Инструкция по работе с персональными данными работников образец

Положение о персональных данных работников — образец 2023 года вы найдете в этой статье — должно быть обязательно включено в структуру кадрового документооборота фирмы, имеющей наемных сотрудников. Каковы нюансы составления этого источника? Для чего нужно положение о работе с персональными данными работников? Рассмотрим ответы на эти и другие вопросы, а также приведем образец заполнения такого положения.

Есть вопросы, какие кадровые документы должны быть оформлены в обязательном порядке, как их вести и заполнять? Задайте их на нашем форуме. Например, здесь можно узнать, чем грозит отсутствие согласия на обработку данных.

Что такое персональные данные

Под персональными данными принято понимать любую информацию, относящуюся к человеку — субъекту, определяемому прямо либо косвенно согласно критериям закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

Данные о человеке попадают под юрисдикцию закона № 152-ФЗ в том случае, если находятся в распоряжении оператора персональных данных или подлежат обработке с его участием (п. 1 ст. 1 закона № 152-ФЗ). Признакам оператора, в частности, соответствуют фирмы, имеющие наемных работников, поскольку они осуществляют обработку широкого спектра сведений о субъектах в процессе выстраивания с ними трудовых отношений.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в «КонсультантПлюс». Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото, например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Как составить согласие на обработку персональных данных, смотрите здесь.

См. также «Пропуск с фото может повлечь штраф за персональные данные».

Для чего нужно положение о работе с персональными данными

Нормы ст. 87 ТК РФ, а также п. 2 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ предписывают работодателям регламентировать операции с персональными данными своих работников — посредством издания документов, определяющих политику предприятия в области персональных данных, локальных актов по вопросам обработки данных. При этом соответствующие документы и акты должны определять (для каждой цели обработки данных):

• категории и перечни данных;
• категории субъектов, в отношении которых осуществляется обработка персональных данных;
• способы, сроки обработки, хранения данных;
• порядок уничтожения данных при достижении целей осуществления их обработки либо при появлении иных законных оснований.

Документы и акты не могут включать норм, ограничивающих прав субъектов данных, так же, как и возлагающих на предприятие полномочия и обязанности, что не предусмотрены законом.

Отметим, что в действующих федеральных источниках права, четко не определено, каким именно образом данная обязанность должна выполняться. На практике это чаще всего осуществляется посредством разработки и утверждения фирмой внутрикорпоративного положения о персональных данных нанятых работников.

ВАЖНО! С 1 сентября 2022 года у операторов персональных данных появилась новая обязанность — уведомление Роскомнадзора об установлении фактов неправомерной или случайной утечки персональных данных в течение 24 часов после инцидента (ч. 3.1 ст. 21 закона № 156-ФЗ в редакции, действующей с 01.09.2022).

Узнайте больше из специального материала о новых обязанностях операторов персональных данных.

Является ли положение о персональных данных обязательным для работодателя документом? Ответ на этот вопрос дали эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе и переходите в материал.

Положение о персональных данных работников: структура документа

Рассматриваемый документ содержит локальные нормы, определяющие:

• цели и задачи фирмы при работе с персональными данными;
• перечни фактических и потенциально задействуемых в бизнес-процессах компании персональных данных;
• описание операций с данными, практикуемых компанией;
• способы доступа к данным, используемые в фирме;
• обязанности сотрудников фирмы, задействующих при выполнении трудовой функции те или иные данные;
• права сотрудников фирмы на приобретение санкционированного доступа к данным;
• правовые механизмы ответственности работников фирмы за нарушения при операциях с данными.

Персональные данные без штрафов

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Исходя из отмеченного перечня норм, положение об обработке персональных данных работников может быть представлено следующими ключевыми разделами:

• устанавливающим общие положения документа;
• фиксирующим критерии выделения персональных данных из массива информации, задействуемой в документообороте и на иных участках внутрикорпоративных коммуникаций;
• определяющим перечень ключевых операций с персональными данными;
• регламентирующим осуществление соответствующих операций;
• определяющим порядок доступа работников фирмы и иных лиц к данным;
• устанавливающим обязанности сотрудников, участвующих в операциях с данными;
• устанавливающим права сотрудников компании в части получения доступа к таким данным и осуществления необходимых операций с ними;
• определяющим механизмы ответственности сотрудников фирмы за нарушения локальных норм и положений законодательства РФ, регламентирующих операции с персональными данными.

Положение о внутрикорпоративных операциях с персональными данными должен заверить руководитель фирмы. С копией этого документа обязаны ознакомиться все сотрудники под расписку (подп. 6 п. 1 ст. 18.1 закона № 152-ФЗ).

Эксперты «КонсультантПлюс» подробно разъяснили специфику обработки персональных данных работников предприятия. Получите пробный доступ к публикации на данную тему бесплатно.

Где можно скачать образец положения об обработке персональных данных работников

Загрузить актуальный для 2023 года образец внутрикорпоративного положения об операциях с подобными данными вы можете на нашем портале, по ссылке ниже. Для вас доступен источник, соответствующий структуре, рассмотренной нами выше.

Скачать образец

Альтернативный бланк положения о персональных данных работников и образец его заполнения предоставили эксперты КонсультантПлюс. Вы можете скачать бланк и образец такого положения бесплатно по этой ссылке.

Итоги

Каждая фирма, имеющая статус оператора персональных данных (таковыми являются все работодатели), обязана утвердить локальный правовой акт, который регламентирует операции с подобными данными. Чаще всего таким локальным актом становится положение, утверждаемое генеральным директором фирмы.

Ознакомиться с прочими аспектами кадрового документооборота вы можете в статьях:

• «Воинский учет в организации — пошаговая инструкция»;
• «Какой срок хранения документов в архиве организации».

Работодатель, принимая персональные данные[1] от работника, обязуется хранить и обрабатывать их определенным образом. За разглашение таких сведений ему грозят различные виды ответственности. В статье выясним, как работать с персональными данными и к чему ведет нарушение правил работы с ними.

Каждый человек имеет определенный «набор» информации, с помощью которой его можно идентифицировать: Ф.И.О., дата рождения, образование, семейное положение, национальность, религия и многое другое.

Работодатель при трудоустройстве работника вынужден запрашивать у него некоторые персональные данные, чтобы оформить трудовые отношения. Трудовой кодекс РФ обязывает работника предоставить при трудоустройстве паспорт, трудовую книжку и т.д., то есть документы, содержащие персональные данные.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ

Шаг 1. Определяем, какие документы организации содержат персональные данные

Прежде всего необходимо понять, какая информация относится к персональным данным, в каких документах она содержится.

Работу с персональными данными регламентирует Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»[2], гл. 14 ТК РФ.

Персональными данными работника будет следующая информация:

• фамилия, имя, отчество;

• пол, возраст;

• дата и место рождения;

• образование, квалификация, профессиональная подготовка и сведения о повышении квалификации;

• состояние здоровья;

• гражданство;

• место жительства;

• номера телефонов;

• семейное положение, наличие детей, родственные связи;

• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);

• изображение человека (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность;

• финансовое положение;

• деловые и иные личные качества, которые носят оценочный характер;

• другие сведения, которые могут идентифицировать человека.

Эти документы, будь то в бумажном или электронном виде, хранятся в таких условиях, чтобы персональные данные не стали известны лицам, не имеющим на то полномочий.

К документам организации, содержащим персональные данные работников, относятся:

• анкета, автобиография, личный листок по учету кадров, которые заполняются работником при приеме на работу;

• копии документов, хранящиеся в личном деле работника: документа, удостоверяющего личность работника (паспорт), документов воинского учета, документа обязательного пенсионного страхования, свидетельств о заключении брака, рождении детей, документов об образовании;

• трудовая книжка;

• личная карточка по форме № Т-2;

• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;

• подлинники и копии приказов по личному составу;

• документы оплаты труда;

• документы об обучении, оценке, аттестации работников;

• базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы Excel, базы программы «1С»);

• при необходимости – иные документы, содержащие персональные данные работников.

Основное правило, определяющее работу с персональными данными, устанавливает ст. 7 Федерального закона № 152-ФЗ:

Именно этим правилом должен руководствоваться работодатель при организации работы с персональными данными работников. Определив документы, содержащие персональные данные, и способы получения персональных данных, работодателю необходимо организовать систему защиты персональных данных.

Шаг 2. Разрабатываем и вводим в действие положение о защите персональных данных

Статья 86 ТК РФ обязывает работодателя принять локальный нормативный акт (далее – ЛНА), который будет регулировать порядок хранения и использования персональных данных. Таким актом обычно является положение о защите персональных данных работников.

Согласно п. 8 ст. 86 ТК РФ работники должны быть ознакомлены под роспись с таким положением. Если работник принимается на работу и в организации уже есть такое положение, то он знакомится с ним до подписания трудового договора в силу ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Обязательное наличие в организации ЛНА, закрепляющего порядок хранения и использования персональных данных, подтверждается также судебной практикой (см. постановление Мирового судьи Судебного участка № 1 Воробьевского района Воронежской области от 30.06.2017 по делу № 5-209/2017).

Пример положения о защите персональных данных приведен в Приложении.

Шаг 3. Назначаем лицо, ответственное за обработку персональных данных

Согласно п. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ работодателю необходимо назначить лицо, ответственное за обработку персональных данных. Он будет следить за сохранностью персональных данных как на бумажных носителях, так и в электронном виде.

Можно назначить двух ответственных: одного – за работу с персональными данными на бумажных носителях (например, специалиста отдела кадров), другого – за работу с персональными данными в электронном виде (например, системного администратора).

Назначение ответственного лица оформляется приказом (Пример 1). Данная обязанность отражается в должностной инструкции работника.

Шаг 4. Закрепляем права доступа к персональным данным в приказе

Согласно ст. 88 ТК РФ работодатель обязан разрешить доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным на это лицам. Необходимо определить, кто работает с персональными данными работников. Именно этим специалистам и необходимо дать доступ к «секретным материалам», оформив приказ (Пример 2).

В приказе согласно закону необходимо отразить, кто (должности, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие функции выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ; отразить данные о сотрудниках, имеющих доступ к персональным данным как на бумажных носителях, так и в электронном виде.