Инструкция по заполнению путевых листов 2022 - Arganabio.ru - инструкции по эксплуатации и многое другое

В каких НПА можно найти образец заполнения путевых листов

Главный источник права, в котором зафиксирован порядок заполнения путевых листов — приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Он действует с 01.01.2021. А с 01.09.2021 при заполнении путевых листов нужно также учитывать новые правила технического контроля автомобилей, утв. приказом Минтранса от 15.01.2021 № 9. Подробнее см. здесь.

Кроме того, правила заполнения первички с 01.01.2022 регулируются ФСБУ 27/2021.

ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024. Подробнее об этом мы писали в статье.

Выделим ключевые положения:

путевые листы должны заполняться на каждый отдельно взятый вид транспортного средства (п. 8 приказа Минтранса № 368); при посменном использовании машины разными водителями нужно формировать отдельный лист на каждого из них (п. 10);
путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевые листы на месяц нельзя (п. 9). Рассуждения наших экспертов на эту тему смотрите здесь; как оформить путевой лист на месяц — здесь.
в наименовании документа должен быть зафиксирован тип машины, в заголовке — номер путевого листа (в соответствии с нумерацией, установленной в фирме);
в документе, помимо основных реквизитов отправителя: названия, адреса и телефона – должен указываться ОГРН;

Образец заполнения можно скачать здесь.

в путевом листе должны указываться показания одометра в корреляции с датой и временем выезда машины на задание, а также ее возврата в гараж, скрепленные подписями ответственных лиц компании или ИП, а если ИП сам выполняет работу водителя, то им лично (п. 12, п. 13);
если путевой лист оформляется при посменном пользовании машиной разными водителями, показатели одометра отмечаются в листе водителя, который первым выезжает на задание из гаража, а также того водителя, который заезжает обратно в гараж (п. 14);
в путевом листе должны фиксироваться дата и время проведения медосмотров, которые проводятся до выезда в рейс и после возвращения из него, — они проставляются сотрудником медицинского профиля, непосредственно участвовавшим в осмотре, а также заверяются его подписью при обязательном указании Ф. И. О. (п. 15);
обязательным реквизитом путевого листа является отметка о проведении перед выездом в рейс (перед сменой) контроля технического состояния транспортного средства — контролирующим лицом, проводящим осмотр, указываются дата и время его проведения, заверяемые подписью с расшифровкой до инициалов (п. 16);
заполненные путевые листы должны регистрироваться в специальном журнале, который заводится собственником транспорта (п. 17);
с 01.01.2021 все путевые листы должны содержать сведения о перевозке, которые включают информацию о видах сообщения и видах перевозок (п.6).

Подробнее об измененях в путевых листах с января 2021 года мы рассказывали здесь.

О порядке заполнения журнала учета путевых листов, читайте здесь.

Заполненные листы должны храниться в организации, использующей транспортные средства, не менее 5 лет.

Нужен ли путевой лист ИП? На эту тему рассуждают эксперты КонсультантПлюс. Оформите пробный доступ к системе и переходите в Ответ эксперта.

Таковы положения главного НПА, регулирующего заполнение бланков путевых листов. Способ заполнения соответствующего документа законодателем не определен — необходимые данные можно вносить в него как ручкой, так и на компьютере.

ВАЖНО! С 2023 года вводятся в действие электронные путевые листы. Подробнее об этом мы писали в материале. А с 1 марта 2023 года порядок выписки путевых листов меняется.

Крайне важно заполнять путевые листы корректно. Что будет, если пренебречь этим, рассмотрим на примере нескольких арбитражных разбирательств.

Подробнее об особенностях путевых листов, используемых ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».

Ошибки в путевом листе и отказ в возврате НДС

Весьма неприятными для налогоплательщика могут быть правовые последствия ошибок, допущенных в таком документе, как путевой лист. Обращает на себя внимание случай, свидетельствующий об отказе ФНС в признании права ИП на вычет по НДС по той причине, что путевые листы были заполнены некорректно.

Речь идет об арбитражном деле № А65-20582/2013. Истец — индивидуальный предприниматель — купил автомобиль у ООО и оформил ряд подтверждающих документов — накладную и акт приема-передачи. Продавец выставил в адрес покупателя счет-фактуру, в котором был указан НДС. Также известно, что ИП оплатил машину за счет кредитных средств.

ИП, осуществив государственную регистрацию машины, подал в ФНС декларацию по НДС, в которой была указана сумма к вычету. Однако налоговики отказали ИП в вычете, посчитав, что машина куплена не для бизнеса, а для личных целей.

Покупатель автомобиля подал иск в арбитраж, намереваясь добиться в судебном порядке аннулирования решения ФНС. Но успехом его попытки не увенчались — суд в 3 инстанциях подтвердил правоту налоговиков.

В ходе слушаний ИП предъявил суду в качестве доказательства пользования автомобилем для целей бизнеса копии путевых листов. Однако судьи посчитали, что данные источники не соответствуют требованиям приказа Минтранса, поскольку в них не было указано некоторых важных, по мнению суда, реквизитов. Кроме того, в ходе слушаний было установлено, что в акте приема-передачи автомобиля была ошибка в указании наименования ООО, которое продало ИП транспортное средство.

Не указан пункт назначения — расходы на ГСМ списать не получится

Весьма примечательна еще одна ситуация, имевшая место в рамках арбитражного дела № А55-23291/2012. ВАС отказался его передавать на уровень президиума данной инстанции, оставив, таким образом, решение кассации в силе.

Налогоплательщик подал иск против ФНС, намереваясь оспорить решение налоговиков об отказе во включении в структуру расходов фирмы затрат на ГСМ. Инспекторы ФНС посчитали данные издержки неподтвержденными, так как в путевых листах, сформированных налогоплательщиком в подтверждение затрат на ГСМ, не были указаны пункты назначения, в которые ездили водители.

Сумма, фигурировавшая в иске, весьма приличная — 700 000 руб. Но у налогоплательщика не получилось ее отсудить. В ходе слушаний в рамках первой инстанции судьи подтвердили правоту налоговиков. Апелляция дала шанс истцу, установив, что путь следования машины, а также пункт назначения груза не должны фиксироваться в таком документе, как путевой лист, организациями, которые не являются по основному профилю деятельности транспортными. К тому же, как посчитала апелляционная инстанция, путевой лист не должен рассматриваться как единственный источник, способный подтвердить задействование автомобиля в коммерческой деятельности налогоплательщика.

Однако кассация отменила решение, вынесенное апелляционной инстанции. Судьи посчитали, что путевой лист — это документ, который создается именно с целью подтверждения обоснованности издержек фирмы в виде затрат на ГСМ. Поэтому если путевой лист не содержит сведений о пункте назначения, то, по мнению судей, нельзя достоверно установить факт задействования автомобиля водителями фирмы в служебных целях. Поэтому данный реквизит путевого листа, если следовать позиции кассации, нужно рассматривать как обязательный, отражающий сущность хозяйственной операции.

Сведения о пункте назначения, фиксируемые в таком документе, как путевой лист, если следовать логике положений определения ВАС по данному делу, должны быть в достаточной мере подробными. Как считал ВАС, путевой лист должен включать название организации, куда едет машина, а также адрес соответствующего объекта.

Правила оформления путевого листа для бухгалтерии в 2022 — 2023 годах

На практике может использоваться довольно широкий спектр путевых листов — все зависит от типа транспортного средства, способа его задействования, а также специфики деятельности организации. Основной источник права, в котором утверждены бланки путевых листов для различных видов автомобильной техники, а также типов предприятий — постановление Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Повторим, что применение этого документа не является обязательным, и владелец транспорта вправе сам разработать свой бланк путевого листа или, взяв за основу подходящую унифицированную форму, дополнить ее нужными реквизитами.

Но каким бы ни был применяемый владельцем транспорта бланк, он должен содержать обязательные для него реквизиты, его нужно утвердить в качестве используемого и заполнять, следуя рекомендациям приказа Минтранса № 368.

Эксперты КонсультантПлюс подготовили образец заполнения путевого листа по форме №3 для легкового автомобиля. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно скачайте документ с комментариями по его оформлению:

Скачать бесплатно образец в К+

Наши специалисты на основе унифицированных бланков также подготовили для вас образцы заполнения путевых листов в формате Word и excel. Наиболее часто используемые бланки путевых листов и образцы их заполнения вы можете скачать в таких статьях, как:

«Путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя»;
«Путевой лист грузового автомобиля в бухучете (бланк)».

Итоги

Путевой лист — документ, который может иметь самостоятельно разработанную форму, но должен содержать ряд обязательных реквизитов и заполняться в соответствии с законодательно установленными требованиями. Нарушение порядка заполнения может привести к налоговым потерям для владельца транспорта.

Источник

Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.

Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.

На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.

Форма путевого листа в 2023 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.

Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.

Путевые листы: что учитывать

Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:

Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.

Обязательные реквизиты путевого листа

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.

Срок действия документа

Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.

Информация о лице, оформившем документ

Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.

ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.

Информация о ТС

Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.

Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:

заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».

Здесь же вписываются показания одометра:

при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.

Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.

Информация о водителе / водителях ТС

ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.

Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.

Также медработник ставит пометку:

по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».

Вид перевозки

Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.

Примеры коммерческих перевозок:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
организованные автобусные перевозки детских групп.

Вид сообщения

Варианты:

городское; — в пределах населенного пункта
пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.

Срок действия путевого листа

Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Нарушение	Кто проверяет и штрафует	Нормативный документ	Размеры штрафов
Водитель работает без путевого листа	ГИБДД	Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП	Водитель — 500 руб. Директор — 20 тыс. руб. Юрлицо и ИП — 100 тыс. руб.
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС	ФНС	НК РФ, ст. 122	20% от доначисленного налога
Нет отметки о медосмотре	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.
Роструд	Ст. 5.27 КоАП	Директор — от 15 до 25 тыс. руб. Юрлицо — от 110 до 130 тыс. руб. ИП — 15-25 тыс. руб.
Росздравнадзор	Ст. 11.32 КоАП	Водитель — 1 000 — 1 500 руб. Директор — 2-3 тыс. руб., Юрлицо и ИП — 30-50 тыс. руб.
Нет отметки о техническом контроле	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб. Директор — 5 тыс. руб. Юрлицо — 30 тыс. руб.

Часто задаваемые вопросы

Отвечаем на распространенные вопросы.

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Да, с 1 марта 2023.

В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

Источник

С 11 марта 2023 года действует электронный формат путевого листа. Также Минтранс России утвердил порядок, в котором нужно оформлять путевые листы, и состав сведений в них. Как теперь заполнять путевые листы с учетом новых норм — рассказали в статье и показали на образцах форм.

Узнавайте об изменениях законодательства первыми с КонсультантПлюс

подробнее

Для чего нужен путевой лист

Путевой лист обязательно нужен, если:

организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов с использованием транспортных средств, которые в вашей собственности;
вы предоставляете транспортное средство во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 10 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Оформить путевой лист следует и в случаях, когда работник использует автомобиль для перевозки грузов или других лиц для собственных нужд организации. Это следует из обязанностей, предусмотренных для тех, кто эксплуатирует транспортное средство (п. 3 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26, Письмо Минтранса России от 17.03.2017 № 03-525ПГ).

Внимание

Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство.

Путевой лист может понадобиться, чтобы:

водитель предоставил его полиции по их требованию (п. 2.1.1 Правил дорожного движения);
подтвердить расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, в частности затрат на ГСМ;
начислить зарплату водителям (п. 14 ч. 1 ст. 2 Устава автомобильного транспорта, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте);
подтвердить использование работником личного транспортного средства в служебных целях для обоснования выплаты ему компенсации за использование личного имущества (Письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@);
подтвердить расходы на ГСМ, зарплату водителей и прочее — при аренде транспортного средства.

Какие сведения и обязательные реквизиты указать в путевом листе

Сведения

В путевой лист нужно вносить сведения:

О сроке действия путевого листа	на один день — укажите дату (число, месяц, год), когда можно его использовать; более чем на один календарный день — укажите даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого можно использовать документ
О лице, оформившем путевой лист	полное наименование организации; адрес в пределах местонахождения; номер телефона; ОГРН
О транспортном средстве	тип, марка и модель транспортного средства, а если оно используется с прицепом, полуприцепом — также его марка и модель; государственный регистрационный номер транспортного средства, а если оно используется с прицепом, полуприцепом — его регистрационный номер, инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев); число, месяц, год, часы, минуты и результат предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства, если он обязателен по законодательству РФ; дата и время выпуска транспортного средства на линию и его возвращения; показания одометра при выезде с парковки, при его заезде на парковку, а также при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня предыдущего водителя, если оформляется или формируется несколько путевых листов на одно транспортное средство
О водителях	фамилия, имя, отчество (при наличии); дата, время и результат предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотра водителя, если они обязательны по закону регулярная перевозка пассажиров и багажа;
О виде перевозки	Коммерческая, для собственных нужд или работа специальных транспортных средств Коммерческая перевозка: перевозка грузов по договору перевозки грузов или договору фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем); перевозка пассажиров и багажа по заказу; перевозка пассажиров и багажа легковым такси; организованная перевозка групп детей автобусами Перевозка для собственных нужд — это перевозка пассажиров и грузов собственными силами, без заключения договоров перевозки или фрахтования. Такой вывод следует из Письма Минтранса России от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ
О виде сообщения	городское — перевозка в границах населенного пункта; пригородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние до 50 км включительно между их границами; междугородное — перевозка между населенными пунктами на расстояние более 50 км между их границами; международное — перевозка за пределы РФ или на территорию РФ с пересечением госграницы, в том числе транзитом

Обязательные реквизиты

Обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события;
подписи лиц, предусмотренных п. 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

По какой форме составить путевой лист

Путевой лист можно сформировать в электронном виде или составить на бумаге. Формат электронного путевого листа утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@, который действует с 11 марта 2023 года (ч. 2, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта, п. 9 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Формы путевых листов в бумажном виде, обязательных к применению, нет. Вы можете разработать бланки самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Формы, которые вы используете, закрепите в учетной политике.

Как заполнять путевой лист

На каждое транспортное средство оформляйте один путевой лист. Если одно транспортное средство используют посменно разные водители, можно оформить несколько путевых листов — раздельно на каждого водителя (пп. 10, 11 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Проводить предрейсовый медосмотр и предрейсовый или предсменный технический контроль можно в любой очередности (Письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ).

Как оформить медицинский осмотр

Отметки в путевом листе о дате, времени и результате предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медосмотров водителей делает медработник. Когда оформляется бумажный документ, он заверяет данные собственноручной подписью. Если формируется электронный путевой лист, для заверения требуется УКЭП или УНЭП. Указывают фамилию, имя и отчество (при наличии) медработника, наименование медорганизации, если он состоит в штате, серию, номер, дату выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение медосмотров (п. 12 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

По результатам медосмотров медработник выносит заключение о состоянии водителя:

«Прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» — если по результатам медосмотра нет признаков воздействия вредных или опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и его остаточных явлений;
«Прошел послерейсовый медицинский осмотр» — если по результатам послесменного, послерейсового медосмотра нет таких же признаков.

Путеводитель по кадровым вопросам. Особенности работы водителей служебных легковых автомобилей

Вопрос: Можно ли в целях налога на прибыль учесть расходы на ГСМ, амортизацию автомобиля руководителя, если в путевом листе нет отметки о предрейсовом медицинском осмотре

Как проводят технический контроль транспорта

Предрейсовый или предсменный контроль технического состояния транспортного средства проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и безопасную эксплуатацию. Его назначает руководитель своим решением. Ответственный работник указывает в путевом листе дату и время выпуска транспортного средства на линию, дату, время и результат предрейсового или предсменного контроля.

Вопрос: Кто может быть назначен ответственным за предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств

Если готовите документ на бумажном носителе, работник заверяет данные собственноручной подписью, а если формируете электронный путевой лист, он использует УКЭП или УНЭП. Кроме того, работник приводит фамилию, имя и отчество. По результатам контроля проставляют отметку «Выпуск на линию разрешен» или «Выпуск на линию не разрешен», если выявили несоответствие требованиям (п. 13 Состава сведений и порядка оформления путевого листа).

Если водители работают посменно на одном транспортном средстве, контроль проводят до начала рейса или смены водителя, который первым выезжает с парковки (п. 5 Порядка организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств).

Как вести журнал учета движения путевых листов

Обязанность вести журнал учета движения путевых листов не предусмотрена нормативными актами. Вместе с тем целесообразно регистрировать в журнале их выдачу и возврат. Его можно вести как в бумажной, так и электронной форме. Если журнал на бумажном носителе, то его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы.

Журнал учета путевых листов в электронной форме нужно заверять УКЭП. Также целесообразно предусмотреть возможность его печати на бумажном носителе.

Скачать образец журнал учета движения путевых листов

Как исправлять ошибки в путевых листах

Исправляйте ошибки по схеме:

ошибочную запись зачеркните одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
внесите корректную запись;
сделайте надпись «Исправлено» и укажите дату исправления;
заверьте исправление подписями лиц, составивших путевой лист. Укажите их должности, фамилии и инициалы, другие реквизиты, необходимые для идентификации. Обычно это диспетчер и водитель.

Такой порядок применяют для исправления документов бухучета, в частности первичных учетных документов. Это следует из ч. 7 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, пп. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Номер путевого листа

Порядок нумерации путевых листов не установлен нормативными актами. Номер документа не относится к обязательным реквизитам. Для организации учета путевых листов целесообразно ввести их внутреннюю нумерацию.

Свидетельство о регистрации СМИ: Эл № ФС77-67462 от 18 октября 2016 г.
Контакты редакции: +7 (495) 784-73-75, smi@4dk.ru

Источник

Главная
Бухгалтеру
Нормативные документы
Министерство транспорта (Минтранс РФ)
Приказ Минтранса России от 28 сентября 2022 г. № 390 О порядке оформления путевого листа

Приказ Министерства транспорта РФ от 28 сентября 2022 г. № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», и порядка оформления или формирования путевого листа»

В соответствии с частью 5 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 46, ст. 5555; 2022, № 10, ст. 1396) и пунктом 1 Положения о Министерстве транспорта Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июля 2004 г. № 395 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, № 32, ст. 3342; 2019, № 1, ст. 10), приказываю:

Утвердить прилагаемый состав сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и порядок оформления или формирования путевого листа.
Признать утратившим силу приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 11 сентября 2020 г. № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (зарегистрирован Минюстом России 30 октября 2020 г., регистрационный № 60678).
Настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2023 г. и действует до 1 марта 2029 г.

Министр транспорта РФ
В.Г. Савельев

Зарегистрировано в Минюсте РФ 29 ноября 2022 г.
Регистрационный № 71192

Утвержден
приказом Минтранса России
от 28 сентября 2022 г. № 390

Состав сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», и порядок оформления или формирования путевого листа

I. Состав сведений путевого листа

Путевой лист должен содержать следующие сведения о:

1) сроке действия путевого листа;

2) лице, оформившем путевой лист;

3) транспортном средстве;

4) водителе (водителях) транспортного средства;

5) виде перевозки;

6) виде сообщения.

Собственник (владелец) транспортного средства вправе включать в путевой лист дополнительные сведения, учитывающие особенности осуществления им деятельности, связанной с перевозкой пассажиров и багажа, грузов.
Сведения о сроке действия путевого листа должны включать дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один календарный день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.
Сведения о лице, оформившем путевой лист, должны включать:

для юридического лица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;
для индивидуального предпринимателя — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Сведения о транспортном средстве должны включать:

1) тип транспортного средства, марку и модель транспортного средства согласно паспорту транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) — марку и модель прицепа (полуприцепа);

2) государственный регистрационный номер транспортного средства, а в случае если транспортное средство используется с прицепом (полуприцепом) — его регистрационный номер, и/или инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев);

3) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации);

4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска транспортного средства на линию и его возвращения;

5) показания одометра (полные километры пробега):

при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места), предназначенной для стоянки данного транспортного средства по возвращении из рейса и окончании рабочего дня (смены) водителя транспортного средства (далее — Парковка);
при заезде транспортного средства на Парковку по окончании рабочего дня (смены) водителя;
при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления или формирования нескольких путевых листов на одно транспортное средство).

Сведения о водителе (водителях) транспортного средства должны включать:

1) фамилию, имя, отчество (при наличии);

2) дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (если обязательность проведения послерейсового, послесменного медицинского осмотра предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Сведения о виде перевозки должны включать информацию о перевозке:

1) коммерческие перевозки:

регулярная перевозка пассажиров и багажа;
перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в том числе по договору аренды транспортного средства с экипажем);
перевозка пассажиров и багажа по заказу;
перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
организованная перевозка групп детей автобусами (если организованная перевозка группы детей осуществляется по договору фрахтования);

2) перевозки для собственных нужд;

3) передвижение и работа специальных транспортных средств¹.

Сведения о виде сообщения должны включать информацию о виде сообщения:

1) городское;

2) пригородное;

3) междугородное.

II. Порядок оформления или формирования путевого листа

Путевой лист должен быть оформлен на бумажном носителе или сформирован в форме электронного документа.
Путевой лист должен быть оформлен или сформирован собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. В случае если транспортное средство предоставлено во временное владение и пользование за плату по договору аренды транспортного средства с экипажем, путевой лист должен быть оформлен арендодателем.
Путевой лист должен быть оформлен или сформирован до выпуска транспортного средства на линию.
Допускается оформление или формирование нескольких путевых листов на одно транспортное средство раздельно на каждого водителя.

Даты, время проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра, проводимого перед началом рабочего дня (смены, рейса), и послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя, проводимого по окончании рабочего дня (смены, рейса), должны быть проставлены медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо усиленной квалифицированной электронной подписью(далее — УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно- технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке и при условии организации взаимодействия физического лица с такой инфраструктурой с применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации (далее — УНЭП)² в случае формирования электронного путевого листа, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) медицинского работника, наименования медицинской организации (если медицинский работник состоит в штате медицинской организации), серии, номера, даты выдачи и срока окончания действия лицензии на проведение предсменных, предрейсовых и послесменных, послерейсовых медицинских осмотров.
Результатом проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов, состояний и заболеваний, препятствующих выполнению трудовых обязанностей, в том числе алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения и остаточных явлений такого опьянения.
Результатом проведения послесменного, послерейсового медицинского осмотра водителя является отметка «прошел послерейсовый медицинский осмотр», проставляемая медицинским работником в путевом листе при вынесении заключения об отсутствии признаков воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов рабочей среды и трудового процесса на состояние здоровья работников, острого профессионального заболевания или отравления, признаков алкогольного, наркотического или иного токсического опьянения.

Даты и время выпуска транспортного средства на линию, а также даты, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию транспортных средств, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (далее — ответственное должностное лицо), и заверенные его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае формирования электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
Результатом проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства является отметка «выпуск на линию разрешен», проставляемая ответственным должностным лицом в путевом листе в случае, если при контроле не выявлены несоответствия требованиям, перечисленным в порядке организации и проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортных средств, утверждаемом Минтрансом России в соответствии с пунктом 2 статьи 20 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»³, на основании соответствующей записи, внесенной в журнал регистрации результатов контроля технического состояния транспортных средств, либо «выпуск на линию не разрешен» — если при контроле выявлены указанные несоответствия.

Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с Парковки и его заезде на Парковку должны быть проставлены уполномоченным лицом, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, или самим индивидуальным предпринимателем (если индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя) и заверены его собственноручной подписью на бумажном носителе либо УКЭП или УНЭП в случае оформления электронного путевого листа с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).
В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов на бумажных носителях раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при приеме-сдаче транспортного средства последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя должны быть проставлены и заверены собственноручной подписью водителя, принимающего транспортное средство, с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии), а в случае формирования указанных путевых листов в форме электронного документа — УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначаемого решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии).

В случае использования электронного путевого листа при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель транспортного средства должен предъявить для сверки грузоотправителю путевой лист в форме электронного документа, либо его копии на бумажном носителе.

──────────────────────────────

¹ Пункт 6 технического регламента Таможенного союза «О безопасности колесных транспортных средств» ТР ТС 018/2011, утвержденного решением Комиссии Таможенного союза от 9 декабря 2011 г. № 877 (опубликовано 15 декабря 2011 г. на официальном сайте Евразийской экономической комиссии www.eurasiancommission.org в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»), являющимся обязательным для Российской Федерации в соответствии с Договором об учреждении Евразийского экономического сообщества от 10 октября 2000 г. (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, № 7, ст. 632); Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 г., ратифицированным Федеральным законом от 3 октября 2014 г. № 279-ФЗ «О ратификации Договора о Евразийском экономическом союзе» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2014, № 40, ст. 5310).

² Пункт 2 части 1 статьи 18¹ Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2007, № 46, ст. 5555; 2022, № 10, ст. 1396).

³ (Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, № 50, ст. 4873; 2021, № 27, ст. 5159).

Источник