Инструкция по конфиденциальному делопроизводству академия айти

---

Подборка по базе: Общеобъектовая инструкция о мерах пожарной безопасности.doc, Должностная инструкция мастера по ремонту транспорта.docx, Должностная инструкция зам. директора по безопасности.docx, Курсовая работа по делопроизводству и режиму секретности на тему, 1) На работе заранее — Инструкция подготовки ПК на рабочем месте, !!!!Должностная инструкция!!!!.docx, 3 Инструкция по заполнению таблицы.docx, M-773700 ИР Инструкция по ремонту ГТН-6Р.pdf, ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕРЖАНТА-2023.pdf, Должностная инструкция руководителя ШСК.docx

---

Утверждаю Иванов Иван Иванович______ _Директор___________________ «_20__» __11_______ 2022 г.

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в
__________________ООО “Зеленый свет”_____________________________

	Введена в действие приказом № _294__ от __20 ноября 2022___
	Введена взамен __от 12.09.2007________________________

Содержание

	Область применения ………………………………………………………….	5
	Нормативные ссылки …………………………………………………………	5
	Сокращения, условные обозначения ……………………………………..	5
	Термины и определения …………………………………………………….	5
	Общие положения …………………………………………………………….	7
	Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации …………………………….	8
	Работа с входящей, исходящей и внутренней конфиденциальной корреспонденцией …………………………………………………………….	11
	Группировка конфиденциальных документов в дела ……………………	13
	Хранение конфиденциальных документов ………………………………..	15
	Копирование конфиденциальных документов …………………………..	15
	Пересылка конфиденциальных документов ………………………………	16
	Уничтожение конфиденциальных документов ……………………………	16
	Контроль состояния конфиденциального делопроизводства …………	17
Приложение № 1	Образец оформления докладной записки с грифом КТ	18
Приложение № 2	Образец оформления докладной записки с грифом К	20
Приложение № 3	Журнал учета проектов конфиденциальных документов на бумажных носителях …………………………………….	22
Приложение № 4	Журнал учета внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации ………………………………………………….	23
Приложение № 5	Реестр передачи конфиденциальных документов для доклада руководству подразделения (или для согласования в других подразделениях Общества) ……………	24
Приложение № 6	Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов ……………………………………………………….	25
Приложение № 7	Журнал регистрации исходящих конфиденциальных документов …………………………………………………….	26
Приложение № 8	Журнал учета конфиденциальных изданий ……………	27
Приложение № 9	Карточка учета конфиденциальных изданий в подразделении ………………………………………………………..	28
Приложение № 10	Образцы печати и штампов конфиденциального делопроизводств ……………………………………………………	29
Приложение № 11	Внутренняя опись документов, находящихся в деле ….	30
Приложение № 12	Акт приема-передачи документов (дел) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …….	31
Приложение № 13	Карточка учета выдачи дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» …………………………	32
Приложение № 14	Реестр передачи конвертов (пакетов) с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ……………	33
Приложение № 15	Список подразделений, организаций для рассылки документов с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………	34
Приложение № 16	Акт о выделении к уничтожению документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально», не подлежащих хранению ……………………………	35
Приложение № 17	Акт проверки наличия и состояния документов и дел с грифом «Коммерческая тайна» или «Конфиденциально» ………………………………………………………………	36
Приложение № 18	Образец оформления внешнего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) ………………………………………	37
Приложение № 19	Образец оформления внутреннего конверта с корреспонденцией, отправляемой через «спецсвязь» (с грифом конфиденциальности) …………………………………	38

1. Область применения

1.1 Настоящая инструкция устанавливает: Инструкция устанавливает общие требования, предъявляемые к регистрации, учёту, оформлению, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа .

1.2 Конфиденциальное делопроизводство ведется в, а также в филиалах .

Руководители филиалов назначают ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства и сообщают сведения о них .

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в (филиалах), закрепляются в их должностных инструкциях.

1.3 Должностные лица, допущенные к работе с конфиденциальной информацией и другими сведениями ограниченного доступа , несут персональную ответственность за правильный учёт, хранение, копирование и использование конфиденциальных документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1.4 Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется (Начальник отдела защиты информации), на которое возложено ведение конфиденциального делопроизводства).

Настоящая инструкция обязательна для :

Начальник отдела защиты информации Параноиков А.Е._______

согласовано:

Директор департамента ИТ Аникеев Б.Б. ________

Начальник юридической службы Палкин П.В. ________

Директор финансового департамента Копалкин В.П._____

2 Нормативные ссылки.
Инструкция разработана на основе требований следующих документов:

Настоящая «Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее по тексту – Инструкция) разработана с целью защиты информации ограниченного доступа , в соответствии с принципами, установленными статьями 23 и 24 Конституции Российской Федерации, и на основании положения главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации; федеральных законов: от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»; Закона Российской Федерации от 28 июня 1991 года № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»; от 22 июля 1993 года № 5487-1 «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан», а также Постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 года № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данныхтребованиями Федерального закона «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ, Политики информационной безопасности ООО “Зеленый свет” , Положения о режиме коммерческой тайны в ООО “Зеленый свет”, и иных внутренних нормативных документов, регулирующих порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну Общества (далее — документы), и устанавливает требования по учету, отправке, отбору для хранения и уничтожению документов, а также оформлению и ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе

4 Сокращения, условные обозначения
В рамках данного документа применяются сокращения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества, Положении о режиме коммерческой тайны в Обществе.
5 Термины и определения
Документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация, содержащая сведения, составляющие коммерческую тайну с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Конфиденциальное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей сведения, составляющие коммерческую тайну, процесс подготовки, изготовления документов и организацию работы с ними. Организация работы с документами – учет, прохождение, исполнение, отправка документов, а также подготовка их для архивного хранения, проверка наличия и уничтожение. Секретное делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование информации, содержащей государственную тайну, организацию работы с секретными документами и защиту содержащейся в них информации.

Кроме того, в рамках данного документа применяются иные термины и определения, значение которых раскрыто в Политике информационной безопасности Общества.

5 Общие положения

5.1 Инструкция по конфиденциальному делопроизводству (далее – Инструкция) устанавливает общие требования, предъявляемые к оформлению, регистрации, учету, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным _ Параноиков А.Е _ Аникеев Б.Б. _ Палкин П.В. __ Копалкин В.П._____

Конфиденциальное делопроизводство ведется в отделе отдел защиты информации .

Обязанности по ведению конфиденциального делопроизводства в Обществе возлагается, как правило, на лиц, __ Параноиков А.Е _ Аникеев Б.Б. _ Палкин П.В. __ Копалкин В.П.

5.2 Ответственные за ведение конфиденциального делопроизводства назначаются из числа___ Параноиков А.Е

На работников, ведущих конфиденциальное делопроизводство, возлагается персональная ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в Обществе, закрепляются в их _трудовых договорах, и должностных инструкциях .

5.3 Ответственность за состояние конфиденциального делопроизводства в подразделениях Общества возлагается на Начальника отдела защиты информации Параноиков А.Е.

Организацию работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию, осуществляет ___на отдел защиты информации. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется _ Начальником отдела защиты информации

6 Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации
6.1 Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству “Зеленый свет” (если такая имеется), с учётом требований настоящей Инструкции.

Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино- и фотоматериалах.

6.2 На документы, содержащие конфиденциальную информацию Зеленый свет”, исполнителем документа, руководителем подразделения — исполнителя документа или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности «Конфиденциально» — на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации “Зеленый свет” (далее — Перечень), по форме согласно приложению № 1.

6.3 Соответствующий гриф конфиденциальности проставляется на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

Бумажные носители, содержащие проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических), до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу подлежат учёту в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

6.4 Учётный номер бумажного носителя конфиденциальной информации состоит из индекса “Зеленый свет” (филиала), буквенного обозначения «К» (для конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учёта проектов документов на бумажных носителях, записываемых через косую черту (например, 04/К-Б/4, где 04 – индекс, К – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).

6.5 Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски, ZIF- и ZIV- накопители) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале учёта внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 3). При хранении конфиденциальной информации на дискетах гриф «Конфиденциально» и учётный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, ZIF- и ZIV- накопители, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учётный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.

6.6 Учётный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из индекса “Зеленый свет”или филиала, буквенного обозначения «К-Э» и порядкового номера по Журналу учёта внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 04/К-Э/7, где «04» – индекс, «К» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «К-Н».

6.7 На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие гриф «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.

6.8 Гриф без кавычек проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.

На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:

Приложение

УТВЕРЖДЕНО

Приказом

от «___» __________ 2008 г. № ___

ИНСТРУКЦИЯ

по конфиденциальному делопроизводству в

__________________________________
Настоящая «Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в МУ» (далее по тексту – Инструкция) разработана с целью защиты информации ограниченного доступа МУ, в соответствии с принципами, установленными статьями 23 и 24 Конституции Российской Федерации, и на основании положения главы 14 Трудового кодекса Российской Федерации; федеральных законов: от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»; Закона Российской Федерации от 28 июня 1991 года № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации»; от 22 июля 1993 года № 5487-1 «Основы законодательства Российской Федерации об охране здоровья граждан», а также Постановления Правительства Российской Федерации от 17 ноября 2007 года № 781 «Об утверждении Положения об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных».

1. Общие положения

1. Инструкция устанавливает общие требования, предъявляемые к регистрации, учёту, оформлению, тиражированию, хранению, использованию и уничтожению конфиденциальных документов и других материальных носителей конфиденциальной информации. Выполнение требований Инструкции является обязательным для работников МУ, получившим доступ к конфиденциальной информации и другим сведениям ограниченного доступа МУ.
2. Конфиденциальное делопроизводство ведется в МУ, а также в филиалах МУ.

Руководители филиалов назначают ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства и сообщают сведения о них в МУ.

Права и обязанности работников, ответственных за ведение конфиденциального делопроизводства в МУ (филиалах), закрепляются в их должностных инструкциях.

Должностные лица, допущенные к работе с конфиденциальной информацией и другими сведениями ограниченного доступа МУ, несут персональную ответственность за правильный учёт, хранение, копирование и использование конфиденциальных документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

1. Контроль за организацией работы с конфиденциальными документами осуществляется (указать структурное подразделение МУ (филиалов), на которое возложено ведение конфиденциального делопроизводства).

1. Порядок подготовки, оформления документов и учета материальных носителей конфиденциальной информации

1. Подготовка, оформление и согласование конфиденциальных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству МУ (если такая имеется), с учётом требований настоящей Инструкции.
2. Конфиденциальная информация может содержаться на бумажных, электронных, магнитных и оптических носителях, в кино- и фотоматериалах.
3. На документы, содержащие конфиденциальную информацию МУ, исполнителем документа, руководителем подразделения — исполнителя документа или должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, в правом верхнем углу проставляются гриф конфиденциальности «Конфиденциально» — на документах, содержащих конфиденциальную информацию в соответствии с Перечнем конфиденциальной информации МУ (далее — Перечень), по форме согласно приложению № 1.

Соответствующий гриф конфиденциальности проставляется на электронных версиях документов, содержащих конфиденциальную информацию.

1. Бумажные носители, содержащие проекты конфиденциальных документов (текстовых и чертежно-графических), до подписания и присвоения исходящего регистрационного номера документу подлежат учёту в Журнале учёта проектов документов на бумажных носителях конфиденциальной информации (приложение № 2) работником, ответственным за ведение конфиденциального делопроизводства.

Учётный номер бумажного носителя конфиденциальной информации состоит из индекса МУ (филиала), буквенного обозначения «К» (для конфиденциальной информации) и порядкового номера по Журналу учёта проектов документов на бумажных носителях, записываемых через косую черту (например, 04/К-Б/4, где 04 – индекс, К – признак конфиденциальной информации, Б – бумажный носитель, 4 – порядковый номер носителя по Журналу).

1. Внешние электронные накопители (дискеты, CD-диски, ZIF- и ZIV- накопители) и другие накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации, подлежат учету в Журнале учёта внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации (приложение № 3). При хранении конфиденциальной информации на дискетах гриф «Конфиденциально» и учётный номер носителя информации указываются на бумажной наклейке дискеты. Указанные реквизиты должны быть нанесены также на CD-диски, ZIF- и ZIV- накопители, а также другие внешние электронные накопители, используемые для хранения конфиденциальной информации. Гриф конфиденциальности и учётный номер носителя наносятся специальным маркером, предназначенным для работы на поверхностях, структуры которых изготовлены из пластиковых материалов.

Учётный номер электронного носителя конфиденциальной информации состоит из индекса МУ или филиала, буквенного обозначения «К-Э» и порядкового номера по Журналу учёта внешних электронных и других накопителей, используемых для хранения конфиденциальной информации, которые записываются через косую черту (например, 04/К-Э/7, где «04» – индекс, «К» – признак конфиденциальной информации, «Э» – внешний электронный накопитель, «7» – порядковый номер носителя по Журналу). Для обозначения конфиденциальной информации, размещенной на аудио, видео, кино- и фотоматериалах, используются буквы «К-Н».

На конверте, в который вкладывается внешний электронный накопитель, должен вестись перечень файлов с конфиденциальной информацией. Запрещается записывать на внешние электронные накопители, имеющие гриф «Конфиденциально», файлы, не содержащие конфиденциальной информации.

2.6. Гриф без кавычек проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к конфиденциальным материалам.

На документе ниже грифа конфиденциальности указывается номер экземпляра, например:

Эффективность работы любой организации зависит от того,
насколько рационально и четко в ней выстроены основные бизнес-процессы, в том
числе в области документационного обеспечения. Но успех организации не может
быть стабильным, если в ней отсутствует система защиты конфиденциальной
информации. Одним из основных элементов этой системы является конфиденциальное
делопроизводство. Как и в общем делопроизводстве, все этапы работы с
документами ограниченного доступа должны быть регламентированы и имеют свои особенности.

В данной статье речь пойдет об основном документе, в
котором определены требования, предъявляемые ко всем стадиям прохождения документа
с грифом конфиденциальности — от момента его создания до списания в дело или
уничтожения. Этот документ — Инструкция по конфиденциальному делопроизводству.
Качественная подготовка и внедрение Инструкции по конфиденциальному делопроизводству
способны максимально минимизировать риски разглашения и утраты конфиденциальной
информации.

Несомненно, не менее важную роль при работе с документами
с грифами конфиденциальности играют и Положение о коммерческой тайне, и
Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, и иных конфиденциальных
сведений. Но в данной статье мы будем отталкиваться от того, что информация уже
отнесена к сведениям ограниченного доступа.

В целом Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
имеет разделы, аналогичные инструкции по общему делопроизводству, но в ней
находят свое отражение особенности работы с конфиденциальными документами.

Обычно Инструкция по конфиденциальному делопроизводству
состоит из следующих разделов:

I. Общие положения

II. Подготовка и оформление документов с грифами
конфиденциальности

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами
конфиденциальности

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в
дела

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Отдельным разделом в Инструкцию по конфиденциальному
делопроизводству также может быть включен пункт о работе с машинными носителями
с грифами конфиденциальности, определяющий порядок их учета, записи, хранения,
передачи и уничтожения.

Далее остановимся подробнее на содержании каждого из
разделов Инструкции.

I. Общие положения

Раздел «Общие положения» включает в себя:

1.  
Определение сферы действия инструкции (на какие документы и
бизнес-процессы распространяется), назначение инструкции (цель создания и
утверждения документа).

2.  
Наименование законодательных актов, локальных нормативных актов
вышестоящей организации, непосредственно организации, на основании которых
разработана данная инструкция.

3.  
Ссылки на локальные нормативные акты, которыми определено, какие
документы имеют гриф конфиденциальности:

«В ООО «Луч» к документам с грифами
конфиденциальности относятся документы и машинные носители, содержащие
информацию, включенную в Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну ООО
«Луч», и иных конфиденциальных сведений (утвержден приказом ООО
«Луч» от 02.03.2013 № 25)».

4.  
Термины и определения, используемые в инструкции.

5.  
Определение перечня основных участников процесса работы с конфиденциальными
документами, распределение зон ответственности:

●   кто
осуществляет ведение конфиденциального делопроизводства;

●   кто
осуществляет контроль ведения конфиденциального делопроизводства;

6.  
Ответственность за нарушение установленных норм:

«Ответственность за соблюдение требований данной
инструкции возлагается на руководство ООО «Луч», руководителей
структурных подразделений и иных работников, допущенных к работе со сведениями,
составляющими коммерческую тайну, и иными конфиденциальными сведениями».

II. Подготовка и оформление документов с грифами конфиденциальности

В данном разделе Инструкции детально прописываются все
особенности оформления документа с грифами конфиденциальности, с обязательным
приведением примеров оформления и расположения специальных отметок, которые не
проставляют на документах общего делопроизводства.

Прежде всего, это оформление грифа конфиденциальности.

Гриф конфиденциальности оформляется без кавычек в правом
верхнем углу первой страницы документа (для исходящего письма — над реквизитом
«адресат»).

Гриф может проставляться с помощью соответствующего штампа,
машинописным или рукописным способом.

Оформление грифов конфиденциальности на документе
производится следующим образом:

●   Гриф
«Коммерческая тайна»: состоит из наименования грифа «Коммерческая тайна»,
полного наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра
документа.

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №

Ведение конфиденциального делопроизводства осуществляется
централизованно. Обязанность по ведению конфиденциального делопроизводства
может быть возложена как на подразделение делопроизводства (назначение
ответственного работника или нескольких работников отдела), так и на
специальное подразделение в структуре службы безопасности организации. В обоих
случаях при назначении ответственным за конфиденциальное делопроизводство
отдельного работника/работников необходимо издание приказа, в котором
указывается персонально, кто из работников отвечает за ведение
конфиденциального делопроизводства. Указанные функции должны быть четко
прописаны в должностных инструкциях работников, как и ответственность за их
неисполнение

●   Гриф
«Конфиденциально» состоит из наименования грифа «Конфиденциально», полного
наименования организации и ее местонахождения, номера экземпляра документа.

Конфиденциально

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №_

На оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра
документа в левом нижнем углу указывается учетный номер документа по журналу
учета проектов документов с грифами конфиденциальности, количество отпечатанных
экземпляров, количество листов в каждом экземпляре, адресатов каждого
экземпляра, фамилия исполнителя, его номер телефона и дата подготовки
документа.

Уч. №_

Отп. 2 экз. на 1
л. каждый

Экз. № 1 — в адрес

Экз. № 2 — в дело

А.Б. Сонин

(499) 123-23-23

07.06.2013

Если документ рассылается четырем и более адресатам,
оформляется список рассылки документа, и в таком случае на обороте документа
указывается:

Экз. № 1-10 — в
адрес по списку рассылки

Экз. № 11 — в дело

Для многостраничных документов с грифами конфиденциальности
с целью их идентификации рекомендуется в нижнем левом углу каждой страницы
документа проставлять учетный номер по журналу учета проектов документов с
грифами конфиденциальности.

Учетный номер можно оформлять в колонтитуле на лицевой или
оборотной стороне каждой страницы документа, шрифтом № 6 или 8, например: уч.
№_.

Также, если к конфиденциальному документу прилагаются другие
документы с грифами конфиденциальности, отметка о наличии приложения должна
содержать полное наименование документа, учетный номер по журналу учета
проектов документов с грифами конфиденциальности, наименование грифов конфиденциальности,
номер экземпляра, количество листов, например:

Приложение: Бюджет
движения денежных средств,

уч. № 123/КТ,
коммерческая тайна,

экз. № 1, на 4 л.

При оформлении сопроводительного письма, которое по своему
содержанию служит только для сопровождения конфиденциального документа, на письме
проставляется гриф конфиденциальности, соответствующий высшему грифу
приложения. Ниже грифа проставляется отметка «(Без приложения — неконфиденциально)».

Коммерческая тайна

ООО «Луч»

ул. Правды, д. 51,
Москва, 123456

Экз. №_

(Без приложения —
неконфиденциально)

Подготовленный проект документа, содержащий конфиденциальную
информацию, подлежит учету в журнале учета проектов документов с грифами
конфиденциальности.

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 — порядковый номер по журналу, КТ-указание
на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности
происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных
документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное
делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа
проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа
установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае
распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы
безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется
в специальных журналах:

●   для входящего
документа: 123-КТ или 453-К;

●   исходящего
документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

●   внутреннего
документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы
документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в
этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом
конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их
учета внутри организации производится только под роспись в журналах
регистрации.

Журнал регистрации входящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации исходящих документов с грифами конфиденциальности

Журнал регистрации внутренних документов с грифами конфиденциальности

IV. Передача и отправка документов с грифами конфиденциальности

Любое перемещение документов между структурными
подразделениями необходимо производить через подразделение, ответственное за
ведение конфиденциального делопроизводства, с внесением соответствующей
информации в учетные формы.

Отправку конфиденциальных документов сторонним организациям
целесообразно осуществлять только с сопроводительными письмами.

Отправка документов, содержащих конфиденциальную информацию,
осуществляется заказными почтовыми уведомлениями с описью вложения,
экспресс-почтой или нарочно.

При отправке конфиденциальных документов применяют двойное
пакетирование (вкладывание конверта в конверт): на внутреннем конверте
указывается номер исходящего письма и соответствующий гриф конфиденциальности,
на внешнем конверте указывается адрес получателя и номер исходящего письма без
грифа конфиденциальности.

При необходимости документы могут передаваться адресату
лично под роспись на визовом экземпляре или на реестре передачи документов.

V. Копирование (тиражирование) документов с грифами конфиденциальности

Снятие копий с документов с грифами конфиденциальности
должно производиться ответственным за ведение конфиденциального
делопроизводства только при наличии четкого письменного указания
уполномоченного руководителя, например на основании резолюции на служебной
записке заинтересованного подразделения.

Все дополнительно снятые копии должны быть обязательно
учтены в журнале регистрации, в который занесены учетные данные копируемого
документа: указывается номер экземпляра копии размноженного документа,
реквизиты документа, на основании которого изготовлена копия.

Номер экземпляра проставляется на каждом размноженном
документе и обычно состоит из номера экземпляра документа, с которого снимается
копия, и порядкового номера копии через косую черту, например: экз. № 1/2, где
1 — номер экземпляра документа, с которого снимается копия, а 2 — порядковый
номер снятой копии.

На обороте последнего листа подлинника документа или экземпляра,
с которого снималась копия, делается запись (или проставляется штамп) с
указанием количества копий, их номеров, рассылки по экземплярам, фамилии
исполнителя и даты.

Дополнительно
размножено_экземпляров.

Экз. № 1/1 —
наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Экз. № 1/2 —
наименование организации, в которую будет направлена данная копия.

Наименование
должности Подпись И.О. Фамилия

Дата

На первом листе копий делается запись или проставляется
штамп «КОПИЯ».

Передача изготовленных копий осуществляется работникам
только под роспись в журнале учета.

VI. Группировка документов с грифами конфиденциальности в дела

В номенклатуру дел организации в обязательном порядке
включаются дела с грифами конфиденциальности и журналы регистрации конфиденциальных
документов. В номенклатуре дел в графе «Номер дела» к соответствующему номеру
дела добавляется отметка «КТ» («коммерческая тайна») или «К»
(«конфиденциально»).

Наименование грифов конфиденциальности выносится и на
обложку дела.

После исполнения документы подшиваются в соответствующие
дела. Документы с грифами конфиденциальности группируются в дела отдельно от
документов общего делопроизводства.

Все дела с грифами конфиденциальности независимо от срока их
хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета
документов внутри каждого дела и заполняется по мере подшивки в дело документов.

На заметку!

За сохранность конкретного документа с грифом конфиденциальности
отвечает работник, получивший этот документ под роспись, и его руководитель.

Во внутренней описи переходящего дела после ежегодной
проверки наличия документов работником, ответственным за ведение
конфиденциального делопроизводства, делается итоговая запись о количестве подшитых
в дело листов по состоянию на 31 декабря каждого года. Нумерация листов дела после
итоговой записи продолжается от номера последнего листа прошлого года.

По окончании календарного года дела с грифами конфиденциальности
просматриваются полистно Экспертной комиссией и при необходимости принимается
решение о перегруппировке документов дел.

Прием дел с грифом конфиденциальности в архив осуществляется
по отдельному акту приема-передачи и отдельной описи (чаще всего составляются
отдельные на дела с грифом «Коммерческая тайна» и на дела с грифом «Конфиденциально»).

VII. Хранение документов с грифами конфиденциальности

Документы с грифами конфиденциальности должны храниться в
запираемых шкафах и/или сейфах отдельно от дел общего делопроизводства.

Вынос документов с грифами конфиденциальности запрещается или
осуществляется по специальному разрешению при уведомлении службы безопасности
организации.

VIII. Уничтожение документов с грифами конфиденциальности

Проведение экспертизы ценности документов с грифами конфиденциальности,
рассмотрение и утверждение ее результатов, выделение документов с грифами
конфиденциальности к уничтожению производится аналогично документам общего делопроизводства
(данный порядок обычно закреплен в Инструкции по делопроизводству в
организации).

Непосредственно перед уничтожением необходимо произвести
сверку записей в акте о выделении к уничтожению документов с грифами
конфиденциальности с их фактическим наличием.

Факт уничтожения подтверждается подписями членов Экспертной
комиссии в акте о выделении к уничтожению документов с грифами конфиденциальности.

После уничтожения документов в соответствующих журналах
регистрации делаются записи с указанием номера и даты акта об уничтожении
документов (например: «Уничтожено. Акт от № »).

IX. Контроль за состоянием конфиденциального делопроизводства

Внутренние проверки состояния конфиденциального делопроизводства
проводятся в организации не реже одного раза в год.

При проведении проверки специально созданной приказом по
организации комиссией осуществляются следующие действия:

●   проверяется
выполнение требований Инструкции по конфиденциальному делопроизводству;

●   производится
сверка наличия дел и документов с выборочным полистным просмотром документов;

●   контролируется правильность
ведения учета документов с грифами конфиденциальности;

●   проверяется
порядок хранения документов с грифами конфиденциальности;

●   формируются предложения
о снятии грифа конфиденциальности (с последующим вынесением на рассмотрение
Экспертной комиссией организации).

Проверки осуществляются по имеющимся в организации учетным
документам.

Результаты проверки оформляются актом, в котором подводятся
итоги проверки конфиденциального делопроизводства, отмечаются выявленные
недостатки и даются предложения по улучшению состояния дел по вопросам защиты
конфиденциальной информации.

Важно знать!

Проверки наличия документов с грифами конфиденциальности
в обязательном порядке должны проводиться при смене руководителя структурного
подразделения, руководителя организации.

По факту утраты документов с грифом конфиденциальности
издается приказ по организации о проведении служебного расследования, результаты
которого представляются руководству организации.

На утраченные документы составляется акт, соответствующие
записи вносятся в учетные формы.

Касательно машинных носителей с грифами конфиденциальности,
основные этапы работ аналогичны действиям, осуществляемым с документами на
бумажных носителях. Форма журнала учета машинных носителей может быть
следующей:

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет
немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет
проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов,
документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти
особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с
грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом
применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными
документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.

Источник: sekretariat.ru

Конфиденциальное делопроизводство

Автор статьи — Вячеслав Панкратьев

Составные части делопроизводства:

— делопроизводство материальных документов;

— делопроизводство электронных документов;

— система взаимодействия и сопряжения материальных и электронных документов.

Структура делопроизводства:

1. документооборот компании;

2. информационное хранилище компании (архив).

Угрозы, которым чаще всего подвергаются конфиденциальные документы (конфиденциальная информация):

При создании конфиденциального делопроизводства необходимо ответить на вопросы:

Общие вопросы:

— возможна ли оптимизация информационных потоков с целью минимизации затрат на создание конфиденциального делопроизводства;

— какие грифы конфиденциальности ставить на документах (конфиденциально, строго конфиденциально, ознакомление по списку, графические фигуры и т.д.);

— кто осуществляет присвоение и снятие грифа конфиденциальности;

— какой порядок пересмотра грифа конфиденциальности;

— какое подразделение (должностное лицо) ведет учет конфиденциальных документов (ведение реестра), а также учет их перемещения;

— кто определяет, какие документы содержат конфиденциальную информацию;

— какие документы (кроме конфиденциальных) включать в систему конфиденциального делопроизводства (бланки строгой отчетности, номерные документы и др.);

— как создавать конфиденциальное делопроизводство — отдельно или на базе существующего открытого делопроизводства;

— кому подчинить конфиденциальное делопроизводство и кто будет ее проверять и курировать;

— какой порядок размещения конфиденциальных документов в СМИ, Интернете и в рекламных материалах;

— какой порядок доступа к конфиденциальным документам представителей государственных структур;

— как осуществлять контроль за конфиденциальным делопроизводством, в том числе за использованием копировально-множительной техники;

— какие создать инструкции для обеспечения деятельности конфиденциального делопроизводства;

— как осуществлять проверку конфиденциального делопроизводства (плановая, внеплановая)

Процедурные вопросы:

— какой порядок создания конфиденциальных документов;

— какой порядок ведения черновых конфиденциальных записей;

— какой порядок уничтожения конфиденциальных документов (коллегиальность решения, использование шредеров, регистрация об уничтожении и т.д.);

— какой порядок пользования конфиденциальными документами;

— какой порядок размножения (копирования) конфиденциальных документов;

— какой порядок распечатывания конфиденциальных документов;

— какая процедура индексации документов;

— как осуществлять прием-передачу конфиденциальных документов (в том числе при уходе в отпуск, болезни и т.д.);

— какой порядок учета ознакомления с конфиденциальными документами;

— какой порядок ведения конфиденциальных документов в актуальном состоянии;

— какой порядок конвертования конфиденциальных документов;

— какой порядок доклада и подписи конфиденциальных документов;

— какая роль секретарей в работе с конфиденциальными документами;

— какая процедура регистрации документов;

— как осуществлять поиск документов (по дате, по номерам, по тематике, по исполнителям и т.д.);

— как осуществлять санкционированные выписки из конфиденциальных документов;

— как формировать дела с конфиденциальными документами;

— как осуществлять рассылку конфиденциальных документов;

— какой порядок выноса конфиденциальных документов с контролируемой территории;

— какой порядок работы с конфиденциальными документами в командировках;

— как осуществлять контроль и учет конфиденциальных документов (в бумажном или в электронном исполнении);

— какой порядок перемещения конфиденциальных документов между территориально удаленными объектами компании;

— какую установить процедуру хранения дубликатов ключей, смены кодов, опечатывания, вскрытия сейфов, а также его использования после утери ключа;

— как создать карточку конфиденциальности документа.

Технические вопросы:

— как оборудовать помещения, где находятся конфиденциальные документы;

— как осуществлять противопожарную защиту помещений секретариатов, в том числе как осуществить экстренную эвакуацию конфиденциальных документов;

— как обеспечить физическую сохранность конфиденциальных документов при их хранении;

— как осуществить защиту конфиденциальных документов от аппаратуры промышленного шпионажа.

Вопросы IT-безопасности:

— как осуществлять защиту конфиденциального документа, представленного в электронном виде;

— какие использовать средства криптографической защиты информации;

— где расположить сервер с конфиденциальными документам, представленными в электронном виде, и какой будет порядок доступа к ним;

— как осуществлять резервное копирование конфиденциальных документов, представленных в электронном виде;

— как осуществлять антивирусную защиту.

Кадровые вопросы:

— какой перечень сотрудников (должностей), имеющих право на доступ к конфиденциальным документам (в том числе есть ли этот доступ у юристов, финансистов и редакторов);

— как оформлять обязательство сотрудника о сохранении информации, содержащейся в конфиденциальных документах;

— какой порядок проведения проверок сотрудников, работающих с конфиденциальными документами;

— какая будет мотивация персонала, работающего с конфиденциальными документами;

— как организовать обучение персонала, работающего с конфиденциальными документами;

— какой порядок оформления разрешения (допуска) на работу с конфиденциальными документами;

— какие возможны превентивные мероприятия, направленные на недопущение разглашения конфиденциальной информации сотрудниками, работающими с конфиденциальными документами;

— какой порядок проведения внутренних расследований по фактам разглашения конфиденциальной информации.

Материально-технические вопросы:

— какие закупить сейфы для сохранности конфиденциальных документов;

— какие закупить шредеры для уничтожения конфиденциальных документов.

Вопросы по созданию архива:

— где расположить архив конфиденциальных документов;

— как осуществлять выдачу конфиденциальных документов из архива (кто имеет право получать документы, срок возвращения, контроль за возвращением документов и т.д.);

— какой порядок работы экспертной комиссии.

Создание делопроизводства материальных документов. Порядок создания

1 этап — создание Секретариата (подразделения, отвечающего за делопроизводство) или введение в штат должности, в чьи функциональные обязанности будет входить обеспечение делопроизводства организации.

2 этап — определение как будут создаваться, учитываться, перемещаться и храниться документы.

3 этап — закупка необходимых принадлежностей для функционирования делопроизводства (сейфы, печати, оборудование для помещений и т.д.).

4 этап — создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

5 этап — доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

6 этап — создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства.

7 этап — создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства.

Делопроизводство должно быть организовано в соответствии с ГОСТами, применяемыми в Российской Федерации. Основа — ГОСТ 6.30–97 «Унифицированные системы документации. Система организационно—распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Создание делопроизводства материальных конфиденциальных документов. Порядок создания

1 этап — создание делопроизводства открытых материальных документов.

2 этап — определение перечня сведений конфиденциального характера и документов, содержащих конфиденциальные сведения.

3 этап — утверждение перечня сведений конфиденциального характера у руководства, определение порядка и сроков пересмотра данного перечня, а также снятие грифа конфиденциальности.

4 этап — определение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов (создание, регистрация, перемещение, хранение, уничтожение документов) на основе делопроизводства материальных документов.

5 этап — определение технических, инженерно-технических и IT решений по защите материальных конфиденциальных документов и их электронных копий.

6 этап — определение порядка допуска сотрудников к сведениям конфиденциального характера.

7 этап — заключение договоров о сохранении конфиденциальной информацией между компанией и сотрудниками, допущенными к работе с конфиденциальной информацией.

8 этап — создание необходимых нормативных документов (инструкций, должностных обязанностей и т.д.).

9 этап — доведение нормативных документов до сотрудников в рамках функциональных обязанностей.

10 этап — создание механизмов контроля за соблюдением делопроизводства материальных конфиденциальных документов.

11 этап — создание механизма ответственности за нарушение правил делопроизводства материальных конфиденциальных документов.

Делопроизводство материальных документов. Составные части:

делопроизводство, связанное со стандартными, но специфическими задачами:

— бухгалтерия;

— учредительные документы;

— судебно-процессуальные документы;

— договорные документы и т.д.

внешнее делопроизводство:

— доставка входящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

— отправление исходящей корреспонденции (в бумажном виде, в виде факса и т.д.);

внутреннее делопроизводство:

— хранение документов (у сотрудников, в Секретариате);

— создание документов;

— издание нормативных документов руководством организации (приказы, распоряжения и т.д.);

— регистрация документа в Секретариате;

— движение документа внутри организации. Создание реестровой системы передачи документов;

— размножение документов (снятие копий);

— контроль за исполнением документов;

— создание архивов документов. Экспертиза ценности документов. Возможность использования в работе документов, определенных в архив;

— уничтожение документов.

Необходимые нормативные документы для функционирования делопроизводства, в том числе конфиденциального:

о внесении изменений и дополнений в нормативно-правовые документы организации:

— в Устав организации;

— в «Коллективный договор»;

— в правила внутреннего трудового распорядка для сотрудников;

— в трудовой договор;

— во все заключаемые договора.

договор между компанией и сотрудником о сохранении конфиденциальной информации;

инструкция по обеспечению сохранности конфиденциальной информации в компании — 

Примерный план инструкции:

1. общие положения;

2. определение информации и обозначение документов, содержащих конфиденциальную информацию, и сроков ее действия;

3. организация работы с конфиденциальными документами;

4. порядок сохранности документов, дел и изданий, содержащих конфиденциальную информацию;

5. порядок допуска к сведениям, составляющим конфиденциальную информацию;

6. контроль за выполнением требований внутриобъектового режима при работе со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию;

7. обязанности сотрудников компании, работающих со сведениями конфиденциального характера, и ответственность за их разглашение.

инструкция по организации делопроизводства — 

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. общие положения;

2. правила составления и оформления документов;

3. составление и оформление основных видов документов;

4. организация документооборота:

5. порядок движения и обработки входящих документов;

6. порядок движения и обработки исходящих документов;

7. порядок движения и обработки внутренних документов;

8. регистрация документов;

9. контроль исполнения документов;

10. систематизация документов;

11. разработка номенклатуры дел;

12. формирование дел;

13. подготовка документов к архивному хранению;

14. экспертиза ценности документов;

15. описание документов постоянного и временного сроков хранения;

16. обеспечение сохранности дел;

17. передача дел в архив;

Кроме того, Инструкция по организации делопроизводства должна иметь ряд приложений:

1. примерный перечень документов, не подлежащих регистрации;

2. перечень документов, на которые ставится печать;

3. перечень документов, подлежащих утверждению;

4. перечень документов, подлежащих согласованию;

5. форма регистрационной контрольной карточки;

6. перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков хранения;

7. акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;

8. внутренняя опись документов дела;

9. опись дел, передаваемых на архивное хранение.

инструкция по конфиденциальному делопроизводству — 

Данная инструкция включает:

1. определение порядка выноса-вноса конфиденциальных документов применительно к охраняемой территории;

2. определение порядка работы с конфиденциальными документами вне служебных помещений;

3. изготовление и использование бланков организации, печатей и штампов;

4. определение порядка использования бланков строгой отчетности (бланков компании, подготавливаемых за подписью первых лиц);

5. порядок передачи конфиденциальных документов в случае ухода в отпуск, командировку или увольнения с работы;

6. определение порядка подготовки конфиденциальных документов, его согласование, в том числе с юристами, финансистами, а также порядок подписи конфиденциальных документов;

7. определение порядка пересылки конфиденциальных документов вне контролируемых помещений.

положение о Секретариате;

должностные обязанности сотрудников Секретариата по обеспечению делопроизводства.

Делопроизводство электронных конфиденциальных документов должно состоять из следующих взаимосвязанных систем:

— системы документооборота электронных конфиденциальных документов;

— системы информационного хранилища электронных конфиденциальных документов (архив);

— системы защиты электронных конфиденциальных документов;

— системы сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов.

Система документооборота электронных конфиденциальных документов должна предусматривать следующие возможности:

— создание электронного конфиденциального документа:

1. создание электронных документов с помощью текстовых редакторов, включая создание электронных документов по типовым формам;

2. создание составных электронных документов, состоящих из нескольких разных по формату файлов;

3. создание электронных документов с помощью сканирования документа на материальном носителе;

4. создание электронных документов с помощью иных электронных данных, полученных с помощью электронной почты, корпоративной компьютерной сети, устройств ввода компьютерной информации и т.д.

— использование цифровой подписи для подтверждения авторства и подлинности электронного конфиденциального документа;

— работа с электронными конфиденциальными документами различных форматов (текстовых, графических и т.д.);

— создание регистрационных карточек электронных документов, связки регистрационной карточки с электронным документом и присвоение необходимых реквизитов, среди которых:

1. дата создания, получения, исполнения;

2. регистрационный номер;

3. фамилия, имя, отчество исполнителя, адресата;

4. права доступа;

5. конфиденциальность;

6. количество листов и т.д.

— разделение документов по виду конфиденциальности, присвоение каждому документу грифа конфиденциальности и разграничение права пользователей работы с конфиденциальными документами по мандатному принципу;

— получение и отправление электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, а также по электронной почте;

— работа с взаимосвязанными документами, поддержание возможности установления гиперссылок между учетными карточками или документами, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга;

— контроль передвижения электронных конфиденциальных документов по сети и контроль ознакомления с ними, а также контроль за копированием, редактированием и размножением электронных конфиденциальных документов;

— контроль исполнения резолюций, поручений, сроков исполнения, а также возможность сигнального режима, как составной части контроля.

— поиск электронных конфиденциальных документов по:

1. реквизитам;

2. ключевым словам;

3. содержанию;

4. дате создания;

5. контрольным срокам;

6. исполнителю и т.д.

— анализ электронных конфиденциальных документов по:

• тематике;

• проблематике;

• исполнителям;

• резолюциям;

• дате создания и т.д.

— дублирование (архивирование) электронных конфиденциальных документов с заданной периодичностью;

— разделение конфиденциального и открытого делопроизводства электронных документов.

Система информационного хранилища электронных конфиденциальных документов должна предусматривать возможность:

— систематизации поступающих в хранилище электронных конфиденциальных документов различных видов и форм и упорядочения работы с ними;

— сохранения электронных конфиденциальных документов в массивах хранилища;

— отслеживания движения электронных конфиденциальных документов, выдаваемых сотрудникам, контроля и обеспечения их возврата или уничтожения;

— обеспечения эффективного поиска нужных электронных конфиденциальных документов в хранилище по идентификационным признакам;

— обеспечения подтверждения легитимности цифровой подписи, применяемой для подтверждения авторства и подлинности электронных конфиденциальных документов;

— обеспечения режима безопасности электронных конфиденциальных документов в процессе их хранения, передачи в хранилище или получения из хранилища за счет использования современных технологий и средств информационной безопасности, а также разграничение доступа пользователей.

Система защиты электронных конфиденциальных документов должна состоять из следующих взаимосвязанных блоков:

— блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов;

— блок защиты электронных конфиденциальных документов, связанных с человеческим фактором;

— блок организационных методов защиты электронных конфиденциальных документов.

Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов состоит из рубежей

1 рубеж — системы защиты информации, предусмотренные программным обеспечением, на которой работает компьютерная сеть;

2 рубеж — системы защиты информации, встроенные в саму систему делопроизводства электронных конфиденциальных документов;

3 рубеж — системы защиты информации, дополнительно установленные в компьютерной сети на сервере и на рабочих местах пользователей.

Блок технических (программных) средств защиты электронных конфиденциальных документов должен предусматривать:

1. криптографическую защиту информации при хранении и при перемещении электронных конфиденциальных документов по корпоративной компьютерной сети, сети Интернет, электронной почте;

2. защиту информации от несанкционированного доступа;

3. мандатный принцип доступа пользователей к информационным ресурсам конфиденциального делопроизводства;

4. контроль и защиту электронного конфиденциального документа от просмотра, изменения, копирования, распечатывания (перевода электронного документа в материальную форму);

5. контроль целостности и достоверности электронного конфиденциального документа, а также подтверждение авторства исполнителя с помощью цифровой подписи;

6. защиту от вредоносных программ (вирусов).

Система сопряжения документообоотов (материальных и электронных конфиденциальных документов предусматривает возможность:

— перевода материального конфиденциального документа в электронный конфиденциальный документ;

— перевода электронного конфиденциального документа в материальный конфиденциальный документ;

— параллельного хождения одного и того же документа в электронном и материальном виде.

Тренер: 
Панкратьев Вячеслав

Внедрение цифровых технологий предполагает высокий уровень владения правилами делопроизводства и документооборота, так как в цифровой среде любые ошибки фиксируются автоматически. Кроме того, современная информационная среда постоянно меняется, появляются новые стандарты, рекомендации, нормативы и методические документы. Курс направлен на обновление знаний в области делопроизводства и документооборота с учетом вводимых новаций, в том числе с учетом специфики деятельности органов государственной власти и местного самоуправления.