Инструкция по заполнению личных карточек сиз

Порядок обеспечения работников СИЗ, утверждённый Приказом Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 №290н устанавливает, что:

Работодатель вправе вести учёт выдачи работникам СИЗ с применением программных средств (информационно-аналитических баз данных). Электронная форма учётной карточки должна соответствовать установленной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ. При этом в электронной форме личной карточки учёта выдачи СИЗ вместо личной подписи работника указываются номер и дата документа бухгалтерского учёта о получении СИЗ, на котором имеется личная подпись работника.

Таким образом, закон прямо разрешает вести именно электронные личные карточки. Здесь следует отметить, что в данном случае под электронной личной карточкой понимается именно наличие соответствующих записей в базе данных в электронном виде. Личные карточки СИЗ не обязательно распечатывать и хранить на рабочем месте, но такую функцию следует предусмотреть.

Помимо ссылки на бумажный документ бухгалтерского учета, персонификация работника при выдаче СИЗ может осуществляться одним из следующих способов:

Квалифицированная электронно-цифровая подпись (ЭЦП) работника и работодателя – самый корректный с точки зрения электронного документооборота, но и самый затратный способ. Требует наличия ЭЦП у обоих сторон. В этом случае распечатки и заверения документа не требуется – достаточно предоставить личную карточку и все привязанные к ней сертификаты ЭЦП. Из-за своей дороговизны и отсутствия квалифицированных ЭЦП у работников, этот способ практически не используется.

Простая электронно-цифровая подпись работника и квалифицированная ЭЦП работодателя. Под простой электронной подписью в данном случае понимается введение работником определённой комбинации известных только ему значений (например, табельного номера и пароля). Этот способ часто используется в вендинговых автоматах для выдачи СИЗ.

В случае использования неквалифицированной ЭЦП все личные карточки при предоставлении в контролирующие органы будут требовать распечатки, заверения и полного соответствия данным документов бухгалтерского учёта, которые в таком случае требуется также приложить, причём данные нужно будет предоставить и по выдаче, и по возврату всех отражённых в личной карточке СИЗ. Этот способ используется крупными организациями с большим объёмом документооборота.

Распечатка формы электронной личной карточки с заранее внесёнными общими сведениями из базы данных, после чего осуществляется внесение дополнительных данных ручкой и проставление живых подписей. Не является электронным документооборотом, а является простой заменой типографской печати личных карточек. Этот способ используется в основном, небольшими предприятиями, у которых небольшой документооборот.

Вне зависимости от выбранной формы ведения личных карточек, в организации рекомендуется разработать «Положение о порядке учёта, выдачи и возврата СИЗ» с которым работников необходимо ознакомить под личную подпись. В этом документе прописать порядок учёта сведений в электронной форме, а также порядок предоставления таких сведений по запросу контролирующих органов (предоставление сертификатов ЭЦП, заверение электронных документов, либо ведение и предоставление бумажных документов).

Материал подготовил А.С. Богданов, эксперт в области охраны труда

Учёт выдачи СИЗ в электронном формате

Есть много нюансов, о которых следует знать, чтобы правильно вести учет выдачи средств индивидуальной защиты. На сегодняшний день становится популярным электронная система выдачи СИЗ в 2022 г. Разберемся подробнее, в чем отличия между электронным вариантом и обычным бумажным, есть ли польза от электронного формата посредством вендингового оборудования.

Выдача СИЗ 2022

В обязанности нанимателя входит обеспечение бесплатной выдачи рабочему персоналу средств индивидуальной защиты. Делается это по установленной инструкции. Но обязательно должен вестись учет выдачи СИЗ. Заводится карточка в электронном формате, либо по стандарту на бумажном носителе.

Электронный вариант учёта выдачи средств индивидуальной защиты популярен в следующих случаях:

• когда организация осуществляет выдачу СИЗ в большом количестве;
• выдаются СИЗ с пометкой «до износа» и необходимо постоянно осуществлять замену.

Бумажный вариант быстро портится и его можно потерять, в отличие от электронной карточки. Кроме того, на заполнение бумажной карточки уходит много времени. Преимущество всё же отдаётся электронным карточкам.

Главное, что должна содержать карточка, это идентификацию работника, который получил СИЗ. Идентификация может быть следующей:

• подписью;
• посредством вендинговых аппаратов;
• личным пропуском;
• отпечатком пальца.

Если ведётся электронная карточка, то в организации должна быть возможность вывести её на печать. Такой формат карточки должен включать в себя данные о работнике (ФИО, всё о занимаемой должности, дата, когда был принят на работу и прочие изменения во время карьерного роста, данные роста, пола, размера и всех необходимых параметров для выдачи СИЗ), а также указывается подробная информация о выдаваемых средствах индивидуальной защиты. После этого, в карточке указываются подробные данные о фактически выданных СИЗ и о тех, что были возвращены. Всё это подтверждается подписями выдающей и принимающей сторон. В электронном варианте подписи не ставятся. Вместо этого проставляются номер и дата документа бухгалтерского учета о получении. Можно приложить перечень выданных средств.

Благодаря электронному ведению выдачи СИЗ экономится довольно много времени. Особенно, если заранее подготовить базу данных и внести в неё подходящие позиции с наименованиями и квалификациями. Также, нанимателю не нужно будет тратить время на проведение дополнительного инструктажа по порядку использования, благодаря автоматизированной системе выдачи. Но наниматель обязан обеспечить работников идентификациями и автономным занесением информации о выдаче СИЗ в электронную карточку.

Электронный учет выдачи сиз

Один из способов идентификации – это с использованием вендингового оборудования. Такой способ часто используется для выдачи рукавиц, перчаток, очков для защиты и подобных им. Эти средства относятся к норме «до износа». Например, одни перчатки на производстве могут изнашиваться в течение нескольких недель, а другие – в течение нескольких часов. Несмотря на время, затрачиваемое на износ, СИЗ выдаются под подпись, отпечаток пальца или иной способ идентификации работника.

Почему электронный вариант лучше? Хотя бы потому, что при заполнении бумажных версий специалисту нужно будет вручную вносить записи в больших объёмах и осуществлять регулярную их замену. В электронной версии личных карточек тоже нужно много заполнять, но в этом случае данная процедура проходит быстрее.

Преимущества выдачи средств индивидуальной защиты при помощи вендингового оборудования:

• рабочее время можно грамотно спланировать. Вендинговое оборудование экономит много рабочего времени не только рабочего, но и специалиста, который занимается заполнением личных карточек;
• имея электронную базу данных, работники сами имеют возможность изучить данные о выданных в работу средств. Таким образом, минимизируется риск получения травм. Кроме того, если специалиста нет на месте, то работник в любом случае сможет получить СИЗ;
• СИЗ используется максимально рационально. Благодаря вендинговому оборудованию можно выставить необходимый лимит по выдаче средств индивидуальной защиты для определённых работников. Так как в базе указываются все данные сотрудника, то это заставляет придерживаться правил эксплуатации.

Вендинговое оборудование помогает упростить ведения учета СИЗ. Идентификация проходит, обычно, при введении именного пропуска или по отпечатку пальца. Само оборудование работает через интернет, соответственно, все данные обновляются и проходят синхронизацию даже без помощи специалистов. Таким образом, мы получаем удобный и практичный вариант ведения учёта выдачи средств индивидуальной защиты для обоих сторон: получателя и выдающего.

Документ утрачивает силу с 1 сентября 2023 года в связи с изданием Приказа Минтруда России от 29.10.2021 N 766н, утвердившего новые правила.

См. данную форму в MS-Excel.

Лицевая сторона личной карточки

• Общие положения формы МБ-6
• Нюансы заполнения личной карточки учета СИЗ
• Организация учета выданных СИЗ
• Порядок подписания формы МБ-6

Средства индивидуальной защиты применяются на всех промышленных объектах, где имеется потенциальный риск для здоровья и жизни работников. Кроме того, такие средства используются при работе с электрическим током, газовыми сетями. Выдача средств индивидуальной защиты (далее СИЗ) подлежит строгому учету. Поэтому, следует в каждом случае заполнять личную карточку работника.

Личная карточка учета выдачи СИЗ (Форма МБ-6) оформляется в каждом случае использования спецодежды и средств защиты. Каждый работник имеет личную карточку учета выдачи СИЗ (Форма МБ-6), которая является типовым бланком. В личной карточке учета выдачи СИЗ (форма МБ-6) делаются записи о каждой такой выдачи. Личная карточка учета выдачи СИЗ (Форма МБ-6) предусмотрена подзаконным актом – приказ Минздравсоцразвития России № 290н от 01.06.2009.

При нарушениях ведения документа, компания может быть привлечена к административной ответственности. В случаях получения работником травм, возможно привлечение к уголовной ответственности – УК РФ статья 143.

Общие положения формы МБ-6

Представленная карточка содержит сведения о выдаче и возврате СИЗ. Заполнение бланка карточки должно включать сведения о всех операциях с СИЗ. Основные положения данных карточек следует рассмотреть подробнее:

• Карточка должна содержать дату подписания, а также точное время выдачи комплекта СИЗ и время возврата указанного комплекта;
• Карточка должна включать данные о повреждениях элементов комплекта, информацию о его использовании;
• Карточка включает данные о замене комплекта при его повреждениях на новый.

Ведение карточки осуществляется лицом, ответственным за соблюдение правил производственной безопасности. Вместе с ними составляется журнал учета таких карточек.

Нюансы заполнения личной карточки учета СИЗ

В качестве образца заполнения можно использовать любую готовую форму данной карточки. Особых требований к форме не предъявляется. Главное, чтобы были отражены время получения и возврата комплекта, а также данные о его использовании.

Данный документ не может быть расторгнут, он не подлежит заверению у нотариуса. Это локальный документ, который ведется на каждом предприятии и никуда больше не предоставляется.

Организация учета выданных СИЗ

Мало кто из граждан знает, как заполнять личную карточку учета выдачи СИЗ, но при этом некоторые правила необходимо соблюдать. Хранить, выдавать и использовать средства индивидуальной защиты нужно по определенным правилам, которые являются общими для всех отраслей и работодателей. Эта информация есть в приказе № 290 Минздравсоцразвития РФ (1 июня 2009 года).

В рассматриваемом документе указывается, что у работодателя есть обязательства, в число которых входит:

• Покупать СИЗ, чтобы работник мог пользоваться ими бесплатно;
• Предоставлять исключительно те СИЗ, у которых есть сертификаты;
• Давать работникам информацию о том, что им полагаются СИЗ, и что они собой представляют;
• Выдавать спецодежду, которая отвечает параметрам работника (росту, весу, полу);
• ·Вести учет при выдаче СИЗ;
• Обеспечивать условия, в которых работник получить инструкции как пользоваться СИЗ, и только после этого допускать его к рабочему процессу;
• Проверять СИЗ, чтобы вовремя провести замену, ремонт или уходовые процедуры (важно, чтобы на складе были СИЗ, которые выдаются на сезон);
• Оборудовать место (желательно отдельное помещение), чтобы хранить СИЗ.
• Чтобы обустроить все это, заполняется личная карточка формы МБ-6. При этом работодатель имеет не только обязанности, но и права:
• Самостоятельно разрабатывать нормативы для выдачи СИЗ, чтобы лучше обеспечить ими работников;
• Заменять типовые СИЗ на те, что обладают такими же защитными свойствами или лучше аналоговых;
• Использовать электронный способ учета при выдаче СИЗ;
• Выдавать «дежурные» СИЗ или двойные комплекты, чтобы работник мог их менять на период санитарной обработки;
• Провести санитарную обработку уже использованных СИЗ, и повторно их применять, если санитарные нормы допускают это.

Что касается работника, у него имеется свой круг обязанностей, которые он на себя берет, когда получит на руки заполненную карточку формы МБ-6:

• Использовать выданные СИЗ согласно инструкции;
• Пользоваться СИЗ только в рабочее время;
• Сразу же сообщать работодателю о том, что средства индивидуальной защиты были повреждены.
• Права сотрудников можно перечислить таким списком:
• Отказаться выполнять работу без СИЗ, если это может привести к отрицательным последствиям для здоровья;
• Потребовать досрочной замены СИЗ, если оно вышло из строя по независимой от работника причине.

Все выданные СИЗ находятся под учетом. Учет ведется с помощью особого документа – личной карточки учета. Используемая форма рассматриваемого документа была приведена в приказе № 290н Минздравсоцразвития. Как заполнять личную карточку учета выдачи СИЗ, можно узнать у работодателя.

Порядок подписания формы МБ-6

Распечатанный экземпляр документа подписывается конкретным работником лично. Указывается его личные данные, согласно паспорта, а также должность. Подписание указанного документа по доверенности не допускается.