотчетными лицами» как суммы, выданные под отчет.

Оплата корпоративной картой проводки в 1С 8.3

Рассмотрим проводки по корпоративной карте в 1С 8.3

Документ формирует проводки:

Дт 71.01 Кт 55.04 — списание денежных средств с корпоративной карты.

Вторую оплату по корпоративной карте оформите аналогично.

Порядок аннулирования

Топливная карта — друг бизнеса

В этой статье речь пойдёт об удобном способе безналичной оплаты и проверенном инструменте для контроля над расходами на ГСМ. Обязательно к прочтению для тех, у кого свой бизнес, связанный с перевозками (курьерские службы, грузоперевозки, такси и пр.).
Топливные карты появились в США в двадцатых годах прошлого века. Они давали возможность держателям заправлять автомобили в кредит. Их начали выпускать нефтяные компании, которые имели свои сети АЗС. В наши дни они либо принадлежат отдельным сетям АЗС, либо выпускаются сторонними сервисными компаниями.

Ответственность водителя

Дисциплинарная ответственность

Материальная ответственность

Почему покупать бензин по топливным картам «ЕДИНАЯ» так выгодно?

Выгода складывается из двух пунктов. Во-первых, перечисленные преимущества (отсутствие перепробега, жёсткий контроль расходов), по оценкам специалистов, помогают экономить до 12% на стоимости топлива.

Во-вторых, «МАСТЕРС» ежемесячно предоставляет развёрнутые отчёты по топливным расходам вашей компании. Это здорово упрощает бухгалтерскую и налоговую отчётность. Дело в том, что в счёт-фактурах стоимость топлива указана с учётом НДС. Получается, что можно вычесть этот налог из финальной суммы с налогооблагаемой базы — 20%.

Таким образом, топливные карты АЗС помогают хорошо сэкономить и держать расходы под контролем.

( 1 оценка, среднее 4 из 5 )

Источник