Инструкция по заполнению формы по есв

6.1. Подраздел 1.3 подраздела 1 заполняют страхователи, являющиеся государственными (муниципальными) учреждениями, для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

6.2. В поле «Отчетный период» указывается месяц и год, за который представляются сведения.

6.3. В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечается тип представляемой формы: исходная, корректирующая или отменяющая.

В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

6.4. В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения.

6.5. В поле «КТО организации» указывается код типа отчитывающейся организации в соответствии с разделом «Коды типа организации, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

Данный раздел Классификатора сформирован на основе Перечня типов учреждений для сбора и разработки итогов федерального статистического наблюдения численности и заработной платы работников по категориям в организациях социальной сферы и науки, в отношении которых предусмотрены мероприятия по повышению средней заработной платы в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» <34>, приведенного в Указаниях по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденных приказом Федеральной службы государственной статистики от 30 июля 2021 г. N 457 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» (далее — приказ Росстата от 30 июля 2021 г. N 457).

———————————

<34> Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 19, ст. 2334.

Для организаций, не заполняющих формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457, указывается код «6.0» — «Иные организации, не заполняющие формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457».

6.6. В поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)» указывается цифровой код, состоящий из 14 цифр, в том случае, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В ином случае поле необходимо оставить пустым. Необходимо вводить только цифры без иных символов, в том числе без символов пробела или переноса.

6.7. Поле «OID организации» заполняется только медицинскими организациями, в нем указывается номер OID медицинской организации (уникальный идентификатор организации) в точном соответствии с соответствующим полем федерального регистра медицинских организаций (ФРМО).

6.8. Графа 1 «N п/п» таблицы «Сведения об условиях занятости и заработной плате» заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается строке в случае необходимости отражения нескольких периодов работы застрахованного лица в отчетном месяце. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

6.9. Если работник (исполнитель) работает только по договору гражданско-правового характера, то графы таблицы не заполняются.

6.10. В графе 2 «Дата начала» подраздела «Период работы в отчетном месяце» указывается дата начала периода работы (календарная дата) в отчетном месяце в формате «ДД.ММ.ГГ», в котором ДД — число, ММ — месяц, ГГ — две последние цифры года.

6.11. В графе 3 «Дата окончания» подраздела «Период работы в отчетном месяце» указывается дата окончания периода работы (календарная дата) в отчетном месяце в формате «ДД.ММ.ГГ», в котором ДД — число, ММ — месяц, ГГ — две последние цифры года.

6.12. В графе 4 «Наименование структурного подразделения; OID» через знак «;» указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает работник по должности, и в случае, если отчитывается медицинская организация, номер OID (уникальный идентификатор структурного подразделения) в точном соответствии с соответствующим полем федерального регистра медицинских организаций (ФРМО). Для иных организаций OID не заполняется.

6.13. В графе 5 «Код наименования должности (профессии)» указывается код в соответствии с разделом «Коды наименования должности (профессии), используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора (в случае отсутствия наименования должности по штатному расписанию в данном разделе Классификатора следует указывать наиболее подходящее обобщенное наименование должности).

6.14. В графе 6 «Код категории персонала» указывается трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия), в соответствии с разделом «Коды категорий персонала, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора, сформированным на основе указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N ЗП-здрав, N ЗП-культура, N ЗП-образование, N ЗП-наука, N ЗП-соц (приказ Росстата от 30 июля 2021 г. N 457).

Для всех должностей работников организаций, не заполняющих формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457, указывается код «600» — «Работники организаций, не представляющих формы статистической отчетности в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457».

Для должностей, по которым в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457 присвоено два или более кодов категории персонала (например, в соответствии с формой N ЗП-здрав преподавателям присваивается два кода — «281» («педагогические работники») и «282» («из них преподаватели»), необходимо указать код, соответствующий максимальному уровню разукрупнения (неагрегирующий) (в вышеуказанном примере — «282»).

6.15. В графе 7 «Звание (степень)» через «;» указываются:

ученая степень работника (одно из следующих значений в соответствии с ученой степенью работника: «КН» — кандидат наук; «ДН» — доктор наук);

ученое звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник ученых званий, используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора;

почетное звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник почетных званий, используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

В случае отсутствия у работника званий и ученых степеней в графе 7 указывается ноль (0).

6.16. В графах 8 «Код» и 9 «Значение» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» указываются следующие значения кодов условий занятости работников медицинских организаций:

———————————

<35> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2018, N 53, ст. 8415.

Для работников других отраслей бюджетной сферы в графах 8 и 9 подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» указывается ноль (0).

6.17. В графе 10 «Вид» подраздела «Информация о договоре» указывается одно из следующих значений в соответствии с видом договора:

«1» — трудовой договор, работа является для работника основной;

«2» — трудовой договор, работа является для работника работой по совместительству, внутреннее совместительство;

«3» — трудовой договор, работа является для работника работой по совместительству, внешнее совместительство (случай приема на работу по совместительству из другой организации, то есть у работника основное место работы в другой организации);

Необходимо вводить только цифры без иных символов, в том числе без символов пробела или переноса.

Если в течение месяца вид заключенного с работником договора или его существенные условия труда (перечисленные в ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) изменились, сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого варианта договора в разных строках таблицы с указанием в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

В графе 11 «Срок» подраздела «Информация о договоре» указывается одно из следующих значений в соответствии со сроком договора:

«1» — трудовой договор, заключенный на неопределенный срок;

«2» — срочный трудовой договор.

Необходимо вводить только цифры без иных символов, в том числе без символов пробела или переноса.

6.18. В графе 12 «Профессиональная квалификационная группа» и графе 13 «Квалификационный уровень» указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии с разделом «Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ), используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, в графах 12 и 13 указывается ноль (0).

Если должность (профессия), указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, в графе 13 указывается ноль (0).

6.19. В графе 14 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности» указывается класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности по итогам проведения специальной оценки условий труда в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» <36> в соответствии с разделом «Коды специальной оценки условий труда, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

———————————

<36> Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6991; 2016, N 18, ст. 2512.

Если информация о присвоенном классе (подклассе) условий труда отсутствует, в графе 14 указывается ноль (0).

6.20. В графе 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» указывается одно из следующих значений в соответствии с присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации квалификационной категорией по специальности (должности):

«1» — вторая квалификационная категория;

«2» — первая квалификационная категория;

«3» — высшая квалификационная категория.

Если у работника квалификационная категория отсутствует, в графе 15 указывается ноль (0).

6.21. В графе 16 «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии), указанной в графе 5.

В случае работы на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, в данной графе указывается значение 1,000 (максимально допустимое значение). При работе по основному месту работы и совместительству данные заполняются отдельными строками по каждому трудовому договору.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной занятости) указывается соответствующая доля занятости (доля ставки) с тремя знаками после запятой: 0,750; 0,500; 0,250; 0,125 и тому подобное.

Если в течение месяца число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора, изменялось, сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого значения числа штатных единиц в разных строках таблицы с указанием в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

6.22. В графе 17 «Система оплаты труда» указывается система оплаты труда работника по трудовому договору: сдельная — «1», повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) — «2», повременная (работнику установлена часовая ставка) — «3», иная — «4».

6.23. В графе 18 «Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)» указывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки) в зависимости от системы оплаты труда.

В случае если система оплаты труда сдельная и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, то сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого размера сдельной расценки за единицу работы.

6.24. В графе 19 «Норма» подраздела «Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце» указывается норма рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени.

6.25. В графе 20 «Факт» подраздела «Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце» указывается количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

6.26. В графе 21 «Код специальных часов работы» подраздела «Количество специальных часов работы» указывается один из следующих кодов:

При отсутствии у работника в течение отчетного месяца специальных часов работы в графах 21 и 22 указывается ноль (0).

6.27. В графе 22 «Количество часов» подраздела «Количество специальных часов работы» указывается количество часов, соответствующих коду, указанному в графе 21.

6.28. В графе 23 «Код выплаты» подраздела «Сведения о заработной плате» указывается код выплаты в соответствии с разделом «Классификатор выплат, используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

Вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, заключенным работниками списочного состава со своим учреждением, отражаются соответствующим кодом выплаты в соответствии с Классификатором.

6.29. В графе 24 «Сумма» подраздела «Сведения о заработной плате» указывается размер выплаты (с двумя знаками после запятой), соответствующей коду, указанному в графе 23.

В графе 24 отражаются фактические размеры выплат, начисленные работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды. Корректировка данных производится в установленном порядке.

Не допускается указание в графе 24 отрицательных значений, которые образовались в результате не отражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы заработной платы.

6.30. Графа 25 «Итого» подраздела «Сведения о заработной плате» единожды заполняется для каждой уникальной комбинации характеристик условий работы, определяющей уникальность строк подраздела, и значение в ней рассчитывается как общая сумма всех выплат для каждой комбинации, с двумя знаками после запятой.

С 2023 года вместо ПФР и ФСС появится Социальный фонд. Отчитываться перед ним работодатели будут по-новому. Вместо четырёх бланков: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС будет один универсальный. Сокращённо новая форма называется ЕФС-1.

Полное название – «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Бланк и порядок заполнения отчёта утверждены постановлением Правления ПФР № 245п от 31.10.2022, а его электронный формат — постановлением № 246п, принятым в тот же день. Давайте разберёмся, когда и как её заполнять.

Состав отчёта

Из названия единого отчёта понятно, что в его составе подаются сведения двух типов: применяемые для персонифицированного учёта и о страховых взносах на случай травм и профзаболеваний. И действительно, отчёт состоит из двух основных частей:

• Раздел 1. По сути, это форма персонифицированной отчётности в объединённый Соцфонд. Состоит он из нескольких подразделов. Его нужно подавать с разной периодичностью в зависимости от кадровых событий, наличия или отсутствия в компании особых условий труда, уплаты или неуплаты ею дополнительных пенсионных взносов.
• Раздел 2. Он посвящён взносам на травматизм. Его подают все страхователи ежеквартально.

Мы собрали в таблицу разделы и подразделы формы ЕФС-1, соотнесли их с отчётами, которые отменили в 2023 году, а также указали сроки сдачи.

Таблица 1. Структура ЕФС-1, заполнение и сроки подачи

Теперь становится более понятно, кто, когда и куда подаёт разные подразделы ЕФС-1.

Если компания не платит дополнительные пенсионные взносы, у неё нет работников с особенностями начисления страхового стажа и пока не было никаких кадровых мероприятий, впервые подать ЕФС-1 ей нужно по окончании 1 квартала – до 25 апреля 2023 года. В его состав нужно включить Раздел 2, представляющий собой, по сути, отчёт по взносам «на травматизм» (аналог 4-ФСС).

Если компания платит дополнительные взносы на пенсионное страхование, то вместе с разделом 2 ей нужно заполнить Подраздел 3 (он идет вместо отчёта ДСВ-3).

Если в компании есть сотрудники, имеющие право на досрочную пенсию, по окончании года в их отношении нужно подавать ЕФС-1. В этом случае заполняют Подраздел 1.2 и Подраздел 2. Сдают отчёт не позднее 25 января.

Если произошло кадровое изменение, ЕФС-1 подаётся в составе Подразделов 1 и 1.1. Срок сдачи зависит от мероприятия (см. Таблицу 1) – это либо следующий рабочий день, либо 25 число следующего месяца.

Обратите внимание! Появились новые события, при наступлении которых нужно передавать информацию в фонд – начало и окончание действия договора гражданско-правового характера с гражданами, которые не являются ИП или самозанятыми. С 2023 года наниматель платит за них страховые взносы по единому тарифу (на ОПС, ОМС и ВНиМ).

Получается, что физлица на договорах ГПХ страхуются так же, как работники по трудовым договорам, кроме страхования на травматизм. Сведения о них включаются в Подраздел 1.1. Раньше выплаты физлицам на ГПХ взносами на ВНиМ не облагались, а сведения о них не фигурировали в составе СЗВ-ТД.

Как заполнить

Разберём заполнение отчёта для случая, когда имеет место кадровое мероприятие или событие с договором ГПХ. Заполняются титульный лист, подразделы 1 и 1.1. Другие части отчёта не заполняются и не подаются.

Титульный лист

На первом листе отчёта отражаются такие данные:

• регистрационный номер в ПФР;
• название организации или ФИО ИП;
• ИНН, КПП (только для организаций);
• основной ОКВЭД;
• ОГРН или ОГРНИП;
• номер телефона – только цифры без скобок и тире;
• адрес электронной почты.

Блок «Сведения о страхователе, за которого представляете сведения» заполняют только правопреемники организаций, снятых с учёта.

Подраздел 1

Подраздел 1 заполняется отдельно в отношении каждого физлица, на которого подаётся отчёт. Нужно указать: СНИЛС, фамилию, имя, отчество, дату рождения, ИНН, код страны гражданства (Россия – 643) и код категории застрахованного лица. Код статусов указан в таблице, приведённой в п. 3.6 Порядка заполнения отчёта. Для граждан России предназначен код «ГРФ».

Подраздел 1.1

Подраздел заполняется только на физлиц, по которым были кадровые мероприятия.

Блок «Сведения о выборе формата трудовой книжки» заполняется, когда ЕФС-1 подаётся по причине соответствующего события – выбора формы ТК. То есть если в течение прошлого месяца сотрудник подал заявление об отказе от бумажной книжки. Если отчёт направляется по причине других событий, этот блок не заполняется.

В табличной части Подраздела 1.1 отражаются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Что отражать, указано в таблице 2.

Таблица 2. Заполнение Подраздела 1.1 отчёта ЕФС-1

Обратите внимание! Не по всем гражданско-правовым договорам начисляются взносы. Их следует начислять с выплат по договорам на работы или услуги, по договорам авторского заказа, отчуждения исключительного права на произведения, издательским лицензионным договорам, договорам о предоставлении права использования произведений. Если на сумму вознаграждения взносы не начисляются, подавать ЕФС-1 в связи с заключением или расторжением этого договора не нужно.

Подпись и направление

Отчёт подаётся в территориальный орган объединённого фонда. Как и прежде, форма зависит от количества застрахованных лиц:

• до 10 человек включительно – можно сдавать отчёт на бумаге или в электронном виде – выбор за компанией;
• 11 человек и более – допустим только электронный формат подачи.

Если отчёт подаётся на бумаге, на титульном листе свою подпись ставит руководитель или иной уполномоченный доверенностью сотрудник. Также ставится дата заполнения и печать, если она используется.

Если компания сдаёт отчёт в электронной форме, его следует подписать КЭП руководителя или уполномоченного лица. Во втором случае к отчёту прилагается электронная доверенность.

Примеры

Покажем на примерах, как правильно заполнять форму ЕФС-1 для случая, когда происходит мероприятие, связанное с застрахованными лицами. В ООО «Весна» в январе произошло сразу два события:

1. 16 января вышел приказ об увольнении по собственному желанию менеджера по продажам Макарова Н.П. 17 января ООО «Весна» направила в новый объединённый фонд отчёт ЕФС-1 в связи с кадровым мероприятием – увольнением.

1. 21 января был подписан договор на разработку дизайн-проекта интерьера помещения с дизайнером – гражданкой Марининой И.А., не зарегистрированной в качестве самозанятой или ИП. 22 января ООО «Весна» направило ещё один отчёт ЕФС-1 — теперь уже по причине заключения договора ГПХ.

Штрафы

За нарушения, связанные с заполнением нового отчёта, будут назначаться штрафы. Причём за отдельные его части они будут разными.

Если нарушение связано с Разделом 1, назначат штраф по ст. 14 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Его сумма – 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в отношении которого информация не была представлена вовремя, оказалась неполной либо недостоверной. Если же страхователь должен подавать электронный отчёт, но вместо этого сдал бумажный бланк, то штраф составит 1000 рублей.

Штрафов можно будет избежать, если исправить ошибку в отчёте до получения уведомления о ней из фонда. Ещё один способ – сдать уточнённый отчёт в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.

За непредставление Раздела 2 назначат штраф по ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Его размер – за каждый полный или неполный месяц просрочки 5% от суммы взносов, начисленной за последние 3 месяца. Минимум 1000 рублей, максимум – 30% от расчётной суммы взносов.

Итак, мы разобрались, что представляет собой новая форма ЕФС-1 – отчёт, который с 2023 года заменит привычные нам формы. А также показали, как будет выглядеть бланк, привели примеры и образцы заполнения Раздела 1 для типичных случаев. При возникновении вопросов наши пользователи могут обратиться на бесплатную консультацию к специалистам 1С.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

С 2023 года ПФР и ФСС объединяются в Социальный фонд России (СФР), при этом полностью меняется отчётность по страховым взносам. 19.12.2022 Минюст зарегистрировал утверждённую ПФР новую форму ЕФС-1 и порядок её заполнения. Рассказываем, что будет в отчёте и когда его нужно сдавать.

Когда сдавать раздел 2 ЕФС-1, кому нужно отчитываться по этой форме, какие подразделы заполнять обязательно всем, на какие особенности обратить внимание при внесении сведений? Ответы на эти и другие сопутствующие вопросы — в нашем материале.

Кто отчитывается

С 2023 года в отчетности по взносам на травматизм появилось немало новшеств:

1. Сменился адрес сдачи отчета — получателем теперь выступает Социальный фонд вместо Пенсионного фонда РФ.
2. Изменились отчетные форма и формат — нужно оформлять раздел 2 ЕФС-1 вместо 4-ФСС.
3. Период подготовки и представления отчета удлинился (подробности далее).

В список нововведений не попал такой важный вопрос, как состав лиц, обязанных сдавать сведения по травмовзносам (раздел 2 ЕФС-1). Здесь ничего не поменялось по сравнению с прошлыми периодами.

Напомним, кто сдает отчетность ЕФС-1 — раздел 2: 

Если у указанных лиц для заполнения раздела 2 формы ЕФС-1 отсутствуют сведения, от представления отчета закон их не освобождает — в таком случае своевременно попасть в фонд должна форма с нулевыми данными.

Как отчитаться в Социальный фонд по форме ЕФС-1 при ликвидации компании, узнайте из Готового решения на сайте «КонсультантПлюс». Детальная информация поможет быстро сориентироваться в сложных отчетных нюансах — достаточно оформить бесплатный доступ к системе.

Составные части отчета

У формы ЕФС-1 сложная структура, где каждый раздел имеет индивидуальное назначение и состоит из подразделов. Раздел 2 не исключение. В его составе два обязательных подраздела, сдавать которые нужно всем страхователям без исключения, и два подраздела, включаемые в отчет при наличии отчетных данных. Кроме того, в число обязательных компонентов отчета входит титульный лист.

Детальный состав формы ЕФС-1 с разделом 2: 

Далее расскажем, когда сдавать раздел 2 ЕФС-1 — общее правило и график-2023.

Когда сдавать

Со сроками представления раздела 2, в отличие от других разделов ЕФС-1, всё предельно ясно — его сдают по окончании каждого отчетного периода и по итогам года в строго определенное время. Регулярность представления сведений из этого раздела осталась такой же, что и у прежней формы 4-ФСС, но предельная отчетная дата сдвинулась на 10 дней.

О сроках сдачи каждого раздела ЕФС-1 мы рассказали здесь.

Общее правило по срокам для раздела 2 формы ЕФС-1: 

Это общее правило конкретизируем по датам — когда сдавать отчет ЕФС-1 с разделом 2 в 2023 году: 

В 2023 году все крайние отчетные даты по разделу 2 формы ЕФС-1 выпадают на рабочие дни. В 2024 году и последующие периоды применяется общее правило: при совпадении предельной отчетной даты с нерабочим праздничным или выходным днем, отчет можно представить в ближайший рабочий день (ст. 193 ГК РФ, письмо СФР от 25.01.2023 № 19-02/463л).

Три инфоблока титульного листа

Титульный лист ЕФС-1, представляемый вместе с разделом 2, заполняется по единым правилам. Он содержит набор общих сведений о страхователе, который условно можно разделить на три информационных блока:

Блок 1. Заглавная часть

В этой части сосредоточены все основные сведения об отчитывающейся компании или ИП: 

Порядок заполнения всех полей титульного листа прописан в указаниях по заполнению ЕФС-1. В том числе для поля «Номер контактного телефона» предусмотрены специальные правила: указывается городской или мобильный номер телефона с кодом города или оператора сотовой связи — с заполнением цифр в каждой ячейке без применения знаков «тире» и «скобка».

Блок 2. Редко заполняемая часть

Второй информационный блок титульного листа заполняется только в определенных случаях: 

Блок 3. Заключительная часть

Завершающий информационный блок титульного листа должен содержать набор обязательных к заполнению сведений: 

Подпись ответственного лица заверяется печатью (при ее наличии).

Подсказки по обязательным подразделам

Оформление раздела 2 начинается с внесения данных трех видов:

• о самом отчете (первичный/корректировочный, код периода и год представления);
• факте прекращения деятельности страхователя;
• численности застрахованных лиц с разбивкой по категориям. 

В подразделе 2.1 приводится расчет взносов «на травматизм»: 

Подраздел 2.3 — последний из обязательных элементов раздела 2 формы ЕФС-1. В него включаются сведения об обязательных медосмотрах и результатах спецоценки. 

Заполненный образец раздела 2 ЕФС-1 вы можете скачать бесплатно по ссылке ниже:

Скачать образец

Если вы допустили ошибки при заполнении ЕФС-1, смотрите, что они означают и как их исправить:

• Ошибка 30 в ЕФС-1: как исправить;
• Ошибка 50 в ЕФС-1: как исправить;
• Как внести корректировку в ЕФС-1.

Как заполнить раздел 2 в «1С»

Ручное и автозаполнение раздела 2 ЕФС-1 в 1С 8.3 пока не реализовано. Разработчики запланировали внедрение этой процедуры на февраль — апрель 2023 года. 

Как с помощью «1С» автоматизировать учетные операции, расскажут материалы нашего сайта:

• «Порядок учета производства продукции в “1С”»;
• «Ведение раздельного учета по НДС в “1С” (нюансы)»;
• «Использование “1С:Бухгалтерия” при УСН».

Итоги

Сведения о взносах на травматизм, обязательных медосмотрах и итогах спецоценки с 2023 года необходимо представлять в Социальный фонд в составе раздела 2 новой формы ЕФС-1. Срок сдачи раздела ЕФС-1 — не позднее 25-го числа по окончании отчетного периода.

ЕФС-1 — новый отчет, который должны сдавать налогоплательщики. С 1 января 2023 года ПФР и ФСС стали единым Социальным фондом. В связи с этим изменились правила сдачи отчётности по застрахованным лицам. Расскажем как заполнять и сдавать ЕФС-1, который пришёл на смену сразу нескольким отчётам.

Форма отчета ЕФС-1

Новый отчёт заменяет четыре кадровых отчёта: СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3. Единую форму сведений и порядок её заполнения утвердили Постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 31 октября 2022 года № 245п.

Форма нового отчёта ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов, каждый из которых включает в себя подразделы. Для каждого раздела и подраздела действуют отдельные правила и сроки сдачи.

Образец Единой Формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»:

Скачать бланк ЕФС-1

Состав отчета ЕФС-1

Раздел	№ подраздела	Подраздел
Титульный лист
Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию	1	Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, зарплате зарегистрированного лица
1.1	Сведения о трудовой (иной) деятельности
1.2	Сведения о страховом стаже
1.3	Сведения о заработной плате и условиях осуществления деятельности работников государственных (муниципальных) учреждений
2	Основание для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии
3	Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя
Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний	2.1	Расчёт сумм страховых взносов
2.1.1	Сведения о базе и взносах для организаций с выделенными СКЕ
2.2	Сведения для исчисления страховых взносов НСиПЗ для тех, кто направляет персонал в другие компании
2.3	Сведения о результатах проведённых обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и проведённой СОУТ на начало года

Кто должен сдавать форму ЕФС-1

Отчетность ЕФС-1 сдают организации и ИП, у которых есть:

• Сотрудники, работающие по трудовым договорам
• Исполнители, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД или ГПХ) на выполнение работ или оказание услуг, а также на передачу прав на произведения или авторского заказа

Куда сдавать отчет ЕФС-1

Порядок сдачи отчета ЕФС-1 следующий: подавать отчет в электронном виде обязаны работодатели, у которых численность застрахованных лиц, включая работников на ГПД, больше 10 человек. Прочие работодатели имеют право сами выбирать способ сдачи отчета: в электронном виде или на бумаге.

Отчеты сдаются в территориальные органы объединенного Социального Фонда России.

Порядок заполнения ЕФС-1 в 2023 году

Как заполнить раздел 1, подраздел 1

Это сведения о зарегистрированном лице, где указываются ФИО, СНИЛС, ИНН и даты рождения работника, а также статус застрахованного лица и гражданство в соответствии с классификаторами.

Статус застрахованного лица обозначается одним из кодов, приведённых в таблице:

Код	Статус застрахованного лица
ГРФ	граждане Российской Федерации
ПЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории Российской Федерации
ВЖИГ	иностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории РФ, а также временно пребывающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГ	иностранные граждане или лица без гражданства (за исключением высококвалифицированных специалистов), временно пребывающие на территории РФ
ВКС	иностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории РФ

Как заполнить раздел 1, подраздел 1.1

Это аналог формы СЗВ-ТД. Этот подраздел заполняют все работодатели, у которых с работниками заключён трудовой договор, а также его представляют в отношении застрахованных лиц, которые заключили договоры гражданско-правового характера:

• о выполнении работ (оказании услуг),
• договоры авторского заказа,
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства,
• издательские лицензионные договоры,
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договоры о передаче полномочий по управлению правами, заключённые с организацией по управлению правами на коллективной основе.

Классификатор мероприятий для заполнения графы 3 дополнили новыми позициями.

Код 9 «Начало договора ГПХ» применяется для обозначения начала периода работы по договору гражданско-правового характера.

Кодом 10 «Окончание договора ГПХ» обозначается окончание периода работы по этому договору.

Графу 6 «Код выполняемой функции» обязательно заполнять, если вид мероприятия принимает значение «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ», «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ» или «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ».

При этом для договоров ГПХ нужно указывать один из приведённых в таблице кодов:

Код	Вид договора
ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

Для мероприятий в рамках трудовых договоров указывают код выполняемой функции по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08)).

Как заполнить раздел 1, подраздел 1.2

Это аналог формы СЗВ-СТАЖ, но отличается от неё наличием типа «корректирующая» и «отменяющая».

Подраздел заполняют и представляют не на всех работников, а только в отношении застрахованных лиц из подпунктов 1–10 пункта 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. То есть на тех работников, которые в отчётном периоде выполняли работу, дающую право на досрочное назначение страховой пенсии, занимали государственные должности или имели другие особенности, влияющие на стаж.

В Подразделе 1.2 Раздела 1, в отличие от СЗВ-СТАЖ, есть новые графы для отражения:

• районного коэффициента за работу в регионах со сложными климатическими условиями — графа 5, она заполняется в случае наличия в графе 4 «Код» кодов «РКС», «МКС», «РКСР», «МКСР», «МКС-РКСР»;
• занятости — графа 10, где указываются доля ставки для медиков и педагогов, время пребывания под водой для водолазов, налёт часов для лётчиков;
• данных о результатах спецоценки условий труда (СОУТ): в графе 11 указывается индивидуальный номер основного рабочего места работника в соответствии с картой СОУТ, а установленный класс (подкласс) условий труда по степени вредности отражается в графе 12.

Коды в графах 4, 6–9 подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 указываются по тем же правилам, что и в форме СЗВ-СТАЖ.

Как заполнить раздел 1, подраздел 1.3

Подраздел заполняют и представляют только государственные (муниципальные) учреждения, которые осуществляют виды деятельности из приказа Минтруда.

Служит для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы. Аналог форм СИоЗП и СИоРУн. Большую часть граф заполняют с применением соответствующих классификаторов.

Как заполнить раздел 1, подраздел 2

Это аналог раздела 5 формы ОДВ-1. Заполнять и представлять подраздел 2 нужно вместе с подразделом 1.2 подраздела 1 при подаче сведений о застрахованных лицах, занятых на определённых видах работ. Тут речь о работах, которые предусмотрены ч. 1 ст. 30 и ст. 31 Закона № 400-ФЗ.

Как заполнить раздел 1, подраздел 3

Это аналог формы ДСВ-3. Заполняют и представляют подраздел страхователи, которые перечисляют дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию застрахованных лиц и взносы работодателя в пользу застрахованных лиц (в случае их уплаты).

Как заполнить раздел 2

Этот раздел заменяет собой форму 4-ФСС. Заполняют и представляют его страхователи:

• юридические лица любой организационно-правовой формы;
• иностранные организации, которые ведут деятельность на территории РФ и нанимают граждан РФ на работу;
• физические лица, которые нанимают лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Сроки сдачи ЕФС-1 в 2023 году

Отменённые отчёты вошли в ЕСФ-1 в виде отдельных разделов со своими сроками отправки. В таблице приведены все сроки сдачи ЕСФ-1 в 2023 году:

Сведения	Срок сдачи
Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности
Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора
Подраздел 1.2 — сведения о стаже	Ежегодно до 25 января
Подраздел 1.3 — сведения о выплатах в пользу работников бюджетной сферы	Ежемесячно до 25 числа
Подраздел 2 — сведения об особенностях условий работы	Ежегодно до 25 января
Подраздел 3 — сведения об отчислениях на накопительную пенсию	Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом
Раздел 2 со всеми подразделами — сведения об отчислениях на травматизм	Ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом

Подраздел 1.3 ЕФС-1 заполняют государственные (муниципальные) учреждения, которые ведут определенные виды деятельности и подают следующие виды статотчетности:

Конкретные виды деятельности (Коды ОКВЭД2) перечислены в Приказе Минтруда от 02.09.2022 № 507н.

Ежемесячно — не позднее 25 числа каждого месяца, следующего за прошедшим. Первый раз предстоит подать подраздел 1.3 за январь 2023 года — не позднее 27 февраля, так как 25 февраля выпадает на субботу. 

Далее (с учетом переноса на ближайший рабочий день):

• за февраль — до 27 марта;
• за март — до 25 апреля;
• за апрель — до 25 мая;
• за май — до 26 июня;
• за июнь — до 25 июля;
• за июль — до 25 августа;
• за август — до 25 сентября;
• за сентябрь — до 25 октября;
• за октябрь — до 27 ноября;
• за ноябрь — до 25 декабря;
• за декабрь — до 25 января 2024 года.

Здесь отражаются суммы выплат сотрудникам учреждений, а также сведения об условиях трудовой деятельности, на основании которых определяется размер этих выплат.

В сведения о зарплате (денежной и натуральной) включаются данные о размерах:

• тарифной ставки, оклада (должностного оклада);
• доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных;
• стимулирующих доплат и надбавок;
• премий и других поощрительных выплат;
• выплат соцхарактера.

На основе этих данных будут вести мониторинг системы оплаты труда в бюджетной сфере.

Заполняя сведения в подразделе 1.3, соблюдайте порядок, утвержденный Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245П и правила проверки, предъявляемые к форме в электронном виде из Постановления Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 246П.

Перед тем как приступить к заполнению основной таблицы, пройдемся по полям, находящимся перед ней. 

Поле «Отчетный период» 

Укажите месяц и год, за который представляются сведения: 01 — январь, 02 — февраль, 03 — март, 04 — апрель, 05 — май, 06 — июнь, 07 — июль, 08 — август, 09 — сентябрь, 10 — октябрь, 11 — ноябрь, 12 — декабрь.

Поле «Тип сведений» 

Знаком «X» отметьте тип представляемых сведений: «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая».

Тип «Корректирующая» заполняется, если надо изменить сведения, учтенные на индивидуальном лицевом счете (ИЛС) работника на основании ранее представленного подраздела 1.3 с типом «Исходная».

Если хотите отменить данные, учтенные на ИЛС на основании формы ЕФС-1, подайте тип сведений «Отменяющая».

Сведения «Корректирующая» или «Отменяющая» могут быть представлены только за период, данные по которому уже учтены на ИЛС на основании форм «Исходная» или «Корректирующая».

Поле «Корректируемый (отменяемый) период»

Укажите месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения, если в поле «Тип сведений» выбран вариант «Корректирующая» или «Отменяющая». Год корректируемого периода не может быть меньше 2023.

Поле «КТО организации» 

Укажите код типа вашей организации в соответствии с разделом «Коды типа организации,…» Классификатора, прилагаемого к порядку заполнения. Например: 1.03 — театры, 3.1.4 — образовательные организации высшего образования, 4.1.05 — Родильный дом и так далее.

Этот раздел Классификатора сформирован на основе перечней типов учреждений, приведенных в указаниях по заполнению форм федерального статнаблюдения, утвержденных Приказом Росстата от 30.07.2021 № 457.

Если ваша организация не заполняет статистические формы в соответствии с Приказом Росстата № 457, укажите код «6.0».

Поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)» 

Проставьте цифровой код из 14 цифр, если ваша организация является территориально обособленным структурным подразделением. В ином случае поле оставьте пустым.

Код вводите только цифрами без других символов, например, без пробела или переноса.

Поле «ОID организации»

Заполняется только медицинскими организациями. Укажите номер OID, который соответствует уникальному идентификатору в федеральном регистре мед организаций (ФРМО).

Это основная часть подраздела 1.3 раздела 1. Обратите внимание: графы таблицы заполняются на лиц, состоящих с учреждением в трудовых отношениях. Если исполнитель работает только по договору ГПХ, сведения о его выплатах не заполняются.

Графа 1 «№ п/п» 

Заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается строке, если надо отразить несколько периодов работы работника в отчетном месяце. Номера указывайте в порядке возрастания без пропусков и повторений.

Подраздел «Период работы в отчетном месяце»

Здесь указываются:

• в графе 2 «Дата начала» — дата начала периода работы в отчетном месяце;
• в графе 3 «Дата окончания» — дата окончания периода работы в отчетном месяце.

Календарные даты указывайте в формате «ДД.ММ.ГГ», в котором ДД — число, ММ — месяц, ГГ — две последние цифры года.

Графа 4 «Наименование структурного подразделения; OID»

Укажите полное наименование структурного подразделения, в котором трудится работник по должности. А если вы медицинская организация, через знак «;» дополнительно укажите номер OID (уникальный идентификатор структурного подразделения). Он должен точно соответствовать полю федерального регистра медорганизаций (ФРМО). Немедицинские организации OID не заполняют.

Графа 5 «Код наименования должности (профессии)» 

Укажите код в соответствии с разделом «Коды наименования должности (профессии)…» Классификатора к порядку заполнения. Если наименования должности по штатному расписанию нет в этом разделе Классификатора, укажите код наиболее подходящего обобщенного наименования должности.

Графа 6 «Код категории персонала» 

Поставьте трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия), в соответствии с разделом «Коды категорий персонала…» Классификатора. Перечень кодов в этом разделе сформирован на основе указаний по заполнению статистических форм ЗП-здрав, ЗП-культура, ЗП-образование, ЗП-наука, ЗП-соц, утвержденных Приказом Росстата № 457.

Если занимаемой должности в соответствии с приказом Росстата № 457 присвоено два или более кодов категории персонала, укажите код, соответствующий максимальному уровню разукрупнения (неагрегирующий). Например, в соответствии с формой ЗП-здрав научным сотрудникам присваивается два кода — «301» (научные работники) и «311» (из них научные сотрудники). Для научного сотрудника поставьте код «311».

Графа 7 «Звание (степень)»

Через знак «;» укажите:

• ученую степень работника (одно из следующих значений в соответствии с ученой степенью работника: «КН» — кандидат наук, «ДН» — доктор наук;
• ученое звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник ученых званий…» Классификатора;
• почетное звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник почетных званий…» Классификатора.

Если у работника нет званий и ученых степеней, в графе 7 поставьте ноль (0).

Графы 8 «Код» и 9 «Значение»

В графах 8 и 9 подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» медорганизации указывают следующие значения кодов условий занятости работников:

Для работников других отраслей бюджетной сферы в графах 8 и 9 подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» укажите ноль (0).

Подраздел «Информация о договоре»

В графе 10 «Вид» укажите в зависимости от вида трудового договора:

• «1» — основная работа;
• «2» — внутреннее совместительство;
• «3» — внешнее совместительство (у работника основное место работы в другой организации).

В графе 11 «Срок» проставьте в соответствии со сроком договора:

• «1» — трудовой договор на неопределенный срок;
• «2» — срочный трудовой договор.

Вводите только цифры без других символов, в том числе без пробела или переноса.

Если в течение месяца вид заключенного с работником договора или его существенные условия труда, перечисленные в ст. 57 ТК РФ, изменились, то сведения о начисленных выплатах заполните по каждому варианту договора в разных строках таблицы. При этом в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» укажите даты соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

Например, с 16 января для внешнего совместителя работа стала основной:

Графа 12 «Профессиональная квалификационная группа» и графа 13 «Квалификационный уровень» 

Укажите код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии с разделом «Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ)…» Классификатора.

Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, в графах 12 и 13 указывается ноль (0). Для должностей (профессий), включенных в профессиональную квалификационную группу, но для которых не определен квалификационный уровень, в графе 13 указывается ноль (0).

Графа 14 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности»

Укажите класс (подкласс) условий труда на рабочем месте, установленный по итогам проведения СОУТ. Допустимые коды приведены в разделе «Коды специальной оценки условий труда…» Классификатора.

Если информация о присвоенном классе (подклассе) условий труда отсутствует (СОУТ не проводилась), в графе 14 указывается ноль (0). 

Графа 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации»

Укажите код квалификационной категории по специальности (должности), присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации:

• «1» — вторая квалификационная категория;
• «2» — первая квалификационная категория;
• «3» — высшая квалификационная категория.

Если у работника квалификационная категория отсутствует, в графе 15 поставьте ноль (0).

Графа 16 «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)» 

Проставьте число штатных единиц, занятых работником по должности (профессии), указанной в графе 5, в соответствии с условиями трудового договора. Число должно быть с тремя знаками после запятой:

• 1,000 (максимально допустимое значение) — при работе на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной в соответствии с законодательством РФ;
• 0,750 или 0,500 или 0,250 или 0,125 и т.д. (доля ставки) — для неполного рабочего времени (неполной занятости).

Если в течение месяца менялось число штатных единиц, занятых работником, заполните сведения о начисленных выплатах в отношении каждого числа штатных единиц в разных строках таблицы. При этом в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» должны быть указаны даты начала и конца соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

При работе по основному месту работы и совместительству данные заполните отдельными строками по каждому трудовому договору.

Например, работа по совместительству на ¼ ставки стала основной на полную ставку:

Графа 17 «Система оплаты труда» 

Укажите код, соответствующий системе оплаты труда работника по трудовому договору:

• «1» — сдельная;
• «2» — повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка);
• «3» — повременная (работнику установлена часовая ставка);
• «4» — иная.

Графа 18 «Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором…» 

Впишите нормативный размер выплаты в зависимости от системы оплаты труда: оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки.

Если система оплаты труда сдельная («1» в графе 17) и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, сведения о начисленных выплатах заполните для каждой сдельной расценки за единицу выработки в отдельных строках.

Подраздел «Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце»

Здесь укажите:

• в графе 19 «Норма» — норму рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени;
• в графе 20 «Факт» -— количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

Подраздел «Количество специальных часов работы» 

В графу 21 «Код специальных часов работы» впишите один из кодов:

В графе 22 «Количество часов» — количество часов, соответствующих коду, указанному в графе 21.

При отсутствии у работника в течение отчетного месяца специальных часов работы в графах 21 и 22 указывается ноль (0).

Подраздел «Сведения о заработной плате»

В графе 23 «Код выплаты» проставьте код выплаты в соответствии с разделом «Классификатор выплат…» Классификатора. Коды основных выплат (выплат с префиксом ОВ) должны соответствовать значениям графы 17 «Система оплаты труда»:

Система оплаты труда (графа 17)	Допустимые виды выплат (графа 23)
«1» — сдельная	Коды «ОВ-01» и «ОВ-02»
«2» — повременная (часовая ставка)	Код «ОВ-04»
«3» — повременная (оклад, месячная ставка)	Код «ОВ-03»
«4» — иная	Можно указать несколько кодов основных выплат
«1», «2» или «3»	Только один код основной выплаты (выплаты с префиксом ОВ)

Вознаграждения по договорам ГПХ, заключенным учреждением c работниками списочного состава, отражаются по коду выплаты «ПВ-02».

В графе 24 «Сумма» указывается фактический размер выплаты, соответствующей коду из графы 23. Проставьте сумму с двумя знаками после запятой, начисленную работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды: например, премия за квартал или за год, доначисление по приказу о повышении оклада, подписанному задним числом.

Если отрицательное значение возникло при перерасчете, скорректируйте данные за отчетный период, в котором выплата начислена первоначально.

Отражение нулевой (0,00) суммы допускается для случая, когда есть действующий трудовой договор, но в отчетном месяце выплат не было. Например, если работница в отпуске по беременности и родам.

В графе 25 «Итого» укажите общую сумму всех выплат для каждой уникальной комбинации характеристик условий работы. Значение рассчитывается как сумма строк по всем кодам выплат, относящихся к каждой комбинации, с двумя знаками после запятой.

Если вы заполняете подраздел 1.3, обратите внимание на несколько нюансов.

Во-первых, на титульном листе должны быть указаны:

• Код ОКФС — цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором форм собственности, который состоит из двух цифр. Возможные варианты для государственных (муниципальных) учреждений:
  • 12 — Федеральная собственность; 
  • 13 — Собственность субъектов РФ;
  • 14 — Муниципальная собственность.
• Код ОКОГУ — цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором органов государственной власти и управления, состоящий из 7 цифр.
• Код ОКПО — цифровой код, присвоенный организации в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций, состоящий из 8 цифр. Территориально обособленное структурное подразделение указывает ОКПО «головы». Узнать ОКПО по ИНН или ОГРН можно с помощью сервиса Росстата.

Во-вторых, в подразделе 1.3 не может быть полного дубликата комбинации значений, являющейся идентификатором трудового договора для работника. То есть не должно быть строк с одинаковыми значениями в графах:

• 4 — «Наименование структурного подразделения; OID»;
• 5 — «Код наименования должности (профессии)»;
• 8 и 9 — «Код» и «Значение» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости»;
• 10 и 11 — «Вид» и «Срок» подраздела «Информация о договоре»;
• 12 — «Профессиональная квалификационная группа»;
• 13 — «Квалификационный уровень»;
• 16 — «Число занятых штатных единиц по должности (профессии)»;
• 18 — «Размер фиксированной части».

Хотя бы в одной из перечисленных граф значения в строках должны отличаться: 

И последнее. Если по работнику в рамках отчетного периода указано несколько строк со значением «1» (основная работа) в графе «Вид» подраздела «Информация о договоре», то даты начала и конца периодов работы по этим договорам не должны пересекаться. При этом сумма периодов договоров не может быть больше, чем продолжительность месяца, за который подаются сведения.