Инструкция по кадровому делопроизводству в оао ржд

EmailЛогин

Логин не должен быть короче 3 символов, может содержать латинские или русские буквы (кроме Ё), цифры, спецсимволы «.», «_», «-», «?», «!», «№», «%». Логин не должен начинаться с символов «.», «-», иметь 2 символа «-» подряд или состоять только из 16 цифр.

ПарольПароль должен быть не менее 8 символов. Пароль должен содержать как минимум три вида из подмножеств символов:
— буквы в верхнем регистре A-Z;
— буквы в нижнем регистре a-z;
— цифры 0-9;
— спецсимволы «.», «-», «_», «?»Подтверждение пароляИмяФамилияТелефон

Даю свое согласие на получение рекламно-информационных рассылок от АО «Федеральная пассажирская компания».

На практике случаются две ситуации:

• В уже существующей компании кадровое делопроизводство как-то ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи «Как оформить результаты самопроверки кадровых документов». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу.
• Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно.

Шаг 1. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Работодатели отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, экономическими возможностями. Ответа на любимый вопрос кадровых специалистов «Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?», увы, нет. Нормативы, которые приведены в Постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 300 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя.

На первом шаге нужно определиться, как вам поручили вести кадровое делопроизводство и каковы ваши полномочия:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После этого внимательно изучите учредительные документы.

Шаг 2. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: наименования работодателя в кадровых и учредительных документах не совпадают. Например, в уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только какое-то одно.

Изучите в учредительных документах вопрос, в чьи полномочия входит принимать решения о заключении, расторжении трудовых договоров, утверждать локальные нормативные акты. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо. Посмотрите, установлены ли и какие ограничения полномочий для руководителя.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров или заместитель генерального директора.

• Важно! Кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот его и подписывает.

Правило: у работодателей–ИП только сам предприниматель может заключать, изменять, расторгать трудовые договоры, утверждать ЛНА и пр. Работодатель-ИП не может передать свои полномочия работодателя по доверенности третьей стороне (ст. 20 ТК РФ).

Шаг 3. Сформируйте штатное расписание и изучите штатную расстановку

Почему штатное расписание — один из первых документов, напрямую связанных с трудовой функцией кадровика? Это документ организационно-распорядительного характера, который по сути отвечает на вопрос, потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Правило: вне штатного расписания нельзя оформлять ни одного работника. «За штатом» — только договоры ГПХ. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме Т-3 или разработать свою форму, желательно в виде приложения к учетной политике. В графе «Количество штатных единиц» можно указывать неполную ставку.

Кто разрабатывает штатное расписание?

В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такой сотрудник есть далеко не у всех. Поэтому ответственным за разработку штатного расписания становится тот, в чьи должностные обязанности это включает работодатель. Документ утверждают приказом и хранят постоянно. Ограничений по количеству изменений в штатном расписании нет.

Штатная расстановка не является обязательным ЛНА, но это удобный инструмент для ведения кадрового учета.Форма штатной расстановки законодательно не утверждена, за основу, как правило, берется форма Т-3, используемая для штатного расписания. К ней добавляются столбцы для Ф.И.О. работников, которые занимают конкретную должность, сведений о занимаемой ими ставке и категории работника (инвалид, несовершеннолетний и пр.). Эта информация позволяет создавать отчеты для руководства, вести статистику, проводить качественный аудит кадровых документов работников с особенностями регулирования трудовых отношений.

Шаг 4. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают универсальный исчерпывающий перечень обязательных ЛНА. Но такого нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только субъекты микропредпринимательства и НКО могут частично или полностью отказаться от ЛНА, если перенесут вопросы, которые должны в них решаться, в типовую форму трудового договора (ст. 309.2 ТК РФ). У остальных работодателей должен быть необходимый минимум ЛНА.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, которые обязательны для всех работодателей:

• правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ),
• ЛНА, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ),
• ЛНА, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ),
• ЛНА по охране труда (раздел X ТК РФ),
• ЛНА по нормированию труда (ст. 162 ТК РФ),
• кодекс этики и служебного поведения (Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ).

Обратите внимание: локального нормативного акта, устанавливающего системы оплаты труда, например, в виде отдельного положения, может не быть, эти нормы прописаны в ПВТР или коллективном договоре.Также обязательно надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков. Могут быть ЛНА, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий: например, положение о командировках, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.

1. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под подпись (ч. 2 ст. 22 ТК РФ), если у работодателя не введен электронный кадровый документооборот в отношении процедуры ознакомления с ЛНА по ст. 22.1-22.3 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под подпись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы (ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ).

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами, а также документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку, если она еще ведется на работника.

Совет: проверьте, чтобы прием/увольнение руководителя компании производился тем органом управления, который указан в Уставе организации, внимательно изучите вопрос полномочий генерального директора в учредительных документах и не нарушается ли срок его полномочий, если таковой указан в Уставе.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой, задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в графе 4 на реквизиты приказа.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами.

Шаг 6. Проверьте приказы о назначении ответственных лиц

Есть приказы о назначении ответственных лиц, наличие которых прямо предусмотрено законодательством:

1. Приказ о назначении уполномоченного на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Приказа Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н).
2. Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных лица (ч. 1 ст. 18.1 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
3. Приказ о назначении ответственного за воинский учет и отчетность в военкомат (п. 12 Постановления Правительства РФ от 27.11.2006 № 719).
4. Приказ о назначении уполномоченного на решение задач в области гражданской обороны (Приказ МЧС России от 23.05.2017 № 230).

Дополнительно выясните, кто ответственный за:

1. охрану труда;
2. ведение табеля учета рабочего времени;
3. подачу уведомлений в МВД о заключении, расторжении трудовых или гражданско-правовых договоров с иностранцами;
4. подачу сведений в службу занятости населения, размещение сведений на портале «Работа в России» (если работодатель попадает в перечень из п. 3.2 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-I);
5. передачу сведений по форме СЗВ-ТД в ПФР;
6. сдачу в ПФР отчетов по форме СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ;
7. представление в Росстат форм статистической отчетности.

Шаг 7. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны договоров для разных категорий работников.

По итогам проверок ГИТ это еще и самый дорогой документ в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность для юридических лиц — от 50 000 до 100 000 руб. (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ), причем иногда проверяющие умножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму документа.

Рекомендация 1. Учитывайте требования ст. 57 ТК РФ, проверьте, включены ли в договор обязательные сведения:

• Ф.И.О. работника и наименование работодателя/Ф.И.О. работодателя — физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя — физического лица;
• ИНН работодателя, кроме работодателей — физлиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями;
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес» (ИНН 1234567890), именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П. С., действующего на основании трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477, № 123456, выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997 г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, перечисленные в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Обратите внимание: некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом — только при заключении срочного трудового договора;
• гарантии и компенсации за работу с вредными или опасными условиями труда на рабочем месте, с указанием их характеристик — только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда;
• режим рабочего времени и времени отдыха — если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя;
• условия, определяющие характер работы: разъездной, подвижной, в пути.

Рекомендация 3. Учитывайте статьи ТК РФ, регулирующие трудовые отношения с отдельными категориями работников, или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернета.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через призму ст. 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

Рекомендация 4. При аудите трудового договора особое внимание обратите на условие о месте работы.

Пример: если работник принимается в головную организацию, пропишите так «Место работы: ООО «Альянс», г. Москва» (укажите название населенного пункта, где зарегистрирован работодатель). Если работник трудоустраивается в филиал, обособленное структурное подразделение в другой местности, укажите так: «Место работы: обособленное структурное подразделение ООО «Альянс», г. Тюмень».

Типичная ошибка: работодатели путают и подменяют понятия «место работы» и «рабочее место».

Рекомендация 5. Если из трудового договора сделана ссылка на должностную инструкцию, проверьте наличие такой должностной инструкции и ознакомление с ней работника под подпись.

Рекомендация 6. В трудовой договор можно включить дополнительные условия, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендуем сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.В организации, в которой вы восстанавливаете кадровое делопроизводство с нуля, в обязательном порядке проверьте наличие трудовых договоров и дополнительных соглашений со всеми работниками, а также, чтобы на экземпляре трудового договора работодателя стояли подписи сотрудников о получении ими второго экземпляра.

Шаг 8. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Назначьте ответственного

Для начала подготовьте приказ о назначении уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны эти обязанности, нужно соглашением дополнить ими трудовой договор или внести изменения в должностную инструкцию.

Если такая ответственность возлагается на работника, в чьи функции не входит кадровое делопроизводство, например на главного бухгалтера, рекомендуем оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой по ст. 151 ТК РФ.

Проверьте трудовые книжки и порядок их учета

На этом этапе также проверьте, что бланки трудовых книжек и вкладыши в нее приобретены и учтены в специальной приходно-расходной книге. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Приказа Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Приказа №320н). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба. Обе книги надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).

• В обязательном порядке проверьте наличие всех трудовых книжек на тех работающих работников, на которых работодатель обязан продолжать вести трудовые книжки.

Работодатель обязан продолжить вести трудовые книжки тем работникам, которые выбрали такую форму. Это те, кто при трудоустройстве предъявляли трудовую книжку с записью об увольнении.

Работодатель не ведет трудовые книжки на:

• впервые поступающих на работу по трудовому договору после 30 декабря 2020 года;
• работников, которые подавали заявление о предоставлении им сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ;
• совместителей;
• дистанционных работников, если они не выразили желание вести трудовые книжки.

Не забудьте про новую отчетность в ПФР

С 1 января 2020 года у работодателей появилась обязанность представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД, если работника принимали на работу, постоянно переводили, увольняли или если работник подал заявление о том, чтобы ему продолжали вести бумажную трудовую книжку, или о том, что он выбирает электронный вид. 

Шаг 9. Подготовьте документы для кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу. Отдельные документы потребуются, чтобы внести изменения в трудовой договор, оформить ежегодный основной или учебный отпуск и пр.

О том, как подготовить документы по основным кадровым мероприятиям, рассказываем в шпаргалке.

Шаг 10. Выпишите все режимы работы

Проверьте в ПВТР наличие всех режимов рабочего времени, по которым трудятся ваши работники. При проверке описания каждого режима возьмите за основу ст. 100 ТК РФ, но учитывайте, что режим рабочего времени может отличаться от общеустановленных правил и тогда он должен быть установлен в трудовом договоре. Такое может быть, например, у совместителя, инвалида I или II группы, работника с неполным рабочим временем, несовершеннолетнего и пр.

Проверить себя можно с помощью чек-листа, который мы подготовили для вас. Скачайте его внизу статьи.

Итоговые рекомендации по организации кадрового делопроизводства

1. Изучите учредительные документы и документы о передаче полномочий по оформлению кадровых процедур.
2. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях, составьте поименный список работников по категориям: инвалиды, несовершеннолетние, водители, совместители, иностранцы, работники с вредными условиями труда, с разъездным характером работы и пр.
3. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
4. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов и проверьте, ознакомлены ли с ними работники.
5. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
6. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
7. Подготовьте проекты документов для учета движения персонала: отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и пр.

УТВЕРЖДЕН

приказом ОАО «РЖД»

от « 20» июля 2016 г. № 60

I. Общие положения

1. Настоящий Порядок, разработанный в соответствии с законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных, политикой ОАО «РЖД» по обработке и защите персональных данных, Положением об обработке и защите персональных данных работников ОАО «РЖД» и другими нормативными документами ОАО «РЖД», устанавливает единые корпоративные требования к обработке и обеспечению режима защиты персональных данных работников ОАО «РЖД».

2. Требования настоящего Порядка обязательны для выполнения работниками подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» (далее — подразделения ОАО «РЖД»).

3. В настоящем Порядке используются следующие понятия и термины:

1) допуск к обработке персональных данных — процедура оформления права на доступ к персональным данным;

2) доступ к персональным данным — возможность обработки персональных данных;

3) разглашение персональных данных — действия (бездействие), в результате которых персональные данные в любой возможной форме (устной, письменной, иной форме, в том числе с использованием технических средств) становятся известными третьим лицам без письменного согласия субъекта персональных данных;

4) обезличивание персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;

5) удаление персональных данных — действия, в результате которых становится невозможным ознакомиться с их содержанием в информационной системе персональных данных;

6) вымарывание персональных данных — действия, исключающие дальнейшую обработку этих персональных данных с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе;

7) уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных — федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор);

контролируемая зона — пространство (административные здания ОАО «РЖД», прилегающая к ним территория), на котором на законных основаниях осуществляется контроль за пребыванием и действиями физических лиц и (или) транспортных средств;

9) материальный носитель — бумажный или машинный носитель, предназначенный для фиксирования, передачи и хранения персональных данных;

10) машинный носитель — материальный носитель информации, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной техники, а также сопрягаемыми с ними устройствами (внутренние жесткие диски, флэш-накопители, внешние жесткие диски, CD-диски и иные устройства);

11) электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах ОАО «РЖД»;

12) ПЭВМ — персональная электронная вычислительная машина;

13) СНИ — съемные машинные носители информации, используемые для хранения информации вне ПЭВМ (флэш-накопители, внешние жесткие диски, CD- диски и иные устройства).

Понятия «работник», «персональные данные», «субъекты персональных данных», «подразделения ОАО «РЖД», «ответственный за организацию обработки персональных данных в подразделении», «уполномоченные работники», «информационная система ОАО «РЖД», «обработка персональных данных», «автоматизированная обработка персональных данных», «неавтоматизированная обработка персональных данных», «передача персональных данных», «распространение персональных данных», «блокирование персональных данных», «уничтожение персональных данных», «трансграничная передача персональных данных», «конфиденциальность персональных данных», «безопасность персональных данных», «защита персональных данных», «режим защиты персональных данных» используются в настоящем Порядке в значениях, которые предусмотрены в пункте 6 Положения об обработке и защите персональных данных работников ОАО «РЖД».

II. Допуск и доступ к обработке персональных данных

4. Основанием для допуска работника к обработке персональных данных является приказ о назначении его на должность, должностная инструкция, предусматривающая обработку персональных данных, обязательство о неразглашении персональных данных, составленное по форме согласно приложению № 1.

5. Руководитель подразделения ОАО «РЖД»:

1) назначает приказом, составленным по форме согласно приложению № 2, ответственного за организацию обработки персональных данных;

2) утверждает список работников, уполномоченных на обработку персональных данных, составленный по форме согласно приложению № 3. Уполномоченные работники имеют право обрабатывать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций в определенных целях;

3) до предоставления доступа к обработке персональных данных ответственного за организацию обработки персональных данных в подразделении и уполномоченных работников обеспечивает:

а) их ознакомление под подпись с настоящим Порядком;

б) подписание ими обязательства о неразглашении персональных данных, составленного по форме согласно приложению № 1.

Обязательство о неразглашении персональных данных хранится в личном деле работника.

6. Обязанности ответственных за организацию обработки персональных данных, а также уполномоченных работников в подразделении включаются в их должностные инструкции.

7. Доступ уполномоченных работников к обработке персональных данных в информационных системах ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии с Порядком предоставления доступа к информационным системам ОАО «РЖД», утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 28 ноября 2011 г. № 2546р.

8. Представители сторонних организаций допускаются к обработке персональных данных на основании заключаемых договоров в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 21 настоящего Порядка.

III. Требования к обработке персональных данных

9. Требования к обработке персональных данных, устанавливаемые настоящим Порядком, распространяются на персональные данные, состав и категории которых, а также перечень документов, их содержащих, определены в разделе III Положения об обработке и защите персональных данных работников ОАО «РЖД».

Обработка персональных данных, не отвечающая целям обработки, запрещается.

10. При приеме на работу уполномоченный работник получает у субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных, в том числе на включение персональных данных в общедоступные источники персональных данных (корпоративные справочники, адресные книги), которое оформляется по форме согласно приложению № 4.

11. В случаях, предусмотренных федеральными законами, когда обработка персональных данных субъекта персональных данных осуществляется только с его согласия, уполномоченный работник получает у субъекта персональных данных согласие на обработку его персональных данных, составленное по форме согласно приложению № 5.

12. Согласие на обработку персональных данных уполномоченный работник получает у субъекта персональных данных до начала их обработки.

13. Согласия на обработку персональных данных работников хранятся в их личных делах.

14. Получение согласия близких родственников работника на обработку их

персональных данных не требуется при заполнении анкет в объеме, предусмотренном унифицированной формой № Т-2, либо в случаях, установленных законодательством Российской Федерации (исполнение законодательства в сфере транспортной безопасности, получение алиментов, оформление допуска к государственной тайне, оформление социальных выплат и другие случаи).

15. В иных случаях получение согласия близких родственников работника является обязательным условием обработки их персональных данных и оформляется по форме согласно приложению № 5.

16. Субъект персональных данных вправе отозвать согласие на обработку персональных данных, направив в ОАО «РЖД» отзыв, составленный по форме согласно приложению № 6, либо в произвольной форме.

17. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку персональных данных ОАО «РЖД» вправе продолжить обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных при наличии оснований, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

18. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее по форме согласно приложению № 7, и дать письменное согласие на получение персональных данных у третьих лиц, составленное по форме согласно приложению № 8.

ОАО «РЖД» сообщает работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника от дачи письменного согласия на их получение.

Необходимость согласия на получение персональных данных у третьих лиц и направления уведомления об этом может возникнуть, например, при подтверждении факта получения диплома, свидетельства, аттестата об образовании, при восстановлении трудовой книжки, свидетельства о получении квалификации, при подтверждении факта работы в том или ином месте, факта смены фамилии и др., в том числе если утрата сведений произошла в связи со стихийными бедствиями, иными обстоятельствами.

19. ОАО «РЖД» не вправе запрашивать у третьих лиц даже с согласия субъекта персональных данных информацию, не имеющую отношения к целям обработки персональных данных.

20. ОАО «РЖД» вправе поручить обработку персональных данных субъектов персональных данных с их согласия другому лицу на основании заключаемого с ним договора.

21. Договор должен содержать перечень действий (операций) с персональными данными, цели обработки, обязанность лица соблюдать конфиденциальность персональных данных и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также требования к защите обрабатываемых персональных данных в соответствии с законодательством Российской Федерации, настоящим Порядком и иными нормативными документами ОАО «РЖД».

22. Если при обращении субъекта персональных данных либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных выявлены неточные персональные данные или неправомерная обработка персональных данных, ОАО «РЖД» обязано осуществить блокирование таких персональных данных с момента обращения на период проверки.

При подтверждении факта неточности персональных данных ОАО «РЖД» обязано уточнить персональные данные в течение 7 рабочих дней со дня представления таких сведений и снять блокирование персональных данных.

При выявлении неправомерной обработки персональных данных ОАО «РЖД» обязано прекратить их обработку в срок, не превышающий 3 рабочих дней с даты выявления. В случае если обеспечить правомерность обработки персональных данных невозможно, ОАО «РЖД» обязано уничтожить такие персональные данные в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления неправомерной обработки персональных данных.

Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении (невозможности уничтожить) персональных данных ОАО «РЖД» обязано письменно уведомить субъекта персональных данных по форме согласно приложению № 9 или устно и приобщить копию уведомления или справку об уведомлении к материалам расследования (проверки).

В случае если обращение субъекта персональных данных либо запрос уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, ОАО «РЖД» обязано уведомить указанный орган.

23. Обработка персональных данных кандидатов для приема на работу осуществляется в соответствии с требованиями раздела III настоящего Порядка. При обработке персональных данных кандидатов оформляется согласие по форме согласно приложению № 5.

При этом для кандидатов, поступающих на работу, действует несколько особых случаев:

1) письменное согласие не требуется, если от имени кандидата действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило соответствующий договор, а также при самостоятельном размещении кандидатом своего резюме в сети Интернет, доступного неограниченному кругу лиц;

2) письменное согласие кандидата не требуется при поступлении резюме кандидата из банка вакансий, размещенных на сайте ОАО «РЖД», так как согласие заполняется при размещении резюме на сайте;

3) если резюме кандидата поступило по электронной почте или факсу, уполномоченному работнику необходимо подтвердить факт направления указанного резюме самим кандидатом. Если из резюме невозможно однозначно определить физическое лицо, его направившее, данное резюме подлежит уничтожению в день поступления.

24. Обезличивание персональных данных, обрабатываемых в информационных системах ОАО «РЖД», в случае необходимости осуществляется с учетом Требований и методов по обезличиванию персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, в том числе созданных и функционирующих в рамках реализации федеральных целевых программ, утвержденных приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 5 сентября 2013 г. № 996.

Обязанности лиц, осуществляющих проведение мероприятий по обезличиванию персональных данных, включаются в их должностные инструкции.

25. Сроки хранения, комплектования, учета, передачи и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов регламентируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации», Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, Перечнем документов, образующихся в деятельности ОАО «РЖД», с указанием сроков хранения, утвержденным распоряжением ОАО «РЖД» от 28 декабря 2007 г. № 2474р, Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утвержденной приказом ОАО «РЖД» от 17 июня 2013 г. №5 5, Инструкцией по кадровому делопроизводству, утвержденной распоряжением ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 г. № 1335р.

26. Безопасность персональных данных обеспечивается реализацией комплекса мер, определенных федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, приказами ФСТЭК России, ФСБ России, Роскомнадзора, нормативными документами ОАО «РЖД», в том числе включающих:

1) организацию работы с персональными данными, обеспечивающей сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации;

2) размещение информационных систем ОАО «РЖД» и специального оборудования в помещениях, исключающих возможность неконтролируемого пребывания в них посторонних лиц;

3) разграничение доступа пользователей и работников, обслуживающих средства вычислительной техники, к информационным ресурсам, программным средствам обработки (передачи) и защиты информации;

4) учет документов, информационных массивов, содержащих персональные данные;

5) регистрацию действий пользователей информационных систем и работников, обслуживающих средства вычислительной техники, в порядке, принятом ОАО «РЖД»;

6) контроль действий и недопущение несанкционированного доступа к персональным данным пользователей информационных систем ОАО «РЖД», персонала, обслуживающего средства вычислительной техники;

7) хранение и использование материальных носителей, исключающих их хищение, подмену и уничтожение;

необходимое резервирование технических средств и дублирование массивов и носителей информации, содержащей персональные данные.

Для каждой информационной системы ОАО «РЖД» организационные и (или) технические меры определяются с учетом уровней защищенности персональных данных, актуальных угроз безопасности персональных данных и информационных технологий, используемых в информационной системе.

27. Персональные данные при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации, должны обособляться от иной информации, в частности путем фиксации их на отдельных материальных носителях, в специальных разделах или на полях форм (бланков).

28. При несовместимости целей обработки персональных данных, зафиксированных на одном материальном носителе, если материальный носитель не позволяет осуществлять обработку персональных данных отдельно от других зафиксированных на том же носителе персональных данных, должны быть приняты меры по обеспечению раздельной обработки персональных данных, в частности:

1) при необходимости использования или распространения определенных персональных данных отдельно от находящихся на том же материальном носителе других персональных данных осуществляется копирование персональных данных, подлежащих распространению или использованию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, не подлежащих распространению и использованию, и используется (распространяется) копия персональных данных;

2) при необходимости уничтожения или блокирования части персональных данных уничтожается или блокируется материальный носитель с предварительным копированием сведений, не подлежащих уничтожению или блокированию, способом, исключающим одновременное копирование персональных данных, подлежащих уничтожению или блокированию.

29. При использовании типовых форм документов, в которые

предполагается или допускается включение персональных данных, должны соблюдаться условия, предусмотренные пунктом 7 Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687.

При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта персональных данных в контролируемую зону или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться условия, предусмотренные пунктом 8 указанного положения.

30. Уточнение персональных данных производится путем их обновления или изменения на материальном носителе, а если это не допускается особенностями материального носителя — путем изготовления нового материального носителя с уточненными персональными данными.

31. При работе с документами, содержащими персональные данные, должны быть приняты меры, исключающие возможность ознакомления с этими документами посторонних лиц, в том числе работников, не уполномоченных на обработку персональных данных.

32. Документы, содержащие персональные данные, должны храниться в специальном шкафу или помещении, обеспечивающем защиту от несанкционированного доступа.

33. Дела, содержащие персональные данные, должны находиться в рабочих кабинетах или в специально отведенных для их хранения помещениях, располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.

34. Средства защиты информации, обеспечивающие защиту персональных данных, должны удовлетворять требованиям, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных», а также нормативным правовым актам в области обработки и защиты персональных данных Федеральной службы безопасности Российской Федерации и Федеральной службы по техническому и экспортному контролю.

35. Автоматизированная обработка персональных данных разрешается только при условии применения средств защиты информации, обеспечивающих нейтрализацию актуальных угроз, определенных частью 5 статьи 19 Федерального закона «О персональных данных».

36. Во время эксплуатации средств вычислительной техники,

предназначенных для обработки персональных данных, должны быть предусмотрены меры по исключению случаев несанкционированного подключения к внешним информационным системам, внешним информационно-телекоммуникационным сетям, а также несанкционированного доступа к этим средствам при проведении ремонтных, профилактических и других видов работ.

37. Обработка персональных данных должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ.

38. Во время перерывов в работе, а также после окончания работы с документами, содержащими персональные данные, необходимо:

1) убирать документы с поверхности рабочих столов в запирающееся хранилище (сейф, шкаф);

2) блокировать средство вычислительной техники с помощью защищенной паролем экранной заставки;

3) принимать необходимые меры по недопущению использования средства вычислительной техники другими работниками и посторонними лицами.

IV. Требования к обращению с материальными носителями персональных данных, их учет и хранение

39. Требования к подготовке, оформлению, обработке, прохождению (согласованию), регистрации и хранению бумажных носителей персональных данных определяются нормативными документами ОАО «РЖД», устанавливающими порядок ведения делопроизводства, с учетом положений, предусмотренных настоящим Порядком.

40. Персональные данные субъектов персональных данных хранятся на бумажных носителях в соответствии с номенклатурой дел и в электронном виде (в информационных системах ОАО «РЖД», на ПЭВМ, а также на съемных магнитных, оптических и других цифровых носителях), с соблюдением условий, обеспечивающих их защиту от несанкционированного доступа.

41. Черновики и рабочие варианты документов, содержащих персональные данные, уничтожаются исполнителем без возможности восстановления.

42. При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним.

Хранение материальных носителей должно осуществляться в помещениях, находящихся в контролируемой зоне.

43. Руководителем подразделения ОАО «РЖД» утверждается перечень помещений, в которых хранятся материальные носители персональных данных, по форме согласно приложению № 10.

44. Копирование и печатание документов, содержащих персональные данные, должно осуществляться в порядке, исключающем возможность нарушения конфиденциальности персональных данных.

45. При изъятии из дел или перемещении из одного дела в другое документов, содержащих персональные данные, производится соответствующая отметка во внутренней описи дела, в которой указывается новое местонахождение документа.

При необходимости вместо изъятых документов в дело могут быть подшиты их заверенные копии.

46. Машинные носители учитываются в журнале учета машинных носителей персональных данных, составленном по форме согласно приложению №11.

47. Все находящиеся на хранении и в обращении СНИ с персональными данными подлежат учету. Каждый СНИ, предназначенный для работы с персональными данными, должен иметь этикетку, на которой указывается его регистрационный номер, условное или сокращенное название подразделения.

48. Запрещается:

1) хранить СНИ, содержащие персональные данные, на рабочих местах ненадлежащим образом или передавать на хранение другим лицам;

2) выносить СНИ, содержащие персональные данные, из рабочих помещений без служебной необходимости.

V. Уничтожение персональных данных и их материальных носителей

49. Подразделения ОАО «РЖД» осуществляют систематический мониторинг персональных данных, цели обработки которых достигнуты или сроки хранения которых истекли, с последующим уничтожением документов, иных материальных носителей, содержащих персональные данные, а также удалением персональных данных, содержащихся в информационных системах ОАО «РЖД», файлах, хранящихся на ПЭВМ или на внешних перезаписываемых СНИ, в соответствии с законодательством Российской Федерации или при наступлении иных законных оснований.

50. Персональные данные подлежат уничтожению в следующих случаях и в указанные сроки:

1) по достижении целей обработки персональных данных — в 30-дневный срок;

2) в случае утраты необходимости в достижении целей обработки персональных данных — в 30-дневный срок;

3) в случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных — в 30-дневный срок, если иной срок не предусмотрен договором или соглашением между ОАО «РЖД» и субъектом персональных данных либо если ОАО «РЖД» не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» или другими федеральными законами;

4) при выявлении неправомерной обработки персональных данных — в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты выявления, в следующих случаях:

а) персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными (при условии, что уточнение персональных данных невозможно);

б) персональные данные получены незаконно;

в) персональные данные не являются необходимыми для заявленной цели обработки.

51. Отбор к уничтожению дел (документов), содержащих персональные данные, и их уничтожение проводятся на основании документов, указанных в пункте 25 настоящего Порядка.

В процессе уничтожения дел и документов необходимо исключить возможность ознакомления посторонних лиц с содержащимися в них персональными данными.

52. Уничтожение не вошедших в дела документов (копий документов), содержащих персональные данные, должно производиться в подразделении

ОАО «РЖД» путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. В учетных формах регистрации документа при необходимости производится соответствующая запись об уничтожении, заверенная подписями исполнителя и работника подразделения, который осуществляет регистрацию документов.

53. Уничтожение персональных данных, хранящихся в информационных системах, производится в соответствии с порядком, установленным в ОАО «РЖД».

54. Уничтожение персональных данных, хранящихся на ПЭВМ и (или) на перезаписываемых СНИ, производится с использованием штатных средств информационных и операционных систем.

55. Уничтожение СНИ производится путем механического нарушения целостности СНИ, не позволяющего произвести считывание или восстановление содержания персональных данных (надлом, физическое деформирование). В журнале учета машинных носителей персональных данных производится соответствующая запись об уничтожении, заверенная подписями исполнителя и уполномоченного работника подразделения ОАО «РЖД», который осуществляет регистрацию СНИ.

56. Уничтожение или обезличивание части персональных данных, если это допускает материальный носитель, может производиться способом, исключающим дальнейшую обработку этих персональных данных, с сохранением возможности обработки иных данных, зафиксированных на материальном носителе (удаление, вымарывание).

57. При утрате или несанкционированном уничтожении СНИ проводится служебное расследование и составляется акт. Соответствующие отметки производятся в журнале учета машинных носителей персональных данных.

VI. Передача персональных данных

58. Передача персональных данных субъектов персональных данных без их согласия допускается, если это необходимо для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве, по мотивированным запросам правоохранительных органов и иных органов государственной власти в рамках установленных полномочий, а также в иных случаях предусмотренных федеральными законами.

59. Передача персональных данных субъектов персональных данных третьим лицам осуществляется с их письменного согласия, составленного по форме согласно приложению № 12, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъектов персональных данных, а также в иных случаях, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных», Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

Передача персональных данных третьим лицам осуществляется только после получения от третьего лица заверенных в установленном порядке документов, подтверждающих выполнение условий соблюдения конфиденциальности и обеспечения безопасности персональных данных при их обработке.

60. Передача персональных данных субъектов персональных данных общественным организациям, негосударственным пенсионным фондам и страховым компаниям осуществляется в соответствии с заключенными с этими организациями договорами на оказание услуг и с письменного согласия субъектов персональных данных, составленного по форме согласно приложению № 4.

При этом в текст договора включаются условия соблюдения конфиденциальности и обеспечения безопасности персональных данных, обрабатываемых в рамках выполнения обязательств по договору согласно требованиям Федерального закона «О персональных данных», Положения об обработке и защите персональных данных работников ОАО «РЖД» и настоящего Порядка.

61. Пересылка материальных носителей организациям, государственным органам, а также между подразделениями ОАО «РЖД», расположенными по различным почтовым адресам, производится в запечатанных конвертах (пакетах) с сопроводительным документом, в котором указывается о наличии персональных данных и требование о соблюдении конфиденциальности персональных данных.

62. Пересылка конвертов (пакетов) с документами, содержащими персональные данные, может производиться фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями. Допускается передача документов, содержащих персональные данные, нарочным (работником подразделения ОАО «РЖД» или работником организации — адресата) с распиской о получении документов в реестре.

63. Передача материальных носителей между подразделениями ОАО «РЖД» осуществляется уполномоченными работниками в соответствии с запросом или письменным поручением руководителя подразделения ОАО «РЖД».

Передача дел и СНИ, содержащих персональные данные, осуществляется с распиской о получении в реестре или других учетных формах подразделения.

64. Передача персональных данных при их обработке в информационных системах ОАО «РЖД» осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем реализации соответствующих организационных и технических мер, обеспечивающих нейтрализацию актуальных угроз безопасности согласно части 5 статьи 19 Федерального закона «О персональных данных».

65. Запрещается передача персональных данных субъектов персональных данных по открытым каналам связи, вычислительным сетям вне пределов контролируемой зоны и через сеть международного информационного обмена (сети связи общего пользования, Интернет) без применения соответствующих организационных и технических мер защиты.

66. Передача персональных данных, включенных в общедоступные источники персональных данных (фамилия, имя, отчество; место работы; занимаемая должность; номера рабочих телефонов; адреса корпоративной электронной почты) между подразделениями ОАО «РЖД» может осуществляться по корпоративным каналам связи.

67. При необходимости регистрации в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» документа, содержащего персональные данные, создается и регистрируется карточка сопроводительного документа (входящего, исходящего, организационно-распорядительного) или поручения в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД». При этом файлы документов, содержащих персональные данные, к карточке не прикрепляются.

68. Пересылка материальных носителей, непосредственная их передача сторонним адресатам осуществляется только с письменного указания руководителя подразделения ОАО «РЖД», осуществляющего отправку документа.

69. Трансграничная передача персональных данных субъектов персональных данных на территории иностранных государств, являющихся сторонами Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных, а также иных иностранных государств, обеспечивающих адекватную защиту прав субъектов персональных данных, перечень которых утвержден уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, осуществляется в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных» и нормативными документами ОАО «РЖД».

70. Трансграничная передача персональных данных на территории иностранных государств, не обеспечивающих адекватной защиты прав субъектов персональных данных, может осуществляться в случаях:

1) наличия согласия в письменной форме субъекта персональных данных на трансграничную передачу его персональных данных, составленного по форме согласно приложению № 13;

2) предусмотренных международными договорами Российской Федерации;

3) предусмотренных федеральными законами, если это необходимо в целях защиты основ конституционного строя Российской Федерации, обеспечения обороны страны и безопасности государства, а также обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства;

4) исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных;

5) защиты жизни, здоровья, иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных или других лиц при невозможности получения согласия в письменной форме субъекта персональных данных.

71. Передача информации ОАО «РЖД» в Петропавловское отделение Южно-Уральской железной дороги — филиал ОАО «РЖД» производится по защищенным каналам связи (проложен оптико-волоконный кабель). Указанная передача не является трансграничной.

72. Трансграничная передача персональных данных субъектов персональных данных может быть запрещена или ограничена в целях защиты законных интересов ОАО «РЖД» и прав субъектов персональных данных.

73. Передача персональных данных через сеть международного информационного обмена (сети связи общего пользования, Интернет) должна осуществляться с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации и в соответствии с нормативными документами Федеральной службы безопасности Российской Федерации.

VII. Рассмотрение обращений (запросов) субъектов персональных данных

74. Субъекты персональных данных имеют право получать информацию, касающуюся обработки их персональных данных в ОАО «РЖД», в соответствии с частями 1-7 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных».

75. Сведения предоставляются субъекту персональных данных в доступной форме, в них не включаются персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

76. Сведения предоставляются субъекту персональных данных или его представителю подразделением ОАО «РЖД», осуществляющим обработку персональных данных, при обращении либо при получении запроса.

77. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с ОАО «РЖД» (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных ОАО «РЖД», подпись субъекта персональных данных или его представителя.

Запрос может быть также направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

В случае если в обращении (запросе) субъекта персональных данных не отражены указанные сведения, то ему направляется мотивированный отказ.

78. В случае если запрашиваемые сведения были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, он вправе обратиться повторно в ОАО «РЖД» или направить повторный запрос в целях получения этих сведений и ознакомления с ними не ранее чем через 30 дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса.

До истечения этого срока субъект персональных данных вправе обратиться повторно в ОАО «РЖД» или направить повторный запрос в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в пункте 77 настоящего Порядка, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

79. ОАО «РЖД» вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным пунктом 78 настоящего Порядка. Такой отказ должен быть мотивированным.

80. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с частью 8 статьи 14 Федерального закона «О персональных данных» в том случае, если доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц.

81. Ответы на письменные запросы субъектов персональных данных и организаций даются в письменной форме в объеме, обеспечивающем конфиденциальность персональных данных. Мотивированный отказ в предоставлении запрашиваемой информации направляется, если субъект персональных данных или организация не обладает правами доступа к запрашиваемой информации или запрос не соответствует требованиям Федерального закона «О персональных данных».

82. Учет обращений (запросов) субъектов персональных данных ведется в журнале учета, составленном по форме согласно приложению № 14.

VIII. Проведение служебного расследования по фактам утраты материальных носителей персональных данных, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных субъектов персональных данных

83. В случае выявления утраты материальных носителей, разглашения или неправомерной обработки персональных данных в подразделении ОАО «РЖД» должны быть осуществлены действия, направленные на обеспечение законных прав и свобод субъектов персональных данных, а также приняты исчерпывающие меры по локализации условий, способствовавших нарушению режима защиты персональных данных, и минимизации ущерба.

84. О фактах утраты материальных носителей, разглашения персональных данных либо неправомерной обработки персональных данных информируется письменно руководитель и ответственный за организацию обработки персональных данных подразделения ОАО «РЖД», в котором допущено нарушение, а также Управление по защите персональных данных. Факт нарушения порядка обработки персональных данных фиксируется в журнале учета нарушений порядка обработки персональных данных, составленном по форме согласно приложению № 15.

85. Для расследования обстоятельств утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных приказом руководителя подразделения ОАО «РЖД» назначается комиссия по расследованию нарушений обработки персональных данных (далее -комиссия), в состав которой включается ответственный за организацию обработки персональных данных в подразделении. При необходимости в состав комиссии могут быть включены представители Управления по защите персональных данных и иных подразделений ОАО «РЖД».

86. При проведении служебного расследования обстоятельств утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных комиссия выполняет следующие функции:

1) определяет обоснованность отнесения разглашенной либо утраченной информации к персональным данным;

2) устанавливает обстоятельства утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных (время, место, способ);

3) устанавливает лиц, которые допустили утрату материальных носителей, разглашение либо неправомерную обработку персональных данных;

4) принимает меры к определению местонахождения материальных носителей;

5) устанавливает причины и условия, которые привели к утрате материальных носителей, разглашению либо неправомерной обработке персональных данных;

6) оценивает причиненный или возможный вред субъекту персональных данных вследствие утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных;

7) составляет заключение о результатах проведенного служебного расследования.

87. Служебное расследование проводится в возможно короткие сроки (не более 20 календарных дней) со дня установления факта утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных.

88. Члены комиссии, проводящей служебное расследование, имеют право:

1) опрашивать работников подразделений ОАО «РЖД», которые допустили утрату материальных носителей, разглашение либо неправомерную обработку персональных данных, а также работников подразделений ОАО «РЖД», которые могут оказать содействие в установлении обстоятельств допущенного нарушения или в определении местонахождения утраченных материальных носителей, и получать от них письменные объяснения;

2) запрашивать и получать информацию и документы, имеющие отношение к проведению служебного расследования обстоятельств утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных;

3) проводить осмотр помещений, в которых хранятся и обрабатываются персональные данные, рабочих мест уполномоченных работников, обследование средств вычислительной техники, используемых для обработки персональных данных, мест, где могут находиться утраченные материальные носители;

4) проверять количество материальных носителей, учетную документацию, отражающую их поступление и движение;

5) привлекать с разрешения руководителя подразделения ОАО «РЖД», назначившего служебное расследование, к работе комиссии работников (экспертов), обладающих специальными знаниями.

89. Заключение о результатах проведенного служебного расследования должно содержать следующие сведения:

1) дата и место проведения служебного расследования;

2) состав комиссии, проводившей служебное расследование;

3) основания для проведения служебного расследования;

4) установленные факты о времени, месте и обстоятельствах нарушения;

5) правильность отнесения разглашенной либо утраченной информации к персональным данным;

6) о виновных лицах и степени их вины;

7) наличие умысла в действиях виновных лиц;

выводы по результатам определения материального или иного вреда, причиненного субъекту персональных данных вследствие утраты материальных носителей, разглашения либо неправомерной обработки персональных данных;

9) предложения о прекращении поиска материального носителя и списании его в учетных формах;

10) другие сведения, имеющие отношение к служебному расследованию;

11) выводы о причинах и условиях совершения нарушений, рекомендации по их устранению.

90. Заключение о проведении служебного расследования должно быть подписано всеми членами комиссии. При несогласии с выводами или содержанием отдельных положений член комиссии подписывает заключение и приобщает к нему свое особое мнение (в письменном виде).

91. По окончании служебного расследования комиссия обязана представить на рассмотрение руководителя подразделения ОАО «РЖД», назначившего служебное расследование, следующие документы:

1) заключение о результатах проведенного служебного расследования;

2) письменные объяснения работников, которых опрашивали члены комиссии (при необходимости);

3) другие документы, имеющие отношение к служебному расследованию.

92. По окончании служебного расследования руководитель подразделения ОАО «РЖД», назначивший служебное расследование, в установленном законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД» порядке должен принять решение:

1) о привлечении виновных работников к дисциплинарной и (или) материальной ответственности;

2) об обращении в правоохранительные органы с заявлением о привлечении работников, допустивших утрату материальных носителей, разглашение либо неправомерную обработку персональных данных, к административной или уголовной ответственности;

3) о принятии мер по устранению причин и условий, способствовавших нарушению режима защиты персональных данных.

93. Копии заключений по результатам служебного расследования, а также информация о мерах, принятых к работникам, допустившим утрату материальных носителей, разглашение либо неправомерную обработку персональных данных, направляются в Управление по защите персональных данных, которое по результатам рассмотрения представленных материалов информирует руководство ОАО «РЖД».

IX. Обязанности ответственных за организацию обработки и уполномоченных работников на обработку персональных данных

94. Ответственные за организацию обработки персональных данных и уполномоченные работники обязаны руководствоваться в своей деятельности законодательством Российской Федерации в области обработки и защиты персональных данных, политикой ОАО «РЖД» по обработке и защите персональных данных, Положением об обработке и защите персональных данных работников ОАО «РЖД», настоящим Порядком и другими нормативными документами ОАО «РЖД».

95. Ответственные за организацию обработки персональных данных в подразделениях ОАО «РЖД» обеспечивают:

1) соблюдение законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД» в области обработки и защиты персональных данных;

2) доведение до сведения уполномоченных работников подразделения ОАО «РЖД» положений законодательства Российской Федерации и нормативных документов ОАО «РЖД» в области обработки и защиты персональных данных;

3) осуществление внутреннего контроля за обеспечением режима защиты персональных данных в подразделении ОАО «РЖД».

96. Уполномоченные работники обязаны:

1) знать и выполнять законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, а также нормативные документы ОАО «РЖД» в области обработки и защиты персональных данных;

2) выполнять все требования настоящего Порядка, Положения об обработке и защите персональных данных работников ОАО «РЖД» и других нормативных документов ОАО «РЖД», устанавливающих режим защиты персональных данных в ОАО «РЖД»;

3) не разглашать информацию, содержащую персональные данные субъектов персональных данных;

4) обеспечивать конфиденциальность персональных данных, использовать предусмотренные в ОАО «РЖД» меры для защиты персональных данных от неправомерных действий;

5) во время работы с информацией и (или) документами, содержащими персональные данные, исключать возможность ознакомления с ними работников, не имеющих права обработки персональных данных;

6) при увольнении сдавать все имеющиеся в распоряжении материальные носители лицу, ответственному за организацию обработки персональных данных в подразделении ОАО «РЖД»;

7) информировать руководителя подразделения ОАО «РЖД» обо всех фактах и попытках несанкционированного доступа к персональным данным и о других нарушениях порядка обработки персональных данных.

1. Общие положения

1. Инструкция по
   кадровому
   делопроизводству
   в ОАО
   «РЖД» (далее –
   Инструкция)
   регламентирует
   организацию
   единого порядка
   кадрового делопроизводства
   в аппарате
   управления ОАО
   «РЖД», филиалах
   и иных
   структурных
   подразделениях
   ОАО «РЖД»
   (далее –
   подразделения ОАО «РЖД»).

2. Кадровое
   делопроизводство
   осуществляется
   в соответствии

с законодательством Российской Федерации, нормативными
документами ОАО «РЖД», в том числе настоящей Инструкцией и

документами подразделений ОАО «РЖД».

1. Организация
   работы по
   выполнению
   требований
   настоящей Инструкции
   возлагается
   на руководителей подразделений

аппарата управления ОАО «РЖД», служб управления персоналом
филиалов и иных структурных подразделений
ОАО «РЖД».

1. Департамент
   управления
   персоналом ОАО
   «РЖД» осуществляет
   методическое
   руководство
   организацией и

совершенствованием
кадрового
делопроизводства
в ОАО
«РЖД» и
контроль за
соблюдением
установленного
настоящей
Инструкцией порядка работы с
кадровыми документами.

1. Решение кадровых
   вопросов в
   подразделениях
   ОАО «РЖД»
   осуществляют службы
   управления
   персоналом
   (департамент,
   служба, отдел,
   сектор, специально
   закрепленный
   работник),
   подчиняющиеся непосредственно
   руководителю
   соответствующего
   подразделения
   или одному из его заместителей.

2. Выбор
   организационной
   формы
   службы
   управления
   персоналомзависит
   от:

масштабов подразделений ОАО “РЖД”
и ее
места в
системе

управления;

количества работающих в подразделении;
порядка подбора кадров;

объема обрабатываемых информационно-документационных
массивов и иных показателей.

При небольшой
численности
подразделения
ОАО “РЖД”
обязанности кадрового
делопроизводств
возлагаются
на специально

закрепленного работника.

1. Службы управления персоналом
   осуществляют:
   комплектование подразделений ОАО “РЖД” необходимыми

квалифицированными кадрами;

учет личного состава и систематический
его анализ;

учет движения кадров, подготовку резерва
на выдвижение;
подготовку проведения аттестации руководителей и

специалистов;

совершенствование
работы службы
на основе
внедрения
новейших технологий работы с
документами и методик подбора персонала;

другие функции,
связанные с
работой по
управлению персоналом.

1. Учет
   численности,
   состава и
   движения
   кадров в
   ОАО “РЖД”

при внедрении
Единой
корпоративной
системы управления
трудовыми ресурсами
(далее –
ЕКАСУТР)
осуществляется
в соответствии
с требованиями настоящей Инструкции.

Формирование, наполнение и поддержание базы данных в

актуальном состоянии
ЕКАСУТР
обеспечивают
руководители подразделений
аппарата
управления ОАО
“РЖД”, служб
управления персоналом филиалов и
иных структурных подразделений ОАО
“РЖД”.

1. Для обеспечения ведениякадрового делопроизводства

службы управления персоналом имеют
печати (штампы).

1. Документирование
   кадрового делопроизводства

1. Кадровое
   делопроизводство
   осуществляется
   в виде
   организационных,
   распорядительных
   и
   информационно-справочных
   документов.

2. Организационные
   документы
   регламентируют
   структуру, задачи
   и функции
   ОАО “РЖД”
   и его
   подразделений,
   организацию
   их работы,
   права, обязанности
   и ответственность
   руководителей
   и специалистов каждого из этих
   подразделений.

3. К основным
   организационным
   документам, в
   частности, относятся:

устав; положение;

штатное расписание;

правила внутреннего трудового распорядка;
коллективный договор;

положение об оплате труда; положение о
премировании;

положение о комиссии по трудовым спорам;

а также должностные инструкции (образцы приведены в

Приложениях N 1 и 2).

При необходимости
применяются и
другие
организационные
документы для
решения возникающих
проблем во
взаимоотношениях
с работниками
(положение о молодом
специалисте,
положение о

резерве кадров, положение об аттестации
и т.п.).

1. К распорядительным
   документам
   относятся
   приказы, распоряжения
   и поручения
   по основной
   деятельности
   ОАО “РЖД”,
   в

которых отражаются
вопросы работы
с кадрами,
а также
документы по
личному составу,
отражающие
конкретные
управленческие ситуации процессов
движения кадров, их учета, оценки и т.д.

1. Специалисты
   служб управления
   персоналом
   ОАО “РЖД”
   при

подготовке документов
по личному
составу
руководствуются Альбомом
учетных форм
первичной
документации
по личному
составу и
административно-хозяйственной
деятельности, утвержденным ОАО
“РЖД” 8 сентября 2004 г.

1. Приказы по
   личному составу,
   издаваемые по
   унифицированным
   формам (Т-1,
   Т-5,
   Т-6,
   Т-8
   и т.п.)
   оформляются
   с использованием шрифта
   Times
   New Roman,
   размер

N 14.
В тексте
документа
фамилия, имя
и отчество
пишутся на
одной строке
(первые буквы
прописные,
остальные
строчные) с
одним пробелом между словами.

1. Допускается
   оформление
   приказов по
   личному составу
   (о

наложении дисциплинарных
взысканий, о
смене фамилии,
о замещении
и т.п.)
в произвольной
форме, так
как унифицированные
формы приказов не охватывают все
кадровые операции.

2.5. К информационно-справочным
документам
относятся: акты,

справки, докладные
и объяснительные
записки,
телеграммы, телефонограммы,
протоколы
заседаний
аттестационных
и квалификационных
комиссий,
заявления,
графики
ежегодных отпусков,
другие документы,
содержащие
информационно-справочные
данные по вопросам работы с кадрами.

1. Документирование
   движения кадров

1. Документирование
   трудовых
   правоотношений
   осуществляется
   при приеме,
   переводе,
   перемещении,
   увольнении
   работников, предоставлении
   отпусков,
   командировании,
   нахождении на
   лечении и
   т.д.

2. Оформление приема, поступающего на работу,
   осуществляется на основе:

паспорта;

документов об образовании, о квалификации или наличии
специальных знаний;

трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой

договор заключается
впервые или
работник поступает
на работу
на условиях совместительства;

страхового свидетельства государственного пенсионного

страхования;

документов воинского учета–
для
военнообязанных
и лиц,
подлежащих призыву на военную службу.

1. При
   оформлении
   трудового
   договора
   при приеме
   на работу

работников, связанных
с движением
поездов, а
также
иных лиц
в случаях,
предусмотренных
Трудовым
кодексом
Российской Федерации
и иными
нормативными
правовыми актами
Российской Федерации,
должно быть
представлено
заключение о
медицинском освидетельствовании,
которое определяет
пригодность
работника по
состоянию здоровья
к выполнению
функций,
предусмотренных
его трудовым
договором. В
процессе трудовой
деятельности
некоторые категории
работников,
указанные в
статье 213
Трудового
кодекса Российской
Федерации,
проходят
периодические медицинские
осмотры.

При направлении работников
во врачебно-экспертную
комиссию

негосударственных
учреждений
здравоохранения
ОАО
«РЖД» для
прохождения
обязательных
предварительных
(при поступлении
на работу) и
периодических
медицинских
осмотров
(обследований) специалисты
служб управления
персоналом
оформляют
карту обязательного медицинского
осмотра (форма АКУ-22).

1. Специалист службы управления персоналом в отдельных
   случаях может запрашивать у лица, поступающего на работу,

дополнительные
документы,
предусмотренные
законодательством Российской
Федерации и
необходимые
при заключении
трудового договора.

1. На лиц,
   поступающих
   на работу
   впервые,
   оформляются трудовая
   книжка и
   документы для
   получения
   страхового свидетельства
   государственного пенсионного
   страхования.

2. Лицо, поступающее
   на работу
   в ОАО «РЖД»
   подает вместе
   с документами,
   указанными в
   пункте
   3.2 настоящей Инструкции,
   личное заявление
   с просьбой
   о приеме
   на работу
   или согласии
   работать на предложенной ему должности.

При достижении
договоренности
с лицом,
поступающим на
работу, заключается
трудовой договор
и издается
приказ о
приеме его на работу.

1. Назначение на должность
   (освобождение
   от должности)

руководящих работников
и специалистов
ОАО «РЖД»
осуществляется
в соответствии
с порядком
назначения на
должность
(освобождения
от должности) этой категории
работников, установленным в ОАО «РЖД».

1. С лицами,
   допускаемыми
   к сведениям,
   составляющим
   государственную
   тайну, трудовой
   договор
   заключается
   после
   оформления соответствующего допуска
   по установленной форме.

2. Последовательность
   оформления
   документов при
   приеме на

работу:

составление и оформление трудового
договора; составление и оформление
приказа о приеме на работу;

оформление личной карточки (форма N
Т-2);

внесение соответствующей записи в
трудовую книжку; оформление личного
дела;

внесение соответствующей записи в
карточку о
сменяемости

руководителя (АКУ-14);

составление справки,
отражающей
социально-демографические
сведения о работнике и его работу в
прошлом (Приложение N 3).

1. Приказы по
   личному составу
   являются
   первичными учетными
   документами,
   фиксирующими
   факт приема,
   перевода, перемещения
   или увольнения
   работника,
   и основанием
   для начисления ему заработной
   платы.

2. Приказ о
   приеме
   на работу
   (форма N
   Т-1)
   издается
   на основании заключенного трудового
   договора.

3. Приказ о
   приеме на
   работу,
   подписанный
   руководителем подразделения
   ОАО «РЖД»,
   регистрируется
   и объявляется
   работнику

под расписку в
трехдневный
срок со
дня подписания
трудового договора.

1. Личная карточка работника (форма N Т-2) является

основным учетным
документом,
оформляется
на каждого
работника, принятого
на работу,
и служит
основанием
для анализа
состава и
учета движения кадров.

1. В период оформления на работу специалист службы

управления персоналом
ОАО «РЖД»
знакомит работника с коллективным
договором,
правилами
внутреннего
трудового распорядка,
должностной
инструкцией
и другими
документами ОАО

«РЖД» и
соответствующего
подразделения,
имеющими отношение
к его трудовой
деятельности.

1. В зависимости
   от профессии
   (должности),
   квалификации
   и вида предстоящей
   трудовой
   деятельности
   работник
   допускается к

выполнению должностных
обязанностей
после
проведения
соответствующих
инструктажей,
обучения,
стажировки
или проверки
знаний.

1. Информация о
   работнике
   вносится
   при необходимости
   в учетные книги
   и журналы:
   о приеме
   и увольнении
   работников, о
   движении трудовых
   книжек, о регистрации приказов,
   об учете

трудовых договоров,
должностных
инструкций,
служебных удостоверений и т.п.

1. Оформление перевода
   работников ОАО
   «РЖД» из
   одного

подразделения
аппарата
управления,
филиала, иного

структурного
подразделения
ОАО «РЖД»
на другую
постоянную работу
в иное
подразделение
аппарата
управления,
филиал, иное
структурное
подразделение
ОАО «РЖД»
осуществляется
в соответствии
с Порядком
оформления
перевода
работников
ОАО «РЖД»
на другую
постоянную
работу в
ОАО
«РЖД», утвержденным
Приказом ОАО «РЖД» 12 сентября 2005 г.
N 137.

1. Предоставление
   ежегодных
   отпусков
   работникам ОАО
   «РЖД»

осуществляется в
соответствии с
графиком ежегодных
отпусков и
оформляется приказом по личному составу
(формы N Т-6 и N Т-6а).

1. Оформление работников
   в командировки
   осуществляется
   по
   унифицированным формам: служебное задание для направления
   в

командировку и
отчет о
его выполнении
(форма N
Т-10а);
приказы о
направлении работника
(работников) в
командировку
(формы N
Т-9
и N Т-9а);
командировочное удостоверение (форма
N Т-10).

1. Оформление личных дел

1. Личное дело
   –
   совокупность
   документов,
   содержащих наиболее полные
   сведения о
   работнике и
   его трудовой
   деятельности.
   Личные дела
   оформляются
   на руководителей
   и специалистов
   ОАО “РЖД”.
   Первоначально
   в личное
   дело
   группируются документы,
   оформленные
   при приеме
   на работу
   и назначении
   на должность.
   Личные дела
   включает
   в себя
   анкетно-
   биографические, характеризующие
   и дополнительные документы.

2. Документы в личном деле работника располагают
   в хронологическом
   порядке (по
   дате их
   издания или
   составления)
   в

следующей последовательности: дополнение
к анкете (АКУ-2);

анкета с фотографией 4 х 6 (АКУ-1);

копии дипломов об окончании высшего, среднего
профессионального учебного заведения;

копии свидетельств о дополнительном профессиональном
образовании;

копии дипломов о повышении квалификации;

копии дипломов, аттестатов о присвоении ученых степеней,
званий;

автобиография (АКУ-5);
представление (Приложение N 4);
характеристика;

заявление;

медицинское заключение о состоянии здоровья
(в случаях,
предусмотренных законодательством
Российской Федерации);

трудовой договор;

приказ о назначении (приеме на работу);

опись документов, имеющихся в личном
деле (АКУ-4).

1. В дальнейшем
   в личное
   дело
   включают все
   основные документы,
   возникающие в
   период трудовой
   деятельности
   работника (документы
   об изменении
   анкетно-биографических
   данных, представления
   о назначении,
   характеристики,
   аттестационные листы,
   копии приказов
   о переводе
   на другую
   работу,
   о поощрениях,
   дисциплинарных взысканиях и т.п.).

2. Ответственным за достоверность персональных данных и

наличие документов
личных дел работников является
руководитель службы управления персоналом
ОАО “РЖД”.

1. Документы личных дел работников, назначаемых

президентом и
вице-президентом
ОАО “РЖД”,
возглавляющим
блок управления
персоналом,
предоставляются
в Департамент
управления персоналом
ОАО “РЖД”
за десять
дней до
установленной
даты рассмотрения вопроса об их
назначении.

1. Организация
   работы по ведению трудовых книжек

1. Трудовая книжка является основным документом о
   трудовой

деятельности и трудовом стаже работника.

1. Трудовая книжка
   оформляется и
   в дальнейшем
   ведется в
   точном соответствии
   с Правилами
   ведения и
   хранения
   трудовых книжек,
   изготовления
   бланков трудовой
   книжки и
   обеспечения
   ими работодателей,
   утвержденными
   Постановлением
   Правительства Российской
   Федерации от
   16 апреля
   2003 г.
   N 225
   и Инструкцией
   по заполнению
   трудовых
   книжек,
   утвержденной
   Постановлением
   Минтруда России от 10 октября 2003 г.
   N 69.

2. Трудовая
   книжка является
   документом
   строгой
   отчетности.

В подразделениях ОАО “РЖД” ведутся:

а) приходно-расходная
книга по
учету бланков
трудовой книжки
и вкладышей в нее;

б) книга
учета движения
трудовых книжек
и вкладышей
в них (АКУ-19).

В приходно-расходную
книгу по
учету
бланков трудовой
книжки

и вкладышей
в нее,
которая ведется
бухгалтерией
подразделения ОАО
“РЖД”, вносятся
сведения обо
всех операциях,
связанных с
получением и
расходованием
бланков трудовых
книжек
и вкладышей
в них с указанием серии и номера
каждого бланка.

В книге
учета движения
трудовых книжек
и вкладышей
в них, которая
ведется службой
управления
персоналом,
регистрируются все
трудовые книжки
работников ОАО
“РЖД”, принятых
на работу,
а также трудовые
книжки и
вкладыши в
них (с
указанием
серии и
номера), оформленные
на работников,
поступивших на
работу впервые.

1. Испорченные при
   заполнении
   бланки трудовых
   книжек подлежат уничтожению в
   установленном порядке.

2. В
   соответствии
   с пунктом
   43 Правил
   ведения и
   хранения

трудовых книжек,
изготовления
бланков трудовой
книжки и
обеспечения ими
работодателей,
неполученные
работниками при
их увольнении
трудовые книжки
хранятся в
течение двух
лет в
службе управления
персоналом, а
затем передаются
на хранение
в архив. Срок
хранения невостребованных трудовых
книжек– 50 лет.

1. Порядок передачи
   документов на хранение

1. Общий порядок
   работы по
   подготовке
   документов
   кадрового делопроизводства
   к архивному
   хранению,
   включая
   формирование
   и оформление
   дел, проведение
   экспертизы
   ценности
   документов, составление
   описей дел
   постоянного
   и временного
   (свыше 10
   лет) хранения
   и передачу
   дел в
   архив,
   регламентируется
   инструкцией по делопроизводству
   соответствующего подразделения ОАО
   «РЖД».

2. Документы
   кадрового
   делопроизводства
   по истечению
   срока

надобности в
установленном
порядке передаются
на архивное
хранение либо
выделяются к
уничтожению.
Отбор документов
на хранение или уничтожение
осуществляют
путем проведения
экспертизы ценности документов.

1. Работу по
   организации
   и проведению
   экспертизы
   ценности документов
   кадрового
   делопроизводства
   проводит
   постоянно
   действующая
   экспертная
   комиссия
   соответствующего
   подразделения ОАО «РЖД».

2. Документы по
   личному составу
   постоянного и
   временного (свыше
   10 лет)
   хранения
   подлежат
   передаче в
   архив
   не позднее,
   чем через
   три года
   после завершения их
   делопроизводством.

Документы временного
(до 10
лет включительно)
хранения не
передаются в
архив, а
хранятся в
соответствующих
подразделениях (как
правило, в
службе управления
персоналом или
бухгалтерии) в
специально отведенных
местах (отдельных
комнатах или
запирающихся шкафах)
и по
истечении сроков
их хранения
уничтожаются в установленном порядке.

1. К документам по личному составу постоянного и

временного (свыше
10 лет)
хранения
относятся:
приказы
по личному
составу о
назначении
(приеме),
освобождении
(увольнении), переводе,
перемещении,
смене фамилии,
награждении и
поощрении; личные дела и личные
карточки работников (форма N Т-2).

1. Подготовка дел
   по личному
   составу
   к передаче
   в архив
   осуществляется
   специалистами
   служб
   управления
   персоналом,
   за которыми в должностной инструкции
   закреплена эта функция.

2. Документы по
   личному составу,
   подлежащие
   передаче в
   архив, формируются
   в соответствующие
   дела, каждый
   лист дела
   нумеруется в
   развернутом
   виде арабскими
   цифрами
   в валовом
   порядке. Номера
   листов
   проставляются
   карандашом в
   правом верхнем
   углу листа
   на свободном
   от текста
   месте. Применение
   авторучек и
   цветных карандашей не допускается.

Подшитые в дело
конверты с
вложениями
нумеруются:
вначале

нумеруется конверт, а затем –
каждый вложенный в него документ.

1. Допущенные при
   нумерации
   листов ошибки
   устраняются,
   при этом старый
   номер зачеркивается
   и рядом
   проставляется
   новый номер. Делать исправления
   запрещается.

2. В соответствии
   с Основными
   правилами
   работы архивов
   организаций,
   утвержденными
   Росархивом 6 февраля 2002
   г.,

обязательными реквизитами описания
обложки дела являются: наименование
организации – ОАО
«РЖД»;

наименование структурного подразделения
ОАО «РЖД»;

индекс дела (в соответствии с номенклатурой
дел);

заголовок дела;

дата начала и окончания дела; количество
листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложке дела указывается полное наименование
подразделения ОАО
«РЖД», а в скобках
–
принятое
сокращенное

наименование этого подразделения.

1. Каждое оформленное
   для передачи
   на архивное
   хранение дело должно иметь внутреннюю
   опись включенных в него документов.

2. Передача
   дел в
   соответствующий
   архив подразделений
   ОАО

«РЖД» осуществляется
по графику,
который
составляется
заведующим архивом
(или лицом,
ответственным
за архив)
по согласованию
с руководителем
подразделения
ОАО «РЖД»,
передающего
документы. График утверждается
руководителем этого подразделения ОАО
«РЖД».

1. В ходе
   подготовки
   дел к
   передаче
   на хранение
   в архив
   заведующий архивом
   (ответственный
   за архив)
   проверяет
   полноту состава
   документов,
   включенных в
   сдаточную
   опись, и
   качество их

обработки.

Наличие дел по описи сверяется с
номенклатурой дел.

Если по каким-либо причинам (в результате пожара,

затопления, несчастного
случая и
т.п.) произошла
утрата документов,
то составляется
акт о
происшествии
в присутствии
представителей
соответствующих
государственных
органов
(пожарной
охраны, водоканала, милиции и т.п.).

1. Прием-передачу документов в архив подразделений ОАО

«РЖД» проводят
в день,
согласованный
лицами,
осуществляющими прием-передачу
документов.

1. Дела
   в архив
   доставляет
   специалист
   службы управления

персоналом, передающий
документы. Дела
передаются в
архив в
связках или
архивных
коробках согласно
сдаточной
описи, в
строгом соответствии
с их
порядковыми
номерами. Каждая
связка или
коробка должна
иметь свой ярлык,
который
содержит следующие
элементы
описания: название
подразделения,
номер описи, номера дел, номер связки.

1. Прием
   каждого
   дела, включенного
   в опись,
   производится

заведующим архивом
(ответственным
за архив)
в присутствии
специалиста службы
управления
персоналом,
передающего документы.
В ходе
приема-передачи
дел на
всех экземплярах
описи делается
отметка о
наличии включенного
в нее
дела. По
итогам приема в конце каждого
экземпляра описи
делается запись
о количестве
принятых
в архив
дел (цифрами
и прописью).
В конце описи
проставляются
дата приема-передачи
дел, а
также подписи
заведующего архивом
(ответственного
за архив)
и специалиста
службы управления персоналом,
участвовавшего в передаче дел.

1. Порядок использования и хранения
   персональных данных работников

1. Персональные данные
   работника –
   информация,
   необходимая работодателю
   в связи
   с трудовыми
   отношениями и
   касающаяся
   конкретного работника.

2. При
   обработке
   персональных
   данных работника
   ОАО «РЖД»,

т.е. получении,
хранении, передаче
или любом
другом использовании
персональных
данных
работника
работодатель
или специалист
службы
управления
персоналом
обязан
соблюдать установленные
Трудовым кодексом
Российской
Федерации
требования, а также требования
нормативных документов ОАО «РЖД».

1. Обработку персональных
   данных
   работников
   ОАО «РЖД»
   осуществляют
   назначенные
   для этой
   работы
   специалисты служб

управления персоналом.

1. Доступ
   к личным
   делам руководителей
   и специалистов
   ОАО

«РЖД», назначаемых
президентом и
вице-президентом
ОАО «РЖД»,
возглавляющим блок
управления
персоналом,
также разрешается:

первому вице-президенту,
старшим вице-президентам,
начальнику Департамента
управления
персоналом ОАО
«РЖД» и
заместителю начальника
–
начальнику
отдела руководящих
кадров этого
департамента.

1. Доступ
   к личным
   делам руководителей
   и специалистов
   ОАО

«РЖД», кроме
указанных
в пункте
7.4 настоящей
Инструкции, разрешается
руководителям
подразделений
ОАО «РЖД»
в отношении

непосредственно подчиненных им
работников.

1. Передача персональных
   данных работников
   ОАО «РЖД»
   осуществляется в соответствии
   со статьей
   88 Трудового
   кодекса

Российской Федерации.

1. Сохранность
   персональных
   данных работников,
   назначаемых
   на должность
   и освобождаемых
   от должности
   президентом и
   вице- президентом
   ОАО «РЖД»,
   возглавляющим
   блок управления
   персоналом

ОАО «РЖД»,
обеспечивается
Департаментом
управления
персоналом ОАО «РЖД».

1. Сохранность
   персональных
   данных работников
   подразделений ОАО
   «РЖД»
   обеспечивается
   соответствующими
   службами

управления персоналом этих подразделений.

1. Трудовые книжки,
   личные дела,
   архивные личные
   дела, личные карточки работников
   (формы
   Т-2),
   приказы
   по личному

составу, справки,
отражающие
социально-демографические
сведения о
работнике и
его работу
в прошлом,
алфавитные карточки,
карточки о
сменяемости
руководителя
хранятся в
специально оборудованных шкафах.

1. Личные дела
   работников,
   назначаемых
   на должность
   и освобождаемых
   от должности
   президентом
   и вице-президентом
   ОАО

«РЖД», возглавляющим
блок управления
персоналом,
хранятся после

освобождения их
от занимаемой
должности в
течение трех
лет в
Департаменте
управления
персоналом ОАО
«РЖД». По
истечении этого
срока передаются
в архив
ОАО «РЖД»
на постоянное
хранение в
порядке, установленном законодательством
Российской Федерации.

1. Хранение персональных
   данных работников
   в электронном
   виде осуществляется
   в специально
   выделенных для
   этих целей
   ПЭВМ. Допуск к
   работе
   на ПЭВМ
   предоставляется
   руководителям
   и работникам
   кадровых
   подразделений
   ОАО «РЖД»,
   имеющим на
   это должностные полномочия.