Инструкция по работе в сэд новосибирской области

---

Подборка по базе: 1 Лабораторная работа № 1 Использование калькулятора Windows в р, Материал к сам. работе по теме 2.2 (1).doc, Курсовая работа на тему _Противодействие коррупции в органах гос, Упражнение по работе в СИЗОД.doc, Этика государственной и муниципальной службы Мигачева Е.Ю..docx, Методические рекомендации к практичсекой работе по теме 3.docx, Отчет о профориентационной работе.docx, Метод рекоменд по контрольной работе.pdf, Метод рекоменд по контрольной работе.docx, На основании государственной программы.docx

---

ИНСТРУКЦИЯ

по работе в государственной информационной системе

«Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области» (ГИС СЭДД)

Модуль: ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

ОГЛАВЛЕНИЕ

Общие сведения
Термины, определения и сокращения

Сокращение	Описание – разъяснение
ВнД	Внутренние документы
ВхД	Входящие документы
ИсхД	Исходящие документы
ЛК	«Личный кабинет» гражданина раздела «Обращения» официального сайта общественной приемной Губернатора Новосибирской области, официальных сайтов государственных органов и органов местного самоуправления
Модуль	Структурный компонент системы, обеспечивающий реализацию определенных бизнес-процессов Системы (модуль «Входящие документы», модуль «Исходящие» документы и т.д.)
ОГ	Обращение гражданина
ОИОГВ	Областные исполнительные органы государственной власти Новосибирской области.
ОП	Общественная приемная Губернатора
ОРД	Организационно-распорядительные документы
ОМСУ НСО	Органы местного самоуправления Новосибирской области, включают администрации сельских и городских поселений муниципальных районов Новосибирской области
Пользователи	Сотрудники областных исполнительных органов государственной власти Новосибирской области, государственных органов Новосибирской области, муниципальных образований Новосибирской области, обладающие информацией, необходимой для реализации функций СЭДД, и размещающие ее в СЭДД, в том числе представители департамента контроля и документационного обеспечения администрации Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, управления по работе с обращениями граждан — общественной приемной Губернатора области
РКК	Регистрационно-контрольная карточка документа
СЭДД, Правительства НСО, Cистема	Система электронного документооборота и делопроизводства, используемая Правительством Новосибирской области

Нормативно-правовая база

Постановление Губернатора Новосибирской области от 01.04.2013 № 73 «О признании электронных документов в системе электронного документооборота и делопроизводства в Правительстве Новосибирской области, подписанных простой электронной подписью, равнозначным документам на бумажных носителях, подписанных собственноручной подписью».
Постановление Правительства Новосибирской области от 25.09.2018 № 423-п «О государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области», утверждает Положение о государственной информационной системе «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области».

Приказ департамента информатизации и развития телекоммуникационных технологий Новосибирской области от 30.11.2018 № 250-Д «Об утверждении порядка взаимодействия участников информационного взаимодействия в рамках государственной информационной системы «Система электронного документооборота и делопроизводства Правительства Новосибирской области».

Доступ и авторизация в СЭДД

Для входа в систему электронного документооборота:

• Откройте браузер
• Введите в адресной строке http://sedd.nso.ru:8080/cmj-web/

либо выберите адрес доступа СЭДД из панели Избранное, откроется окно входа в систему.

• В окне входа в СЭДД необходимо ввести имя пользователя, пароль и нажать кнопку «Вход». При этом откроется интерфейс СЭДД:

1. Навигационное дерево представлений

Навигационное дерево представлений расположено вертикально в левой области экрана. В нём содержится перечень всех модулей и представлений системы.

СЭДД включает в себя модули: «Уведомления», «Задачи», «Календарь», «Документы», «Справочники», «Аналитика».

Модуль «Уведомления» предназначен для уведомления сотрудников о поступивших к ним документах и задачах. В «Уведомления» поступают напоминания о приближении или наступлении сроков исполнения документов и информация о документах, переданных другим сотрудником, или о выданных поручениях.

Модуль «Задачи» содержит список задач различного типа, над которыми необходимо провести, какую-либо работу (зарегистрировать, подписать, ознакомиться и т.п.)

Модуль «Документы» предназначен для работы сотрудников с различными группами документов: исходящие (ИсхД), внутренние (ВнД), организационно-распорядительные (ОРД), обращения граждан (ОГ).

1. Создание проекта обращения граждан («самостоятельное обращение»)

Для создания и регистрации обращения гражданина (за исключением случаев поступления проекта обращения с иного структурного подразделения Правительства НСО или проекта обращения с личного кабинета заявителя с официального сайта ОМСУ) выполните следующее:

• Нажмите на кнопку «Создать» на верхней навигационной панели и в ниспадающем списке выберите «Обращение граждан», либо

1. Создание проекта документа ОГ

• Перейдите в одно из представлений группы «Документы» — «Обращения граждан» и в верхней панели действий нажмите на кнопку «Создать» — «Обращение граждан»:

1. Создание проекта документа ОГ

• Откроется диалоговая форма для поиска предыдущего обращения:

1. Форма поиска обращения

• Для создания первичного обращения гражданина нажмите на кнопку «Создать первичное обращение». Откроется диалог выбора корреспондента.
• Выберите из списка корреспондента или создайте новое досье частного лица/организации (создание нового досье частного лица/организации доступно, если у пользователя есть права на создание записей справочников или заявок на создание новых записей):

1. Форма создания частного лица

• Заполните поля на вкладке «Реквизиты». Обязательные поля для заполнения: «Заголовок», «Способ обращения», «Вид обращения», «Тип обращения» и «Тематика». Для заполнения поля «Тематика» нужно нажать на кнопку «+Добавить». В появившемся окне для добавления тематики необходимо нажать на пиктограмму «+», после чего выбрать раздел из представленного списка. Для конкретизации тематики нажать на пиктограмму и выбрать необходимый подраздел. По окончании выбора тематики нажимаем на кнопку «Готово».

1. Добавление тематики

1. Выбор раздела тематики

1. Выбор тематики

• После заполнения тематики нужно выбрать «Вид вопроса» и «Тип вида вопроса». Для заполнения нужно нажать на пиктограмму и из ниспадающего списка выбрать значение. Если необходимо изменить это значение, нужно нажать на пиктограмму «х».

1. Заполнение полей «Вид вопроса» и «Тип вида вопроса»

• При необходимости введите основное содержание документа на вкладке «Содержание» при помощи кнопки «Действия».

1. Добавление содержания

• Сохраните проект документа по кнопке «Сохранить».

1. Сохранение проекта

• Созданный проект обращения граждан отобразится в представлениях группы «Документы» — «Обращения граждан» — «Проекты».

1. Местоположение проектов ОГ

2. Создание повторных Обращений граждан

Поиск предыдущих обращений

Для поиска карточки предыдущего обращения:

• Нажмите на кнопку «Создать» на верхней навигационной панели и в ниспадающем списке выберите «Обращение граждан», либо
• Перейдите в одно из представлений группы «Документы» — «Обращения граждан» и нажмите на кнопку «Создать» — «Новый документ».
• Откроется диалоговая форма для поиска предыдущего обращения.
• Укажите фамилию корреспондента, обращения которого необходимо найти.
• Выберите период поиска. По умолчанию указан «Год».

В случае если в качестве периода поиска указано значение «Интервал», становятся доступными для заполнения поля «Начало периода» и «Окончание периода». Поля заполняются вручную или выбором из календаря. Для выбора значения из календаря установите курсор в поле и нажмите на стрелку вниз на клавиатуре или на кнопку и выберите необходимую дату из календаря.

• Нажмите на кнопку «Искать первичное обращение».

На диалоговой форме отобразится список найденных обращений граждан. Для открытия превью обращения нажмите на стрелку в правой части формы. Откроется превью обращения. Для открытия первичного обращения нажмите на заголовок обращения.
Создание повторного обращения

Для создания повторного обращения:

• Выберите необходимое обращение из списка найденных и нажмите на кнопку «Создать повторное обращение»:

1. Поиск и выбор первичного обращения

Откроется карточка обращения, в которой поля будут заполнены в соответствия с полями выбранной карточки обращения. На вкладке «Связи» будут установлены связи со всеми обращениями указанного корреспондента, выбранное обращение будет указано в качестве первичного.

• Заполните поля карточки обращения.
• Нажмите на кнопку «Сохранить».

Обращение будет сохранено как проект. Проекты обращений отображаются в представлениях группы «Документы»/»Обращения граждан»/»Проекты».

3. Регистрация Обращения граждан

Делопроизводитель места регистрации, указанного в проекте документа, имеет возможность зарегистрировать проект документа с присвоением номера вручную или по счетчику.
Для регистрации проекта документа с присвоением номера по счетчику:

• Перейдите в нужное представление секции «Документы»/»Обращения граждан».
• Откройте проект требуемого документа в режиме чтения или редактирования.
• Нажмите на кнопку «Регистрация» — «по счетчику» (для режима чтения) или «Сохранить с регистрацией» — «по счетчику» (для режима редактирования).
  Документу будет присвоен порядковый номер по счетчику. Должностным лицам документа будут сформированы уведомления.

1. Регистрация проекта

Для регистрации проекта документа с присвоением номера вручную:

• Перейдите в нужное представление секции «Документы»/»Обращения граждан».
• Откройте проект требуемого документа в режиме чтения или редактирования.
• Нажмите на кнопку «Регистрация» — «вручную» (для режима чтения) или «Сохранить с регистрацией» — «вручную» (для режима редактирования).
  Откроется диалоговая форма для указания номера.
• Укажите номер документа, при необходимости укажите приставку и окончание номера, и нажмите «ОК».
• Документу будет присвоен указанный вручную номер. Адресатам документа будут сформированы уведомления.

1. Указание регистрационного номера вручную

Для установки причинно-следственных отношений между документами в системе используется механизм установки связи.

Связи между документами могут быть установлены несколькими способами:

• выбор ранее зарегистрированного в системе документа;
• создание нового связанного документа.

Установка связи при выборе проекта или ранее зарегистрированного документа

Для того чтобы установить связь с ранее зарегистрированным документом:

• Откройте требуемый документ в режиме редактирования.
• Перейдите на вкладку «Связанные» в секцию «Документы».
• Нажмите на кнопку «Добавить».

Откроется диалоговая форма для выбора связанного документа.

• Выберите, с каким типом документа необходимо установить связь. На форме отобразится список доступных для выбора документов указанного типа.
• Выберите один или несколько документов;

1. Добавление связи с документом

• Нажмите на кнопку «Выбрать». Информация о выбранных документах отобразится на вкладке «Связанные».
• Укажите тип связи для каждого из добавленных документов. Для выбора типа связи нажмите на строку-кнопку «Тип связи» в строке того документа, для которого предполагается указать тип связи. Откроется список доступных типов связи. Щелчком мыши выберите необходимый тип. Для документа отобразится указанный тип связи.

1. Указание типа связи

При необходимости внесите комментарий к связи. Для добавления комментария переместите курсор в столбец «Комментарий» в строке с необходимым документом, появится стройка-кнопка «добавить». Для сохранения комментария нажмите пиктограмму  .

• Сохраните документ.

Для создания нового документа, связанного с данным:

• Перейдите в требуемое представление.
• Выберите документ и установите на него курсор, либо
• Выберите нужный документ и откройте его в режиме чтения.

1. Создание связанного документа

• Нажмите на кнопку «Создать»/»Связанный документ».
• Выберите вид документа и соответствующий ему тип связи.
• Заполните поля открывшегося связанного документа.
• Сохраните документ.

Создание документа-ответа

Для создания документа, являющегося ответом на данный документ:

• Перейдите в требуемое представление.
• Выберите документ и установите на него курсор.

либо

• Выберите нужный документ и откройте его в режиме чтения.
• Нажмите на кнопку «Создать»/»Ответ».

Открытие связанного документа

Для открытия связанного документа:

• Откройте документ, для которого необходимо открыть связанный документ, в режиме чтения или редактирования.
• Перейдите на закладку «Связанные».
• Щелкните мышкой на заголовок связанного документа.
  На рабочей области откроется связанный документ.

Удаление информации о связи

Для удаления информации о связанном документе:

• Откройте документ, для которого необходимо удалить информацию о связанном документе, в режиме редактирования.
• Перейдите на закладку «Связанные».
• Наведите курсор мыши на пиктограмму  в строке того связанного документа, информацию о связи с которым необходимо удалить. Пиктограмма будет выделена красным цветом и при нажатии на нее информация о связи будет удалена из таблицы.
• Сохраните документ.

Просмотр содержания связанного документа

Для просмотра содержания связанного документа:

• Откройте документ, для которого необходимо просмотреть содержание связанного документа, в режиме чтения или редактирования.
• Перейдите на закладку «Связанные».
• Нажмите на строку-кнопку «Содержание» для того связанного документа, содержание которого необходимо просмотреть.

Откроется форма вставка, на которой отображается содержание связанного документа в режиме чтения.

4. Создание сопроводительного письма по РКК документа

Для создания сопроводительного письма по документу:

• Откройте РКК документа в режиме чтения.
• Перейдите на вкладку «Источник поступления».
• Нажмите на кнопку «Создать сопроводительное письмо».
• Открывается форма для создания нового сопроводительного письма.

1. Создание сопроводительного письма

1. Заполнение реквизитов сопроводительного письма

• Введите заголовок письма, заполните реквизиты и содержание письма. 
• Нажмите на кнопку «Сохранить».

Новое письмо сохраняется в карточке документа и доступно на вкладке «Источник поступления» в таблице «Другие корреспонденты».

Для того чтобы открыть сопроводительное письмо:

• Откройте РКК документа в режиме чтения.
• Перейдите на вкладку «Источник поступления».
• В таблице «Другие корреспонденты» нажмите левой кнопкой мыши по заголовку сопроводительного письма.

5. Постановка на контроль документа

Постановка на контроль документа в целом используется для отслеживания хода и фиксации фактического исполнения документов, имеющих важное значение.

При постановке документа на контроль можно указать список сотрудников, ответственных за контроль исполнения документа.

Поставить на контроль в целом можно как проект документа, так и уже зарегистрированный документ.
Постановка документа на контроль в целом может осуществляться из режима чтения или редактирования документа, а также из превью документа.

Для постановки документа на контроль:

• Перейдите в одно из представлений секции «Документы»/»Обращения граждан».
• Откройте документ в режиме чтения или редактирования.
• Щелкните мышкой по серой плашке «Нет контроля».
• Откроется диалоговая форма для указания информации о контроле.
• Установите признак «Контроль» либо «Особый контроль».

Становятся доступны поля для указания срока исполнения и контролеров.

• Укажите срок исполнения.
• При необходимости по кнопке «Выбрать» выберите контролеров из списка сотрудников своей организации.
• Нажмите «ОК».
• Сохраните документ, если он был открыт в режиме редактирования.

В документе отобразятся указанный срок исполнения и красная плашка «Контроль» («Особый контроль»).

1. Постановка документа на контроль

Для постановки документа на контроль из превью (режим предпросмотра):

• Перейдите в одно из представлений секции «Документы».
• Выберите документ, который требуется поставить на контроль.
• Откройте превью документа.

В превью отображается серая плашка «Нет контроля».

• Щелкните мышкой по серой плашке «Нет контроля».

Откроется диалоговая форма для указания информации о контроле.

• Установите признак «Контроль» либо «Особый контроль».

Становятся доступны поля для указания срока исполнения и контролеров.

• Укажите срок исполнения.
• При необходимости по кнопке «Выбрать» выберите контролеров из списка сотрудников своей организации.
• Нажмите «ОК».

В превью документа отображается указанный срок исполнения и красная плашка «Контроль» («Особый контроль»).

6. Формирование резолюций

Делопроизводители места регистрации и адресаты могут создавать резолюции/ поручения по зарегистрированным документам.

Для создания резолюции делопроизводителем:

• Перейдите в одно из представлений секции «Документы»/»Обращения граждан».
• Откройте зарегистрированный документ в режиме чтения.
• Перейдите на закладку «Жизненный цикл»/»Исполнение».
• Нажмите на кнопку «Создать резолюцию» в верхней части закладки,
  либо
• На панели действий нажмите на кнопку «Отправить — На исполнение».

Откроется форма-вставка для создания резолюции по документу.

• Заполните поля резолюции.
• Нажмите на кнопку «Отправить».

Созданная резолюция отобразится на вкладке «Жизненный цикл» со статусом «В работе». Исполнителям резолюции будут сформированы уведомления.
Для создания резолюции адресатом:

• Перейдите в одно из представлений секции «Документы»/»Обращения граждан».
• Откройте зарегистрированный документ в режиме чтения.
• Перейдите на закладку «Жизненный цикл».
• Нажмите на кнопку «Создать резолюцию», расположенную под фамилией адресата, или
• Нажмите на кнопку «Отправить» — «На исполнение» на панели действий.

Откроется форма-вставка для создания резолюции по документу.

• Заполните поля резолюции. Поле «Исполнители» является обязательным для заполнения.
• Нажмите на кнопку «Отправить».

Созданная резолюция отобразится на вкладке «Жизненный цикл» со статусом «В работе». Исполнителям резолюции будут сформированы уведомления.

1. Создание резолюции

Для создания резолюции по шаблону:

• Перейдите в одно из представлений секции «Документы»/»Обращения граждан».
• Откройте зарегистрированный документ в режиме чтения.
• Перейдите на закладку «Жизненный цикл».
• Нажмите на кнопку «Создать резолюцию».

Откроется форма-вставка для создания резолюции по документу.

• Нажмите на кнопку «Применить шаблон».

Откроется диалоговое окно для выбора шаблона резолюции.

• Выберите необходимый шаблон резолюции и нажмите на кнопку «Выбрать».

Реквизиты резолюции будут заполнены в соответствии с выбранным шаблоном.

• При необходимости отредактируйте информацию в полях резолюции.
• Нажмите на кнопку «Отправить».

Созданная резолюция отобразится на вкладке «Жизненный цикл» со статусом «В работе». Исполнителям резолюции будут сформированы уведомления.

7. Исполнение резолюций

Отчёт об исполнении резолюции может быть создан:

• Из документа в режиме чтения.
• Из превью документа.
• Из уведомления/задачи.

Создание отчёта об исполнении резолюции из документа с помощью кнопки «Создать отчет»

Для создания отчёта об исполнении резолюции из документа:

• Откройте нужный документ.
• Перейдите на вкладку «Жизненный цикл», секцию «Исполнение».
• Разверните форму-вставку резолюции, по которой необходимо создать отчёт об исполнении.
• Нажмите на кнопку «Создать отчёт» под строкой со своей фамилией.

1. Создание отчета об исполнении

• В открывшейся форме-вставке для создания отчёта об исполнении укажите дату исполнения, тип отчёта, внесите текст отчёта вручную или из классификатора, внесите содержание.
• При необходимости создайте документ-ответ, связанный с данным.
• Нажмите на кнопку «Подтвердить исполнение».

Отчёт сохраняется, в строке с ФИО исполнителя в поле статус появляется значение «Есть отчёт», если резолюция была контрольной, а исполнитель отмечен как ответственный, иначе в поле статус отобразится значение «Исполнено».

Создание отчёта об исполнении резолюции с помощью кнопки «Документ-результат»

Для создания отчёта об исполнении резолюции из документа с помощью кнопки «Документ-результат»:

• Откройте нужный документ.
• Перейдите на вкладку «Жизненный цикл», секцию «Исполнение».
• Разверните форму-вставку резолюции, по которой необходимо создать отчёт об исполнении.
• Нажмите на кнопку «Документ-результат» под строкой со своей фамилией.
• После чего в диалоговом меню выберете существующий документ по ссылке «Выбрать» или создайте новый по ссылке «Создать». Выбрать готовый документ и создать новый можно в подмножествах: «Избранное», «Поручения», «Внутренние документы», «Входящие документы», «Исходящие документы», «ОРД» с указанием требуемого типа связи.
• После сохранения «Документа-результата» в резолюции автоматически создается отчет об исполнении.   

1. Создание отчета в форме документ-результат

Отчёт сохраняется, в строке с ФИО исполнителя в поле статус появляется значение «Есть отчёт», если резолюция была контрольной, а исполнитель отмечен как ответственный, иначе в поле статус отобразится значение «Исполнено».

• Создание отчёта об исполнении резолюции с помощью кнопки «Принять к сведению»

Для быстрого создания отчёта об исполнении резолюции из документа:

• Откройте нужный документ.
• Перейдите на вкладку «Жизненный цикл», секцию «Исполнение».
• Разверните форму-вставку резолюции, по которой необходимо создать отчёт об исполнении.
• Нажмите на кнопку «Принять к сведению» под строкой со своей фамилией. В текущей резолюции создается отчет об исполнении.

Отчёт сохраняется, в строке с ФИО исполнителя в поле статус появляется значение «Есть отчёт», если резолюция была контрольной, а исполнитель отмечен как ответственный, иначе в поле статус отобразится значение «Исполнено».

Кнопка «Принять к сведению» доступна в документах, не стоящих на контроле. Кнопка используется для обработки документов по которым не требуется дальнейших действий.

1. Отчет в форме принять к сведению

Создание в СЭД собственных документов

Эти приемы используют для создания с нуля большинства документов (как исходящих, например, писем, см. Рисунок 4, так и внутренних, например, приказов, распоряжений, протоколов, актов, заявок, служебных записок и др., см. Рисунок 5). А вот входящие документы в СЭД «заглатываются» том виде, в котором они подготовлены другой организацией, потому приемы работы с ними иные.

Заведение в свою СЭД документов, созданных в других организациях

В процессе своей деятельности хозяйствующие субъекты все реже отдают предпочтение бумажным носителям. Система электронного документооборота — это передовой стандарт, уже активно используемый в США и Европе, а у нас только набирающий популярность. Но какой она может быть и что за возможности дает? Предлагаем рассмотреть эти и другие сопутствующие моменты.

Сегодня она — обязательная и ключевая часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Она существенно повышает эффективность деятельности — как коммерческой, так и промышленной или государственной организации, — помогая удобнее, быстрее, правильнее решать задачи как внутреннего управления, так и внешнего взаимодействия (с межведомственными подразделениями, вышестоящими инстанциями, поставщиками, целевой аудиторией).

Что такое система электронного документооборота (СЭД)

Она представляет собой совокупность программ, обеспечивающих создание, редактирование, разграничение прав доступа и распространение файлов в компьютерных сетях с сохранением возможностей контроля над ними на уровне компании.

Для ее внедрения требуется покупать платформу — программный пакет — и аппаратные средства для ее установки (сервер, сетевое оборудование и тому подобное). Для ее использования на уровне двух организаций и более нужен оператор, который будет контролировать отправку и доставку, правильность формата, заверение подписей, сохранность архива.

Разберемся с сокращениями, чтобы вы понимали, что такое СЭД, САД и так далее; первая аббревиатура общепринятая, тогда как под второй скрывается автоматизация делопроизводства; не реже можно встретить СЭДО и САДО, означающие системы документооборота — обычного и автоматизированного соответственно.

История развития

1. 80е годы ХХ века — стали появляться разрозненные решения, на базе отдельно взятых предприятий, разработанные под их нужды, силами их же внутренних специалистов; хорошо интегрировались в уже созданную инфраструктуру компании, но оставались плохо масштабируемыми — их практические нельзя было изменить.

2. Середина 90х — создание первых универсальных СЭД с возможностью адаптации к потребностям самых разных заказчиков; внедрялись уже сторонними разработчиками, в две стадии: сначала писалось унифицированное ядро, которое после подгонялось под конкретную фирму.

3. Старт нулевых — переориентация на WorkFlow и популяризация процессно-ориентированных движков; это позволило качественно изменить подход и не просто переводить бумажные документы в электронный вид, но и начать эффективно управлять их оборотом, постепенно его оптимизируя.

4. С 2005 года — появление и повсеместное распространение принципа enterprise content management (ECM), позволившего улучшить методологию и ввести разделение на файл и контент; вслед за этим двухзвенная архитектура эволюционировала в трехзвенную — вместо связи «СУБД — приложение» появился треугольник «СУБД — сервер — интерфейс», что позволило устранить многие ошибки.

Сегодня наблюдаются благотворные условия для дальнейшего совершенствования решений и предоставления бизнесу, промышленным предприятиям и государственным структурам все более мощных и удобных инструментов.

Функционал СЭД: что это такое

По сути, это совокупность тех возможностей, которые обязана предоставлять используемая система, а она должна обладать следующими свойствами:

• Совместимость со всеми популярными форматами документов — чтобы не возникало никаких проблем с их оформлением, редактированием, согласованием, получением и отправкой, контролем выполнения.
• Эффективное распределение потоков — для разграничения доступа, совместного пользования, определения маршрутов внутри организации и решения других подобных задач.
• Создание архива — для хранения тех файлов, которые не используются прямо сейчас, но могут понадобиться, а также для быстрого их поиска.

В общем случае функционал должен быть гораздо шире, чем при работе с бумажными носителями.

Требования к системам документооборота СЭД

• Совместимость с тем компьютерным оборудованием, на которое будет устанавливаться программное обеспечение.
• Наличие простого, интуитивно понятного, дружелюбного к пользователю интерфейса.
• Широта возможностей администрирования как своими силами, так и с привлечением аутсорсеров.

Внимание, данные критерии должны работать и в «обратном порядке». То есть подразумевается, что компания достаточно современно оснащена технически, что ее сотрудники являются уверенными пользователями ПК и обладают всеми средствами для делового общения (Скайпом или его аналогом, электронной почтой и так далее).

Правовое регулирование и стандарты

Рассматривая, что из себя представляют САДО и СЭДО, что это такое и какими особенностями они обладают, нужно отметить, что при их написании деятельность разработчиков строго не регламентирована. Но, продумывая и развивая свои продукты, создатели ПО все-таки ориентируются на положения следующих основных нормативов:

• ФЗ № 1 от 10 01 02 (в редакции от 08 11 07) — «Об электронной цифровой подписи»
• ГОСТ Р 51141-98, регламентирующий нюансы архивации и делопроизводства;
• ФЗ № 149 от 27 07 06, дающий понятия информационных технологий и способов их защиты;
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, содержащий требования к оформлению и унификации;
• Постановление № 754 от 22 10 09, утверждающее ключевые международные положения.

Внедряя проекты, следует руководствоваться
ФЗ № 152 от 27 07 06 и № 363 от 27 12 09. При этом все стандарты скорее рекомендательного характера, что позволяет закладывать определенный процент гибкости в логику и архитектуру продуктов.

Преимущества ЭДО

Система СЭД — это по-настоящему передовое решение, так как она обладает целым рядом достоинств по сравнению с бумажным документооборотом. В числе безусловных плюсов:

• автоматическое упорядочивание — каждому файлу сразу же присваивается уникальный номер, что позволяет избежать повторов;
• ускорение работы — справку или выписку не нужно лично нести в отдел, расположенный пятью этажами выше, или отправлять в филиал в другом городе;
• отслеживание — в любой момент не проблема проверить, где находится тот или иной отчет, кто его создал, кто внес в него правки и тому подобное; кроме того, его нельзя потерять или испортить, ведь предусмотрена функция восстановления;
• поддержка неограниченного количества различных версий с сохранением каждой при редактировании;
• планирование — можно задать порядок и сроки отправки/поступления тех или иных файлов;
• удаленный доступ есть круглосуточно — обладая соответствующими правами доступа, не составляет труда открыть бриф или презентацию из любой точки земного шара;
• максимально быстрый поиск — по ключевым словам в базе данных;
• практичная экономия — не приходится тратиться на распечатку.

Компании, которые работают с маркировкой товаров (например, обувь, табак, алкоголь, одежда), по законодательству обязаны использовать ЭДО. Упростить и оптимизировать деятельность поможет программный продукт от «Клеверенс» — «Курьер», который поддерживает электронный документооборот.

Недостатки ЭДО

Минусы, скорее, условные, но они тоже есть, и в их числе:

• начальные затраты на покупку системы, зачастую достигающие 80-100 тысяч рублей;
• время, которое требуется на внедрение и настройку ПО;
• обязательное обучение задействованных сотрудников;
• наличие администратора, следящего за нормальным функционированием, выполняющего сервисное обслуживание, отвечающего на возникающие вопросы;
• обеспечение общей безопасности — разграничение прав, защита от несанкционированного доступа и вирусных атак, выпуск подписей;
• необходимость регулярного резервного копирования;
• поддержка еще и бумажной версии (если ее до сих пор используют контрагенты).

Какие бывают системы электронного документооборота

Один ее вид может содержать несколько элементов или признаков другого, но, в принципе, каждая из них ориентирована вполне конкретно. Поэтому уделим внимание каждой из существующих категорий.

Электронные архивы (ЭА)

Все их возможности ориентированы на хранение больших объемов данных и быстрый поиск нужной информации. Причем они должны позволять без проблем находить требуемые файлы как по названию, так и по заранее заданным ключевым атрибутам.

С развитыми workflow-средствами (WF)

Довольно сложны в организации и предполагают жесткую маршрутизацию с привязкой документов к соответствующим операциям. Пользуясь ими, можно задавать проведение работ по конкретным алгоритмам и таким образом предупреждать значительное число ошибок.

Нацеленные на поддержку управления компанией и на расширение базы знаний

Обычно они гибридные, то есть способные принимать в качестве базового элемента как сам файл, так и связанное с ним задание. Более того, они могут предполагать как строгий, так и свободный порядок действий.

Их активно используют в государственных структурах, на крупных предприятиях, в организациях с четко выстроенной иерархией и сводом правил. То есть в тех случаях, когда каждый сотрудник знает, как именно ему создать отчет, что в нем указать, куда его направить.

Системы типа коллабораций (collaboration)

Достаточно новые, созданные в связи с изменением условий рынка и появлением тренда к занятию четко очерченной бизнес-ниши. У них отсутствует формализация задач, их структура не строгая, зато все их возможности нацелены на удобство совместной работы. Люди могут редактировать какой-то файл, находясь в разных странах и часовых поясах, главное — чтобы им было комфортно делать это.

Обычно это порталы и сервисы публикации и хранения данных.

Программы с развитыми дополнительными инструментами

Это продукты с CRM-функциями, упрощающие обратную связь с клиентами (customer relation management). Это ПО, предлагающее расширенные варианты использования биллинга. Пакеты услуг весьма разнообразны, но выбранный вами должен быть простым в освоении, надежным, защищенным от действий злоумышленников, соответствующим параметрам имеющегося оборудования.

Технические возможности современных систем документооборота

Поэтому развитая и передовая СЭД (САДО) позволяет реализовать:

• единую схему работы во всех структурных подразделениях предприятия;
• легкий обмен как между отдельно взятыми сотрудниками, так и между отделами;
• стандартизацию форм и реквизитов;
• регистрацию внутренней, входящей, исходящей документации с ее направлением руководящим лицам;
• индивидуальное и коллективное внесение изменений;
• наглядный контроль согласования и процессов исполнения;
• создание аналитической, статистической и другой отчетности;
• архивацию данных, с фиксированием даты и срока доступа.

Также важна возможность масштабирования, расширения, произведения надстроек. При ее наличии вы можете быть уверены, что используемая система электронного документооборота обеспечивает комфорт управления сегодня и будет настолько же удобной и через месяц, и по прошествии пары-тройки лет.

Можно ли совмещать ЭДО с бумажным

Да, и на первых порах после внедрения СЭД это даже придется делать — сразу по двум причинам:

• те отчеты, приказы, справки, которые вы составляли раньше и особенно храните, почти наверняка представлены на физических носителях;
• значительная часть контрагентов не будет придерживаться столь же передовых подходов.

Естественно, со временем вполне реально решить оба этих момента. Например, диджитализировать свой архив и убедить партнеров, поставщиков, клиентов в преимуществах использования более актуальных и удобных технологий. Допустим, наглядно показать, что переслать файл в режиме онлайн гораздо быстрее, чем отправлять его курьером — вторая сторона сразу поймет, насколько это важно в срочных случаях.

При этом для скорейшего перехода всю внутреннюю отчетность необходимо составлять и визировать только в цифровом виде.

Внедрение СЭД в документооборот

Оно в обязательном порядке должно сопровождаться адаптацией системы к потребностям и возможностям конкретной организации. Это предполагает тщательную настройку. Кроме того, следует обучить сотрудников — чтобы они смогли как можно раньше приступить к эффективному выполнению задач и решали деловые вопросы безошибочно.

Но даже при максимально индивидуальном подходе возможны сложности — рассмотрим наиболее частые из них.

Проблемы внедрения

• Низкий уровень компьютерной грамотности персонала в сочетании с психологическим барьером — отдельно взятые люди могут не хотеть обучаться чему-то новому или бояться, что какие-то производственные процессы (например, инвентаризация) станут прозрачными.
• Морально устаревшее руководство — директор отказывается понимать, что такое СЭД, электронный документооборот для него — «темный лес», преимуществ в диджитализации своего бизнеса он не видит и тому подобные факторы.
• Слабая формализация — на предприятии нет четкой иерархии, зато часто меняется структура, а однотипные действия не стандартизованы.
• Недостаточная подготовка контрагентов — кроме вас, новые возможности не использует никто из поставщиков, партнеров, клиентов.

Хорошо хоть, что каждая из этих проблем решаемая. И пусть для ее устранения потребуется время или замена сотрудников, конечный результат — более эффективная, удобная и безошибочная работа — все равно с лихвой окупит все затраты.

Какие существуют СЭД: примеры систем

Самые распространенные из них мы свели в таблицу:

Название	Особенности	Цена, руб
Логика	Гибкая в вопросах индивидуальной подстройки, простая в освоении, ориентированные на фирмы любых размеров и сфер занятости.	4900-5900 за каждое рабочее место
Дело	Крупная и очень известная, отличающаяся широким функционалом и дружелюбным интерфейсом.	11000-13500 за каждое рабочее место
1С:Архив	Совместима со всеми фирменными решениями, позволяет хранить и использовать файлы какого угодно формата — графические, текстовые, аудио, видео.	12000-57000 за программу полностью
Евфрат	Продвинутая, с собственной СУБД, приятным и интуитивно понятным дизайном и богатыми возможностями.	От 5000 при использовании на оборудовании фирмы, от 10000 при развертывании на сервере разработчика
OPTIMA-WorkFlow	Новая и очень активно развиваемая, обладающая набором уникальных специализированных функций.	55000-75000 за лицензию
Directum	Ориентирована для малых и средних компаний, позволяет совмещать цифровые и физические носители.	7000-2000000 за лицензию

Как выбрать СЭД, подходящую для вашего бизнеса

Необходимо, чтобы система:

• Была совместима с другими нужными приложениями, например, с ПО, обрабатывающим счета-фактуры, доверенности, накладные, акты и другую бухгалтерию.
• Работала с остальными программами согласованно, то есть поддерживала онлайн справочники и использовала те же данные, что и в остальных источниках.
• Обладала возможностями надстройки активно используемых модулей — Oracle, 1C, Парус и других подобных им.
• Не конфликтовала с внешними средствами и площадками — интернет магазином, e-mail и иными сервисами.

Все это нужно, чтобы при запуске одного ПО можно было выполнить любую совокупность операций и завизировать ее подписью.

Мы подробно рассказали, что такое система электронного документооборота СЭД, это комплексный инструмент, который сегодня необходимо взять на вооружение, и с нами вы сможете им воспользоваться с максимальной выгодой для себя, используя продукты с поддержкой ЭДО.

Количество показов: 80155

Система Электронного Документооборота (СЭД)

• 

  Владимир Андреев

• 1 ноября 2021
• Статьи

Обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия или организации — это система документооборота. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее сложноорганизованному, трудоёмкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать её.

 

Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем в 2020-2021 году продолжает показывать уверенный рост (по данным аналитического портала TAdviser). Использование специализированных систем, в частности внедрение электронного документооборота, сегодня актуально как для компаний коммерческого сектора, так и государственных учреждений. Первым они открывают перспективы по повышению прибыльности, отдачи от работы, а для вторых будут эффективным решением задач по оптимизации потоков информации и бумаг, межведомственному взаимодействию и работы с обращениями граждан.

Система электронного документооборота (СЭД) — необходимость, а не опция. Большинство сегодняшних компаний создают офисные бумаги в цифровом виде, но, из-за несовершенства процессов обмена информацией сотрудники вынуждены распечатывать их, передавать в «физическом» виде и терять время и силы на ненужную рутину. Неэффективный формат бывает трудно поменять — для этого необходимо автоматизировать деятельность фирмы комплексно, но результат превысит все ожидания. Грамотно организованная СЭД или ЕСМ-система (система управления контентом организаций), включающая правильно подобранные сервисы электронного документооборота, поможет наладить управление информацией и потоками документов на всех уровнях и стадиях существования.

Общие сведения об элементах и структуре СЭД

Изначально создаваясь как инструмент традиционного делопроизводства и его автоматизации, сегодня СЭД развились в многофункциональные, комплексные продукты. Система электронного документооборота — это решение, которое:

• обеспечивает процесс создания и перемещения внутрифирменной документации в электронном виде;
• обрабатывает поступающую корреспонденцию и внешние нормативно-распорядительные документы;
• упрощает контроль над документопотоками;
• помогает эффективно управлять отношениями с партнерами, клиентами и так далее.

В компании СЭД обеспечивает работу со всеми документами в электронной форме — любым набором информации, сохраненном или переданном на ПК. Их необходимо сопровождать атрибутами на своеобразных «карточках», которые идентифицируют единицу.

Документооборот в электронной форме — это способ централизованно организовать работу с бумагами, где большинство регистров и операций представлены в электронном виде. Соответственно, система, управляющая им, представляет собой решение с инструментарием – комплексом сервисов электронного документооборота — для осуществления всех процедур по созданию, изменению, поиску документов и поддержке взаимодействия между сотрудниками компании.

Иногда её называют EDMS (Electronic Document Management System) или вышеупомянутой ЕСМ, но эти термины несколько шире, чем СЭД — к последней необходимо добавить средства обеспечения сохранности информации, ввода бумажных документов в цифровую среду, обработки мультимедийного контента и так далее. Система электронного документооборота базируется на потоках работ — Workflow, представляющих собой действия сотрудников в границах выделенного бизнес-процесса.

В процессе собственной эволюции СЭД постепенно «научились» сопровождать и обеспечивать бизнес-логику всего жизненного цикла документа, а потом – автоматизировать сквозные бизнес-процессы, связанные с документооборотом, частично принимая на себя функции BPM-систем (Business Process Management).

С 2017 года развивается концепция CSP (Content Service Platform), для которой характерен отказ от монолитной архитектуры систем прежних поколений в пользу платформы, которая поставляется в виде набора сервисов. Современные СЭД, включая Docsvision, представляют собой CSP-платформы, которые объединяют и поддерживают работу сервисов, необходимых для конкретной компании на данном этапе её жизненного цикла и с учётом специфических задач. При этом платформа оставляет возможность в любой момент добавить новый сервис, обновить или доработать отдельный модуль. Это позволяет одновременно и эксплуатировать систему, и развивать её без необходимости ставить на паузу производственные и бизнес-процессы.

Выбрать оптимальную по набору сервисов редакцию Docsvision, ознакомиться со стоимостью модулей и вариантами лицензирования можно на странице «Стоимость Docsvision и сравнительные характеристики редакций».

Достоинства СЭД

Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор (активный потребитель), и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Современная система документооборота имеет множество достоинств — она:

• обеспечивает прозрачность документопотока и всех бизнес-процессов компании — все действия и перемещения бумаг можно отследить и контролировать;
• повышает дисциплину труда и исполнения задач — прозрачные системы удобны для фиксации результатов и факта отклика на требование;
• сокращает временные затраты на каждодневный рутинный труд — не нужно подолгу искать, согласовывать бумаги, оборот их ускоряется;
• защищает информацию от утечки, обеспечивая безопасность данных и строгое разграничение прав доступа;
• основана на принципах, оговоренных в стандартах качества ISO;
• легко внедряется среди сотрудников — при условии грамотно организованной системы обучения персонала;
• даёт предприятию конкурентные преимущества, помогает поддерживать и развивать внутрикорпоративную культуру и так далее.

Система электронного документооборота (СЭД) включает, в том числе, управление нормативными регистрами. Поэтому её работа должна быть организована в соответствии с требованиями законодательства.

Стандарты и правовая база для СЭД

Конкретных стандартов или законов для электронных бизнес-систем в отечественном правовом поле немного, и при разработке СЭД её создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной подписи (63-ФЗ), об информации и её защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• отраслевые правила и требования — приказы Росстандарта и Росархива, письма Минюста РФ, Минфина РФ и других государственных органов;
• постановления федерального и региональных правительств;
• стандарты и ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 7.0.8-2013, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другие.

Иногда нормативные акты противоречат друг другу, а правила носят рекомендательный характер, и разработчики стараются делать СЭД компании максимально адаптивной и гибкой. Также нужно учитывать постоянно изменяющиеся требования к работе с электронными подписями, что критически важно для сохранения юридической значимости электронного документооборота. Необходимо, чтобы все официальные электронные бумаги организации были легитимны, достоверность их легко определялась. Всё это нужно предусмотреть при принятии решения, какую систему электронного документооборота внедрять для корпоративного использования.

Функциональные возможности СЭД

Задачи системы электронного документооборота сегодня уже вышли далеко за контур «классического делопроизводства», и это значительно повышает требования даже к базовой функциональности СЭД. Подробно об этом можно прочитать в буклете «Актуальные задачи современной СЭД», а кратко можно сформулировать, что система должна обеспечивать все следующие функции:

• управление документацией — ввод и регистрация, повседневная работа, контроль потоков;
• связь с бумажным документооборотом;
• организованный поиск и получение данных и документов — быстрый, в соответствии с уровнем допуска;
• отслеживание актуальности документации (особенно, внешней, входящей) и архивирование устаревших документов;
• поддержка должного уровня информационной безопасности;
• простой и интуитивно понятный для конечных пользователей интерфейс программы.

Система электронного документооборота должна быть оснащена удобными инструментами настройки, локализации, хорошо масштабироваться. Важно, чтобы разработчик предусмотрел возможности организации единой СЭД в географически удалённых друг от друга подразделениях компании. В системе необходимо организовать упорядоченный электронный обмен информацией между иерархическими уровнями, а также грамотно внедрить её на реальном предприятии.

Внедрение СЭД и оценка её эффективности

Компания Docsvision предлагает качественные и современные сервисы электронного документооборота для решения задач по организации и поддержке электронной работы с документами. Мы обеспечиваем комплексный подход: вместе с самим программным продуктом предоставляем весь спектр поддержки по внедрению решений, обучению персонала и сервисному обслуживанию СЭД.

Скачать буклет бесплатноВнедрение электронного документооборота на предприятии — важный этап, на нём происходит окончательная «шлифовка» системы и настройка её под прикладные задачи заказчика.

Обычно внедрение состоит из следующих этапов:

• исследования текущей ситуации в компании, создания плана внедрения;
• перенос спроектированного продукта на реальные мощности компании — система СЭД адаптируется под них;
• тестирование работоспособности настроенного продукта;
• обучение руководства и персонала — методом «шоковой терапии» или постепенно;
• эксплуатация и корректировки в её процессе, масштабирование, решение текущих задач.

Система документооборота должна также быть бизнес-эффективной и окупить вложения в неё. Для такой оценки можно использовать методики расчёта возврата инвестиций в IT-проекты и, в общем смысле, в любые нематериальные активы. Необходимо учитывать, насколько активно к работе привлекались сторонние эксперты, какова отдача от их вмешательства, каковы перспективы относительно дальнейшей прибыльности. Можно столкнуться с ситуацией, когда расчёт эффективности обойдется заказчику дороже, чем сама СЭД, но делать это нужно.

Стоит учесть, что традиционные методики оценки недостаточно точно определяют результат — внимание уделяют затратам на покупку и внедрение, не учитывая оптимизацию работы различных отделов, ускорение обработки документов (и снижение риска штрафов за несоблюдение сроков ответа на запросы), более простое принятие оперативных решений благодаря доступу к любому срезу информации. Примеры оценки бизнес-эффекта внедрения СЭД можно посмотреть в кейсах реализованных проектов наших клиентов. Рассматривать эффективность СЭД необходимо в комплексе, вместе с процессами и бизнес-выгодой от их автоматизации.

Помимо общего функционала платформа Docsvision предлагает готовые прикладные решения для внутреннего и внешнего (с покупателями и поставщиками) документооборота, договорного документооборота, электронного архива и хранения всех видов контента предприятия, кадрового документооборота, делопроизводства, цифрового управления процессами и командой.

Готовые решения СЭД →