Инструкция по отправке документов через сбис

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Содержание

• — Как в Сбис отправить акт выполненных работ?
• — Как отправить письмо через Эдо?
• — Как отправить документ на подпись через Сбис?
• — Как организовать электронный документооборот с контрагентами?
• — Как отправлять документы из 1с в Сбис?
• — Как создать акт в Сбис?
• — Как отправить пакет документов по Эдо?
• — Как отклонить документ в Сбис?
• — Как настроить Эцп Сбис?
• — Как работает система электронного документооборота?
• — Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами?
• — Зачем переходить на электронный документооборот?

Как в Сбис отправить акт выполненных работ?

Как отправить документ

1. Убедитесь, что включен СБИС3 Плагин.
2. Проверьте, правильно ли указан отправитель. …
3. Нажмите Отправить — СБИС автоматически подпишет и отправит документ контрагенту, если у отправителя есть электронная подпись или доверенность на ее использование.

Как отправить письмо через Эдо?

Отправить письмо из документа

1. Создайте документ, например договор.
2. Прикрепите вложения. …
3. Нажмите «Отправить». …
4. Отметьте пункт «на почту».
5. Введите электронный адрес получателя, их может быть несколько. …
6. Выберите, в каком виде контрагент получит документ: ссылку или вложение. …
7. Нажмите .

Как отправить документ на подпись через Сбис?

Отправить документ на подпись

1. Внутри документа нажмите и выберите пункт «Обсудить».
2. Выберите сотрудника, которому хотите отправить документ на подпись и введите текст сообщения.
3. Нажмите и наведите указатель мыши на « Подписать документы».
4. Нажмите «Запросить подпись».

Как организовать электронный документооборот с контрагентами?

Для перевода делопроизводства на электронный документооборот требуется:

1. получить квалифицированную электронную цифровую подпись в удостоверяющем центре;
2. выбрать оператора СЭД для обмена цифровой документацией и заключить с ним договор;
3. принять приглашение от ООО «Форма+» на обмен электронными документами;

Как отправлять документы из 1с в Сбис?

Откройте обработку и перейдите в раздел «Продажа». Выберите раздел, например «Реализация товаров и услуг». Отметьте документы и нажмите «Отправить». Если ЭП хранится на носителе, убедитесь, что в этот момент носитель вставлен в компьютер.

Как создать акт в Сбис?

Сформировать акт сверки по данным учета

1. Нажмите «+ Документ», выберите «Исходящий акт сверки».
2. Проверьте организацию отправителя. Чтобы изменить ее, нажмите название.
3. Заполните период, за который будете сверять взаиморасчеты, и выберите контрагента.
4. Нажмите «Заполнить».
5. Сформируется акт сверки.

Как отправить пакет документов по Эдо?

Для подписания и последующей отправки всех документов достаточно нажать «Подписать и отправить пакет». Стандартными настройками предусмотрено пакетное отображение электронных документов в рабочем месте «Текущие дела ЭДО». При необходимости режим просмотра можно изменить.

Как отклонить документ в Сбис?

Перейдите в раздел «Документы/Исходящие» или «Бизнес/Продажи/CRM/Реализации».

1. Откройте документ, нажмите .
2. В меню операций выберите «Аннулировать».
3. В поле «Комментарий» укажите причину.
4. Нажмите Аннулировать.

Как настроить Эцп Сбис?

Настроить компьютер для работы с ЭП

1. Подключите носитель с ЭП к компьютеру.
2. Запустите мастер настройки ПК: для СБИС; …
3. Мастер проверит, есть ли на вашем компьютере приложения для работы с ЭП. …
4. Выберите вашу электронную подпись.
5. Когда все работы будут завершены, появится кнопка «Начать работу».

Как работает система электронного документооборота?

Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо. Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату. Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.

Нужно ли заключать с контрагентами дополнительное соглашение на обмен электронными документами?

Юридическое лицо может в устной или письменной форме договориться со своим контрагентом и начать обмениваться с ним через Диадок юридически значимыми электронными документами. … При этом заключать какое-либо дополнительное соглашение об ЭДО между двумя контрагентами не требуется.

Зачем переходить на электронный документооборот?

При переходе на ЭДО прямые расходы на обработку, печать, хранение и доставку документов сокращаются до 80 %. Кроме того, при ЭДО документы невозможно потерять, а расхождения в них контролировать гораздо проще. Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге.

Интересные материалы:

Как проверить сколько баллов на Мегакоме?
Как проверить сколько бонусов на Кари?
Как проверить сколько бонусов на Водафоне?
Как проверить сколько минут на телефоне?
Как проверить сколько минут осталось на летай?
Как проверить сколько осталось Интернета на Ошке?
Как проверить сколько осталось Интернета на волне?
Как проверить сколько осталось мегабайт актив?
Как проверить сколько осталось трафика на активе?
Как проверить скорость интернета Белтелеком?

СБИС делает работу бухгалтерии проще! Читайте далее о том, как сервис усовершенствовал взаимодействие между сотрудниками, сократил время обработки первичной документации и защитил данные от повторных изменений.

Текущая ежедневная работа бухгалтера включает в себя такую деятельность, как:

• Оплата поставщику.
• Создание поступления.
• Создание реализации.
• Оплата от покупателя.
• Авансовый отчет.
• Ежемесячные задачи (расчет зарплаты и т.д.).
• Аудит состояния учета.
• Закрытие документов от изменений и др.

Рассмотрим работу отдельно каждую операцию в СБИС — сервисе, позволяющим упростить оказание бухгалтерских услуг.

Оплата поставщику

Самый распространенный способ оплаты — оплата платежного поручения в банк. У большинства клиентов установлена программа клиент-банк, соответственно, произвести оплату можно удаленно.

1. Перейдите в раздел УчетДеньгиБанк.Для начала нужно создать «платежку». Если расчетного счета еще нет, то заведите его, нажав «Р/счет+».



2. Нажмите РасходОплата поставщику.



Если поставщик присылает счета в личный кабинет, то заполнять в ручную уже ничего не нужно — выберите нужный документ из сохраненных, и СБИС работу выполнит самостоятельно — заполнит документацию за вас.



3. Отправить «платежки» можно разово, а можно накопить несколько и одним сообщением переслать в банк. Выберите нужные файлы и нажмите «Выгрузить платежи в банк».

6 cпособов создания поступления

В СБИС есть множество способов сделать поступление:

1. ЭДО.
2. По данным систем гос.контроля.
3. Из папки.
4. Вручную.
5. Загрузка из других систем.
6. На основании документов.

Если нужно сделать поступление по ЭДО, то зайдите в раздел в разделе Бизнес/Закупки. Документы автоматически появляются там.

Этот способ позволяет не использовать бумагу, а также экономит время на заполнение документации — СБИС работу сделает сам.

В случае, если бумажные документы все-таки используют, сделайте «Разбор документов из скана». Зайдите в папку «Разобрать». Там обычно находятся сканы документации, присылаемые сотрудниками компании. При создании поступления, нужные поля в файле заполняются автоматически.

Можно просто создать документ. Для этого надо зайти в раздел Бизнес/Закупки/Расходы.

Нажмите «+ Документ». Также сотрудник может загрузить скан, нажав «Поступление» в открывшемся разделе, тогда файл разберется и заполнится автоматически.

Способы создания реализации

1. Есть 5 способов сделать реализацию, первый из которых — автосоздание (тот случай, когда в конце смены реализация формируется автоматически). Как правило, эта функция необходима для тех, кто пользуется «СБИС Розница», Presto и т.д.
2. Также есть возможность создать реализацию на основе другого документа. Рассмотрим создание на основе счета. Этот способ достаточно распространенный. Выставляется счет, затем идет получение оплаты, а после документация отгружается. Для этого нужно зайти в Счета/Заказы, и СБИС сам занесет данные из счета в реализацию.



3. Вручную (пустой или копированием) — третий способ, применяемый тогда, когда данные о контрагентах повторяются.
4. Также есть возможность создать реализацию из папки «Разобрать».
5. Пятый вариант — загрузка из других систем. Можно сделать реализацию из любой системы, если она поддерживает формат XML. А с 1С у СБИС настроена интеграция.

3 варианта оплаты от покупателя

1. Наличный расчет

Действительный вариант оплаты. Но, как правило, наличный расчет исключен.

2. Поступление на расчетный счет

Самый распространенный способ оплаты. В разделе Учет/Деньги/Банк можно загрузить выписку путем файлообмена — для этого нужно зайти в клиент-банк, выгрузить выписку в текстовом формате, перейти в СБИС и загрузить выписку. Также можно осуществлять поступления на расчетный счет через директ-банк. Для этого нужно один раз настроить обмен данными с банком.

Если не получается самостоятельно это сделать, обратитесь в тех.поддержку СБИС.После настройки директ-банка, сотруднику достаточно будет «запросить выписку». СБИС самостоятельно обратиться к нужному банку и запросит файл.

Обладателям «Альфа-банка» доступна технология настройки по API. С помощью нее все выгрузки будут загружены автоматически.

3. Поступление через платежную систему

Если есть платежная система СБЕР-а или Монета.ру, то, как только платеж от клиента поступит, он сразу отобразиться поступлением на платежную систему. Также есть механизмы быстрого вывода поступления с системы на расчетный счет.

Авансовый отчет

Следующая регулярно выполняемая работа в СБИС — выдача средств и авансовый отчет. Для того, чтобы сформировать авансовый отчет, нажмите «+ Документ». Во вкладке «Авансовый отчет», зайдите в «Сканы подтверждающих документов». Затем, нажав «С компьютера», выберите нужный файл. Загруженный чек СБИС самостоятельно проверит на подлинность.

Текущая ежемесячная работа в СБИС

В работе бухгалтера есть множество операций, которые требуют ежемесячного повтора. Это такие действия, как расчет зарплаты, уплата налогов и взносов с ФОТ, амортизация и закрытие месяца. Однако СБИС удаленную работу упрощает. Например, если сотрудник принят на работу (есть в базе СБИС), то начисление заработной платы будет происходить автоматически. Также, если есть имущество, можно автоматически начислить амортизацию. В разделе Учет/Имущество, нажмите на вкладку «Документы», затем на «+ Документ» и «Амортизация».

Также бухгалтер обязан осуществлять закрытие месяца. Для этого закрывают затратные счета и определяют финансовый результат. Такие операции производятся в разделе Учет/Бухгалтерия. СБИС берет на себя эти обязанности, ежемесячно формируя отчеты для пользователя.

Периодический аудит состояния — акты сверки

Если бухгалтер получает акты сверки, то их можно найти в разделе Документы/Акты сверок.

Итоговое обеспечение сохранности и неизменности данных

Бухгалтер обязан обеспечивать сохранность данных. Выполняя работу в СБИС онлайн — можно закрыть документ от изменения. Для этого установите фильтр, отметьте файлы, которые запрещено редактировать и нажмите ОК.

Аналогичный механизм применяется при фиксации выписки и кассовой книги.

Фиксация участков/счетов тоже немаловажная задача. В разделе «Остатки» можно ограничить доступ или зафиксировать выбранный период у нужного контрагента.

Бонусы работы в СБИС онлайн

Есть и приятные мелочи, значительно упрощающие в СБИС удаленную работу сотрудникам. Например, переписка по документам. Выберите файл, нажмите «Обсудить» и отправьте его коллеге. Таким образом, от вас придет сообщение со ссылкой на документ и комментарием к нему.

Также плагин от СБИС, если это понадобится сотруднику, отправляет скриншоты экрана или снимает видео, что позволяет наглядно показать процесс работы в системе другому человеку.

Теперь Вы знаете немного больше о том, как СБИС удаленную работу совершенствует, сохраняя рабочее время сотрудников. Если появились дополнительные вопросы, обращайтесь к консультантам «Бизнес-Легко». А подробнее об удаленной работе расскажут эксперты на бесплатном вебинаре от СБИС.

Что такое электронный документооборот СБИС и как его подключить?

Принцип работы в СБИС ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — система, которая позволяет обмениваться электронными версиями документов по сети. А поможет в этом программа СБИС.

Электронная версия документа (электронный документ) — это файл, который подписан ЭП (электронной подписью). Электронный документ — это оригинал документа, обладающий полной юридической силой.

Все электронные документы заверенные ЭЦП юридически равнозначны бумажным на основании №63-ФЗ.

Для электронного документа характерны:

• Оригинальность — свойство подтверждающее, что электронный документ идентичен бумажному оригиналу;
• Достоверность — подтверждение того, что документ полностью и точно описывает все указанные в нем операции и факты.
• Целостность — состояние электронного документа, в который после его создания не вносились изменения;
• Пригодность для использования — свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.

Кому подойдет электронный документооборот?

ЭДО облегчит работу любого предприятия даже с небольшим оборотом документов.

• Оптовый склад с ежедневными отгрузками товара. Все накладные розничным клиентам быстро приходят через ЭДО.
• Розничная точка с несколькими поставщиками. ЭДО сократит время на разбор накладных от разных организаций.
• Подпись для ЭДО подходит для отчетности в государственные органы.
• СБИС взаимодействует со всеми государственными системами маркировки, поэтому подходит для торговли любыми товарами.

Какие документы нельзя передавать через ЭДО

Согласно Ст 63-ФЗ Пункт 1 ст. 6 передавать через ЭДО можно все документы, «кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе».

Законность электронного документооборота

Законность электронного документооборота подтверждают Гражданский кодекс РФ, Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и Налоговый кодекс РФ. Подробнее можно прочитать тут

Как обмениваться документами с другими операторами ЭДО

СБИС ЭДО поддерживает работу со всеми операторами электронного документооборота. Получатель — пользователь другой системы может бесплатно зарегистрироваться в СБИСе и получать документы, либо настроить роуминг, чтобы принимать документы из СБИСа в своей системе.

Документооборот с контрагентами у которых нет этой системы?

Обмениваться документами с контрагентом, у которого не подключен ЭДО нельзя. Не получится отправить контрагенту без ЭДО документ на электронную почту. Не подписанный электронной цифровой подписью и не отправленный через оператора ЭДО документ не обладает юридической силой.

Как подключить ЭДО

Для подключения электронного документооборота оставьте заявку на сайте программы.

Дорогой читатель! Добавьте этот сайт в закладки своего браузера и поделитесь с друзьями ссылкой на этот сайт! Мы стараемся показывать здесь всякие хитрости и секреты. Пригодится точно.

Источник

Настроить правила получения документов

По умолчанию СБИС регистрирует входящие документы автоматически: определяет тип операции (регламент) и передает документ ответственному сотруднику или подразделению. Система последовательно проверяет данные в документе. В соответствии с первым совпавшим параметром назначает ответственного.

Все документы поступают в раздел «Документы/Входящие» с тем же типом, который выбрал отправитель. При этом не важно, какие в них есть вложения. Если в документ с типом «Счет» вложен файл УПД, он все равно останется счетом.

Вы можете изменить правила по умолчанию, если они вам не подходят, или настроить свои. Для этого перейдите в раздел «Документы/Входящие» и нажмите . Правила не изменяют ничего в самих документах — тип, содержание, вложения — они только помогают передать документы адресату более точно и быстро.

В типовых правилах регистрации можно настроить три параметра: от кого получать документы, принимать ли редакции документов и кому передавать на выполнение.

Ограничить круг отправителей

По умолчанию СБИС принимает документы от всех контрагентов. Чтобы изменить настройку, выберите «принимаются только от контрагентов в Избранном». Проверьте, чтобы все, с кем вы ведете обмен в СБИС, были в списке «Избранные». Иначе контрагенты не смогут отправить вам электронные документы.

Чтобы полностью отказаться от приема документов, выберите «не принимаются».

Настроить получение редакций

Редакция появляется, когда пользователь вносит в документ изменения. По умолчанию вы можете принимать новые редакции взамен предыдущих. Если вы принимаете только заново оформленные документы, выберите «новые редакции не принимаются».

Чтобы видеть в личном кабинете все редакции и знать, какая из них актуальная, выберите «новые редакции принимаются только после обработки старых».

Настроить передачу ответственному

СБИС подбирает ответственного по правилам . Для этого проверяет список последовательно, сверху вниз.

Если стандартный порядок вам не подходит, измените его с помощью кнопок . Лишние пункты можно удалить кнопкой .

Если не подходит ни одно из условий, назначьте ответственным работника, отдел или пользователя с определенной ролью. Для этого нажмите «+» и выберите из списка.

Чтобы сотрудники могли видеть только документы своего отдела, укажите в их личных карточках область видимости «Свое подразделение» или «Свой офис».

Можно создать одно или несколько индивидуальных правил регистрации. В первую очередь СБИС будет учитывать и применять ваше правило, затем — правило по умолчанию.

Чтобы не настраивать несколько похожих правил вручную, создайте группу и задайте общие условия в ней, а для индивидуальных параметров настройте правила внутри группы.

Если входящий документ соответствует условиям группы, а вложенным правилам — нет, документ зарегистрируется согласно правилу по умолчанию.

1. Нажмите «+», выберите:
   • «Правило»;
   • «Групповое условие» — чтобы задать общие условия для всех правил в группе.

Если для правила не требуется ни одно из условий выше, нажмите «Без условий» и перейдите к следующему шагу. Параметр «Без условий» можно использовать в группе только один раз.

Выберите, как зарегистрировать документ в системе:

• «Автоматически» — будет выбрана операция, которая стоит первой в настройках раздела;
• «Использовать операцию» — выберите операцию из списка;
• «Позже, разберем вручную» — документ попадет в раздел «Документы/Входящие», назначить операцию можно будет самостоятельно;
• «Не принимать» — позволит совсем не получать некоторые электронные документы. Например, запретите получение pdf-файлов, если хотите получать их только в формате *.xml.

Если правила регистрации не определили ответственного, сработает правило по умолчанию.

Чтобы отправлять документы из СБИС сразу в свою информационную систему, настройте интеграцию и выберите подключение в пункте «После получения переслать в».

Правило регистрации документов настроено.

Правила можно изменить, удалить или временно отключить. Для этого кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите действие.

Также вы можете объединить похожие правила в группу, и наоборот — преобразовать группу в правило.

Источник

Как в СБИС настроить ЭДО с контрагентом

Электронный документооборот является максимально удобным, и может использоваться не только для отправки отчетности в госструктуры. Он применяется для обмена документацией в вашими поставщиками и партнерами. О том, как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС, в каких случаях необходимо подключить роуминг, и всегда ли требуется направлять приглашение на подключение контрагенту.

Как настроить ЭДО с контрагентом в СБИС

Для начала стоит проверить статус электронного документооборота. Дело в том, что отправки и получения документов в электронном формате, он должен быть активен у обеих сторон. Проверку можно провести таким образом:

1. Кликните на шестеренку на своей странице.
2. Откройте раздел «Наша компания», и нажмите мышкой на ее название.
3. Проверьте в карточке активность значка с изображением птички (логотипа СБИС).
4. Если она синего цвета – ЭДО активен.
5. Если она серого цвета, подключите его. Для этого вставьте в компьютер носитель с ЭП, после чего тапните по птичке.

Если вы и ваш контрагент работает в другой системе учета, то придется настроить роуминг. Обмен документами для обеих сторон не будет отличаться, независимо от того работаете ли внутри одной системы, или под разными операторами. Настроить его в СБИС можно одним из тех способов:

1. Отправьте заявку с ресурса www.sbis.ru. Такой вариант подойдет и для массовой, и для точечной отправки контрагентам любых оп
2. ераторов.
3. Приглашением из документа. Вариант используется для отправки конкретному контрагенту, работающему с одним из операторов из списка.
4. Отправка приглашения из карточки контрагента.

Вся эта система работает таким образом, что как только документ поступает получателю, он видит извещение о его доставке. Получатель может, как утвердить, так и отклонить данный файл. Ему доступно не только открыть, но и проверить документ. В любом случае отправитель получит уведомление либо о приеме, либо об отклонении.

Обратите внимание! Если у вас с контрагентов подключен ЭДО, и вы работаете под единым оператором, никаких настроек не потребуется.

Как отправить приглашение в СБИС

Отправлять электронные документы из системы вы сможете абсолютно любой компании даже если она не участвует в ЭДО. В этом случае ваш контрагент получит документацию на электронный адрес, и скачать ее, либо поставить свою ЭП. Если же вам необходимо присоединить контрагента к СБИС, отправьте ему приглашение:

1. Ознакомьтесь с договором между вашими компаниями, и уточните вид отправки документации из него.
2. Узнайте о его статусе, открыв карточку организации в сервисе «Все о компании», и посмотрите, активен ли значок ЭДО.

Приглашения потребуется, если ваш контрагент еще не участвует в электронном документообороте, был приглашен, но не подключился. Либо подключен через стороннего оператора, тогда потребуется настроить роуминг. Для отправки приглашения, сделайте следующее:

1. Нажмите на символ «Самолет» в карточке предприятия.
2. Заполните поля приглашения – какая организация отправляет, адрес электронной почты либо идентификатор в СБИС, на который поступит приглашение, сопроводительный текст.
3. Нажмите на кнопку «Пригласить.

Источник

Отправить приглашение контрагенту

Отправлять электронные документы из СБИС можно любой организации, даже если у нее нет ЭДО. Контрагент получит документ на email, сможет подписать своей ЭП или скачать в виде pdf-файла. Чтобы получатель присоединился к СБИС, пригласите его.

1. Проверьте договор с партнером: указано ли в нем, в каком виде отправлять документы. Если отмечено, что документы должны быть бумажными, подпишите с контрагентом дополнительное соглашение. Например, такое.
2. Узнайте статус контрагента, чтобы понять, нужно ли приглашать его к ЭДО. Для этого найдите организацию в сервисе «Все о компаниях» и наведите указатель мыши на значок .

«Пригласить в СБИС» — контрагент еще не участвует в ЭДО;

«Пригласить в СБИС повторно» — контрагент уже был приглашен к ЭДО, но не подключился;

«Подключен в роуминге. Оператор ЭДО . » — контрагент подключен к ЭДО через другого оператора, с которым необходимо настроить роуминг.

Приглашения не нужны, компании можно сразу отправлять документы:

«Подключен» — контрагент подключен к ЭДО через другого оператора или использует сервис СБИС «Электронная отчетность»;

«Головная организация подключена к СБИС» — головная организация контрагента подключена к ЭДО через другого оператора либо использует сервис СБИС «Электронная отчетность»;

«Находится в активированном аккаунте» — контрагент участвовал в ЭДО, но срок действия его лицензии истек;

«Головная организация находится в активированном аккаунте» — головная организация контрагента участвовала в ЭДО, но срок действия ее лицензии истек.

Отправьте приглашение. Это можно сделать в карточке контрагента или вместе с документами.

Источник

Роуминг в СБИС

Роуминг нужен контрагентам, которые подключены к разным операторам ЭДО и хотят обмениваться электронными документами. Получать документы в роуминге — бесплатно, стоимость отправки зависит от лицензии.

Обмен в роуминге регулирует РОСЭУ — ассоциация «Разработчики и операторы систем электронных услуг». Она создала сеть доверия для обмена юридически значимыми электронными документами между операторами.

Для отправителя и получателя обмен документами в роуминге не отличается от ЭДО внутри одной сети.

Есть три способа настроить роуминг в СБИС:

• отправив заявку с сайта sbis.ru — подойдет для массовой и единичной отправки любым контрагентам;
• по приглашению из документа — подойдет для единичной отправки контрагентам, которые работают с операторами из списка;
• по приглашению карточки контрагента — подойдет для единичной отправки контрагентам, которые работают с другими операторами.

Как это работает

Когда документ поступает получателю, формируется извещение о получении документа.

1. Получатель открывает и проверяет документ, утверждает или отклоняет его.
2. При утверждении формируется уведомление о приеме, при отклонении — уведомление об уточнении.
3. Отправитель получает уведомление, если контрагент отклонил документ. Формируется уведомление о получении извещения об уточнении.

Между собой операторы ЭДО обмениваются логическими сообщениями и технологическими квитанциями.

Источник