Инструкция по обходному листу при увольнении

Подписание обходного листа – часть процедуры увольнения работника. Документ не является строго обязательным и обычно используется в крупных организациях, имеющих много действующих структурных подразделений, малые же предприятия, как правило, обходятся без него.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк обходного листа .docСкачать образец обходного листа .doc

Зачем нужен обходной лист

Роль обходного листа довольно проста: он удостоверяет тот факт, что работник сдал все ценности, документы, пароли, шифры, секретные материалы и сведения, находившиеся ранее в его ведении и распоряжении и на момент ухода с работы ничего своему работодателю не должен. Кроме того, он косвенно фиксирует то, что все сданное имущество находится в целости, сохранности и надлежащем качестве.

Таким образом, работодатель обеспечивает себе гарантию того, что его имущество или особо ценные активы не попадут в руки злоумышленников и способствует сохранению своей материально-технической базы.

Кто должен подписывать документ

Обходной лист включает в себя список основных подразделений компании, сотрудники которых заведуют материально-технической, документальной и финансовой частями. Как правило, в нем значатся:

• отдел бухгалтерии,
• отдел кадров,
• административно-хозяйственная служба,
• отдел материального обеспечения,
• отдел, в котором непосредственно трудился увольняющийся и т.д.

Начальник каждого из этих подразделений должен поставить в обходном листе свой автограф, свидетельствуя тем самым, что увольняемый сдал все имущество и активы компании и претензии к нему отсутствуют.

Порядок оформления обходного листа

Обычно форма документа имеется в отделе кадров, куда и должен обратиться увольняющийся.

1. После того, как он получит бланк документа на руки, ему следует сдать все оставшиеся у него материально-технические ценности, документы и пр. и последовательно обойти все подразделения, которые внесены в обходной лист, чтобы получить автографы их руководителей.
2. Далее обходной лист вместе с заявлением об увольнении направляется руководителю предприятия, который также должен удостоверить их своей подписью.
3. И только после этого работник может получить на руки все документы и причитающиеся денежные средства, в том числе выходное пособие и дополнительные выплаты, прописанные в трудовом договоре.

Что делать если сотрудник при увольнении не хочет подписывать обходной лист

Обходной лист не значится в перечне документов, которые обязан подписывать работник при своем увольнении. Иными словами, если он не хочет этого делать, работодатель не вправе его заставлять.

Следует отметить, что довольно часто работодатели шантажируют своих бывших сотрудников тем, что без подписания данного документа они не выдадут им на руки их личные документы, например, трудовую или санитарную книжку. Это абсолютно неправомерно и при установлении подобных фактов трудовой инспекцией, предприятию и ответственным лицам грозит административное наказание в виде штрафа.

Единственное исключение: работодатель вполне законно может лишить строптивого работника (уже бывшего) причитающейся ему при увольнении дополнительной выплаты, прописанный в трудовом договоре (но не оговорено в законодательстве РФ).

Что делать, если в процессе подписания обходного листа обнаружилась недостача

Такие ситуации нечасто, но иногда все же случаются. В результате работодатель может пойти разными путями:

• взыскать с бывшего подчиненного стоимость утраченных материально-технических ценностей (особенно это актуально, если сотрудник был материально-ответственным лицом),
• попросить написать объяснительную и назначить дисциплинарное взыскание (с внесением соответствующей записи в трудовую книжку),
• простить сотруднику исчезнувшее имущество.

В некоторых случаях разбирательства доходят до судебной инстанции – еще и поэтому к заполнению обходного листа следует относиться особенно внимательно.

Правила написания документа

Единой унифицированной формы обходного листа не существует, так что организации вправе каждый раз писать его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри компании и утвержденный в ее учетной политике. В любом случае, данный документ должен содержать в себе ряд необходимых сведений:

• наименование организации,
• дату составления,
• должность и ФИО работника,
• список подразделений, по которым он должен пройтись.

Следует отметить, что в разных компаниях перечень отделов, которые обязан обойти увольняющийся, может существенно различаться.

Правила оформления обходного листа

Документ может быть составлен на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке организации, при этом он может быть создан как в рукописном, так и в печатном виде.

Обходной лист составляется обычно в одном экземпляре и после подписания сдается на хранение в архив предприятия, но при желании работник может потребовать себе его копию. Эта мера позволит ему избежать в дальнейшем необоснованных материальных претензий со стороны работодателя, если к таковым возникнут предпосылки.

Образец составления обходного листа

С точки зрения стандартного делопроизводства, документ имеет вполне обычную структуру.

1. В начале, посередине строки, в нем пишется полное наименование организации, затем чуть ниже название документа.
2. Далее указывается должность, фамилия и инициалы увольняющегося сотрудника, а также дата его увольнения.
3. После этого, в бланк вносятся все структурные подразделения, которые должен обойти работник. Напротив каждого из них соответствующий руководитель должен поставить свою подпись с расшифровкой.
4. Далее обходной лист подписывает руководитель компании и затем он передается на подпись увольняющемуся для того, чтобы он удостоверил факт того, что получил на руки свою трудовую книжку.
5. В завершение документ необходимо датировать.

В процессе прекращения трудовых отношений многие работодатели требуют от работников предоставить специальный документ – обходной лист. При увольнении лицо обязано передать непосредственному руководителю или начальникам соответствующих отделов те ценности компании, которые использовались в работе увольняемого. Заполненный обходной лист является для руководства гарантией того, что сотрудник, который уходит из организации, не забыл вернуть вверенное ему имущество, передал ключи, пропуска, аннулировал свой допуск к рабочей почте или корпоративному аккаунту.

Что говорит закон?

В ТК РФ нет прямой нормы, которая закрепляла бы за работником обязанность заполнять обходной лист при увольнении. Тем не менее многие организации в своих локальных актах устанавливают собственные правила, согласно которым работник при расторжении трудового договора должен сдать такой документ руководителю. В связи с этим возникает закономерный вопрос – обязательный или нет с точки зрения закона подобный отчет?

Правомерность требования от сотрудника подобной бумаги зависит от ряда факторов. Во-первых, согласно ст. 8 ТК РФ организация вправе принимать свои локальные акты, в которых могут быть предусмотрены определенные нормы трудового права, не противоречащие федеральному законодательству. Это значит, что работодатель в принципе может разработать и утвердить форму обходного листа и зафиксировать порядок работы с подобным документом в своей компании. В таком случае ответ на вопрос законно ли это, будет утвердительный.

Кроме того, законность требования по заполнению листов обхода зависит и от того, к какой категории занятых лиц относится увольняемый. Например, дополнительные условия прекращения трудовых отношений могут быть предусмотрены для госслужащих. Обычно профильные ведомства утверждают на своем уровне акты о порядке ухода с госслужбы и, в том числе, об обязательном заполнении обходного листа. Аналогичная ситуация складывается и при уходе со службы военнослужащего по контракту или полицейского.

Для всех остальных нанятых лиц заполнение обходных листов или так называемых «бегунков» является делом добровольным. Если работник не предоставит данную отчетность, никаких негативных последствий с юридической точки зрения для него не наступит. А вот если работодатель все равно будет требовать бумагу и при этом прибегать к шантажу, задерживать выплаты или не выдавать трудовую книжку, то подобное поведение инспекторы ГИТ наверняка квалифицируют как нарушение, предусмотренное ст. 5.27 КоАП.

Позиция Минтруда

В своем письме №14-2/ООГ-14959 от 16.09.2020 Минтруд разъяснил, что обходной лист при увольнении не обязателен. В ведомстве акцентировали внимание на том, что ТК РФ не предусматривает заполнение этого документа. Если работник отказывается заполнять подобный отчет, работодатель не вправе задержать увольнение или не выдать предусмотренные законом бумаги сотруднику.

Независимо от того, сдал ли работник лист обхода или нет, администрация обязана в последний день работы увольняемого:

• выдать ему трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, а также другие документы, если сотрудник в своем заявлении попросил об этом;

Как обстоят дела на практике?

На практике почти все увольняемые работники подчиняются требованию работодателя относительно обязательной сдачи обходного листа. Объяснить подобную тенденцию очень просто. Если сотрудник уверен, что никакой задолженности за ним нет, ему намного проще получить необходимые подписи в нескольких отделах, нежели идти на конфликт с руководством, пусть и почти бывшим.

Полностью заполненный и вовремя сданный «бегунок» значительно увеличивает шансы:

1. на получение положительной характеристики с последнего места работы для будущего работодателя;
2. на отказ организации от предъявления к бывшему работнику каких-либо претензий материального характера после прекращения трудовых отношений.

Если наниматель и нанятое лицо разошлись мирно, то скорее всего сотрудник без проблем получит от прежнего руководства хороший отзыв о своих профессиональных качествах. Кроме того, если администрация приняла обходной лист, это фактически означает, что уволенный ничего не должен организации.

Для чего работодателю нужен обходной лист?

Обходной лист, который требуют от работников при увольнении, не имеет никакой юридической силы. Независимо от того, сдал ли работник этот документ или нет, руководство обязано вовремя оформить расторжение трудового договора, выплатить сотруднику положенные суммы и выдать трудовую книжку. Так почему же многие работодатели категорически не жалеют отказаться от этой формы отчетности и таким образом упростить жизнь увольняющимся лицам?

Ответ на этот вопрос очевиден – потому что заполненный обходной лист существенно упрощает жизнь самому работодателю. Каждый руководитель хочет быть уверен, что за сотрудником, который собрался уходить из компании, нет никаких долгов в плане материальных ценностей, финансов или невыполненных обязательств. Ведь если недостача или порча имущества будет выявлена после увольнения, возместить убытки будет достаточно сложно.

Обычно требование сдать заполненный обходной лист при прекращении трудовых отношений выдвигают руководители крупных компаний, в которых действуют много отделов и других структурных подразделений. В небольших предприятиях, как правило, нет необходимости для введения подобной формы отчетности.

Как заполнить отчет?

Обходной лист представляет собой специальную разновидность внутренней кадровой отчетности. В России не установлен единый унифицированный бланк, поэтому каждая компания вправе разработать собственные образцы.

Форма отчетности – письменная. Содержимое документа можно разделить на 3 блока:

1. Вступление. В этой части указываются данные об увольняемом (ФИО и занимаемая должность, табельный номер) и об организации (полное название, ИНН), а также прописывается дата расторжения трудовых отношений.
2. Далее обычно оформляется в виде таблицы. В этой таблице перечисляются все структурные подразделения компании, которые напоследок должен посетить увольняемый. Если задолженности нет и вверенные сотруднику материальные ценности сданы, руководитель соответствующего отделения проставляет свою подпись.
3. Заключение – в этом блоке проставляется отметка относительно получения лицом своей трудовой книжки. После этого документ датируется и подписывается руководителем.

Часто пустую форму обходного листа распечатывают на принтере, а потом просто заполняют. Иногда для оформления подобного отчета используют фирменный бланк организации. А в некоторых компаниях практикуют полностью рукописный формат. В любом случае работнику не нужно заботиться о том, что и как написать в листе обхода. Бланк или образец документа должны предоставить в отделе кадров компании.

Как правило, обходной лист достаточно заполнить в одном экземпляре. Этот экземпляр остается у работодателя. Но уволенный вправе потребовать одну или несколько копий для того, чтобы тоже иметь этот документ.

Кто ставит подписи в обходном листе?

Каждая организация устанавливает свой список подразделений, которые должны подтвердить отсутствие за увольняющимся работником задолженности. Поэтому в разных компаниях этот перечень может существенно различаться. Как правило, от увольняемого требуют собрать подписи у сотрудников, отвечающих за материально-техническую, финансовую часть и делопроизводство.

Примерный список отделов, по которым обычно необходимо пройтись для подписания обходного листа:

1. заведующий хозяйственной частью – подтверждает принятие от работника вверенных ему материальных ценностей, отсутствие недостачи или дефектов имущества;
2. отдел системного обеспечения или IT-отдел – закрывает доступ к корпоративному аккаунту и почте;
3. служба безопасности – принимает пропуск, ключи, чипы;
4. библиотека – подтверждает, что лицо вернуло взятые книги, журналы;
5. начальник подразделения, где трудился увольняемый, – отмечает, что нет претензий, связанных с непосредственным исполнением трудовых обязанностей;
6. бухгалтерия – в этом отделе должны проверить, не получал ли сотрудник излишне начисленных сумм, а также подсчитать размер выплат, полагающихся ему при увольнении;
7. кадровики – проверяют правильность оформления трудовой документации, в том числе приказов на увольнение, на выплату различных компенсаций, заполняют трудовую книжку;
8. руководитель – последним подписывает лист и выдает сотруднику трудовую книжку и другие справки, которые должны быть вручены лицу при увольнении.

Если компания крупная, начальники соответствующих подразделений могут также скреплять свои подписи печатями. В небольших фирмах обычно обходятся подписями.

Если была обнаружена недостача?

В процессе обхода за увольняющимся лицом нередко обнаруживают недостачу. Порядок действий работодателя в подобной ситуации может быть разным. Требовать возмещения причиненных убытков – это право, а не обязанность администрации. Поэтому для работника все может закончится:

• добровольным погашением задолженности;
• взысканием определенной суммы денег в принудительном порядке;
• списанием долга.

Независимо от наличия недостачи и ее объема работодатель не вправе самовольно отменить или отсрочить расторжение трудовых отношений. Это значит, что сотрудник обязательно должен быть уволен в оговоренные ранее сроки. Однако вопрос относительно материальной ответственности, конечно же, не будет закрыт автоматически.

Согласно ст. 238 ТК РФ нанятое лицо обязано компенсировать своему нанимателю причиненный ему прямой действительный ущерб. Ответственность работника ограничена его средним месячным заработком, если только с лицом не заключался договор о полной материальной ответственности или ущерб не был причинен в результате неправомерных деяний. В таких случаях администрация вправе потребовать компенсировать убытки полностью.

Добровольное погашение задолженности или списание недостачи по доброй воле работодателя не вызывает дополнительных сложностей. Лицо либо самостоятельно уплачивает необходимую сумму, в которую были оценены причиненные убытки, либо долг просто прощается. А вот в процессе принудительного взыскания необходимо учитывать следующее:

• если размер ущерба не превышает среднемесячного заработка лица, взыскать задолженность работодатель вправе в принудительном порядке по своему внутреннему распоряжению;
• если убытки превышают среднюю месячную зарплату, возместить их принудительно возможно только через суд и службу судебных приставов.

Таким образом при выявлении недостачи работодатель обязан в первую очередь руководствоваться главой 39 ТК РФ и провести инвентаризацию или другим образом зафиксировать причиненный ущерб, потребовать у работника письменное объяснение и предъявить последнему свои претензии.

Если сотрудник отказывается собирать подписи?

Работник, который увольняется, может отказаться от заполнения обходного листа. Поскольку этот документ не имеет никакой юридической силы, то и санкций за отказ законом не предусмотрено.

Однако необходимо учитывать тот нюанс, что обязанность сдачи листка может быть зафиксирована в положениях или в иных правилах организации. При таких обстоятельствах прямой отказ будет расценен как умышленное неисполнение предписаний локального акта компании. За нарушение установленного порядка работодатель вправе применить определенные меры, например, сделать увольняемому замечание или лишить дополнительной компенсации (такой, что не предусмотрена законом, а лишь соглашением сторон).

При этом практика демонстрирует, что большинство работников прямо не озвучивают свое нежелание собирать подписи начальников разных отделов. Оформление требуемого документа попросту саботируют. И на подобное бездействие сложно повлиять законным путем. Ведь администрация обязана рассчитать сотрудника и выдать последнему трудовую книжку в день увольнения.

Если работнику не отдают трудовую книжку?

Иногда недобросовестный работодатель может заявить, что он не собирается отдавать трудовую книжку работнику, пока последний не принесет обходной лист. Подобное поведение – это нарушение норм трудового законодательства, а именно ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ. Отдать документы сотруднику обязаны в последний рабочий день. Исключение из этого правила только одно – это отсутствие увольняемого субъекта на рабочем месте. В таком случае бывшему подчиненному направляется письменный запрос, где лицу предлагают:

1. либо явиться за трудовой книжкой лично;
2. либо дать согласие на пересылку документов почтой.

Сотрудник, которому не отдают трудовую книгу в связи с не сдачей обходного листа, может действовать следующим образом:

• написать заявление в прокуратуру;

• пожаловаться в государственную инспекцию труда;

• подать иск в суд.

Независимо от того, какой именно вариант выберет пострадавшее лицо, в первую очередь стоит позаботиться о сборе доказательств незаконного поступка со стороны руководства. Поэтому на первой стадии работнику рекомендуется отправить администрации письменный запрос с требованием безотлагательно выдать трудовую книжку. Запрос лучше сделать в двух экземплярах. Одну копию нужно оставить в канцелярии или секретарю, а на втором экземпляре в организации должны проставить отметку о принятии документа.

Далее рассмотрим подробно разные варианты обжалования действий работодателя, который не отдает уволенному работнику трудовую книгу в связи с не сдачей обходного листа.

Заявление в прокуратуру

Прокуратура – это государственный орган, который уполномочен осуществлять контроль за соблюдением норм Конституции РФ, федеральных законов и регионального законодательства.

Если работодатель не отдает работнику трудовую книжку в положенный срок, объясняя задержку необходимостью сначала сдать обходной лист, он нарушает действующее трудовое законодательство и конституционные права уволенного.

В такой ситуации бывший сотрудник вправе пожаловаться на нарушителя в местный орган прокуратуры. Жалобу следует оформлять в письменной форме с соблюдением основных правил, которые действуют при подготовке деловой документации. Единого образца законом не предусмотрено, однако в заявлении обязательно следует указать:

• наименование органа, которому адресовано обращение;
• фамилия, имя и отчество заявителя, а также его адрес и другие контактные данные (номер телефона, электронная почта);
• должность, которую занимал автор обращения, дату и основание увольнения;
• данные о работодателе, проигнорировавшим порядок выдачи трудовой книжки;
• подробное описание событий, в ходе которых были нарушены права жалобщика;
• перечень имеющихся доказательств вины руководителя.

В жалобе не обязательно указывать ссылки на нормы законодательства или юридически квалифицировать действия администрации. Достаточно просто детально изложить всю информацию о произошедшем, а также приложить к обращению все имеющиеся документы, которые могут понадобится прокурору для изучения инцидента.

Сотрудники прокуратуры в течение 30 дней проведут проверку, в ходе которой будут выявлены основания удержания трудовой книжки. Если нарушение подтвердится, работодателя обяжут передать трудовую книжку ее законному владельцу.

Жалоба в ГИТ

Государственная инспекция труда – это орган, главной задачей которого является контроль за соблюдением трудового законодательства. Именно в ГИТ чаще всего жалуются работники, которые пострадали от незаконных действий работодателя.

Жалоба в ГИТ составляется по тому же принципу, что и заявление в прокуратуру. Обращение можно занести инспекторам лично, направить заказным листом или зарегистрировать онлайн на официальном сайте.

После получения жалобы инспектор обязан назначить дату проведения проверки в организации. Если по итогам этого мероприятия будут выявлены нарушения, работодателя:

• привлекут к административной ответственности;
• обяжут немедленно устранить недочеты.

Иск в суд

Исковое заявление на работодателя, который при увольнении работника не отдал последнему все полагающиеся документы, составляется с учетом ст. 22, 24, 131, 132 ГПК. Иск готовится в письменной форме. В заявлении выделяют три части:

1. Вступление – здесь необходимо указать полное наименование судебного органа, а также данные об истце и ответчике (ФИО работника, название компании, ФИО руководителя, адреса места проживания и места нахождения, контактные данные).
2. Описательно-мотивировочная часть – в этом блоке детально описываются все события и указывается, в чем именно заключается нарушение со стороны работодателя. При изложении и аргументировании собственной позиции обязательно необходимо давать ссылки на нормы действующего законодательства.
3. Заключительная часть – тут истец перечисляет свои требования, ставит дату составления документа и личную подпись. В конце нужно оформить список приложений – документов, которые прилагаются к исковому заявлению.

Как правило, граждане, которые обращаются в суд, требуют не только выдачи трудовой книжки, но и выплаты компенсации за задержку, а также возмещения морального ущерба. Ведь согласно ч. 1 ст. 165 ТК РФ работник, которому задержали выдачу трудовой книжки, имеет право на специальную компенсацию.

Предъявление иска откладывать не стоит. Некоторые граждане считают, что прежде, чем обращаться в суд, необходимо пожаловаться в ГИТ и дождаться решения этого органа. Однако лучше всего действовать параллельно, ведь согласно ч. 1 ст. 392 ТК РФ срок исковой давности по спорам об увольнении составляет всего один месяц с дня издания работодателем соответствующего приказа.

Задержки выплат

Задержки полагающихся при увольнении выплат в связи с не сдачей обходного листа, как и задержки выдачи трудовой книжки, являются недопустимыми. Организация при расторжении трудового договора с нанятым субъектом должна провести с последним окончательный расчет. Если между сторонами возник спор относительно размера выплаты, организация обязана перечислить работнику ту часть, относительно которой разногласий нет.

Если руководство задерживает выплату лицу, которое не подало обходной лист, речь идет о грубом нарушении трудового законодательства. За подобное поведение нарушителю грозит:

• административная ответственность – ст. 5.27 КоАП;
• материальная ответственность – ст. 236 ТК РФ.

Заключение

1. Обходной лист при увольнении – это форма внутренней кадровой отчетности, которая подтверждает отсутствие за увольняемым сотрудником каких-либо долгов перед работодателем.
2. ТК РФ не устанавливает обязанности относительно заполнения обходного листа при расторжении трудового договора. Необязательность документа подтверждается и письмом Минтруда №14-2/ООГ-14959 от 16.09.2020.
3. Тем не менее требование относительно обязательной сдачи обходного листа может быть зафиксировано в локальном акте компании. В такой ситуации подобная форма отчетности будет считаться законной и правомерной.
4. Если работник не сдал обходной лист, работодатель не вправе задержать увольнение, выплату положенных сумм или выдачу трудовой книжки.
5. Если руководство угрожает лицу, не сдавшему листок обхода, невыплатой зарплаты или невыдачей трудовой книжки, работник вправе пожаловаться в прокуратуру, ГИТ или суд.
6. Для некоторых категорий госслужащих, военнослужащих, сотрудников полиции заполнение обходных листов является обязательным, поскольку зафиксировано соответствующими подзаконными нормативными актами.

Источник: «Юридическая азбука»