Инструкция по судебному делопроизводству мировых судей ставропольского края

на заседании Президиума

Ставропольского краевого суда

11 сентября 2014 года
ИНСТРУКЦИЯ

ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ НА СУДЕБНЫХ УЧАСТКАХ

МИРОВЫХ СУДЕЙ СТАВРОПОЛЬСКОГО КРАЯ
Инструкция по судебному делопроизводству на судебных участках мировых судей Ставропольского края (далее — Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности мировых судей и их аппаратов.

Настоящая Инструкция, являясь основным нормативно-методическим документом, определяет и устанавливает единую систему организации и порядок ведения делопроизводства на судебных участках мировых судей Ставропольского края, предусматривая учет и ведение документооборота, единые требования к оформлению процессуальных и иных документов, обеспечение оптимального порядка передачи и движения процессуальных и иных документов, порядок текущего хранения судебных дел, документации и передачи их в архив на судебных участках мировых судей Ставропольского края.

Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной, компьютерной и электронной техники.
1. Общие положения и руководство организацией

судебного делопроизводства
1. Данная Инструкция устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех мировых судей Ставропольского края и их аппаратов.

2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), ГОСТа Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТа Р 630-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, «Инструкцией по делопроизводству в районном суде», Инструкцией о порядке хранения, отбора и передачи в архив документов на судебных участках мировых судей Ставропольского края, Федеральным законом N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 11 декабря 2013 г. N 241 «Об утверждении Порядка размещения в информационно-телекоммуникационной сети Интернет информации о внепроцессуальных обращениях» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, Уставом (Основным Законом) Ставропольского края, Законом Ставропольского края «О некоторых вопросах государственной гражданской службы Ставропольского края», законодательными актами Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора Ставропольского края, постановлениями и распоряжениями Правительства Ставропольского края.

Процессуальные и организационно-распорядительные документы суда оформляются с учетом требований ГОСТ Р 630-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех мировых судей Ставропольского края и их аппаратов. Мировые судьи и работники аппаратов мировых судей ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

4. Руководство делопроизводством, распределение основных обязанностей в судебном участке мирового судьи

На судебных участках, по числу судебных районов (35) образованы канцелярии мировых судей Ставропольского края.

4.1. Мировой судья

Правильная постановка делопроизводства у мирового судьи является одним из важнейших условий надлежащей организации его работы, соблюдения процессуальных норм, своевременного рассмотрения судебных дел, исполнения приговоров, решений, определений, судебных приказов и постановлений, четкого культурного обслуживания обращающихся на судебный участок граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Мировой судья организует, в соответствии с настоящей Инструкцией, Инструкцией по ведению судебной статистики в судах общей юрисдикции Российской Федерации, Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов на судебных участках мировых судей Ставропольского края с соблюдением установленных государственных стандартов, общее руководство делопроизводством и отвечает за его состояние в пределах своего судебного участка.

Осуществляет контроль за соблюдением сроков прохождения по судебному участку дел и материалов.

Контролирует правильность и достоверность внесения необходимых данных о движении дел и документов в процессуальные журналы и учетно-статистические карточки на дела.

Мировой судья, в соответствии с требованиями действующего законодательства, осуществляет контроль за своевременностью и достоверностью размещения сведений о находящихся в производстве делах, а также текстов, вынесенных судебных актов на официальном сайте мировых судей Ставропольского края.

В соответствии с действующим законодательством дает разрешение на выдачу или направление по почте судебных дел, материалов, документов по запросам компетентных органов.

Следит за своевременным отбором и сдачей в архив документов своего судебного участка, а также за ежегодным отбором и уничтожением дел и материалов, сроки хранения которых, истекли.

Мировой судья систематически, не реже одного раза в квартал обязан проверять состояние делопроизводства на судебном участке и своевременно принимает меры к исправлению вскрытых ошибок и недостатков.

Мировой судья проверяет организацию ведения делопроизводства на соответствующем судебном участке, в том числе правильность ведения журнала учета вещественных доказательств, соответствие записей фактическому наличию вещественных доказательств, передаваемых мировому судье, с проставлением его росписи в получении в журнале учета вещественных доказательств, своевременность исполнения приговоров, решений, определений, постановлений, в том числе в части вещественных доказательств, о чем производится соответствующая запись в журнале, правильность ведения всех предусмотренных процессуальных журналов, учетно-статистических карточек, своевременность и достоверность размещения сведений о находящихся в производстве делах, а также текстов, вынесенных судебных актов на официальном сайте мировых судей Ставропольского края.

По итогам проведенной проверки делопроизводства мировой судья соответствующего судебного участка составляет акт с указанием выявленных нарушений, сроков их устранения и ответственных лиц.

4.1.1. Старший мировой судья

При наличии в районе (городе) двух и более судебных участков, приказом председателя соответствующего районного (городского) суда назначается старший мировой судья из числа мировых судей.

На старшего мирового судью распространяются обязанности мировых судей, кроме того, на него возлагаются вопросы организационного характера, касающиеся деятельности мировых судей, а также контроля соблюдения ими трудовой дисциплины.

В случае поступления в мировой суд соответствующего судебного района (города) края по средствам почтовых отправлений исковых заявлений, заявлений о вынесении судебного приказа и т.п. без указания принадлежности данного отправления мировому судье соответствующего судебного участка, старший мировой судья решает вопрос о подсудности поступивших документов (определяет подсудность) и передает в канцелярию для регистрации на определенный участок. В случае временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.п.) старшего мирового судьи, его обязанности исполняет мировой судья судебного участка, на которого, согласно постановления председателя соответствующего районного (городского) суда, возложено исполнение обязанностей отсутствующего мирового судьи.

4.2. Аппарат мирового судьи

Аппарат мирового судьи обеспечивает его работу. Структура, штатное расписание аппарата мирового судьи устанавливаются Губернатором Ставропольского края.

Работники аппарата мирового судьи являются государственными служащими государственной гражданской службы Ставропольского края.

На них распространяется законодательство Российской Федерации и законодательство Ставропольского края о государственной службе.

Профессиональная служебная деятельность аппарата мирового судьи осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утвержденным начальником управления по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края (далее — начальник управления) и являющимся основным нормативным документом, регламентирующим содержание и результаты деятельности государственного служащего.

Аппарат мирового судьи состоит из ведущего специалиста (администратора) (далее — администратор), ответственного за делопроизводство старшего специалиста 2-го разряда (заведующего канцелярией), (далее — заведующий канцелярией), помощника мирового судьи, секретаря судебного заседания, специалиста 2-го разряда (далее — специалист канцелярии), (далее — специалист канцелярии) являющихся государственными служащими государственной гражданской службы Ставропольского края.

Кроме того, на судебных участках мировых судей Ставропольского края может быть введена должность архивариуса.

Работники аппарата мирового судьи обязаны знать настоящую Инструкцию и руководствоваться ею в служебной деятельности. Должны быть знакомы с нормами гражданского и уголовного права и процесса, законодательства об административных правонарушениях, постоянно совершенствовать свои знания и профессиональное мастерство путем самостоятельной подготовки и учебы в организованных формах.

4.2.1. Ведущий специалист (администратор) аппарата мировых судей:

Осуществляет свою деятельность в соответствии с утвержденным начальником управления должностным регламентом и организует работу аппарата мировых судей:

— ведет учет явки на работу и ухода с работы работников аппарата мирового судьи, составляя табель учета рабочего времени, несет за него персональную ответственность и обеспечивает своевременное его представление в управление по обеспечению деятельности мировых судей Ставропольского края (далее — управление);

— контролирует соблюдение работниками аппарата мировых судей трудовой дисциплины, правил и норм охраны труда;

— информирует управление о недоработках (выполнении) работниками аппарата мировых судей своих обязанностей;

— готовит предложения о наказании (поощрении) на работников аппарата мировых судей;

— отвечает за своевременное представление сотрудниками аппарата (в соответствии с должностными обязанностями) статистических данных о работе мировых судей по утвержденным формам, иным отчетам, в соответствии с требованием должностных лиц управления;

— осуществляет контроль за своевременной установкой и проведением обновлений электронных баз данных законодательства;

— обеспечивает функционирование оргтехники, электронных средств связи и передачу данных (включая Интернет) при взаимодействии с управлением, судами общей юрисдикции, другими судебными участками и правоохранительными органами;

— осуществляет в установленном порядке экспедиционные работы, связанные с командировками и получением товарно-материальных ценностей;

— контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей;

— обеспечивает контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, ведет их учет, готовит и предоставляет в управление необходимую отчетность по их расходованию;

— составляет графики дежурств аппаратов мировых судей Ставропольского края в нерабочие дни с обязательными информированием в течение дня о состоянии безопасности дежурным по управлению;

— организует работу по составлению описей судебных дел и документов постоянного, долговременного хранения, отбору и оформлению судебных дел и других документов, подлежащих уничтожению и несет ответственность за их своевременное предоставление на утверждение ЭПК Комитета Ставропольского края по делам архивов;

— организует процедуру фактического уничтожения архивных дел и документов не подлежащих дальнейшему хранению и несет за нее ответственность;

— составляет план работы аппарата мировых судей и представляет отчетность о его выполнении, а также составляет графики дежурств аппаратов мировых судей Ставропольского края в выходные и праздничные дни;

— осуществляет учет бланков исполнительных листов (по сериями номерам) в журнале учета бланков исполнительных листов, ведение данного журнала, хранение и выдачу бланков сотрудникам аппарата мировых судей;

— отвечает за работу аппарата в программном комплексе судебного делопроизводства АИС «Мировой судьи»;

— осуществляет контроль за своевременным внесением сотрудниками аппарата мировых судей в ПК судебное делопроизводство АИС «Мировой судья» всех необходимых сведений о движении гражданских, уголовных дел, дел об административных правонарушениях, апелляционных жалобах, представлениях, заявлениях частного обвинения, своевременным прикреплением обезличенных текстов, вынесенных судебных актов в ПК судебное делопроизводство АИС «Мировой судья» и последующим размещением на Интернет-сайте «Мировые судьи Ставропольского края»;

— обеспечивает и несет персональную ответственность за выполнение работниками аппарата мировых судей указаний, распоряжений начальника управления заместителей начальника управления и начальников отделов управления по направлению деятельности в пределах их компетенции;

— выполняет поручения начальника управления, заместителей начальника управления, мирового судьи, начальников отделов по направлению деятельности в пределах их компетенции;

— в случае отсутствия старшего специалиста 2 разряда (заведующей (его)) канцелярией аппарата мировых судей Ставропольского края в полном объеме исполняет ее (его) обязанности;

— выполняет иные обязанности, предусмотренные должностным регламентом.

4.2.2. Старший специалист 2 разряда (заведующая(ий) канцелярией):

— осуществляет непосредственное руководство делопроизводством на судебных участках мировых судей соответствующего района (города);

— распределяет работу между работниками канцелярии, осуществляет контроль за исполнением ими своих должностных обязанностей;

— организует ведение и учет документов первичного статистического учета (журналов, учетно-статистических карточек по уголовным, гражданским и административным делам);

— организует прием, регистрацию заявлений, писем, жалоб и иной корреспонденции, поступившей по почте;

— осуществляет контроль своевременной и правильной регистрацией, учетом и хранением уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях специалистами 2 разряда (специалистами канцелярии) аппарата мировых судей Ставропольского края;

— организует прием, регистрацию, учет и хранение уголовных, гражданских дел, дел об административных правонарушениях (в случае ведения делопроизводства на соответствующем судебном участке);

— осуществляет контроль за сроками исполнения документов, сроками сдачи дел в канцелярию и их правильным оформлением сотрудниками аппарата мировых судей;

— организует и контролирует ведение и учет судебных нарядов сотрудниками аппарата мировых судей, ответственными за их ведение;

— ведет судебные наряды (N 7 — 9, 18, 19, 21 и иные наряды, заведенные в случае необходимости в канцелярии судебных участков мировых судей);

— осуществляет контроль и учет за своевременной отправкой дел с апелляционными жалобами и протестами в вышестоящий суд;

— осуществляет подготовку и направление документов по исполнению приговоров, решений, определений, постановлений и контролирует получение сообщений об их исполнении (в случае ведения делопроизводства на соответствующем судебном участке);

УТВЕРЖДЕНА

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                   Личная подпись                                                    В.В. Шишова

Члены комиссии                      Личная подпись                                                     Д.Б. Булгаков

                                                 Личная подпись                                                     П.А. Дунюшкин

                                                 Личная подпись                                                     А.А. Ковалевская

                                                 Личная подпись                                                     И.И. Курбатов                          

Реквизит «Подпись документа» печатается через 3-4 интервала ниже текста письма или отметки о приложении от границы левого поля, последняя буква расшифровки личной подписи – по правому полю.

3.3.18. Оттиск печати.

Оттиск печати Совета судей (без изображения государственной символики) ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

3.3.19. Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения,  например:

Верно

Секретарь                                           Личная подпись                                                 С.И. Самойлов 

15.01.2015

При необходимости копия документа заверяется соответствующей печатью.

3.3.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона (для писем обязательно). Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа (на всех экземплярах), например:

С.И. Самойлов

28 46 05

На документе, подготовленном по поручению председателя Совета судей группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

При направлении документа в вышестоящие организации отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне листа.

Если документ подлежит размножению и рассылке, то отметка об исполнителе проставляется на лицевой стороне листа.

IV. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ

ДОКУМЕНТОВ

4.1. Организационно-распорядительные документы

4.1.1. Решения Совета судей издаются в виде постановлений, а решения коллегиальных органов (комиссии Совета судей) оформляются в виде протоколов, заключений.

 Постановлениями оформляются решения нормативного характера, а также по организационным, оперативным, кадровым и другим вопросам деятельности Совета судей.

Текст постановления должен содержать достоверную и аргументированную информацию, не допускать различных толкований, быть тщательно отредактированным, конкретным и реальным, а сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми.

4.1.2. Правом подписи постановлений обладает председатель Совета судей, а в его отсутствие заместители председателя Совета судей.

        4.1.3. Проекты постановлений подготавливаются секретарем Совета судей по поручениям председателя Совета судей либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя или членов Совета судей.

В случае если проекты постановлений были одобрены соответствующими компетентными лицами, то при представлении их на подпись к ним прикладываются соответствующие материалы, послужившие основанием для их разработки и последующего принятия. Перечень материалов, прилагаемых к вышеуказанным документам, может быть определен решением Совета судей, если иное не предусмотрено законом.

Постановления нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года.

4.1.4. Подготовка проекта постановления может быть возложена по указанию председателя Совета судей на несколько исполнителей. При этом организация подготовки проекта постановления возлагается на исполнителя, который в поручении указан первым или назначен ответственным.

Другие исполнители, указанные в поручении, обязаны при необходимости обеспечить свое участия в подготовке  проекта постановления и своевременное представление предложений, необходимых документов, справок, расчетов и других материалов.

Для подготовки наиболее важных и сложных проектов постановлений, а также издаваемых совместно с другими органами актов могут создаваться рабочие группы.

4.1.5. Постановления Совета судей признаются утратившими силу или подлежат изменению только постановлениями Совета судей.

4.1.6. Изменения постановлений производится путем внесения дополнений, изложения в новой редакции, признания утратившими силу пунктов постановлений, пунктов (статей), глав, разделов и приложений к ним.

Если постановление издается в дополнение к ранее изданным постановлениям, изменяет их отдельные положения или отменяет полностью, то в его тексте должна быть сделана соответствующая ссылка на изменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

4.1.7. Постановления, которые подлежат признанию утратившими силу, уточнению и дополнению, определяются ежегодно секретарем Совета судей.

4.1.8. Постановления в Совете судей оформляются на бланках установленной формы, которые имеют в своем составе обязательные реквизиты.

Постановление имеет следующие стандартные реквизиты:

наименование органа – Совет судей Ставропольского края;

наименование вида документа – постановление;

дата и номер;

место издания – г. Ставрополь.

Проекты постановлений печатаются на стандартных листах (с одной стороны листа) бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Тексты постановлений и приложений к ним печатаются шрифтом «Times New Roman» (текстовой редактор – «Word»), размером № 14, через 1 межстрочный интервал, без помарок и исправлений на соответствующем  бланке.

Допускается в отдельных случаях при подготовке специфических форм  документов печатать приложения к постановлениям большого объема на бумаге формата А3 (297 х 420) шрифтом установленного образца.

Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение копий документов на копировально-множительной технике.

Бланки документов должны иметь поля не менее (мм): левое – 30; верхнее – 20; правое – 15; нижнее – 20.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

При оформлении проекта постановления на двух и более страницах вторая и последующие страницы проекта должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова  «страница» (стр.) и знаков препинания. Первая страница не нумеруется.

4.1.9. Проект постановления должен иметь следующие реквизиты:

титульную часть;

заголовок;

текст (констатирующую часть (преамбулу), описательно – мотивировочную и распорядительную часть);

подпись.

4.1.10. Титульная часть включает:

наименование – Судейское сообщество Российской Федерации (печатается прописными буквами размером № 16, выравнивается по центру текста на листе);

наименование органа – Совет судей Ставропольского края (печатается прописными буквами размером № 16, выделяется полужирным шрифтом; выравнивается по центру текста на листе);

наименование вида документа (постановление), печатается полужирным шрифтом (интервал – разреженный), размером № 16 с номером; номер состоит из знака «№» и порядкового номера постановления;

дату – дата оформляется словесно-цифровым способом;

место издания – г. Ставрополь.

4.1.11. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления и формулируется, как правило, в виде ответа на вопрос «О чем?». Если в постановлении отражено несколько вопросов, заголовок необходимо формулировать обобщенно.

Заголовок выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через межстрочный интервал точно 12 пт и размещается в левой части листа.

Текст постановления отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными  интервалами в установленных границах полей.

4.1.12.  В констатирующей части (преамбуле) кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления. Она может начинаться устойчивыми формулировками «В целях», «В соответствии», «В связи», «Во исполнение», «На основании» и т.д. и содержать в себе элементы описательно – мотивировочной части. Если постановление издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в постановлениях завершается словом «П О С Т А Н О В И Л:», которое печатается в разрядку, затем ставится двоеточие.

В случае если преамбула постановления не содержит описательно — мотивировочной части, то констатирующая часть завершается словом «У С Т А Н О В И Л:», которое печатается в разрядку, затем ставится двоеточие.

Описательно — мотивировочная часть постановления должна содержать краткое изложение вопроса, рассматриваемого Советом судей, в ней должны быть указаны обстоятельства и факты, установленные Советом судей, а также законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался Совет судей при принятии решения.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Распорядительная часть текста может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

4.1.13. К проекту постановления могут прилагаться утверждаемые этим постановлением положения, наставления, инструкции, планы и другие служебные документы.

Значительные по своему объему документы (положения, правила, инструкции), утверждаемые постановлениями, могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.

Если в тексте постановления дается ссылка «согласно приложению» (при наличии нескольких приложений они нумеруются, при этом допускается указание знака №), то на первой странице приложения пишется:

Приложение 1 (1, 2, 3 или № 1, 2, 3)
к постановлению Совета судей
Ставропольского края

от 01.01.2015 №­­­______        

В этом случае приложение (приложения) является составной частью постановления и имеет сквозную нумерацию страниц вместе с текстом постановления.

Если в тексте проекта постановления дается ссылка «утвердить прилагаемую Инструкцию (Положение, Правила, Перечень…)», то на первой странице прилагаемого распорядительного акта пишется:

УТВЕРЖДЕНА (О, Ы)

Постановлением Совета судей

Ставропольского края

от 01.01.2015 №­­­______    

В данном случае нумерация страниц идет отдельно в каждом утвержденном правовом документе (Инструкции, Положении, Перечне…).

Издание вместе с постановлением материалов, не оговоренных в тексте приказа, не допускается.

 4.1.14. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов постановлений.        

Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297).

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил, процедур, технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, которые должны иметь названия, пункты и подпункты. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

4.1.15. В качестве исполнителей в распорядительных документах указываются конкретные должностные лица.

Если постановление изменяет, отменяет, или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В случае отмены документа (пункта документа) в тексте постановления должен быть пункт, который начинается словами «Признать утратившим силу …».

4.1.16. В постановления не следует включать пункт «Постановление довести до сведения …».

4.1.17. Постановления подписываются председателем Совета судей (в его отсутствие заместителем).

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля. Инициалы и фамилия располагаются у правой границы текстового поля:

Председатель Совета судей

Ставропольского края                                                                                                      А.Н. Савин

Максимальная длина строки с наименованием должности не должна превышать8 см.

4.2. Протоколы Совета судей

4.2.1. Протокол – документ, в котором фиксируются ход обсуждения вопросов и принятые решения на заседаниях Совета судей, комиссий и рабочих групп Совета судей.

4.2.2. Подготовка протокола осуществляется в течение десяти суток после окончания заседания.

4.2.3. Протоколы могут издаваться в полной и краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопросов и фиксируются только принятые по ним решения.

4.2.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются:

председательствующий;

присутствовали;

секретарь.

Вводная часть заканчивается повесткой дня — перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой.        

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: слушал — выступили — решили.

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае указывается (текст выступления прилагается). Решение — в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

4.2.5. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. В случае присутствия приглашенных, указывается фамилия, инициалы и их должность.

4.2.6. Решение комиссии печатается полностью; текст решения строится по образцу текста постановления с использованием глаголов в повелительной форме.

Протокол подписывается председательствующим на заседании. Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания комиссии.

4.2.7.   Направление заинтересованным лицам копий протоколов (выписок из них) заседаний Совета судей и комиссий Совета судей, организует секретарь.

4.3. Служебные письма

            4.3.1. Служебные письма Совета судей готовятся как:

ответы на поручения председателя Совета судей Российской Федерации и его заместителей;

ответы на поручения Председателя Верховного Суда Российской Федерации, председателя Ставропольского краевого суда;

ответы на обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Совета судей;

ответы на запросы государственных органов, различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

4.3.2.  Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией председателя Совета судей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, указанным в резолюции председателя Совета судей. Сроки подготовки инициативных писем определяются председателем Совета судей.

4.3.3.  Служебные письма оформляются на бланках (приложение №???) и в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты: адресат; регистрационный номер и дату; текст; подпись и отметку об исполнителе документа.

При необходимости служебные письма могут дополняться следующими реквизитами: ссылкой на регистрационный номер адресата; заголовком; отметкой о наличии приложения.

Копия письма может оформляться на стандартном листе бумаги формата А4 без бланка (в данном случае регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте бланка) и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, отметкой о направлении в дело.

4.4.4.  Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Совета судей, излагается от 3-го лица единственного числа, например: «Совет судей считает…» или «Совет судей рассмотрел…» либо от 1-го лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Датой письма является дата его подписания.

V. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

И ПОРУЧЕНИЙ 

5.1. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

5.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов осуществляется председателем совета судей.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным срокам.

5.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется секретарем Совета судей.

5.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения председателя Совета судей без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте поручения указание «срочно», исполняются в 3-дневный срок, указание «оперативно» предусматривает 10-дневный срок исполнения.

Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Совете судей.

В других случаях, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Совет судей.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, исполнитель подготавливает предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Продление срока исполнения при необходимости должно быть оформлено сразу после получения документа исполнителем или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

5.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.

VI. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органов судейского сообщества в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству.

6.1. Составление и ведение номенклатуры деk 

6.1.1. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, книг, журналов заводимых в Совете судей, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

6.1.2.  При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

6.1.3. Номенклатура дел Совета судей на очередной календарный год составляется непосредственно в Совете судей, подписывается секретарем и утверждается председателем Совета судей.

6.1.4. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается председателем Совета судей и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

6.1.5.  В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.6. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Совете судей порядкового номера заголовка дела по номенклатуре.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01, где 04 — порядковый номер заголовка дела в пределах подраздела номенклатуры дел.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (постановления, протоколы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе, например: «Протоколы комиссий Совета судей».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Если переписка ведется с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а дается их общее видовое наименование, например: «Переписка с районными (городскими), гарнизонными военными судами».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих копии законодательных и иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, органов судебной власти, располагаются перед заголовками дел с постановлениями Совета судей. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения, а при его отсутствии согласованный с экспертно-проверочной комиссией федерального архива срок хранения.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

6.1.7. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

6.1.8. По окончании календарного  года в  конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета, отдельно постоянного и временного хранения.

6.2. Формирование дел

6.2.1. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в Совете судей в начале календарного года, формированием дел занимается секретарь.

Контроль за правильностью формирования дел осуществляет секретарь.

6.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.

6.2.4. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности, по региональному признаку, в алфавитном порядке или в их сочетании.

Документы комиссий группируются в два дела: протоколы и решения комиссий; документы к заседаниям коллегии.

Распорядительные документы группируются в дела в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по датам протоколов.

Положения, инструкции, утвержденные постановлениями, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то группируются в самостоятельные дела.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

6.2.5. Списки рассылки служебных документов подшиваются в отдельные дела.

6.3. Оформление дел

6.3.1. Дела Совета судей подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела — подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится секретарем.

6.3.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

нумерацию листов в деле;

составление внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку или переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

6.3.3.  Обложка постоянного или временного (свыше 10 лет) дела изготавливается из твердого картона форматом С4 (230×320 мм) и оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела (тома), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:  наименование Совета судей указывается полностью, в именительном падеже; индекс и заголовок дела переносятся из номенклатуры дел Совета судей; дата дела — указывается на начало заведения и окончания документов в деле.

При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью.

Для дел с постановлениями (протоколами и т.п.) датой начала дела считается дата подписания (утверждения) самого раннего документа, а датой окончания — дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Для дел, содержащих переписку, датой начала дела считается дата регистрации первого входящего (исходящего) документа, а датой окончания — дата регистрации самого позднего входящего (исходящего) документа.

Запись о сроке хранения дела переносится на обложку дела из номенклатуры дел Совета судей. На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно». При введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи о сроках хранения перечеркиваются и указываются новые данные.                                

6.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, простым карандашом или нумератором. Использование чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельные листы в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый по изгибу, нумеруется как два самостоятельных листа.

Лист с наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу одним краем подклеены другие документы (вырезки, вставки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются так: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

В случае обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах допускается употребление литерных номеров листов (например, 10а, 10б и т.д.).

6.3.5.   Документы,  подшитые в  дело,  вносятся во внутреннюю  опись. Опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах (регистрационных номерах), датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

По окончании ведения дела в конце внутренней описи составляется итоговая запись с указанием (цифрами и прописью) количества внесенных в нее документов и количества листов внутренней описи. Итоговая запись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Заверенная составителем внутренняя опись документов дела подшивается в начале дела.

6.3.6.   Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.

Заверительная надпись составляется в конце дела на отдельном листе -заверителе дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и количество листов внутренней описи. При необходимости оговариваются особенности, нумерации документов дела: наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера крупноформатных листов; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

6.3.7.    Документы, составляющие дело, подшиваются прочными нитками (шнуром) на четыре прокола с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, их реквизитов, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке металлические предметы (скрепки, булавки и т.п.) из документов удаляются.

6.3.8.    Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

6.3.9. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения  подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не изменять систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

6.4. Составление описи дел

6.4.1. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. Учет их ведется по номенклатуре дел.

6.4.2. Описи  на  дела  постоянного  хранения  составляются  ежегодно   под   непосредственным методическим руководством председателя Совета судей.  По этим  описям документы сдаются в архив не позднее, чем через три года после завершения дел в производстве.

6.4.3.   При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи — валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются под тем же заголовком, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

6.4.4. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

6.4.5. Опись дел подписывается секретарем и утверждается председателем Совета судей.

6.5. Отбор документов и оформление их на уничтожение

6.5.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению  проводится после составления сводной описи дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании комиссии.

6.5.2. Документы включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт. Например, дела с пятилетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2009 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 01 января 2015 года.

При составлении акта должны соблюдаться следующие правила:

документы располагаются по годам их составления в соответствии с индексами сводной номенклатуры дел;

однородные документы вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества;

при включении в акты дел, из которых изъяты документы, указываются наименования и номера документов, причины изъятия и место их нахождения.

6.5.3. Дело может быть выделено к уничтожению только при условии, если сроки хранения всех подшитых в него документов истекли.

6.5.4. На основании акта в учетных документах архива органов судейского сообщества производятся отметки об уничтожении документов, а сам акт подшивается в соответствующее дело.

6.5.5.   Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании комиссии. Согласованный акт утверждается председателем Совета судей. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в установленном порядке. 

6.6. Организация оперативного хранения документов

6.6.1. С момента заведения и до передачи в архив органов судейского сообщества дела хранятся по месту их формирования — в Совете судей.

Секретарь обязан обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела хранятся в рабочих комнатах, в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. Для оперативного поиска документов дела в шкафу располагаются в вертикальном положении корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

6.6.2. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются по описям в
архив органов судейского сообщества.

6.6.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в
исключительных случаях и производится с разрешения председателя Совета судей Ставропольского края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

VII. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ

7.1. Хранение документов и передача их на постоянный и временный (свыше 10 лет) срок хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества, организация работы которого осуществляется Управлением Судебного департамента.

7.2.   Дела, находящиеся на хранении в архиве, выдаются для работы во временное пользование сторонним организациям на основании их письменных запросов с разрешения председателя Совета судей по актам на срок не более 3 месяцев.

По истечении установленного срока при необходимости производится переоформление документов на выданные дела после ознакомления с их сохранностью.

Дела с подлинными постановлениями и протоколами заседаний сторонним организациям не выдаются.

7.3. В работе с архивными делами не допускается изъятие документов, внесение в них правок и пометок.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего эти документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов секретарем составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется должностному лицу или организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, другой остается в архиве.

Приложение №1 к п. 2.2.8.; Приложение №2 к п. 2.2.8.; Приложение №3 к п. 2.3.3.; Приложение №4 к п. 3.2.3.; Приложение №5 к п.3.2.3. можно просмотреть в текстовом документе кликнув по ссылке ПРИЛОЖЕНИЕ расположенной по окончанию текста Инструкции.                               

(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ

от 08.11.2005 N 140, от 28.07.2006 N 70, от 27.12.2006 N 147,

от 14.05.2010 N 96, от 03.12.2010 N 269, от 19.12.2011 N 233,

от 24.04.2012 N 91, от 18.03.2013 N 60, от 16.04.2014 N 89,

от 09.04.2015 N 94, от 01.03.2016 N 39, от 02.06.2017 N 96,

от 09.01.2018 N 1, от 28.10.2019 N 246, от 27.09.2021 N 198,

от 24.12.2021 N 248)